30.11.2018

Uradni list Evropske unije

C 434/1

Letno poročilo o agencijah EU za proračunsko leto 2017

(2018/C 434/01)

KAZALO

Seznam kratic

POGLAVJE 1

Agencije EU in revizija, ki jo je opravilo Sodišče

POGLAVJE 2

Pregled rezultatov revizije

POGLAVJE 3

Izjave o zanesljivosti in drugi revizijski rezultati, ki se nanašajo na agencije

SEZNAM KRATIC

Seznam vključuje kratice agencij in drugih organov EU iz tega poročila.

Kratica	Ime	Sedež
ACER	Evropska agencija za sodelovanje energetskih regulatorjev	Ljubljana, Slovenija
Urad BEREC	Urad Organa evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije	Riga, Latvija
CdT	Prevajalski center za organe Evropske unije	Luxembourg, Luksemburg
Cedefop	Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja	Solun, Grčija
CEPOL	Agencija Evropske unije za usposabljanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj	Budimpešta, Madžarska
Chafea	Izvajalska agencija za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano	Luxembourg, Luksemburg
CPVO	Urad Skupnosti za rastlinske sorte	Angers, Francija
EACEA	Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo	Bruselj, Belgija
EASA	Evropska agencija za varnost v letalstvu	Köln, Nemčija
EASME	Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja	Bruselj, Belgija
EASO	Evropski azilni podporni urad	Valletta, Malta
EBA	Evropski bančni organ	London, Združeno kraljestvo
ECDC	Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni	Stockholm, Švedska
ECHA	Evropska agencija za kemikalije	Helsinki, Finska
EEA	Evropska agencija za okolje	København, Danska
EFCA	Evropska agencija za nadzor ribištva	Vigo, Španija
EFSA	Evropska agencija za varnost hrane	Parma, Italija
EIGE	Evropski inštitut za enakost spolov	Vilna, Litva
EIOPA	Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine	Frankfurt, Nemčija
EIT	Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo	Budimpešta, Madžarska
EMA	Evropska agencija za zdravila	London, Združeno kraljestvo
EMCDDA	Evropski center za spremljanje drog in zasvojenosti z drogami	Lizbona, Portugalska
EMSA	Evropska agencija za pomorsko varnost	Lizbona, Portugalska
ENISA	Agencija Evropske unije za varnost omrežij in informacij	Heraklion, Grčija
ERA	Agencija Evropske unije za železnice	Valenciennes, Francija
ERCEA	Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta	Bruselj, Belgija
ESMA	Evropski organ za vrednostne papirje in trge	Pariz Francija
ETF	Evropska fundacija za usposabljanje	Torino, Italija
EUIPO	Urad Evropske unije za intelektualno lastnino	Alicante, Španija
eu-LISA	Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na področju svobode, varnosti in pravice	Talin, Estonija
EU-OSHA	Evropska agencija za varnost in zdravje pri delu	Bilbao, Španija
Euratom	Agencija za oskrbo Euratom	Luxembourg, Luksemburg
Eurofound	Evropska fundacija za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer	Dublin, Irska
Eurojust	Urad za evropsko pravosodno sodelovanje	Haag, Nizozemska
Europol	Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj	Haag, Nizozemska
FRA	Agencija Evropske unije za temeljne pravice	Dunaj, Avstrija
Frontex	Evropska agencija za mejno in obalno stražo	Varšava, Poljska
GSA	Agencija za evropski globalni satelitski navigacijski sistem	Praga, Češka
INEA	Izvajalska agencija za inovacije in omrežja	Bruselj, Belgija
REA	Izvajalska agencija za raziskave	Bruselj, Belgija
SRB	Enotni odbor za reševanje	Bruselj, Belgija

POGLAVJE 1

Agencije EU in revizija, ki jo je opravilo Sodišče

KAZALO

			Odstavek	Stran
UVOD			1.1–1.3	5
AGENCIJE EU			1.4–1.21	5
	Različne vrste agencij pomagajo EU pri oblikovanju in izvajanju politik		1.4–1.14	5
		Decentralizirane agencije obravnavajo specifične potrebe politik	1.8–1.9	7
		Izvajalske agencije Komisije izvajajo programe EU	1.10	8
		Drugi organi imajo posebne mandate	1.11–1.14	8
	Agencije se financirajo iz različnih virov in v okviru razdelkov večletnega finančnega okvira		1.15–1.20	8
	Mreža agencij EU omogoča sodelovanje med agencijami in komuniciranje z deležniki		1.21	13
REVIZIJA SODIŠČA			1.22–1.32	13
	Sodišče ima mandat za revidiranje zaključnih računov in transakcij agencij		1.22–1.24	13
	Revizija Sodišča obravnava ugotovljena tveganja		1.25–1.32	13

UVOD

1.1

Evropsko računsko sodišče, ki ima funkcijo zunanjega revizorja financ EU, je bilo ustanovljeno s Pogodbo o delovanju Evropske unije (1). V tej funkciji deluje kot neodvisni varuh finančnih interesov vseh državljanov Unije, še zlasti tako, da pomaga izboljševati finančno poslovodenje EU. Več informacij o delu Sodišča je mogoče najti v njegovih poročilih o dejavnostih, letnih poročilih o izvrševanju proračuna EU, posebnih poročilih, panoramskih pregledih ter mnenjih o novi ali spremenjeni zakonodaji EU ali drugih sklepih s posledicami za finančno poslovodenje (2).

1.2

V okviru teh pooblastil Sodišče letno preučuje zaključne račune in z njimi povezane transakcije za institucije, agencije in druge organe Unije (3).

1.3

V tem poročilu so predstavljeni rezultati revizije agencij in drugih organov EU (skupaj imenovanih agencije) za proračunsko leto 2017, ki jo je opravilo Sodišče. Poročilo ima naslednjo strukturo:

—	v poglavju 1 so opisane agencije in narava dela Sodišča,

—	v poglavju 2 so predstavljeni splošni rezultati revizije,

—	v poglavju 3 je za vsako od 41 agencij navedena izjava o zanesljivosti, pa tudi mnenje in opažanja Sodišča o zanesljivosti zaključnih računov agencij ter zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih prihodkov in plačil (transakcij).

AGENCIJE EU

Različne vrste agencij pomagajo EU pri oblikovanju in izvajanju politik

1.4

Agencije so ločeni pravni subjekti, ustanovljeni s sekundarno zakonodajo zaradi izvajanja specifičnih tehničnih, znanstvenih ali upravljavskih nalog, ki pomagajo institucijam EU pri zasnovi in izvajanju politik. Mnoge so zelo prepoznavne in bistveno vplivajo na vsakdanje življenje državljanov EU na pomembnih področjih, kot so zdravje, varnost, zaščita, svoboda in pravosodje. Kratek opis nalog posameznih agencij je naveden skupaj z njihovimi izjavami o zanesljivosti v poglavju 3.

1.5

V tem poročilu se za poimenovanje agencij uporabljajo njihove kratice, ki so navedene v seznamu na začetku poročila.

1.6

Obstajajo tri vrste agencij: decentralizirane in izvajalske agencije ter drugi organi. Njihove glavne značilnosti so opisane v nadaljevanju. Število agencij se je z leti povečalo, kot je prikazano v okviru 1.1. Leta 2017 jih je bilo 41.

Okvir 1.1

Povečanje števila agencij

Vir:	Evropsko računsko sodišče

1.7

Izvajalske agencije Komisije so na sedežu Komisije v Bruslju in Luxembourgu. Decentralizirane agencije in drugi organi so v 23 državah članicah po vsej EU, kot je razvidno s seznama kratic in okvira 1.2. O njihovem sedežu odloča Svet ali pa Svet in Evropski parlament skupaj.

Okvir 1.2

Sedeži agencij po državah članicah

Vir:	Evropsko računsko sodišče

Decentralizirane agencije obravnavajo specifične potrebe na posameznih področjih

1.8

32 decentraliziranih agencij (4) ima pomembno vlogo pri pripravi in izvajanju politik EU, še zlasti tehničnih, znanstvenih, operativnih in/ali regulativnih nalog. Namenjene so obravnavanju potreb na posameznih področjih ter krepitvi sodelovanja v EU z združitvijo tehničnega in specialističnega znanja iz EU in držav članic. Ustanovljene so bile za nedoločen čas, in sicer z uredbami Sveta ali Evropskega parlamenta in Sveta.

1.9

Decentralizirane agencije delujejo pod nadzorom odbora, ki ga sestavljajo predstavniki držav članic in Komisije, v nekaterih agencijah pa tudi drugih strani. Odbor določi operativni okvir, ki ga mora agencija upoštevati, na primer večletne in letne programe dela, osnutke proračuna in načrte delovnih mest, za katerih izvajanje je odgovoren (izvršni) direktor agencije. Vsaka decentralizirana agencija ima tudi svoj postopek podeljevanja razrešnice za izvrševanje proračuna. Večinoma razrešnico podelita Evropski parlament in Svet (5), zajema pa odhodke za zaposlene ter upravne in operativne odhodke.

Izvajalske agencije Komisije izvajajo programe EU

1.10

Šest izvajalskih agencij Komisije (6) je pooblaščenih za opravljanje izvajalskih in operativnih nalog, povezanih z enim ali več programi EU. Ustanovljene so bile za omejeno obdobje s sklepom Komisije, delujejo pa pod nadzorom usmerjevalnega odbora, ki ga imenuje Komisija. Njihovo delo temelji na večletnem in letnem programu dela, za katerih zasnovo in izvajanje so odgovorni izvršni direktorji. Za izvrševanje proračunov uporabljajo svoje postopke za razrešnico, ki jo podelita Evropski parlament in Svet. Drugače kot pri decentraliziranih agencijah njihovi proračuni krijejo samo odhodke za zaposlene in upravne odhodke, medtem ko se vsi operativni odhodki, ki jih izvršijo, krijejo iz proračuna Komisije, zato so del postopka za razrešnico, ki se podeli Komisiji. Proračuni izvajalskih agencij tako predstavljajo zelo majhen delež proračuna, ki ga dejansko izvršujejo.

Drugi organi imajo posebne mandate

1.11

Trije drugi organi so EIT, Euratom in SRB.

1.12

EIT v Budimpešti je neodvisen decentraliziran organ EU, ki združuje znanstvene, poslovne in izobraževalne vire za okrepitev inovacijskih zmogljivosti EU z zagotavljanjem financiranja z nepovratnimi sredstvi. Ustanovila sta ga Evropski parlament in Svet za nedoločen čas. Vodi ga direktor, nadzira pa upravni odbor. Zanj se uporablja poseben postopek razrešnice, ki jo podelita Evropski parlament in Svet.

1.13

Euratom v Luxembourgu je ustanovil Svet za nedoločen čas v podporo ciljem iz Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo. Zanj se uporablja poseben postopek za razrešnico, ki jo podelita Evropski parlament in Svet. Svetovalni odbor, ki ga sestavljajo člani iz držav članic, pomaga Euratomu pri izvajanju njegovih nalog s podajanjem mnenj ter zagotavljanjem analiz in informacij. Delo generalnega direktorja nadzoruje Komisija.

1.14

SRB je osrednji organ bančne unije za reševanje s sedežem v Bruslju. Njegova naloga je zagotoviti urejeno reševanje propadajočih bank s čim manjšim učinkom na realni sektor, finančni sistem in javne finance sodelujočih držav članic in drugod. SRB zastopa njegov predsednik, ki deluje tudi kot organ za imenovanje. Za predsednika SRB se uporablja poseben postopek razrešnice, ki jo podeli njegov odbor, sestavljen iz članov nacionalnih organov za reševanje sodelujočih držav članic.

Agencije se financirajo iz različnih virov in v okviru razdelkov večletnega finančnega okvira

1.15

Skupni proračun vseh agencij (razen SRB) za leto 2017 je znašal 3,5 milijarde EUR (2016: 3,4 milijarde EUR), kar je približno 2,7 % splošnega proračuna EU za leto 2017 (2016: 2,4 %), kot je razvidno iz okvira 1.3. Agencije z največjim povečanjem proračuna v letu 2017 so GSA in EIT, ki se financirata v okviru razdelka 1a večletnega finančnega okvira (7) (Konkurenčnost za rast in delovna mesta), ter Frontex, EMA in EASO, ki se financirajo v okviru razdelka 3 večletnega finančnega okvira (Varnost in državljanstvo).

1.16

Poleg tega je proračun SRB za leto 2017 znašal 6,6 milijarde EUR (2016: 11,8 milijarde EUR). (8) Sestavljajo ga prispevki kreditnih institucij v enotni sklad za reševanje.

1.17

Proračuni decentraliziranih agencij in drugih organov zajemajo odhodke za zaposlene ter upravne in operativne odhodke, izvajalske agencije pa izvajajo programe, ki se financirajo iz proračuna Komisije, zato njihovi proračuni (v skupni višini približno 241 milijonov EUR) zajemajo le odhodke za zaposlene in upravne odhodke. Operativni odhodki Komisije, ki jih je v letu 2017 izvršilo šest izvajalskih agencij, so znašali približno 6,8 milijarde EUR, torej več kot dvakrat toliko, kot znaša skupni proračun vseh drugih agencij razen SRB skupaj.

Okvir 1.3

Viri financiranja agencij v letu 2017

Vir:	Splošni proračun EU za leto 2017 in proračuni agencij za leto 2017 (podatke je zbralo Evropsko računsko sodišče).

1.18

Večina agencij, vključno z vsemi izvajalskimi agencijami, se financira skoraj v celoti iz splošnega proračuna EU. Druge se v celoti ali delno financirajo s pristojbinami in taksami ter z neposrednimi prispevki sodelujočih držav, tj. držav članic, držav EFTA itd. Skupno se je iz splošnega proračuna EU financiralo približno 2,5 milijarde EUR, 1 milijarda EUR pa se je financirala iz pristojbin in taks ter neposrednih prispevkov sodelujočih držav. V okviru 1.4 je razčlenitev agencij po velikosti prejetih prispevkov iz proračuna EU.

Okvir 1.4

Agencije, razvrščene po velikosti prispevkov iz proračuna EU

Vir:	Agencije (podatke je zbralo Evropsko računsko sodišče).

1.19

Prispevki iz splošnega proračuna EU v višini 2,5 milijarde EUR se financirajo v okviru različnih razdelkov večletnega finančnega okvira, kot je prikazano v okviru 1.5.

Okvir 1.5

Financiranje agencij v okviru razdelkov večletnega finančnega okvira splošnega proračuna EU

Vir:	Večletni finančni okvir EU, ki zajema obdobje 2014–2020, in proračuni agencij za leto 2017 (podatke je zbralo Evropsko računsko sodišče).

1.20

Na koncu leta 2017 so imele agencije približno 11 000 zaposlenih (9) (2016: 10 300), kar je približno šestina vseh zaposlenih v institucijah in agencijah EU. Razčlenitev vseh zaposlenih v agencijah je predstavljena v okviru 1.6.

Okvir 1.6

Število zaposlenih po agencijah konec leta 2017

Vir:	Agencije (podatke je zbralo Evropsko računsko sodišče).

Mreža agencij EU omogoča sodelovanje med agencijami in komuniciranje z deležniki

1.21

Mrežo agencij EU so ustanovile agencije kot platformo za sodelovanje med agencijami, da bi se okrepila prepoznavnost agencij, opredelilo in spodbujalo izboljšanje učinkovitosti ter povečala dodana vrednost. Mreža deluje na podlagi prioritet, o katerih se dogovorijo agencije v okviru petletnega strateškega načrta (2015–2020) in letnih delovnih programov, v katerih se natančno določijo dejavnosti in rezultati. Ena od njenih pomembnih vlog je zagotoviti učinkovito komuniciranje med agencijami in deležniki, zlasti institucijami EU. Vsako leto ji predseduje druga agencija, izmenjujejo pa se po načelu rotacije.

REVIZIJA SODIŠČA

Sodišče ima mandat za revidiranje zaključnih računov in transakcij agencij

1.22

Sodišče je skladno s členom 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) revidiralo:

(a)	zaključne račune vseh agencij, ki jih sestavljajo računovodski izkazi (10) in poročila o izvrševanju proračuna (11) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s temi zaključnimi računi.

1.23

Sodišče na podlagi rezultatov svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu ali drugemu organu za razrešnico, omenjenemu v Poglavju 3 tega poročila, za vsako agencijo posebej da izjavo o zanesljivosti v zvezi z zanesljivostjo zaključnega računa agencije ter zakonitostjo in pravilnostjo z izkazi povezanih transakcij. Kadar je primerno, izjavo o zanesljivosti dopolni s pomembnimi revizijskimi opažanji.

1.24

Kot je določeno v členu 208(4) finančne uredbe (12), zaključne račune 32 agencij, ki prejemajo prispevke iz proračuna EU, preverijo neodvisni zunanji revizorji. Sodišče je skladno z mednarodnimi standardi revidiranja pregledalo zanesljivost rezultatov preverjanja in te rezultate upoštevalo pri pripravi lastnih revizijskih mnenj.

Revizija Sodišča obravnava ugotovljena tveganja

1.25

Za pridobitev zadostnega zagotovila je Sodišče svojo revizijo zasnovalo tako, da obravnava glavna ugotovljena tveganja.

Tveganje za zanesljivost zaključnih računov agencij je na splošno nizko

1.26

Sodišče na splošno meni, da je tveganje za zanesljivost zaključnih računov za vse agencije nizko. Zanesljivost zaključnih računov agencij se ugotovi z uporabo računovodskih pravil, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor. Pomembnih napak, odkritih v preteklosti, je bilo malo.

Tveganje za zakonitost in pravilnost transakcij je na splošno srednje veliko, vendar obstajajo odstopanja

1.27

Skupno tveganje za zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij agencij šteje za srednje veliko, vendar se po posameznih proračunskih naslovih razlikuje in se giblje od nizkega do visokega.

Naslov I (odhodki za zaposlene)

1.28

Tveganje je na splošno nizko. Plače upravlja služba PMO na Komisiji, ki jo Sodišče revidira v okviru specifičnih ocen upravnih odhodkov. V zvezi z odhodki za zaposlene v zadnjih letih ni bilo odkritih pomembnih napak. Kadar pa morajo agencije v kratkem obdobju zaposliti veliko dodatnih uslužbencev, obstaja srednje do visoko tveganje za zakonitost in pravilnost postopkov zaposlovanja.

Naslov II (upravni odhodki)

1.29

Tveganje šteje za srednje. Javno naročanje različnih vrst storitev z vse večjimi zneski, povezanimi z IT, vključuje kompleksna pravila in postopke javnega naročanja, uprave agencij pa včasih ne dosežejo zadostne preglednosti in stroškovne učinkovitosti. Resne napake pri javnem naročanju, ki vplivajo na plačilne pogoje, so običajno eden glavnih razlogov za revizijska mnenja in opažanja s pridržkom, ki jih izreče Sodišče. Vendar pa je najemnina za pisarniške prostore pogosto glavna stroškovna kategorija, ki se plačuje redno, do sprememb pri tem pa običajno pride le, če se agencija preseli v nove prostore, zato je splošno tveganje na tem področju nizko.

Naslov III (operativni odhodki)

1.30

Tveganje šteje za nizko do visoko. Odvisno je od agencije in vrste njenih operativnih odhodkov. Na splošno so tveganja, povezana z javnim naročanjem, podobna tveganjem v zvezi z naslovom II, čeprav so zadevni zneski lahko višji. Glede nepovratnih sredstev v okviru proračunskega naslova III je bilo pri prejšnjih revizijah ugotovljeno, da so se kontrole, ki jih uporabljajo agencije, sicer na splošno izboljšale, vendar pa niso vedno povsem uspešne.

Tveganje za dobro finančno poslovodenje je srednje

1.31

Tveganje za dobro finančno poslovodenje šteje za srednje in je ugotovljeno zlasti na področjih IT in javnega naročanja. Sodišče je že v preteklosti v svojih ugotovitvah poročalo o različnih sistemih IT in slabostih pri vodenju projektov IT, pa tudi o postopkih javnega naročanja, ki niso zagotavljali stroškovne učinkovitosti.

1.32

Gledano širše, obstoječe število majhnih agencij (glej okvira 1.4 in 1.6), ki imajo vsaka svojo upravno strukturo in postopke, povzroča tveganje za upravno učinkovitost.

POGLAVJE 2

Pregled rezultatov revizije

KAZALO

		Odstavek	Stran
UVOD		2.1–2.2	16
REZULTATI LETNIH REVIZIJ AGENCIJ ZA LETO 2017 SO NA SPLOŠNO POZITIVNI		2.3–2.49	16
	Revizijsko mnenje brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov vseh agencij	2.4	16
	V odstavkih o poudarjanju zadev se obravnavajo zadeve, ki so temeljne za razumevanje zaključnega računa	2.5–2.11	16
	Mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij	2.12	17
	Mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnimi računi agencij, razen za EASO	2.13–2.14	17
	Odstavki o drugih zadevah se nanašajo na posebno pomembna vprašanja	2.15–2.21	17
	Opažanja Sodišča zajemajo vrsto vprašanj	2.22–2.49	18
REVIZIJSKI REZULTATI DRUGIH POROČIL, KI SE NANAŠAJO NA AGENCIJE, KI JIH JE SODIŠČE OBJAVILO V LETU 2017		2.50–2.55	24
	Hitri pregled izvajanja 5-odstotnega zmanjšanja števila delovnih mest, ki ga je opravilo Sodišče	2.50	24
	Posebno poročilo Sodišča o Enotnem odboru za reševanje	2.51–2.53	25
	Specifično letno poročilo Evropskega računskega sodišča o pogojnih obveznostih, nastalih zaradi opravljanja nalog Enotnega odbora za reševanje	2.54	26
	Druga posebna poročila Evropskega računskega sodišča, ki se nanašajo na eno ali več agencij	2.55	26
ODGOVOR MREŽE AGENCIJ			28

UVOD

2.1

V tem poglavju je predstavljen pregled rezultatov letnih revizij agencij, ki jih je opravilo Sodišče za leto 2017, ter drugo revizijsko delo, povezano z agencijami, ki ga je Sodišče opravilo v letu 2017.

2.2

Izjave o zanesljivosti (revizijska mnenja) o zanesljivosti zaključnih računov agencij ter z izkazi povezanih prihodkih in plačilih ter vse zadeve in opažanja, zaradi katerih ta mnenja niso vprašljiva, so navedeni v Poglavju 3.

REZULTATI LETNIH REVIZIJ AGENCIJ ZA LETO 2017 SO NA SPLOŠNO POZITIVNI

2.3

Na splošno so bili z revizijo zaključnih računov agencij za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter z izkazi povezanih prihodkov in plačil, ki jo je opravilo Sodišče, potrjeni pozitivni rezultati, o katerih je Sodišče poročalo že v prejšnjih letih.

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov vseh agencij

2.4

Sodišče je izreklo revizijska mnenja brez pridržkov o zaključnih računih vseh agencij. Zaključni računi agencij v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavljajo njihov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njihov poslovni izid in denarne tokove za tedaj končano leto v skladu z določbami finančnih uredb, ki se zanje uporabljajo, in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije (13).

V odstavkih o poudarjanju zadev se obravnavajo zadeve, ki so temeljne za razumevanje zaključnega računa

2.5

V odstavkih o poudarjanju zadeve Sodišče opozarja na pomembne zadeve, ki so osnovne za bralčevo razumevanje zaključnega računa.

2.6

V zvezi z EASO Sodišče opozarja, da so se kritične razmere na področju kadrovskih virov še bistveno poslabšale. Urad trenutno nima upravnih zmogljivosti za zapolnitev visokega števila prostih delovnih mest. Na splošno te razmere prinašajo veliko tveganje za neprekinjeno poslovanje Urada na sedanji ravni.

2.7

V primeru SRB je poudarilo, da se prispevki v enotni sklad za reševanje izračunajo na podlagi informacij, ki jih odboru posredujejo kreditne institucije v okviru nacionalnih organov za reševanje. Kljub temu pa uredba o enotnem mehanizmu za reševanje ne omogoča celovitega in usklajenega okvira kontrole za zagotovitev zanesljivosti informacij. Sodišče je ugotovilo, da je metodologija iz pravnega okvira, ki se uporablja za izračun prispevkov, zelo zapletena in lahko privede do tveganja v zvezi s točnostjo. Odbor zaradi zaupnosti ne more izdati podatkov kreditnih institucij, ki se uporabljajo za izračun prispevkov sklada, to pa zmanjšuje preglednost.

2.8

Glede ECHA je Sodišče poudarilo, da se agencija delno sama financira, saj ji vse družbe, ki vložijo zahtevek za registracijo kemikalij, kot je določeno v uredbi o registraciji, evalvaciji, avtorizaciji in omejevanju kemikalij (14), plačajo pristojbino. Agencija izračunava pristojbine in izdaja račune zanje na podlagi informacij, ki jih zagotovijo družbe ob zahtevku za registracijo. Pri naknadnih preverjanjih, ki jih je opravila agencija, je bila ugotovljena potreba po precejšnjih popravkih pristojbin, pri čemer skupni znesek popravkov ob koncu leta 2017 ni bil znan. To opažanje kaže na omejitve sistema, ki se preveč opira na izjave samih vlagateljev zahtevkov.

2.9

V zvezi z GSA je Sodišče opozorilo, da je eden od ponudnikov izpodbijal izid postopka javnega naročanja za eno od glavnih pogodb agencije (okvirna pogodba v višini 1,5 milijarde EUR).

2.10

Glede dveh agencij s sedežem v Londonu, tj. EMA in EBA, je Sodišče opozorilo, da bosta agenciji leta 2019 zapustili Združeno kraljestvo ter da so bili njihova zaključna računa in z njimi povezana pojasnila pripravljeni na podlagi informacij, ki so bile na voljo na dan potrditve računov. Navedlo je tudi posledice, ki izhajajo iz sedanjih zakupnih pogodb v Londonu, ter morebitna zmanjšanja prihodkov po izstopu Združenega kraljestva iz EU.

2.11

V zvezi s Chafea je Sodišče poročalo o pomembnih slabostih v njeni računovodski ureditvi.

Mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij

2.12

Sodišče je za vse agencije izreklo revizijska mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnimi računi za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017. Po mnenju Sodišča so bili prihodki v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnimi računi agencij, razen za EASO

2.13

Sodišče je za 40 agencij izreklo revizijska mnenja brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnimi računi za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017. Po mnenju Sodišča so bila plačila v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

2.14

Za EASO je Sodišče izreklo odklonilno mnenje zaradi bistvenih in sistematičnih neskladnosti plačil s finančno uredbo Urada ter drugimi pravili in določbami, ki se zanj uporabljajo, zlasti v zvezi s postopki javnega naročanja in zaposlovanja, povezanimi s plačili. Sistematičnost neskladnosti kaže, da je sistem notranjih kontrol neustrezen. Skupna napaka zaradi neskladnosti plačil znaša vsaj 7,7 milijona EUR ali 10,3 % vseh plačil, ki jih je Urad izvršil leta 2017.

Odstavki o drugih zadevah se nanašajo na posebno pomembna vprašanja

2.15

Odstavki o drugih zadevah opozarjajo bralca na zadeve, ki niso predstavljene ali razkrite v zaključnih računih ali povezane z zakonitostjo in pravilnostjo prihodkov in plačil.

2.16

V zvezi z EIT je Sodišče ugotovilo, da so se začetne stopnje povračil za nepovratna sredstva za skupnosti znanja in inovacij proti koncu obdobja upravičenosti povišale, kar ni v skladu s tem, da bi bilo treba skupnosti spodbujati k manjši odvisnosti od financiranja, ki ga zagotavlja EIT. Poleg tega je bilo za dve skupnosti znanja in inovacij nekaj novih dejavnosti naknadno dodanih v letni poslovni načrt. Za eno od njiju je to pomenilo veliko spremembo prvotnega sklepa o dodelitvi sredstev. Velike spremembe imajo lahko posledice za enako obravnavo skupnosti in niso skladne s finančno uredbo.

2.17

V zvezi s Frontexom je Sodišče od leta 2014 že večkrat poročalo, da so dokazi o odhodkih, za katere vložijo zahtevke sodelujoče države, pogosto nezadostni. To so potrdili tudi letošnji revizijski rezultati. V odziv na priporočilo Sodišča iz leta 2016 Frontex uvaja model poenostavljenega povračila stroškov.

2.18

Za EBA, EIOPA in ESMA je Sodišče opozorilo, da se njihovi proračuni delno financirajo s sredstvi Evropske unije in delno z neposrednimi prispevki nadzornih organov in/ali nadzorovanih subjektov držav članic EU. Mogoče je, da se bodo prihodki organov v prihodnosti zmanjšali zaradi odločitve Združenega kraljestva, da izstopi iz EU.

2.19

V zvezi z GSA je Sodišče poročalo, da Agencija upravlja center za nadzor varnosti Galileo (GSMC) in zemeljske postaje Galileo, ki so na ozemlju Združenega kraljestva.

2.20

Glede CdT se je Sodišče sklicevalo na to, da je več agencij povečevalo uporabo notranjih in drugih alternativnih prevajalskih rešitev, kar pomeni, da zmogljivosti CdT niso bile izkoriščene v največji možni meri. Poleg tega na evropski ravni prihaja do podvajanja razvoja prevajalskih sistemov in tekočih stroškov.

2.21

Decembra 2016 je Urad BEREC pri Prevajalskem centru za organe Evropske unije naročil prevode štirih razpisov za prijavo interesa za pripravo rezervnih seznamov kandidatov za zaposlitev, čeprav so bila vsa delovna mesta v njegovem kadrovskem načrtu, ki so jih potrdili proračunski organi, zasedena. Po mnenju Sodišča naročilo prevoda decembra 2016 ni bilo upravičeno. S tem povezano plačilo, izvršeno marca 2017, je znašalo 2,5 % proračuna Urada za leto 2017.

Okvir 2.1

Revizijska mnenja o izkazih in transakcijah agencij za obdobje 2014–2017, po letih

Vir:	Evropsko računsko sodišče

Opažanja Sodišča zajemajo vrsto vprašanj

2.22

Sodišče je za 37 agencij izreklo skupno 145 opažanj, v katerih je poudarilo pomembne zadeve in nakazalo možne izboljšave, Ta opažanja, ki so navedena v poglavju 3, so povzete v nadaljevanju. Večina opažanj se nanaša na dobro finančno poslovodenje.

Glavna tveganja, ki so privedla do resnih slabosti v EASO

2.23

Sodišče je v zvezi z EASO opozorilo na glavna tveganja, povezana z naravo dejavnosti Urada in izrednimi operativnimi problemi zaradi migrantske krize. Tveganja niso bila zmanjšana s trdno strukturo upravljanja in učinkovitimi kontrolami, kar je privedlo do številnih primerov bistvenih neskladnosti.

2.24

Od leta 2014 je bila za Urad značilna velika fluktuacija zaposlenih, od decembra 2017 pa so postopki zaposlovanja začasno zaustavljeni. Urad niti nima službe za notranjo revizijo niti pravne službe niti ne izvaja sistematičnega pregleda pravnih dokumentov.

2.25

Pri skoraj vseh revidiranih storitvah, ki so se izvajale na podlagi javnega naročanja, ali postopkih zaposlovanja so bile odkrite sistematične slabosti pri oceni potreb Urada, pripravi razpisne dokumentacije, izbiri vrste pogodbe, metodah ocenjevanja in dodelitve naročil, spremembah in podaljšanjih pogodb, izvajanju del in preverjanju izvedenih storitev itd. Te slabosti škodujejo načelom konkurence, preglednosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije ponudnikov.

Napredek pri doseganju bolj usklajenega okolja informacijske tehnologije

2.26

Agencije izvajajo vrsto različnih operativnih dejavnosti, za katere so potrebne ustrezne in včasih prirejene rešitve IT. Toda glavne operativne in upravne dejavnosti se izvajajo na podlagi istega pravnega okvira, zaradi česar imajo podobne procese, za katere je mogoče uporabljati podobne rešitve IT. Agencije so sicer dosegle velik napredek pri uporabi podobnih sistemov za upravljanje proračuna in računovodenje, kot je Sodišče poročalo v zbirnem poročilu o rezultatih revizij agencij za leto 2016, vendar pa je še vedno obstajalo mnogo različnih rešitev IT, ki so se uporabljale na drugih ključnih področjih, kot so upravljanje kadrov ter javnih naročil in pogodb.

2.27

Agencije razmišljajo o dodatni uskladitvi rešitev IT na teh področjih, ki naj bi zlasti izboljšala stroškovno učinkovitost, zmanjšala tveganja, povezana z notranjo kontrolo, in okrepila upravljanje IT. V letu 2017 je bil dosežen dober napredek v zvezi z orodji IT za upravljanje človeških virov, saj je 20 agencij s Komisijo sklenilo sporazume o uporabi njenega orodja SYSPER II, kar bo zagotovilo enotnejše okolje IT na tem območju. Načrtuje se, da bo večina agencij to orodje Komisije uporabljala od 1. januarja 2019, medtem ko ga nekatere agencije uporabljajo že od 3. četrtletja leta 2018.

Okvir 2.2

Uvedba skupnega orodja za človeške vire SYSPER II v agencijah

Vir:	Evropsko računsko sodišče na podlagi informacij, dobljenih od agencij.

Uvedba e-javnega naročanja poteka

2.28

V tem razdrobljenem scenariju bi bila uporaba podobnih elektronskih orodij za nabavo blaga ali storitev (e-javno naročanje) tudi pomemben korak k dosegi bolj usklajen okvira IT med agencijami. Skladno s finančnima uredbama, ki sta začeli veljati leta 2012 oziroma 2013 vse institucije in agencije EU „…[v] največji možni meri zlasti oblikujejo in izvajajo rešitve za predložitev, hranjenje in obdelavo predloženih podatkov v postopkih za dodelitev nepovratnih sredstev in postopkih javnih naročil ter v ta namen vzpostavijo enotno območje izmenjave elektronskih podatkov za vložnike, kandidate in ponudnike“ (15), (16). Čeprav v finančnih uredbah ni bilo določenih ciljnih datumov za uvedbo e-javnega naročanja, pa je treba na podlagi direktive EU o javnem naročanju iz leta 2014 (17) elektronska sredstva za javno naročanje v državah članicah EU začeti uporabljati do leta 2018, na podlagi direktive EU o elektronskem izstavljanju računov iz leta 2014 (18) pa morajo vsi javni organi omogočiti prejemanje e-računov do leta 2019.

2.29

Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Agencije vse svoje javne razpise objavljajo elektronsko prek portala TED (Tenders Electronic Daily), tj. dela Uradnega lista EU, ki je namenjen javnemu naročanju EU, Komisija pa je leta 2010 začela uporabljati orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je večina agencij uvedla izdajo elektronskih računov in elektronsko objavo dokumentacije za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

Okvir 2.3

Uvedba orodij za e-javno naročanje v agencijah

Vir:	Evropsko računsko sodišče na podlagi informacij, dobljenih od agencij.

Svetovanje na področju informacijske tehnologije in vodenje projektov pri Evropski agenciji za zdravila in agenciji eu-LISA se izboljšujeta

Svetovanje na področju informacijske tehnologije in vodenje projektov pri Evropski agenciji za zdravila

2.30

V okviru lanskoletne revizije je Sodišče analiziralo, kako je agencija upravljala svetovalne storitve. Zaradi prekomernega najemanja svetovalnih podjetij je prišlo do izredno velike odvisnosti od zunanjih strokovnjakov. Sodišče je že poročalo, da je bil nadzor nad pripravo in izvajanjem projektov nezadosten in da so projekti zelo zamujali, stroški pa nezadržno rasli.

2.31

Tekom leta 2017 je agencija izvedla več ukrepov, da bi izboljšala razmere. Vendar bo za zmanjševanje velike odvisnosti agencije od svetovalnih podjetij potreben čas, učinek ukrepov pa bo viden šele čez nekaj let.

Svetovanje na področju informacijske tehnologije in vodenje projektov pri agenciji eu-LISA

2.32

Agencija eu-LISA glede na vrsto svojih operacij uporablja storitve svetovanja predvsem v zvezi z informacijskimi projekti. Leta 2017 so se informacijski projekti izvajali v okviru sprejetih proračunov in časovnih načrtov.

2.33

Agencija za razvoj in izvajanje informacijskih projektov uporablja model najemanja zunanjih izvajalcev, na podlagi katerega trije zunanji izvajalci opravijo približno 90 % zadevnega dela. Informacijske projekte sicer vodi in nadzira Agencija, vendar pa model, v okviru katerega se evolucijske in razvojne dejavnosti za tako občutljive informacijske sisteme v tolikšnem obsegu oddajajo v izvajanje zunanjim izvajalcem, ustvarja tveganje prevelikega zanašanja na zunanje izvajalce in prevelike odvisnosti od njih.

2.34

Poleg tega to, da je v ključnih operativnih enotah zaposlenih malo ljudi, pomeni precejšnje tveganje za neprekinjeno delovanje operacij.

Pomanjkljivosti pri upravljanju javnega naročanja še vedno obstajajo

2.35

Cilj javnega naročanja je zagotovitev konkurence med gospodarskimi subjekti in dosega najbolj gospodarnih nakupov, izvedenih transparentno, objektivno in dosledno ter na podlagi veljavnega zakonodajnega okvira. Pri 14 agencijah (Urad BEREC, CEPOL, Chafea, eu-LISA, ECHA, EBA, EGP, EFSA, EIGE, EUIPO, ERA, EASA, FRA in SRB) je Sodišče opazilo slabosti pri javnem naročanju, v glavnem pri naročanju storitev, ki so ogrožale stroškovno učinkovitost. Pogosto ugotovljene pomanjkljivosti vključujejo pomanjkanje ustreznega ravnovesja med vidiki cen in kakovosti pri merilih za oddajo javnih naročil, neoptimalno zasnovo okvirnih pogodb, uporabo okvirnih pogodb, ki so omogočale nakup storitev, za katere specifikacije in/ali cena niso bile dovolj natančno opredeljene, ter neupravičeno uporabo posredniških storitev.

Večina agencij je analizirala posledice brexita

2.36

Združeno kraljestvo je 29. marca 2017 obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi, da izstopi iz Evropske unije (brexit). Drugače kot večina drugih agencij jih pet (ACER, Urad BEREC, CEPOL, ENISA, EU-OSHA) ni izvedlo celovite analize verjetnega učinka brexita na svojo organizacijo, delovanje in računovodske izkaze.

Obvestila o prostih delovnih mestih bi se lahko objavljala na spletišču urada EPSO

2.37

Večina agencij (ACER, Cedefop, CEPOL, Chafea, EASA, EBA, ECHA, EEA, EIGE, EIOPA, EIT, EMA, EMCDDA, EMSA, ENISA, ESMA, eu-LISA, Eurojust, Europol, Frontex, GSA, SRB) objavlja prosta delovna mesta na svojih spletiščih in v družbenih medijih, na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO) pa velikokrat ne. Objava na spletišču urada EPSO bi povečala preglednost in javnost ter državljanom omogočila, da najdejo prosta delovna mesta, ki jih objavijo vse evropske institucije in agencije. Glavni razlog za to, ki so ga navedle agencije, je, da urad EPSO sprejema objave prostih delovnih mest le, če se te v vseh uradnih jezikih EU, kar pomeni visoke stroške prevajanja.

Manj opažanj o zakonitosti in pravilnosti transakcij

2.38

Število opažanj o zakonitosti in pravilnosti plačil se je zmanjšalo na osem (2016: 11), kar kaže na nenehna prizadevanja agencij za upoštevanje pravnega okvira, zlasti določb v finančnih in kadrovskih predpisih. V petih opažanjih so bile ponovno obravnavane slabosti, povezane s postopki javnega naročanja (EASO, EASA, EIGE, Frontex), v treh pa postopki zaposlovanja (EASO, Cedefop, Frontex).

Pri upravljanju proračuna je videti izboljšanje

2.39

V skladu s finančno uredbo se lahko proračunska sredstva, odobrena za določeno leto, pod določenimi pogoji prenesejo v naslednje leto (19). Ker finančna uredba zgornjih mej za takšne prenose ne določa, z večletno naravo operacij pa jih je mogoče v precejšnji meri utemeljiti, lahko prevelike ravni le-teh kažejo na zamude pri izvajanju delovnih programov ali načrtov javnih naročil, lahko pa so tudi v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti.

2.40

V okviru 2.4 je prikazano število agencij, za katere je Sodišče poročali o visokih prenosih v letu 2017 in prejšnjih letih. Zmanjšanje tega števila na le dve agenciji (Chafea, EU-OSHA) v letu 2017 je rezultat boljše in preglednejše razlage in utemeljitve prenosov s strani agencij, pa tudi spremembe pristopa Sodišča k poročanju leta 2017. Od leta 2017 Sodišče namreč o prenosih poroča le, če meni, da niso ustrezno utemeljeni.

Okvir 2.4

Vse manj opažanj o prevelikem številu prenosov ali velikih zneskih prenosov

Vir:	Evropsko računsko sodišče na podlagi informacij, dobljenih od agencij.

2.41

Poleg tega je Sodišče za dve agenciji (Frontex, EUIPO) poročalo o razveljavitvah proračunskih odobritev, prenesenih iz prejšnjih let. To kaže, da so bile proračunske potrebe previsoko ocenjene, zlasti v javnih upravah držav članic in drugih sodelujočih držav.

Računovodsko okolje bi se lahko dodatno izboljšalo

2.42

Med letošnjo letno revizijo je Sodišče analiziralo tudi računovodske okvire agencij, ki so pomemben element za pripravo zanesljivih zaključnih računov. V skladu s finančno uredbo ima vsaka agencija svojega računovodjo, kar pomeni, da je skupno 37 računovodij odgovornih za 2 % proračuna EU. Glavne naloge računovodje so izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjava zapadlih zneskov, priprava, predstavljanje in vodenje računovodstva, določanje in potrjevanje računovodskih sistemov ter vodenje zakladnice. Za povečanje učinkovitosti v letu 2012 je računovodja Komisije pozval agencije, naj svoje računovodske naloge prenesejo nanj na podlagi pogodbe. Prva agencija (ki je ta predlog sprejela) je bil leta 2014 CEPOL. Do konca leta 2017 so se temu dogovoru pridružile samo še tri druge agencije (GSA, BEREC, ACER).

2.43

Hierarhični položaj računovodje znotraj agencije lahko vpliva na njegovo neodvisnost. Računovodje zlasti ne smejo biti odvisni od vseh, ki lahko na podlagi (nadaljnjega) prenosa pooblasti odobrijo obveznosti in plačila. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju agencije (po administrativni strani) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom). To opažanje je bilo vključeno za 13 agencij (CdT, EACEA, EASA, EASME, EEA, EFSA, EIOPA, EMA, EMCDDA, ERA, EU-OSHA, Eurofound, FRA). Za to bi bilo potrebno tudi, da je upravni odbor odgovoren za imenovanje in letno oceno računovodje.

2.44

Na podlagi finančne uredbe morajo računovodje potrditi zanesljivo delovanje računovodskih sistemov agencij (validacija). Medtem ko so bili računovodski sistemi večine agencij nedavno validirani, pa je Sodišče ugotovilo, da bi bilo zaradi večjih sprememb treba dovolj zgodaj ponovno validirati računovodske sisteme sedmih agencij (ACER, Urad BEREC, CEPOL, EASME, EIT, EMA, GSA).

Okvir 2.5

Neodvisnost računovodij agencij in ponovna validacija računovodskih sistemov, ki bi že morali biti validirani

Vir:	Evropsko računsko sodišče na podlagi informacij, dobljenih od agencij.

V nekaterih agencijah je Sodišče odkrilo slabosti v notranjih kontrolah

2.45

Pri treh agencijah (EASO, CPVO, REA) je bila dokumentacija v zvezi z javnim naročanjem, dodeljevanjem nepovratnih sredstev ali postopki zaposlovanja neustrezna.

2.46

Pri treh agencijah (ACER, EIT, Frontex) so bile ugotovljene nekatere slabosti pri izvajanju standarda notranje kontrole v zvezi z načrtom neprekinjenega poslovanja, kar lahko pomeni precejšnje tveganje za neprekinjeno poslovanje v primeru velike nesreče, saj bi lahko bili podatki dokončno izgubljeni.

Agencije spremljajo upoštevanje revizijskih ugotovitev iz prejšnjih let

2.47

Če je ustrezno, je Sodišče pripravilo poročilo o stanju nadaljnjih ukrepov, ki so jih agencije sprejele na podlagi opažanj iz prejšnjih let.

V okviru 2.6 je prikazano, da so bili popravljalni ukrepi za 170 opažanj, ki konec leta 2016 niso bila upoštevana, v večini primerov izvedeni ali so se izvajali. Za popravljalne ukrepe, potrebne v zvezi s tremi opažanji od 13, ki še niso bila upoštevana, niso bile pristojne agencije.

Okvir 2.6

Prizadevanja agencij za spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Vir:	Evropsko računsko sodišče

Sodišče primere domnevnih goljufij posreduje uradu OLAF

2.48

Goljufija je namerno zavajanje zaradi pridobivanja koristi. Sodišče o vseh domnevnih goljufijah, odkritih med revizijskim delom, obvesti Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF). Naloga Urada je, da te zadeve razišče in nadalje ukrepa, in sicer v sodelovanju z nacionalnimi sodnimi oblastmi, če je primerno. V letu 2017 je Sodišče pri približno 1 000 transakcijah in 150 postopkih javnega naročanja, ki jih je revidiralo za izjavo o zanesljivosti, odkrilo tri primere domnevnih goljufij in o njih obvestilo urad OLAF. Primeri domnevnih goljufij so se nanašali na nepravilnosti v zvezi z javnim naročanjem.

Sodišče zagotavlja informacije o Službi Komisije za notranjo revizijo in poročilih o zunanjem vrednotenju

2.49

Sodišče se je za informacije sklicevalo tudi na revizijska poročila, ki jih je pripravila Služba za notranjo revizijo, in na poročila o zunanjem vrednotenju, pripravljena v imenu Komisije. V letu 2017 je bilo pripravljenih 26 poročil Službe za notranjo revizijo in opravljenih devet zunanjih vrednotenj agencij. Sodišče ni preverjalo postopkov zadevnih revizij niti vrednotenja.

REVIZIJSKI REZULTATI DRUGIH POROČIL, KI SE NANAŠAJO NA AGENCIJE, KI JIH JE SODIŠČE OBJAVILO V LETU 2017

Hitri pregled izvajanja 5-odstotnega zmanjšanja števila delovnih mest, ki ga je opravilo Sodišče

2.50

Sodišče je leta 2017 objavilo hitri pregled (20) o tem, kako so institucije in agencije Evropske unije izvajale zavezo, da bodo v svojih kadrovskih načrtih v obdobju 2013–2017 (agencije v obdobju 2014–2018) zmanjšale število osebja za 5 %. Za agencije je Sodišče ugotovilo, da je bilo 5-odstotno zmanjšanje izvedeno, čeprav z nekaj zamude. Medtem ko so decentralizirane agencije s tradicionalnimi nalogami uspešno zmanjšale število zaposlenih za 8,9 %, pa se je število zaposlenih za nove naloge in odgovornosti nekaterih decentraliziranih in izvajalskih agencij povečalo za 19,9 % oziroma 42,9 %. V okviru 2.7 je prikazan učinek odstotkovne spremembe delovnih mest v načrtih delovnih mest vseh institucij, organov in agencij.

Okvir 2.7

Analiza sprememb števila delovnih mest v načrtih delovnih mest med letoma 2012 in 2017 (v odstotkih)

Vir:	Evropsko računsko sodišče

Posebno poročilo Sodišča o Enotnem odboru za reševanje

2.51

Enotni odbor za reševanje s sedežem v Bruslju je bil ustanovljen avgusta 2014 kot del odziva politike na finančno krizo. Njegova naloga je reševanje vseh propadajočih bank v njegovi pristojnosti. Januarja 2017 je v njegovo pristojnost spadalo 139 bank, vključno s 130 bančnimi skupinami (21).

2.52

Sodišče je s to posebno revizijo (22) preučilo, ali je Enotni odbor za reševanje pripravljen za uspešno reševanje bank, ter analiziralo kakovost načrtovanja reševanja posameznih bank v okviru Enotnega odbora in ustreznost njegove strukture za delovanje v skladu z njegovim zakonskim okvirom za načrtovanje reševanja in zadostnost njegovih človeških virov za opravljanje nalog.

2.53

Sodišče je ugotovilo pomanjkljivosti na vseh teh področjih, vendar priznava, da je bila njegova vzpostavitev kot povsem nova struktura velik izziv in da je treba vse slabosti razumeti v tem kontekstu. Dalo je več priporočil, ki se nanašajo na pripravo načrtov za reševanje in dokončanje pravil in smernic ter zagotovitev ustreznejšega števila uslužbencev in izboljšanje postopkov v kadrovski službi.

Specifično letno poročilo Evropskega računskega sodišča o pogojnih obveznostih, nastalih zaradi opravljanja nalog Enotnega odbora za reševanje

2.54

Uredba o enotnem mehanizmu za reševanje (23) določa, da mora Sodišče pripraviti poročilo o morebitnih pogojnih obveznostih, nastalih zaradi opravljanja nalog Enotnega odbora za reševanje, Sveta in Komisije na podlagi te uredbe. Na dan 31. decembra 2016 je pogojna obveznost Enotnega odbora za reševanje znašala 842 milijonov EUR od predhodnih prispevkov, do dne 30. septembra 2017 pa je narasla na 1 420 milijonov EUR. Leta 2016 in pozneje SRB ni sprožil reševanja nobene banke, zato za proračunsko leto 2016 ni bilo treba razkriti nobenih pogojnih obveznosti v zvezi z odločitvami o reševanju. Vendar pa je bilo zaradi odločitve o reševanju banke Banco Popular Español S.A junija 2017 na Splošnem sodišču Sodišča Evropske unije sproženih 90 sodnih sporov proti Enotnemu odboru za reševanje, pri komisiji za pritožbe Enotnega odbora pa je bilo do konca oktobra 2017, ko je bilo objavljeno poročilo Evropskega računskega sodišča za leto 2016 o pogojnih obveznostih, nastalih zaradi opravljanja nalog Enotnega odbora, vloženih 46 pritožb. Komisija in Svet sta bila uradno obveščena o 26 sodnih sporih v zvezi z isto odločitvijo o reševanju, vloženih pred Splošnim Sodiščem Sodišča Evropske unije. S tem povezane pogojne obveznosti bodo obravnavane v reviziji Sodišča in poročilu za proračunsko leto 2017.

Druga posebna poročila Evropskega računskega sodišča, ki se nanašajo na eno ali več agencij

2.55

Sodišče je poleg revizijskih poročil, ki so se posebej nanašala na agencije, v letu 2017 objavilo tudi številna posebna revizijska poročila o izvajanju politik EU, ki so se nanašala na več agencij (glej okvir 2.8).

Okvir 2.8

Druga revizijska poročila Evropskega računskega sodišča, ki se nanašajo na agencije

Vir:	Evropsko računsko sodišče

ODGOVOR MREŽE AGENCIJ

Agencije cenijo pozitivne ugotovitve Sodišča glede zanesljivosti njihovih zaključnih računov in z njimi povezanih transakcij.

2.27

Mreža želi izraziti zaskrbljenost, ker agencije morajo – in bodo tudi v prihodnosti morale– še naprej uporabljati ločena orodja za ocenjevanje, delo na daljavo, prilagodljiv delovni čas in poročanje o kadrovskih zadevah, saj Komisija agencijam zagotavlja le osnovni sklop modulov v sistemu Sysper. Zato bodo vse informacijske tehnologije pri kadrovskem upravljanju poenotene le delno in v veliko manjšem obsegu, kot bi lahko Komisija določila.

Poleg tega agencije proučujejo možnost sprejetja skupne storitvene rešitve za podporo postopkom zaposlovanja, ki trenutno niso zajeti v sistemu Sysper.

2.39

V zadnjih dveh letih se je na področju javnega naročanja mnogo spremenilo z vidika usklajevanja elektronskih orodij. To se je počasi začelo v letih 2015–2016, ko je bil razvit programski paket za elektronsko javno naročanje e-Prior, ki ga je zasnoval GD za informatiko v sodelovanju z GD za proračun. Od takrat naprej postaja ta paket e-modulov, ki zajema vse faze cikla javnega naročanja, vse bolj standardno pravilo, ki se ga agencije držijo. Leta 2018 se je ta težnja še okrepila z novimi moduli za elektronsko oddajo ponudb in modulom programa ABAC LCK, ki so se začeli uvajati v agencijah. Razvijata se tudi modula za elektronsko ocenjevanje in elektronsko oddajo naročila. Agencije tako postopoma opuščajo svoja, ločena orodja; čeprav nekaterim to uspeva hitreje kot drugim, se ta težnja ne glede na različno hitrost ne bo zaustavila.

2.42

Predlagano večjo učinkovitost, ki bi jo lahko prinesel prenos računovodskih nalog na Evropsko komisijo, je v resnici težko doseči. Samo delovno obremenitev namreč ne določa zgolj skupni znesek proračuna, temveč priprava zaključnih računov v zelo kratkem času na začetku leta. Izkušnje kažejo, da je za pripravo več kot enega sklopa zaključnih računov (tj. z dodatnim financiranjem prek sporazumov o prenosu pooblastil) potrebnih skoraj dvakrat več zaposlenih, čeprav gre za manjše zneske (in manj transakcij). S prenosom teh pooblastil na Komisijo bi morala vsaka agencija še vedno imeti svojo računovodsko skupino, saj bi bilo treba še vedno opravljati druge računovodske naloge. Zato bi bilo treba obdržati računovodske pristojnosti; ker je računovodstvo specializirana naloga, virov, ki bi se sprostili s tem manjšim prihrankom, namreč ne bi bilo mogoče prerazporediti na druge naloge. Tako še vedno velja, da kakršni koli prihranki z vidika števila zaposlenih ne bi ustrezali ekvivalentu polnega delovnega časa. Poleg tega je treba plačati letno pristojbino. Zato se je samo nekaj agencij odločilo, da to nalogo prenese na Komisijo.

2.43

Mreža želi poudariti, da ni precedenčnega primera ali analize tveganja, na podlagi katerih bi bilo mogoče utemeljiti ugotovitev, da bi se neodvisnost računovodje povečala tako, da bi se namesto odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil o tem neposredno poročalo odredbodajalcu. Nekatere agencije so se odločile za sprejetje Listine o računovodji, vključno z določbami za poročanje upravnemu organu, če bo to potrebno.

POGLAVJE 3

Izjave o zanesljivosti in drugi revizijski rezultati, ki se nanašajo na agencije

KAZALO

3.1

Informacije v podkrepitev izjav o zanesljivosti

AGENCIJE, KI SO FINANCIRANE IZ RAZDELKA 1A VEČLETNEGA FINANČNEGA OKVIRA – KONKURENČNOST ZA RAST IN DELOVNA MESTA

3.2

Agencija za sodelovanje energetskih regulatorjev (ACER)

3.3

Organ evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije (BEREC)

3.4

Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja (Cedefop)

3.5

Evropska agencija za varnost v letalstvu (EASA)

3.6

Evropski bančni organ (EBA)

3.7

Evropska agencija za kemikalije (ECHA)

3.8

Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine (EIOPA)

3.9

Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo (EIT)

3.10

Evropska agencija za pomorsko varnost (EMSA)

3.11

Agencija Evropske unije za varnost omrežij in informacij (ENISA)

3.12

Evropska železniška agencija (ERA)

3.13

Evropski organ za vrednostne papirje in trge (ESMA)

3.14

Evropska agencija za varnost in zdravje pri delu (EU-OSHA)

3.15

Evropska fundacija za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer (Eurofound)

3.16

Agencija za evropski GNSS (globalni satelitski navigacijski sistem) (GSA)

AGENCIJE, KI SO FINANCIRANE IZ RAZDELKA 2 VEČLETNEGA FINANČNEGA OKVIRA – TRAJNOSTNA RAST: NARAVNI VIRI

103

3.17

Evropska agencija za okolje (EEA)

103

3.18

Evropska agencija za nadzor ribištva (EFCA)

109

AGENCIJE, KI SO FINANCIRANE IZ RAZDELKA 3 VEČLETNEGA FINANČNEGA OKVIRA – VARNOST IN DRŽAVLJANSTVO

112

3.19

Agencija Evropske unije za usposabljanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (CEPOL)

112

3.20

Evropski azilni podporni urad (EASO)

116

3.21

Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni (ECDC)

128

3.22

Evropska agencija za varnost hrane (EFSA)

132

3.23

Evropski inštitut za enakost spolov (EIGE)

136

3.24

Evropska agencija za zdravila (EMA)

141

3.25

Evropski center za spremljanje drog in zasvojenosti z drogami (EMCDDA)

149

3.26

Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA)

153

3.27

Urad za evropsko pravosodno sodelovanje (Eurojust)

161

3.28

Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (EUROPOL)

165

3.29

Agencija Evropske unije za temeljne pravice (FRA)

169

3.30

Evropska agencija za mejno in obalno stražo (Frontex)

173

AGENCIJE, KI SO FINANCIRANE IZ RAZDELKA 4 VEČLETNEGA FINANČNEGA OKVIRA – EVROPA V SVETU

184

3.31

Evropska fundacija za usposabljanje (ETF)

184

AGENCIJE, KI SO FINANCIRANE IZ RAZDELKA 5 VEČLETNEGA FINANČNEGA OKVIRA – UPRAVA

188

3.32

Agencija za oskrbo Euratom (Euratom)

188

AGENCIJE, KI SE FINANCIRAJO SAME

191

3.33

Urad Skupnosti za rastlinske sorte (CPVO)

191

3.34

Urad Evropske unije za intelektualno lastnino (EUIPO)

195

3.35

Enotni odbor za reševanje (SRB)

199

3.36

Prevajalski center za organe Evropske unije (CdT)

205

IZVAJALSKE AGENCIJE KOMISIJE

209

3.37

Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (EACEA)

209

3.38

Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja (EASME)

213

3.39

Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta (ERCEA)

217

3.40

Izvajalska agencija za inovacije in omrežja (INEA)

221

3.41

Izvajalska agencija za raziskave (REA)

225

3.42

Izvajalska agencija za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano (Chafea)

229

3.1 INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAV O ZANESLJIVOSTI

Osnova za mnenja

3.1.1

Sodišče je revizijo izvedlo v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja (ISA) in etičnim kodeksom MZRS ter mednarodnimi standardi za vrhovne revizijske institucije INTOSAI (ISSAI). Naša odgovornost na podlagi teh standardov je natančneje opisana v delu tega poročila z naslovom Revizorjeva odgovornost. Glede na etični kodeks za poklicne računovodje, ki ga je izdal Odbor za mednarodne etične standarde za računovodje (kodeks IESBA), ter etične zahteve, pomembne za našo revizijo, je Sodišče neodvisno, poleg tega pa izpolnjuje tudi druge etične obveznosti v skladu s temi zahtevami in kodeksom IESBA. Menimo, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostna in ustrezna podlaga za naše mnenje.

Odgovornosti poslovodstva in odgovornih za upravljanje

3.1.2

V skladu s členi 310 do 325 PDEU in finančnimi uredbami agencij so poslovodstva odgovorna za pripravo in predstavitev zaključnih računov agencij na podlagi mednarodno sprejetih računovodskih standardov za javni sektor ter za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnimi računi. To vključuje zasnovo, izvajanje in vzdrževanje notranjih kontrol, ki se uporabljajo za pripravo in predstavitev računovodskih izkazov brez pomembno napačne navedbe zaradi goljufije ali napake. Poslovodstvo je odgovorno tudi za zagotavljanje skladnosti dejavnosti, finančnih transakcij in informacij v računovodskih izkazih s pravili, ki veljajo zanje. Končno odgovornost za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnimi računi, imajo poslovodstva agencij.

3.1.3

Pri pripravi zaključnega računa je poslovodstvo odgovorno za oceno zmožnosti agencije za časovno neomejenost delovanja, razkritje zadev, povezanih s časovno neomejenostjo delovanja, kadar je to ustrezno, ter računovodenje na podlagi predpostavke o časovni neomejenosti delovanja, razen če poslovodstvo ne namerava likvidirati subjekta ali nehati poslovati ali če nima druge možnosti, kot da to stori.

3.1.4

Naloga odgovornih za upravljanje je nadzor nad procesom računovodskega poročanja agencij.

Revizorjeva odgovornost za revizijo zaključnih računov in z njimi povezanih transakcij

3.1.5

Cilj Sodišča je pridobiti sprejemljivo zagotovilo o tem, ali so zaključni računi agencij brez pomembno napačne navedbe in ali so transakcije, povezane z zaključnim računom, zakonite in pravilne, ter na podlagi svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu ali drugim organom za razrešnico zagotoviti izjave o zanesljivosti zaključnih računov ter o zakonitosti in pravilnosti z njim povezanih transakcij. Sprejemljivo zagotovilo je visoka raven zagotovila, vendar ni nujno, da se z revizijo vedno odkrije obstoječa pomembno napačna navedba ali neskladnost. Do napačne navedbe ali neskladnosti lahko pride zaradi goljufije ali napake, za pomembne pa štejejo, če se lahko utemeljeno pričakuje, da bodo ločeno ali skupaj vplivale na ekonomske odločitve, ki bi jih uporabniki sprejeli na podlagi teh zaključnih računov.

3.1.6

Sodišče v zvezi s prihodki preverja subvencije, prejete od Komisije ali sodelujočih držav, ter oceni postopke agencij za pobiranje morebitnih pristojbin in drugih prihodkov.

3.1.7

Pri odhodkih Sodišče preuči plačilne transakcije ob nastanku, evidentiranju in sprejetju odhodkov. Ta preučitev zajema vse kategorije plačil (vključno z nakupom sredstev) razen predujmov ob njihovem nastanku. Predplačila so preučena, ko prejemnik sredstev utemelji njihovo pravilno porabo in agencije sprejmejo utemeljitev z obračunom predplačila v istem letu ali pozneje.

3.1.8

Kot del revizije v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja (ISA) in mednarodnimi standardi za vrhovne revizijske institucije (ISSAI) skozi celotno revizijo Sodišče uporablja strokovno presojo in ohranja strokovno skrbnost. Poleg tega:

—

ugotavljamo in ocenjujemo tveganja pomembno napačnih navedb v zaključnih računih in pomembnih neskladij z njimi povezanih transakcij z zahtevami pravnega okvira Evropske unije zaradi goljufije ali napake, pripravljamo in izvajamo revizijske postopke glede na ta tveganja ter pridobivamo revizijske dokaze, ki so zadostna in ustrezna podlaga za naše mnenje. Tveganje, da se ne odkrijejo pomembno napačne navedbe ali neskladja, ki so posledica goljufij, je večje, kot da se ne odkrijejo pomembno napačne navedbe ali neskladja, ki so posledica napake, saj goljufije lahko vključujejo dogovarjanje, ponarejanje, načrtne opustitve, zavajajoče razlage ali pa izogibanje notranjim kontrolam,

—	skušamo spoznati notranje kontrole, relevantne za revizijo, da se pripravijo okoliščinam primerni revizijski postopki, vendar ne za izrekanje mnenja o uspešnosti notranjih kontrol,

—	vrednotimo ustreznost uporabljenih računovodskih usmeritev in utemeljenost računovodskih ocen in z njimi povezanih razkritij poslovodstva,

—

sprejemamo zaključke o ustreznosti tega, da je poslovodstvo uporabilo računovodstvo na osnovi predpostavke o zmožnosti časovne neomejenosti delovanja, ter glede na pridobljene revizijske dokaze tudi o tem, ali obstaja pomembna negotovost v zvezi z dogodki ali razmerami, ki bi lahko pomenili precejšen dvom o zmožnosti subjekta za časovno neomejenost delovanja. Če ugotovimo, da pomembna negotovost obstaja, moramo v svojih revizijskih poročilih opozoriti na s tem povezana razkritja v zaključnem računu ali pa, če so ta razkritja neustrezna, spremeniti svoje mnenje. Naši zaključki temeljijo na revizijskih dokazih, pridobljenih do datuma našega revizijskega poročila. Toda zaradi dogodkov ali razmer po tem datumu lahko subjekt preneha nadaljnje poslovanje,

—	vrednotimo celotno predstavitev, strukturo in vsebino zaključnih računov, vključno z razkritji, ter to, ali zaključni računi pošteno predstavljajo z njimi povezane transakcije in dogodke,

—	pridobivamo zadostne ustrezne revizijske dokaze o finančnih informacijah agencij, da bi lahko dali mnenje o zaključnih računih in z njimi povezanih transakcijah. Odgovorni smo za usmerjenost, nadzor in smotrnost revizij. Revizijska mnenja so izključno naša odgovornost,

—	kadar je bilo to ustrezno, je Sodišče je upoštevalo revizijsko delo v zvezi z zaključnimi računi agencij, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor, kot je določeno v členu 208(4) finančne uredbe EU (24).

3.1.9

Komuniciramo s poslovodstvom, med drugim glede načrtovanega obsega in časovnega razporeda revizij ter pomembnih revizijskih ugotovitev, vključno z morebitnimi pomembnimi pomanjkljivostmi notranjih kontrol, ki jih odkrijemo pri svojih revizijah.

3.1.10

Od zadev, o katerih se komunicira z agencijami, določimo tiste, ki so bile najpomembnejše pri reviziji zaključnih računov za tekoče obdobje in so zato ključne revizijske zadeve. Te zadeve opišemo v revizijskem poročilu, razen če zakoni ali predpisi prepovedujejo javno razkritje zadeve ali, v izredno redkih okoliščinah, če ugotovimo, da se o zadevi v našem poročilu ne bi smelo poročati, ker bi bilo smiselno pričakovati, da bodo neugodne posledice tega poročanja večje od koristi javnega interesa.

Agencije, ki so financirane iz razdelka 1a večletnega finančnega okvira – Konkurenčnost za rast in delovna mesta

3.2 AGENCIJA ZA SODELOVANJE ENERGETSKIH REGULATORJEV (ACER)

UVOD

3.2.1

Agencija za sodelovanje energetskih regulatorjev (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali ACER) s sedežem v Ljubljani je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 713/2009 Evropskega parlamenta in Sveta (25). Glavna naloga Agencije je pomagati nacionalnim regulativnim organom pri izvajanju regulativnih nalog, ki jih izvajajo v državah članicah, na ravni Unije in po potrebi usklajevati njihove dejavnosti. V skladu z uredbo REMIT (26) so bile Agenciji in nacionalnim regulativnim organom dodeljene dodatne odgovornosti v zvezi s spremljanjem evropskega veleprodajnega energetskega trga.

3.2.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (27).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	16	13
Skupno število zaposlenih 31. decembra (28)	103	91
Vir: Proračun, objavljen v UL.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.2.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (29) in poročila o izvrševanju proračuna (30) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.2.4

Po mnenju Sodišča zaključni račun Agencije za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njen finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njen poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njeno finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.2.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.2.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.2.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.2.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s pravočasno (ponovno) validacijo računovodskih sistemov. Oktobra 2017 je Agencija prenesla svoje računovodenje na računovodsko službo Komisije. Ne glede na to veliko spremembo je bil računovodski sistem nazadnje validiran leta 2011.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.2.9

Leta 2011 je Agencija dobila dodatno nalogo na področju spremljanja veleprodajnih energetskih trgov. Leta 2017 so bili prvič veljavni vsi elementi, predvideni z okvirom za spremljanje veleprodajnih energetskih trgov. Sedež za vzpostavitev prvotnega stanja podatkov po nesreči za spremljanje veleprodajnih energetskih trgov je bil najprej v Mariboru (Slovenija), aprila 2017 pa je bil preseljen v glavno podatkovno središče Agencije v Ljubljani. Varnostna kopija podatkov je zato zdaj shranjena na isti lokaciji kot originalni podatki, kar pomeni precejšnje tveganje za neprekinjeno poslovanje v primeru velike nesreče, saj bi lahko bili podatki dokončno izgubljeni.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.2.10

Združeno kraljestvo je 29. marca 2017 obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi, da izstopi iz Evropske unije (brexit). Drugače kot druge agencije ACER ni izvedla celovite analize verjetnega učinka brexita na svojo organizacijo, delovanje in računovodske izkaze.

3.2.11

Agencija objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, običajno pa ne tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

3.2.12

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (31) (32). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Agencija do konca leta 2017 še ni uvedla nobenega od teh orodij.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.2.13

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o upravljanju človeških virov v ACER (33). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.2.14

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2014	V Sloveniji bo skladno s sporazumom o sedežu med Agencijo in slovensko vlado ustanovljena evropska šola. Vendar pa več kot štiri leta po podpisu sporazuma evropska šola še ni bila ustanovljena.	se izvaja
2016	V revizijskem poročilu iz maja 2016 je služba Komisije za notranjo revizijo poudarila, da je vsekakor treba razjasniti, kakšno vlogo in odgovornosti ima enota za javno naročanje, ter analizirati njeno delovno obremenitev, da bi procesi in postopki postali učinkovitejši. Zaključila je tudi, da je treba načrtovanje in spremljanje javnega naročanja zelo izboljšati. Agencija in služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov.	se izvaja
2016	Agencija je za naslov III (operativni odhodki) prenesla 4,9 milijona EUR ali 86 % odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti (2015: 1,4 milijona EUR ali 59 %). Kot v prejšnjih letih so se tudi leta 2016 prenosi nanašali predvsem na izvajanje uredbe REMIT o celovitosti in preglednosti veleprodajnega energetskega trga, in sicer v višini 4,7 milijona EUR (2015: 1,1 milijona EUR). Za naslov II (upravni odhodki) je Agencija prenesla 1 milijon EUR ali 38 % odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti (2015: 0,8 milijona EUR ali 35 %).	ni relevantno
2016	Vse višja stopnja prenosov je skrb vzbujajoča in v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti. Neposredno je povezana s koncentracijo izvedbe postopkov javnega naročanja in podpisom pogodb proti koncu leta, zaradi česar je bilo blago dobavljeno/storitve opravljene in/ali plačila izvedena naslednje leto. Leta 2016 je bilo 98 od 299 pogodb podpisanih novembra in decembra (5 976 122,47 EUR ali 40 % skupne vrednosti pogodb, podpisanih leta 2016). Agencija bi morda lahko razmislila o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.	se izvaja

ODGOVOR AGENCIJE

3.2.8

Agencija se strinja z ugotovitvijo in želi pojasniti, da vse svoje finančne transakcije evidentira v finančnem sistemu Evropske komisije, ki ga slednja tudi posodablja, vzdržuje in validira. Ker je bilo računovodenje od oktobra 2017 preneseno na računovodsko službo Komisije, bo Agencija sprejela validacijo računovodskega sistema, ki jo bo Komisija opravila v letu 2018.

3.2.9

Odkar sta bila v začetku aprila 2016 sedež primarnega podatkovnega centra in sedež centra za ponovno vzpostavitev delovanja po nesreči za informacijski sistem ARIS preseljena v notranji podatkovni center agencije ACER ter junija 2017 združena v enoten podatkovni center, da bi tako izboljšali in povečali zmogljivost sistema ter se odzvali na zahteve po povečanju prostora, neprekinjenega poslovanja ni več mogoče več zagotoviti. Vendar pa je treba opozoriti, da je bila Agencija v sedanji položaj, v katerem neprekinjenega poslovanja ni več mogoče zagotoviti, prisiljena zaradi znatnega zmanjšanja proračuna v zadnjih dveh letih. Agencija je Komisijo in proračunske organe neprestano opozarjala na resne posledice proračunskih omejitev, s katerimi se je soočala, a ji dodatnih sredstev ni uspelo pridobiti. Agencija bo še naprej ocenjevala možnost zagotovitve sedeža centra za ponovno vzpostavitev delovanja po nesreči za informacijski sistem ARIS, vendar pa v letu 2018 za to nima dovolj sredstev. Za ponovno vzpostavitev tega centra bi Agencija potrebovala dodatna finančna sredstva.

3.2.10

Glede na to da se tveganja, povezana z izstopom Združenega kraljestva iz EU (brexit), štejejo za zelo nizka in omejena, je uprava leta 2017 opravila le neuradno analizo mogočih učinkov brexita. Leta 2018 je Agencija začela z izvajanjem obsežne analize vpliva brexita na njeno upravljanje, poslovanje in finančne vidike, s poudarkom na posledičnih vplivih in potrebnih ukrepih.

3.2.11

Leta 2014 je upravni odbor Agencije sprejel Sklep AB št. 15/2014 o jezikovnem režimu Agencije. Kljub temu bi morala Agencija razpise prostih delovnih mest, objavljene na spletišču urada EPSO, prevesti v vse uradne jezike EU. Agencija zaradi zelo omejenih finančnih sredstev, o čemer stalno opozarja proračunske organe, ne more kriti stroškov prevodov vsakega razpisa prostega delovnega mesta v vse uradne jezike EU, da bi bili ti lahko objavljeni na spletišču urada EPSO. Ne glede na to pa so bili leta 2017 štirje od devetih razpisov prostih delovnih mest, vključno z dvema odprtima postopkoma, objavljeni na spletišču urada EPSO in zato prevedeni v vse uradne jezike EU. Ostalih pet razpisov za prosta delovna mesta v operativnih oddelkih je bilo objavljenih le na spletišču Agencije, ker so bili namenjeni predvsem kandidatom, že zaposlenim v zadevnem sektorju, ki praviloma spremljajo dejavnosti Agencije, kar vključuje redno obiskovanje njenega spletišča. S tem pristopom je bilo doseženo pragmatično ravnotežje med posredovanjem sporočila potencialnim kandidatom in učinkovito uporabo omejenih sredstev.

3.2.12

Agencija še ne uporablja celovite rešitve IT Komisije za izdajanje e-računov, e-objavo dokumentacije in e-oddajo ponudb. Leta 2018 bo Agencija uvedla e-objavo dokumentacije, v letu 2019 pa še e-oddajo ponudb in izdajanje e-računov.

3.2.13

Na podlagi poročila Službe Komisije za notranjo revizijo (IAS) o upravljanju človeških virov se je Agencija s Službo Komisije za notranjo revizijo dogovorila za akcijski načrt ukrepov in trenutno izvaja priporočene izboljšave.

3.3 ORGAN EVROPSKIH REGULATORJEV ZA ELEKTRONSKE KOMUNIKACIJE (BEREC)

UVOD

3.3.1

Urad Organa evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije (v nadaljnjem besedilu: Urad) s sedežem v Rigi je bil ustanovljen z Uredbo (ES) št. 1211/2009 Evropskega parlamenta in Sveta (34). Glavna naloga Urada je, da zagotavlja strokovno in administrativno podporo Organu evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije (BEREC) in pod vodstvom odbora regulatorjev zbira in analizira informacije o elektronskih komunikacijah ter širi najboljše regulativne prakse, kot so skupni pristopi, metodologije ali smernice za izvajanje regulativnega okvira EU, med nacionalnimi regulativnimi organi.

3.3.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Uradu (35).

Tabela

Ključni podatki o Uradu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (36)	4	4
Skupno število zaposlenih 31. decembra (37)	27	27
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Urad.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.3.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Urada, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (38) in poročila o izvrševanju proračuna (39) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.3.4

Po mnenju Sodišča zaključni račun Urada za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.3.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.3.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Druga zadeva

3.3.7

Decembra 2016 je Urad pri Prevajalskem centru za organe Evropske unije naročil prevode štirih razpisov za prijavo interesa za pripravo rezervnih seznamov kandidatov za zaposlitev, čeprav so bila vsa delovna mesta v njegovem kadrovskem načrtu, ki so jih potrdili proračunski organi, zasedena. Po mnenju Sodišča naročilo prevoda decembra 2016 ni bilo upravičeno. S tem povezano plačilo, izvršeno marca 2017, je znašalo 106 432,50 EUR (tj. 2,5 % proračuna za leto 2017).

3.3.8

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.3.9

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s pravočasno (ponovno) validacijo računovodskih sistemov. Urad je leta 2016 prenesel svoje računovodenje na računovodsko službo Komisije. Leta 2017 je Urad uvedel nov sistem poslovanja brez papirja. Čeprav so se zaradi tega spremenili postopki Urada, njegov računovodski sistem od leta 2013 ni bil ponovno validiran.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.3.10

Decembra 2017 je Urad prevzel zakonske in proračunske obveznosti v višini 20 000 EUR za usposabljanje, načrtovano za konec marca 2018. Financiranje dejavnosti za leto 2018 iz proračuna za leto 2017 je v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.3.11

Avgusta 2015 je Urad objavil javni razpis za štiriletno večstransko kaskadno okvirno pogodbo za storitve z ocenjeno tržno vrednostjo v višini 3 milijonov EUR za organizacijo in načrtovanje dogodkov, kot so sestanki, delavnice, konference itd. V merilih za oddajo naročila je bil ponder za ceno prenizek. Poleg tega v konkurenčnem postopku niso bili zajeti stroški morebitnih dogodkov, ampak samo provizija za upravljanje. Zato postopek javnega naročanja ni zagotovil ustrezne konkurence za ceno, pogodba pa ni bila nujno podpisana na podlagi ekonomsko najugodnejše ponudbe.

3.3.12

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (40) (41). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 začela uporabljati orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Urad uvedel elektronsko objavo dokumentacije za nekatere postopke, ne pa tudi izdajanja e-računov niti elektronske oddaje ponudb.

3.3.13

Združeno kraljestvo je 29. marca 2017 obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi, da izstopi iz Evropske unije (brexit). Drugače kot druge agencije Urad ni izvedel celovite analize verjetnega učinka brexita na njegovo organizacijo, delovanje in računovodske izkaze.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LEt

3.3.14

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2014	Določbe proračuna za leto 2014 glede prispevkov nacionalnih regulativnih organov držav EFTA (42), ki imajo pri Organu evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije status opazovalk, niso bile uresničene, ker sporazumi z državami EFTA niso bili podpisani.	neizveden (ni v pristojnosti Urada)
2016	Marca 2016 je Urad sprožil postopek javnega naročanja z namenom podpisa ene okvirne pogodbe z dvema obstoječima mednarodnima šolama v Rigi za otroke svojih zaposlenih. Tehnične specifikacije javnega razpisa določajo, da bo Urad sklenil eno večkratno okvirno pogodbo po kaskadnem sistemu z dvema gospodarskima subjektoma, vendar je v skladu z merili za oddajo naročila izbira šole prepuščena staršem. Zato okvirna pogodba v vrednosti 400 000 EUR, ki je bila podpisana julija 2016, temelji na nasprotujočih si konceptih in tako povzroča pravno nejasnost Uradu in šolama. Poleg tega je bila v tem specifičnem primeru okvirna pogodba nepotrebna.	ni relevantno
2016	Pri prerazporeditvi je bil eden izmed zaposlenih razvrščen v višji razred neposredno na drugo stopnjo in ne na prvo, kar ni v skladu s kadrovskimi predpisi EU.	ni relevantno
2016	Urad je marca 2016 podpisal pogodbo za zagotavljanje strokovne podpore in svetovalnih storitev v zvezi s kadrovskimi viri v vrednosti 60 000 EUR. Postopek javnega naročanja je temeljil izključno na podlagi cene. Najem svetovalca brez upoštevanja njegovih sposobnosti in strokovnega znanja kot merila za oddajo naročila ne zagotavlja najboljše stroškovne učinkovitosti.	ni relevantno
2016	Leta 2016 je bila povprečna delovna doba v Uradu 2,58 let, fluktuacija zaposlenih je bila visoka in je znašala 25 %. To vpliva na učinkovitost Urada in predstavlja tveganje za izvrševanje njegovih delovnih programov. Morebiten razlog za to je koeficient za prilagoditev plače, ki se uporablja za državo gostiteljico (73 % na dan 1. julija 2016).	zaključen
2016	Ustanovna uredba Urada ne zahteva rednih zunanjih ocen smotrnosti. Urad bi moral skupaj s Komisijo razmisliti o tem, da bi se takšna ocena naročila najmanj enkrat na pet let, tako kot je praksa v večini drugih Agencij. Morebitna prihodnja sprememba ustanovne uredbe bi morala vključevati takšno zahtevo.	neizveden (ni v pristojnosti Urada)

ODGOVOR URADA

3.3.7

Glede na visoko fluktuacijo zaposlenih, ki jo je vodstvo opredelilo kot dejavnik tveganja pri izvajanju svojega delovnega programa, je upravni odbor Urada zahteval oblikovanje rezervnih seznamov za najmanj 75 % (43) delovnih profilov v agenciji. Da bi Urad izpolnil obveznosti glede objavljanja razpisov za prijavo interesa (44) na spletišču urada EPSO (45), je moral prevesti dokumente v vse uradne jezike EU. Agencija lahko z uporabo vnaprej oblikovanih rezervnih seznamov ravna v skladu z zahtevo upravnega odbora, da ohrani stopnjo prostih delovnih mest pod 15 % in da pošlje ponudbe za delo v enem mesecu po ugotovljeni potrebi po zaposlitvi. Da bi v prihodnje zmanjšal visoke izdatke v zvezi z obveznimi prevodi, načrtuje pripravo standardnih predlog razpisov in posebnih kratkih delov za prevode.

3.3.9

Leta 2016 je Urad svoje računovodske storitve oddal v zunanje izvajanje Evropski komisiji. Zato računovodja Evropske komisije (v okviru Generalnega direktorata za proračun) zagotavlja vse storitve, ki jih zahteva člen 50 okvirne finančne uredbe, ki se uporablja za agencije, vključno z validacijo lokalnih sistemov. Postopek validacije trenutno še poteka, računovodja Evropske komisije pa ga je najavil z uradnim obvestilom s sklicem: Ares (2018) 3149885, 14. junij 2018. Službe računovodje Komisije bodo postopek zaključile in objavile poročilo o rezultatih v zadnjem četrtletju leta 2018.

3.3.10

Urad je že novembra 2017 začel s pripravami za usposabljanje, ko je stopil v stik z morebitnimi predavatelji in pregledal razpoložljivost prostorov. Zato je bilo treba z organizatorjem usposabljanja podpisati pogodbo, da bi zagotovili razpoložljivost predavateljev in moderatorjev ter prostore za načrtovane datume usposabljanja. Pogodba je bila podpisana decembra 2017; pred podpisom pogodbe je bila odprta proračunska obveznost, kot to zahteva finančna uredba. Izkušnje kažejo, da je organiziranje usposabljanja v prvem četrtletju leta izredno zahtevno brez prenosa sredstev iz preteklega leta, zato bo Urad pri prihodnjih usposabljanjih upošteval drugačen časovni okvir.

3.3.11

Odločitev za okvirno pogodbo je bila opravljena leta 2015. Takrat se je štelo, da je bila „pogodba s stroški in dodatkom po fiksni ceni“ skladna s finančno uredbo, saj so druge institucije EU (in sicer potovalne agencije ali bančne službe) uporabljale in še vedno uporabljajo več tovrstnih pogodb.

Zaradi posebnosti delovanja Urada je velik del izdatkov, povezanih z njegovimi dogodki, ki se financirajo iz Urada, povezanih s povračili strokovnjakom, predvsem javnim organom s sedežem v državah članicah EU (npr. nacionalni regulativni organi). Zato je treba opozoriti, da izvajalec nima vpliva na to vrsto izdatkov. Urad bo na podlagi komentarjev in dragocene izmenjave mnenj s Sodiščem pri naslednjem javnem naročanju upošteval tudi druge vrste okvirnih pogodb, ki v pravnem okviru, veljavnem leta 2015, niso obstajale.

3.3.12

Urad se je seznanil z opažanji Sodišča in ga obvešča, da načrtuje te module izvesti do konca leta 2018, ob upoštevanju razpoložljivosti proračuna agencije.

3.3.13

Trenutno agencija ne zaposluje državljanov Združenega kraljestva, ki bi lahko bili prizadeti. Učinek na delovno obremenitev agencije se bo lahko ocenila šele po dokončni odločitvi o odnosih med EU in Združenim kraljestvom. Ker se proračuni Urada in število zaposlenih niso spremenili, ko se je Hrvaška pridružila EU, da bi se upoštevali dodatni izdatki ter delovna obremenitev, in glede na njegov nizek proračun, bi lahko pri brexitu pričakovali podoben pristop.

3.4 EVROPSKI CENTER ZA RAZVOJ POKLICNEGA USPOSABLJANJA (CEDEFOP)

UVOD

3.4.1

Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja (v nadaljnjem besedilu: Center ali CEDEFOP) s sedežem v Solunu je bil ustanovljen z Uredbo Sveta (EGS) št. 337/75 (46). Njegova temeljna naloga je spodbujati razvoj poklicnega usposabljanja na ravni Unije. V okviru tega je pristojen za zbiranje in razširjanje dokumentacije o sistemih poklicnega usposabljanja.

3.4.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Centru (47).

Tabela

Ključni podatki o Centru

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (48)	18	18
Skupno število zaposlenih 31. decembra (49)	122	117
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Center.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.4.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Centra, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (50) in poročila o izvrševanju proračuna (51) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.4.4

Po mnenju Sodišča zaključni račun Centra za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.4.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.4.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.4.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ

3.4.8

Dva postopka zaposlovanja na vodstvenih delovnih mestih sta bila slabo vodena, postopki pa štejejo za nepravilne. Ni bilo dovolj dokazov o zahtevanih vodstvenih izkušnjah. Prav tako niso bile izpolnjene zahteve glede zaupnosti, zaradi česar je vprašljiva enaka obravnava kandidatov.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.4.9

Center objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, običajno pa ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

3.4.10

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (52) (53). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Center do konca leta 2017 še ni uvedel nobenega od teh orodij.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.4.11

Novembra 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o spletnih storitvah Centra (54). Center je pripravil akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

ODGOVOR CENTRA

PRIPOMBE O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ

3.4.8

Sprejemamo pripombo Sodišča o nepravilnostih pri dveh postopkih zaposlovanja. Center izvaja poglobljeno oceno obeh postopkov in razmišlja o popravnih ukrepih, ki se nanašajo na oba zadevna postopka in na splošno na postopke zaposlovanja, da bi tako odpravil pomanjkljivosti, ki jih je ugotovilo Sodišče.

PRIPOMBE O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.4.9

Center v nekaterih primerih uporablja platformo urada EPSO. Razpise prostih delovnih mest objavlja na svojem spletišču ter na medagencijski spletni platformi, dostopni vsem državljanom EU, in prosta delovna mesta objavlja prek različnih kanalov, kot so ReferNet, SkillsNet, Governing Board, ter na druge načine, kot so omrežja ekonomistov ipd. Razpise prostih delovnih mest za direktorja in namestnika direktorja objavlja na spletišču urada EPSO in za ključne položaje uporablja družbena omrežja. Ker je treba za portal urada EPSO razpise prostih delovnih mest prevesti v vse jezike EU, Center meni, da s tem povezani dodatni stroški niso sorazmerni z morebitno koristjo.

3.4.10

Center se pripravlja, da bo jeseni 2018 začel uporabljati modula e-objava dokumentacije in e-oddaja ponudb (modula platforme e-Prior), kar je v skladu z rokom, določenim v Direktivi 2014/24/EU o javnem naročanju za vse javne naročnike glede uporabe elektronske izmenjave informacij z gospodarskimi subjekti (http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement_sl).

V ta namen Center sodeluje z Generalnim direktoratom Komisije DIGIT, pristojnim za uvajanje javnih naročnikov. Prvi odprti razpis z e-objavo dokumentacije in e-oddajo ponudb bo objavljen oktobra 2018. Vsi odprti razpisi bodo od takrat naprej objavljeni s pomočjo e-orodij.

Čas uvedbe izdajanja e-računov je odvisen od odločitve poslovodstva Centra, ali naj začne uporabljati sistem ABAC (ta podpira izdajanje e-računov v obliki modula) ali pa naj še naprej uporablja lastno platformo Fibus (pri kateri bo treba dodati povezavo na platformo za izdajanje e-računov).

3.5 EVROPSKA AGENCIJA ZA VARNOST V LETALSTVU (EASA)

UVOD

3.5.1

Evropska agencija za varnost v letalstvu (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EASA) s sedežem v Kölnu je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 1592/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (55), ki je bila razveljavljena z Uredbo (ES) št. 216/2008 (56). Agencija ima nekatere regulativne in izvršilne naloge na področju varnosti v letalstvu.

3.5.2

V tabeli 1 so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (57).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	193	192
Skupno število zaposlenih 31. decembra (58)	774	771
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.5.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (59) in poročila o izvrševanju proračuna (60) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.5.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.5.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.5.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.5.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.5.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja finančne službe. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (v zvezi z administrativnimi zadevami) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ

3.5.9

Okvirne pogodbe so sporazumi z dobavitelji/izvajalci, v katerih so določeni pogoji, ki urejajo posamezna naročila med trajanjem sporazuma. Agencija se je odločila, da bo za nabavo storitev IT v višini do 22 milijonov EUR uporabila kaskadne okvirne pogodbe s tremi ponudniki. Po tem postopku se ponudniki prednostno razvrstijo (kaskada) na podlagi konkurenčnega postopka. To razvrstitev je treba upoštevati za vsako posamezno naročilo. Vendar pogoji v okvirni pogodbi niso bili dovolj določni, da bi omogočali pošteno konkurenco in upravičevali prednostno razvrstitev ponudnikov za vsa posamezna prihodnja naročila. V skladu s pravili za izvajanje finančne uredbe (61) je treba v takih primerih za posamezna naročila uporabljati postopek konkurence med izbranimi ponudniki.

3.5.10

V skladu s finančno uredbo Agencije (62) mora javna naročila odobriti upravni odbor v letnem programu dela Agencije ali s posebnim sklepom o financiranju. Po postopku javnega naročanja je bila podpisana ena okvirna pogodba za IT v maksimalni višini 15 milijonov EUR, čeprav je bil v sklepu o financiranju določen znesek v višini samo 5 milijonov EUR.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.5.11

Komisija je leta 2014 v imenu več kot 50 institucij in organov EU, vključno z EASA, podpisala okvirno pogodbo z enim ponudnikom za pridobitev strojne in programske opreme za IT ter vzdrževanje in podporo (storitve IT). Izvajalec okvirne pogodbe ima vlogo posrednika med Agencijo in dobavitelji, ki lahko zagotovijo storitve IT. Večina teh storitev IT in cen zanje je bila sicer določena v okvirni pogodbi, ki je bila sklenjena na podlagi konkurenčnega postopka javnega naročanja, vendar je v pogodbi dovoljena tudi nabava storitev IT, ki v njej niso posebej omenjene. Pri enem od revidiranih plačil v višini približno 300 000 EUR je Agencija s posredovanjem izvajalca okvirne pogodbe nabavila storitve IT brez konkurenčnega postopka. Leta 2017 so skupna plačila, izplačana izvajalcu okvirne pogodbe, znašala 2 milijona EUR.

3.5.12

3.5.13

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (63) (64). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Po podatkih Komisije je Agencija do konca leta 2017 uvedla elektronsko objavo dokumentacije in elektronsko oddajo ponudb za nekatere postopke, ne pa tudi izdaje elektronskih računov.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.5.14

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o pripravi evropskega načrta za varnost v letalstvu z naslovom The preparation of the European Plan for Aviation Safety (65). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.5.15

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Čeprav so se dejavnosti, ki jih je v letu 2016 financirala industrija, zaključile s primanjkljajem v višini 7,6 milijona EUR, so proračunski rezultati skozi leta različni (66) in Agencija je nabrala 52 milijonov EUR presežkov iz te kategorije dejavnosti. Ustanovna uredba Agencije določa, da bi morale zaračunane pristojbine industrije zadostovati za kritje stroškov Agencije, ki se nanašajo na dejavnosti potrjevanja, ne predvideva pa skupnega presežka.

se izvaja

2016

V obdobju od leta 2014 do leta 2016 je Agencija iz svojega skupnega presežka porabila 9,4 milijona EUR (4,4 milijona EUR v letu 2016) za financiranje stroškov prenove svoje nove zgradbe (in selitve vanjo) v vrednosti 12,4 milijona EUR. V ta namen je Komisija prispevala 3 milijone EUR iz proračuna EU. Delitev financiranja med prispevke industrije in Unije je bila skladna s standardno metodologijo za razporeditev stroškov, ki jo uporablja Agencija, in je privedla do tega, da so se ta dela večinoma financirala iz pristojbin industrije.

ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.5.8

Agencija se je seznanila z opažanjem Sodišča. To temo je obravnavala v okviru foruma mreže agencij, da bi proučili možnosti in sprejeli skupno stališče. Agencija bo uporabila dogovorjeni skupni pristop ter vsekakor upoštevala jasno ločitev vloge računovodje od katere koli operativne vloge in vključitev upravnega odbora v obnovitveni in ocenjevalni cikel.

3.5.9

Agencija je v pripravah na ta postopek pregledala ponudbo na trgu ter zaključila, da glavni ponudniki informacijskih storitev zajemajo vse zahtevane storitve v okviru tega postopka. Na podlagi tega je domnevala, da bi večkratna okvirna pogodba s ponovnim javnim zbiranjem ponudb povzročila upravno zapletenost, ki bi bila nesorazmerna glede na korist, ki bi jo lahko prinesla. Zaradi pripombe Sodišča bo Agencija za okrepitev konkurence tudi v prihodnosti, tako kot je to delala že zdaj pri postopkih oddaje javnih naročil velikih vrednosti, večji poudarek namenila ponovnemu zbiranju javnih ponudb.

3.5.10

Namen te okvirne pogodbe je podpreti potrditev koncepta in fazo zasnove povsem novega projekta (Data4Safety), za katerega je s številnimi strankami več mesecev zbirala finančna sredstva in razvijala zgradbo. Pogodba je bila sklenjena za 15 milijonov EUR, vendar finančne obveznosti na koncu znašajo največ 4 milijone EUR. S tem je odpravljena možnost izvedbe plačil, ki presegajo ta znesek.

3.5.11

Agencija je menila, da je ta pristop v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja pri uporabi veljavne medinstitucionalne okvirne pogodbe. V navedenem primeru se je štelo plačilo v višini 24 816,60 EUR za ustrezno glede na obseg naročila in potrebno delo. Ta storitev je bila predvidena v okvirni pogodbi, Agencija pa jo je izkoristila v skladu s pogodbo.

3.5.12

Upravni odbor Agencije je leta 2015 odločil (Sklep št. 08-2015), da bo v Agenciji delovni jezik v zvezi s postopki zaposlovanja in izbirnimi postopki angleščina. O tej odločitvi je bil obveščen urad EPSO, ki te odločitve ne sprejema kot izjemo od svojih pravil glede objave prostih delovnih mest v vseh jezikih, ta odločitev pa ni sorazmerna s potrebami Agencije. Mreža agencij je pred kratkim vzpostavila spletno platformo, na kateri lahko agencije svoja prosta delovna mesta objavijo za širšo javnost. Agencija EASA sistematično skrbi za zunanje objave prostih delovnih mest na tej novi platformi.

3.5.13

Kot je ugotovilo Sodišče, je bilo lani za postopke javnega naročanja uvedeno orodje za elektronsko oddajo ponudb. Leta 2017 so bile dokončno določene poslovne specifikacije za izdajanje elektronskih računov, v skladu z omejenimi viri in prednostnimi nalogami Agencije pa se išče ustrezna informacijsko-tehnološka rešitev.

3.6 EVROPSKI BANČNI ORGAN (EBA)

UVOD

3.6.1

Evropski bančni organ (v nadaljnjem besedilu: Organ ali EBA) s sedežem v Londonu je bil ustanovljen z Uredbo (EU) št. 1093/2010 Evropskega parlamenta in Sveta (67). Naloge Organa so prispevati k oblikovanju visokokakovostnih skupnih regulativnih in nadzornih standardov in praks, prispevati k dosledni uporabi pravno zavezujočih aktov Unije, spodbujati in omogočati prenose nalog in pristojnosti med pristojnimi organi, v okviru svoje pristojnosti spremljati in ocenjevati razvoj dogodkov na trgu ter spodbujati varstvo vlagateljev in investitorjev.

3.6.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Organu (68).

Tabela

Ključni podatki o Organu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	37	38
Skupno število zaposlenih 31. decembra (69)	161	190
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Organ.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.6.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (70) in poročila o izvrševanju proračuna (71) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.6.4

Po mnenju Sodišča zaključni račun Organa za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.6.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.6.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Poudarjanje zadev

3.6.7

Ne da bi bilo zato vprašljivo njegovo mnenje, Sodišče opozarja na to, da je 29. marca 2017 Združeno Kraljestvo obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi o izstopu iz Evropske Unije. O sporazumu o podrobnostih izstopa trenutno potekajo pogajanja. Pri pripravi zaključnega računa in z njim povezanih pojasnil Organa, ki ima sedež v Londonu, so bile uporabljene informacije, ki so bile na voljo na dan podpisa (3. maja 2018).

3.6.8

Svet Evropske unije za splošne zadeve se je 20. novembra 2017 odločil, da se sedež Organa prenese v Pariz v Franciji. Selitev je načrtovana v začetku leta 2019, zaključni račun Organa pa vsebuje rezervacije za s selitvijo povezane stroške v višini 6,7 milijona EUR. V njem je izkazanih tudi 11,2 milijona EUR preostalih prihodnjih pogodbenih plačil, kot so načrtovana za Urad v Londonu.

3.6.9

Proračun Organa se financira iz sredstev Evropske unije (40 %) in neposrednih prispevkov držav članic EU (60 %). V prihodnosti je možen upad prihodkov Organa zaradi odločitve Združenega kraljestva o izstopu iz EU.

3.6.10

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.6.11

V štirih od petih odprtih postopkov javnega naročanja, ki jih je revidiralo Sodišče, je samo en ponudnik izpolnjeval merila za oddajo naročila glede kakovosti, ostali ponudniki pa so bili izključeni, kar kaže na to, da Organ prekomerno vrednoti merila glede kakovosti. Taki postopki ne omogočajo izbire najbolj gospodarnih rešitev z uravnoteženim razmerjem med kakovostjo in ceno.

3.6.12

Organ objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, običajno pa ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

3.6.13

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (72) (73). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Organ za nekatere postopke uvedel izdajo elektronskih računov in elektronsko objavo dokumentacije, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

INFORMACIJE O SLUŽBI ZA NOTRANJO REVIZIJO IN POROČILIH O ZUNANJEM VREDNOTENJU

3.6.14

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo z naslovom Zbliževanje nadzornih praks – kolegiji in usposabljanje (Supervisory Convergence – Colleges & Training) (74). Organ je pripravil akcijski načrt za ukrepanje na vseh področjih, na katerih so možne izboljšave.

3.6.15

Leta 2017 je bilo v imenu Komisije izvedeno zunanje vrednotenje smotrnosti poslovanja treh evropskih nadzornih organov (75) (76).

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.6.16

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2012

Zaradi višjih stroškov izobraževanja Organ uslužbencem z otroki, ki obiskujejo osnovno ali srednjo šolo, poleg dodatka za šolanje iz kadrovskih predpisov dodeli tudi prispevek za izobraževanje. Prispevki za izobraževanje so leta 2012 znašali približno 76 000 EUR skupaj. Kadrovski predpisi teh prispevkov ne predvidevajo, zato so nepravilni.

zaključen

ODGOVOR ORGANA

3.6.11

Organ EBA si prizadeva, da bi pri izvajanju postopkov javnega naročanja za kar največjo konkurenčnost uporabil vsa razpoložljiva orodja. V štirih od petih postopkov je razmerje med kakovostjo in ceno znašalo 60:40, v preostalih pa 50:50. Menimo, da organ EBA ne more vplivati na slabo udeležbo pri finančnem vrednotenju, ki ga je navedlo Sodišče, prav tako ne na slabo zanimanje za oddajo ponudb (povzročeno z valutnim tveganjem, vrednostjo pogodb, visokimi stroški javnih razpisov in nizkimi stopnjami dobička) ter slabo kakovost tehničnih predlogov.

3.6.12

Organ EBA objavlja svoja prosta delovna mesta na številnih mestih: na svojem spletišču, Twitterju in LinkedInu; na spletnih straneh EU Training, EuroBrussels in EurActif; na omrežju ESCB HRC; v publikaciji Financial Times in podobnih (za višje profile). Februarja 2018 je organ EBA na spletišču EPSO objavil 10 obvestil o prostih delovnih mestih v vseh jezikih EU. Prepričan je, da so z uporabo navedenih kanalov za objavo obvestil o prostih delovnih mestih njegove objave povsem pregledne in da dosežejo ciljno občinstvo med državljani EU.

3.6.13

Organ EBA bo v letu 2019 uvedel e-oddajo ponudb, predhodno pa bo izvedel usposabljanje in preizkušanje posodobitve sistema, ki se uporablja v prvi polovici tega leta.

3.7 EVROPSKA AGENCIJA ZA KEMIKALIJE (ECHA)

UVOD

3.7.1

Evropska agencija za kemikalije (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali ECHA) s sedežem v Helsinkih je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 1907/2006 Evropskega parlamenta in Sveta. (77) Njene glavne naloge so zagotoviti visoko raven varovanja zdravja ljudi in okolja ter prosti pretok snovi na notranjem trgu in pospeševati konkurenčnost in inovacije. Agencija prispeva tudi k razvoju alternativnih metod za oceno nevarnosti v zvezi s snovmi.

3.7.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (78).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (79)	110	112
Skupno število zaposlenih 31. decembra (80)	578	563
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.7.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (81) in poročila o izvrševanju proračuna (82) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.7.4

Poudarjanje zadev

3.7.5

Ne da bi bilo zato vprašljivo mnenje iz odstavka 3.7.4, želi Sodišče poudariti, da se Agencija delno sama financira, saj ji vse družbe, ki vložijo zahtevek za registracijo kemikalij, kot je določeno v uredbi o registraciji, evalvaciji, avtorizaciji in omejevanju kemikalij (83), plačajo pristojbino. Pristojbine so odvisne od velikosti družbe (mikro, malo, srednje ali veliko podjetje) in količine registriranih kemikalij (različne mejne vrednosti).

3.7.6

Kot je določeno v uredbi o izvajanju (84), Agencija izračunava pristojbine in izdaja račune zanje na podlagi informacij, ki jih zagotovijo družbe ob zahtevku za registracijo. Od prvih registracij leta 2009 je približno 30 % družb v zahtevkih navedlo, da so mikro, mala ali srednja podjetja. Agencija je veliko vložila v uvedbo sistema za naknadno preverjanje informacij o velikosti družb, ki so jih zagotovili vlagatelji zahtevkov. Tako je Agencija lahko na podlagi doslej zaključenega preverjanja ugotovila, da je približno 55 % zgoraj omenjenih družb, ki so navedle, da so mikro, mala ali srednja podjetja (16 % vseh družb), svojo velikost nepravilno opredelilo, rezultat česar so bile nižje pristojbine. Za izboljšanje tega stanja je Agencija v zadnjih letih izdala račune za popravke pristojbin, ki so ob naknadnem preverjanju znašali približno 16,4 milijona EUR. Vendar pa obstajajo dokajšnji zaostanki pri preverjanju, zato znesek preostalih popravkov pristojbin, ki jih je treba izvršiti, konec leta 2017 ni bil znan. (85) Ta ugotovitev kaže omejitve sistema, ki se preveč zanaša na izjave samih vlagateljev zahtevkov.

V skladu z uredbo REACH so za preverjanje količin, ki jih prijavijo družbe, odgovorni nacionalni izvršni organi držav članic. Agencija zato ne preverja tega drugega elementa za izračun pristojbin.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.7.7

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.7.8

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.7.9

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.7.10

Naknadna preverjanja, ki jih je opravila Agencija, so pokazala, da je več kot polovica družb, ki so registrirale kemikalije in so trdile, da so mikro, mala ali srednja podjetja, nepravilno prijavila svojo velikost (glej odstavek 3.7.5. o poudarjanju zadev). To se da delno razložiti s kompleksnimi pravili Komisije za opredelitev velikosti družb (86) in delno s finančnimi razlogi, saj so pristojbine za registracijo veliko višje za večje družbe. Ker se pristojbine za registracijo najprej zaračunajo na podlagi prijavljene velikosti družbe, lahko take nepravilne prijave velikosti zelo negativno vplivajo na prihodke Agencije, če jih ne odkrijejo. In čeprav Agencija naknadno preverja prijavljeno velikost manjših družb, obstaja velik zaostanek pri preverjanju, saj so prijave preverjene le do leta 2012 (leta z največjimi količinami registriranih kemikalij). Nujno bi bilo treba pospešiti in končati proces naknadnega preverjanja za poznejša leta.

3.7.11

Kadar Agencija odkrije napako, izda račun za razliko med prvotno zaračunano pristojbino in pristojbino, ki jo je treba v resnici plačati, ter upravno takso. 31. decembra 2017 je znesek, ki bi ga bilo treba izterjati, dosegal 4,7 milijona EUR. Od tega je bilo 3,2 milijona EUR povezanih z zapadlimi upravnimi taksami. Zdi se, da ima Agencija težave z izterjavo upravnih taks. Zaključni račun Agencije za leto 2017 vsebujejo rezervacijo za problematične terjatve v višini 2,8 milijona EUR (tj. 600 000 EUR več kot konec leta 2016).

3.7.12

Za preverjanje količin, ki jih prijavijo družbe, so odgovorni nacionalni izvršni organi držav članic. Agencija nima izvršnih pristojnosti (glej odstavek 3.7.5. o poudarjanju zadev). Ukrepe nacionalnih izvršnih organov usklajuje Forum za izmenjavo informacij o izvrševanju. 6. decembra 2017 je Forum sprejel nove strategije in minimalna merila za izvrševanje uredb o kemikalijah, ki je okvir za pripravo nacionalnih strategij za izvrševanje. Sposobnost Agencije za izvajanje njenih nalog je odvisna od tega, kako uspešni so nacionalni organi pri uveljavljanju tega okvira v praksi. Agencija v svojem splošnem poročilu za leto 2017 navaja, da približno dve tretjini družb nista posodobili informacij o količinah kemikalij, s katerimi ravnajo, ki so jih navedle pri registraciji. To spodkopava uspešnost izvajanja uredbe REACH in vpliva na točnost izračuna pristojbin.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.7.13

DRUGE PRIPOMBE

3.7.14

Prihodki ECHA sovpadajo z roki za registracijo kemikalij v EU, ki so določeni v zakonodaji REACH (2010, 2013 in 2018). Posledica tega je, da Agencija pristojbin ne pobira periodično, zato prihaja do neskladja med razmeroma enakomernimi odhodki in neenakomernimi in manj napovedljivimi prihodki, kar otežuje proračunsko načrtovanje. Agenciji pri obvladovanju tega položaja pomaga subvencija, ki jo prejema od Komisije. Ker rok za tretjo, tj. zadnjo registracijo kemikalij po uredbi REACH, poteče leta 2018, je pričakovati, da bo prihodek od pristojbin in taks od leta 2019 naprej padel in bo Agencija za financiranje svojega delovanja postala bolj odvisna od subvencij iz proračuna EU.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.7.15

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2014	Odhodki za postopke, povezani z izvajanjem Uredbe o biocidnih proizvodih, kar je nova specifična dejavnost Agencije, bi morali biti načeloma pokriti s pristojbinami za registracijo teh proizvodov. Vendar pa so pristojbine, prejete leta 2014, pokrile le 17 % teh odhodkov, preostali del pa je bil v resnici financiran s prispevki Unije (6,3 milijona EUR) in držav EFTA (0,2 milijona EUR) v proračun Agencije.	se izvaja (87)
2016	Znesek prenesenih odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, za naslov III (operativni odhodki za REACH) je ostal visok in je znašal 10,1 milijona EUR ali 39 % (2015: 7,3 milijona EUR ali 32 %), še večji pa je bil za naslov IV (operativni odhodki, povezani z biocidi), za katerega je znašal 1,3 milijona EUR ali 68 % (2015: 1,5 milijona EUR ali 74 %). Tako visoka stopnja prenosov je v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti. Agencija bi morala razmisliti o povečanju uporabe diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.	se izvaja
2016	V skladu z uredbo o biocidnih proizvodih ECHA prispeva k delovanju trga biocidnih snovi in proizvodov. V revizijskem poročilu iz novembra 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo ugotovila, da sta zasnova sistema notranje kontrole v ECHA v zvezi s procesi in dejavnostmi Agencije v skladu z uredbo o biocidnih proizvodih in njegovo izvajanje v praksi uspešna in učinkovita. Čeprav ni bilo odkritih večjih slabosti, je Služba Komisije za notranjo revizijo odkrila, da še obstaja nekaj možnosti za dodatne izboljšave. Agencija in služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov.	se izvaja
2016	V nasprotju z ustanovnimi uredbami večine drugih agencij, ustanovna uredba ECHA izrecno ne zahteva rednih zunanjih vrednotenj njenih dejavnosti, ki pa so ključni elementi ocene smotrnosti.	neizveden (ni v pristojnosti Agencije)

ODGOVOR AGENCIJE

3.7.10

Ustrezna zakonodaja (Uredba Komisije (ES) št. 340/2008 o pristojbinah na podlagi uredbe REACH) ne predvideva, da bi morala Agencija naknadno preveriti velikost malih in srednjih podjetij, ki so registracijski zavezanci. Upravni odbor agencije se je odločil za pristop, po katerem imajo prednost MSP, ki so registracijski zavezanci z največjim finančnim vplivom (tj. največja količina registracij znotraj najvišjega količinskega razpona). Agencija zdaj preverja velikost MSP, ki so svojo registracijsko dokumentacijo predložila do leta 2015, leta 2017 pa je pozvala registracijske zavezance iz Združenega kraljestva, naj velikost svojega podjetja preverijo pred izhodom Združenega kraljestva iz Evropske unije. Agencija bo v prihodnosti okrepila preverjanja MSP na osnovi načela stroškov in koristi.

3.7.11

Uredba Komisije (ES) št. 340/2008 o pristojbinah na podlagi uredbe REACH) Agenciji ne dodeljuje zadostnih vzvodov za terjatve preteklih upravnih taks. Agencija dolžnike sama opozarja na njihovo obvezo plačila in če pri tem ni uspešna, najame lokalne odvetniške pisarne, da pretekle pristojbine in takse izterjajo neposredno v državah članicah. Odvetniške pisarne so se doslej obrnile na 74 % podjetij, ki niso pravočasno plačala pristojbin in taks, za opredelitev naslednjih korakov pa bo izid te pobude analiziran z vidika stroškov in koristi.

3.7.12

Države članice so predvsem pristojne za izvajanje uredb REACH in CLP, zlasti obvezo registracije kemikalij. Da bi Agencija lahko izvedla svojo nalogo in pridobila ustrezen dohodek iz pristojbin, morajo biti nacionalni organi učinkoviti pri praktični izvedbi strategij. Na to temo pravkar potekajo razprave s Komisijo.

3.7.13

Agencija se je seznanila s tem predhodnim opažanjem, ki zadeva številne agencije. Kot druge Agencije, tudi sama objavlja razpise za prosta delovna mesta na svojem spletišču, na družabnih omrežjih in na spletišču mreže agencije EU (https://euagencies.eu/). Prav tako predlaga, naj Evropski urad za izbor osebja (EPSO) mrežo agencije EU promovira na svojem spletišču, da bi se tako izboljšala preglednost in javni dostop, državljani pa bi objavljene razpise za prosta delovna mesta lažje našli.

3.7.14

Predhodna opažanja so pravilna. Agencija prejema sredstva iz pristojbin in taks ter izravnalno subvencijo Evropske unije. Predhodno je Komisiji pogosto predlagala alternativne vire prihodka, tudi uvedbo periodičnih pristojbin, kot to počnejo nekatere agencije EU. Agencija ugotavlja, da je bilo v pregledu uredbe REACH (COM(2018) 116 final) s 5. marca 2018 napovedano, da bo Komisija ocenila vse rešitve za zagotovitev trajnega financiranja agencije v prihodnosti.

3.8 EVROPSKI ORGAN ZA ZAVAROVANJA IN POKLICNE POKOJNINE (EIOPA)

UVOD

3.8.1

Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine (v nadaljnjem besedilu: Organ ali EIOPA) s sedežem v Frankfurtu je bil ustanovljen z Uredbo (EU) št. 1094/2010 Evropskega parlamenta in Sveta (88). Naloge Organa so prispevati k oblikovanju visokokakovostnih skupnih regulativnih in nadzornih standardov in praks ter k dosledni uporabi pravno zavezujočih aktov Unije, spodbujati in omogočati prenose nalog in pristojnosti med pristojnimi organi, v okviru svoje pristojnosti spremljati in ocenjevati razvoj dogodkov na trgu ter spodbujati varstvo imetnikov zavarovalnih polic, članov sistemov pokojninskega zavarovanja in upravičencev.

3.8.2

V tabeli 1 so predstavljeni ključni podatki o Organu (89).

Tabela

Ključni podatki o Organu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	21	24
Skupno število zaposlenih 31. decembra 1 (90)	139	151
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Organ.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.8.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (91) in poročila o izvrševanju proračuna (92) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.8.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.8.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.8.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Druga zadeva

3.8.7

3.8.8

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.8.9

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir. V Organu je računovodji nadrejen vodja sektorja skupnih služb. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Organa (v zvezi z administrativnimi zadevami) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.8.10

Organ objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

INFORMACIJE O REZULTATIH ZUNANJEGA VREDNOTENJA

3.8.11

Leta 2017 je bilo v imenu Komisije izvedeno zunanje vrednotenje smotrnosti poslovanja treh evropskih nadzornih organov (93) (94).

ODGOVOR ORGANA

3.8.9

Do aprila 2018 je računovodja poročal vodji sektorja skupnih služb in upravnemu odboru. Štelo se je, da to ni bilo v nasprotju s hierarhično in funkcionalno neodvisnostjo računovodje, glede na to, da je upravni odbor opravil končno oceno letne uspešnosti računovodje. To je bilo maja 2018 spremenjeno, da se okrepi položaj računovodje z novima načinoma poročanja: hierarhično poročanje izvršnemu direktorju in funkcionalno poročanje upravnemu odboru.

3.8.10

Za objavo prostih delovnih mest na spletišču urada EPSO je treba obvestila obvezno prevesti v vseh 24 jezikov EU. To ima za organ EIOPA znatne proračunske posledice, zato se je odločil, da bo povečal uporabo drugih sredstev javnega obveščanja, kjer svoja prosta delovna mesta objavlja tudi večina drugih agencij EU. Obvestila o prostih delovnih mestih, ki so dostopna vsem državljanom, organ EIOPA objavlja tudi prek medagencijskega odbora za delovna mesta, tj. skupne platforme, ki jo je razvila mreža agencij. Poleg tega EIOPA vodi skupno javno naročanje za oglaševalske kampanje za zaposlovanje, ki bodo povečale prepoznavnost in dosegle široko občinstvo EU.

3.9 EVROPSKI INŠTITUT ZA INOVACIJE IN TEHNOLOGIJO (EIT)

UVOD

3.9.1

Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo (v nadaljnjem besedilu: Inštitut ali EIT) s sedežem v Budimpešti je bil ustanovljen z Uredbo (ES) št. 294/2008 Evropskega parlamenta in Sveta (95). Cilj Inštituta je s povečanjem inovacijske zmogljivosti držav članic in Evropske unije prispevati k trajnostni evropski gospodarski rasti in konkurenčnosti. Inštitut dodeljuje nepovratna sredstva naraščajočemu številu skupnosti znanja in inovacij (SZI), ki povezujejo visokošolski, raziskovalni in poslovni sektor, s čimer se pospešujejo inovacije in podjetništvo. Skupnosti znanja in inovacij usklajujejo dejavnosti več sto partnerjev. Nepovratna sredstva Inštituta se uporabljajo za povračilo stroškov partnerjev in stroškov usklajevalnih dejavnosti SZI.

3.9.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Inštitutu (96).

Tabela

Ključni podatki o Inštitutu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (97)	283	303
Skupno število zaposlenih 31. decembra (98)	59	60
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Inštitut.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.9.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Inštituta, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (99) in poročila o izvrševanju proračuna (100) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.9.4

Sodišče meni, da zaključni račun Inštituta za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.9.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.9.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Druge zadeve

3.9.7

Decembra 2016, tik pred koncem obdobja upravičenosti (1. januar 2016–31. december 2016) je EIT podpisal spremembe posebnih sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev s SZI EIT Digital, InnoEnergy, za zdravje in surovine. Spremenjeni posebni sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev s SZI za podnebne spremembe je bil podpisan šele januarja 2017, po koncu obdobja upravičenosti. Povečanje enotnih stopenj povračila, dogovorjenih s temi spremembami, je omogočilo SZI, da so prejele dodatnih 15 milijonov EUR nepovratnih sredstev od ETI za isti znesek potrjenih upravičenih stroškov (dodatnih 6,0 milijona EUR za SZI za podnebne spremembe, 5,6 milijona EUR za SZI za zdravje, 2,2 milijona EUR za SZI za trajnostno energijo (SZI InnoEnergy) in 1,2 milijona EUR za SZI za surovine). Ta praksa nasprotuje cilju spodbujanja SZI k iskanju lastnih virov financiranja in postopnemu doseganju finančne neodvisnosti od EIT. Prav tako lahko vpliva na pošteno konkurenco med SZI, saj je sofinanciranje odhodkov eden izmed dejavnikov, ki vplivajo na letne odločitve o dodelitvi sredstev.

3.9.8

S spremembami poslovnih načrtov za EIT InnoEnergy in EIT Digital so bile retroaktivno tudi vključene nekatere dodatne dejavnosti, ki niso bile predvidene v prvotnih poslovnih načrtih. Njihova skupna vrednost je znašala približno 3,3 milijona EUR za EIT InnoEnergy in 0,6 milijona EUR za EIT Digital. Dodana dejavnost za EIT InnoEnergy se šteje kot večja sprememba prvotnega poslovnega načrta, na podlagi katerega je bil dodeljen prvotni največji znesek nepovratnih sredstev. Zneski nepovratnih sredstev, dodeljeni različnim SZI, temeljijo na primerjalnem pregledu njihovih prvotnih predlogov poslovnih načrtov, zato večje naknadne spremembe vplivajo na odločitve o dodelitvi sredstev in enakopravno obravnavo SZI in tako niso skladne s členom 180(4) pravil uporabe finančne uredbe.

3.9.9

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.9.10

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s pravočasno (ponovno) validacijo računovodskih sistemov. Inštitut je leta 2017 uvedel brezpapirni sistem za plačila. Čeprav je to povzročilo spremembe v postopkih Inštituta in njegovem računovodskem sistemu, računovodski sistem od leta 2012 ni bil ponovno potrjenem.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.9.11

EIT je zaradi nadaljnje krepitve svojega sistema notranje kontrole za nepovratna sredstva za skupnosti znanja in inovacij uvedel centralizirane predhodne kontrole za tiste partnerje SZI, katerih zahtevki za povračilo stroškov so presegali 325 000 EUR. Kontrolne preglede sta v imenu ETI izvedli dve revizijski družbi, ki sta potrdili računovodske izkaze partnerjev SZI (101). Rezultati naknadnih preverjanj, ki jih je izvedla druga revizijska družba, ki jo je najel EIT, potrjujejo uspešnost in pomembnost novega pristopa po načelu potrjenih računovodskih izkazov, saj se je večina odkritih pomembnih napak nanašala na zahtevke za povračilo stroškov, ki niso bili predhodno pregledani.

3.9.12

Načrti neprekinjenega poslovanja in ponovne vzpostavitve delovanja za EIT so bili sprejeti leta 2013 in so zastareli. Na primer, polovica članov ekipe za obvladovanje krize leta 2017 ni bila več zaposlena na EIT. Posodobitev za zadnji dve leti je bila pripravljena, vendar še ni bila sprejeta.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.9.13

Podobno kot v prejšnjih letih SZI niso v celoti izkoristile zneska nepovratnih sredstev, ki jim jih je dodelil EIT. Sprejeti upravičeni stroški za dejavnosti z dodano vrednostjo petih SZI, ki so začeli delovati pred letom 2016 (SZI prve in druge generacije skupaj), so bili za 15 % nižji od ocen v prvotnih posebnih sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev, podpisanih v začetku leta 2016 (102). Glavna razloga za neizkoriščena sredstva sta bila: nepopolna izvedba poslovnih načrtov, delno zaradi pozne potrditve sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstvih ter večletne narave dejavnosti SZI, in samofinanciranje stroškov upravljanja nekaterih SZI, ki je bilo večje od načrtovanega. Ta sredstva so bila delno uporabljena za zvišanje začetnih enotnih stopenj povračil za upravičene stroške dejavnosti SZI z dodano vrednostjo (glej odstavek 3.9.7). Zlasti SZI druge generacije (za zdravje in surovine) so imele na začetku delovanja zamudo. Med SZI prve generacije je po ocenjevalnih poročilih EIT slabo posloval zlasti SZI za podnebne spremembe.

3.9.14

Po oceni smotrnosti izvajanja poslovnih načrtov je EIT izračunal nekatere popravke za smotrnost. Vendar ti popravki niso imeli finančnega vpliva na nobeno od SZI. EIT v skladu z metodologijo izračuna za nepovratna sredstva programa Obzorje 2020 uporablja samo tistega od finančnih popravkov in popravkov za smotrnost, ki je večji. Čeprav se ta metodologija zdi primerna za posamezne projekte v okviru programa Obzorje 2020, je manj primerna za nepovratna sredstva SZI, s katerimi se financira dolg niz zelo različnih dejavnosti. Vprašljivo je, ali je upravičeno, da se popravki za smotrnost pri, na primer, izobraževalnih dejavnostih, izravnavajo s finančnimi popravki za, na primer, inovacijske projekte.

3.9.15

V letu 2017 so vse SZI sprejele strategije trajnostnega razvoja v skladu z navodili EIT, kar je bil pomemben korak k njihovi bolj trajnostni prihodnosti. Prihodek, ki ga ustvarjajo SZI prve generacije, je še vedno zelo nizek (med 2 % in 6 % stroškov za dejavnosti SZI z dodano vrednostjo), napredek v letu 2017 pa je bil majhen. Sofinanciranje, ki ga zagotovijo partnerji SZI, je prav tako še vedno nizko (in tudi nižje, kot je bilo predvideno v prvotnih podpisanih posebnih sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev): EIT še naprej zagotavlja nepovratna sredstva za financiranje dejavnosti SZI z dodano vrednostjo v višini 62 % do 90 %, odvisno od SZI.

3.9.16

EIT objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in spletišču GD za človeške vire, običajno pa ne tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

3.9.17

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (103). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Leta 2010 je pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Inštitut uvedel izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije niti elektronske oddaje ponudb.

DRUGA OPAŽANJA

3.9.18

Sedanji v. d. direktorja EIT je prevzel funkcijo julija 2014. Izbirni postopek za imenovanje novega direktorja je bil izveden leta 2016, vendar ni bil uspešen. Po tistem ni bil začet nov postopek zaposlovanja. Zasedanje tega delovnega mesta v funkciji vršilca dolžnosti za tako dolgo obdobje je v nasprotju s Kadrovskimi predpisi, ki to omejujejo na največ eno leto.

3.9.19

V skladu z oddelkom 5.1 statuta EIT med zaposlene na EIT spadajo delavci, ki jih EIT zaposli neposredno na podlagi pogodb za določen čas in za katere veljajo pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. Zaradi tega lahko EIT svojim začasnim uslužbencem ponudi le pogodbe za določen čas, ki trajajo največ pet let in se lahko enkrat podaljšajo še za nadaljnjih pet let. Zaposleni, ki so se pridružili EIT kmalu po njegovi ustanovitvi leta 2009, bodo leta 2020 dosegli najdaljšo dobo 10 let, kar bi lahko ogrozilo neprekinjeno delovanje in poslovanje uprave v prihodnjih letih.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO IN POROČILIH O ZUNANJEM VREDNOTENJU

3.9.20

Služba Komisije za notranjo revizijo (IAS) je leta 2017 izvedla revizijo spremljanja sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki ga izvaja Inštitut (104). Inštitut je pripravil akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

3.9.21

Leta 2016 in 2017 je bilo po naročilu Komisije izvedeno vmesno vrednotenje EIT za obdobje 2011–2015 (105).

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.9.22

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2012	V sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev niso bili določeni pragovi za posamezne stroškovne razrede (tj. stroške za zaposlene, podizvajalske pogodbe, pravne storitve itn.) […].	Zaključen (106)
2014	Inštitut je svoje proračunske potrebe za leto 2014 ocenil za 13,1 milijona EUR ali 5,6 % previsoko (leta 2013: 3,4 milijonov EUR ali 2,5 %), obveznosti pa so bile prevzete le za 220 milijona EUR od razpoložljivih 233,1 milijonov EUR. Nizka stopnja izvrševanja je večinoma povezana z neporabljenimi odobrenimi proračunskimi sredstvi za nepovratna sredstva (11,4 milijona EUR), namenjena financiranju dejavnosti SZI. V poslovnih načrtih SZI, na podlagi katerih so bili podpisani sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev, se ni zahtevala poraba vseh odobrenih proračunskih sredstev, ki so bila Inštitutu na voljo v letu 2014. Neporabljena odobrena proračunska sredstva bodo ponovno vnesena v proračun Inštituta za obdobje med letoma 2015 in 2017, kot je določeno v finančni uredbi Inštituta.	se izvaja (107)
2014	SZI morajo sicer razviti strategije za finančno vzdržnost, vendar do zdaj, peto leto njihovega obstoja, ostajajo v celoti odvisne od financiranja Inštituta in svojih partnerjev.	se izvaja (108)
2014	V Inštitutu je od ustanovitve leta 2009 prišlo do številnih menjav uslužbencev in nestabilnosti na vodstveni ravni. Od leta 2013 ostajata nezasedeni dve od treh mest vodij enot. Eno mesto je od leta 2013 začasno zasedeno, kar je v nasprotju s kadrovskimi predpisi, po katerih to obdobje ne sme biti daljše od enega leta. Drugo mesto zaseda izvršni direktor, ki je tudi začasni direktor in torej opravlja tri vloge hkrati.	zaključen
2015	Sodišče je v svojem posebnem poročilu št. 4/2016 prišlo do zaključka, da pogoj za financiranje, ki določa, da prispevek EIT za SZI ne sme presegati 25 %, prinaša le majhno ali sploh nobene dodane vrednosti in da bi njegova ukinitev precej zmanjšala breme operativnega in finančnega poročanja partnerjev SZI (109).	se izvaja
2015	Potrdila o računovodskih izkazih, ki se zahtevajo od partnerjev SZI, ki zahtevajo povračilo, višje od 325 000 EUR, naj bi izboljšala naknadna preverjanja izkazov stroškov, ki jih opravlja Inštitut. Toda kakovost teh potrdil se zelo razlikuje, zaradi česar je zagotovilo, ki se lahko pridobi iz njih, omejeno, Inštitut pa mora izvajati dodatne preglede.	zaključen
2015	V ustanovni uredbi Inštituta je določeno, da Inštitut „spodbuja sprostitev sredstev iz javnih in zasebnih virov ter svoja sredstva porabi v skladu s to uredbo. Še posebej si prizadeva znaten in čedalje večji delež svojega proračuna zbrati iz zasebnih virov in iz prihodka, ustvarjenega z lastnimi dejavnostmi.“ Kljub navedeni določbi, ki se nedvomno nanaša na proračun Inštituta, je prispevek iz finančnih sredstev programa Obzorje 2020 dosegel 99 % proračuna Inštituta za leto 2015.	Neizveden (110)
2015	Čeprav Inštitut lahko neporabljena odobrena proračunska sredstva (odobrena proračunska sredstva, za katera niso bile prevzete obveznosti ali ki so bila sproščena do konca leta) prenese v proračune za naslednja tri leta, ni pravočasno prilagodil svojega procesa, da bi 26,6 milijona EUR iz sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev za leto 2014 prenesel v proračune za leta 2015–2017. Ta odobrena proračunska sredstva niso bila porabljena, ker so SZI porabile manj sredstev, kot se je pričakovalo.	zaključen
2015	Komisija je sprva načrtovala, da bo Inštitut do leta 2010 postal finančno avtonomen. Toda junija 2011 je postal šele deloma finančno avtonomen, in sicer njegov (matični) Generalni direktorat za izobraževanje in kulturo še naprej vnaprej odobrava transakcije, povezane z nepovratnimi sredstvi, in javna naročila, vredna več kot 60 000 EUR.	zaključen
2015	Inštitut financira magistrski program EIT Digital, v katerem sodeluje 16 evropskih univerz. Po modelu za vračanje stroškov, ki jih imajo univerze, se univerzam izplačajo pavšalni znesek v maksimalni višini 8 000 EUR na študenta (v skladu z določbami za program Erasmus Mundus) in dejanski stroški, vključno s posrednimi stroški, izračunanimi na podlagi pavšalne stopnje. Na podlagi tega je bilo univerzam v letu 2015 v povprečju skupaj izplačanih 15 000 EUR na študenta (vključno z enkratnim zneskom). Toda ta model nikoli ni bil formalno opredeljen, zato ni mogoče razlikovati med dejavnostmi, ki so vključene v pavšalni znesek, in tistimi, ki so vključene v dejanske stroške. Inštitut bi moral začeti uporabljati jasen in formalno opredeljen model z eno metodo prijavljanja stroškov, kot je na primer utemeljen enoten pavšalni znesek.	se izvaja (111)
2015	Načelo dobrega finančnega poslovodenja je bilo prekršeno v primeru nekega partnerja SZI, ki je z javnim naročilom naročil storitve na področju odnosov z javnostmi, pri katerih so dnevne tarife, ki jih je Inštitut v celoti povrnil, znašale od 800 EUR do 3 250 EUR na osebo (112).	ni relevantno
2015	Inštitut je za organizacijo inovacijskih konferenc, ki so potekale v letih 2015 in 2016, uporabil okvirno pogodbo Komisije. Ta okvirna pogodba je bila uporabljena za podnaročilo storitev, katerih cena ni bila določena v okvirni pogodbi. Cene teh storitev so znašale od 800 EUR na dan za nižjega svetovalca do 2 250 EUR na dan za višjega svetovalca (skoraj štirikrat več od cene za višjega svetovalca, določene v okvirni pogodbi). Stroški storitev, naročenih po teh cenah, znašajo več kot 100 000 EUR na konferenco.	ni relevantno
2016	Sodišče je odkrilo slabosti, povezane z naknadnimi preverjanji postopkov javnega naročanja, ki jih izvajajo pravni subjekti SZI. Vsaj pri enem pravnem subjektu SZI postopki javnega naročanja, izbrani za preverjanje, niso bili reprezentativni za populacijo. Poleg tega je Sodišče v zvezi z dvema postopkoma javnega naročanja prišlo do drugačnega zaključka v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo. V teh primerih je Inštitut sprejel neposredno oddajo ali prekomerno podaljšanje pogodb.	zaključen
2016	Služba Komisije za notranjo revizijo je v svojem revizijskem poročilu „Upravljanje nepovratnih sredstev: prehod na program Obzorje 2020“, objavljenem decembra 2016, prišla do zaključka, da je Inštitut svoje procese uspešno prilagodil pravilom programa Obzorje 2020, zlasti pravilom o sodelovanju, in da so bile kontrole Inštituta v zvezi zagonskim postopkom v splošnem uspešne pri zagotavljanju podpore novim SZI. Služba je navedla tudi, da so potrebni nujni ukrepi za zagotovitev dosledne uporabe zakonodajnega okvira za Obzorje 2020 in nadaljnje izboljšanje zagonskega procesa za nove SZI. Inštitut in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorila o načrtu popravljalnih ukrepov.	se izvaja
2016	Stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, je bila visoka za naslov II in je znašala 0,4 milijona EUR ali 40 % (2015: 0,4 milijona EUR ali 44 %). Ti prenosi se večinoma nanašajo na pogodbe za storitve IT, ki trajajo preko konca leta, in za stroške sestankov, za katere še niso bili prejeti računi.	ni relevantno
2016	Nepovratna sredstva za leto 2015 so bila dodeljena šele aprila 2015, sporazumi v zvezi z njimi pa podpisani junija in julija 2015. Za leto 2016 so bila nepovratna sredstva dodeljena, sporazumi pa podpisani aprila 2016. Kljub izboljšanju leta 2016 zamude pri sprejemanju sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev in podpisu sporazumov ustvarjajo negotovost, hkrati pa negativno vplivajo tudi na pripravljenost partnerjev, da prevzamejo obveznosti za sredstva in začnejo izvajati dejavnosti v začetku leta.	se izvaja
2016	Na najnovejše razpise za nove SZI, katerih tematska področja so bila opredeljena v strateškem inovacijskem programu EIT za obdobje 2014–2020, se je prijavilo majhno število kandidatov. Razpis za dve novi SZI (zdravje in surovine) leta 2014 je prejel samo sedem predlogov. Razpis za dve dodatni SZI leta 2016 (hrana in proizvodnja dodane vrednosti) je prejel tri predloge, edini predlog za SZI v zvezi s proizvodnjo dodane vrednosti pa zaradi neustrezne kakovosti ni bil izbran.	ni relevantno
2016	Inštitut je od svoje ustanovitve leta 2008 do julija 2014 zamenjal štiri direktorje. Začasno zapolnjeni sta delovno mesto direktorja od avgusta 2014 in eno vodstveno delovno mesto od februarja 2013. To je v nasprotju s pravilom o najdaljšem trajanju začasno zapolnjenih delovnih mest, ki je v kadrovskih predpisih omejeno na največ eno leto, pogoste zamenjave in dolge začasne rešitve pa sprožajo negotovost za deležnike in kontinuiteto strateških rešitev.	se izvaja (113)
2016	Inštitut je pomemben akter pri programu Obzorje 2020, saj znaša njegov proračun za obdobje 2014–2020 2,4 milijarde EUR. Komisija je, da bi zagotovila usklajenost med telesi, ki izvajajo program Obzorje 2020, ustanovila skupni podporni center, ki vključuje pravno službo, orodja IT, upravljanje nepovratnih sredstev, razširjanje in izkoriščanje raziskovalnih rezultatov itd. Vendar se Inštitut razlikuje od drugih teles, kot so izvršne agencije Komisije in javno-zasebna partnerstva, zato nima neposrednega dostopa do podpornega centra in zanj za vsak primer posebej potrebuje odobritev matičnega GD Komisije. Ta omejitev vpliva na učinkovitost operacij Inštituta.	zaključen
2016	Usklajevanje in zastopanje SZI izvajajo pravni subjekti SZI, ki jih skoraj v celoti financira Inštitut. Sodišče je pri reviziji posvetilo posebno pozornost postopkom javnega naročanja, ki jih izvajajo ti subjekti, saj meni, da je na tem področju tveganje veliko. V skladu s sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev za leto 2015 morajo pravni subjekti SZI in/ali partnerji SZI zagotoviti, da se pri javnem naročanju doseže stroškovna učinkovitost ali da se naročila po možnosti izvedejo za najnižjo možno ceno. Sporazumi o nepovratnih sredstvih določajo tudi, da morajo pravni subjekti SZI in/ali partnerji SZI za vsa naročila, ki presegajo 60 000 EUR, k oddaji ponudb povabiti vsaj tri gospodarske subjekte, postopek javnega naročanja pa dokumentirati, da dokažejo njegovo preglednost. Sodišče je revidiralo vzorec postopkov javnega naročanja v vrednosti približno 7 milijonov EUR, ki so jih izvajali pravni subjekti SZI, ki jih je v celoti financiral Inštitut. Pri reviziji so se pokazale pomembne slabosti, kot so neposredna oddaja naročil, neobstoj bistvenih elementov v razpisu, znatno podaljšanje trajanja in obsega prvotnih naročil, naročila, katerih trajanje ali obseg nista bila omejena, ali ponderji za kakovost/ceno, ki so onemogočali cenovno konkurenco. Plačila v letu 2016, ki so bila povezana z nepravilnimi postopki javnega naročanja, so skupaj znašala 2,2 milijona EUR. Slabosti pri javnem naročanju je pri enem od pravnih subjektov SZI odkril tudi Inštitut in pripravil akcijski načrt za izboljšanje bodočih postopkov javnega naročanja za vse pravne subjekte SZI.	se izvaja
2016	Kljub znatnemu povečanju proračuna s 309 milijonov EUR (2008–2013) na 2,4 milijarde EUR (2014–2020) ter povečanju števila SZI s tri na šest ob koncu leta 2016 se število odobrenih delovnih mest Inštituta ni znatno spremenilo (glej tabelo 2). Sodišče je v svojem Posebnem poročilu št. 4/2016 (114) opozorilo na tveganje, da Inštitut ne bo imel dovolj zmogljivosti za povečano delovno obremenitev. Začasni direktor Inštituta je to tveganje omenil v letnem poročilu o dejavnostih Inštituta za leto 2015.	neizveden (ni v pristojnosti Inštituta)

ODGOVOR INŠTITUTA

3.9.7

Inštitut želi pojasniti, da se lahko zahteve za spremembe posebnih sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev predložijo kadar koli v obdobju upravičenosti v skladu z okvirnimi sporazumi o partnerstvu med Inštitutom in skupnostjo znanja in inovacij (SZI). Zahteve skupnosti znanja in inovacij za spremembe je tehnično in finančno ocenil Inštitut ter predhodno odobrila Evropska komisija. Posledično so bile spremembe sprejete decembra 2016. V primeru Inštituta in skupnost znanja in inovacij za podnebne spremembe je bila odobritev zahteve za spremembo uradno sporočena SZI 21. decembra 2016, tj. v obdobju upravičenosti. Kar zadeva povečanje enotnih stopenj povračila, Inštitut poudarja, da skupnostim znanja in inovacij zaradi sprememb posebnih sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev iz leta 2016 niso bila izplačana nobena dodatna nepovratna sredstva. Skupni končni znesek izplačanih nepovratnih sredstev (241,8 milijona EUR) je bil znatno nižji od prvotno dodeljenega zneska (274,9 milijona EUR). Glede spodbujanja skupnosti znanja in inovacij, da poiščejo lastne vire financiranja, in spodbujanja k finančni vzdržnosti se sklicujemo na odstavek 3.9.15 našega odgovora. V okviru ocene zahtev za spremembe je Inštitut po posvetovanju z Evropsko komisijo potrdil, da je prilagoditev enotnih stopenj povračila v skladu z veljavno pravno podlago in ne vpliva na enako obravnavo skupnosti znanja in inovacij. Možnost prilagoditve enotne stopnje povračila je bila vsem skupnostim znanja in inovacij na voljo pod enakimi pogoji.

3.9.8

Kar zadeva drugo opažanje, Inštitut meni, da so bile spremembe v skladu s členom 180(4) pravil uporabe finančne uredbe, saj ne postavljajo pod vprašaj sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev in niso bile v nasprotju z načelom enake obravnave prosilcev. Treba je opozoriti, da pri oceni, ali sprememba vpliva na dodelitev nepovratnih sredstev, nobena določba ne določa praga pomembnosti glede tega, katera sprememba ukrepa bi se štela za „znatno“. Za ugotovitev, ali je vključitev novih dejavnosti v skladu z navedeno določbo, je potrebna ocena za vsak primer posebej na podlagi ustreznosti in učinka dejavnosti za celoten poslovni načrt SZI. Inštitut je to oceno izvedel pred odobritvijo zahtev za spremembe in sklenil, da spremembe ne postavljajo pod vprašaj sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev. Glede na to, da je imela vsaka SZI možnost, da v spremenjene poslovne načrte pod enakimi pogoji uvede nove upravičene dejavnosti, je bila zagotovljena tudi enaka obravnava SZI. Nazadnje Inštitut poudarja, da je v primeru družbe EIT InnoEnergy edina zadevna dejavnost predstavljala samo 3,9 % spremenjenega predvidenega proračuna poslovnega načrta SZI. V primeru organizacije EIT Digital je bil ta delež 0,6 %.

3.9.10

Inštitut je trenutno v postopku oddajanja računovodskih nalog v zunanje izvajanje računovodji Komisije. Če Generalni direktorat za proračun meni, da je to potrebno, bo ta postopek zajel tudi ponovno potrditev računovodskih sistemov Inštituta.

3.9.12

Inštitut bo leta 2018 sprejel posodobitve načrta neprekinjenega poslovanja in ponovne vzpostavitve delovanja.

3.9.13

Posebna sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev za leto 2016 s skupnostma znanja in inovacij EIT Health in EIT RawMaterials sta bila podpisana pozneje, kot je bilo načrtovano, saj je bilo treba najprej podpisati okvirna sporazuma o partnerstvu. Posebni sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev v letih 2017 in 2018 so bili sistematično podpisani februarja, to pa je skupnostma znanja in inovacij omogočilo, da sta svoje dejavnosti začeli izvajati že v začetku leta. Inovativni ukrepi so dinamični, se hitro odzivajo in jih ni mogoče linearno načrtovati. Za nekatere inovacijske projekte ali načrte se lahko izkaže, da gre za projekte z manj možnostmi, kot je bilo pričakovano, in jih je treba med izvajanjem sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev preklicati. Poleg tega več operativnih dejavnosti SZI, kot so magistrski in doktorski programi ali dolgoročni raziskovalni in inovacijski projekti, traja več let. Inštitut namerava to vprašanje obravnavati s prehodom na sklenitev večletnih sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev s SZI v obdobju po letu 2020, če bodo odobritve za prevzem obveznosti za proračun Inštituta v skladu s tem dodeljene v večletnih tranšah.

3.9.14

Dejansko je Inštitut v celoti upošteval metodologijo izračuna nepovratnih sredstev, določeno v pravni podlagi programa Obzorje 2020, in bo še naprej deloval skladno z veljavno zakonodajo.

3.9.15

Finančna vzdržnost skupnosti znanja in inovacij je edinstvena težnja modela EIT-SZI in je eden največjih izzivov poslanstva Inštituta. Čeprav je bil to v preteklosti oddaljen cilj skupnosti znanja in inovacij, nekatere skupnosti inovacij že zagotavljajo znatno sofinanciranje svojih dejavnosti in ustvarjajo precejšnje prihodke v primerjavi z svojim proračunom. Skupnost EIT Digital je na primer v letu 2016 zagotovila 26 % sofinanciranja (ali 22 milijonov EUR) dejavnosti SZI z dodano vrednostjo, poleg tega pa je poročala o dopolnilnih dejavnosti SZI v višini več kot 200 milijonov EUR; te dejavnosti so izvajale in financirale njene partnerske organizacije. Drugi primer je skupnost EIT Health, ki je v prvem letu poslovanja ustvarila več kot 6 milijonov EUR prihodkov, kar je precejšen znesek v primerjavi s skupnim pridobljenim financiranjem Inštituta (približno 19 milijonov EUR).

3.9.16

Inštitut trenutno preučuje možnost objave obvestil o prostih delovnih mestih na spletišču urada EPSO; pri tem upošteva tudi stroške prevajanja teh obvestil v vse uradne jezike EU, saj je to predpogoj za objavo na spletišču urada EPSO. Povprečno število kandidatov, ki se prijavijo na objavljena prosta delovna mesta Inštituta, se je v zadnjih letih vseeno znatno povečalo, predvsem zaradi dejavne uporabe družbenih medijev s strani Inštituta pri spodbujanju novih prostih delovnih mest.

3.9.17

Inštitut namerava po sklenitvi potrebnih sporazumov z Evropsko komisijo sprejeti orodja za elektronsko javno naročanje in elektronsko oddajo ponudb; trenutno potekajo pripravljalni ukrepi zanje.

3.9.18

Evropska komisija je 1. junija 2018 objavila prosto delovno mesto direktorja Inštituta (115).

3.9.19

Prvi uslužbenci so se Inštitutu pridružili leta 2010 in bodo zato leta 2020 dosegli najdaljšo dobo desetih let. Inštitut se tveganja zaveda in ga je omenil tudi v letnem poročilu o dejavnostih Inštituta za leto 2017. Inštitut je z dopisom z dne 14. maja 2018 uradno zaprosil za pravno mnenje Evropske komisije.

3.10 EVROPSKA AGENCIJA ZA POMORSKO VARNOST (EMSA)

UVOD

3.10.1

Evropska agencija za pomorsko varnost (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EMSA) s sedežem v Lizboni je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 1406/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (116). Naloge Agencije so zagotavljanje visoke stopnje varnosti v pomorskem prometu in preprečevanje onesnaževanja z ladij, zagotavljanje tehnične pomoči Komisiji in državam članicam, spremljanje izvajanja zakonodaje Unije in ocenjevanje njene učinkovitosti.

3.10.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (117).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (118)	71	79
Skupno število zaposlenih 31. decembra (119)	246	250
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.10.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (120) in poročila o izvrševanju proračuna (121) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.10.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.10.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.10.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.10.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.10.8

Komisija je leta 2014 v imenu več kot 50 institucij in organov EU, vključno z Agencijo, podpisala okvirno pogodbo z enim ponudnikom za pridobitev licenc programske opreme ter izvajanje vzdrževanja in podpore. Izvajalec okvirne pogodbe ima vlogo posrednika med Agencijo in dobavitelji, ki lahko izpolnijo potrebe Agencije. Za te posredniške storitve je izvajalec okvirne pogodbe upravičen zaračunati pribitek na ceno dobavitelja v višini 2–9 %. Leta 2017 so skupna plačila, izplačana izvajalcu okvirne pogodbe, znašala 1,7 milijona EUR. Agencija ni sistematično preverjala cen in pribitkov, ki jih je zaračunal dobavitelj, in računov, izdanih izvajalcu okvirne pogodbe.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.10.9

3.10.10

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (122) (123). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Leta 2010 je pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija za nekatere postopke uvedla izdajo elektronskih računov in elektronsko oddajo ponudb, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije.

INFORMACIJE O SLUŽBI ZA NOTRANJO REVIZIJO IN POROČILIH O ZUNANJEM VREDNOTENJU

3.10.11

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijski poročili o ukrepih, financiranih v okviru projektov (Project-Financed Actions) in upravljanju človeških virov (Human Resources Management) (124). Agencija je pripravila akcijske načrte za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

3.10.12

Leta 2017 je bilo po naročilu Komisije izvedeno zunanje vrednotenje smotrnosti poslovanja EMSA v obdobju 2011–2016 (125). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.10.13

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Leta 2014 je Agencija sklenila okvirno pogodbo v vrednosti 3,5 milijona EUR za nakup blaga in storitev v zvezi z IT za obdobje 6 let. Agencija je podcenila svoje potrebe in predvideno vrednost pogodbe, zato je bilo ob koncu leta 2016 porabljenih že 80 % vrednosti pogodbe. Nov postopek javnega naročanja se bo moral začeti 4 leta prej, kot je bilo pričakovano, kar pomeni dodatne upravne stroške.

ni relevantno

2016

V letu 2016 je Agencija sklenila sedem okvirnih pogodb za nakup sistemov za odzivanje pri onesnaženju z nafto. Vsaka okvirna pogodba (tj. sklop v postopku javnega naročanja) je zajemala določeno vrsto opreme. Postopek javnega naročanja je bil objavljen ob predpostavki, da bo skupna vrednost sedmih okvirnih pogodb znašala 7 milijonov EUR. Toda ta predpostavka je podcenjevala potrebe Agencije in podpisanih je bilo sedem okvirnih pogodb, ki so bile vredne vsaka po 7 milijonov EUR, tako da je skupna vrednost pogodb znašala 49 milijonov EUR.

ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.10.8

Agencija bo zadevne projektne uradnike opomnila, naj dosledno preverjajo cene, ki jih zaračuna ponudnik, in/ali pregledajo, ali so zaračunani pravilni pribitki. EMSA bo od vodilne pogodbene stranke v tej okvirni pogodbi zahtevala, da kot splošno pravilo od izvajalca vedno zahteva, da pri izpolnjevanju zahtev za pripravo ponudb vedno predloži dokazilo o tržni ceni/pribitku.

3.10.9

Urad EPSO se je na podlagi sklepa sodišča odločil, da se na spletišču EU EPSO lahko objavijo samo obvestila o prostih delovnih mestih, ki so na voljo v vseh uradnih jezikih EU ali v posameznih jezikih, opredeljenih v pravnem aktu o ustanovitvi agencije. Zaradi visokih stroškov prevajanja, povezanih s to novo politiko (približno 19 000 EUR na prosto delovno mesto), EMSA – kot številne druge agencije – službe EPSO ne uporabljajo več za objavljanje prostih delovnih mest. Številne agencije so to vprašanje na urad EPSO naslovile decembra 2015. EMSA pozdravlja rešitev, ki je – ob zagotavljanju zadostne preglednosti – skladna tudi z načelom dobrega finančnega poslovodenja. EMSA si prizadeva za čim širše obveščanje javnosti o prostih delovnih mestih, in sicer z objavo prostih delovnih mest na različnih družbenih platformah, ki so dostopne široki javnosti. Treba je opozoriti, da je večina prostih delovnih mest v agenciji EMSA namenjena tehničnim strokovnjakom, za katere je spletišče agencije EMSA referenca.

3.10.10

Leta 2017 je EMSA pripravila vse potrebno, da bi prilagodila vse ustrezne notranje postopke za uporabo e-javnega naročanja. EMSA lahko potrdi, da je od začetka leta 2018 uvedla module e-javnega naročanja. Rok za organe EU za uporabo e-javnega naročanja je oktober 2018.

3.11 AGENCIJA EVROPSKE UNIJE ZA VARNOST OMREŽIJ IN INFORMACIJ (ENISA)

UVOD

3.11.1

Agencija Evropske unije za varnost omrežij in informacij (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali ENISA) s sedežem v Atenah in Heraklionu (126) je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 460/2004 Evropskega parlamenta in Sveta (127), ki jo je po različnih spremembah nadomestila Uredba (EU) št. 526/2013 (128). Glavna naloga Agencije je, da na podlagi nacionalnih prizadevanj in prizadevanj Unije krepi sposobnost Unije za preprečevanje problemov varnosti omrežij in informacij ter odzivanje nanje.

3.11.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (129).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	11	11
Skupno število zaposlenih 31. decembra (130)	69	70
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.11.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (131) in poročila o izvrševanju proračuna (132) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.11.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.11.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.11.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.11.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.11.8

Novi računovodja Agencije je prevzel naloge 1. decembra 2017. Primopredajni proces ni bil izveden pravilno in ni ustrezal zahtevam iz člena 55 poslovnika. Bolj natančno, novi računovodja ni prejel poročila o primopredaji.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.11.9

3.11.10

Združeno kraljestvo je 29. marca 2017 obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi, da izstopi iz Evropske unije (brexit). Drugače kot večina drugih agencij ENISA ni izvedla celovite analize verjetnega učinka brexita na svojo organizacijo, delovanje in računovodske izkaze.

INFORMACIJE O REZULTATIH ZUNANJEGA VREDNOTENJA

3.11.11

Leta 2017 je bilo po naročilu Komisije izvedeno zunanje vrednotenje smotrnosti poslovanja Agencije v obdobju 2013–2016 (133).

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.11.12

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2015	Agencija namerava v letu 2016 preseliti nekatere upravne uslužbence iz Herakliona v Atene, čeprav njena osnovna uredba določa, da bi morali biti zaposleni, ki izvajajo predvsem naloge upravljanja Agencije, v Heraklionu.	se izvaja
2016	Za naslov II (upravni odhodki) so prenesene odobritve, za katere so bile prevzete obveznosti, visoke in znašajo 0,3 milijona EUR ali 25 % vseh odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti (2015: 0,15 milijona EUR ali 22 %). Ta visoka stopnja je zlasti posledica prenosov iz naslova I (odhodki za zaposlene) in naslova III (operativni odhodki) ter se nanaša predvsem na vlaganja v informacijsko tehnologijo in službeno vozilo proti koncu leta.	ni relevantno
2016	Kot je zahtevano v finančni uredbi Agencije, sta bili za leti 2014 in 2015 pripravljeni zunanji oceni smotrnosti ENISA. Končni poročili sta bili pripravljeni oktobra 2015 in maja 2016. Pri oceni leta 2014 je bilo ugotovljeno, da imajo osrednje operativne dejavnosti, ki se izvajajo v okviru programa dela za leto 2014, jasno povezavo s pravnimi pooblastili ENISA, in da je uspešnost Agencije dobra. Vendar je Sodišče ugotovilo, da še obstajajo možnosti za izboljšanje v zvezi s tem, da ima Agencije prostore v Heraklionu in Atenah, kar vodi v zapleten delovni proces ter pomanjkanje komunikacije in sodelovanja. Pri oceni leta 2015 je bilo ugotovljeno, da so delo in izdelki ENISA v skladu s potrebami varnosti omrežij in informacij po EU in v državah članicah ter da Agencija uspešno izpolnjuje pričakovanja svojih deležnikov. Vendar pa je v bilo poročilu poudarjeno, da je treba izboljšati komunikacijo med ENISA in njenimi deležniki, ki menijo, da sta obseg njenih pooblastil in dejavnosti preveč omejena. V odziv Agencija izvaja akcijski načrt, dogovorjen z upravnim odborom.	ni relevantno
2016	V letu 2016 je Agencija preselila osem dodatnih uslužbencev v Atene in s tem zmanjšala število uslužbencev v Heraklionu na 14 (134). Kot je poudarjeno v poročilu Sodišča za leto 2013, bi se stroški verjetno lahko še zmanjšali, če bi bili vsi uslužbenci zaposleni na eni lokaciji.	se izvaja

ODGOVOR AGENCIJE

3.11.8

Prenos nalog na novega računovodjo sicer ni bil opravljen uradno, a so bila organizirana neformalna srečanja za prenos znanja s predhodnim opravljavcem dolžnosti. Novi računovodja se je prav tako udeležil posodobljenega usposabljanja za računovodsko orodje SAP, kar mu je omogočilo dobro razumevanje računovodskega sistema. Agencija ENISA bo kljub temu izvedla popravne ukrepe, s katerimi želi zagotoviti ustrezno primopredajo med odhajajočimi in prihajajočimi uslužbenci.

3.11.9

Vse objave za prosta delovna mesta, objavljene na spletni strani EPSO, je treba prevesti v vse uradne jezike EU. Zaradi omejenih finančnih sredstev si agencija ENISA tega žal ne more privoščiti. Uporablja pa tradicionalne in družbene medije ter se strinja s sodelovanjem pri oblikovanju medagencijskega portala, kar bi omililo tveganja, povezana z objavo prostih delovnih mest, saj se številne decentralizirane agencije soočajo s podobnimi težavami.

3.11.10

Agencija ENISA ni opravila formalne ocene operacijskega in finančnega učinka Brexita, saj naj ta ne bi občutno vplival na njen proračun, delovanje in upravljanje. Ustrezni notranji postopki pa so bili kljub temu preverjeni z vidika Brexita (tj. javno naročanje in kadrovanje).

3.12 EVROPSKA ŽELEZNIŠKA AGENCIJA (ERA)

UVOD

3.12.1

Agencija Evropske unije za železnice (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali ERA) s sedežem v Valenciennesu in konferenčnim centrom v Lillu je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 881/2004, ki jo je nadomestila Uredba (EU) 2016/796 Evropskega parlamenta in Sveta (135). Njena naloga je izboljšati stopnjo interoperabilnosti železniških sistemov in razviti skupni pristop k varnosti zaradi prispevanja k vzpostavitvi konkurenčnejšega evropskega železniškega sektorja z visoko stopnjo varnosti.

3.12.2

V spodnji tabeli 1 so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (136).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	28	31
Skupno število zaposlenih 31. decembra (137)	155	164
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.12.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (138) in poročila o izvrševanju proračuna (139) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.12.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.12.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.12.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.12.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.12.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. Decembra 2016 je bil računovodja Agencije poleg svoje funkcije imenovan še za začasnega vodja oddelka za finance in javno naročanje. V tej dodatni funkciji je odgovoren za upravljanje zaposlenih, ki so pristojni za izvrševanje in potrjevanje obveznosti in plačil. Finančna uredba Agencije opredeljuje, da je za te finančne akterje odgovoren odredbodajalec. Zaradi načela, da morajo biti naloge računovodje in odredbodajalca ločene, pa se ti funkciji medsebojno izključujeta.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.12.9

Komisija je leta 2014 v imenu več kot 50 institucij in organov EU, vključno z Agencijo, podpisala okvirno pogodbo z enim ponudnikom za pridobitev strojne in programske opreme za IT ter vzdrževanje in podporo (storitve IT). Izvajalec okvirne pogodbe ima vlogo posrednika med Agencijo in dobavitelji, ki lahko zagotovijo storitve IT. Večina teh storitev IT in cen zanje je bila sicer določena v okvirni pogodbi, ki je bila sklenjena na podlagi konkurenčnega postopka javnega naročanja, vendar je v pogodbi dovoljena tudi nabava storitev IT, ki v njej niso posebej omenjene. Pri enem od revidiranih plačil v višini približno 47 000 EUR je Agencija s posredovanjem izvajalca okvirne pogodbe nabavila storitve IT brez konkurenčnega postopka ali predhodne raziskave trga. Leta 2017 so skupna plačila, izplačana izvajalcu pogodbe, znašala 1,1 milijona EUR.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.12.10

V letu 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o upravljanju človeških virov in kompetenc v Agenciji (140). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.12.11

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2013

Agencija ima sedež v Valenciennesu in konferenčni center v Lillu. Kot je Sodišče navedlo v posebnem letnem poročilu za proračunsko leto 2006, bi se stroški verjetno lahko zmanjšali, če bi se vse dejavnosti izvajale na eni lokaciji. To bi morda tudi olajšalo sklenitev celovitega dogovora o sedežu z državo članico gostiteljico, s čimer bi se pojasnili pogoji za delovanje Agencije in delo njenih uslužbencev.

se izvaja

(ni v pristojnosti Agencije)

ODGOVOR AGENCIJE

3.12.8

Agencija se zdaj temeljito reorganizira, da bi ustregla zahtevam svojih novih nalog. V okviru tega in v skladu z akcijskim načrtom, dogovorjenim s Službo Komisije za notranjo revizijo (IAS), bodo tudi natančno opredeljene naloge računovodje.

3.12.9

Kot je ugotovilo Sodišče, je bila pogodba uporabljena v skladu s pogodbenimi določbami na podlagi okvirne pogodbe za DIGIT DI07360. Vsa nadaljnja vprašanja v zvezi z dobrim finančnim poslovodenjem bodo posredovana upravljavcu pogodbe GD DIGIT.

3.13 EVROPSKI ORGAN ZA VREDNOSTNE PAPIRJE IN TRGE (ESMA)

UVOD

3.13.1

Evropski organ za vrednostne papirje in trge (v nadaljnjem besedilu: Organ ali ESMA) s sedežem v Parizu je bil ustanovljen z Uredbo (EU) št. 1095/2010 Evropskega parlamenta in Sveta (141).

3.13.2

Naloga Organa je izboljšati delovanje notranjega finančnega trga EU z zagotavljanjem visoke, učinkovite in usklajene stopnje regulacije in nadzora, spodbujanjem integritete in stabilnosti finančnih sistemov ter krepitvijo mednarodnega usklajevanja pri nadzoru zaradi zagotavljanja stabilnosti in učinkovitosti finančnega sistema.

3.13.3

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Organu (142).

Tabela

Ključni podatki o Organu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (143)	39	42
Skupno število zaposlenih 31. decembra (144)	204	226
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Organ.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.13.4

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (145) in poročila o izvrševanju proračuna (146) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.13.5

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.13.6

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.13.7

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Druga zadeva

3.13.8

Ne da bi bilo zato vprašljivo njegovo mnenje, Sodišče opozarja na to, da je 29. marca 2017 Združeno kraljestvo obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi o izstopu iz Evropske unije. O sporazumu o podrobnostih izstopa bodo potekala pogajanja. 27 % proračuna Organa se financira iz sredstev Evropske unije, 42 % iz neposrednih prispevkov držav članic EU, 29 % iz pristojbin, prejetih od nadzorovanih subjektov (bonitetne agencije in repozitoriji sklenjenih poslov), 2 % pa iz drugih virov. Odhod Združenega kraljestva lahko vpliva na dejavnosti Organa, saj imajo najpomembnejši nadzorovani subjekti trenutno sedež tam. V prihodnosti je možen upad prihodkov Organa zaradi odločitve Združenega Kraljestva o izstopu iz EU.

3.13.9

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.13.10

Organ objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, ne pa vedno tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

INFORMACIJE O SLUŽBI ZA NOTRANJO REVIZIJO IN POROČILIH O ZUNANJEM VREDNOTENJU

3.13.11

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o stanovskih pregledih pristojnih nacionalnih organov v ESMA z naslovom Peer Reviews of National Competent Authorities in ESMA (147). Organ je pripravil akcijski načrt.

3.13.12

Leta 2017 je bilo v imenu Komisije izvedeno zunanje vrednotenje smotrnosti poslovanja treh evropskih nadzornih organov (148) (149).

ODGOVOR ORGANA

3.13.7

Organ ESMA se zaveda tega problema in še dalje spremlja napredek pri pogajanjih o brexitu.

3.13.9

Evropski urad za izbor osebja je sklenil, da bo razpise prostih delovnih mest organa ESMA objavil na svojem spletišču le, če bodo ti na voljo v vseh 24 jezikih. V letu 2017 so stroški prevajanja (5 razpisov od skupno 16) znašali 32 431 EUR. Organ ESMA meni, da stroški prevajanja vsakega posamičnega razpisa prostega delovnega mesta niso upravičeni v smislu dobrega finančnega poslovodenja, zato se je odločil, da bo uporabljal druge medije, na katerih razpise prostih delovnih mest objavlja večina agencij EU.

3.14 EVROPSKA AGENCIJA ZA VARNOST IN ZDRAVJE PRI DELU (EU-OSHA)

UVOD

3.14.1

Evropska agencija za varnost in zdravje pri delu (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EU-OSHA) s sedežem v Bilbau je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (ES) št. 2062/94 (150). Naloge Agencije so zbiranje in razširjanje informacij o prednostnih nalogah držav članic in Unije na področju varnosti in zdravja pri delu, podpiranje organizacij držav članic in Unije, ki sodelujejo pri oblikovanju in izvajanju politike na tem področju, ter zagotavljanje informacij o preventivnih ukrepih.

3.14.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (151).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	17	15
Skupno število zaposlenih 31. decembra (152)	65	64
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.14.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (153) in poročila o izvrševanju proračuna (154) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.14.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.14.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.14.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.14.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.14.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja kadrovskega in storitvenega centra. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (po administrativni strani) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.14.9

Prenosi za naslov II (upravni odhodki) in naslov III (operativni odhodki) so bili visoki in so znašali po 40 % za vsak naslov ali skupaj 3,5 milijona EUR, kar je v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti. Ni dokazov, da se ti prenosi nanašajo na odhodke, predvidene med procesom proračunskega načrtovanja. Primer: Agencija je decembra 2017 naročila opremo IT in pisarniško pohištvo v vrednosti 220 000 EUR, od katerih je bilo 80 000 EUR prerazporejenih iz naslova III v naslov II tik pred naročilom.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.14.10

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (155) (156). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Agencija do konca leta 2017 še ni uvedel nobenega od teh orodij.

3.14.11

Združeno kraljestvo je 29. marca 2017 obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi, da izstopi iz Evropske unije (brexit). Drugače kot večina drugih agencij EU-OSHA ni izvedla celovite analize verjetnega učinka brexita na svojo organizacijo, delovanje in računovodske izkaze.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.14.12

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2016	Stopnja v leto 2017 prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, je bila visoka za naslov II (upravni odhodki) in je znašala 417 279 EUR ali 30 % (2015: 364 740 EUR ali 26 %). Ti prenosi se v glavnem nanašajo na storitve IT, ki do konca leta 2016 niso bile v celoti zagotovljene ali zanje niso bili izdani računi. Prenesena odobrena proračunska sredstva, za katera so bile prevzete obveznosti, so za naslov III znašala 3 370 616 EUR ali 43 % (2015: 3 383 052 EUR ali 41 %). Ti prenosi v glavnem zadevajo raziskovalne projekte in študije, ki trajajo več kot eno leto. Agencija bi lahko razmislila o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.	se izvaja
2016	Agencija je leta 2014 podpisala okvirno pogodbo za zagotavljanje svetovalnih storitev na področju IT v obdobju 2014–2017 za skupno vrednost 1,1 milijona EUR. Čeprav so v specifičnih pogodbah, ki so bile leta 2016 podpisane za izvajanje te okvirne pogodbe, jasno opredeljeni izložki projekta, so bili svetovalci plačani po sistemu time & means (stroški dejansko opravljenih delovnih ur in porabljenega materiala), pri katerem cena ni fiksna in neposredno povezana z rezultati, temveč izhaja iz števila porabljenih delovnih dni. Poleg tega je bilo leta 2016 približno 50 % svetovalnih storitev na področju IT opravljenih izven prostorov Agencije, zaradi česar je Agencija težje spremljala učinkovito izvajanje pogodb. Plačila v sklopu te okvirne pogodbe so leta 2016 znašala približno 0,4 milijona EUR.	neizveden
2016	Ustanovna uredba Agencije izrecno ne zahteva zunanjih vrednotenj njenih dejavnosti. Predlog Komisije za novo ustanovno uredbo vključuje obvezno izvajanje vrednotenj vsakih pet let.	se izvaja (ni v pristojnosti Agencije)

ODGOVOR AGENCIJE

3.14.8

Iz organizacijskih razlogov je računovodja v organizacijski shemi dodeljen k RSC (Kadrovskemu in storitvenemu centru) in se fizično nahaja skupaj s finančnim osebjem. Da se zagotovi njegova neodvisnost, računovodja poroča neposredno direktorju (ne vodji RSC).

3.14.9

Prenosi iz naslova III se v glavnem nanašajo na obsežne raziskovalne projekte, ki trajajo več kot eno leto in so povezani z letnim delovnim programom za leto 2017. Kar zadeva naslov II, prenosi v glavnem zadevajo storitve, za katere so bile sklenjene pogodbe za obdobje dveh koledarskih let.

V zvezi z 0,2 milijona EUR je treba opozoriti, da je od leta 2014 in selitve Agencije v nove prostore, kar je ustvarilo prihranke v višini 0,6 milijona EUR/leto, proračun naslova II ustaljen na znižani ravni v višini 1,4 milijona EUR. Leta 2017 je sprememba proračuna, sprejeta junija, dodatno zmanjšala odobritve iz naslova II za 60 000 EUR, ker se je zmanjšal prispevek lokalnih organov v proračun za infrastrukturo Evropske agencije za varnost in zdravje pri delu.

Med letom se je agencija odločila, da bo izvedla reorganizacijo poslovnih prostorov in povezana dela, ki v času proračunskega postopka niso bila predvidena. Večina zadevnih nakupov IT je bilo načrtovanih za leto 2018 (kot taki so bili dokumentirani v predlogu proračuna za leto 2017 in nadaljnjih proračunskih fazah), vendar so bile obveznosti prevzete v letu 2017 (100 000 EUR), ko so bila na voljo sredstva.

Od B2019 naprej bo k programskim dokumentom priložen seznam možnih dodatnih nakupov IT, če bodo na voljo odobritve, na primer zaradi ugodnih ponovnih pogajanj glede cen.

Prenos med naslovi (v skladu z določbami okvirne finančne uredbe) je bil sporočen upravnemu odboru, Parlamentu in Svetu.

3.14.10

Agencija od konca leta 2016 zagotavlja prek svoje spletne strani elektronski dostop do vseh začetih postopkov (predhodno obveščanje javnosti za javna naročila z nizkimi in srednjimi vrednostmi ter objava obvestila o javnem naročilu), zagotavlja pa še posebne elektronske naslove za javna naročila.

Do oktobra leta 2018 bo uvedla e-razpis za fazo objave in upravljanja zahtevkov za informacije do datuma predložitve ponudb.

3.14.11

Medtem je opravila analizo verjetnega vpliva brexita na svojo organizacijo, poslovanje in račune.

3.15 EVROPSKA FUNDACIJA ZA IZBOLJŠANJE ŽIVLJENJSKIH IN DELOVNIH RAZMER (EUROFOUND)

UVOD

3.15.1

Evropska fundacija za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer (v nadaljnjem besedilu: Fundacija ali Eurofound) s sedežem v Dublinu je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (EGS) št. 1365/75 (157). Njena naloga je prispevati k načrtovanju in vzpostavljanju boljših življenjskih in delovnih razmer v Uniji s povečevanjem in širjenjem znanja na tem področju.

3.15.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Fundaciji (158).

Tabela

Ključni podatki o Fundaciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	21	20
Skupno število zaposlenih 31. decembra (159)	104	100
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Fundacija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.15.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Fundacije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (160) in poročila o izvrševanju proračuna (161) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.15.4

Po mnenju Sodišča zaključni račun Fundacije za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njen finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njen poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njeno finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.15.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.15.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.15.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.15.8

Med revizijo agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Fundaciji je računovodji nadrejen vodja upravne in finančne službe. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Fundacije (po administrativni strani) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.15.9

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (162) (163). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Po podatkih Komisije je Fundacija do konca leta 2017 uvedla izdajo elektronskih računov in elektronsko objavo dokumentacije za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.15.10

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2016	Sodišče je v svojem poročilu o zaključnem računu za proračunsko leto 2014 v zvezi s prehodom na nove kadrovske predpise EU iz leta 2005 poročalo o prenizkih plačilih osebju za obdobje med letoma 2005 in 2014. Čeprav so vzroki za prenizka plačila (2014: neupoštevanje minimalnih zajamčenih plač; 2015: napačen korekcijski koeficient pri plačah) različni, je Sodišče ponovno ugotovilo prenizka plačila (43 350 EUR) in nekaj previsokih plačil (168 930 EUR), ki se nanašajo na 30 aktivnih in nekdanjih uslužbencev. Eurofound je popravil vsa prenizka plačila, vendar ne bo izterjal preplačil (kar je v skladu s členom 85 veljavnih kadrovskih predpisov). Fundacija bi morala ponovno analizirati morebitne napake v zvezi s prehodom na kadrovske predpise iz leta 2005 in izvesti popolno oceno sistema izplačevanja plač.	se izvaja
2016	V revizijskem poročilu iz decembra 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo poudarila, da je treba izboljšati to, kako Fundacija upravlja projekte, predvsem v povezavi z ureditvijo upravljanja, spremljanjem in poročanjem. Fundacija in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorila za načrt popravljalnih ukrepov.	se izvaja
2016	Stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, se je povečala za naslov III (operativni odhodki) in je znašala 2,8 milijona EUR ali 43 % (2015: 2,1 milijona EUR ali 31 %) in se večinoma nanaša na projekte (študije in pilotne sheme), ki segajo v naslednje leto. Visoka stopnja prenosov je v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti. Fundacija bi morda lahko razmislila o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.	se izvaja
2016	Ustanovna uredba Fundacije izrecno ne zahteva zunanjih vrednotenj njenih dejavnosti. Predlog Komisije za novo ustanovno uredbo vključuje obvezno izvajanje vrednotenj vsakih pet let.	se izvaja

ODGOVOR FUNDACIJE

3.15.8

Upravni odbor je zadovoljen s sedanjo stopnjo neodvisnosti računovodje, zlasti z njegovo obstoječo pravico neposredno poročati predsedniku v skladu s členom 6.1 Listine o računovodji in sedanjo udeležbo odbora v postopku imenovanja. Z novo ustanovitveno uredbo, ki jo institucije trenutno obravnavajo, bo verjetno uveden organ za imenovanje, ki bo pod okriljem upravnega odbora in ne direktorja. To bo Eurofundu omogočilo, da bo ponovno ocenil vprašanje večje neodvisnosti računovodje v prihodnosti..

3.15.9

E-oddaja ponudb in e-prior sta del modulov za e-javno naročanje, ki jih je razvil GD DIGIT. Agenciji, ki sta poskusno uporabljali ta sistem, sta se soočili z velikim težavami s programsko opremo. Poleg tega je programska oprema za e-javno naročanje zaenkrat na voljo samo za javne razpise, ki jih ima Eurofound le nekaj na leto, ne pa tudi za razpise s pogajanji. Zato bo Eurofund še naprej spremljal razvoj in je pripravljen poseči po e-javnem naročanju, ko bo zadovoljen z zanesljivostjo in delovanjem programske opreme.

3.16 AGENCIJA ZA EVROPSKI GNSS (GLOBALNI SATELITSKI NAVIGACIJSKI SISTEM) (GSA)

UVOD

3.16.1

Agencija za evropski GNSS (globalni navigacijski satelitski sistem) (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali GSA), katere sedež je bil 1. septembra 2012 iz Bruslja premeščen v Prago (164), je bila ustanovljena z Uredbo (EU) št. 912/2010 Evropskega parlamenta in Sveta (165) o razveljavitvi Uredbe Sveta (ES) št. 1321/2004 (166) o vzpostavitvi upravljavskih struktur Evropskega satelitskega radio-navigacijskega sistema in spremembah Uredbe (ES) št. 683/2008 Evropskega parlamenta in Sveta (167). Evropski organ za GNSS, ustanovljen z Uredbo Sveta (ES) št. 1321/2004, je 1. januarja 2007 uradno prevzel vse naloge, ki jih je pred tem imelo Skupno podjetje Galileo, in jih kot Agencija za evropski GNSS nadaljuje v okviru Uredbe (EU) št. 912/2010, kakor je bila spremenjena. Poleg tega je Komisija Agenciji s sporazumom o prenosu pooblastil zaupala uporabo skupne evropske geostacionarne navigacijske storitve (EGNOS).

3.16.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (168).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (169)	626	704 (170)
Skupno število zaposlenih 31. decembra (171)	160	166
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.16.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (172) in poročila o izvrševanju proračuna (173) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.16.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.16.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.16.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Poudarjanje zadev

3.16.7

Agencija je 15. decembra 2016 podpisala okvirno pogodbo o uporabi satelitskega sistema Galileo v obdobju 2017–2027 v višini 1,5 milijarde EUR. Naročilo je bilo oddano s postopkom javnega naročanja. Eden od ponudnikov je na Sodišču Evropske unije začel pravni postopek proti Agenciji za izpodbijanje izida postopka javnega naročanja. Sodba Sodišča Evropske unije bo odločila o zakonitosti in pravilnosti postopka javnega naročanja za okvirno pogodbo ter za vse zadevne posebne pogodbe in prihodnja plačila. Agencija je zadevo razkrila in pojasnila v računovodskih izkazih za leto 2017 skupaj z informacijo, da je bilo leta 2017 49 milijonov EUR (7 % proračuna za leto 2017, vključno z zneski, prejetimi v okviru sporazumov o prenosu pooblastil) plačanih na podlagi okvirne pogodbe.

Druga zadeva

3.16.8

Ne da bi bilo zato vprašljivo njegovo mnenje, Sodišče opozarja na to, da je 29. marca 2017 Združeno kraljestvo obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi o izstopu iz Evropske unije. Trenutno potekajo pogajanja za dosego sporazuma o podrobnostih izstopa. Agencija upravlja center za nadzor varnosti Galileo (GSMC) in zemeljske postaje Galileo, ki so na ozemlju Združenega kraljestva. V računovodskih izkazih Agencije je v poglavju, ki se nanaša na dogodke po datumu poročanja, navedena odločitev Komisije o preselitvi nadomestne lokacije GSMC iz Združenega kraljestva v Španijo, sprejeta 24. januarja 2018.

3.16.9

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.16.10

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s pravočasno (ponovno) validacijo računovodskih sistemov. Leta 2013 se je Agencija preselila, njene pristojnosti pa so bile ponovno opredeljene. Finančna uredba Agencije je bila revidirana leta 2014, leta 2015 pa je Agencija prenesla svoje računovodenje na računovodsko službo Komisije. Čeprav so se zaradi tega bistveno spremenili postopki Agencije, njen računovodski sistem od leta 2012 ni bil ponovno validiran (174).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.16.11

3.16.12

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (175) (176). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko javno naročanje v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Agencija do konca leta 2017 še ni uporabljala nobenega od teh orodij.

INFORMACIJE O REZULTATIH ZUNANJEGA VREDNOTENJA

3.16.13

Leta 2017 je bilo po naročilu Komisije izvedeno vmesno vrednotenje programov Galileo (177) in EGNOS ter smotrnosti poslovanja Agencije v obdobju 2014–2016 (178).

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.16.14

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2014	Opredmetena sredstva (v čisti knjigovodski vrednosti 1,0 milijona EUR) niso zavarovana.	se izvaja
2015	Potrditev računovodskega sistema je nazadnje potekala leta 2012. Obljubljena potrditev zaradi pričakovanih večjih sprememb procesov in pretoka informacij po preselitvi Agencije ni bila izvedena. Novi računovodja namerava naslednjo potrditev izvesti leta 2020.	se izvaja
2015	Agencija je vzpostavila načrte neprekinjenega poslovanja za varnostne objekte v Franciji, Združenem kraljestvu in na Nizozemskem. Sedež v Pragi in Agencija kot celota pa načrta neprekinjenega poslovanja še nimata pripravljenega.	se izvaja
2015	Letni program dela Agencije za leto 2015 je bil sprejet šele marca 2015, večletni program dela za obdobje 2014–2020 pa še ni bil sprejet. Zaradi poznega sprejetja ključnih dokumentov o načrtovanju obstaja tveganje, da cilji agencije ne bodo izpolnjeni.	se izvaja (179)
2015	V letu 2015 je bilo menjavanje uslužbencev na Agenciji pogosto, saj jo je zapustilo 14 zaposlenih, 26 pa se ji jih je pridružilo.	ni relevantno
2016	Služba Evropske komisije za notranjo revizijo je v poročilu iz novembra 2016 ugotovila, da leta 2016 znotraj Agencije ni bila opravljena letna ocena tveganja in da pomembna tveganja Agencije niso vključena v njene dokumente o načrtovanju ali poročila o dejavnostih. Navedla je tudi, da terminologija, ki se uporablja za različne elemente sistema za merjenje smotrnosti, ni usklajena, ter da zato ovira spremljanje smotrnosti. Agencija in služba Evropske komisije za notranjo revizijo sta se dogovorili o načrtu popravljalnih ukrepov.	se izvaja
2016	Stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, je bila visoka za naslov II (upravni odhodki) in je znašala 2,8 milijona EUR ali 46 % (2015: 2,5 milijona EUR ali 42 %). Ti prenosi se nanašajo zlasti na storitve IT, ki so bile zagotovljene v letu 2016 in za katere še niso bili prejeti računi.	ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.16.10

Agencija se strinja z opažanjem Sodišča. Leta 2015 je svoje računovodske storitve oddala v zunanje izvajanje Evropski komisiji, zato je računovodja EK (v okviru GD za proračun) tisti, ki zagotavlja vse potrebne storitve v skladu s členom 50 okvirne finančne uredbe, ki velja za agencije, vključno s potrjevanjem lokalnih sistemov. V službah GD za proračun trenutno potekajo razprave in načrtovanje v zvezi s pristopom potrjevanja.

3.16.11

Objava razpisov prostih delovnih mestih na platformi EPSO zahteva, da so ti prevedeni v vse uradne jezike EU, medtem ko je angleščina edini delovni jezik v Agenciji, zato je objava prostih delovnih mest v angleščini učinkovita prva stopnja predizbora, ki zagotavlja, da kandidati že na samem začetku razumejo njen delovni jezik. Poleg tega bi prevajanje razpisov v vse uradne jezike EU pomenilo dodatne finančne in časovne omejitve za Agencijo, o njegovih koristih pa – zlasti glede na zgornjo utemeljitev – ni mogoče z gotovostjo govoriti. Namesto tega namerava Agencija vse razpise objaviti na medagencijskem portalu, ki na ravni agencij velja za enakovrednega portalu EPSO in zagotavlja zadostno preglednost državljanom EU. Poleg tega svoje razpise objavlja v posebnem razdelku na svojem spletišču.

3.16.12

Agencija trenutno za objavo obvestil o javnih naročilih, obvestil o oddaji javnega naročila, obvestil o popravkih in obvestil o spremembah itd. uporablja tudi elektronska obvestila TED (ki jih zagotavlja Urad za publikacije), kadar koli je to primerno v skladu s členom 264 pravil uporabe. Sistem elektronskega javnega naročanja TED namerava uporabljati tudi pri oblikovanju in objavi razpisov za zbiranje ponudb. V tej zvezi trenutno potekajo pogajanja z Uradom za publikacije, da bi lahko registrirali in ustvarili račun za dostop do tega sistema.

V zvezi z javnimi naročili velikih vrednosti (ki presegajo mejne vrednosti iz člena 118(1) finančne uredbe) Agencija sedaj sprejema upravne ukrepe, potrebne za uporabo modula za elektronsko oddajo ponudb informacijskega sistema e-PRIOR, ki ga je razvila Evropska komisija (GD za informatiko), za zagotovitev, da bo elektronski sistem, ki bo vzpostavljen za predložitev vseh ponudb, izpolnjeval vse zahteve, določene v finančni uredbi in pravilih uporabe. Treba je poudariti, da trenutni modul za elektronsko oddajo ponudb podpira samo odprte postopke, zato ga bo Agencija uporabila samo zanje. V zvezi s tem je že imela prvi usklajevalni sestanek z GD za informatiko (GD DIGIT), s katerim trenutno dokončuje pripravo in podpis memoranduma o soglasju, da bi vzpostavila okvir za e-oddajo ponudb in orodje začela uporabljati.

Agencije, ki so financirane iz razdelka 2 večletnega finančnega okvira – Trajnostna rast: naravni viri

3.17 EVROPSKA AGENCIJA ZA OKOLJE (EEA)

UVOD

3.17.1

Evropska agencija za okolje (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EEA) s sedežem v Københavnu je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (EGS) št. 1210/90 (180). Odgovorna je za vzpostavitev opazovalnega omrežja, ki Komisiji, Parlamentu, državam članicam in na splošno javnosti zagotavlja zanesljive informacije o stanju okolja. Te bi morale Evropski uniji in državam članicam zlasti omogočati, da sprejmejo ukrepe za zaščito okolja in ocenijo njihovo uspešnost.

3.17.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (181).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	50,5	70
Skupno število zaposlenih 31. decembra (182)	208	212
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija; vključuje osnovni in sekundarni proračun.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.17.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (183) in poročila o izvrševanju proračuna (184) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.17.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.17.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.17.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.17.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.17.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja upravnih služb. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (v zvezi z administrativnimi zadevami) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.17.9

EEA je naletela na velike zamude pri izvajanju akcijskega načrta za enega od evropskih tematskih centrov (ECT/ICM – evropski tematski center za celinske, obalne in morske vode) za leto 2016, zato je zavrnila nekatere od rezultatov in del stroškov, ki jih je priglasil evropski tematski center. Popravek zneska končnega plačila je znak dodatnega izboljšanja finančnih kontrol in kontrol izvajanja za nepovratna sredstva, dodeljena evropskim tematskim centrom.

3.17.10

Sodišče je odkrilo nekaj slabosti pri več postopkih javnega naročanja. V razpisnih zahtevah, ki jih je Agencija uporabila za različne razpise, niso bile določene nobene minimalne zahteve za izbirna merila v zvezi z ekonomsko in finančno zmogljivostjo, zato se s temi merili ne da ugotavljati, ali ima ponudnik potrebne zmogljivosti za izvršitev pogodbe, kar je bil njihov namen.

3.17.11

Cenovna konkurenčnost več razpisov za visoke vrednosti je temeljila izključno na dnevnih cenah za nekatere profile, ne pa na oceni časa, potrebnega za izvršitev nalog. Okvirne pogodbe so bile podpisane z enim samim ponudnikom, čeprav bi ponovitev postopka konkurence med različnimi ponudniki dala boljše rezultate za nekatere pogodbe.

3.17.12

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (185) (186). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla izdajo elektronskih računov in elektronsko objavo dokumentacije za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

3.17.13

Več slabosti je bilo opaženih pri postopkih zaposlovanja, ki jih je organizirala Agencija. Predvsem utemeljitve izbire kandidatov v zapisnikih izbirne komisije niso bile dovolj podrobne. Zaradi večje preglednosti in enake obravnave kandidatov je treba bolje opredeliti merila, ki se uporabljajo v posameznih fazah izbirnega postopka, in vloge posameznih članov izbirne komisije.

3.17.14

Agencija objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU. Agencija je kot glavni razlog za to navedla visoke stroške prevajanja, saj urad EPSO objavlja razpise prostih delovnih mest le, če so v vseh uradnih jezikih EU.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.17.15

Zaradi izvajanja sporazuma o prenosu nalog v zvezi s programom Copernicus, sklenjenega s Komisijo, je Agencija prevzela več pravnih obveznosti v zvezi s tem programom, preden je od Komisije prejela predfinanciranje. Čeprav je bilo za te obveznosti pripravljeno poročilo o izjemah, ki ga je podpisal direktor Agencije, tak postopek ni v skladu s pravili uporabe finančne uredbe. Za izvajanje sporazumov o prenosu nalog je bistveno, da Komisija pravočasno nakaže predplačila.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.17.16

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2016	Agencija je leta 2016 posodobila svojo varnostno politiko, toda mnogo drugih notranjih postopkov je zastarelih. Višje vodstvo je odobrilo akcijski načrt, ki vključuje pregled in posodobitev načrta neprekinjenega poslovanja. Agencija prav tako namerava pregledati svojo politiko upravljanja dokumentov, ki je bila sprejeta leta 2009, v skladu z novo varnostno politiko. Podobno namerava Agencija pregledati in po potrebi posodobiti tudi svoje standarde notranje kontrole.	zaključen
2016	Služba Komisije za notranjo revizijo je izvedla revizijo smotrnosti pripravljalnih procesov za poročilo o stanju okolja za leto 2015. V svojem revizijskem poročilu iz julija 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo ugotovila, da so procesi v zvezi s pripravo poročila o stanju okolja v glavnem ustrezali svojemu namenu. Agencija in Služba Komisije za notranjo revizijo pa sta se kljub temu dogovorili o načrtu za njihovo nadaljnje izboljšanje.	ni relevantno
2016	Komisija je leta 2014 v imenu več kot 50 inštitucij in organov EU, vključno z Agencijo, podpisala okvirno pogodbo z enim ponudnikom za nakup programske opreme, licenc in izvajanje storitev vzdrževanja in svetovanja v zvezi z IT. Izvajalec okvirne pogodbe ima vlogo posrednika med Agencijo in dobavitelji, ki lahko izpolnijo potrebe Agencije. Za te posredniške storitve je izvajalec okvirne pogodbe upravičen zaračunati pribitek na ceno dobavitelja v višini 2–9 %. Okvirna pogodba izrecno določa, da izvajalcu ne daje nobenih izključnih pravic. Leta 2016 je Agencija uporabila to okvirno pogodbo za nakup licenc za programsko opremo v skupnem znesku 442 754 EUR. Večinoma so bili kupljeni proizvodi, ki spadajo v določeno kategorijo, ki naj bi se uporabljala le izjemoma, in za katere cene niso bile navedene ne med procesom javnega naročanja in ne v okvirni pogodbi. Ta postopek ne zagotavlja zadostne konkurence in uporabe najgospodarnejše rešitve. Tudi pribitki na cene, ki jih je zaračunal izvajalec okvirne pogodbe, niso bili ustrezno preverjeni. Največje naročilo se je nanašalo na obnovitev licenc programske opreme, ki jo je zagotovil izključni skandinavski prodajni posrednik (112 248 EUR). V tem primeru uporaba okvirne pogodbe, zaradi katere je prišlo do nepotrebnih stroškov zaradi pribitkov, ni bila utemeljena.	se izvaja

ODGOVOR AGENCIJE

PRIPOMBE O ZANESLJIVOSTI RAČUNOVODSKIH IZKAZOV

3.17.8

Agencija se je z računovodjo pogovorila o opažanju Sodišča in je prepričana, da dejstvo, da je računovodja uradnik visokega razreda (AD12) in ima neposreden dostop do upravnega odbora, zagotavlja neodvisnost v zvezi z njegovim delom.

PRIPOMBE O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.17.9

Agencija ceni priznanje, da se je njeno poslovodenje evropskih tematskih centrov (ETC) še izboljšalo, tako v smislu finančnega kot operativnega preverjanja. Da bi preprečili ponovitev težave iz leta 2017 glede ETC/ICM, je bila zadevna naloga odstranjena iz letnega akcijskega načrta in vključena na ravni Agencije. Agencija si prizadeva ohraniti in izboljšati trenutno raven kontrol za nepovratna sredstva, dodeljena evropskim tematskim centrom.

3.17.10

Agencija potrjuje, da je med letom 2017 spremenila svoje zahteve, povezane s preverjanjem finančne zmogljivosti ponudb. Zdaj se od ponudnikov zahteva, da predložijo informacije o finančnih kazalnikih (likvidnosti, solventnosti in dobičkonosnosti), postavljena pa je tudi zahteva po minimalnem prometu – ta mora v skladu z določbami člena 147(1)(a) pravil uporabe znašati vsaj dvakratnik ocenjene letne pogodbene vrednost.

3.17.11

Agencija znova poudarja, da je odločitev za oddajo okvirnih pogodb enemu samemu ponudniku načrtna in temelji na omejeni konkurenci, ki prevladuje na zadevnih trgih, ter naravi in kompleksnosti storitev, ki so predmet naročila. Pri umestitvi konkretnih pogodb v sklop okvirnih pogodb Agencija ne upošteva le pogodbeno dogovorjenih dnevnih cen, pač pa tudi ocenjeno število dni, potrebnih za izvedbo nalog, in tako izračuna ocenjeni proračun za določeno konkretno pogodbo. Šele nato se začnejo pogajanja z izvajalcem o podrobnostih njegove ponudbe, vedno z namenom, da bi dosegli najugodnejšo ponudbo. S ponovitvijo postopka konkurence Agencija ne bi imela vzvoda za nadaljnje pogajanje o ponudbah z izvajalci.

3.17.12

Po sklepu upravnega odbora z dne 9. novembra 2015 o izvajanju sistema e-javnega naročanja v agenciji EEA je ta leta 2014 za določene postopke uvedla sistem izdajanja e-računov in ga zdaj širi na vse svoje postopke, e-objava dokumentacije pa je za vse odprte razpise vzpostavljena od 1. januarja 2015. Postopek uvajanja e-oddaje ponudb se je začel decembra 2017, prvi razpis z uporabo tega modula pa je bil objavljen 18. junija 2018 (EEA/COM/18/002 – Zagotavljanje storitev objav za agencijo EEA).

3.17.13

Agencija je seznanjena z opažanjem Sodišča in potrjuje, da trenutno poteka prilagajanje postopkov izbire/zaposlovanja, in sicer v zvezi z naslednjimi vidiki:

(a)	dodajanje časovnega žiga (ne samo datuma) v zadevne dokumente za vsako narejeno opravilo v različnih fazah (predhodni pregled, pregled, razgovor in pisni preizkus);

(b)	pridobitev sistematično pričakovanih odgovorov na vnaprej opredeljena vprašanja pri razgovoru in pisnem preizkusu v fazi predhodnega pregleda;

(c)	izvedba elektronskega (brezpapirnega) postopka za izboljšanje poročanja.

3.17.14

Urad EPSO je Agenciji prepovedal objave, ker ni izpolnjevala zahtevanega pogoja, da je treba vse razpise prostih delovnih mest prevesti v vse uradne jezike, vendar Agencija nima ne proračuna ne virov, da bi lahko izpolnila njegovo zahtevo. Poleg prevoda vsakega razpisa prostega delovnega mesta bi morali v vseh jezikih obravnavati tudi prijave, kar predstavlja nevzdržno visoke stroške. Kot velja za večino drugih agencij EU, je Agencija tako poiskala alternativo spletišču urada EPSO in od maja 2018 za svoje objave uporablja enakovredno spletišče, ki ga razvija in vzdržuje mreža agencij EU, in sicer oglasno desko z razpisi delovnih mest v agencijah. Agencija uporablja tudi LinkedIn ter svoje spletišče in strani na Facebooku, da si zagotovi čim večjo izpostavljenost.

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.17.15

Pred sklenitvijo sporazuma o prenosu nalog za Copernicus z GD GROW je Agencija poudarila, da so pogoji predfinanciranja v nasprotju s finančno uredbo (člen 7 pravil uporabe finančne uredbe iz leta 2014). Na začetku se je GD GROW odzval razumevajoče, vendar je GD BUDG, odgovoren za standardno predlogo sporazumov o prenosu nalog, spremembo sporazuma o prenosu nalog preprečil. Ob začetku uporabe sporazuma o prenosu nalog je Agencija še naprej poročala o težavah in potrebi po rednem vlaganju izjem, da bi lahko nadaljevala z operativnimi dejavnostmi, zaradi česar je GD GROW avgusta 2017 spremenil pogoje predfinanciranja sporazuma o prenosu nalog in novembra 2017 zagotovil dodatno predfinanciranje.

3.18 EVROPSKA AGENCIJA ZA NADZOR RIBIŠTVA (EFCA)

UVOD

3.18.1

Evropska agencija za nadzor ribištva (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EFCA) s sedežem v Vigu je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (ES) št. 768/2005 (187). Glavna naloga Agencije je organizacija operativnega usklajevanja dejavnosti nadzora in inšpekcijskih pregledov ribištva, ki jih izvajajo države članice zaradi zagotavljanja učinkovitega in enotnega izvajanja pravil skupne ribiške politike.

3.18.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (188).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (189)	10	17
Skupno število zaposlenih 31. decembra (190)	64	72
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.18.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (191) in poročila o izvrševanju proračuna (192) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.18.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.18.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.18.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.18.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

Informacije o Službi za notranjo revizijo in poročilih o zunanjem vrednotenju

3.18.8

Novembra 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o upravljanju in vodenju projektov na področju IT, ki ju izvaja Agencija (193). Agencija in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov.

3.18.9

V letu 2017 je bilo v imenu upravnega odbora opravljeno zunanje vrednotenje Agencije (194). Agencija je pripravila načrt za izvedbo priporočil iz vrednotenja.

ODGOVOR AGENCIJE

Agencija jemlje na znanje poročilo Sodišča.

Agencije, ki so financirane iz razdelka 3 večletnega finančnega okvira – Varnost in državljanstvo

3.19 AGENCIJA EVROPSKE UNIJE ZA USPOSABLJANJE NA PODROČJU PREPREČEVANJA, ODKRIVANJA IN PREISKOVANJA KAZNIVIH DEJANJ (CEPOL)

UVOD

3.19.1

Agencija Evropske unije za usposabljanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali CEPOL) s sedežem v Budimpešti je bila ustanovljena z Uredbo (EU) 2015/2219 Evropskega parlamenta in Sveta (195), ki je nadomestila in razveljavila Sklep Sveta 2005/681/PNZ (196). Naloga Agencije je delovati kot mreža in povezovati nacionalne ustanove za usposabljanje policijskih uradnikov v državah članicah, da bi zagotovila usposabljanje visokih policijskih uradnikov na podlagi skupnih standardov.

3.19.2

V spodnji tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (197).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	10	9
Skupno število zaposlenih 31. decembra (198)	51	53
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.19.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (199) in poročila o izvrševanju proračuna (200) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.19.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.19.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.19.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.19.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.19.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s pravočasno (ponovno) validacijo računovodskih sistemov. Agencija je leta 2014 prenesla svoje računovodenje na računovodsko službo Komisije. Leta 2014 se je Agencija tudi preselila, leta 2016 pa so bile ponovno opredeljene njene pristojnosti. Čeprav so se zaradi tega spremenili postopki Agencije, njen računovodski sistem od leta 2013 ni bil ponovno validiran.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.19.9

Decembra 2016 je Agencija podpisala štiriletno okvirno pogodbo za zagotavljanje začasnih uslužbencev v višini 1,6 milijona EUR z enim gospodarskim subjektom. Edino konkurenčno merilo v postopku javnega naročanja je bila cena. Za zagotovitev pravočasnih visokokakovostnih storitev bi bilo bolje, če bi bila podpisana okvirna pogodba z več izvajalci na podlagi meril cene in kakovosti.

3.19.10

Združeno kraljestvo je 29. marca 2017 obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi, da izstopi iz Evroposke unije (brexit). Agencija ni opravila analize verjetnega učinka brexita na svojo organizacijo, delovanje in računovodske izkaze, kar je naredila večina agencij.

3.19.11

3.19.12

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (201) (202). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla izdajo elektronskih računov in elektronsko objavo dokumentacije, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.19.13

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala poročilo o oceni potreb, načrtovanju in proračunu za usposabljanje v Agenciji z naslovom Needs assessment, Planning and Budgeting of Training activities (203). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.19.14

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Znesek prenesenih odobritev za naslov II (odhodki za podporne dejavnosti) je bil visok in je znašal 140 055 EUR ali 30 % (leta 2015: 212 456 EUR ali 49 %). Ta znesek se nanaša predvsem na svetovanje, blago in storitve na področju IT, naročene proti koncu leta.

Ni relevantno.

2016

Pogosto menjavanje uslužbencev bi lahko vplivalo na neprekinjeno poslovanje in sposobnost Agencije za izvajanje dejavnosti, predvidenih v njenem programu dela. Leta 2016 je 11 zaposlenih zapustilo Agencijo, zaposlenih pa je bilo 21 novih delavcev. Zaradi majhnega števila prijav, zlasti iz drugih držav članic kot države gostiteljice, obstaja tveganje, da Agencija ne bi mogla zaposliti ustreznih kandidatov. Med letoma 2013 in 2016 se je število zaposlenih, ki prihajajo iz države gostiteljice, z 1 povečalo na 16, kar pomeni 31 % vseh zaposlenih leta 2016. Mogoča razloga za majhno število prijav iz drugih držav članic sta koeficient za prilagoditev plače, ki se uporablja za državo gostiteljico (69 %), in konkurenca drugega organa EU, ki ima tudi sedež v Budimpešti.

Se izvaja.

ODGOVOR AGENCIJE

3.19.8

Agencija se strinja z opažanjem Sodišča. Leta 2014 je svoje računovodske storitve oddala v zunanje izvajanje Evropski komisiji, zato je tamkajšnji računovodja (v okviru Generalnega direktorata za proračun) tisti, ki zagotavlja vse potrebne storitve v skladu s členom 50 okvirne finančne uredbe, ki velja za agencije, vključno s potrjevanjem lokalnih sistemov. V službah Generalnega direktorata za proračun trenutno potekajo razprave in načrtovanje v zvezi s pristopom potrjevanja.

3.19.9

Agencija se je seznanila s pripombami sodišča, čeprav se z njimi ne strinja. Kakovostna merila so bila vključena v tehnične specifikacije in ponudniki na razpisih, ki jih niso izpolnjevali, so bili izločeni. Enotna okvirna pogodba je bila izbrana na osnovi predhodnih izkušenj in posebnosti nacionalnega trga dela. Kljub temu bo agencija CEPOL po potrebi upoštevala priporočila sodišča v prihodnjih postopkih.

3.19.10

Agencija se je seznanila s pripombami Sodišča. O brexitu je bilo govora na sestankih upravnega odbora in medagencijskega omrežja za uradnike za javna naročila, prav tako so bila pozorno upoštevana sporočila Komisije. Tveganja za agencijo CEPOL so bila ocenjena kot omejena, a to ni bilo uradno zabeleženo.

3.19.11

Agencija se je seznanila s pripombami Sodišča. Ocenjeni stroški za prevajanje razpisov o prostih delovnih mestih v vseh jezikih EU, kot to zahteva spletišče urada EPSO, glede na pričakovane koristi veljajo za previsoke. Od leta 2018 bo agencija CEPOL svoje razpise za prosta delovna mesta objavljala tudi na namenski medagencijski oglasni deski, ki jo je razvilo omrežje agencij EU.

3.19.12

Agencija se je seznanila s pripombami Sodišča in potrjuje, da je bil dosežen napredek v sodelovanju z GD DIGIT v zvezi z uvedbo e-predložitve dokumentacije.

3.19.13

Prav tako potrjuje, da je bil dosežen napredek pri izvajanju akcijskega načrta, pri katerem je služba za notranjo revizijo 2 od 4 priporočil ocenila kot izvedeni.

3.20 EVROPSKI AZILNI PODPORNI URAD (EASO)

UVOD

3.20.1

Evropski azilni podporni urad (v nadaljnjem besedilu: Urad ali EASO) s sedežem v Valletti je bil ustanovljen z Uredbo (EU) št. 439/2010 Evropskega parlamenta in Sveta (204). Njegov cilj je izboljšati praktično sodelovanje na področju azila in pomagati državam članicam pri izpolnjevanju njihovih evropskih in mednarodnih obveznosti, da zaščitijo ljudi, ki potrebujejo zaščito. Od leta 2015 Urad zagotavlja podporo Grčiji in Italiji v okviru migrantske krize.

3.20.2

V tabeli 1 so predstavljeni ključni podatki o Uradu (205).

Tabela 1

Ključni podatki o Uradu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (206)	53	79
Skupno število zaposlenih 31. decembra (207)	125	200
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Urad.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.20.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Urada, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (208) in poročila o izvrševanju proračuna (209) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.20.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.20.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Osnova za negativno mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.20.6

V odstavkih 3.20.9 do 3.20.31 so opisani bistveni in sistematični primeri neskladnosti plačil s finančno uredbo Urada ter drugimi pravili in določbami, ki se zanj uporabljajo, zlasti v zvezi s postopki javnega naročanja in zaposlovanja, povezanimi s plačili. Sistematičnost neskladnosti kaže na to, da je sistem notranjih kontrol neustrezen. Skupna napaka zaradi neskladnosti plačil znaša vsaj 7,7 milijona EUR ali 10,3 % vseh plačil, ki jih je Urad izvršil leta 2017.

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.20.7

Zaradi pomembnosti zadev, opisanih v odstavku Osnova za negativno mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom, so po mnenju Sodišča plačila, povezana z računovodskimi izkazi za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, vsebovala pomembne napake.

Poudarjanje zadev

3.20.8

Konec leta 2017 je stanje na področju človeških virov v Uradu kazalo skokovito poslabšanje. V vodstvu urada so bila nezasedena štiri delovna mesta vodij enote od desetih in 18 delovnih mest vodij sektorja od 27. V administrativnem oddelku so bila nezasedena tri delovna mesta vodij enote od štirih in pet delovnih mest vodij sektorja od 10. To za Urad pomeni velike vodstvene izzive. Poleg tega je bilo konec maja 2018 zasedenih 129 delovnih mest za začasne uslužbence, medtem ko jih je bilo 78 nezasedenih. Kar zadeva pogodbene uslužbence, je bilo 71 delovnih mest zasedenih, 13 pa še nezasedenih. Urad trenutno nima upravnih zmogljivosti za zapolnitev tako visokega števila prostih delovnih mest (glej tabelo 2). Na splošno te razmere pomenijo bistveno tveganje za neprekinjeno delovanje Urada na sedanji ravni.

Tabela 2

Organizacijska shema urada na začetku junija 2018

PRIPOMBE O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI PLAČIL IN Z NJIMI POVEZANIH NOTRANJIH KONTROLAH

Obstajajo velika tveganja, povezana z naravo dejavnosti Urada

3.20.9

Od leta 2016 se Urad spoprijema z doslej največjim povečanjem nalog in dejavnosti, s katerimi državam članicam zagotavlja operativno in tehnično pomoč v okviru migrantske krize. To se kaže tudi v proračunu, ki se je s prvotnega, ki je leta 2016 znašal 19 milijonov EUR, po drugi spremembi leta 2017 povečal na 79 milijonov EUR. Število postopkov javnega naročanja se je s 87 v letu 2015 povečalo na 140 v letu 2017. Število plačil se je povečalo za 225 %, in sicer z 2 578 v letu 2015 na 8 381 v letu 2017.

3.20.10

Urad je ena redkih agencij EU s prostori na več lokacijah. Poleg sedeža na Malti, na katerem je zaposlenih 179 uradnikov, Urad upravlja še dve podporni operaciji v Grčiji in Italiji, ki sta v letu 2017 zajemali 747 strokovnjakov iz držav članic in pridruženih držav, 202 kulturna mediatorja (tolmača), 178 začasnih uslužbencev in 21 uradnikov Urada.

3.20.11

Kot je Sodišče izpostavilo že v posebnem poročilu št. 6/2017 z naslovom Odgovor EU na begunsko krizo: pristop po načelu žariščnih točk/območij, je Urad močno odvisen od zadostnih virov, ki jih zagotavljajo države članice. Učinkovitost poslovanja ovira zlasti zelo kratko obdobje napotitve (6–8 tednov) strokovnjakov iz držav članic.

Izrednen operativni izziv, ki je posledica migrantske krize, ni bil omiljen, saj niso bile vzpostavljene trdna upravna struktura in uspešne notranje kontrole

3.20.12

Ko je Urad leta 2015 začel zagotavljati podporo Grčiji in Italiji, se je znašel v situaciji, ko viri, namenjeni napotitvam iz držav članic, niso več zadostovali. Tudi pred tem je imel Urad težave z zapolnitvijo delovnih mest iz načrta delovnih mest. Od leta 2014 pa se je v poročilih ponavljalo opažanje, da ima Urad visoko stopnjo menjav uslužbencev. Sodišče je v svojih prejšnjih letnih poročilih dosledno poudarjalo, da take razmere pomenijo precejšnje tveganje za doseganje ciljev, zastavljenih v letnem in večletnem delovnem programu. Uradu kljub več poskusom (36 zaposlitvenih postopkov in 100 novih pogodb v letu 2017) ni uspelo zaposliti in ohraniti dovolj uslužbencev (glej tudi poudarjeno zadevo, odstavek 3.20.8.).

3.20.13

Izreden operativni izziv, ki je posledica migrantske krize, ni bil omiljen, saj ni bila vzpostavljena trdna upravna struktura. Upravni odbor ni vzpostavil skupine za notranjo revizijo znotraj Urada, za operacije v Grčiji in Italiji pa ni bila izvedena nobena notranja revizija. Do konca leta 2017 je bil nadzor finančnega upravljanja na ravni upravnega odbora omejen.

3.20.14

Urad niti nima notranje pravne službe niti ne izvaja sistematičnega notranjega pregleda pravnih dokumentov. Za večino pravnih zadev najame zunanje izvajalce (zlasti za vprašanja, povezana z zaposlenimi in javnim naročanjem) brez jasnih notranjih odločitev ali smernic, ki bi določale, kdo je pooblaščen za oddajo katerih zadev zunanjim izvajalcem, katerim pravnim družbam in pod katerimi pogoji. Urad uporablja vsaj osem različnih odvetniških pisarn, kljub temu pa nima celovite evidence vseh zadevnih pogodb, zadev in mnenj.

3.20.15

Urad tudi nima vzpostavljenega ustreznega preverjanja pravnih storitev, s katerim bi se zagotovilo, da se storitve uporabljajo samo za namene zastopanja Urada in ne za zastopanje interesov posameznikov. Postopki za preprečevanje navzkrižja interesov niso vedno uspešni. Uporaba storitev zunanjih odvetnikov na splošno zmanjšuje možnost prekinitve sporov v fazi predpravdnih postopkov.

3.20.16

Zaradi zadev, navedenih v odstavkih 3.20.13 in 3.20.14, je Urad izpostavljen tveganju finančnih izgub ali škode za ugled. Te zadeve zdaj notranje preiskuje.

Neobstoj notranjih kontrol je privedel do številnih primerov pomembne neskladnosti

Plačila za začasne storitve

3.20.17

Leta 2017 so plačila za začasne storitve znašala 7,7 milijona EUR. Ker ni bilo konkurenčnega postopka javnega naročanja, je pogodba za začasne storitve v Grčiji po mnenju Sodišča v reviziji iz leta 2016 nepravilna. Kljub temu je Urad v letu 2017 v okviru te nepravilne pogodbe izplačal 4,8 milijon EUR.

3.20.18

Postopki javnega naročanja, izvedeni leta 2017 za začasne uslužbence na Malti (leta 2017 so plačila zanje znašala 1,0 milijona EUR), so bili slabo upravljani (npr. imeli so kratke roke za predložitev ponudb, podaljšanja rokov niso bila pregledna), kar je vplivalo na konkurenco kot eno glavnih načel javnega naročanja. Zaradi tega je bilo treba postopke javnega naročanja večkrat ponoviti, ker ni bilo ponudb.

3.20.19

Urad pred sklenitvijo večmilijonskih pogodb ni opravil ustrezne ocene potreb in drugih možnosti. Spremljanje pogodb glede izpolnjevanja nacionalnih pravil o zaposlovanju je bilo slabo, zaradi česar je bil Urad izpostavljen znatnim finančnim tveganjem in tveganjem za ugled. Poleg tega so obstajale pomembne slabosti v preverjanju evidenc začasnih uslužbencev in ugotovljenih nepravilnosti. Zadevo Urad notranje preiskuje.

Plačila za odhodke zaposlenih

3.20.20

Leta 2017 so plačila za zaposlene znašala 13,5 milijona EUR. Sodišče je odkrilo resne slabosti v štirih od 14 revidiranih zaposlitvenih postopkov.

3.20.21

Urad na primer ni objavil prostega delovnega mesta višjega svetovalca, ampak je tega izbral neposredno z rezervnega seznama za mesto vodij oddelka, kar ni pravilno. Prav tako je sistematično podaljševal roke za prijavo brez formalne odobritve ali dokumentiranja razlogov za to. Število prijav, prejetih do prvotnega roka, ni vedno utemeljevalo potrebe po podaljšanju roka.

3.20.22

Nekateri zaposlitveni postopki za upravne uslužbence niso ustrezali razredu, navedenemu v objavi. Objava prostega delovnega mesta v okviru zaposlitvenega postopka za mesto vodstvenega delavca v upravnem oddelku je bila bolj omejevalna kot za mesta v drugih oddelkih. V nekem drugem postopku Urad ni ustrezno dokumentiral preverjanja upravičenosti kandidatov.

Plačila najemnin in z njimi povezanih del

3.20.23

Skupna najemnina za vse pisarne na vseh lokacijah v letu 2017 je znašala 2 milijona EUR. Sodišče je ugotovilo, da je Urad sklenil najemne pogodbe za podaljšanje najema prostorov za sedež na Malti in več novih pisarn v Atenah, na Lezbosu in Hiosu, ne da bi opravil ustrezno analizo lokalnega trga.

3.20.24

Junija 2017 je sklenil najemno pogodbo za pisarniške prostore na Lezbosu. Urad je tudi sklenil pogodbo z najemodajalcem, in sicer brez vsakršne konkurence, za gradbena dela za prilagoditev najete stavbe potrebam Urada. Vrednost pogodbe za gradbena dela (0,7 milijona EUR v prvih treh mesecih najema) je bila nekajkrat višja od letne vrednosti najemne pogodbe. Velika naložba v najete objekte prinaša znatno finančno in operativno tveganje.

3.20.25

Leta 2018 se je Urad odločil prekiniti najemno pogodbo za pisarniške prostore na Hiosu in pogodbe za s tem povezana gradbena dela. Trenutno skuša omejiti finančno izpostavljenost, ki je posledica prekinitve teh pogodb.

Plačila za potne stroške

3.20.26

Sodišče je v reviziji iz leta 2016 menilo, da je pogodba v vrednosti 4 milijone EUR za potovalne storitve nepravilna. Naročilo je bilo dodeljeno ponudniku, ki ni izpolnjeval vseh izbirnih meril. Na podlagi te nepravilne pogodbe je Urad v letu 2017 kljub temu izplačal 1,5 milijona EUR.

3.20.27

Leta 2017 je Urad ugotovil pomembne slabosti v potrjevanju potovalnih storitev, zlasti neobstoj dokazil o tem, da so se te potovalne storitve dejansko zahtevale ali izvedle. Zadevo Urad notranje preiskuje.

Druga plačila

3.20.28

Druge storitve, na primer za čiščenje, varovanje, tolmačenje in svetovanje, ki so temeljile na postopkih javnega naročanja, so sistematično vsebovale podobne slabosti. Sodišče je odkrilo pomembne slabosti v ocenah potreb Urada; pripravi razpisnih pogojev; izbiri vrste pogodb, upoštevanih postopkih javnega naročanja; rokih, določenih za predložitev ponudb; metodah za vrednotenje in dodelitev (tj. ponderiranju cene na eni strani in meril kakovosti na drugi); spremembah in podaljšanjih pogodb; izvrševanju pogodb in preverjanju zagotovljenih storitev. Te slabosti škodujejo načelom konkurence, preglednosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije ponudnikov. Lahko celo preprečijo, da bi Urad v okviru javnega naročanja dobil stroškovno najučinkovitejše ponudbe. V odstavkih, ki sledijo, je nekaj primerov teh slabosti.

3.20.29

Leta 2017 je Urad neposredno oddal naročilo za storitve svetovanja v zvezi z izvajanjem akcijskega načrta na grških otokih. Naročilo, oddano v okviru tega postopka javnega naročanja, je bilo dodeljeno edinemu predhodno izbranemu gospodarskemu subjektu brez uporabe katerega koli od postopkov javnega naročanja, določenega v finančni uredbi. Postopek javnega naročanja in vsa zadevna plačila (992 000 EUR) so bili zato nepravilni.

3.20.30

Urad je od leta 2016 večkrat spremenil prvotno pogodbo z neko odvetniško pisarno, podpisano leta 2016 za prvotni znesek 5 000 EUR, ki je bil leta 2018 povečan na 259 000 EUR. Skupna plačila za pogodbo so leta 2017 znašala 98 332 EUR in so se deloma nanašala na svetovalne storitve, za katere bi bil potreben konkurenčen postopek javnega naročanja. Spremembe in plačila v zvezi s svetovanjem so bili zato nepravilni.

3.20.31

Izvajanje pogodbe v vrednosti 120 000 EUR, sklenjene leta 2013 (leta 2017 spremenjene na vrednost 132 000 EUR), za organizacijo štirih do šestih večjih dogodkov v nekem mednarodnem hotelu v obdobju štirih let ni bilo v skladu s prvotnim namenom pogodbe. Namesto tega je Urad pogodbo izkoristil za organizacijo približno 50 manjših dogodkov. Izvajanje pogodbe zato ni bilo pravilno.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.20.32

Glede na ureditve med Evropsko unijo ter Kraljevino Norveško, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn (imenovane tudi pridružene države) v zvezi s sodelovanjem slednjih pri delu Urada, te pridružene države sodelujejo v celoti pri delu Urada in so upravičene do njegovih podpornih ukrepov. Leta 2016 je Urad od Komisije prejel nepovratna sredstva za zagotovitev ustrezne krepitve zmogljivosti v Grčiji, podporo izvajanju ukrepov iz izjave EU in Turčije ter za znatno spodbujanje premestitve, da bi se zmanjšala trenutno velika obremenitev Grčije. Vse te dejavnosti spadajo med glavne dejavnosti Urada, s katerimi se podpirajo ukrepi skupnega interesa. Urad je nepovratna sredstva porabil za plačilo odobritev za prevzem obveznosti za te dejavnosti v višini 6,4 milijona EUR v letu 2016 in 1,7 milijona EUR leta 2017. Vendar pa teh zneskov ni vključil v izračun prispevkov pridruženih držav. Če bi jih, bi morale pridružene države plačati 0,5 milijona EUR več.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.20.33

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi pripomb Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2013	446 ali 18 % vseh plačil je bilo izvršenih po roku, določenem v finančni uredbi. Zamude so v povprečju trajale 21 dni.	se izvaja (210)
2013	Od šestnajstih standardov notranje kontrole se jih šest še ne izvaja v celoti.	ni relevantno (211)
2014	Urad je 1 062 (28,6 %) plačil izvršil po roku, določenem v finančni uredbi. Zamude so v povprečju znašale 24 dni.	se izvaja
2014	Stopnja menjav uslužbencev Urada je visoka. Leta 2014 je Urad zapustilo 14 uslužbencev, vključno s štirimi na ključnih položajih. Visoka stopnja menjav uslužbencev pomeni precejšnje tveganje pri doseganju ciljev, zastavljenih v letnem in večletnem delovnem programu.	neizveden
2014	V skladu z odločitvijo izvršnega direktorja so udeleženci na sestankih, ki jih organizira Urad, pri vračilu stroškov razvrščeni v eno od treh kategorij (A, B ali C). Vračila udeležencem na sestankih so v letu 2014 skupaj znašala 997 506 EUR. Udeleženci iz kategorije A, ki naj bi imeli na sestankih posebne zadolžitve, prejmejo pavšalno vračilo za stroške potovanja in dnevnice, udeleženci iz kategorije B pa prejmejo le pavšalno vračilo za stroške potovanja. Udeleženci iz kategorije C niso upravičeni do vračila stroškov. Število udeležencev, razvrščenih v kategorijo vračil A, se je z 61 % v letu 2013 povečalo na 69 % v letu 2014. Dokumentacija, ki bi utemeljevala razvrstitev udeležencev v tri kategorije, ne obstaja.	se izvaja
2016	Dva od treh ponudnikov, ki so sodelovali v revidiranem postopku javnega naročanja za zagotovitev potovalnih storitev na podlagi okvirne pogodbe za storitve v vrednosti 4 milijonov EUR za obdobje 2016–2020, sta morala predložiti dodatne informacije v zvezi z istimi izbirnimi merili. Čeprav noben od njiju ni predložil zahtevanih informacij (življenjepisi oseb, ki bodo izvajale nalogo v prostorih Urada), je bil le eden zato izključen iz postopka. Drugemu je bilo naročilo oddano na podlagi dogovora, da bo zadevne življenjepise zagotovil po oddaji naročila. Postopek javnega naročanja zato ni bil skladen z načelom enakega obravnavanja, naročilo pa je bilo oddano ponudniku, ki ni izpolnjeval vseh izbirnih meril. Okvirna pogodba in z njo povezana plačila iz leta 2016 v višini 920 561 EUR so zato nepravilni.	neizveden v letu 2017 (212)
2016	Urad je februarja 2016 neposredno dodelil okvirno pogodbo za začasne podporne storitve pri odzivu na migracijsko krizo za 12-mesečno obdobje v vrednosti 3,6 milijona EUR. Okvirna pogodba je bila dodeljena edinemu predhodno izbranemu gospodarskemu subjektu brez uporabe katerega koli od postopkov javnega naročanja, določenega v finančni uredbi EU. Dodelitev zato ni bila skladna z zadevnimi pravili EU, s pogodbo povezana plačila iz leta 2016 v višini 592 273 EUR pa so nepravilna.	neizveden v letu 2017 (213)
2016	Avgusta 2016 je Urad začel odprti postopek (pet sklopov) za oddajo okvirne pogodbe za kritje potreb po zagotovitvi kulturnih mediatorjev / tolmačev v različnih državah. Skupni znesek okvirne pogodbe za štiri sklope, ki so bili podpisani in revidirani (sklopi 2 do 5), je bil 60 milijonov EUR za obdobje štirih let. Ti štirje sklopi so bili dodeljeni istemu ponudniku kot prvemu kaskadnemu ponudniku. Ta ponudnik je izpolnjeval finančne zahteve izbirnih meril (1 milijon EUR letnega prometa) razen za eno od zadnjih treh let, za katero je bila z neprofitno organizacijo podpisana pogodba, s katero se je ta zavezala, da bo svoj „promet“ dala na voljo ponudniku. V skladu s finančno uredbo je dovoljeno zanašanje na finančno in gospodarsko zmogljivost drugih subjektov. Toda v tem primeru ni jasno, kako se bo dal „promet“ tega subjekta na voljo, glede na vrsto dejavnosti, ki jih izvaja, pa niti to, ali lahko podpira zagotavljanje zahtevanih storitev. Urad bi moral to ponudbo zavrniti, ker ni bila skladna z zahtevami o ekonomski in finančni zmogljivosti ponudnika. Posledično so okvirna pogodba in vsa z njo povezana plačila nepravilni (leta 2016 ni bilo izvršenih plačil).	ni relevantno
2016	Na posebnem sestanku Evropskega sveta 23. aprila 2015 in v načrtu v 10 točkah o migracijah, ki so ga 20. aprila 2015 sprejeli ministri za zunanje in notranje zadeve, so bile države članice pozvane, naj zagotovijo odvzem prstnih odtisov vseh migrantov. Za izpolnitev te zahteve je bilo nujno hitro povečati zmogljivosti grških organov za odvzem prstnih odtisov. Komisija je to nalogo dodelila Uradu. Za njeno izvajanje sta bila potrebna nakup 90 čitalnikov prstnih odtisov in 90 ustreznih računalnikov (opreme) v vrednosti 1,1 milijona EUR v okviru sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev med Komisijo in Uradom ter njihova naknadna donacija grškim organom. V sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev je bilo zahtevano, da se oprema dostavi oddelku za IT policije v Atenah in jo od tam porazdeliti po žariščnih točkah na grških otokih. Skladno z opisom ukrepa je moralo biti osebje Urada prisotno na kraju samem za zagotovitev ustrezne dostave, namestitve in naknadnega prenosa lastništva na grško policijo. Toda uslužbenci Urada niso bili prisotni na kraju samem, da bi to zahtevo izpolnili, potrditev ustreznih grških organov, da je bila oprema dostavljena v žariščne točke februarja in na začetku marca 2016 ter da se uporablja za načrtovani namen, pa je bila prejeta šele julija 2017.	zaključen
2016	Javni naročniki morajo zahtevati podrobne podatke o elementih cene ali stroškov v pisni obliki, kadar so ti nenavadno nizki, in ponudniku dati možnost, da predstavi svoja opažanja (214). Za dva od sklopov (sklopa 3 in 5) za najem kulturnih posrednikov/tolmačev v različnih državah (glej tudi odstavek 21) je Urad prejel finančni ponudbi, ki sta bili 50 % oz. 31 % cenejši od naslednjih najcenejših ponudb. Čeprav je to znak, da sta bili ponudbi nenavadno nizki, je Urad menil, da v zvezi s tem od ponudnika ni treba zahtevati dodatnih pojasnil.	ni relevantno
2016	Služba Komisije za notranjo revizijo je v svojem revizijskem poročilu iz oktobra 2016 poudarila, da za postopke javnega naročanja za upravne odhodke ni ustreznega načrtovanja ter da je spremljanje postopkov in specifičnih naročil, oddanih na podlagi okvirnih pogodb, slabo. Urad in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorila za načrt popravljalnih ukrepov.	se izvaja (215)
2016	Leta 2016 se je Urad spoprijemal s številnimi izzivi v operativnem okolju, ki so vključevali ne le bistveno povečanje proračuna in razširitev nalog, ampak tudi bistveno povečanje števila transakcij, zamenjavo računovodje skupaj z več vmesnimi rešitvami in uvedbo sistema poteka dela brez papirja. Te razmere, za katere so bile značilne znatne spremembe in nestabilnost, se niso skušale omiliti niti s ponovnim preverjanjem računovodskega sistema niti z uvedbo sistema rednih naknadnih preverjanj transakcij.	Zaključen (216)
2016	Komisija je leta 2014 v imenu več kot 50 institucij in organov EU, vključno z Uradom, podpisala okvirno pogodbo z enim ponudnikom za pridobitev licenc programske opreme ter izvajanje vzdrževanja in podpore. Izvajalec okvirne pogodbe ima vlogo posrednika med Uradom in dobavitelji, ki lahko izpolnijo potrebe Urada. Za te posredniške storitve je izvajalec okvirne pogodbe upravičen zaračunati pribitek na ceno dobavitelja v višini 2–9 %. Leta 2016 so skupna plačila, izplačana izvajalcu okvirne pogodbe, znašala 534 900 EUR. Urad ni sistematično preverjal cen in pribitkov, ki so jih zaračunali dobavitelji, in računov, izdanih izvajalcu okvirne pogodbe.	se izvaja (217)
2016	Zunanjo oceno uspešnosti Urada za obdobje od 2011 do 2014 je pripravila v njegovem imenu Komisija. Končno poročilo je bilo pripravljeno decembra 2015. V njem je bila potrjena pomembnost misije in nalog Urada, ugotovljeno pa je bilo tudi, da Urad na splošno uspešno izvaja svoje ključne naloge in da je dosegel večino pričakovanih rezultatov. V oceni je bila omenjena tudi potreba po povečanju učinkovitosti operacij in nadaljnje zagotavljanje sodelovanja in usklajenosti dejavnosti z drugimi evropskimi in mednarodnimi institucijami in organi, ki obravnavajo migracijska vprašanja. Urad izvaja akcijski načrt, dogovorjen z upravnim odborom na podlagi njegovega razširjenega mandata, končno poročilo o izvajanju načrta pa je predvideno v juniju 2017.	ni relevantno
2016	Urad je kupil in postavil 65 zabojnikov v skupnem znesku 852 136 EUR, ki naj bi se uporabljali kot mobilne pisarne na grških in italijanskih žariščnih točkah. Nekateri od njih so bili postavljeni na lokacijah, kjer so izgredniki kasneje uničili podobne zabojnike, ki niso bili last Urada. Urad zabojnikov ni zavaroval za to tveganje.	ni relevantno (218)
2016	Urad ni pravočasno izterjal vseh svojih terjatev. Povračilo DDV za leti 2014 (180 919 EUR) in 2015 (245 960 EUR) je konec leta 2016 ostalo neizterjano.	se izvaja (219)
2016	Stopnja prenesenih odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, je bila visoka za naslov II (upravni odhodki) in je znašala 2,5 milijona EUR ali 43,9 % (2015: 1 076 583 EUR ali 36,9 %). Prenosi so v glavnem povezani s stroški za strukturo IT, prevajanje in objavljanje, poslovno svetovanje in sestanke upravnega odbora, za katere so bile pogodbe podpisane proti koncu leta 2016 in/ali računi izdani šele leta 2017.	ni relevantno

ODGOVOR URADA

Urad se Sodišču zahvaljuje za zelo koristno poročilo, ki ga je prejel. V poročilu je opredeljena vrsta pomanjkljivosti, ki jih je Urad zelo resno obravnaval in začel izvajati popravljalne ukrepe.

Urad je hkrati zadovoljen, da je Sodišče priznalo, da je bilo stanje v Uradu v referenčnem obdobju zelo težko, in sicer predvsem zaradi neprimerljivega povečanja nalog, ki jih je moral izvesti za podporo državam članicam in pri izvajanju pobud na ravni EU, vključno s premestitvijo migrantov ter izjavo EU in Turčije, povečanjem proračuna, skokovito rastjo plačil ter večjim številom postopkov javnega naročanja (povečanje števila in zapletenosti). Poleg tega mora upravljati prostore na več lokacijah, na katerih ni vzpostavljenih ustreznih vodstvenih položajev (vodij oddelkov, vodij enot in vodij sektorjev).

Urad bo v tem odgovoru sicer podrobneje obravnaval nekatera opažanja Sodišča, vendar na splošno sprejema to poročilo in njegove ugotovitve.

3.20.6 in 3.20.13

V zvezi s sistematično naravo neizpolnjevanja zahtev Urada je agencija – pod novim vodstvom – začela sprejemati potrebne ukrepe za zagotovitev, da je skladnost v ospredju kulture in izvajanja vseh njenih dejavnosti. To vključuje objektivno, pošteno in odkrito „samoocenjevanje“ notranjih kontrol.

3.20.13

Urad se strinja, da upravnim strukturam in notranjim kontrolam, za katere je odgovoren, v preteklosti ni namenil takšne pozornosti, ki bi bila potrebna za ustrezno zagotovitev zakonitosti in pravilnosti. Tudi pod novim vodstvom je vzpostavitev struktur in sistemov za zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti sistemizirana in postavljena kot prednostna naloga (ter da je poročanje podobno natančno in celovito).

3.20.6, 3.20.8 in 3.20.12

Sodišče upravičeno opozarja na poslabšanje in neustreznost razmer na področju človeških virov v Uradu, kar pomeni tudi oviro za pravilno delovanje sistema notranjih kontrol. Sedanje stanje na področju človeških virov je eden največjih izzivov, s katerimi se agencija spopada pri odpravljanju pomanjkljivosti, ugotovljenih v opažanjih Sodišča, saj jih je mogoče predvsem razumeti kot posledico pomanjkanja virov za strukturirano in ustrezno upravljanje. Urad se odločno spopada s tem izzivom in na podlagi premišljenega načrta zaposlovanja, ki temelji na oceni potreb, pospešeno zaposluje osebje za vodstvene položaje in druge ključne (operativne in upravne) vloge.

Agencija si prizadeva tudi za zadovoljstvo zaposlenih, da bi tako odpravila težave glede njihove fluktuacije. Čeprav je treba priznati, da ima koeficient pomembno vlogo zaradi svoje nizke vrednosti v primerjavi s precej visokimi življenjskimi stroški na Malti, Urad priznava, da je treba storiti več za izboljšanje zadovoljstva zaposlenih. Nekateri ukrepi se že izvajajo, kot so na primer prožnejši načini dela, boljše notranje sporazumevanje in obveščanje ter organizacija dogodkov za zaposlene.

3.20.9 in 3.20.19

Sodišče pravilno prikazuje izzive in hitro rast Urada v absolutnem številu finančnih transakcij in postopkov javnega naročanja. Te številke so sicer same po sebi visoke, a dejansko ne izražajo ustrezno pritiskov na področju financ in javnih naročil. Poleg tega ne upoštevajo drugih povezanih dejstev in dejavnosti, s katerimi se povečuje pritisk na javno naročanje, vključno z naslednjima primeroma:

—

uporaba plačanih zunanjih strokovnjakov (člena 204 in 287 finančne uredbe), ki predstavlja velik obseg dela na področju javnega naročanja. V prihodnjih letih se naj bi to še povečalo, saj se agencija zanaša na [medicinske] strokovnjake za podporo nalogam, povezanih z zdravstvenimi informacijami v zvezi z državami izvora,

—

posebne težave in omejitve, povezane z našimi geografskimi območji dejavnosti. Podeželska območja Italije in Grčije niso živahna v smislu konkurenčnosti trga za zagotavljanje storitev in proizvodov Uradu. Urad je celo netipična stranka z vidika velikosti gospodarskih subjektov na Malti, ki večinoma nimajo zmogljivosti za izpolnjevanje zahtev njegovih večjih naročil.

3.20.10 do 3.20.12 in 3.20.19

V poročilu Sodišča je priznano tudi, da je Urad ena redkih agencij „s prostori na več lokacijah“. Ta značilnost je bistvena za razumevanje razmeroma velikega bremena za upravno podporo in zelo zapletenega okolja za izvajanje struktur notranjih kontrol. Opozoriti je treba tudi, da je Urad neobičajno odvisen od izvajalcev zaradi svojih operativnih dejavnosti, geografske porazdelitve in (kot je pravilno ugotovilo Sodišče) omejitev glede napotitve strokovnjakov držav članic. To je multiplikator pri nalogah, povezanih z javnim naročanjem in financami (vključno z decentraliziranimi finančnimi akterji), saj je za operativne baze v Grčiji, Italiji in na Cipru ter žariščne točke v Grčiji in Italiji treba skleniti ločene presečne pogodbe (zakupne pogodbe, pogodbe o čiščenju, varovanju in oskrbi z vodo ter ključne pogodbe, na primer o začasnih in tolmaških storitvah). Človeški viri so tako ključnega pomena, zato Urad (ob priznavanju multiplikatorja, ki ga pomeni „delovanje na več lokacijah“) trenutno ocenjuje možnost dodelitve sredstev, potrebnih za zagotavljanje ustreznosti, kakovosti ter zakonitosti in pravilnosti celovitega javnega naročanja ter finančnih ciklov in ocene decentralizacije s pomočjo svetovanja.

3.20.14, 3.20.15 in 3.20.16

Urad priznava in sprejema potrebo po notranji pravni sposobnosti. Kmalu bo objavljeno prosto delovno mesto višjega pravnika. Poleg tega je brez pridržkov sprejeto, da mora biti pravna pomoč vedno izključno v interesu agencije in ne v interesu posameznikov (čeprav se interesa medsebojno ne izključujeta). Urad se zaveda, da sodelovanje z zunanjimi ponudniki pravnih storitev ni bilo ustrezno nadzorovano. Kot je navedeno v poročilu Sodišča, se notranje preiskave te zadeve nadaljujejo, o ugotovitvah pa bo Urad obvestil Sodišče.

3.20.17 in 3.20.26

Urad sprejema pripombe. V letu 2017 je Urad nadomestil navedene nepravilne pogodbe za začasne storitve in storitve potovalnih agencij. Odpravljanje teh težav se je začelo takoj, ko je Sodišče ugotovilo nepravilnosti pri reviziji leta 2016 (poročilo Sodišča, prejeto septembra 2017). Žal so se zaradi rokov in dejstva, da je Urad pogodbe nadomestil takoj, ko je to bilo mogoče, potem ko so bile ugotovljene nepravilnosti, plačila v skladu s pogodbo dejansko izvedla v letu 2017.

3.20.18 in 3.20.19

Urad sprejema pripombe in ponovno poudarja, da se tovrstne težave lahko obravnavajo kot posledica nezadostnih sredstev ter pomanjkanja dejavnikov notranjih kontrol in upravljanja, kot je ugotovilo tudi Sodišče v svojem poročilu.

3.20.23 do 3.20.25

Urad sprejema pripombe.

3.20.27

Kot je navedeno v poročilu Sodišča, se notranja preiskava zadeve nadaljuje.

3.20.29 do 3.20.31

Urad sprejema pripombe.

3.20.32

V zvezi z zadnjo točko poročila (člen 43) ima pomisleke glede na to, da je Urad v letu 2016 deloval v skladu z dogovorom z GD za proračun. V zvezi s tem se je obrnil na GD za proračun, da bi ponovno razjasnil zadevo, in se bo nemudoma odzval, če bo zadevni generalni direktorat spremenil svoje prejšnje stališče.

3.21 EVROPSKI CENTER ZA PREPREČEVANJE IN OBVLADOVANJE BOLEZNI (ECDC)

UVOD

3.21.1

Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni (v nadaljnjem besedilu: Center ali ECDC) s sedežem v Stockholmu je bil ustanovljen z Uredbo (ES) št. 851/2004 Evropskega parlamenta in Sveta (220). Njegove glavne naloge so zbiranje in širjenje podatkov o preprečevanju in obvladovanju bolezni pri ljudeh ter zagotavljanje znanstvenih mnenj na tem področju. Usklajevati mora tudi evropsko mrežo organov, ki delujejo na tem področju.

3.21.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Centru (221).

Tabela

Ključni podatki o Centru

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	58	58
Skupno število zaposlenih 31. decembra (222)	260	279
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Center.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.21.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Centra, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (223) in poročila o izvrševanju proračuna (224) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.21.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.21.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.21.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.21.7

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2015	Sodišče je ugotovilo različne slabosti, ki vplivajo na preglednost revidiranih postopkov oddaje javnih naročil, kot so pomanjkanje jasne povezave z letnim programom dela Centra, nezadostna utemeljitev ocenjene vrednosti pogodbe in to, da ni bilo finančnega merila (praga) za oceno finančne zmogljivosti ponudnika.	zaključen
2016	Maja 2015 je bila na podlagi sklepa upravnega odbora imenovana začasna direktorica Centra. 31. decembra 2016 je bilo najdaljše možno obdobje za začasno opravljanje funkcije direktorja, ki je v kadrovskih predpisih določeno kot eno leto, prekoračeno za osem mesecev. Posledica tega je bilo tudi 15 dodatnih začasnih ureditev za drugo osebje.	Zaključen (225)
2016	V revizijskem poročilu iz oktobra 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo poudarila, da sicer priznava prizadevanja Centra, ki ji ta izvaja, da bi okrepil svoje notranje kontrole na področju javnega naročanja, vendar ima proces javnega naročanja še zmeraj pomembne slabosti. Služba za notranjo revizijo je prišla do zaključka, da sta načrtovanje in spremljanje javnih naročil slaba, javna naročila pa niso vedno zajeta v letnem programu dela ali sklepu o financiranju. Služba omenja tudi poročilo Sodišča o zaključnem računu Centra za proračunsko leto 2015 in v njem navedene slabosti v zvezi s transparentnostjo postopkov javnega naročanja. Center in Služba za notranjo revizijo sta se dogovorila o načrtu popravljalnih ukrepov.	Zaključen (226)
2016	Kot v preteklih letih so bili prenosi odobritev za naslov III (operativni odhodki) visoki in so znašali 7,9 milijona EUR ali 41 % (2015: 7,5 milijona EUR ali 42 %). Prenosi se večinoma nanašajo na večletne projekte na področjih znanstvenega svetovanja (2,4 milijona EUR), nadzora (1,3 milijona EUR), usposabljanja na področju javnega zdravja (1,4 milijona EUR) in IT v javnem zdravju (2,1 milijona EUR). Center bi lahko razmislil o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.	ni relevantno

ODGOVOR CENTRA

Center se je seznanil s poročilom Sodišča.

3.22 EVROPSKA AGENCIJA ZA VARNOST HRANE (EFSA)

UVOD

3.22.1

Evropska agencija za varnost hrane (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EFSA) s sedežem v Parmi je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 178/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (227). Njene glavne naloge so zagotavljanje znanstvenih informacij, potrebnih za pripravo zakonodaje Unije v zvezi s hrano in varnostjo hrane, zbiranje in analiziranje podatkov, ki omogočajo ugotavljanje in spremljanje tveganj, ter zagotavljanje neodvisnih informacij o teh tveganjih.

3.22.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (228).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (229)	79	81
Skupno število zaposlenih 31. decembra (230)	443	443
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.22.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (231) in poročila o izvrševanju proračuna (232) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.22.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.22.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.22.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.22.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.22.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja uprave/skupnih služb. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (po administrativni strani) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.22.9

Maja 2017 je Agencija v imenu devetih agencij, ki so sodelovale pri odprtem razpisu, sklenila tri kaskadne okvirne pogodbe za širok nabor revizijskih storitev. Medagencijsko javno naročanje je sicer dobra priložnost za izboljšanje upravne učinkovitosti, vendar so okvirne pogodbe, pri katerih se za vsako posamično pogodbo obnovi konkurenca med ponudniki, primernejše od kaskadnega sistema za doseganje dobrega razmerja med kakovostjo in ceno za javno naročanje, pri katerem ob objavi razpisa niso znane konkretne storitve, ki jih bo treba zagotoviti.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.22.10

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o procesu vrednotenja reguliranih proizvodov z naslovom The process for Evaluation of Regulated Products: Assessment Phase in Pesticides Authorisation (233). Agencija pripravlja akcijski načrt za ukrepanje na vseh področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.22.11

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2015

Agencija še ni vzpostavila jasne in celovite strategije naknadnih finančnih kontrol, ki bi zajemala vsa področja delovanja ter določala pogostost in obseg teh kontrol.

zaključen

2016

V revizijskem poročilu iz novembra 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo prišla do zaključka, da je nadzor za vodenje projektov IT primeren, vendar je opozorila na bistvene slabosti v zvezi z upravljanjem IT. Priporočila je posodobitev politike upravljanja IT Evropske agencije za varnost hrane, uvedbo okvira za obvladovanje tveganja IT v celotni organizaciji in register tveganj ter ločitev službe za zagotavljanje varnosti informacij od oddelka IT. EFSA in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov.

zaključen

ODGOVOR AGENCIJE

3.22.4

Evropska agencija za varnost hrane (EFSA) pozdravlja mnenja brez pridržkov o zanesljivosti računovodskih izkazov ter zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij, ki jih je izdalo Računsko sodišče. To dokazuje, da je agencija vzpostavila kontrolni sistem, ki zagotavlja splošno skladnost.

3.22.8

Da bi bila zagotovljena računovodjeva neodvisnost, se uradne zahteve iz finančnih uredb agencije EFSA izvajajo kot sledi: Upravni odbor EFSA je leta 2008 imenoval sedanjega računovodjo. Računovodja poroča vodji poslovnega oddelka in ta, da bi zagotovili neodvisnost računovodje pri oceni učinkovitosti, poroča predsedniku revizijskega odbora, ki je prav tako drugi podpisnik tega poročila. Upravi odbor lahko računovodjo kadar koli začasno ali dokončno odstavi.

3.22.9

Kar zadeva mehanizme obnove konkurence v primerjavi s kaskadnimi mehanizmi v okvirnih pogodbah, ni nobene obveznosti za uporabo modela obnove konkurence, saj sta oba mehanizma ustrezna glede na posamezen scenarij. Po mnenju agencije EFSA je obnova konkurence ustreznejša za ustaljene storitve in se uporablja pri pogodbah agencije EFSA za statistične storitve, sistematične preglede literature in raziskave občinstva. Agencija EFSA uporablja kaskadni model v primerih, ko je dolgoročno pogodbeno partnerstvo pomembnejše. To velja zlasti v primeru okvirne pogodbe o zunanjih revizijskih storitvah, saj je treba zagotoviti (i) ustrezno razumevanja dejavnosti agencije EFSA, (ii) dosledno revizijsko metodologijo in (iii) verodostojnost na vseh ravneh upravljanja. Agencija EFSA nadzira proračun za predloge pogodbenika v kaskadnem modelu. Ko prejme ponudbo, ki je v skladu z zahtevano specifikacijo, se lahko agencija EFSA pogaja in prilagodi ponudbo ter s tem izvaja nadzor nad proračunom ne glede na namen in časovno razporeditev. Agencija EFSA lahko sproži kaskadni mehanizem, če pogodbenik ne more ponuditi ekipe, proračuna in časovnega okvira, ki ustrezajo njenim potrebam.

3.22.10

Agencija bo dosledno izvedla dogovorjen akcijski načrt v skladu z revizijskim poročilom Službe za notranjo revizijo (IAS) o procesu vrednotenja reguliranih proizvodov: ocenjevalna faza pri odobritvi pesticidov.

3.23 EVROPSKI INŠTITUT ZA ENAKOST SPOLOV (EIGE)

UVOD

3.23.1

Evropski inštitut za enakost spolov (v nadaljnjem besedilu: Inštitut ali EIGE) s sedežem v Vilni je bil ustanovljen z Uredbo (ES) št. 1922/2006 Evropskega parlamenta in Sveta (234). Naloga Inštituta je, da zbira, analizira in razširja podatke o enakosti spolov ter razvija, analizira, ocenjuje in razširja metodološka orodja ter tako podpira vključevanje načela enakosti spolov v vse politike Unije in iz njih izhajajoče nacionalne politike.

3.23.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Inštitutu (235).

Tabela

Ključni podatki o Inštitutu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	8	8
Skupno število zaposlenih 31. decembra (236)	45	45
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Inštitut.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.23.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Inštituta, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (237) in poročila o izvrševanju proračuna (238) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.23.4

Po mnenju Sodišča zaključni račun Inštituta za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.23.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.23.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.23.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ

3.23.8

Ob koncu leta 2017 je bil Inštitut tožena stranka v štirih tožbah v zvezi s tremi postopki javnega naročanja, ki so jih pred Splošnim sodiščem vložili neizbrani ponudniki. V vseh tožbah so tožeče stranke zahtevale razglasitev ničnosti odločbe o oddaji naročila in dodelitev odškodnine. Skupni znesek zahtevane odškodnine v teh štirih tožbah znaša 700 000 EUR ali 9 % letnega proračuna Inštituta. V skladu z oceno zunanjega pravnika Inštituta je bila za verjetne izgube knjižena rezervacija v višini 75 000 EUR ali 1 % letnega proračuna Inštituta. S sodbo v vsaki od teh zadev bo Splošno sodišče odločilo o zakonitosti in pravilnosti postopkov javnega naročanja za te pogodbe in prihodnja plačila.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.23.9

V letu 2016 je Inštitut organiziral razpis za naročilo potovalnih storitev. Z razpisnimi pogoji in procesom vrednotenja ni bila v zadostni meti zagotovljena stroškovna učinkovitost. Merila za oddajo naročila in metodologija določanja cen niso bili primerni, saj niso omogočali ustrezne ocene ponudb, ki so jih predložili ponudniki. Okvirna pogodba je bila podpisana za najdaljše obdobje štirih let in najvišji znesek 700 000 EUR. Plačila, izvršena v letu 2017, so znašala 137 000 EUR.

3.23.10

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (239) (240). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Po podatkih Komisije je Inštitut do konca leta 2017 za nekatere postopke uvedel izdajo elektronskih računov, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije in elektronske oddaje ponudb.

3.23.11

Inštitut objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.23.12

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o upravljanju odnosov z deležniki in zunanjem komuniciranju Inštituta (241). Inštitut je pripravil akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.23.13

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2016	Stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, je ostala visoka za naslov III (operativni odhodki) in je znašala 1,7 milijona EUR ali 51 % (2015: 2,2 milijona EUR ali 60 %) in se večinoma nanaša na študije, ki segajo v naslednje leto. Inštitut bi morda lahko razmislil o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.	zaključen
2016	Leta 2016 je Inštitut objavil odprti razpisni postopek za okvirno pogodbo o vzdrževanju in posodabljanju svojih orodij in virov za spolnospecifično statistiko v vrednosti največ 1,6 milijonov EUR. Razpis je bil razdeljen na dva sklopa, pri čemer niso bili navedeni ustrezni zneski posameznih sklopov. Na vprašanje enega izmed ponudnikov je Inštitut na svoji spletni strani pojasnil, da je bil najvišji znesek za posamezen sklop ocenjen na 800 000 EUR. Kljub temu sta bili podpisani dve ločeni okvirni pogodbi z istim ponudnikom in sicer v vrednosti največ 1,6 milijonov EUR na sklop in z možnostjo dodatnega zvišanja zneskov za največ 50 % na sklop, kar je Inštitutu omogočilo podpis specifičnih pogodb, katerih trajanje presega najdaljše možno trajanje okvirne pogodbe (štiri leta), v vrednosti največ 4,8 milijona EUR ali trikratnega zneska, določenega v obvestilu o javnem naročilu. Poleg tega je cenovna konkurenca v razpisu za zbiranje ponudb temeljila zgolj na dnevnih tarifah, ne pa tudi na času, potrebnem za dokončanje nalog, zato ni bilo mogoče opredeliti in izbrati ekonomsko najbolj ugodne ponudbe ter zagotoviti najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno. Te slabosti so lahko vplivale na konkurenčnost. Plačila, izvršena v letu 2016, so znašala 87 920 EUR. Na podlagi revizije je Inštitut podpisal spremembi obeh okvirnih pogodb, s katerima je najvišja zneska zmanjšal na 800 000 EUR (z možnim povišanjem za 50 %).	zaključen
2016	V povabilu k oddaji ponudb za postopek pogajanj z enim samim ponudnikom za naročilo vzdrževanja in podpore orodja in podatkovnih baz IT je bila najvišja cena za vse tri opredeljene izložke omejena na 81 000 EUR (brez DDV), določeno pa je bilo tudi, da ponudbe, ki bodo presegale ta znesek, ne bodo upoštevane. Po prejemu ponudbe za dva od treh zahtevanih izložkov je Inštitut podpisal javno naročilo storitev v vrednosti 97 410 EUR. Plačila, izvršena v letu 2016, so znašala 73 057 EUR.	ni relevantno
2016	Januarja 2016 je Inštitut objavil svojo zunanjo oceno. Ocenjevalci so prišli je do zaključka, da so bile dejavnosti Inštituta v skladu z njegovim mandatom in da njegova uprava dosega razmeroma dobre rezultate v zvezi z upravljanjem in učinkovitostjo. V oceni je bilo zajetih več priporočil za izboljšanje delovanja Inštituta, na primer določanje jasnejših prioritet, boljše ciljno usmerjanje izložkov, razvijanje sinergij z ustreznimi zunanjimi akterji, krepitev vloge njegovega upravnega odbora in pojasnitev vloge strokovnega foruma. Inštitut je začel izvajati akcijski načrt za obravnavanje teh priporočil.	se izvaja

ODGOVOR INŠTITUTA

3.23.8

Inštitut EIGE je seznanjen s pripombo. Inštitut EIGE je preučil pomanjkljivosti in bo ne glede na odločitve Splošnega sodišča v teh primerih prilagodil postopke javnega naročanja, da zmanjša tveganje prihodnjih pravnih primerov in morebitnega nezadovoljstva med neizbranimi ponudniki.

3.23.9

Inštitut EIGE je seznanjen s pripombo ter poudarja, da je vzpostavljen notranji nadzor za preverjanje in nadzor cen letalskih in hotelskih ponudb, ki jih predloži ponudnik. Inštitut EIGE bo o tej zadevi razpravljal z mrežo agencij EU, kjer se bodo izmenjale najboljše prakse. Poleg tega je inštitut EIGE izrazil zanimanje za sodelovanje v postopku skupnega javnega naročila, ki ga organizirajo službe Komisije (PMO). Po oddanem naročilu inštitut EIGE ne namerava obnoviti obstoječe okvirne pogodbe za zagotavljanje potovalnih, nastanitvenih in drugih povezanih storitev.

3.23.10

Inštitut EIGE je seznanjen s pripombo. Inštitut EIGE izvaja zadevna modula e-javnega naročanja: e-oddajo ponudb (ki vključuje e-obvestila platforme TED in platforme za e-objavo dokumentov) ter izdajanje e-računov v skladu z roki, ki jih določa Evropska komisija. Načrtuje se, da bo inštitut EIGE v celoti uvedel modula e-oddaje ponudb in izdajanja e-računov v tretjem in četrtem četrtletju leta 2018. Inštitut EIGE je preučil možnost neobveznega izvajanja modulov e-oddaja ponudb in izdajanje e-računov pred rokom, ki ga določa Komisija. Ob upoštevanju omejenega števila postopkov in visokih stroškov storitev se je inštitut EIGE odločil, da to možnost v skladu s stroškovno učinkovitostjo in načeli sorazmernosti zavrne.

3.23.11

Inštitut EIGE je seznanjen s pripombo. Ob upoštevanju finančnih omejitev za zagotavljanje objav o prostih delovnih mestih v vseh 24 uradnih jezikih EU in dejstva, da drugi kanali za objavljanje prostih delovnih mest bolje naslavljajo specifično naravo nekaterih delovnih mest, inštitut EIGE meni, da trenutno uporabljeni kanali za razpise prostih delovnih mest omogočajo zadostno preglednost in javno dostopnost.

3.23.12

V skladu s priporočili v revizijskem poročilu je inštitut EIGE pripravil akcijski načrt, ki se redno spremlja in posodablja. Sprejeti rok za uvedbo vseh ukrepov je 31. december 2018, njihovo izvajanje pa dobro napreduje.

3.24 EVROPSKA AGENCIJA ZA ZDRAVILA (EMA)

UVOD

3.24.1

Evropska agencija za zdravila (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EMA) s sedežem v Londonu je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (EGS) št. 2309/93, ki jo je nadomestila Uredba (ES) št. 726/2004 Evropskega parlamenta in Sveta (242). Agencija deluje preko mreže, vzpostavljene po vsej EU, in usklajuje znanstvene vire, ki jih dajo na razpolago nacionalni organi, tako da zagotovi vrednotenje in nadzor zdravil za humano in veterinarsko uporabo.

3.24.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (243).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	305	331 (244)
Skupno število zaposlenih 31. decembra (245)	768	766
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.24.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (246) in poročila o izvrševanju proračuna (247) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.24.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.24.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.24.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Poudarjanje zadev

3.24.7

Ne da bi bilo zato vprašljivo njegovo mnenje, Sodišče opozarja na to, da je 29. marca 2017 Združeno Kraljestvo obvestilo Evropski svet o svoji odločitvi o izstopu iz Evropske Unije. O sporazumu o podrobnostih izstopa trenutno potekajo pogajanja. Pri pripravi zaključnega računa in z njim povezanih pojasnil Agencije, ki ima sedež v Londonu, so bile uporabljene informacije, ki so bile na voljo na dan podpisa (1. junija 2018).

3.24.8

Svet Evropske unije za splošne zadeve se je 20. novembra 2017 odločil, da se sedež Agencije prenese v Amsterdam na Nizozemskem. Selitev v začasne prostore je načrtovana v začetku leta 2019, zaključni račun Agencije pa vsebuje rezervacije za stroške, povezane s selitvijo, v višini 18,6 milijonov EUR.

3.24.9

Najemna pogodba za trenutne prostore Agencije v Londonu določa obdobje najema do leta 2039 in ne vsebuje določbe o možnosti prekinitve. V pojasnilih k zaključnemu računu je razkrit znesek 489 milijonov EUR za preostalo najemnino do leta 2039, od katerega je največji znesek v višini 465 milijonov EUR za obdobje najema po načrtovani selitvi agencije v Amsterdam izkazan kot pogojna obveznost.

3.24.10

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.24.11

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo njihov računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja finančne službe. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (v zvezi z administrativnimi zadevami) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

3.24.12

Od leta 2014 sta bili v Agenciji izvedeni dve večji reorganizaciji, hkrati pa so ji bile dodeljene nove pomembne naloge (glej odstavke 3.24.15 do 3.24.17). Čeprav so se zaradi tega spremenili njeni postopki in računovodski sistem, ta od leta 2013 ni bil ponovno validiran.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.24.13

Agencija objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne agencije EU.

3.24.14

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (248) (249). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija za nekatere postopke uvedla elektronsko objavo dokumentacije, ne pa tudi izdajanja e-računov niti elektronske oddaje ponudb.

Upravljanje svetovalnih storitev

3.24.15

V okviru lanskoletne revizije je Sodišče analiziralo, kako je Agencija upravljala svetovalne storitve. Delo je obsegalo pregled dveh izbranih projektov, povezanih z izvajanjem uredb o farmakovigilanci (Uredba (EU) št. 1027/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (250)) in kliničnem preizkušanju (Uredba (EU) št. 536/2014 Evropskega parlamenta in Sveta (251)), na podlagi katerih je bilo treba vzpostaviti kompleksen sistem mrež po vsej EU, ki je zahteval obsežen tehnični razvoj IT. Načrt delovnih mest Agencije ni predvideval povečanja, v skladu s katerim bi lahko ta pridobila interne sodelavce s potrebnim strokovnim znanjem, zato je za izvedbo teh nalog najela svetovalna podjetja. Vendar je zaradi prekomernega najemanja svetovalnih podjetij prišlo do kritične odvisnosti Agencije od zunanjih strokovnjakov. Sodišče je že poročalo, da je bil nadzor nad pripravo in izvajanjem projektov nezadosten in da so projekti zelo zamujali, stroški pa nezadržno rasli.

3.24.16

Tekom leta 2017 je Agencija izvedla več ukrepov, da bi izboljšala razmere. Pripravljena je bila celostna politika za vodenje dela svetovalnih podjetij. Da bi Agencija spet pridobila nadzor nad projekti, so bile opredeljene funkcije, ki morajo ostati interne in se jih ne sme oddati v izvajanje zunanjim izvajalcem. Agencija zdaj prav tako namesto svetovalnih pogodb na podlagi porabljenega časa in sredstev uporablja pogodbe z vnaprej določeno ceno, kar ji omogoča lažje obvladovanje stroškov. Vzpostavljen je bil tudi ustreznejši postopek za odobritve sprememb projektov.

3.24.17

Vendar bo za zmanjševanje kritične odvisnosti Agencije od svetovalnih podjetij potreben čas, učinek ukrepov pa bo viden šele čez nekaj let. V letu 2017 je bil z dodatnimi stroški v višini 0,5 milijona EUR zaključen eden od dveh večjih projektov, ki sta bila revidirana leta 2016, in sicer projekt o farmakovigilanci (podatkovna zbirka neželenih učinkov zdravil Eudravigilance). Projekt o kliničnem preizkušanju še vedno poteka. Trenutno še ni bil določen datum začetka delovanja sistema, proračun pa je bil v letu 2017 ponovno povečan za dodatnih 4,9 milijona EUR. (252)

Prvotni datum za začetek delovanja

Načrtovani datum za začetek delovanja 31. december 2016

Dejanski/načrtovani datum za začetek delovanja 31. december 2017

Prvotni proračun

(v EUR)

Proračun dne 31. decembra 2016

(v EUR)

Proračun dne 31. decembra 2017

(v EUR)

Podatkovna zbirka neželenih učinkov zdravil Eudravigilance

3. četrtletje 2015

4. četrtletje 2017

3,7 milijona

14,3 milijona

14,8 milijona

Klinično preizkušanje in podatkovna zbirka EU

1. četrtletje 2017

3. četrtletje 2018

ni določeno

6,1 milijona

24,3 milijona

29,2 milijona

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.24.18

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo v Agenciji izvedla revizijo izvajanja uredbe o pristojbinah v zvezi s farmakovigilanco (253) (254). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.24.19

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2014

Uredba Agencije o pristojbinah določa roke za plačila pristojbin s strani kandidatov in plačila pristojnim nacionalnim organom, ki so povezana z Agencijo (255). Ti roki pri večini transakcij, ki jih je revidiralo Sodišče, niso bili upoštevani.

se izvaja (pobiranje pristojbin)

zaključen (plačila pristojnim nacionalnim organom)

2014

Agencija je leta 2014 sprožila upravni postopek proti svojemu upravitelju za informacije, komunikacije in tehnologijo. Zabeležene so bile velike slabosti pri nadzoru upravljanja, kar za Agencijo predstavlja znatna operativna in finančna tveganja. Sprejet in izveden je bil akcijski načrt za obravnavanje te težave. Vendar pa Agencija še ni ovrednotila uspešnosti sprejetih ukrepov.

zaključen

2014

Med nalogami Agencije je tudi razširjanje ustreznih informacij o farmakovigilanci državam članicam in splošni javnosti. Te informacije pridobi od posameznih nacionalnih organov in preveri pri ustreznih farmacevtskih družbah. Vendar pa je Agencija močno odvisna od nadzora in preverjanj, ki jih izvajajo organi držav članic. Ti organi določijo popolnost in točnost informacij, ki se razširjajo javnosti.

ni relevantno

(ni v pristojnosti Agencije)

2016

Od uvedbe novega računalniškega sistema za računovodstvo v letu 2011 poročanje o poteku dela v zvezi z obveznostmi in porabi ni bilo dovolj pregledno. Čeprav je bila Agencija o zadevi večkrat opozorjena, ni sprejela nobenih popravljalnih ukrepov.

se izvaja

2016

Agencija je za namestitev strokovnjakov s 25 hoteli v Londonu sklenila sporazume o posebni tarifi za podjetja, ne da bi za to izvedla konkurenčni postopek javnega naročanja. Pri šestih hotelih so plačila, izvršena leta 2016 , presegla prag nad katerim je v skladu z določbami finančne uredbe treba izvesti odprti ali omejeni konkurenčni postopek javnega naročanja. Šest sporazumov o posebni tarifi in z njimi povezana plačila iz leta 2016, ki znašajo približno 2,1 milijona EUR, so zato nepravilni.

se izvaja

2016

Komisija je leta 2014 v imenu več kot 50 inštitucij in organov, vključno z Agencijo, podpisala okvirno pogodbo z enim ponudnikom za nakup programske opreme, licenc in izvajanje storitev vzdrževanja in svetovanja v zvezi z IT. Izvajalec okvirne pogodbe ima vlogo posrednika med Agencijo in dobavitelji, ki lahko izpolnijo potrebe Agencije. Za te posredniške storitve je izvajalec okvirne pogodbe upravičen zaračunati pribitek na ceno dobavitelja v višini 2–9 %. Leta 2016 so skupna plačila, izplačana izvajalcu okvirne pogodbe, znašala 8,9 milijona EUR. Agencija ni sistematično preverjala cen in pribitkov, ki jih je zaračunal dobavitelj, in računov, izdanih izvajalcu okvirne pogodbe.

zaključen

2016

Od leta 2014 sta bili v Agenciji izvedeni dve večji reorganizaciji, vključno z notranjo prerazporeditvijo najvišjih in srednjih vodstvenih položajev. Prerazporeditev ključnega osebja na področju informacijske tehnologije in uprave ni bila uspešna in je povzročila pomembno tveganje nestabilnosti Agencije in njenih dejavnostih. Poleg tega ni nobenega sistema, ki bi omogočal analizo razpoložljivega znanja, opredelitev vrzeli in zaposlitev ter razporeditev ustreznega osebja.

zaključen

2016

Svetovanje

Poleg letnega revizijskega dela, ki ga je Sodišče izvedlo za vse agencije, je v Agenciji opravilo tudi analizo uporabe svetovalnih storitev v zvezi z dvema večjima projektoma.

Parlament in Svet sta Agenciji zaupala nalogo izvajanja uredb o farmakovigilanci (Uredba (EU) št. 1027/2012) in kliničnem preizkušanju (Uredba (EU) št. 536/2014), ki zahtevata uvedbo kompleksnega sistema mrež po vsej EU. To zahteva obsežen tehnični razvoj IT in sodelovanje ter prispevke več deležnikov, še posebej držav članic.

Te naloge so bile dodeljene Agenciji, ko naj bi zmanjšala število zaposlenih v skladu z medinstitucionalnim dogovorom o proračunski disciplini, ki je bil sprejet 2. decembra 2013. Načrt delovnih mest Agencije ni predvideval povečanja, v skladu s katerim bi lahko ta pridobila potrebno strokovno znanje na področjih poslovanja in razvoja IT.

Obsežna uporaba zunanjih svetovalcev

Ker je imela Agencija na oddelku za IT samo 13 zaposlenih, je najela svetovalna podjetja na področjih poslovne analize, informacijske tehnologije, vodenja projektov in zagotavljanja kakovosti. V drugi četrtini leta 2016 je imela Agencija 131 svetovalcev na kraju samem in dodatnih 60 svetovalcev drugod.

Zato že od začetka projektov kritično odvisna od zunanjega znanja, še vedno pa nima politike, ki bi urejala delo svetovalcev. Na primer profili, ki naj bi jih zasedali zaposleni Agencije, niso opredeljeni (vodje projektov, poslovni analitiki, poslovni arhitekti, arhitekti informacijskih rešitev, arhitekti podatkovnih baz itd.). Takšni profili so bili občasno dodeljeni zunanjim svetovalcem.

Neustrezen nadzor nad razvojem in izvajanjem projektov

Ko so bile v letih 2012 in 2014 Agenciji zaupane nove naloge, ta ni imela ustrezne metodologije, na podlagi katere bi lahko upravljala tako obsežne projekte. Leta 2014 je bila uvedena nova metodologija, ki pa jo je bilo potrebno bistveno izpopolniti septembra 2016.

V več primerih je prišlo do sprememb v načrtovanih dejavnostih ali pristopu, prej kot so bile te odobrene na podlagi uradne zahteve za spremembo. Takšna praksa ne le ovira vodstvo pri nadzorovanju in spremljanju razvoja in izvajanja projektov, ampak lahko ogrozi tudi njihovo koherenco.

Do sredine leta 2016 so bili vsi zunanji svetovalci najeti po pogodbah na podlagi porabljenega časa in sredstev, čeprav so bili izložki projektov jasno opredeljeni. Precejšen del svetovalnega dela je bil tudi izveden v drugi državi članici, saj so bili vsi zunanji viri v Londonu izčrpani. To je omejilo sposobnost Agencije za pravočasno spremljanje izvajanja projektov. Ob prejemu končnih izdelkov so bile odkrite težave s kakovostjo, ki so zahtevale popravke, za katere so bili Agenciji zaračunani dodatni stroški.

Zamuda in vse večji stroški

Agencija se je pri razvoju sistemov soočala z zamudami in vse višjimi stroški. Vzrok pogostih sprememb v obsegu projektov, proračunu in rokih je bil v glavnem v spremembah sistemskih zahtev zaradi upoštevanja spreminjajočih se potreb držav članic (256). V zvezi s končnimi stroški in datumi za začetek delovanja še ni nikakršne gotovosti. Glej primere v spodnji tabeli za dva večja projekta:

Prvotni datum za začetek delovanja

Trenutni načrtovani datum za začetek delovanja

Prvotni proračun

(v EUR)

Proračun dne 31. oktobra 2016

(v EUR)

Podatkovna zbirka neželenih učinkov zdravil Eudravigilance

3. četrtletje 2015

4. četrtletje 2017

3,7 milijona

14,3 milijona

Klinično preizkušanje in podatkovna zbirka EU

1. četrtletje 2017

3. četrtletje 2018

6,1 milijona

24,3 milijona

se izvaja

(Glej odstavke 3.24.15. do 3.24.17.)

2016

Ustanovna uredba zahteva zunanjo oceno Agencije in njenih dejavnosti, ki jo vsakih deset let izvaja Komisija. Zadnje poročilo o oceni je bilo izdano leta 2010. Tako dolg časovni razpon deležnikom ne zagotavlja pravočasnih povratnih informacij o smotrnosti.

se izvaja

ODGOVOR AGENCIJE

3.24.8

Agencija se je seznanila s pripombo.

3.24.9

Agencija se je seznanila s pripombo.

3.24.11

Agencija se je seznanila s pripombo Sodišča in proučuje, katere spremembe bi bilo mogoče uvesti. Agencija sledi zahtevam svoje finančne uredbe: upravni odbor je že začel z imenovanjem računovodje v skladu s členom 50(1) finančne uredbe agencije EMA, sprejel pa je tudi podrobno listino o njegovih nalogah in odgovornostih. Tveganja v zvezi z neodvisnostjo so s tem okvirom zmanjšana. Pisna razlaga, ki jo podpišeta računovodja in izvršni direktor, še dodatno krepi tako neodvisnost.

3.24.12

Validiranje računovodsega sistema agencije se je začelo marca 2018.

3.24.13

Agencija EMA zagotavlja potrebno raven preglednosti in javnosti z objavami na svojem spletišču, LinkedInu, medagencijski deski za objavljanje prostih delovnih mest in v specializiranih publikacijah, odvisno od profilov, ter z zagotavljanjem dostopa do njih. Zato kandidati iz vse Unije kažejo veliko zanimanje za agencijo EMA; v nekaterih izbirnih postopkih je bilo obravnavanih več kot 1 000 kandidatov.

Poleg tega se v skladu s splošnimi izvedbenimi določbami o postopku, ki urejajo zaposlovanje in uporabo začasnih uslužbencev, obvestila o izbiri začasnih uslužbencev, ki spadajo v člen 2(f) Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev, objavijo samo v delovnih jezikih agencij, medtem ko agencije, ki delovnega jezika niso sprejele, objavijo obvestila o izboru v vseh uradnih jezikih EU. Delovni jezik agencije EMA je v skladu s sklepom izvršnega direktorja, ki ga je podprl upravni odbor, od junija 2015 angleščina. Vendar je urad EPSO agencijo EMA obvestil, da za objavo prek njegovega spletišča še vedno zahteva, da agencija EMA razpise prostih delovnih mest prevede v vse uradne jezike EU in da te jezikovne različice da na voljo na svojem spletišču.

Treba je opozoriti, da objave prostih delovnih mest v vseh jezikih EU bistveno vplivajo na časovne okvire in višje stroške izbirnih postopkov.

3.24.14

Agencija je konec leta 2017 uvedla e-javno naročanje za vse postopke nad pragom iz direktive in postopke javnega razpisa po e-pošti za postopke pod pragom iz direktive. Agencija ni uvedla izdajanja e-računov in e-oddaje ponudb, je pa septembra 2017 podpisala memorandum o soglasju z Evropsko komisijo za dostop do e-oddaje ponudb in njeno uporabo ter čaka na datum Evropske komisije v zvezi s tem.

3.24.16

Agencija izraža zadovoljstvo ob ugotovitvi Sodišča, da je agencija izvedla več pomembnih ukrepov v odziv na njihova revizijska opažanja iz leta 2016 v zvezi z upravljanjem svetovalnih storitev.

3.24.17

Za dva revidirana projekta je priznano, da so zaradi kompleksnosti ekosistema zainteresiranih strani in zahtevanega sistema, ki ga je treba zgraditi, na področju kliničnih preskušanj potrebna dodatna proračunska sredstva. Ta zahteva za spremembo je bila zahtevana in odobrena prek strukture upravljanja portfelja, stanje projekta pa je bilo podrobno obravnavano z upravnim odborom agencije EMA.

3.24.18

Agencija se je seznanila s pripombo.

3.25 EVROPSKI CENTER ZA SPREMLJANJE DROG IN ZASVOJENOSTI Z DROGAMI (EMCDDA)

UVOD

3.25.1

Evropski center za spremljanje drog in zasvojenosti z drogami (v nadaljnjem besedilu: Center ali EMCDDA) s sedežem v Lizboni je bil ustanovljen z Uredbo Sveta (ES) št. 302/93 (257). Glavna naloga Centra je zbiranje, analiziranje in razširjanje informacij o drogah in zasvojenosti z drogami, na podlagi katerih na evropski ravni pripravlja in objavlja objektivne, zanesljive in primerljive informacije. Te so namenjene zagotavljanju osnove za analiziranje povpraševanja po drogah in načinov za njegovo zmanjšanje ter na splošno pojavov, povezanih s trgom drog.

3.25.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Centru (258).

Tabela

Ključni podatki o Centru

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (259)	15	16
Skupno število zaposlenih 31. decembra (260)	101	111
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Center.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.25.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Centra, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (261) in poročila o izvrševanju proračuna (262) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.25.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.25.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.25.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.25.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.25.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo njihov računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Centru je računovodji nadrejen vodja uprave / skupnih služb. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Centra (v zvezi z administrativnimi zadevami) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.25.9

Center objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

3.25.10

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (263) (264). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Center do konca leta 2017 še ni uvedel nobenega od teh orodij.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.25.11

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala poročilo o upravljanju zbiranja podatkov, validaciji in zagotavljanju kakovosti v Centru z naslovom Management of Data Collection, Validation and Quality Assurance (265). Center je pripravil akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.25.12

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2015	Center je leta 2012 podpisal okvirno pogodbo z najvišjim dovoljenim skupnim zneskom za posamezne pogodbe v višini 250 000 EUR, kar je bilo navedeno v obvestilu o javnem naročilu. Toda Center tega ni upošteval. Do konca leta 2015 so skupna plačila v okviru te pogodbe znašala 382 181 EUR, torej so zgornjo mejo presegla za 50 %. Plačila, ki so presegla zgornjo mejo, kažejo na to, da bi bilo treba postopek Centra za spremljanje okvirnih pogodb izboljšati.	ni relevantno (266)
2016	Pri dveh okvirnih pogodbah z najvišjo vrednostjo 135 000 EUR oz. 650 000 EUR je uslužbenec Centra kot odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil imenoval komisijo za ocenjevanje, ki je sprejela sklepa o dodelitvi in podpisala pogodbi. Toda prenos pooblastil, ki ga je odobril odredbodajalec, je bil omejen na 130 000 EUR in se ni izrecno nanašal na okvirne pogodbe. Plačila, izvršena v letu 2016, so znašala 35 310 EUR.	ni relevantno
2016	V revizijskem poročilu iz januarja 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo poudarila, da je nujno treba izboljšati to, kako Center upravlja projekte IT. Služba za notranjo revizijo je prišla do zaključka, da za sisteme IT, ki podpirajo osrednje operativne procese Centra, ni splošne in dolgoročne vizije, da je metodologija Centra za upravljanje projektov IT le delno prilagojena njegovim potrebam ter da je proces za upravljanje sistemskih zahtev neustrezen. Center in Služba za notranjo revizijo sta se dogovorila za načrt popravljalnih ukrepov.	se izvaja

ODGOVOR CENTRA

3.25.8

Po mnenju Centra sedanje organizacijsko okolje ne vpliva na neodvisnost njegovih računovodij. Ta neodvisnost je stalno zagotovljena z ustreznimi pravili, zlasti s tem, da računovodje imenuje upravni odbor Centra, s funkcionalnim poročanjem in odgovornostjo teh računovodij poslovodstvu ter s skrbnim izvajanjem pravil glede ločevanja dolžnosti različnih finančnih akterjev Centra. V tem okviru je Center pripravljen slediti priporočilu Sodišča, ob tem pa zagotoviti, da je to spremljanje sorazmerno z velikostjo organizacije ter ohranja uspešnost in učinkovitost delovanja.

3.25.9

Center kot standardni postopek prosta delovna mesta objavlja tudi tako, da jih posreduje članom svojih upravljavskih organov, nacionalnim kontaktnim točkam Reitox in drugim agencijam EU. Poleg tega bodo njegovi izbirni postopki objavljeni tudi na medagencijskem portalu razpisanih delovnih mest, tj. skupni spletni platformi, ki jo je razvila mreža agencij EU, da bi povečala javno prepoznavnost postopkov zaposlovanja v agencijah. V tej zvezi bo Center ocenil stroške in koristi nadaljnjega objavljanja razpisov na portalu EPSO.

3.25.10

Center izpolnjuje zahteve za e-javno naročanje v skladu z ustreznim okvirom EU in časovnim razporedom, vzpostavljenim v tem okviru za postopno uvedbo e-javnega naročanja v EU. Tako je avgusta 2015 v sodelovanju z ustreznimi službami EU uvedel tehnično konfiguracijo/orodje IKT, potrebno za elektronsko izdajanje računov (ki sta ga Evropska komisija/GD za informatiko dala na voljo za izvajanje okvirnih pogodb tega generalnega direktorata). Poleg tega je leta 2017 pripravil načrt pripravljalnih operacij, ki so potrebne za začetek uporabe modulov za elektronsko objavo dokumentacije in elektronsko oddajo ponudb od oktobra 2018 dalje, kot se zahteva v zgoraj navedenem pravnem okviru. Ta načrt se trenutno izvaja, Center pa pričakuje, da bo ta rok spoštoval brez večjih težav.

3.26 EVROPSKA AGENCIJA ZA OPERATIVNO UPRAVLJANJE OBSEŽNIH INFORMACIJSKIH SISTEMOV S PODROČJA SVOBODE, VARNOSTI IN PRAVICE (EU-LISA)

UVOD

3.26.1

Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) (v nadaljnjem besedilu: Agencija) s prostori v Talinu, Strasbourgu in v kraju Sankt Johann im Pongau je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 1077/2011 Evropskega parlamenta in Sveta (267). Glavna naloga Agencije je operativno upravljanje druge generacije schengenskega informacijskega sistema (SIS II), vizumskega informacijskega sistema (VIS) in evropskega sistema za primerjavo prstnih odtisov Eurodac.

3.26.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (268).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (269)	82	79
Skupno število zaposlenih 31. decembra (270)	144	152
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.26.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (271) in poročila o izvrševanju proračuna (272) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.26.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.26.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.26.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.26.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.26.8

Leta 2017 je imela Agencija v okviru več postopkov javnega naročanje za naročila srednje vrednosti težave s privabljanjem zadostne konkurence. V okviru nobenega revidiranega postopka namreč ni prejela več kot ene ponudbe.

3.26.9

EU-LISA trenutno upravlja tri ločene, neintegrirane obsežne informacijske sisteme (SIS II, VIS in Eurodac), ki so vsi namenjeni obdelavi podatkov s področja svobode, varnosti in pravice Unije. Tak pristop bi lahko Agenciji preprečil uresničitev ekonomij obsega in sinergij med različnimi sistemi. Trenutne težnje po razširitvi mandata Agencije na upravljanje več dodatnih informacijskih sistemov v prihodnjih letih ta problem še poslabšujejo. V podporo razpravam o prihodnji strategiji za razvoj sistemov bi morala Agencija ob posvetovanju s Komisijo in državami članicami pripraviti natančno analizo stroškov in koristi.

3.26.10

Pri projektu izgradnje nove stavbe v Strasbourgu so bile precejšnje zamude. Agencija je sicer že leta 2016 plačala celotno ceno za gradbena dela, vendar pa ta dela konec leta 2017 še niso bila zaključena. Sprejeta poročila o napredku del so zajemala samo približno 70 % del. Del zaposlenih Agencije se je kljub temu že preselil v novo stavbo, čeprav še ni dokončana in so gradbena dela še v teku. Agencija in zunanji izvajalec za zamude obsojata drug drugega. Zunanji izvajalec je decembra 2017 Agenciji predložil finančno terjatev in proti njej vložil tožbo na sodišču, Agencija pa razmišlja o vložitvi tožbe proti zunanjemu izvajalcu (273).

3.26.11

3.26.12

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (274) (275). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla izdajo elektronskih računov in elektronsko objavo dokumentacije za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

Svetovanje

3.26.13

Agencija glede na vrsto svojih operacij uporablja storitve svetovanja predvsem v zvezi z informacijskimi projekti. Po podatkih Agencije so se informacijski projekti v letu 2017 izvajali v okviru sprejetih proračunov in časovnih načrtov. Za nekaj projektov razvojnega vzdrževanja, ki so nekoliko zaostajali za časovnim načrtom, so bila pripravljena poročila o izjemah.

3.26.14

Agencija za razvoj in izvajanje informacijskih projektov uporablja model najemanja zunanjih izvajalcev, na podlagi katerega zunanji izvajalci opravijo približno 90 % zadevnega dela. Obstajajo tri glavne okvirne pogodbe za IT, sklenjene s tremi konzorciji, od katerih vsaka zajema en sistem. Plačila, ki so bila v okviru teh okvirnih pogodb izvršena v letu 2017, so znašala 3 milijone EUR za Eurodac, 16 milijonov EUR za SIS II in 13 milijonov EUR za VIS. Vse faze informacijskih projektov od opredelitve zahtev in mejnikov do začetka delovanja novih komponent sistemov sicer vodi in nadzira Agencija, vendar pa model, v okviru katerega se evolucijske in razvojne dejavnosti za tako občutljive informacijske sisteme v tolikšnem obsegu oddajajo v izvajanje zunanjim izvajalcem, ustvarja precejšnje tveganje prevelikega zanašanja na zunanje izvajalce in prevelike odvisnosti od njih. Situacijo otežuje tudi to, da je število potencialnih zunanjih izvajalcev, ki lahko delajo s tako obsežnimi sistemi in zahtevami, iz operativnih in varnostnih razlogov omejeno.

3.26.15

Poleg tega to, da je v ključnih operativnih enotah, zlasti v enoti za upravljanje in vzdrževanje aplikacij (Application Management and Maintenance – AMM), zaposlenih malo ljudi, pomeni precejšnje tveganje za neprekinjeno delovanje operacij. V drugi polovici leta 2017 je vodja enote AMM začasno opravljal tudi delo vodje oddelka za operacije ter vodje enote za operacije in infrastrukturo ter tako zasedal tri najvišja vodstvena delovna mesta v oddelku za operacije, kar še dodatno povečuje tveganje za neprekinjeno delovanje.

3.26.16

Okvirne pogodbe za delovanje glavnih infromacijskih sistemov, sklenjene s posameznimi konzorciji, ne zajemajo le običajnega vzdrževanja, ampak tudi razvojno vzdrževanje, katerega cena se ne bi smela izračunavati na podlagi ponujenih cen, priloženih okvirni pogodbi, saj to ustvarja tveganje preplačila. Agencija za izračun cen za specifične pogodbe uporablja pristop s kombinacijo fiksnih cen ter ponujenega časa in sredstev, kar naj bi zagotavljalo dober nadzor nad cenami. Za pogodbo za VIS je Agencija uporabila tudi metodologijo IFPUG (276) – standardno metodologijo z uporabo funkcijskih točk za določitev cen za razvojne dejavnosti. Agencija bi lahko razmislila o uporabo IFPUG tudi za druge sisteme.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.26.17

Agencija je prevzela celotne obveznosti v skupni višini 69,9 milijona EUR za kritje prihodnjih odhodkov, ki se nanašajo na nove naloge in informacijske sisteme, za katere je bilo prvotno predvideno, da bodo Agenciji zaupani v letu 2017, vendar pa pravna podlaga zanje konec leta še ni bila sprejeta (prenovitev Eurodac in sistem dodelitve Dublin) ali pa je bila sprejeta tik pred tem (uredba o sistemu za vstop/izstop je bila sprejeta 30. novembra 2017). Ustrezne odobritve plačil so bile zmanjšane z dvema spremembama proračuna za 85,6 milijona EUR, in sicer s 153,3 miijona EUR v prvotnem odobrenem proračuni na 67,7 milijona EUR v končnem sprejetem proračunu.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.26.18

Decembra 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala poročilo o reviziji kontrol postopkov javnega naročanja v Agenciji eu-LISA z naslovom Audit on the controls over the procurement process in eu-LISA (277). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.26.19

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2013	Glede na uredbo o ustanovitvi Agencije morajo države, ki so se pridružile izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z EURODAC, prispevati v proračun Agencije. Čeprav so pridružene schengenske države leta 2013 uporabljale sistem, ki ga upravlja Agencija, se Komisija še vedno pogaja.	se izvaja (ni v pristojnosti Agencije)
2015	Agencija je sklenila okvirno pogodbo v vrednosti dveh milijonov EUR za storitve javnega naročanja, ki jih izvaja pogodbenik (storitve javnega naročanja) in zajemajo usposabljanje, mentorstvo in izobraževanje v izvedbi tretjih oseb (storitve usposabljanja). Pogodbenik za vsako zahtevo poišče primerne storitve usposabljanja ter predloži ponudbo za storitve usposabljanja in nadomestilo za svojo storitev javnega naročanja (plačilo po uspehu). Vendar pa okvirna pogodba ne določa, da morajo biti storitve javnega naročanja skladne z določbami o javnem naročanju, ki so opredeljene v finančnih pravilih Agencije. Zato sedanji postopek, pri katerem se ponudbe predložijo Agenciji v potrditev, ne zagotavlja naročanja storitev v skladu z vsemi zahtevami finančnih pravil.	neizveden
2015	Še zmeraj niso bili sklenjeni sporazumi s pridruženimi schengenskimi državami (Švico, Lihtenštajnom, Islandijo in Norveško), ki bi določali podrobna pravila o njihovem sodelovanju pri delu Agencije, vključno z določbami o glasovalnih pravicah in njihovih prispevkih v proračun Agencije. Brez teh sporazumov pridružene schengenske države prispevajo v naslov III (odhodki iz poslovanja) proračuna Agencije na podlagi določbe, opredeljene v pridružitvenih sporazumih z EU. Vendar pa doslej še ne prispevajo za dejavnosti v okviru naslova I in II (plače in drugi upravni odhodki) proračuna Agencije.	se izvaja (ni v pristojnosti Agencije)
2015	Revizija postopkov javnega naročanja je pokazala, da je Agencija sklenila pogodbene dogovore ali izvajala pogajanja z enim samim pogodbenikom, ne da bi podrobno opredelila zahtevane storitve. To omejuje konkurenco in povečuje odvisnost od pogodbenika. Agencija bi morala, kadar je to mogoče, skleniti sporazume z več dobavitelji ali podrobneje opredeliti zahtevane storitve.	neizveden
2016	Agencija je leta 2016 prejela in sprejela blago v skupni vrednosti 2,8 milijona EUR, ne da bi zanj imela proračunske in pravne (pogodbe) obveznosti. To je bilo urejeno kasneje, da nakupi ne bi šteli za nepravilne.	ni relevantno
2016	V revizijskem poročilu iz julija 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo prišla do zaključka, da se s splošno zasnovo in praktičnim izvajanjem procesov zagotavlja, da Agencija informacijske sisteme SIS II, VID in Eurodac upravlja tako, da omogoča stalno in neprekinjeno izmenjavo podatkov med nacionalnimi organi, ki jih uporabljajo. Čeprav Služba Komisije za notranjo revizijo ni posebej poudarila nobene zadeve, je menila, da je mogoče učinkovitost procesa še izboljšati, in sicer na področjih upravljanja konfiguracije, sprememb, izdaj, testov, obvladovanja težav ter upravljanja storitev in obvladovanja incidentov. Agencija in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov.	se izvaja
2016	Za naslov II (upravni odhodki) je Agencija prenesla 5 milijonov EUR ali 63 % odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti (2015: 9 milijonov EUR ali 50 %). Prenosi zadevajo predvsem vzdrževanje stavb in storitve svetovanja, ki bodo zagotovljene leta 2017. Tako visoka stopnja prenosov na dejavnosti, ki se izvajajo leto kasneje, je v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti.	ni relevantno
2016	Agencija je junija 2015 podpisala pogodbo o gradnji svojih prostorov v Strasbourgu za 21,5 milijona EUR. Dogovorila se je, da bo gradnjo v glavnem plačevala po tranšah. Toda Agencija je, da bi povečala porabo proračuna, julija 2015 spremenila pogodbo in dala prednost predplačilom. Do novembra 2016 je Agencija plačala celotni pogodbeni znesek, čeprav ni bila dokončana niti polovica del.	se izvaja
2016	Na enem od sestankov upravnega odbora Agencije leta 2016 je predstavnik Komisije v tem odboru omenil vse višje stroške vzdrževanja. Čeprav je to mogoče pojasniti z več argumenti, kot so na primer stalno razvijanje in boljše funkcije sistemov, je Sodišče ugotovilo primere javnega naročanja, pri katerih Agencija ni iskala najbolj ekonomične rešitve. Agencija je na primer v sklopu okvirne pogodbe kupila novo licenco za programsko opremo za 4,6 milijona EUR, ne da bi preverila, ali je izvajalec, ki je bil posrednik med Agencijo in potencialnimi dobavitelji programske opreme, našel najugodnejšo ceno.	ni relevantno
2016	Agencija je maja 2016 s konzorcijem podpisala okvirno pogodbo v vrednosti 194 milijonov EUR za dodatni razvoj in vzdrževanje vizumskega informacijskega sistema (VIS) in biometričnega sistema (BMS) za največ šest let. Naročilo je bilo oddano s postopkom javnega naročanja. Ena od glavnih zahtev, ki so jo morali ponudniki izpolnjevati, je bila, da imajo komercialen dostop do tehnologije BMS. Ker pa podjetje, ki je razvilo tehnologijo BMS, ni bilo pogodbeno obvezano, da dovoli komercialni dostop morebitnim ponudnikom, je obstajalo potencialno tveganje za konkurenčnost postopka.	ni relevantno
2016	Med marcem in decembrom 2015 je bila v imenu Komisije opravljena zunanja ocena Agencije, njeni rezultati pa so bili predstavljeni v končnem ocenjevalnem poročilu marca 2016. Zaključek ocene je bil, da Agencija prispeva k operativnemu upravljanju obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice ter da uspešno opravlja svoje naloge. Za dodatno izboljšanje upravljanja so ocenjevalci dali 64 priporočil, od katerih jih sedem šteje za kritična, 11 pa za zelo pomembna. Agencija je pripravila načrt za obravnavo priporočil, ki se že izvaja.	ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.26.8

Agencija se strinja s pripombo. Za javna naročila srednje vrednosti agencija v skladu s členom 103(2) finančne uredbe sistematično objavlja predhodna obvestila na svojem spletišču.

3.26.9

Komisija je decembra 2017 predložila dva predloga uredbe o vzpostavitvi okvira za interoperabilnost med informacijskimi sistemi EU (na področju meja in vizumov ter na področju policijskega in pravosodnega sodelovanja, azila in migracij). Poleg tega pregled mandata Agencije (v zaključnih fazah, ki jih je treba sprejeti) določa odgovornost za razvoj ukrepov za interoperabilnost, za katere je treba sprejeti ustrezne zakonodajne predloge. Agencija je do zdaj s tehničnim strokovnim znanjem in izkušnjami podpirala razprave v strokovni skupini na visoki ravni za informacijske sisteme ter interoperabilnost. Hkrati je bila začeta študija (v teku), da bi se ustvarila jasna slika v zvezi s prihodnjo strukturo za interoperabilne sisteme IT. Študija vsebuje tudi oceno učinka in načrt migracij ter vključevanja za komponente interoperabilnosti obstoječih in prihodnjih sistemov.

3.26.10

Agencija potrjuje, da je pri izvedbi gradbenega projekta v Strasbourgu nastala zamuda. Opozoriti je treba, da so bila predplačila izvajalcu krita z zadostnimi bančnimi garancijami, ki se sprostijo postopoma ob sprejemu del.

Premestitev osebja v novo stavbo je bila opravljena ob predhodnem sprejemu del. V drugi stavbi se nadaljujejo gradbena dela, ki so povezana s podatkovnim centrom.

Agencija je za pridobitev pravne podpore za to pogodbo o gradbenih delih podpisala pogodbo z zunanjo odvetniško pisarno. Ta je preverila trditve izvajalca in v imenu agencije eu-LISA vložila tožbo na Upravno sodišče v Strasbourgu. Odločba sodišča je v teku.

3.26.11

Agencija se strinja s pripombo. Agencija objavlja prosta delovna mesta tudi na spletišču mreže agencij EU in na spletnih straneh EU o usposabljanju. Da bi se upoštevala jezikovna ureditev urada EPSO, ki zahteva prevod obvestil o prostih delovnih mestih v vse jezike EU, so potrebna dodatna finančna sredstva, saj npr. ocena stroškov za prevod enega obvestila o prostem delovnem mestu v vse jezike EU znaša 12 000 EUR.

3.26.12

Agencija se strinja s pripombo. Kar zadeva e-oddajo ponudb, tehnične težave na platformi, ki jo upravlja GD za informatiko Evropske komisije, preprečujejo uporabo orodja, zato Agencija, kot druge agencije, platforme v letu 2017 ni mogla zanesljivo uporabljati. Ko bo platforma postala stabilna, jo Agencija namerava uporabljati pri svojih dejavnostih javnega naročanja.

3.26.13

Agencija se strinja s pripombo Sodišča. Agencija si prizadeva za nadaljnje zmanjšanje števila projektov, ki so v zaostanku, in je zato začela izvajati ukrepe za izboljšanje procesa načrtovanja (glej tudi ugotovitev 3.26.16.). V skladu z okvirom ključnih kazalnikov uspešnosti za podjetja (točka 22), ki je bil predstavljen v konsolidiranem letnem poročilu o dejavnostih za leto 2017, je razvidno, da so „dokončani projekti glede na opredeljeno kakovost, stroške in časovni parameter“ dejanski v višini 8,79 %, kar je v okviru zastavljenega cilja 10 %. Poleg tega je bila leta 2017 metodologija upravljanja projekta eu-LISA prilagojena in posodobljena v smislu boljše uskladitve s strategijo Agencije in upoštevanjem metodologije PRINCE2. Nedavno je bilo vzpostavljeno orodje za upravljanje projektov za podjetja, da se omogoči natančnejše poročanje in okrepljeno dodeljevanje sredstev v Agenciji.

3.26.14

Agencija potrjuje visoko stopnjo vključenosti zunanjih izvajalcev v projekte informacijske tehnologije (na operativni in poslovni ravni).

Taka visoka stopnja zunanjega izvajanja je neposredno povezana s Sporočilom Komisije COM (2013) 519 o načrtovanju človeških in finančnih virov za decentralizirane agencije za obdobje 2014–2020. Ko je bila Agencija leta 2012 ustanovljena, v sprejetem kadrovskem načrtu ni bilo predvidenih dovolj delovnih mest za obseg nalog, dodeljenih Agenciji. Poleg tega se je od leta 2013 obseg nalog, za katere je Agencija odgovorna, znatno povečal, vendar so bili njeni zahtevki za dodatno osebje zavrnjeni, hkrati pa je morala zmanjšati število zaposlenih, kot je bilo zahtevano v sporočilu Komisije (skupaj 7 delovnih mest).

Za zagotovitev ustrezne ločitve nalog izvajalci, ki so vključeni v zagotavljanje kakovosti, niso vključeni v zagotavljanje zunanje podpore operativnemu upravljanju operativnih obsežnih informacijskih sistemov.

3.26.15

Agencija priznava ta izredni položaj, ko je uslužbenec moral začasno prevzeti dodatne naloge. Imenovanje je bilo nujno zaradi dolgotrajne odsotnosti vodje oddelka za operacije in postopka zaposlovanja, ki je bil v teku, da bi nadomestil drugo prosto vodstveno delovno mesto.

Kot omilitveni ukrep je agencija imenovala še enega uslužbenca, vodjo enote za varnost, kot začasnega vodjo enote za operacije in infrastrukturo, dokler novo zaposleni vodja ne prevzame svojih dolžnosti s 1. julijem 2018.

3.26.16

Agencija se strinja s pripombo. Razvoj sistema je mogoče skupno opisati z javnim razpisom za okvirno pogodbo in pri tem zahtevati pogajanja o posebnem razvoju, kadar so zahteve znane (na primer, ko se pravna podlaga sistemov spremeni). Agencija v okviru revizije svoje strategije nabave obravnava možnosti sklepanja pogodb, vključno s sprejetjem metodologije, ki jo podpira IFPUG, da se zmanjša odvisnost od enega izvajalca za razvoj. V akcijskem načrtu za revizijo službe Komisije za notranjo revizijo iz leta 2017 glede kontrol v postopku javnega naročanja so vključeni elementi, ki se nanašajo na to pripombo.

3.26.17

Agencija se strinja s pripombo. Scenarij in povezana tveganja so bili opredeljeni že leta 2016 in so izraženi v ocenah prihodkov in odhodkov za leto 2017. Upravni odbor je vse leto redno prejemal obvestila o tveganju in omejitvah pri sprejemanju velikih globalnih obveznosti zaradi zamud pri sprejetju pravne podlage za nove naloge.

3.26.18

Agencija te informacije potrjuje.

3.27 URAD ZA EVROPSKO PRAVOSODNO SODELOVANJE (EUROJUST)

UVOD

3.27.1

Urad za evropsko pravosodno sodelovanje (v nadaljnjem besedilu: Eurojust) s sedežem v Haagu je bil ustanovljen s Sklepom Sveta 2002/187/PNZ (278) za okrepitev boja proti težjim oblikam organiziranega kriminala. Njegov cilj je izboljševati koordinacijo čezmejnih preiskav in pregonov med državami članicami Evropske unije ter med državami članicami in državami nečlanicami.

3.27.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Eurojustu (279).

Tabela

Ključni podatki o Eurojustu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	44	48
Skupno število zaposlenih 31. decembra (280)	245	242
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Eurojust.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.27.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Eurojusta, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (281) in poročila o izvrševanju proračuna (282) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.27.4

Po mnenju Sodišča zaključni račun Eurojusta za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.27.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.27.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.27.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.27.8

Eurojust objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.27.9

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2011

Sodišče je v poročilu za proračunsko leto 2010 opozorilo, da bi bilo mogoče razmisliti o ponovni opredelitvi vlog in odgovornosti direktorja in kolegija Eurojusta, da bi odpravili prekrivanje odgovornosti, ki izhaja iz ustanovne uredbe. V letu 2011 niso bili sprejeti nobeni popravni ukrepi (283).

se izvaja

(ni v pristojnosti Agencije)

2016

Znesek prenesenih odobritev za naslov II (odhodki za podporne dejavnosti), za katere so bile prevzete obveznosti, je bil visok in je znašal 6 446 530 EUR ali 40 % (leta 2015: 1,6 milijona EUR ali 22 %). Ta znesek se nanaša predvsem na dela, ki trajajo preko konca leta, in nakupe, naročene v okviru priprave na selitev Eurojusta v nove prostore leta 2017 (4 867 482 EUR).

ni relevantno

ODGOVOR URADA EUROJUST

3.27.8

Izjava, da Eurojust v postopku zaposlovanja ne uporablja storitev Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), je pravilna. Ta pristop je posledica finančnih omejitev, ki izhajajo iz zahteve urada EPSO, da je treba razpise prostih delovnih mest prevesti v vseh 24 uradnih jezikov EU.

3.28 AGENCIJA EVROPSKE UNIJE ZA SODELOVANJE NA PODROČJU PREPREČEVANJA, ODKRIVANJA IN PREISKOVANJA KAZNIVIH DEJANJ (EUROPOL)

UVOD

3.28.1

Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali CEPOL) s sedežem v Haagu je bila ustanovljena z Uredbo (EU) 2016/794 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. maja 2016 (284), ki je nadomestila in razveljavila Sklep Sveta 2009/371/PNZ (285). Cilj Agencije je podpirati in krepiti dejavnosti policijskih organov držav članic in drugih služb za pregon ter njihovo medsebojno sodelovanje pri preprečevanju in zatiranju hujših oblik kriminala, ki prizadenejo dve ali več držav članic, terorizma in oblik kriminala, ki vplivajo na skupni interes politike Unije.

3.28.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (286).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	104	118
Skupno število zaposlenih 31. decembra (287)	737	804
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.28.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (288) in poročila o izvrševanju proračuna (289) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.28.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.28.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.28.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.28.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.28.8

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.28.9

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o javnem naročanju v Agenciji z naslovom Procurement in the European Police Office (290). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.28.10

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Kot v preteklih letih so bili prenosi odobrenih proračunskih sredstev visoki za naslov II (upravni odhodki) in so znašali 3,5 milijona EUR ali 39 % (2015: 4,2 milijona EUR ali 41 %). V glavnem se nanašajo na odhodke sedeža Urada za leto 2016, za katere bo država gostiteljica račune izdala šele leta 2017 (2 milijona EUR).

ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.28.8

V Europolu je zaposlenih več kot 220 uradnikov za zvezo iz držav članic EU, pa tudi iz tretjih držav in organizacij. Skupni delovni jezik v Europolu je angleščina, zato se po njegovi notranji jezikovni ureditvi, ki jo je sprejel upravni odbor, postopki zaposlovanja izvajajo v angleščini razen, če je določeno drugače. Razpisi za prosta delovna mesta v Europolu so tako objavljena v angleškem jeziku. Agencija ima učinkovit in pregleden postopek zaposlovanja, z ravnjo nezasedenih mest, ki je bila ob koncu leta 2017 0-odstotna, na 89 razpisov za delovna mesta v letu 2017 pa se je v povprečju prijavilo 58 kandidatov. Za objavo na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO) je treba razpis za prosto delovno mesto poleg angleščine prevesti v vse jezike EU. Ker je letno število razpisanih prostih delovnih mest visoko, bi prevajanje v vse jezike EU povzročilo občutne dodatne stroške in zamude v postopku. Europol svoje proračunske izdatke osredotoča na izvajanje operacij, prevajanje razpisov za prosta delovna mesta v vse uradne jezike EU pa se opravi samo v posameznih primerih (npr. v zvezi z mestom (namestnika) izvršnega direktorja).

3.29 AGENCIJA EVROPSKE UNIJE ZA TEMELJNE PRAVICE (FRA)

UVOD

3.29.1

Agencija Evropske unije za temeljne pravice (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali FRA) s sedežem na Dunaju je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (ES) št. 168/2007 (291). Cilj Agencije je, da ustreznim organom Unije in njenim državam članicam zagotavlja pomoč in strokovno znanje pri izvajanju prava Unije na področju temeljnih pravic.

3.29.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (292).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	21	23
Skupno število zaposlenih 31. decembra (293)	105	108
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.29.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (294) in poročila o izvrševanju proračuna (295) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.29.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.29.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.29.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.29.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.29.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja sektorja skupnih služb. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (v zvezi z administrativnimi zadevami) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.29.9

Leta 2017 je imela Agencija zaradi nerealistične tržne ocene nekaj težav pri naročanju študij. Vsaj trije odprti javni razpisi so bili neuspešni, ker je Agencija prejela samo ponudbe zahtevane kakovosti v vrednosti, ki je veliko presegala najvišjo določeno pogodbeno vrednost. Agencija je na koncu ta naročila oddala po drugem postopku, potem ko je revidirala razpisne specifikacije. To je privedlo do dodatnih upravnih stroškov za Agencijo ter vplivalo na časovno načrtovanje operacij.

3.29.10

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (296) (297). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije niti elektronske oddaje ponudb.

INFORMACIJE O SLUŽBI ZA NOTRANJO REVIZIJO IN POROČILIH O ZUNANJEM VREDNOTENJU

3.29.11

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo v Agenciji izvedla revizijo on upravljanju in etiki (298). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

3.29.12

Leta 2017 je bilo po naročilu Komisije izvedeno zunanje vrednotenje smotrnosti poslovanja FRA v obdobju 2013–2017 (299). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.29.13

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Uradna pooblastila (na podlagi nadaljnjega prenosa) odredbodajalcev (na podlagi prenosa pooblastil) niso bila vedno skladna s pooblastili za odobritev transakcij v sistemu za upravljanje delovnih procesov ABAC.

zaključen

2016

Znesek prenesenih odobritev za naslov III (operativni odhodki) je bil visok in je znašal 5,2 milijona EUR ali 68 % (2015: 5,7 milijonov EUR ali 70 %). Prenosi odražajo predvsem naravo dejavnosti Agencije, vključno s financiranjem študij, ki trajajo več mesecev in se pogosto raztezajo v naslednje leto. Agencija bi lahko razmislila o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.

se izvaja

ODGOVOR AGENCIJE

3.29.8

Po zaključeni reorganizaciji agencije, predvideni za konec leta 2018, bo delovno mesto računovodje pod pristojnostjo direktorja, poročal pa bo neposredno upravnemu odboru (kot vedno). Da bi se ohranile obstoječe sinergije, bo računovodja še naprej tesno sodeloval s skupnimi službami.

3.29.9

Vse zadevne študije so se začele izvajati kot odprti razpisi javnih naročil in so bile kot take dostopne vsem gospodarskim subjektom. Vrste velikih študij, ki jih izvaja agencija FRA so posebnost v EU, saj jih je tako po temah kot potrebah treba izvajati v vseh državah članicah. Poleg tega ima agencija omejena sredstva za te dejavnosti. V prihodnje bo pred začetkom tovrstnih javnih razpisov opravila raziskavo trga, po potrebi pregledala tehnične zahteve in po možnosti ponovno ocenila prednostni status predvidenih študij. Ne glede na navedeno bi povečanje sredstev za operativne odhodke občutno olajšalo težave.

3.29.10

E-javno naročanje in e-oddaja ponudb bosta obvezna od 1. januarja 2019. Agencija je v letu 2018 začela uvajati te sisteme, ki bodo na voljo do navedenega roka.

3.30 EVROPSKA AGENCIJA ZA MEJNO IN OBALNO STRAŽO (FRONTEX)

UVOD

3.30.1

Evropska agencija za mejno in obalno stražo (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali FRONTEX) je bila ustanovljena z Uredbo (EU) 2016/1624 (300) Evropskega parlamenta in Sveta („nova ustanovna uredba“), ki je bila razveljavljena z Uredbo (ES) št. 2007/2004 (301). Je naslednica Evropske agencije za upravljanje operativnega sodelovanja na zunanjih mejah držav Evropske unije, obdržala pa je kratek naziv „Frontex“ in svoj sedež v Varšavi. Nova ustanovna uredba je razširila mandat Agencije in nanjo prenesla zagotavljanje evropskega integriranega upravljanja zunanjih meja z namenom učinkovitega upravljanja prehajanja zunanjih meja. To vključuje obravnavanje migracijskih izzivov in potencialnih prihodnjih groženj na teh mejah, s čimer prispeva k obravnavanju hudih kaznivih dejanj s čezmejno razsežnostjo, da se zagotovi visoko stopnjo notranje varnosti v Uniji, pri čemer se dosledno spoštujejo temeljne pravice in hkrati ohrani prosto gibanje oseb znotraj Unije.

3.30.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (302).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	251	281
Skupno število zaposlenih 31. decembra (303)	365	526
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.30.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (304) in poročila o izvrševanju proračuna (305) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.30.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.30.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.30.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Druga zadeva

3.30.7

Odhodki Agencije za nepovratna sredstva so se izrazito povečali, in sicer s 123 milijonov EUR (v letu 2016) na 167 milijonov EUR (v letu 2017). Za razliko od prejšnjih let Agencija v letu 2017 ni naknadno preverila nobenih povračil odhodkov, plačanih z nepovratnimi sredstvi. Agencija meni, da so se njena predhodna preverjanja, ki se opravijo pred povračilom odhodkov, izboljšala, in da bodo – ko bodo dosegla določen obseg – lahko dajala potrebno zagotovilo. Vendar je Sodišče od leta 2014 že večkrat poročalo, da so dokazi o odhodkih, za katere vložijo zahtevke sodelujoče države, pogosto nezadostni, kar so potrdili tudi rezultati letošnje revizije (glej odstavka 3.30.12 in 3.30.13).

3.30.8

Leta 2016 je Sodišče Agenciji priporočilo, naj izvede temeljito analizo za določitev najustreznejšega mehanizma financiranja. (306) V zvezi s tem Sodišče ugotavlja, da je ob koncu leta 2017 upravni odbor sklenil, da se bodo pri operativnih dejavnostih več uporabljali stroški na enoto namesto povračil dejanskih stroškov. Hkrati je bil leta 2018 uveden pilotni projekt o določitvi stroškov na enoto za sredstva, ki jih v uporabo prispevajo sodelujoče države. Upravni odbor je junija 2017 zaradi prilagoditve obstoječe organizacije Agencije njenim novim nalogam in pooblastilom (glej odstavek 3.30.9.) odobril novo organizacijsko strukturo, ki naj bi začela veljati od leta 2018 in obsega tudi ustanovitev novega urada za inšpekcijske preglede in kontrole, ki je odgovoren neposredno generalnemu izvršnemu direktorju in upravnemu odboru.

3.30.9

Zaradi odziva Unije na migrantsko krizo so bile leta 2016 naloge in pristojnosti Agencije znatno razširjene. Proračun Agencije se je v letu 2016 povečal za 75 %, v letu 2017 pa ponovno za 21 % glede na prejšnje leto. Število zaposlenih se je v letu 2016 povečalo za 18 %, v letu 2017 pa za dodatnih 43 % v primerjavi s predhodnim letom. Sistemi in postopki se še vedno prilagajajo na nove naloge in pristojnosti Agencije ter na nove okoliščine. Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo. Razlagati si jih je treba v okviru izzivov, ki jih je Agencija obravnavala.

OPAŽANJA O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ

3.30.10

Po objavi odrtega razpisnega postopka je Agencija prejela štiri ponudbe za storitve trajektnih prevozov migrantov znotraj Grčije. Tri ponudbe so ustrezale izbirnim merilom, ena pa je bila izključena. Edino merilo za oddajo javnega naročila je bila cena. Aprila 2017 je Agencija sklenila okvirno pogodbo v vrednosti 2 milijona EUR za obdobje treh let s trajektno družbo, ki je ponudila najnižjo ceno. Vendar pa so bile prevozne zmogljivosti izvajalca sezonsko omejene, zato je imel ta težave z izpolnitvijo pogodbe, od katere je Agencija pred koncem leta 2017 odstopila. Zaradi zagotovitve neprekinjenosti storitev je Agencija za preostalo obdobje novembra 2017 sklenila novo okvirno pogodbo v vrednosti 1,8 milijona EUR z drugouvrščenim ponudnikom, ki je ponudil drugo najnižjo ceno. Agencija se o pogojih za to nadomestno pogodbo ni pogajala z drugo- in tretjeuvrščenim ponudnikom, temveč je novo pogodbo sklenila na podlagi prvotne ponudbe, ki jo je predložil drugouvrščeni ponudnik. Neposredna oddaja nadomestnega naročila je bila nepravilna, saj je bil prvotni postopek oddaje javnega naročila končan, hkrati ni pa bil izveden postopek s pogajanji, v okviru katerega bi se dogovorili o pogodbenih pogojih, ki bi veljali, dokler se ne bi zaključil nov odprti postopek. V letu 2017 ni bilo nobenega plačila v okviru te nadomestne pogodbe.

3.30.11

Kadrovski predpisi določajo, da se v primeru zunanjega izbirnega postopka začasne uslužbence zaposli le v razrede SC 1 do SC 2, AST 1 do AST 4 ali AD 5 do AD 8. (307) Agencija je leta 2017 zaposlila 2 uslužbenca v višja razreda AST (14 v letu 2016). Postopki zaposlitev v te razrede so nepravilni.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.30.12

Agencija je leta 2017 financirala podporo obalni straži Islandije za uporabo letala v Grčiji. Pred povračilom odhodkov, ki jih je prijavila Islandija, je Agencija kot dokaz zahtevala račune za eno od kategorij prijavljenih odhodkov. Čeprav računi niso bili nikoli predloženi, je Agencija izplačala povračilo v višini približno 440 000 EUR. V tem primeru je bilo predhodno preverjanje torej neuspešno.

3.30.13

Agencija je prav tako sofinancirala uporabo letala španski civilni zaščiti. Čeprav niso bila predložena dokazila o prijavljenih stroških za inšpekcijske preglede in vzdrževanje, je Agencija izplačala povračilo 430 000 EUR na podlagi povprečnega stroška na uro letenja. Ta povprečni strošek je bila izračunan v skladu z zgornjimi mejami za stroške, ki se za inšpekcijske preglede in vzdrževalna dela uporabljajo v pogodbah med španskimi organi in zasebnimi izvajalci. Obstaja tveganje, da so bili dejansko nastali stroški manjši od tistih, ki so bili povrnjeni.

3.30.14

Čeprav se je Agencija v svoje sedanje prostore preselila že leta 2014, še nima celovitega načrta neprekinjenega poslovanja, ki bi ga odobril upravni odbor.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.30.15

Agencija je znova razveljavila visok znesek odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, ki so bile prenesene iz prejšnjega leta in namenjene za povračila odhodkov državam, ki sodelujejo v skupnih operacijah, in sicer 7,7 milijona EUR, tj. 16,5 % (v letu 2016: 5,6 milijonov EUR ali 17,6 %). To dokazuje, da so sodelujoče države ponovno zelo precenile odhodke, ki naj bi jih povrnila Agencija. Kljub dejstvu, da je bilo treba razveljaviti prenose za skupne operacije za dve zaporedni leti, je Agencija v letu 2017 prerazporedila 9,6 milijona EUR iz drugih proračunskih vrstic, kar je prispevajo k novemu prenosu v višini 40,5 milijona EUR. Skupne operacije predstavljajo 69 % skupnih razveljavljenih odobritev proračunskih sredstev v letu 2017 (11,1 milijona EUR) in 46 % skupnih odobritev proračunskih sredstev, prenesenih v leto 2018 (87,6 milijonov EUR).

3.30.16

Leta 2017 so odobrena proračunska sredstva, ki so bila na voljo za operacije vračanja, znašala 66,5 milijona EUR. Vendar operacije niso dohajale razpoložljivih odobritev. Agencija je zato 13,5 milijona EUR ali 20,3 % (v letu 2016: 23 milijona EUR ali 37,5 %) vrnila Komisiji. Poleg tega je Agencija vrnila 4 milijone EUR iz proračunskega naslova I (odhodki za zaposlene), saj v letu 2017 ni bilo mogoče zaposliti načrtovanega števila novih delavcev.

3.30.17

Prvotni proračun Agencije za leto 2017 je vključeval zakonsko predpisano finančno operativno rezervo za financiranje hitrih posredovanj na mejah in posredovanj zaradi vračanja v višini 8,8 milijona EUR. (308) Vendar je Agencija septembra in nato spet oktobra 2017 iz rezerve v svoj operativni proračun prenesla 1,9 milijona EUR (ki je tako znašal 3,8 milijona EUR) za financiranje drugih dejavnosti. Prenosa nista skladna s finančno uredbo Agencije.

3.30.18

Proračun Agencije za leto 2017 je vseboval neobvezno rezervo v višini 11,9 milijona EUR za nepredvidene operativne potrebe. Po prenosu iz drugih proračunskih vrstic in spremembi proračuna so uporabljena sredstva iz rezerve znašala 24,7 milijona EUR ali 8,1 % prvotnega proračuna. Vendar je Agencija rezervo uporabljala predvsem za financiranje standardnih operacij (8,4 milijona EUR) in financiranje projekta o daljinsko vodenem zračnem nadzoru (brezpilotna zračna vozila, 7 milijonov EUR), za katerega je bilo v proračunu predvidenih le 1,1 milijona EUR. Uvrstitev neobveznih rezerv v proračun in njihova uporaba ni v skladu z načelom specifikacije proračuna in zmanjšuje proračunsko preglednost.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.30.19

Agencija objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in drugih medijih, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

3.30.20

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (309) (310). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Po informacijah Komisije je Agencija do konca leta 2017 uvedla izdajo elektronskih računov in elektronsko objavo dokumentacije za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.30.21

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2013	Obračune dobaviteljev ob koncu leta je bilo precej težko uskladili. Salde dobaviteljev je treba bolj redno spremljati, odstopanja pa bolj pravočasno analizirati.	se izvaja
2013	Frontex je začel delovati leta 2005 in je doslej deloval na podlagi korespondence in izmenjav z državo članico gostiteljico. Vendar pa celovit sporazum o sedežu med Agencijo in državo članico še ni bil podpisan. S takim sporazumom bi se spodbujala preglednost pogojev za delovanje Agencije in delo njenih zaposlenih.	zaključen
2014	Opaziti je bilo številne izboljšave v predhodnih in naknadnih preverjanjih odhodkov, ki so jih v okviru sporazumov o nepovratnih sredstvih prijavile sodelujoče države. Vendar pa dokumentacija sodelujočih držav, ki je priložena v podkrepitev prijavljenih odhodkov, ni vedno zadostna. Poleg tega niso bila zahtevana revizijska potrdila, čeprav pravila uporabe finančne uredbe EU to priporočajo za zneske nepovratnih sredstev nad določenim pragom (311). Revizijska potrdila bi dodatno zagotovila zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z nepovratnimi sredstvi.	se izvaja za predhodna in naknadna preverjanja zaključen za revizijska potrdila
2014	Zaradi visokega in hkrati stalno naraščajočega števila sporazumov o nepovratnih sredstvih ter višine s tem povezanih odhodkov, ki jih mora Agencija preveriti in povrniti, se poraja vprašanje, ali bi lahko uporabili uspešnejše in stroškovno učinkovitejše alternativne mehanizme financiranja.	se izvaja (312)
2014	Obstaja potreba po izboljšanju izračuna prispevkov pridruženih schengenskih držav (Švice, Lihtenštajna, Islandije in Norveške), da bi bolje odražal povezane pravne določbe (313). Na primer, izračun ne bi smel temeljiti na letni subvenciji, predvideni v proračunu, pač pa na končni subvenciji, prejeti od Komisije.	zaključen
2015	Pri naknadni reviziji Islandije, ki jo je Agencija izvedla oktobra 2015, so bila odkrita nepravilna plačila v skupni višini 1,4 milijona EUR, ki so se nanašala na amortizacijo plovila, ki je med letoma 2011 in 2015 sodelovalo v sedmih skupnih operacijah. Obalna straža Islandije je za to plovilo zahtevala povračilo amortizacije, kljub temu da je bila njegova doba koristnosti, predvidena v smernicah Agencije, presežena. Agencija ima sicer pravico izterjati nepravilna plačila iz zadnjih petih let, vendar je sporočila, da namerava izterjati le plačila, izvršena od januarja 2015, v vrednosti 0,6 milijona EUR.	se izvaja
2015	Sklad za notranjo varnost (ISF) je bil vzpostavljen za obdobje 2014–2020. Sestavljata ga dva instrumenta: ISF za področje meja in vizumov, v okviru katerega je za financiranje ukrepov na voljo 2,8 milijarde EUR, ter ISF za področje policijskega sodelovanja, v okviru katerega je za financiranje ukrepov na voljo 1 milijarda EUR. Komisija v okviru ISF za področje meja in vizumov državam članicam povrne stroške za nakup sredstev, kot so vozila ali plovila, ter tekoče stroške, kot sta poraba goriva in vzdrževanje. Takšne stroške udeležencem v skupnih operacijah povrne tudi Agencija. Zato obstaja tveganje dvojnega financiranja, ki ni bilo obravnavano (314).	se izvaja
2015	Države, ki sodelujejo v operacijah na mejah, prijavijo nastale stroške na podlagi obrazcev za povračilo stroškov, ki zajemajo stalne odhodke (amortizacija in vzdrževanje), spremenljive odhodke (v glavnem gorivo) in odhodke za misije (v glavnem nadomestila in drugi odhodki za posadko). Prijavljeni stroški temeljijo na realnih vrednostih in so skladni z nacionalnimi standardi, zato imajo sodelujoče države različne pristope in je sistem zelo obremenjujoč za vse udeležene strani. Sodišče je v Posebnem poročilu št. 12/2016 priporočilo, naj agencije zaradi preprečevanja takih neučinkovitosti, kadar koli je to upravičeno, uporabljajo poenostavljeno obračunavanje stroškov (315).	se izvaja
2016	V prejšnji ustanovni uredbi Agencije, ki je veljala do 5. oktobra 2016, je predvideno financiranje skupnih operacij vračanja, ki jih bodo izvedle sodelujoče države. Nacionalne operacije vračanja so postale upravičene šele v novi ustanovni uredbi. Vendar pa je Agencija v obdobju od januarja do oktobra 2016 financirala nacionalne operacije vračanja v višini 3,6 milijona EUR. Ta plačila so nepravilna.	ni relevantno
2016	Kadrovski predpisi določajo, da se v primeru zunanjega izbirnega postopka začasne uslužbence zaposli le v razrede SC 1 do SC 2, AST 1 do AST 4 ali AD 5 do AD 8 (316). Agencija je leta 2016 zaposlila 14 uslužbencev v višje razrede AST. Postopki zaposlitev v te razrede so nepravilni.	neizveden
2016	Stopnja prenesenih odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, se je povečala za naslov II (upravni odhodki) in je znašala 6,4 milijona EUR ali 43 % (2015: 3,2 milijona EUR ali 38 %) in za naslov III (operativni odhodki), za katerega je znašala 67,3 milijona EUR ali 37 % (2015: 40,2 milijonov EUR ali 35 %). Glavni razlog so pogodbe in operacije, ki segajo v naslednje leto. Agencija naj razmisli o uvedbi diferencialnih odobritev, ki bi bolje odražale neizogibne zamude med pravnimi obveznostmi, izvajanjem pogodb in operacijami ter z njimi povezanimi plačili.	se izvaja
2016	Stopnja razveljavljenih prenosov proračunskih sredstev za naslov III (operativni odhodki) iz leta 2015 je bila visoka in je znašala 6,4 milijona EUR ali 16 %, in sicer zaradi precenitve stroškov leta 2015, ki jih je še bilo treba povrniti sodelujočim državam leta 2016. Od sodelujočih držav je treba pridobiti natančnejše ocene stroškov in zagotoviti, da pravočasneje poročajo o stroških.	se izvaja
2016	V okviru razširjenega mandata Agencije je velika pozornost namenjena operacijam vračanja in temu je bilo v njenem proračunu za leto 2016 dodeljenih 63 milijonov EUR. Ker je bilo izvedenih manj operacij vračanja, kot je bilo predvideno, je bilo v proračun EU vrnjenih 23 milijonov EUR ali 37,5 %. Precejšne zamude pri postopku javnega naročanja za okvirno pogodbo v višini 50 milijonov EUR za čartersko letalo in z njim povezane storitve za Frontexove operacije vračanja so pripomogle k tej situaciji in še naprej vplivajo na število operacij vračanja, ki jih organizira Agencija. Medtem ko je bil začetek postopka javnega naročanja predviden v marcu 2016, se do konca leta še ni začel.	ni relevantno
2016	Komisija in Agencija, soupravičenci in koordinator treh drugih soupravičencev (EASO, IOM in UNHCR) (317) so 22. decembra 2015 podpisali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev v višini 5,5 milijona EUR za regionalno podporo upravljanja migracij, usmerjeno v zaščito, v državah Zahodnega Balkana in Turčiji za triletno obdobje, ki se začne s 1. januarjem 2016. Sporazumi o sodelovanju s tremi partnerji (pravne obveznosti) v višini 3,4 milijona EUR pa so bili podpisani šele med avgustom in novembrom 2016. Dva sporazuma o proračunskih obveznostih, ki bi morala pred prevzemom pravnih obveznosti sprostiti sredstva, sta bila podpisana šele oktobra in decembra 2016. Poleg tega so proračunske obveznosti znašale 1,2 milijona EUR in so zajemale samo plačila predhodnega financiranja. Takšen postopek krši pravila finančne uredbe o proračunskem upravljanju. Pozen podpis sporazumov je povzročil negotovost v zvezi z operativnim sodelovanjem med partnerji.	ni relevantno
2016	V načrtu delovnih mest Agencije za leto 2016 je 275 delovnih mest za uradnike in začasne uslužbence (318). Ob koncu leta 2016 je bilo zapolnjenih samo 197 ali 71 % delovnih mest, predvsem zato, ker je bilo v oktobru 2016 ustvarjenih 50 novih delovnih mest in ker se mora postopek zaposlovanja še zaključiti. Agencija se običajno srečuje s težavami pri zaposlovanju delavcev z zahtevanim profilom, deloma zaradi koeficienta za prilagoditev plače (66,7 %).	se izvaja
2016	Zaradi razširitve njenega mandata se bo število zaposlenih v Agenciji več kot podvojilo, s 365 zaposlenih v letu 2016 na 1 000 zaposlenih v letu 2020 (319). To povečanje ni temeljilo na temeljiti oceni potreb.	ni relevantno
2016	Za načrtovano povečanje števila zaposlenih bodo potrebni dodatni pisarniški prostori. Agencija skupaj s Komisijo in državo gostiteljico analizira možnosti za izpolnjevanje potreb.	zaključen

ODGOVOR AGENCIJE

PRIPOMBE O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ

3.30.10

Po odločitvi agencije Frontex o prekinitvi pogodbe je bilo treba zagotoviti nadaljnje izvajanje storitev, dokler ne bo izbran nov izvajalec.

Ob upoštevanju tržnih omejitev za zahtevane storitve v regiji (kjer je zelo malo gospodarskih subjektov) je bila najprimernejša možnost uporaba „premostitvene pogodbe“ z družbo, ki je bila druga najboljša v prvotnem razpisnem postopku za izbiro trajektnih prevoznikov. Zato ni šlo za nadaljevanje že zaključenega razpisnega postopka. Agencija Frontex je upoštevala, da je družba že imela predhodne izkušnje z zagotavljanjem trajektnih storitev za agencijo Frontex, pri čemer so bili odzivi vedno zelo pozitivni. Predlagani trajekt izpolnjuje vse minimalne tehnične zahteve. Izvajalec je bil pripravljen opravljati storitve pod enakimi pogoji, kot so bili zahtevani in ponujeni v začetnem razpisnem postopku.

Izjema, ki pojasnjuje razloge za to odločitev, je bila podpisana novembra 2017. Premostitveno pogodbo sta decembra 2017 podpisali obe strani, veljati pa je začela januarja 2018.

Uporaba merila cene kot edinega merila je bila skrbno analizirana in je temeljila na izkušnjah agencije Frontex v zadnjih dveh letih naročanja trajektov za operacije ponovnega sprejema med grškimi otoki in Turčijo. Zaradi tržnih omejitev na geografskem območju, kjer je bilo na voljo zelo omejeno število prevoznikov z majhno ponudbo trajektov, je bila uporaba kvalitativnih meril za oddajo naročila neustrezna. Storitve, ki jih je agencija Frontex zahtevala, so bile kratke poti med grškimi otoki in Turčijo za ponovni sprejem oseb v postopku vračanja v skladu s sporazumom o ponovnem sprejemu med EU in Turčijo, pri čemer je bilo treba zagotoviti, da se operacije izvajajo v varnem okolju in ob polnem spoštovanju temeljnih pravic.

3.30.11

V skladu z zadnjim odstavkom člena 31.2 Kadrovskih predpisov („… Zaradi reševanja posebnih potreb institucij se pri zaposlovanju uradnikov lahko upoštevajo v Uniji prevladujoči pogoji na trgu dela …“) je agencija Frontex upoštevala pogoje na trgu dela (= nizek korekcijski koeficient v primerjavi z zahtevanimi poklicnimi izkušnjami), pri čemer je dodelila višje razrede v funkcionalni skupini AST. To se je v celoti odražalo v načrtih delovnih mest (ki so sestavni del proračuna), proračunski organi pa tega niso nikoli izpodbijali.

Agencija Frontex od marca 2017 ne imenuje zunanjih kandidatov za razrede, višje od AST4.

PRIPOMBE O NOTRANJIH KONTROLAH

3.30.12

Stroški pregledov/vzdrževanja so opredeljeni kot „Stroški, povezani z vsemi pregledi/vzdrževanjem (…) v celotni življenjski dobi sredstva (…). Tarifa na podlagi podatkov, ki jih predloži proizvajalec ali vzdrževalna enota organa, ki uporablja sredstvo.“

Urna postavka je zato lahko v obliki izjave o stroških, ki jo zagotovijo upravičenci na podlagi ocen proizvajalca ali dejanskih stroškov, nastalih v predhodnih letih, ali ocen stroškov, pridobljenih iz referenčnih podatkov podobnih sredstev, če je sredstvo novo in podatki niso na voljo. Predložitev računov (ali enakovredne računovodske evidence zaradi količine podatkov) je mogoča le, če je urna postavka določena na podlagi dejanskih stroškov v referenčnem letu. Vendar lahko upravičenec določi tudi urno postavko, ki temelji na povprečnih referenčnih cenah, če dejanski računi niso na voljo.

Tako je bilo v primeru izbranih plačil, saj je obalna straža Islandije agenciji Frontex zagotovila oceno stroškov vzdrževanja na uro. Dokumenti, ki jih je zagotovila obalna straža Islandije, odražajo ugotovitve naknadnih nadzorov na Islandiji leta 2015, ko je skupina za naknadni nadzor agencije Frontex obiskala vzdrževalni center in preverila predložene dokumente obalne straže Islandije, na katerih so temeljile metodologije njihovega izračuna.

Zato je po mnenju agencije Frontex v dokumentu, ki ga je predložila Islandija, navedenih dovolj razlogov za odobritev izdatkov.

3.30.13

Skupni znesek urne postavke za vse preglede/vzdrževanje zrakoplova z nepremičnimi krili je sestavljen iz posebnih dogovorov iz treh pogodb:

—

Vzdrževanje motorjev – pogodba je bila podpisana za najvišji znesek 9 010 475,50 EUR, podlaga za plačilo pa je urna postavka za vzdrževanje enega motorja. Španska civilna zaščita zaračunava agenciji Frontex urno postavko za vzdrževanje motorja, kot je določeno v pogodbi. Če se za vzdrževanje motorjev porabi manj ur, skupna zgornja meja ne bo dosežena. Zato v tem primeru skupna vrednost pogodbe ni pomembna, saj štejejo stroški na uro.

—

Splošno vzdrževanje – določbe ustrezne pogodbe ga opredeljujejo kot pogodbo s skupno ceno (ne okvirno pogodbo) z mesečnimi računi za posebne dejavnosti, ki jih izvaja izvajalec. Agencija meni, da bo španska civilna zaščita ob izteku pogodbe plačala skupni znesek, določen v pogodbi. Strošek urne postavke se izračuna tako, da se ta skupni strošek deli s številom ur letenja.

—

Dobava rezervnih delov – določbe pogodbe, kot je navedeno zgoraj, to opredeljujejo kot pogodbo s skupno ceno (ne okvirno pogodbo) z mesečnimi računi za posebne dejavnosti, ki jih izvaja izvajalec. Agencija meni, da bo španska civilna zaščita ob izteku pogodbe plačala skupni znesek, določen v pogodbi.

Zaradi zgoraj navedenih razlogov se Agencija ne strinja z oceno tveganja, ki jo je pripravilo Sodišče, saj bi bili zneski, povrnjeni španski civilni zaščiti, ocenjeni na podlagi pogodbe s skupno ceno, končno enaki zneskom, povrnjenim na podlagi dejanskih računov.

3.30.14

Sedanji pristop k upravljanju neprekinjenega poslovanja, strategija in posledični načrti neprekinjenega poslovanja so bili pripravljeni in posodobljeni (letno) na podlagi pravnega okvira in strukture, ki sta bila v veljavi do konca leta 2016.

Z okrepljenim mandatom in vzpostavljeno novo ustrezno strukturo bodo odgovorni lastniki podjetij pregledali zlasti načrte neprekinjenega poslovanja, saj organizacijske spremembe zahtevajo tudi popolno prenovo poslovnih procesov.

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.30.15

Glavni izziv je povezan z razpoložljivostjo odobritev za prevzem obveznosti v danem letu.

Da bi se zmanjšalo tveganje velikega števila preklicev, je agencija Frontex v zadnjem četrtletju leta 2016 upravičencem dodatno poslala zahtevek za predložitev zahtevkov za končno plačilo napotitev, zaključenih v drugi polovici leta 2016, in za zagotovitev natančnih ocen stroškov, ki jih je treba kriti v primeru sedanje (decembra 2016) ali načrtovane uvedbe (januarja 2017) v okviru operativnih dejavnosti za leto 2016. Glavni cilj teh zahtevkov je bil ugotoviti morebitne precenitve stroškov, zmanjšati dodelitve na podlagi dokumenta o strateškem okviru in ponovno uporabiti sredstva iz leta 2016. Kljub določenim pozitivnim rezultatom tega ukrepa je raven prenosa odobritev ostala razmeroma visoka.

Posledično je agencija Frontex, kljub temu da je ustrezno ocenila dejanske finančne potrebe, potrebovala dodatna sredstva, da bi zagotovila finančno kritje napotitev v jeseni 2016, saj sprostitve obveznosti iz zaključenih in tekočih napotitev v tej fazi niso bile na voljo.

Agencija je razvila shemo nepovratnih sredstev in jo od operativnega kroga 2018 izvaja, pri čemer je v veliko večji meri uporabila stroške na enoto pri nepovratnih sredstvih za kritja do enega leta. Z izboljšanim spremljanjem izvajanja nepovratnih sredstev želi Agencija zmanjšati preklice prenosov.

3.30.16

Vrnitev

Kljub sredstvom za vračanje Komisiji je glavni cilj Agencije na področju vračanja dosežen z zagotavljanjem tehnične in operativne pomoči državam članicam pri izvajanju operacij vračanja ter s posebnimi dejavnostmi pred vrnitvijo (namenjenimi lažji identifikaciji povratnikov, usposabljanju, izmenjavi znanja med državami članicami itd.).

Leta 2017 se je število operacij vračanja, ki jih usklajuje agencija Frontex, znatno povečalo: 47 % več kot leta 2016. Število vrnjenih migrantov z neurejenim statusom se je povečalo z 10 700 leta 2016 na 14 200 leta 2017. To je skoraj 10 % (leta 2014 je bil delež 2 %) vseh migrantov, ki so bili dejansko vrnjeni iz EU v tretje države.

Zaposlovanje:

Do vračil, povezanih z odhodki za zaposlene, je večinoma prišlo zaradi izzivov in povezanih zamud v postopku zaposlovanja: dolgotrajnih postopkov, dolgih obdobij razpisov, nezadostnega števila kandidatov in pomanjkanja geografske uravnoteženosti zaradi nizkega korekcijskega koeficienta. Ne glede na to agencija šteje za dosežek to, da je v enem letu sprejela in namestila več kot 250 novih članov osebja.

3.30.17

Leto 2017 je bilo za agencijo prvo leto izvajanja nove uredbe o evropski mejni in obalni straži (EBCG). V skladu s členom 75(13) je morala agencija v svoj proračun vključiti obvezno finančno operativno rezervo za financiranje hitrih posredovanj na mejah (RABITS) in posredovanj zaradi vračanja, ki znaša 4 % sredstev, predvidenih za operativne dejavnosti. Vsako leto bi morala biti 1. oktobra še vedno na voljo najmanj četrtina rezerve za kritje potreb, ki bi nastale do konca leta.

Obvezna operativna rezerva je bila vzpostavljena zato, da bo lahko imela agencija kadar koli v letu na voljo določeno rezervo za napotitev skupin RABITS, s čimer bi se lahko krili začetni stroški takšne nenadne napotitve. Evropski parlament (EP) je spremenil prvotno besedilo uredbe EBCG, ki jo je predlagala Komisija (COM), z dodatkom, da je lahko 1. oktobra na voljo samo četrtina rezerve, kar ustreza vsoti za preostale tri mesece v letu. Nekaj nejasnosti ostaja glede vprašanja, kaj bi se moralo zgoditi s preostalimi tremi četrtinami rezerve po 1. oktobru, saj uredba EBCG tega ne omenja.

Prvi prenos konec septembra je bil namenjen financiranju okrepljenih operativnih dejavnosti v zračnem prostoru in na morju ter nakupu lastnih služb za nadzor zračnega prometa; drugi prenos je bil opravljen po 1. oktobru. Upravni odbor je bil o prenosih obveščen v mesečnih poročilih.

Agencija meni, da mora zakonodajalec zagotoviti pojasnilo.

3.30.18

Neobvezna rezerva je bila predvidena že v okviru priprav enotnega programskega dokumenta 2017–2019. V skladu s členom 75.3 uredbe EBCG in dalje sta se priprava enotnega programskega dokumenta ter ocena prihodkov in odhodkov začeli v letu N-2, dokončani pa sta bili konec jeseni leta N-1. Uredba EBCG je začela veljati oktobra 2016.

Agencija je morala v letu 2016 načrtovati podroben letni delovni program za leto 2017 (del enotnega programskega dokumenta 2017–2019), ne da bi imela na voljo končni izid pogajanj o uredbi EBCG, torej brez jasno opredeljene pravne podlage.

Proti koncu leta 2016 je bil enotni programski dokument 2017–2019 že dokončan in pripravljen za sprejem s strani upravnega odbora, ki je v celoti podprl oblikovanje neobvezne rezerve v času sprememb evropske mejne in obalne straže.

Komisija je v svojem mnenju (C92016) 8722 o enotnem programskem dokumentu 2017–2019 v točki 63 navedla naslednje: „Komisija pozdravlja, da postane načrtovanje ravnanja v izrednih razmerah eno od vodilnih načel pri oblikovanju letnega delovnega programa in da Agencija dodeli skoraj 10 % sredstev svojega operativnega proračuna za tako imenovano ‚operativno prilagodljivost‘ (…). V tem kontekstu Komisija spodbuja Agencijo, da v okviru svojega proračuna vzpostavi dve ločeni rezervi: prvo, ki bo v celoti skladna s členom 75(13) uredbe EBCG, in drugo, ki bo Agenciji omogočala vzdrževati operativno prilagodljivost za morebitne nepredvidene situacije, ki lahko nastopijo poleg hitrih posredovanj.“

PRIPOMBE O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.30.19

Agencija Frontex objavlja prosta delovna mesta v angleščini, urad EPSO pa zahteva prevode v vse uradne jezike EU, kar bi glede na številne razpise prostih delovnih mestih pomenilo visoke finančne stroške in morebitno zamudo v postopku zaposlovanja. Informacije o svojih razpisih delovnih mest tako širi prek drugih kanalov, npr. mreže agencij EU, upravnega odbora, stalnih predstavništev, portala EuroBrussels in družbenih medijev.

3.30.20

Agencija Frontex je v postopku vzpostavljanja orodij za elektronsko oddajo ponudb. Orodje se bo začelo uvajati po podpisu memoranduma o soglasju s Komisijo (GD DIGIT). Uradni rok za ta instrument je konec oktobra 2018, kot je določeno v členu 90(2) direktive o javnih naročilih, ki jo Komisija po analogiji uporablja za agencije. Agencija Frontex bo navedeni rok upoštevala.

Agencije, ki so financirane iz razdelka 4 večletnega finančnega okvira – Evropa v svetu

3.31 EVROPSKA FUNDACIJA ZA USPOSABLJANJE (ETF)

UVOD

3.31.1

Evropska fundacija za usposabljanje (v nadaljnjem besedilu: Fundacija ali ETF) s sedežem v Torinu je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (EGS) št. 1360/90 (320) (prenovljena z Uredbo (ES) št. 1339/2008 (321)). Njena naloga je podpiranje reforme poklicnega usposabljanja v partnerskih državah Evropske unije. V okviru tega pomaga Komisiji pri izvajanju različnih programov poklicnega usposabljanja.

3.31.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Fundaciji (322).

Tabela

Ključni podatki o Fundaciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	21	20
Skupno število zaposlenih 31. decembra (323)	130	125
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Fundacija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.31.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Fundacije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (324) in poročila o izvrševanju proračuna (325) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.31.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.31.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.31.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.31.7

Zaradi informacije v nadaljevanju mnenje Sodišča ni vprašljivo.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.31.8

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o spremljanju napredka pri poklicnem usposabljanju in izobraževanju v okviru torinskega procesa v ETF z naslovom Progress monitoring in Vocational and Educational Training through the Torino process in ETF (326). Fundacija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.31.9

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

V letu 2016 je bila v imenu Komisije opravljena zunanja ocena Fundacije. To je bil prvi korak pri medsektorski oceni štirih agencij, ki delujejo na področjih zaposlovanja, socialnih zadev in vključevanja (327). Pri oceni je bilo ugotovljeno, da obsežna reorganizacija ETF, ki je potekala od leta 2011, ni imela pomembnih negativnih vplivov, notranji in zunanji deležniki pa so jo v glavnem sprejeli pozitivno, zlasti kar zadeva strategijo in uspešnost. Upravljanje ETF je bilo ocenjeno kot učinkovito in uspešno. V oceni je poudarjeno tudi, da ETF od leta 2011 stalno izboljšuje svoje zmogljivosti v zvezi s spremljanjem, vendar bi lahko bila predstavitev njenih dejavnosti in dosežkov še jasnejša. K izboljšanju bi pripomogli poenotenje in poenostavitev kazalnikov v povezavi z eno samo intervencijsko logiko ter uporaba enotne terminologije v celotni organizaciji. Fundacija je pripravila načrt za izvedbo priporočil, ki so jih dali ocenjevalci.

ni relevantno

2016

Sodišče je v svojem poročilu o zaključnem računu Fundacije za proračunsko leto 2011 že opozorilo, da stanje v zvezi s prostori Fundacije ni zadovoljivo in da zato obstaja tveganje, da bodo njene dejavnosti motene. Stanje ostaja nespremenjeno, saj je šel konzorcij, ki je upravljal kompleks in zasedal del njegovih prostorov, leta 2011 v likvidacijo, zato je del kompleksa prazen. Država gostiteljica bi morala nujno poiskati rešitev za ta problem. V skladu s sporazumom o sedežu mora primerne prostore zagotavljati do leta 2027.

zaključen

ODGOVOR FUNDACIJE

Fundacija jemlje na znanje poročilo Sodišča.

Agencije, ki so financirane iz razdelka 5 večletnega finančnega okvira – Uprava

3.32 AGENCIJA ZA OSKRBO EURATOM (EURATOM)

UVOD

3.32.1

Agencija za oskrbo Euratom (v nadaljnjem besedilu: Agencija) s sedežem v Luxembourgu je bila ustanovljena leta 1958 (328). Prejšnji statut Agencije je bil nadomeščen s Sklepom Sveta 2008/114/ES, Euratom (329). Glavna naloga Agencije je, da uporabnikom v EU zagotavlja redno dobavo jedrskega materiala, zlasti jedrskih goriv, na podlagi skupne dobavne politike, ki temelji na načelu enakega dostopa do dobavnih virov.

3.32.2

Agencija od leta 2008 do leta 2011 za svoje dejavnosti ni imela lastnega proračuna. Vse stroške, ki jih je imela pri izvajanju svojih dejavnosti, je pokrila Komisija. Od leta 2012 Komisija Agenciji zagotavlja lasten proračun, vendar pa ta pokriva le majhen del njenih odhodkov.

3.32.3

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (330).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	0,1	0,1
Skupno število zaposlenih 31. decembra (331)	17	17
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.32.4

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (332) in poročila o izvrševanju proračuna (333) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.32.5

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.32.6

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.32.7

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

ODGOVOR AGENCIJE

Agencija jemlje na znanje poročilo Sodišča.

Agencije, ki se financirajo same

3.33 URAD SKUPNOSTI ZA RASTLINSKE SORTE (CPVO)

UVOD

3.33.1

Urad Skupnosti za rastlinske sorte (v nadaljnjem besedilu: Urad ali CPVO) s sedežem v Angersu je bil ustanovljen z Uredbo Sveta (ES) št. 2100/94 (334). Njegova glavna naloga je registriranje in preučevanje prijav za podelitev pravic industrijske lastnine za rastlinske sorte v Uniji, hkrati pa zagotavlja, da pristojni uradi v državah članicah izvajajo potrebno strokovno preskušanje.

3.33.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Uradu (335).

Tabela

Ključni podatki o Uradu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	16	16
Skupno število zaposlenih 31. decembra (336)	44	51
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Urad.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.33.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Urada, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (337) in poročila o izvrševanju proračuna (338) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.33.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.33.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.33.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.33.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.33.8

Dokumentacija o postopkih javnega naročanja in dodelitve nepovratnih sredstev je bila v letu 2017 neustrezna. Objavljena razpisna dokumentacija v zvezi z javnimi naročili za storitve v okviru pogodb nizkih in srednjih vrednosti je vsebovala neskladja, v njej pa tudi ni bilo pojasnil glede predizbora kandidatov za javna naročila nizkih vrednosti. Poleg tega Urad za javno naročanje nadomestnih uslužbencev ni pripravil nobenih poročil o vrednotenju. Tudi merila za oddajo naročil niso bila jasno razkrita. V zvezi z dodelitvijo nepovratnih sredstev ocene tveganja niso bile ustrezne, mnenja strokovnjakov pa niso bila podpisana.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.33.9

V skladu s svojo finančno uredbo (339) bi moral Urad uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje. Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Urad do konca leta 2017 še ni uvedel nobenega od teh orodij.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.33.10

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2014	Urad za večino svojih plačil uporablja elektronsko bančništvo. Računovodja in njegova namestnika lahko plačila podpišejo elektronsko. Podpis druge osebe ni zahtevan, kar je za Urad finančno tveganje.	se izvaja
2014	Čeprav je Urad začel delovati leta 1995, sporazum o sedežu z državo članico gostiteljico, ki bi opredelil pogoje za delovanje Urada in delo zaposlenih, še vedno ni podpisan.	se izvaja (ni v pristojnosti Urada)
2015	Dne 31. decembra 2015 so pristojbine, katerih plačilo je zapadlo že pred več kot 90 dnevi (v glavnem letne pristojbine), znašale 240 766 EUR (340). Urad za izterjavo neplačanih pristojbin ni uporabil vseh možnosti iz svoje finančne uredbe, na primer prisilne izterjave (341).	se izvaja
2016	Stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, je bila visoka za naslov II (upravni odhodki) in je znašala 788 540 EUR ali 40 % (2015: 395 882 EUR ali 28 %). Nanašajo se predvsem na tekočo obnovo stavb (284 423 EUR), projekte IT (253 483 EUR) ter stroške revizij in vrednotenj (137 098 EUR), za katere bodo storitve deloma zagotovljene ali računi zanje prejeti šele leta 2017.	ni relevantno
2016	Stopnja razveljavitev odobritev plačil iz leta 2015, prenesenih v leto 2016, je bila visoka tudi za naslov II in je znašala 17 % (2015: 20 %), kar pomeni, da je treba izboljšati proračunsko načrtovanje.	ni relevantno
2016	Ustanovna uredba Urada ne zahteva rednih zunanjih ocen smotrnosti. Urad ali Komisija sta sicer priložnostno ocenila posebne teme, vendar bi moral Urad skupaj s Komisijo razmisliti o tem, da bi se vsaj vsakih pet let naročila celovita zunanja ocena smotrnosti, tako kot je praksa v večini drugih Agencij. Morebitna prihodnja sprememba ustanovne uredbe bi morala vključevati takšno zahtevo.	neizveden (ni v pristojnosti Urada)

ODGOVOR URADA

3.33.8

Urad se je seznanil z mnenjem Sodišča in se strinja z izboljšanjem dokumentacije, hkrati pa sporoča, da so bile v okviru postopkov opravljene ustrezne ocene, vrednotenja in mnenja.

3.33.9

Sklenil je pogodbeni dogovor z Evropsko komisijo, v skladu s katerim bo še pred koncem leta omogočil elektronsko oddajo ponudb in zagotovil lastno rešitev za izdajanje e-računov. V času sklenitve tega dogovora nobeden od razpisnih kandidatov ni izpolnjeval pogojev za uporabo orodja, poleg tega uporaba orodja takrat tudi ni bila obvezna.

3.34 URAD EVROPSKE UNIJE ZA INTELEKTUALNO LASTNINO (EUIPO)

UVOD

3.34.1

Urad Evropske unije za intelektualno lastnino (v nadaljnjem besedilu: Urad ali EUIPO), ki se je do 23. marca 2016 imenoval Urad za usklajevanje na notranjem trgu (UUNT), je bil ustanovljen leta 1993. Njegova ustanovitvena uredba je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (EU) 2017/1001 Evropskega parlamenta in Sveta (342). Glavna dejavnost Urada s sedežem v Alicanteju je registracija blagovnih znamk EU in registriranih modelov Skupnosti, ki so veljavni v vsej EU.

3.34.2

V tabeli 1 so predstavljeni ključni podatki o Uradu (343).

Tabela

Ključni podatki o Uradu

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (344)	421	401
Skupno število zaposlenih 31. decembra	910	995
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Urad.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.34.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Urada, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (345) in poročila o izvrševanju proračuna (346) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.34.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.34.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.34.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.34.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.34.8

Urad je v letu 2017 razveljavil 3,2 milijona EUR ali 15,9 % odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti in ki so bile prenesene iz leta 2016, kar kaže na težave pri načrtovanju proračunskih potreb, zlasti na področju sodelovanja z nacionalnimi uradi za intelektualno lastnino.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.34.9

Pri oddaji naročil za storitve je Urad tudi v tem letu uporabljal predvsem sistem fiksnih cen (347). Cene za pogodbe za specifične storitve se določijo s cenami na enoto, določenimi v okvirnih pogodbah (cena za delovni dan itd.), in oceno števila enot, potrebnih za specifično storitev. Potem ko Urad potrdi cenovno ponudbo ponudnika, preveri pravilno uporabo cen na enoto.

3.34.10

Vendar pa v postopku javnega naročila za okvirno pogodbo v višini 80 milijonov EUR za storitve splošnega svetovanja, revidiranja, izvajanja študij in vodenja projektov seznam storitev, ki naj bi se zagotovile z okvirno pogodbo, ni bil izčrpen. Zaradi vrednotenja ponudb so razpisne zahteve vključevale dve poslovni utemeljitvi v zvezi z vodenjem enega projekta in enega programa, ki je vključeval več projektov. Ta okvirna pogodba je okvirna pogodba za več storitev z več subjekti, pri kateri se deloma uporablja kaskadni mehanizem (splošno svetovanje in projektno vodenje), deloma pa mehanizem ponovnega zbiranja ponudb (revizija in študije). Vendar je ocenjene enote količinsko predhodno določil Urad, ki je hkrati zahteval, naj razdelitev med različnimi profili opravijo ponudniki. Konkurenca pri javnem naročilu za to okvirno pogodbo in posledično za nekaj z njo povezanih specifičnih pogodb je torej temeljila na cenah na enoto, vrstah profilov in kakovosti, ne pa tudi na predvidenem številu potrebnih enot, kar je pomemben element za izračun pogodbe s fiksno ceno.

3.34.11

Sodišče je revidiralo eno specifično pogodbo s fiksno ceno v višini 145 447,50 EUR, sklenjeno na podlagi te okvirne pogodbe, katere glavni namen je zagotoviti pomoč pri vodenju enega projekta za upravljanje dokumentov. Število delovnih dni, potrebnih za te storitve, ni bilo mogoče povezati s poslovno utemeljitvijo, določeno v razpisnih zahtevah, niti z opisom storitev v specifični pogodbi. Fiksna cena, kot je določena v tej specifični pogodbi, zato vsebuje tveganje, da storitve ne bodo zagotovljene na najbolj gospodaren način.

3.34.12

Kadar pri javnem naročanju okvirnih pogodb ni mogoče določiti vseh pogojev za zagotovitev storitev, je primerneje za specifično pogodbo ponovno odpreti konkurenco med več okvirnimi ponudniki.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.34.13

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2016	Stopnja izvrševanja proračuna Urada je bila nizka in je znašala 89 %, kar kaže na nenatančno oceno odhodkov v proračunu za leto 2016. Natančnost proračuna Urada, kadar je potrebno s spremembo, je postala bolj pomembna po nedavnih spremembah v njegovi ustanovni in finančni uredbi, v katerih so opredeljeni mehanizmi, kot sta dodeljevanje presežkov v rezervni sklad (348) in z njim povezani mehanizem kompenzacije (349), ki so povezani s proračunskimi sredstvi.	Zaključen (350)
2016	Leta 2014 je Urad objavil javni razpis za sklenitev štiriletne okvirne pogodbe v ocenjeni tržni vrednosti 30 milijonov EUR za naročilo svetovalnih storitev, ki zajemajo širok razpon dejavnosti, vključno z revizijskimi storitvami, vodenjem projektov, splošnim svetovanjem in študijami, vendar razpisni postopek in naknadna uporaba okvirne pogodbe v nekaterih delih nista bila ustrezno vodena. Cilji in dejavnosti, ki jih je treba izvesti, niso bili dovolj podrobno opredeljeni, da bi natančno ocenili obseg okvirne pogodbe. Zaradi tega je bila v dveh letih in šestih mesecih že v celoti porabljena. Poleg tega kljub široki raznolikosti storitev, ki so predmet javnega naročila, in večinoma različnim ravnem porabe na dejavnost ni bil uporabljen noben sklop. Njihova uporaba bi lahko spodbudila k sodelovanju manjša podjetja za dejavnosti z nizko vrednostjo. Pozivanje enega samega ponudnika k oddaji ponudb s fiksno ceno z uporabo okvirne pogodbe onemogoča cenovno konkurenco in povečuje odvisnost od tega ponudnika. Urad bi moral, kadar je to primerno, razmisliti o sklenitvi sporazumov z več dobavitelji s ponovnim odpiranjem konkurence.	se izvaja (351)
2016	Urad z izpolnjevanjem svoje naloge registracije blagovnih znamk in modelov za enotni evropski trg proizvaja veliko količino prevajalskega dela. Ustanovna uredba Urada določa, da prevajalske storitve, ki se zahtevajo za delovanje Urada, zagotovi Prevajalski center za organe Evropske unije („CDT“), kar pomeni, da je Urad njegova glavna stranka. Urad vse pogosteje uporablja interne rešitve, kot so jezikovni in prevajalski spomini ter z njimi povezana programska oprema. Cilj teh orodij je izboljšanje stroškovne učinkovitosti in učinkovitosti Urada samega. S stališča Evropske unije lahko trenutna situacija privede do podvajanj prizadevanj in s tem povezanih stroškov.	se izvaja

ODGOVOR URADA

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.34.8

Čeprav je stopnja razveljavitev nekoliko nad 15 %, pa je številka 3,2 milijona EUR razveljavljenih prevzetih prenosov najnižja v zadnjih desetih letih (od leta 2008). Urad še naprej sodeluje z nacionalnimi uradi, da bi zmanjšal razveljavljene prenose, in sicer z vmesnimi izvedbenimi poročili in polletnimi pregledi ter povečanimi nadzornimi ukrepi, ki so sestavni del vsakega novega sporazuma o sodelovanju. Poleg tega so bili okrepljeni dodatni notranji ukrepi, kot je povečevanje ozaveščenosti s trenerstvom, usposabljanjem, informativnimi obvestili in srečanji s finančnimi akterji. Urad je pred koncem leta 2017 predvidel, da bo stopnja razveljavljenih prenosov presegla 15 %, in je proaktivno sprejel dodatne ukrepe za zmanjšanje prenosov v naslednjem letu.

PRIPOMBE O DOBREM FINANČNEM UPRAVLJANJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.34.9

Urad se je podrobno seznanil s pripombami Sodišča.

Uvodoma je treba pojasniti, da so bili opredeljeni scenariji v razpisni dokumentaciji mišljeni kot najbolj nazorni in reprezentativni primeri prihodnjih uporab javnih naročil in naj ne bi bili konkretno povezani z vsako posamezno pogodbo.

Kar zadeva primernost ponovnega odpiranja mehanizma za konkurenčnost in kot je navedeno v odgovoru Urada na revizijo iz leta 2016, je bil ta pojem že uveden v ocenjeni okvirni pogodbi za revizije in študije. Urad je ovrednotil dodano vrednost tega mehanizma glede na povzročene upravne stroške in je glede na to, kako intenzivno uporablja storitve svetovanja in projektnega vodenja, zaključil, da ta mehanizem ni najboljši način za vodenje tovrstnih javnih naročil. Ker je trenutna okvirna pogodba veljavna do leta 2020, bi razširitev tega mehanizma na storitve svetovanja in projektnega vodenja v tem trenutku pomenila objavo novega razpisa, kar se Uradu ne zdi sorazmerno.

Znotraj obstoječega „kaskadnega“ mehanizma za storitve svetovanja in projektnega vodenja EUIPO ponovno potrjuje, kar je odgovoril že v sklopu revizije leta 2016 v zvezi z uporabo sistema fiksne cene. Glavni razlog za izbiro te možnosti je, da se srečuje s sodnimi primeri pred španskimi nacionalnimi delovnimi sodišči, povezanimi z „nezakonitim prenosom zaposlenih“, ki med drugim izhajajo iz sistema „dejanskega časa in materiala“, ki se je uporabljal v preteklosti.

V sklopu tega sistema s fiksno ceno (v okviru „kaskadnega“ mehanizma) ima Urad že izkušnje pri ocenjevanju ponudb. Tako ima vzpostavljeno posebno skupino, ki je na podlagi predhodne prakse in strokovnega znanja pridobila znanje za ocenjevanje, kakšni viri so potrebni za izpolnjevanje nalog v okviru storitev s fiksno ceno.

Verjamemo pa, da bi zadržek Sodišča lahko obravnavali z drugimi oblikami pogodb, ki niso po sistemu „fiksne cene“, pač pa na primer po sistemu „časa in materiala po predračunu“, ki bi ga lahko Urad v prihodnje proučil za vsak primer posebej. Urad se zavezuje, da bo navedel dodatne podrobnosti in dokumentiral lastne ocene virov, potrebnih za izpolnjevanje nalog v okviru storitev s fiksno ceno, preden bo objavil javni razpis, s čimer bo predhodno priskrbel dokaze o zgoraj navedenem svojem strokovnem znanju.

3.35 ENOTNI ODBOR ZA REŠEVANJE (SRB)

UVOD

3.35.1

Enotni odbor za reševanje (v nadaljnjem besedilu: Odbor ali SRB) s sedežem v Bruslju je bil ustanovljen z Uredbo (EU) št. 806/2014 o enotnem mehanizmu za reševanje („uredba o enotnem mehanizmu za reševanje“) (352). Naloga Odbora je zagotoviti urejeno reševanje kreditnih institucij in nekaterih investicijskih podjetij (v nadaljnjem besedilu: „kreditne institucije“) v težavah s čim manjšim učinkom na realni sektor in javna sredstva sodelujočih držav članic bančne unije.

3.35.2

Odbor je odgovoren za upravljanje enotnega sklada za reševanje (v nadaljnjem besedilu: Sklad), ki je bil ustanovljen z uredbo o enotnem mehanizmu za reševanje in ki ta mehanizem podpira. Sklad bo postopno vzpostavljen v obdobju med letoma 2016 in 2023 ter bo do 31. decembra 2023 dosegel ciljno raven v višini vsaj 1 % zneska kritih vlog vseh kreditnih institucij znotraj evropske bančne unije.

3.35.3

Odbor ima svoj avtonomni proračun, ki ni del proračuna EU. Prispevki se zbirajo od kreditnih institucij, ki so ustanovljene v državah članicah, ki sodelujejo v bančni uniji.

3.35.4

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Odboru (353).

Tabela

Ključni podatki o Odboru

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)
Prvi del (upravni proračun Odbora)	65	113
Drugi del (proračun Sklada)	11 800	6 462
Skupno število zaposlenih 31. decembra (354)	182	276
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Odbor.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.35.5

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Odbora, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (355) in poročila o izvrševanju proračuna (356) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.35.6

Po mnenju Sodišča zaključni račun Odbora za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2017 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.35.7

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.35.8

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Poudarjanje zadev

3.35.9

Ne da bi bilo zato vprašljivo mnenje iz odstavkov 3.35.6. do 3.35.8., Sodišče poudarja, da se prispevki v Sklad izračunajo na podlagi informacij, ki jih Odboru posredujejo kreditne institucije (in nekatera investicijska podjetja). Revizija prihodkov Odbora, ki jo je opravilo Sodišče, je temeljila na teh informacijah, vendar Sodišče ni preverjalo njihove zanesljivosti. Uredba o enotnem mehanizmu ne omogoča celovitega in usklajenega okvira kontrole za zagotovitev zanesljivosti informacij. Sodišče ugotavlja, da je metodologija iz pravnega okvira, ki se uporablja za izračun prispevkov, zelo zapletena in lahko privede do tveganja v zvezi s točnostjo. Poleg tega pa Odbor ne sme objavljati podrobnosti o prispevkih, izračunanih na podlagi ocene tveganja, po kreditnih institucijah, saj so te medsebojno povezane in vključujejo zaupne informacije o drugih kreditnih institucijah. To vpliva na preglednost teh izračunov.

3.35.10

Sodišče ni revidiralo upravnih pritožb ali sodnih postopkov v zvezi s prispevki v Sklad med nekaterimi kreditnimi institucijami in nacionalnimi organi za reševanje in Uradom ter sodnih postopkov na Sodišču Evropske unije, ki so jih po sprejetju sheme za reševanje sprožili nekdanji delničarji in posojilodajalci banke Banco Popular Español, S.A, da ne bi vplivalo na položaj strank v teh postopkih. Podrobne informacije so predstavljene v odstavku 8 zaključnega računa Odbora.

3.35.11

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.35.12

Odbor ni pravočasno izvrševal plačil. Približno 28 % plačil (9,5 % vseh plačanih zneskov) pogodbenikom in povračil stroškov strokovnjakom in zaposlenim je bilo izvršenih z zamudo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.35.13

V členu 92(4) uredbe o enotnem mehanizmu za reševanje je določeno, da mora Sodišče poročati zlasti o pogojnih obveznostih Odbora, Sveta in komisije, do katerih pride zaradi izvajanja njihovih nalog v okviru te uredbe. Sodišče bo o tej zadevi objavilo ločeno poročilo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.35.14

V okvirnem načrtu javnega naročanja, priloženem letnemu delovnemu programu, so bili predvideni postopki javnega naročanja za 16 različnih storitev, dejansko pa so bile sklenjene pogodbe samo za pravne storitve. Ocenjena pogodbena vrednost za javna naročila pravnih storitev je bila 3 milijone EUR, pogodbe pa so bile sklenjene za 29 milijonov EUR. Leta 2017 niso bili izvedeni nobeni postopki za drugih 15 storitev iz okvirnega načrta javnega naročanja. To kaže, da je načrtovanje javnega naročanja šibko.

3.35.15

Od 29 milijonov EUR, za katere so bile sklenjene pogodbe za pravne storitve, so bila naročila za 20 milijonov EUR oddana po postopku s pogajanji brez predhodne objave. Poleg tega sta bili dve pogodbi v višini 3 milijonov EUR za storitve ekonomskega in finančnega vrednotenja (kot je bilo predvideno v letnem delovnem programu za leto 2016) sklenjeni na podlagi istega postopka javnega naročanja. Pretirana uporaba takih postopkov omejuje konkurenco.

3.35.16

V skladu s finančno uredbo Odbora bi moral Odbor uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (357). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Odbor do konca leta 2017 še ni uvedel nobenega od teh orodij.

3.35.17

Odbor objavlja razpise prostih delovnih mest na svojem spletišču in socialnih medijih, običajno pa ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi zagotovilo spoštovanje načela preglednosti, povečalo javnost in omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.35.18

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2015	Odbor je začel delovati leta 2015 in je postopoma vzpostavil svoje notranje kontrolno okolje. Vendar je treba pripraviti, sprejeti in izvajati več bistvenih postopkov in kontrol, vključno s strategijo obvladovanja in nadziranja tveganj, standardi notranjega kontroliranja, rednim ocenjevanjem dobrega delovanja sistema notranjega kontroliranja in strategijo boja proti goljufijam. Pripombe o upravljanju proračuna	se izvaja
2016	Računovodskega sistema Odbora računovodja še ni potrdil.	se izvaja
2016	Stopnja izvrševanja je bila nizka in je znašala 62 % (2015: 67 %) ali 35 milijonov EUR (2015: 15 milijonov EUR) (358) vseh razpoložljivih odobrenih sredstev. To je predvsem posledica narave aktivnosti Odbora in veljavnega pravnega okvira. Kljub temu, da proračun zagotavlja odobrena sredstva za vsakodnevne operacije Odbora in upravljanje reševanja primerov, leta 2016 ni bilo nobenega reševanja. Neporabljena odobrena sredstva bodo zmanjšala prihodnje prispevke iz kreditnih institucij.	se izvaja
2016	V naslovu II (upravni odhodki) je bilo prenesenih 3,1 milijona EUR ali 35 % vseh odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti (2015: 3,3 milijona EUR ali 70 %). Nanašajo se predvsem na pogodbe IT, ki so bile podpisane leta 2016 (1,9 milijona EUR), in varnostne storitve, ki so bile izvedene v letu 2016 in za katere računi še niso bili izdani in plačani (0,6 milijona EUR).	ni relevantno
2016	V naslovu III (operativni odhodki) je bilo prenesenih 5,3 milijona EUR ali 66 % vseh odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti (2015: 1,6 milijona EUR ali 40 %). Nanašajo se predvsem na storitve, ki jih je izvedla Evropska centralna banka (1,9 milijona EUR), pravne storitve (1,5 milijona EUR) in pogodbe IT (1,3 milijona EUR), za katere je rok plačila leta 2017. Tako visoka stopnja prenosov je v nasprotju z načelom enoletnosti.	ni relevantno
2016	V obdobju od julija do oktobra 2016 je Odbor prevzel obveznosti v višini 2 milijona EUR za javno naročilo pravnih storitev, ki niso bile sprejete v sklepu o financiranju in niso bile načrtovane v letnem delovnem programu in proračunu.	se izvaja
2016	Sklad je nacionalnim centralnim bankam v skladu z negativno obrestno mero za odprto ponudbo mejnega depozita Evropske centralne banke v letu 2016 plačal negativne obresti v vrednosti 24 milijonov EUR (359). To je zmanjšalo znesek zbranih prispevkov, ki so bili na voljo za prihodnja reševanja.	se izvaja (ni v pristojnosti SRB)
2016	Odbor mora pospešiti svoje postopke zaposlovanja, določiti spodnji prag, ki ga morajo doseči kandidati, in bolje opredeliti vloge in dolžnosti članov izbirne komisije.	zaključen

ODGOVOR ODBORA

3.35.9

Letni predhodni prispevki v enotni sklad za reševanje se izračunajo na podlagi podatkov, ki jih Odboru zagotovijo kreditne institucije in nekatera investicijska podjetja. Čeprav uredba o enotnem mehanizmu za reševanje ne določa celovitega in doslednega nadzornega okvira, ki bi zagotovil zanesljivost podatkov, si enotni sklad za reševanje prizadeva, kolikor je le mogoče, to težavo odpraviti. Prejeti podatki se preverijo in primerjajo s podatki, ki so jih v prejšnjem letu poslale institucije, kot tudi s podatki v podatkovni zbirki ECB. Če se ugotovijo odstopanja, se nanje opozori nacionalne organe za reševanje, ter se jih pozove, da zagotovijo ustrezna pojasnila, kar je v prejšnjih ciklih znatno izboljšalo kakovost podatkov. Odbor poleg tega ne sme objavljati podrobnosti o tistem delu izračuna predhodnih prispevkov, ki temelji na oceni tveganja, po kreditnih institucijah, saj so te medsebojno povezane in bi lahko objava teh podrobnosti privedla do razkritja zaupnih informacij o drugih institucijah. Ne glede na to je enotni sklad za reševanje predstavil metodologijo za izračun in podrobnosti glede umerjanja, kar naj bi zagotovilo preglednost izračunov in sodelovanje.

3.35.12

V letu 2017 je bila zmogljivost oddelka za finance zaradi nepričakovano visoke delovne obremenitve, neugodne fluktuacije osebja na tem oddelku in splošnih težav z iskanjem kvalificiranega osebja, omejena, zaradi česar ni bilo mogoče zagotoviti učinkovite obdelave vseh finančnih spisov, vključno z obdelavo računov. Zaradi tega so bile pri 1,1 % računov obračunane zamudne obresti.

V zadnjem četrtletju leta 2017 se je sestava finančnega oddelka okrepila, prav tako pa so bili sprejeti ukrepi za zagotovitev pravočasne obdelave računov. V letu 2018 je tako bilo izvršenih že 98 % plačil v predvidenih pogodbenih rokih. Vsak primer zapoznelega plačila se odslej podrobno razišče, da bi tako zagotovili še dodatne izboljšave na tem področju.

3.35.14

Odbor je okvirni načrt javnega naročanja za leto 2017 sprejel v letu 2016, ki je bilo šele drugo polno leto njegovega delovanja. Takrat še ni obravnaval nobenih primerov reševanja, imel pa je tudi zelo malo izkušenj, na katere bi se lahko oprl pri oblikovanju načrta javnega naročanja. Odbor se je kot novo ustanovljena agencija lahko pridružil številnim medinstitucionalnim okvirnim pogodbam, ki jih vodi Evropska komisija. Zaradi tega številni postopki javnega naročanja, ki jih je nameraval izvesti v letu 2017, na koncu niso bili izvedeni. V letu 2018 se izvajanje načrta javnega naročanja skrbno spremlja, izboljšanju načrtovanja postopkov javnega naročanja pa se posveča dodatna pozornost.

3.35.15

V letu 2017 je Odbor namenil skupaj 20 milijonov EUR za pravne storitve. Skoraj vsi postopki s pogajanji brez predhodno objavljenega obvestila o javnem naročilu so se nanašali na sodne postopke (8 od 10 pogodb, v skupni vrednosti 10,9 milijona EUR), ki ne spadajo v okvir Direktive 2014/24/EU. To vključuje veliko število sodnih postopkov, ki so potekali pred sodiščem Evropske unije, potem ko je Odbor zaključil svoj prvi primer reševanja. Odbor zato meni, da uporaba takih postopkov ni pretirana. Kar zadeva pogodbe za storitve ekonomskega in finančnega vrednotenja, v dveh od skupno dvanajstih primerov v letu 2017, ponovno javno zbiranje ponudb ni obrodilo sadov, zato se je Odbor zatekel k postopku s pogajanji. Zaradi narave predmeta pogodbe in potrebe po visoki stopnji zaupnosti, obvestilo o javnem naročilu v skladu z veljavnimi pravili ni bilo objavljeno.

3.35.16

Spletni dostop do dokumentacije razpisov javnih naročil je gospodarskim subjektom omogočen prek spletišča Odbora že od njegove ustanovitve, od konca leta 2017 pa je omogočen tudi na platformi za e-objavo dokumentacije. Junija 2017 je Odbor zaprosil tudi za dostop do sistema za e-oddajo ponudb, vendar mu Komisija tega še ni odobrila.

3.35.17

Odbor opaža, da objavljanje razpisov za prosta delovna mesta na spletišču urada EPSO, ki je zaradi obveznega prevajanja besedila razpisov povezano z velikimi stroški, ne poveča ne kakovosti ne števila prijav. Iz tega razloga jih raje objavlja na svojem spletišču, v sistemu EU_CV online in portalu LinkedIn ter hkrati ustrezno obvesti vse deležnike (centralne banke, ministrstva za finance, pristojne nacionalne organe, druge agencije EU in stalna predstavništva).

3.36 PREVAJALSKI CENTER ZA ORGANE EVROPSKE UNIJE (CdT)

UVOD

3.36.1

Prevajalski center za organe Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Center ali CdT) s sedežem v Luxembourgu je bil ustanovljen z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 (360). Naloga Centra je vsem institucijam in organom Evropske unije, ki zaprosijo za njegove storitve, zagotoviti prevajalske storitve, potrebne za opravljanje njihovih dejavnosti.

3.36.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Centru (361).

Tabela

Ključni podatki o Centru

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	51	49
Skupno število zaposlenih 31. decembra (362)	225	215
Vir: Podatki, ki jih je posredoval Center.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.36.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Centra, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (363) in poročila o izvrševanju proračuna (364) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.36.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.36.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.36.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Druga zadeva

3.36.7

Naloga Centra je, da vsem agencijam EU in organom zagotovi prevajalske storitve, ki jih potrebujejo za opravljanje njihovih dejavnostih. Poleg tega na zahtevo zagotavlja prevajalske storitve tudi drugim institucijam EU, ki jih potrebujejo. Ustanovne uredbe večine agencij in organov zahtevajo uporabo prevajalskih storitev Centra. Več agencij in organov, ki predstavljajo več kot polovico prihodkov Centra, vse pogosteje uporablja interne in ostale alternativne rešitve. To pa pomeni, da zmogljivost Centra ni izkoriščena v največji možni meri, da so tekoči stroški in razvoj sistemov na evropski ravni podvojeni, in da bi lahko bila poslovni model in neprekinjeno poslovanje Centra ogrožena. Leta 2017 je bilo izvedeno zunanje vrednotenje ustreznosti poslovnega modela Centra. Končno poročilo o vrednotenju v času revizije še ni bilo sprejeto (365).

3.36.8

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.36.9

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Centru je računovodji nadrejen vodja upravnih služb. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Centra (v zvezi z administrativnimi zadevami) in upravnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.36.10

V skladu z okvirno finančno uredbo bi morale agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (366) (367). Ker ta zahteva velja za vse institucije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Center uvedel izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije niti elektronske oddaje ponudb.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.36.11

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2015

Center še nima načrta neprekinjenega delovanja, zato ne izpolnjuje standarda notranje kontrole št. 10 (368).

zaključen

2016

Leta 2016 se je znesek gotovine in kratkoročnih vlog Centra znižal na 34,2 milijona EUR (konec leta 2015: 38,3 milijonov EUR), rezerve pa so znašale 31,1 milijonov EUR (konec leta 2015: 34 milijona EUR), kar odraža znižanje cen v letu 2015. To znižanje je rezultat proračunskega pristopa, s katerim se namerava zmanjšati skupni presežek iz prejšnjih let (369).

se izvaja

ODGOVOR CENTRA

3.36.9

Računovodja je pri opravljanju svojih računovodskih nalog neodvisen. Neodvisnost je zagotovljena s tem, da ga imenuje upravni odbor, njegovo delovno mesto pa je stalno. Da se neodvisnost računovodje še okrepi, bo od leta 2018 za računovodske naloge neposredno odgovoren direktorici Centra, ta pa bo opravila tudi njegovo letno oceno.

3.36.10

Uvedba orodij eTendering (e-javno naročanje) in eSubmission (e-oddaja ponudb) je vključena v delovni program Centra za leto 2018. Center bo obe orodji, ki ju je razvila Komisija, začel uporabljati oktobra 2018.

Izvajalske agencije Komisije

3.37 IZVAJALSKA AGENCIJA ZA IZOBRAŽEVANJE, AVDIOVIZUALNO PODROČJE IN KULTURO (EACEA)

UVOD

3.37.1

Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EACEA) s sedežem v Bruslju je bila ustanovljena z Izvedbenim sklepom Komisije št. 2013/776/EU (370), ki razveljavlja Sklep 2009/336/ES (371). Naloga Agencije je upravljanje programov, o katerih odloča Komisija, na izobraževalnem, avdiovizualnem in kulturnem področju, vključno s celovitim izvajanjem projektov na strokovni ravni.

3.37.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (372).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	49	50
Skupno število zaposlenih 31. decembra (373)	442	436
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.37.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (374) in poročila o izvrševanju proračuna (375) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.37.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.37.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.37.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.37.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.37.8

Med revizijo vseh agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja službe za finančne zadeve, računovodstvo in pripravo programov. Sodišče meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (po administrativni strani) in usmerjevalnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.37.9

V skladu s finančno uredbo bi morale izvajalske agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (376). Ker ta zahteva velja za vse institucije in agencije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije niti elektronske oddaje ponudb.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.37.10

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijski poročili o izterjevanju kazni za kršitev pravil konkurence (vključno z garancijami za kazni za kršitev pravil konkurence) in izterjavah v okviru korektivne pristojnosti Komisije z naslovom Management of recovery orders for competition fines (including guarantees for competition fines) and for recovery orders in the context of the Commission's corrective capacity ter o 1. fazi upravljanja nepovratnih sredstev za program Erasmus+ z naslovom Erasmus+ and Creative Europe – Grant Management phase 1. (377) Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.37.11

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Pri izvajanju letnega popisa sredstev leta 2016 Agencija ni mogla locirati 46 kosov opreme IT v skupni nabavni vrednosti približno 22 000 EUR, kar kaže na šibko varovanje sredstev.

zaključen

2016

Prenosi odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, so bili visoki za naslov III (podpora za dejavnosti agencije) in so znašali 2,3 milijona EUR ali 47 % (2015: 2,8 milijonov EUR ali 50 %). Nanašali so se predvsem na tekoče projektne revizije (0,8 milijona EUR) in storitve IT (0,9 milijona EUR), ki so bile naročene v letu 2016, vendar računi zanje do konca leta še niso bili izdani ali pa bodo izdani šele leta 2017.

ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.37.8

Agencija meni, da ima njen računovodja visoko stopnjo neodvisnosti. Poleg njegovega imenovanja prek usmerjevalnega odbora in funkcionalnega poročanja odboru je treba opozoriti, da je računovodja agencije EACEA napoteni uradnik Komisije v višjem razredu, tak status pa sam po sebi pomeni veliko višjo stopnjo neodvisnosti v primerjavi z lokalno zaposlenimi računovodji. To pomeni, da je napoteni računovodja del organizacijske sheme matičnega GD – v našem primeru GD EAC.

Agencija bo proučila pripombe Sodišča glede morebitnih ukrepov, ki jih sprejmejo druge agencije EU, in/ali skupnih smernic Komisije. Glede na to, da bo v višjem vodstvu Agencije prišlo do sprememb, bo zadeva v obravnavo predložena novemu direktorju.

3.37.9

Agencija pozorno spremlja projekt Komisije za e-javna naročila. Začetek uporabe e-javnega naročanja Agencija načrtuje za julij 2018, temu pa naj bi sledilo tudi elektronsko oddajanje ponudb.

3.37.10

Oba načrta sta bila medtem poslana Službi za notranjo revizijo in ta ju je sprejela. Treba je opozoriti, da so bili medtem izvedeni skoraj vsi načrtovani ukrepi.

3.38 IZVAJALSKA AGENCIJA ZA MALA IN SREDNJA PODJETJA (EASME)

UVOD

3.38.1

Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EASME) s sedežem v Bruslju je bila ustanovljena za obdobje od 1. januarja 2014 do 31. decembra 2024 z Izvedbenim sklepom Komisije 2013/771/EU (378). Njena glavna naloga je upravljanje ukrepov na področju raziskav in inovacij, konkurenčnosti malih in srednjih podjetij, okoljskih in podnebnih ukrepov, sklada za pomorstvo in ribištvo, in to v tesnem sodelovanju s sedmimi generalnimi direktorati Komisije.

3.38.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (379).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	36	43
Skupno število zaposlenih 31. decembra (380)	417	434
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.38.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (381) in poročila o izvrševanju proračuna (382) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.38.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.38.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.38.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.38.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O ZANESLJIVOSTI ZAKLJUČNEGA RAČUNA

3.38.8

Med revizijo agencij EU za to proračunsko leto je Sodišče analiziralo njihov računovodski okvir, vključno s hierarhičnim položajem in neodvisnostjo računovodij, ter pravočasno (ponovno) validacijo računovodskih sistemov. V Agenciji je računovodji nadrejen vodja finančne službe. Sodišče zato meni, da je treba okrepiti neodvisnost računovodje tako, da bo odgovarjal neposredno direktorju Agencije (po administrativni strani) in usmerjevalnemu odboru (v zvezi s svojim delom).

3.38.9

Prav tako je bil leta 2014 znatno razširjen obseg nalog Agencije, ki zdaj v sodelovanju s sedmimi generalnimi direktorati Komisije vodi ukrepanje EU na različnih področjih. Kljub številnim spremembam postopkov Agencije in znatnemu povečanju njenega proračuna in števila zaposlenih je bila zadnja ponovna validacija računovodskih sistemov izvedena leta 2012.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.38.10

V skladu s finančno uredbo bi morale izvajalske agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (383). Ker ta zahteva velja za vse institucije in agencije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija za nekatere postopke uvedla elektronsko objave dokumentacije in elektronsko oddajo ponudb, ne pa tudi elektronsko izdajo elektronskih računov.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.38.11

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijski poročili o tem, kako je Agencija upravljala Program za konkurenčnost podjetij ter mala in srednja podjetja (COSME), in o procesu upravljanja človeških virov (384). Agencija je pripravila akcijske načrte za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.38.12

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Znesek prenesenih odobrenih proračunskih sredstev za naslov II (upravni odhodki), za katera so bile prevzete obveznosti, je bil visok in je znašal 1 250 000 EUR ali 33 % (2015: 998 324 EUR ali 14 %), za naslov III (podpora za dejavnosti agencije) pa 2 550 000 EUR ali 62 % (2015: 4 milijone EUR ali 65 %). Za naslov II so ti prenosi večinoma zadevali najemnino (0,6 milijona EUR) in nakup strojne opreme, ki do konca leta ni bila dobavljena (0,5 milijona EUR). Prenosi za naslov III pa so zadevali ocene in spremljanje programa LIFE, ki so jih izvajali zunanji strokovnjaki (1,5 milijona EUR), naknadna preverjanja, ki so še potekala (0,5 milijona EUR), in storitve IT (0,5 milijona EUR), ki so bile naročene leta 2016, vendar do konca leta le deloma zagotovljene ali pa zanje do konca leta niso bili izdani računi. Agencija bi morda lahko razmislila o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.

se izvaja

2016

Razveljavitev prenosov iz prejšnjega leta za naslov I (odhodki za zaposlene) je bila visoka in je znašala 32 000 EUR ali 8,3 %, kar kaže na to, da so bile proračunske potrebe precenjene.

ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.38.8

Agencija meni, da njen sistem notranjih kontrol predstavlja zadostno zagotovilo, da so dolžnosti učinkovito ločene in da ni zmanjšana neodvisnost računovodje.

Računovodjo je imenoval usmerjevalni odbor. Usmerjevalni odbor sprejema začasni in zaključni račun, upravni proračun in vse nadaljnje spremembe. Direktor agencije odobri glavne rezultate računovodje.

Agencija meni, da sprememba trenutne strukture poročanja in organizacijske strukture ne bi imela velikega vpliva na tveganja in kontrolo obračunavanja transakcij, vendar bo pozorno spremljala razmere ter po potrebi prilagodila organizacijo in linije poročanja.

3.38.9

Skupina za računovodstvo je decembra 2017 začela potrjevanje računovodskih sistemov, dokončala pa naj bi ga v letu 2018.

3.38.10

Leta 2013 je agencija na področju javnih naročil začela uvajati elektronsko izdajanje računov za določeno število ponudnikov storitev IT, vključno s popolno elektronsko obdelavo in avtomatiziranim vmesnikom s potekom dela ABAC. Elektronsko izdajanje računov se bo od leta 2018 še naprej spodbujalo, postopoma pa se bo začelo uvajati tudi pri drugih dobaviteljih, odvisno od njihove infrastrukture in e-pripravljenosti.

3.39 Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta (ERCEA)

UVOD

3.39.1

Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali ERCEA) s sedežem v Bruslju je bila ustanovljena s Sklepom Komisije 2008/37/ES (385). Agencija je bila ustanovljena za upravljanje posebnega programa „Zamisli“ v okviru 7. okvirnega programa za raziskave za obdobje od 1. januarja 2008 do 31. decembra 2017. S sklepom Sveta 2013/743/EU (386) je Agencija postala posebna izvajalska struktura, odgovorna za izvajanje upravnih nalog in programov v okviru programa za raziskave Obzorje 2020. Izvaja ukrepe v okviru dela I programa Odlična znanost, ki so povezani s posebnim ciljem krepitve pionirskih raziskav z dejavnostmi Evropskega raziskovalnega sveta (387).

3.39.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (388).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	43	47
Skupno število zaposlenih 31. decembra (389)	461	477
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.39.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (390) in poročila o izvrševanju proračuna (391) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.39.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.39.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.39.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.39.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.39.8

V skladu s finančno uredbo bi morale izvajalske agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (392). Ker ta zahteva velja za vse institucije in agencije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla elektronsko objavo dokumentacije in izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.39.9

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o procesih v zvezi z zaključkom projektov 7. okvirnega programa (393) (394). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.39.10

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2016	Poročili o vrednotenju, ki sta jih pripravila odbor za javno naročanje in odbor za zaposlovanje v Agenciji, ne predstavljata celovite in natančne evidence dejanskih uporabljenih postopkov. Neustrezna poročila vplivajo na preglednost teh postopkov.	zaključen
2016	V revizijskem poročilu iz septembra 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo ugotovila, da je Agencija sprejela številne strateške in operativne ukrepe za okrepitev procesa zaposlovanja, zadržanja in razporejanja svojega osebja. Služba Komisije za notranjo revizijo je v zvezi s tem ugotovila, da je Agencija zasnovala in izvedla ustrezen proces upravljanja človeških virov za vzpostavitev usposobljene in angažirane delovne sile za dosego svojih ciljev. Čeprav ni bilo ugotovljenih nobenih kritičnih ali zelo pomembnih zadev, sta se Agencija in Služba za notranjo revizijo dogovorili o akcijskem načrtu za nadaljnjo izboljšanje procesov na določenih področjih.	se izvaja
2016	Stopnja prenesenih odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, je ostala visoka za naslov III (operativni odhodki) in je znašala 1,3 milijona EUR ali 40 % (2015: 1,5 milijona EUR ali 43 %) in se večinoma nanaša na zunanje revizije in komunikacije, ki segajo v naslednje leto. Visoka stopnja prenosov je v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti.	ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.39.8

Trenutno je e-oddaja ponudb omejena na že začete postopke (mejna vrednost naročila je določena v Direktivi 2014/24/EU o javnem naročanju in leta 2017 je ta vrednost znašala 135 000 EUR). Agencija leta 2017 ni začela nobenega takega postopka ga tudi v letu 2018 ne bo, v letu 2017 postopka e-oddaje ponudb ni mogla uporabljati. Poleg tega bo skladno z načrtom Komisije uporaba postopka e-oddaje ponudb za vse institucije in agencije EU postala obvezna konec leta 2018. Postopek uvedbe e-oddaje ponudb se je leta 2018 že začel in Agencija bo na e-oddajo ponudb pripravljena do konca tega leta. Za postopek pogajanj pa bo Agencija e-oddajo ponudb uporabljala takoj, ko bo Komisija to možnost vključila v ta model.

3.39.9

Na podlagi akcijskega načrta v zvezi z revizijo končanja projektov 7. okvirnega programa, ki ga je pripravila Agencija in ga je potrdila Služba za notranjo revizijo, je Agencija vse ukrepe izvedla pravočasno in jih 9. aprila 2018 predložila Službi za notranjo revizijo v nadaljnje spremljanje.

3.40 IZVAJALSKA AGENCIJA ZA INOVACIJE IN OMREŽJA (INEA)

UVOD

3.40.1

Izvajalska agencija za inovacije in omrežja (INEA – v nadaljnjem besedilu: Agencija) s sedežem v Bruslju, ki je nadomestila in nasledila Izvajalsko agencijo za vseevropsko prometno omrežje, je bila ustanovljena s Sklepom Komisije 2013/801/EU (395). Agencija je bila ustanovljena za obdobje od 1. januarja 2014 do 31. decembra 2024 za upravljanje ukrepov EU v zvezi z instrumentom za povezovanje Evrope, programom za financiranje raziskav in inovacij Obzorje 2020, vseevropskim prometnim omrežjem in programom Marco Polo.

3.40.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (396).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	22	24
Skupno število zaposlenih 31. decembra (397)	225	249
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.40.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (398) in poročila o izvrševanju proračuna (399) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.40.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.40.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.40.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.40.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.40.8

V skladu s finančno uredbo bi morale izvajalske agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (400). Ker ta zahteva velja za vse institucije in agencije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v Uradnem listu EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije niti elektronske oddaje ponudb.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.40.9

Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala poročilo o upravljanju nepovratnih sredstev Grant Management Phase 2: Project Management and Payments for the Connecting Europe Facility in INEA (401). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.40.10

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2016

Stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, je bila visoka za naslov III in je znašala 0,5 milijona EUR ali 48 % (2015: 0,5 milijonov EUR ali 51 %). Glavni vzrok so bile pogodbe za IT in revizijo, ki se bodo izvrševale še po koncu leta.

ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.40.8

Agencija je do konca leta 2017 uvedla izdajanje e-računov za nekatere postopke. E-javno naročanje in e-oddaja ponudb nista bili uvedeni, ker ne zadevata agencije. Javni razpisi se namreč izvajajo samo prek pogodb nizke vrednosti ali obstoječih okvirnih pogodb, ki jih upravljajo službe Evropske komisije.

3.41 IZVAJALSKA AGENCIJA ZA RAZISKAVE (REA)

UVOD

3.41.1

Izvajalska agencija za raziskave (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali REA) s sedežem v Bruslju je bila ustanovljena s Sklepom Komisije 2008/46/ES (402). Agencija je bila ustanovljena za upravljanje posebnih dejavnosti Unije na področju raziskav za omejeno obdobje od 1. januarja 2008 do 31. decembra 2017. Evropska komisija je 15. junija 2009 uradno potrdila njeno upravno in operativno avtonomijo. Komisija je 13. decembra 2013 z Izvedbenim sklepom št. 2013/778/EU (403) podaljšala trajanje Agencije do leta 2024 in nanjo prenesla tudi nekaj delov Obzorja 2020, novega okvirnega programa za raziskave in inovacije.

3.41.2

V spodnji tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (404).

Tabela

ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR) (405)	63	67
Skupno število zaposlenih 31. decembra (406)	628	693
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.41.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (407) in poročila o izvrševanju proračuna (408) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.41.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.41.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.41.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

3.41.7

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.41.8

Pri upravljanju postopkov za izbiro pogodbenih sodelavcev so se pokazale slabosti. Dokumentacija o postopku zaposlovanja in zapisniki sestankov izbirne komisije niso vedno vključevali meril, uporabljenih za izbiro kandidatov iz zbirke podatkov o potencialnih kandidatih za zaposlitev (409).

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.41.9

V skladu s finančno uredbo bi morale izvajalske agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (410). Ker ta zahteva velja za vse institucije in agencije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske objave dokumentacije niti elektronske oddaje ponudb.

INFORMACIJE O POROČILIH SLUŽBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

3.41.10

Novembra 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izdala revizijsko poročilo o zaključevanju projektov 7. okvirnega programa z naslovom The closure of FP7 projects in REA (411). Agencija je pripravila akcijski načrt za ukrepanje na področjih, na katerih so možne izboljšave.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.41.11

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto	Opažanja Sodišča	Status popravljalnega ukrepa (zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)
2016	V revizijskem poročilu iz decembra 2016 je Služba Komisije za notranjo revizijo ugotovila, da je Agencija na splošno izvedla ustrezen proces upravljanja človeških virov. Agencija in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov za navedeno ugotovitev.	se izvaja
2016	V drugem revizijskem poročilu iz maja 2016, je Služba Komisije za notranjo revizijo ugotovila, da je Agencija skupaj s Komisijo uvedla učinkovit sistem notranje kontrole za upravljanje nepovratnih sredstev v sklopu programa Obzorje 2020. Agencija in Služba Komisije za notranjo revizijo sta se skupaj s Komisijo dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov za ugotovitev, ki je po njihovem mnenju zelo pomembna.	se izvaja (412)
2016	Zunanjo oceno uspešnosti Agencije za obdobje od 2012 do 2015 je pripravila v njenem imenu Komisija. Končno poročilo je bilo pripravljeno maja 2016. Ugotovila je, da je Agencija uspešno, učinkovito in stroškovno učinkovito izvedla svoje naloge v referenčnem obdobju, da njen mandat za Komisijo in upravičence Agencije ostaja zelo pomemben ter da je bil prenos operativnih nalog s Komisije uspešno opravljen. Vendar so ocenjevalci odkrili, da še obstaja nekaj možnosti za dodatno povečanje uspešnosti in učinkovitosti operacij. Agencijo in Komisijo so pozvali, da izboljšata svoj notranji dialog in sodelovanje, zunanjo komunikacijo ter posebne zadeve na področju IT in upravljanja človeških virov. Agencija in Komisija sta se dogovorili za načrt popravljalnih ukrepov.	ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

3.41.9

Revidirani postopek zaposlovanja, pri katerem so bile opažene pomanjkljivosti, se je začel leta 2016. Istega leta je bil sestavljen rezervni seznam, na podlagi katerega je bila leta 2017 dana ponudba za zaposlitev. Izvajalska agencija za raziskave je pri postopku zaposlovanja pogodbenih uslužbencev upoštevala priporočilo Službe za notranjo revizijo (IAS) iz leta 2016, tako da je v letu 2017 ta priporočila izvedla. V revidiranemu postopku zaposlovanja pogodbenih uslužbencev se upoštevajo zahteve za jasno dokumentirana iskalna merila za življenjepise, preverbe ustreznosti ter preverbe ustreznostnih in izbirnih meril. Iskalna merila, ki jih izbirne komisije uporabljajo za pregledovanje življenjepisov so zapisana v njihovih zapisnikih. Tako se v revidiranem postopku že rešuje pomanjkljivost, o kateri je poročalo Računsko sodišče.

3.41.10

Izvajalska agencija za raziskave na področju javnih razpisov uporablja sporazume o ravni storitve s Komisijo ali okvirne pogodbe z njo. Le v primeru, da omenjeni sporazumi ne zajemajo določenih potreb, lahko agencija odpre novi razpis. V letu 2017 je opravila samo eno naročilo nizke vrednosti. Sedanja različica e-javnega naročanja in e-oddaje ponudb je omejena na javne razpise, ki presegajo vrednost 144 000 EUR. Ker Izvajalska agencija za raziskave doslej še ni sprožila postopka, ki bi presegal omenjeno vrednost, v letu 2017 ni imela priložnosti uporabiti e-javnega naročanja in e-oddaje ponudb. Poleg tega bosta e-javno naročanje in e-oddaja ponudb v skladu z načrtom Komisije ob koncu leta 2018 postala obvezna za vse institucije in agencije EU, njuno uvajanje pa se je začelo šele leta 2018. Agencija že izdaja e-račune, v morebitnih razpisih pa bo uporabila tudi e-javno naročanje in e-oddajo ponudb, ko bosta ta modula zajemala tudi naročila srednje in nizke vrednosti.

3.42 IZVAJALSKA AGENCIJA ZA POTROŠNIKE, ZDRAVJE, KMETIJSTVO IN HRANO (CHAFEA)

UVOD

3.42.1

Izvajalska agencija za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano (v nadaljnjem besedilu: Agencija) je bila ustanovljena 1. januarja 2005 (Izvajalska agencija za javno zdravje – PHEA – od leta 2005 do leta 2008, Izvajalska agencija za zdravje in potrošnike – EHAC – od leta 2008 do leta 2013 in Izvajalska agencija za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano – CHAFEA – od 1. januarja 2014) (413). Agencija ima sedež v Luxembourgu in njen mandat je bil podaljšan do 31. decembra 2024. Agencija izvaja zdravstveni program EU, program varstva potrošnikov in pobudo za boljše usposabljanje za varnejšo hrano.

3.42.2

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Agenciji (414).

Tabela

Ključni podatki o Agenciji

	2016	2017
Proračun (v milijonih EUR)	9	10
Skupno število zaposlenih 31. decembra (415)	58	61
Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO SODIŠČE PREDLOŽI EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU – POROČILO NEODVISNEGA REVIZORJA

MNENJE

3.42.3

Sodišče je revidiralo:

(a)	zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (416) in poročila o izvrševanju proračuna (417) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, ter

(b)	zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

3.42.4

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

3.42.5

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

3.42.6

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2017, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Poudarjanje zadev

3.42.7

Računovodja Agencije je bil odsoten od konca novembra 2017. 13. decembra 2017 je usmerjevalni odbor Agencije uradno imenoval uradnika kot začasnega računovodjo, čeprav je ta uradnik namestnik odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil. To je v nasprotju s členom 28 finančne uredbe Agencije, v katerem je navedeno, da morajo bili naloge odredbodajalca in računovodje ločene in da so nezdružljive.

3.42.8

Zaradi naslednjih opažanj mnenje Sodišča ni vprašljivo.

OPAŽANJA O NOTRANJIH KONTROLAH

3.42.9

Leta 2017 je Agencija neustrezno dokumentirala postopke zaposlovanja. Poleg tega pri postopkih niso bile upoštevane zahteve glede anonimnosti niti opredeljeni roki. To bi lahko spodkopalo načelo preglednosti in enake obravnave kandidatov.

OPAŽANJA O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

3.42.10

Leta 2017 je imela Agencija v okviru postopkov javnega naročanje za naročila nizkih in srednjih vrednosti težave s privabljanjem zadostne konkurence. V okviru nobenega revidiranega postopka namreč ni prejela več kot ene ponudbe.

3.42.11

V skladu s finančno uredbo bi morale izvajalske agencije uvesti eno samo rešitev za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi stranmi, ki sodelujejo v postopkih javnega naročanja (e-javno naročanje), in njihovo shranjevanje (418). Ker ta zahteva velja za vse institucije in agencije EU, Komisija pripravlja celovito rešitev IT, ki bo zajemala vse faze postopka javnega naročanja. Komisija je leta 2010 pripravila orodja za izdajanje elektronskih računov (izdajanje e-računov), leta 2011 za elektronsko objavo dokumentacije v zvezi z obvestili o javnem naročilu v elektronski različici Uradnega lista EU (e-objava dokumentacije) in leta 2015 za elektronsko oddajo ponudb (e-oddaja ponudb). Do konca leta 2017 je Agencija uvedla elektronsko objavo dokumentacije in izdajo elektronskih računov za nekatere postopke, ne pa tudi elektronske oddaje ponudb.

3.42.12

Agencija objavlja razpise prostih delovnih mest za začasne uslužbence na svojem spletišču in socialnih medijih, ne pa tudi na spletišču Evropskega urada za izbor osebja (EPSO), kar bi povečalo preglednost in javnost ter omogočilo državljanom, da najdejo razpise prostih delovnih mest med razpisi, ki jih skupaj objavljajo različne institucije in agencije EU.

OPAŽANJA O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

3.42.13

Proračunsko načrtovanje Agencije je šibko. Za naslov III so bile odobritve, za katere so bile prevzete obveznosti in ki so bile prenesene iz leta 2017 v leto 2018, visoke in so znašale 1,6 milijona EUR ali 63 % (2016: 1,2 milijona EUR ali 48 %). Prav tako je bila visoka stopnja razveljavitev proračunskih odobritev, ki so bile prenesene iz leta 2016 v leto 2017 in je znašala 354 260 EUR ali 23 %.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA OPAŽANJ IZ PREJŠNJIH LET

3.42.14

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi opažanj Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja opažanj iz prejšnjih let

Leto

Opažanja Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen / se izvaja / neizveden / ni relevantno)

2015

Agencija je razveljavila 0,2 milijona EUR ali 18 % svojih prenosov v leto 2015 (2014: 0,1 milijona EUR ali 14 %), kar kaže na slabosti v njenem načrtovanju.

se izvaja

2016

Agencija je prenesla 1,1 milijona EUR ali 48 % (2015: 0,9 milijona EUR ali 52 %) odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, za naslov III (odhodki, povezani z dejavnostmi Agencije). Nanašajo se predvsem na storitve IT in druge naročene študije, ki še niso bile opravljene ali zaključene konec leta. Od vseh prenosov, ki so bili opravljeni iz leta 2015 v leto 2016, je Agencija razveljavila 0,2 milijona EUR ali 17 %, kar kaže na slabo načrtovanje potreb.

ni relevantno

ODGOVOR AGENCIJE

POUDARJENA ZADEVA

3.42.7

Zaključni račun je pripravil in podpisal imenovani računovodja v pisarni. V prihodnosti se bo ločevanje delovnih nalog dosledno upoštevalo.

3.42.9

Agencija sprejema pripombo Sodišča glede dejstva, da so bili postopki zaposlovanja, ki jih je analiziralo Sodišče, neustrezno dokumentirani. Kljub temu poudarja, da v tem izbirnem postopku noben kandidat ni bil prednostno obravnavan, temveč so bili vsi kandidati enako obravnavani.

3.42.10

Agencija je izvedla vse ukrepe, ki jih priporoča finančna uredba za ti dve javni naročili nizke in srednje vrednosti: kot se zahteva, sta bili predhodno objavljeni, k predložitvi ponudbe pa je bilo povabljenih zakonsko zahtevano število kandidatov, ki so vsi imeli bogate izkušnje s postopki javnega naročanja in zahtevanimi storitvami. Agencija je glede roka, ki se določi ponudnikom za oddajo ponudbe, upoštevala priročnik o javnem naročanju, ki ga je izdal Generalni direktorat za proračun.

3.42.11

Agencija zdaj preskuša več modulov IT za e-javno naročanje, vključno z elektronsko oddajo ponudb. V tretji četrtini leta 2018 bo objavljen prvi javni razpis, v okviru katerega se bo poskusno uporabilo orodje za elektronsko oddajo ponudb. Agencija bo v celoti upoštevala priporočilo Komisije EU, naj pred koncem leta 2018 uvede orodje e-oddaja ponudb.

3.42.12

Agencija se strinja z opažanjem, da bi se z objavo obvestil o prostih delovnih mestih za začasne uslužbence na spletišču urada EPSO izboljšala njihova preglednost.

3.42.13

Agencija sprejema pripombe Sodišča. Še naprej si bo prizadevala za nadaljnje zmanjševanje stopnje prenosa in razveljavitve prenesenih proračunskih sredstev (C8).

To poročilo, vključno z 41 izjavami o zanesljivosti za vsako agencijo/organ, je sprejel senat IV, ki ga vodi Neven MATES, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 18. septembra 2018.

Za Evropsko računsko sodišče

Klaus-Heiner LEHNE

Predsednik

(1) Členi 285 do 287 (UL C 326, 26.10.2012, str. 169–171).

(2) Na voljo na spletišču Sodišča: www.eca.europa.eu.

(3) Treh agencij, povezanih z obrambo (Evropska obrambna agencija, Inštitut Evropske unije za varnostne študije in Satelitski center Evropske unije), ki se financirajo s prispevki držav članic, ne revidira Sodišče, temveč drugi neodvisni zunanji revizorji.

(4) Cedefop, Eurofound, EEA, ETF, EMA, EMCDDA, CdT, CPVO, EUIPO, EU-OSHA, FRA, EASA, EFSA, EMSA, Eurojust, ECDC, ENISA, ERA, Frontex, GSA, CEPOL, EFCA, ECHA, EIGE, ACER, Urad BEREC, Europol, EASO, EBA, EIOPA, ESMA, eu-LISA.

(5) V dveh agencijah, ki se sami financirata (CPVO in EUIPO), postopek podelitve razrešnice vodi njun upravni odbor.

(6) INEA, REA, EACEA, ERCEA, Chafea, EASME.

(7) Večletni finančni okvir EU, ki zajema obdobje 2014–2020.

(8) Proračunski prihodki za leto 2016 niso zajemali le prispevkov kreditnih institucij v enotni sklad za reševanje za leto 2016, temveč tudi prispevke za leto 2015, ki so jih nacionalni organi za reševanje pobrali v letu 2015, toda šele januarja 2016 prenesli v sklad. To pojasnjuje, zakaj je skupni proračun za leto 2017 veliko manjši od proračuna za leto 2016 (6,6 milijarde EUR oziroma 11,8 milijarde EUR).

(9) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(10) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(11) Poročila o izvrševanju proračuna so poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(12) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).

(13) Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.

(14) Uredba (ES) št. 1907/2006 Evropskega parlamenta in Sveta o registraciji, evalvaciji, avtorizaciji in omejevanju kemikalij (REACH) (UL L 396, 30.12.2006, str. 1).

(15) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(16) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1271/2013 z dne 30. septembra 2013 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta, člen 79 e-Uprava (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).

(17) Direktiva 2014/24/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. februarja 2014 o javnem naročanju in razveljavitvi Direktive 2004/18/ES (UL L 94, 28.3.2014, str. 65).

(18) Direktiva 2014/55/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 o izdajanju elektronskih računov pri javnem naročanju (UL L 133, 6.5.2014, str. 1).

(19) Pogoji za prenose so razloženi v členu 13 finančne uredbe.

(20) Hiter pregled izvajanja 5-odstotnega zmanjšanja števila delovnih mest, objavljen 21. decembra 2017.

(21) 1. januarja 2018 se je število znižalo na 127 bank in 119 bančnih skupin.

(22) Posebno poročilo št. 23/2017 – Enotni odbor za reševanje: izvajanje zahtevne naloge vzpostavitve bančne unije se je začelo, vendar je pot do cilja še dolga, objavljeno 19. decembra 2017.

(23) Člen 92(4) uredbe o enotnem mehanizmu za reševanje.

(24) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012.

(25) UL L 211, 14.8.2009, str. 1.

(26) Uredba (EU) št. 1227/2011 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 326, 8.12.2011, str. 1), ki daje Agenciji pomembno vlogo pri nadzoru trgovanja na veleprodajnih energetskih trgih po Evropi.

(27) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.acer.europa.eu.

(28) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(29) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(30) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(31) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(32) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(33) Sodišče ni preverjalo dela, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo.

(34) UL L 337, 18.12.2009, str. 1.

(35) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Urada je na voljo na njegovem spletišču www.berec.europa.eu. www.berec.europa.eu.

(36) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(37) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(38) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(39) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(40) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(41) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(42) Evropsko združenje za prosto trgovino.

(43) Glej str. 9 dokumenta upravnega odbora (16) 136, Letno in večletno načrtovanje dejavnosti urada BEREC 2017–2019, 9. 12. 016; https://berec.europa.eu/eng/document_register/subject_matter/berec_office/office_annual_work_programmes/6594-annual-and-multiannual-programming-of-the-berec-office-activities-2017-2019

(44) V mnenju omenjeno v razdelku „prosta delovna mesta“.

(45) Člen 11, Sklep upravnega odbora MC/2015/3: Sklep upravnega odbora Urada o določitvi splošnih izvedbenih določb o postopku, ki ureja zaposlovanje in uporabo začasnega osebja v skladu s členom 2(f) Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije

(46) UL L 39, 13.2.1975, str. 1.

(47) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Centra je na voljo na njegovem spletišču: www.cedefop.europa.eu.

(48) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(49) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki

(50) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(51) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(52) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(53) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(54) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(55) UL L 240, 7.9.2002, str. 1.

(56) UL L 79, 19.3.2008, str. 1.

(57) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.easa.europa.eu.

(58) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(59) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(60) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(61) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 (UL L 362, 31.12.2012, str. 1), člen 122.

(62) Člen 68(2) in (3) finančne uredbe EASA.

(63) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(64) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(65) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(66) V letih 2014 in 2015 sta presežka znašala 15,3 milijona EUR in 16,9 milijona EUR.

(67) UL L 331, 15.12.2010, str. 12.

(68) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Organa je na voljo na njegovem spletišču: www.eba.europa.eu.

(69) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(70) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(71) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(72) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(73) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(74) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(75) EBA, Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine in Evropski organ za vrednostne papirje in trge.

(76) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(77) UL L 396, 30.12.2006, str. 1.

(78) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.echa.europa.eu.

(79) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(80) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(81) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(82) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(83) Uredba (ES) št. 1907/2006.

(84) Člen 13 Uredbe Komisije (ES) št. 340/2008 o pristojbinah in taksah, plačljivih Evropski agenciji za kemikalije na podlagi Uredbe (ES) št. 1907/2006 Evropskega parlamenta in Sveta o registraciji, evalvaciji, avtorizaciji in omejevanju kemikalij (REACH) (UL L 107, 17.4.2008, str. 6).

(85) Do konca leta 2017 so bila naknadna preverjanja opravljena za registracije do leta 2012, za leta po tem pa se opravljajo.

(86) Priporočilo Komisije z dne 6. maja 2003 o opredelitvi mikro, malih in srednjih podjetij (UL L 124, 20.5.2003, str. 36).

(87) Leta 2017 je imela Agencija 8,1 milijona EUR prihodka od pristojbin in taks za biocidne proizvode (leta 2016 pa 7,6 milijona EUR), s čimer je krila 65 % stroškov za odhodkov v zvezi z biocidi (leta 2015 pa 62 % in leta 2016 88 %). Ostali del je bil financiran s prispevki Unije (6,3 milijona EUR) in držav EFTA (0,2 milijona EUR) v proračun Agencije.

(88) UL L 331, 15.12.2010, str. 48.

(89) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Organa je na voljo na njegovem spletišču: www.eiopa.europa.eu.

(90) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(91) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(92) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(93) EIOPA, Evropski bančni organ in Evropski organ za vrednostne papirje in trge.

(94) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(95) UL L 97, 9.4.2008, str. 1.

(96) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Inštituta je na voljo na njegovem spletišču: https://eit.europa.eu/.

(97) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(98) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(99) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(100) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(101) V letu pred tem je potrjevanje izvedlo veliko zasebnih revizijskih družb, s katerimi so sklenili pogodbe posamezni pogodbeni partnerji SZI, ki so vložili zahtevek za povračilo stroškov nad pragom v višini 325 000 EUR (povračilo dejanskih stroškov in stroškov na enoto). Revizijska družba, ki je izvedla naknadna preverjanja, ni ista kot revizijski družbi, ki sta potrdili računovodske izkaze.

(102) In še 6 % nižji od predvidenih v spremenjenih posebnih sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev, podpisanih decembra 2016 in januarja 2017.

(103) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(104) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(105) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(106) Zgornje meje za stroške upravljanja so bile določene od sklenitve sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev za leto 2016.

(107) Proračunske potrebe za leto 2016 so bile precenjene za 13,1 milijona EUR ali 5,0 % (2015: 25 milijonov EUR ali 9,4 %), obveznosti pa so bile prevzete le za 249,9 milijona EUR od razpoložljivih 263 milijonov EUR. Neporabljena odobrena proračunska sredstva se lahko ponovno vnesejo v proračune za obdobje 2017–2019.

(108) EIT je v povprečju financiral 90 % upravičenih stroškov, ki so jih prijavile SZI v okviru sporazumov o odobritvi nepovratnih sredstvih za leto 2015. Zneski, ki so jih SZI zbrali iz različnih virov, so dosegli 2,5 % finančnih sredstev EIT, ki so bila zahtevana.

(109) Posebno poročilo št. 4/2016: Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo mora spremeniti svoje izvedbene mehanizme in elemente svoje zasnove, da bi dosegel pričakovani učinek.

(110) Kot je opisano v odgovoru Inštituta za leto 2015, ta še vedno drugače razlaga Uredbo o EIT.

(111) V povprečju je bilo univerzam leta 2016 na podlagi opisanega modela, ki združuje dejanske stroške in pavšalne zneske, izplačanih skupaj 17 000 EUR po študentu, ki študira vse leto. Model je bil uradno opredeljen konec leta 2016 in velja od leta 2017.

(112) Leta 2016 (transakcije v zvezi z nepovratnimi sredstvi za leto 2015) je EIT v zvezi s tem naročilom povrnil 410 000 EUR.

(113) Vodilno delovno mesto je bilo zapolnjeno februarja 2018. Komisija je začela postopek zaposlovanja za direktorsko mesto junija 2018.

(114) Posebno poročilo št. 4/2016: Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo mora spremeniti svoje izvedbene mehanizme in elemente svoje zasnove, da bi dosegel pričakovani učinek.

(115) UL C 187 A, 1.6.2018, str. 6.

(116) UL L 208, 5.8.2002, str. 1.

(117) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.emsa.europa.eu.

(118) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(119) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(120) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(121) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(122) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(123) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(124) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(125) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(126) Operativno osebje Agencije je bilo marca 2013 premeščeno v Atene.

(127) UL L 77, 13.3.2004, str. 1.

(128) UL L 165, 18.6.2013, str. 41.

(129) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.enisa.europa.eu.

(130) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(131) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(132) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(133) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(134) Po navedbah ENISA je bilo konec leta 2017 to število dodatno zmanjšano na 11 zaposlenih.

(135) UL L 220, 21.6.2004, str. 3, in UL L 138, 26.5.2016, str. 1. V skladu s slednjo uredbo je bil prvotni naziv Agencije Evropska železniška agencija spremenjen v naziv Agencija Evropske unije za železnice.

(136) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.era.europa.eu.

(137) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(138) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(139) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(140) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(141) UL L 331, 15.12.2010, str. 84.

(142) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Organa je na voljo na njegovem spletišču: www.esma.europa.eu.

(143) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(144) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(145) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(146) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(147) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(148) Evropski organ za vrednostne papirje in trge, Evropski bančni organ in Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine.

(149) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(150) UL L 216, 20.8.1994, str. 1. Ta uredba je bila nazadnje spremenjena z Uredbo Sveta (ES) št. 1112/2005 (UL L 184, 15.7.2005, str. 5).

(151) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.osha.europa.eu.

(152) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(153) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(154) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(155) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(156) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(157) UL L 139, 30.5.1975, str. 1.

(158) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Fundacije je na voljo na njenem spletišču: www.eurofound.europa.eu.

(159) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(160) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(161) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(162) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(163) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(164) Sklep 2010/803/EU, sprejet v medsebojnem dogovoru predstavnikov vlad držav članic (UL L 342, 28.12.2010, str. 15).

(165) UL L 276, 20.10.2010, str. 11.

(166) UL L 246, 20.7.2004, str. 1.

(167) UL L 196, 24.7.2008, str. 1.

(168) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.www.gsa.europa.eu.

(169) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(170) Od tega 676 milijonov EUR, prejetih v okviru sporazumov o prenosu pooblastil, sklenjenih s Komisijo.

(171) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(172) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(173) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(174) Glej tudi preglednico za nadaljnje spremljanje s tem povezane pripombe iz leta 2015.

(175) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(176) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(177) Galileo je Globalni satelitski navigacijski sistem Evropske unije (GNSS).

(178) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(179) Sklep o sprejetju programskega dokumenta Agencije za evropski GNSS za obdobje 2018–2020 je bil sprejet 21. marca 2018.

(180) UL L 120, 11.5.1990, str. 1.

(181) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.eea.europa.eu.

(182) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(183) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(184) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(185) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(186) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(187) UL L 128, 21.5.2005, str. 1.

(188) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.efca.europa.eu.

(189) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(190) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(191) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(192) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(193) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(194) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(195) Uredba (EU) 2015/2219 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. novembra 2015 o Agenciji Evropske unije za usposabljanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (CEPOL) ter nadomestitvi in razveljavitvi Sklepa Sveta 2005/681/PNZ (UL L 319, 4.12.2015, str. 1).

(196) UL L 256, 1.10.2005, str. 63.

(197) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.cepol.europa.eu.

(198) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(199) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(200) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(201) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(202) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(203) Sodišče ni preverjalo dela, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo.

(204) UL L 132, 29.5.2010, str. 11.

(205) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Urada je na voljo na njegovem spletišču: www.easo.europa.eu.

(206) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(207) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(208) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(209) Poročila o izvrševanju proračuna združujejo vse proračunske operacije in pojasnila.

(210) Delež zapoznelih plačil se je s 65 % januarja 2017 zmanjšal na 10 % decembra 2017, skupno število transakcij pa se je leta 2017 povečalo za 72 % glede na leto 2016.

(211) Standarde notranje kontrole je spremenila Komisija znotraj okvira notranje kontrole.

(212) Nova pogodba za zagotovitev storitev potovalne agencije je bila podpisana marca 2018.

(213) Nova pogodba za zagotovitev začasnih storitev za EASO v Grčiji je bila podpisana marca 2018.

(214) Člen 151 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1268/2012 o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (UL L 362, 31.12.2012, str. 1).

(215) Urad je septembra 2017 Službi za notranjo revizijo sporočil, da je izvedba priporočil pripravljena za pregled.

(216) Računovodski sistem je bil potrjen maja 2018. Naknadna preverjanja transakcij izvajajo zunanje zasebne revizijske družbe.

(217) Urad namerava po 1. januarju 2018 uvesti sistematične preglede za vse ponudbe v vrednosti nad 135 000 EUR. Trenutno tega praga ne presega nobena od transakcij.

(218) Zavarovalne družbe niso predložile ponudb, ki jih je zahteval Urad.

(219) Urad je malteškim davčnim organom oddal zahtevke za povračilo DDV za vsa obdobja do 31. decembra 2017. Leta 2017 je skupni znesek povrnjenega DDV znašal 203 277 EUR (2014 in tretje četrtletje 2016).

(220) UL L 142, 30.4.2004, str. 1.

(221) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Centra je na voljo na njegovem spletišču: www.ecdc.europa.eu.

(222) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(223) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(224) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(225) Leta 2017 je bila začasna direktorica na podlagi izbirnega postopka imenovana za direktorico.

(226) Center je uvedel nova orodja IT za izboljšanje načrtovanja in spremljanja procesa javnega naročanja.

(227) UL L 31, 1.2.2002, str. 1.

(228) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.efsa.europa.eu.

(229) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(230) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(231) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(232) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(233) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(234) UL L 403, 30.12.2006, str. 9.

(235) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Inštituta je na voljo na njegovem spletišču: www.eige.europa.eu.

(236) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(237) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(238) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(239) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(240) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(241) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(242) UL L 214, 24.8.1993, str. 1 in UL L 136, 30.4.2004, str. 1. V skladu s slednjo uredbo je bil prvotni naziv Agencije Evropska agencija za vrednotenje zdravil spremenjen v naziv Evropska agencija za zdravila.

(243) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.ema.europa.eu.

(244) Sprejeti proračun. Končni proračun je odvisen od pristojbin in dajatev, zbranih v letu 2017.

(245) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(246) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(247) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(248) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(249) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(250) UL L 316, 14.11.2012, str. 38.

(251) UL L 158, 27.5.2014, str. 1.

(252) Leta 2018 je bil projekt o kliničnem preizkušanju združen z novim projektom (SUSAR – CTIS – Informacijski sistem za klinično preizkušanje), skupni proračun pa naj bi po ocenah znašal 34,3 milijona EUR.

(253) Uredba (EU) št. 658/2014 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 189, 27.6.2014, str. 112).

(254) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(255) Uredba Agencije o pristojbinah, člena 10(1) in 11(1).

(256) Telematski organi upravljanja, v katerih so zastopane države članice, ki oblikujejo in potrjujejo zahteve za prihodnje sisteme IT.

(257) UL L 36, 12.2.1993, str. 1. Ta uredba in njene spremembe so bile razveljavljene z Uredbo (ES) št. 1920/2006 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 376, 27.12.2006, str. 1).

(258) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Centra je na voljo na njegovem spletišču: www.emcdda.europa.eu.

(259) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(260) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(261) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(262) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(263) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(264) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(265) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(266) Pogodba je bila zaključena in v letu 2017 ni bilo plačil.

(267) UL L 286, 1.11.2011, str. 1.

(268) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.eulisa.europa.eu.

(269) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(270) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(271) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(272) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(273) Glej tudi zaključni račun Agencije za leto 2017, oddelek 2.1.5 Dogodki po datumu bilance stanja.

(274) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(275) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(276) Mednarodna skupina uporabnikov funkcijskih točk (International Function Point Users Group).

(277) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(278) UL L 63, 6.3.2002, str. 1.

(279) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Eurojusta je na voljo na njegovem spletišču: www.eurojust.europa.eu.

(280) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(281) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(282) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(283) Zakonodajalec novo uredbo o Eurojustu še obravnava.

(284) UL L 135, 24.5.2016, str. 53.

(285) UL L 121, 15.5.2009, str. 37.

(286) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.europol.europa.eu.

(287) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(288) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(289) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(290) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(291) UL L 53, 22.2.2007, str. 1.

(292) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.fra.europa.eu.

(293) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(294) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(295) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(296) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(297) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(298) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(299) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(300) UL L 251, 16.9.2016, str. 1.

(301) UL L 349, 25.11.2004, str. 1.

(302) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.frontex.europa.eu.

(303) Dejanski zaposleni na Agenciji so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki. Število delovnih mest, odobrenih v končnem načrtu delovnih mest za leto 2017, je bilo višje, in sicer je bilo v njem 352 delovnih mest za uradnike in začasne uslužbence ter 303 delovnih mest za pogodbene uslužbence in napotene nacionalne strokovnjake.

(304) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(305) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(306) Posebno poročilo št. 12/2016 – Uporaba nepovratnih sredstev v agencijah: ni vedno ustrezna ali dokazljivo uspešna.

(307) Člen 53(2) kadrovskih predpisov.

(308) V skladu s členom 75(13) ustanovne uredbe.

(309) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(310) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(311) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 (UL L 362, 31.12.2012, str. 1).

(312) V skladu s členom 3(4) Uredbe (ES) št. 2007/2004 je sofinanciranje skupnih operacij, ki ga izvaja Agencija, omejeno na nepovratna sredstva.

(313) Dogovor med Evropsko skupnostjo na eni strani ter Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn na drugi strani, o podrobnostih sodelovanja teh držav v Evropski agenciji za upravljanje in operativno sodelovanje na zunanjih mejah držav članic Evropske unije (UL L 243, 16.9.2010, str. 4); Dogovor med Evropsko skupnostjo ter Republiko Islandijo in Kraljevino Norveško o podrobnostih sodelovanja teh držav v Evropski agenciji za upravljanje operativnega sodelovanja na zunanjih mejah držav članic Evropske unije (UL L 188, 20.7.2007, str. 19).

(314) Sodišče je na to tveganje opozorilo v odstavku 39 in priporočilu št. 4 Posebnega poročila št. 15/2014 z naslovom Sklad za zunanje meje je okrepil finančno solidarnost, vendar je treba izboljšati merjenje rezultatov in zagotoviti nadaljnjo dodano vrednost EU.

(315) Priporočilo št. 1 Posebnega poročila Sodišča št. 12/2016: „Uporaba nepovratnih sredstev v agencijah: ni vedno ustrezna ali dokazljivo uspešna“.

(316) Člen 53(2) kadrovskih predpisov.

(317) Evropski azilni podporni urad (Malta), Mednarodna organizacija za migracije (Beograd) in Urad visokega komisarja Združenih narodov za begunce (Ženeva).

(318) Odobrenih je bilo 192 novih delovnih mest za pogodbene uslužbence in napotene nacionalne strokovnjake.

(319) Predlog uredbe Evropskega parlamenta in Sveta o evropski mejni in obalni straži in razveljavitvi Uredbe (ES) št. 2007/2004, Uredbe (ES) št. 863/2007 in Odločbe Sveta 2005/267/ES (COM/2015/0671 final – 2015/0310 (COD).

(320) UL L 131, 23.5.1990, str. 1.

(321) UL L 354, 31.12.2008, str. 82.

(322) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Fundacije je na voljo na njenem spletišču: www.etf.europa.eu.

(323) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(324) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(325) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(326) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(327) Ostale agencije, ki bodo zajete v oceno, so: Evropska fundacija za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer (Dublin), Evropska agencija za varnost in zdravje pri delu (Bilbao) ter Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja (Solun).

(328) UL 27, 6.12.1958, str. 534/58.

(329) UL L 41, 15.2.2008, str. 15.

(330) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: http://ec.europa.eu/euratom/index.html.

(331) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(332) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(333) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(334) UL L 227, 1.9.1994, str. 1.

(335) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Urada je na voljo na njegovem spletišču: www.cpvo.europa.eu.

(336) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(337) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(338) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(339) Člen 74 e-Uprava.

(340) Dne 31. decembra 2017 so neplačane pristojbine, katerih plačilo je zapadlo, znašale 156 600 EUR.

(341) Člen 53 finančne uredbe Urada.

(342) UL L 154, 16.6.2017, str. 1.

(343) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Urada je na voljo na njegovem spletišču: https://euipo.europa.eu.

(344) Znesek proračuna vsebuje rezervo za nepredvidene dogodke.

(345) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(346) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(347) Glej tudi odstavek 21 lanskega revizijskega poročila.

(348) Člen 89(1) finančne uredbe Urada določa, da Urad vzpostavi rezervni sklad, ki bo imel dovolj sredstev za zagotovitev neprekinjenega izvajanja njegovih dejavnosti in izpolnjevanja njegovih nalog za eno leto, kar je enako ocenjenim odobritvam, predvidenim v naslovih 1, 2 in 3 proračuna Urada.

(349) Člen 139(4) in (6) ustanovne uredbe Urada določa, da Urad vsako leto izravna stroške, ki jih imajo uradi držav članic za intelektualno lastnino, Urad Beneluksa za intelektualno lastnino in kateri koli drug ustrezen organ, ki ga določi država članica, zaradi specifičnih nalog, ki jih opravljajo kot funkcionalni del sistema blagovnih znamk EU v okviru različnih storitev in postopkov, pri čemer ta obveza velja le, če v zadevnem letu ni proračunskega primanjkljaja.

(350) V letu 2017 je stopnja izvrševanja proračuna Urada znašala 97 %.

(351) Glej odstavek 3.34.8.

(352) UL L 225, 30.7.2014, str. 1.

(353) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Odbora je na voljo na njegovem spletišču: www.srb.europa.eu.

(354) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(355) Računovodski izkazi zajemajo izkaz finančnega položaja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(356) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(357) Člen 75 finančne uredbe Enotnega odbora za reševanje z dne 25. marca 2015.

(358) Leta 2017 je stopnja izvrševanja znašala 71 % ali 71 milijonov EUR.

(359) 50 milijonov EUR leta 2017.

(360) UL L 314, 7.12.1994, str. 1.

(361) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Centra je na voljo na njegovem spletišču: www.cdt.europa.eu.

(362) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(363) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(364) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(365) Sodišče ni preverjalo vrednotenja.

(366) Člen 79 e-Uprava Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013.

(367) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(368) Standardi notranje kontrole, ki jih Center uporablja, temeljijo na ekvivalentnih standardih, kot jih je določila Komisija.

(369) Ta trend se je nadaljeval v letu 2017.

(370) UL L 343, 19.12.2013, str. 46.

(371) UL L 101, 21.4.2009, str. 26.

(372) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.eacea.ec.europa.eu.

(373) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(374) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(375) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(376) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95 e-Uprava.

(377) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(378) UL L 341, 18.12.2013, str. 73.

(379) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.ec.europa.eu/easme/.

(380) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(381) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(382) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(383) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95 e-Uprava.

(384) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(385) UL L 9, 12.1.2008, str. 15.

(386) UL L 347, 20.12.2013, str. 965.

(387) Obdobje izvajanja 2014–2020.

(388) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.erc.europa.eu.

(389) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(390) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(391) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(392) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(393) Sedmi okvirni program EU za raziskave in tehnološki razvoj.

(394) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(395) UL L 352, 24.12.2013, str. 65.

(396) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.ec.europa.eu/inea .

(397) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(398) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(399) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(400) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(401) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(402) UL L 11, 15.1.2008, str. 9.

(403) UL L 346, 20.12.2013, str. 54

(404) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču: www.ec.europa.eu/rea.

(405) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah za plačila.

(406) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(407) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(408) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(409) Sklicevanje tudi na poročilo o upravljanju kadrovskih virov z naslovom The management of human resources in the Agency, ki ga je leta 2016 izdala Služba Komisije za notranjo revizijo.

(410) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95(2) e-Uprava.

(411) Sodišče ni preverjalo revizijskega dela.

(412) Leta 2017 je Služba Komisije za notranjo revizijo izvedla ponovno revizijo in prišla do zaključka, da sta bili omenjeni priporočili ustrezno in uspešno izvedeni. Konec leta niso bila izvedena še tri priporočila.

(413) Sklep Komisije 2013/770/EU (UL L 341, 18.12.2013, str. 69).

(414) Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Agencije je na voljo na njenem spletišču http://ec.europa.eu/chafea/.

(415) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(416) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(417) Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(418) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012, člen 95 e-Uprava.

		ISSN 1977-1045
Uradni list Evropske unije		C 434

Slovenska izdaja	Informacije in objave	Letnik 61 30. november 2018

Vsebina		Stran
	IV Informacije
	INFORMACIJE INSTITUCIJ, ORGANOV, URADOV IN AGENCIJ EVROPSKE UNIJE
	Računsko sodišče
2018/C 434/01	Letno poročilo o agencijah EU za proračunsko leto 2017	1