1.   Skupni svet, ustanovljen v skladu s členom 81(1) Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 81(2) Sporazuma.

2.   V skladu s členom 81(3) Sporazuma Skupni svet sestavljajo predstavniki pogodbenic. Sestaja se na ministrski ravni.

3.   Kot je določeno v členu 81(6) Sporazuma in za namen doseganja ciljev Sporazuma, Skupni svet sprejema odločitve, ki so zavezujoče za pogodbenici. Skupni svet sprejme ustrezne ukrepe za izvajanje teh odločitev, po potrebi tudi tako, da posebne organe, ustanovljene s tem sporazumom, pooblasti, da delujejo v njegovem imenu. Skupni svet lahko podaja tudi priporočila. Svoje sklepe in priporočila sprejme na podlagi soglasja med pogodbenicama po zaključku njunih notranjih postopkov v skladu s členom 11 tega poslovnika. Skupni svet lahko svoja pooblastila o sprejemanju odločitev prenese na Skupni odbor.

4.   Pogodbenici v teh poslovnikih sta pogodbenici, navedeni v členu 84 Sporazuma.

1.   Skupni svet zaseda redno, najmanj vsaki dve leti, in, kadar to zahtevajo okoliščine, če se pogodbenici tako dogovorita. Skupni svet se sestane v prostorih, v katerih običajno zaseda Svet Evropske unije, razen če se pogodbenici dogovorita drugače.

2.   Zasedanje Skupnega sveta poteka na dan, za katerega se dogovorita pogodbenici.

3.   Zasedanja Skupnega sveta skupaj skličeta sekretarja Skupnega sveta po dogovoru s predsednikom Skupnega sveta najkasneje 30 dni pred datumom zasedanja.

1.   Če se člani Skupnega sveta ne morejo udeležiti zasedanja, jih lahko zastopajo zastopniki. Če želi biti član zastopan, ta član pred zadevnim zasedanjem predsednika pisno obvesti o imenu svojega zastopnika.

2.   Zastopnik člana Skupnega sveta ima vse pravice zastopanega člana.

1.   Korespondenca, naslovljena na Skupni svet, se naslovi na sekretarja katere koli pogodbenice, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretarja zagotovita, da se korespondenca posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje članom Skupnega sveta.

3.   Če je to primerno, se tako razposlana korespondenca v skladu z odstavkom 2 pošlje Generalnemu sekretariatu Evropske komisije, Evropski službi za zunanje delovanje, stalnim predstavništvom držav članic pri Evropski uniji ter misiji Kube pri Evropski uniji in Ministrstvu za zunanje zadeve Republike Kube.

4.   Sporočila predsednika Skupnega sveta naslovnikom pošljeta sekretarja v imenu predsednika Skupnega sveta. Ta sporočila se, kadar je to primerno, razpošljejo članom Skupnega sveta, kakor določa odstavek 3.

1.   Razen če pogodbenici odločita drugače, seje Skupnega sveta niso javne.

2.   Kadar pogodbenica Skupnemu svetu predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

1.   Predsednik za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red. Sekretarja Skupnega sveta ga pošljeta naslovnikom iz člena 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.

2.   Začasni dnevni red vključuje točke, glede katerih je predsednik prejel zahtevo za vključitev na dnevni red najpozneje 21 koledarskih dni pred zasedanjem. Za takšne točke se predloži ustrezna dokumentacija, ki se pošlje sekretarjema pred dnem razpošiljanja dnevnega reda.

3.   Skupni svet sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke, določene v odstavkih 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznega primera.

5.   Skupni svet lahko ob soglasju pogodbenic povabi neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj kot opazovalci ali da zagotovijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici se za vsak primer posebej dogovorita o pravilih in pogojih, pod katerimi se ti strokovnjaki lahko udeležijo zasedanj, in zagotovita, da spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

1.   Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja.

2.   Če se na zasedanju ne dogovori drugače, se v zapisniku v zvezi z vsako točko dnevnega reda navede naslednje:

3.   Osnutek zapisnika se predloži Skupnemu svetu v potrditev. Skupni svet osnutek zapisnika potrdi na naslednjem zasedanju. Osnutek zapisnika lahko Skupni svet potrdi tudi pisno pred naslednjim zasedanjem.

1.   Skupni svet sprejema sklepe in podaja priporočila v skladu z medsebojnim dogovorom pogodbenic in po zaključku njunih notranjih postopkov.

2.   Skupni svet lahko poleg tega sprejema sklepe ali podaja priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici tako dogovorita. V ta namen predsednik Skupnega sveta v skladu s členom 7 osnutek predloga v pisni obliki razpošlje njegovim članom, ki v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni, sporočijo morebitne pridržke ali predlagati spremembe. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša navedeni rok, da se upoštevajo potrebe posameznega primera.

3.   Akti Skupnega sveta se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, kot je ustrezno, naslovu sledi zaporedna številka, leto sprejetja akta in opis predmeta akta. Sklepe in priporočila Skupnega sveta podpiše predsednik in se razpošljejo naslovnikom iz člena 7 tega poslovnika. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Skupnega sveta v svojem uradnem listu.

4.   Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če je v njem določeno drugače.

1.   Uradna jezika Skupnega sveta sta angleščina in španščina.

2.   Če ni določeno drugače, se Skupni svet pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je pripravljena v teh jezikih.

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške tako v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem kot tudi za poštne in telekomunikacijske storitve, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Skupnega sveta.

2.   Stroške, povezane s tolmačenjem na zasedanjih, prevodi in razmnoževanjem dokumentov, krije Evropska unija. Če Kuba zahteva tolmačenje ali prevajanje v jezike, ki niso navedeni v členu 12, in iz njih, vse s tem nastale stroške krije sama.

3.   Druge stroške, povezane z organizacijo zasedanja, krije pogodbenica, ki gosti zasedanje.

1.   V skladu s členom 82 Sporazuma Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog pomaga Skupni odbor. Skupni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic in sicer načeloma na ravni visokih uradnikov.

2.   Skupni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Skupnega sveta, po potrebi izvaja sklepe Skupnega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov ter pravilno delovanje Sporazuma. Prouči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Skupni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri izvajanju Sporazuma. Predloge ali osnutke sklepov ali priporočil predloži Skupnemu svetu v odobritev.

3.   Skupni odbor sprejme sklepe in oblikuje priporočila, za katere je pooblaščen s Sporazumom. V skladu s členom 82(4) Sporazuma lahko Skupni svet pooblasti Skupni odbor za sprejemanje sklepov.

4.   Kadar Sporazum navaja obveznost ali možnost posvetovanja ali kadar se pogodbenici sporazumno odločita, da se bosta posvetovali, lahko tako posvetovanje poteka v Skupnem odboru, če Sporazum ne določa drugače. Posvetovanje se lahko nadaljuje v okviru Skupnega sveta, če se pogodbenici tako dogovorita.

1.   Skupni odbor, ustanovljen v skladu s členom 82 Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog in funkcij, izvaja naloge, določene v tem sporazumu, in tiste, ki mu jih naloži Skupni svet.

2.   Skupni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Skupnega sveta, po potrebi izvaja sklepe Skupnega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov ter pravilno delovanje Sporazuma. Preuči vse zadeve, ki mu jih predloži Skupni svet, ter druga vprašanja, ki se lahko pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma. Vse predloge ali osnutke sklepov ali priporočil predloži v sprejetje Skupnemu svetu.

3.   V skladu s členom 82(1) Sporazuma Skupni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic na ravni visokih uradnikov, pri čemer se upoštevajo posebna vprašanja, ki se obravnavajo na zasedanju.

4.   Pogodbenici v teh poslovnikih sta pogodbenici, navedeni v členu 84 Sporazuma.

1.   Razen če se pogodbenici dogovorita drugače, se Skupni odbor sestaja redno, najmanj enkrat letno. Izredna zasedanja Skupnega odbora se lahko skličejo na zahtevo ene pogodbenice ob soglasju druge pogodbenice.

2.   Zasedanje skliče predsednik na dan in na kraju, za katera se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Skupnega odbora razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3.   Kadar je mogoče, se redno zasedanje Skupnega odbora skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Skupnega sveta.

4.   Izjemoma in če se pogodbenici o tem dogovorita, lahko zasedanje Skupnega odbora poteka prek tehnoloških sredstev, kot je npr. videokonferenca.

1.   Korespondenca, naslovljena na Skupni odbor, se naslovi na sekretarja katere koli pogodbenice, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretariat zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Skupni odbor, posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje v skladu s členom 7.

3.   Korespondenco predsednika pogodbenicama pošlje sekretariat v imenu predsednika. Taka korespondenca se po potrebi razpošlje v skladu s členom 7.

1.   Dokumenti se razpošiljajo prek sekretarjev.

2.   Pogodbenica svoje dokumente pošlje svojemu sekretarju. Sekretar prejete dokumente brez nepotrebnega odlašanja posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3.   Vsak sekretar dokumente razpošlje pristojnim predstavnikom svoje pogodbenice in med naslovnike sistematično doda sekretarja druge pogodbenice.

1.   Sekretariat na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red in operativne sklepe v skladu z določbami člena 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2.   Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred zasedanjem.

3.   Skupni odbor na začetku vsake seje sprejme dnevni red. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik zasedanja Skupnega odbora lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad hoc osnovi povabi neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj ali da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5.   Predsednik zasedanja Skupnega odbora lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.

1.   Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja.

2.   V zapisniku se v zvezi z vsako točko dnevnega reda praviloma navede naslednje:

3.   Osnutek zapisnika se predloži v potrditev Skupnemu odboru. Skupni odbor osnutek zapisnika potrdi na naslednjem zasedanju ali po pisnem postopku.

4.   Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar predsedujoče pogodbenice in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom praviloma najpozneje 15 koledarskih dni pred zasedanjem. Ta osnutek se med zasedanjem posodablja, tako da Skupni odbor, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe pogodbenic. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med katerim koli naslednjim zasedanjem Skupnega odbora. Skupni odbor v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

1.   V posebnih primerih, kadar Sporazum določa prenos pooblastil za sprejemanje sklepov ali če je ta pooblastila na Skupni odbor prenesel Skupni svet, Skupni odbor sprejema sklepe. Poleg tega Skupnemu odboru podaja tudi priporočila. Sklepi se sprejmejo in priporočila podajo v skladu z medsebojnim dogovorom pogodbenic in po zaključku njunih notranjih postopkov. Vsak sklep ali priporočilo podpiše predsednik.

2.   Skupni odbor lahko sprejme sklepe ali poda priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici tako dogovorita. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitne pripombe ali ugovori sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik Skupnega odbora lahko v dogovoru s pogodbenicama ta rok skrajša, da se upoštevajo posebne razmere. Ko je dogovor o besedilu dosežen, sklep ali priporočilo podpiše predsednik.

3.   Akti Skupnega odbora se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, naslovu sledi zaporedna številka, leto sprejetja akta in opis predmeta akta. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če je v njem določeno drugače.

4.   Sklepi in priporočila se pošljejo pogodbenicama.

5.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Skupnega odbora v svojem uradnem listu.

1.   Uradna jezika Skupnega odbora sta uradna jezika Skupnega sveta.

2.   Delovna jezika Skupnega sveta sta angleščina in španščina. Če ni določeno drugače, se Skupni odbor pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je pripravljena v teh jezikih.

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške tako v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem kot tudi za poštne in telekomunikacijske storitve, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Skupnega odbora.

2.   Stroške v zvezi z organizacijo zasedanj, razmnoževanjem dokumentov, tolmačenjem na zasedanjih ter prevajanjem dokumentov v angleščino in španščino ali iz teh dveh jezikov krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica, ki navedeno zahteva.

1.   Skupni odbor lahko v skladu s členom 83(1) Sporazuma ustanovi pododbor na posebnih področjih, potreben za izvajanje Sporazuma, da mu pomaga pri izvajanju njegovih nalog. Skupni odbor lahko tak pododbor razpusti oziroma opredeli ali spremeni njegov poslovnik. Če ni določeno drugače, ti pododbori delujejo pod nadzorom Skupnega odbora, ki mu poročajo po vsakem svojem zasedanju.

2.   Če s Sporazumom ni določeno drugače ali če v okviru Skupnega sveta ni bil sprejet drugačen dogovor, se ta poslovnik smiselno uporablja tudi za pododbore, ustanovljene s Sporazumom ali v skladu z odstavkom 1.

3.   Zasedanja pododborov se lahko prožno organizirajo glede na potrebe bodisi v Bruslju bodisi na Kubi ali na primer prek videokonference. Pododbori naj bi služili kot platforma za spremljanje napredka pri približevanju na posebnih področjih, za obravnavo nekaterih vprašanj in izzivov, ki izhajajo iz tega procesa ter za oblikovanje priporočil in operativnih sklepov.

4.   Sekretariatu Skupnega odbora se v vednost pošljejo vsa ustrezna korespondenca, dokumentacija in sporočila v zvezi z delom pododbora.

5.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače v okviru Skupnega sveta, so pododbori pooblaščeni le, da pripravljajo priporočila za Skupni odbor.