Vodič za kandidate izbirnih postopkov Evropskega parlamenta

1.

UVOD

Kako poteka izbirni postopek

2.	FAZE IZBIRNEGA POSTOPKA

Sprejem prijav

Pregled splošnih pogojev

Pregled posebnih pogojev

Ocena kvalifikacij

Preizkusi

Seznam uspešnih kandidatov

3.	KAKO SE PRIJAVITI

Splošne opombe

Kako predložiti celotno dokumentacijo

Katera potrdila priložiti dokumentaciji

Splošne opombe

Potrdila za splošne pogoje

Potrdila za posebne pogoje in oceno kvalifikacij

4.

OBVESTILO

5.	SPLOŠNE INFORMACIJE

Enake možnosti

Zahteve kandidatov za dostop do informacij, ki jih zadevajo

Varstvo osebnih podatkov

Potni stroški in stroški bivanja

PRILOGA I

PRILOGA II

1.   UVOD

Kako poteka izbirni postopek

Izbirni postopek je sestavljen iz več faz, v katerih so si kandidati konkurenti. Postopek je odprt za vse državljane Evropske unije, ki na dan, določen za oddajo kandidatur, ustrezajo zahtevanim merilom, in vsem kandidatom daje enako možnost, da pokažejo svoje sposobnosti. Izbira temelji na pokazanih sposobnostih in upošteva načelo enakopravne obravnave.

Ob koncu izbirnega postopka so uspešni kandidati uvrščeni na seznam, s katerega Evropski parlament izbira kandidate do zasedbe delovnega mesta, na katerega se nanaša razpis.

Za vsak izbirni postopek je ustanovljen izbirni odbor, ki ga sestavljajo člani uprave in odbora zaposlenih. Delo odbora je tajno in poteka v skladu s Prilogo III Kadrovskih predpisov.

Neposredno ali posredno vmešavanje kandidatov v delo odbora je strogo prepovedano. Organ, pristojen za imenovanja, ima pravico izločiti kandidata, ki to prepoved krši.

Izbirni odbor pri odločanju o uvrstitvi kandidata v izbirni postopek strogo upošteva razpisne pogoje. Kandidati ne morejo uveljavljati udeležbe na predhodnih razpisih ali izbirnih postopkih.

Da bi izbral najboljše kandidate, izbirni odbor pri ocenjevanju ustreznosti kandidatov za opravljanje nalog iz razpisa primerja njihove rezultate. Ni torej dovolj, da oceni le znanje, ampak mora na osnovi njihove uspešnosti ugotoviti, kateri so najbolj strokovno usposobljeni.

Izbirni postopek traja okvirno 6 do 9 mesecev, odvisno od števila kandidatov.

2.   FAZE IZBIRNEGA POSTOPKA

Izbirni postopek sestavljajo naslednje faze:

—	sprejem prijav,

—	pregled splošnih pogojev,

—	pregled posebnih pogojev,

—	ocena kvalifikacij (pripustitev k preizkusom),

—	preizkusi,

—	seznam uspešnih kandidatov.

Sprejem prijav

Kandidati, ki se želijo prijaviti na razpis, morajo poslati vso prijavno dokumentacijo, ki vsebuje izpolnjeno in podpisano prijavnico, ki spada k objavljenem razpisu, ter vse zahtevane dokumente, ki dokazujejo, da izpolnjujejo splošne in posebne razpisne pogoje. Dokumentacijo je treba poslati s priporočeno pošto do datuma, ki je naveden v razpisu (pošiljanje s kurirsko pošto velja kot pošiljanje s priporočeno pošto. V tem primeru datum na spremnici velja kot datum odposlane pošiljke.) Za naslov in skrajni rok za oddajo prijav glej točko C razpisa.

Pregled splošnih pogojev

Oddelek za natečaje in izbirne postopke pregleda, ali so prijave sprejemljive, ali so torej bile vložene v obliki in v roku, navedenih v razpisu, ter ali izpolnjujejo splošne razpisne pogoje.

Glede na zgoraj navedeno so torej po uradni dolžnosti izločeni kandidati, ki:

—	svojo prijavo pošljejo po določenem roku (velja datum poštnega žiga ali spremnica kurirske pošte),

—	svoje prijave ne pošljejo s priporočeno pošto ali kurirsko pošto,

—	ne uporabijo ali ustrezno izpolnijo prijavnice, ki spada k objavljenemu razpisu,

—	prijavnice ne podpišejo,

—	ne izpolnjujejo splošnih razpisnih pogojev.

Kandidati so posamično obveščeni o zavrnitvi njihove prijave po preteku roka za oddajo vlog .

Organ za imenovanja sestavi seznam kandidatov, ki izpolnjujejo splošne pogoje, navedene v razpisu, nato pa ga skupaj z dokumentacijo predloži izbirnemu odboru.

Pregled posebnih pogojev

Izbirni odbor preuči prijave in sestavi seznam kandidatov, ki ustrezajo posebnim pogojem, navedenim v razpisu. Pri tem se opira izključno na navedbe iz prijavnice, utemeljene s potrdili .

Študij, usposabljanja, znanje jezikov in morebitne delovne izkušnje morajo biti podrobno navedeni v prijavnici, in sicer:

—	študij: datum začetka in zaključka študija, vrsta diplome ali diplom ter predmetnik,

—	morebitne delovne izkušnje: datum začetka in konca zaposlitve ter natančen opis izvajanih nalog.

Kandidati, ki so objavili študije, članke ali druga besedila v zvezi z naravo razpisanega dela, jih morajo v prijavi omeniti.

V tej fazi se izključijo kandidati, ki ne izpolnjujejo posebnih pogojev, navedenih v razpisu.

Kandidati so pisno obveščeni o sklepu izbirnega odbora o njihovi uvrstitvi v izbirni postopek.

Ocena kvalifikacij

Pri izbiri kandidatov, ki so povabljeni na preizkuse, izbirni odbor oceni kvalifikacije kandidatov, uvrščenih v izbirni postopek (glej zgornji odstavek). Pri tem se opira izključno na navedbe iz prijavnice, utemeljene s potrdili (glej spodaj navedeno točko 3). Izbirni odbor upošteva vnaprej dogovorjena merila in oceni kvalifikacije kandidatov, navedene v točki B.2 razpisa.

Kandidati so pisno obveščeni o sklepu izbirnega odbora, ali smejo ali ne smejo pristopiti k preizkusom.

Preizkusi

Vsi preizkusi so obvezni in izločilni. Največje število kandidatov, pripuščenih k preizkusom, je določeno v točki B.2 razpisa.

Iz organizacijskih razlogov so kandidati lahko hkrati pozvani k pisnim in ustnim preizkusom. Vendar se ocena preizkusov opravi v enakem vrstnem redu, kot so navedeni v razpisu. Če torej kandidat ne doseže minimalne zahtevane ravni v izločilnih preizkusih, izbirni odbor ne oceni njegovih naslednjih preizkusov.

Če kandidat odstopi, se njegovi preizkusi ne ocenijo.

Seznam uspešnih kandidatov

Na seznam uspešnih kandidatov se uvrsti le najvišje število kandidatov, določeno v točki B.4 razpisa.

Dejstvo, da je ime kandidata na seznamu uspešnih kandidatov, pomeni, da ga bo ena od služb institucije lahko povabila na razgovor, vendar pa ne pomeni pravice do zaposlitve niti zagotovila, da ga bo institucija zaposlila.

3.   KAKO SE PRIJAVITI

Splošne opombe

Pred prijavo skrbno preverite, ali izpolnjujete vse splošne in posebne razpisne pogoje, kar pomeni, da morate najprej preučiti razpis in ta vodič ter sprejeti navedene pogoje.

Čeprav v razpisu ni starostnih omejitev, preverite upokojitveno starost, ki jo določajo Kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_fr.pdf).

Kandidati morajo izpolniti prijavnico (izvirnik ali kopijo), ki spada k temu razpisu in je objavljena v tem Uradnem listu, ki ga izdaja Urad za publikacije Evropske unije.

Dokumenti, poslani po preteku roka, se ne upoštevajo.

Kandidati invalidi ali kandidati, ki so v posebnih življenjskih okoliščinah (na primer nosečnost, dojenje, posebno zdravstveno stanje, zdravljenje itd.), ki utegnejo otežiti opravljanje preizkusov, morajo to navesti v prijavnici in posredovati vse koristne informacije, da uprava, če je mogoče, poskrbi za vse potrebne ukrepe. Po potrebi kandidati k prijavnici priložijo prosto napisana pojasnila, za katera menijo, da bi jim lahko olajšala opravljanje preizkusov.

Kako predložiti celotno dokumentacijo

1.	Izpolnite in podpišite prijavnico, ki spada k objavljenemu razpisu,

2.	priložite oštevilčen seznam vseh potrdil, priloženih dokumentaciji,

3.	priložite vsa potrdila, ki jih predhodno oštevilčite,

4.	pošljite dokumentacijo na način in v roku, navedenih v razpisu.

Katera potrdila priložiti dokumentaciji

Splošne opombe

Ne pošiljajte izvirnikov, temveč le neoverjene fotokopije zahtevanih dokumentov. Navajanje spletnih strani se ne šteje za zahtevani dokument. Natisnjene spletne strani se ne štejejo kot potrdila, a jih lahko priložite izključno kot dodatno informacijo k potrdilom.

Opozarjamo kandidate, da morajo v primeru, da se uvrstijo na seznam uspešnih kandidatov in jim je ponujena služba, pred sklenitvijo delovne pogodbe predložiti izvirnike vseh zahtevanih dokumentov.

Življenjepis ne šteje kot potrdilo.

Kandidati se ne morejo sklicevati na dokumente, prijave ali druge dokumente, poslane ob prijavah na predhodne razpise (1).

Kandidatom se dokumenti iz poslane dokumentacije ne vrnejo.

Potrdila za splošne pogoje

V tej fazi se ne zahtevajo dokumenti, ki potrjujejo, da:

—	je kandidat državljan katere od držav članic Evropske unije,

—	kandidat uživa državljanske pravice,

—	je kandidat izpolnil vse zakonske obveznosti glede služenja vojaškega roka,

—	kandidat izpolnjuje moralna merila za opravljanje predvidenega dela.

Kandidati morajo podpisati prijavnico. S podpisom kandidat častno izjavlja, da izpolnjuje pogoje in da so navedene informacije resnične in popolne.

Potrdila za posebne pogoje in oceno kvalifikacij

Kandidati morajo izbirnemu odboru posredovati vse informacije in dokumente za preverjanje točnosti navedb v prijavnici.

Diplome in/ali potrdila o opravljenem študiju

Kandidati morajo predložiti fotokopije diplom ali potrdil, ki dokazujejo doseženo študijsko raven, kakršno zahteva razpis.

Izbirni odbor pri tem upošteva različne izobraževalne sisteme držav članic Evropske unije.

Za diplome po srednji šoli je treba navesti karseda natančne podatke, zlasti o trajanju študija in predmetniku, da izbirni odbor lahko oceni ustreznost diplom glede na vrsto razpisanega dela.

V primeru tehnične ali poklicne izobrazbe, izpopolnjevalnih ali specialističnih tečajev mora kandidat navesti, ali gre za redni ali izredni način izpopolnjevanja ali za večerne tečaje ter predmetnik in uradno trajanje tečajev.

Delovne izkušnje

Če se v razpisu zahtevajo delovne izkušnje, se upoštevajo le tiste, ki jih je kandidat pridobil po končanem študiju ali pridobljenem zahtevanem nazivu. Potrdila morajo dokazati trajanje in raven delovnih izkušenj, kolikor se da natančno je treba opisati vrsto izvajanega dela, da izbirni odbor lahko oceni ustreznost izkušenj glede na razpisano delo.

Za vse delovne izkušnje je treba priložiti potrdila, zlasti:

—	potrdilo nekdanjega in sedanjega delodajalca o delovnih izkušnjah, potrebnih za uvrstitev v izbirni postopek,

—	če zaradi zaupnosti ni mogoče priložiti potrebnih potrdil o delovnih izkušnjah, je namesto tega treba priložiti fotokopijo delovne pogodbe ali pisma o zaposlitvi in/ali prve in zadnje plačilne liste,

—	za delovne izkušnje brez zaposlitve pri delodajalcu (samozaposlitve, svobodni poklici itd.) se kot potrdilo lahko priložijo računi ali naročilnice, kjer je natančno navedena vrsta opravljenih storitev, ali druga ustrezna uradna potrdila.

Znanje jezikov

Za zahtevano znanje jezikov je treba priložiti diplomo, potrdilo ali prosto napisano častno izjavo z razlago o tem, kako je bilo jezikovno znanje pridobljeno.

Če se v kateri koli fazi izbirnega postopka izkaže, da so podatki v prijavnici netočni ali zanje ni ustreznih potrdil ali potrdila ne ustrezajo vsem pogojem, navedenim v razpisu, se kandidatovo prijavo razglasi za neveljavno.

4.   OBVESTILO

V skladu z dolžnostjo skrbnega ravnanja morajo kandidati poskrbeti, da je ustrezno izpolnjena in podpisana prijavnica (izvirnik ali fotokopija) z vsemi spremljevalnimi potrdili poslana s priporočeno pošto (2) v zahtevanem roku, kar potrjuje datum na poštnem žigu.

Če kandidat ni dobil pisma z vabilom ali z zavrnitvijo prijave ter ob upoštevanju trajanja poštnih storitev, mora Oddelku za natečaje in izbirne postopke poslati pismo, faks ali elektronsko pošto (3) v roku, navedenem v zadnjem odstavku razpisa.

Vsa pošta v zvezi s prijavo določenega kandidata mora vsebovati njegovo ime in številko izbirnega postopka.

Vsa pošta Evropskega parlamenta v zvezi z izbirnim postopkom, tudi vabilo k preizkusom, se pošlje po elektronski pošti na naslov, ki ga je kandidat navedel na prijavnici. Kandidat mora redno preverjati svoj elektronski poštni predal (tudi mapo z neželeno pošto) (najmanj dvakrat na teden) ter Oddelku za natečaje in izbirne postopke posredovati informacije o morebitnih spremembah osebnih podatkov.

Vsa sporočila v zvezi z izbirnim postopkom pošljite po elektronski pošti v poštni predal: PE-168-S@ep.europa.eu

Če ne morete preverjati svojega elektronskega poštnega predala, je vaša odgovornost, da to nemudoma sporočite Oddelku za natečaje in izbirne postopke ter navedete nov elektronski naslov.

Zaradi jasnosti in razumljivosti besedil splošnega značaja in sporočil, naslovljenih na kandidate ali ki jih kandidati prejmejo, vabila na različne preizkuse ter vsa korespondenca med Oddelkom za natečaje in izbirne postopke ter kandidatom potekajo samo v angleškem, francoskem ali nemškem jeziku. Kandidat ne prejema obvestil v svojem prvem jeziku (jezik 1).

Da se zaščiti neodvisnost izbirnega odbora, je vsako neposredno ali posredno vmešavanje kandidatov v njegovo delo strogo prepovedano in je lahko razlog za njihovo izločitev iz izbirnega postopka.

Vsa korespondenca z izbirnim odborom ter vsa vprašanja v zvezi z navodili ali potekom postopka morajo biti naslovljena izključno na Oddelek za natečaje in izbirne postopke (3), ki je zadolžen za komuniciranje s kandidati do zaključka izbirnega postopka.

5.   SPLOŠNE INFORMACIJE

Enake možnosti

Evropski parlament skuša med izbirnim postopkom preprečiti vsakršno obliko diskriminacije.

Evropski parlament izvaja politiko enakih možnosti in sprejema prijave brez diskriminacije na podlagi spola, rase, barve kože, narodnostnega ali socialnega porekla, genetskih značilnosti, jezika, vere ali prepričanja, političnega ali drugega prepričanja, pripadnosti nacionalni manjšini, premoženja, rojstva, invalidnosti, starosti, spolne usmerjenosti, zakonskega stanu ali družinskih razmer.

Zahteve kandidatov za dostop do informacij, ki jih zadevajo

Pri izbirnih postopkih imajo kandidati pravico, da pod spodaj opisanimi pogoji lahko dostopajo do nekaterih informacij, ki jih neposredno in osebno zadevajo. V skladu s to pravico Evropski parlament kandidatu na njegovo zahtevo posreduje naslednje dodatne informacije:

(a)

kandidati, ki niso uspešno opravili preizkusov in/ali niso bili vabljeni na ustni preizkus, lahko na zahtevo prejmejo kopijo svojih preizkusov ter kopijo ocenjevalnega lista z opombami izbirnega odbora. Zahtevke je treba vložiti v roku enega meseca od datuma, ko je bilo poslano pismo s sklepom o koncu sodelovanja v izbirnem postopku;

(b)

kandidati, ki so bili vabljeni na ustni preizkus, a njihovega imena ni na seznamu uspešnih kandidatov, so s točkami, ki so jih prejeli za različne preizkuse, seznanjeni le po tem, ko izbirni odbor sestavi seznam uspešnih kandidatov. Ti kandidati lahko prejmejo kopijo svojih pisnih preizkusov pod pogoji iz točke (a);

(c)	kandidati, uvrščeni na seznam uspešnih kandidatov, so obveščeni le o tem, da so uspešno opravili izbirni postopek.

Zahteve se obravnavajo v skladu s tajnim potekom dela izbirnega odbora iz Kadrovskih predpisov (Priloga III, člen 6) ter ob upoštevanju pravil v zvezi z varstvom posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov.

Varstvo osebnih podatkov

Evropski parlament, ki je odgovoren za organizacijo izbirnih postopkov, zagotavlja, da se osebni podatki kandidatov obdelujejo v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (4), zlasti glede njihove zaupnosti in varnosti.

Potni stroški in stroški bivanja

Kandidatom, ki so vabljeni na opravljanje preizkusov, se delno povrnejo potni stroški in stroški bivanja. Ko so vabljeni na preizkuse, so seznanjeni z veljavnimi postopki in cenikom.

Naslov na prijavnici šteje za kraj, od koder se kandidat napoti na najbližjo lokacijo, kjer se opravljajo preizkusi. Sprememba naslova, ki jo kandidat sporoči po tem, ko Evropski parlament že pošlje vabila za preizkuse, se ne more upoštevati, razen če Parlament presodi, da so razlogi, ki jih navede kandidat, višja sila ali nepredvidene okoliščine.

---

(1)  Ti pogoji veljajo za vse kandidate, tudi za uradnike in druge uslužbence Evropske unije.

(2)  Pošiljanje s kurirsko pošto velja kot pošiljanje s priporočeno pošto. V tem primeru velja datum na spremnici.

(3)  Naslov: Parlement Européen, Unité concours et procédures de sélection – MON 04 S 010, Procédure de sélection PE/168/S, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Številka faksa: +32 22831717. Elektronski naslov: PE-168-S@ep.europa.eu

(4)  UL L 8, 12.1.2001, str. 1.