ISSN 1977-0804

doi:10.3000/19770804.L_2012.362.slv

Uradni list

Evropske unije

L 362

European flag  

Slovenska izdaja

Zakonodaja

Zvezek 55
31. december 2012


Vsebina

 

II   Nezakonodajni akti

Stran

 

 

UREDBE

 

*

Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 z dne 29. oktobra 2012 o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije

1

SL

Akti z rahlo natisnjenimi naslovi so tisti, ki se nanašajo na dnevno upravljanje kmetijskih zadev in so splošno veljavni za omejeno obdobje.

Naslovi vseh drugih aktov so v mastnem tisku in pred njimi stoji zvezdica.


II Nezakonodajni akti

UREDBE

31.12.2012   

SL

Uradni list Evropske unije

L 362/1


DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1268/2012

z dne 29. oktobra 2012

o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

Ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (1), zlasti členov 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 in 209 Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (2), je bila bistveno spremenjena in nadomeščena z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba). Zato bi bilo treba Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (3), uskladiti s finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo treba Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 nadomestiti.

(2)

V skladu s členom 290 Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU) lahko zakonodajni akt na Komisijo prenese pooblastilo za sprejemanje nezakonodajnih aktov, ki dopolnjujejo ali spreminjajo nekatere nebistvene elemente zakonodajnega akta. Zato so bile nekatere določbe iz Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 vključene v finančno uredbo. Navedenih določb zato ne bi smeli vključiti v to uredbo.

(3)

Med pripravljalnim delom je Komisija opravila ustrezna posvetovanja, tudi s strokovnjaki, ter zagotovila hkratno, pravočasno in ustrezno posredovanje ustreznih dokumentov Evropskemu parlamentu in Svetu.

(4)

Glede proračunskih načel, zlasti načela enotnosti, zaradi poenostavitve pravil, ki urejajo ustvarjanje in izterjavo obresti iz predhodnega financiranja, predvsem pa opustitev obveznosti za prejemnike nepovratnih sredstev, da ustvarjajo takšne obresti, zastarajo določbe o področju uporabe in pogojih za izterjavo obresti. Kadar takšna obveznost še vedno velja za subjekte, ki so jim poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi bilo treba v sporazume o prenosu pooblastil s temi subjekti vključiti tudi pravila, ki urejajo prepoznavanje, uporabo in obračunavanje ustvarjenih obresti. V primerih ko obresti iz predhodnega financiranja pripadajo Uniji na podlagi teh sporazumov, bi bilo treba te obresti vplačati v proračun kot namenske prejemke.

(5)

Pri načelu enoletnosti je pomembno pojasniti pomen letnih odobritev in pripravljalne faze v postopku prevzemanja obveznosti, ki lahko, če se konča do 31. decembra, dopušča prenos odobritev za prevzem obveznosti.

(6)

Glede načela obračunske enote bi bilo treba določiti devizne tečaje, ki se uporabljajo za preračun med eurom in drugimi valutami za potrebe upravljanja denarnih tokov in za potrebe računovodstva. Poleg tega bi bilo treba še dodatno okrepiti preglednost pri obračunavanju rezultatov takšnih preračunov valut. Po uvedbi eura bi bilo treba odpraviti obveznost Komisije, da državam članicam zagotavlja informacije o gotovinskih prenosih med različnimi valutami.

(7)

Glede odstopanj od načela univerzalnosti bi bilo treba določiti proračunsko obravnavo namenskih prejemkov, zlasti prispevkov držav članic ali tretjih držav za nekatere programe Unije, ter omejitve pri neto izravnavi odhodkov in prihodkov. Zlasti bi bilo treba zaradi pravne varnosti, ob upoštevanju veljavne prakse, pojasniti, da bi morali namenski prejemki na splošno samodejno ustvariti odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, kakor hitro institucija prejme prejemke. Navesti bi bilo treba primere, ko je namenske prejemke izjemoma mogoče dati na voljo, še preden je institucija dejansko prejela te prejemke.

(8)

Glede načela specifikacije bi bilo treba natančno opredeliti način izračunavanja deleža odobritev, ki jih smejo institucije prenesti glede na stopnjo svoje neodvisnosti. Evropskemu parlamentu in Svetu bi bilo treba zagotoviti vse informacije v natančni obrazložitvi posameznega zahtevka za prenos, ki ga jima je treba predložiti.

(9)

V zvezi z dobrim finančnim poslovodenjem bi bilo treba določiti cilje predhodnega, vmesnega in naknadnega ocenjevanja programov in dejavnosti, minimalno pogostost takih ocenjevanj in informacije, ki bi jih bilo treba navesti v oceni finančnih posledic zakonodajnega predloga.

(10)

V zvezi z načelom preglednosti pa objava poimenskih podatkov, povezanih z zadevnimi prejemniki, in točnih zneskov, ki so jih prejeli, povečuje preglednost glede porabe zadevnih sredstev. Dostopnost teh podatkov javnosti krepi javni nadzor nad porabo denarja in prispeva k najboljši porabi javnih sredstev. Kadar so prejemniki fizične osebe, za takšno objavo veljajo pravila o varstvu osebnih podatkov. Osebne podatke bi bilo treba objaviti le, če je to potrebno in sorazmerno glede na legitimni cilj.

(11)

Informacije o porabi sredstev Unije bi bilo treba objaviti na spletni strani institucije in bi morale vključevati vsaj ime, lokacijo, znesek in namen sredstev. Pri teh informacijah bi bilo treba prav tako upoštevati merila iz člena 35(3) finančne uredbe, predvsem vrsto in pomen dodelitve.

(12)

Za nagrade, nepovratna sredstva in naročila, oddana po odprtju javnega postopka za konkurente, bi bilo treba objaviti ime in lokacijo prejemnikov sredstev Unije, kot že velja predvsem za natečaje, razpise za zbiranje predlogov in razpise za zbiranje ponudb, ob upoštevanju načel PDEU, zlasti načel preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije. Takšna objava naj bi krepila nadzor, ki ga imajo zavrnjeni vložniki nad postopki javnih natečajev.

(13)

Osebni podatki fizičnih oseb ne bi smeli biti objavljeni dlje od obdobja, v katerem prejemnik porablja prejeta sredstva, zato bi jih bilo treba po dveh letih odstraniti. To bi moralo veljati tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

(14)

V večini primerov, ki jih zajema ta uredba, se objava nanaša na pravne osebe.

(15)

Kadar gre za fizične osebe, bi morala biti takšna objava predvidena le ob upoštevanju načela sorazmernosti med pomenom dodeljenega zneska in potrebo po nadzoru najustreznejše porabe sredstev. Za fizične osebe je objava regije na ravni NUTS 2 skladna s ciljem objave prejemnikov, zagotavlja enako obravnavanje med državami članicami različnih velikosti ter spoštuje pravico prejemnikov do zasebnega življenja in zlasti varstva osebnih podatkov.

(16)

Informacije o štipendijah in drugi neposredni pomoči, plačani fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, bi morale biti še naprej izvzete iz objavljanja.

(17)

Da bi bilo mogoče zagotoviti spoštovanje načela enakega obravnavanja med prejemniki, bi bilo treba objavo informacij, povezanih s fizičnimi osebami, zagotoviti tudi v skladu z obveznostjo držav članic, da zagotovijo visoko preglednost naročil, ki presegajo znesek, naveden v Direktivi 2004/18/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, blaga in storitev (4).

(18)

Ime in lokacija prejemnika ter znesek in namen sredstev se ne bi smeli objaviti, če bi to lahko ogrozilo osebno celovitost prejemnikov, ki je zagotovljena z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah, ali bi škodilo zakonitim poslovnim interesom prejemnika.

(19)

Proračunska nomenklatura bi morala zagotoviti jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek.

(20)

Opredeliti bi bilo treba tudi dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov.

(21)

V zvezi s posrednim upravljanjem bi bilo treba določiti okvir takšnega prenosa pooblastil in vsebino sporazumov o prenosu pooblastil. Vsak subjekt ali oseba, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi moral jamčiti za raven zaščite finančnih interesov Unije, ki je enakovredna z zahtevano v finančni uredbi. Določiti bi bilo treba pogoje, pod katerimi lahko Komisija sprejme, da so sistemi, pravila in postopki teh subjektov ali oseb enakovredni njenim, za zagotovitev, da pooblaščeni subjekti zagotavljajo dobro finančno poslovodenje sredstev Unije.

(22)

Izvršilne agencije, ki ostanejo pod nadzorom Komisije, bi bilo treba priznati kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil navedene institucije za izvrševanje proračuna Unije.

(23)

V primeru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami bi bilo treba opredeliti organizacije, ki so upravičene do tovrstnega upravljanja.

(24)

Če so naloge izvrševanja proračuna poverjene javnim organom ali subjektom zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, bi bilo treba določiti pogoje za njihovo imenovanje.

(25)

Pri posrednem upravljanju bi bilo treba določiti podrobna pravila za postopke pregleda in potrditve obračunov ter za izključitev odhodkov, ki niso bili izplačani v skladu z veljavnimi pravili, iz financiranja s sredstvi Unije.

(26)

Subjekte zasebnega prava, ki opravljajo pripravljalne ali pomožne naloge v imenu Komisije, bi bilo treba izbrati po postopkih za oddajo javnih naročil.

(27)

Glede vloge finančnih udeležencev reforma finančnega poslovodenja skupaj z odpravo centraliziranih predhodnih kontrol povečuje odgovornost odredbodajalcev pri vseh postopkih za izvrševanje prihodkov in odhodkov, vključno v smislu sistemov notranje kontrole. Evropski parlament in Svet bi bilo v prihodnje treba obveščati o imenovanju ali razrešitvi odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil. Zato bi bilo treba določiti tudi naloge, odgovornosti in načela postopkov, ki bi jih bilo treba upoštevati. Internalizacija predhodnih kontrol zahteva zlasti jasno razlikovanje med nalogami, ki se nanašajo na začetek dejavnosti pri izvrševanju proračuna, in nalogami, ki se nanašajo na preverjanje takšnih dejavnosti. Poleg tega bi morala vsaka institucija sprejeti kodeks strokovnega ravnanja za zaposlene, ki so odgovorni za predhodno in naknadno preverjanje. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se prevzete odgovornosti obravnavajo v letnem poročilu za institucijo, ki je med drugim odgovorna za naknadno preverjanje. Treba bi bilo hraniti dokazila o opravljenih dejavnostih. O vseh različnih oblikah postopkov za oddajo javnih naročil s pogajanji bi bilo treba pripraviti posebno poročilo za institucijo ter sporočilo za Evropski parlament in Svet, ker ta naročila pomenijo odstopanje od običajnih postopkov za oddajo javnih naročil.

(28)

Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 bi bilo treba spremeniti tako, da bo upoštevala dvojno vlogo vodje delegacije kot odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) in – v zvezi z operativnimi odobritvami – za Komisijo.

(29)

Za pojasnitev odgovornosti bi bilo treba tudi natančno opredeliti naloge in odgovornosti računovodje v zvezi z računovodskimi sistemi, vodenjem zakladništva, vodenjem bančnih računov in dokumenti o prejemnikih plačil. Prav tako bi bilo treba določiti ureditev za razrešitev računovodje.

(30)

Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo računov izločenih sredstev, to je sistema poslovodenja, ki pomeni izjemo od običajnih proračunskih postopkov, ter naloge in odgovornosti skrbnikov računov izločenih sredstev, pa tudi odredbodajalca in računovodje v zvezi s kontrolo računov izločenih sredstev. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo. Zaradi večje učinkovitosti bi se moral v delegacijah vzpostaviti le en račun izločenih sredstev, in sicer za odobritve iz oddelkov proračuna za Komisijo in ESZD skupaj. Izkazalo se je, da bi bilo treba uvesti možnost uporabe plačilnih kartic, povezanih z računi izločenih sredstev, da bi poenostavili plačevanje, zlasti v delegacijah in na predstavništvih Unije, in se izognili tveganjem, povezanim z ravnanjem z gotovino.

(31)

Ko so naloge in odgovornosti vsakega finančnega udeleženca opredeljene, ti odgovarjajo za svoja dejanja samo pod pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih za uradnike Evropske unije in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, vzpostavljena na vsaki instituciji, se je izkazala za učinkovit mehanizem za ugotavljanje, ali so se zgodile finančne nepravilnosti, in bi jo bilo treba zato ohraniti. Določiti bi bilo treba postopek, po katerem lahko odredbodajalec zahteva potrditev navodila, za katero meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, in je tako oproščen vsake odgovornosti.

(32)

Glede prihodkov, razen za poseben primer lastnih sredstev, ki jih zajema Sklep Sveta 2007/436/ES, Euratom z dne 7. junija 2007 o sistemu virov lastnih sredstev Skupnosti (5), bi bilo treba določiti naloge in kontrole, za katere so odgovorni odredbodajalci v različnih fazah postopka: ocena in ugotovitev terjatev, nalog za izterjavo, pošiljanje opomina, s katerim se dolžnik obvesti o ugotovitvi terjatve, izračun morebitnih zamudnih obresti in po potrebi sklep o odpovedi izterjavi upravičenega zneska, pri čemer bi bilo treba upoštevati merila, ki zagotavljajo skladnost z načelom dobrega finančnega poslovodenja za učinkovito izterjavo prihodkov.

(33)

Opredeliti bi bilo treba vlogo računovodje pri pobiranju prihodkov in pri podaljševanju roka za plačilo odhodkov. Računovodji bi bilo treba zagotoviti tudi prožnost pri izterjavi plačil, na primer z možnostjo neposrednega pobota dolgov ali v izjemnih okoliščinah odstopa od zahteve po predložitvi jamstva za odplačilo dolga, kadar je dolžnik pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva zaradi upoštevanja načela sorazmernosti.

(34)

Za zavarovanje upravljanih sredstev in hkrati za ustvarjanje finančnega dobička bi bilo treba začasno plačane zneske, kot so izpodbijane globe na področju konkurence, naložiti v finančna sredstva ter določiti, komu pripadajo obresti, ki jih prinašajo te naložbe.

(35)

Za zagotovitev, da ima Komisija vse potrebne informacije za sprejetje sklepov o financiranju, bi bilo treba določiti minimalne zahteve za vsebino sklepov o financiranju pri dodelitvi nepovratnih sredstev, javnih naročilih, skrbniških skladih, nagradah in finančnih instrumentih.

(36)

V zvezi z odhodki bi bilo treba opredeliti razmerje med sklepi o financiranju, celotnimi obveznostmi in posameznimi obveznostmi, pa tudi značilnosti teh posameznih faz, da se vzpostavi jasen okvir različnih faz izvrševanja proračuna.

(37)

Pojasniti bi bilo treba razmerje med potrjevanjem, odobravanjem in plačevanjem ter kontrolami, ki jih mora izvesti odredbodajalec, kadar potrdi odhodke z zaznamkom „odobreno za plačilo“. Treba bi bilo določiti dokumente, ki se predložijo za utemeljitev plačila, in pravila za obračun predhodnega financiranja in vmesnih plačil.

(38)

Določiti bi bilo treba podrobna pravila za uporabo rokov, ki veljajo za potrjevanje in plačevanje, pri čemer bi bilo treba upoštevati Direktivo 2011/7/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. februarja 2011 o boju proti zamudam pri plačilih v trgovinskih poslih (6), da se preprečijo nepotrebne zamude pri plačilih prejemnikom.

(39)

Za notranjo revizijo bi bilo treba določiti postopek za imenovanje revizorja in zagotoviti njegovo neodvisnost znotraj institucije, ki ga je imenovala in kateri mora poročati o svojem delu. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo, da se zagotovi preglednost.

(40)

Pravila o javnih naročilih bi morala temeljiti na Direktivi 2004/18/ES. Opredeliti bi bilo treba različne vrste postopkov za oddajo javnih naročil, določbe o oglaševanju in objavi, ki se uporabljajo, pogoje, pod katerimi se lahko uporablja posamezna vrsta postopka, in glavne značilnosti obstoječih postopkov, specifikacije za merila za izbor in oddajo, pravila za dvig razpisne dokumentacije ter za stike s ponudniki ali kandidati, za primere, kadar Komisija odda javno naročilo za svoj račun, pa mejne vrednosti, ki se uporabljajo, in pravila za oceno vrednosti javnih naročil, ki naj bi se oddala.

(41)

Namen postopkov za oddajo javnih naročil je zadovoljevanje potreb institucij pod najboljšimi možnimi pogoji ob zagotavljanju enakopravnega dostopa do javnih naročil ter upoštevanju načel preglednosti in nediskriminacije. Za zagotovitev preglednosti in enakega obravnavanja kandidatov in ponudnikov ter popolne odgovornosti odredbodajalcev pri končni izbiri bi bilo treba določiti postopek odpiranja ter nato ocenjevanja ponudb in prijav za sodelovanje od imenovanja komisije do obrazloženega in dokumentiranega sklepa o oddaji, kar je naloga naročnika.

(42)

Na podlagi preteklih izkušenj bi bilo treba vzpostaviti nov postopek za oddajo naročil srednjih vrednosti. Uporabo seznama „potencialnih ponudnikov“ bi bilo treba zagotoviti pod enakimi pogoji kot pri obstoječem „razpisu za prijavo interesa“, saj ta seznam za potencialne ponudnike pomeni manjšo upravno obremenitev.

(43)

Za zaščito finančnih interesov Unije med izvajanjem pogodbe bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od subjektov, ki zagotavljajo finančno zmogljivost pri javnih naročilih, zahteva, da so solidarno odgovorni za izvedbo zadevnega naročila.

(44)

Za zaščito finančnih interesov Unije in za zagotavljanje nadzora nad izvajanjem naročil bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od izvajalca zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno sam.

(45)

Za zagotovitev izvedbe naročila po najvišjih strokovnih standardih bi bilo treba zagotoviti možnost, da se zavrnejo ponudniki, ki bi lahko bili v navzkrižju interesov.

(46)

Ker zahteva po finančnih jamstvih ni več samodejna, bi bilo treba določiti merila, po katerih bi jih bilo mogoče zahtevati.

(47)

Pojasniti bi bilo treba področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, zlasti glede vrst ukrepov ali organov, ki si prizadevajo za splošni evropski interes in so upravičeni do nepovratnih sredstev, pa tudi glede oblik pravnih obveznosti, ki se lahko uporabijo za kritje nepovratnih sredstev. Za te pravne obveznosti bi bilo treba navesti merila za izbiro med sporazumi in sklepi, minimalno vsebino le-teh in možnost sklepanja posebnih sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev v okviru okvirnih partnerstev, da se zagotovi enako obravnavanje in izogne omejevanju dostopa do financiranja s strani Unije.

(48)

Kar zadeva področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, bi bilo prav tako treba upoštevati, da so bili v finančno uredbo vključeni na eni strani posebna naslova o nagradah in finančnih instrumentih ter na drugi strani ključna pravila, ki se uporabljajo za nepovratna sredstva, upravičene stroške, izbris načela postopnega zniževanja, uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev (pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje) ter odpravo obvezne predložitve jamstev za predhodno financiranje.

(49)

Napredek pri uveljavljanju elektronske izmenjave informacij in elektronske predložitve dokumentov, ki je pomemben poenostavitveni ukrep, bi morali spremljati jasni pogoji za sprejetje sistemov, ki se bodo uporabljali, da se vzpostavi pravno stabilno okolje.

(50)

Ponovno bi bilo treba pregledati načeli neprofitnosti in sofinanciranja, in sicer v skladu z ukrepi za poenostavitev in pojasnitev, vključenimi v finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo zlasti treba določiti podrobna pravila o vrstah prejemkov, ki se upoštevajo pri načelu neprofitnosti, pa tudi oblike zunanjega sofinanciranja in prispevkov v naravi.

(51)

V zvezi z načelom preglednosti bi bilo treba odobriti sprejetje in objavo večletnih programov dela, saj vložnikom prinašajo dodano vrednost, ker lahko enostavneje predvidevajo in se bolje pripravijo na razpise za zbiranje predlogov. V sklopu tega bi bilo treba opredeliti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju. Za zagotovitev preglednosti bi bilo treba prav tako objaviti razpise za zbiranje predlogov, razen v nujnih primerih ali kadar lahko ukrepe izvede le en subjekt. Navesti bi bilo treba minimalno vsebino takšne objave.

(52)

Ker lahko pri pogojih upravičenosti za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV), ki ga plačajo upravičenci, pride do napak ali odstopanj, bi bilo treba zagotoviti, da se pojma nepovratnega DDV in oseb, ki niso davčni zavezanci, v smislu člena 13(1) Direktive Sveta 2006/112/ES z dne 28. novembra 2006 o skupnem sistemu davka na dodano vrednost (7) dosledno razumeta in uporabljata s sklicevanjem na dejavnosti, ki jih ta pojma vključujeta.

(53)

Za zagotovitev preglednosti, enakega obravnavanja vložnikov in okrepitev odgovornosti odredbodajalcev bi bilo treba določiti postopek za dodelitev nepovratnih sredstev od vložitve vloge, za katero Komisija vložnikom zagotovi minimalne informacije, do njenega ocenjevanja na podlagi vnaprej določenih meril za upravičenost, izbor in dodelitev, preden odgovorni odredbodajalec sprejme svojo dokončno in ustrezno dokumentirano odločitev. Določiti bi bilo treba podrobna pravila o sestavi in nalogah komisije, odgovorne za oceno predlogov glede na merila za izbor in dodelitev, pa tudi o možnostih za stik z vložniki med postopkom za dodelitev ali možnostih za poziv vložnikom, naj prilagodijo svoje predloge. Te možnosti bi morale ustrezno odražati zahteve dobrega upravljanja, uvedenega v finančni uredbi, in vključevati pogoje, pod katerimi je predloge mogoče prilagoditi pred podpisom sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali objavi sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev, ob zagotavljanju enakega obravnavanja vložnikov in skladnosti z načelom, po katerem imajo pobudo za delovanje izključno vložniki.

(54)

Ker je bila uporaba pavšalnih zneskov, stroškov na enoto in pavšalnega financiranja olajšana in razširjena v finančni uredbi, bi bilo treba pojasniti opredelitve teh poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev. Zlasti bi bilo treba pojasniti, da krijejo, tako kot vsaka oblika nepovratnih sredstev, kategorije upravičenih stroškov, in navesti, da njihovi zneski niso nujno določeni vnaprej, kar je še posebej pomembno takrat, ko se določajo v skladu z običajno prakso stroškovnega računovodstva upravičenca. Prav tako bi bilo treba zagotoviti stabilnost pravil financiranja v okviru posameznega programa. V ta namen bi bilo treba omogočiti uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev v celotnem trajanju programa. V statistične ali metodološke namene ali za namene preprečevanja in ugotavljanja goljufij bi bilo treba zagotoviti dostop do splošnih računovodskih informacij upravičenca, in sicer tudi takrat, ko se financirajo s pavšalnimi zneski, stroški na enoto ali pavšalnim financiranjem. Vendar pa se ta preverjanja ne bi smela uporabljati za ugotavljanje upravičenosti vrednosti enot že dogovorjenih pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.

(55)

Dobro finančno poslovodenje zahteva, da se Komisija zaščiti z jamstvi. V fazi vlog za nepovratna sredstva bi bilo treba to storiti z ureditvijo finančne revizije vlog, ki se nanašajo na večje zneske, v fazi plačil predhodnega financiranja, kadar tveganja po oceni odredbodajalca to opravičujejo, z zahtevanjem vnaprejšnjega finančnega jamstva, v fazi vmesnega plačila ali plačila razlike pa z ureditvijo predložitve potrdil, ki jih izdajo revizorji, za zahtevke za plačila, ki se nanašajo na najvišje zneske in pomenijo največje tveganje.

(56)

Pojasniti bi bilo treba pogoje in postopke za začasno ustavitev ali zmanjšanje nepovratnih sredstev, da bi tako bilo mogoče bolje opredeliti podlago za takšno začasno ustavitev ali zmanjšanje, upravičencem zagotoviti ustrezne informacije in poskrbeti, da bodo lahko upravičenci v kateri koli fazi uveljavili svojo pravico do obrambe.

(57)

Dobro poslovodenje sredstev Unije prav tako pomeni, da upravičenci do nepovratnih sredstev sami gospodarno in učinkovito uporabljajo nepovratna sredstva Unije. Zlasti stroški javnih naročil, ki jih oddajo upravičenci za izvedbo ukrepa, bi morali biti upravičeni pod pogojem, da so ta naročila za izvedbo oddana ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.

(58)

Ker so omejitve dajanja finančne podpore tretjim osebam v finančni uredbi zdaj manj stroge, bi bilo treba določiti minimalne pogoje, o katerih bi se bilo treba dogovoriti na ravni sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali pa jih vključiti v sklep o dodelitvi nepovratnih sredstev, da bi bila finančna podpora, ki jo dodelijo upravičenci tretjim osebam, jasno ločena od nalog izvrševanja proračuna, ki jih izvaja pooblaščenec v okviru posrednega upravljanja.

(59)

Pooblastila za izrekanje denarnih kazni upravičencem do nepovratnih sredstev bi bilo treba uskladiti s pooblastili za izrekanje denarnih kazni v okviru javnih naročil, saj imajo iste značilnosti ter bi morala zanje veljati ista pravila z vidika učinkovitosti in sorazmernosti.

(60)

Za nagrade bi morali veljati načeli preglednosti in enakega obravnavanja, in sicer na enak način kot za nepovratna sredstva. V sklopu tega bi bilo treba tudi določiti minimalne značilnosti programov dela in natečajev, pri čemer bi bilo treba upoštevati ustrezne zahteve za nepovratna sredstva. Zlasti bi bilo treba določiti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju, ter minimalno vsebino pravil za natečaj, zlasti pogoje za izplačilo nagrade zmagovalcem v primeru podelitve, ter ustrezne načine objave.

(61)

Za upoštevanje načel preglednosti in enakega obravnavanja bi bilo prav tako treba vzpostaviti jasno opredeljen postopek za podelitev, od vložitve vlog do pošiljanja informacij vložnikom in uradnega obvestila izbranemu kandidatu. Ta postopek bi moral vključevati skupino strokovnjakov, ki jo imenuje odgovorni odredbodajalec, da oceni natečajna dela po merilih za podelitev, ki so navedena v pravilih natečaja, da bi bila tako pri ocenjevanju natečajnih del zagotovljena pristojnost in nepristranskost. Na podlagi njihovih priporočil bi moral končno odločitev o podelitvi nagrade sprejeti odgovorni odredbodajalec, saj je za izvajanje proračuna vedno odgovorna Komisija.

(62)

Za zagotovitev usklajenega izvajanja različnih finančnih instrumentov znotraj Komisije bi bilo treba splošni okvir, vključen v naslov VIII finančne uredbe, dopolniti s podrobnimi pravili za upravljanje finančnih instrumentov, vključno z določbami o izbiri pooblaščenih subjektov, vsebini sporazumov o prenosu pooblastil, stroških upravljanja in provizijah ter fiduciarnih računih.

(63)

Opredeliti bi bilo treba pravila za izbiro finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, zlasti če se finančni instrumenti v izrednih primerih upravljajo neposredno prek namenskih naložbenih nosilcev ali drugih izvedbenih mehanizmov, ter tako zagotoviti učinkovito porabo sredstev Unije.

(64)

Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo finančnih instrumentov, vključno z učinkom vzvoda in okvirom spremljanja. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se finančni instrumenti izvajajo na podlagi trdne predhodne ocene, ki Komisiji omogoča, da jih prilagodi posebej za odziv na nedelovanje trga in neoptimalne naložbene okoliščine.

(65)

Glede računovodstva in priprave zaključnega računa so v računovodskih pravilih Unije opredeljena splošno sprejeta računovodska načela, na katerih morajo temeljiti računovodski izkazi. Ta računovodska pravila prav tako določajo pogoje za knjiženje transakcij v računovodski evidenci ter pravila za vrednotenje sredstev in obveznosti ter za oblikovanje rezervacij, da se zagotovi ustrezna, popolna in točna predstavitev informacij.

(66)

V zvezi z računovodskimi zadevami bi bilo treba določiti, da mora računovodja vsake institucije pripraviti dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke navedene institucije, ter opredeliti pogoje, ki jih je treba upoštevati v računalniško podprtih računovodskih sistemih, zlasti za zagotovitev varnosti dostopa in revizijske sledi vseh sprememb sistemov.

(67)

V zvezi z vodenjem računovodstva bi bilo treba določiti načela, ki se uporabljajo za računovodske knjige, bruto bilanco, redno usklajevanje stanj v tej bilanci in evidenco premoženja, ter določiti sestavne dele kontnega načrta, ki ga sprejme računovodja Komisije. Določiti bi bilo treba pravila, ki se uporabljajo za evidentiranje transakcij, zlasti pri dvostavnem knjigovodstvu, pravila za preračunavanje transakcij, ki niso izražene v eurih, in knjigovodske listine, ki so podlaga za knjiženje. Določiti bi bilo treba tudi vsebino računovodskih evidenc.

(68)

Določiti bi bilo treba pravila za evidenco premoženja in pojasniti odgovornosti računovodij in odredbodajalcev na tem področju ter pravila, ki se uporabljajo za prodajo opredmetenih sredstev, ki se vodijo v evidenci premoženja, da se zagotovi učinkovito upravljanje premoženja.

(69)

V zvezi z zunanjimi ukrepi bi morala ta uredba v skladu s finančno uredbo določiti izjeme, ki bi odražale operativne posebnosti tega področja, predvsem glede oddajanja javnih naročil in dodeljevanja nepovratnih sredstev, zlasti ker te postopke izvajajo organi tretjih držav, ki prejemajo finančno pomoč Unije. V zvezi z javnimi naročili bi se morale takšne razlike nanašati predvsem na vrste postopkov in mejne vrednosti, za katere veljajo. V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v nekaterih primerih dovoliti financiranje v celoti, predvsem zaradi tega, da bi se upoštevala zmanjšana sposobnost upravičencev za sofinanciranje.

(70)

Vzpostaviti bi bilo treba podrobne določbe o uporabi proračunske podpore ter določiti pogoje, pod katerimi se proračunska podpora lahko uporablja, in obveznost partnerja, da Komisiji zagotovi pravočasne in zanesljive informacije, na podlagi katerih je mogoče oceniti izpolnjevanje teh pogojev.

(71)

V zvezi s skrbniškimi skladi Unije bi bilo treba določiti načela, ki veljajo za prispevek Unije v skrbniške sklade Unije in tudi za prispevke drugih donatorjev, ter računovodska pravila in pravila poročanja za skrbniške sklade Unije, predvsem za obresti, ki se naberejo na bančnem računu skrbniškega sklada, pojasniti odgovornosti finančnih udeležencev in upravnega odbora skrbniškega sklada ter določiti obveznosti glede zunanje revizije. Prav tako bi bilo treba zagotoviti pravično zastopanje udeleženih donatorjev v upravnem odboru skrbniškega sklada in obvezno soglasje Komisije za uporabo sredstev.

(72)

Za poenostavitev postopkov za oddajo javnih naročil v okviru zunanjih ukrepov, so bile spremenjene nekatere mejne vrednosti, hkrati pa so bili dodani in prilagojeni nekateri drugi postopki upravljanja in mejne vrednosti, ki izhajajo iz skupnih določb.

(73)

V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v skladu s finančno uredbo racionalizirati pogoje za odstopanje od načela sofinanciranja.

(74)

Za zagotovitev dobrega upravljanja odobritev Unije bi bilo treba določiti tudi predpogoje in pravila, ki naj bi jih vsebovali sporazumi, kadar je upravljanje odobritev decentralizirano ali če se uporabljajo računi izločenih sredstev.

(75)

Priporočljivo bi bilo opredeliti evropske urade ter določiti posebna pravila za Urad za publikacije in določbe, ki pooblaščajo računovodjo Komisije, da nekatere naloge prenese na zaposlene v teh uradih. Določiti bi bilo treba postopke za vodenje bančnih računov, ki jih lahko evropski uradi odprejo v imenu Komisije.

(76)

Po analogiji z objavljanjem informacij o prejemnikih sredstev Unije bi bilo treba objaviti seznam strokovnjakov iz člena 204 finančne uredbe, ki bi jih bilo treba izbrati z razpisom za prijavo interesa, in vsebino njihovih nalog. Prav tako bi bilo treba objaviti njihovo plačilo, ki presega 15 000 EUR.

(77)

Dopolniti bi bilo treba novi postopek, uveden v člen 203 finančne uredbe, zlasti v zvezi z vrsto stroškov, ki so vključeni v mejne vrednosti, opredeljene v navedenem členu. Uvesti bi bilo treba podrobna pravila o projektih gradenj v delegacijah Unije glede na njihove posebnosti, predvsem v nujnih primerih. Primerno bi bilo določiti, da stanovanjske zgradbe, in sicer v delegacijah, ki bi jih bilo treba v zelo kratkem času najeti ali kupiti, niso vključene v postopek iz člena 203 finančne uredbe. Nakup zemlje brezplačno ali za simbolni znesek ne bi smel spadati v postopek iz člena 203 finančne uredbe, saj ne pomeni dodatnega bremena za proračun.

(78)

Za zagotovitev skladnosti z določbami finančne uredbe bi bilo treba določiti prehodne določbe. Nadalje bi bilo za zagotovitev skladnosti s pravno podlago, značilno za posamezni sektor, primerno odložiti uporabo določb o načinih upravljanja in finančnih instrumentih na 1. januar 2014 –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

PRVI DEL

SKUPNE DOLOČBE

NASLOV I

VSEBINA

Člen 1

Vsebina

Ta uredba določa pravila uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba).

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVJE 1

Načeli enotnosti in točnosti proračuna

Člen 2

Obračunavanje obresti iz predhodnega financiranja

(člen 8(4) finančne uredbe)

Če je treba plačati obresti v proračun, se v sporazumu, sklenjenem s subjekti ali osebami iz točk (ii) do (viii) člena 58(1)(c) finančne uredbe, določi, da se predhodno financiranje izplača na bančne račune ali podračune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev in povezanih obresti. V nasprotnem primeru morajo računovodski postopki prejemnikov ali posrednikov omogočati prepoznavanje sredstev, ki jih je izplačala Unija, in obresti ali drugih koristi iz teh sredstev.

Določbe te uredbe glede obresti iz predhodnega financiranja ne posegajo v vknjižbo predhodnega financiranja na strani sredstev v računovodskih izkazih, kakor je določeno v računovodskih pravilih iz člena 143 finančne uredbe.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 3

Odobritve za tekoče proračunsko leto

(člen 11(3) finančne uredbe)

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, odobrene za tekoče proračunsko leto, sestavljajo:

(a)

odobritve, določene v proračunu, skupaj s spremembami proračuna;

(b)

prenesene odobritve;

(c)

odobritve, ki se lahko znova dajo na voljo v skladu s členoma 178 in 182 finančne uredbe;

(d)

odobritve iz plačil predhodnega financiranja, ki so bila vrnjena v skladu s členom 177(3) finančne uredbe;

(e)

odobritve iz namenskih prejemkov v tekočem proračunskem letu ali v prejšnjih proračunskih letih, ki niso bila porabljena.

Člen 4

Razveljavitev in prenos odobritev

(člen 13(2) finančne uredbe)

1.   Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva v zvezi s projekti gradenj iz člena 13(2)(a) finančne uredbe se lahko prenesejo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v tekočem proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca v naslednjem letu oziroma – za projekte gradenj – do 31. decembra v naslednjem letu.

2.   Pripravljalne faze iz člena 13(2)(a) finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:

(a)

glede celotnih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, sprejetje sklepa o financiranju ali da se do tega datuma končajo posvetovanja zadevnih služb v posamezni instituciji za sprejetje takega sklepa;

(b)

glede posameznih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, končano izbiranje potencialnih izvajalcev, upravičencev, nagrajencev ali pooblaščencev.

3.   Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(a) finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu ali – za zneske, povezane s projekti gradnje – do 31. decembra v naslednjem letu, se avtomatsko razveljavijo.

Komisija obvesti Evropski parlament in Svet o odobritvah, ki so bile tako razveljavljene, v enem mesecu po razveljavitvi v skladu s prvim pododstavkom.

4.   Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(b) finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra v naslednjem proračunskem letu.

5.   Računovodstvo omogoča prepoznavanje odobritev, ki so prenesene v skladu z odstavki 1 do 4.

POGLAVJE 3

Načelo obračunske enote

Člen 5

Devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, odgovorni odredbodajalec izvede preračun po dnevnem tečaju eura, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije.

Kadar preračun med eurom in drugimi valutami izvedejo izvajalci ali upravičenci, se uporabi posebna ureditev za preračun, ki se določi v pogodbah o izvedbi javnega naročila, sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sporazumih o financiranju.

2.   Za preprečitev znatnega vpliva preračunov valut na raven sofinanciranja Unije ali škodljivega vpliva preračunov valut na proračun Unije se v posebni ureditvi za preračun iz odstavka 1 navede, če je primerno, devizni tečaj med eurom in drugimi valutami, ki se izračuna z uporabo povprečja dnevnih deviznih tečajev v določenem obdobju.

3.   Če dnevni tečaj eura v Uradnem listu Evropske unije za zadevno valuto ni objavljen, odgovorni odredbodajalec uporabi računovodski tečaj iz odstavka 4.

4.   Za namene računovodstva iz členov 151 do 156 finančne uredbe in ob upoštevanju člena 240 te uredbe se preračun med eurom in drugo valuto izvede na podlagi mesečnega računovodskega tečaja eura. Ta računovodski devizni tečaj določi računovodja Komisije iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi deviznega tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa devizni tečaj.

5.   Rezultati preračunov valut iz odstavka 4 tega člena se prikažejo v ločeni postavki v računovodskih izkazih zadevne institucije.

Prvi pododstavek tega odstavka smiselno velja za organe iz člena 208 finančne uredbe.

Člen 6

Devizni tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor ali iz posebnih pogodb o izvedbi javnega naročila, sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev ter sporazumov o financiranju, se za devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami, če preračun izvede odgovorni odredbodajalec, uporabi tečaj na dan, na katerega služba za odobravanje pripravi nalog za plačilo ali nalog za izterjavo.

2.   Za transakcije na računu izločenih sredstev v eurih se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.

3.   Za obračun sredstev na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 19 finančne uredbe se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja devizni tečaj, ki velja v mesecu odhodkov z zadevnega računa izločenih sredstev.

4.   Za povračilo pavšalnih odhodkov ali odhodkov, ki izhajajo iz kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi), za katero je določena zgornja meja in ki se izplačuje v drugih valutah in ne v eurih, je tečaj, ki se uporablja, tisti, ki velja ob nastanku upravičenosti.

POGLAVJE 4

Načelo univerzalnosti

Člen 7

Struktura namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih odobritev

(člen 21 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v člena 9 in 10 struktura, v katero se uvrščajo namenski prejemki v proračunu, obsega:

(a)

v izkazu prihodkov v oddelku proračuna za vsako posamezno institucijo, proračunsko postavko, na katero se vpiše prejemek;

(b)

v izkazu odhodkov se v pripombah k proračunu, vključno s splošnimi pripombami, navede, katere proračunske vrstice lahko prejmejo odobritve v višini namenskih prejemkov, ki so dani na voljo.

V primeru iz točke (a) prvega pododstavka se vpiše zaznamek pro memoria, znesek ocenjenega prejemka pa se navede samo kot informacija v pripombah.

2.   Ko institucija prejme prejemek, se odobritve v višini namenskih prejemkov avtomatsko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve plačil, razen v naslednjih primerih:

(a)

v primerih iz člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe;

(b)

v primeru iz člena 21(2)(b) finančne uredbe za države članice, kadar je sporazum o finančnem prispevku naveden v eurih.

V primeru iz točke (b) prvega pododstavka se odobritve za prevzem obveznosti lahko dajo na voljo po tem, ko država članica podpiše sporazum o finančnem prispevku.

Člen 8

Prispevki držav članic za raziskovalne programe

(člen 21(2)(a) finančne uredbe)

1.   Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 (8) se plačajo tako:

(a)

sedem dvanajstin zneska, ki je vpisan v proračunu, se plača najpozneje do 31. januarja tekočega proračunskega leta;

(b)

preostalih pet dvanajstin se plača najpozneje do 15. julija tekočega proračunskega leta.

2.   Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.

3.   Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v 30 dneh po vpoklicu sredstev.

4.   Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.

Člen 9

Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav Efte v določenih programih Unije

(člen 21(2)(e) finančne uredbe)

1.   Struktura proračuna, za vključitev sodelovanja držav članic Evropskega združenja za prosto trgovino (v nadaljnjem besedilu: države Efte) v določenih programih Unije je taka:

(a)

v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpiše celoten znesek prispevka držav Efte za zadevno proračunsko leto;

(b)

v izkazu odhodkov:

(i)

v pripombah za vsako postavko, ki se nanaša na dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte, se prikaže ocenjena vrednost sodelovanja „v informativne namene“;

(ii)

v prilogi, ki je sestavni del proračuna, se določijo postavke, ki pokrivajo dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte.

Za namene točke (a) prvega pododstavka se ocenjeni znesek navede v pripombah k proračunu.

Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža strukturo, ki omogoča vključitev odobritev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje odhodkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.

2.   Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (v nadaljnjem besedilu: Sporazum EGP) so zneski letnega prispevka držav Efte, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor Evropskega gospodarskega prostora v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi k Sporazumu EGP, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.

3.   Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatne odobritve na proračunskih postavkah, ki vključujejo sodelovanje držav Efte, države Efte pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja „sorazmernostnega faktorja“ iz člena 82 Sporazuma EGP, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za predhodno financiranje deleža držav Efte. Kadar se zagotovijo take dodatne odobritve, Komisija čim prej vpokliče ustrezne prispevke iz držav Efte. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti Evropski parlament in Svet.

Predhodno financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto obračuna čim prej.

4.   V skladu s členom 21(2)(e) finančne uredbe finančni prispevki držav Efte predstavljajo zunanje namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih odobritev.

V poročilu iz člena 150(2) finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in odhodkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav Efte.

Člen 10

Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj

(člen 21(2)(c) finančne uredbe)

Struktura proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 (9) je taka:

(a)

v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpišejo obresti na takšne zneske;

(b)

hkrati in brez poseganja v člen 77 finančne uredbe se za te zneske iz izkaza prihodkov v izkazu odhodkov zagotovijo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.

Odobritve iz točke (b) prvega pododstavka, se izvršujejo v skladu s členom 20 finančne uredbe.

Člen 11

Obremenitve zaradi donacij, ki jih prejme Unija

(člen 22 finančne uredbe)

Komisija za namene odobritve Evropskega parlamenta in Sveta iz člena 22(2) finančne uredbe oceni in primerno pojasni finančne obremenitve, vključno z nadaljnjimi stroški, povezanimi z donacijami, ki jih prejme Unija.

Člen 12

Konti za vračljive davke

(člen 23(3) finančne uredbe)

Vsi davki, ki jih plača Unija v skladu s členom 23(2) in (3)(a) finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.

POGLAVJE 5

Načelo specifikacije

Člen 13

Pravila za izračun deležev prerazporeditev za institucije razen Komisije

(člen 25 finančne uredbe)

1.   Deleži iz člena 25 finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2.   Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko zadevna institucija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 14

Pravila za izračun deležev prerazporeditev Komisije

(člen 26 finančne uredbe)

1.   Deleži iz člena 26(1) finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2.   Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere ali na katero se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko Komisija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 15

Upravni odhodki

(člen 26 finančne uredbe)

Odhodki iz točke (b) prvega pododstavka člena 26(1) finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 44(3) finančne uredbe.

Člen 16

Razlog za zahtevek za prerazporeditev odobritev

(člena 25 in 26 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev in vsem informacijam za Evropski parlament in Svet v zvezi s prerazporejanjem po členih 25 in 26 finančne uredbe se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.

Člen 17

Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za nujno pomoč

(člen 29 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz člena 29 finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:

(a)

za vsako postavko, na katero naj bi se sredstva prerazporedila, zadnje razpoložljive informacije o porabi odobritev in oceno potreb do konca proračunskega leta;

(b)

za vse postavke, ki se nanašajo na zunanje ukrepe, poročilo o izvrševanju odobritev do konca meseca pred mesecem vložitve zahtevka za prerazporeditev in oceno potreb do konca proračunskega leta, vključno s primerjavo s prvotno oceno;

(c)

analizo možnosti prerazporeditve odobritev.

POGLAVJE 6

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 18

Ocenjevanje

(člen 30 finančne uredbe)

1.   Za vse predloge za programe ali dejavnosti, ki povzročajo proračunske odhodke, se izvede predhodna ocena, ki obravnava:

(a)

potrebo, ki naj se izpolni kratkoročno ali dolgoročno;

(b)

dodano vrednost zaradi udeležbe Unije;

(c)

cilje politike in upravljanja, ki jih je treba uresničiti, kar vključuje ukrepe, potrebne za zaščito finančnih interesov Unije na področju goljufij, in sicer njihovega preprečevanja, odkrivanja, preiskav, odprave in sankcij;

(d)

razpoložljive možnosti ukrepanja, vključno s povezanimi tveganji;

(e)

pričakovane rezultate in učinke, zlasti gospodarske, socialne in okoljske učinke ter kazalnike in ureditve ocenjevanja, ki so potrebni za njihovo ovrednotenje;

(f)

najprimernejšo metodo izvajanja izbranih možnosti;

(g)

notranjo skladnost predlaganega programa ali dejavnosti ter njegovo razmerje do ostalih ustreznih instrumentov;

(h)

obseg odobritev, človeških virov in drugih upravnih odhodkov, ki se dodelijo, ob upoštevanju načela stroškovne učinkovitosti;

(i)

izkušnje, pridobljene iz podobnih izkušenj v preteklosti.

2.   Predlog določa ureditve za spremljanje, poročanje in ocenjevanje, ob tehtnem upoštevanju odgovornosti vseh ravni vlade, ki bodo sodelovale pri izvajanju predlaganega programa ali dejavnosti.

3.   Za vse programe ali dejavnosti, vključno s pilotnimi projekti in pripravljalnimi ukrepi, pri katerih zbrana sredstva presegajo 5 000 000 EUR, se izvede vmesna in/ali naknadna ocena z vidika dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:

(a)

doseženi rezultati pri izvajanju večletnega programa se periodično ocenjujejo po časovnem razporedu, ki omogoča, da se ugotovitve ocenjevanj upoštevajo pri sprejemanju sklepov o podaljšanju, spremembi ali začasni ustavitvi izvajanja programa;

(b)

za dejavnosti, ki se financirajo na letni podlagi, se rezultati ocenjujejo najmanj vsakih šest let.

Točki (a) in (b) prvega pododstavka se ne uporabljata za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru tistih dejavnosti, pri katerih se zahteva lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.

4.   Ocene iz odstavkov 1 in 3 so sorazmerne z zbranimi sredstvi ter učinkom zadevnega programa in dejavnosti.

Člen 19

Ocena finančnih posledic

(člen 31 finančne uredbe)

Ocena finančnih posledic vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Unije. Ocena finančnih posledic vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi dejavnostmi Unije in vseh možnosti sinergije.

V primeru večletnih dejavnosti ocena finančnih posledic vsebuje načrt letnih potreb v smislu odobritev in delovnih mest, vključno za zunanje sodelavce, ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.

POGLAVJE 7

Načelo preglednosti

Člen 20

Začasna objava proračuna

(člen 34 finančne uredbe)

Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropske unije se končni podrobni zneski proračuna na pobudo Komisije objavijo v vseh jezikih čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.

Člen 21

Objava informacij o vrednosti in prejemnikih sredstev Unije

(člen 35 finančne uredbe)

1.   Informacije o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru neposrednega upravljanja, se objavijo na internetni strani institucij Unije najpozneje do 30. junija leta po proračunskem letu, v katerem so bila sredstva dodeljena.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na drug ustrezen način.

2.   Objavijo se naslednje informacije, razen če v tej uredbi in predpisih za posamezni sektor ni navedeno drugače, pri tem pa se upoštevajo merila iz člena 35(3) finančne uredbe:

(a)

ime oz. naziv prejemnika;

(b)

lokacija prejemnika;

(c)

dodeljeni znesek;

(d)

narava in namen ukrepa.

Za namene točke (b) izraz „lokacija“ pomeni:

(i)

naslov prejemnika, kadar gre za pravno osebo;

(ii)

regijo na ravni NUTS 2, kadar je prejemnik fizična oseba.

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo dve leti po koncu proračunskega leta, v katerem so bila sredstva dodeljena. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

3.   Informacije iz odstavka 2 se objavijo samo za nagrade, podeljene na podlagi natečajev, nepovratna sredstva, dodeljena na podlagi postopkov za dodelitev nepovratnih sredstev, in pogodbe, oddane na podlagi postopkov za oddajo javnih naročil. Informacije se ne objavijo za:

(a)

štipendije, plačane fizičnim osebam, in drugo neposredno pomoč, plačano fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, iz člena 125(4)(c) finančne uredbe;

(b)

javna naročila v znesku, ki je nižji od zneska iz člena 137(2) te uredbe.

4.   Objava se opusti, če takšno razkritje ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot jih varuje Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom prejemnikov.

Člen 22

Povezava na objavo informacij o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru posrednega upravljanja

(člen 35 finančne uredbe)

Kadar se upravljanje sredstev Unije prenese na organe in službe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, se v sporazumih o prenosu pooblastil zahteva, da ti pooblaščeni organi in službe informacije iz člena 21(2) in (3) ob upoštevanju standardne predloge objavijo na svojih spletnih straneh.

Internetna stran institucij Unije vsebuje vsaj naslov spletne strani, na kateri so informacije, če te niso objavljene neposredno na za to namenjeni internetni strani institucij Unije.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na kakršen koli drug ustrezen način.

Za objave iz prvega odstavka tega člena se uporablja člen 21(2) do (4).

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Člen 23

Finančno načrtovanje

(člen 38 finančne uredbe)

Finančno načrtovanje iz člena 38 finančne uredbe je strukturirano po kategoriji odhodkov, področju politike in proračunski postavki. Celotno finančno načrtovanje zajema vse kategorije odhodkov razen kmetijstva, kohezijske politike in uprave, za katere se navedejo le povzetki podatkov.

Člen 24

Predlogi za spremembo proračuna

(člen 41(1) finančne uredbe)

Predlogom za spremembo proračuna se priloži izjava o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.

Člen 25

Proračunska nomenklatura

(člen 44 finančne uredbe)

Proračunska nomenklatura je skladna z načeli specifikacije, preglednosti in dobrega finančnega poslovodenja. Zagotavlja jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek, hkrati pa lajša prepoznavanje glavnih ciljev, kot izhajajo iz ustreznih pravnih podlag, kar omogoča izbiro političnih prednostnih nalog ter učinkovito in smotrno izvrševanje.

Člen 26

Dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun

(člen 49(1)(a)(v) finančne uredbe)

Za namene določitve proračuna se dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:

(a)

pri prevzetih obveznostih: prevzete obveznosti, evidentirane med proračunskim letom na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3;

(b)

pri plačilih: plačila v proračunskem letu, to pomeni plačila, za katera je bil nalog za plačilo poslan v banko, na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3.

Člen 27

Pripombe k proračunu

(člen 49(1)(a)(vi) finančne uredbe)

Pripombe k proračunu vključujejo:

(a)

sklicevanje na temeljni akt, če ta obstaja;

(b)

vse ustrezne obrazložitve glede narave in namena odobritev.

Člen 28

Kadrovski načrt

(člen 49(1)(c)(i) finančne uredbe)

Zaposleni v Agenciji za oskrbo so v kadrovskem načrtu Komisije prikazani ločeno.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 29

Informacije o prenosu osebnih podatkov za namene revizije

(člen 53 finančne uredbe)

Potencialni upravičenci, kandidati, ponudniki in udeleženci se v vseh razpisih v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnimi naročili ali nagradami, ki se izvajajo v okviru neposrednega upravljanja, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (10) obvestijo, da se lahko za namene zaščite finančnih interesov Unije njihovi osebni podatki prenašajo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču, komisiji za finančne nepravilnosti ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (v nadaljnjem besedilu: urad OLAF) ter med odredbodajalci Komisije in izvajalskimi agencijami.

Člen 30

Pripravljalni ukrepi na področju skupne zunanje in varnostne politike

(člen 54(2)(c) finančne uredbe)

Financiranje ukrepov, s katerimi se je strinjal Svet, za pripravo operacij Unije za krizno upravljanje v skladu z naslovom V Pogodbe o Evropski uniji krije dodatne stroške, ki so neposredno potrebni za posebne misije ali ekipe na terenu z osebjem iz institucij Unije, vključno z zavarovanjem za visoko stopnjo tveganja, potnimi in nastanitvenimi stroški ter dnevnicami.

Člen 31

Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb

(člen 54(2)(d) finančne uredbe)

1.   Členi Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a)

člen 154 (socialni dialog);

(b)

člen 156 (študije, mnenja in posvetovanja o socialnih zadevah);

(c)

člena 159 in 161 (posebna poročila o socialnih zadevah);

(d)

člen 168(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z varovanjem zdravja);

(e)

člen 171(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri vseevropskih omrežjih);

(f)

člen 173(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z gospodarstvom);,

(g)

člen 175, drugi odstavek (poročilo o napredku, doseženem pri uresničevanju ekonomske, socialne in teritorialne kohezije);

(h)

člen 181(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri raziskovanju in tehnološkem razvoju);

(i)

člen 190 (poročilo o raziskavah in tehnološkem razvoju);

(j)

člen 210(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v politikah razvojnega sodelovanja);

(k)

člen 214(6) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri ukrepih humanitarne pomoči).

2.   Členi Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu: pogodba Euratom), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a)

člen 70 (finančna podpora v mejah proračuna za programe iskanja rud na ozemljih držav članic);

(b)

členi 77 do 85.

3.   Pri pripravi predloga proračuna se lahko k seznamoma iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.

Člen 32

Dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov, in postopek

(člen 57 finančne uredbe)

1.   Dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov v smislu člena 57(2) finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik, brez poseganja v njihovo opredelitev kot nezakonite dejavnosti iz člena 141:

(a)

odobritev neupravičenih neposrednih ali posrednih ugodnosti samemu sebi ali drugim;

(b)

zavrnitev odobritve pravic ali ugodnosti upravičencu, do katerih je ta upravičen;

(c)

storitev neupravičenega ali nezakonitega dejanja ali opustitev obveznega dejanja.

Druga dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov, so dejanja, ki lahko vplivajo na nepristransko in objektivno opravljanje dolžnosti osebe, kot so med drugim sodelovanje v komisiji za ocenjevane v postopkih za oddajo javnih naročilih ali dodelitev nepovratnih sredstev, če bi ta oseba lahko neposredno ali posredno imela finančne koristi od izida teh postopkov.

2.   Če je vložnik, kandidat ali ponudnik zaposleni, za katerega veljajo kadrovski predpisi, se domneva, da obstaja navzkrižje interesov, razen če nadrejeni vnaprej odobri njegovo udeležbo v postopku.

3.   Kadar pride do navzkrižja interesov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ustrezne ukrepe, da bi se bilo mogoče izogniti neupravičenemu vplivu zadevne osebe na zadevni postopek.

POGLAVJE 2

Načini izvrševanja

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 33

Način upravljanja

(člen 58 finančne uredbe)

Računovodski sistem Komisije opredeli način upravljanja in v okviru vsakega načina upravljanja vrsto subjekta ali osebe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna.

Kar zadeva neposredno upravljanje Komisije v skladu s členom 58(1)(a) finančne uredbe računovodski sistem razlikuje upravljanje s strani:

(a)

služb Komisije;

(b)

izvajalskih agencij;

(c)

vodij delegacij Unije;

(d)

skrbniških skladov iz člena 187 finančne uredbe.

Oddelek 2

Neposredno upravljanje

Člen 34

Neposredno upravljanje

(člen 58(1)(a) finančne uredbe)

Kadar Komisija izvršuje proračun neposredno v svojih službah, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 64 do 75 finančne uredbe v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.

Člen 35

Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije

(člen 58(1)(a) in člen 62 finančne uredbe)

1.   Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil za izvrševanje odobritev v zvezi s programom Unije, katerega upravljanje jim je poverjeno.

2.   Listina Komisije o prenosu pooblastil vsebuje vsaj določbe iz točk (a) do (d) in (h) člena 40. Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.

Člen 36

Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil

(člen 63 finančne uredbe)

Če Komisija poveri naloge zasebnim subjektom iz člena 63(2) finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela in poglavja III naslova IV drugega dela finančne uredbe.

Oddelek 3

Deljeno upravljanje z državami članicami

Člen 37

Posebne določbe za deljeno upravljanje z državami članicami – ukrepi za spodbujanje najboljših praks

(člen 59 finančne uredbe)

Komisija pripravi register organov, odgovornih za dejavnosti upravljanja, certificiranja in revizije v okviru predpisov za posamezni sektor.

Komisija lahko v namene spodbujanja najboljših praks pri izvajanju strukturnih skladov, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja, Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada in Evropskega sklada za ribištvo pripravi metodološki priročnik, v katerem določi lastno strategijo kontrole in s tem povezani pristop, vključno s kontrolnimi seznami ter primeri najboljših praks, in ga v informativne namene da na voljo organom, odgovornim za dejavnosti upravljanja in kontrole. Kadar koli se to izkaže za potrebno, se priročnik posodobi.

Oddelek 4

Posredno upravljanje

Člen 38

Enakovrednost sistemov, pravil in postopkov pri posrednem upravljanju

(člen 60 finančne uredbe)

1.   Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za oddajo javnih naročil enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

so skladni z načelom velike konkurence ponudnikov za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe, postopki s pogajanji pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni;

(b)

zagotavljajo preglednost z ustrezno predhodno objavo zlasti razpisov za zbiranje ponudb in primerno naknadno objavo izvajalcev;

(c)

zagotavljajo enako obravnavanje, sorazmernost in nediskriminacijo;

(d)

preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za oddajo javnih naročil.

Nacionalna zakonodaja držav članic ali tretjih držav, s katero je prenesena Direktiva 2004/18/ES, šteje za enakovredno pravilom, ki jih uporabljajo institucije v skladu s finančno uredbo.

2.   Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za dodelitev nepovratnih sredstev enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

so skladni z načeli sorazmernosti, dobrega finančnega poslovodenja, enakega obravnavanja in nediskriminacije;

(b)

zagotavljajo preglednost z ustrezno objavo razpisov za zbiranje predlogov, postopki neposredne dodelitve pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni, pri primerni naknadni objavi upravičencev pa je upoštevano načelo sorazmernosti;

(c)

preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za dodelitev nepovratnih sredstev;

(d)

določajo, da se nepovratna sredstva ne smejo kopičiti ali dodeljevati za nazaj, da morajo praviloma vključevati sofinanciranje in da si z njimi upravičenec ne sme prizadevati za dobiček ali ga ustvariti.

3.   Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranje kontrole, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, ki naj bi se jim poverile naloge izvrševanja proračuna v imenu Komisije, zagotavljajo enakovredno raven zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotavljajo doseganje ciljev upravljanja, če so skladni z načeli iz člena 32 finančne uredbe.

Člen 39

Predhodno preverjanje pravil in postopkov subjektov in oseb v okviru posrednega upravljanja

(člen 61(1) finančne uredbe)

Za namene predhodnega preverjanja v skladu s členom 61(1) finančne uredbe se odgovorni odredbodajalec lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki gaje opravil drug odredbodajalec, če so sklepne ugotovitve ustrezne za posebna tveganja nalog, ki naj bi se poverile, zlasti glede njihove narave in zadevnih zneskov.

Odgovorni odredbodajalec se lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki so ga opravili drugi donatorji, če je bilo to preverjanje opravljeno v skladu s pogoji, ki so enakovredni pogojem za posredno upravljanje iz člena 60 finančne uredbe.

Člen 40

Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil za opravljanje nalog izvrševanja proračuna na subjekte in osebe

(člen 61(3) finančne uredbe)

Sporazumi o prenosu pooblastil vključujejo podrobne ureditve, ki zagotavljajo zaščito finančnih interesov Unije in preglednost opravljenih postopkov. Vključujejo najmanj naslednje:

(a)

jasno opredelitev dodeljenih nalog in njihovih omejitev, ki zadevajo zlasti spremembe poverjenih nalog, odpust dolgov, uporabo vrnjenih ali neporabljenih sredstev;

(b)

pogoje in podrobno ureditev za izvajanje nalog, odgovornosti in organiziranje kontrol, ki jih je treba izvajati, vključno z ocenjevanjem programov;

(c)

pogoje za plačilo prispevka Unije, vključno z povračilom stroškov, nastalih z izvrševanjem, ter plačevanjem pooblaščenega subjekta, skupaj s pravili, na podlagi katerih se zahtevajo dokazila, ki utemeljujejo plačila;

(d)

pravila za poročanje Komisiji o poteku izvajanja nalog, pričakovanih rezultatih, nepravilnostih, ki so se pojavile, in sprejetih ukrepih ter pogoje, pod katerimi se lahko plačila začasno ustavijo ali prekinejo, in pogoje, pod katerimi se preneha izvajanje nalog;

(e)

datum, do katerega je treba skleniti posamezne pogodbe in sporazume, s katerimi se izvaja sporazum o prenosu pooblastil, ki je sorazmeren z naravo poverjenih nalog;

(f)

pravila o izključitvi, ki subjektu ali osebi omogočajo, da izključi subjekte, ki so v eni od situacij iz točk (a), (b) in (e) člena 106(1) ter točk (a) in (b) člena 107 finančne uredbe, iz sodelovanja v postopku za oddajo javnih naročil, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrad ali iz možnosti oddaje javnega naročila, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrade;

(g)

podrobno ureditev za nadzor, ki ga izvaja Komisija, ter določbe, ki Komisiji, uradu OLAF in Računskemu sodišču omogočajo dostop do informacij, potrebnih za opravljanje njihovih dolžnosti, kot tudi pooblastilo za izvedbo revizij in preiskav, tudi s preverjanji na kraju samem;

(h)

ureditev, ki zagotavlja:

(i)

zavezo pooblaščenega subjekta, da bo nemudoma obvestil Komisijo o katerih koli goljufijah pri upravljanju sredstev Unije in o sprejetih ukrepih;

(ii)

imenovanje kontaktne točke, ki bo imela ustrezna pooblastila za neposredno sodelovanje z uradom OLAF, da se poenostavijo njegove operativne dejavnosti;

(i)

pogoje, ki urejajo uporabo bančnih računov in nabranih obresti, kot je navedeno v členu 8(4) finančne uredbe;

(j)

določbe, ki zagotavljajo, da so ukrepi Unije ločeni od drugih dejavnosti organa.

Člen 41

Izjava o upravljanju in izjava o skladnosti

(člen 60(5) finančne uredbe)

V primeru ukrepov, ki se zaključijo pred koncem zadevnega proračunskega leta, lahko končno poročilo pooblaščenega subjekta ali osebe za ta ukrep nadomesti izjavo o upravljanju iz člena 60(5)(b) finančne uredbe, če se predloži pred 15. februarjem leta, ki sledi zadevnemu proračunskemu letu.

Kadar mednarodne organizacije in tretje države izvajajo ukrepe, ki niso večletni in so omejeni na 18 mesecev, se lahko v končno poročilo vključi izjava o skladnosti iz člena 60(5) finančne uredbe.

Člen 42

Postopki pregleda in potrditve obračunov ter izključitve odhodkov, ki niso bili izvršeni v skladu s pravili, ki se uporabljajo v okviru posrednega upravljanja, iz financiranja s sredstvi Unije

(člen 60(6)(b) in (c) finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo predpisi za posamezni sektor, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavljajo:

(a)

pregled dokumentacije in, kadar je to primerno, preverjanje na kraju samem, ki ju opravi Komisija;

(b)

določitev zneska odhodkov, ki ga Komisija prizna kot potrjenega, kadar je to potrebno na podlagi kontradiktornega postopka z organi in telesi ter po tem, ko so bili ti organi in telesa obveščeni;

(c)

izračun finančnih popravkov, ki ga izvede Komisija, kadar je to ustrezno;

(d)

izterjava ali plačilo razlike s strani Komisije, ki izhaja iz razlike med potrjenimi odhodki in zneski, ki so bili že izplačani organom ali telesom.

Za namene točke (d) prvega pododstavka Komisija izterja zapadle zneske po možnosti s pobotom iz člena 87.

2.   Kadar se naloge izvrševanja proračuna poverijo subjektu, ki izvaja ukrep z več donatorji, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavlja preverjanje, da je subjekt za zadevni ukrep porabil znesek, enak tistemu, ki ga je za ta ukrep plačala Komisija, ter da so odhodki nastali v skladu z obveznostmi iz sporazuma, ki ga je podpisal subjekt.

V tej uredbi ukrep z več donatorji pomeni vse ukrepe, kadar so sredstva Unije združena s sredstvi vsaj še enega donatorja.

Člen 43

Posebne določbe o posrednem upravljanju z mednarodnimi organizacijami

(člen 58(1)(c)(ii) in člen 188 finančne uredbe)

1.   Mednarodne organizacije iz točke (ii) člena 58(1)(c) finančne uredbe so:

(a)

mednarodne organizacije javnega sektorja, ustanovljene na podlagi medvladnih sporazumov, in specializirane agencije, ki jih ustanovijo take organizacije;

(b)

Mednarodni odbor Rdečega križa;

(c)

Mednarodna federacija državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca;

(d)

druge neprofitne organizacije, ki na podlagi sklepa Komisije štejejo za mednarodne organizacije.

2.   Kadar Komisija izvršuje proračun v okviru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami, se uporabljajo sporazumi o preverjanju, sklenjeni z njimi.

Člen 44

Imenovanje subjektov javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve

(člen 58(1)(c)(v) in (vi) finančne uredbe)

1.   Za subjekte javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.

2.   V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da zadevna država članica ali država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali država imenuje organ ali subjekt v skladu s temeljnim aktom.

V vseh drugih primerih Komisija imenuje takšne organe ali subjekte v dogovoru z zadevnimi državami članicami ali državami.

POGLAVJE 3

Finančni udeleženci

Oddelek 1

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Člen 45

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

(člen 64 finančne uredbe)

1.   Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih dolžnosti, in pripravi akt, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.

2.   Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja akt, ki ga pripravi Komisija.

Oddelek 2

odredbodajalec

Člen 46

Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci, ki so jim bile v okviru njegove pristojnosti dodeljene določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za uslužbence, ki pomagajo odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Vodjem delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci Komisije.

Člen 47

Notranje določbe o prenosu pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

V skladu s finančno uredbo in s to uredbo vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi takšne ukrepe za upravljanje odobritev, za kakršne meni, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega oddelka proračuna.

Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, veljajo notranja pravila, ki jih pripravi Komisija.

Člen 48

Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci

(člen 66(2) finančne uredbe)

Odredbodajalec vzpostavi sisteme na papirju ali elektronske sisteme za hranjenje izvirnikov dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja proračuna ali ukrepov za izvrševanje proračuna. Ti sistemi določajo:

(a)

da se taki dokumenti oštevilčijo;

(b)

da se taki dokumenti opremijo z datumom;

(c)

da se evidence, ki so lahko tudi računalniško podprte, vodijo tako, da se evidentira natančna lokacija takih dokumentov;

(d)

da se taki dokumenti hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo;

(e)

da se hranijo dokumenti, ki se nanašajo na jamstva za predhodno financiranje v korist institucije, in vodi evidenca, ki omogoča, da se takšna jamstva ustrezno spremljajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določeno v točki (d) prvega odstavka, tj. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 49

Predhodne in naknadne kontrole

(člen 66(5) in (6) finančne uredbe)

1.   Začetek dejavnosti pomeni vse postopke, ki jih običajno izvajajo uslužbenci iz člena 46 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.

2.   Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.

3.   S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.

Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.

Namen predhodnih kontrol je preveriti:

(a)

da so odhodki in prihodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo, zlasti z določbami proračuna in drugih ustreznih predpisov, ter kakršnih koli aktov, sprejetih za izvajanje Pogodb ali predpisov, in, kadar je to primerno, s pogoji pogodb;

(b)

da se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz poglavja 7 naslova II prvega dela finančne uredbe.

Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.

4.   Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.

S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz odstavka 3.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ukrepe za rešitev teh težav.

Analiza tveganja iz člena 66(6) finančne uredbe se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.

V primeru večletnih programov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.

Člen 50

Kodeks strokovnega ravnanja

(člen 66(7) in člen 73(5) finančne uredbe)

1.   Zaposleni, ki jih imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izberejo na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

2.   Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja določa:

(a)

stopnjo usposobljenosti na strokovnem in finančnem področju, ki se zahteva za zaposlene iz odstavka 1;

(b)

obveznost, da se taki zaposleni nenehno usposabljajo;

(c)

funkcijo, vlogo in naloge, ki se jim dodelijo;

(d)

pravila ravnanja, zlasti standarde etike in poštenosti, ki jih morajo upoštevati, ter pravice, ki jih imajo.

3.   Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja kodeks strokovnega ravnanja Komisije iz odstavka 2 tega člena.

4.   Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, ter ki te informacije redno dopolnjujejo.

Člen 51

Neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil

(člen 66(8) finančne uredbe)

Za neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil iz člena 66(8) finančne uredbe šteje, če odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.

Člen 52

Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za opravljanje dolžnosti računovodje.

Odredbodajalec redno in vsaj pred pripravo zaključnega računa obvesti računovodjo o ustreznih finančnih podatkih o fiduciarnem računu, da se omogoči prikaz uporabe sredstev Unije v zaključnem računu Unije.

Člen 53

Poročila o postopkih s pogajanji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih po postopkih s pogajanji iz točk (a) do (g) člena 134(1), točk (a) do (d) člena 135(1) ter členov 266, 268 in 270 te uredbe. Če se delež pogodb, sklenjenih po postopkih s pogajanji, glede na število javnih naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

Oddelek 3

Računovodja

Člen 54

Imenovanje računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije.

Institucija računovodjo izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali enakovrednimi strokovnimi izkušnjami.

2.   Dve ali več institucij ali organov lahko za računovodjo imenuje isto osebo.

V tem primeru sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.

Člen 55

Razrešitev računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1.   V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi bruto bilanca.

2.   Računovodja, ki je razrešen, ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe novemu računovodji predloži bruto bilanco, ki ji priloži poročilo o prevzemu nalog.

Novi računovodja v enem mesecu od datuma predložitve pisno potrdi, da sprejema bruto bilanco, lahko pa izrazi pridržke.

Poročilo o prevzemu nalog vsebuje tudi rezultat bruto bilance in morebitne pridržke.

3.   Vsaka institucija ali organ iz člena 208 finančne uredbe v dveh tednih obvesti Evropski parlament, Svet in računovodjo Komisije o imenovanju ali razrešitvi svojega računovodje.

Člen 56

Preverjanje računovodskega sistema in sistema za vodenje evidence premoženja

(člen 68 finančne uredbe)

Odgovorni odredbodajalec uradno obvesti računovodjo o vseh dogodkih ali pomembnih spremembah sistema za finančno poslovodenje, sistema za vodenje evidence premoženja ali sistema za vrednotenje sredstev in obveznosti, če zagotavlja podatke za računovodstvo institucije ali se ti uporabijo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, zato da računovodja lahko preveri skladnost z merili potrjevanja.

Računovodja lahko kadar koli ponovno preveri že potrjeni sistem za finančno poslovodenje. Kadar sistem za finančno poslovodenje, ki ga je vzpostavil odgovorni odredbodajalec, ni ali ni več potrjen s strani računovodje, odgovorni odredbodajalec oblikuje akcijski načrt, zato da se pravočasno odpravijo pomanjkljivosti, zaradi katerih sistem ni bil potrjen.

Odgovorni odredbodajalec je odgovoren za popolnost informacij, posredovanih računovodji.

Člen 57

Vodenje zakladništva

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.

2.   Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnih tokov.

3.   Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.

Člen 58

Vodenje bančnih računov

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Za potrebe vodenja zakladništva lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko računovodja odpre račune tudi v valuti, ki ni euro.

2.   Računovodja je odgovoren za zaprtje računov iz odstavka 1 ali za zagotovitev, da so taki računi zaprti.

3.   Računovodja s finančnimi institucijami določi pogoje vodenja računov iz odstavka 1 v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.

4.   Računovodja vsaj na vsakih pet let ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so v skladu z odstavkom 1 lahko odprti računi.

Kadar pogoji lokalnih bank to omogočajo, se za bančne račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, redno opravljajo primerjalne analize pogojev pri različnih bankah. Taka analiza se izvede vsaj na vsakih pet let na pobudo imetnika računa izločenih sredstev, ki nato računovodji predloži utemeljen predlog za izbiro banke za obdobje, ki ni daljše od petih let.

5.   Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah v skladu z odstavkom 1.

Za račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, imetnik računa prevzame to odgovornost v skladu z veljavno zakonodajo države, v kateri opravlja svoj mandat.

6.   Računovodja Komisije obvesti računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe o pogojih vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah. Računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe uskladijo pogoje vodenja računov, ki jih odprejo, s temi pogoji.

Člen 59

Pooblastilo za podpisovanje

(člen 68 finančne uredbe)

Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov, določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančnih poslov podpisati eden ali več ustrezno pooblaščenih zaposlenih. Ustrezno navodilo na papirju podpišeta vsaj dva ustrezno pooblaščena zaposlena ali računovodja osebno.

Za namene prvega odstavka računovodja vsake institucije sporoči vsem finančnim institucijam, pri katerih je zadevna institucija odprla račune, imena pooblaščenih zaposlenih in njihove vzorce podpisov.

Člen 60

Vodenje stanj na računih

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih iz člena 58 ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 57(2) in v vsakem primeru:

(a)

da nobeden od teh računov ne izkazuje negativnega stanja;

(b)

da se stanje na računih, ki se vodijo v drugih valutah, redno preračunava v eure.

2.   Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.

Člen 61

Prenosi in preračuni

(člen 68 finančne uredbe)

Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja preračune valut.

Člen 62

Način plačila

(člen 68 finančne uredbe)

Plačila se izvršujejo z bančnim nakazilom, s čekom ali – z računa izločenih sredstev – s plačilno kartico v skladu s členom 67(4).

Člen 63

Dokumenti pravnega subjekta

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko institucija v skupen dokument vnese podatke o bančnem računu prejemnika plačila in podatke, ki potrjujejo njegovo identiteto, ali kakršno koli spremembo navedenih podatkov.

Vsak takšen vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila in njegovih pravnih podatkov v navedeni dokument ali spremembe navedenih podatkov se izvede na podlagi ustreznih dokazil, katerih obliko določi računovodja.

2.   Za namen plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v navedeni dokument.

Odredbodajalci obvestijo računovodjo o vseh spremembah podatkov o bančnem računu in pravnih podatkov, ki jim jih je sporočil prejemnik plačila, ter pred izvršitvijo plačila preverijo, da so navedeni podatki veljavni.

V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v dokument o prejemniku plačil. V takih primerih odredbodajalec stori vse, kar je v njegovi moči, da zagotovi čimprejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.

Člen 64

Dokazila, ki jih hrani računovodja

(člen 68 finančne uredbe)

Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 141 finančne uredbe se hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.

Člen 65

Osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov

(člen 69 finančne uredbe)

Vsaka institucija določi pogoje, pod katerimi so zaposleni, ki jih določi in pooblasti za vodenje računov v lokalnih enotah iz člena 72, pooblaščeni za sporočanje imen in vzorcev podpisov lokalnim finančnim institucijam.

Oddelek 4

Skrbnik računa izločenih sredstev

Člen 66

Pogoji za uporabo računov izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki zaradi majhnih zneskov materialno nemogoče ali neučinkovito, se lahko za plačila takih odhodkov vzpostavijo računi izločenih sredstev.

2.   Skrbnik računa izločenih sredstev lahko na podlagi podrobnega okvira, določenega v navodilih odgovornega odredbodajalca, začasno potrjuje in plačuje odhodke. Ta navodila podrobno določajo pravila in pogoje, ki veljajo za začasno potrditev in plačila, in, kadar je primerno, pogoje za sklenitev pravnih obveznosti v smislu člena 97(1)(e).

3.   Račun izločenih sredstev se vzpostavi in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.

Tudi za spremembo pogojev vodenja računa izločenih sredstev je potreben sklep računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.

4.   V delegacijah Unije se računi izločenih sredstev vzpostavijo za plačilo odhodkov oddelka proračuna za Komisijo in oddelka proračuna za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) ter zagotavljajo popolno sledljivost odhodkov.

Člen 67

Pogoji za oblikovanje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Sklep o vzpostavitvi računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev vodenja računa izločenih sredstev določata zlasti:

(a)

najvišji znesek, ki ga je mogoče izločiti na račun, in njegov namen;

(b)

ali je treba v imenu institucije odpreti bančni ali poštni žiro račun;

(c)

vrsto in najvišji znesek posameznih odhodkovnih postavk, ki jih lahko skrbnik računa izločenih sredstev izplača tretjim osebam ali pobere od njih;

(d)

pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev ter način njihovega pošiljanja odredbodajalcu za obračun;

(e)

postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev;

(f)

da transakcije na računu izločenih sredstev odredbodajalec obračuna najpozneje na koncu naslednjega meseca, da je mogoče uskladiti računovodsko in bančno stanje;

(g)

rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja skrbniku računa izločenih sredstev;

(h)

podatke o imenovanem skrbniku računa izločenih sredstev.

2.   V predlogih za sklepe o vzpostavitvi računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:

(a)

ima prednost uporaba proračunskih postopkov, kadar obstaja dostop do centralnega računalniškega računovodskega sistema;

(b)

se račun izločenih sredstev uporablja samo v utemeljenih primerih.

Najvišji znesek, ki ga lahko za posamezno odhodkovno postavko izplača skrbnik računa izločenih sredstev, kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki materialno nemogoče ali neučinkovito, ne presega 60 000 EUR.

3.   Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:

(a)

predhodnega prevzema proračunskih in pravnih obveznosti, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec;

(b)

pozitivnega stanja na računu izločenih sredstev, in sicer v gotovini ali na računih.

4.   Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 89 finančne uredbe, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, vključno s plačilnimi karticami, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.

5.   Plačilom sledi sprejetje sklepov o formalni dokončni potrditvi in/ali nalogov za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.

Člen 68

Izbira skrbnika računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere med uradniki ali, če je potrebno in samo v ustrezno utemeljenih primerih, med drugimi zaposlenimi. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

Člen 69

Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Računovodja izvršuje plačila za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenos nalog podpisnika ter kontrol na kraju samem in v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja zagotavlja sredstva na računu izločenih sredstev. Izločena sredstva se plačajo na bančni račun, ki se odpre za izločena sredstva.

Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki od:

(a)

prodaje opreme;

(b)

publikacije;

(c)

raznih vračil;

(d)

obresti.

Izločena sredstva se obračunajo na podlagi odhodkov ali raznih prihodkov ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o vzpostavitvi računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami finančne uredbe. Odredbodajalec odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.

2.   Skrbnik računa izločenih sredstev lahko prenaša sredstva med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isti račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.

Člen 70

Preverjanja, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega računa so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbnik računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij, ki se pripravi vsaj enkrat na mesec, naslednji mesec skupaj z dokazili odgovornemu odredbodajalcu, ki obračuna transakcije na računu izločenih sredstev.

2.   Računovodja izvaja preverjanja, ki se morajo praviloma izvajati na kraju samem in brez predhodne napovedi ter s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, da so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da taka preverjanja izvaja zaposleni v njegovi službi ali službi za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh preverjanj odgovornemu odredbodajalcu.

Člen 71

Postopek za oddajo javnih naročil

(člen 70 finančne uredbe)

Plačila stroškov z računa izločenih sredstev se lahko v mejah iz člena 137(3) izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Člen 72

Oblikovanje računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Za plačila določenih kategorij odhodkov se v skladu s členom 70 finančne uredbe vzpostavi eden ali več računov izločenih sredstev v vsaki lokalni enoti zunaj Unije. Lokalna enota je na primer delegacija, urad ali podružnica Unije v tretji državi.

Sklep o vzpostavitvi takega računa izločenih sredstev vsebuje pogoje za vodenje takega računa v skladu s členom 70 finančne uredbe ter glede na posebne potrebe vsake lokalne enote.

Člen 73

Skrbniki računa izločenih sredstev in osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov v delegacijah Unije

(člen 70 finančne uredbe)

V izjemnih okoliščinah in za namene neprekinjenega dela lahko dolžnosti skrbnika računa izločenih sredstev pri ESZD v delegacijah Unije izvajajo zaposleni na Komisiji. Pod enakimi pogoji se lahko zaposleni v ESZD imenujejo kot skrbniki računov izločenih sredstev za Komisijo v delegacijah Unije.

V delegacijah Unije se za imenovane osebe, ki jih računovodja pooblasti za izvajanje bančnih poslov, uporabljajo pravila in pogoji iz prvega odstavka.

POGLAVJE 4

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 74

Organi, odgovorni za boj proti goljufijam

(člen 66(8) in člen 72(2) finančne uredbe)

Organi in telesa iz člena 66(8) in člena 72(2) finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani v kadrovskih predpisih in sklepih institucij Unije o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in kakršnega koli drugega nezakonitega ravnanja, ki škoduje interesom Unije.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil in nadaljnjega prenosa pooblastil

Člen 75

Finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

Brez poseganja v pristojnosti urada OLAF je v zvezi s kršitvami katere koli določbe finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja, zaradi dejanja ali opustitve dejanja zaposlenega pristojna komisija za finančne nepravilnosti iz člena 29 (v nadaljnjem besedilu: komisija).

Člen 76

Komisija za finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

1.   Organ za imenovanje predloži primere finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe komisiji, ki da mnenje v skladu z drugim pododstavkom člena 73(6) finančne uredbe.

Če delujejo vodje delegacij Unije kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, se lahko odgovorni odredbodajalec za mnenje o primerih finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe obrne neposredno na komisijo.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil lahko komisiji predloži zadevo, če meni, da se je zgodila finančna nepravilnost. Komisija pripravi mnenje, v katerem oceni, ali so se zgodile nepravilnosti v smislu člena 75, kako resne so bile in kakšne so lahko njihove posledice. Kadar analiza komisije pokaže, da zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost urada OLAF, spis nemudoma vrne organu za imenovanje in takoj obvesti urad OLAF.

Kadar komisijo o zadevi obvesti neposredno zaposleni v skladu s členom 66(8) finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje in o tem ustrezno obvesti zaposlenega. Organ za imenovanje lahko komisijo zaprosi za mnenje o zadevi.

2.   Institucija ali, v primeru skupne komisije, sodelujoče institucije glede na svojo notranjo organiziranost določijo način delovanja komisije in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjega udeleženca z zahtevano usposobljenostjo in izkušnjami.

Člen 77

Potrditev navodil

(člen 73(3) finančne uredbe)

1.   Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel pooblastila. Če se navodilo pisno potrdi, potrditev pa je prejeta pravočasno ter je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja. Navodilu sledi, razen če ni očitno nezakonito ali pomeni kršitev veljavnih varnostnih standardov.

2.   Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih, kadar odredbodajalec med izvajanjem zavezujočega navodila ugotovi, da bi zaradi okoliščin zadeve lahko nastala nepravilnost.

Vsa navodila, potrjena na način, opisan v členu 73(3) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil evidentira in jih tudi navede v letnem poročilu o dejavnostih.

POGLAVJE 5

Prihodki

Oddelek 1

Lastna sredstva

Člen 78

Pravila, ki se uporabljajo za lastna sredstva

(člen 76 finančne uredbe)

Odredbodajalec pripravi terminski načrt, ki prikazuje, kdaj bodo lastna sredstva, opredeljena v Sklepu o sistemu virov lastnih sredstev Unije, dana na voljo Komisiji.

Lastna sredstva se določijo in izterjajo v skladu s pravili, ki se sprejmejo na podlagi sklepa iz prvega odstavka.

Oddelek 2

Ocena terjatev

Člen 79

Ocena terjatev

(člen 77 finančne uredbe)

1.   Ocene terjatev vsebujejo vrsto prihodka in proračunsko postavko, na katero naj bi se knjižile, in po možnosti podatke o dolžniku ter ocenjeni znesek terjatve.

Pri pripravi ocene terjatev odgovorni odredbodajalec preveri predvsem, da:

(a)

je prihodek knjižen na pravilno proračunsko postavko;

(b)

je ocena pravilna in v skladu z veljavnimi določbami in načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2.   Ob upoštevanju člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe ter člena 7(2) te uredbe ocena terjatev ne pomeni, da so odobritve za prevzem obveznosti na voljo. V primerih iz člena 21 finančne uredbe se lahko odobritve dajo na voljo šele, ko Unija dejansko izterja dolgovane zneske.

Oddelek 3

Ugotovitev terjatev

Člen 80

Postopek

(člen 78 finančne uredbe)

1.   Ko odgovorni odredbodajalec ugotovi terjatev, to pomeni priznanje pravice Unije do dolžnika in ugotovitev upravičenosti do zahteve, da dolžnik dolg plača.

2.   Nalog za izterjavo je postopek, s katerim odgovorni odredbodajalec da navodilo računovodji, da izterja ugotovljeni znesek terjatve.

3.   Z opominom dolžniku se dolžnik obvesti o naslednjem:

(a)

Unija je ugotovila terjatev;

(b)

če se dolg plača do določenega roka, se zamudne obresti ne obračunajo;

(c)

če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), se za dolg zaračunajo obresti po obrestni meri iz člena 83 brez poseganja v kakršne koli posebne predpise, ki se uporabljajo;

(d)

če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), institucija izvrši izterjavo s pobotom ali z unovčenjem kakršnega koli jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej;

(e)

računovodja lahko izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz točke (b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Komisiji, izgubljen, dolžnik pa se pred tem obvesti o razlogih in datumu izterjave s pobotom;

(f)

če po sprejetju vseh ukrepov iz točk (a) do (e) tega pododstavka znesek ni izterjan v celoti, institucija izvrši izterjavo z izvršitvijo sklepa, izdanega bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Odredbodajalec opomin natisne in ga pošlje dolžniku. Računovodja se o posredovanju obvesti prek finančnega informacijskega sistema.

Člen 81

Ugotovitev terjatev

(člen 78 finančne uredbe)

Da se terjatev lahko ugotovi, odgovorni odredbodajalec zagotovi:

(a)

da je terjatev nedvoumna, kar pomeni, da ni z ničimer pogojena;

(b)

da je terjatev v fiksnem znesku, natančno izražena v denarju;

(c)

da je terjatev zapadla in da zanjo ni določen noben plačilni rok;

(d)

da so podatki o dolžniku točni;

(e)

da je znesek, ki ga je treba izterjati, knjižen na pravilno proračunsko postavko;

(f)

da so dokazila pravilna in

(g)

da je upoštevano načelo dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede meril iz točke (a) člena 91(1).

Člen 82

Dokazila za ugotovitev terjatev

(člen 78 finančne uredbe)

1.   Ugotovitev terjatve temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost Unije.

2.   Pred ugotovitvijo terjatve odgovorni odredbodajalec osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.

3.   Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.

Člen 83

Zamudne obresti

(člen 78 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, se za vsako terjatev, ki ni poplačana v roku iz člena 80(3)(b), zaračunajo obresti v skladu z odstavkoma 2 in 3 tega člena.

2.   Obrestna mera za terjatve, ki niso poplačane v roku iz člena 80(3)(b), je obrestna mera, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja, objavljena v seriji C Uradnega lista Evropske unije, in ki velja na prvi koledarski dan meseca, v katerem terjatev zapade v plačilo, povečana za:

(a)

osem odstotnih točk, če je dogodek, ki je podlaga obveznosti, pogodba o izvedbi javnega naročila blaga in storitev iz naslova V;

(b)

tri odstotne točke in pol v vseh drugih primerih.

3.   Obresti se zaračunavajo od koledarskega dne po roku iz člena 80(3)(b), določenem v opominu, do koledarskega dne, ko je dolg v celoti poplačan.

Nalog za izterjavo za znesek zamudnih obresti se izda, kadar se te obresti dejansko prejmejo.

4.   V primeru glob, kadar dolžnik predloži finančno jamstvo, ki ga računovodja sprejme namesto plačila, je obrestna mera, ki se uporablja od roka iz člena 80(3)(b), obrestna mera iz odstavka 2 tega člena, ki velja na prvi dan meseca, v katerem je bil sprejet sklep o naložitvi globe, povečana za samo eno odstotno točko in pol.

Oddelek 4

Odobritev izterjave

Člen 84

Izdaja naloga za izterjavo

(člen 79 finančne uredbe)

1.   V nalogu za izterjavo se navedejo:

(a)

proračunsko leto, na katero naj bi se prihodek knjižil;

(b)

sklicevanje na akt ali pravno obveznost, ki je vir dolga in na podlagi katere je nastala upravičenost do izterjave;

(c)

proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja, vključno, kadar je to primerno, s sklicevanjem na ustrezne proračunske obveznosti;

(d)

znesek, ki ga je treba izterjati, izražen v eurih;

(e)

ime in naslov dolžnika;

(f)

rok iz člena 80(3)(b);

(g)

možen način izterjave, zlasti možnost izterjave s pobotom ali z unovčenjem predloženega jamstva.

2.   Nalog za izterjavo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.

3.   Računovodja vsake institucije pripravlja seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti Unije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Ta seznam pošlje računovodji Komisije.

Računovodja Komisije pripravi prečiščen seznam in dolgovane zneske razvrsti po institucijah in datumu izdaje nalogov za izterjavo. Seznam se priloži poročilu Komisije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.

4.   Kadar je dolžniku vračilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega vračila v enem letu od njenega izreka, Komisija za večjo zaščito finančnih interesov Unije pripravi seznam upravičenosti Unije z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju varstva osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo po tem, ko je bil znesek dolga v celoti povrnjen. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

Sklep o vključitvi dolžnika na seznam upravičenosti Unije se sprejme ob upoštevanju načela sorazmernosti, predvsem pa se pri tem upošteva višina zneska.

Člen 85

Izvršljiv sklep v imenu drugih institucij

(člen 79(2) finančne uredbe)

1.   Izjemne okoliščine iz člena 79(2) finančne uredbe so izpolnjene, ko so zadevne institucije izčrpale možnost prostovoljnega plačila in izterjave dolga s pobotom iz člena 80(1) finančne uredbe, dolg pa je precejšen.

2.   V primeru iz odstavka 1 lahko zadevne institucije, razen institucij iz člena 299 PDEU, zahtevajo od Komisije, da sprejme izvršljiv sklep.

3.   Izvršljiv sklep v vsakem primeru določa, da se zahtevani zneski vključijo v oddelek proračuna za zadevno institucijo, ki deluje kot odredbodajalec. Prihodki se vključijo kot splošni prihodki, razen kadar spadajo med navedene primere namenskih prejemkov iz člena 21(3) finančne uredbe.

4.   Institucija, ki zahteva sprejetje izvršljivega sklepa, Komisijo seznani z vsemi dogodki, ki bi lahko vplivali na izterjavo, hkrati pa intervenira v podporo Komisiji v primeru pritožbe na izvršljivi sklep.

5.   Komisija in zadevna institucija se dogovorita o praktičnih načinih za izvajanje tega člena.

Oddelek 5

Izterjava

Člen 86

Formalnosti pri izterjavi

(člen 80 finančne uredbe)

1.   Ob izterjavi računovodja terjatev zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.

2.   Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji ali skrbniku računa izločenih sredstev izda potrdilo o plačilu.

3.   Delno vračilo s strani dolžnika, ki zadeva več nalogov za izterjavo, se najprej knjiži na najstarejšo terjatev, razen če dolžnik ne določi drugače.

Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti.

Člen 87

Izterjava s pobotom

(člen 80 finančne uredbe)

1.   Kadar ima dolžnik terjatev do Unije, ki je nedvoumna, kot je določeno v točki (a) člena 81, v fiksnem znesku in zapadla, ter se nanaša na vsoto v višini naloga za plačilo, računovodja po izteku roka iz člena 80(3)(b) izterja ugotovljene terjatve s pobotom.

V izjemnih okoliščinah računovodja izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker računovodja lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Uniji, izgubljen.

Računovodja prav tako izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), ko se s tem strinja dolžnik.

2.   Pred vsako izterjavo v skladu z odstavkom 1 se računovodja posvetuje z odgovornim odredbodajalcem in obvesti zadevne dolžnike.

Če je dolžnik nacionalni organ ali eden od njegovih upravnih organov, računovodja o svojem namenu izterjave s pobotom obvesti tudi zadevno državo članico, in sicer najmanj 10 delovnih dni vnaprej. Vendar lahko računovodja v dogovoru z zadevno državo članico ali zadevnim upravnim organom izvrši izterjavo s pobotom pred iztekom roka.

3.   Pobot iz odstavka 1 ima isti učinek kot plačilo ter razreši Unijo zneska dolga in, če je primerno, dolgovanih obresti.

Člen 88

Postopek izterjave, če dolžnik dolga ne plača prostovoljno

(člena 79 in 80 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v člen 87, če do roka iz člena 80(3)(b) in določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, vključno, kadar je to primerno, z unovčenjem jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej.

2.   Brez poseganja v člen 87, kadar ni mogoče uporabiti načina izterjave iz odstavka 1 tega člena in dolžnik ne plača dolga na podlagi formalnega opomina, ki mu ga je poslal računovodja, računovodja izvrši sklep o izterjavi, izdan bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Člen 89

Podaljšanje plačilnega roka

(člen 80 finančne uredbe)

Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a)

dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri iz člena 83 za celotno obdobje podaljšanja, ki se začne po izteku roka iz člena 80(3)(b);

(b)

za zavarovanje pravic Unije dolžnik predloži finančno jamstvo, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja institucije sprejme.

Jamstvo iz točke (b) prvega odstavka se lahko nadomesti s solidarnim poroštvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja institucije sprejme.

V izjemnih okoliščinah lahko računovodja na prošnjo dolžnika odstopi od zahteve po predložitvi jamstva iz točke (b) prvega odstavka, kadar je dolžnik po oceni računovodje pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva in ima težave.

Člen 90

Izterjava glob ali drugih kazni

(člena 80 in 83 finančne uredbe)

1.   Ko se vloži tožba na sodišče Evropske unije proti sklepu Komisije o naložitvi globe ali drugih kazni v skladu s PDEU ali Pogodbo Euratom in dokler niso bila izčrpana vsa pravna sredstva, dolžnik ali začasno plača zadevne zneske na bančni račun, ki ga določi računovodja, ali predloži finančno jamstvo, ki je sprejemljivo za računovodjo. Jamstvo je neodvisno od obveznosti plačila globe ali denarne kazni ali drugih kazni in je plačljivo na prvi poziv. Pokriva zahtevek v višini glavnice in zapadlih obresti, kot je določeno v členu 83(4).

2.   Komisija zavaruje začasno plačane zneske tako, da jih naloži v finančna sredstva in na ta način zagotovi varnost in likvidnost denarnih sredstev, hkrati pa si prizadeva tudi za pozitiven donos.

3.   Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa potrjena, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:

(a)

začasno pobrani zneski in njihove obresti ter druga pridobljena sredstva se vpišejo v proračun v skladu s členom 83 finančne uredbe najpozneje v proračunskem letu po letu, v katerem so bila izčrpana vsa pravna sredstva;

(b)

kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to unovči, ustrezni zneski pa se vpišejo v proračun.

Kadar je znesek globe ali denarne kazni Sodišče povečalo, se točki (a) in (b) prvega pododstavka uporabljata do zneskov iz sklepa Komisije, računovodja pa pobere znesek povečanja, ki se vpiše v proračun.

4.   Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa umaknjena ali zmanjšana, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:

(a)

neupravičeno pobrani zneski skupaj z nabranimi obrestmi se vrnejo zadevni tretji osebi. Če je bil skupni donos v zadevnem obdobju negativen, se povrne nominalna vrednost neupravičeno pobranih zneskov;

(b)

kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to ustrezno sprosti.

Člen 91

Odpoved izterjavi ugotovljene terjatve

(člen 80 finančne uredbe)

1.   Odgovorni odredbodajalec se lahko odpove izterjavi celotne ali dela ugotovljene terjatve samo v naslednjih primerih:

(a)

kadar bi bili stroški izterjave predvidoma višji od zneska, ki ga je treba izterjati, in odpoved ne bi škodila podobi Unije;

(b)

kadar terjatve ni mogoče izterjati zaradi starosti terjatve ali plačilne nesposobnosti dolžnika;

(c)

kadar izterjava ni skladna z načelom sorazmernosti.

2.   V primeru iz odstavka 1(c) odgovorni odredbodajalec ukrepa v skladu z vnaprej določenimi postopki v posamezni instituciji in uporablja naslednji merili, ki sta obvezni in se uporabljata v vseh primerih:

(a)

dejstva, ob upoštevanju resnosti nepravilnosti, zaradi katere je bila ugotovljena terjatev (goljufija, ponovitev kršitve, namen, skrbnost, dobra vera, očitna napaka);

(b)

učinek, ki bi ga odpoved terjatvi imela na delovanje Unije in njene finančne interese (znesek terjatve, tveganje, da bi odpoved predstavljala precedens, zmanjševanje pomena pravnih norm).

Glede na okoliščine zadeve lahko odgovorni odredbodajalec upošteva tudi naslednji dodatni merili:

(a)

morebitno izkrivljanje konkurence, ki bi ga povzročila odpoved izterjavi;

(b)

gospodarsko in socialno škodo, ki bi lahko nastala, če bi se dolg izterjal v celoti.

3.   Odločitev o odpovedi izterjavi iz člena 80(2) finančne uredbe se obrazloži in v njej se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena. Odgovorni odredbodajalec se odpove izterjavi v skladu s členom 84.

4.   Institucija ne sme prenesti pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljene terjatve v nobenem izmed naslednjih primerov:

(a)

če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 1 000 000 EUR;

(b)

če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 100 000 EUR in predstavlja 25 % ali več ugotovljene terjatve.

Za terjatve pod mejnima vrednostma iz prvega pododstavka vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljenega dolga.

5.   Vsaka institucija vsako leto pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu poročilo o odpovedih izterjavam iz odstavkov 1 do 4 tega člena za zneske v višini 100 000 EUR ali več. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

Člen 92

Razveljavitev ugotovljene terjatve

(člen 80 finančne uredbe)

1.   V primeru napake odgovorni odredbodajalec v celoti ali delno razveljavi ugotovljeno terjatev v skladu s členoma 82 in 84 ter navede ustrezne razloge.

2.   Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za razveljavitev ugotovljene terjatve.

Člen 93

Pravila za zastaralne roke

(člen 81 finančne uredbe)

1.   Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb začne teči po izteku roka, ki se je dolžniku sporočil v opominu, kot je določeno v členu 80(3)(b).

Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije začne teči na dan, na katerega je treba izplačati upravičenost tretje osebe v skladu z ustrezno pravno obveznostjo.

2.   Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb se prekine s kakršnim koli aktom institucije ali države članice v imenu institucije, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem se obvesti tretja oseba.

Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije se prekine s kakršnim koli aktom, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem Unijo obvestijo upniki ali osebe, ki delujejo v njihovem imenu.

3.   Dan po prekinitvah iz odstavka 2 začne teči nov zastaralni rok petih let.

4.   Vsak sodni postopek, povezan s terjatvijo iz odstavka 1, vključno s postopki, predloženimi sodišču, ki pozneje izjavi, da nima pristojnosti, prekine zastaralni rok. Novi zastaralni rok petih let ne začne teči, dokler ni izdana pravnomočna sodba ali dokler ni zunajsodne poravnave med istimi strankami o istem postopku.

5.   Če računovodja dolžniku v skladu s členom 89 odobri upniku podaljšanje plačilnega roka, se to šteje kot prekinitev zastaralnega roka. Nov zastaralni rok petih let začne teči na dan po izteku podaljšanega plačilnega roka.

6.   Upravičenosti se ne izterjajo po izteku zastaralnega roka, kot je določen v odstavkih 1 do 5.

POGLAVJE 6

Odhodki

Člen 94

Sklep o financiranju

(člen 84 finančne uredbe)

1.   Sklep o financiranju določi bistvene sestavine ukrepa, ki zahteva odhodke v breme proračuna.

2.   Sklep o financiranju določa zlasti naslednje:

(a)

za nepovratna sredstva:

(i)

sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii)

prednostne naloge za zadevno leto, cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate za odobritve, ki so bile odobrene za zadevno proračunsko leto;

(iii)

bistvena merila za upravičenost, izbor in dodelitev, ki se uporabljajo za izbiro predlogov;

(iv)

največjo možno stopnjo sofinanciranja in v primeru, da je predvidenih več stopenj, merila za uporabo vsake stopnje;

(v)

časovni razpored in okvirni znesek razpisov za zbiranje predlogov;

(b)

za javna naročila:

(i)

globalna proračunska sredstva, namenjena za javna naročila za zadevno leto;

(ii)

okvirno število in vrste predvidenih javnih naročil, in če je mogoče, splošno navedbo predmeta naročil;

(iii)

okvirno časovno obdobje za začetek postopkov za oddajo javnih naročil;

(c)

za skrbniške sklade iz člena 187 finančne uredbe:

(i)

sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii)

odobritve, namenjene za skrbniški sklad za zadevno leto, skupaj z zneski, načrtovanimi za čas njegovega trajanja;

(iii)

cilje skrbniškega sklada in njegovo trajanje;

(iv)

pravila upravljanja skrbniškega sklada;

(v)

možnost poveritve nalog izvrševanja proračuna subjektom in osebam iz člena 187(2) finančne uredbe;

(d)

za nagrade:

(i)

sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii)

cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;

(iii)

osnovne pogoje za sodelovanje in merila za podelitev;

(iv)

časovni razpored natečaja in znesek nagrade ali nagrad;

(e)

za finančne instrumente:

(i)

sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii)

cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;

(iii)

znesek, namenjen za finančne instrumente;

(iv)

okviren časovni razpored izvedbe.

3.   Če program dela iz člena 128 finančne uredbe za nepovratna sredstva, financirana z odobritvami, odobrenimi za zadevno proračunsko leto, vsebuje informacije iz odstavka 2(a) tega člena, sklep, s katerim je bil ta program sprejet, šteje kot sklep o financiranju teh nepovratnih sredstev.

V zvezi z javnimi naročili, skrbniškimi skladi, nagradami in finančnimi instrumenti, če je izvrševanje ustreznih odobritev, odobrenih za zadevno proračunsko leto, zagotovljeno s programom dela, ki vsebuje informacije iz odstavka 2(b), (c), (d) in (e) tega člena, sklep, s katerim je bil sprejet ta program dela, prav tako šteje kot sklep o financiranju zadevnih javnih naročil, skrbniških skladov, nagrad in finančnih instrumentov.

Če program dela takšnih informacij ne vsebuje za enega ali več ukrepov, ga je treba ustrezno spremeniti ali pa je treba za te ukrepe sprejeti poseben sklep o financiranju.

4.   Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe temeljnega akta za vsako večjo spremembo v že sprejetem sklepu o financiranju velja isti postopek kot za prvotni sklep.

Oddelek 1

Prevzem obveznosti za odhodke

Člen 95

Celotne in začasne obveznosti

(člen 85 finančne uredbe)

1.   Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo sporazumov o financiranju, ki sami predvidevajo poznejšo sklenitev ene ali več pravnih obveznosti, bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti.

Sporazumi o financiranju na področju neposredne finančne pomoči tretjim državam, vključno s proračunsko podporo, ki pomenijo pravno obveznost, so lahko podlaga za plačilo brez sklenitve drugih pravnih obveznosti.

2.   Začasne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil, bodisi v primerih odhodkov za zaposlene ali odhodkov za komuniciranje, ki jih imajo institucije za obveščanje javnosti o dogodkih Unije, neposredno s plačili.

Člen 96

Prevzem celotne obveznosti

(člen 85 finančne uredbe)

1.   Celotna obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.

Celotna obveznost se prevzame najpozneje pred sprejetjem sklepa o izbiri prejemnikov in, kadar je za izvrševanje zadevnih odobritev potrebno sprejetje programa dela v smislu člena 188, po tem, ko je tak program sprejet.

2.   Kadar se celotna obveznost izvršuje s sklenitvijo sporazuma o financiranju, se drugi pododstavek odstavka 1 ne uporablja.

Člen 97

En podpisnik

(člen 85 finančne uredbe)

1.   Izjema od pravila, da mora biti podpisnik za proračunsko obveznost in za ustrezno pravno obveznost isti, je mogoča samo v naslednjih primerih:

(a)

kadar se obveznosti prevzamejo začasno;

(b)

kadar se celotne obveznosti nanašajo na sporazume o financiranju s tretjimi državami;

(c)

kadar sklep institucije pomeni pravno obveznost;

(d)

kadar se celotna obveznost izvršuje z več pravnimi obveznostmi, za katere so odgovorni različni odredbodajalci;

(e)

kadar morajo v zvezi z računi izločenih sredstev, ki so na voljo za zunanje ukrepe, pravne obveznosti podpisati zaposleni v lokalnih enotah iz člena 72 po navodilih odgovornega odredbodajalca, ki pa ostaja popolnoma odgovoren za transakcije, povezane z računi;

(f)

kadar institucija prenese pooblastila odredbodajalca na direktorja medinstitucionalnega evropskega urada v skladu s členom 199(1) finančne uredbe.

2.   Če je odgovorni odredbodajalec, ki je podpisal proračunsko obveznost, odsoten in bo odsoten v obdobju, ki je daljše od roka za sklenitev pravne obveznosti, to pravno obveznost sklene oseba, ki je imenovana za njegovo nadomeščanje v skladu s pravili o nadomeščanju, ki jih sprejme vsaka institucija, pod pogojem, da ima ta oseba status odredbodajalca v skladu s členom 65(3) finančne uredbe.

Člen 98

Upravni odhodki, ki se pokrivajo z začasnimi obveznostmi

(člen 85 finančne uredbe)

Med postavke, ki se štejejo za rutinske upravne odhodke in ki lahko zahtevajo začasen prevzem obveznosti, spadajo:

(a)

odhodki za zaposlene, ne glede na to ali zanje veljajo kadrovski predpisi ali ne, za druge človeške vire in pokojnine ter za plačilo strokovnjakov;

(b)

odhodki v zvezi s člani institucij;

(c)

odhodki za usposabljanje;

(d)

odhodki za natečaje, izbor in zaposlovanje;

(e)

stroški službenih potovanj;

(f)

reprezentančni stroški;

(g)

stroški sejnin;

(h)

samostojni tolmači in prevajalci;

(i)

izmenjava uradnikov;

(j)

redne najemnine premičnin in nepremičnin ali ponavljajoča se plačila v zvezi s pogodbami o nepremičninah v smislu člena 121 te uredbe ali obroki posojil v skladu s členom 203(8) finančne uredbe;

(k)

razna zavarovanja;

(l)

čiščenje, vzdrževanje in varovanje;

(m)

stroški za socialno in zdravstveno varstvo;

(n)

uporaba telekomunikacijskih storitev;

(o)

finančne dajatve;

(p)

pravni odhodki;

(q)

odškodnine, skupaj z obrestmi;

(r)

delovna oprema;

(s)

voda, plin, elektrika;

(t)

publikacije na papirju ali v elektronski obliki;

(u)

obveščanje javnosti s strani institucij o dogodkih Unije.

Člen 99

Evidentiranje posameznih pravnih obveznosti

(člen 86 finančne uredbe)

V primeru celotne proračunske obveznosti, ki ji sledi ena ali več posameznih pravnih obveznosti, odgovorni odredbodajalec zneske teh zaporednih posameznih pravnih obveznosti evidentira v centralni računovodski evidenci.

Evidentiranje v računovodski evidenci vsebuje sklicevanje na celotno obveznost, na podlagi katere se knjižijo posamezne obveznosti.

Odgovorni odredbodajalec evidentira zneske v računovodski evidenci, preden podpiše ustrezne posamezne pravne obveznosti, razen v primerih iz četrtega pododstavka člena 86(4) finančne uredbe.

Odgovorni odredbodajalec v vseh primerih preveri, da skupni znesek ne preseže zneska celotne obveznosti, ki jih pokriva.

Oddelek 2

Potrditev odhodkov

Člen 100

Potrjevanje in zaznamek „odobreno za plačilo“

(člen 88 finančne uredbe)

1.   Potrditev odhodkov temelji na dokazilih v smislu člena 110, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedeni gradnji ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo, vključno s ponavljajočimi se plačili naročnin ali tečajev usposabljanja.

2.   Odgovorni odredbodajalec pred sprejetjem odločitve o potrditvi odhodkov osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.

3.   Odločitev o potrditvi se izrazi tako, da odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil s formalnim sklepom in na svojo odgovornost v skladu s členom 65(5) finančne uredbe, podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“. Takšni sklepi o pooblastilu se hranijo za morebitne potrebe v prihodnje.

Člen 101

Zaznamek „potrjujem pravilnost“ pri predhodnem financiranju

(člen 88 finančne uredbe)

Za plačila predhodnega financiranja odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ potrdi, da so izpolnjeni pogoji iz pravne obveznosti za plačilo predhodnega financiranja.

Člen 102

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri pogodbah o izvedbi javnega naročila za vmesna plačila in plačila razlike

(člen 88 finančne uredbe)

Za vmesna plačila in plačila razlike po pogodbah o izvedbi javnega naročila zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:

(a)

da je institucija prejela in formalno evidentirala račun, ki ga je izdal izvajalec;

(b)

da je odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sam račun ali notranji dokument, priložen prejetemu računu, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;

(c)

da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike računa, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati, in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.

Zaznamek „potrjujem pravilnost“ iz točke (b) prvega odstavka potrjuje, da so bile storitve, predvidene v pogodbi, pravilno opravljene ali da je bilo blago, predvideno v pogodbi, pravilno dobavljeno ali da so bile gradnje, predvidene v pogodbi, pravilno izvedene. Za blago in gradnje uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen, pripravi začasno potrdilo o prevzemu in na koncu garancijske dobe, določene v pogodbi, končno potrdilo o prevzemu. Ti dve potrdili štejeta kot zaznamek „potrjujem pravilnost“.

Za ponavljajoča se plačila naročnin ali tečajev usposabljanja zaznamek „potrjujem pravilnost“ potrjuje, da je upravičenost upnika skladna z zadevnimi dokumenti, ki utemeljujejo plačilo.

Člen 103

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri nepovratnih sredstvih za vmesna plačila in plačila razlike

(člen 88 finančne uredbe)

Za vmesna plačila in plačila razlike pri nepovratnih sredstvih zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:

(a)

da je institucija prejela in formalno evidentirala zahtevek za plačilo, ki ga je pripravil upravičenec;

(b)

da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sámo izjavo o stroških ali notranji dokument, priložen prejeti izjavi o stroških, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;

(c)

da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike izjave o stroških, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.

Uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom iz točke (b) prvega odstavka potrdi, da je ukrep ali program dela, ki ga izvaja upravičenec, v vseh vidikih v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev, vključno s tem, kadar je to ustrezno, da so stroški, ki jih je prijavil upravičenec, utemeljeni.

Člen 104

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri odhodkih za zaposlene

(člen 88 finančne uredbe)

Za plačila odhodkov za zaposlene zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje, da obstajajo naslednja dokazila:

(a)

v zvezi z mesečno plačo:

(i)

popoln seznam zaposlenih z navedbo vseh sestavnih delov osebnih prejemkov;

(ii)

obrazec (osebni evidenčni list), ki temelji na sklepih, sprejetih za vsakega posameznega zaposlenega, iz katerega so razvidne spremembe katerega koli sestavnega dela osebnih prejemkov;

(iii)

v primeru novih zaposlitev ali imenovanj overjena kopija odločbe o zaposlitvi ali imenovanju, priložena potrditvi izplačila prve plače;

(b)

v zvezi z drugimi vrstami osebnih prejemkov kot na primer za zaposlene, ki so plačani po urah ali dnevih: potrdilo, ki ga podpiše pooblaščeni zaposleni ter iz katerega so razvidni dnevi in ure prisotnosti na delu;

(c)

v zvezi z nadurami: potrdilo, ki ga podpiše pooblaščeni zaposleni in ki potrjuje število nadur na delu;

(d)

v zvezi s stroški službenih potovanj:

(i)

potni nalog, ki ga podpiše pristojni organ;

(ii)

obračun stroškov službenega potovanja, ki ga podpišeta zaposleni, ki je bil na službenem potovanju, in upravni nadrejeni delavec, na katerega so bila prenesena ustrezna pooblastila, če se stroški službenega potovanja razlikujejo od naloga zanj;

(e)

v zvezi z nekaterimi drugimi upravnimi odhodki, povezanimi z zaposlenimi, vključno z naročninami in tečaji usposabljanja, ki jih je po pogodbi treba plačati vnaprej: dokazila, ki se nanašajo na sklep, na katerem temeljijo stroški, in iz katerih so razvidne vse sestavine izračuna.

V obračunu stroškov službenega potovanja iz točke (d)(ii) prvega odstavka so navedeni kraj službenega potovanja, datumi in ure odhoda in prihoda v kraj službenega potovanja, stroški prevoza, dnevnice in drugi stroški, primerno odobreni na osnovi predloženih dokazil.

Člen 105

Materialna oblika zaznamka „odobreno za plačilo“

(člen 88 finančne uredbe)

V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 100. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko elektronsko zaščitene potrditve odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.

Člen 106

Materialna oblika zaznamka „potrjujem pravilnost“

(člen 88 finančne uredbe)

V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 101. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko elektronsko zaščitene potrditve strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.

Oddelek 3

Odobritev plačil

Člen 107

Preverjanja plačil, ki jih izvede odredbodajalec

(člen 89 finančne uredbe)

Pri pripravi naloga za plačilo odgovorni odredbodajalec zagotovi:

(a)

da je nalog za plačilo pravilno izdan, kar pomeni, da je bila pred tem sprejeta ustrezna odločitev o potrditvi v obliki zaznamka „odobreno za plačilo“, da so podatki o prejemniku plačila pravilni in da je znesek zapadel v plačilo;

(b)

da je nalog za plačilo skladen s proračunsko obveznostjo, na podlagi katere je knjižen;

(c)

da odhodki bremenijo pravo postavko v proračunu;

(d)

da so odobritve na voljo.

Člen 108

Obvezni podatki na nalogu za plačilo in predložitev računovodji

(člen 89 finančne uredbe)

1.   V nalogu za plačilo se navedejo:

(a)

proračunsko leto, na katero naj bi se odhodek knjižil;

(b)

proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja;

(c)

sklicevanje na pravno obveznosti, na podlagi katere je nastala upravičenost do plačila;

(d)

sklicevanje na proračunsko obveznost, na katero se odhodki knjižijo;

(e)

znesek, ki ga je treba plačati, izražen v eurih;

(f)

ime in naslov ter bančni podatki prejemnika plačila;

(g)

predmet odhodkov;

(h)

način plačila;

(i)

vpis v evidenco premoženja v skladu s členom 248.

2.   Nalog za izplačilo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.

Oddelek 4

Plačilo odhodkov

Člen 109

Vrste plačil

(člen 90 finančne uredbe)

1.   Predhodno financiranje zagotavlja likvidnostna sredstva. Lahko se razdeli na več plačil v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2.   Vmesno plačilo, ki se lahko ponovi, je lahko namenjeno za kritje odhodkov zaradi izvajanja sporazuma ali sklepa ali za plačilo storitev, blaga ali gradenj, končanih in/ali dostavljenih v vmesnih fazah izvajanja naročila. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna predhodno financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta.

3.   Zaključevanje odhodkov ima obliko plačila razlike, ki ga ni mogoče ponoviti in s katerim se obračunajo vsa predhodna plačila, ali obliko naloga za izterjavo.

Člen 110

Dokazila

(člen 90 finančne uredbe)

1.   Predhodno financiranje se plača na podlagi pogodbe, sklepa, sporazuma ali temeljnega akta ali na podlagi dokazil, ki omogočajo, da se preveri, ali se upoštevajo pogoji iz zadevne pogodbe, sklepa ali sporazuma, in sicer tudi takrat, ko je razdeljeno na več plačil. Če je datum plačila za predhodno financiranje določen v navedenih instrumentih, plačilo dolgovanega zneska ni odvisno od nadaljnjih zahtev.

2.   Vmesna plačila in plačila razlike temeljijo na dokazilih, ki omogočajo, da se preveri, ali se financirani ukrep izvaja v skladu s temeljnim aktom ali sklepom ali v skladu s pogoji iz pogodbe ali sporazuma.

3.   Odgovorni odredbodajalec v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja določi vrsto dokazil iz tega člena v skladu s temeljnim aktom, sklepi, pogodbami in sporazumi. Vmesna in končna poročila o tehničnem in finančnem izvajanju štejejo za dokazila za namene odstavka 2.

4.   Odgovorni odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.

Oddelek 5

Roki za izvrševanje odhodkov

Člen 111

Roki za plačila in zamudne obresti

(člen 92 finančne uredbe)

1.   Rok za izvršitev plačil vključuje potrjevanje, odobravanje in plačilo odhodkov.

Teči začne od dne prejema zahtevka za plačilo.

Služba, ki jo je pooblastil odgovorni odredbodajalec, zahtevek za plačilo čim prej evidentira in šteje se, da je bil zahtevek za plačilo prejet na datum evidentiranja.

Za datum plačila šteje datum, na katerega je bremenjen račun institucije.

2.   Zahtevek za plačilo vključuje naslednje bistvene elemente:

(a)

identifikacijo upnika;

(b)

znesek;

(c)

valuto;

(d)

datum.

Če manjka eden ali več bistvenih elementov, se zahtevek za plačilo zavrne.

Upnik se o zavrnitvi in razlogih zanjo čim prej pisno obvesti, najpozneje pa v 30 koledarskih dneh od datuma, ko je bil prejet zahtevek za plačilo.

3.   V primeru začasne prekinitve iz člena 92(2) finančne uredbe začne preostali čas za plačilo ponovno teči od dne prejema zahtevanih informacij ali popravljene dokumentacije ali po tem, ko je opravljeno potrebno naknadno preverjanje, vključno s pregledi na kraju samem.

4.   Po izteku rokov iz člena 92(1) finančne uredbe je upnik upravičen do obresti v skladu z naslednjima pogojema:

(a)

uporabljajo se obrestne mere iz člena 83(2) te uredbe;

(b)

obresti se plačajo za obdobje, ki preteče od koledarskega dne po izteku plačilnega roka iz člena 92(1) finančne uredbe do dne plačila.

Kadar so izračunane obresti v skladu s prvim pododstavkom enake ali manjše od 200 EUR, se plačajo upniku samo na zahtevo, predloženo v dveh mesecih po prejemu zapoznelega plačila.

5.   Vsaka institucija Evropskemu parlamentu in Svetu predloži poročilo o upoštevanju rokov in o prekinitvi rokov iz člena 92 finančne uredbe. Poročilo Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

POGLAVJE 7

Informacijski sistemi

Člen 112

Opis informacijskih sistemov

(člen 93 finančne uredbe)

Kadar se v procesu izvrševanja proračuna uporabljajo računalniški sistemi in podsistemi, je potreben popoln opis zadnjega stanja vsakega sistema ali podsistema.

Vsak opis vsebuje vsebino vseh podatkovnih polj in opis, kako sistem obravnava vsako posamezno operacijo. Opis podrobno prikazuje, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo.

Člen 113

Redno izdelovanje varnostnih kopij

(člen 93 finančne uredbe)

Podatki v računalniških sistemih in podsistemih se redno shranjujejo na varnostne kopije in hranijo na varnem mestu.

POGLAVJE 8

Notranji revizor

Člen 114

Imenovanje notranjega revizorja

(člen 98 finančne uredbe)

1.   Vsaka institucija imenuje svojega notranjega revizorja v skladu z ureditvijo, ki jo prilagodi svojim posebnostim in potrebam. Institucija o imenovanju notranjega revizorja obvesti Evropski parlament in Svet.

2.   Vsaka institucija v skladu s svojimi posebnostmi in potrebami določi obseg nalog notranjega revizorja ter podrobno določi cilje in postopke za izvajanje notranjerevizijske funkcije, pri čemer ustrezno upošteva mednarodne standarde notranjega revidiranja.

3.   Institucija lahko na podlagi svojih posebnih pristojnosti za notranjega revizorja imenuje uradnika ali drugega uslužbenca, za katerega veljajo kadrovski predpisi in ki je državljan države članice.

4.   Če dve ali več institucij imenuje istega notranjega revizorja, se dogovorita oz. dogovorijo o potrebni ureditvi, da revizor odgovarja za svoja dejanja v skladu s členom 119.

5.   Ko notranji revizor preneha opravljati svoje dolžnosti, institucija o tem obvesti Evropski parlament in Svet.

Člen 115

Sredstva notranjega revizorja

(člen 99 finančne uredbe)

Institucija zagotovi notranjemu revizorju potrebna sredstva, da lahko ta ustrezno izvaja svojo revizijsko funkcijo, in listino o delu notranjega revizorja, ki podrobno določa njegove naloge, dolžnosti in obveznosti.

Člen 116

Program dela

(člen 99 finančne uredbe)

1.   Notranji revizor sprejme svoj program dela in ga predloži instituciji.

2.   Institucija lahko zaprosi notranjega revizorja, da izvaja tudi revizije, ki niso vključene v program dela iz odstavka 1.

Člen 117

Poročila notranjega revizorja

(člen 99 finančne uredbe)

1.   Notranji revizor instituciji predloži letno notranjerevizijsko poročilo iz člena 99(3) finančne uredbe, v katerem navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, glavna priporočila, ki jih je dal, ter ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil.

V tem letnem poročilu navede tudi kakršne koli sistemske težave, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 73(6) finančne uredbe.

2.   Vsaka institucija prouči, ali so priporočila, dana v poročilih njenega notranjega revizorja, primerna za izmenjavo najboljših praks z drugimi institucijami.

3.   Notranji revizor se pri pripravi poročila osredotoči zlasti na splošno spoštovanje načela dobrega finančnega poslovodenja in zagotovi, da se sprejmejo ustrezni ukrepi za stalno izboljševanje in krepitev njegove uporabe.

Člen 118

Neodvisnost

(člen 100 finančne uredbe)

Notranji revizor je pri izvajanju svojih revizijskih nalog popolnoma neodvisen. Ne smejo se mu dajati navodila niti se ne sme na kakršen koli način omejevati pri izvajanju funkcij, ki so mu na podlagi njegovega imenovanja dodeljene v skladu s finančno uredbo.

Člen 119

Odgovornost notranjega revizorja

(člen 100 finančne uredbe)

Sama institucija lahko v skladu s postopkom iz tega člena ukrepa tako, da njen notranji revizor kot uradnik ali drug uslužbenec, za katerega veljajo kadrovski predpisi, odgovarja za svoja dejanja.

Institucija sprejme utemeljen sklep za začetek preiskave. Ta sklep se pošlje zadevni osebi. Institucija lahko na svojo neposredno odgovornost za izvajanje preiskave zadolži enega ali več uradnikov iz razreda, ki je enak ali višji od razreda zadevnega zaposlenega. Med preiskavo ima zadevna oseba pravico izraziti svoja stališča.

Poročilo o preiskavi se pošlje zadevni osebi, ki jo nato institucija zasliši o predmetu tega poročila.

Na podlagi poročila in zaslišanja institucija sprejme obrazložen sklep, s katero konča postopek, ali pa obrazložen sklep v skladu s členoma 22 in 86 kadrovskih predpisov ter Priloge IX h kadrovskim predpisom. Sklepi, s katerimi se izrečejo disciplinski ukrepi ali denarne kazni, se uradno pošljejo zadevni osebi ter v vednost drugim institucijam Računskemu sodišču.

V zvezi s takšnimi sklepi lahko zadevna oseba v skladu z določbami kadrovskih predpisov začne postopek pred Sodiščem Evropske unije.

Člen 120

Postopek pred Sodiščem Evropske unije

(člen 100 finančne uredbe)

Brez poseganja v pravna sredstva, ki jih predvidevajo kadrovski predpisi, lahko notranji revizor neposredno začne postopek pred Sodiščem Evropske unije glede vsakega dejanja, ki se nanaša na opravljanje njegovih dolžnosti notranjega revizorja. Takšen postopek je treba začeti v treh mesecih od datuma uradnega obvestila o zadevnem dejanju.

Preiskave in zaslišanja v takšnih postopkih se izvedejo v skladu s členom 91(5) kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije.

NASLOV V

JAVNA NAROČILA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Oddelek 1

Področje uporabe in načela za oddajo javnih naročil

Člen 121

Opredelitev pojmov in področje uporabe

(člen 101 finančne uredbe)

1.   Pogodbe o nepremičninah zajemajo nakup, dolgoročni zakup, užitek, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za zemljišča, že zgrajene zgradbe ali druge nepremičnine.

2.   Naročila blaga zajemajo nakup, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za blago. Naročilo, ki zajema dobavo proizvodov ter vključujejo namestitvena in inštalacijska dela, se šteje kot naročilo blaga.

3.   Naročila gradenj zajemajo bodisi izvedbo bodisi izvedbo in projektiranje gradenj ali gradnje, povezanih z eno izmed dejavnosti iz Priloge I k Direktivi 2004/18/ES, ali izvedba neke gradnje s katerimi koli sredstvi, ki ustreza zahtevam naročnika. „Gradnja“ pomeni zaključeno visoko ali nizko gradnjo kot celoto, ki je samozadostna pri izpolnjevanju svoje gospodarske in tehnične funkcije.

4.   Naročila storitev zajemajo vse intelektualne in neintelektualne storitve, razen storitev, ki jih pokrivajo naročila blaga, naročila gradenj in pogodbe o nepremičninah.

Javno naročilo, ki zajema dve ali več vrst naročil (gradenj, storitev ali blaga), se odda v skladu z določbami, ki se uporabljajo za vrsto naročil, značilno za glavni predmet zadevnega naročila.

V primeru mešanih naročil, ki vključujejo storitve in blago, se glavni predmet določi s primerjavo vrednosti zadevnih storitev ali blaga.

Vsi sklici na nomenklature v okviru javnih naročil temeljijo na enotnem besednjaku javnih naročil (CPV) iz Uredbe (ES) št. 2195/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (11).

5.   Izrazi „izvajalec gradenj“, „dobavitelj blaga“ in „izvajalec storitev“ zajemajo katero koli fizično ali pravno osebo ali javni subjekt ali skupino teh oseb in/ali organov, ki na trgu ponuja izvedbo gradenj, dobavo proizvodov in opravljanje storitev. Izraz „gospodarski subjekt“ se uporablja hkrati za „izvajalce gradenj“, „dobavitelje“ in „izvajalce storitev“. „Ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, ki so predložili ponudbo. „Kandidati“ pomenijo tiste, ki so zaprosili za sodelovanje v omejenem postopku, konkurenčnem dialogu ali postopku s pogajanji. „Potencialni ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, vpisane na seznam potencialnih ponudnikov v skladu s členom 136(1)(b).

Skupine gospodarskih subjektov smejo nastopati kot ponudniki ali kandidati. Za predložitev ponudbe ali prijave za sodelovanje naročniki ne smejo zahtevati, da imajo skupine gospodarskih subjektov dano pravno obliko, vendar se lahko od izbrane skupine zahteva, da pridobi dano pravno obliko, potem ko ji je bilo oddano naročilo, če je ta sprememba potrebna za dobro izvedbo naročila.

6.   Za naročnike se štejejo službe institucij Unije, razen kadar med sabo sklenejo upravne dogovore o opravljanju storitev, dobavi proizvodov, izvedbi gradenj ali izvajanju pogodb o nepremičninah.

7.   Tehnična pomoč pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.

8.   Vse izmenjave z izvajalci, vključno s sklepanjem pogodb in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi naročnik.

9.   Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:

(a)

dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;

(b)

prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;

(c)

pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;

(d)

ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;

(e)

ohraniti se mora celovitost dokumentov;

(f)

ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;

(g)

kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;

(h)

zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

10.   Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.

Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.

Elektronski podpisi iz odstavka 9(b) imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.

Člen 122

Okvirne pogodbe in posebne pogodbe

(člen 101 finančne uredbe)

1.   Trajanje okvirnih pogodb ne sme bite daljši od štirih let, razen v izjemnih primerih, utemeljenih zlasti s predmetom okvirne pogodbe.

Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, se sklenejo v skladu s pogoji iz okvirnih pogodb le med naročniki in izvajalci okvirne pogodbe.

Pri sklepanju posebnih pogodb stranke ne smejo bistveno spreminjati okvirne pogodbe.

2.   Kadar se okvirna pogodba sklene z enim samim gospodarskim subjektom, se posebne pogodbe sklenejo v okviru pogojev, določenih v okvirni pogodbi.

V ustrezno utemeljenih okoliščinah se lahko naročniki pisno posvetujejo z izvajalcem ter od njega po potrebi zahtevajo dopolnitev njegove ponudbe.

3.   Kadar se okvirna pogodba sklepa z več gospodarskimi subjekti, se sklene z najmanj tremi subjekti, pod pogojem, da zadostno število gospodarskih subjektov izpolnjuje merila za izbor ali da obstaja zadostno število dopustnih ponudb, ki izpolnjujejo merila za oddajo.

Okvirna pogodba z več gospodarskimi subjekti je lahko v obliki ločenih pogodb, za katere veljajo enaki pogoji.

Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, sklenjenih z več gospodarskimi subjekti, se sklenejo v skladu z naslednjo ureditvijo:

(a)

v primeru okvirnih pogodb brez ponovnega javnega zbiranja ponudb z uporabo pogojev, določenih v okvirni pogodbi;

(b)

v primeru okvirnih pogodb s ponovnim javnim zbiranjem ponudb, potem ko so stranke ponovno predložile ponudbe na podlagi enakih in po potrebi natančneje določenih pogojev ter, kadar je to primerno, na podlagi drugih pogojev, določenih v specifikacijah okvirne pogodbe.

Za vsako posebno pogodbo, ki se sklene v skladu z ureditvijo iz točke (b) tretjega pododstavka, se naročniki pisno posvetujejo z izvajalci okvirne pogodbe ter jim določijo zadosti dolg rok za predložitev ponudb. Ponudbe se predložijo pisno. Naročniki vsako posebno pogodbo sklenejo s ponudnikom, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v specifikacijah okvirne pogodbe, predložil najboljšo ponudbo.

4.   V sektorjih, v katerih se cene hitro spreminjajo in tehnologija hitro razvija, okvirne pogodbe, ki se sklenejo brez ponovnega javnega zbiranja ponudb, vsebujejo določbo o vmesnem pregledu ali sistemu primerjalne analize. Če pogoji, ki so bili najprej določeni, po vmesnem pregledu ne ustrezajo več gibanjem cen ali tehnološkemu razvoju, naročnik ne sme uporabiti zadevne okvirne pogodbe in sprejme ustrezne ukrepe, da bi jo odpovedal.

5.   Proračunske obveznosti se prevzamejo samo za posebne pogodbe, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb.

Oddelek 2

Objava

Člen 123

Oglaševanje naročil, ki jih pokriva Direktiva 2004/18/ES

(člen 103 finančne uredbe)

1.   V zvezi z naročili, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se objavita obvestilo o javnem naročilu, brez poseganja v člen 134, in obvestilo o oddaji javnega naročila. Predhodno informativno obvestilo je obvezno samo v primerih, ko namerava naročnik uporabiti možnost skrajšanja rokov za prejem ponudb v skladu s členom 152(4).

2.   Predhodno informativno obvestilo je obvestilo, s katerim naročniki okvirno objavijo ocenjeno skupno vrednost in predmet naročil in okvirnih pogodb, ki jih nameravajo oddati oz. skleniti v določenem proračunskem letu, kar pa ne vključuje naročil v postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.

Predhodno informativno obvestilo objavi Urad za publikacije Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Urad za publikacije) ali sami naročniki v svojem „profilu kupca“.

Obvezno predhodno informativno obvestilo se pošlje Uradu za publikacije ali objavi v profilu kupca v vsakem proračunskem letu čim prej, a najpozneje do 31. marca.

Naročniki, ki objavijo predhodno informativno obvestilo v svojem profilu kupca, pošljejo Uradu za publikacije po elektronski poti v skladu s formatom in postopki pošiljanja iz točke 3 Priloge VIII k Direktivi 2004/18/ES obvestilo o objavi predhodnega informativnega obvestila v profilu kupca.

3.   Obvestilo o javnem naročilu naročnikom omogoča objavo svoje namere o začetku postopka za oddajo javnega naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavitvi dinamičnega nabavnega sistema v skladu s členom 131. Brez poseganja v naročila, oddana po postopku s pogajanji iz člena 134, je obvestilo o javnem naročilu obvezno za naročila, katerih ocenjena vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1).

Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o javnem naročilu ni obvezno.

V odprtem postopku se v obvestilu o javnem naročilu navedejo datum, uro in, kadar je to potrebno, kraj sestanka komisije za odpiranje, na katerem so lahko prisotni ponudniki.

Naročniki navedejo, ali dovoljujejo variantne ponudbe, in določijo minimalne stopnje sposobnosti, ki jih zahtevajo, če uporabijo možnost iz drugega pododstavka člena 146(2). Naročniki navedejo merila za izbor iz člena 146, ki jih nameravajo uporabiti, najmanjše število kandidatov, ki jih nameravajo povabiti k predložitvi ponudb, in, kadar je to ustrezno, njihovo največje število ter objektivna in nediskriminatorna merila, ki jih nameravajo uporabiti za omejitev tega števila, v skladu z drugim pododstavkom člena 128(1).

Če je do razpisa za zbiranje predlogov, zlasti v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131, mogoč neomejen, neposreden in popoln elektronski dostop, je internetni naslov, na katerem so ti dokumenti na voljo, objavljen v obvestilu o javnem naročilu.

Naročniki, ki želijo organizirati natečaj, objavijo obvestilo o svoji nameri.

Naročniki, kadar je to ustrezno, v obvestilu o javnem naročilu določijo, da je postopek za oddajo javnega naročila medinstitucionalni postopek za oddajo javnega naročila. V takih primerih se v obvestilu o javnem naročilu navedejo institucije, izvajalske agencije ali organi iz člena 208 finančne uredbe, ki sodelujejo v postopku za oddajo javnega naročila, institucija, odgovorna za postopek za oddajo javnega naročila, in celotni znesek javnih naročil za vse navedene institucije, izvajalske agencije ali organe.

4.   V obvestilu o oddaji javnega naročila se objavi izid postopka za oddajo javnega naročila, okvirne pogodbe ali naročila, ki temelji na dinamičnem nabavnem sistemu. V primeru naročil, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), je obvestilo o oddaji javnega naročila obvezno. Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o oddaji javnega naročila ni obvezno.

Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije najpozneje 48 koledarskih dni od datuma, na katerega je bila podpisana pogodba ali okvirna pogodba. Obvestila v zvezi z naročili, ki temeljijo na dinamičnem nabavnem sistemu, se lahko združijo na trimesečni osnovi. Ta obvestila se Uradu za publikacije v tem primeru pošljejo najpozneje 48 dni po koncu vsakega trimesečja.

Naročniki, ki so organizirali natečaj, Uradu za publikacije pošljejo obvestilo v zvezi z njegovim izidom.

V primeru medinstitucionalnih postopkov obvestilo o oddaji javnega naročila pošlje naročnik, odgovoren za postopek.

Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije tudi v primeru pogodbe ali okvirne pogodbe, katere vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki je bila oddana po postopkom s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, in sicer pravočasno, da se lahko obvestilo objavi pred podpisom pogodbe v skladu s pogoji iz člena 171(1).

Če se kot posledica sklenitve posebne pogodbe ali skupnega obsega posebnih pogodb presežejo mejne vrednosti iz člena 170(1), se brez poseganja v člen 21 podatki v zvezi z vrednostjo in izvajalci posebnih pogodb, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb med določenim proračunskim letom, objavijo na spletni strani naročnika najpozneje 30. junija po izteku zadevnega proračunskega leta.

5.   Obvestila se pripravijo v skladu s standardnimi obrazci, ki jih Komisija sprejme na podlagi Direktive 2004/18/ES.

Člen 124

Oglaševanje naročil, ki jih ne pokriva Direktiva 2004/18/ES

(člen 103 finančne uredbe)

1.   Naročila, katerih vrednost je nižja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se oglašujejo na ustrezen način, da se omogoči konkurenca med ponudbami in nepristranskost postopka za oddajo javnega naročila. Tako oglaševanje zajema:

(a)

obvestilo o javnem naročilu iz člena 123(3) ali objavo razpisa za prijavo interesa za naročila s podobnim predmetom in v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(1);

(b)

ustrezno predhodno objavo na internetu za naročila v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(2).

2.   Seznam izvajalcev, ki se jim oddajo pogodbe o nepremičninah in naročila, ki so razglašena za tajna, iz člena 134(1)(j) te uredbe, se objavi samo enkrat letno ter vsebuje navedbo predmeta in vrednosti oddanih naročil. Ta seznam se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

3.   Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(1), za katera ni bilo objavljeno posamezno obvestilo o oddaji javnega naročila, se pošljejo Uradu za publikacije. Letni seznami izvajalcev se pošljejo najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.

4.   Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(2), se objavijo na spletni strani institucije najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.

Člen 125

Objava obvestil

(člen 103 finančne uredbe)

1.   Urad za publikacije objavi obvestila iz členov 123 in 124 v Uradnem listu Evropske unije najpozneje 12 koledarskih dni od dne, ko so bila odposlana.

Rok iz prvega pododstavka se pri pospešenih postopkih iz člena 154 skrajša na pet koledarskih dni.

2.   Naročniki morajo obvestila poslati tako, da lahko predložijo dokazilo o datumu, ko so bila odposlana.

Člen 126

Druge oblike oglaševanja

(člen 103 finančne uredbe)

Poleg oglaševanja iz členov 123, 124 in 125 se lahko naročila oglašujejo tudi na druge načine, predvsem v elektronski obliki. Vsako tako oglaševanje se sklicuje na obvestilo, objavljeno v Uradnem listu Evropske unije v skladu s členom 125, če je bilo objavljeno, in se ne sme pojaviti pred objavo tega obvestila, ki je edino verodostojno.

Takšno oglaševanje ne sme povzročiti diskriminacije med kandidati ali ponudniki ali vsebovati drugih podatkov, kot so podatki, ki jih je vsebovalo obvestilo o javnem naročilu, če je bilo objavljeno.

Oddelek 3

Postopki za oddajo javnih naročil

Člen 127

Vrste postopkov za oddajo javnih naročil

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Naročila se oddajo z razpisom za zbiranje predlogov v odprtem postopku, omejenem postopku ali postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu ali postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu in na podlagi natečaja, kadar je to primerno.

2.   Postopki za oddajo javnih naročil so odprti, kadar lahko vsi zainteresirani gospodarski subjekti predložijo ponudbe. To velja tudi v primeru dinamičnih nabavnih sistemov iz člena 131.

Postopki za oddajo javnih naročil so omejeni, kadar se lahko vsi gospodarski subjekti prijavijo za sodelovanje, ponudbe oz. rešitve pa lahko predložijo samo kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146 ter jih naročnik hkrati in pisno povabi k predložitvi ponudb ali rešitev v okviru postopka konkurenčnega dialoga iz člena 132.

Faza izbire se lahko ponovi za vsako posamezno naročilo, tudi v primeru konkurenčnega dialoga, ali pa se pripravi seznam potencialnih kandidatov po postopku iz člena 136(1)(a).

3.   V postopku s pogajanji se naročnik posvetuje s ponudniki po svoji izbiri, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, in se z enim ali več pogaja o pogojih njihove ponudbe.

V postopku s pogajanji, kadar se objavi obvestilo o javnem naročilu v skladu s členom 135, naročnik hkrati in pisno povabi izbrane kandidate k pogajanjem.

4.   Natečaji so postopki, ki predvsem na področju arhitekture in gradbeništva ali obdelave podatkov naročniku omogočajo, da pridobi načrt ali dizajn, ki ga izbere izbirna komisija na podlagi javnega zbiranja ponudb, in sicer s podelitvijo nagrade ali brez.

Člen 128

Število kandidatov v omejenem postopku in postopku s pogajanji

(člen 104 finančne uredbe)

1.   V omejenem postopku in v postopkih iz točk (a) in (b) člena 136(1) število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od pet, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.

Naročnik lahko predvidi tudi največje število kandidatov glede na predmet naročila ter na podlagi objektivnih in nediskriminatornih meril za izbor. V takih primerih se število in merila navedejo v obvestilu o javnem naročilu ali v razpisu za prijavo interesa iz členov 123 in 124.

V vsakem primeru mora biti število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

2.   V postopku s pogajanji in po konkurenčnem dialogu število kandidatov, povabljenih k pogajanjem ali k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od tri, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.

Število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

Prvi in drugi pododstavek se ne uporabljata za:

(a)

naročila zelo nizkih vrednosti iz člena 137(2);

(b)

naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV;

(c)

naročila, razglašena za tajna, iz člena 134(1)(j).

3.   Če je število kandidatov, ki izpolnjujejo merila za izbor in minimalne stopnje sposobnosti, nižje od števila iz odstavkov 1 in 2, lahko naročnik nadaljuje postopek tako, da povabi kandidata ali kandidate, ki imajo zahtevane zmožnosti. Pri tem ne sme vključiti drugih gospodarskih subjektov, ki od začetka niso bili povabljeni k sodelovanju v postopku, ali kandidatov, ki nimajo zahtevanih zmožnosti.

Člen 129

Način izvedbe postopkov s pogajanji

(člen 104 finančne uredbe)

Naročniki se pogajajo s ponudniki o ponudbah, ki so jih ti predložili, da bi prilagodili ponudbe zahtevam, navedenim v obvestilu o javnem naročilu iz člena 123 ali v specifikacijah in v katerih koli dodatnih dokumentih, ter da bi lahko izbrali ekonomsko najugodnejšo ponudbo.

Med pogajanji naročniki zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov.

Kadar naročniki lahko oddajo naročila po postopku s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu v skladu s členom 135, lahko določijo, da se postopek s pogajanji odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število ponudb, ki so predmet pogajanj, na podlagi uporabe meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali specifikacij. V obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah se navede, da je treba izkoristiti to možnost.

Člen 130

Natečaji

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Pravila za organizacijo natečaja se sporočijo zainteresiranim za sodelovanje.

Število kandidatov, povabljenih k sodelovanju, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

2.   Izbirno komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec. Sestavljajo jo izključno fizične osebe, ki so neodvisne od udeležencev natečaja. Če se za sodelovanje v natečaju zahtevajo posebne poklicne kvalifikacije, mora imeti vsaj tretjina članov izbirne komisije enake ali enakovredne kvalifikacije.

Izbirna komisija je pri sprejemanju mnenj samostojna. Mnenja sprejema na podlagi projektov, ki jih predložijo anonimno kandidati, in izključno na podlagi meril iz obvestila o natečaju.

3.   Predlogi izbirne komisije na podlagi vsebine posameznega projekta in njene ugotovitve se evidentirajo v poročilu, ki ga podpišejo vsi člani izbirne komisije.

Kandidati ostanejo anonimni, dokler izbirna komisija ne da svojega mnenja.

Kandidate so lahko pozvani, da zaradi pojasnitve projekta odgovorijo na vprašanja, navedena v poročilu. Sestavi se popolno poročilo o nastalem dialogu.

4.   Naročnik nato sprejme sklep, v katerem navede ime in naslov izbranega kandidata ter razloge za izbiro, pri čemer se sklicuje na merila iz obvestila o natečaju, zlasti če ne upošteva predloga iz mnenja izbirne komisije.

Člen 131

Dinamični nabavni sistem

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Dinamični nabavni sistem je popolnoma elektronski postopek za nabavo pogosto uporabljenih postavk, ki je v celotnem času svoje veljavnosti odprt za vsak gospodarski subjekt, ki izpolnjuje merila za izbor in predloži okvirno ponudbo, skladno s specifikacijami in morebitnimi dodatnimi dokumenti. Okvirne ponudbe se lahko kadar koli popravijo, če so še naprej skladne s specifikacijami.

2.   Za namene vzpostavitve dinamičnega nabavnega sistema naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, ki pojasnjuje, da gre za dinamični nabavni sistem, in ki vsebuje internetni naslov, na katerem je od objave obvestila do poteka veljavnosti sistema mogoč neomejen, neposreden in popoln dostop do specifikacij in vseh dodatnih dokumentov.

Naročniki v specifikacijah med drugim določijo naravo nabav, predvidenih v okviru tega sistema, pa tudi vse potrebne informacije o nabavnem sistemu, uporabljeni elektronski opremi ter tehnični ureditvi in specifikacijah povezave.

3.   Naročniki v celotnem času veljavnosti dinamičnega nabavnega sistema vsakemu gospodarskemu subjektu omogočijo predložitev okvirne ponudbe za sprejem v sistem pod pogoji iz odstavka 1. Oceno pripravijo v največ 15 dneh od predložitve okvirne ponudbe. Obdobje ocenjevanja lahko podaljšajo, če v vmesnem času ni objavljen razpis za zbiranje ponudb.

Naročnik ponudnika čim prej obvesti o sprejemu v dinamični nabavni sistem ali o zavrnitvi njegove ponudbe.

4.   Za vsako posebno naročilo se objavi razpis za zbiranje ponudb. Pred objavo razpisa naročniki objavijo poenostavljeno obvestilo o javnem naročilu, v katerem povabijo vse zainteresirane gospodarske subjekte k predložitvi okvirnih ponudb v roku, ki ne sme biti krajši od 15 dni od datuma, ko je bilo poenostavljeno obvestilo odposlano v objavo. Naročniki izvedejo javno zbiranje ponudb šele po zaključku ocenjevanja vseh okvirnih ponudb, prejetih v tem roku.

Naročniki nato povabijo vse ponudnike, sprejete v sistem, da v razumnem roku predložijo svojo ponudbo. Naročilo oddajo ponudniku, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v obvestilu o javnem naročilu za vzpostavitev dinamičnega nabavnega sistema, predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo. Ta merila je po potrebi mogoče podrobneje določiti v razpisu za zbiranje ponudb.

5.   Dinamični nabavni sistem ne sme trajati dlje kot štiri leta, razen v ustrezno utemeljenih izjemnih primerih.

Naročniki tega sistema ne smejo uporabljati tako, da bi preprečevali, omejevali ali izkrivljali konkurenco.

Zainteresiranim gospodarskim subjektom ali udeležencem sistema se ne smejo zaračunati nobene dajatve.

Člen 132

Konkurenčni dialog

(člen 104 finančne uredbe)

1.   V primeru posebno kompleksnega naročila lahko naročnik, kadar meni, da neposredna uporaba odprtega postopka ali obstoječe ureditve, ki velja za omejeni postopek, ne bo omogočila oddaje naročila ponudniku, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, uporabi konkurenčni dialog iz člena 29 Direktive 2004/18/ES.

Naročilo se šteje kot „posebno kompleksno“, kadar naročnik ne more objektivno opredeliti tehničnih sredstev, ki bi najbolje ustrezala njegovim potrebam ali ciljem, ali določiti pravne ali finančne strukture projekta.

2.   Naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, v katerem navedejo svoje potrebe in zahteve, ki jih opredelijo v tem istem obvestilu in/ali v dokumentu z opisom.

3.   Naročniki začnejo dialog s kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, da bi prepoznali in opredelili najprimernejša sredstva za izpolnitev svojih potreb.

Naročniki med dialogom zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov ter zaupnost predlaganih rešitev ali drugih informacij, ki jih navedejo udeleženci v dialogu, razen če udeleženci pristanejo na njihovo objavo.

Naročniki lahko določijo, da se postopek odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število rešitev, ki so predmet razprav med fazo dialoga, z uporabo meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali dokumenta z opisom, če je ta možnost predvidena v obvestilu o javnem naročilu ali v dokumentu z opisom.

4.   Potem ko naročniki udeležence obvestijo o zaključku dialoga, jih povabijo k predložitvi končnih ponudb na podlagi rešitve ali rešitev, ki so bile predstavljene in določene med dialogom. Te ponudbe vsebujejo vse elemente, ki se zahtevajo in so potrebni za izvedbo projekta.

Na zahtevo naročnika se lahko te ponudbe pojasnijo, podrobneje opredelijo in izpopolnijo, toda pri tem se ne smejo spremeniti temeljni elementi ponudbe ali razpisa za zbiranje ponudb, katerih spreminjanje bi lahko povzročilo izkrivljanje konkurence ali imelo diskriminacijski učinek.

Na zahtevo naročnika se lahko ponudnik, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, povabi, da pojasni vidike svoje ponudbe ali potrdi v njej navedene obveze, pod pogojem, da to ne povzroči spreminjanja bistvenih elementov ponudbe ali razpisa za zbiranje predlogov, izkrivljanja konkurence ali nastanka diskriminacije.

5.   Naročniki lahko določijo nagrade ali plačila za udeležence v dialogu.

Člen 133

Skupni postopek za oddajo javnih naročil

(člen 104 finančne uredbe)

V primeru skupnega postopka za oddajo naročil med eno od institucij in naročnikom iz ene ali več držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji se uporabljajo postopkovne določbe, ki jih uporablja institucija.

Institucija se lahko, kadar je delež, ki pripada naročniku iz države članice ali ki ga ta upravlja, glede na skupno ocenjeno vrednost naročila enak ali višji od 50 %, ali v drugih ustrezno utemeljenih primerih odloči, da se uporabljajo postopkovna pravila, ki jih uporablja naročnik iz države članice, če se lahko obravnavajo kot enakovredna tistim, ki jih uporablja institucija.

Pri skupnem postopku za oddajo naročil se institucija in naročnik iz držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji dogovorita zlasti o praktičnih vidikih ocenjevanja prijav za sodelovanje ali ponudb in oddaje naročila, o pravu, ki se uporablja za naročilo, ter o pristojnemu sodišču za reševanje sporov.

Člen 134

Uporaba postopka s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:

(a)

če v odprtem ali omejenem postopku do konca prve faze postopka ni bila predložena nobena ponudba ali nobena primerna ponudba ali nobena prijava za sodelovanje, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 138, niso bistveno spremenjeni;

(b)

če se lahko zaradi tehničnih ali umetniških razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo odda le določenemu gospodarskemu subjektu;

(c)

če je nujno potrebno, kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi nepredvidljivih dogodkov, ki jih ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati rokov za druge postopke iz členov 152, 153 in 154;

(d)

če naročilo storitev sledi natečaju in ga je treba v skladu s pravili, ki se uporabljajo, oddati uspešnemu kandidatu ali enemu od uspešnih kandidatov; v drugem primeru se vsi uspešni kandidati povabijo k pogajanjem;

(e)

za dodatne storitve in gradnje, ki niso bile vključene v prvotnem predlogu projekta niti v prvotnem naročilu, so pa zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne za izvedbo storitev ali gradenj, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;

(f)

za nove storitve ali gradnje, ki pomenijo ponovitev podobnih storitev ali gradenj, ki jih izvaja gospodarski subjekt, ki mu je isti naročnik oddal prvotno naročilo, pod pogojem, da te storitve ali gradnje ustrezajo osnovnemu projektu in da je bil ta projekt predmet prvotnega naročila, oddanega v odprtem ali omejenem postopku, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 3;

(g)

za naročila blaga:

(i)

pri dodatnih nabavah, ki so namenjene za delno nadomestitev običajnega blaga ali inštalacij ali za povečanje količine obstoječega blaga ali inštalacij, če bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika v nabavo opreme z drugačnimi tehničnimi lastnostmi, kar bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave pri obratovanju in vzdrževanju; take pogodbe ne smejo trajati več kakor tri leta;

(ii)

kadar se proizvodi izdelujejo izključno zaradi raziskovanja, poskusov, študij ali razvoja, kar pa ne vključuje komercialnih analiz izvedljivosti in velikoserijske proizvodnje, katere cilj je povrnitev stroškov raziskav in razvoja;

(iii)

v primeru blaga, ki kotira in se kupuje na blagovni borzi;

(iv)

v primeru nabav pod posebno ugodnimi pogoji, ali od dobavitelja, ki dokončno preneha s trgovsko dejavnostjo, ali od stečajnih ali likvidacijskih upraviteljev v stečajnem postopku, po sporazumu z upniki ali po podobnem postopku po nacionalni zakonodaji;

(h)

za pogodbe o nepremičninah po pregledu lokalnega trga;

(i)

za naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV, če so takšna naročila ustrezno objavljena;

(j)

za naročila, ki jih institucija ali z njene strani imenovani pristojni organi razglasijo za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi v skladu z veljavnimi upravnimi predpisi ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije.

2.   Za dodatne storitve in gradnje iz odstavka 1(e) lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, če naročilo odda izvajalcu, ki izvaja prvotno naročilo, v katerem koli od naslednjih primerov:

(a)

če takšnih dodatnih naročil tehnično ali poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika;

(b)

če so takšne storitve ali gradnje, čeprav bi jih naročnik lahko oddal ločeno od izvedbe prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje prvotnega naročila.

Skupna vrednost dodatnih naročil ne sme presegati 50 % zneska prvotnega naročila.

3.   V primerih iz odstavka 1(f) se možnost uporabe postopka s pogajanji navede ob javnem zbiranju ponudb za prvotno naročilo, skupni znesek za nadaljnje storitve ali gradnje pa se upošteva za izračun mejnih vrednosti iz člena 170(1). Ta postopek se lahko uporablja med izvajanjem prvotnega naročila in največ v treh letih od podpisa prvotnega naročila.

Člen 135

Uporaba postopka s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:

(a)

če v odprtem ali omejenem postopku ali konkurenčnem dialogu do njihovega konca ni bila predložena nobena pravilna ali sprejemljiva ponudba, zlasti glede na merila za izbor ali oddajo, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 138, niso bistveno spremenjeni, brez poseganja v uporabo odstavka 2 tega člena;

(b)

v izjemnih primerih, če značilnosti zadevnih gradenj, blaga ali storitev ali z njimi povezanih tveganj ponudniku ne dopuščajo, da ceno v celoti določi vnaprej;

(c)

če je narava storitev iz naročila, zlasti v primeru finančnih in intelektualnih storitev, taka, da specifikacij naročila ni mogoče dovolj natančno določiti, da bi se naročilo lahko oddalo z izbiro najugodnejšega ponudnika v skladu s pravili, ki veljajo za odprti ali omejeni postopek;

(d)

za naročila gradenj, ki so namenjene izključno raziskovanju, poskusom ali razvoju in ne ustvarjanju dobička ali povrnitvi stroškov raziskav in razvoja;

(e)

za naročila storitev iz Priloge IIB k Direktivi 2004/18/ES, ob upoštevanju člena 134(1)(i) in (j) te uredbe;

(f)

za storitve na področju raziskav in razvoja, razen tistih, pri katerih ima rezultate naročnik izključno v svoji lasti za svojo uporabo pri upravljanju svojih zadev, pod pogojem, da v celoti plača opravljeno storitev;

(g)

za naročila storitev za nakup, razvoj, produkcijo ali koprodukcijo programskega materiala, namenjenega predvajanju s strani izdajateljev programa, in za pogodbe o zakupu časa predvajanja.

2.   V primerih iz odstavka 1(a) lahko naročniki ne objavijo obvestila o javnem naročilu, če v postopek s pogajanji vključijo vse in samo tiste ponudnike, ki izpolnjujejo merila za izbor in ki so pri prejšnjem postopku predložili ponudbe v skladu s formalnimi zahtevami postopka za oddajo naročil.

Člen 136

Postopek z razpisom za prijavo interesa

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Za naročila v vrednosti, ki ne presega navedene iz člena 170(1), in brez poseganja v člena 134 in 135 naročniki lahko uporabijo razpis za prijavo interesa za eno od naslednjega:

(a)

za predizbiro kandidatov, ki bodo povabljeni k predložitvi ponudb v prihodnjih omejenih razpisih za zbiranje ponudb;

(b)

za pripravo seznama potencialnih ponudnikov, ki bodo povabljeni k predložitvi prijave za sodelovanje ali ponudbe.

2.   Seznam, ki se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa, velja za naslednje obdobje:

(a)

v primeru iz odstavka 1(a) tega člena največ tri leta od datuma, na katerega je bilo Uradu za publikacije poslano obvestilo iz točke (a) člena 124(1);

(b)

v primeru seznama potencialnih ponudnikov iz odstavka 1(b) tega člena največ pet let od datuma, na katerega je bilo Uradu za publikacije poslano obvestilo iz točke (a) člena 124(1).

Seznam, naveden v prvem pododstavku, lahko vsebuje podsezname.

Vsaka zainteresirana oseba lahko vloži vlogo kadar koli v času veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja.

3.   Kadar naj bi se oddalo naročilo, naročnik povabi vse kandidate oz. potencialne ponudnike na ustreznem seznamu ali podseznamu, da naredijo naslednje:

(a)

v primeru iz odstavka 1(a) predložijo ponudbo;

(b)

v primeru seznama iz odstavka 1(b) predložijo eno od naslednjega:

(i)

ponudbo, vključno z dokumentacijo glede meril za izključitev in izbor;

(ii)

dokumentacijo glede meril za izključitev in izbor, v drugi fazi pa ponudbo za tiste, ki ta merila izpolnjujejo.

Člen 137

Naročila nizke vrednosti

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Za naročila nizke vrednosti, ki ne presega 60 000 EUR, se lahko uporablja postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, pri čemer morajo potekati posvetovanja z najmanj tremi kandidati.

Če po posvetovanju s kandidati naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena merila za oddajo.

2.   Naročila zelo nizke vrednosti, ki ne presega 15 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.

3.   Plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 1 000 EUR, se lahko izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Člen 138

Razpisna dokumentacija

(člen 105 finančne uredbe)

1.   Razpisna dokumentacija vsebuje najmanj:

(a)

razpis za zbiranje ponudb ali povabilo k pogajanjem ali udeležbi v dialogu v okviru postopka iz člena 132;

(b)

priložene specifikacije ali v primeru konkurenčnega dialoga iz člena 132 dokument, ki vsebuje opis potreb in zahtev naročnika, ali navedbo internetnega naslova, na katerem je mogoče najti take specifikacije ali dokumentacijo;

(c)

osnutek pogodbe na podlagi vzorca pogodbe.

Točka (c) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in ustrezno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.

Razpisna dokumentacija vsebuje sklicevanje na način oglaševanja na podlagi členov 123 do 126.

2.   Razpis za zbiranje ponudb ali povabilo k pogajanjem ali udeležbi v dialogu najmanj:

(a)

določa pravila, ki veljajo za predložitev in obliko ponudbe, predvsem rok za predložitev ponudbe, zahteve glede uporabe standardnih obrazcev za ponudbe, seznam dokumentov, ki jih je treba priložiti, vključno z dokumenti, ki dokazujejo finančno, ekonomsko, tehnično in kadrovsko sposobnost iz člena 146, če niso opredeljeni v obvestilu o javnem naročilu, ter naslov, na katerega jih je treba poslati;

(b)

vsebuje navedbo, da predložitev ponudbe pomeni sprejetje specifikacij iz odstavka 1, na katere se ponudba nanaša, in da ta predložitev ponudbe zavezuje izvajalca, ki se mu odda naročilo, pri izvajanju naročila;

(c)

določa rok, do katerega mora biti ponudba veljavna in v katerem je ni dovoljeno na noben način spreminjati;

(d)

prepoveduje vse stike med naročnikom in ponudnikom med postopkom, razen izjemoma pod pogoji iz člena 160, in, kadar je predviden ogled na kraju samem, opredeljuje način izvedbe takega ogleda;

(e)

določa datum in naslov za začetek faze posvetovanja v primeru konkurenčnega dialoga.

3.   Specifikacije najmanj:

(a)

določajo merila za izključitev in izbor, ki se uporabljajo za naročilo, razen v konkurenčnem dialogu, omejenem postopku in postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu iz člena 135; v takih primerih se ta merila navedejo samo v obvestilu o javnem naročilu ali v razpisu za prijavo interesa;

(b)

določajo merila za oddajo naročila ter njihovo relativno vrednotenje ali po potrebi vrstni red od najbolj do najmanj pomembnega, če to ni navedeno v obvestilu o javnem naročilu;

(c)

določajo tehnične specifikacije iz člena 139;

(d)

navajajo minimalne zahteve, ki jih morajo spoštovati variantne ponudbe v postopkih iz člena 149(2) za oddajo naročila ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, če je naročnik v obvestilu o javnem naročilu navedel, da so variantne ponudbe dovoljene;

(e)

navedejo, da se uporablja Protokol o privilegijih in imunitetah Evropske unije ali, kadar je to primerno, Dunajska konvencija o diplomatskih odnosih ali Dunajska konvencija o konzularnih odnosih;

(f)

navedejo dokazila za dostop do naročil iz člena 172;

(g)

v dinamičnih nabavnih sistemih iz člena 131 določijo naravo predvidenih nabav, pa tudi vse potrebne informacije o nabavnem sistemu, uporabljeni elektronski opremi ter tehnični ureditvi in specifikacijah povezave.

4.   Vzorec pogodbe zlasti:

(a)

določa pogodbene kazni v primeru neizpolnjevanja določb pogodbe;

(b)

določa natančno vsebino računa ali ustreznih dokazil v skladu s členom 102;

(c)

določa, da je v primeru, ko so naročniki institucije, pravo, ki se uporablja za naročilo, pravo Unije, ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je to določeno v pogodbi o izvedbi javnega naročila;

(d)

določa pristojno sodišče za reševanje sporov.

Za namene točke (c) prvega pododstavka tega odstavka se lahko v primeru pogodb iz člena 121(1) vzorec pogodbe sklicuje izključno na nacionalno pravo.

5.   Naročniki lahko od ponudnika zahtevajo informacije o katerem koli delu naročila, ki bi ga ponudnik lahko nameraval dati v podizvajanje tretjim osebam, in o identiteti podizvajalcev. Poleg informacij iz člena 143 lahko naročnik od kandidata ali ponudnika tudi zahteva, da predloži informacije o finančni, ekonomski, tehnični in kadrovski sposobnosti iz členov 146, 147 in 148 za predvidenega podizvajalca, zlasti ko podizvajanje pomeni pomemben delež naročila.

Člen 139

Tehnične specifikacije

(člen 105 finančne uredbe)

1.   Tehnične specifikacije morajo omogočati enakopraven dostop vsem kandidatom in ponudnikom ter ne smejo ustvariti neupravičenih ovir za predložitev konkurenčnih ponudb.

Tehnične specifikacije opredeljujejo zahtevane lastnosti za posamezne proizvode, storitve ali material ali gradnje glede na namen, za katerega jih namerava naročnik uporabiti.

2.   Lastnosti iz odstavka 1 vključujejo:

(a)

stopnjo kakovosti;

(b)

okolju prijazno delovanje;

(c)

merila dostopnosti za invalide ali zasnovo, ki ustreza vsem uporabnikom, kadar koli je to mogoče;

(d)

stopnje in postopke za ugotavljanje skladnosti;

(e)

primernost za uporabo;

(f)

varnost ali mere, za blago tudi trgovsko ime in navodila za uporabo, za vsa naročila pa terminologijo, znake, preizkušanje in metode preizkušanja, pakiranje, zaznamovanje in označevanje ter postopke in metode proizvodnje;

(g)

pri naročilih gradenj postopke za zagotavljanje kakovosti ter pravila za načrtovanje in izračun stroškov, preizkušanje, inšpekcijske preglede in prevzemne pogoje za gradnje ter metode ali tehnike gradnje in vse druge tehnične pogoje, katerih izpolnjevanje lahko zahteva naročnik na podlagi splošnih ali posebnih predpisov v zvezi s končanimi gradnjami in materiali ali deli, ki se pri tem uporabljajo.

3.   Tehnične specifikacije se oblikujejo:

(a)

s sklicevanjem na evropske standarde ali na evropska tehnična soglasja ali skupne tehnične specifikacije, kadar te obstajajo; na mednarodne standarde ali na druge tehnične referenčne sisteme evropskih organov za standardizacijo ali, če tega ni, na enakovredne nacionalne predpise; za vsakim sklicevanjem se doda navedba „ali enakovredno“;

(b)

z opisom pričakovanega delovanja ali funkcionalnih zahtev, ki lahko vključujejo okoljske značilnosti in so dovolj podrobne, da lahko ponudniki ugotovijo namen naročila in da lahko naročnik odda naročilo;

(c)

s kombinacija obeh metod.

4.   Kadar naročnik uporabi možnost sklicevanja na specifikacije iz odstavka 3(a), ne sme zavrniti ponudbe iz razloga, da ponudba ni skladna s temi specifikacijami, če ponudnik ali kandidat na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokaže, da ponudba na enakovreden način izpolnjuje zahteve, kakor so bile določene.

Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.

5.   Kadar naročnik uporabi možnost določitve specifikacij z opisom pričakovanega delovanja ali funkcionalnih zahtev iz odstavka 3(b), ne sme zavrniti ponudbe, ki je v skladu z nacionalnimi standardi, s katerim je bil prevzet evropski standard, evropskim tehničnim soglasjem ali skupnimi tehničnimi specifikacijami, mednarodnim standardom ali tehničnimi referenčnimi sistemi, ki so jih vzpostavili evropski organi za standardizacijo, če se te specifikacije nanašajo na pričakovano delovanje ali funkcionalne zahteve.

Ponudnik mora na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokazati, da njegova ponudba ustreza pričakovanemu delovanju ali funkcionalnim zahtevam, ki jih je določil naročnik. Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.

6.   Kadar naročnik glede pričakovanega delovanja in funkcionalnih zahtev določi okoljske značilnosti, lahko uporabi podrobne specifikacije, ali po potrebi tudi dele teh specifikacij, kot jih opredeljujejo evropski, večnacionalni, nacionalni ali kateri koli drugi znaki za okolje, kadar so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

uporabljene specifikacije so primerne za opredelitev značilnosti blaga ali storitev, ki so predmet naročila;

(b)

zahteve znaka so oblikovane na podlagi znanstvenih informacij;

(c)

znaki za okolje so sprejeti s postopkom, v katerem lahko sodelujejo vse zadevne strani, kot so vladni organi, potrošniki, proizvajalci, distributerji in okoljske organizacije;

(d)

znaki za okolje so dostopni vsem zainteresiranim osebam.

7.   Naročniki lahko navedejo, da za proizvode ali storitve z znakom za okolje velja, da ustrezajo tehničnim specifikacijam, ki so opredeljene v pogodbeni dokumentaciji. Naročniki sprejmejo vsako drugo ustrezno sredstvo dokazovanja, kot je tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ. Priznan organ za namene odstavkov 4, 5 in 6 je preskusni ali umerjevalni laboratorij ali certifikacijski in inšpekcijski organ, ki je skladen z veljavnimi evropskimi standardi.

8.   Razen v izjemnih primerih, ko je to potrebno zaradi predmeta naročila, se v teh specifikacijah ne smejo navajati določen proizvod, vir, postopek, blagovne znamke, patenti, tipi ali posebno poreklo ali proizvodnja, če bi s takim navajanjem naročnik dajal določenim proizvodom ali gospodarskim subjektom prednost ali če bi jih s takim navajanjem izločil.

Če predmeta naročila ni mogoče dovolj podrobno in razumljivo opisati, se za opisom doda navedba „ali enakovredno“.

Člen 140

Sprememba cen

(člen 105 finančne uredbe)

1.   V razpisni dokumentaciji se jasno navede, če mora biti ponujena cena dokončna in je ne bo mogoče prilagajati.

2.   Če cena ni dokončna, se v razpisni dokumentaciji določijo pogoji in/ali formule za prilagajanje cen v času veljavnosti pogodbe. V takih primerih naročnik zlasti upošteva:

(a)

predmet postopka za oddajo javnega naročila in gospodarske razmere, v katerih se izvaja;

(b)

vrsto nalog in naročila ter njihovo trajanje;

(c)

svoje finančne interese.

Člen 141

Nezakonite dejavnosti, ki privedejo do izključitve

(člen 106 finančne uredbe)

Primeri iz člena 106(1)(e) finančne uredbe vključujejo vse nezakonite dejavnosti, ki škodujejo finančnim interesom Unije, in zlasti naslednje:

(a)

primere goljufij iz člena 1 Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti, ki je bila pripravljena na podlagi akta Sveta z dne 26. julija 1995 (12);

(b)

primere korupcije iz člena 3 Konvencije o boju proti korupciji uradnikov Evropskih skupnosti ali uradnikov držav članic Evropske unije, ki je bila pripravljena na podlagi akta Sveta z dne 26. maja 1997 (13);

(c)

primere sodelovanja v hudodelskih združbah, kakor je opredeljeno v členu 2 Okvirnega Sklepa Sveta 2008/841/PNZ (14);

(d)

primere pranja denarja, kakor je opredeljeno v členu 1 Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 2005/60/ES (15);

(e)

primere terorističnih kaznivih dejanj, kaznivih dejanj, povezanih s terorističnimi dejavnostmi, in spodbujanje, pomoč, podpora ali poskus takšnih kaznivih dejanj, kakor so opredeljeni v členih 1, 3 in 4 Okvirnega sklepa Sveta 2002/475/PNZ (16).

Člen 142

Uporaba meril za izključitev in trajanje izključitve

(členi 106, 107, 108 in 109 finančne uredbe)

1.   Za določitev trajanja izključitve in zagotovitev spoštovanja načela sorazmernosti odgovorna institucija zlasti upošteva resnost dejstev, vključno z njihovim vplivom na finančne interese Unije in njeno podobo, ter čas, ki je pretekel, trajanje in ponavljanje prekrška, namen ali stopnjo malomarnosti zadevnega subjekta ter ukrepe, ki jih je zadevni subjekt sprejel za odpravo te situacije.

Odgovorna institucija da pri določanju obdobja izključitve zadevnemu kandidatu ali ponudniku možnost, da izrazi svoje mnenje.

Če trajanje obdobja izključitve v skladu s pravom, ki se uporablja, določijo organi ali telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe, Komisija to izključitev izvršuje do najdaljšega možnega obdobja iz člena 106(4) finančne uredbe. Obdobje iz člena 106(4) finančne uredbe se določi na največ pet let in začne teči od naslednjih datumov:

(a)

v primerih iz točk (b) in (e) člena 106(1) finančne uredbe od datuma pravnomočne sodbe;

(b)

v primerih iz točke (c) člena 106(1) finančne uredbe, kadar se kršitev nanaša na pogodbe z zadevno institucijo, od datuma, na katerega je kršitev storjena, ali v primeru neprekinjenih ali ponavljajočih se kršitev od datuma, na katerega kršitev preneha.

Za namene točke (b) tretjega pododstavka, če se hujša kršitev poklicnih pravil dokaže s sklepom javnega organa ali mednarodne organizacije, velja datum sklepa.

To obdobje izključitve se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka ob upoštevanju prvega pododstavka.

2.   Kandidati in ponudniki se izključijo iz postopka za oddajo naročila in dodelitev nepovratnih sredstev, dokler so v kateri od situacij iz točk (a) in (d) člena 106(1) finančne uredbe.

Člen 143

Dokazila

(člena 106 in 107 finančne uredbe)

1.   Kandidati in ponudniki predložijo častno izjavo, podpisano in opremljeno z datumom, v kateri navedejo, da niso v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.

Vendar v primeru omejenega postopka, konkurenčnega dialoga ali postopka s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, ko naročnik omeji število kandidatov, ki so povabljeni k pogajanjem ali predložitvi ponudbe, vsi kandidati predložijo dokazila iz odstavka 3.

Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja vzdrži zahteve po predložitvi izjave iz prvega pododstavka za naročila iz člena 137(2). Poleg tega se lahko naročnik vzdrži zahteve po predložitvi te izjave za naročila iz člena 265(1), člena 267(1) in člena 269(1), katerih vrednost ne presega 20 000 EUR.

2.   Ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v roku, ki ga določi naročnik, in pred podpisom pogodbe predloži dokazila iz odstavka 3 tega člena, ki potrjujejo izjavo iz odstavka 1 tega člena, v naslednjih primerih:

(a)

za naročila, ki jih za svoj račun oddajo institucije, v vrednosti, ki je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1);

(b)

za naročila na področju zunanjih ukrepov v vrednosti, ki je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 265(1)(a), člena 267(1)(a) ali člena 269(1)(a).

Za naročila v vrednosti, ki je nižja od mejnih vrednosti iz točk (a) in (b) prvega pododstavka tega odstavka, lahko naročnik, če dvomi, ali je ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v kateri od situacij za izključitev, od ponudnika zahteva, naj predloži dokazila iz odstavka 3.

3.   Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, ni v kateri od situacij, opisanih v točkah (a), (b) ali (e) člena 106(1) finančne uredbe, izpisek iz sodnega registra novejšega datuma ali, če to ni mogoče, enakovreden dokument novejšega datuma, ki ga je izdal sodni ali upravni organ matične države ali države porekla, ki dokazuje, da so pogoji izpolnjeni. Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik ni v situaciji, opisani v točkah (a) ali (d) člena 106(1) finančne uredbe, potrdilo novejšega datuma, ki ga izda pristojni organ zadevne države.

Kadar zadevna država ne izda dokumenta ali potrdila iz prvega pododstavka tega odstavka in za druge primere izključitve iz člena 106 finančne uredbe, se ta lahko nadomesti z izjavo pod prisego ali, če to ni mogoče, slovesno izjavo zainteresirane osebe pred sodnim ali upravnim organom, notarjem ali usposobljenim strokovnim organom v njeni matični državi ali državi porekla.

4.   Odvisno od notranje zakonodaje države, v kateri ima kandidat ali ponudnik sedež, se dokumenti iz odstavkov 1 in 3 nanašajo na pravne osebe in/ali fizične osebe, vključno, kadar naročnik meni, da je to potrebno, z direktorji družb ali katero koli osebo, ki je pooblaščena za zastopanje kandidata ali ponudnika, odločanje o njem ali ima nadzor nad njim.

5.   Kadar naročniki dvomijo, ali so kandidati ali ponudniki v kateri od situacij za izključitev, lahko stopijo v stik s pristojnimi organi iz odstavka 3, da bi prejeli kakršno koli informacijo, za katero menijo, da je potrebna v teh okoliščinah.

6.   Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 3, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila ter pod pogojem, da od datuma izdaje teh dokumentov ni preteklo več kot eno leto in da so še vedno veljavni.

V takšnem primeru kandidat ali ponudnik častno izjavi, da so bila dokumentarna dokazila že predložena v prejšnjem postopku za oddajo javnega naročila, in potrdi, da v tem času ni bilo nobenih sprememb.

7.   Kandidat ali ponudnik na zahtevo naročnika predloži častno izjavo svojega predvidenega podizvajalca, da ni v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.

Če naročnik dvomi v to častno izjavo, zahteva dokazila iz odstavkov 3 in 4. Če je primerno, se uporablja odstavek 5.

Člen 144

Centralna baza podatkov

(člen 108 finančne uredbe)

1.   Institucije, izvajalske agencije in organi iz člena 108(1) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe, ter navedejo razloge za izključitev in obdobje trajanja izključitve.

Prav tako pošljejo informacije o osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti ter so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe.

Organi in telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106(1)(e) finančne uredbe, kadar je njihovo dejanje škodilo finančnim interesom Unije, ter osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti, kot sta:

(a)

vrsta njihove obsodbe;

(b)

obdobje trajanja izključitve iz postopkov za oddajo naročil, kadar je relevantno.

2.   Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 imenujejo osebe, pooblaščene, da Komisiji pošiljajo in od nje prejemajo informacije, vsebovane v bazi podatkov.

V primeru institucij, agencij in organov iz člena 108(1) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo informacije čim prej računovodji Komisije in po potrebi zahtevajo vnos, spremembo ali odstranitev podatkov v bazi podatkov.

V primeru organov in teles iz člena 108(2) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo zahtevane informacije v treh mesecih po izdaji ustrezne sodbe odredbodajalcu Komisije, odgovornemu za zadevni program ali ukrep.

Računovodja Komisije vnaša, spreminja ali odstranjuje podatke v bazi podatkov. Mesečno po varnostnem protokolu zagotavlja potrjene podatke iz baze podatkov imenovanim osebam.

3.   Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 Komisiji potrdijo, da so informacije, ki so jih poslali, pripravljene in predložene v skladu z načeli glede varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 in Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta (17).

Zlasti vnaprej obvestijo vse tretje osebe ali druge osebe iz odstavka 1, da so lahko njihovi podatki vključeni v bazo podatkov in jih lahko Komisija pošlje imenovanim osebam iz odstavka 2. Če je primerno, se poslane informacije zaradi popravkov, izbrisa ali kakršne koli spremembe posodobijo.

Vsaka oseba, vključena v bazo podatkov, ima pravico, da se na zahtevo, predloženo računovodji Komisije, obvesti o shranjenih podatkih, ki jo zadevajo.

4.   Države članice v skladu z Direktivo 95/46/ES sprejmejo ustrezne ukrepe, ki Komisiji pomagajo pri učinkovitem upravljanju baze podatkov.

V sporazumih z organi tretjih držav in vsemi telesi iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe se določijo ustrezne ureditve, da se zagotovi skladnost s temi določbami in z načeli glede varstva osebnih podatkov.

Člen 145

Upravne in denarne kazni

(člena 109 in 131 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v uporabo kazni, ki so določene v pogodbi, se kandidati ali ponudniki in izvajalci, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti in goljufije oziroma za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, lahko izključijo iz vseh oddaj naročil in dodelitev nepovratnih sredstev, ki se financirajo iz proračuna Unije, za največ pet let od potrditve ugotovljene kršitve v kontradiktornem postopku s kandidatom, ponudnikom ali izvajalcem.

To obdobje se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka.

2.   Ponudnikom ali kandidatom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije, se lahko izrečejo tudi denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne ocenjene vrednosti naročila, ki se oddaja.

Izvajalcem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, se lahko izrečejo denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne vrednosti zadevnega naročila.

Ta delež se lahko poveča na od 4 % do 20 % v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka odstavka 1.

3.   Institucija določi upravne ali denarne kazni zlasti ob upoštevanju elementov iz člena 142(1).

Člen 146

Merila za izbor

(člen 110(1) finančne uredbe)

1.   Naročniki pripravijo jasna in nediskriminatorna merila za izbor.

2.   Merila za izbor se uporabijo v vsakem postopku za oddajo javnega naročila za ocenjevanje finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika.

Naročnik lahko določi minimalne stopnje sposobnosti, pod katero kandidati ne morejo biti izbrani.

3.   Od vsakega ponudnika ali kandidata se lahko zahteva dokazilo, da je pooblaščen za izvajanje naročila po nacionalnem pravu, kar dokazuje z vpisom v trgovinski ali poslovni register, z izjavo pod prisego ali potrdilom, članstvom v določeni organizaciji, izrecnim pooblastilom ali vpisom v register zavezancev za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV).

4.   Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali razpisu za prijavo interesa ali razpisu za zbiranje ponudb navede izbrana dokazila za preizkušanje statusa in pravne sposobnosti ponudnikov ali kandidatov.

5.   Informacije, ki jih zahteva naročnik kot dokazilo finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika ter minimalnih stopenj sposobnosti v skladu z odstavkom 2, ne smejo presegati okvira predmeta naročila in upoštevajo zakonite interese gospodarskih subjektov, zlasti glede varstva tehničnih in poslovnih skrivnosti podjetja.

6.   Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja odloči, da ne bo zahteval dokazila finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov v primeru naslednjih naročil:

(a)

za naročila, ki jih za svoj račun oddajo institucije in katerih vrednost ne presega vrednosti iz člena 137(1);

(b)

za naročila, oddana na področju zunanjih ukrepov, v vrednosti pod mejnimi vrednostmi iz člena 265(1)(a), člena 267(1)(a) ali člena 269(1)(a).

Kadar se naročnik odloči, da ne bo zahteval dokazil finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov, se ne sme izvršiti nobeno predhodno financiranje, razen če ni predloženo finančno jamstvo v enakovrednem znesku.

Člen 147

Ekonomska in finančna sposobnost

(člen 110(1) finančne uredbe)

1.   Dokazilo o ekonomski in finančni sposobnosti se lahko predloži zlasti v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:

(a)

ustreznih bančnih izpiskov ali, če je to primerno, dokazila o zadevnem škodnem zavarovanju poklicnega tveganja;

(b)

računovodskih izkazov za največ zadnja tri leta, za katera je bil pripravljen zaključni račun;

(c)

izkaza celotnega prihodka od prodaje in prihodka od prodaje gradenj, blaga ali storitev, na katere se nanaša naročilo, za obdobje, ki ne sme biti daljše od zadnjih treh poslovnih let, za katera so podatki na voljo.

2.   Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 1, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila in so še v skladu z odstavkom 1.

Če zaradi izjemnega razloga, za katerega naročnik meni, da je upravičen, ponudnik ali kandidat ne more predložiti dokazil, ki jih zahteva naročnik, lahko svojo ekonomsko in finančno sposobnost dokazuje na kateri koli drug način, za katerega naročnik meni, da je ustrezen.

3.   Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno,in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.

Naročnik lahko zahteva, da gospodarski subjekt in subjekti iz prvega pododstavka solidarno odgovarjajo za izvedbo naročila.

Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.

Člen 148

Tehnična in kadrovska sposobnost

(člen 110(1) finančne uredbe)

1.   Tehnična in kadrovska sposobnost gospodarskih subjektov se ocenjuje in preverja v skladu z odstavkoma 2 in 3. V postopkih za oddajo javnih naročil blaga, ki zahtevajo namestitvena in inštalacijska dela, storitev in/ali gradenj, se taka sposobnost ocenjuje predvsem glede na njihovo znanje, učinkovitost, izkušnje in zanesljivost.

2.   Dokazila o tehnični in kadrovski sposobnosti gospodarskega subjekta se lahko glede na naravo, količino ali obseg in namen blaga, storitev ali gradenj, ki se naročajo, predložijo v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:

(a)

dokazil o izobrazbi in strokovni usposobljenosti izvajalca storitev ali izvajalca gradenj in/ali vodstvenih delavcev podjetja ter zlasti osebe ali oseb, odgovornih za opravljanje storitev ali izvajanje gradenj;

(b)

seznama:

(i)

glavnih storitev in blaga, opravljenih oz. dobavljenega v zadnjih treh letih, z navedbo zneskov, datumov ter prejemnikov (javnih in zasebnih);

(ii)

gradenj, izvedenih v zadnjih petih letih, z navedbo zneskov, datumov in kraja;

(c)

opisa tehnične opreme, orodij in objektov, ki jih bo podjetje uporabljalo za izvedbo naročila storitev ali gradenj;

(d)

opisa tehnične opreme in ukrepov za zagotavljanje kakovosti blaga in storitev ter opisa študijskih in raziskovalnih zmogljivosti podjetja;

(e)

navedbe strokovnega osebja ali strokovnih teles, ki bodo sodelovali pri izvedbi naročila, ne glede na to, ali neposredno pripadajo podjetju ali ne, in zlasti tistih, ki so odgovorni za nadzor kakovosti;

(f)

v zvezi z naročili blaga: vzorcev, opisov in/ali verodostojnih fotografij in/ali certifikatov, ki jih izdajo uradni inštituti ali agencije za nadzor kakovosti, ki imajo za to priznano pristojnost, in s katerimi se potrjuje skladnost proizvodov z veljavnimi tehničnimi specifikacijami ali standardi;

(g)

izjave o povprečnem letnem številu zaposlenih in številu vodstvenega osebja izvajalca storitev ali izvajalca gradenj v zadnjih treh letih;

(h)

navedbe deleža naročila, ki bi ga izvajalec storitev lahko nameraval dati v podizvajanje;

(i)

za javna naročila gradenj in storitev ter samo v ustreznih primerih: navedbe ukrepov okoljskega ravnanja, ki jih gospodarski subjekt lahko uporabi med izvajanjem naročila.

Če se naročnikom zagotovijo storitve ali blago iz točke (b)(i) prvega pododstavka, se dokazilo o izvedbi ali dobavi izda v obliki potrdila, ki ga izda ali sopodpiše pristojni organ.

Za namene točke (b)(ii) prvega pododstavka se seznamu najpomembnejših gradenj priloži potrdilo o ustrezni izvedbi, v katerem je navedeno, ali je bila gradnja izvedena strokovno in ali je bila v celoti končana.

3.   Če so naročene storitve zahtevne ali proizvodi zapleteni ali izjemoma, če se naročajo za posebne namene, se tehnična in kadrovska sposobnost lahko dokaže s preverjanjem, ki ga izvede naročnik ali v njegovem imenu pristojni uradni organ države, v kateri ima izvajalec storitev ali dobavitelj blaga sedež, s soglasjem tega organa. Pri takšnem preverjanju se pregleda tehnična sposobnost dobavitelja in njegove proizvodne zmogljivosti ter po potrebi njegove študijske in raziskovalne zmogljivosti ter način nadzora kakovosti.

4.   Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi standardi za zagotavljanje kakovosti, se sklicuje na sisteme za zagotavljanje kakovosti, ki temeljijo na ustrezni seriji evropskih standardov, ki jih potrdijo pooblaščeni organi. Vendar pa naročniki sprejmejo tudi druga dokazila o enakovrednih ukrepih za zagotavljanje kakovosti, ki jih predložijo gospodarski subjekti, ki nimajo dostopa do takih certifikatov ali nimajo možnosti, da bi jih pridobili v ustreznem roku.

5.   Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi sistemi ali standardi okoljskega ravnanja, se sklicuje na Sistem Unije za okoljsko ravnanje in presojo ali na druge sisteme okoljskega ravnanja, priznane v skladu s členom 45 Uredbe (ES) št. 1221/2009 Evropskega parlamenta in Sveta (18), ali na druge standarde okoljskega ravnanja, ki temeljijo na ustreznih evropskih ali mednarodnih standardih pooblaščenih organov. Naročniki priznajo enakovredne certifikate organov, ustanovljenih v drugih državah članicah. Prav tako sprejmejo druga dokazila o enakovrednih ukrepih okoljskega ravnanja, ki jih predložijo gospodarski subjekti.

6.   Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno, in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.

Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.

7.   V zvezi z naročili gradenj, naročili storitev ter namestitvenimi in inštalacijskimi deli v okviru naročil blaga lahko naročnik zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno ponudnik sam ali, če ponudbo predloži skupina gospodarskih subjektov v skladu s členom 121(6), sodelujoči v tej skupini.

8.   Naročniki lahko sklepajo, da gospodarski subjekti ne bodo izvedli naročila v skladu z ustreznim standardom kakovosti, če ugotovijo navzkrižje interesov, ki lahko negativno vpliva na izvajanje naročila.

Člen 149

Določbe in merila za oddajo javnih naročil

(člen 110(2) finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v člen 107 finančne uredbe se naročila oddajo na enega od naslednjih dveh načinov:

(a)

po avtomatskem postopku, ko se naročilo odda ponudniku, ki ponudi najnižjo ceno, pri čemer mora biti ponudba pravilna in izpolnjevati vse določene pogoje;

(b)

po postopku za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe.

2.   Naročnik pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe upošteva ponujeno ceno in merila kakovosti, ki so odvisna od predmeta naročila, kot so tehnične prednosti, estetske in funkcionalne lastnosti, okoljske lastnosti, tekoči stroški, donosnost, datum dobave ali končanja del, poprodajne storitve in tehnična pomoč. Naročnik lahko določi najnižje ravni kakovosti. Ponudbe, ki ne dosegajo teh ravni, se zavrnejo.

3.   Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah ali v dokumentu z opisom določi, kako se vrednotijo posamezna merila pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe. To vrednotenje se lahko izrazi kot razpon s primernim maksimalnim obsegom.

Vrednotenje cene glede na druga merila ne sme povzročiti, da cena ne bi vplivala na izbiro izvajalca, brez poseganja v lestvice stroškov, ki jih institucija določi kot plačilo za nekatere storitve, na primer storitve, ki jih opravijo izkušeni ocenjevalci.

Če je v izjemnih primerih vrednotenje tehnično nemogoče, zlasti zaradi predmeta naročila, naročnik samo navede merila, ki se bodo uporabljala, v vrstnem redu od najbolj do najmanj pomembnega.

Člen 150

Uporaba elektronskih dražb

(člen 110(2) finančne uredbe)

1.   Naročniki lahko uporabljajo elektronske dražbe, v katerih se predstavijo nove cene, popravljene navzdol, in/ali nove vrednosti za nekatere sestavne dele ponudb.

Za namene prvega pododstavka naročniki uporabijo ponavljajoč se elektronski postopek (elektronska dražba), ki poteka po začetni celostni oceni ponudb, po kateri je ponudbe mogoče razvrstiti z uporabo metod za avtomatsko ocenjevanje.

2.   Če je mogoče natančno določiti specifikacije za ponudbe, se pri odprtih in omejenih postopkih ali postopkih s pogajanji v primeru iz člena 135(1)(a) naročniki lahko odločijo, da se pred oddajo javnega naročila izvede elektronska dražba.

Pod temi istimi pogoji je elektronsko dražbo mogoče izvesti med ponovnim javnim zbiranjem ponudb za stranke okvirne pogodbe iz točke (b) tretjega pododstavka člena 122(3) ter javnim zbiranjem ponudb za naročila, ki se oddajo v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131.

Elektronska dražba temelji bodisi samo na cenah, če se naročilo odda ponudniku z najnižjo ceno, bodisi na cenah in/ali vrednostih elementov ponudb, navedenih v specifikacijah, če se naročilo odda ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.

3.   Naročniki, ki se odločijo za uporabo elektronske dražbe, to navedejo v obvestilu o javnem naročilu.

Specifikacije med drugim vsebujejo naslednje podrobnosti:

(a)

elemente, katerih vrednosti bodo predmet elektronske dražbe, pod pogojem, da je te elemente mogoče količinsko oceniti ter izraziti s številkami ali odstotki;

(b)

morebitne omejitve vrednosti, ki se lahko predložijo, kot izhajajo iz specifikacij predmeta naročila;

(c)

informacije, ki bodo med potekom elektronske dražbe na voljo ponudnikom, in, kadar je to potrebno, kdaj jim bodo na voljo;

(d)

ustrezne informacije o poteku elektronske dražbe;

(e)

pogoje, pod katerimi bodo ponudniki lahko dražili, in zlasti minimalne razlike, ki bodo po potrebi zahtevane pri dražitvi;

(f)

ustrezne informacije o uporabljeni elektronski opremi ter o ureditvi in tehničnih specifikacijah povezave.

4.   Naročniki pred začetkom elektronske dražbe izvedejo celostno začetno oceno ponudb v skladu z merili za oddajo ter vrednotenjem, ki so ga določili zanje.

Vsi ponudniki, ki so predložili dopustne ponudbe, se po elektronski poti hkrati povabijo k predložitvi novih cen in/ali novih vrednosti; povabilo vsebuje vse ustrezne informacije za povezavo z uporabljeno elektronsko opremo ter določa datum in uro začetka elektronske dražbe. Elektronska dražba lahko poteka v več zaporednih fazah. Začeti se ne sme prej kot dva delovna dneva po datumu, ko so bila povabila poslana.

5.   Kadar se naročilo oddaja ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, je povabilu priložen rezultat celostne ocene zadevne ponudbe, ki je bila izvedena v skladu z vrednotenjem iz prvega pododstavka člena 149(3).

V povabilu je prav tako navedena matematična formula, s katero se bo med potekom elektronske dražbe določalo avtomatsko ponovno razvrščanje ponudb v skladu z novimi predloženimi cenami in/ali vrednostmi. Ta formula vključuje vrednotenje vseh meril, opredeljenih za določitev ekonomsko najugodnejše ponudbe, kot je navedeno v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah. Vendar se za ta namen vsi razponi vnaprej zmanjšajo na določeno vrednost.

Če so dovoljene variantne ponudbe, se za vsako variantno ponudbo pripravi ločena formula.

6.   Med vsako fazo elektronske dražbe naročniki vsem ponudnikom nemudoma sporočijo vsaj informacije, ki jim v vsakem trenutku omogočajo seznanitev s svojo uvrstitvijo. Prav tako lahko sporočajo tudi druge informacije v zvezi z ostalimi predloženimi cenami ali vrednostmi, če je to navedeno v specifikacijah. Lahko tudi kadar koli objavijo število udeležencev v zadevni fazi dražbe. Vendar v nobenem primeru med katero koli fazo elektronske dražbe ne smejo razkriti imen ponudnikov.

7.   Naročniki zaključijo elektronsko dražbo na enega ali več naslednjih načinov:

(a)

v povabilu k udeležbi na dražbi navedejo predhodno določena datum in uro;

(b)

ko ne prejmejo novih cen ali vrednosti, ki bi ustrezale zahtevam v zvezi z minimalnimi razlikami;

(c)

ko se izvedejo vse faze dražbe, določene v povabilu k udeležbi na dražbi.

Za namene točke (b) prvega pododstavka naročniki v povabilu k udeležbi na dražbi določijo čas, ki mora preteči od prejema zadnje ponudbe, preden zaključijo elektronsko dražbo.

Kadar se naročniki odločijo, da zaključijo elektronsko dražbo v skladu s točko (c) prvega pododstavka in po potrebi v kombinaciji z ureditvijo iz točke (b) prvega pododstavka, se v povabilu k udeležbi na dražbi navede časovni razpored vsake faze dražbe.

8.   Po zaključku elektronske dražbe naročniki glede na rezultate elektronske dražbe oddajo naročilo v skladu s členom 149.

Naročniki ne smejo zlorabljati elektronskih dražb ali jih uporabljati z namenom preprečevanja, omejevanja ali izkrivljanja konkurence ali z namenom spreminjanja predmeta naročila, ki z objavo obvestila o javnem naročilu postane predmet javnega zbiranja ponudb in je opredeljen v specifikacijah.

Člen 151

Neobičajno nizka cena

(člen 110(2) finančne uredbe)

1.   Če so v ponudbi za dano naročilo ponujene neobičajno nizke cene, naročnik, preden tako ponudbo zavrne samo iz tega razloga, pisno zahteva podrobno obrazložitev vseh postavk ponudbe, za katere meni, da so relevantne, in jih preveri v ustreznem pogovoru z vsemi udeleženimi in ob upoštevanju prejete obrazložitve. Ta podrobna obrazložitev se lahko nanaša zlasti na skladnost z določbami o zaščiti zaposlitve in delovnih pogojih, ki veljajo na kraju, kjer naj bi se gradnja, storitev ali dobava izvajala.

Naročnik lahko upošteva predvsem obrazložitve, ki se nanašajo na:

(a)

ekonomiko proizvodnega procesa, opravljanja storitev ali načina gradnje;

(b)

izbrane tehnične rešitve ali izjemno ugodne pogoje, ki so na voljo ponudniku;

(c)

izvirnost ponudbe.

2.   Kadar naročnik ugotovi, da je cena neobičajno nizka zaradi dobljene državne pomoči, lahko zavrne ponudbo samo na podlagi tega razloga, če ponudnik v razumnem roku, ki mu ga določi naročnik, ne more dokazati, da je bila zadevna pomoč dodeljena dokončno ter v skladu s postopki in odločitvami, določenimi v pravilih Unije o državni pomoči.

Člen 152

Roki za prejem ponudb in prijav za sodelovanje

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   Naročnik v koledarskih dneh določi dokončne in obvezne roke za prejem ponudb in prijav za sodelovanje. Roki morajo biti dovolj dolgi, da imajo zainteresirane osebe na voljo razumno in ustrezno obdobje za pripravo in predložitev ponudb, zlasti ob upoštevanju zapletenosti naročila ali potrebe po ogledu lokacije ali pregledu dokumentov, priloženih specifikacijam, na kraju samem.

2.   V odprtim postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 52 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.

3.   V omejenih postopkih, v primerih uporabe konkurenčnega dialoga iz člena 132 in v postopkih s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) rok za prejem prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od 37 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.

V omejenih postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 40 dni od dne, ko je odposlan razpis za zbiranje ponudb.

V postopkih po razpisu za prijavo interesa iz člena 136(1) pa rok:

(a)

v primeru postopka iz člena 136(1)(a) in člena 136(3)(b)(i) za prejem ponudb ne sme biti krajši od 21 dni od dne, ko je odposlan razpis za zbiranje ponudb;

(b)

v primeru dvostopenjskega postopka iz člena 136(3)(b)(ii) za prejem prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od 10 dni in za prejem ponudb ne sme biti krajši od 21 dni.

4.   Če je naročnik za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) v skladu s členom 123(2) poslal v objavo predhodno informativno obvestilo ali predhodno informativno obvestilo sam objavil v profilu kupca, se lahko rok za prejem ponudb na splošno skrajša na 36 dni, vendar v nobenem primeru ne sme biti krajši od 22 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu ali razpis za zbiranje ponudb.

Skrajšanje roka iz prvega pododstavka je mogoče le, če predhodno informativno obvestilo izpolnjuje naslednja pogoja:

(a)

vsebuje vse informacije, ki se zahtevajo za obvestilo o javnem naročilu, če so te informacije na voljo v času objave predhodnega informativnega obvestila;

(b)

v objavo je bilo poslano najmanj 52 dni in največ 12 mesecev pred dnem, ko je bilo v objavo poslano obvestilo o javnem naročilu.

5.   Roki za prejem ponudb se lahko skrajšajo za pet dni, če je od dne objave obvestila o javnem naročilu ali razpisa za prijavo interesa do celotne razpisne dokumentacije mogoč neomejen in neposreden elektronski dostop.

Člen 153

Rok za dvig razpisne dokumentacije

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se, ob upoštevanju odstavka 4, specifikacije ali dokumenti z opisom v postopku iz člena 132 in dodatni dokumenti pošljejo vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, v petih delovnih dneh po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dokumentacijo, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.

2.   Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se dodatne informacije v zvezi s specifikacijami ali dokumenti z opisom ali dodatnimi dokumenti pošljejo hkrati vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, najpozneje šest koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, če pa naročnik zahtevo za informacije prejme manj kot osem koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, pa dodatne informacije pošlje čim prej po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dodatne informacije, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.

3.   Če specifikacij in dodatnih dokumentov ali informacij iz kakršnega koli razloga ni mogoče poslati v rokih iz odstavkov 1 in 2 tega člena ali če je ponudbe mogoče pripraviti šele na podlagi ogleda lokacije ali pregleda dokumentacije, priložene specifikacijam, na kraju samem, se roki za prejem ponudb iz člena 152 podaljšajo, da se lahko vsi gospodarski subjekti seznanijo z vsemi potrebnimi informacijami za pripravo ponudb. To podaljšanje se ustrezno oglašuje v skladu z določbami iz členov 123 do 126.

4.   Če je v odprtem postopku, vključno z dinamičnimi nabavnimi sistemi iz člena 131, do celotne razpisne dokumentacije in dodatnih dokumentov mogoč neomejen, popoln in neposreden elektronski dostop, se odstavek 1 tega člena ne uporablja. V obvestilu o javnem naročilu iz člena 123(3) se navede internetni naslov, na katerem je mogoče najti to dokumentacijo.

Člen 154

Roki v nujnih primerih

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   V primeru, da ustrezno utemeljeni nujni razlogi onemogočijo uporabo najkrajših rokov iz člena 152(3) za omejene postopke in postopke s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, lahko naročniki določijo naslednja roka, izražena v koledarskih dneh:

(a)

rok za prejem prijav za sodelovanje, ki ne sme biti krajši od 15 dni od dne, ko je bilo odposlano v objavo obvestilo o javnem naročilu, ali od desetih dni, če se obvestilo pošlje Uradu za publikacije elektronsko;

(b)

rok za prejem ponudb, ki ne sme biti krajši od desetih dni od dne, ko je bil odposlan razpis za zbiranje ponudb.

2.   V omejenih postopkih in pospešenih postopkih s pogajanji se dodatne informacije o specifikacijah, če so bile zahtevane pravočasno, sporočijo vsem kandidatom ali ponudnikom najpozneje štiri koledarske dni pred rokom za prejem ponudb.

Člen 155

Načini pošiljanja

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   Ureditev za predložitev ponudb in prijav za sodelovanje določijo naročniki, ki lahko izberejo izključni način predložitve. Ponudbe in prijave za sodelovanje se lahko predložijo s pismom ali v elektronski obliki. Poleg tega je mogoče prijave za sodelovanje predložiti tudi s telefaksom.

Izbrani načini pošiljanja so splošno dostopni in gospodarskim subjektom ne omejujejo dostopa do postopka za oddajo javnih naročil.

Izbrani načini pošiljanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

vsaka predložena ponudba ali prijava za sodelovanje vsebuje vse potrebne informacije za oceno;

(b)

ohrani se celovitost podatkov;

(c)

ohrani se zaupnost ponudb in prijav za sodelovanje ter naročnik se z vsebino ponudb in prijav za sodelovanje seznani šele po izteku roka za njihovo predložitev;

(d)

zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

Kadar je to potrebno zaradi pravnih dokazil, lahko naročniki zahtevajo, da je treba predložitve prijav za sodelovanje, ki so bile poslane s telefaksom, potrditi s pismom ali elektronsko, in sicer kar najhitreje in v vsakem primeru pred rokom iz člena 152.

2.   Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi in ne omejujejo gospodarskih subjektov pri dostopu do postopka za oddajo javnih naročil.

3.   Razen za naročila pod mejno vrednostjo iz člena 170(1), naprave za elektronsko sprejemanje ponudb in prijav za sodelovanje s tehničnimi sredstvi in ustreznimi postopki zagotavljajo, da:

(a)

je identiteto gospodarskega subjekta mogoče z gotovostjo potrditi;

(b)

je mogoče natančno določiti točno uro in datum prejema ponudb in prijav za sodelovanje;

(c)

se lahko v razumni meri zagotovi, da pred določenim rokom nihče nima dostopa do podatkov, poslanih v skladu s temi zahtevami;

(d)

se v primeru kršitve prepovedi tega dostopa lahko v razumni meri zagotovi, da se kršitev zlahka ugotovi;

(e)

lahko samo pooblaščene osebe določijo ali spremenijo datum odpiranja prejetih dokumentov;

(f)

se med različnimi fazami postopka za oddajo javnih naročil omogoči dostop do predloženih podatkov ali dela le-teh izključno ob hkratnem ukrepanju pooblaščenih oseb;

(g)

mora hkratno ukrepanje pooblaščenih oseb omogočiti dostop do poslanih podatkov šele po predpisanem datumu;

(h)

so dokumentov, prejeti in odprti v skladu s temi zahtevami, še naprej dostopni samo osebam, pooblaščenim, da se z njimi seznanijo.

4.   Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, predloženi dokumenti v elektronski obliki štejejo kot izvirniki in kot da so jih podpisali pooblaščeni zastopniki gospodarskih subjektov.

5.   V primeru predložitve s pismom lahko ponudniki ali kandidati predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje:

(a)

po pošti ali kurirski službi, v tem primeru razpisna dokumentacija določa, da kot veljavni datum velja datum pošiljke, poštni žig ali datum na potrdilu o oddaji pošiljke;

(b)

osebno v prostorih institucije, kjer ponudbo ali prijavo za sodelovanje odda ponudnik ali kandidat ali njegov zastopnik, pri čemer se v razpisni dokumentaciji določi poleg informacij iz točke (a) člena 138(2) tudi služba, ki se ji oddajo ponudbe ali prijave za sodelovanje in ki izda z datumom opremljeno in podpisano potrdilo o prejemu.

6.   Zaradi varovanja tajnosti in za preprečitev morebitnih težav, kadar se ponudbe pošiljajo s pošto, mora razpis za zbiranje ponudb vsebovati naslednjo določbo:

Ponudbe je treba predložiti v zaprti kuverti, ki je vložena v še eno zaprto kuverto. Na notranji kuverti morajo biti poleg imena službe, na katero je naslovljena in ki je bila navedena v razpisu za zbiranje ponudb, navedene naslednje besede „Razpis za zbiranje ponudb – ne odpiraj“. Če se uporabijo samolepilne kuverte, morajo biti zalepljene z lepilnim trakom, pošiljatelj pa se mora čezenj podpisati.

Člen 156

Jamstva za resnost ponudbe

(člen 111(3) finančne uredbe)

Naročnik lahko zahteva jamstvo za resnost ponudbe, ki se predloži v skladu s členom 163 in predstavlja od 1 % do 2 % skupne vrednosti naročila.

Jamstvo za resnost ponudbe se sprosti ob oddaji naročila. Če do roka ni predložena nobena ponudba ali ponudnik ponudbo naknadno umakne, se jamstvo zadrži.

Člen 157

Odpiranje ponudb in prijav za sodelovanje

(člen 111(4) finančne uredbe)

1.   Odprejo se vse prijave za sodelovanje in ponudbe, ki izpolnjujejo zahteve iz člena 155.

2.   Kadar vrednost naročila presega mejno vrednost iz člena 137(1) odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za odpiranje ponudb.

Komisijo za odpiranje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti zadevne institucije, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za te osebe veljajo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe. Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.

Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za odpiranje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za odpiranje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.

3.   Če se ponudbe predložijo s pismom, eden ali več članov komisije za odpiranje ponudb parafira dokumente, ki dokazujejo datum in uro, ko je bila vsaka ponudba odposlana.

Prav tudi parafirajo:

(a)

bodisi vsako stran vsake ponudbe

(b)

bodisi naslovnico in strani, ki vsebujejo finančne podatke ponudbe, pri čemer celovitost prvotne ponudbe z ustreznimi ukrepi zagotovi služba, ki je neodvisna od službe za odobravanje, razen v primerih iz drugega pododstavka odstavka 2.

Kadar se naročilo odda po avtomatskem postopku oddaje v skladu s točko (a) člena 149(1), se cene iz ponudb, ki izpolnjujejo pogoje, objavijo.

Člani komisije podpišejo zapisnik o odpiranju prejetih ponudb, v katerem so navedene ponudbe, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 155, in ponudbe, ki teh pogojev ne izpolnjujejo, ter razlogi, zaradi katerih so bile ponudbe zavrnjene, pri čemer se sklicujejo na načine za predložitev ponudb iz člena 155. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.

Člen 158

Komisija za ocenjevanje ponudb in prijav za sodelovanje

(člen 111(5) finančne uredbe)

1.   Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje iz člena 155, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb, ki se na podlagi predhodno objavljenih meril za izključitev in izbor na eni strani oziroma meril za dodelitev na drugi strani imenuje za vsako od teh dveh stopenj.

Komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec, ki je dolžan dati svetovalno mnenje za naročila, katerih vrednost presega mejno vrednost iz člena 137(1).

Vendar pa lahko odgovorni odredbodajalec odloči, naj komisija za ocenjevanje ponudb oceni in razvrsti ponudbe samo na podlagi meril za oddajo ter da se merila za izključitev in izbor ocenijo na druge ustrezne načine, ki zagotavljajo odsotnost navzkrižja interesov.

2.   Komisijo za ocenjevanje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov iz člena 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da te osebe spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.

Komisijo za ocenjevanje ponudb lahko sestavljajo isti člani kot komisijo za odpiranje ponudb.

Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da ti strokovnjaki spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za ocenjevanje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za ocenjevanje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.

3.   Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki ne izpolnjujejo vseh bistvenih zahtev, določenih v razpisni dokumentaciji, se izločijo.

Komisija za ocenjevanje ponudb ali naročnik pa lahko zaprosi kandidate ali ponudnike, da v roku, ki ga določi, predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila dokazil, predloženih v zvezi z merili za izključitev in izbor.

Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki niso izključene in ki izpolnjujejo merila za izbor, štejejo kot dopustne.

4.   V primeru neobičajno nizke cene iz člena 151 komisija za ocenjevanje ponudb zahteva ustrezne informacije o postavkah ponudbe.

Člen 159

Rezultati ocenjevanja

(člen 112 finančne uredbe)

1.   Sestavi se poročilo, opremljeno z datumom, o oceni in razvrstitvi prijav za sodelovanje in ponudb, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje.

Poročilo podpišejo vsi člani komisije za ocenjevanje ponudb. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.

Če komisija za ocenjevanje ponudb ni imela pristojnosti za preverjanje ponudb na podlagi meril za izključitev in meril za izbor, poročilo podpišejo tudi osebe, ki jim je odgovorni odredbodajalec dodelil to pristojnost. Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.

2.   Poročilo iz odstavka 1 vsebuje najmanj:

(a)

ime in naslov naročnika ter predmet in vrednost naročila, okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema;

(b)

imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;

(c)

imena kandidatov ali ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;

(d)

razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;

(e)

imena predlaganih kandidatov ali izvajalca in razloge za tako izbiro ter, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirne pogodbe, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam.

3.   Naročnik nato sprejme sklep o oddaji naročila, v katerem navede vsaj naslednje:

(a)

ime in naslov naročnika, predmet in vrednost naročila ali predmet in najvišjo vrednost okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema;

(b)

imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;

(c)

imena kandidatov ali ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;

(d)

razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;

(e)

imena izbranih kandidatov ali izvajalca in razloge za tako izbiro, pri čemer se sklicuje na merila za izbor in oddajo, ki so bila objavljena vnaprej, ter, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirne pogodbe, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam;

(f)

v primeru postopka s pogajanji in konkurenčnega dialoga okoliščine iz členov 132, 134, 135, 266, 268, 270 in 271, ki opravičujejo njuno uporabo;

(g)

kadar je to primerno, razloge, zakaj se je naročnik odločil, da naročila ne odda.

Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, sklep iz prvega pododstavka sprejme naročnik, odgovoren za postopek za oddajo naročila.

Člen 160

Stiki med naročnikom in ponudniki

(člen 112 finančne uredbe)

1.   Stiki med naročnikom in ponudniki med postopkom za oddajo naročila so dovoljeni izjemoma, in sicer pod pogoji iz odstavkov 2 in 3.

2.   Pred rokom za predložitev ponudb lahko naročnik v zvezi z dodatnimi dokumenti in informacijami iz člena 153:

(a)

na zahtevo ponudnikov sporoči dodatne informacije, ki so namenjene izključno kot pojasnilo narave naročila, pri čemer take informacije na isti datum sporoči vsem ponudnikom, ki so zahtevali specifikacije;

(b)

na svojo pobudo, če v besedilu obvestila o javnem naročilu, razpisa za zbiranje ponudb ali specifikacij opazi napako, če je besedilo nenatančno, če so izpuščeni podatki ali če je bila storjena kakršna koli druga administrativna napaka, o tem obvesti zadevne osebe na isti datum in na enak način, kakor se je uporabil za izvirni razpis za zbiranje ponudb.

3.   Če je po odpiranju ponudb potrebno kakšno pojasnilo v zvezi s ponudbo ali če je treba v ponudbi popraviti očitne administrativne napake, se lahko naročnik obrne neposredno na ponudnika, pri čemer pa zaradi takih stikov pogoji ponudbe ne smejo biti na noben način spremenjeni.

4.   Za vsak primer, ko je bil vzpostavljen stik, in za ustrezno utemeljene primere, ko stik ni bil vzpostavljen, kot je navedeno v členu 96 finančne uredbe, se hrani zaznamek v dokumentaciji o zadevnem javnem naročilu.

Člen 161

Obveščanje kandidatov in ponudnikov

(členi 113, 114 in 118 finančne uredbe)

1.   Naročniki čim prej obvestijo kandidate in ponudnike o sprejetih odločitvah v zvezi z oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vstopu v dinamični nabavni sistem, vključno z razlogi za odločitev, da ne oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavijo dinamičnega nabavnega sistema, v zvezi s katerimi je potekalo javno zbiranje ponudb, ali da ponovno začnejo postopek.

2.   Naročnik sporoči informacije iz člena 113(2) finančne uredbe v največ 15 koledarskih dneh od dne, na katerega je prejel pisno zahtevo.

3.   Za naročila, ki so jih za svoj račun oddale institucije Unije, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki niso izključena iz področja uporabe Direktive 2004/18/ES, naročniki z elektronskimi sredstvi obvestijo hkrati in posamično vsakega neuspešnega ponudnika ali kandidata, da njegova ponudba ali vloga ni bila sprejeta, v kateri koli od naslednjih faz:

(a)

v postopkih za oddajo naročil, organiziranih v dveh ločenih fazah, kmalu po sprejetju odločitev na podlagi meril za izključitev in izbor ter pred sklepom o oddaji;

(b)

kar zadeva sklepe o oddaji in sklepe o zavrnitvi ponudb, čim prej po sklepu o oddaji in najpozneje v naslednjem tednu.

V vsakem primeru naročnik navede razloge, zakaj ponudba ali vloga ni bila sprejeta, in razpoložljiva pravna sredstva.

Neuspešni ponudniki ali kandidati lahko po pošti, telefaksu ali elektronski pošti pisno zahtevajo dodatne informacije glede razlogov za zavrnitev, vsi izbrani ponudniki, katerih ponudbe niso izločene, pa lahko pridobijo informacije o značilnostih in relativnih prednostih sprejete ponudbe ter ime uspešnega izvajalca, brez poseganja v določbe drugega pododstavka člena 113(2) finančne uredbe. Naročniki odgovorijo najpozneje 15 koledarskih dni po prejemu zahtevka.

Člen 162

Podpis pogodbe

(člena 113 in 118 finančne uredbe)

Pogodba se lahko začne izvajati, ko je podpisana, in ne pred tem.

Oddelek 4

Jamstva in korektivni ukrepi

Člen 163

Jamstva

(člen 115 finančne uredbe)

1.   Kadar morajo izvajalci jamstvo predložiti vnaprej, mora biti to izdano za dovolj visok znesek in veljati dovolj dolgo, da ga naročnik lahko unovči.

2.   Jamstvo da banka ali pooblaščena finančna institucija. Jamstvo lahko nadomesti solidarno poroštvo tretje osebe, če se naročnik s tem strinja.

Jamstvo je izraženo v eurih.

Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba nepreklicno zavezuje, da bo na prvi poziv poravnala obveznosti izvajalca.

Člen 164

Jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti

(člen 115 finančne uredbe)

1.   Za zagotavljanje, da so bili gradnja, blago ali storitve v celoti zagotovljeni, in kadar pri končnem plačilu ni mogoče opraviti dokončnega prevzema v skladu s pogoji pogodbe, lahko odredbodajalec pri posameznih primerih in ob upoštevanju predhodne analize tveganja zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti.

2.   Jamstvo v višini 10 % celotne vrednosti naročila se lahko zagotovi tako, da se pri plačilih vsakič odšteje ustrezen znesek.

Jamstvo lahko nadomesti znesek, za katerega se zmanjša zadnje plačilo in ki predstavlja jamstvo do končnega prevzema storitev, blaga ali gradenj. Znesek določi odredbodajalec in je sorazmeren tveganju, ki je bilo ugotovljeno za izvajanje naročila, pri tem pa upošteva predmet naročila in običajne poslovne pogoje za zadevni sektor.

Pogoji za takšno jamstvo so objavljeni v razpisni dokumentaciji.

3.   Po dokončnem prevzemu gradnje, storitev ali blaga se jamstvo sprosti v skladu s pogoji naročila.

Člen 165

Jamstvo za predhodno financiranje

(člen 115 finančne uredbe)

1.   Ko naročnik ugotovi potrebo po predhodnem financiranju, pred izvedbo postopka za oddajo javnega naročila oceni tveganja, povezana s takšnim financiranjem, pri tem pa upošteva zlasti naslednja merila:

(a)

ocenjeno vrednost naročila;

(b)

predmet naročila;

(c)

trajanje in dinamiko izvajanja naročila;

(d)

strukturo trga.

2.   Jamstvo se zahteva za plačilo predhodnega financiranja v primeru iz drugega pododstavka člena 146(6) ali kadar se odredbodajalec odloči zahtevati jamstvo v skladu z odstavkom 1 tega člena.

Za naročila nizke vrednosti iz člena 137(1) jamstvo ni potrebno.

Jamstvo se sprosti, ko se predhodno financiranje odšteje od vmesnih plačil ali plačil razlike izvajalcu v skladu s pogoji naročila.

Člen 166

Zadržanje izvajanja v primeru napak ali nepravilnosti

(člen 116 finančne uredbe)

1.   V skladu s členom 116 finančne uredbe se izvajanje naročil lahko zadrži zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje naročil čim prej nadaljuje.

2.   Resna napaka ali nepravilnost je kakršna koli kršitev določbe pogodbe ali predpisa, ki je posledica dejanja ali opustitve dejanja, ki povzroči ali bi lahko povzročila izgubo za proračun Unije.

POGLAVJE 2

Določbe, ki se uporabljajo za naročila, ki jih institucije Unije oddajo za svoj račun

Člen 167

Določitev ustrezne ravni za izračun mejnih vrednosti

(člena 117 in 118 finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa znotraj institucije oceni ali so bile dosežene mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe.

Člen 168

Ločena naročila in naročila po sklopih

(člena 104 in 118 finančne uredbe)

1.   Ocenjene vrednosti naročila se ne sme določiti z namenom izogniti se zahtevam iz te uredbe, prav tako se s tem namenom ne sme naročila razdeliti na manjše dele.

Kadar koli je primerno, tehnično izvedljivo in stroškovno učinkovito, se naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), oddajo hkrati v obliki ločenih sklopov.

2.   Kadar se predmet naročila blaga, storitev ali gradenj razdeli na več sklopov, od katerih je vsak predmet posameznega naročila, se pri celotni oceni uporabljene mejne vrednosti upošteva skupna vrednost vseh sklopov.

Kadar je skupna vrednost vseh sklopov enaka ali višja od mejne vrednosti iz člena 170(1), se za vsak sklop uporabljajo člen 97(1) in odstavka 1 in 2 člena 104 finančne uredbe.

3.   Kadar se naročilo odda v obliki ločenih sklopov, se ponudbe ocenijo ločeno za vsak sklop. Če se istemu ponudniku dodeli več sklopov, se lahko podpiše ena pogodba, ki zajema vse te sklope.

Člen 169

Osnova za ocenjevanje vrednosti določenih naročil

(člen 118 finančne uredbe)

1.   Pri izračunu ocenjene vrednosti naročila naročnik upošteva celotno ocenjeno plačilo izvajalca.

Kadar naročilo dopušča opcije ali možnost podaljšanja, je osnova za izračun najvišja odobrena vrednost, vključno z uporabo opcijskih klavzul in podaljšanja.

Ta ocena se pripravi, ko se obvestilo o javnem naročilu pošlje v objavo, ali, kadar takšna objava ni predvidena, ko naročnik začne s postopkom oddaje.

2.   Za okvirne pogodbe in dinamične nabavne sisteme se upošteva najvišja vrednost vseh naročil, predvidenih v celotnem obdobju veljavnosti okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema.

3.   Pri naročilih storitev se upošteva:

(a)

višina premije in druge oblike plačila za zavarovalne storitve;

(b)

honorarji, provizije, obresti in druge vrste plačil za bančne ali finančne storitve;

(c)

honorarji, plačane provizije in druge oblike plačila za naročila načrtovanja.

4.   Pri naročilih storitev, pri katerih ni mogoče oceniti skupne cene, ali pri naročilih blaga na podlagi zakupa, najema ali nakupa na obroke, se kot osnova za izračun ocenjene vrednosti naročila upošteva:

(a)

pri pogodbah, sklenjenih za določen čas:

(i)

če je v primeru storitev veljavnost pogodbe 48 mesecev ali manj ali v primeru blaga 12 mesecev ali manj, skupna vrednost naročila do konca veljavnosti pogodbe;

(ii)

če je v primeru blaga veljavnost pogodbe več kot 12 mesecev, skupna vrednost, vključno z ocenjeno preostalo vrednostjo;

(b)

pri pogodbah, sklenjenih za nedoločen čas, ali v primeru naročil storitev za dlje kot 48 mesecev, mesečna vrednost pomnožena z 48.

5.   Pri rednih naročilih storitev ali blaga ali pri naročilih, ki se po določenem času podaljšajo, se vrednost naročila oceni:

(a)

na podlagi dejanske celotne vrednosti podobnih naročil za iste vrste storitev ali izdelkov, oddanih v prejšnjem proračunskem letu ali v zadnjih 12 mesecih, ki jo je po možnosti treba prilagoditi glede na pričakovane spremembe količine ali vrednosti v 12 mesecih po izteku prvotne pogodbe;

(b)

na podlagi ocenjene celotne vrednosti zaporednih naročil, oddanih v 12 mesecih po prvi opravljeni storitvi ali prvi dobavi ali za čas veljavnosti pogodbe, kadar pogodba velja dlje od 12 mesecev.

6.   Pri naročilih gradenj se poleg same vrednosti gradnje upošteva tudi ocenjena skupna vrednost blaga, potrebnega za izvedbo gradnje, ki ga naročnik da na voljo izvajalcu.

Člen 170

Mejne vrednosti za uporabo postopkov iz Direktive 2004/18/ES

(člen 118 finančne uredbe)

1.   Mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe so mejne vrednosti iz Direktive 2004/18/ES za naročila storitev, blaga in gradnje.

2.   Roki iz člena 118 finančne uredbe so roki, določeni v členih 152, 153 in 154.

Člen 171

Obdobje mirovanja pred podpisom pogodbe

(člen 118 finančne uredbe)

1.   Naročnik z uspešnim ponudnikom ne podpiše pogodbe ali okvirne pogodbe iz Direktiva 2004/18/ES dokler ne preteče 14 koledarskih dni.

To obdobje začne teči z enim od naslednjih datumov:

(a)

dan zatem, ko se hkrati pošljejo uradna obvestila uspešnim in neuspešnim ponudnikom;

(b)

kadar se naročilo ali okvirna pogodba odda po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, dan po objavi obvestila o oddaji javnega naročila iz člena 123 v Uradnem listu Evropske unije.

Kadar se obvestilo iz točke (a) drugega pododstavka pošlje prek telefaksa ali elektronsko, je obdobje mirovanja 10 koledarskih dni.

Po potrebi lahko naročnik odloži podpis pogodbe zaradi dodatnega pregleda, če to opravičujejo zahtevki ali pripombe, ki so jih predložili neuspešni ali oškodovani ponudniki ali kandidati, ali kakršni koli drugi ustrezni prejeti podatki. Zahtevki, pripombe ali podatki morajo prispeti v obdobju iz prvega pododstavka. V primeru odložitve se o tem obvesti vse kandidate ali ponudnike v treh delovnih dneh po sklepu o odložitvi.

Razen v primerih iz odstavka 2 je vsaka pogodba, ki se podpiše pred iztekom obdobja iz prvega pododstavka, nična in neveljavna.

Kadar se naročilo ali okvirno naročilo ne more podeliti predvidenemu uspešnemu ponudniku, ga lahko naročnik podeli naslednjemu najboljšemu ponudniku.

2.   Obdobje iz odstavka 1 se ne uporablja v naslednjih primerih:

(a)

v odprtih postopkih, omejenih postopkih ali postopkih s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, kadar je bila predložena samo ena ponudba;

(b)

v posebnih pogodbah, ki temeljijo na okvirnih pogodbah;

(c)

v postopkih s pogajanji iz členov 134(1)(c), 134(1)(g)(iii), 134(1)(h) in 134(1)(j).

Člen 172

Dokazilo o dostopu do naročil

(člen 119 finančne uredbe)

V specifikacijah se zahteva, da ponudniki navedejo, v kateri državi imajo svoj sedež ali stalno prebivališče, in da predložijo dokazila, ki so običajno sprejemljiva po njihovem lastnem pravu.

NASLOV VI

NEPOVRATNA SREDSTVA

POGLAVJE 1

Področje uporabe in oblika nepovratnih sredstev

Člen 173

Članarine

(člen 121 finančne uredbe)

Članarine iz člena 121(2)(d) finančne uredbe so vsote, ki se plačajo organom, katerih članica je Unija, v skladu s proračunskimi odločitvami in pogoji plačila, ki jih določi zadevni organ.

Člen 174

Sporazumi in sklepi o dodelitvi nepovratnih sredstev

(člen 121(1) finančne uredbe)

1.   Nepovratna sredstva se dodelijo s sklepom ali pisnim sporazumom.

2.   Za določitev ustreznega instrumenta se upošteva naslednje:

(a)

lokacija upravičenca znotraj ali zunaj Unije;

(b)

kompleksnost in standardizacija vsebine financiranih ukrepov ali programov dela.

Člen 175

Odhodki za člane institucij

(člen 121 finančne uredbe)

Odhodki za člane institucij iz člena 121(2)(a) finančne uredbe vključujejo prispevke združenjem sedanjih ali nekdanjih poslancev Evropskega parlamenta. Plačevanje teh prispevkov poteka v skladu z notranjimi upravnimi pravili Evropskega parlamenta.

Člen 176

Ukrepi, za katere se lahko odobrijo nepovratna sredstva

(člen 121 finančne uredbe)

Ukrep, za katerega se lahko odobrijo nepovratna sredstva v smislu člena 121 finančne uredbe, mora biti jasno opredeljen.

Nobenega ukrepa ni mogoče razdeliti na različne ukrepe, da bi se izognili finančnim pravilom iz te uredbe.

Člen 177

Organi, ki si prizadevajo za dosego cilja v splošnem interesu Unije

(člen 121 finančne uredbe)

Organ, ki si prizadeva za dosego cilja v splošnem interesu Unije, je:

(a)

organ, dejaven na področju izobraževanja, usposabljanja, obveščanja, inovacij ali raziskav in študij na področju evropskih politik, kakršnih koli dejavnosti, ki prispevajo k spodbujanju državljanstva ali človekovih pravic, ali evropski organ za standardizacijo;

(b)

subjekt, ki predstavlja neprofitne organe držav članic, držav kandidatk ali potencialnih držav kandidatk in ki pospešuje uporabo načel in politik, ki so skladne s cilji pogodb.

Člen 178

Partnerstva

(člen 121 finančne uredbe)

1.   Posamezna nepovratna sredstva za ukrepe in za poslovanje so lahko sestavni del okvirnih partnerstev.

2.   Okvirno partnerstvo se lahko vzpostavi kot dolgoročni mehanizem sodelovanja med Komisijo in upravičenci do nepovratnih sredstev. Lahko je v obliki okvirnega sporazuma ali okvirnega sklepa o partnerstvu.

Okvirni sporazum ali sklep o partnerstvu določa skupne cilje, naravo načrtovanih enkratnih ukrepov ali ukrepov, ki so del odobrenega letnega programa dela, postopek dodeljevanja posameznih nepovratnih sredstev v skladu z načeli in postopkovnimi pravili iz tega naslova ter splošne pravice in obveznosti vsake pogodbenice po posameznih sporazumih ali sklepih.

Trajanje partnerstva ne sme biti daljše od štirih let, razen v izrednih primerih, upravičenih predvsem zaradi predmeta okvirnega partnerstva.

Odredbodajalci ne smejo neupravičeno uporabljati okvirnih sporazumov ali sklepov o partnerstvih ali jih uporabljati tako, da bi bil namen ali učinek v nasprotju z načeli preglednosti ali enakega obravnavanja vložnikov.

3.   Kar zadeva načrtovanje programov, predhodno objavo in dodeljevanje, se okvirna partnerstva obravnavajo kot nepovratna sredstva.

4.   Posamezna nepovratna sredstva, ki temeljijo na okvirnih sporazumih ali sklepih o partnerstvu, se dodelijo v skladu s postopki, določenimi v teh sporazumih ali sklepih, in v skladu s tem naslovom.

Za posamezna nepovratna sredstva veljajo postopki za naknadno objavo iz člena 191.

Člen 179

Sistemi za elektronsko izmenjavo

(člen 121(1) finančne uredbe)

1.   Vse izmenjave z upravičenci, vključno s sklepanjem sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev, objavo sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi Komisija.

2.   Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:

(a)

dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;

(b)

prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;

(c)

pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;

(d)

ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;

(e)

ohraniti se mora celovitost dokumentov;

(f)

ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;

(g)

kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;

(h)

zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

3.   Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.

Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.

Elektronski podpisi iz točke (b) odstavka 2 imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.

Člen 180

Vsebina sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev

(člen 122 finančne uredbe)

1.   Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa najmanj naslednje:

(a)

predmet;

(b)

upravičenca;

(c)

trajanje, zlasti:

(i)

datum začetka veljavnosti;

(ii)

datum začetka izvajanja ukrepa in trajanje ukrepa ali proračunsko leto, v katerem se ukrep financira;

(d)

najvišji znesek financiranja Unije, izražen v eurih in oblika nepovratnih sredstev, po potrebi dopolnjena s:

(i)

skupnimi predvidenimi upravičenimi stroški ukrepa ali programa dela in stopnjo financiranja upravičenih stroškov;

(ii)

stroški na enoto, pavšalnim zneskom ali pavšalnim financiranjem iz točk (b), (c) in (d) člena 123 finančne uredbe, kjer so določeni;

(iii)

kombinacijo elementov iz točk (i) in (ii) te točke.

(e)

opis ukrepa ali – v primeru nepovratnih sredstev za poslovanje – programa dela, ki ga je za to proračunsko leto odobril odredbodajalec, skupaj z opisom pričakovanih rezultatov izvajanja ukrepa ali programa dela;

(f)

splošne pogoje, ki veljajo za vse sporazume te vrste, kot so določbe, da upravičenec sprejema preglede in revizije Komisije, urada OLAF in Računskega sodišča;

(g)

oceno celotnega proračuna ukrepa ali programa dela;

(h)

kadar izvajanje ukrepa vključuje javna naročila, načela iz člena 209 ali predpise o javnih naročilih, ki jih mora upravičenec upoštevati;

(i)

odgovornosti upravičenca, zlasti:

(i)

za dobro finančno poslovodenje ter predložitev poročil o dejavnostih in finančnih poročil; če je primerno, se določijo vmesni cilji za predložitev teh poročil;

(ii)

v primeru sporazuma med Komisijo in več upravičenci, posebne obveznosti koordinatorja, če obstajajo, in drugih upravičencev do koordinatorja, ter finančno odgovornost upravičencev za zneske, dolgovane Komisiji;

(j)

ureditve in roke za potrditev teh poročil in plačila s strani Komisije;

(k)

po potrebi, podrobnosti o upravičenih stroških ukrepa ali odobrenega programa dela ali stroških na enoto, pavšalnih zneskih ali pavšalnem financiranju iz člena 123 finančne uredbe;

(l)

določbe, ki veljajo za prepoznavnost finančne podpore Unije, razen v ustrezno utemeljenih primerih, ko javna razglasitev ni mogoča ali ustrezna.

Splošni pogoji iz točke (f) prvega pododstavka določajo vsaj:

(i)

pravo Unije kot pravo, ki se uporablja za sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev in ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je določeno v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev. Odstopanja od tega so mogoča pri sporazumih, sklenjenih z mednarodnimi organizacijami;

(ii)

pristojno sodišče ali razsodišče za reševanje sporov.

2.   Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev lahko določa ureditve in roke za začasno ustavitev ali prekinitev izplačil nepovratnih sredstev v skladu s členom 135 finančne uredbe.

3.   V primerih iz člena 178 okvirni sporazum o partnerstvu ali okvirni sklep o partnerstvu določa informacije iz točk (a), (b), (c)(i), (f) in (h) do (j) in (l) iz prvega pododstavka odstavka 1 tega člena.

Posamezen sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje informacije iz točk (a) do (e), (g) in (k) prvega pododstavka odstavka 1 in po potrebi tudi iz točke (i) prvega pododstavka odstavka 1.

4.   Sprememba sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev je možna le v pisni obliki. Namen ali učinek takšnih sprememb, vključno s tistimi, s katerimi se doda ali odstrani upravičenec, ne sme vzbujati dvomov o sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev ali biti v nasprotju z enakim obravnavanjem vložnikov.

5.   Odstavki 1, 2, 3 in 4 se smiselno uporabljajo za sklepe o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Nekatere informacije iz odstavka 1 se lahko navedejo v razpisu za zbiranje predlogov ali katerem koli, s tem povezanem dokumentu, in ne v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 181

Oblike nepovratnih sredstev

(člen 123 finančne uredbe)

1.   Nepovratna sredstva v obliki iz točke (a) člena 123(1) finančne uredbe se izračunajo na podlagi upravičenih stroškov, ki so določeni kot dejansko nastali stroški upravičenca in za katere velja predhodni finančni načrt, predložen skupaj s predlogom in vključen v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.

2.   Stroški na enoto iz točke (b) člena 123(1) finančne uredbe vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni s sklicevanjem na znesek na enoto.

3.   Pavšalni zneski iz točke (c) člena 123(1) finančne uredbe na splošno vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni.

4.   Pavšalno financiranje iz točke (d) člena 123(1) finančne uredbe krije posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so jasno določeni vnaprej s pomočjo odstotnega deleža.

Člen 182

Pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje

(člen 124 finančne uredbe)

1.   Pooblastilo za uporabo pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja iz člena 124(1) finančne uredbe velja v času izvajanja programa. Če so potrebne bistvene spremembe, se lahko to pooblastilo spremeni. Podatki in zneski se redno ocenjujejo in po potrebi se pavšalni zneski, stroški na enoto ali pavšalno financiranje prilagodijo.

V primeru sporazuma med Komisijo in različnimi upravičenci, za vsakega upravičenca velja zgornja meja iz drugega pododstavka člena 124(1) finančne uredbe.

2.   Sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje vsa potrebna določila za preverjanje, ali so bili upoštevani pogoji za izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.

3.   Izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja ne posega v pravico dostopanja do zakonsko predpisanih evidenc upravičencev za namene iz prvega pododstavka odstavka 1 in člena 137(2) finančne uredbe.

4.   Kadar naknadni nadzor razkrije, da se financirani dogodek ni zgodil in da je upravičenec prejel neupravičeno izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja, je Komisija upravičena do izterjave sredstev do višine nepovratnih sredstev, ne da bi to vplivalo na denarne kazni iz člena 109 finančne uredbe.

POGLAVJE 2

Načela

Člen 183

Načelo sofinanciranja

(člen 125(3) finančne uredbe)

1.   V skladu z načelom sofinanciranja se sredstva, potrebna za izvedbo ukrepa ali programa dela, ne zagotovijo v celoti s prispevkom Unije.

Sofinanciranje je lahko v obliki lastnih sredstev upravičenca, prihodka iz ukrepa ali programa dela ali finančnih prispevkov ali prispevkov v naravi tretjih oseb.

2.   Prispevki v naravi pomenijo nefinančna sredstva, ki jih tretje osebe brezplačno zagotovijo upravičencu.

Člen 184

Načelo neprofitnosti

(člen 125(5) finančne uredbe)

Finančni prispevki tretjih oseb, ki jih lahko upravičenec porabi za kritje stroškov, ki niso stroški, upravičeni iz naslova nepovratnih sredstev Unije, ali ki niso dolgovani tretji osebi, kadar niso porabljeni ob koncu ukrepa ali programa dela, se ne štejejo kot finančni prispevki, ki jih donatorji posebej namenijo za financiranje upravičenih stroškov v smislu člena 125(5) finančne uredbe.

Člen 185

Nepovratna sredstva nizke vrednosti

(člen 125(4) finančne uredbe)

Nepovratna sredstva nizke vrednosti so nepovratna sredstva, ki ne presegajo 60 000 EUR.

Člen 186

Tehnična pomoč

(člena 101 in 125 finančne uredbe)

„Tehnična pomoč“ pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.

Člen 187

Upravičeni stroški

(člen 126(3)(c) finančne uredbe)

DDV se šteje za davek, ki ga ni mogoče povrniti v skladu z nacionalno zakonodajo o DDV, če se po nacionalni zakonodaji pripiše kateri koli izmed naslednjih dejavnosti:

(a)

oproščene dejavnosti brez pravice do odbitka;

(b)

dejavnosti, za katere se DDV ne obračunava;

(c)

dejavnosti iz točke (a) ali (b), za katere DDV ni mogoče odbiti, se pa povrne prek posebnih shem povračila ali odškodninskih skladov, ki v Direktivi 2006/112/ES niso predvideni, tudi če sta sklad ali shema določena v nacionalni zakonodaji o DDV.

DDV, povezan z dejavnostmi iz člena 13(2) Direktive 2006/112/ES, se šteje kot plačan s strani upravičenca, ki ni davčni zavezanec, kot je opredeljeno v prvem pododstavku člena 13(1) te direktive, ne glede na to, ali zadevna država članica te dejavnosti obravnava kot dejavnosti, ki jih izvajajo organizacije javnega prava v vlogi javnega organa.

Člen 188

Načrtovanje

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nepovratna sredstva. Ta program dela sprejme institucija in se čim prej in najpozneje do 31. marca v letu izvajanja objavi na spletni strani institucije, namenjeni nepovratnim sredstvom.

Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede za razpise za zbiranje predlogov z okvirnim zneskom in najvišjo stopnjo sofinanciranja.

Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94, da se sklep, s katerim bo sprejet, šteje za sklep o financiranju nepovratnih sredstev za zadevno leto.

2.   Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.

Člen 189

Vsebina razpisov za zbiranje predlogov

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Razpisi za zbiranje predlogov vsebujejo:

(a)

zastavljene cilje;

(b)

merila za upravičenost, izključitev, izbor in dodelitev nepovratnih sredstev, navedena v členih 131 in 132 finančne uredbe, ter dokazila, ki jih je treba priložiti;

(c)

ureditve za financiranje Unije;

(d)

ureditve in rok za predložitev predlogov ter predviden datum, do katerega se vsi vložniki obvestijo o rezultatu ocenjevanja njihove vloge, ter okvirni datum za podpis sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali za obvestilo o sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev.

2.   Razpisi za zbiranje predlogov se objavijo na spletni strani institucij Unije in po možnosti v katerem koli drugem ustreznem mediju, vključno z Uradnim listom Evropske unije, da se zagotovi čim boljša obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v predhodnem letu izvrševanja proračuna. Vse spremembe vsebine razpisov za zbiranje predlogov se prav tako objavijo v skladu s pogoji, ki veljajo za razpise za zbiranje predlogov.

Člen 190

Izjeme glede objave razpisov za zbiranje predlogov

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Nepovratna sredstva se lahko dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov samo v naslednjih primerih:

(a)

za humanitarno pomoč in ukrepe v okviru civilne zaščite ali pomoč za krizno upravljanje v smislu odstavka 2;

(b)

v drugih izjemnih in primerno utemeljenih nujnih primerih;

(c)

organom, ki imajo pravno ali dejansko monopol, ki je primerno utemeljen v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev;

(d)

organom, ki so s temeljnim aktom v smislu člena 54 finančne uredbe določeni kot upravičenci do nepovratnih sredstev, ali organom, ki jih na svojo odgovornost imenujejo države članice, kadar so te države članice s temeljnim aktom določene kot upravičenke do nepovratnih sredstev;

(e)

na področju raziskav in tehnološkega razvoja organom, opredeljenim v programu dela iz člena 128 finančne uredbe, kadar temeljni akt izrecno določa to možnost in pod pogojem, da projekt ne spada na področje razpisa za zbiranje predlogov;

(f)

za ukrepe s posebnimi značilnostmi, ki zahtevajo poseben tip organa zaradi njegove tehnične sposobnosti, visoke stopnje specializacije ali upravnih pooblastil, pod pogojem, da zadevni ukrepi ne spadajo na področje razpisa za zbiranje predlogov.

Takšni primeri iz točke (f) prvega pododstavka se primerno utemeljijo v sklepu o dodelitvi.

2.   Krizne razmere v tretjih državah pomenijo razmere neposredne ali neizogibne nevarnosti, ki bi lahko prerasle v oborožen spopad ali destabilizirale državo. Kot krizne razmere lahko štejejo tudi razmere, ki nastanejo zaradi naravnih nesreč, kriz, ki jih povzroči človek, kot so vojne in drugi konflikti, ali izredne okoliščine s primerljivimi posledicami, povezane med drugim s podnebnimi spremembami, propadanjem okolja, odvzemom dostopa do energije in naravnih surovin ali hudo revščino.

Člen 191

Naknadna objava

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Informacije o nepovratnih sredstvih, dodeljenih med proračunskim letom, se objavijo v skladu s členom 21.

2.   Komisija po objavi iz odstavka 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:

(a)

številu vložnikov v prejšnjem letu;

(b)

številu in deležu uspešnih vlog na posamezen razpis za zbiranje predlogov;

(c)

povprečnem trajanju postopka od datuma zaključka razpisa za zbiranje predlogov do dodelitve nepovratnih sredstev;

(d)

številu in znesku nepovratnih sredstev, kadar se je v preteklem letu odstopalo od obveznosti naknadne objave v skladu s členom 21(4).

Člen 192

Obveščanje vložnikov

(člen 128 finančne uredbe)

Komisija vložnikom zagotovi informacije in navodila:

(a)

z določitvijo skupnih standardov za obrazce za vloge za podobna nepovratna sredstva in z nadzorom velikosti in razumljivosti obrazcev za vloge;

(b)

z zagotavljanjem informacij potencialnim vložnikom, zlasti prek seminarjev in z zagotavljanjem priročnikov;

(c)

z rednim posodabljanjem podatkov o upravičencih v dokumentih pravnega subjekta iz člena 63.

Člen 193

Financiranje iz ločenih proračunskih postavk

(člen 129 finančne uredbe)

Ukrep se lahko skupno financira iz različnih proračunskih postavk več odgovornih odredbodajalcev.

Člen 194

Retroaktivni učinek financiranja v primerih skrajne nuje in pri preprečevanju konfliktov

(člen 130 finančne uredbe)

Na področju uporabe člena 130(1) finančne uredbe so odhodki, ki jih je imel upravičenec pred datumom vložitve vloge, upravičeni do financiranja Unije pod naslednjima pogojema:

(a)

razlogi za tako odstopanje so primerno utemeljeni v sklepu o financiranju;

(b)

v sklepu o financiranju in sporazumu ali sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev je datum za upravičenost odhodkov izrecno določen pred datumom za vložitev vlog.

Člen 195

Predložitev vlog za nepovratna sredstva

(člen 131 finančne uredbe)

1.   Ureditve za vložitev vlog za nepovratna sredstva določi odgovorni odredbodajalec, ki lahko izbere način vložitve. Vloge za nepovratna sredstva se lahko vložijo s pismom ali v elektronski obliki.

Izbrani načini sporočanja so nediskriminatorni in vložnikom ne omejujejo dostopa do postopka za dodelitev.

Izbrani načini sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

vsaka vloga vsebuje vse potrebne informacije za oceno;

(b)

ohrani se celovitost podatkov;

(c)

ohrani se zaupnost predlogov;

(d)

zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

Za namene točke (c) tretjega pododstavka, odgovorni odredbodajalec preuči vsebino vlog šele po izteku roka, ki je bil določen za njihovo predložitev.

Odgovorni odredbodajalec lahko zahteva, da se elektronsko vloženim vlogam doda napredni elektronski podpis v smislu Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 1999/93/ES (19).

2.   Kadar odgovorni odredbodajalec dovoli elektronsko vložitev vlog, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno in javno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi. Informacije o specifikacijah za vložitev vlog, vključno s šifriranjem, so na voljo vložnikom.

Poleg tega morajo naprave za elektronsko sprejemanje vlog jamčiti varnost in zaupnost. Prav tako pa morajo zagotoviti, da je mogoče točno določiti uro in datum prejema vloge.

3.   V primeru vložitve s pismom lahko vložniki vloge vložijo na enega od naslednjih načinov:

(a)

po pošti ali kurirski službi, v tem primeru razpis za zbiranje predlogov določa, da kot veljavni datum velja datum pošiljke, poštni žig ali datum na potrdilu o oddaji pošiljke;

(b)

osebno v prostorih institucije, kjer vlogo odda vložnik ali njegov zastopnik, pri čemer se v razpisu za zbiranje predlogov določi služba, ki se ji oddajo vloge in ki izda z datumom opremljeno in podpisano potrdilo o prejemu.

POGLAVJE 3

Postopek oddaje javnega naročila

Člen 196

Vsebina vlog za nepovratna sredstva

(člen 131 finančne uredbe)

1.   Vloge se vložijo na obrazcu, določenem v skladu s skupnimi standardi iz člena 192(a), ki ga dajo na voljo odgovorni odredbodajalci in v skladu z merili iz temeljnega akta in razpisa za zbiranje predlogov.

Dokazila iz drugega pododstavka člena 131(3) finančne uredbe lahko vsebujejo zlasti izkaz uspeha in bilanco stanja za zadnje proračunsko leto, za katero je bil pripravljen zaključni račun.

2.   Ocena proračuna za ukrep ali program dela, ki se priloži vlogi, ima ob upoštevanju rezervacij za nepredvidene dogodke ali morebitnih nihanj deviznih tečajev, ki so lahko odobreni v ustrezno utemeljenih primerih, uravnotežene prihodke in odhodke, hkrati pa podaja oceno upravičenih stroškov ukrepa ali programa dela.

3.   Kadar vloga zadeva nepovratna sredstva za ukrep, za katerega znesek presega 750 000 EUR, ali nepovratna sredstva za poslovanje, ki presegajo 100 000 EUR, se predloži revizijsko poročilo, ki ga pripravi pooblaščeni zunanji revizor. V poročilu so potrjeni računi za zadnje proračunsko leto, za katero so podatki na voljo.

Določbe prvega pododstavka tega odstavka se uporabljajo samo za prvo vlogo, ki jo upravičenec vloži pri odgovornem odredbodajalcu v katerem koli proračunskem letu.

V primeru sporazumov med Komisijo in več upravičenci ti mejni zneski, določeni v prvem pododstavku, veljajo za vsakega upravičenca.

V primeru partnerstva iz člena 178 mora biti pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu pripravljeno poročilo o reviziji iz prvega pododstavka tega odstavka, ki zajema zadnji dve proračunski leti, za kateri so podatki na voljo.

Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja odstopi od obveznosti do poročila o reviziji iz prvega pododstavka za izobraževalne ustanove in v primeru sporazumov z različnimi upravičenci za upravičence, ki so sprejeli solidarno odgovornost, ali ki ne prevzemajo nobene finančne odgovornosti.

Prvi pododstavek tega odstavka se ne uporablja za javne organe in mednarodne organizacije iz člena 43.

4.   Vložnik navede vire in zneske financiranja Unije, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil, za isti ukrep, del ukrepa ali za njegovo izvajanje v istem proračunskem letu, kot tudi vsa druga sredstva za isti ukrep, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil.

Člen 197

Dokazila za odsotnost situacije, ki bi povzročala izključitev

(člen 131 finančne uredbe)

Vložniki dajo častno izjavo, da niso v kateri od situacij iz členov 106(1) in 107 finančne uredbe, razen kot je navedeno v točkah (a) in (b) člena 131(4) finančne uredbe. Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja zahteva, da uspešni vložniki predložijo dokazila iz člena 143. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, uspešni vložniki takšna dokazila predložijo, razen če dokažejo, da to ni mogoče in odgovorni odredbodajalec to prizna, ali če so bila taka dokazila že predložena v drugem postopku za nepovratna sredstva ali postopku za oddajo javnega naročila, če zadevni dokumenti niso starejši od enega leta od datuma izdaje in so še veljavni.

Člen 198

Vložniki, ki niso pravne osebe

(člen 131 finančne uredbe)

Kadar vložnik, ki ni pravna oseba, vloži vlogo za nepovratna sredstva v skladu s členom 131(2) finančne uredbe, zastopniki tega vložnika dokažejo, da so pooblaščeni za prevzem pravnih obveznosti v imenu vložnika ter da ima ta finančno in poslovno sposobnost, enako tistim pravnih oseb.

Člen 199

Vložnik, ki ga sestavlja več pravnih subjektov

(člen 131 finančne uredbe)

Če več pravnih subjektov izpolnjuje pogoje za prijavo za nepovratna sredstva in skupaj sestavljajo en pravni subjekt, lahko odgovorni odredbodajalec obravnava ta subjekt kot izključnega vložnika, če so na vlogi navedenega subjekta, ki sodelujejo pri predlaganem ukrepu ali programu dela navedeni kot del vložnika.

Člen 200

Denarne in upravne kazni

(člen 131 finančne uredbe)

Denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko v skladu s pogoji iz člena 145 izrečejo vložnikom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije.

Takšne denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko izrečejo tudi upravičencem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti.

Člen 201

Merila za upravičenost

(člen 131 finančne uredbe)

1.   Merila za upravičenost se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.

2.   Merila za upravičenost določajo pogoje za sodelovanje v razpisu za zbiranje predlogov. Ta merila so določena ob primernem upoštevanju ciljev ukrepa in spoštujejo načeli preglednosti in nediskriminacije.

Člen 202

Merila za izbor

(člen 132(1) finančne uredbe)

1.   Merila za izbor se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov in so takšna, da omogočajo oceno finančne in poslovne sposobnosti vložnika za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela.

2.   Vložnik mora imeti stalna in zadostna finančna sredstva za izvajanje svoje dejavnosti v celotnem obdobju, v katerem se izvaja ukrep, ali v letu, za katerega se dodelijo nepovratna sredstva, in mora prispevati k njegovemu financiranju. Vložnik mora biti strokovno usposobljen in imeti izobrazbo, ki je potrebna za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela, razen če ni posebej drugače določeno v temeljnem aktu.

3.   Finančna in poslovna sposobnost se preverjata zlasti na podlagi analize dokazil iz člena 196, ki jih je zahteval odgovorni odredbodajalec v razpisu za zbiranje predlogov.

Če v razpisu za zbiranje predlogov niso bila zahtevana nobena dokazila in če odgovorni odredbodajalec dvomi o finančni ali poslovni sposobnosti vložnikov, od njih zahteva, da predložijo vsa ustrezna dokazila.

V primeru partnerstev iz člena 178 se tako preverjanje opravi pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu.

Člen 203

Merila za dodelitev

(člen 132(2) finančne uredbe)

1.   Merila za dodelitev se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.

2.   Merila za dodelitev so takšna, da omogočajo dodeljevanje nepovratnih sredstev za ukrepe, ki čim bolj povečajo učinkovitost programa Unije, ki ga izvajajo, ali dodeljevanje nepovratnih sredstev organom, katerih program dela je namenjen za doseganje istega rezultata. Ta merila se opredelijo tako, da zagotavljajo tudi pravilno upravljanje sredstev Unije.

Merila za dodelitev se uporabljajo tako, da omogočajo izbiro načrtovanih ukrepov ali programov dela, za katere je Komisija lahko prepričana, da bodo v skladu z njenimi cilji in prednostnimi nalogami ter da bo zagotovljena prepoznavnost financiranja Unije.

3.   Merila za dodelitev se opredelijo tako, da je pozneje mogoče izvesti ocenjevanje.

Člen 204

Ocena vlog in dodeljevanje nepovratnih sredstev

(člen 133 finančne uredbe)

1.   Odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za ocenjevanje predlogov, razen če se Komisija v okviru posebnega sektorskega programa odloči drugače.

Komisijo sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za te osebe obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe in organi, na katere se prenesejo naloge, iz členov 62 in 208 finančne uredbe nimajo ločenih enot, zahteva glede organizacijskih enot, ki niso hierarhično povezane med seboj, ne velja.

Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec se prepriča, da ti strokovnjaki izpolnjujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

2.   Odgovorni odredbodajalec po potrebi razdeli postopek na več stopenj. Pravila, ki veljajo za postopek, se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.

Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se na drugi stopnji predložitev celotnega predloga zahteva samo od tistih vložnikov, ki so predložili predloge, ki izpolnjujejo merila za ocenjevanje na prvi stopnji.

Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se v nadaljnje ocenjevanje uvrstijo samo tisti predlogi, ki so na prvi stopnji izpolnili določeno vrsto meril.

Vložniki, katerih predlogi se zavrnejo na prvi ali drugi stopnji, se obvestijo v skladu s členom 133(3) finančne uredbe.

Vsaka naslednja stopnja postopka se mora jasno razlikovati od prejšnje.

V istem postopku se istih dokumentov in informacij ne zahteva več kot enkrat.

3.   Komisija za ocenjevanje ali, če je primerno, odgovorni odredbodajalec lahko zahteva od vložnika, da predloži dodatne informacije ali pojasni dokazila, predložena v zvezi z vlogo, če takšne informacije ali pojasnila predloga ne spreminjajo znatno. V skladu s členom 96 finančne uredbe komisija za ocenjevanje ali odredbodajalec, v primeru očitnih napak pri pisanju, tega ne zahteva le v ustrezno utemeljenih primerih. Odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.

4.   Po zaključku svojega dela člani komisije za ocenjevanje podpišejo poročilo o vseh pregledanih predlogih, v katerem ocenijo kakovost posameznega predloga in seznam predlogov, ki lahko prejmejo financiranje. Ta poročila so lahko podpisana v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno overjanje podpisnika.

Po potrebi se v tem poročilu določi vrstni red pregledanih predlogov ter navedejo priporočila o najvišjem dodeljenem znesku in morebitnih nebistvenih prilagoditvah vloge za nepovratna sredstva.

Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.

5.   Odgovorni odredbodajalec lahko pozove vložnika, da prilagodi predlog v skladu s priporočili komisije za ocenjevanje. Odgovorni odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.

Odgovorni odredbodajalec po oceni sprejme odločitev, pri čemer navede vsaj naslednje:

(a)

predmet in predlagani skupni znesek;

(b)

imena uspešnih vložnikov, naslov ukrepov, sprejete zneske in razloge za izbor, pri čemer tudi navede, če se ni strinjal z mnenjem komisije za ocenjevanje;

(c)

imena zavrnjenih vložnikov in razloge za njihovo zavrnitev.

6.   Odstavki 1, 2 in 4 tega člena niso obvezni za dodelitev nepovratnih sredstev v skladu s členom 190 te uredbe in členom 125(7) finančne uredbe.

Člen 205

Obveščanje vložnikov

(člen 133 finančne uredbe)

Zavrnjeni vložniki se čim prej seznanijo o oceni njihove vloge, v vsakem primeru pa v roku 15 koledarskih dni po tem, ko so bile informacije poslane uspešnim vložnikom.

POGLAVJE 4

Plačilo in nadzor

Člen 206

Jamstvo za predhodno financiranje

(člen 134 finančne uredbe)

1.   Za omejitev finančnih tveganj, povezanih s plačilom predhodnega financiranja, lahko odgovorni odredbodajalec na podlagi ocene tveganja zahteva, da upravičenec vnaprej predloži jamstvo v višini do vrednosti zneska predhodnega financiranja, razen za nepovratna sredstva malih vrednosti, ali plačila razdeli na več obrokov.

2.   Kadar se zahteva jamstvo, ga mora oceniti in sprejeti odgovorni odredbodajalec.

Jamstvo velja dovolj dolgo, da se lahko aktivira.

3.   Jamstvo izda pooblaščena banka ali finančna institucija s sedežem v eni od držav članic. Kadar ima upravičenec sedež v tretji državi, lahko odgovorni odredbodajalec privoli, da takšno jamstvo predloži banka ali finančna institucija s sedežem v tej tretji državi, če meni, da to jamstvo nudi varnost in značilnosti, primerljive s tistimi, ki jih nudijo banke ali finančne institucije s sedežem v državi članici.

Na zahtevo upravičenca in po odobritvi odgovornega odredbodajalca se jamstvo iz prvega pododstavka lahko nadomesti s solidarnim poroštvom tretje osebe ali nepreklicnim in brezpogojnim solidarnim poroštvom upravičencev ukrepa, ki so pogodbeniki istega sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Jamstvo je izraženo v eurih.

Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba ali drugi upravičenci nepreklicno zavezujejo, da bodo na prvi poziv poravnali obveznosti upravičenca.

4.   Jamstvo se lahko sprosti, ko se predhodno financiranje postopoma poračuna z vmesnimi plačili ali plačili razlike upravičencu v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 207

Dokazila, ki se priložijo zahtevku za plačilo

(člen 135 finančne uredbe)

1.   Za vsa nepovratna sredstva se lahko predhodno financiranje razdeli na več obrokov v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Celotno plačilo novega zneska predhodnega financiranja se lahko izvede šele, ko se porabi najmanj 70 % skupnega zneska prejšnjega predhodnega financiranja.

Kadar je poraba prejšnjega predhodnega financiranja manjša od 70 %, se znesek nadaljnjega plačila v okviru predhodnega financiranja zmanjša za neporabljeni znesek prejšnjega predhodnega financiranja.

Vsakemu zahtevku za novo plačilo mora upravičenec priložiti poročilo o odhodkih.

2.   Upravičenec brez poseganja v člen 110 da častno izjavo, s katero potrdi, da so informacije v njegovih zahtevkih za plačilo popolne, zanesljive in resnične. Potrdi tudi, da se lahko stroški, ki jih je imel, štejejo za upravičene v skladu z določbami sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ter da so zahtevki za plačilo potrjeni z ustreznimi dokazili, ki se lahko preverijo.

3.   Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva potrdilo o računovodskih izkazih ukrepa ali programa dela in z njimi povezanih računih, ki ga izda odobreni zunanji revizor ali, v primeru javnih organov, strokovno usposobljeni in neodvisni javni uslužbenec. Potrdilo se priloži zahtevku za plačilo. Potrdilo v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in na podlagi dogovorjenih postopkov, skladnih z mednarodnimi standardi, potrjuje, da so stroški, ki jih prijavi upravičenec v računovodskih izkazih, na katerih temelji izjava o stroških, dejansko nastali, so točni in upravičeni v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev.

V posameznih in primerno utemeljenih primerih lahko odgovorni odredbodajalec zahteva potrdilo v obliki mnenja ali v drugi obliki, skladni z mednarodnimi standardi.

Potrdilo o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi je za vmesna plačila in plačila razlike obvezno v naslednjih primerih:

(a)

pri nepovratnih sredstvih za ukrepe, katerih znesek, dodeljen v obliki iz člena 123(1)(a) finančne uredbe, znaša najmanj 750 000 EUR in kadar kumulativni zneski zahtevka za plačilo v tej obliki znašajo najmanj 325 000 EUR;

(b)

pri nepovratnih sredstvih za poslovanje, pri katerih znesek, dodeljen v obliki iz člena 123(1)(a) finančne uredbe znaša najmanj 100 000 EUR.

Odgovorni odredbodajalec lahko glede na svojo oceno tveganja tudi odstopi od obveznosti predložitve takšnega potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi, v primeru:

(a)

javnih organov in mednarodnih organizacij iz člena 43;

(b)

upravičencev do nepovratnih sredstev v zvezi s humanitarno pomočjo, nujnimi ukrepi v okviru civilne zaščite in obvladovanjem kriznih razmer, razen v zvezi s plačili razlike;

(c)

za plačilo razlike – upravičencev do nepovratnih sredstev v okviru humanitarne pomoči, ki so podpisali okvirni sporazum o partnerstvu ali so bili obveščeni o sklepu o okvirnem partnerstvu iz člena 178, če je vzpostavljen kontrolni sistem, ki omogoča enakovredna jamstva za ta plačila;

(d)

upravičencev do večkratnih nepovratnih sredstev, ki so zagotovili neodvisno certificiranje, ki daje enakovredna jamstva za kontrolne sisteme in metodologijo, uporabljene pri pripravi njihovih zahtevkov za plačilo.

Odgovorni odredbodajalec lahko prav tako odstopi od obveznosti predložitve potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanih računov, če so ali bodo revizijo opravili neposredno zaposleni Komisije ali v njenem imenu pooblaščen organ, ki daje enaka zagotovila o prijavljenih stroških.

V primeru sporazuma med Komisijo in več upravičenci mejni zneski iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka veljajo za vsakega od upravičencev.

4.   Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva poročilo o operativnem preverjanju rezultatov, ki ga pripravi neodvisna tretja oseba, ki jo za to pooblasti odgovorni odredbodajalec. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, se zahtevku za plačilo priloži poročilo o preverjanju, zadevni stroški pa so upravičeni pod enakimi pogoji kot stroški, povezani s potrdili o reviziji, kot je določeno v členu 126 finančne uredbe. V poročilu o preverjanju mora biti navedeno, da je bilo preverjanje rezultatov opravljeno v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in ali je bil ukrep ali program dela dejansko izveden v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 208

Začasna ustavitev in zmanjšanje nepovratnih sredstev

(člen 135 finančne uredbe)

1.   Izvajanje sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sodelovanje upravičenca pri njunem izvajanju ali plačilih se lahko začasno ustavi zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije ali kršitve obveznosti dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje čim prej nadaljuje.

2.   Če dogovorjeni ukrep ali program dela sploh ni bil izveden ali ni bil pravilno izveden, odgovorni odredbodajalec, če ima upravičencu možnost, da poda svoje ugotovitve, odvisno od faze v postopku sorazmerno zmanjša ali izterja nepovratna sredstva.

POGLAVJE 5

Izvajanje

Člen 209

Pogodbe o izvajanju

(člen 137 finančne uredbe)

1.   Če je za izvajanje ukrepa ali programa dela potrebna oddaja javnega naročila, upravičenec brez poseganja v Direktivo 2004/18/ES odda naročilo ponudniku, ki predloži najugodnejšo ponudbo ali, kadar je primerno, ponudniku, ki ponuja najnižjo ceno, pri čemer se izogne vsakemu navzkrižju interesov.

2.   Kadar izvajanje ukrepov ali programa dela zahteva oddajo javnega naročila v vrednosti več kot 60 000 EUR, lahko odgovorni odredbodajalec od upravičenca zahteva, da spoštuje posebna pravila poleg tistih iz odstavka 1.

Ta posebna pravila temeljijo na pravilih iz finančne uredbe in so določena ob upoštevanju vrednosti zadevnih naročil, sorazmerne velikosti prispevka Unije glede na celoten strošek ukrepa in tveganja. Takšna posebna pravila se vključijo v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 210

Finančna podpora tretjim osebam

(člen 137 finančne uredbe)

Če so cilji ali rezultati, ki naj bi se dosegli, dovolj podrobno opredeljeni v pogojih iz člena 137(1) finančne uredbe, se šteje, da je možnost prostega preudarka izčrpana le, če sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa tudi naslednje:

(a)

najvišji znesek finančne podpore, ki je lahko izplačana tretji osebi in ki ne presega 60 000 EUR, razen če je finančna podpora glavni cilj ukrepa in merila za določanje točnega zneska;

(b)

različne vrste dejavnosti, ki lahko prejemajo takšno finančno podporo, na podlagi določenega seznama;

(c)

opredelitev oseb ali kategorij oseb, ki lahko prejemajo takšno finančno podporo, in merila za njeno dodelitev.

NASLOV VII

NAGRADE

Člen 211

Načrtovanje

(člen 138(2) finančne uredbe)

1.   Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nagrade. Zadevna institucija sprejme program dela in ga čim prej, najpozneje do 31. marca v letu izvajanja, objavi na internetni strani institucije.

Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede natečajev z okvirnim zneskom nagrad.

Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94 za sklep, s katerim bo sprejet in bo veljal kot sklep o financiranju nagrad za zadevno leto.

2.   Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.

Člen 212

Pravila natečaja

(člen 138(2) finančne uredbe)

1.   Pravila natečaja določajo naslednje:

(a)

pogoje za udeležence, ki določajo vsaj:

(i)

merila za upravičenost;

(ii)

ureditve in rok za prijavo udeležencev, če je to potrebno, in za predložitev natečajnih del v skladu s pogoji iz odstavka 2;

(iii)

izključitev udeležencev, ki so v katerem izmed položajev iz člena 106(1) ter členov 107, 108 in 109 finančne uredbe;

(iv)

izključno odgovornost udeležencev v primeru zahtevka, povezanega z dejavnostmi, ki so se izvedle v okviru natečaja;

(v)

da zmagovalci soglašajo s pregledi in revizijami s strani Komisije, urada OLAF in Računskega sodišča ter sprejmejo obveznosti glede oglaševanja, kot je navedeno v pravilih natečaja;

(vi)

pravo Unije kot pravo, ki se uporablja pri natečaju in ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je določeno v pravilih natečaja;

(vii)

pristojno sodišče ali razsodišče za reševanje sporov;

(viii)

da se lahko denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni izrečejo udeležencem, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije, v skladu s pogoji iz člena 145, sorazmerno z vrednostjo zadevnih nagrad;

(b)

merila za podelitev, ki so takšna, da omogočajo oceno kakovosti predloženih natečajnih del glede na cilje in pričakovane rezultate ter objektivno določanje ali natečajna dela izpolnjujejo pogoje za zmago;

(c)

zneske nagrade ali nagrad;

(d)

ureditve za izplačilo nagrad zmagovalcem po njihovi dodelitvi.

Za namene točke (a)(i) prvega pododstavka so upravičenci do nepovratnih sredstev Unije upravičeni, razen če ni drugače navedeno v pravilih natečaja.

Za namene točke (a)(vi) prvega pododstavka lahko pri sodelovanju mednarodnih organizacij pride do odstopanj.

2.   Odgovorni odredbodajalec izbere sredstva sporočanja, ki so nediskriminatorna glede predložitve natečajnih del in ki udeležencem ne omejujejo dostopa do natečaja.

Izbrana sredstva sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

vsako natečajno delo vsebuje vse potrebne informacije za oceno;

(b)

ohrani se celovitost podatkov;

(c)

ohrani se zaupnost natečajnih del;

(d)

zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

3.   Pravila natečaja lahko določajo pogoje za preklic natečaja, zlasti če ciljev ni mogoče izpolniti ali če bi lahko na tečaju zmagala pravna ali fizična oseba, ki ne izpolnjuje pogojev za sodelovanje.

4.   Pravila natečajev se objavijo na internetni strani institucij Unije. Poleg objave na spletni strani se lahko objavijo tudi v kateri koli drugi ustrezni publikaciji, vključno z Uradnim listom Evropske unije, če je treba zagotoviti čim boljšo obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v letu pred izvršitvijo proračuna. Vsako spremembo pravil natečajev je treba prav tako objaviti pod istimi pogoji.

Člen 213

Naknadna objava

(člen 138(2) finančne uredbe)

1.   Informacije o nagradah, dodeljenih v proračunskem letu, se objavijo v skladu s členom 21.

2.   Komisija po objavi v skladu z odstavkom 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:

(a)

številu udeležencev v preteklem letu;

(b)

številu udeležencev in deležu uspešnih natečajnih del na natečaj;

(c)

seznamu strokovnjakov, ki so v preteklem letu sodelovali v komisiji, skupaj z opisom postopka za njihovo izbiro.

Člen 214

Ocenjevanje

(člen 138(3) finančne uredbe)

1.   Odgovorni odredbodajalec za ocenjevanje natečajnih del imenuje komisijo, ki jo sestavljajo najmanj trije strokovnjaki, ki so lahko zunanji strokovnjaki ali osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj, razen v predstavništvih ali lokalnih organih iz člena 72 te Uredbe in pooblaščenih organih iz členov 62 in 208 finančne uredbe, če ni ločenih subjektov.

Za strokovnjake iz prvega pododstavka veljajo zahteve glede navzkrižja interesov iz člena 57 finančne uredbe.

Zunanji strokovnjaki izjavijo, da v času imenovanja niso v navzkrižju interesov, in se zavezujejo, da bodo obvestili odredbodajalca, če bo v postopku ocenjevanja prišlo do kakršnega koli navzkrižja interesov.

2.   Po zaključku svojega dela člani komisije podpišejo poročilo o vseh pregledanih natečajnih delih, v katerem navedejo oceno njihove kakovosti in seznam prejemnikov nagrad. Poročilo je lahko podpisano v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.

Poročilo iz prvega pododstavka se hrani za morebitne prihodnje potrebe.

3.   Odgovorni odredbodajalec se odloči, ali bo podelil nagrade ali ne. V tej odločitvi prav tako navede naslednje:

(a)

predmet in skupni znesek morebitnih podeljenih nagrad;

(b)

imena morebitnih zmagovalcev, znesek nagrad, podeljenih vsakemu posameznemu udeležencu in razloge za takšno izbiro;

(c)

imena vseh zavrnjenih udeležencev in razloge za njihovo zavrnitev.

Člen 215

Informacije in obvestila

(člen 138(3) finančne uredbe)

1.   Udeleženci se čim prej seznanijo o izidu ocenjevanja njihovega natečajnega dela, v vsakem primeru pa v 15 koledarskih dneh po tem, ko odredbodajalec sprejme odločitev o dodelitvi.

2.   Zmagovalni udeleženci se obvestijo o odločitvi o podelitvi nagrade, ta odločitev pa šteje kot pravna obveznost v smislu člena 86 finančne uredbe.

NASLOV VIII

FINANČNI INSTRUMENTI

Člen 216

Izbira subjektov, pooblaščenih za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja

(člen 139 finančne uredbe)

1.   Komisija za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja pridobi dokazilo, da pooblaščeni subjekt izpolnjuje zahteve iz člena 60(2) finančne uredbe. Ko to dokazilo pridobi, velja za vse finančne instrumente, ki jih ustrezni subjekt izvaja v prihodnje, razen če pride do znatnih sprememb sistemov, pravil in postopkov pooblaščenih subjektov, za katere veljajo te zahteve.

2.   Za izbiro subjektov, ki so pooblaščeni za izvajanje finančnih instrumentov v skladu s členom 61(2) finančne uredbe, Komisija objavi razpis za pooblaščene subjekte. Ta razpis vsebuje merila za izbor in oddajo.

Razpis iz prvega pododstavka prav tako navaja, ali mora pooblaščeni subjekt zagotoviti lastna sredstva za posamezni finančni instrument ali pa prevzeti del tveganja. Kadar je zabeležena takšna navedba in kadar je treba omejiti morebitno navzkrižje interesov, razpis prav tako navaja, da mora pooblaščeni subjekt predlagati ukrepe za usklajevanju interesov, kot je določeno v členu 140(2) finančne uredbe. Ukrepi o usklajevanju interesov so vključeni v sporazum o posameznem finančnem instrumentu.

Komisija začne dialog s subjekti, ki izpolnjujejo merila za izbor, na pregleden in objektiven način, ne da bi s tem sprožala navzkrižje interesov. Komisija po dialogu podpiše sporazume o prenosu pooblastil s subjektom ali subjekti, ki so predložili najugodnejše ponudbe, vključno z zagotovitvijo lastnih finančnih sredstev ali s prevzemom dela tveganja, kadar je to primerno.

3.   Komisija lahko pred sklenitvijo sporazumov o prenosu pooblastil začne neposredna pogajanja z morebitnimi pooblaščenimi subjekti, če je pooblaščeni subjekt naveden v ustreznem temeljnem aktu ali členu 58(1)(c)(iii) finančne uredbe, ali v ustrezno utemeljenih in primerno dokumentiranih izjemnih primerih, zlasti kadar:

(a)

na razpis za morebitne pooblaščene osebe se ne predloži noben ustrezen predlog;

(b)

finančni instrumenti s posebnimi lastnostmi zahtevajo poseben tip pooblaščenega subjekta na podlagi njegove tehnične sposobnosti, visoke stopnje specializacije ali upravnih pooblastil;

(c)

v primeru skrajne nuje zaradi nepredvidljivih dogodkov, ki jih ni mogoče pripisati Uniji, ni mogoče izvajati postopka iz odstavka 2.

Člen 217

Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja

(člen 139 finančne uredbe)

Poleg zahtev iz člena 40 sporazum o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov, vključuje ustrezne ureditve za zagotavljanje skladnosti z načeli in pogoji iz člena 140 finančne uredbe. Sporazumi o prenosu pooblastil vsebujejo:

(a)

opis finančnega instrumenta, vključno z naložbeno strategijo ali politiko, vrsto zagotovljene podpore, merila za upravičenost finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, kot tudi dodatne operativne zahteve, ki prenašajo cilje politike instrumenta;

(b)

zahteve za ciljni razpon vrednosti za učinek vzvoda;

(c)

opredelitev neupravičenih ukrepov in merila za izključitev;

(d)

določbe za zagotavljanje usklajenosti interesa in obravnavanje morebitnih navzkrižij interesa;

(e)

določbe za izbiro finančnih posrednikov v skladu z drugim pododstavkom člena 139(4) finančne uredbe in za vzpostavitev namenskih naložbenih nosilcev, kadar je to primerno;

(f)

določbe o odgovornosti pooblaščenega subjekta in drugih subjektov, ki sodelujejo pri izvajanju finančnega instrumenta;

(g)

določbe o reševanju sporov;

(h)

določbe o upravljanju finančnega instrumenta;

(i)

določbe glede uporabe in ponovne uporabe prispevka Unije v skladu s členom 140(6) finančne uredbe;

(j)

določbe za upravljanje prispevkov Unije in fiduciarnih računov, vključno s tveganji izpostavljenosti do nasprotne stranke, sprejemljivim zakladniškim poslovanjem, odgovornostmi zadevnih strank, popravnimi ukrepi v primeru presežnih stanj na fiduciarnih računih, vodenjem evidence in poročanjem;

(k)

določbe o plačevanju pooblaščenemu subjektu, vključno z upravljavskimi provizijami ter o izračunu in plačilu upravnih stroškov in provizij pooblaščenemu subjektu v skladu s členom 218;

(l)

kadar je to primerno, določbe o okvirnih pogojih za prispevke iz skladov iz člena 175 finančne uredbe, zlasti Evropskega sklada za regionalni razvoj, Evropskega socialnega sklada, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja in Evropskega sklada za pomorstvo in ribištvo (v nadaljnjem besedilu: skladi SSO);

(m)

določbe o trajanju, možnosti podaljšanja in prenehanju finančnega instrumenta, vključno s pogoji za predčasno prenehanje in po potrebi izhodnimi strategijami;

(n)

določbe o nadziranju izvajanja pomoči finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, vključno s poročanjem finančnih posrednikov;

(o)

kadar je to potrebno, vrsto in naravo vseh poslov varovanja pred tveganji iz člena 219.

Člen 218

Stroški upravljanja in provizije za pooblaščene subjekte

(člen 139 finančne uredbe)

1.   Komisija nagradi pooblaščene subjekte za izvajanje finančnih instrumentov s provizijami, ki so odvisne od uspešnosti, povračilom izrednih odhodkov in provizijami za vodenje zakladništva, če pooblaščen subjekt upravlja zakladnico.

2.   Provizije, ki so odvisne od uspešnosti, vključujejo upravne provizije za nagrajevanje pooblaščenega subjekta za delo, ki ga je opravil pri izvajanju finančnega instrumenta. Kadar je to potrebno, lahko vključujejo tudi spodbude, povezane s politiko, ki spodbujajo uresničevanje ciljev politike ali finančno uspešnost finančnega instrumenta.

Člen 219

Posebna pravila za fiduciarne račune pri posrednem upravljanju

(člen 139 finančne uredbe)

1.   Subjekti, ki so pooblaščeni za izvajanje finančnih instrumentov, lahko odprejo fiduciarne račune v smislu člena 68(7) finančne uredbe v svojem imenu ali izključno v imenu Komisije. Ti pooblaščeni subjekti pošljejo ustrezne izpiske računov odgovorni službi Komisije.

2.   Fiduciarni računi so ustrezno likvidni, sredstva na takšnih fiduciarnih računih pa se upravljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja ob upoštevanju ustreznih pravil varnega in skrbnega poslovanja v skladu s členom 140(7) finančne uredbe.

3.   Pri izvajanju finančnih instrumentov pooblaščeni subjekti ne izvajajo poslov varovanja pred tveganji v špekulativne namene. Komisija mora predhodno soglašati z vrsto in naravo operacij za varovanje pred tveganji, prav tako pa morajo biti vključene v sporazume o prenosu pooblastil iz člena 217.

Člen 220

Neposredno izvajani finančni instrumenti

(člen 139 finančne uredbe)

1.   V izrednih primerih se lahko finančni instrumenti v skladu s členom 139(4) finančne uredbe izvajajo neposredno, z uporabo česarkoli od naslednjega:

(a)

namenskega naložbenega nosilca, v katerem Komisija sodeluje skupaj z drugimi javnimi in zasebnimi vlagatelji, da bi tako povečala učinek vzvoda, ki ga ima prispevek Unije,

(b)

posojil, jamstev, kapitalske udeležbe in drugih instrumentov delitve tveganja, ki niso naložbe v namenske naložbene nosilce, ki so končnim prejemnikom zagotovljene neposredno ali prek finančnih posrednikov.

2.   Za izvajanje finančnih instrumentov Komisija poslov varovanja pred tveganji ne izvaja v špekulativne namene. Komisija mora predhodno soglašati z vrsto in naravo operacij za varovanje pred tveganji, prav tako pa morajo biti vključene v sporazume s subjekti, ki izvajajo finančni instrument.

Člen 221

Izbira finančnih posrednikov, upravljavcev namenskih naložbenih nosilcev in končnih prejemnikov

(člen 139 finančne uredbe)

1.   Če Komisija izvaja finančne instrumente posredno ali neposredno prek namenskih naložbenih nosilcev, so ti nosilci vzpostavljeni v skladu z zakoni države članice. Na področju zunanjih ukrepov so prav tako lahko vzpostavljeni v skladu z zakoni države, ki ni država članica. Upravljavci takšnih nosilcev so v skladu z zakonodajo ali pogodbo dolžni delovati dobronamerno in s skrbnostjo dobrega gospodarja.

2.   Upravljavci namenskih naložbenih nosilcev iz odstavka 1 in finančni posredniki ali končni prejemniki finančnih instrumentov so izbrani glede na naravo finančnega instrumenta, ki se bo izvajal, izkušenj ter finančne in poslovne sposobnosti zadevnih subjektov in/ali ekonomske upravičenosti projektov končnih prejemnikov. Izbira je pregledna, temelji na objektivnih merilih in ne sme povzročiti navzkrižja interesov.

3.   Upravljavcem namenskih naložbenih nosilcev, finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, ki so v kateri od situacij iz členov 106(1), 107, 108 in 109 finančne uredbe, se ne odobri nobena finančna pomoč.

Člen 222

Pogoji za uporabo finančnih instrumentov

(člen 140 finančne uredbe)

1.   Finančni instrumenti obravnavajo nepravilnosti na trgu ali njegovo nedelovanje, ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, pomoč pa zagotavljajo le končnim prejemnikom, ki v času pomoči Unije prek finančnega instrumenta štejejo za potencialno ekonomsko upravičene.

2.   Finančni instrumenti zagotavljajo podporo končnim prejemnikom na sorazmeren način. Utemeljena mora biti zlasti prednostna obravnava vlagateljev, ki zagotavljajo sofinanciranje ali prevzemajo tveganje, in je sorazmerna tveganju, ki ga prevzemajo vlagatelji v finančnem instrumentu, hkrati pa je omejena na najnižjo vrednost, potrebno za zagotovitev naložbe ali prevzemanje dela tveganja.

Člen 223

Učinek vzvoda

(člen 140 finančne uredbe)

1.   Finančni instrumenti so namenjeni zagotavljanju učinka vzvoda prispevka Unije, s tem ko aktivira svetovne naložbe, ki presegajo vrednost prispevka Unije.

Učinek vzvoda sredstev Unije je enak znesku financiranja upravičenih končnih prejemnikov, deljenem z zneskom prispevka Unije.

2.   Ciljni razpon vrednosti za učinek vzvoda temelji na predhodnem ocenjevanju ustreznega finančnega instrumenta.

Člen 224

Predhodno ocenjevanje finančnih instrumentov

(člen 140 finančne uredbe)

1.   Finančni instrumenti temeljijo na predhodnem ocenjevanju, s katerim se ugotavljajo pomanjkljivosti ali nedelovanje trga ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, hkrati pa ocenjuje naložbene potrebe glede na cilje politike.

2.   Predhodno ocenjevanje dokazuje, da je prepoznavanje potreb trga mogoče ustrezno in pravočasno obravnavati z ukrepi, ki jih narekuje trg, ali oblikami posredovanja Unije le s financiranjem iz naslova finančnih instrumentov, kot so urejanje, liberalizacija, reforme in drugi ukrepi politike. Ocenjuje verjetnost in morebitne stroške izkrivljanja trga in izrivanja zasebnega financiranja s finančnimi instrumenti, hkrati pa prepozna načine za čim učinkovitejše zmanjšanje negativnih posledic takšnih izkrivljanj.

3.   Predhodno ocenjevanje v skladu z načelom subsidiarnosti pokaže, da finančni instrument na ravni Unije ustrezneje obravnava prepoznane potrebe trga kot podobni finančni instrumenti na nacionalni ali regionalni ravni, vključno s tistimi, ki se financirajo iz skladov SSO. Pri ocenjevanju dodane vrednosti prispevka Unije se upoštevajo dejavniki, kot so otežen dostop do financiranja na nacionalni ravni, zlasti za čezmejne projekte, ekonomije obsega ali močni predstavitveni učinki, povezani s širjenjem najboljših praks v države članice.

4.   Predhodno ocenjevanje določa najučinkovitejši način za izvajanje finančnega instrumenta.

5.   Predhodno ocenjevanje prav tako dokazuje, da je predviden finančni instrument skladen s:

(a)

novimi in obstoječimi finančnimi instrumenti, da se izogne prekrivanju ter doseže sinergije in ekonomijo obsega;

(b)

finančnimi instrumenti in drugimi oblikami javne intervencije, ki obravnavajo isto tržno okolje, da bi se tako lahko izognili nedoslednostim in raziskali možne sinergije.

6.   Predhodno ocenjevanje obravnava sorazmernost predvidene intervencije glede na velikost ugotovljene vrzeli v financiranju, pričakovan učinek vzvoda načrtovanega finančnega instrumenta, prav tako vključuje pregled dodatnih kakovostnih učinkov, kot so širjenje najboljših praks, učinkovito spodbujanje ciljev politike Unije z verigo izvajanja ali dostopom do posebnega strokovnega znanja akterjev, ki sodelujejo v verigi izvajanja.

7.   Predhodno ocenjevanje določi sklop ustreznih kazalcev uspešnosti za predlagane finančne instrumente, hkrati pa določi pričakovane realizacije, rezultate in učinek.

8.   Ločeno predhodno ocenjevanje finančnih instrumentov se izvede le takrat, kadar je povsem skladno z merili iz odstavkov 1 do 7, če ni vključeno v predhodno ocenjevanje, presojo vplivov programa ali ukrepe iz temeljnega akta.

Člen 225

Spremljanje finančnih instrumentov

(člen 140 finančne uredbe)

1.   Za zagotavljanje usklajenega spremljanja finančnih instrumentov iz člena 140(12) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec vzpostavi sistem spremljanja, ki prispeva k zagotavljanju sprejemljivih zagotovil, da bodo sredstva Unije porabljena v skladu s členom 32(2) finančne uredbe.

2.   Sistem spremljanja se uporablja za ocenjevanje napredka pri uresničevanju ciljev politike, ki se kažejo v ustreznih kazalnikih realizacije in rezultatov, določenih na podlagi predhodnega ocenjevanja, ter za analizo skladnosti izvajanja z zahtevami iz člena 140(2) finančne uredbe, ter hkrati zagotavlja podlago za poročanje Komisije iz členov 38(5) in 140(8) finančne uredbe.

3.   Spremljanje, ki ga izvaja Komisija v okviru posrednega upravljanja temelji na poročanju in računih, ki jih predložijo pooblaščeni subjekti, ter na razpoložljivih revizijah in kontrolah, ki jih opravi pooblaščeni subjekt, pri tem pa se ustrezno upošteva izjava o upravljanju pooblaščenega subjekta in mnenje neodvisnega revizorja iz člena 60(5) finančne uredbe. Komisija pregleda informacije, ki jih predložijo pooblaščeni subjekti in lahko opravi kontrole, vključno z naključnimi vzorci, na ustreznih nivojih izvedbe vse do končnih prejemnikov.

Spremljanje, ki ga izvaja pooblaščeni subjekt, temelji na poročilih in zaključnih računih, ki jih predložijo finančni posredniki, ter na revizijah in kontrolah, ki jih opravijo finančni posredniki, pri tem pa se ustrezno upošteva izjava o zanesljivosti upravljanja pooblaščenega subjekta in mnenje neodvisnih revizorjev.

Če ni finančnih posrednikov, pooblaščeni subjekt neposredno spremlja uporabo finančnega instrumenta na podlagi poročil in zaključnih računov, ki jih predložijo končni prejemniki.

Kadar je to primerno, pooblaščeni subjekt na naključnih vzorcih pregleda informacije, ki jih predložijo finančni posredniki ali končni prejemniki, prav tako izvaja kontrole, kot je določeno v sporazumu iz člena 217.

4.   Spremljanje, ki ga izvaja Komisija, v primeru neposrednega upravljanja temelji na poročilih in zaključnih računih, ki jih predložijo finančni posredniki in končni prejemniki, in sicer v skladu z ustreznimi kontrolami. Določbe iz odstavka 3 smiselno veljajo za neposredno upravljanje.

5.   Sporazumi, na podlagi katerih se izvajajo finančni instrumenti, vsebujejo določbe, potrebne za izvajanje odstavkov 1 do 4.

Člen 226

Obravnava prispevkov iz skladov SSO

(člen 140 finančne uredbe)

1.   Za prispevke iz skladov SSO v finančne instrumente iz naslova VIII finančne uredbe se vodijo ločene evidence, podprte s skladi OSS v skladu s pravili, ki veljajo za posamezni sektor.

2.   Prispevki iz skladov SSO se razporedijo na ločene račune in se uporabljajo v skladu s cilji zadevnih skladov SSO za ukrepe in končne prejemnike v skladu s programom ali programi, iz katerih izhajajo prispevki.

3.   V zvezi s prispevki iz skladov SSO v finančne instrumente iz naslova VIII finančne uredbe se uporabljajo pravila, ki veljajo za posamezni sektor.

NASLOV IX

PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

Priprava zaključnega računa

Člen 227

Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto

(člen 142 finančne uredbe)

Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto mora vsebovati točen opis:

(a)

doseganja ciljev v proračunskem letu v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;

(b)

finančnega položaja in dogodkov, ki so bistveno vplivali na poslovanje med letom.

Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju je ločeno od poročil o izvrševanju proračuna.

Člen 228

Izjeme pri uporabi računovodskih načel

(člen 144 finančne uredbe)

Kadar v določenem primeru računovodje menijo, da je treba dovoliti izjemo pri uporabi enega od računovodskih načel iz računovodskih pravil Unije, mora biti ta izjema primerno utemeljena, o njej pa je treba tudi poročati v pojasnilih k računovodskim izkazom iz člena 232.

Člen 229

Dokazila

(člen 144 finančne uredbe)

1.   Vse vknjižbe temeljijo na datiranih in oštevilčenih listinah na papirju ali mediju, ki zagotavlja zanesljivost in varovanje njihove vsebine v obdobjih iz člena 48.

2.   Posli iste vrste, ki se izvajajo na istem kraju in na isti dan, se lahko povzamejo v eni sami knjigovodski listini.

Člen 230

Izkaz finančnega uspeha

(člen 145 finančne uredbe)

Izkaz finančnega uspeha prikazuje prihodek in stroške za tekoče leto, razvrščene glede na njihovo naravo.

Člen 231

Izkaz finančnega izida

(člen 145 finančne uredbe)

Izkaz finančnega izida poroča o denarnih tokovih v obdobju, ki kaže gibanje med začetnimi in končnimi zneski zakladnice.

Zakladnica vključuje:

(a)

gotovino v blagajni;

(b)

denar na bančnih računih in vpogledne vloge;

(c)

druga razpoložljiva sredstva, ki jih je mogoče hitro pretvoriti v gotovino in katerih vrednost je stabilna.

Člen 232

Pojasnila k računovodskim izkazom

(člen 145 finančne uredbe)

Pojasnila iz člena 145 finančne uredbe so sestavni del računovodskih izkazov. Pojasnila vključujejo vsaj naslednje informacije:

(a)

računovodska načela, pravila in metode;

(b)

pojasnila, v katerih so navedene dodatne informacije, ki jih sami računovodski izkazi ne vsebujejo in ki so potrebne za resničen in pošten prikaz.

Člen 233

Izkazi realizacije proračuna

(člen 146 finančne uredbe)

1.   Izkazi realizacije proračuna vsebujejo:

(a)

informacije o prihodkih:

(i)

spremembe v oceni prihodkov proračuna;

(ii)

realizacijo prihodkov in odhodkov;

(iii)

ugotovljene upravičenosti;

(b)

informacije, ki prikazujejo spremembe vseh razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;

(c)

informacije, ki prikazujejo uporabo vseh razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;

(d)

informacije, ki prikazujejo neporavnane obveznosti, prenesene iz prejšnjega leta in nastale v tekočem letu.

2.   V zvezi z informacijami o prihodkih se priloži tudi izkaz, ki za vsako državo članico prikazuje razdelitev zneskov lastnih sredstev, ki jih je treba še izterjati na koncu proračunskega leta in za katere je izdan nalog za izterjavo.

Člen 234

Načini pošiljanja računov

(člen 148 finančne uredbe)

Začasni zaključni računi in končni zaključni račun iz členov 147 in 148 finančne uredbe se lahko pošljejo v elektronski obliki.

POGLAVJE 2

Računovodstvo

Oddelek 1

Organizacija računovodstva

Člen 235

Organizacija računovodstva

(člen 151 finančne uredbe)

1.   Računovodja vsake institucije in organa iz člena 141 finančne uredbe pripravi in sproti posodablja dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke njegove institucije in organa.

2.   Proračunski prihodki in odhodki se evidentirajo v računalniškem sistemu iz člena 236 glede na ekonomsko naravo posla kot tekoči prihodki ali odhodki ali kot kapital.

Člen 236

Računalniško podprti sistemi

(člen 151 finančne uredbe)

1.   Računovodske evidence se vodijo s pomočjo celostnega računalniško podprtega sistema.

2.   Če se računovodske evidence vodijo z računalniško podprtimi sistemi in podsistemi, je take sisteme in podsisteme treba v celoti opisati.

Ta opis opredeljuje vsebino vseh podatkovnih polj in določa, kako sistem obravnava vse posamezne operacije. V opisu mora biti navedeno, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo in za vsako spremembo računalniško podprtih sistemov in podsistemov, da je mogoče kadar koli ugotoviti vrsto spremembe in osebo, ki je to spremembo izvedla.

Opis računalniško podprtih računovodskih sistemov in podsistemov navaja vse povezave med temi sistemi in centralnim računovodskim sistemom, zlasti za prenos podatkov in usklajevanje stanj.

3.   Dostop do računalniško podprtih sistemov in podsistemov je omejen na osebe, ki so navedene na seznamu pooblaščenih uporabnikov, ki ga vodi in posodablja vsaka institucija.

Oddelek 2

Poslovne knjige

Člen 237

Poslovne knjige

(člen 154 finančne uredbe)

Vsaka institucija in vsak organ iz člena 141 finančne uredbe vodi dnevnik, glavno knjigo ter vsaj za dolžnike, upnike in osnovna sredstva tudi pomožne poslovne knjige, razen če to ni stroškovno upravičeno.

Poslovne knjige vsebujejo elektronske listine, ki jih določi računovodja in ki dajejo popolna jamstva, kadar se uporabljajo kot dokazila.

Vknjižbe v dnevnik se prenesejo v glavno knjigo, ki je razčlenjena v skladu s kontnim načrtom iz člena 212.

Dnevnik in glavna knjiga se lahko razdelita na toliko pomožnih dnevnikov in pomožnih knjig, kolikor je potrebno za izpolnitev zahtev.

Vknjižbe v pomožnih dnevnikih in pomožnih knjigah se najmanj enkrat mesečno prenesejo v dnevnik in glavno knjigo.

Člen 238

Bruto bilanca

(člen 154 finančne uredbe)

Vsaka institucija in vsak organ iz člena 141 finančne uredbe pripravi bruto bilanco, ki zajema vse konte iz glavne knjige, vključno s konti, ki so bili obračunani med letom, in ki navaja:

(a)

številko konta;

(b)

opis;

(c)

skupaj v breme;

(d)

skupaj v dobro;

(e)

stanje.

Člen 239

Računovodska uskladitev

(člen 154 finančne uredbe)

1.   Podatki v glavni knjigi se vodijo in organizirajo tako, da upravičujejo vsebino vsakega konta, ki se vključi v bruto bilanco.

2.   V zvezi z evidenco osnovnih sredstev se uporabljajo določbe členov 246 do 253.

Oddelek 3

Knjiženje

Člen 240

Knjiženje v računovodski evidenci

(člen 154 finančne uredbe)

1.   Pri knjiženju se uporablja metoda dvostavnega knjigovodstva, pri kateri vsak promet ali spremembo, evidentirano v poslovnih knjigah, predstavlja vknjižba, s katero se za vsak znesek v breme vzpostavi protivrednost v dobro na različnih kontih, na katere se ta vknjižba nanaša.

2.   Za transakcije, izražene v valuti, ki ni euro, se izračuna protivrednost v eurih, ki se vknjiži v računovodsko evidenco.

Transakcije, ki se vodijo v tujih valutah na kontih in se lahko preračunajo, se preračunajo najmanj vsakič, ko se pripravi zaključni račun.

To preračunavanje temelji na deviznih tečajih, določenih v skladu s členom 6.

Tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugo valuto za pripravo bilance stanja na dan 31. decembra leta N, je tečaj na zadnji delovni dan leta N.

3.   Računovodska pravila Unije, sprejeta v skladu s členom 152 finančne uredbe, opredeljujejo pravila za preračun in ponovno oceno, ki se predložijo zaradi računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka.

Člen 241

Računovodske evidence

(člen 154 finančne uredbe)

Vse računovodske evidence morajo prikazovati izvor, vsebino in knjigovodsko referenco vsake podatkovne postavke in številke ustreznih knjigovodskih listin.

Člen 242

Evidentiranje v dnevnik

(člen 154 finančne uredbe)

Računovodske operacije se evidentirajo v dnevnik po eni od naslednjih metod, ki se med seboj ne izključujeta:

(a)

dnevno, vsaka operacija posebej;

(b)

v obliki mesečnih povzetkov skupnih zneskov operacij, če se hranijo vsi dokumenti, ki omogočajo vsakodnevno preverjanje posameznih operacij.

Člen 243

Potrjevanje vknjižb

(člen 154 finančne uredbe)

1.   Vpisovanje v dnevnik in v pomožne knjige se izvaja s postopkom potrjevanja, ki prepoveduje vsako spremembo ali izbris vknjižbe.

2.   Postopek zaključevanja, s katerim se zaključi vnos vknjižb in zagotovi, da se vknjižbe ne spreminjajo, se izvede najpozneje pred predstavitvijo končnih računovodskih izkazov.

Oddelek 4

Usklajevanje in preverjanje

Člen 244

Usklajevanje kontov

(člen 154 finančne uredbe)

1.   Stanje kontov v bruto bilanci se redno usklajuje, najmanj pa ob pripravi letnega zaključnega računa, s podatki iz upravljavskih sistemov, ki jih uporabljajo odredbodajalci za upravljanje sredstev in obveznosti ter za dnevno vnašanje v računovodski sistem.

2.   Računovodja redno in najmanj ob pripravi zaključnega računa preverja, če dobroimetja na banki ustrezajo dejanskemu stanju, zlasti glede:

(a)

denarnih sredstev na računih, z usklajevanjem z izpiski finančnih institucij;

(b)

denarnih sredstev v blagajni, z usklajevanjem z blagajniškim dnevnikom.

Evidenca osnovnih sredstev se pregleda v skladu s členom 250.

3.   Medinstitucionalni računi se usklajujejo mesečno.

4.   Začasne račune vsako leto odpre in pregleda računovodja. Za te račune je odgovoren odredbodajalec in jih čim prej zapre.

Oddelek 5

Proračunsko računovodstvo

Člen 245

Vsebina proračunskega računovodstva in njegovo vodenje

(člen 156 finančne uredbe)

1.   Proračunsko računovodstvo za vsako podpodročje proračuna prikazuje:

(a)

za odhodke:

(i)

odobritve iz prvotnega proračuna, odobritve, vnesene v spremembe proračuna, prenesene odobritve, odobritve iz namenskih prejemkov, prerazporeditve odobritev in skupne odobritve, ki so tako na voljo;

(ii)

prevzete obveznosti in plačila za zadevno proračunsko leto;

(b)

za prihodke:

(i)

ocene, vključene v prvotni proračun, ocene, vključene v spremembe proračuna, prihodke od namenskih prejemkov in skupni znesek ocen, določenih na takšen način;

(ii)

ugotovljene upravičenosti in zneske, izterjane za zadevno proračunsko leto;

(c)

prevzete obveznosti, ki jih je še treba plačati, in prihodke, ki jih je treba izterjati, iz preteklih proračunskih let.

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil iz točke (a) prvega pododstavka se knjižijo in prikazujejo posebej.

Celotne začasne prevzete obveznosti v zvezi z Evropskim kmetijskim jamstvenim skladom (v nadaljnjem besedilu: EKJS) in ustrezna plačila se prav tako evidentirajo v proračunskem računovodstvu.

Te prevzete obveznosti se predstavijo v zvezi s skupnimi odobritvami EKJS.

2.   Proračunsko računovodstvo ločeno prikazuje:

(a)

uporabo prenesenih odobritev in odobritev za tekoče proračunsko leto;

(b)

obračun neporavnanih prevzetih obveznosti.

Na prihodkovni strani se ločeno vodijo zneski iz preteklih proračunskih let, ki jih je treba še izterjati.

3.   Proračunsko računovodstvo se lahko organizira tako, da se razvije v sistem stroškovnega računovodstva.

4.   Proračunsko računovodstvo se vodi s pomočjo računalniškega sistema v knjigah ali na karticah.

POGLAVJE 3

Vodenje evidence premoženja

Člen 246

Evidenca premoženja

(člen 157 finančne uredbe)

Sistem za vodenje evidenc premoženja vzpostavi odredbodajalec s strokovno pomočjo računovodje. Ta sistem za vodenje evidence premoženja mora dajati vse informacije, ki so potrebne za knjigovodstvo in za varovanje sredstev.

Člen 247

Varovanje premoženja

(člen 157 finančne uredbe)

Vsaka institucija in organ iz člena 141 finančne uredbe sprejme določbe o varovanju sredstev, vključenih v njeno bilanco stanja, in določi, katera upravna služba je odgovorna za sistem za vodenje evidence premoženja.

Člen 248

Vpisovanje v evidenco premoženja

(člen 157 finančne uredbe)

Vsa osnovna sredstva, ki se lahko uporabljajo več kot eno leto in niso potrošno blago, katerih nabavna cena ali proizvodni stroški so višji od navedenih v računovodskih pravilih Unije, sprejetih v skladu s členom 152 finančne uredbe, se vpišejo v evidenco premoženja in evidentirajo na kontih osnovnih sredstev.

Člen 249

Vsebina evidence premoženja za vsako osnovno sredstvo

(člen 157 finančne uredbe)

V evidenco premoženja se vpiše ustrezni opis vsakega osnovnega sredstva in njegova lokacija – za premično premoženje pa odgovorna služba ali oseba, datum nabave ter cena na enoto.

Člen 250

Popis premičnega premoženja

(člen 157 finančne uredbe)

Vsaka institucija in organi iz člena 141 finančne uredbe popis izvedejo tako, da ugotovijo, če vsako osnovno sredstvo fizično obstaja in če se sklada z vpisom v evidenci premoženja. Taki popisi se izvajajo v okviru letnega programa preverjanja, razen za osnovna opredmetena in neopredmetena sredstva, ki se preverjajo vsaj na vsaka tri leta.

Člen 251

Prodaja opredmetenih sredstev

(člen 157 finančne uredbe)

Člani, uradniki in drugi zaposleni institucij in organov iz člena 141 finančne uredbe ne smejo kupiti nobenega osnovnega sredstva, ki ga prodajo te institucije in organi, razen če se ta osnovna sredstva ne prodajo z javnim razpisom.

Člen 252

Postopek za prodajo opredmetenih sredstev

(člen 157 finančne uredbe)

1.   Prodaja opredmetenih sredstev se na ustrezen način oglašuje lokalno, če je nabavna vrednost enote enaka ali presega 8 100 EUR. Obdobje med objavo zadnjega obvestila in sklenitvijo pogodbe o prodaji ne sme biti krajše od 14 koledarskih dni.

Če je nabavna vrednost enote enaka ali presega 391 100 EUR, se za prodajo iz prvega pododstavka obvestilo o prodaji objavi v Uradnem listu Evropske unije. Ustrezen oglas se lahko objavi tudi v tiskanih medijih držav članic. Obdobje med datumom objave obvestila v Uradnem listu Evropske unije in sklenitvijo pogodbe o prodaji ne sme biti krajše od enega meseca.

2.   Institucije in organi iz člena 141 finančne uredbe lahko opustijo oglaševanje, če bi stroški oglaševanja presegli pričakovan prihodek od prodaje.

3.   Institucije in organi iz člena 141 finančne uredbe si pri prodaji opredmetenih sredstev vedno prizadevajo pridobiti najboljšo ceno.

4.   Odstavki 1, 2 in 3 se ne uporabljajo za prodajo med institucijami Unije ter njihovimi organi iz člena 208 finančne uredbe.

Člen 253

Postopek za prodajo opredmetenih sredstev

(člen 157 finančne uredbe)

Odredbodajalec pripravi izjavo ali zapisnik vedno, kadar se kakršno koli premoženje, ki je vpisano v evidenci, vključno s zgradbami, proda, podari, zavrže, da v najem ali če manjka zaradi izgube, tatvine ali drugega razloga.

V izjavi ali zapisniku posebej navede, ali je treba osnovno sredstvo nadomestiti na stroške uradnika ali drugega uslužbenca Unije ali druge osebe.

Kadar se nepremičnina ali večje instalacije dajo na voljo brezplačno, je treba pripraviti pogodbo in o tem poročati v letnem poročilu, ki se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu ob predstavitvi predloga proračuna.

Člani, uradniki ali drugi uslužbenci in drugi zaposleni institucij in organov iz člena 141 finančne uredbe ne morejo biti prejemniki premoženja iz evidence premoženja, ki se podari ali zavrže.

Člen 254

Evidenca premoženja in objava prodaje v delegacijah Unije

(člen 157 finančne uredbe)

1.   V primeru delegacij Unije se stalna evidenca premičnega premoženja, ki pripada Uniji, vodi na lokalni ravni. V skladu s pravili, ki jih je sprejela vsaka institucija, se evidenca redno pošilja centralnim službam.

Premično premoženje na poti v delegacije Unije se pred vpisom v stalne evidence vpiše na začasni seznam.

2.   Objava prodaje premičnega premoženja delegacij Unije se objavi v skladu z lokalnimi navadami.

DRUGI DEL

POSEBNE DOLOČBE

NASLOV I

RAZISKAVE

Člen 255

Vrste ukrepov

(člen 181 finančne uredbe)

1.   Neposredne ukrepe izvajajo ustanove Skupnega raziskovalnega središča (v nadaljnjem besedilu: SRS) in se načeloma v celoti financirajo iz proračuna. Ti ukrepi vključujejo:

(a)

raziskovalne programe;

(b)

predhodne raziskave;

(c)

znanstvene in tehnične podporne dejavnosti institucionalne narave.

2.   Skupno raziskovalno središče lahko sodeluje pri posrednih ukrepih pod pogoji iz člena 183 finančne uredbe.

3.   Ocena terjatev iz člena 181(2) finančne uredbe se pošlje računovodji za evidentiranje.

Člen 256

Dodatna pravila, ki veljajo za SRS

(člen 183 finančne uredbe)

1.   Konkurenčne dejavnosti, ki jih izvaja SRS, zajemajo:

(a)

dejavnosti, ki so izvedene po postopkih za oddajo javnega naročila ali dodelitev nepovratnih sredstev;

(b)

dejavnosti v imenu tretjih oseb;

(c)

dejavnosti v okviru upravnih sporazumov z drugimi institucijami ali drugimi službami Komisije za zagotavljanje znanstveno-tehničnih storitev.

2.   Kadar dejavnosti, ki jih SRS izvaja za tretje osebe, vključujejo javna naročila, mora biti postopek za oddajo javnega naročila v skladu z načeli preglednosti in enakega obravnavanja.

3.   Ocene terjatev iz člena 183(2) finančne uredbe se pošljejo računovodji za evidentiranje.

NASLOV II

ZUNANJI UKREPI

POGLAVJE I

Splošne določbe

Člen 257

Ukrepi, ki se lahko financirajo

(člen 184 finančne uredbe)

Odobritve za ukrepe iz poglavja 1 naslova IV drugega dela finančne uredbe se lahko uporabljajo zlasti za financiranje pogodb o izvedbi javnega naročila, nepovratnih sredstev, vključno s subvencioniranjem obrestne mere, za posebna posojila, jamstva za posojila in finančno pomoč, proračunsko podporo in druge posebne oblike proračunske pomoči.

POGLAVJE II

Proračunska podpora in skrbniški skladi z več donatorji

Člen 258

Uporaba proračunske podpore

(člen 186 finančne uredbe)

1.   Kadar je tako določeno v zadevnih temeljnih aktih, lahko Komisija uporabi sektorsko ali splošno proračunsko podporo v tretji državi, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)

je upravljanje javnih financ v partnerski državi dovolj pregledno, zanesljivo in učinkovito;

(b)

je partnerska država oblikovala dovolj verodostojne in relevantne sektorske ali nacionalne politike in

(c)

je partnerska država oblikovala makroekonomske politike, usmerjene k stabilizaciji.

2.   S partnersko državo sklenjeni sporazumi vsebujejo obveznost te države, da Komisiji zagotavlja zanesljive in pravočasne informacije, na podlagi katerih lahko Komisija oceni izpolnjevanje pogojev iz odstavka 1.

Člen 259

Skrbniški skladi Unije za zunanje ukrepe

(člen 187 finančne uredbe)

Prispevki drugih donatorjev se upoštevajo, ko se vplačajo na poseben bančni račun skrbniškega sklada, in sicer v znesku v eurih, preračunanem ob prejemu prispevkov na poseben bančni račun.

Prispevek Unije se prenese pravočasno, da se krijejo pravne obveznosti skrbniškega sklada ob upoštevanju razpoložljivih sredstev, ki so jih zagotovili drugi donatorji.

Obresti, ki se naberejo na posebnem bančnem računu skrbniškega sklada, se vložijo v skrbniški sklad, razen če je drugače navedeno v aktu o ustanovitvi skrbniškega sklada.

Vsi prenosi na bančnem računu iz tretjega odstavka, izvedeni med letom, so ustrezno knjiženi na računih skrbniškega sklada.

Odredbodajalec dvakrat letno pripravi finančno poročilo o ukrepih vsakega skrbniškega sklada.

Skrbniški skladi so vsako leto predmet neodvisne zunanje revizije.

Upravni odbor skrbniškega sklada odobri letno poročilo skrbniškega sklada, ki ga pripravi odredbodajalec, skupaj z letnim zaključnim računom, ki ga pripravi računovodja. Ta poročila se priložijo letnemu poročilu odredbodajalca na podlagi prenosa in predložijo Evropskemu parlamentu in Svetu v okviru postopka razrešnice Komisije.

Pravila za sestavo upravnega odbora in njegova notranja pravila se določijo v aktu o ustanovitvi skrbniškega sklada, ki ga sprejme Komisija in velja tudi za donatorje. Ta pravila zagotavljajo pravično zastopanje donatorjev in vključujejo zahtevo, da je za končno odločitev o uporabi sredstev sklada potrebno soglasje Komisije.

POGLAVJE III

Javna naročila

Člen 260

Najem zgradb

(člen 190 finančne uredbe)

Iz odobritev za poslovanje za zunanje ukrepe se lahko financirajo samo pogodbe o nepremičninah za najem zgradb, ki so bile že zgrajene ob podpisu najemne pogodbe. Te pogodbe se objavijo, kakor je določeno v členu 124.

Člen 261

Opredelitve pojmov

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Naročila storitev obsegajo naročila študij in tehnične pomoči.

Naročilo študije je pogodba o izvajanju storitev, ki se sklene med izvajalcem in naročnikom ter vključuje študije za opredelitev in pripravo projektov, študije izvedljivosti, gospodarske in tržne raziskave, tehnične študije in revizije.

Naročilo tehnične pomoči pomeni, da ima izvajalec vlogo svetovalca, da vodi ali nadzoruje projekt ali zagotovi svetovalce, ki so določeni v pogodbi.

2.   Kadar ima tretja država usposobljeno vodstveno osebje v svojih službah ali enotah z udeležbo javnega sektorja, lahko te službe ali enote same neposredno izvedejo naročila.

Člen 262

Posebne določbe v zvezi z mejnimi vrednostmi in ureditve za oddajo zunanjih naročil

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Členi 123 do 126, razen opredelitve pojmov, odstavka 3 in 4 člena 127, členi 128, 134 do 137, odstavki 3 do 6 člena 139, členi 148(4), 151(2), 152 do 158, 160 in 164 te uredbe, ne veljajo za pogodbe o izvedbi javnega naročila, ki jih sklenejo naročniki iz člena 190(2) finančne uredbe ali so sklenjena v njegovem imenu.

Komisija sprejme sklep o izvajanju določb o javnih naročilih iz tega poglavja, vključno z ustreznimi kontrolami, ki jih mora uporabljati odgovorni odredbodajalec, kadar Komisija ni naročnik.

2.   Če se postopki iz odstavka 1 ne upoštevajo, odhodki za zadevne ukrepe niso upravičeni do financiranja Unije.

3.   To poglavje se ne uporablja za naročnike iz točke (b) člena 190(2) finančne uredbe, če jih na podlagi preverjanj iz člena 61 finančne uredbe Komisija pooblasti, da uporabljajo svoje lastne postopke za oddajo javnega naročila.

Člen 263

Objava in nediskriminacija

(člena 190 in 191 finančne uredbe)

1.   Komisija sprejme potrebne ukrepe za izvajanje, da zagotovi čim širše sodelovanje in enake pogoje sodelovanja v javnem razpisu za oddajo naročil, ki jih financira Unija. V ta namen se nameni posebno pozornost:

(a)

da se predhodna informativna obvestila, obvestila o javnem naročilu in obvestila o oddaji javnega naročila objavijo dovolj zgodaj;

(b)

da se odpravi vsako diskriminatorno ravnanje ali prekličejo tehnične specifikacije, ki bi lahko ovirale široko sodelovanje pod enakimi pogoji vseh fizičnih ali pravnih oseb iz člena 182 finančne uredbe.

2.   Člen 265(5), člen 267(3) in člen 269(4) ne posegajo v uporabo e-javnih naročil.

Člen 264

Objava

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Predhodno informativno obvestilo za mednarodne razpise za zbiranje ponudb se čim prej pošlje Uradu za publikacije za naročila blaga in storitev, za naročila gradenj pa takoj, ko je mogoče, po sprejetju sklepa o potrditvi programa.

2.   Za namene tega poglavja se obvestilo o javnem naročilu objavi:

(a)

v primeru mednarodnih razpisov za zbiranje ponudb vsaj v Uradnem listu Evropske unije in na internetu;

(b)

v primeru lokalnih razpisov za zbiranje ponudb vsaj v uradnem listu države prejemnice ali v enakovredni publikaciji.

Kadar se obvestilo o javnem naročilu objavi tudi lokalno, mora biti vsebinsko enako obvestilu o javnem naročilu v Uradnem listu Evropske unije in na internetu, objaviti pa ga je treba istočasno. Komisija je odgovorna za objavo javnega razpisa v Uradnem listu Evropske unije in na internetu. Če je razpis objavljen lokalno, lahko to storijo subjekti iz člena 190(2)(b) finančne uredbe.

3.   Obvestilo o oddaji javnega naročila se objavi, ko je naročilo podpisano, razen kadar, če je še vedno potrebno, je naročilo razglašeno za tajno ali kadar morajo izvajanje naročil spremljati posebni varnostni ukrepi ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Evropske unije ali države upravičenke in kadar se zdi, da objava obvestila o oddaji javnega naročila ni primerna.

Člen 265

Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil storitev

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila storitev so:

(a)

za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 300 000 EUR:

(i)

omejen mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in člena 264(2)(a);

(ii)

odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in člena 264(2)(a);

(b)

za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: konkurenčni postopek s pogajanji v smislu odstavka 3 tega člena ali okvirna pogodba.

Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.

Plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 2 500 EUR, se lahko izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

2.   V omejenem mednarodnem postopku iz točke (a) odstavka 1 se v obvestilu o javnem naročilu navede število kandidatov, ki bodo povabljeni k predložitvi ponudb. Za naročila storitev se povabijo najmanj štirje kandidati. Število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudb, mora zadostovati za zagotovitev resnične konkurence.

Seznam izbranih kandidatov se objavi na internetni strani Komisije.

Če je število kandidatov, ki izpolnjujejo merila za izbor ali minimalno stopnjo sposobnosti, manjše od najnižjega števila, lahko naročnik k predložitvi ponudbe povabi samo tiste kandidate, ki izpolnjujejo merila za predložitev ponudbe.

3.   V okviru postopka s pogajanji iz točke (b) odstavka 1 naročnik pripravi seznam najmanj treh ponudnikov po svoji izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne pokriva.

Ponudniki za konkurenčni postopek s pogajanji so lahko izbrani iz ustrezno objavljenega seznama potencialnih ponudnikov iz člena 136(1)(b). Ta seznam se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa in je veljaven največ pet let od datuma objave. Ta seznam lahko vključuje podsezname. Vsaka zainteresirana oseba lahko predloži prijavo kadar koli v času veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja. Če bo naročilo oddano, naročnik povabi vse potencialne ponudnike na ustreznem seznamu ali podseznamu, da predložijo ponudbe.

Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.

Če po posvetovanju s ponudniki naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.

4.   Za naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji, ne glede na ocenjeno vrednost naročila.

5.   Ponudbe se pošljejo v paketu ali ovojnici, ki vsebujejo dve zaprti ovojnici, od katerih je na eni napisano Ovojnica A – Tehnična ponudba, na drugi pa Ovojnica B – Finančna ponudba. Na zunanji ovojnici je treba navesti:

(a)

naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;

(b)

sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik javlja;

(c)

kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;

(d)

izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.

Če so bili v razpisni dokumentaciji predvideni razgovori, ima lahko komisija za ocenjevanje razgovore z glavnimi člani skupine strokovnjakov, predlaganih v tehnično sprejemljivih ponudbah, ko pisno potrdi začasne ugotovitve in pred dokončno oceno tehničnih ponudb. V takih primerih razgovore s strokovnjaki opravi komisija za ocenjevanje, po možnosti kolektivno, če sestavljajo skupino, in v časovnih presledkih, ki so dovolj kratki, da omogočajo primerjavo. Razgovori se vodijo po standardnem postopku, za katerega se vnaprej dogovori izbirna komisija in ki se uporablja za vse strokovnjake ali skupine, ki so povabljene na razgovor. Datum in čas razgovora je treba ponudnikom sporočiti najmanj deset koledarskih dni pred razgovorom. Če se zaradi višje sile ponudnik ne more udeležiti razgovora, se ponudniku pošljeta nov datum in ura.

6.   Merila za oddajo naročila se uporabljajo za izbiro ponudnika, katerega ponudba je ekonomsko najugodnejša.

Ekonomsko najugodnejša ponudba se izbere tako, da se tehnična kakovost in cena ovrednotita v razmerju 80/20. Iz tega sledi, da:

(a)

se vrednost, s katero se oceni tehnična ponudba, pomnoži z 0,80;

(b)

se vrednost, s katero se oceni finančna ponudba, pomnoži z 0,20.

Člen 266

Uporaba postopka s pogajanji za naročila storitev

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Za naročila storitev lahko naročniki uporabijo postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:

(a)

kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 104(1) finančne uredbe;

(b)

kadar se storitve zaupajo javnim organom ali neprofitnim institucijam ali združenjem in se nanašajo na dejavnosti institucionalne narave ali so namenjene za zagotovitev pomoči ljudem na socialnem področju;

(c)

za storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;

(d)

kadar je postopek za oddajo naročila ali poskus uporabe okvirne pogodbe neuspešen, kar pomeni, da naročnik ni prejel nobene kakovostno in/ali finančno primerne ponudbe, in v tem primeru se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po svoji izbiri izmed ponudnikov, ki so se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni;

(e)

če naročilo sledi natečaju in ga je treba pod veljavnimi pogoji oddati uspešnemu kandidatu ali enemu od uspešnih kandidatov; v drugem primeru se vsi uspešni kandidati povabijo k pogajanjem;

(f)

če se iz tehničnih razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo lahko odda le določenemu izvajalcu storitev;

(g)

za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;

(h)

kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.

Za namene točke (a) prvega pododstavka tega odstavka se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 190(2), izpolnjujejo preizkus glede skrajne nuje. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.

Dejavnosti institucionalne narave iz točke (b) prvega pododstavka vključujejo storitve, ki so neposredno povezane z zakonsko določeno nalogo organov javnega sektorja.

2.   Storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, iz točke (c) odstavka 1, so:

(a)

dodatne storitve, ki jih ne zajema glavno naročilo, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin potrebne za izvedbo naročila, če dodatnih storitev tehnično in poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika in če skupni znesek dodatnih storitev ne presega 50 % vrednosti glavnega naročila;

(b)

dodatne storitve, ki vključujejo ponovitev podobnih storitev, kot so bile poverjene izvajalcu v okviru prvega naročila, pod pogojem, da:

(i)

je bilo za prvo storitev objavljeno obvestilo o javnem naročilu in so bili v tem obvestilu o javnem naročilu jasno navedeni možnost uporabe postopka s pogajanji za nove storitve za projekt in ocenjeni stroški;

(ii)

podaljšanje naročila glede vrednosti in obdobja ne presega vrednosti in obdobja prvotnega naročila.

Člen 267

Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil blaga

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila blaga so:

(a)

za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 300 000 EUR: odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2);

(b)

za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: okvirna pogodba ali:

(i)

za naročila, katerih vrednost je enaka ali presega 100 000 EUR, a manjša od 300 000 EUR: odprti lokalni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (b) člena 264(2);

(ii)

za naročila, katerih vrednost je manjša od 100 000 EUR: konkurenčni postopek s pogajanji v smislu odstavka 2.

(c)

plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 2 500 EUR, se lahko izvršijo na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.

2.   V okviru postopka s pogajanji iz točke (b)(ii) odstavka 1 tega člena naročnik pripravi seznam najmanj treh dobaviteljev po lastni izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne zajema.

Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.

Če po posvetovanju z dobavitelji naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.

3.   Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti ločeno v zaprtih ovojnicah, obe pa se vložita v paket ali zunanjo ovojnico. Na notranji ovojnici je treba navesti:

(a)

naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;

(b)

sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik odziva;

(c)

kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;

(d)

izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.

Na mestu in ob uri, ki sta navedena v razpisni dokumentaciji, ponudbe javno odpre komisija za ocenjevanje. Na sestanku za javno odpiranje ponudb se javno objavijo imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bilo predloženo potrebno jamstvo za ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.

4.   V primeru naročila blaga, ki ne zahteva poprodajnih storitev, je edino merilo za oddajo naročila cena.

Kadar so predlogi za poprodajne storitve ali za usposabljanje posebej pomembni, se lahko izbere ekonomsko najugodnejša ponudba ali ponudba z najnižjo ceno, pri čemer se ustrezno upošteva tehnična kakovost ponujene storitve in cene.

Člen 268

Uporaba postopka s pogajanji za naročila blaga

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Za naročila blaga lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:

(a)

kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 111(1) finančne uredbe;

(b)

kadar je to upravičeno zaradi narave ali posebnih lastnosti blaga, na primer, kadar je izvedba naročila izključno rezervirana za imetnike patentov ali licenc za uporabo patentov;

(c)

za dodatne nabave prvotnega dobavitelja, ki so namenjene za delno nadomestitev običajnega blaga ali inštalacij ali za povečanje količine obstoječega blaga ali inštalacij, če bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika v nabavo opreme z drugačnimi tehničnimi lastnostmi, kar bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave pri obratovanju in vzdrževanju;

(d)

kadar je bil razpisni postopek neuspešen, tj. če ni bila prejeta nobena kakovostno ali finančno ustrezna ponudba;

(e)

za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;

(f)

za naročila v zvezi z blagom, ki kotira na blagovni borzi, in nakupi na blagovni borzi;

(g)

za naročila v zvezi z nakupi pod posebno ugodnimi pogoji, ali od dobavitelja, ki dokončno preneha s poslovno dejavnostjo, ali od stečajnih ali likvidacijskih upraviteljev v stečajnem postopku, po sporazumu z upniki ali po podobnem postopku v skladu z nacionalno zakonodajo;

(h)

kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.

V primerih iz točke (d) prvega pododstavka se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po lastni izbiri izmed ponudnikov, ki se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.

2.   Za namene točke (a) odstavka 1 tega člena se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena190(2), izpolnjujejo pogoje za skrajno nujo. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.

Člen 269

Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil gradenj

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila gradenj so:

(a)

za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 5 000 000 EUR:

(i)

odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2) ali

(ii)

zaradi lastnosti določenih gradenj omejen mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2);

(b)

za naročila, katerih vrednost je enaka ali presega 300 000 EUR, a manjša od 5 000 000 EUR: lokalni odprti razpis v smislu člena 127(2) in točke (b) člena 264(2);

(c)

za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: postopek s pogajanji v smislu odstavka 2 tega člena.

Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.

2.   V okviru postopka s pogajanji iz točke (c) odstavka 1 tega člena naročnik pripravi seznam najmanj treh izvajalcev po lastni izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne zajema.

Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.

Če po posvetovanju z izvajalci naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.

3.   Merila za izbor se nanašajo na sposobnost ponudnika, da izvede podobna naročila, zlasti z upoštevanjem gradenj, ki jih je izvedel v zadnjih letih. Zaradi takega načina izbire in ker so bile nedopustne ponudbe že izločene, je edino merilo za oddajo naročila cena.

4.   Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti vsako v svoji zapečateni ovojnici, obe pa se vložita v paket ali zunanjo ovojnico. Na notranji ovojnici je treba navesti:

(a)

naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;

(b)

sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik odziva;

(c)

kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;

(d)

izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.

Na mestu in ob uri, ki sta navedena v razpisni dokumentaciji, ponudbe javno odpre komisija za ocenjevanje. Na sestanku za javno odpiranje ponudb se javno objavijo imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bilo predloženo potrebno jamstvo za ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.

Člen 270

Uporaba postopka s pogajanji za naročila gradenj

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Za naročila gradenj lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:

(a)

kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 111(1) finančne uredbe;

(b)

za dodatne gradnje, ki niso vključene v prvotno sklenjeni pogodbi, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne za izvedbo gradnje, opisane v naročilu, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;

(c)

kadar je bil razpisni postopek neuspešen, tj. če ni bila prejeta nobena kakovostno ali finančno ustrezna ponudba;

(d)

za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;

(e)

kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.

Za namene točke (a) prvega pododstavka tega odstavka se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 190(2), izpolnjujejo pogoje za skrajno nujo. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.

V primerih iz točke (c) prvega pododstavka se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po lastni izbiri izmed ponudnikov, ki so se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.

2.   Dodatne gradnje iz točke (b) odstavka 1 se oddajo izvajalcu, ki že izvaja gradnjo:

(a)

če takšne gradnje tehnično ali poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika;

(b)

če so takšne gradnje, čeprav bi jih naročnik lahko oddal ločeno od izvedbe prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje naročila;

(c)

če skupna vrednost oddanih naročil ne presega 50 % vrednosti glavnega naročila.

Člen 271

Uporaba postopka s pogajanji za pogodbe o nepremičninah

(člen 190 finančne uredbe)

Za pogodbe o nepremičninah iz člena 260 lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji, potem ko je preveril možnosti na lokalnem trgu.

Člen 272

Izbira postopka za oddajo javnega naročila za mešana naročila

(člen 190 finančne uredbe)

V primeru naročil, ki vključujejo tako izvajanje storitev kot dobavo blaga ali izvajanje gradenj, naročnik, potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje, določi mejne vrednosti in postopke, ki naj bi se uporabili glede na to, kateri del naročila prevladuje, kar se oceni na podlagi relativne vrednosti in operativnega pomena različnih sestavnih delov naročila.

Člen 273

Razpisna dokumentacija

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Razpisna dokumentacija iz člena 138 se pripravi na podlagi najboljše mednarodne prakse in v skladu z določbami tega poglavja o objavljanju in stikih med naročnikom in ponudniki.

2.   Za naročila storitev mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:

(a)

navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:

(i)

vrsto naročila;

(ii)

merila za oddajo in njihovo vrednotenje;

(iii)

možnost razgovorov in časovni razpored zanje;

(iv)

ali so dovoljene različice ponudbe;

(v)

delež podizvajanja, ki se lahko dovoli;

(vi)

najvišja razpoložljiva sredstva za naročilo;

(vii)

valuto ponudbe;

(b)

seznam izbranih kandidatov (omeniti je treba prepoved združevanja);

(c)

splošne pogoje za naročila storitev;

(d)

posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali odstopajo od splošnih pogojev;

(e)

opis naročila, ki vsebuje načrtovani potek projekta in datume, od katerih bodo predvidoma morali biti glavni strokovnjaki na voljo;

(f)

cenik (ki ga izpolni ponudnik);

(g)

obrazec ponudbe;

(h)

vzorec pogodbe;

(i)

če je ustrezno, obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za plačilo predhodnega financiranja.

Točka (h) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in ustrezno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.

3.   Za naročila blaga mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:

(a)

navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:

(i)

merila za izbor in oddajo naročila;

(ii)

ali so dovoljene različice ponudbe;

(iii)

valuto ponudbe;

(b)

splošne pogoje za naročila blaga;

(c)

posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali določajo izjeme od splošnih pogojev;

(d)

tehnično prilogo, ki vsebuje vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila;

(e)

cenik (ki ga izpolni ponudnik) in razčlenitev cen;

(f)

obrazec ponudbe;

(g)

vzorec pogodbe;

(h)

po potrebi obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za:

(i)

ponudbo;

(ii)

plačilo predhodnega financiranja;

(iii)

pravilno izvedbo.

Točka (g) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in primerno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.

4.   Za naročila gradenj mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:

(a)

navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:

(i)

merila za izbor in oddajo naročila;

(ii)

ali so dovoljene različice ponudbe;

(iii)

valuto ponudbe;

(b)

splošne pogoje za naročila gradenj;

(c)

posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali odstopajo od splošnih pogojev;

(d)

tehnične priloge, ki vsebujejo vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila;

(e)

cenik (ki ga izpolni ponudnik) in razčlenitev cen;

(f)

obrazec ponudbe;

(g)

vzorec pogodbe;

(h)

če je ustrezno, obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za:

(i)

ponudbo;

(ii)

plačilo predhodnega financiranja;

(iii)

pravilno izvedbo.

Točka (g) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in primerno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.

5.   V primeru neskladja med posebnimi pogoji iz točke (d) odstavka 2, točke (c) odstavka 3 in točke (c) odstavka 4 ter splošnimi pogoji, veljajo ti posebni pogoji.

6.   Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih pripravijo neodvisni organi v in ki potrjujejo skladnost gospodarskega subjekta s posameznimi standardi za zagotavljanje kakovosti, se morajo ti nanašati na sisteme za zagotavljanje kakovosti, ki temeljijo na ustreznih evropskih ali, kadar je to primerno, mednarodnih standardih, ki jih potrdijo organi v skladu z evropskimi ali mednarodnimi standardi za certificiranje. Od gospodarskih subjektov morajo sprejeti tudi druga dokazila o enakovrednih ukrepih za zagotavljanje kvalitete.

Člen 274

Jamstva

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Z odstopanjem od člena 163 se vnaprejšnja jamstva izrazijo v eurih ali v valuti pogodbe, za katero veljajo.

2.   Naročnik lahko zahteva jamstvo za ponudbo v smislu tega poglavja, ki predstavlja 1 % do 2 % celotne vrednosti naročila blaga in gradenj in je skladna z določbami člena 163. Jamstvo se sprosti, ko je naročilo oddano. Jamstvo se unovči, če ponudnik pozneje umakne ponudbo, ki je bila predložena do roka za predložitev ponudb.

3.   Naročnik lahko za znesek, ki je določen v razpisni dokumentaciji in znaša od 5 do 10 % skupne vrednosti naročila blaga in gradenj, zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti. To jamstvo se določi na podlagi objektivnih meril, kot sta vrsta in vrednost naročila.

Vendar se jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti zahteva, ko se presežejo naslednje mejne vrednosti:

(a)

345 000 EUR za naročila gradenj;

(b)

150 000 EUR za naročila blaga.

Jamstvo ostane veljavno najmanj do končnega prevzema blaga in gradenj. Če se pogodba ne izvaja pravilno, se celotno jamstvo zadrži.

Člen 275

Roki za izvedbo postopkov

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Ponudbe mora naročnik prejeti na naslov ter najpozneje na datum in ob uri, ki so navedeni v razpisu za zbiranje ponudb. Rok za prejem ponudb in prijav za sodelovanje, ki ga določi naročnik, mora biti dovolj dolg, da imajo zainteresirane strani na voljo dovolj časa za pripravo in predložitev svojih ponudb.

Za naročila storitev je najkrajši rok od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom za zbiranje ponudb, do zadnjega dne za prejem ponudbe 50 dni. V nujnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.

2.   Ponudniki lahko pošljejo pisna vprašanja pred končnim rokom za prejem ponudb. Naročnik odgovori na vprašanja pred končnim rokom za prejem ponudb.

3.   V omejenem mednarodnem postopku je rok za prejem prijav za sodelovanje najmanj 30 dni od datuma objave obvestila o javnem naročilu. Obdobje od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom, do zadnjega dne za predložitev ponudb je najmanj 50 dni. V določenih izjemnih primerih se lahko dovolijo tudi drugačni roki.

4.   V odprtem mednarodnem postopku so roki za prejem ponudb, ki se začnejo na dan, ko naročnik pošlje v objavo obvestilo o javnem naročilu, najmanj:

(a)

90 dni za naročila gradenj;

(b)

60 dni za naročila blaga.

V določenih izjemnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.

5.   V odprtih lokalnih postopkih so roki za prejem ponudb, ki se začnejo na dan, ko naročnik pošlje v objavo obvestilo o javnem naročilu, najmanj:

(a)

60 dni za naročila gradenj;

(b)

30 dni za naročila blaga.

V določenih izjemnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.

6.   Za konkurenčne postopke s pogajanji iz člena 265(1)(b), člena 267(1)(c) in člena 269(1)(c) imajo kandidati za predložitev ponudb na voljo najmanj 30 dni od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom za zbiranje ponudb.

7.   Roki iz odstavkov 1 do 6 so v koledarskih dneh.

Člen 276

Komisija za ocenjevanje

(člen 190 finančne uredbe)

1.   Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo zahteve, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb na podlagi vnaprej objavljenih meril za izključitev, izbor in oddajo naročila. Komisija ima liho število članov, najmanj tri, ki imajo vsa potrebna strokovna in upravna znanja za ocenjevanje ponudb.

2.   Če Komisija ni naročnik, lahko zahteva kopijo razpisne dokumentacije, ponudb, ocene ponudb in podpisanih pogodb. Prav tako lahko sodeluje kot opazovalka pri odpiranju in ocenjevanju ponudb.

3.   Ponudbe, ki ne vsebujejo vseh bistvenih elementov, ki se zahtevajo v razpisni dokumentaciji, ali ki ne ustrezajo posebnim zahtevam, se izločijo.

Komisija za ocenjevanje ali naročnik lahko ob upoštevanju načela enakega obravnavanja kandidate ali ponudnike povabita, da v določenem roku predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila predloženih dokazil v zvezi z merili za izključitev, izbor in dodelitev.

4.   V primeru neobičajno nizke cene iz člena 151 lahko komisija za ocenjevanje zahteva ustrezne obrazložitve glede sestave ponudbe.

5.   Komisije za ocenjevanje ni treba ustanoviti pri postopkih z zvezi vrednostmi, ki ne presegajo 20 000 EUR.

POGLAVJE IV

Nepovratna sredstva

Člen 277

Financiranje v celoti

(člen 192 finančne uredbe)

V primeru odstopa od zahteve po sofinanciranju je treba v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev navesti razloge zanj.

NASLOV III

EVROPSKI URADI

Člen 278

Evropski uradi in ustanovitev dodatnih uradov

(člen 195 finančne uredbe)

Uradi iz člena 195 finančne uredbe so:

(a)

Urad za publikacije;

(b)

Evropski urad za boj proti goljufijam;

(c)

Evropski urad za izbor osebja in Evropska upravna šola, ki je administrativno del Evropskega urada za izbor osebja;

(d)

Urad za upravljanje in izplačevanje posameznih pravic;

(e)

Urad za infrastrukturo in logistiko v Bruslju in Urad za infrastrukturo in logistiko v Luxembourgu.

Ena ali več institucij lahko ustanovi dodatne urade, če to lahko utemelji s študijo stroškov in koristi in če jamči za prepoznavnost ukrepov Unije.

Člen 279

Prenos nalog z institucij na medinstitucionalne evropske urade

(člena 195 in 199 finančne uredbe)

Vsaka institucija je odgovorna za proračunske obveznosti. Institucije lahko na direktorja zadevnega medinstitucionalnega evropskega urada prenesejo vse nadaljnje ukrepe, zlasti pravne obveznosti, potrjevanje odhodkov, odobritve plačil in izvrševanje prihodkov ter postavijo omejitve in pogoje za ta prenos pooblastil.

Člen 280

Posebna pravila za Urad za publikacije

(člena 195 in 199 finančne uredbe)

Glede Urada za publikacije vsaka institucija odloča o svoji politiki publikacij. V skladu s členom 21 finančne uredbe neto prihodek od prodaje publikacij znova uporabi kot namenski prejemek institucija, ki je avtor teh publikacij.

Člen 281

Prenos določenih nalog računovodje

(člen 196 finančne uredbe)

Računovodja Komisije lahko na predlog upravnega odbora zadevnega urada prenese na zaposlenega urada nekatere naloge v zvezi s pobiranjem prihodkov in plačili odhodkov, ki jih je neposredno izvedel zadevni urad.

Člen 282

Zakladnica – bančni računi

(člen 196 finančne uredbe)

Za pokrivanje potreb medinstitucionalnega urada po gotovini lahko Komisija na predlog upravljalnega odbora v njegovem imenu odpre bančne račune ali poštne žiro račune. Končno stanje gotovine za vsako leto se uskladi in prilagodi med zadevnim uradom in Komisijo na koncu proračunskega leta.

NASLOV IV

ODOBRITVE ZA UPRAVO

Člen 283

Splošne določbe

(člen 201 finančne uredbe)

Odobritve za upravo, ki jih zajema ta naslov, so sredstva iz člena 41 finančne uredbe.

Proračunske obveznosti v višini odobritev za upravo, ki so skupne za več naslovov in se globalno upravljajo, se lahko globalno evidentirajo v proračunskem računovodstvu po splošni razčlenitvi po kategorijah, kot je določeno v členu 25.

Ustrezni odhodki se knjižijo v proračunske vrstice vsakega naslova v skladu z isto porazdelitvijo, kot velja za odobritve.

Člen 284

Jamstva za najem

(člen 201 finančne uredbe)

Jamstva za najem, ki jih dajejo institucije, imajo obliko bančnega jamstva ali depozita na blokiranem bančnem računu, odprtem v imenu institucije in najemodajalca, izraženega v eurih, razen v primerno utemeljenih primerih.

Kadar pa za transakcije v tretjih državah ni mogoče uporabiti ene od teh oblik jamstva za najem, lahko odgovorni odredbodajalec sprejme jamstvo v drugačni obliki, pod pogojem, da ta oblika zagotavlja enakovredno zaščito finančnih interesov Unije.

Člen 285

Predujmi uslužbencem in članom institucij

(člen 201 finančne uredbe)

Predujmi se lahko plačajo uslužbencem in članom institucij v skladu s pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih.

Člen 286

Zgradbe

(člen 203 finančne uredbe)

1.   Odhodki iz člena 203(3)(a) finančne uredbe vključujejo stroške za opremljanje zgradb. Ne vključujejo pa tekočih stroškov.

2.   Postopek za zgodnje zbiranje informacij iz člena 203(4) finančne uredbe in predhoden postopek za odobritev iz člena 203(5) finančne uredbe ne veljata za nakup zemlje brezplačno ali za simbolni znesek.

3.   Postopek za zgodnje obveščanje in predhodno odobritev iz točk 3 do 7 člena 203 finančne uredbe se ne uporablja za stanovanjske zgradbe. Evropski parlament in Svet lahko od odgovorne institucije zahtevata vse informacije v zvezi s stanovanjskimi zgradbami.

4.   V izjemnih ali nujnih političnih razmerah se lahko zgodnja obvestila iz člena 203(4) finančne uredbe o projektih gradnje, povezanih z delegacijami Unije ali uradi v tretjih državah, predložijo skupaj s projektom gradnje iz člena 203(5) finančne uredbe. V takšnih primerih se postopki za zgodnje obveščanje in predhodno odobritev opravijo takoj, kot je to mogoče.

5.   Postopek predhodne odobritve iz odstavkov 5 in 6 člena 203 finančne uredbe se ne uporablja za pripravljalne pogodbe ali študije, ki so potrebne za ovrednotenje podrobnih stroškov in financiranja projekta gradnje.

6.   Mejne vrednosti 750 000 EUR ali 3 000 000 EUR iz točk (ii), (iii) in (iv) člena 203(7) finančne uredbe vključujejo stroške opremljanja zgradbe. Pri najemninah in pogodbah o preužitku se v teh mejnih vrednostih upoštevajo stroški opremljanja zgradbe, ne pa tudi drugi stroški.

7.   Komisija eno leto po dnevu začetka izvajanja finančne uredbe poroča o izvajanju postopkov iz odstavkov 3 do 8 člena 203 finančne uredbe.

NASLOV V

STROKOVNJAKI

Člen 287

Plačani zunanji strokovnjaki

(člen 204 finančne uredbe)

1.   Za vrednosti pod mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) se lahko plačani zunanji strokovnjaki izberejo na podlagi postopka iz odstavka 2.

2.   Razpis za prijavo interesa se objavi v Uradnem listu Evropske unije ali na internetni strani zadevne institucije, če je treba zagotoviti boljšo obveščenost potencialnih kandidatov.

Razpis za prijavo interesa vključuje opis nalog, njihovo trajanje in določene pogoje za plačilo. Ti pogoji lahko temeljijo na cenah na enoto.

Po razpisu za prijavo interesa se pripravi seznam strokovnjakov. Veljaven je največ pet let od objave ali za obdobje trajanja večletnega programa, povezanega z zadevnimi nalogami.

3.   Vsaka zainteresirana fizična oseba lahko vloži vlogo kadar koli v obdobju veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja. Plačani zunanji strokovnjaki se ne izberejo za opravljanje nalog iz člena 204 finančne uredbe, če so v eni od situacij za izključitev iz členov 106 in 107 finančne uredbe.

4.   Vsi dopisi z izbranimi strokovnjaki, vključno s sklepanjem pogodb in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi institucija.

Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:

(a)

dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;

(b)

prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;

(c)

pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;

(d)

ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;

(e)

ohraniti se mora celovitost dokumentov;

(f)

ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;

(g)

kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;

(h)

zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.

Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik dokumenta in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.

Elektronski podpisi iz točke (b) drugega pododstavka imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.

5.   Seznam strokovnjakov in vsebina nalog se objavita vsako leto. Plačilo je objavljeno, če znesek presega 15 000 EUR za opravljeno nalogo.

6.   Odstavek 5 se ne uporablja, če takšna objava ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot to določa Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali ogroža poslovne interese strokovnjakov.

TRETJI DEL

KONČNE IN PREHODNE DOLOČBE

Člen 288

Prehodne določbe

Členi 35 do 43 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se še naprej uporabljajo za obveznosti, prevzete do 31. decembra 2013. Členi 33 do 44 te uredbe se uporabljajo le za obveznosti, prevzete od 1. januarja 2014 dalje.

Naslov VI Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se lahko še naprej uporablja za podpisane sporazume o dodelitvi nepovratnih sredstev in sklepe o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki so objavljeni do 31. decembra 2013 v okviru vseh obveznosti iz proračuna za leto 2012 ali prejšnja leta, če se za to odloči odgovorni odredbodajalec ob upoštevanju načel preglednosti in enakega obravnavanja.

Člen 289

Razveljavitev

Uredba (ES, Euratom) št. 2342/2002 se razveljavi.

Sklicevanja na razveljavljeno uredbo se štejejo za sklicevanja na to uredbo in se berejo v skladu s korelacijsko tabelo v Prilogi.

Člen 290

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Uporablja se od 1. januarja 2013.

Vendar se členi 216 do 226 uporabljajo od 1. januarja 2014.

Ta uredba je zavezujoča v celoti in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 29. oktobra 2012

Za Komisijo

Predsednik

José Manuel BARROSO


(1)  UL L 298, 26.10.2012, str. 1.

(2)  UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(3)  UL L 357, 31.12.2002, str. 1.

(4)  UL L 134, 30.4.2004, str. 114.

(5)  UL L 163, 23.6.2007, str. 17.

(6)  UL L 48, 23.2.2011, str. 1.

(7)  UL L 347, 11.12.2006, str. 1.

(8)  UL L 130, 31.5.2000, str. 1.

(9)  UL L 209, 2.8.1997, str. 6.

(10)  UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(11)  UL L 340, 16.12.2002, str. 1.

(12)  UL C 316, 27.11.1995, str. 48.

(13)  UL C 195, 25.6.1997, str. 1.

(14)  UL L 300, 11.11.2008, str. 42.

(15)  UL L 309, 25.11.2005, str. 15.

(16)  UL L 164, 22.6.2002, str. 3.

(17)  UL L 281, 23.11.1995, str. 31.

(18)  UL L 342, 22.12.2009, str. 1.

(19)  UL L 13, 19.1.2000, str. 12.


PRILOGA

Korelacijska tabela

Uredba (ES, Euratom) št. 2342/2002

Ta uredba

Člen 1

Člen 1

Člen 4a

Člen 2

Člen 5

Člen 3

Člen 6

Člen 4

Člen 7

Člen 5

Člen 8

Člen 6

Člen 10

Člen 7

Člen 11

Člen 8

Člen 12

Člen 9

Člen 13

Člen 10

Člen 13a

Člen 11

Člen 15

Člen 12

Člen 17

Člen 13

Člen 17a

Člen 14

Člen 18

Člen 15

Člen 19

Člen 16

Člen 20

Člen 17

Člen 21

Člen 18

Člen 22

Člen 19

Člen 23

Člen 20

Člen 21

Člen 22

Člen 23

Člen 26

Člen 24

Člen 27

Člen 25

Člen 28

Člen 26

Člen 29

Člen 27

Člen 30

Člen 28

Člen 43a

Člen 29

Člen 32a

Člen 30

Člen 33

Člen 31

Člen 34

Člen 32

Člen 33

Člen 36

Člen 34

Člen 37

Člen 35

Člen 40

Člen 36

Člen 35a

Člen 37

Člen 38

Člen 39

Člen 41

Člen 40

Člen 41

Člen 42

Člen 42

Člen 43

Člen 43

Člen 39

Člen 44

Člen 44

Člen 45

Člen 45

Člen 46

Člen 46

Člen 47

Člen 49

Člen 48

Člen 47

Člen 49

Člen 50

Člen 50

Člen 51

Člen 51

Člen 53

Člen 52

Člen 54

Člen 53

Člen 55

Člen 54

Člen 56

Člen 55

Člen 57

Člen 56

Člen 58

Člen 57

Člen 59

Člen 58

Člen 60

Člen 59

Člen 61

Člen 60

Člen 62

Člen 61

Člen 63

Člen 62

Člen 64

Člen 63

Člen 65

Člen 64

Člen 255

Člen 65

Člen 66

Člen 66

Člen 67

Člen 67

Člen 68

Člen 68

Člen 69

Člen 69

Člen 70

Člen 70

Člen 71

Člen 71

Člen 254

Člen 72

Člen 73

Člen 72

Člen 74

Člen 74

Člen 75

Člen 75

Člen 76

Člen 73

Člen 77

Člen 76

Člen 78

Člen 77

Člen 79

Člen 78

Člen 80

Člen 79

Člen 81

Člen 80

Člen 82

Člen 86

Člen 83

Člen 81

Člen 84

Člen 85

Člen 82

Člen 86

Člen 83

Člen 87

Člen 84

Člen 88

Člen 85

Člen 89

Člen 85a

Člen 90

Člen 87

Člen 91

Člen 88

Člen 92

Člen 85b

Člen 93

Člen 90

Člen 94

Člen 91

Člen 95

Člen 92

Člen 96

Člen 94

Člen 97

Člen 96

Člen 98

Člen 95

Člen 99

Člen 97

Člen 100

Člen 101

Člen 98

Člen 102

Člen 99

Člen 103

Člen 100

Člen 104

Člen 101

Člen 105

Člen 106

Člen 102

Člen 107

Člen 103

Člen 108

Člen 105

Člen 109

Člen 104

Člen 110

Člen 106

Člen 111

Člen 107

Člen 112

Člen 108

Člen 113

Člen 109

Člen 114

Člen 110

Člen 115

Člen 111

Člen 116

Člen 112

Člen 117

Člen 113

Člen 118

Člen 114

Člen 119

Člen 115

Člen 120

Člen 116

Člen 121

Člen 117

Člen 122

Člen 118

Člen 123

Člen 119

Člen 124

Člen 120

Člen 125

Člen 121

Člen 126

Člen 122

Člen 127

Člen 123

Člen 128

Člen 124

Člen 129

Člen 125

Člen 130

Člen 125a

Člen 131

Člen 125b

Člen 132

Člen 125c

Člen 133

Člen 126

Člen 134

Člen 127

Člen 135

Člen 128

Člen 136

Člen 129

Člen 137

Člen 130

Člen 138

Člen 131

Člen 139

Člen 132

Člen 140

Člen 133

Člen 141

Člen 133a

Člen 142

Člen 134

Člen 143

Člen 134a

Člen 144

Člen 134b

Člen 145

Člen 135

Člen 146

Člen 136

Člen 147

Člen 137

Člen 148

Člen 138

Člen 149

Člen 138a

Člen 150

Člen 139

Člen 151

Člen 140

Člen 152

Člen 141

Člen 153

Člen 142

Člen 154

Člen 143

Člen 155

Člen 144

Člen 156

Člen 145

Člen 157

Člen 146

Člen 158

Člen 147

Člen 159

Člen 148

Člen 160

Člen 149

Člen 161

Člen 149a

Člen 162

Člen 150

Člen 163

Člen 151

Člen 164

Člen 152

Člen 165

Člen 153

Člen 166

Člen 154

Člen 167

Člen 155

Člen 168

Člen 156

Člen 169

Člen 158

Člen 170

Člen 158a

Člen 171

Člen 159

Člen 172

Člen 160a

Člen 173

Člen 160e

Člen 174

Člen 160f

Člen 175

Člen 161

Člen 176

Člen 162

Člen 177

Člen 163

Člen 178

Člen 179

Člen 164

Člen 180

Člen 180a

Člen 181

Člen 181

Člen 182

Člen 165a

Člen 183

Člen 165

Člen 184

Člen 185

Člen 236(1)

Člen 186

Člen 172a

Člen 187

Člen 166

Člen 188

Člen 167

Člen 189

Člen 168

Člen 190

Člen 169

Člen 191

Člen 169a

Člen 192

Člen 170

Člen 193

Člen 171

Člen 194

Člen 172c

Člen 195

Člen 173

Člen 196

Člen 174

Člen 197

Člen 174a

Člen 198

Člen 199

Člen 175

Člen 200

Člen 175a

Člen 201

Člen 176

Člen 202

Člen 177

Člen 203

Člen 178

Člen 204

Člen 179

Člen 205

Člen 182

Člen 206

Člen 180

Člen 207

Člen 183

Člen 208

Člen 184

Člen 209

Člen 184a

Člen 210

Člen 211

Člen 212

Člen 213

Člen 214

Člen 215

Člen 216

Člen 217

Člen 218

Člen 219

Člen 220

Člen 221

Člen 222

Člen 223

Člen 224

Člen 225

Člen 226

Člen 185

Člen 227

Člen 186

Člen 228

Člen 215

Člen 229

Člen 199

Člen 230

Člen 201

Člen 231

Člen 203

Člen 232

Člen 205

Člen 233

Člen 234

Člen 207

Člen 235

Člen 208

Člen 236

Člen 209

Člen 237

Člen 210

Člen 238

Člen 211

Člen 239

Člen 213

Člen 240

Člen 214

Člen 241

Člen 216

Člen 242

Člen 217

Člen 243

Člen 218

Člen 244

Člen 219

Člen 245

Člen 220

Člen 246

Člen 221

Člen 247

Člen 222

Člen 248

Člen 223

Člen 249

Člen 224

Člen 250

Člen 225

Člen 251

Člen 226

Člen 252

Člen 227

Člen 253

Člen 256

Člen 254

Člen 229

Člen 255

Člen 230

Člen 256

Člen 231

Člen 257

Člen 258

Člen 259

Člen 235

Člen 260

Člen 236

Člen 261

Člen 237

Člen 262

Člen 239

Člen 263

Člen 240

Člen 264

Člen 241

Člen 265

Člen 242

Člen 266

Člen 243

Člen 267

Člen 244

Člen 268

Člen 245

Člen 269

Člen 246

Člen 270

Člen 247

Člen 271

Člen 248

Člen 272

Člen 249

Člen 273

Člen 250

Člen 274

Člen 251

Člen 275

Člen 252

Člen 276

Člen 253

Člen 277

Člen 257

Člen 278

Člen 258

Člen 279

Člen 258a

Člen 280

Člen 259

Člen 281

Člen 260

Člen 282

Člen 262

Člen 283

Člen 264

Člen 284

Člen 265

Člen 285

Člen 263

Člen 286

Člen 265a

Člen 287

Člen 288

Člen 272

Člen 289

Člen 273

Člen 290