(2)

Za zagotovitev nemotenega in učinkovitega delovanja mehanizma za sodelovanje in reševanje sporov, kot je določeno v členih 60 in 65 Uredbe (EU) 2016/679, je treba določiti pravila za postopke, ki jih vodijo nadzorni organi v čezmejnih primerih, in za postopke odbora pri reševanju sporov, vključno z obravnavo čezmejnih pritožb. Iz tega razloga je treba določiti tudi pravila v zvezi z uveljavljanjem pravice strank v preiskavi do zaslišanja, preden nadzorni organi in, odvisno od primera, odbor sprejmejo odločitev.

(2)

Za zagotovitev nemotenega in učinkovitega delovanja mehanizma za sodelovanje in reševanje sporov, kot je določeno v členih 60 in 65 Uredbe (EU) 2016/679, je treba določiti pravila za postopke, ki jih vodijo nadzorni organi v čezmejnih primerih, in za postopke odbora pri reševanju sporov, vključno z obravnavo čezmejnih pritožb. Iz tega razloga je treba določiti tudi pravila v zvezi z uveljavljanjem pravice strank do zaslišanja, preden nadzorni organi in, odvisno od primera, odbor sprejmejo odločitev. Namen te uredbe je zaščititi pravico do dobrega upravljanja, kot je določena v členu 41 Listine Evropske unije o temeljnih pravicah (v nadaljnjem besedilu: Listina). Za dosego tega cilja bi morali vsi organi za varstvo podatkov pri uporabi določb te uredbe delovati nepristransko in neodvisno ter v skladu z načelom pravne države, kot je določeno v členu 2 Pogodbe o Evropski uniji.

(2a)

Ta uredba in poglavje VII Uredbe (EU) 2016/679 urejata le nekatere elemente postopka sodelovanja, kadar v postopku sodelujejo nadzorni organi več kot ene države članice. Ta uredba se ne uporablja, kadar stranka vloži pritožbo neposredno pri vodilnem nadzornem organu v drugi državi članici.

(2b)

Za nadzorne organe bi se moralo uporabljati postopkovno pravo posamezne države članice, če ta uredba zadeve ne harmonizira. S pravom Unije so že urejeni nekateri postopkovni elementi, kot je horizontalno dokazno breme upravljavca iz člena 5(2) Uredbe (EU) 2016/679. Nadzorni organi v skladu s primarnostjo prava Unije ne bi smeli uporabljati nacionalnega postopkovnega prava, če je v nasprotju s to uredbo in Uredbo (EU) 2016/679. Sodelovanje med nadzornimi organi ne bi smelo biti omejeno zaradi razlik v nacionalnem postopkovnem pravu. Nadzorni organi bi morali izkoristiti vse možnosti iz veljavne nacionalne zakonodaje, da sodelovanje v postopkih omogočijo strankam v drugi državi članici. To lahko vključuje sodelovanje na daljavo prek video povezave, tolmače ali splošno dostopna komunikacijska sredstva.

(3)

Pritožbe so bistven vir informacij za odkrivanje kršitev pravil o varstvu podatkov. Opredeliti je treba jasne in učinkovite postopke za obravnavo pritožb v čezmejnih primerih, saj lahko pritožbo obravnava nadzorni organ, ki ni organ, pri katerem je bila vložena pritožba.

(3)

Pritožbe so bistven vir informacij za odkrivanje kršitev pravil o varstvu podatkov. Opredeliti je treba jasne in učinkovite postopke za obravnavo pritožb v čezmejnih primerih, saj lahko pritožbo obravnava nadzorni organ, ki ni organ, pri katerem je bila vložena pritožba. V ta namen je priporočljivo, da bi se vzpostavil učinkovit mehanizem za komuniciranje med nadzornimi organi, ki bi omogočal hitro in varno izmenjavo informacij, potrebnih za reševanje pritožb v skladu s pravili o varstvu podatkov.

(4)

Da bi bila pritožba dopustna, bi morala vsebovati določene informacije. Zato bi bilo treba za pomoč pritožnikom pri predložitvi potrebnih dejstev nadzornim organom zagotoviti pritožbeni obrazec . Informacije, ki so podrobno določene v  obrazcu , bi se morale zahtevati le v primerih čezmejne obdelave v smislu Uredbe (EU) 2016/679, vendar lahko nadzorni organi obrazec uporabijo za primere, ki se ne nanašajo na čezmejno obdelavo. Obrazec je mogoče predložiti elektronsko ali po pošti. Predložitev informacij, navedenih v tem obrazcu, bi morala biti pogoj, da se pritožba v zvezi s čezmejno obdelavo obravnava kot pritožba iz člena 77 Uredbe (EU) 2016/679. Za dopustnost pritožbe ne bi smele biti potrebne nobene dodatne informacije. Nadzorni organi bi morali imeti možnost, da olajšajo vložitev pritožbe v uporabniku prijazni elektronski obliki in ob tem upoštevajo potrebe invalidov , če informacije, ki se zahtevajo od pritožnika, ustrezajo informacijam, ki se zahtevajo v obrazcu, in če za ugotovitev dopustnost pritožbe niso potrebne nobene dodatne informacije .

(4)

Da bi bila pritožba dopustna, bi morala vsebovati minimalne informacije o domnevni sedanji ali pretekli kršitvi. Prenehanje kršitve ne bi smelo biti zadosten razlog za zavrnitev pritožbe . Zato bi bilo treba za pomoč pritožnikom pri predložitvi potrebnih dejstev nadzornim organom zagotoviti predlogo za pritožbe . Informacije, ki so podrobno določene v  predlogi , bi se morale zahtevati le v primerih čezmejne obdelave v smislu Uredbe (EU) 2016/679, vendar lahko nadzorni organi predlogo uporabijo za primere, ki se ne nanašajo na čezmejno obdelavo. Informacije je mogoče predložiti elektronsko ali po pošti. Za dopustnost pritožbe ne bi smele biti potrebne nobene dodatne informacije. Če pritožba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, jo mora nadzorni organ zavrniti in pritožnika obvestiti o manjkajočih informacijah. Pritožnik lahko nato ponovno vloži popolno pritožbo. Od pritožnika se ne bi smelo zahtevati, da pred vložitvijo pritožbe stopi v stik s stranko v preiskavi, vendar bi moral, če je bil pred vložitvijo pritožbe v zvezi z isto zadevo v stiku s stranko v preiskavi, predložiti sporočilo v zvezi s tem stikom. Nadzorni organi bi morali imeti možnost, da olajšajo vložitev pritožbe v uporabniku prijazni elektronski obliki in ob tem upoštevajo potrebe invalidov.

(5)

Nadzorni organi morajo o pritožbah odločiti v razumnem časovnem okviru. Razumen časovni okvir je odvisen od okoliščin posameznega primera in zlasti njegovega konteksta, različnih postopkovnih korakov vodilnega nadzornega organa, ravnanja strank v postopku in kompleksnosti primera.

(5)

Nadzorni organi morajo o pritožbah odločiti v razumnem časovnem okviru. Razumen časovni okvir je odvisen od okoliščin posameznega primera in zlasti njegovega konteksta, različnih postopkovnih korakov vodilnega nadzornega organa, ravnanja strank v postopku in kompleksnosti primera. Člen 6 Evropske konvencije o človekovih pravicah (EKČP) ter člena 41 in 47 Listine zahtevajo razumno skupno trajanje postopkov. Glede na to, da to vključuje pravna sredstva v skladu s členom 78 Uredbe (EU) 2016/679, postopki pred nadzornimi organi običajno ne bi smeli trajati več kot devet mesecev, razen v izjemnih okoliščinah. Ta uredba predvideva podaljšanje zaradi zamud ali motenj, na katere vodilni nadzorni organ nima vpliva. V ta namen bi bilo treba poskrbeti za zadostna finančna sredstva in osebje, da bi se primeri obravnavali pravočasno in učinkovito, tako da to ne bi omejevalo pravice do dobrega upravljanja.

(5a)

Neposredno interakcijo med nadzornimi organi držav članic in strankami ureja nacionalno postopkovno pravo, če Uredba (EU) 2016/679, ta uredba ali pravo Unije nimajo prednosti. V primeru posredne interakcije vodilnega nadzornega organa s stranko prek drugega nadzornega organa bi se moralo za vsako neposredno interakcijo s stranko uporabljati postopkovno pravo tega drugega nadzornega organa. V skladu s členom 56(6) Uredbe (EU) 2016/679 ima pritožnik pravico do komunikacije izključno z nadzornim organom, pri katerem je bila vložena pritožba. To pritožniku ne preprečuje, da neposredno komunicira z drugim nadzornim organom, vključno z vodilnim nadzornim organom, kar je lahko učinkovitejše.

(5b)

Da bi zagotovili izpolnjevanje minimalnih zahtev glede poštenih in učinkovitih postopkov v vseh čezmejnih primerih, tudi v državah članicah brez kodificiranega nacionalnega postopkovnega prava, uredba določa pravila, ki se neposredno uporabljajo na podlagi člena 41 Listine.

(5c)

V skladu z nacionalnim postopkovnim pravom, ki se uporablja za nadzorni organ, s katerim stranka neposredno sodeluje, bi moralo biti mogoče uporabiti nujno potrebne in sorazmerne omejitve v zvezi z razkritjem ali nadaljnjo uporabo pravno zaščitenih informacij, kot so osebni podatki ali poslovne skrivnosti, zaščitene v skladu z Direktivo (EU) 2016/943  (1a) . To bi lahko vključevalo notranja posvetovanja in odločanje organa. Uporabiti bi bilo treba najmanj vsiljive ukrepe, kot sta omejitev uporabe informacij ali njihovo zakritje. Stranke bi morale biti vedno obveščene, da so jim bile informacije prikrite in zakaj.

(5d)

Vodilni nadzorni organ vodi zadevo v skladu s to uredbo, Uredbo (EU) 2016/679 in svojim nacionalnim postopkovnim pravom ter pri tem v celoti sodeluje z drugimi nadzornimi organi v duhu skupnega razumevanja in zaupanja. Drugi nadzorni organi bi morali vodilnemu nadzornemu organu posredovati vse pomembne informacije in svoja stališča. Vodilni nadzorni organ bi moral zadevo učinkovito in smotrno strukturirati, pri tem pa bi moral v celoti upoštevati stališča drugih nadzornih organov. Hkrati mora biti postopek skladen z Uredbo (EU) 2016/679, zlasti s strukturo „vse na enem mestu“ za reševanje sporov in pristojnostmi vodilnega nadzornega organa.

(5e)

Nadzorni organi lahko začnejo tudi dodatne postopke, na primer v primeru sistemskih ali ponavljajočih se kršitev. To pa ne sme privesti do poseganja v pravice strank.

(5f)

Kršitve se lahko nanašajo na pravice več posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, zato bo morda treba dokaze iz postopkov uporabiti v drugih postopkih, da bi bil postopek učinkovit in da bi se odločitve sprejemale dosledno. Da bi civilna sodišča objektivno ocenila obseg nepremoženjske škode glede na povprečnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, bi jim lahko koristilo, da bi se pri presoji pritožbe iz člena 82 Uredbe (EU) 2016/679 opirala na dognana dejstva ali dokaze.

(5g)

Vsak nadzorni organ bi moral opredeliti enega ali več jezikov, v katerih sprejema informacije, ki jih pošljejo drugi nadzorni organi. Opredeliti bi bilo treba dodaten skupni „jezik sodelovanja“, ki ga morajo vsi nadzorni organi sprejeti za vhodne ali izhodne informacije. V primeru pravnih sredstev bi moral imeti nadzorni organ, zoper katerega je vloženo pravno sredstvo, dolžnost prevesti vse ustrezne dokumente v sprejete jezike.

(6)

Vsako pritožbo, ki jo nadzorni organ obravnava v skladu s členom 57(1), točka (f), Uredbe (EU) 2016/679, je treba skrbno preučiti v ustreznem obsegu, pri čemer je treba upoštevati, da mora biti za zagotovitev skladnosti z Uredbo (EU) 2016/679 vsaka uporaba pooblastil s strani nadzornega organa ustrezna , potrebna in sorazmerna . Odločitev o tem, v kolikšnem obsegu bi bilo treba pritožbo preučiti, je prepuščena presoji posameznega pristojnega organa . Nadzorni organi bi si morali pri ocenjevanju ustreznega obsega preiskave prizadevati za zadovoljivo rešitev za pritožnika, ki morda ne vključuje nujno izčrpne preiskave vseh možnih pravnih in dejanskih elementov, ki izhajajo iz pritožbe, temveč zagotavlja učinkovit in hiter popravni ukrep za pritožnika. Ocena obsega zahtevanih preiskovalnih ukrepov bi lahko temeljila na teži domnevne kršitve , njeni sistemski ali ponavljajoči se naravi ali , odvisno od primera, dejstvu, da je pritožnik izkoristil tudi svoje pravice iz člena 79 Uredbe (EU) 2016/679.

(6)

Vsako pritožbo, ki jo nadzorni organ obravnava v skladu s členom 57(1), točka (f), Uredbe (EU) 2016/679, je treba skrbno preučiti v ustreznem obsegu, pri čemer je treba upoštevati, da mora biti za zagotovitev skladnosti z Uredbo (EU) 2016/679 vsaka uporaba pooblastil s strani nadzornega organa učinkovita , sorazmerna in odvračilna . Nadzorni organi bi si morali pri ocenjevanju ustreznega obsega preiskave prizadevati za zadovoljivo rešitev za pritožnika, kar zahteva preiskavo vseh pomembnih pravnih in dejanskih elementov, ki izhajajo iz pritožbe, da se zagotovi skupno sprejetje odločitve ter učinkovit in hiter popravni ukrep za pritožnika. Brez poseganja v potrebo po zadovoljivi rešitvi za pritožnika v kratkem času bi morali nadzorni organi preiskavo izvesti v takšnem obsegu , da bi lahko zadovoljivo ugotovili, ali pritožba kaže na resnejše ali sistematične kršitve. Načrtovanje postopka je pomembno za zagotovitev hitrega rezultata. Nadzorni organi se ne bi smeli sklicevati na pravice iz člena 79 Uredbe (EU) 2016/679 kot razlog za omejitev preiskave pritožbe. Zaradi skladnosti s členom 47 Listine bi morala obravnava pritožbe vedno voditi do odločitve, zoper katero se je mogoče pritožiti. Razen v primeru umika pritožbe se pritožba ne bi smela zaključiti ali kako drugače končati brez odločitve, ki je lahko predmet sodnega nadzora.

(7)

Vodilni nadzorni organ bi moral nadzornemu organu , pri katerem je bila vložena pritožba , zagotavljati informacije o  napredku preiskave , ki so potrebne za ustrezno obveščanje pritožnika .

(7)

Vodilni nadzorni organ bi moral nadzornim organom zagotoviti takojšen dostop na daljavo do skupnega spisa , ki vsebuje vse pomembne dokumente zadeve , vključno z vsemi notranjimi ali zaupnimi informacijami, ter prevod vseh dokumentov v jezik sodelovanja. Poleg tega bi moral vodilni nadzorni organ aktivno obveščati druge nadzorne organe o  večjih spremembah , ki bi lahko zahtevale takojšnje ukrepanje ali posebno pozornost. Prav tako je treba opredeliti jasne in učinkovite postopke za obravnavo pritožb v čezmejnih primerih, saj lahko pritožbo obravnava nadzorni organ, ki ni organ, pri katerem je bila vložena pritožba .

(8)

Pristojni nadzorni organ bi moral pritožniku zagotoviti dostop do dokumentov , na podlagi katerih je nadzorni organ predhodno sklenil, da pritožbo popolnoma ali delno zavrne .

(8)

Pristojni nadzorni organ bi moral strankam omogočiti dostop na daljavo do skupnega spisa , vendar bi lahko v določenih okoliščinah to pravico do dostopa omejil. Ta dostop bi moral omogočati uporabo učinkovitega pravnega sredstva v skladu s členom 47 Listine .

(9)

Da bi lahko nadzorni organi hitro odpravili kršitve Uredbe (EU) 2016/679 in zagotovili hitro rešitev za pritožnike, bi si morali po potrebi prizadevati za sporazumno rešitev pritožb. Dejstvo, da je bila posamezna pritožba rešena sporazumno, pristojnemu nadzornemu organu ne preprečuje, da bi zadevo obravnaval po uradni dolžnosti, na primer v primeru sistemskih ali ponavljajočih se kršitev Uredbe (EU) 2016/679.

(9)

Da bi lahko nadzorni organi hitro odpravili kršitve Uredbe (EU) 2016/679 in zagotovili hitro rešitev za pritožnike, bi morali imeti možnost, da po potrebi poskušajo doseči sporazumno rešitev pritožb med strankami. Nadzorni organi obravnave pritožbe ne bi smeli pogojevati s sodelovanjem v postopku sporazumne rešitve. Za sporazumne rešitve bi morala obstajati možnost, da so v obliki pogodbe med strankami v skladu z veljavnim pravom, vendar bi morale zavezovati organe . Dejstvo, da je bila posamezna pritožba rešena sporazumno, pristojnemu nadzornemu organu ne preprečuje, da bi zadevo obravnaval po uradni dolžnosti, na primer v primeru sistemskih ali ponavljajočih se kršitev Uredbe (EU) 2016/679. Vendar se možnost obravnave po uradni dolžnosti ne bi smela uporabljati za odložitev odločitev o pritožbah.

(10)

Za zagotovitev učinkovitega delovanja mehanizmov za sodelovanje in skladnost iz poglavja VII Uredbe (EU) 2016/679 je pomembno, da se čezmejni primeri rešijo pravočasno ter v duhu lojalnega in učinkovitega sodelovanja, na katerem temelji člen 60 Uredbe (EU) 2016/679. Vodilni nadzorni organ bi moral svojo pristojnost izvajati v okviru tesnega sodelovanja z drugimi zadevnimi nadzornimi organi. Podobno bi morali zadevni nadzorni organi dejavno sodelovati že v zgodnji fazi preiskave in si prizadevati za soglasje, pri čemer bi morali v celoti izkoristiti orodja iz Uredbe (EU) 2016/679.

(10)

Za zagotovitev učinkovitega delovanja mehanizmov za sodelovanje in skladnost iz poglavja VII Uredbe (EU) 2016/679 je pomembno, da se čezmejni primeri rešijo pravočasno ter v duhu lojalnega in učinkovitega sodelovanja, na katerem temelji člen 60 Uredbe (EU) 2016/679. Vodilni nadzorni organ bi moral svojo pristojnost izvajati v okviru tesnega sodelovanja z drugimi zadevnimi nadzornimi organi. Podobno bi morali zadevni nadzorni organi dejavno sodelovati že v zgodnji fazi preiskave in si prizadevati za soglasje, pri čemer bi morali v celoti izkoristiti orodja iz Uredbe (EU) 2016/679. To bi moralo biti v skladu z mehanizmom vse na enem mestu iz Uredbe (EU) 2016/679 ter po potrebi zagotavljati nediskriminatorno obravnavo strank, pravno varnost in neodvisnost pri izdajanju odločitev nadzornih organov.

(11)

Zlasti je pomembno, da nadzorni organi soglasje o ključnih vidikih preiskave dosežejo čim prej ter pred sporočitvijo obtožb strankam v preiskavi in sprejetjem osnutka odločitve iz člena 60 Uredbe (EU) 2016/679, da se tako zmanjša število primerov, predloženih mehanizmu za reševanje sporov iz člena 65 Uredbe (EU) 2016/679, in zagotovi hitro reševanje čezmejnih primerov.

(11)

Zlasti je pomembno, da nadzorni organi soglasje o ključnih vidikih zadeve prek povzetka ključnih vprašanj in pripomb na ta povzetek dosežejo čim prej ter pred sprejetjem osnutka odločitve iz člena 60 Uredbe (EU) 2016/679, da se tako zmanjša število primerov, predloženih mehanizmu za reševanje sporov iz člena 65 Uredbe (EU) 2016/679, in zagotovi hitro reševanje čezmejnih primerov.

(12)

Sodelovanje med nadzornimi organi bi moralo temeljiti na odprtem dialogu, ki zadevnim nadzornim organom omogoča, da z izmenjavo izkušenj in stališč z vodilnim nadzornim organom smiselno prispevajo k poteku preiskave, pri čemer se ustrezno upoštevajo diskrecijska pravica posameznega nadzornega organa , vključno z oceno ustreznega obsega preiskave posameznega primera , in različne tradicije držav članic . V ta namen bi moral vodilni nadzorni organ zadevnim nadzornim organom predložiti povzetek ključnih vprašanj, v katerih navede svoje predhodno stališče glede glavnih vprašanj v preiskavi. Ta povzetek bi moral biti predložen dovolj zgodaj, da se omogoči učinkovito sodelovanje zadevnih nadzornih organov , vendar hkrati v fazi, ko so stališča vodilnega nadzornega organa glede primera dovolj zrela . Zadevni nadzorni organi bi morali imeti možnost, da predložijo pripombe na različna vprašanja, kot sta obseg preiskave ter opredelitev kompleksnih dejanskih in pravnih ocen. Ker obseg preiskave določa zadeve, ki jih mora vodilni nadzorni organ preiskati, bi si morali nadzorni organi prizadevati za čimprejšnje soglasje o obsegu preiskave.

(12)

Sodelovanje med nadzornimi organi bi moralo temeljiti na odprtem dialogu, ki zadevnim nadzornim organom omogoča, da z izmenjavo izkušenj in stališč z vodilnim nadzornim organom smiselno prispevajo k poteku preiskave . Nadzorni organ , pri katerem je bila vložena pritožba ali ki zahteva ukrepanje po uradni dolžnosti , lahko vodilnemu nadzornemu organu predloži povzetek ključnih vprašanj, v katerih navede svoje predhodno stališče glede glavnih vprašanj v preiskavi. Končni povzetek ključnih vprašanj bi moral pripraviti vodilni nadzorni organ. Povzetek ključnih vprašanj bi moral biti del skupnega spisa in bi moral biti živ dokument, ki ga vodilni nadzorni organ med postopkom posodablja . Ta povzetek bi moral biti predložen dovolj zgodaj, da se omogoči učinkovito sodelovanje zadevnih nadzornih organov. Zadevni nadzorni organi bi morali imeti možnost, da predložijo pripombe na vsako posodobitev povzetka ključnih vprašanj. Nadzorni organi bi morali imeti možnost predložiti morebitni spor odboru. Nadzorni organi bi si morali prizadevati za čimprejšnje soglasje o obsegu preiskave.

(13)

Za učinkovito in vključujoče sodelovanje med vsemi zadevnimi nadzornimi organi in vodilnim nadzornim organom bi morale biti pripombe zadevnih nadzornih organov jedrnate ter dovolj jasno in natančno formulirane , da so zlahka razumljive vsem nadzornim organom. Pravne argumente bi bilo treba združiti glede na del povzetka ključnih vprašanj, na katerega se nanašajo. Pripombe zadevnih nadzornih organov je mogoče dopolniti z dodatnimi dokumenti. Vendar zgolj sklic na dodatne dokumente v pripombah zadevnega nadzornega organa ne more nadomestiti pomanjkanja navedbe bistvenih pravnih ali dejanskih argumentov v pripombah. V sami pripombi bi morale biti vsaj na kratko, vendar dosledno in razumljivo, navedene temeljne pravne in dejanske okoliščine, na katere se sklicujejo taki dokumenti.

(13)

Za učinkovito in vključujoče sodelovanje med vsemi zadevnimi nadzornimi organi in vodilnim nadzornim organom bi morali biti vsi dokumenti, ki jih predložijo zadevni nadzorni organi in stranke, jedrnati ter dovolj jasno in natančno formulirani , da so zlahka razumljivi vsem nadzornim organom. Nadzorni organi zato lahko omejijo dolžino vlog, ki jih predložijo stranke. Pravne argumente bi bilo treba združiti glede na del povzetka ključnih vprašanj, na katerega se nanašajo.

(14)

Za primere, ki niso sporni, ni potrebna obsežna razprava med nadzornimi organi za dosego soglasja, zato bi jih bilo mogoče hitreje obravnavati. Kadar noben zadevni nadzorni organ ne predloži pripomb na povzetek ključnih vprašanj, bi moral vodilni nadzorni organ v  devetih mesecih sporočiti predhodne ugotovitve iz člena 14 .

(14)

Za primere, ki niso sporni (nesporni primeri) , ni potrebna obsežna razprava med nadzornimi organi za dosego soglasja, zato bi jih bilo mogoče hitreje obravnavati. Kadar noben zadevni nadzorni organ ne predloži pripomb na povzetek ključnih vprašanj, bi moral vodilni nadzorni organ v  treh mesecih od prejema pritožbe sporočiti osnutek odločitve .

(15)

Nadzorni organi bi morali izkoristiti vsa potrebna sredstva za dosego soglasja v duhu lojalnega in učinkovitega sodelovanja. Če se torej mnenja zadevnih nadzornih organov in vodilnega nadzornega organa glede obsega preiskave, ki temelji na pritožbi , vključno z določbami Uredbe (EU) 2016/679, katerih kršitev se bo preiskovala, razlikujejo ali če se pripombe zadevnih nadzornih organov nanašajo na pomembno spremembo kompleksne pravne ali tehnološke ocene, bi moral zadevni organ uporabiti orodja iz členov  61 in 62 Uredbe (EU) 2016/679 .

(15)

Nadzorni organi bi morali izkoristiti vsa potrebna sredstva za dosego soglasja v duhu lojalnega in učinkovitega sodelovanja. Če se torej mnenja zadevnih nadzornih organov in vodilnega nadzornega organa glede obsega ali postopkovnih vprašanj zadeve razlikujejo , bi morali nadzorni organi zadevo hitro predložiti odboru. Odbor bi moral sprejeti potrebne postopkovne odločitve. Odbor in nadzorni organi bi si morali prizadevati, da se tekoči postopki čim prej zaključijo. Vodilni nadzorni organ ali eden od zadevnih nadzornih organov bi moral imeti tudi možnost, da zahteva nujno zavezujočo odločitev odbora, ne da bi poslal zahtevo iz člena  61 ali 62 .

(16)

Če nadzorni organi z uporabo teh orodij ne morejo doseči soglasja o obsegu preiskave, ki temelji na pritožbi, bi moral vodilni nadzorni organ zahtevati nujno zavezujočo odločitev odbora na podlagi člena 66(3) Uredbe (EU) 2016/679. V takem primeru bi bilo treba domnevati, da je zadeva nujna. Vodilni nadzorni organ bi moral na podlagi nujne zavezujoče odločitve odbora oblikovati ustrezne sklepe za namene predhodnih ugotovitev. Nujna zavezujoča odločitev odbora ne more vplivati na izid preiskave vodilnega nadzornega organa ali učinkovitost pravic strank v preiskavi do zaslišanja. Odbor zlasti ne bi smel na lastno pobudo razširiti obsega preiskave.

(17)

Da bi lahko pritožnik uveljavljal svojo pravico do učinkovitega pravnega sredstva na podlagi člena 78 Uredbe (EU) 2016/679, bi moral nadzorni organ, ki pritožbo popolnoma ali delno zavrne, to storiti z odločitvijo , ki jo je mogoče izpodbijati pred nacionalnim sodiščem.

(17)

Da bi lahko pritožnik uveljavljal svojo pravico do učinkovitega pravnega sredstva na podlagi člena 78 Uredbe (EU) 2016/679, bi morala obravnava vsake pritožbe vedno privesti do odločitve , ki jo je mogoče izpodbijati pred nacionalnim sodiščem.

(18)

Pritožniki bi morali imeti pred sprejetjem odločitve, ki nanje negativno vpliva, možnost, da izrazijo svoja stališča. Zato bi moral imeti pritožnik v primeru popolne ali delne zavrnitve pritožbe v čezmejnem primeru možnost, da izrazi svoja stališča pred predložitvijo osnutka odločitve na podlagi člena 60(3) Uredbe (EU) 2016/679, spremenjenega osnutka odločitve na podlagi člena 60(4) Uredbe (EU) 2016/679 ali zavezujoče odločitve odbora na podlagi člena 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679. Pritožnik lahko zahteva dostop do nezaupne različice dokumentov, na katerih temelji odločitev o popolni ali delni zavrnitvi pritožbe.

(19)

V primeru zavrnitve pritožbe v čezmejnem primeru je treba pojasniti delitev odgovornosti med vodilnim nadzornim organom in nadzornim organom, pri katerem je bila vložena pritožba. Nadzorni organ, pri katerem je bila vložena pritožba, bi moral kot kontaktna točka za pritožnika med preiskavo pridobiti stališča pritožnika glede predlagane zavrnitve pritožbe, poleg tega pa bi moral biti odgovoren za vso komunikacijo s pritožnikom. Vsa takšna komunikacija bi se morala deliti z vodilnim nadzornim organom. Ker je nadzorni organ, pri katerem je bila vložena pritožba, odgovoren za sprejetje končne odločitve o zavrnitvi pritožbe na podlagi člena 60(8) in (9) Uredbe (EU) 2016/679, bi moral biti ta nadzorni organ odgovoren tudi za pripravo osnutka odločitve na podlagi člena 60(3) Uredbe (EU) 2016/679.

(19)

V primeru zavrnitve pritožbe v čezmejnem primeru je treba pojasniti delitev odgovornosti med vodilnim nadzornim organom in nadzornim organom, pri katerem je bila vložena pritožba. Nadzorni organ, pri katerem je bila vložena pritožba, bi moral biti kot kontaktna točka za pritožnika med preiskavo odgovoren za vso komunikacijo s pritožnikom. Vsa takšna komunikacija bi se morala deliti z vodilnim nadzornim organom. Ker je nadzorni organ, pri katerem je bila vložena pritožba, odgovoren za sprejetje končne odločitve , ki mora biti v skladu z njegovim nacionalnim postopkovnim pravom in s katero se pritožba na podlagi člena 60(8) in (9) Uredbe (EU) 2016/679 zavrne , bi moral vodilni nadzorni organ ta nadzorni organ vključiti tudi v pripravo osnutka odločitve na podlagi člena 60(3) in morebitne končne odločitve na podlagi člena 60(7) do (9) Uredbe  (EU) 2016/679.

(21)

Za učinkovito zaščito pravice do dobrega upravljanja in pravice do obrambe, kot sta določeni v Listini Evropske unije o temeljnih pravicah (v nadaljnjem besedilu: Listina) , med drugim pravice vsake osebe do zaslišanja pred sprejetjem kakršnega koli posameznega ukrepa, ki nanjo negativno vpliva, je pomembno, da se določijo jasna pravila za uveljavljanje te pravice.

(21)

Za učinkovito zaščito pravice do dobrega upravljanja in pravice do obrambe, kot sta določeni v Listini, med drugim pravice vsake osebe do zaslišanja pred sprejetjem kakršnega koli posameznega ukrepa, ki nanjo negativno vpliva, je pomembno, da se določijo jasna pravila za uveljavljanje te pravice za vse stranke, vključene v zadevo. Vsaka stranka bi morala imeti pravico, da se odreče pravici do zaslišanja.

(22)

Pravila v zvezi z upravnim postopkom, ki ga nadzorni organi uporabljajo pri izvrševanju Uredbe (EU) 2016/679, bi morala zagotavljati, da lahko stranke v preiskavi v celotnem postopku učinkovito izrazijo svoja stališča glede resničnosti in ustreznosti dejstev, ugovorov in okoliščin, ki jih predloži nadzorni organ, ter s tem uveljavljajo svojo pravico do obrambe. Predhodne ugotovitve določajo predhodno stališče glede domnevne kršitve Uredbe (EU) 2016/679 po preiskavi. Gre torej za bistven postopkovni zaščitni ukrep, ki zagotavlja spoštovanje pravice do zaslišanja. Strankam v preiskavi bi bilo treba predložiti dokumente, potrebne za učinkovito obrambo in predložitev pripomb na obtožbe , in sicer tako, da se jim omogoči dostop do upravnega spisa.

(22)

Pravila v zvezi z upravnim postopkom, ki ga nadzorni organi uporabljajo pri izvrševanju Uredbe (EU) 2016/679, bi morala zagotavljati, da imajo stranke dejansko pravico do zaslišanja in da lahko v celotnem postopku učinkovito izrazijo svoja stališča glede resničnosti in ustreznosti dejstev, ugovorov in okoliščin, ki jih predloži nadzorni organ, ter s tem uveljavljajo svojo pravico do obrambe. Predhodne ugotovitve določajo predhodno stališče glede domnevne kršitve Uredbe (EU) 2016/679 po preiskavi. Gre torej za bistven postopkovni zaščitni ukrep, ki zagotavlja spoštovanje pravice do zaslišanja. Strankam bi bilo treba predložiti vse dokumente, potrebne za učinkovito predložitev pripomb o zadevah, pomembnih za preiskavo , in sicer tako, da se jim omogoči dostop do upravnega skupnega spisa.

(23)

Predhodne ugotovitve opredeljujejo obseg preiskave in s tem obseg morebitne prihodnje končne odločitve (sprejete, odvisno od primera, na podlagi zavezujoče odločitve, ki jo odbor izda na podlagi člena 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679), ki se lahko naslovi na upravljavce ali obdelovalce. Predhodne ugotovitve bi bilo treba oblikovati tako, da so kljub jedrnatosti dovolj jasne, da se lahko stranke v preiskavi ustrezno seznanijo z naravo domnevne kršitve Uredbe (EU) 2016/679. Obveznost, da se strankam v preiskavi predložijo vse informacije, ki jih potrebujejo za ustrezno obrambo , je izpolnjena, če v končni odločitvi niso zatrjevane druge kršitve strank v preiskavi kot tiste, ki so navedene v predhodnih ugotovitvah, in če se upoštevajo le dejstva, o katerih so imele stranke v preiskavi priložnost izraziti svoja stališča. Vendar pa ni nujno, da je končna odločitev vodilnega nadzornega organa enaka predhodnim ugotovitvam. Vodilnemu nadzornemu organu bi bilo treba dovoliti, da v končni odločitvi upošteva odzive strank v preiskavi na predhodne ugotovitve ter po potrebi na spremenjeni osnutek odločitve na podlagi člena 60(5) Uredbe (EU) 2016/679 ter na odločitev o rešitvi spora med nadzornimi organi , sprejeto na podlagi člena  65(1), točka (a), navedene uredbe. Vodilni nadzorni organ bi moral imeti možnost, da sam oceni dejstva in pravne opredelitve, ki so jih predložile stranke v preiskavi , da bi bodisi opustil ugovore, če nadzorni organ ugotovi, da so neutemeljeni, bodisi dopolnil in preoblikoval svoje dejanske in pravne argumente v podporo ugovorom, ki jih navaja. Na primer upoštevanje trditve stranke v preiskavi v upravnem postopku, ne da bi ji bila dana možnost, da pred sprejetjem končne odločitve v zvezi s tem izrazi mnenje, samo po sebi ne more pomeniti kršitve pravice do obrambe.

(23)

Predhodne ugotovitve bi bilo treba oblikovati tako, da so kljub jedrnatosti dovolj jasne, da se lahko stranke ustrezno seznanijo z naravo domnevne kršitve Uredbe (EU) 2016/679. Obveznost, da se strankam predložijo vse informacije, potrebne za njihovo pravico do zaslišanja , je izpolnjena, če se v končni odločitvi upoštevajo le dejstva, o katerih so imele stranke priložnost izraziti svoja stališča. Vendar pa ni nujno, da je končna odločitev vodilnega nadzornega organa enaka predhodnim ugotovitvam. Vodilnemu nadzornemu organu bi bilo treba dovoliti, da v končni odločitvi upošteva odzive strank na predhodne ugotovitve ter po potrebi na spremenjeni osnutek odločitve na podlagi člena 60(5) Uredbe (EU) 2016/679 ter na odločitev odbora o rešitvi spora med nadzornimi organi v skladu s členom  65(1), točka (a), navedene uredbe. Vodilni nadzorni organ bi moral imeti možnost, da sam oceni dejstva in pravne opredelitve, ki so jih predložile stranke, da bi bodisi opustil ugovore, če nadzorni organ ugotovi, da so neutemeljeni, bodisi dopolnil in preoblikoval svoje dejanske in pravne argumente v podporo ugovorom, ki jih navaja.

(24)

Strankam v preiskavi bi morala biti pravica do zaslišanja zagotovljena pred predložitvijo spremenjenega osnutka odločitve na podlagi člena 60(5) Uredbe (EU) 2016/679 ali pred sprejetjem zavezujoče odločitve odbora na podlagi člena 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679.

(24)

Strankam bi morala biti pravica do zaslišanja zagotovljena v ustreznih fazah postopka, zlasti pred predložitvijo spremenjenega osnutka odločitve na podlagi člena 60(5) Uredbe (EU) 2016/679 ali pred sprejetjem zavezujoče odločitve odbora na podlagi člena 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679.

(25)

Pritožnikom bi bilo treba omogočiti, da se vključijo v postopek, ki ga začne nadzorni organ, da bi se opredelila ali pojasnila vprašanja v zvezi z morebitno kršitvijo Uredbe (EU) 2016/679. Dejstvo, da je nadzorni organ že začel preiskavo v zvezi s predmetom pritožbe ali bo pritožbo obravnaval v okviru preiskave po uradni dolžnosti po prejemu pritožbe, posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne preprečuje, da bi se opredelil kot pritožnik. Vendar preiskava nadzornega organa o morebitni kršitvi Uredbe (EU) 2016/679 s strani upravljavca ali obdelovalca ni kontradiktorni postopek med pritožnikom in strankami v preiskavi. Gre za postopek, ki ga nadzorni organ pri izpolnjevanju svojih nalog iz člena 57(1) Uredbe (EU) 2016/679 začne na lastno pobudo ali na podlagi pritožbe. Stranke v preiskavi in pritožnik torej niso v enakem postopkovnem položaju, zato se pritožnik ne more sklicevati na pravico do nepristranskega zaslišanja, če odločitev nima negativnega vpliva na njegov pravni položaj. Pritožnikova vključenost v postopek zoper stranke v preiskavi ne more ogroziti pravice teh strank do zaslišanja.

(25)

Pritožnikom bi bilo treba omogočiti, da se vključijo v postopek, ki ga začne nadzorni organ, da bi se opredelila ali pojasnila vprašanja v zvezi z morebitno kršitvijo Uredbe (EU) 2016/679. Dejstvo, da je nadzorni organ že začel preiskavo v zvezi s predmetom pritožbe ali bo pritožbo obravnaval v okviru preiskave po uradni dolžnosti po prejemu pritožbe, posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne preprečuje, da bi se opredelil kot pritožnik.

(25a)

Čeprav stranke v preiskavi in pritožnik niso v enakem postopkovnem položaju, bi lahko pritožniki v nekaterih okoliščinah med preiskavo dodali argumente in dokaze, to pa bi lahko pomagalo pri napredku preiskave. To še zlasti velja v primerih, v katerih je v skladu s členom 80 Uredbe (EU) 2016/679 pritožbo v imenu posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali na lastno pobudo vložilo neprofitno telo, organizacija ali združenje. Nadzorni organi bi morali omogočiti zaslišanje teh pritožnikov v vseh fazah preiskave, vključno s preiskavami po uradni dolžnosti, pri tem pa ohraniti svojo neodvisnost.

(26)

Pritožnikom bi bilo treba omogočiti, da predložijo pisna stališča glede predhodnih ugotovitev Vendar pa ne bi smeli imeti dostopa do poslovnih skrivnosti ali drugih zaupnih informacij, ki so last drugih strank v postopku. Pritožniki ne bi smeli imeti pravice do splošnega dostopa do upravnega spisa.

(27)

Nadzorni organi bi morali pri določanju rokov, v katerih morajo stranke v preiskavi in pritožniki predložiti stališča glede predhodnih ugotovitev, upoštevati kompleksnost vprašanj, izpostavljenih v predhodnih ugotovitvah, da se strankam v preiskavi in pritožnikom zagotovi zadostna priložnost, da smiselno izrazijo svoja stališča glede izpostavljenih vprašanj.

(27)

Nadzorni organi bi morali pri določanju rokov, v katerih morajo stranke predložiti stališča glede predhodnih ugotovitev, in pri omejevanju dolžine vlog v zvezi z njimi upoštevati kompleksnost vprašanj, izpostavljenih v predhodnih ugotovitvah, ter sposobnost odziva strank v preiskavi in pritožnikov, da se jim zagotovi zadostna priložnost, da smiselno izrazijo svoja stališča glede izpostavljenih vprašanj. To pa ne bi smel biti razlog za pretirano dolge postopke.

(28)

Izmenjava stališč pred sprejetjem osnutka odločitve vključuje odprt dialog in obsežno izmenjavo stališč, pri čemer bi morali nadzorni organi storiti vse v svoji moči, da bi dosegli soglasje glede nadaljnjih faz preiskave. Nasprotno pa bi moralo do nesoglasij, izraženih v ustreznih in utemeljenih ugovorih v skladu s členom 60(4) Uredbe (EU) 2016/679, zaradi katerih bo morda potrebno reševanje sporov med nadzornimi organi na podlagi člena 65 Uredbe (EU) 2016/679 in zaradi katerih se odlaga sprejetje končne odločitve pristojnega nadzornega organa, priti le izjemoma, ko nadzorni organi ne dosežejo soglasja in ko je potrebno zagotoviti dosledno razlago Uredbe (EU) 2016/679. Take ugovore bi bilo treba uporabljati premišljeno, kadar gre za vprašanja doslednega izvrševanja Uredbe (EU) 2016/679, saj se z vsako uporabo ustreznih in utemeljenih ugovorov odloži sprejetje popravnega ukrepa v korist posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Ker bi bilo treba obseg preiskave in upoštevna dejstva določiti pred sporočitvijo predhodnih ugotovitev, zadevni nadzorni organi teh vprašanj ne bi smeli izpostavljati v ustreznih in utemeljenih ugovorih. Lahko pa jih izpostavijo v svojih pripombah na povzetek ključnih vprašanj v skladu s členom 9(3), preden se predhodne ugotovitve sporočijo strankam v preiskavi.

(29)

Za uspešen in vključujoč zaključek postopka reševanja sporov, v katerem bi morali imeti vsi nadzorni organi možnost prispevati svoja stališča, in ob upoštevanju časovnih omejitev v postopku reševanja sporov bi morali oblika in struktura ustreznih in utemeljenih ugovorov izpolnjevati nekatere zahteve. Zato bi morali biti ustrezni in utemeljeni ugovori omejeni na predpisani obseg, jasno bi morali opredeliti nesoglasje glede osnutka odločitve ter biti dovolj jasni, dosledni in natančni.

(29)

Za uspešen in vključujoč zaključek postopka reševanja sporov, v katerem bi morali imeti vsi nadzorni organi možnost prispevati svoja stališča, in ob upoštevanju časovnih omejitev v postopku reševanja sporov bi morali oblika in struktura ustreznih in utemeljenih ugovorov izpolnjevati nekatere zahteve. Zato bi morali ustrezni in utemeljeni ugovori jasno opredeliti nesoglasje glede osnutka odločitve ter biti dovolj jasni, dosledni in natančni.

(30)

Dostop do upravnega spisa je določen v  okviru pravice do obrambe in pravice do dobrega upravljanja, ki sta določeni v Listini. Dostop do upravnega spisa bi bilo treba strankam v preiskavi omogočiti, ko so jim sporočene predhodne ugotovitve, določiti pa bi bilo treba tudi rok za predložitev njihovega pisnega odgovora na predhodne ugotovitve .

(30)

Dostop do skupnega spisa se lahko omogoči v  duhu pravice do dobrega upravljanja, ki je določena v Listini. Strankam bi bilo treba omogočiti dostop do skupnega spisa . Dostop strank do skupnega spisa se lahko omeji na zahtevo stranke zaradi zaščite njenih pravno priznanih pravic ali pravic drugih ali v javnem interesu. Ta omejitev mora biti sorazmerna glede na ustrezne priznane pravice drugih ali javni interes, za katerega si prizadeva.

(31)

Nadzorni organi bi morali pri odobritvi dostopa do upravnega spisa zagotoviti varstvo poslovnih skrivnosti in drugih zaupnih informacij. Kategorija drugih zaupnih informacij vključuje informacije, ki niso poslovne skrivnosti in ki se lahko štejejo za zaupne, če bi njihovo razkritje bistveno škodovalo upravljavcu, obdelovalcu ali fizični osebi. Nadzorni organi bi morali imeti možnost zahtevati, da stranke v preiskavi, ki predložijo ali so predložile dokumente ali izjave, opredelijo zaupne informacije.

(31)

Nadzorni organi bi morali pri odobritvi dostopa do skupnega spisa zagotoviti varstvo poslovnih skrivnosti in drugih pravno zaščitenih zaupnih informacij ter varstvo informacij v javnem interesu v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo . Kategorija drugih zaupnih informacij vključuje informacije, ki niso poslovne skrivnosti in ki se lahko štejejo za zaupne, če bi njihovo razkritje bistveno škodovalo upravljavcu, obdelovalcu ali fizični ali pravni osebi. Nadzorni organi bi morali imeti možnost zahtevati, da stranke v preiskavi, ki predložijo ali so predložile dokumente ali izjave, opredelijo zaupne informacije in zagotovijo nezaupno različico .

(33)

Vodilni nadzorni organ bi moral pri predložitvi zadeve v reševanje sporov na podlagi člena 65 Uredbe (EU) 2016/679 odboru predložiti vse potrebne informacije, da bi ta lahko ocenil dopustnost ustreznih in utemeljenih ugovorov ter sprejel odločitev v skladu s členom 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679. Ko odbor prejme vse potrebne dokumente iz člena 23 , bi moral predsednik odbora evidentirati predložitev zadeve v  smislu člena  65(2) Uredbe (EU) 2016/679.

(33)

Vodilni nadzorni organ bi moral pri predložitvi zadeve v reševanje sporov na podlagi člena 65 Uredbe (EU) 2016/679 odboru predložiti vse potrebne informacije, da bi ta lahko ocenil dopustnost ustreznih in utemeljenih ugovorov ter sprejel odločitev v skladu s členom 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679. Ko odbor prejme vse potrebne dokumente, bi moral evidentirati predložitev zadeve v  skladu s členom  65(2) Uredbe (EU) 2016/679.

(34)

Zavezujoča odločitev odbora na podlagi člena 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679 bi se morala nanašati izključno na vprašanja, zaradi katerih je bil začet postopek za reševanje sporov, oblikovana pa bi morala biti tako , da lahko vodilni nadzorni organ končno odločitev sprejme na podlagi odločitve odbora ter pri tem ohrani svojo diskrecijsko pravico .

(34)

Zavezujoča odločitev odbora na podlagi člena 65(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679 bi se morala nanašati izključno na vprašanja, zaradi katerih je bil začet postopek za reševanje sporov, oblikovana pa bi morala biti v jasnem in natančnem jeziku , da bi lahko vodilni nadzorni organ končno odločitev sprejel na podlagi odločitve odbora.

(36)

Za racionalizacijo postopka za sprejetje nujnih mnenj in nujnih zavezujočih odločitev odbora na podlagi člena 66(2) Uredbe (EU) 2016/679 je treba podrobno določiti postopkovna pravila v zvezi s časovnim okvirom zahteve za nujno mnenje ali nujno zavezujočo odločitev, dokumente, ki se predložijo odboru in na katerih bi moral odbor utemeljiti svojo odločitev, osebo, na katero bi bilo treba nasloviti mnenje ali odločitev odbora, ter posledice mnenja ali odločitve odbora.

(36)

Za racionalizacijo postopka za sprejetje nujnih mnenj in nujnih zavezujočih odločitev odbora na podlagi člena 66(2) Uredbe (EU) 2016/679 je treba podrobno določiti postopkovna pravila v zvezi s časovnim okvirom zahteve za nujno mnenje ali nujno zavezujočo odločitev, dokumente, ki se predložijo odboru in na katerih bi moral odbor utemeljiti svojo odločitev, osebo, na katero bi bilo treba nasloviti mnenje ali odločitev odbora, ter posledice mnenja ali odločitve odbora. Začasni ukrepi v skladu s členom 66(1) Uredbe (EU) 2016/679 bi morali vključevati vse možne ukrepe v okviru pristojnosti nadzornih organov v skladu s členom 58 navedene uredbe.

(36a)

Odbor bi moral imeti možnost, da od nadzornih organov zahteva vse dodatne informacije, ki jih potrebuje za sprejetje zavezujoče odločitve.

(36b)

Pritožnik bi moral imeti pravico do pravnega sredstva, če nadzorni organ ne uporabi svojih pooblastil ali drugače ne sprejme potrebnih ukrepov, zahtevanih v Uredbi (EU) 2016/679. Poleg tega bi morale imeti stranke pravico ukrepati proti vodilnemu nadzornemu organu v primeru neukrepanja ali predolgih postopkov. Da ne bi nastale vrzeli pri izvrševanju, bi morale imeti stranke v zadevi in organizacije na podlagi člena 80(1) Uredbe (EU) 2016/679 pooblastilo, da v javnem interesu zahtevajo pravno sredstvo, če nadzorni organ ne ravna v skladu z odločitvijo odbora in če menijo, da so pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, iz Uredbe (EU) 2016/679 kršene zaradi obdelave.

(38)

V skladu s členom 42(2) Uredbe (EU) 2018/1725 je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov in Evropskim odborom za varstvo podatkov, ki sta predložila skupno mnenje dne [ ]  –

(38)

V skladu s členom 42(2) Uredbe (EU) 2018/1725 je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov in Evropskim odborom za varstvo podatkov, ki sta predložila skupno mnenje dne 19. septembra 2023 –

(1)

„stranke v preiskavi“ pomenijo upravljavce in/ali obdelovalce, zoper katere se vodi preiskava zaradi domnevne kršitve Uredbe (EU) 2016/679 v zvezi s čezmejno obdelavo ;

(1)

„stranka v preiskavi“ pomeni upravljavce in/ali obdelovalce, zoper katere je vložena pritožba ali se vodi preiskava zaradi domnevne kršitve Uredbe (EU) 2016/679 ter njihove predstavnike ;

(1a)

„pritožnik“ pomeni posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali neprofitno telo, organizacijo ali združenje, ki je vložilo pritožbo v skladu s členom 77 Uredbe (EU) 2016/679 in se zato šteje za stranko v postopku;

(1b)

„stranka“ pomeni stranko ali stranke v preiskavi, pritožnike in katero koli tretjo stranko, udeleženo v zadevi, kadar to določa nacionalno pravo;

(1c)

„nacionalno postopkovno pravo“ pomeni zakone in druge predpise države članice, ki urejajo postopek pred nadzornim organom;

(1d)

„pritožbeni postopek“ pomeni postopek odločanja o pritožbi v skladu s členom 77 Uredbe (EU) 2016/679;

(1e)

„postopek po uradni dolžnosti“ pomeni preiskavo dejavnosti fizične ali pravne osebe, javnega organa, agencije ali drugega organa, ki se začne na pobudo nadzornega organa v skladu s členom 57(1), točka (a), Uredbe (EU) 2016/679;

(1f)

„skupni spis“ pomeni posebno elektronsko datoteko za vsako posamezno zadevo, ki sodi na področje uporabe te uredbe, ki jo upravlja vodilni nadzorni organ ter v kateri so shranjene vse ustrezne informacije, zlasti dokumenti, vloge, obvestila in druge informacije v zvezi z zadevo, in je na daljavo dostopna zadevnim nadzornim organom in strankam v zadevi;

(1g)

„organ, ki prejme pritožbo“ pomeni nadzorni organ, pri katerem je bila vložena pritožba v skladu s členom 4(22), točka (c), Uredbe (EU) 2016/679;

(2)

„povzetek ključnih vprašanj“ pomeni povzetek, ki ga vodilni nadzorni organ predloži zadevnim nadzornim organom ter v katerem so opredeljena glavna upoštevna dejstva in stališča vodilnega nadzornega organa glede primera;

(2)

„povzetek ključnih vprašanj“ pomeni povzetek, ki ga vodilni nadzorni organ predloži zadevnim nadzornim organom ter v katerem so opredeljena glavna upoštevna dejanska in pravna vprašanja iz predhodnega obsega preiskave in dejanska in pravna stališča vodilnega nadzornega organa glede primera;

(3)

„predhodne ugotovitve“ pomenijo dokument, ki ga vodilni nadzorni organ predloži strankam v preiskavi ter v katerem so navedeni obtožbe, upoštevna dejstva, ustrezna dokazila, pravna analiza in po potrebi predlagani popravni ukrepi;

(3)

„predhodne ugotovitve“ pomeni dokument, ki ga vodilni nadzorni organ predloži strankam ter v katerem so navedeni obtožbe, upoštevna dejstva, ustrezna dokazila, pravna analiza in po potrebi predlagani popravni ukrepi;

(4a)

„zaupna različica dokumenta“ pomeni dokument, ki vsebuje zaupne ali občutljive informacije, za katerega lahko velja varovanje zaupnosti v skladu z veljavnim pravom Unije in nacionalnim pravom o varstvu podatkov;

(4b)

„nezaupna različica dokumenta“ pomeni različico dokumenta, iz katere so bile redigirane zaupne ali občutljive informacije in ki se lahko pritožniku zagotovi, ne da bi se pri tem kršilo pravo Unije ali nacionalno pravo ali pravila o varstvu podatkov.

(a)

da se njena zadeva obravnava nepristransko in pravično ter da se jo obravnava enako, tudi če jo obravnavajo različni nadzorni organi v različnih jurisdikcijah („pošten postopek“);

(b)

da je zaslišana, preden se sprejme kakršen koli ukrep, ki bi negativno vplival nanjo, tudi pred sprejetjem odločitve o potrditvi ali popolni ali delni zavrnitvi pritožbe („pravica do zaslišanja“);

(c)

da ima dostop do skupnega spisa, razen do morebitnih notranjih posvetovanj nadzornega organa ali posvetovanj med nadzornimi organi („postopkovna preglednost“);

(a)

predhodno ugotovi, ali se pritožba nanaša na čezmejno obdelavo osebnih podatkov pritožnika, pri čemer preuči vsaj naslednje:

(i)

relevantnega upravljavca ali obdelovalca za zadevno obdelavo;

(ii)

število ustanovitev upravljavca ali obdelovalca v EU;

(iii)

kraj glavne ustanovitve;

(iv)

dejavnosti ustanovitev v več kot eni državi članici;

(v)

znaten vpliv ali verjeten znaten vpliv na posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, v več kot eni državi članici.

(b)

ugotovi, kateri nadzorni organ je domnevni vodilni nadzorni organ v skladu s členom 56(1) Uredbe (EU) 2016/679 in ali je zadeva lokalne narave v skladu s členom 56(2) Uredbe (EU) 2016/679;

(c)

sprejme enega od naslednjih ukrepov:

(i)

posreduje pritožbo domnevnemu vodilnemu nadzornemu organu v skladu s členom 56(1) Uredbe (EU) 2016/679 in o tem obvesti pritožnika. Ocena dopustnosti pritožbe, ki jo opravi nadzorni organ, pri katerem je bila vložena pritožba, je za vodilni nadzorni organ zavezujoča; ali

(ii)

obravnava pritožbo v skladu s členom 56(2) Uredbe (EU) 2016/679.

II

Vložitev in obravnava pritožb

II

Pritožbe in postopki po uradni dolžnosti

(a)

izvedljivost zagotovitve učinkovitega in pravočasnega popravnega ukrepa za pritožnika;

(a)

zagotovitev učinkovitega in pravočasnega popravnega ukrepa za pritožnika;

(b)

težo domnevne kršitve ;

(b)

preučitev pomembnih dejanskih in pravnih elementov, ki so potrebni za skupno odločanje o pritožbi in izdajo odločitve v skladu s členom 60(7), (8) in (9) Uredbe (EU) 2016/679 ;

(c)

sistemsko ali ponavljajočo se naravo domnevne kršitve .

(c)

preučitev vseh drugih elementov, potrebnih za učinkovito izvrševanje Uredbe (EU) 2016/679, vključno z izvajanjem pooblastil po uradni dolžnosti v skladu s členom 58(2), členom 83 ali členom 84 Uredbe (EU) 2016/679, zlasti v primeru sistemskih, hudih ali ponavljajočih se kršitev .

(a)

osem tednov, kadar se v skladu s členom 9(3) predložijo pripombe na povzetek ključnih vprašanj ali posodobljen povzetek ključnih vprašanj;

(b)

osem tednov, kadar namerava vodilni nadzorni organ naložiti globo ali druge kazni;

(c)

obdobje med predložitvijo na podlagi člena 26a(1) ali (2) in odločitvijo odbora;

(d)

obdobje morebitnega podaljšanja, ki ga odobri odbor v skladu s členom 26a(3).

(a)

ali so izpolnjeni pogoji za sporazumno rešitev iz odstavka 1a in

(b)

ali je treba začeti preiskavo po uradni dolžnosti iz odstavka 1d.

(a)

je stranka v preiskavi večkratni kršitelj;

(b)

je bila stranka v preiskavi udeležena v številnih drugih sporazumnih rešitvah;

(c)

širši predmet pritožbe poleg pritožnika zadeva veliko število posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, je dolgotrajen ali resen ali

(d)

je treba pooblastila sicer izvajati za učinkovito, sorazmerno in odvračilno izvrševanje Uredbe (EU) 2016/679.

(a)

izjavo, da je zadevni nadzorni organ, in

(b)

povzetek ključnih vprašanj v skladu s členom 9.

(a)

obvesti zadevni nadzorni organ, da je začel postopek po uradni dolžnosti;

(b)

obvesti zadevni nadzorni organ, da se za zadevo uporablja člen 56(2) Uredbe (EU) 2016/679 in da v skladu s členom 56(3) Uredbe (EU) 2016/679 vodilni nadzorni organ ne namerava sam obravnavati zadeve ali

(c)

zavrne zahtevo, če meni, da ni vodilni nadzorni organ ali da Uredba (EU) 2016/679 na prvi pogled ni kršena.

(a)

osem tednov, kadar se v skladu s členom 9(3) predložijo pripombe na povzetek ključnih vprašanj ali posodobljen povzetek ključnih vprašanj;

(b)

osem tednov, kadar namerava vodilni nadzorni organ naložiti globo ali druge kazni;

(c)

obdobje med predložitvijo na podlagi člena 26a in odločitvijo odbora;

(d)

obdobje morebitnega podaljšanja, ki ga odobri odbor v skladu s členom 26a(3).

(a)

prevod pritožbe in stališč pritožnika v jezik, ki ga vodilni nadzorni organ uporablja za namene preiskave;

(b)

prevod dokumentov, ki jih predloži vodilni nadzorni organ, v jezik, ki se uporablja za komunikacijo s pritožnikom, kadar je treba take dokumente pritožniku predložiti v skladu s to uredbo ali Uredbo (EU) 2016/679.

(a)

informacije o začetku preiskave domnevne kršitve Uredbe (EU) 2016/679 ;

(a)

informacije o začetku preiskave po uradni dolžnosti ali pritožbenega postopka ;

(e)

povzetek ključnih vprašanj v preiskavi v skladu s členom 9;

(e)

izdajo ali posodobitev povzetka ključnih vprašanj v preiskavi v skladu s členom 9;

(ea)

morebitne pripombe k povzetku ključnih vprašanj v skladu s členom 9(3);

(f)

informacije o ukrepih za ugotovitev kršitve Uredbe (EU) 2016/679 pred oblikovanjem predhodnih ugotovitev;

(f)

informacije o ukrepih za ugotovitev kršitve Uredbe (EU) 2016/679 pred oblikovanjem predhodnih ugotovitev in pred pripravo osnutka odločitve ;

(i)

stališča pritožnika glede predhodnih ugotovitev;

(i)

stališča pritožnika glede nezaupne različice predhodnih ugotovitev in po potrebi drugih vidikov preiskave, v zvezi s katerimi je pritožnik vložil uradna pisna stališča ;

(ka)

vsak osnutek odločitve v skladu s členom 60(3) Uredbe (EU) 2016/679 ali spremenjeni osnutek odločitve v skladu s členom 60(5) Uredbe (EU) 2016/679;

(kb)

vse ustrezne in utemeljene ugovore v skladu s členom 60(4) Uredbe (EU) 2016/679;

(kc)

vsako pravno sredstvo, vloženo med postopkom v skladu s členom 60 Uredbe (EU) 2016/679 ali zoper odločitev v skladu s členom 60(7) do (9) Uredbe (EU) 2016/679.

(a)

glavna upoštevna dejstva;

(a)

upoštevna dejstva;

(b)

predhodno opredelitev obsega preiskave, zlasti določb Uredbe (EU) 2016/679, na katere se nanaša domnevna kršitev, ki se bo preiskovala ;

(b)

predhodno opredelitev obsega preiskave, zlasti določb Uredbe (EU) 2016/679, na katere se nanaša domnevna kršitev, in po potrebi navedbo, ali se zdi, da so bile kršene ;

(c)

opredelitev kompleksnih pravnih in tehnoloških ocen , ki so relevantne za predhodno usmeritev njihove ocene ;

(c)

predhodne dejanske ali pravne ocene, ki obravnavajo vsa ustrezna stališča , ki so jih stranke izrazile ob pripravi povzetka, vključno z ustrezno evropsko sodno prakso ter smernicami, priporočili in dobrimi praksami, ki jih izda odbor ;

(a)

uporabljeni jezik je dovolj jasen in vsebuje natančne izraze, da lahko vodilni nadzorni organ, in odvisno od primera, zadevni nadzorni organi oblikujejo svoja stališča;

(b)

pravni argumenti so navedeni jedrnato in združeni glede na del povzetka ključnih vprašanj, na katerega se nanašajo;

(c)

pripombe zadevnega nadzornega organa so lahko podprte z dokumenti, ki lahko dopolnjujejo pripombe na posamezne točke.

(b)

predhodne usmeritve v zvezi s kompleksnimi pravnimi ocenami , ki jih je vodilni nadzorni organ opredelil v skladu s členom 9(2), točka (c);

(b)

predhodne dejanske ali pravne ocene , ki jih je vodilni nadzorni organ opredelil v skladu s členom 9(2), točka (c);

(c)

predhodne usmeritve v zvezi s kompleksnimi tehnološkimi ocenami, ki jih je vodilni nadzorni organ opredelil v skladu s členom 9(2), točka (c).

(ca)

predhodno opredelitev morebitnih popravnih ukrepov v skladu s členom 9(2), točka (d).

(a)

dokumente iz člena 9(2), točki (a) in (b) ;

(a)

ustrezne informacije iz člena 9(2), vključno z morebitnimi posodobitvami, kadar pride do njih ;

(b)

pripombe zadevnega nadzornega organa , ki ne soglaša s predhodno opredelitvijo obsega preiskave s strani vodilnega nadzornega organa .

(b)

pripombe zadevnih nadzornih organov , ki ne soglašajo s predhodno opredelitvijo zadeve iz člena 9(2), ki jo je podal vodilni nadzorni organ, oziroma z dejansko ali pravno oceno elementov povzetka ključnih vprašanj iz člena 9(2) .

(ba)

dostop do skupnega spisa.

(a)

naziv nadzornega organa, ki je izdal odločitev;

(b)

datum izdaje odločitve;

(c)

nepristranski povzetek upoštevnih dejstev zadeve in njihovega vira;

(d)

pravno podlago za odločitev;

(e)

izvedena popravljalna pooblastila, kazni ali druge ukrepe ter

(f)

informacije o pravici do učinkovitega pravnega sredstva v skladu s členom 78 Uredbe (EU) 2016/679 in veljavnim nacionalnim postopkovnim pravom.

1f.

Informacije, zagotovljene strankam v skladu s členom 60(7) do (9) Uredbe (EU) 2016/679, vključujejo kopijo pravno zavezujoče odločitve ter informacije o pravnem sredstvu, ki je na voljo v skladu s členom 78 Uredbe (EU) 2016/679.

1g.

Nadzorni organi objavijo vse pravno zavezujoče odločitve, ki jih izdajo, brez nepotrebnega odlašanja, vendar najpozneje v treh mesecih po njihovem sprejetju, razen če nove odločitve bistveno ne odstopajo od predhodno objavljenih odločitev. V skladu z nacionalnim pravom, ki se uporablja, lahko nadzorni organi popravijo imena strank, vse druge informacije, ki bi lahko omogočile prepoznavanje strank, in druge informacije, ki so zaščitene z s pravom, ki se uporablja.

(a)

temeljijo izključno na dejanskih elementih, vključenih v osnutek odločitve, ter

(a)

temeljijo na dejanskih elementih, vključenih v osnutek odločitve, ali dokazih v skupnem spisu, ali na morebitnih dodatnih dokazih, predloženih skupaj z ustreznim in utemeljenim ugovorom;

(b)

ne spreminjajo obsega obtožb z navajanjem trditev , ki pomenijo opredelitev dodatnih obtožb kršitve Uredbe (EU) 2016/679 ali spreminjajo naravo navedenih obtožb.

(b)

ne spreminjajo obsega zadeve , kot je opredeljena v zadnji različici povzetka ključnih vprašanj, ter

(ba)

jasno opredelijo elemente osnutka odločitve, ki bi jih bilo treba spremeniti, vključno z natančnim besedilom predlagane spremembe ali dovolj natančnim opisom predlagane spremembe osnutka odločitve, kadar je to mogoče.

(a)

posamezni ustrezni in utemeljeni ugovor ter stališče vodilnega nadzornega organa glede vsakega takega ugovora ne presega treh strani in ne vključuje prilog. V primerih, ki vključujejo posebej kompleksna pravna vprašanja, se lahko ta obseg poveča na največ šest strani, razen če odbor zaradi posebnih okoliščin sprejme večje število strani;

(aa)

povzetek ključnih vprašanj;

(b)

povzetka upoštevnih dejstev;

(b)

povzetka upoštevnih dejstev , vključno z opisom dejavnosti obdelave, opisom organizacije upravljavca in kje se sprejemajo ustrezne odločitve o namenih in sredstvih obdelave osebnih podatkov ;

(d)

pisnega stališča strank v preiskavi, odvisno od primera , v skladu s  členoma  14 in 17 ;

(d)

pisnih stališč strank, v skladu s  členom 14;

(e)

pisna stališča pritožnikov, odvisno od primera, v skladu s členi 11, 12 in 15;

(f)

ustrezne in utemeljene ugovore, s katerimi se vodilni nadzorni organ ni strinjal;

(f)

ustrezne in utemeljene ugovore, s katerimi se vodilni nadzorni organ ni strinjal , ter ugovore, ki jih je vodilni nadzorni organ zavrnil kot neustrezne in neutemeljene ;

(g)

razloge, zaradi katerih se vodilni nadzorni organ ni strinjal z  ustreznimi in utemeljenimi ugovori ali je menil, da ugovori niso ustrezni ali utemeljeni.

(g)

razloge, zaradi katerih se vodilni nadzorni organ ni strinjal z ugovori ali je zavrnil ugovore kot neustrezne ali neutemeljene;

(ga)

dostop do skupnega spisa.

(a)

osnutka odločitve ali spremenjenega osnutka odločitve, glede katerega so bili dani ustrezni in utemeljeni ugovori;

(b)

povzetka upoštevnih dejstev;

(c)

pisnega stališča strank v preiskavi, odvisno od primera, v skladu s členoma 14 in 17;