1.   Ta uredba določa ukrepe za dobro distribucijsko prakso za učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini.

2.   Ta uredba se uporablja za uvoznike in distributerje učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, ter za proizvajalce, ki distribuirajo učinkovine, ki so jih proizvedli in se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini.

3.   Ta uredba se ne uporablja za intermediate učinkovin, ki se uporabljajo v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini.

1.   Osebe iz člena 1(2) razvijejo in vzdržujejo sistem kakovosti.

2.   Sistem kakovosti upošteva velikost, strukturo in kompleksnost dejavnosti navedenih oseb ter spremembe, predvidene za navedene dejavnosti.

3.   Osebe iz člena 1(2) zagotovijo, da so za vse dele sistema kakovosti na voljo zadostno število usposobljenega osebja ter primerni in zadostni prostori, oprema in zmogljivosti.

1.   Sistem kakovosti določa odgovornosti, procese in načela za obvladovanje tveganj za kakovost.

2.   Zagotavlja izpolnjevanje naslednjih obveznosti:

1.   Osebe iz člena 1(2) imenujejo fizično osebo kot osebo, ki je odgovorna za sistem kakovosti na vsaki lokaciji, kjer se izvajajo distribucijske dejavnosti.

2.   Osebe, odgovorne za sistem kakovosti, imajo določeno pristojnost in odgovornost za zagotavljanje izvajanja in vzdrževanja sistema kakovosti ter so osebno odgovorne za izpolnjevanje svojih obveznosti.

3.   Osebe, odgovorne za sistem kakovosti, izvajanje svojih nalog lahko prenesejo na druge osebe, odgovornosti pa ne.

1.   Odgovornosti vsega osebja, ki je vključeno v distribucijo učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, so določene pisno.

2.   Osebje je usposobljeno v zvezi z zahtevami dobre distribucijske prakse za učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, določenimi v tej uredbi. Poleg tega mora imeti osebje ustrezno usposobljenost in izkušnje, da se zagotovi primerno ravnanje z učinkovinami, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, ter njihovo skladiščenje in distribucija.

1.   Osebju se na podlagi pisnih postopkov in v skladu s pisnim programom usposabljanja zagotovi začetno in nadaljnje usposabljanje v zvezi z njegovo vlogo.

2.   Osebe iz člena 1(2) vodijo evidenco vseh usposabljanj ter redno ocenjujejo in dokumentirajo njihovo učinkovitost.

1.   Prostori in oprema so ustrezno locirani, zasnovani, izdelani in vzdrževani, da se zagotovijo:

2.   Na voljo morajo biti dovolj prostora, ustrezna razsvetljava in prezračevanje, da se zagotovijo zahtevano ločevanje, ustrezni pogoji skladiščenja in čistoča.

3.   Naprave za spremljanje, ki so potrebne za zagotovitev kakovostnih značilnosti učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se kalibrirajo na podlagi potrjenih sledljivih standardov in v skladu z odobrenim časovnim razporedom.

4.   Če je mogoče, se dejavnosti sprejemanja in odpreme izvajajo na ločenih mestih. Če to ni mogoče, se navedene dejavnosti izvajajo v ločenih časovnih obdobjih.

5.   Območja za sprejemanje učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, zagotavljajo zaščito dostav pred prevladujočimi vremenskimi razmerami med raztovarjanjem.

6.   Sprejemni prostori so ločeni od prostorov za skladiščenje.

7.   Primerna čistilna oprema in čistilna sredstva se izberejo in uporabljajo tako, da ne predstavljajo vira kontaminacije.

8.   Prostori so zaščiteni pred vstopom ptic, glodavcev, žuželk in drugih živali. Izvaja in vzdržuje se program za zatiranje glodavcev in škodljivcev. Spremlja se njegova učinkovitost.

9.   Oprema z napako se ne sme uporabljati in treba jo je odstraniti ali označiti kot opremo z napako. Oprema se odstrani tako, da se prepreči kakršna koli zloraba.

10.   Zagotovijo se ločeni prostori za skladiščenje prejetih, zavrnjenih, odpoklicanih in vrnjenih učinkovin ali učinkovin v karanteni, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, vključno s tistimi s poškodovano ovojnino.

11.   Kakršen koli sistem, ki nadomesti fizično ločevanje, kadar je to primerno, kot je elektronsko ločevanje z računalniškim sistemom, mora zagotavljati enakovredno varnost in biti potrjen.

12.   Ločena območja in izdelki se ustrezno identificirajo.

1.   Dokumentacija je v skladu z naslednjimi zahtevami:

2.   Kadar se v dokumentaciji odkrijejo napake, se nemudoma popravijo, pri čemer je jasno razvidno, kdo jih je popravil in kdaj.

3.   Vsaka sprememba v dokumentaciji mora biti podpisana in datirana. Prvotne informacije morajo biti vidne tudi po spremembi. Kadar je to ustrezno, se navede razlog za spremembo.

4.   Vsak zaposleni ima hiter dostop do vse potrebne dokumentacije za izvedene naloge.

5.   Vsa dokumentacija v zvezi s skladnostjo oseb iz člena 1(2) z dobro distribucijsko prakso za učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, kot je določena v tej uredbi, je na voljo pristojnim organom na njihovo zahtevo.

6.   Za vse papirne, elektronske in hibridne sisteme se navedejo razmerja in nadzorni ukrepi za izvirne dokumente in uradne kopije, ravnanje s podatki in evidence.

1.   V postopkih so opisane vse distribucijske dejavnosti, ki vplivajo kakovost učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini. Navedene dejavnosti vključujejo:

2.   Postopke mora odobriti, podpisati in datirati zadevna oseba, ki je odgovorna za sistem kakovosti.

3.   Uporabijo se veljavni in odobreni postopki. Dokumenti so jasni in ustrezno podrobni. Navedejo se naslov, narava in namen dokumentov. Dokumenti se redno pregledujejo in posodabljajo. Za postopke se uporablja nadzor različic. Po reviziji dokumenta je vzpostavljen sistem za preprečitev nenamerne uporabe nadomeščene različice. Nadomeščeni ali zastareli postopki se odstranijo z delovnih postaj in arhivirajo.

1.   Evidence so jasne in treba jih je voditi ob vsaki izvedbi postopka, tako da so vse bistvene dejavnosti ali dogodki sledljivi.

2.   Evidence se hranijo vsaj eno leto po datumu izteka roka uporabnosti serije učinkovine, na katero se nanašajo. Evidence za učinkovine z datumom ponovnega preskušanja se hranijo vsaj tri leta po tem, ko je bila serija v celoti distribuirana.

3.   Evidence zagotavljajo sledljivost izvora in namembnega kraja učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, za opredelitev vseh dobaviteljev navedenih učinkovin oziroma njihovih prejemnikov. Evidence se vodijo za vsak nakup in prodajo. Evidence, ki se hranijo in morajo biti na voljo, vključujejo:

1.   Pošiljke se pregledajo ob prejemu, da se preveri, da:

2.   Učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, ki imajo prelomljene pečate ali poškodovano ovojnino ali za katere obstaja sum kontaminacije, se ločijo fizično ali elektronsko, če je na voljo enakovreden elektronski sistem, vzrok težave pa se razišče.

3.   Učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, za katere se uporabljajo posebni ukrepi skladiščenja, na primer narkotiki in proizvodi, ki jih je treba shranjevati pri posebni temperaturi ali vlažnosti, se takoj identificirajo in shranijo v skladu s pisnimi navodili in ustrezno nacionalno zakonodajo.

4.   Kadar osebe iz člena 1(2) sumijo, da je učinkovina, ki se uporablja kot vhodna snov v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, ki so jo kupile ali uvozile, ponarejena, jo ločijo fizično ali elektronsko, če obstaja enakovreden elektronski sistem, ter obvestijo nacionalni pristojni organ države članice, v kateri so registrirane.

5.   Zavrnjene učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se identificirajo, nadzorujejo ter ločijo fizično ali elektronsko, če je na voljo enakovreden elektronski sistem, da se preprečita njihova nepooblaščena uporaba v proizvodnji in nadaljnja distribucija. Evidence o dejavnostih v zvezi z uničenjem morajo biti takoj na voljo.

1.   Učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se skladiščijo v pogojih, ki jih določi njihov proizvajalec, na primer pri nadzorovani temperaturi in vlažnosti, če je to potrebno, in na način, ki preprečuje kontaminacijo ali zamenjavo. Treba je spremljati pogoje skladiščenja in voditi evidence. Te redno pregleduje oseba, ki je odgovorna za sistem kakovosti.

2.   Kadar so zahtevani posebni pogoji skladiščenja, se za prostor za skladiščenje dokaže ustreznost, uporablja pa se znotraj določenih omejitev.

3.   Prostori za skladiščenje morajo biti čisti in v njih ne sme biti smeti, prahu, škodljivih organizmov in drugih živali. Sprejmejo se ustrezni varnostni ukrepi, da se preprečijo razlitje ali razbitje in kontaminacija.

4.   Vzpostavljen je sistem za zagotovitev kroženja zalog, na primer po načelu FEFO (proizvod, ki prvi poteče ali katerega datum ponovnega preskušanja je prvi, gre prvi ven – „first expiry or retest date, first out“), pri čemer se redno in pogosto preverja, ali sistem pravilno deluje. Elektronski sistemi za upravljanje skladišč se potrdijo.

5.   Učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se po preteku datuma izteka roka uporabnosti iz odobrenih zalog ločijo fizično ali elektronsko, če je na voljo elektronski sistem, in se ne dobavljajo.

1.   Kadar se skladiščenje ali prevoz učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, odda v izvajanje zunanjim izvajalcem, osebe iz člena 1(2) zagotovijo, da je prevzemnik naročila seznanjen z ustreznimi pogoji skladiščenja in prevoza ter jih upošteva.

2.   Naročnik in prevzemnik naročila skleneta pisno pogodbo, v kateri so jasno določene naloge obeh strank.

3.   Prevzemnik naročila brez naročnikovega pisnega dovoljenja ne sme oddati naročila tretji osebi za nobeno delo, ki mu je bilo zaupano na podlagi pogodbe.

1.   V primeru dobav znotraj Unije osebe iz člena 1(2) dobavljajo učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, samo drugim dobaviteljem, proizvajalcem, lekarnam ali osebam, ki jim to dovoljuje nacionalna zakonodaja.

2.   Učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se prevažajo v skladu s pogoji, ki jih določi njihov proizvajalec, in na način, ki nima škodljivega učinka na njihovo kakovost. Identiteta proizvoda, serije in vsebnika mora biti ves čas razvidna. Vse izvirne oznake na vsebnikih morajo ostati berljive. Sprejmejo se ukrepi za preprečitev nepooblaščenega dostopa do učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v prevažanih zdravilih za uporabo v veterinarski medicini.

3.   Vzpostavljen je sistem, s katerim je mogoče takoj ugotoviti vsako distribuirano serijo učinkovine, ki se uporablja kot vhodna snov v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, da se omoči njen odpoklic.

1.   Osebe iz člena 1(2) obvestijo zadevne stranke o vseh informacijah ali dogodkih, za katere ugotovijo, da bi lahko povzročili prekinitev dobave.

2.   Osebe iz člena 1(2) prenesejo vse informacije o kakovosti učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, ali predpisane informacije o navedenih učinkovinah, ki jih prejmejo od prvotnega proizvajalca navedenih učinkovin, zadevni stranki, vse take informacije, ki jih prejmejo od stranke, pa prenesejo prvotnemu proizvajalcu navedenih učinkovin.

3.   Osebe iz člena 1(2) zadevni stranki zagotovijo ime ali ime podjetja in stalni naslov ali registrirani kraj poslovanja prvotnega proizvajalca učinkovine ter številke dobavljenih serij. Stranki se zagotovi kopija izvirnika potrdila o analizi, ki ga izda prvotni proizvajalec učinkovine.

4.   Osebe iz člena 1(2) pristojnim organom na zahtevo zagotovijo ime ali ime podjetja in stalni naslov ali registrirani kraj poslovanja prvotnega proizvajalca učinkovine. Prvotni proizvajalec učinkovine lahko odgovori pristojnemu organu bodisi neposredno bodisi prek svojih pooblaščenih zastopnikov.

1.   Pritožbe, prejete ustno ali pisno, se evidentirajo in raziščejo v skladu s postopkom.

Pri pritožbah v zvezi s kakovostjo učinkovine, ki se uporablja kot vhodna snov v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, osebe iz člena 1(2) pritožbo pregledajo v sodelovanju s prvotnim proizvajalcem učinkovine, kot je ustrezno, da se ugotovi, ali je treba sprejeti morebitne nadaljnje ukrepe z drugimi strankami, ki so morda prejele navedeno učinkovino, s pristojnim organom ali pa z vsemi. Ustrezna stran opravi in dokumentira preiskavo o vzroku za pritožbo.

2.   Evidence o pritožbah vsebujejo naslednje podatke:

3.   Evidence o pritožbah se hranijo zaradi ocene trendov, pogostosti, povezane s proizvodom, in resnosti, da se izvedejo dodatni in, če je to ustrezno, takojšnji korektivni ukrepi. Navedene evidence se med pregledi dajo na voljo pristojnim organom.

4.   Če je pritožba predložena prvotnemu proizvajalcu učinkovine, evidence, ki jih vodi oseba iz člena 1(2), zajemajo vse morebitne odgovore prvotnega proizvajalca učinkovine, vključno z datumom in zagotovljenimi informacijami.

5.   V primeru resne ali potencialno smrtno nevarne okoliščine osebe iz člena 1(2) obvestijo lokalne, nacionalne ali mednarodne pristojne organe, kot je ustrezno, jih prosijo za mnenje in sledijo njihovim navodilom.

1.   Vrnjene učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se kot take identificirajo in ločijo fizično ali elektronsko, če je na voljo enakovreden elektronski sistem, dokler ni znan rezultat preiskave o navedenih vrnjenih učinkovinah.

2.   Učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, ki niso več pod nadzorom oseb iz člena 1(2), se vrnejo v prodajno zalogo le, če so izpolnjeni vsi naslednji pogoji:

3.   Pri oceni iz odstavka (2) so upoštevani narava učinkovine, ki se uporablja kot vhodna snov v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, vsi potrebni posebni pogoji skladiščenja in čas, ki je potekel od dobave. Po potrebi in v primeru kakršnega koli dvoma o kakovosti vrnjene učinkovine, ki se uporablja kot vhodna snov v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se je treba posvetovati s prvotnim proizvajalcem učinkovine.

4.   Vodijo se evidence o vrnjenih učinkovinah, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini. Dokumentacija mora za vsako vračilo vključevati:

5.   Sprostitev učinkovin, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, za vrnitev v prodajno zalogo lahko opravi samo ustrezno usposobljeno in pooblaščeno osebje.

6.   Učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, se vrnejo v prodajno zalogo tako, da je delovanje sistema kroženja zalog učinkovito.

1.   Vzpostavljen je postopek, ki določa okoliščine, v katerih se upošteva odpoklic učinkovine, ki se uporablja kot vhodna snov v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini.

2.   V postopku odpoklica mora biti določeno:

3.   Pri odpoklicih sodeluje oseba, odgovorna za sistem kakovosti.

1.   Osebe iz člena 1(2) izvajajo in evidentirajo notranji nadzor, da se spremlja izvajanje v tej uredbi določene dobre distribucijske prakse za učinkovine, ki se uporabljajo kot vhodne snovi v zdravilih za uporabo v veterinarski medicini, in skladnost z njo.

2.   Redni notranji nadzor se opravlja v skladu s časovnim razporedom, določenim v sistemu kakovosti.

3.   Notranji nadzor nepristransko in podrobno izvaja imenovano pristojno osebje podjetja.

4.   Rezultati vseh notranjih nadzorov se evidentirajo. Poročila vsebujejo vse ugotovitve nadzora, treba pa jih je predložiti zadevnemu osebju in vodstvu.

5.   Izvedejo se potrebni korektivni in preventivni ukrepi, njihova uspešnost pa se revidira.

1.   Sistem farmakovigilance imetnika dovoljenja za promet, vzpostavljen in vzdrževan v skladu s členom 77(1) Uredbe (EU) 2019/6, izpolnjuje zahteve iz te uredbe.

2.   Imetnik dovoljenja za promet zagotovi, da sistem farmakovigilance:

3.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo, da ima usposobljena oseba, odgovorna za farmakovigilanco, iz člena 77(8) Uredbe (EU) 2019/6, zadosten nadzor nad sistemom farmakovigilance, da lahko spodbuja, vzdržuje in izboljšuje skladnost s členom 78 navedene uredbe. Zagotovijo obstoj ustreznega postopka za ugotavljanje kakršnih koli navzkrižij interesov usposobljene osebe, odgovorne za farmakovigilanco, in njihovo obravnavanje.

4.   Imetniki dovoljenj za promet imajo dovolj usposobljenega osebja z ustreznimi kvalifikacijami in usposabljanji, ki izvaja dejavnosti na področju farmakovigilance.

5.   Vse osebe, ki sodelujejo v postopkih in procesih sistema farmakovigilance, vzpostavljenega za izvajanje dejavnosti na področju farmakovigilance, zagotovijo pravilno delovanje sistema pri izpolnjevanju svoje vloge za imetnika dovoljenja za promet.

6.   Imetniki dovoljenj za promet vzpostavijo in dokumentirajo pomožne postopke za zagotovitev neprekinjenega poslovanja v zvezi z izpolnjevanjem obveznosti farmakovigilance.

7.   Imetniki dovoljenj za promet so v celoti odgovorni za vse obveznosti farmakovigilance, oddane v podizvajanje tretjim osebam, kot je določeno v Uredbi (EU) 2019/6 in v tej uredbi.

1.   Kvalifikacije in usposabljanja usposobljene osebe, odgovorne za farmakovigilanco, iz člena 77(8) Uredbe (EU) 2019/6 vključujejo dokumentirane izkušnje na področju farmakovigilance.

2.   Usposobljena oseba, odgovorna za farmakovigilanco, ima opravljeno usposabljanje veterinarjev v skladu s členom 38 Direktive 2005/36/ES Evropskega parlamenta in Sveta (2). Če usposobljena oseba, odgovorna za farmakovigilanco, ni opravila navedenega usposabljanja, imetniki dovoljenj za promet poskrbijo, da ji stalno pomaga veterinar. Ta pomoč se ustrezno dokumentira.

1.   Imetniki dovoljenj za promet vzpostavijo ter izvajajo ustrezen in učinkovit sistem upravljanja kakovosti za izvajanje dejavnosti na področju farmakovigilance.

2.   Sistem upravljanja kakovosti je opisan v glavnem dosjeju o sistemu farmakovigilance.

3.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo, da sistem upravljanja kakovosti vključuje podrobne politike, procese in postopke o upravljanju dokumentacije, usposabljanjih, revizijah in upravljanju sprememb, ki zajemajo dejavnosti v skladu s členi 5 do 9. Navedene politike, procesi in postopki zagotavljajo pregled sistema upravljanja kakovosti v rednih časovnih presledkih, ki temeljijo na tveganjih, na podlagi vnaprej določenih meril.

4.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo, da sistem upravljanja kakovosti vključuje podrobne politike, procese in postopke za sistem vodenja evidenc in zbiranje podatkov v skladu s členi 10 do 15 za naslednje dejavnosti na področju farmakovigilance:

5.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo, da sistem upravljanja kakovosti vključuje podrobne politike, procese in postopke za obvladovanje tveganja, spremljanje razmerja med tveganji in koristmi, obravnavo signalov in obveščanje vseh ustreznih deležnikov v skladu s členi 16 do 20.

6.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo, da sistem upravljanja kakovosti vključuje podrobne politike, procese in postopke za vzdrževanje glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance in njegovo razpoložljivost v skladu s členoma 24 in 25.

7.   Imetniki dovoljenj za promet jasno opredelijo vloge in odgovornosti oseb, vključenih v dejavnosti na področju farmakovigilance in ravnanje z dokumentacijo v skladu z odstavki 3 do 6 tega člena.

8.   Imetniki dovoljenj za promet vzpostavijo sistem upravljanja kakovosti, pri čemer upoštevajo naslednje:

1.   Imetniki dovoljenj za promet vzpostavijo in vzdržujejo sistem za upravljanje dokumentacije, v katerem hranijo vse dokumente, povezane z dejavnostmi na področju farmakovigilance. Navedeni dokumenti se arhivirajo in indeksirajo, da se omogoči natančen in enostaven dostop v celotnem obdobju vodenja evidenc.

2.   Po potrebi se izvede nadzor nad različicami dokumentov.

3.   Dokumenti in podatki o farmakovigilanci, povezani s posameznimi odobrenimi zdravili za uporabo v veterinarski medicini, se hranijo, dokler je zdravilo odobreno in še pet let po izteku veljavnosti dovoljenja za promet.

1.   Vse osebje, ki sodeluje pri izvajanju dejavnosti na področju farmakovigilance, je deležno začetnega in stalnega usposabljanja v zvezi s svojo vlogo in odgovornostmi glede dejavnosti iz odstavkov 3 do 6 člena 4, vključno z dejavnostmi, povezanimi s kliničnimi preskušanji, pritožbami na zdravila iz tehničnih razlogov, standardi, prodajo in trženjem.

2.   Imetniki dovoljenj za promet vzpostavijo sistem za upravljanje usposabljanj, da bi ohranili in razvijali kompetence svojega osebja. Informacije o načrtih usposabljanja in evidence za dejavnosti na področju farmakovigilance ter sklic na njihovo lokacijo so navedeni v točki (iv) Priloge IV h glavnemu dosjeju o sistemu farmakovigilance.

1.   Imetniki dovoljenj za promet opravljajo revizije sistema farmakovigilance v rednih časovnih presledkih, ki temeljijo na tveganju, da se zagotovi njegova skladnost z zahtevami iz te uredbe in ugotovi njegova učinkovitost. Revizije se načrtujejo tako, da vključujejo vse dejavnosti na področju farmakovigilance za določeno obdobje ter preverijo njihovo skladnost s politikami, procesi in postopki sistema upravljanja kakovosti. Opravljajo jih posamezniki, ki niso neposredno vključeni v zadeve ali procese, ki so predmet revizije, oziroma niso odgovorni zanje.

2.   Vsaka tretja oseba, ki pogodbeno v celoti ali delno izvajanja dejavnosti na področju farmakovigilance, v imenu imetnikov dovoljenj za promet ali skupaj z njimi, soglaša z revizijo s strani imetnikov dovoljenj za promet ali v njihovem imenu.

3.   Imetniki dovoljenj za promet pripravijo razpored revizij, ki temelji na tveganjih. Opiše se postopek načrtovanja na podlagi tveganj in dokumentira utemeljitev razporeda na podlagi tveganj. Seznam načrtovanih in zaključenih revizij, vključno z neobravnavanimi ključnimi in pomembnimi ugotovitvami, se zabeleži v točki (ii) Priloge IV h glavnemu dosjeju o sistemu farmakovigilance.

1.   Imetniki dovoljenj za promet vzpostavijo proces za upravljanje korektivnih in preventivnih ukrepov za ublažitev morebitnih odstopanj pri revizijah, vsakodnevnih operacijah in ugotovitvah inšpekcijskih pregledov. Povezani korektivni in preventivni ukrepi se dokumentirajo za zadnjih pet let.

2.   Akcijski načrti korektivnih in preventivnih ukrepov, ki jih zahteva pristojni organ, v pisni obliki dokumentirajo učinkovit proces s sistematičnim obravnavanjem in zmanjševanjem ugotovljenih tveganj ali napak. Vključujejo analizo vzrokov, obravnavajo jasne morebitne korektivne in preventivne ukrepe, določajo roke za ukrepanje in obravnavajo sporočanje ustreznim deležnikom.

3.   Imetniki dovoljenj za promet spremljajo in ocenjujejo učinkovitost korektivnih in preventivnih ukrepov. Vse spremembe, povezane z navedenimi ukrepi, se ocenijo.

4.   Postopek upravljanja sprememb mora zagotavljati nadzorovan proces sprememb, vključno s spremljanjem in dokumentiranjem učinkovitosti korektivnih ali preventivnih ukrepov ter sporočanjem ustreznim deležnikom.

1.   Sistem za upravljanje dokumentacije iz člena 5 vključuje sistem vodenja evidenc za sprejemanje, evidentiranje, združevanje in ocenjevanje informacij o neželenih dogodkih ter za evidentiranje informacij v zvezi z varnostjo.

2.   Opis sistema vodenja evidenc za evidentiranje neželenih dogodkov in informacij v zvezi z varnostjo v oddelku D glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance vključuje naslednje informacije:

3.   Imetniki dovoljenj za promet lahko uporabljajo zbirko podatkov Unije o farmakovigilanci kot svoj elektronski sistem vodenja evidenc za evidentiranje neželenih dogodkov. V tem primeru je v oddelku D glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance navedeno, da se kot sistem vodenja evidenc uporablja zbirka podatkov Unije o farmakovigilanci.

1.   Informacije o domnevnih neželenih dogodkih se evidentirajo in kodirajo z uporabo mednarodno dogovorjenih standardov. Najnovejša različica standardov se uporablja v skladu z navedenimi datumi izvajanja.

2.   Evidence neželenih dogodkov vključujejo vsaj naslednje:

3.   Kadar ime zdravila ni vključeno v začetno poročilo primarnega vira, si imetniki dovoljenj za promet razumno prizadevajo, da dobijo ime ali vsaj del trgovskega imena zadevnega zdravila. Če niti ime niti trgovska imena niso znana in jih ni mogoče pridobiti, se v sistemu vodenja evidenc evidentirajo imena učinkovin.

4.   Imetniki dovoljenj za promet si po potrebi razumno prizadevajo pridobiti dodatne informacije, da se omogoči preiskava domnevnih neželenih dogodkov, vključno z rezultati ustreznih diagnostičnih preskusov, za zagotovitev popolnosti sporočenih podatkov o neželenih dogodkih.

1.   Imetniki dovoljenj za promet evidentirajo neželene dogodke v zbirki podatkov Unije o farmakovigilanci.

2.   Za evidentiranje nekodiranih informacij v zbirki podatkov Unije o farmakovigilanci, vključno z informacijami, povezanimi z neželenimi dogodki, ki izvirajo zunaj Unije, se uporablja jezik, ki se navadno uporablja na področju medicine.

3.   Imetniki dovoljenj za promet redno spremljajo znanstveno literaturo, da bi odkrili neželene dogodke v zvezi s svojimi zdravili za uporabo v veterinarski medicini. Pri metodi za spremljanje literature in pogostosti izvajanja spremljanja se upošteva pristop, ki temelji na tveganju. Obsega vsaj naslednje teme: učinkovina, vrsta zdravila, stabilnost števila in pogostosti poročil, opaženih v določenem obdobju na trgu, ter stabilnost profila farmakovigilance.

1.   Da bi se omogočila celovita analiza poročil o neželenih dogodkih iz tretjih držav, imetniki dovoljenj za promet v zbirki podatkov Unije navedejo ustrezna imena zdravila in številke dovoljenj za navedeno zdravilo ali, če zdravilo ni odobreno v Uniji, za podobno zdravilo, odobreno v Uniji, kot je opredeljeno v smernici 24 mednarodnega sodelovanja o harmonizaciji tehničnih zahtev za registracijo zdravil za uporabo v veterinarski medicini (VICH) (3). Imetniki dovoljenj za promet po potrebi posodobijo informacije.

2.   Skupno število živali, pri katerih je bil opažen neželen dogodek v določenem časovnem obdobju, pomnoženo s 100 in deljeno z oceno števila živali, zdravljenih v navedenem obdobju, predstavlja pojavnost sporočenih neželenih dogodkov. Imetniki dovoljenj za promet za izračun ocenjenega števila zdravljenih živali na podlagi informacij o obsegu prodaje, zahtevanih v skladu s členom 58(12) Uredbe (EU) 2019/6, opredelijo faktor za vsako zdravilo za uporabo v veterinarski medicini glede na državo, ciljno vrsto in velikost pakiranja ter ga navedejo v zbirki podatkov Unije o zdravilih. Faktor bo glede na odmerjanje zdravila določil, koliko živali je mogoče zdraviti z enim pakiranjem dane velikosti pakiranja, ne glede na formulacijo. Imetniki dovoljenj za promet za izračun pojavnosti za poročila o neželenih dogodkih iz tretjih držav na podlagi ocenjenega števila zdravljenih živali zagotovijo informacije o obsegu prodaje vsakega od svojih zdravil za uporabo v veterinarski medicini, in sicer za vse tretje države skupaj glede na ciljne vrste, glede na enako ali primerljivo velikost pakiranja.

3.   Agencija objavi smernice o matematični formuli za izračun faktorja. Imetniki dovoljenj za promet evidentirajo svoje predpostavke o distribuciji prodaje glede na ciljno vrsto in o režimu zdravljenja glede na ciljno vrsto, ki jih uporabljajo za izračun faktorja, v glavnem dosjeju o sistemu farmakovigilance. Imetniki dovoljenj za promet faktor po potrebi posodobijo.

1.   Imetniki dovoljenj za promet lahko izvedejo študije o varnosti zdravila po pridobitvi dovoljenja za promet na lastno pobudo ali pa na zahtevo pristojnega organa ali Agencije v skladu s členom 76(3) in (4) Uredbe (EU) 2019/6.

2.   Prostovoljne študije o varnosti zdravila po pridobitvi dovoljenja za promet se sporočijo odgovornemu pristojnemu organu ali Agenciji takoj, ko se začnejo. Imetnik dovoljenja za promet pristojnemu organu ali Agenciji, kot je ustrezno, predloži protokol in končno poročilo v enem letu po zaključku zbiranja podatkov.

3.   Imetnik dovoljenja za promet v primeru zahtevane študije o varnosti zdravila po pridobitvi dovoljenja za promet predloži osnutek protokola študije pristojnemu organu ali Agenciji, ki je zahtevala študijo, kot je ustrezno, najpozneje dva meseca pred izvedbo preskušanja.

4.   Imetnik dovoljenja za promet obvesti pristojni organ ozemlja, na katerem se izvaja študija o varnosti zdravila po pridobitvi dovoljenja za promet, če navedeni pristojni organ ni zahteval študije.

5.   Imetnik dovoljenja za promet po zaključku študije predloži protokol študije, povzetek končnega poročila o študiji in končno poročilo o študiji pristojnemu organu ali Agenciji, ki je zahtevala študijo o varnosti zdravila po pridobitvi dovoljenja za promet, kot je ustrezno, in pristojnemu organu ozemlja, na katerem je bila študija izvedena.

6.   Imetnik dovoljenja za promet predloži vse ustrezne dokumente v jeziku, ki se navadno uporablja na področju medicine, razen študij, ki jih je treba izvesti za zdravila za uporabo v veterinarski medicini, ki so odobrena samo v eni državi članici. Za navedene študije imetnik dovoljenja za promet predloži prevod naslova, povzetek protokola študije in povzetek končnega poročila o študiji v jeziku, ki se navadno uporablja na področju medicine.

7.   Imetnik dovoljenja za promet zagotovi, da se vse informacije v zvezi s študijo obravnavajo in hranijo tako, da jih je mogoče pravilno sporočati, razlagati in preverjati. Imetnik dovoljenja za promet zagotovi, da se analitični nabor podatkov in statistični programi, ki se uporabljajo za ustvarjanje podatkov iz končnega poročila o študiji, shranijo v elektronski obliki ter so na voljo za revizije in inšpekcijske preglede na zahtevo pristojnega organa ali Agencije, kot je ustrezno.

1.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo, da sistem farmakovigilance vključuje sistem obvladovanja tveganja, da se po potrebi sprejmejo ustrezni ukrepi za zmanjšanje ugotovljenih tveganj.

2.   Sistem obvladovanja tveganja vključuje postopek za spremljanje razmerja med tveganji in koristmi zdravil ter izvajanje postopka obravnave signalov. Vključuje tudi komunikacijski sistem v skladu s členom 20.

3.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo stalno ocenjevanje ter dokumentirajo ukrepe za obvladovanje tveganja in izide ukrepov za zmanjševanje tveganja v glavnem dosjeju o sistemu farmakovigilance.

1.   Postopek obravnave signalov obsega vsaj farmakovigilančne postopke zaznavanja signalov, določanja prednostnih nalog, validacije, ocenjevanja in dokumentiranja izida.

2.   Kadar so imetniki dovoljenj za promet odgovorni za isto ali podobno zdravilo za uporabo v veterinarski medicini, kot je opredeljeno v smernici 24 mednarodnega sodelovanja o harmonizaciji tehničnih zahtev za registracijo zdravil za uporabo v veterinarski medicini (VICH) (4), odobreno v različnih državah članicah z različnimi postopki za pridobitev dovoljenja, se lahko postopek obravnave signalov izvaja na ravni učinkovine za vsa zdravila skupaj.

3.   Imetniki dovoljenj za promet izvajajo postopek obravnave signalov s pristopom, ki temelji na tveganju, in spremljajo podatke s pogostostjo, sorazmerno z ugotovljenim tveganjem. Pristop, ki temelji na tveganju, upošteva naslednje teme: vrsta zdravila, čas na trgu in stabilnost profila farmakovigilance, ugotovljena in morebitna tveganja ter potreba po dodatnih informacijah. Za določitev metodologije, obsega in pogostosti postopka obravnave signalov se uporabi pristop, ki temelji na tveganju, pri čemer se dokumentira utemeljitev.

4.   V oceni signala se analizira in ovrednoti morebitni vpliv signala na razmerje med tveganji in koristmi zdravila ter omogoči relativna primerjava med različnimi zdravili ali skupinami zdravil, vključno z analizami na ravni učinkovine in stratificiranimi analizami.

5.   Agencija objavi smernice o najboljši praksi za obravnavo signalov.

6.   Izid postopka obravnave signalov se zabeleži, utemeljitev pa je pripravljena na inšpekcijski pregled.

7.   Imetniki dovoljenj za promet opravijo vsaj eno analizo zaznavanja signalov na leto za vsako svojo učinkovino ali zdravilo v zbirki podatkov Unije o farmakovigilanci.

8.   Imetniki dovoljenj za promet, ki uporabljajo zbirko podatkov Unije o farmakovigilanci kot svoj sistem vodenja evidenc za poročila o neželenih dogodkih, obravnavajo signale v zbirki podatkov Unije o farmakovigilanci.

9.   Kadar imetniki dovoljenj za promet ne uporabljajo zbirke podatkov Unije o farmakovigilanci za obravnavo signalov, zagotovijo, da njihov sistem vodenja evidenc za poročila o neželenih dogodkih vsebuje vsa poročila o neželenih dogodkih, za katera so odgovorni. Zlasti zagotovijo, da se poročila o neželenih dogodkih v zvezi z njihovimi zdravili za uporabo v veterinarski medicini, ki jih drugi viri sporočijo v zbirko podatkov Unije o farmakovigilanci, evidentirajo v njihovi lastni zbirki podatkov.

1.   Imetniki dovoljenj za promet stalno spremljajo razmerje med tveganji in koristmi svojih zdravil na podlagi vseh razpoložljivih informacij veterinarjev, drugih zdravstvenih delavcev, splošne javnosti, poročil o neželenih dogodkih drugih imetnikov dovoljenj za promet ali pristojnih organov, evidentiranih v zbirki podatkov Unije o farmakovigilanci, in znanstvene literature.

2.   Imetniki dovoljenj za promet stalno spremljajo razmerje med tveganji in koristmi ter izvedejo potrebne ukrepe za zmanjševanje tveganja, da optimizirajo varno uporabo svojih zdravil za uporabo v veterinarski medicini.

3.   Imetniki dovoljenj za promet preučijo morebitni vpliv vsakega neželenega dogodka na razmerje med tveganji in koristmi svojih zdravil, razen če med njihovimi zdravili in neželenim dogodkom ni vzročne povezave.

1.   Imetniki dovoljenj za promet v zbirki podatkov Unije o farmakovigilanci vsako leto navedejo sklepno ugotovitev o razmerju med tveganji in koristmi za vsako svoje zdravilo ter potrdijo, da je bil opravljen postopek obravnave signalov.

2.   Izid postopka obravnave signalov se vključi v sklepno ugotovitev iz odstavka 1, če so bili ugotovljeni novi validirani signali, povezani z medicinsko pomembnimi izrazi v Veterinarskem slovarju o regulativnih dejavnostih za zdravila (VeDDRA), tudi če nadaljnji ukrepi niso potrebni. V sklepni ugotovitvi je pojasnjeno, ali se razmerje med tveganji in koristmi še vedno šteje za ugodno ter ali so potrebni kakršni koli ukrepi za izboljšanje razmerja med tveganji in koristmi.

3.   Ko imetniki dovoljenj za promet opredelijo novo tveganje ali spremembo razmerja med tveganji in koristmi enega od svojih zdravil, se v zbirki podatkov Unije o farmakovigilanci evidentirata povzetek analize in sklepna ugotovitev o razmerju med tveganji in koristmi. To se izvede v skladu z roki iz člena 81(2) Uredbe (EU) 2019/6, pri čemer se o tem obvesti pristojni organ ali Agencijo, kot je ustrezno.

1.   Imetniki dovoljenj za promet pripravijo splošni komunikacijski načrt, ki opredeljuje ustrezne deležnike v Uniji, vključno z veterinarji, drugimi zdravstvenimi delavci, strankami in splošno javnostjo. V primerih nujnih pomislekov v zvezi z varnostjo opisuje pristop za pravočasno sporočanje pomislekov, ki izhajajo iz podatkov o farmakovigilanci ali v zvezi z drugimi ustreznimi informacijami o farmakovigilanci.

2.   Komunikacijski načrt vključuje informacije o tem, kako imetniki dovoljenj za promet:

3.   Imetniki dovoljenj za promet uporabljajo mrežo za obdelavo podatkov iz zbirke podatkov Unije o farmakovigilanci, da sporočijo opozorila v zvezi s podatki o farmakovigilanci.

1.   Informacije v glavnem dosjeju o sistemu farmakovigilance, zahtevane v skladu s členom 77(2) Uredbe (EU) 2019/6, so točne in odražajo vzpostavljeni sistem farmakovigilance.

2.   Pogodbeni dogovori med imetniki dovoljenj za promet in tretjimi osebami v zvezi z dejavnostmi na področju farmakovigilance so jasno dokumentirani, podrobni in posodobljeni.

3.   Kadar je primerno, lahko imetniki dovoljenj za promet uporabljajo ločene sisteme farmakovigilance za različne kategorije zdravil za uporabo v veterinarski medicini. Vsak tak sistem je opisan v posebnem glavnem dosjeju o sistemu farmakovigilance.

1.   Glavni dosje o sistemu farmakovigilance je sestavljen iz glavnega dela, ki opisuje sistem farmakovigilance, in prilog, ki vsebujejo podrobne informacije.

2.   Glavni del glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance vsebuje naslednje oddelke:

3.   Glavni dosje o sistemu farmakovigilance vsebuje naslednje priloge:

4.   Kadar je primerno, so lahko informacije podane v obliki grafov ali diagramov poteka.

1.   Imetniki dovoljenj za promet redno posodabljajo glavni dosje o sistemu farmakovigilance in ga po potrebi revidirajo, da bi upoštevali pridobljene izkušnje ter tehnični in znanstveni napredek.

2.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo, da ima usposobljena oseba, odgovorna za farmakovigilanco, stalen dostop do glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance za izpolnjevanje nalog iz člena 78 Uredbe (EU) 2019/6.

3.   Glavni dosje o sistemu farmakovigilance je predmet nadzora nad različicami in vključuje datum zadnje posodobitve.

4.   Imetniki dovoljenj za promet v dnevnik vpišejo vsako spremembo vsebine glavnega dela glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance v zadnjih petih letih. Imetniki dovoljenj za promet v dnevniku navedejo spremenjeni oddelek, vrsto spremembe, datum, odgovorno osebo in po potrebi razlog za spremembo.

5.   Imetniki dovoljenj za promet pristojnim organom ali Agenciji, kot je ustrezno, na njihovo zahtevo v sedmih dneh predložijo kopijo dnevnika ali drugega zahtevanega dela glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance.

6.   Imetniki dovoljenj za promet obvestijo ustrezni pristojni organ ali Agencijo o vsaki spremembi informacij v povzetku glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance, tako da predložijo spremembo v skladu s členom 61 Uredbe (EU) 2019/6.

7.   Ko sistem, kot je opisan v glavnem dosjeju o sistemu farmakovigilance, formalno preneha delovati, imetniki dovoljenj za promet še pet let hranijo njegovo elektronsko različico.

1.   Glavni dosje o sistemu farmakovigilance je shranjen na lokaciji v Uniji, kjer imetnik dovoljenja za promet izvaja glavne dejavnosti na področju farmakovigilance, ali na lokaciji v Uniji, kjer deluje usposobljena oseba, odgovorna za farmakovigilanco.

2.   Glavni dosje o sistemu farmakovigilance se lahko shrani ali da na voljo v elektronski obliki. Mediji, uporabljeni za shranjevanje dosjeja ali njegovo dajanje na voljo, omogočajo iskanje in ostanejo dolgoročno berljivi.

3.   Na zahtevo se da na voljo tiskana kopija glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance, urejenega v skladu s členom 22(2) in (3), ali njegovih delov za namene revizij in inšpekcijskih pregledov. Tiskana kopija ali zahtevani del morata biti popolna in čitljiva.

4.   Glavni dosje o sistemu farmakovigilance je stalno in takoj razpoložljiv za inšpekcijski pregled na lokaciji, kjer je shranjen. Če se glavni dosje o sistemu farmakovigilance hrani v elektronski obliki, zadostuje, da so podatki, shranjeni v elektronski obliki, neposredno dostopni.

1.   Imetniki dovoljenj za promet so pripravljeni na nadzor v skladu s členom 123 Uredbe (EU) 2019/6 in zagotovijo, da so na nadzor pripravljene tudi naslednje osebe:

2.   Inšpekcijski pregledi farmakovigilance, izvedeni v skladu s členom 123(6) Uredbe (EU) 2019/6, se lahko izvajajo kot inšpekcijski pregledi na kraju samem ali na daljavo.

1.   Imetniki dovoljenj za promet so pripravljeni na inšpekcijske preglede sistema farmakovigilance in ustreznega glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance v skladu s členom 123(6) in členom 126 Uredbe (EU) 2019/6 ter enako zagotovijo tudi za katero koli osebo iz člena 26(1).

2.   Inšpekcijski pregled imetnikov dovoljenj za promet je mogoče opraviti na lokaciji glavnega dosjeja o sistemu farmakovigilance ali na kateri koli drugi lokaciji oseb, ki so predmet inšpekcijskega pregleda v skladu z odstavkom 1. Kar zadeva tretjo osebo, ki izvaja dejavnosti na področju farmakovigilance, je lokacija, ki je predmet inšpekcijskega pregleda, lahko znotraj ali zunaj Unije.

3.   Imetniki dovoljenj za promet zagotovijo potrebne informacije, ki jih pristojni organi ali Agencija zahtevajo v skladu s členom 79(6) Uredbe (EU) 2019/6 za inšpekcijske preglede na kraju samem ali na daljavo.

4.   Inšpekcijski pregledi farmakovigilance so lahko rutinski ali ciljni; lahko so osredotočeni na specifično zdravilo ali na splošni sistem farmakovigilance. Imetniki dovoljenj za promet ob inšpekcijskem pregledu:

5.   Pristojni organ ali Agencija lahko od imetnikov dovoljenj za promet zahtevajo predložitev akcijskega načrta korektivnih in preventivnih ukrepov v skladu s členom 9(2).