1.   Prošnja za dostop do dokumentov, naslovljena na ESZD, se predloži v pisni obliki, in sicer prek spletišča ESZD, po elektronski pošti službi ESZD za preglednost ali po pošti na naslov Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A Brussels 1040, Belgium.

2.   Prošnja je dovolj natančna, da lahko ESZD ugotovi, za katere dokumente gre, in da jo lahko obravnava v rokih iz Uredbe.

3.   Če prošnja ni dovolj natančna ali je njen obseg preširok, ESZD takoj naveže stik s prosilcem, da se prošnja razjasni ali da se omeji njen obseg v skladu s členom 6(2) in 6(3) Uredbe. Če prosilec v desetih delovnih dneh ne odgovori, ESZD ponovno naveže stik z njim in mu da na voljo dodatnih pet delovnih dni, da razjasni prošnjo ali omeji njen obseg, da bi jo ESZD lahko učinkovito obravnavala. Če prosilec ne razjasni prošnje ali omeji njenega obsega, se šteje, da je prošnja zavrnjena.

4.   Takoj ko je prošnja registrirana, korespondent ESZD za dostop do dokumentov prosilcu pošlje potrdilo o prejemu.

5.   Osebni podatki prosilcev se obdelujejo v skladu z veljavnimi pravili o varstvu osebnih podatkov (4).

1.   Vse prošnje se obdelajo pod pogoji in v rokih, ki jih določa Uredba.

2.   V izjemnih primerih, kot je določeno v členu 7(3) in členu 8(2) Uredbe, se lahko roki podaljšajo za petnajst delovnih dni, zlasti če:

Prosilec se obvesti o vsakem takšnem podaljšanju in o razlogih zanj.

1.   Odgovore na začetne prošnje obravnava služba za preglednost in jih podpiše korespondent ESZD za dostop do dokumentov.

2.   Odgovore na potrdilne prošnje podpiše generalni sekretar ESZD po posvetovanju s korespondentom za dostop do dokumentov. Generalni sekretar lahko to pristojnost prenese znotraj ESZD.

1.   Če ESZD prejme prošnjo za dostop do dokumenta, ki ga poseduje, vendar ta dokument izvira od tretje osebe, se posvetuje s to tretjo osebo, razen če je glede na izjeme iz Uredbe jasno, da se dostop do dokumenta dovoli oziroma ne dovoli.

2.   Dostop do dokumenta se odobri brez posvetovanja s tretjo osebo, če ga je njegov avtor že objavil, če ga je že objavila ESZD ali če je jasno, da razkritje ali delno razkritje njegove vsebine očitno ne bi vplivalo na noben interes iz člena 4 Uredbe.

3.   S tretjo osebo se je treba vedno posvetovati, če se za dokument uporablja člen 9 Uredbe ali če dokument izvira iz države članice in je ta država članica ESZD prosila, naj ne razkrije dokumenta brez njenega predhodnega soglasja v skladu s členom 4(5) Uredbe. Taka prošnja države članice se predloži v pisni obliki.

4.   S tretjo osebo se opravi pisno posvetovanje in določi razumen rok za odgovor, pri čemer se upoštevajo roki iz člena 3 tega sklepa. Tretja oseba da svoje mnenje v pisni obliki.

5.   Če tretja oseba ne odgovori v zahtevanem roku ali če je ni mogoče identificirati ali najti, ESZD o prošnji odloči v skladu z izjemami iz Uredbe, pri čemer upošteva upravičene interese tretje osebe na podlagi informacij, ki jih ima na voljo.

6.   Če namerava ESZD omogočiti dostop do dokumenta v nasprotju z izrecnim mnenjem tretje osebe, o svoji nameri, da bo omogočila dostop do dokumenta, obvesti tretjo osebo v roku, določenem z Uredbo.

1.   Prošnje za posvetovanje z ESZD s strani države članice ali drugih institucij, organov, uradov ali agencij Unije, ki so prejeli prošnjo za dostop do dokumenta, s katerim razpolagajo, vendar izvira iz ESZD, se predložijo službi ESZD za preglednost ali korespondentu za dostop do dokumentov po pošti na naslov: European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium, ali po elektronski pošti na naslov ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   ESZD da svoje mnenje takoj, ob upoštevanju roka, določenega za odgovor, najpozneje pa v petih delovnih dneh.

1.   Če prošnja za dostop do dokumenta zadeva dokument s področja uporabe člena 9 Uredbe ali drug dokument, ki ima eno od stopenj tajnosti v skladu z varnostnimi predpisi ESZD, jo obravnavajo člani osebja, ki so pooblaščeni za to, da se seznanijo z dokumentom.

2.   Zavrnitev dostopa do celotnega tajnega dokumenta ali njegovega dela se utemelji na podlagi izjem iz člena 4 Uredbe. Če dostopa do zahtevanega dokumenta ni mogoče zavrniti na podlagi teh izjem, uradnik, ki obravnava prošnjo, poskrbi, da se stopnja tajnosti dokumenta prekliče, preden se ta pošlje prosilcu.

1.   Dokumenti, do katerih se odobri dostop, se pošljejo po navadni ali elektronski pošti. Če so zahtevani dokumenti obsežni ali je ravnanje z njimi težavno, je prosilec lahko povabljen, da si jih ogleda na kraju samem. Tak ogled je brezplačen.

2.   Če je ESZD dokument že objavila, lahko odgovor vsebuje zgolj informacije o tem, kako lahko prosilec pridobi zahtevani dokument, na primer sklic na objavo ali navedba spletnega naslova, če je na voljo.

3.   Če število kopij dokumentov, ki jih je treba poslati po pošti, presega 20 strani, se lahko prosilcu zaračuna taksa v višini 0,10 EUR na stran in stroški pošiljanja. Stroški za uporabo drugih nosilcev podatkov se določijo za vsak primer posebej, ne smejo pa preseči razumnega zneska.

1.   Dokumenti, do katerih se odobri dostop na podlagi prošnje v skladu z Uredbo, se objavijo v javnem registru ESZD. Register je dostopen v elektronski obliki.

2.   Dokumenti, ki so na podlagi člena 9(3) Uredbe občutljive narave, se vpišejo v register samo s soglasjem tistega, ki jih je ustvaril.