1.   Evropski parlament, Svet Evropske unije, Evropska komisija, Sodišče Evropske unije, Evropska centralna banka, Evropsko računsko sodišče, Evropski ekonomsko-socialni odbor in Odbor regij (v nadaljnjem besedilu: pogodbenice) s tem sporazumom vzpostavijo medinstitucionalni okvir za sodelovanje na področju etičnih standardov in ustanovijo medinstitucionalni organ za etične standarde (v nadaljnjem besedilu: organ) za člane pogodbenic.

S tem sporazumom se določijo tudi okvir in načela delovanja navedenega organa.

2.   Vloga Sodišča Evropske unije v okviru tega sporazuma je omejena na vlogo opazovalca. V tej funkciji se udeležuje sestankov organa, ne da bi sodelovalo v postopku odločanja, in prejema informacije, ki so na voljo članom organa, če se ti sestanki in informacije nanašajo na uporabo člena 8.

3.   Minimalni standardi, ki jih organ v skladu s tem sporazumom razvije za ravnanje članov pogodbenic (v nadaljnjem besedilu: skupni minimalni standardi), upoštevajo status članov pogodbenic in niso v nasprotju z njihovim mandatom Evropske unije.

4.   V primeru članov pogodbenic, ki svoj mandat Evropske unije izvajajo na podlagi ali poleg nacionalnega, regionalnega ali lokalnega mandata ali druge funkcije ali dejavnosti, za katero veljajo posebna nacionalna pravila, so skupni minimalni standardi relevantni le za izvajanje mandata Evropske unije.

5.   Evropska investicijska banka postane pogodbenica tega sporazuma na svojo zahtevo. Njeno sodelovanje v organu v začne veljati z dnem, ko v skladu s členom 3(1) imenuje svojega predstavnika v organu. Za vse skupne minimalne standarde, ki jih organ razvije pred dejanskim sodelovanjem Evropske investicijske banke, se uporablja člen 23(2).

1.   V tem sporazumu „člani pogodbenic“ pomenijo:

2.   Če Evropska investicijska banka postane pogodbenica v skladu s členom 1(5), se opredelitev iz odstavka 1 razširi na člane upravnega odbora Evropske investicijske banke in člane sveta direktorjev, kadar opravljajo svoje funkcije.

1.   Vsako pogodbenico v organu zastopa en član (v nadaljnjem besedilu: član organa). V ta namen vsaka pogodbenica imenuje predstavnika in nadomestnega predstavnika, ki v primeru odsotnosti ali zadržanosti predstavnika nastopa kot član organa. Predstavniki in nadomestni predstavniki so imenovani najpozneje dva meseca po datumu začetka veljavnosti tega sporazuma. Pri imenovanju predstavnika in nadomestnega predstavnika si vsaka pogodbenica prizadeva zagotoviti uravnoteženo zastopanost spolov.

2.   Predstavnik pogodbenice je načeloma na ravni podpredsednika ali na enakovredni ravni.

3.   Vsaka pogodbenica lahko po lastni presoji zamenja svojega predstavnika ali nadomestnega predstavnika, pri čemer si vedno prizadeva zagotoviti, da je imenovana dvojica predstavnika in nadomestnega predstavnika uravnotežena po spolu. V vsakem primeru mandat predstavnika ali nadomestnega predstavnika samodejno preneha, ko ta predstavnik ali njegov namestnik preneha opravljati funkcijo v pogodbenici, ki jo zastopa.

4.   Organ odloča soglasno, razen če poslovnik, ki se sprejme v skladu s členom 14, glede postopkovnih in upravnih vprašanj izrecno določa drugače.

1.   Organu po načelu rotacije in za obdobje enega leta predseduje predstavnik vsake pogodbenice, razen če se pogodbenica svoji pravici do predsedovanja odpove. Rotacija pogodbenic poteka po vrstnem redu, v katerem so institucije navedene v členu 13(1) Pogodbe o Evropski uniji. Ko se ta seznam izčrpa, se rotacija nadaljuje s posvetovalnima organoma iz člena 13(4) Pogodbe o Evropski uniji. Nato se nadaljuje z Evropsko investicijsko banko, če ta postane pogodbenica v skladu s členom 1(5) tega sporazuma.

2.   Predsednik organizira delo organa, pri čemer skrbi, da se sprejmejo ustrezni organizacijski in postopkovni ukrepi, ter člane organa seznanja z vsemi potrebnimi informacijami in dokumenti.

1.   Organu pomaga pet neodvisnih strokovnjakov, ki se kot opazovalci udeležujejo vseh sestankov organa in članom organa svetujejo o morebitnih etičnih vprašanjih, povezanih z mandatom organa (v nadaljnjem besedilu: neodvisni strokovnjaki). Neodvisni strokovnjaki med seboj izberejo govornika. Upoštevajo najvišje etične standarde, ki so vsaj enakovredni skupnim minimalnim standardom.

2.   Neodvisni strokovnjaki so imenovani ob upoštevanju njihove usposobljenosti, izkušenj, neodvisnosti in profesionalnosti. Neodvisni strokovnjaki izkazujejo brezhibno preteklo profesionalno ravnanje in izkušnje na visokih položajih v evropskih, nacionalnih ali mednarodnih javnih organizacijah. Izberejo se na predlog pogodbenice in s soglasjem pogodbenic po postopku preglednega iskanja najboljših razpoložljivih posameznikov, v zvezi s katerimi lahko pogodbenice dosežejo soglasje. Podrobnosti postopka določi organ.

3.   Neodvisni strokovnjaki organu prijavijo vsa navzkrižja interesov, ki bi lahko ogrozila njihovo neodvisnost ali nepristranskost. V takih primerih organ odloči, ali je treba sprejeti kakršne koli ukrepe, in po potrebi odloči o ustreznih ukrepih.

4.   Pri imenovanju neodvisnih strokovnjakov si pogodbenice prizadevajo zagotoviti uravnoteženo zastopanost spolov in različnih geografskih območij.

5.   Mandat neodvisnih strokovnjakov traja tri leta in se lahko enkrat podaljša. Če neodvisni strokovnjak preneha opravljati funkcijo pred koncem triletnega mandata ali če se pogodbenice soglasno odločijo za razrešitev neodvisnega strokovnjaka, soglasno za tri leta imenujejo novega neodvisnega strokovnjaka.

6.   Iz povsem upravnih razlogov neodvisni strokovnjaki, ki jim Komisija podeli status posebnega svetovalca, upravno spadajo pod Komisijo. Povrnejo se jim potni stroški in stroški nastanitve, ki jih imajo pri opravljanju svojih nalog. Za vsak dan dela prejmejo dnevnico, ki se izračuna na podlagi prejemkov uradnika Unije v razredu AD12.

1.   Organ prispeva k spodbujanju skupne kulture etike in preglednosti med pogodbenicami, zlasti z razvojem skupnih minimalnih standardov in s spodbujanjem izmenjave primerov dobre prakse na tem področju.

2.   Naloge organa so:

3.   Delovanje organa ne posega v pristojnosti pogodbenic in ne vpliva na njihova pooblastila za notranjo organizacijo. Brez poseganja v člen 7 organ zlasti ni pristojen za uporabo notranjih pravil pogodbenice v posameznih primerih.

1.   Če pogodbenica meni, da je to bodisi v primerih, ki zahtevajo posebno obravnavo, bodisi za razvoj ali posodobitev etičnega standarda posebej pomembno, se lahko posvetuje z neodvisnimi strokovnjaki in jim predloži vprašanja o skladnosti izjav o interesih ali katerih koli drugih standardiziranih pisnih izjav ali elementov ali osnutkov takih izjav svojih članov s skupnimi minimalnimi standardi, ki jih je razvil organ in jih pogodbenica upošteva v svojih notranjih pravilih. Do dogovora o skupnih minimalnih standardih se lahko taka vprašanja neodvisnim strokovnjakom predložijo na podlagi drugih ustreznih standardov, ki se uporabljajo za pogodbenico.

2.   Odločitev pogodbenice o posvetovanju in vprašanjih za neodvisne strokovnjake se sprejmejo v skladu z notranjimi pravili pogodbenice.

3.   Neodvisni strokovnjaki pogodbenici v odgovor na posvetovanje ali vprašanja predložijo zaupno in nezavezujoče pisno mnenje. Mnenje se poda v razumnem roku, dogovorjenem s pogodbenico. Kadar mnenje neodvisnih strokovnjakov ni sprejeto soglasno, vključuje tudi nasprotna stališča. Posvetovanja neodvisnih strokovnjakov so zaupna.

4.   Da bi organ informirano ocenil potrebo po razvoju ali posodobitvi skupnih minimalnih standardov, neodvisni strokovnjaki zagotovijo anonimiziran in zbirni letni popis posvetovanj in vprašanj, ki so jih predložile pogodbenice, ter njihovega spremljanja, da organu po potrebi priporočijo razvoj ali posodobitev skupnih minimalnih standardov.

5.   Ta člen ne posega v pooblastila organa iz člena 6.

1.   V skladu s členom 1(3) in (4) se skupni minimalni standardi razvijejo ob spoštovanju pravic in obveznosti članov pogodbenic, kot izhajajo iz Pogodb in drugih pravil, ki se uporabljajo za te člane. Skupni minimalni standardi ne vplivajo na sistem zavor in ravnovesij, vzpostavljen s Pogodbama.

2.   Skupni minimalni standardi se nanašajo na naslednje zadeve:

3.   Organ razvije tudi skupne minimalne standarde v zvezi s:

4.   Organ lahko razvije dodatne skupne minimalne standarde na področjih, ki niso navedena v odstavkih 2 in 3.

5.   Organ se v šestih mesecih po imenovanju svojih članov in neodvisnih strokovnjakov v skladu s členom 3(1) oziroma členom 5(2) dogovori o skupnih minimalnih standardih, v šestih mesecih po odločitvi o razvoju nadaljnjih skupnih minimalnih standardov iz odstavka 4 pa o le-teh.

6.   Skupni minimalni standardi se formalizirajo v pisni obliki in se ob ustreznem upoštevanju avtonomije posameznih pogodbenic sporočijo vsem pogodbenicam. Skupni minimalni standardi se objavijo na spletišču organa.

1.   Organ oceni potrebo po posodobitvi skupnih minimalnih standardov, kadar eden ali več članov organa meni, da je potreben pregled.

2.   Pregled se lahko šteje za potreben zlasti zaradi razvoja sodne prakse Sodišča Evropske unije, novih ali spremenjenih etičnih standardov mednarodnih organizacij, novega tehničnega razvoja ali potrebe po pojasnitvi skupnih minimalnih standardov zaradi ponavljajočih se težav.

3.   Za posodobitev skupnih minimalnih standardov se uporablja člen 8(5) in (6).

1.   Vsaka pogodbenica pripravi pisno samooceno svojih notranjih pravil ter njihove usklajenosti s skupnimi minimalnimi standardi in morebitnimi posodobitvami skupnih minimalnih standardov.

2.   Vsaka pogodbenica zaključi samooceno v štirih mesecih po tem, ko so bili skupni minimalni standardi sporočeni pogodbenicam.

3.   Predstavnik zadevne pogodbenice predstavi samooceno na sestanku organa.

4.   Neodvisni strokovnjaki pripravijo pisno mnenje o vsaki samooceni v dveh mesecih po takem sestanku. Kadar mnenje neodvisnih strokovnjakov ni sprejeto soglasno, vključuje tudi nasprotna stališča. Posvetovanja neodvisnih strokovnjakov so zaupna.

5.   V dveh mesecih po prejemu pisnega mnenja iz odstavka 4 se v organu na podlagi samoocene in pisnega mnenja izmenjajo mnenja.

6.   Sekretariat organa pripravi poročilo, ki povzema izmenjavo mnenj iz odstavka 5 in vsebuje sklepne pripombe. Organ lahko poročilo pred potrditvijo spremeni. Poročilo potrdi v dvomesečnem roku iz odstavka 5. Pisno mnenje neodvisnih strokovnjakov je del poročila.

7.   Vsaka pogodbenica pregleda in po potrebi posodobi svoja notranja pravila najpozneje v štirih mesecih po tem, ko organ potrdi poročilo.

8.   Samoocena in poročilo se objavita na spletišču organa.

1.   Organ organizira najmanj en letni sestanek, ki je posebej namenjen zadevam skupnega interesa na področju etike in izmenjavi primerov dobre prakse med pogodbenicami.

2.   Organ lahko na tak sestanek povabi predstavnike katere koli javne nacionalne, evropske ali mednarodne organizacije, katere delo se zdi relevantno za določanje standardov.

1.   Sestanke organa, vključno z neodvisnimi strokovnjaki, skliče predsednik.

2.   Poleg sestankov, sklicanih za namene uporabe členov 8 do 11, lahko predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo katere koli pogodbenice, in sicer v enem mesecu od prejema take zahteve, skliče dodatne sestanke za razpravo o zadevah skupnega interesa.

1.   Člani organa se izogibajo vsem okoliščinam, ki bi lahko ogrozile njihovo neodvisnost ali nepristranskost pri opravljanju njihove funkcije v organu.

2.   Člani organa predsedniku nemudoma prijavijo vsakršne okoliščine, ki ogrožajo njihovo neodvisnost ali nepristranskost pri opravljanju nalog v organu. Zadevna pogodbenica v takem primeru zadevnega člana nadomesti z njegovim namestnikom za čas, ko član ne more sodelovati pri delu organa. Če take okoliščine vplivajo tudi na namestnika, zadevna pogodbenica imenuje začasnega namestnika za čas trajanja okoliščin. Če take okoliščine zadevajo predsednika, ga začasno nadomesti član organa, ki v tem času predstavlja pogodbenico, ki bo po načelu rotacije iz člena 4(1) naslednja predsedovala organu.

1.   Organ ima sekretariat. Sekretariat je skupna operativna struktura, ustanovljena za upravljanje delovanja organa. Sestavljajo ga uradniki, ki so v posamezni pogodbenici odgovorni za etična pravila za njene člane in njeno osebje.

2.   Sekretariat uradno gostuje pri Komisiji, njegovo delovanje pa koordinira uradnik, ki je v pogodbenici, ki organu predseduje, odgovoren za etična pravila za člane te pogodbenice, ali uradnik, ki ga predsedujoča pogodbenica imenuje izrecno v ta namen (v nadaljnjem besedilu: koordinator). Koordinator zastopa sekretariat in nadzoruje njegovo vsakodnevno delo v skupnem interesu pogodbenic.

3.   Sekretariat:

1.   Pogodbenice se z memorandumom o soglasju med njihovimi generalnimi sekretarji ali nosilci enakovredne funkcije, o katerem se dogovorijo v treh mesecih po imenovanju članov organa, zavežejo, da bodo dale na voljo potrebne človeške, upravne, tehnične in finančne vire, vključno z ustreznim številom osebja za sekretariat, da se zagotovi učinkovito izvajanje tega sporazuma.

2.   Pogodbenice si stroške, povezane s sekretariatom organa in neodvisnimi strokovnjaki, delijo sorazmerno z obsegom njihovih upravnih proračunov. Na začetku vsakega proračunskega leta Komisiji zagotovijo finančno nadomestilo. Vse stroške, ki nastanejo pri posvetovanju v skladu s členom 7, krije pogodbenica, ki se posvetuje. Podrobnosti za izvajanje tega odstavka, vključno z mehanizmom za upoštevanje statusa opazovalca Sodišča Evropske unije s 50-odstotnim znižanjem njegovega prispevka, se določijo v memorandumu o soglasju iz odstavka 1. Ta memorandum o soglasju se pregleda enkrat letno ali prej, če katera od pogodbenic meni, da je to potrebno, in se po potrebi spremeni.

3.   Vsaka zahteva organa za dodatne upravne odhodke izjemne narave se naslovi na pogodbenice, ki vsako leto pregledajo in odobrijo proračunske zahteve organa v skladu s svojimi notranjimi pravili.

1.   Organ po razpravi na sestanku iz člena 11(1) sprejme letno poročilo o dejavnostih organa v preteklem letu.

2.   Letno poročilo se objavi na spletišču organa.

1.   Organ upravlja spletišče, na katerem se javno objavijo vse informacije, pomembne za njegove dejavnosti.

2.   Spletišče vsebuje zlasti informacije o:

3.   Spletno mesto vsebuje tudi informacije iz odstavka 2 v zvezi z organi, uradi in agencijami Unije, ki sodelujejo prostovoljno v skladu s členom 20.

1.   Organi, uradi ali agencije Unije, ki niso pogodbenice, lahko organ uradno obvestijo, da prostovoljno želijo uporabljati celoten nabor skupnih minimalnih standardov, ki jih razvije ali jih bo razvil organ, v zvezi s pravili, ki se uporabljajo za osebe, ki niso njihovi uslužbenci in ki opravljajo funkcije, ki so podobne funkcijam, za katere se uporablja ta sporazum.

2.   Organ pozove zadevni organ, urad ali agencijo Unije, naj pripravi pisno samooceno svojih notranjih pravil in njihove usklajenosti s skupnimi minimalnimi standardi ter imenuje predstavnika, ki bo sodeloval pri izmenjavi mnenj s člani organa. Uporabljata se člen 10(3) do (8) in člen 15, kakor je ustrezno.

3.   Odstavek 2 se smiselno uporablja, kadar organ razvije nove skupne minimalne standarde ali posodobi skupne minimalne standarde.

4.   Organi, uradi ali agencije Unije, ki uradno obvestijo organ v skladu z odstavkom 1, prispevajo k financiranju organa. Podrobnosti se določijo v memorandumu o soglasju iz člena 17(1).

1.   Z odstopanjem od postopka iz tretjega stavka člena 5(2) se neodvisni strokovnjaki v letu ustanovitve organa imenujejo za polni mandat izmed aktualnih ali nekdanjih članov obstoječih notranjih organov pogodbenic, ki so odgovorni za etična vprašanja pogodbenic, pri čemer so izključeni trenutni člani pogodbenic. Predstavniki in nadomestni predstavniki so imenovani najpozneje tri mesece po datumu začetka veljavnosti tega sporazuma. Da bi se obnavljanje mandatov neodvisnih strokovnjakov časovno razpršilo, je prvi mandat treh neodvisnih strokovnjakov, ki se izmed petih izberejo z žrebom, omejen na dve leti.

2.   Roki iz odstavka 1 ter člena 3(1) in člena 10(2) se lahko podaljšajo iz objektivno utemeljenih razlogov, zlasti kadar ti roki sovpadajo z obdobjem, ko se pogodbenica na novo konstituira.

1.   Ta sporazum je za pogodbenice zavezujoč.

2.   Pogodbenice se brez poseganja v člen 1(2) strinjajo, da bodo upoštevale skupne minimalne standarde, ki jih razvije organ, v svojih notranjih pravilih, in sicer s sklepi, sprejetimi na podlagi njihovih pooblastil za notranjo organizacijo, ter da bodo sprejele ustrezne ukrepe za zagotovitev izvajanja tega sporazuma.

3.   Ta sporazum začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.