(1)

Uredba (EU) št. 1308/2013 določa pravila, ki urejajo mednarodno trgovino s kmetijskimi proizvodi, vključno z zahtevami za zagotavljanje učinkovitega izvrševanja formalnosti, povezanih s trgovino.

(2)

Za podporo učinkoviti uporabi Uredbe (EU) št. 1308/2013 in racionalizacijo sodelovanja med ustreznimi organi bi bilo treba vzpostaviti elektronski sistem za varno in zanesljivo upravljanje formalnosti, povezanih s trgovino s kmetijskimi proizvodi. Ta sistem bi se moral imenovati elektronski sistem za kmetijske necarinske formalnosti (v nadaljnjem besedilu: sistem ELAN) in bi ga bilo treba razviti kot neodvisen modul sistema TRACES (Trade Control and Expert System) (2). V sistemu ELAN bi se morali hraniti in obdelovati dokumenti, potrebni za izpolnjevanje unijskih necarinskih formalnosti v zvezi s trgovino s kmetijskimi proizvodi, kot je določeno v izvedbenih uredbah Komisije (EU) 2016/1239 (3), (EU) 2020/761 (4), (EU) 2020/1988 (5) in (EU) 2023/2834 (6).

(3)

Da bi olajšali sodelovanje in zagotovili nemoteno izmenjavo informacij med ustreznimi organi izdajatelji in carinskimi organi, bi sistem ELAN moral biti povezan z okoljem enotnega okenca EU za carino, vzpostavljenim z Uredbo (EU) 2022/2399 Evropskega parlamenta in Sveta (7).

(4)

Za razvoj sistema ELAN je treba sprejeti ustrezen pravni okvir, ki bo ta sistem urejal.

(5)

Dokumenti, ki spadajo na področje uporabe sistema ELAN, bi morali biti uvozna in izvozna dovoljenja iz Delegirane uredbe Komisije (EU) 2016/1237 (8) in Izvedbene uredbe (EU) 2016/1239, dokumenti, ki jih izdajo tretje države in so potrebni za upravljanje tarifnih kvot iz izvedbenih uredb (EU) 2020/761 in (EU) 2020/1988, in dokumenti, ki jih izdajo tretje države in ki jih ureja Izvedbena uredba (EU) 2023/2834.

(6)

Določiti bi bilo treba jasna pravila o pravicah dostopa do informacij, ki jih zagotavlja sistem ELAN. Vsi organi izdajatelji bi morali imeti dostop do dokumentov, ki jih izdajo. Organi izdajatelji bi morali imeti dostop do dokumentov, ki jih izdajo drugi organi izdajatelji, le, če to zahteva ustrezna zakonodaja Unije kot pogoj za izdajo dokumentov, ki spadajo v njihovo pristojnost. Komisija bi morala imeti dostop do vseh dokumentov, ki so bili pripravljeni v sistemu ELAN ali posredovani vanj, če so informacije v vsakem dokumentu potrebne za nadzor skladnosti z veljavnimi pravili Unije. Carinski organi bi morali imeti dostop do vseh dokumentov, ki jih potrebujejo za izvajanje svojih dejavnosti kontrole. Organi izdajatelji tretjih držav so odgovorni za osebne podatke, vključene v dokumente, ki so jih izdali v sistemu ELAN ali posredovali v sistem.

(7)

Informacije iz dokumentov, ki so bili pripravljeni v sistemu ELAN ali posredovani vanj, bi bilo treba hraniti za omejeno obdobje. Za določitev trajanja tega obdobja je treba upoštevati potrebo, da se omogoči pridobivanje teh dokumentov v sistemu, tudi po njihovi uporabi ali izteku, v primeru civilnih ali upravnih sporov, ki se nanašajo nanje, ali obveznosti, ki iz njih izhajajo. Zdi se smiselno, da se to obdobje določi na 10 let od zadnjega dne veljavnosti dokumenta ali, če tak datum ni naveden in če zadnji dan veljavnosti ni določen v ustrezni zakonodaji Unije, od datuma izdaje dokumenta. Da bi se ohranila celovitost dokumenta v obdobju hrambe, bi se morala ista pravila uporabljati za vse podatke, vključene v dokument, vključno z osebnimi podatki.

(8)

Za zagotovitev pravilnega delovanja sistema ELAN mora sistem obdelovati osebne podatke, ki so vključeni v dokumente in omogočajo identifikacijo tistih gospodarskih subjektov in javnih uslužbencev, ki dokumente izdajajo in ki do njih dostopajo, ter osebne podatke, pridobljene z interakcijo uporabnikov s sistemom. Tudi če ni izrecnega sklicevanja na načela varstva osebnih podatkov, določena v uredbah (EU) 2016/679 (9) in (EU) 2018/1725 (10) Evropskega parlamenta in Sveta, so ta načela vključena v to uredbo, zlasti kar zadeva obdobja hrambe osebnih podatkov, dostop do osebnih podatkov, posredovanje in prenos osebnih podatkov ter varnost podatkov.

(9)

Zahteve za digitalizacijo dokumentov, potrebnih za sprostitev kmetijskih proizvodov v prosti promet in za izvoz kmetijskih proizvodov, ki jih zajema ta uredba, vplivajo na vseevropske digitalne javne storitve v smislu Uredbe (EU) 2024/903 Evropskega parlamenta in Sveta (11). V skladu s tem je bila opravljena ocena interoperabilnosti, poročilo, ki iz tega izhaja, pa bo objavljeno na portalu interoperabilne Evrope.

(10)

V skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725 je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je mnenje podal 26. marca 2025.

(11)

Uredba bi morala začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije, da se zagotovi pravilna uporaba pravil, preden bo sistem ELAN na voljo uporabnikom za namene testiranja.

(12)

Ta uredba bi se morala uporabljati od 15. julija 2025, ko bo v skladu s členom 6 Izvedbene uredbe Komisije (EU) 2025/1272 (12) sistem ELAN na voljo za testiranje. Vendar bi se morale določbe o shranjevanju in obdobju hrambe uporabljati samo za dokumente s pravno veljavnostjo, ki so na voljo v sistemu ELAN od 19. januarja 2026 –

(a)

„sistem EU CSW-CERTEX“ pomeni carinski sistem enotnega okenca Evropske unije za izmenjavo potrdil, ki ga ureja Uredba (EU) 2022/2399;

(b)

„sistem ELAN“ pomeni elektronski sistem za kmetijske necarinske formalnosti, ki je elektronski unijski necarinski sistem, ki se uporablja za upravljanje dokumentov iz člena 4;

(c)

„dovoljenja“ pomeni uvozna in izvozna dovoljenja, kot so opredeljena v členu 1, točka (a), Delegirane uredbe (EU) 2016/1237;

(d)

„sistem TRACES“ pomeni sistem iz člena 133(4) Uredbe (EU) 2017/625 Evropskega parlamenta in Sveta (13);

(e)

„nacionalni organi izdajatelji“ pomeni organe držav članic, ki so pristojni za izdajanje dokumentov iz člena 4, točka (a);

(f)

„organi izdajatelji tretjih držav“ pomeni organe držav zunaj Unije, ki so pristojni za izdajanje dokumentov iz člena 4, točke (b), (c) in (d);

(g)

„carinski organi“ pomeni carinske uprave držav članic, kot so opredeljeni v členu 5(1) Uredbe (EU) št. 952/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (14).

(a)

uvozna in izvozna dovoljenja, ki jih urejata Delegirana uredba (EU) 2016/1237 in Izvedbena uredba (EU) 2016/1239;

(b)

potrdila o pristnosti, potrdila IMA 1 (Inward Monitoring Arrangement), potrdila o upravičenosti, izvozna dovoljenja in izvozna potrdila, ki jih urejajo delegirani uredbi Komisije (EU) 2020/760 (15) in (EU) 2020/1987 (16) ter izvedbeni uredbi Komisije (EU) 2020/761 in (EU) 2020/1988, razen izvoznega potrdila iz dela C Priloge XIV.2 k Izvedbeni uredbi (EU) 2020/761 in potrdila o kontrolnem pregledu iz dela A Priloge II k Izvedbeni uredbi (EU) 2020/1988;

(c)

potrdila o poreklu, ki se zahtevajo za posebne tarifne kvote v prilogah II do XII k Izvedbeni uredbi (EU) 2020/761 in v Prilogi II k Izvedbeni uredbi (EU) 2020/1988;

(d)

dokumenti, ki jih izdajo tretje države, kot je določeno v členu 31(5) Izvedbene uredbe (EU) 2020/1988;

(e)

potrdila o pristnosti za riž basmati iz člena 9 Izvedbene uredbe (EU) 2023/2834.