1.   V tej uredbi se uporabljajo opredelitve pojmov iz uredb (EU) 2018/1139, (EU) 2016/679 in (EU) 2018/1725, izvedbenih uredb Komisije (EU) 2019/947 (5) in (EU) 2021/664 (6).

2.   Uporabljajo se tudi naslednje opredelitve pojmov:

1.   Odložišče sestavljajo vmesniki za shranjevanje, izmenjavo in uporabniški dostop.

2.   Vmesnik za shranjevanje iz odstavka 1 sestavljata:

3.   Vmesnik za izmenjavo iz odstavka 1 sestavljajo:

4.   Vmesnik za uporabniški dostop iz odstavka 1 zagotavlja spletne in varne poizvedbe in dostop za branje shranjenih informacij. Vmesnik za uporabniški dostop je na voljo samo pooblaščenemu osebju.

5.   Agencija pripravi potrebno dokumentacijo, ki podpira vključitev pooblaščenih uporabnikov v odložišče. Navedena dokumentacija vsebuje:

6.   Agencija zagotovi tudi preskusno okolje, v katerem lahko pooblaščeni uporabniki preskusijo funkcionalnost in učinkovitost vmesnika za izmenjavo med svojimi sistemi in odložiščem.

1.   Agencija je odgovorna za operativno upravljanje odložišča in varno hrani informacije v njem.

2.   Pooblaščeni uporabniki prek vmesnikov prenašajo informacije v odložišče in si prek njih izmenjujejo informacije ter zagotovijo varno spletno povezavo med svojim(-i) sistemom(-i) in odložiščem.

3.   Agencija se pred sprejetjem ali javno objavo kakršne koli odločitve v zvezi z operativnim upravljanjem odložišča posvetuje s Komisijo in pristojnimi nacionalnimi organi.

4.   Pooblaščeno osebje pri nacionalnih zdravnikih letalske medicine in centrih za letalsko medicino posreduje in izmenjuje informacije v odložišču prek svojih pristojnih nacionalnih organov v skladu s členom 10(4) te uredbe.

1.   Agencija vzdržuje odložišče in zagotavlja njegovo pravilno delovanje v smislu zasebnosti, zaupnosti, celovitosti in razpoložljivosti.

2.   Agencija sistematično varnostno kopira odložišče in njegove podatke.

1.   Pooblaščeni uporabniki prenašajo, redno posodabljajo in izmenjujejo informacije prek odložišča na podlagi skupno dogovorjenih informacijskih formatov, ki jih predlaga Agencija.

2.   Informacijski formati se standardizirajo glede na kategorijo informacij. Pooblaščeni uporabniki prenesejo informacijske objekte v odložišče samo v informacijskem formatu, ki je značilen za to kategorijo informacij.

3.   Seznam kategorij informacijskih objektov je določen v Prilogi I.

1.   Agencija v sodelovanju s Komisijo in pristojnimi nacionalnimi organi razvrsti kategorije informacijskih objektov v skladu z naslednjimi oznakami:

2.   Podrobne opredelitve oznak iz odstavka 1 so določene v Prilogi II.

3.   Agencija v sodelovanju s Komisijo in pristojnimi nacionalnimi organi, kadar se ji to zdi potrebno, ponovno oceni razvrstitev informacij, da zagotovi, da je ta še vedno ustrezna glede na spremembe pri uporabi informacij.

1.   Agencija lahko na zahtevo zainteresirane strani tej zagotovi informacije iz odložišča ob upoštevanju posebnih pogojev uporabe iz tega člena.

2.   Zahteva za razširjanje informacij iz odložišča se predloži v obliki in na način, ki ju določi Agencija.

3.   Agencija ob prejemu zahteve preveri, ali je:

4.   Agencija oceni, ali je zahteva utemeljena in, če so izpolnjeni pogoji iz odstavka 5, zainteresirani strani zagotovi zahtevane informacije.

5.   Agencija zainteresirani strani zagotovi zahtevane informacije samo pod naslednjimi pogoji:

6.   Agencija da pooblaščenim uporabnikom na voljo posodobljen seznam prejetih zahtev in ukrepov, ki jih je sprejela.

7.   Zainteresirana stran:

1.   Agencija zagotovi, da se zabeležijo vsi postopki obdelave podatkov. V dnevnikih so navedene naslednje informacije:

2.   Agencija uporablja dnevnike postopkov obdelave podatkov samo za spremljanje zakonitosti dostopa do informacij ter za zagotavljanje celovitosti in varnosti podatkov. Dnevniki vsebujejo podatke, ki so nujno potrebni za ta namen, v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz člena 89 Uredbe (EU) 2016/679 in člena 13 Uredbe (EU) 2018/1725. Dnevniki se izbrišejo po koncu postopka spremljanja ali najpozneje po enem letu.

3.   Na zahtevo se Komisiji in pristojnim nacionalnim organom odobri dostop do dnevnikov za namene ocenjevanja zakonitosti dostopa do informacij, spremljanja zakonitosti postopkov obdelave podatkov ter zagotavljanja celovitosti in varnosti podatkov.

1.   Pooblaščeni uporabniki zagotovijo, da ima dostop do odložišča samo pooblaščeno osebje.

2.   Pooblaščeni uporabniki zagotovijo, da ima njihovo osebje dostop do informacij na podlagi oznak zasebnosti in zaupnosti kategorije informacijskih objektov v skladu s členom 7.

3.   Pooblaščeni uporabniki vzpostavijo in vzdržujejo:

4.   Nacionalni zdravniki letalske medicine in centri za letalsko medicino zagotovijo, da ima dostop do odložišča samo osebje, ki ga pooblasti njihov pristojni nacionalni organ.

1.   Agencija varuje infrastrukturo odložišča in informacije v njem ter razvije:

2.   Agencija prepreči nepooblaščeno obdelavo informacij in kakršno koli nepooblaščeno branje, kopiranje, spreminjanje, odstranjevanje ali brisanje informacij, ki jih vsebuje odložišče ali med razširjanjem v odložišče ali iz njega ali med prenosom, zlasti z ustreznimi tehnikami šifriranja.

3.   Agencija zagotovi, da lahko osebe, pooblaščene za dostop do odložišča, dostopajo le do informacij, na katere se nanaša njihovo pooblastilo za dostop, in sicer z uporabo individualne uporabniške identitete ter zaupnega načina dostopa.

4.   Pooblaščeni uporabniki upravljajo varnost svojih informacij pred in med prenosom v odložišče ter varujejo svojo infrastrukturo tako, da zagotovijo:

5.   Pooblaščeni uporabniki sodelujejo za zagotovitev upravljanja varnosti odložišča.

1.   Osebni podatki, shranjeni v odložišču, se obdelujejo le za zagotovitev sodelovanja med pooblaščenimi uporabniki, ki je potrebno za opravljanje njihovih nalog certificiranja, nadzora in izvrševanja. Obdelava je omejena na obseg, ki je potreben za opravljanje njihovih nalog, ter na to, kar je nujno potrebno in sorazmerno z zastavljenimi cilji.

2.   Dostop do osebnih podatkov in njihova obdelava potekata v skladu s tehničnimi specifikacijami odložišča.

3.   Obveznosti vgrajenega in privzetega varstva podatkov se upoštevajo ob določitvi sredstev za obdelavo in v času same obdelave.

4.   Agencija izvaja redne preglede, da zagotovi učinkovitost vseh izvedenih zaščitnih ukrepov za varstvo podatkov.

1.   Skupni upravljavci osebnih podatkov, shranjenih v odložišču, so pooblaščeni uporabniki.

2.   Vsak skupni upravljavec je odgovoren za izpolnjevanje meril za razvrstitev informacij za vsak informacijski objekt, ki se obdeluje v odložišču.

1.   Agencija je odgovorna za:

2.   Pristojni nacionalni organi in Komisija so odgovorni za:

3.   Vsak skupni upravljavec določi:

4.   Kadar skupni upravljavec prejme zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki in za katerega ni pristojen, to zahtevo nemudoma posreduje pristojnemu skupnemu upravljavcu. Skupni upravljavci si na zahtevo medsebojno pomagajo pri obravnavanju zahtev posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter si odgovorijo brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v petnajstih dneh od datuma prejema zahteve za pomoč.

5.   Če upravljavec za izpolnjevanje svojih obveznosti iz členov 33 in 34 Uredbe (EU) 2016/679 ali člena 34 Uredbe (EU) 2018/1725 potrebuje informacije od drugega upravljavca, pošlje specifično zahtevo v namenski poštni predal iz točke 3(a). Navedeni drugi upravljavec si po svojih najboljših močeh prizadeva zagotoviti take informacije.

1.   Upravljavci lahko omejijo uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le kolikor in dokler je to nujno potrebno za zaščito varnosti v civilnem letalstvu. Uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, se lahko omeji le v primeru:

2.   Kadar sta upravljavca Komisija in Agencija, lahko omejita uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le kolikor in dokler je to nujno potrebno za zaščito varnosti v civilnem letalstvu, tudi v primeru tekočih preiskav v zvezi z varnostjo IT, ki imajo neposreden ali posreden vpliv na delovanje odložišča.

3.   Vse omejitve so predmet ocene nujnosti in sorazmernosti ter so omejene v obsegu in trajanju.

4.   Posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki in katerega uveljavljanje pravic je omejeno, je treba obvestiti o razlogih in obsegu omejitve.

1.   Pooblaščeni uporabniki:

2.   Odložišče ima tehnična sredstva, ki omogočajo:

1.   Po izteku obdobja hrambe lahko Agencija hrani osebne podatke iz odložišča v ločenem registru za namene arhiviranja in zgodovinskih raziskav.

2.   Taki osebni podatki so omejeni na nujno potrebne za namen arhiviranja in raziskav v interesu varnosti v letalstvu ter v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz člena 89 Uredbe (EU) 2016/679 in člena 13 Uredbe (EU) 2018/1725.

3.   Agencija razvije protokol dostopa do registra. Za ta register se uporabljajo členi 4, 5 in 9 do 12.

1.   Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

2.   Poglavji I in II se uporabljata od 1. aprila 2025.

3.   Zahteve v zvezi z informacijskimi objekti, izdanimi po začetku veljavnosti te uredbe, se uporabljajo:

4.   Zahteve v zvezi z informacijskimi objekti, ki so veljavni in izdani pred začetkom veljavnosti te uredbe ter so navedeni v Prilogi I, se uporabljajo od 1. januarja 2029.