1.

V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 7. Zlasti določa merila za ugotavljanje, ali je posameznik dovolj lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv, da je lahko pooblaščen za dostop do tajnih podatkov EU, ter za preiskovalne in upravne postopke, ki jih je treba izvesti v ta namen.

2.

Če razlikovanje ni pomembno, izraz „dovoljenje za dostop do tajnih podatkov“ v tej prilogi pomeni nacionalno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov in/ali dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov, kot sta opredeljeni v Dodatku A.

3.

Posameznik je za dostop do podatkov EU stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje pooblaščen šele potem, ko:

4.

Vse države članice in GSS določijo delovna mesta v svoji strukturi, na katerih je potreben dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje in zato dovoljenje za dostop do tajnih podatkov ustrezne stopnje.

5.

Po prejemu pravilno odobrene prošnje so nacionalni varnostni organi ali drugi pristojni nacionalni organi odgovorni za varnostne preiskave svojih državljanov, ki morajo imeti dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje. Standardi za preiskavo so skladni z nacionalnimi zakoni in predpisi.

6.

Če zadevni posameznik prebiva na ozemlju druge države članice ali tretje države, pristojni nacionalni organi za pomoč zaprosijo pristojni organ države prebivališča v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi. Države članice si medsebojno pomagajo pri varnostnih preiskavah v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi.

7.

Če to dovoljujejo nacionalni zakoni in predpisi, lahko nacionalni varnostni organi ali drugi pristojni nacionalni organi opravijo preiskavo tujih državljanov, ki morajo imeti dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje. Standardi za preiskavo so skladni z nacionalnimi zakoni in predpisi.

8.

Za ugotavljanje, ali je posameznik dovolj lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv, da se mu lahko dodeli dovoljenje za dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, se uporabi varnostna preiskava. Pristojni nacionalni organ na podlagi ugotovitev take varnostne preiskave pripravi splošno oceno. Nobena posamezna negativna ugotovitev ni nujno razlog za zavrnitev dovoljenja za dostop do tajnih podatkov. Med osnovnimi merili za takšno ugotavljanje bi moralo biti, kolikor to dopuščajo nacionalni zakoni in predpisi, preverjanje ali je posameznik:

9.

Kadar je to primerno in v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi, je lahko pri varnostni preiskavi pomembno tudi finančno in zdravstveno stanje posameznika.

10.

Kadar je to primerno in v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi, so lahko osebnostne lastnosti, vedenje in okoliščine v zvezi z zakonskim partnerjem, izvenzakonskim partnerjem ali ožjim družinskim članom prav tako pomembni pri varnostni preiskavi.

11.

Varnostno preverjanje osebja za prvo dovoljenje za dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET temelji na varnostni preiskavi iz obdobja najmanj zadnjih petih let ali od 18. leta starosti do sedaj, pri čemer se upošteva krajše obdobje, in vključuje naslednje:

12.

Varnostno preverjanje osebja za prvo dovoljenje za dostop do podatkov stopnje SECRET UE/EU TOP SECRET temelji na varnostni preiskavi obdobja najmanj zadnjih desetih let, ali od 18. leta starosti do sedaj, pri čemer se upošteva krajše obdobje. Če razgovori potekajo, kakor je določeno v točki (e) v nadaljevanju besedila, preiskave zajemajo najmanj obdobje zadnjih sedmih let ali od 18. leta do sedaj, pri čemer se upošteva krajše obdobje. Pred izdajo dovoljenja za dostop do tajnih podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ali če to zahtevajo nacionalni zakoni in predpisi, tudi za dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, se ob upoštevanju meril iz prej navedenega odstavka 8 preveri tudi naslednje, če to zahtevajo nacionalni zakoni in predpisi:

13.

Po potrebi in v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi se lahko opravijo dodatne preiskave za pridobitev vseh ustreznih informacij o posamezniku in za utemeljitev ali ovržbo negativnih informacij.

14.

Po izdaji prvega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in pod pogojem, da je posameznik nepretrgoma služboval v državni upravi ali v GSS in še vedno potrebuje dostop do tajnih podatkov EU, se dovoljenje pregleda zaradi podaljšanja veljavnosti v največ petletnih presledkih za dovoljenje za stopnjo tajnosti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET in v največ desetletnih presledkih za dovoljenje za stopnjo tajnosti SECRET UE/EU SECRET in CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, in sicer z začetkom veljavnosti od datuma uradnega obvestila o zadnji varnostni preiskavi, na podlagi katere je bilo izdano. Vse varnostne preiskave za podaljšanje veljavnosti dovoljenja za dostop do tajnih podatkov zajemajo obdobje od zaključka predhodne tovrstne preiskave.

15.

Za podaljšanje veljavnosti dovoljenj za dostop do tajnih podatkov se preiščejo elementi iz odstavkov 11 in 12.

16.

Zahteve za podaljšanje veljavnosti se predložijo pravočasno ob upoštevanju časa, ki je potreben za varnostne preiskave. Če pa je zadevni nacionalni varnostni organ ali drug pristojni nacionalni organ prejel zadevno zahtevo za podaljšanje veljavnosti in ustrezni vprašalnik za varnostno preverjanje osebja pred iztekom veljavnosti dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in če potrebna varnostna preiskava v tem času še ni zaključena, lahko pristojni nacionalni organ, če to dopuščajo nacionalni zakoni in predpisi, podaljša veljavnost trenutnega dovoljenja za največ 12 mesecev. Če ob izteku teh 12 mesecev varnostna preiskava še vedno ni zaključena, se posamezniku dodeli take naloge, za katere ne potrebuje dovoljenja za dostop do tajnih podatkov.

17.

Vprašalnike za varnostno preverjanje osebja, ki jih izpolnijo uradniki in drugi uslužbenci v GSS, varnostni organ GSS pošlje nacionalnemu varnostnemu organu države članice, katere državljan je zadevni posameznik, z zahtevkom, da se izvede varnostna preiskava glede dostopa do tajnih podatkov EU tiste stopnje tajnosti, ki jih bo ta posameznik potreboval.

18.

Če GSS izve za podatke o prosilcu za dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov, ki se nanašajo na varnostno preiskavo, o tem v skladu z ustreznimi pravili in predpisi obvesti ustrezni nacionalni varnostni organ.

19.

Zadevni nacionalni varnostni organ po opravljeni varnostni preiskavi obvesti varnostni organ GSS o njenem izidu, s standardnim obrazcem, ki ga predpiše Varnostni odbor.

20.

Za varnostno preiskavo skupaj z dobljenimi rezultati se upoštevajo ustrezni zakoni in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s tistimi, ki urejajo pritožbe. Na odločbe organa GSS za imenovanje se je mogoče pritožiti v skladu s kadrovskimi predpisi za uradnike Evropske unije in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije iz Uredbe (EGS, EURATOM, ESPJ) št. 259/68 (1) (v nadaljnjem besedilu: Kadrovski predpisi in pogoji za zaposlitev).

21.

Zagotovila, na katerih temelji dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov – pod pogojem, da so še vedno v veljavi –, zajemajo vse zadolžitve zadevnega posameznika v GSS ali Komisiji.

22.

Če posameznik ne nastopi službe v roku 12 mesecev po uradnem obvestilu organa GSS za imenovanje o izidu varnostne preiskave, ali če posameznik 12 mesecev ne opravlja službe, med tem časom pa ni zaposlen na delovnem mestu v GSS ali v državni upravi države članice, se ta izid predloži zadevnemu nacionalnemu varnostnemu organu v potrditev, da je še vedno veljaven in ustrezen.

23.

Če GSS izve za informacije o nevarnosti, povezani s posameznikom, ki ima veljavno dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov, o tem v skladu z ustreznimi pravili in predpisi obvesti ustrezni nacionalni varnostni organ. Če nacionalni varnostni organ obvesti GSS o preklicu zagotovil, ki so bila v skladu z odstavkom 19(a) dana za posameznika, ki ima veljavno dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov, lahko organ GSS za imenovanje zaprosi nacionalni varnostni organ za vsa pojasnila, ki jih slednji lahko zagotovi skladno z nacionalnimi zakoni in predpisi. Če se izkaže, da so negativne informacije resnične, se posamezniku odvzame dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov in se mu onemogoči dostop do tajnih podatkov EU ter se ga umakne z delovnega mesta, na katerem je takšen dostop mogoč ali na katerem bi lahko ogrozil varnost.

24.

Vsaka odločitev o odvzemu dovoljenja EU za dostop do tajnih podatkov uradniku ali drugemu uslužbencu GSS in po potrebi razlogi zanjo se sporočijo zadevni osebi, ki lahko zaprosi za zaslišanje pri organu za imenovanje. Za informacije, ki jih predloži nacionalni varnostni organ, veljajo ustrezni zakoni in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s pravili in predpisi, ki urejajo pritožbe. Na odločbe organa GSS za imenovanje se je mogoče pritožiti v skladu s Kadrovskimi predpisi in pogoji za zaposlitev.

25.

Nacionalni strokovnjaki, ki so dodeljeni GSS na delovno mesto, za katero je potrebno dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov, pred prevzemom svojih zadolžitev varnostnemu organu GSS predložijo veljavno nacionalno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov.

26.

Evidence nacionalnih in EU dovoljenj za dostop do tajnih podatkov EU vodijo posamezne države članice in GSS. Te evidence vsebujejo najmanj stopnjo tajnosti podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje), datum izdaje dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in njegovo obdobje veljavnosti.

27.

Pristojni varnostni organ lahko izda potrdilo za dostop do tajnih podatkov (PSCC), iz katerega so razvidni stopnja tajnosti podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje), datum veljavnosti zadevnega nacionalnega ali EU dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in datum izteka veljavnosti samega potrdila.

28.

V državah članicah je dostop do tajnih podatkov EU za posameznike, ki so zaradi svoje funkcije za to pravilno pooblaščeni, urejen z nacionalnimi zakoni in predpisi; ti posamezniki so poučeni o svojih obveznostih pri varovanju tajnih podatkov EU.

29.

Vsi posamezniki, ki prejmejo dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, pisno potrdijo, da razumejo svoje obveznosti glede varovanja tajnih podatkov EU in da se zavedajo posledic, če pride do nepooblaščenega razkritja tajnih podatkov EU. Za vodenje evidence o takih pisnih potrditvah sta odgovorna država članica in GSS, kakor je ustrezno.

30.

Vse posameznike, ki imajo pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU ali se od njih zahteva delo s temi podatki, je treba na začetku opozoriti in jih nato redno poučevati glede nevarnosti za varovanje tajnosti; ustrezne varnostne organe so dolžni nemudoma obvestiti o vsakem poskusu približevanja ali ravnanju, ki se jim zdi sumljivo ali nenavadno.

31.

Vsi posamezniki, ki prenehajo opravljati naloge, za katere potrebujejo dostop do tajnih podatkov EU, se seznanijo s svojo obveznostjo, da morajo te podatke varovati tudi v prihodnje, in to po potrebi tudi pisno potrdijo.

32.

Če to dovoljujejo nacionalni zakoni in predpisi, imajo lahko nacionalni uradniki z dovoljenjem pristojnega nacionalnega organa države članice za dostop do nacionalnih tajnih podatkov začasno dostop do tajnih podatkov EU do ustrezne stopnje, določene v preglednici enakovrednih stopenj tajnosti v dodatku B, dokler jim ne izdajo nacionalnega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov EU, če je tak začasen dostop v interesu EU. Če nacionalna zakonodaja in predpisi ne dovoljujejo takega začasnega dostopa do tajnih podatkov EU, nacionalni varnostni organ o tem obvesti Varnostni odbor.

33.

V nujnih primerih, kadar je to ustrezno utemeljeno v interesu službe in do zaključka celovite varnostne preiskave, organ GSS za imenovanje po posvetovanju z nacionalnim varnostnim organom države članice, katere državljan je posameznik, in ob upoštevanju izida predhodnih pregledov, s katerimi se preveri, da ni nobenih negativnih informacij, uradnikom in drugim uslužbencem GSS izda začasno pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU za določeno funkcijo. Ta začasna pooblastila veljajo največ šest mesecev in ne dovoljujejo dostopa do podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Vsi posamezniki, ki prejmejo začasno pooblastilo, pisno potrdijo, da razumejo svoje obveznosti glede varovanja tajnih podatkov EU in da se zavedajo posledic njihovega nepooblaščenega razkritja. GSS vodi evidenco takšnih pisnih potrditev.

34.

Če je posameznik dodeljen na delovno mesto, za katerega je potrebno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, ki je za eno stopnjo višji od stopnje dovoljenja, ki ga trenutno ima, se lahko na to mesto začasno imenuje pod naslednjimi pogoji:

35.

Opisani postopek se uporabi za enkraten dostop do tajnih podatkov EU, ki so za eno stopnjo tajnosti višji od tistih, za katere je bil posameznik varnostno preverjen. Ta postopek se ne uporablja prepogosto.

36.

V zares izjemnih okoliščinah, kot so misije v sovražnem okolju ali v obdobju naraščajoče mednarodne napetosti, ko je to potrebno zaradi izrednih ukrepov, zlasti če gre za vprašanje življenja ali smrti, lahko države članice in generalni sekretar pisno, če je to mogoče, odobrijo dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET posameznikom, ki nimajo ustreznega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov, če je tako dovoljenje zares nujno in ni nikakršnih dvomov, da je zadevni posameznik lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv. Dodelitev takega dovoljenja se evidentira z opisom podatkov, do katerih je bil odobren dostop.

37.

Za podatke stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se tak nujni dostop omeji na državljane EU, ki so že pooblaščeni za dostop do bodisi podatkov stopnje, ki je enakovredna TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET na nacionalni ravni, bodisi do podatkov stopnje SECRET UE/EU SECRET.

38.

Če se uporabi postopek iz odstavkov 36 in 37, se Varnostnemu odboru o tem pošlje obvestilo.

39.

Če so glede začasnih pooblastil, začasnega imenovanja posameznikov, njihovega enkratnega dostopa oziroma dostopa do tajnih podatkov v nujnih primerih v nacionalni zakonodaji in predpisih države članice določena strožja pravila, se postopki, predvideni v tem oddelku, izvajajo samo v okviru omejitev iz zadevnih nacionalnih zakonov in predpisov.

40.

Varnostni odbor prejme letno poročilo o uporabi postopkov iz tega oddelka.

41.

Posamezniki, ki naj bi se udeležili sestankov Sveta ali pripravljalnih teles Sveta, na katerih se obravnavajo podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, lahko to storijo šele potem, ko je odobren status njihovega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in ob upoštevanju odstavka 28. Za delegate ustrezni organi pošljejo Varnostnemu uradu GSS potrdilo za dostop do tajnih podatkov ali drug dokaz o varnostnem preverjanju, izjemoma pa ga lahko predloži zadevni delegat. Po potrebi se lahko uporabi zbirni seznam imen z ustreznimi dokazili o opravljenem varnostnem preverjanju.

42.

Če je posamezniku, ki mora zaradi nalog, ki jih opravlja, sodelovati na sestankih Sveta ali pripravljalnih teles Sveta, iz varnostnih razlogov odvzeto nacionalno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov EU, pristojni organ o tem obvesti GSS.

43.

Če se bodo posamezniki zaposlili v okoliščinah, v katerih bi lahko imeli dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, morajo biti za to ustrezno varnostno preverjeni ali pri tem imeti ves čas spremstvo.

44.

Kurirji, varnostniki in spremljevalci se varnostno preverijo do ustrezne stopnje ali se o njih opravi drugačna ustrezna preiskava v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi; obveščeni so o varnostnih postopkih za varovanje tajnih podatkov EU ter poučeni o dolžnosti, da varujejo podatke, ki so jim zaupani.

1.

V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 8. Določa minimalne zahteve za fizično varovanje prostorov, zgradb, pisarn, sob in drugih območij, kjer poteka delo s tajnimi podatki EU in kjer se ti hranijo, vključno z območji, kjer so nameščeni komunikacijski in informacijski sistemi.

2.

Namen ukrepov fizične varnosti je preprečiti nepooblaščen dostop do tajnih podatkov EU:

3.

Ukrepi fizične varnosti se izberejo na podlagi ocene nevarnosti, ki jo opravijo pristojni organi. GSS in države članice v svojih prostorih uporabljajo postopek obvladovanja tveganja za varovanje tajnih podatkov EU, s čimer se zagotovi, da je stopnja fizične varnosti sorazmerna ocenjenemu tveganju. V okviru postopka obvladovanja tveganja se upoštevajo vsi ustrezni dejavniki, zlasti:

4.

Pristojni varnostni organ na podlagi koncepta globinske obrambe določi ustrezno kombinacijo ukrepov fizične varnosti, ki naj bi se izvedli. Vključujejo lahko enega ali več od naslednjih ukrepov:

5.

Pristojni organ je lahko pooblaščen za preglede na vhodih in izhodih, kar naj bi odvračalo od nedovoljenega vnosa materiala v prostore ali zgradbe ali od nedovoljene odstranitve tajnih podatkov EU iz njih.

6.

Če obstaja tveganje vpogleda v tajne podatke EU, tudi po naključju, se sprejmejo ustrezni ukrepi za preprečitev tega tveganja.

7.

Za nove objekte se zahteve glede fizične varnosti in njihove funkcijske specifikacije določijo v sklopu načrtovanja in zasnove objektov. Pri obstoječih objektih se zahteve glede fizične varnosti izvajajo v največji možni meri.

8.

Pri nabavi opreme (kot so blagajne, uničevalci papirja, vratne ključavnice, elektronski sistemi nadzora dostopa, sistemi odkrivanja vsiljivcev, alarmni sistemi) za fizično varovanje tajnih podatkov EU pristojni varnostni organ zagotovi, da oprema izpolnjuje potrjene tehnične standarde in minimalne zahteve.

9.

Tehnične specifikacije opreme, ki se bo uporabljala za fizično varovanje tajnih podatkov EU, se določijo v varnostnih smernicah, ki jih odobri Varnostni odbor.

10.

Varnosti sistemi se redno inšpekcijsko pregledujejo, oprema pa se redno vzdržuje. Vzdrževalna dela upoštevajo izid inšpekcijskih pregledov, da se zagotovi, da oprema še naprej deluje optimalno.

11.

Učinkovitost posameznih varnostnih ukrepov in celotnega varnostnega sistema se med vsakim inšpekcijskim pregledom ponovno oceni.

12.

Za fizično zaščito tajnih podatkov EU se vzpostavi dvoje vrst fizično zaščitenih območij ali enakovredna območja na državni ravni:

Vsako sklicevanje na upravna območja in varovana območja, vključno s tehnično varovanimi območji, v tem sklepu pomeni tudi sklicevanje na enakovredna območja na državni ravni.

13.

Pristojni varnostni organ ugotovi, da območje izpolnjuje zahteve in ga je zato mogoče določiti za upravno območje, varovano območje ali tehnično varovano območje.

14.

Na upravnih območjih:

15.

Na varovanih območjih:

16.

Če vstop na varovano območje praktično pomeni neposreden dostop do tajnih podatkov na tem območju, veljajo naslednje dodatne zahteve:

17.

Varovana območja, zaščitena pred prisluškovanjem, se določijo za tehnično varovana območja. Veljajo naslednje dodatne zahteve:

18.

Ne glede na točko (d) odstavka 17 pristojni varnostni organ pred uporabo komunikacijskih naprav ter električne ali elektronske opreme na območjih, kjer potekajo sestanki ali se opravlja delo s podatki stopnje SECRET UE/EU SECRET in višje, ter je ocena nevarnosti za tajne podatke EU velika, to opremo najprej preveri, zato da zagotovi, da te naprave ne morejo nehoteno ali nezakonito prenašati uporabnih podatkov zunaj varnostnega perimetra varovanega območja.

19.

Varovana območja, na katerih dežurno osebje ni prisotno 24 ur na dan, se, kjer je to ustrezno, inšpekcijsko pregledajo po zaključku običajnega delovnega časa in v naključnih presledkih pred ali po običajnem delovnem času, razen če ni nameščen sistem za odkrivanje vsiljivcev.

20.

V upravnem območju se lahko zaradi tajnega sestanka ali za podobne namene začasno vzpostavijo varovana območja in tehnično varovana območja.

21.

Za vsako varovano območje se oblikujejo varnostno-operativni postopki, ki določajo:

22.

V varovanih območjih se zgradijo sobe-trezorji. Stene, tla, strope, okna in vrata, ki jih je mogoče zakleniti, odobri pristojni varnostni organ, zagotavljajo pa zaščito, enakovredno blagajni, odobreni za hrambo tajnih podatkov EU enake stopnje tajnosti.

23.

Delo s tajnimi podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED lahko poteka:

24.

Tajni podatki EU stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se hranijo v ustrezno zaklenjenem pisarniškem pohištvu v upravnem območju ali v varovanem območju. Začasno se lahko hranijo zunaj varovanega ali upravnega območja, če se je imetnik podatkov zavezal, da bo ravnal v skladu z nadomestnimi ukrepi iz varnostnih navodil pristojnega varnostnega organa.

25.

Delo s tajnimi podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET lahko poteka:

26.

Tajni podatki EU stopnje UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se hranijo v varovanem območju v blagajni ali sobi-trezorju.

27.

Delo s tajnimi podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET poteka v varovanem območju.

28.

Tajni podatki EU stopnje SECRET UE/EU TOP SECRET se hranijo v varovanem območju pod enim od naslednjih pogojev:

29.

Pravila o prenašanju tajnih podatkov EU zunaj fizično varovanih območij so navedena v Prilogi III.

30.

Pristojni varnostni organ določi postopke za ravnanje s ključi in nastavitvami kombinacij za pisarne, sobe, sobe-trezorje in blagajne. Takšni postopki varujejo pred nepooblaščenim dostopom.

31.

Nastavitve kombinacij si na pamet zapomni najmanjše možno število oseb, ki jih morajo poznati. Nastavitve kombinacij za blagajne in sobe-trezorje, kjer se hranijo tajni podatki EU, se spremenijo:

1.

V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 9. V njej so določeni upravni ukrepi za nadzor nad tajnimi podatki EU ves čas njihovega življenjskega cikla, ki so namenjeni odvračanju, odkrivanju in obnovitvi takšnih podatkov po naključnem ali namernem nepooblaščenem razkritju ali izgubi.

2.

Podatkom se stopnja tajnosti določi takrat, kadar jih je treba varovati zaradi njihove tajnosti.

3.

Organ izvora tajnih podatkov EU je v skladu z ustreznimi smernicami za razvrstitev pristojen za določanje stopnje tajnosti in za začetno širjenje podatkov.

4.

Stopnja tajnosti podatkov EU se določi v skladu s členom 2(2) in ob upoštevanju varnostne politike, ki se odobri v skladu s členom 3(3).

5.

Stopnja tajnosti je jasno in pravilno označena, ne glede na to, ali so tajni podatki EU v pisni, ustni, elektronski ali kateri drugi obliki.

6.

Posamezni deli nekega dokumenta (tj. strani, odstavki, oddelki, priloge, dodatki ter dodani in priloženi deli) so lahko različnih stopenj tajnosti in se jih ustrezno temu označi, tudi če se hranijo v elektronski obliki.

7.

Splošna stopnja tajnosti dokumenta ali datoteke je vsaj tako visoka, kot del istega dokumenta z najvišjo stopnjo tajnosti. Če so podatki zbrani iz različnih virov, se končni izdelek pregleda zaradi dodelitve splošne stopnje tajnosti, saj mu bo morda treba določiti višjo stopnjo tajnosti kot jo imajo njegovi sestavni deli.

8.

Dokumenti z deli, ki so označeni z različnimi stopnjami tajnosti, se, kolikor je to mogoče, oblikujejo tako, da je mogoče dele z različnimi stopnjami tajnosti brez težav najti in po potrebi izločiti.

9.

Stopnja tajnosti pisma ali dopisa, ki se nanaša na priloge, je enaka najvišji stopnji tajnosti prilog. Organ izvora mora, če je tak dokument ločen od prilog, jasno navesti njegovo stopnjo tajnosti, in sicer z ustreznimi oznakami, npr.:

CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL

brez prilog(-e) RESTREINT UE/EU RESTRICTED

10.

Tajni podatki EU lahko poleg varnostnih oznak stopnje tajnosti iz člena 2(2) nosijo dodatne oznake, kot na primer:

11.

Standardizirane okrajšane oznake stopnje tajnosti se lahko uporabijo za navedbo stopnje tajnosti posameznih odstavkov besedila. Okrajšave ne nadomestijo popolnih oznak tajnosti.

12.

Spodaj navedene standardizirane okrajšave se tako lahko uporabljajo v tajnih dokumentih EU za označevanje stopnje tajnosti delov ali segmentov besedila, krajših od ene strani:

13.

Pri pripravi tajnega dokumenta EU:

14.

Če za tajne podatke EU ni mogoče uporabljati odstavka 13, se sprejmejo drugi ustrezni ukrepi v skladu z varnostnimi smernicami iz člena 6(2).

15.

Organ izvora ob nastanku tajnih podatkov EU po možnosti in zlasti za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED navede, ali se stopnja tajnosti lahko zniža ali prekliče na določen datum ali po določenem dogodku.

16.

GSS redno pregleduje svoje tajne podatke EU, da bi ugotovil, ali je stopnja tajnosti še ustrezna. GSS vzpostavi sistem pregledovanja stopnje tajnosti vpisanih tajnih podatkov EU, ki jih je ustvaril, vsaj vsakih pet let. Takšen pregled ni potreben, če je organ izvora že na začetku navedel, da bo stopnja tajnosti podatkov samodejno znižana ali preklicana, in če je podatek temu ustrezno označen.

17.

Za vsak organizacijski subjekt v GSS in državnih upravah držav članic, v katerem poteka delo s tajnimi podatki EU, se določi pristojni register, ki zagotovi, da delo s tajnimi podatki EU poteka v skladu s tem sklepom. Registri se uredijo kot varovana območja, kakor so opredeljena v Prilogi II.

18.

Za namene tega sklepa vpis iz varnostnih razlogov (v nadaljnjem besedilu: „vpis“) pomeni uporabo postopkov, ki evidentirajo življenjski cikel materiala, vključno z njegovim razširjanjem in uničenjem.

19.

Ves material stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in višje se ob prispetju v organizacijski subjekt ali pri odpošiljanju iz njega vpiše pri za to namenjenem registru.

20.

Centralni register v GSS vodi evidenco vseh tajnih podatkov, ki jih Svet in GSS dasta tretjim državam in mednarodnim organizacijam, ter vseh tajnih podatkov, ki jih prejmeta od tretjih držav ali mednarodnih organizacij.

21.

V primeru komunikacijskega in informacijskega sistema se vpisni postopki lahko opravijo v okviru procesov znotraj samega komunikacijskega in informacijskega sistema.

22.

Svet odobri varnostno politiko glede vpisovanja tajnih podatkov EU iz varnostnih razlogov.

23.

V državah članicah in GSS se določi register, ki deluje kot centralni organ za prejemanje in razpošiljanje podatkov stopnje tajnosti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Po potrebi se lahko določijo podregistri, v katerih delajo s takšnimi podatki za potrebe vpisovanja.

24.

Takšni podregistri ne smejo pošiljati dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET neposredno drugim podregistrom v sklopu istega centralnega registra za podatke stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali zunaj njega brez njegovega izrecnega pisnega dovoljenja.

25.

Dokumenti stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se lahko kopirajo ali prevajajo le s predhodnim pisnim soglasjem organa izvora.

26.

Če organ izvora dokumentov stopnje SECRET UE/EU SECRET in nižje ni navedel opozoril glede kopiranja ali prevajanja, se lahko po navodilu imetnika takšni dokumenti kopirajo ali prevajajo.

27.

Varnostni ukrepi, ki veljajo za izvorni dokument, veljajo tudi za njegove kopije in prevode.

28.

Za prenašanje tajnih podatkov EU veljajo varnostni ukrepi iz odstavkov 30 do 40. Pri prenašanju tajnih podatkov EU na elektronskih medijih se ukrepi varovanja, navedeni v nadaljevanju, ne glede na člen 9(4) lahko dopolnijo z ustreznimi tehničnimi protiukrepi, ki jih predpiše pristojni varnostni organ, tako da se čim bolj zmanjša nevarnost izgube ali nepooblaščenega razkritja.

29.

Pristojni varnostni organi v GSS in državah članicah izdajo navodila za prenašanje tajnih podatkov EU v skladu s tem sklepom.

30.

Tajni podatki EU, ki se prenašajo znotraj zgradbe ali samostojne skupine zgradb, se zakrijejo zaradi preprečitve razkritja njihove vsebine.

31.

Znotraj zgradbe ali samostojne skupine zgradb se tajni podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET prenašajo v zaščitenih ovojnicah, na katerih je samo ime naslovnika.

32.

Tajni podatki EU, ki se prenašajo med zgradbami ali prostori v EU, so pakirani tako, da so zaščiteni pred nepooblaščenim razkritjem.

33.

Prenašanje podatkov do stopnje SECRET UE/EU SECRET znotraj EU poteka na enega izmed naslednjih načinov:

V primeru prenosa iz ene države članice v drugo se določbe iz točke (c) omejijo na podatke do stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.

34.

Material stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET (npr. oprema ali stroji), ki se ne more prenašati na načine iz odstavka 33, kot tovor prepeljejo komercialne prevozne družbe v skladu s Prilogo V.

35.

Podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se med zgradbami ali prostori v EU prenašajo po vojaškem, vladnem ali diplomatskem kurirju, kakor je ustrezno.

36.

Tajni podatki EU, ki se prenašajo iz EU na ozemlje tretje države, so pakirani tako, da so zaščiteni pred nepooblaščenim razkritjem.

37.

Prenašanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET iz EU na ozemlje tretje države poteka na enega izmed naslednjih načinov:

38.

Pri prenosu podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, ki jih EU da tretji državi ali mednarodni organizaciji, se upoštevajo ustrezne določbe iz sporazuma o varovanju tajnosti podatkov ali dogovora o izvajanju v skladu s členom 12(2)(a) ali (b).

39.

Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko prenašajo tudi prek poštnih služb ali komercialnih kurirskih služb.

40.

Podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se iz EU na ozemlje tretje države prenašajo po vojaškem ali diplomatskem kurirju.

41.

Tajni dokumenti EU, ki niso več potrebni, se lahko uničijo, brez poseganja v ustrezna pravila in predpise o arhiviranju.

42.

Dokumente, ki se vpisujejo v skladu s členom 9(2), po navodilu imetnika tajnih podatkov ali pristojnega organa uniči pristojni register. Vpisniki in drugi podatki o vpisu se ustrezno posodobijo.

43.

Dokumenti stopnje SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se uničijo v prisotnosti priče, ki je varnostno preverjena vsaj do stopnje tajnosti dokumenta, ki se uničuje.

44.

Uradnik registra in priča, če je njena navzočnost obvezna, podpišeta potrdilo o uničenju, ki se shrani v registru. Register potrdila o uničenju dokumentov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET hrani vsaj deset let, potrdila o uničenju dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET pa vsaj pet let.

45.

Tajni dokumenti, vključno z dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se uničijo po metodah, ki so skladne z ustreznimi EU ali enakovrednimi standardi ali so jih odobrile države članice v skladu z nacionalnimi tehničnimi standardi, da se prepreči popolna ali delna obnova.

46.

Uničenje računalniških shranjevalnih nosilcev, ki se uporabljajo za tajne podatke EU, poteka v skladu z odstavkom 36 Priloge IV.

47.

Izraz „inšpekcijski pregled“ v nadaljevanju pomeni:

s katerimi se ovrednoti učinkovitost ukrepov, ki se izvajajo za varovanje tajnih podatkov EU.

48.

Namen inšpekcijskih pregledov je, med drugim,:

49.

Pred koncem vsakega koledarskega leta Svet sprejme program inšpekcijskih pregledov iz točke (c) člena 15(1) za naslednje leto. Dejanski datum vsakega inšpekcijskega pregleda se določi v dogovoru z zadevno agencijo ali organom EU, državo članico, tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

50.

Z inšpekcijskimi pregledi se pri subjektu preverijo ustrezna pravila, predpisi in postopki, preveri se tudi, ali prakse subjekta ustrezajo temeljnim načelom in minimalnim standardom iz tega sklepa in določbam o izmenjavi tajnih podatkov s tem subjektom.

51.

Inšpekcijski pregledi se izvajajo v dveh fazah. Pred samim inšpekcijskim pregledom se po potrebi organizira pripravljalni sestanek z zadevnim subjektom, nato pa inšpekcijska ekipa v dogovoru z zadevnim subjektom pripravi podroben program inšpekcije, ki zajema vsa področja varovanja tajnosti. Inšpekcijska ekipa ima dostop do vseh lokacij, kjer poteka delo s tajnimi podatki EU, še zlasti pa do registrov in dostopovnih vozlišč KIS.

52.

Izvajanje inšpekcijskih pregledov v državnih upravah držav članic poteka v pristojnosti skupne inšpekcijske ekipe GSS/Komisije, pri čemer sodelujejo tudi uradniki subjekta, v katerem se inšpekcijski pregled izvaja.

53.

Izvajanje inšpekcijskih pregledov v tretjih državah in mednarodnih organizacijah poteka v pristojnosti skupne inšpekcijske ekipe GSS/Komisije, pri čemer sodelujejo tudi uradniki tretje države ali mednarodne organizacije, v kateri se inšpekcijski pregled izvaja.

54.

Inšpekcijske preglede agencij in organov EU ustanovljenih v skladu z naslovom V, poglavjem 2 PEU, kakor tudi Europola in Eurojusta, opravi Varnostni urad GSS s pomočjo strokovnjakov nacionalnega varnostnega organa države, na ozemlju katere je agencija ali organ. Varnostni direktorat Evropske komisije (ECSD) se lahko vključi, če z zadevno agencijo ali organom redno izmenjuje tajne podatke EU.

55.

V primeru inšpekcijskih pregledov v agencijah in organih EU, ustanovljenih v skladu z naslovom V, poglavjem 2 PEU, kakor tudi Europola in Eurojusta, ter tretjih državah in mednarodnih organizacijah se zahtevajo pomoč in prispevki strokovnjakov nacionalnega varnostnega organa v skladu z natančnimi načrti, o katerih se dogovori Varnostni odbor.

56.

Ob koncu inšpekcijskega pregleda se pregledanemu subjektu predložijo glavni zaključki in priporočila. Nato se pripravi poročilo o inšpekcijskem pregledu v pristojnosti Varnostnega organa GSS (Varnostnega urada). Če so bili predlagani korektivni ukrepi in priporočila, se v poročilo vključi dovolj podrobnosti, da je mogoče dosežene zaključke utemeljiti. Poročilo se pošlje ustreznemu organu pregledanega subjekta.

57.

Pri inšpekcijskih pregledih, opravljenih v državnih upravah držav članic:

V pristojnosti Varnostnega organa GSS (Varnostnega urada) se pripravi redno poročilo, v katerem se poudarijo dognanja inšpekcijskih pregledov, opravljenih v določenem obdobju v državah članicah; Varnostni odbor to poročilo preuči.

58.

Poročila o ocenjevalnih obiskih tretjih držav in mednarodnih organizacij se pošljejo Varnostnemu odboru in Varnostnemu direktoratu Evropske komisije. Stopnja tajnosti poročila je vsaj RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Ob naslednjem obisku se preverijo vsi korektivni ukrepi; o njih se poroča varnostnemu odboru.

59.

Poročila o inšpekcijskih pregledih agencij in organov EU ustanovljenih v skladu z naslovom V, poglavjem 2 PEU, kakor tudi Europola in Eurojusta, se pošljejo članom Varnostnega odbora in Varnostnemu direktoratu Evropske komisije. Osnutek poročila o inšpekcijskem pregledu se pošlje zadevni agenciji ali organu, da preveri, ali so dejstva v njem pravilna in ne vsebuje podatkov višje stopnje od RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Ob naslednjem obisku se preverijo vsi korektivni ukrepi; o njih se poroča Varnostnemu odboru.

60.

Varnostni organ GSS izvaja redne inšpekcijske preglede organizacijskih subjektov v GSS za namene iz odstavka 48.

61.

Varnostni organ GSS (Varnostni urad) pripravi in posodablja inšpekcijski kontrolni seznam točk, ki jih je treba preveriti med inšpekcijskim pregledom. Ta kontrolni seznam se pošlje Varnostnemu odboru.

62.

Informacije za izpolnitev kontrolnega seznama se pridobijo zlasti med inšpekcijskim pregledom pri osebju za upravljanje varovanja tajnosti subjekta, v katerem se izvaja inšpekcijski pregled. Ko je kontrolni seznam izpolnjen s podrobnimi odgovori, se mu v dogovoru s pregledanim subjektom določi stopnja tajnosti. Ni del poročila o inšpekcijskem pregledu.

1.

V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 10.

2.

Za varovanje tajnosti in pravilno delovanje operacij v komunikacijskih in informacijskih sistemih so ključne naslednje lastnosti in pojmi v zvezi z zagotavljanjem informacijske varnosti:

3.

Določbe v nadaljevanju predstavljajo osnovo za varovanje vseh KIS, v katerih poteka delo s tajnimi podatki EU. Natančne zahteve za izvajanje teh določb so opredeljene v politikah o zagotavljanju informacijske varnosti in varnostnih smernicah.

4.

Obvladovanje varnostnega tveganja je sestavni del določanja, razvijanja, delovanja in vzdrževanja KIS. Postopek obvladovanja tveganja (ocena, obravnava, sprejemanje in obveščanje) kot ponavljajoč se postopek skupaj izvajajo predstavniki lastnikov sistema, projektni organi, operativni organi in varnostni organi za odobritev, ki uporabljajo preverjen, pregleden ter popolnoma razumljiv postopek ocene tveganja. Področje uporabe KIS ter njegovih sestavnih delov je jasno določeno na začetku izvajanja postopka za obvladovanje tveganja.

5.

Pristojni organi preučijo morebitne nevarnosti za KIS in poskrbijo za posodobljene in natančne ocene nevarnosti, ki odražajo trenutno operativno okolje. Stalno posodabljajo znanje o vprašanjih glede izpostavljenosti in redno pregledujejo ocene ranljivih točk ter tako sledijo spremembam na področju informacijske tehnologije (IT).

6.

Namen obravnave varnostnega tveganja je uporabiti sklop varnostnih ukrepov, s čimer se doseže zadovoljivo ravnovesje med zahtevami uporabnikov, stroški in preostalim varnostnim tveganjem.

7.

Konkretne zahteve, obseg in stopnja natančnosti, ki jih za akreditacijo KIS določi pristojni organ za varnostno akreditacijo, morajo biti sorazmerni z ocenjenim tveganjem ob upoštevanju vseh pomembnih dejavnikov, med drugim stopnje tajnosti podatkov EU v KIS. Akreditacija vključuje uradno izjavo pristojnega organa o preostalem tveganju in sprejemanju tega tveganja.

8.

Zagotovitev varnosti je ena od zahtev, ki velja ves čas življenjskega cikla KIS od njegove uvedbe do prenehanja delovanja.

9.

Za vsako fazo življenjskega cikla KIS se določita vloga in interakcija, ki jo ima v zvezi z varnostjo sistema vsak akter, ki je vanj vključen.

10.

KIS, vključno s tehničnimi in netehničnimi varnostnimi ukrepi, se v okviru akreditacijskega postopka varnostno preskušajo, da se zagotovi ustrezna stopnja jamstva in preveri, ali se pravilno izvajajo, ter ali so pravilno integrirani in konfigurirani.

11.

Varnostne ocene, inšpekcijski pregledi in pregledi se med obratovanjem KIS in v času njegovega vzdrževanja izvajajo v rednih časovnih presledkih, pa tudi v izjemnih okoliščinah.

12.

Varnostna dokumentacija za KIS se razvija ves čas njegovega življenjskega cikla v sklopu spreminjanja in upravljanja konfiguracije.

13.

GSS in države članice sodelujejo pri oblikovanju najboljših praks za varovanje tajnih podatkov EU, s katerimi poteka delo v KIS. Smernice glede najboljših praks določajo tehnične, fizične, organizacijske in postopkovne varnostne ukrepe za KIS, katerih učinkovitost pri preprečevanju določenih nevarnosti in ranljivih točk je dokazana.

14.

K varovanju tajnih podatkov EU, s katerimi poteka delo v KIS, prispevajo tudi izkušnje subjektov, ki delujejo na področju zagotavljanja informacijske varnosti v EU in drugod.

15.

Razširjanje najboljše prakse in nato njeno izvajanje prispeva k doseganju enakovredne ravni jamstva pri različnih KIS, s katerimi upravljajo GSS in države članice, ki delajo s tajnimi podatki EU.

16.

Za ublažitev tveganja za KIS se izvaja vrsta tehničnih in netehničnih varnostnih ukrepov, ki so organizirani kot večplastna obramba. Te plasti zajemajo:

(a)   odvračanje: varnostni ukrepi za odvrnitev od načrtovanja sovražnih napadov na KIS;

(b)   preprečevanje: varnostni ukrepi za oviranje ali zaustavitev napadov na KIS;

(c)   odkrivanje: varnostni ukrepi za odkrivanje napadov na KIS;

(d)   odpornost: varnostni ukrepi za omejitev učinka napadov na najmanjši možen sklop podatkov ali sestavnih delov KIS ter preprečevanje nadaljnje škode ter

(e)   ponovna vzpostavitev: varnostni ukrepi za ponovno vzpostavitev varnosti v okviru KIS.

Stopnja strogosti takšnih varnostnih ukrepov se določi po oceni tveganja.

17.

Pristojni organi zagotovijo, da se lahko odzovejo na incidente, ki lahko presegajo organizacijske in državne meje, da bi uskladili odzive in izmenjavo informacij o teh dogodkih in z njimi povezanih tveganjih (zmogljivosti odzivanja na izredne razmere na področju informatike).

18.

Izvajajo se le ključne funkcionalnosti, naprave in storitve, potrebne za obratovanje, da ni izpostavljanja nepotrebnim tveganjem.

19.

Uporabniki KIS ter avtomatizirani postopki dobijo le takšen dostop, privilegije in pooblastila, ki jih potrebujejo za opravljanje svojih nalog, da se omeji škoda, ki bi nastala zaradi nesreč, napak ali nepooblaščene uporabe virov KIS.

20.

Vpisni postopki, ki se po potrebi opravijo v KIS, se preverijo kot del postopka akreditacije.

21.

Za varnost KIS je v prvi vrsti pomembno poznavanje tveganj in razpoložljivih varnostnih ukrepov. Zlasti vsi člani osebja, vključeni v življenjski cikel KIS, vključno z uporabniki, se morajo zavedati:

22.

Da bi zagotovili ustrezno razumevanje odgovornosti glede varovanja tajnosti, mora biti izobraževanje o informacijski varnosti in usposabljanje za krepitev osveščenosti obvezno za vse ustrezno osebje, vključno z višjim vodstvom in uporabniki KIS.

23.

Potrebna stopnja zaupanja v varnostne ukrepe, opredeljena kot stopnja jamstva, se določi glede na rezultat postopka obvladovanja tveganja in v skladu z ustreznimi varnostnimi politikami in varnostnimi smernicami.

24.

Stopnja jamstva se preveri z mednarodno priznanimi postopki in metodologijami ali postopki in metodologijami, ki so odobreni na nacionalni ravni. To so predvsem ocena, nadzor in presoja.

25.

Šifrirne izdelke za varovanje tajnih podatkov EU oceni in odobri nacionalni organ države članice za odobritev šifrirnih metod in izdelkov (CAA).

26.

Preden se v skladu s členom 10(6) takšni šifrirni izdelki priporočijo v odobritev Svetu in/ali generalnemu sekretarju, jih mora pozitivno oceniti še drug ustrezno usposobljen organ države članice (AQUA ), ki ni vključen v načrtovanje ali izdelovanje opreme. Kako natančna mora biti druga ocena, je odvisno od predvidene najvišje stopnje tajnosti tajnih podatkov EU, ki naj bi jih s temi izdelki varovali. Varnostno politiko glede ocene in odobritve šifrirnih izdelkov odobri Svet.

27.

Svet oziroma generalni sekretar lahko na priporočilo Varnostnega odbora zaradi posebnih operativnih razlogov opusti zahtevo iz odstavka 25 ali 26 in za določen čas izda odobritev v skladu s postopkom iz člena 10(6).

28.

Ustrezno usposobljen organ je organ države članice za odobritev šifrirnih metod in izdelkov, ki je bil za izvedbo druge ocene šifrirnih izdelkov za varovanje tajnih podatkov EU akreditiran na podlagi meril, ki jih je določil Svet.

29.

Svet odobri varnostno politiko glede ustreznosti in odobritve nešifrirnih varnostnih izdelkov IT.

30.

Ne glede na določbe tega sklepa se v primerih, ko je prenos tajnih podatkov EU omejen na varovana območja, lahko uporabi nešifrirano pošiljanje ali šifriranje na nižji stopnji, in sicer na podlagi rezultata postopka obvladovanja tveganja in odobritve organa za varnostno akreditacijo.

31.

V tem sklepu medsebojna povezanost sistemov pomeni neposredno povezavo dveh ali več sistemov IT za namen izmenjave podatkov in drugih informacijskih virov (npr. komunikacija) v eni ali več smereh.

32.

KIS vsak sistem IT, povezan z njim, samodejno obravnava kot nezanesljiv in izvede ukrepe varovanja, s katerimi nadzoruje izmenjavo tajnih podatkov.

33.

Povezave KIS z drugim sistemom IT ustrezajo naslednjim osnovnim zahtevam:

34.

Akreditiran KIS ter nezavarovano ali javno omrežje ne smeta biti med seboj povezana, razen če ima KIS v ta namen med KIS ter nezavarovanim ali javnim omrežjem nameščene odobrene storitve v zvezi z zaščito razmejitve. Varnostne ukrepe za takšne medsebojne povezave pregleda pristojni organ za zagotavljanje informacijske varnosti, odobri pa jih pristojni organ za varnostno akreditacijo.

Če se nezaščiteno ali javno omrežje uporablja izključno za prenos in so podatki šifrirani s šifrirnim izdelkom, odobrenim v skladu s členom 10, se takšna povezava ne šteje za medsebojno povezavo.

35.

Neposredna ali kaskadna medsebojna povezava KIS, akreditiranega za delo s podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, z nezavarovanim ali javnim omrežjem, je prepovedana.

36.

Računalniški nosilci podatkov se uničijo v skladu s postopki, ki jih odobri pristojni varnostni organ.

37.

Računalniški nosilci podatkov se lahko ponovno uporabijo, stopnja njihove tajnosti pa se lahko zniža ali prekliče v skladu z varnostno politiko iz člena 6(1).

38.

Ne glede na določbe tega sklepa se posebni postopki, opisani v nadaljevanju, lahko uporabijo v izrednih razmerah, kot na primer v času preteče ali dejanske krize, spopada, vojnih razmer ali v izjemnih operativnih okoliščinah.

39.

Tajni podatki EU se lahko razpošiljajo z uporabo šifrirnih izdelkov, ki so bili odobreni za nižjo stopnjo tajnosti, ali brez šifriranja s soglasjem pristojnega organa, če bi kakršna koli zamuda povzročila škodo, ki bi bila nedvomno večja od škode zaradi razkritja tajnega materiala, in če:

40.

Tajni podatki, preneseni pod pogoji iz odstavka 38, nimajo nikakršnih oznak ali navedb, na podlagi katerih bi jih bilo mogoče ločiti od podatkov, ki niso tajni ali ki se lahko zaščitijo z razpoložljivim šifrirnim izdelkom. Prejemniki so o stopnji tajnosti nemudoma obveščeni, vendar na drugačen način.

41.

Če se uporabi odstavek 38, se pristojnemu organu in Varnostnemu odboru naknadno pošlje poročilo.

42.

V državah članicah in GSS se določijo naslednje funkcije na področju zagotavljanja informacijske varnosti. Te funkcije ne potrebujejo enotnih organizacijskih subjektov. Imajo ločene naloge. Vendar se lahko te funkcije in odgovornosti združujejo ali vključujejo v isti organizacijski subjekt ali porazdeljujejo po različnih organizacijskih subjektih pod pogojem, da ne pride do notranjih nasprotij interesov ali nalog.

43.

Organ za zagotavljanje informacijske varnosti je odgovoren za:

44.

Organ TEMPEST (TA) je pristojen za zagotavljanje, da KIS ustreza politikam in smernicam TEMPEST. Organ odobri protiukrepe TEMPEST za namestitev in izdelke za varovanje tajnih podatkov EU do določene stopnje tajnosti v njegovem operativnem okolju.

45.

Organ za odobritev šifrirnih metod in izdelkov (CAA) zagotavlja, da šifrirni izdelki ustrezajo nacionalni šifrirni politiki oziroma šifrirni politiki Sveta. Šifrirni izdelek odobri za varovanje tajnih podatkov EU do določene stopnje tajnosti v njegovem operativnem okolju. V državah članicah je organ za odobritev šifrirnih metod in izdelkov poleg tega pristojen za ocenjevanje šifrirnih izdelkov.

46.

Organ za razpošiljanje šifrirnega materiala (CDA) je odgovoren za:

47.

Organ za varnostno akreditacijo (SAA) za vsak sistem je odgovoren za:

48.

Organ za varnostno akreditacijo GSS je odgovoren za akreditiranje vseh KIS, ki delujejo v pristojnosti GSS.

49.

Pristojni organ za varnostno akreditacijo države članice je odgovoren za akreditiranje KIS in komponent teh sistemov, ki delujejo v pristojnosti države članice.

50.

Skupni odbor za varnostno akreditacijo je odgovoren za akreditacijo KIS, ki so v pristojnosti organa GSS za varnostno akreditacijo in organov držav članic za varnostno akreditacijo. Sestavljajo ga po en predstavnik organa za varnostno akreditacijo iz vsake države članice, v njem pa sodeluje tudi predstavnik organa za varnostno akreditacijo Komisije. K sodelovanju se povabijo tudi drugi subjekti z vozlišči na KIS, če se razpravlja o tem sistemu.

Odboru za varnostno akreditacijo predseduje predstavnik organa za varnostno akreditacijo GSS. Odločitve sprejema v soglasju s predstavniki organov za varnostno akreditacijo institucij, držav članic in drugih subjektov z vozlišči na zadevnem KIS. O svojih dejavnostih redno poroča Varnostnemu odboru in ga obvesti o vseh izjavah o akreditaciji.

51.

Operativni organ za zagotavljanje informacijske varnosti za vsak sistem je odgovoren za:

1.

V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 11. Opredeljene so splošne varnostne določbe, ki veljajo za industrijske ali druge subjekte v pogajanjih pred sklenitvijo pogodbe in ves čas življenjskega cikla pogodb s tajnimi podatki, ki jih sklene GSS.

2.

Svet odobri politiko o industrijski varnosti, v kateri so podrobno opisane predvsem zahteve glede varnostnih dovoljenj organizacij, listin o varnostnih vidikih, obiskih, razpošiljanju in prenašanju tajnih podatkov EU.

3.

Pred objavo razpisa ali sklenitvijo pogodbe s tajnimi podatki GSS kot naročnik določi stopnjo tajnosti podatkov, ki se posredujejo ponudnikom in izvajalcem, pa tudi stopnjo tajnosti podatkov, ki jih bo ustvaril izvajalec. GSS za ta namen pripravi vodič po stopnjah tajnosti, ki se uporablja pri izvajanju pogodbe.

4.

Za določitev stopnje tajnosti različnih delov pogodbe s tajnimi podatki veljajo naslednja načela:

5.

Varnostne zahteve, povezane s posamezno pogodbo, so opisane v listini o varnostnih vidikih. Temu je po potrebi dodan vodič po stopnjah tajnosti in je sestavni del pogodbe s tajnimi podatki ali podizvajalske pogodbe s tajnimi podatki.

6.

V listini o varnostnih vidikih so določbe, ki od izvajalca in/ali podizvajalca zahtevajo spoštovanje minimalnih standardov iz tega sklepa. Nespoštovanje teh minimalnih standardov je lahko zadosten razlog za prekinitev pogodbe.

7.

Odvisno od obsega programov ali projektov, ki vključujejo dostop do tajnih podatkov EU ali delo z njimi ali njihovo hrambo, lahko naročnik, imenovan za vodenje programa ali projekta, pripravi posebna varnostna navodila za program/projekt. Varnostna navodila za program/projekt, ki lahko vsebujejo dodatne varnostne zahteve, morajo odobriti nacionalni varnostni organi/imenovani varnostni organi držav članic ali kateri koli drug pristojni varnostni organ, ki sodeluje pri programu/projektu.

8.

Varnostno dovoljenje organizacije izda nacionalni varnostni organ ali imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ države članice, kar skladno z nacionalnimi zakoni in predpisi pomeni, da je industrijski ali drugi subjekt v svojih prostorih zmožen varovati tajne podatke EU ustrezne stopnje tajnosti (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET). Dovoljenje se predloži GSS kot naročniku, še preden se izvajalcu ali podizvajalcu ali morebitnemu izvajalcu ali podizvajalcu zagotovijo tajni podatki EU ali se mu odobri dostop do njih.

9.

Pri izdajanju varnostnega dovoljenja organizacije ustrezni nacionalni varnostni organ ali imenovani varnostni organ vsaj:

10.

Po potrebi GSS kot naročnik nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ uradno obvesti, da se varnostno dovoljenje organizacije zahteva v fazi pred sklenitvijo pogodbe ali za izvajanje pogodbe. Varnostno dovoljenje organizacije ali dovoljenje za dostop do tajnih podatkov se v fazi pred sklenitvijo pogodbe zahteva, če je treba v postopku priprave ponudb predložiti tajne podatke EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET.

11.

Naročnik najustreznejšemu ponudniku ne sme dodeliti pogodbe s tajnimi podatki, dokler mu nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ države članice, v kateri je izvajalec ali podizvajalec registriran, ne potrdi, da je bilo, kjer je to potrebno, ponudniku izdano ustrezno varnostno dovoljenje organizacije.

12.

Nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ, ki je izdal varnostno dovoljenje organizacije, uradno obvesti GSS kot naročnika o spremembah, ki zadevajo varnostno dovoljenje organizacije. V primeru podizvajalske pogodbe se ustrezno obvesti nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ.

13.

Če nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ odvzame varnostno dovoljenje organizacije, ima GSS kot naročnik zadosten razlog za prekinitev pogodbe s tajnimi podatki ali izključitev ponudnika iz natečaja.

14.

Če se tajni podatki EU ponudniku zagotovijo v fazi pred sklenitvijo pogodbe, razpis vsebuje določbo, v skladu s katero mora ponudnik, ki ne predloži ponudbe ali ki ni izbran, v določenem roku vrniti vse tajne dokumente.

15.

Ko je pogodba ali podizvajalska pogodba s tajnimi podatki dodeljena, GSS kot naročnik obvesti nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ izvajalca ali podizvajalca o varnostnih določbah pogodbe s tajnimi podatki.

16.

Ko takšne pogodbe prenehajo veljati, GSS kot naročnik (in/ali nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali po potrebi kateri koli drug pristojni varnostni organ v primeru podizvajalske pogodbe) nemudoma obvesti nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ države članice, v kateri je izvajalec ali podizvajalec registriran.

17.

Na splošno velja, da mora izvajalec ali podizvajalec naročniku ob prenehanju veljavnosti pogodbe ali podpogodbe s tajnimi podatki vrniti vse tajne podatke EU, ki jih ima.

18.

V listini o varnostnih vidikih se zapišejo posebne določbe o razpolaganju s tajnimi podatki EU v času izvajanja pogodbe ali po prenehanju njene veljavnosti.

19.

Če smeta izvajalec ali podizvajalec tajne podatke EU obdržati tudi po prenehanju veljavnosti pogodbe, morata še naprej ravnati skladno z minimalnimi standardi iz tega sklepa in varovati tajnost podatkov EU.

20.

Pogoji, v skladu s katerimi lahko izvajalec sklene podizvajalsko pogodbo, so določeni v razpisu in v pogodbi.

21.

Izvajalec pred oddajo delov pogodbe s tajnimi podatki podizvajalcu pridobi dovoljenje GSS kot naročnika. Podizvajalska pogodba se ne sme dodeliti industrijskim ali drugim subjektom, registriranim v državi, ki ni članica EU in z EU ni sklenila sporazuma o varovanju tajnosti podatkov.

22.

Izvajalec mora zagotoviti, da se vse podizvajalske dejavnosti opravljajo v skladu z minimalnimi standardi iz tega sklepa in podizvajalcu ne zagotovi tajnih podatkov EU brez predhodnega pisnega soglasja naročnika.

23.

Kar zadeva tajne podatke, ki nastanejo pri izvajalcu ali podizvajalcu ali izvajalec ali podizvajalec z njimi dela, pravice organa izvora uveljavlja naročnik.

24.

Če morajo GSS, izvajalci ali podizvajalci za izvajanje pogodbe s tajnimi podatki imeti dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET v prostorih enih ali drugih, se v sodelovanju z zadevnimi nacionalnimi varnostnimi organi/imenovanimi varnostnimi organi ali katerim koli drugim pristojnim varnostnim organom organizirajo obiski. Nacionalni varnostni organi/imenovani varnostni organi pa se lahko za posebne projekte tudi sporazumejo o postopku, na podlagi katerega se je mogoče o takšnih obiskih dogovoriti neposredno.

25.

Vsi obiskovalci imajo ustrezno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov in imajo potrebo po seznanitvi za dostop do tajnih podatkov EU, povezanih s pogodbo z GSS.

26.

Obiskovalci imajo dostop le do tajnih podatkov EU, povezanih z namenom obiska.

27.

Za pošiljanje tajnih podatkov EU z elektronskimi sredstvi se uporabljajo ustrezne določbe iz člena 10 in Priloge IV.

28.

Za prenašanje tajnih podatkov EU se v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi uporabljajo ustrezne določbe iz Priloge III.

29.

Za prevoz tajnega gradiva kot tovora se pri določanju varnostnega režima upoštevajo naslednja načela:

30.

Pošiljanje tajnih podatkov EU izvajalcem in podizvajalcem v tretjih državah poteka v skladu z varnostnimi ukrepi, dogovorjenimi med GSS kot naročnikom in nacionalnim varnostnim organom/imenovanim varnostnim organom zadevne tretje države, v kateri je registriran izvajalec.

31.

GSS kot naročnik sme po potrebi v navezi z nacionalnim varnostnim organom/imenovanim varnostnim organom države članice na podlagi pogodbenih določb obiskovati prostore izvajalca/podizvajalca in preverjati, ali so bili skladno s pogodbo uvedeni vsi ustrezni ukrepi za varovanje tajnih podatkov EU stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

32.

Če to zahtevajo nacionalni zakoni in predpisi, GSS kot naročnik uradno obvesti nacionalne varnostne organe/imenovane varnostne organe ali kateri koli drug pristojni varnostni organ o pogodbah ali podizvajalskih pogodbah s tajnimi podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

33.

Izvajalci ali podizvajalci in njihovo osebje za pogodbe s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki jih sklene GSS, ne potrebujejo varnostnega dovoljenja organizacije ali dovoljenja za dostop do tajnih podatkov.

34.

GSS kot naročnik preuči ponudbe na razpisu za pogodbe, za katere je treba imeti dostop do podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ne glede na kakršne koli zahteve v zvezi z varnostnim dovoljenjem organizacije ali dovoljenjem za dostop do tajnih podatkov v okviru nacionalnih zakonov in predpisov.

35.

Izvajalec lahko sklene podizvajalsko pogodbo pod pogoji, ki so skladni z odstavkom 21.

36.

Če pogodba vključuje delo s tajnimi podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v KIS, ki ga upravlja izvajalec, GSS kot naročnik zagotovi, da se v pogodbi ali kakršni koli podizvajalski pogodbi določijo potrebne tehnične in upravne zahteve glede akreditacije KIS, ki so v sorazmerju z ocenjenim tveganjem ob upoštevanju vseh ustreznih dejavnikov. Naročnik in ustrezni nacionalni varnostni organ/imenovani varnostni organ se dogovorita o obsegu akreditacije takšnega KIS.

1.

V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 12.

2.

Če Svet ugotovi, da obstaja dolgoročna potreba po izmenjavi tajnih podatkov, se sklene

v skladu s členom 12(2) ter oddelkoma III in IV ter na podlagi priporočila Varnostnega odbora.

3.

Če je treba tajne podatke EU, ki nastanejo za namene operacije CSDP, zagotoviti tretjim državam ali mednarodnim organizacijam, ki sodelujejo pri tej operaciji, in če ni nobenega okvira iz odstavka 2, izmenjavo tajnih podatkov EU s sodelujočo tretjo državo ali mednarodno organizacijo v skladu z oddelkom V ureja:

4.

Če okvira iz odstavkov 2 in 3 ni in je sprejeta odločitev o dajanju tajnih podatkov EU tretji državi ali mednarodni organizaciji izjemoma na ad hoc podlagi, se v skladu z oddelkom VI od zadevne tretje države ali mednarodne organizacije zahteva pisno jamstvo o tem, da varuje prejete tajne podatke EU v skladu s temeljnimi načeli in minimalnimi standardi iz tega sklepa.

5.

Sporazumi o varovanju tajnosti podatkov določajo temeljna načela in minimalne standarde, ki urejajo izmenjavo tajnih podatkov med EU in tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

6.

Sporazumi o varovanju tajnosti podatkov vsebujejo tehnične izvedbene določbe, o katerih se dogovorijo Varnostni urad GSS, Varnostni direktorat Evropske komisije in pristojni varnostni organ zadevne tretje države ali mednarodne organizacije. Te določbe upoštevajo stopnjo varovanja, ki jo določajo veljavni varnostni predpisi, strukture in postopki v zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji. Odobriti jih mora Varnostni odbor.

7.

Tajni podatki EU se ne izmenjujejo z elektronskimi sredstvi, razen če ni to izrecno določeno v sporazumu o varovanju tajnosti podatkov in/ali tehničnih izvedbenih določbah.

8.

V sporazumih o varovanju tajnih podatkov je določeno, da Varnostni urad GSS in Varnostni direktorat Evropske komisije pred izmenjavo tajnih podatkov v skladu z zadevnim sporazumom soglašata, da je stran prejemnica sposobna ustrezno zaščititi in varovati prejete podatke.

9.

Kadar Svet sklene sporazum o varovanju tajnosti podatkov, vsaka stran določi register, ki je glavna točka vstopa in izstopa pri izmenjavi tajnih podatkov.

10.

Za oceno učinkovitosti varnostnih predpisov, struktur in postopkov v zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji Varnostni urad GSS skupaj z Varnostnim direktoratom Evropske komisije v soglasju z zadevno tretjo državo ali mednarodno organizacijo opravi ocenjevalne obiske. Takšni ocenjevalni obiski se izvedejo v skladu z ustreznimi določbami iz Priloge III in ocenijo:

11.

Skupina, ki opravlja ocenjevalni obisk v imenu EU, oceni, ali so varnostni predpisi in postopki v zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji ustrezni za varovanje tajnih podatkov EU določene stopnje.

12.

O ugotovitvah teh obiskov se pripravi poročilo, na podlagi katerega Varnostni odbor določi najvišjo stopnjo tajnih podatkov EU, ki se lahko z zadevno tretjo stranjo izmenjujejo v papirnati in, če je to primerno, v elektronski obliki, ter kakršne koli posebne pogoje za izmenjavo tajnih podatkov s to stranjo.

13.

Prizadevati si je treba, da se obisk, namenjen celoviti oceni varovanja tajnosti v zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji, opravi preden Varnostni odbor odobri izvedbene določbe, da se določita vrsta in učinkovitost obstoječega varnostnega sistema. Če to ni mogoče, Varnostni urad GSS predloži Varnostnemu odboru čim bolj popolno poročilo, v katerem ga na podlagi razpoložljivih informacij obvesti o veljavnih varnostnih predpisih in načinu organizacije varovanja tajnosti v zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji.

14.

Varnostni odbor lahko odloči, da se pred preučitvijo rezultatov ocenjevalnega obiska ne sme sporočati nobenih tajnih podatkov EU, ali da se smejo dati samo tajni podatki do navedene stopnje, ali lahko določi druge posebne pogoje, ki urejajo dajanje tajnih podatkov EU zadevnim tretjim državam ali mednarodnim organizacijam. Varnostni urad GSS o tem obvesti zadevno tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

15.

V medsebojnem dogovoru z zadevno tretjo državo ali mednarodno organizacijo Varnostni urad GSS redno opravlja nadaljnje ocenjevalne obiske, da preveri, ali so veljavne ureditve še vedno v skladu z dogovorjenimi minimalnimi standardi.

16.

Ko začne veljati sporazum o varovanju tajnih podatkov in se tajni podatki izmenjujejo z zadevno tretjo državo ali mednarodno organizacijo, lahko Varnostni odbor sklene, da bo spremenil najvišjo stopnjo tajnih podatkov EU, ki se lahko izmenjujejo v papirnati ali elektronski obliki, zlasti na podlagi nadaljnjih ocenjevalnih obiskov.

17.

Če obstaja dolgoročna potreba po izmenjavanju tajnih podatkov, ki praviloma ne presegajo stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, s tretjo državo ali mednarodno organizacijo, in je Varnostni odbor ugotovil, da zadevna stran nima dovolj razvitega varnostnega sistema, da bi bila zmožna skleniti sporazum o varovanju tajnosti podatkov, lahko generalni sekretar z odobritvijo Sveta z ustreznimi organi zadevne tretje države ali mednarodne organizacije sklene dogovor o izvajanju.

18.

Če pa je treba iz nujnih operativnih razlogov hitro vzpostaviti okvir za izmenjavo tajnih podatkov, lahko Svet izjemoma odloči, da se sklene dogovor o izvajanju za izmenjavo tajnih podatkov višje stopnje.

19.

Praviloma imajo dogovori o izvajanju obliko izmenjave pisem.

20.

Preden se tajni podatki EU dejansko dajo zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji, se opravi ocenjevalni obisk iz odstavka 10, poročilo pa se pošlje Varnostnemu odboru, ki mora o njem podati pozitivno mnenje. Če pa je Svet obveščen o izrednih razlogih za nujno izmenjavo tajnih podatkov, se lahko tajni podatki EU vseeno dajo, pod pogojem, da se stori vse, da se takšen ocenjevalni obisk opravi čim prej.

21.

Tajni podatki EU se ne izmenjujejo z elektronskimi sredstvi, razen če ni to izrecno določeno v dogovoru o izvajanju.

22.

Sodelovanje tretjih držav ali mednarodnih organizacij v operacijah CSDP urejajo okvirni sporazumi o sodelovanju. Ti sporazumi vključujejo določbe o dajanju tajnih podatkov EU, ki nastanejo za namene operacij CSDP, sodelujočim tretjim državam ali mednarodnim organizacijam. Najvišja stopnja tajnosti tajnih podatkov EU, ki se lahko izmenjujejo, je RESTREINT UE/EU RESTRICTED za civilne operacije CSDP in CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL za vojaške operacije CSDP, razen če je drugače določeno v sklepu o vzpostavitvi posamezne operacije CSDP.

23.

Ad hoc sporazumi o sodelovanju, sklenjeni za določeno operacijo CSDP, vključujejo določbe o dajanju tajnih podatkov EU, ki nastanejo za namene te operacije, sodelujoči tretji državi ali mednarodni organizaciji. Najvišja stopnja tajnosti tajnih podatkov EU, ki se lahko izmenjujejo, je RESTREINT UE/EU RESTRICTED za civilne operacije CSDP in CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL za vojaške operacije CSDP, razen če je drugače določeno v sklepu o vzpostavitvi posamezne operacije CSDP.

24.

Ad hoc dogovori o izvajanju glede sodelovanja tretje države ali mednarodne organizacije v določeni operaciji CSDP lahko med drugim vključujejo dajanje tajnih podatkov EU, ki nastanejo za namene operacije, tej tretji državi ali mednarodni organizaciji. Takšni ad hoc dogovori o izvajanju se sklenejo v skladu s postopkom iz odstavkov 17 in 18 oddelka IV. Najvišja stopnja tajnosti tajnih podatkov EU, ki se lahko izmenjujejo, je RESTREINT UE/EU RESTRICTED za civilne operacije CSDP in CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL za vojaške operacije CSDP, razen če je drugače določeno v sklepu o vzpostavitvi posamezne operacije CSDP.

25.

Pred izvajanjem odločb o dajanju tajnih podatkov EU v skladu z odstavki 22, 23 in 24 niso potrebne nobene izvedbene ureditve ali ocenjevalni obiski.

26.

Če država gostiteljica, na ozemlju katere se izvaja operacija CSDP, z EU nima sklenjenega sporazuma o varovanju tajnosti podatkov ali dogovora o izvajanju za izmenjavo tajnih podatkov, se v primeru posebne in nujne operativne potrebe lahko sprejme ad hoc dogovor o izvajanju. Ta možnost je določena v sklepu o vzpostavitvi operacije CSDP. Pod temi pogoji se dajejo samo tajni podatki, ki nastanejo za namene operacije CSDP in so največ stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED. V skladu s takšnim ad hoc dogovorom o izvajanju se država gostiteljica zaveže, da bo varovala tajne podatke EU v skladu z minimalnimi standardi, ki niso manj strogi od standardov iz tega sklepa.

27.

V določbah o tajnih podatkih, ki se vključijo v okvirne sporazume o sodelovanju, ad hoc sporazume o sodelovanju in ad hoc dogovore o izvajanju iz odstavkov 22 do 24, je predvideno, da zadevna tretja država ali mednarodna organizacija zagotovi, da bo njeno osebje, dodeljeno kateri koli operaciji, varovalo tajne podatke EU v skladu z varnostnimi pravili Sveta in nadaljnjimi smernicami, ki jih izdajo pristojni organi, vključno s strukturo poveljevanja operacije.

28.

Če EU in sodelujoča tretja država ali mednarodna organizacija naknadno skleneta sporazum o varovanju tajnosti podatkov, ta sporazum nadomesti vsak okvirni sporazum o sodelovanju, ad hoc sporazum o sodelovanju ali ad hoc dogovor o izvajanju, kar zadeva izmenjavo tajnih podatkov EU in delo z njimi.

29.

Izmenjava tajnih podatkov EU z elektronskimi sredstvi ni dovoljena v okvirnem sporazumu o sodelovanju, ad hoc sporazumu o sodelovanju ali ad hoc dogovoru o izvajanju s tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če je to izrecno določeno v zadevnem sporazumu ali dogovoru.

30.

Tajni podatki EU, ki nastanejo za namene operacije CSDP, se lahko v skladu z odstavki 22 do 29 razkrijejo osebju, ki ga tej operaciji dodelijo tretje države ali mednarodne organizacije. Pri odobritvi dostopa temu osebju do tajnih podatkov EU v prostorih ali v KIS operacije CSDP je treba uporabiti ukrepe (vključno z evidenco razkritih tajnih podatkov EU), da se zmanjša nevarnost izgube ali nepooblaščenega razkritja. Takšni ukrepi so določeni v ustreznih načrtih ali dokumentih misije.

31.

Če ni okvira v skladu s prej navedenimi oddelki III do V in če Svet ali eno izmed njegovih pripravljalnih teles ugotovi, da obstaja izjemna potreba po dajanju tajnih podatkov EU tretji državi ali mednarodni organizaciji, GSS:

32.

Če Varnostni odbor izda pozitivno priporočilo glede dajanja tajnih podatkov EU, zadevo obravnava Odbor stalnih predstavnikov (COREPER), ki o tem sprejme odločitev.

33.

Če je priporočilo varnostnega odbora glede dajanja tajnih podatkov EU negativno:

34.

Po potrebi in ob predhodnem pisnem soglasju organa izvora lahko COREPER odloči, da se lahko da le del tajnih podatkov, ali le, če se najprej zniža ali prekliče njihova stopnja tajnosti, ali če se podatki, ki naj bi jih dali, pripravijo brez navedbe vira ali prvotne stopnje tajnosti EU.

35.

GSS po sprejetju odločitve o dajanju tajnih podatkov EU pošlje zadevni dokument z oznako, da se dajo tretji državi ali mednarodni organizaciji. Preden se tajni podatki dejansko dajo ali ob njihovi predaji se zadevna tretja stran pisno zaveže, da bo varovala prejete tajne podatke EU v skladu s temeljnimi načeli in minimalnimi standardi iz tega sklepa.

36.

Če obstaja okvir za izmenjavo tajnih podatkov s tretjo državo ali mednarodno organizacijo v skladu z odstavkom 2, Svet sprejme odločitev, da se generalni sekretar pooblasti za dajanje tajnih podatkov EU zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji v skladu z načelom soglasja organa izvora.

37.

Če obstaja okvir za izmenjavo tajnih podatkov s tretjo državo ali mednarodno organizacijo v skladu z odstavkom 3, se generalni sekretar pooblasti za dajanje tajnih podatkov EU v skladu s sklepom o vzpostavitvi operacije CSDP in načelom o soglasju organa izvora.

38.

Generalni sekretar lahko takšno pooblastilo prenese na višje uradnike GSS ali druge podrejene osebe.

„akreditacija“ pomeni postopek, ki se zaključi z uradno izjavo organa za varnostno akreditacijo, da lahko sistem deluje z določeno stopnjo tajnosti v posebnem varnostnem načinu delovanja v svojem operativnem okolju in s sprejemljivo stopnjo tveganja, ob predpostavki, da je bil izveden odobren sklop tehničnih, fizičnih, organizacijskih in postopkovnih varnostnih ukrepov;

„delo“ s tajnimi podatki EU pomeni vsa možna dejanja, v katera so vključeni tajni podatki EU v njihovem življenjskem ciklu. Zajema njihov nastanek, obdelavo, prenos, znižanje stopnje tajnosti, preklic tajnosti in uničenje. V zvezi s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi zajema tudi njihovo zbiranje, prikaz, prenos in hrambo;

„dokument“ pomeni vse zabeležene informacije, ne glede na njihovo fizično obliko ali značilnosti;

„dovoljenje za dostop do tajnih podatkov“ (PSC) pomeni eno ali oboje od naslednjega:

„fizična varnost“ – glej člen 8(1);

„globinska obramba“ pomeni uporabo več vrst varnostnih ukrepov, ki so urejeni kot večslojna obramba;

„imenovani varnostni organ“ (DSA) pomeni organ, odgovoren nacionalnemu varnostnemu organu države članice, ki je zadolžen, da industrijske ali druge subjekte obvešča o nacionalni politiki glede vseh zadev v zvezi z industrijsko varnostjo ter da zagotavlja usmeritve in pomoč pri njenem izvajanju. Funkcijo imenovanega varnostnega organa lahko opravlja nacionalni varnostni organ ali kateri koli drug pristojni organ;

„imetnik podatkov“ pomeni pravilno pooblaščeno osebo, za katero je ugotovljena potreba po seznanitvi in ki razpolaga s tajnim podatkom EU ter je zato odgovorna za njegovo varovanje;

„industrijska varnost“ – glej člen 11(1);

„industrijski ali drug subjekt“ pomeni subjekt, ki sodeluje pri dobavi blaga, izvedbi del ali opravljanju storitev; to je lahko industrijski, trgovski, storitveni, znanstveni, raziskovalni, izobraževalni ali razvojni subjekt ali samozaposlena oseba;

„izvajalec“ pomeni posameznika ali pravni subjekt, ki je pravno sposoben za izvajanje pogodb;

„komunikacijski in informacijski sistem (KIS)“ – glej člen 10(2);

„listina o varnostnih vidikih“ (SAL) pomeni sklop posebnih pogodbenih pogojev, ki jih objavi naročnik in so sestavni del vsake pogodbe s tajnimi podatki, ki vključuje dostop do tajnih podatkov EU ali njihov nastanek. Listina o varnostnih vidikih določa varnostne zahteve ali tiste elemente pogodbe, ki zahtevajo varovanje;

„material“ pomeni vsak dokument ali del stroja ali opreme, ki je že bil izdelan ali je v postopku izdelave;

„medsebojna povezanost“ – glej odstavek 31 v Prilogi IV;

„nevarnost“ pomeni morebiten vzrok neželenega dogodka, ki bi lahko škodil organizaciji ali kateremu od sistemov, ki jih uporablja; takšne nevarnosti so lahko naključne ali namerne (zlonamerne), zanje pa so značilni grozilni elementi, morebitni cilji in načini napada;

„obravnavanje tajnih podatkov“ – glej člen 9(1);

„operacija CSDP“ pomeni vojaško ali civilno operacijo kriznega upravljanja, vzpostavljeno na podlagi naslova V, poglavja 2 Pogodbe EU;

„organ izvora“ pomeni institucijo EU, agencijo ali organ, državo članico, tretjo državo ali mednarodno organizacijo, v pristojnosti katere so nastali tajni podatki in/ali so bili uvedeni v strukture EU;

„osebna varnost“ – glej člen 7(1);

„podizvajalska pogodba s tajnimi podatki“ pomeni pogodbo, ki jo izvajalec GSS sklene z drugim izvajalcem (tj. podizvajalcem) za dobavo blaga, izvedbo del ali opravljanje storitev, katere izpolnitev zahteva ali vključuje dostop do tajnih podatkov EU ali njihovo nastajanje;

„pogodba s tajnimi podatki“ pomeni pogodbo, ki jo GSS sklene z izvajalcem za dobavo blaga, izvedbo del ali opravljanje storitev, katere izpolnitev zahteva ali vključuje dostop do tajnih podatkov EU ali njihovo nastajanje;

„postopek za obvladovanje varnostnega tveganja“ pomeni celoten postopek opredelitve, nadzorovanja in čim večje omejitve negotovih dogodkov, ki bi lahko vplivali na varnost organizacije ali katerega od sistemov, ki jih uporablja. Zajema vse dejavnosti, povezane s tveganjem, vključno z njegovo oceno, obravnavo, sprejemanjem in obveščanjem o tveganju;

„potrdilo za dostop do tajnih podatkov“ (PSCC) pomeni potrdilo, ki ga izda pristojni organ in dokazuje, da je posameznik varnostno preverjen in ima veljavno nacionalno ali dovoljenje EU za dostop do tajnih podatkov. Na potrdilu so navedeni stopnja tajnosti podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje), datum veljavnosti ustreznega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in datum izteka veljavnosti samega potrdila;

„preklic stopnje tajnosti“ pomeni odstranitev vsakršne stopnje tajnosti;

„preostalo tveganje“ pomeni tveganje, ki je še vedno prisotno, potem ko so bili izvedeni varnostni ukrepi, saj vseh nevarnosti ni mogoče preprečiti in vseh ranljivih točk ni mogoče odpraviti;

„ranljiva točka“ pomeni kakršno koli pomanjkljivost, zaradi katere se lahko uresniči ena ali več nevarnosti. Ranljiva točka lahko pomeni opustitev dejanja ali pa se nanaša na pomanjkljivost v nadzoru – ta morda ni dovolj strog, popoln ali dosleden –, ki je lahko tehnične, postopkovne, fizične, organizacijske ali operativne narave.

„sredstvo“ pomeni vse, kar je pomembno za organizacijo, njene poslovne dejavnosti in njihovo kontinuiteto, vključno z informacijskimi viri, ki podpirajo naloge organizacije;

„šifrirni material“ pomeni šifrirne algoritme, šifrirne module strojne in programske opreme ter izdelke, vključno s podrobnostmi izvajanja in s tem povezano dokumentacijo, ter šifrirne ključe;

„tajni podatki EU“ – glej člen 2(1);

„TEMPEST“ pomeni preiskavo, preučevanje in nadzor škodljivega elektromagnetnega oddajanja ter ukrepe za njegovo preprečevanje;

„tveganje“ pomeni možnost, da se zaradi notranje ali zunanje ranljive točke organizacije ali katerega koli sistema, ki ga uporablja, uresniči določena grožnja, kar lahko škodi organizaciji in njenim opredmetenim ali neopredmetenim sredstvom. Meri se kot kombinacija verjetnosti pojava nevarnosti in njihovega učinka.

„varnostna navodila za program/projekt“ (Programme/Project Security Instructions – PSI) pomenijo seznam varnostnih postopkov, ki se uporabljajo za določen program/projekt zaradi standardizacije varnostnih postopkov. Ta seznam je mogoče revidirati kadar koli v času trajanja programa/projekta;

„varnostna preiskava“ pomeni preiskovalne postopke, ki jih izvede pristojni organ države članice v skladu z njenimi nacionalnimi zakoni in predpisi z namenom pridobiti jamstvo, da niso znane nobene negativne informacije, zaradi katerih osebi ne bi odobrili nacionalnega dovoljenja ali dovoljenja EU za dostop do tajnih podatkov EU do določene stopnje (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje);

„varnostni način delovanja“ pomeni opredelitev pogojev za delovanje KIS na podlagi stopnje tajnosti podatkov, s katerimi poteka delo v sistemu, in stopenj varnostnega preverjanja, uradnih odobritev dostopa in potrebe njegovih uporabnikov po seznanitvi. Za delo s tajnimi podatki ali njihov prenos obstajajo štirje načini delovanja: „namenski način“, „način po sistemu visoke varnosti“, „oddelčni način“ in „večstopenjski način“;

„varnostno dovoljenje organizacije“ (FSC) pomeni upravno ugotovitev nacionalnega varnostnega organa ali imenovanega varnostnega organa, da lahko določena organizacija z varnostnega vidika nudi ustrezno stopnjo varovanja tajnih podatkov EU določene stopnje tajnosti ter da je njeno osebje, ki mora imeti dostop do tajnih podatkov EU, primerno varnostno preverjeno in poučeno o ustreznih varnostnih zahtevah, ki so potrebne za dostop do tajnih podatkov EU in njihovo varovanje;

„vodič po stopnjah tajnosti“ (SCG) pomeni dokument, ki opisuje elemente programa ali pogodbe, ki so tajni, in določa ustrezne stopnje tajnosti. Vodič po stopnjah tajnosti se lahko v času trajanja programa ali pogodbe razširi, stopnja tajnosti elementov podatkov pa se lahko spremeni ali zniža. Če obstaja vodič po stopnjah tajnosti, je del listine o varnostnih vidikih;

„vpis“ – glej odstavek 18 v Prilogi III;

„zagotavljanje informacijske varnosti“ – glej člen 10(1);

„znižanje stopnje tajnosti“ pomeni razvrstitev v nižjo stopnjo tajnosti;

„življenjski cikel KIS“ pomeni celoten čas obstoja komunikacijskega in informacijskega sistema, ki zajema začetek, zasnovo, načrtovanje, analizo zahtev, projektiranje, razvoj, testiranje, izvajanje, delovanje, vzdrževanje in razgradnjo;

Autorité nationale de Sécurité

SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement

15, rue des Petits Carmes

B-1000 Bruxelles

Telefon sekretariata: + 32/2/501 45 42

Faks: + 32/2/501 45 96

E-pošta: nvo-ans@diplobel.fed.be

Politiets Efterretningstjeneste

(Danish Security Intelligence Service)

Klausdalsbrovej 1

DK-2860 Søborg