1.   Skupni odbor sestavljajo na eni strani predstavniki Evropske komisije (v nadaljnjem besedilu: Komisija) za Evropsko unijo in na drugi strani predstavniki Agencije za varnost letalske navigacije v Afriki in na Madagaskarju (v nadaljnjem besedilu: agencija ASECNA).

2.   Predstavnike pogodbenic lahko zaradi svojih posebnih spretnosti spremljajo osebe, ki delujejo v imenu pogodbenic.

1.   Pogodbenici izmenično predsedujeta skupnemu odboru za obdobje enega koledarskega leta.

2.   V koledarskem letu, v katerem Sporazum začne veljati, skupnemu odboru predseduje agencija ASECNA.

3.   Predsedujoča pogodbenica imenuje predsednika skupnega odbora in njegovega zastopnika.

4.   Predsednik usmerja delo skupnega odbora.

1.   Uradnik Komisije in uradnik agencije ASECNA skupaj opravljata funkcijo sekretarjev skupnega odbora.

2.   Sekretariat skupnega odbora je odgovoren za komunikacijo med pogodbenicama, kar vključuje predložitev dokumentov.

3.   Naloge sekretariata so v pristojnosti predsedujoče pogodbenice.

1.   Skupni odbor se sestaja po potrebi, načeloma enkrat na leto.

Predsednik po posvetovanju s pogodbenicama skliče sejo skupnega odbora, ki poteka ob skupno dogovorjenem času in na skupno dogovorjenem kraju. Če se pogodbenici strinjata, jo lahko skliče tudi v obliki avdio- ali videokonference.

Predsednik na zahtevo Evropske unije ali agencije ASECNA skliče izredno sejo skupnega odbora.

Skupni odbor se sestane v 15 koledarskih dneh od take zahteve na podlagi člena 29(3) Sporazuma.

2.   Skupni odbor se sestane v Bruslju ali Dakarju, odvisno od predsedujoče pogodbenice, razen če se pogodbenici dogovorita drugače.

3.   Predsednik predstavnikom pogodbenic pošlje obvestilo o sklicu seje skupaj z osnutkom dnevnega reda in dokumentacijo za sejo najmanj 21 koledarskih dni pred sejo. Dokumentacijo za seje, sklicane v skladu s členom 29(3) Sporazuma, razpošlje najmanj sedem koledarskih dni pred sejo.

4.   Predsednik lahko v soglasju s pogodbenicama skrajša roka iz odstavka 3, da bi upošteval zahteve posamezne zadeve.

5.   Predsednik je vsaj sedem koledarskih dni pred sejo obveščen o sestavi delegacije vsake pogodbenice.

6.   Seje skupnega odbora niso javne, razen če pogodbenici odločita drugače.

1.   Predsednik ob pomoči sekretarjev za vsako sejo sestavi začasni dnevni red.

2.   Vsaka pogodbenica lahko predlaga dodatne točke za vključitev na dnevni red. Vsaka taka zahteva je ustrezno utemeljena in v pisni obliki poslana predsedniku najmanj sedem koledarskih dni pred sejo.

3.   Skupni odbor potrdi dnevni red na začetku seje.

1.   Sestava in delovanje delovnih skupin ali skupin strokovnjakov, ki se ustanovijo v skladu s členom 29(4) Sporazuma, se opredelita na podlagi mandata, ki ga določi skupni odbor.

2.   Delovne skupine ali skupine strokovnjakov smiselno uporabljajo ta poslovnik.

3.   Delovne skupine ali skupine strokovnjakov delujejo pod vodstvom skupnega odbora, ki mu poročajo po vsaki svoji seji. Niso pooblaščene za sprejemanje sklepov, lahko pa oblikujejo priporočila, namenjena skupnemu odboru.

4.   Skupni odbor se lahko odloči za spremembo ali prenehanje mandata delovnih skupin ali skupin strokovnjakov.

1.   Skupni odbor sprejema sklepe in oblikuje priporočila s skupnim soglasjem pogodbenic v skladu s Sporazumom. Naslovijo sklepov in priporočil vključujejo besedo „sklep“ oziroma „priporočilo“, kakor je ustrezno, čemur sledijo zaporedna številka, datum sprejetja in navedba predmeta zadeve.

2.   Sklepe in priporočila skupnega odbora podpišejo predsednik in sekretarja, nato pa se pošljejo pogodbenicama.

3.   Ob upoštevanju pravil o zaupnosti iz člena 12, se lahko katera koli pogodbenica odloči, da objavi sklep ali priporočilo, ki ga je sprejel skupni odbor, v skladu s svojimi pravili. Pogodbenici se medsebojno obvestita o svoji nameri za objavo sklepa ali priporočila.

4.   Skupni odbor lahko sprejme sklepe ali priporočila s pisnim postopkom, če se pogodbenici s tem strinjata. Pisni postopek je izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. V ta namen se besedilo predlaganega sklepa ali priporočila razpošlje pogodbenicama v skladu s členom 5 za sprejetje v roku 21 dni, v katerem se sporočijo morebitni pridržki ali spremembe. Predsednik lahko ob posvetovanju s pogodbenicama ta rok skrajša, da se upoštevajo posebne okoliščine. Ko se besedilu odobri, sklep ali priporočilo podpišejo predsednik in sekretarja.

1.   Sekretariat pripravi osnutek zapisnika vsake seje v 21 koledarskih dneh po seji. V osnutku zapisnika so navedeni sprejeti sklepi in oblikovana priporočila.

2.   Osnutek zapisnika se predloži v odobritev skupnemu odboru bodisi po pisnem postopku bodisi na naslednji seji skupnega odbora. Ko skupni odbor zapisnik sprejme, ga podpišejo predsednik in sekretarja.

1.   Vsaka pogodbenica krije svoje stroške, povezane z udeležbo na sejah skupnega odbora in delovnih skupin ali skupin strokovnjakov.

2.   Skupni odbor se dogovori o razdelitvi stroškov, povezanih s službenimi potovanji strokovnjakov.

3.   Stroške, povezane z organizacijo sej in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica, ki gosti sejo.