PRILOGA 1

Mandat

Uredba TEN-E – koordinatorica TEN-E za projekt sinhronizacije omrežij baltskih držav

Uvod

Evropska komisija je v skladu s členom 6 Uredbe (EU) 2022/869 o smernicah za vseevropsko energetsko infrastrukturo (uredba TEN-E) imenovala Evropsko koordinatorico za sinhronizacijo omrežij baltskih držav (v nadaljnjem besedilu: koordinatorica). Koordinatorica bo odgovorna za olajševanje izvajanja projekta sinhronizacije omrežij baltskih držav, tj. projekta skupnega interesa v skladu z uredbo TEN-E, pod okriljem skupine na visoki ravni za načrt medsebojnega povezovanja baltskega energetskega trga, ki jo vodi Komisija.

Trajanje mandata

Koordinatorica bo imenovana za začetno obdobje enega leta z možnostjo dvakratnega podaljšanja, odvisno od zadovoljivo opravljenega dela in potreb projekta. Evropska komisija si pridržuje pravico, da kadar koli prekliče imenovanje izbrane koordinatorice v primeru njene nedejavnosti, nezadostnega ali slabega prispevka k projektu sinhronizacije omrežij baltskih držav ali v primeru, da koordinatorica ne bi več izpolnjevala katere od izbirnih zahtev.

Posebne naloge in ustrezni roki

Poslanstvo koordinatorice je povezano z uspešno in pravočasno izvedbo vseh nalog, ukrepov in naložb, ki se nanašajo na sinhronizacijo omrežij baltskih držav kot projekta skupnega interesa v skladu z uredbo TEN-E pod okriljem skupine za načrt medsebojnega povezovanja baltskega energetskega trga, v skladu z roki in izvedbenim načrtom projekta. Koordinatorica bo zagotavljala zahtevano kritično strokovno znanje in pozorno spremljanje, potrebno za pravočasno in urejeno dokončanje projekta in preostalih zadevnih naložb, dokler ne bosta vzpostavljeni vsa infrastruktura in oprema, povezani s projektom sinhronizacije.

Koordinatorica naj pozorno spremlja zadnjo fazo izvajanja in napredek pri preostalih infrastrukturnih naložbah, zagotavlja svetovanje in olajšuje vse ukrepe, ki jih morajo sprejeti deležniki, ter poroča Komisiji in državam članicam o zadevnem napredku. S tem se bo olajšalo sodelovanje med zadevnimi državami članicami, predlagatelji projektov in drugimi ustreznimi deležniki, da se zagotovi pravočasno in uspešno izvajanje projekta. Koordinatorica bo delovala proaktivno in bo skupaj z Evropsko komisijo in zadevnimi državami članicami dejavno prispevala k izpolnjevanju vseh nalog in dolžnosti, potrebnih za projekt, vključno z udeležbo v delovnih skupinah, na sestankih ali delavnicah. Koordinatorica bo sklicala in organizirala te sestanke skupaj s Komisijo, če bo menila, da je to potrebno za izvajanje njenega mandata. Koordinatorica bo upoštevala projektno usklajevanje v okviru načrta medsebojnega povezovanja na baltskem energetskem trgu in vseh drugih dejavnosti, ki se nadaljujejo v tem načrtu. Tesno bo sodelovala z zadevnimi državami članicami, vsemi ustreznimi deležniki, zlasti predlagatelji projektov, in službami Komisije. Njeno delo bo potekalo v angleščini.

Koordinatorica bo zlasti poskrbela, da bo lahko Komisija državam članicam in zadevnim predlagateljem projektov zagotovila potrebno podporo pri izvajanju nalog iz člena 6(2) uredbe TEN-E:

—	spodbujala bo projekt sinhronizacije omrežij baltskih držav in čezmejnega dialoga med predlagatelji projekta in vsemi zadevnimi deležniki;

—	vsem stranem bo po potrebi pomagala pri posvetovanju z zadevnimi deležniki, obravnavi morebitnih alternativnih tras in pridobivanju potrebnih dovoljenj za projekte;

—	po potrebi bo svetovala predlagateljem projekta v zvezi s financiranjem projekta;

—	zagotavljala bo, da bodo zadevne države članice ustrezno podpirale in strateško usmerjale pripravo in izvajanje projekta, ter bo omogočala skupno razumevanje in izmenjavo informacij za sporazumno, povezano in usklajeno delovanje vseh subjektov, pomembnih za projekt;

—

Komisiji in regionalni skupini za električno energijo v okviru načrta medsebojnega povezovanja na baltskem energetskem trgu bo vsako leto in po potrebi po zaključku svojega mandata predložila poročilo o napredku projekta sinhronizacije omrežij baltskih držav ter o morebitnih težavah in ovirah, ki utegnejo povzročiti precejšnje zamude pri začetku zagona zadevnih naložb ali uresničevanju ustreznih ukrepov. Poročilo se bo predložilo Evropskemu parlamentu.

Koordinatorica bo opravila vsa potrebna službena potovanja na ustrezne lokacije, povezane z izvajanjem projekta, ali v kraje, kjer bodo potekali sestanki v zvezi s projektom.

Prizadevanja za koordinacijo so sorazmerna glede na zahtevnost in ocenjene stroške projektov.

Metodologija, ki jo je treba upoštevati

Koordinatorica bo tesno sodelovala s Komisijo, zlasti z Generalnim direktoratom za energijo, zadevnimi državami članicami, predlagatelji projektov in drugimi ustreznimi deležniki. Koordinatorica bo upoštevala tudi projektno usklajevanje v okviru načrta medsebojnega povezovanja na baltskem energetskem trgu in vseh drugih dejavnosti, ki se nadaljujejo v tem načrtu.

Tajniška pomoč in povračilo stroškov službenih potovanj

Koordinatorici bo dodeljen mesečni pavšalni znesek v višini 3 000 EUR za kritje stroškov, povezanih s tajniško pomočjo, če je ne zagotavljajo neposredno službe Komisije (komunikacije, razno pisarniško pohištvo, pisarniški prostori, tajništvo), in potnih stroškov za zastopanje v skladu s pravili Komisije. Letni proračun za službena potovanja znaša 15 000 EUR. Podrobna pravila o povračilu stroškov za službena potovanja bodo navedena v ločenem dokumentu (Priročnik).

Zaupnost in nasprotje interesov

Koordinatorica ne uporablja ali razkriva dokumentov ali informacij, s katerimi se seznani pri opravljanju svojih nalog, razen če so te informacije že javno dostopne. Koordinatorica se izogiba vsem situacijam, ki bi povzročile nasprotje interesov na področjih, na katerih je pozvana k posredovanju.

Sprejetje mandata

S sprejetjem tega mandata koordinatorica potrjuje, da je prebrala, razumela in sprejela pravila in pogoje iz tega dokumenta.

PRILOGA 2

Priročnik o posebnih delovnih pravilih za evropsko koordinatorico

Organizacija službenih potovanj

V tem dokumentu je opisan postopek, ki ga je treba upoštevati pri vseh službenih potovanjih, opravljenih v okviru dejavnosti evropske koordinatorice (v nadaljnjem besedilu: koordinatorica).

Kontaktna točka koordinatorice pri Komisiji bo enota C4 GD ENER (infrastruktura in regionalno sodelovanje). Njeni uslužbenci bodo pomagali pri organizaciji službenih potovanj in po potrebi spremljali koordinatorico.

Priprava službenega potovanja

Potni nalog

Službena potovanja koordinatorice je treba vnesti v skupno orodje MIPS+ (sistem za integrirano obdelavo službenih poti), morajo pa biti skladna s splošnimi pravili iz Vodnika za službena potovanja in odobrena potovanja, ki je priložen sklepu Komisije o splošnih določbah za izvajanje členov 11, 12 in 13 Priloge VII h kadrovskim predpisom za uradnike (stroški službenih potovanj) in o odobrenih potovanjih.

Službena potovanja se štejejo za veljavna le, če jih odobri direktor GD ENER C (odredbodajalec). Zahtevek za službeno potovanje mora vsebovati datum in čas službenega potovanja, namembni kraj in namen.

Rezervacija prevoza

Prevoz se lahko na podlagi odobrenega potnega naloga rezervira pri uradni potovalni agenciji s pomočjo enote C4 GD ENER ali pa ga koordinatorica sama rezervira. V slednjem primeru koordinatorica vozovnice in račune, na katerih je jasno navedena cena, posreduje enoti C4 GD ENER. GD ENER C4 bo vnesel potovalne podatke v MIPS+.

Koordinatorica lahko zaprosi za prilagodljive vozovnice, če obstaja znatno tveganje, da bo službeno potovanje odpovedano ali spremenjeno.

Povračilo nastanitvenih stroškov

Koordinatorica lahko izbere nastanitev, pri čemer upošteva zgornje meje za povračilo nastanitvenih stroškov. Nastanitveni stroški se ob predložitvi računa povrnejo do zgornje meje za kraj službenega potovanja ali se povrne celotni znesek računa, če odredbodajalec odobri prekoračitev zgornje meje.

Stroški dodatnih nočitev v primeru potovanja v kombinaciji s počitnicami ne bodo kriti.

Stroški za taksi

Prevoz s taksijem lahko odobri odredbodajalec, če javni prevoz ni ustrezna alternativa. Stroški se povrnejo ob predložitvi dokazil.

Vožnje s taksijem morajo potekati v času, navedenem v potnem nalogu.

Nasprotje interesov

Izogibati se je treba kakršnim koli situacijam, ki bi povzročile nasprotje interesov na področjih, na katerih je koordinatorica pozvana k posredovanju. Koordinatorica Komisijo nemudoma obvesti o kakršnem koli nasprotju interesov, ki se pojavi med njenim mandatom.

Poleg tega koordinatorica ne uporablja ali razkriva dokumentov ali informacij, s katerimi se seznani pri opravljanju svojih nalog, razen če so te informacije že javno dostopne. Vsi rezultati, ki jih ustvari koordinatorica, so last Unije, ki jih lahko uporablja ali objavi, kot se ji zdi primerno.

Službenih potovanj ne smejo plačati organizatorji dogodka. To velja tudi za službena potovanja, ki jih nudijo države članice. Organizacijo službenih potovanj bo krila Evropska komisija.

Da bi čim bolje izkoristili proračun za službena potovanja, bi bilo treba po možnosti združiti sestanke ali obiske, da bi zmanjšali njihovo število, jih ciljno usmerili in optimizirali.

Pri službenih potovanjih bi bilo treba dati prednost okolju prijaznejšim načinom prevoza. Ponudbe daril v zvezi z opravljanjem nalog koordinatorice bi bilo treba zavrniti, razen če so simbolične vrednosti in ne presegajo 50 EUR. Koordinatorico zavezuje priročnik Komisije o službenih potovanjih, kot je navedeno v sklepu Komisije o njenem imenovanju.

Po službenem potovanju

Poročilo o službenem potovanju

Koordinatorica mora predložiti poročilo o službenem potovanju. Če koordinatorico spremlja predstavnik enote C4 GD ENER, lahko koordinatorica poročilo pripravi ob podpori predstavnika. Poročilo o misiji bo poslano v vednost direktorju GD ENER C in priloženo zahtevku za povračilo stroškov. Za te dokumente lahko v določeni fazi zaprosita Evropski parlament ali Evropsko računsko sodišče za oceno upravičenosti stroškov.

Datum:

Ime, priimek:

Podpis: