29.1.2011   

SL

Uradni list Evropske unije

C 31/1

1.

Evropska centralna banka (v nadaljnjem besedilu: ECB oziroma banka) in nacionalne centralne banke vseh držav članic Evropske unije (EU) skupaj sestavljajo Evropski sistem centralnih bank (ESCB). Poglavitni cilj ESCB je ohranjanje stabilnosti cen. ESCB tudi podpira splošne ekonomske politike v EU z namenom prispevati k doseganju ciljev EU (1). ECB v ta namen izvaja naloge, določene v svojem statutu (2), in je pristojna za upravljanje svojih dejavnosti in financ.

2.

Sodišče je revizijo učinkovitosti upravljanja ECB opravilo na podlagi člena 27.2 Protokola o Statutu ESCB in ECB (3). Revizija za leto 2009 je zajela pravila, postopke in sisteme, ki jih je ECB uvedla za upravljanje svojih človeških virov.

3.

Svet ECB na predlog Izvršilnega odbora določi pogoje za zaposlitev v ECB (4). Glavni dokumenti, ki urejajo kadrovanje v ECB, so pogoji za zaposlitev, pravila za zaposlene in druge upravne okrožnice ter smernice za posebne teme, kot so zaposlovanje, napredovanja, mobilnost in kodeks ravnanja. Skupno delovno silo ECB sestavljajo „zaposleni“ (1 386 ob koncu leta 2009) in „drugi uslužbenci“ (278 ob koncu leta 2009). Med „druge uslužbence“ spadajo: uslužbenci ESCB/mednarodnih organizacij (127), udeleženci programa za osebe s končanim podiplomskim študijem (24), podiplomski študenti praktikanti in doktorski študenti praktikanti (72), gostujoči raziskovalci (9) in uslužbenci, zaposleni prek agencij za zaposlovanje (46). Poleg tega ima ECB za posebne potrebe sklenjene pogodbe s svetovalci.

4.

Sodišče izvaja revizijo ECB po pristopu rotacije, tako da za pregled vsako leto izbere drugo področje upravljanja. Cilj revizije za leto 2009 je bil oceniti, kako dobro je ECB upravljala svoje človeške vire, pri čemer so bila obravnavana naslednja ključna revizijska vprašanja:

5.

Sodišče je tudi nadalje spremljalo svoje prejšnje ugotovitve in priporočila na tem področju, nastale pri njegovi reviziji za leto 2004 (5), ki je obravnavala učinkovitost upravljanja človeških virov ECB pri zaposlovanju in mobilnosti ter prejemkih in nadomestilih, nadalje pa je spremljalo tudi vodenje odsotnosti z dela.

6.

Revizija je zajela le „zaposlene“ v ECB (uslužbenci) in je vsebovala naslednje glavne elemente:

7.

Pogoji in pravila za zaposlitev morajo biti podrobni in pokrivati vse vidike upravljanja človeških virov, kot so prejemki, dopust, nadure, začasne napotitve na drugo delovno mesto, poskusna doba, vodenje odsotnosti z dela, nadlegovanje itd.

8.

Pregled glavnih pogojev in pravil za zaposlitev je pokazal, da so podrobni. ECB je v postopku konsolidacije vseh pravil in predpisov v Priročnik za uslužbence. Ta bo dopolnjeval Priročnik o poslovnih praksah, ki je bil izdan leta 2007 in nazadnje posodobljen marca 2009.

9.

Sodišče je v preteklosti priporočilo, da bi morala ECB periodično ocenjevati, ali so njeni pogoji za zaposlitev primerljivi s pogoji drugih institucij EU in finančnih institucij (6).

10.

ECB je izvedla posebno primerjavo za svoj pokojninski načrt (7) in omejeno število tematskih primerjav z institucijami EU in drugimi primerljivimi finančnimi institucijami. Te primerjave niso privedle do nobenih pomembnih sprememb pogojev za zaposlitev, ki jih uporablja ECB. ECB na splošno meni, da so pogoji za zaposlitev ustrezni, kar dokazujeta majhno menjavanje osebja (8) in dejstvo, da je ponudbo za delo zavrnilo zelo malo uspešnih kandidatov.

11.

Pravila in postopki za izbiranje osebja so potrebni za preglednost in uspešnost procesov zaposlovanja, če naj ti štejejo za ustrezne. Sodišče je ocenilo, ali je banka:

12.

Vzpostavljen bi moral biti niz podrobnih in jasnih pogojev in postopkov za izbiranje osebja, ki jasno in podrobno zajema vse ključne faze procesa. V njih bi bilo treba določiti osebo (osebe), odgovorno za različne faze procesa zaposlovanja, odločitve, ki jih je bilo treba sprejeti, in zahtevane dokumente.

13.

Splošna pravila za zaposlovanje so celovita, jasna in zlahka dostopna vsem udeleženim zainteresiranim stranem. Vendar ni bil pripravljen izčrpen priročnik in ni kontrolnega seznama za zagotavljanje, da so bili pravilno izvedeni vsi koraki v ciklu zaposlovanja.

14.

Zaposlovanje bi moralo potekati v skladu z veljavnimi pravili in postopki. Cilj postopkov za izbiranje osebja bi moral biti pravočasno in pregledno zaposlovanje uslužbencev, ki najbolje ustrezajo opisu delovnega mesta.

15.

S postopki za izbiranje osebja, ki jih uporablja ECB, se skuša zagotoviti, da „Izvršilni odbor izbere in imenuje vse zaposlene v ECB in odloča o njihovem napredovanju“ in to „ob upoštevanju načel strokovne usposobljenosti, javnosti, preglednosti, enakega dostopa in nediskriminacije“ (9).

16.

Pri reviziji so bile pregledane zaposlitvene kampanje in neposredna imenovanja. Pregledana neposredna imenovanja so bila jasno dokumentirana in v skladu z veljavnimi pravili ECB. Za zaposlitvene kampanje se uporablja zapletenejši proces, pri katerem so bile ocenjene zadeve, kot so objave prostih delovnih mest in postopki za izbiranje osebja.

17.

Za vse zaposlitvene kampanje bi bilo treba sestaviti objavo prostega delovnega mesta, v kateri bi morale biti jasno navedene glavne naloge tega delovnega mesta ter splošen opis zahtevane in/ali zaželene izobrazbe in drugih kvalifikacij, kompetenc in izkušenj. V objavi bi morali biti navedeni tudi vrsta in trajanje pogodbe ter izbirna merila. Vse bi morale biti objavljene v elektronskem sistemu zaposlovanja, ki ga uporablja ECB, kadar se zdi primerno, pa jih je mogoče oglaševati tudi na druge načine.

18.

V pregledanih objavah prostih delovnih mest so bili dovolj dobro opredeljeni zahtevane izkušnje in kvalifikacije ter vrsta delovnega mesta in izbirna merila. Za predložitev prijav je bil določen razumen rok.

19.

Čeprav si ECB prizadeva spodbujati mobilnost osebja in pritegniti kandidate s profili, primernimi za delo v njenih različnih poslovnih področjih, so se za delovna mesta pogosto zahtevali zelo strokovno naravnani predpogoji. Pripisovanje velikega pomena zelo specifičnemu strokovnemu znanju na splošno otežuje nadaljnjo mobilnost znotraj ECB. Ni bil razvit sklop osnovnih standardnih kompetenc za izpolnjevanje nalog, ki se pričakuje na različnih stopnjah kariere, z namenom lažjega sestavljanja objave prostega delovnega mesta in morda spodbujanja notranje mobilnosti osebja.

20.

Pravila ECB predvidevajo, da imenovana izbirna komisija odloči, ali bo izbirni postopek vseboval preizkuse, pisne vaje ali druge načine izbiranja. Vsi postopki za zaposlovanje morajo vsebovati vsaj en razgovor članov izbirne komisije z vsakim kandidatom. Za vsa vodstvena delovna mesta bi moral oceno vodstvenih sposobnosti opraviti zunanji svetovalec. Izbirna komisija lahko tudi upošteva relevantna priporočila za delovno mesto, ki so jih podali prejšnji kandidatovi delodajalci in relevantni sedanji ali pretekli nadrejeni v ECB. Ocena bi morala temeljiti na zahtevah v zvezi s kvalifikacijami in izkušnjami, ki so določene v objavi prostega delovnega mesta.

21.

Izbirna komisija naj bi po koncu izbirnega postopka sestavila svoje sklepe o kandidatih na ožjem seznamu, na katerem so razvrščeni po primernosti. Nato bi morala prositi za odobritev vodje poslovnega področja, na katerem je prosto delovno mesto, ali Izvršilnega odbora, če je delovno mesto nad določeno karierno stopnjo.

22.

Pri vsaki pregledani zaposlitveni kampanji je bila za ocenjevanje primernosti kandidatov uporabljena zmes različnih metod (glej okvir).

Okvir

Ocenjevalne metode, uporabljene v zaposlitvenih kampanjah

23.

Pregledane zaposlitvene kampanje so bile izvedene pravočasno. Odločitve, sprejete v vsaki fazi procesa, so bile utemeljene v izbirnem memorandumu. Vendar so pregledani memorandumi vsebovali le opisne ocene in se pogosto niso izrecno sklicevali na kakršne koli pridobljene točke. Čeprav so izbrani kandidati imeli zahtevane izkušnje in kvalifikacije, je bilo v večini primerov težko ugotoviti, po kakšnih merilih so se uvrstili na ožji seznam in bili izbrani. Ocene pisnih preizkusov in razgovorov s kandidati so bile večinoma opisne in pogosto ni bila dodana lestvica, s pomočjo katere bi bilo mogoče primerjati ocene vseh kandidatov.

24.

Pri kampanjah, v katerih se je uporabljalo preverjanje priporočil, izidi preverjanja niso bili vedno dokumentirani v zaposlitvenem dosjeju kandidata, prav tako pa ni bilo dokazov, da je izbirna komisija sistematično razpravljala o njih.

25.

Sodišče je ocenilo, ali je ECB:

26.

Izdati bi bilo treba jasne smernice, ki zajemajo vse vidike sistema za ocenjevanje uspešnosti uslužbencev. V sistemu za ocenjevanje uslužbencev bi morale biti opredeljene vloge in jasno določeno, kaj se pričakuje od ocenjevalcev in ocenjevancev.

27.

Priročnik za ocenjevanje v ECB opisuje ključne vidike sistema za ocenjevanje, ki ga banka uporablja. Ocenjevalni obrazec, ki se uporablja, vsebuje naslednje: (i) pregled uspešnosti ocenjevanca glede na naloge in cilje, določene pri ocenjevanju za prejšnje leto, (ii) splošno oceno uspešnosti v skladu z vrednotami ECB, (iii) pregled spretnosti in znanj glede na usposobljenost, ki jo zahteva ECB, (iv) določitev nalog in ciljev za naslednje obdobje, (v) razdelek o usposabljanju in razvoju, (vi) razdelek s povzetimi pripombami obeh ocenjevalcev ter (vii) razdelek s pripombami ocenjevanca.

28.

Sodišče je pri analizi postopkov za ocenjevanje ugotovilo naslednje:

29.

Pri posameznih ocenah uslužbencev bi bilo treba upoštevati določbe Priročnika za ocenjevanje v ECB. Dosledno bi jih morala uporabljati vsa poslovna področja, da se zagotovita enoten pristop in pošteno ocenjevanje vseh uslužbencev.

30.

Preizkušanje izbranih ocen posameznih uslužbencev s poslovnih področij je pokazalo:

31.

ECB bi morala razviti ustrezne politike in postopke za poklicni razvoj, namenjene nagrajevanju uslužbencev za uspešnost in ohranjanju motiviranosti delovne sile.

32.

Sodišče je pregledalo politike in pravila za poklicni razvoj ter izbralo vzorec, pri katerem je preizkusilo skladnost s temi politikami in pravili.

33.

Poklicni razvoj uslužbencev in obravnavanje demografskega izziva (11) sta med prednostnimi nalogami ECB, omenjenimi v pismu predsednika iz leta 2009 (12). V skladu s strategijo ECB je bila v zadnjih letih ena od ključnih politik ohranjanje skupnega števila zaposlenih. Demografski izziv skupaj z ohranjanjem skupnega števila zaposlenih pomeni glavno omejitev za poklicno napredovanje v ECB. Opaženo je bilo, da se je skupno število zaposlenih povečalo za 3 %, število drugih uslužbencev pa znatno (s 154 leta 2006 na 254 leta 2009).

34.

Čeprav ECB podpira mobilnost (13) in zagotavlja potrebno usposabljanje, je odvisno od uslužbenca, ali bo te priložnosti izkoristil in izoblikoval svojo poklicno pot. Ni vnaprej določenih poklicnih poti in samodejnega poklicnega napredovanja.

35.

V skladu z upravno okrožnico ECB o napredovanjih in dodatnih zvišanjih plač je lahko uslužbenec napredoval le po:

36.

Poleg opisanih možnosti obstaja tudi letni pregled plač in bonusov (ASBR). Politika nagrajevanja v ECB je bila zasnovana za nagrajevanje uspešnosti in dosežkov posameznikov, tako da je raven njihove plače povezana z njihovim prispevkom k uspehu ECB pri doseganju njenih ciljev. Uslužbenci so upravičeni do dveh vrst nagrajevanja: povečanja plač in dodelitve bonusov.

37.

Ugotovljeno je bilo naslednje:

38.

Letne dejavnosti usposabljanja bi bilo treba ustrezno načrtovati. Zagotoviti bi bilo treba ciljno usmerjeno usposabljanje, npr. za nove uslužbence, vodstvene kadre in druge s posebnimi spretnostmi in znanji. Za vse programe usposabljanja bi bilo treba izvesti vrednotenja z oceno kakovosti zagotovljenih programov. Informacije o dejavnostih usposabljanja bi morale biti zlahka dostopne vsem uslužbencem in biti za vsa usposabljanja na voljo na enem mestu.

39.

ECB uporablja dve vrsti usposabljanja, centralizirano in decentralizirano. Centraliziranega usposabljanja se lahko udeležijo vsi uslužbenci, upravljata pa ga Generalni direktorat za kadrovsko službo, proračun in organizacijo (DG-H) in Generalni direktorat za informacijske sisteme (DG-IS). Decentralizirano usposabljanje organizira vsako poslovno področje predvsem za specializirane strokovne teme.

40.

Revizija je vsebovala pregled programa usposabljanja za leto 2009 in pri njej je bil preizkušen vzorec dejavnosti usposabljanja s treh poslovnih področij. Rezultati preizkušanja so pokazali:

41.

Podatke o človeških virih bi bilo treba upravljati integrirano, da se zagotovi celovit, zanesljiv in dosleden vir podatkov za načrtovanje in spremljanje kadrovskih dejavnosti ter poročanje o njih.

42.

Del podatkov o človeških virih (na primer pogodbe o zaposlitvi) se obdela in hrani v osebnih mapah v papirni obliki. ECB se pripravlja na uvedbo uporabe digitalnih osebnih map. DG-H uporablja dva glavna informacijska sistema: ISIS in sistem e-zaposlovanja, ki bo po pričakovanjih leta 2011 postopoma ukinjen. ISIS je sistem programske opreme SAP, ki je bil v ECB uveden januarja 2008. Pomembno je vplival na številne naloge v zvezi z upravljanjem človeških virov. Več modulov je že v uporabi ali uvajanju.

43.

Portal ISIS je prek notranjih spletnih strani na voljo vsem uslužbencem ECB. Ti so odgovorni za vzdrževanje svojih osebnih podatkov, kot so podrobnosti o bančnem računu in osebni podatki. S tem, da uslužbenci sami upravljajo svoje osebne podatke, se je kakovost podatkov povečala.

44.

Čeprav je sistem ISIS tehnično operativen od januarja 2008, na koncu leta 2009 nobenemu posameznemu direktoratu ni bilo dodeljeno lastništvo sistema. Začasno je bil v lasti projektne usmerjevalne skupine. Poleg tega ni bil podpisan dogovor o ravni storitev. Ti dogovori so običajna praksa za opredeljevanje ravni storitve, ki jo uporabnikom informacijskega sistema zagotovi ponudnik operativne podpore, in za določanje vlog in odgovornosti strank dogovora.

45.

Pred začetkom izvajanja novega informacijskega sistema bi bilo treba preveriti, ali sistem izpolnjuje zahteve uporabnikov, ki bi ga morali s podpisom tudi potrditi za uporabo. Vse preverjanje bi moralo biti pravilno dokumentirano, pregledano in odobreno ter biti del dokumentacije o sistemu.

46.

Po uspešnem preverjanju bi moral biti sistem pripravljen za prenos v produkcijsko okolje. Na tej stopnji bi morali uporabniki razviti postopke in biti polno usposobljeni za uporabo novega sistema. Po začetku izvajanja novega sistema bi moral biti izveden pregled po izvedbi, da se preveri, ali je sistem pravilno zasnovan in razvit ter ali so bile vanj vgrajene ustrezne kontrole.

47.

Moduli za človeške vire v sistemu ISIS so se začeli izvajati v fazah. Pri vsaki sprostitvi se je pred prehodom v produkcijo preverilo, ali sistem izpolnjuje zahteve uporabnikov, in podpisalo izjavo o tem. Sodišče je na podlagi vzorca preizkusilo obstoj in dokumentacijo testnih primerov v zvezi s sprostitvami. Pri dveh pregledanih testnih primerih je bil od dokumentacije na voljo le uporabniški priročnik za izvedeni proces.

48.

Pred začetkom uporabe sistema ISIS je bila izvedena predprodukcijska ocena varnosti, ki je zajemala ugotovitev informacijskih tveganj in akcijske načrte/kontrole za obvladovanje teh tveganj. Vendar je bilo v predprodukcijski oceni varnosti pred sprostitvijo ISIS več meril, ki niso bila izpolnjena. Lastnik, v tem primeru DG-H, je sprejel preostala tveganja. Sodišče meni, da bi lahko bilo dvoje teh tveganj velikih in bi jih bilo treba obravnavati, da se zagotovijo zaupnost, celovitost podatkov in razpoložljivost informacijskih virov.

49.

Med izvajanjem modulov za človeške vire v sistemu ISIS so bili izvedeni usposabljanje v učilnicah in „praktične“ vaje za usposabljanje uporabnikov. Nove uslužbence zdaj sisteme učijo uporabljati sodelavci (npr. spremljanje poteka dela – job shadowing). Usposabljanje je organizirano za nekatere skupine uporabnikov, na primer asistente vodstva in zunanje uslužbence. Mesečno je objavljeno glasilo ISIS, priročniki in predstavitve so pripravljeni in na voljo na notranjih spletnih straneh ECB.

50.

Projekt začetka izvajanja ISIS še ni končan, zato še ni čas za pregled po izvedbi, da se preveri, ali je sistem pravilno zasnovan in razvit ter ali so bile vanj vgrajene ustrezne kontrole.

51.

O vsaki spremembi sistema ISIS se dogovori z lastniki procesa. Za določene standardne spremembe sistema ISIS je bilo uvedeno hitro upravljanje sprememb. Pri reviziji so bili pregledani trije operativni postopki, povezani s tem hitrim upravljanjem sprememb. Vsi trije dokumenti so bili osnutki. Ni bilo mogoče pridobiti nobenih informacij o tem, kdo bo odobril te postopke in kdaj.

52.

Osebne podatke bi bilo treba obdelati v skladu z zakoni in predpisi o varstvu podatkov. Uslužbencem bi bilo treba omogočiti ustrezen dostop do različnih ravni podatkov glede na potrebo po seznanitvi s temi podatki. Če uslužbenec, ki ima dostop do informacijskega sistema za človeške vire, zapusti oddelek, bi bilo treba njegov dostop preklicati.

53.

ECB ima vzpostavljen postopek obveščanja, v katerem mora zadevni upravljavec pred uvedbo novih postopkov obdelave osebnih podatkov obvestiti pooblaščenca za varstvo podatkov prek spletnega vmesnika, dostopnega na njegovi strani na notranjih spletnih straneh ECB. Osebni podatki uslužbencev se med drugim obdelujejo v modulih za človeške vire v sistemu ISIS. Obvestilo pooblaščencu za varstvo podatkov je bilo poslano septembra 2008, čeprav sistem ISIS deluje od januarja 2008.

54.

V modulu za človeške vire v sistemu ISIS ima vsak uslužbenec določene posebne vloge. Višji strokovnjak za človeške vire v programu ISIS ima pooblastila za odobritev profilov teh vlog.

55.

Pridobljen je bil seznam vseh uslužbencev, ki jim profil v ISIS omogoča videti vse podatke o človeških virih (read all), da se oceni, ali imajo tak profil le ustrezni uslužbenci. V treh primerih so vlogo „beri človeške vire“ (read human resources) imeli zunanji uslužbenci (uslužbenci, zaposleni prek agencij za zaposlovanje, in svetovalec), v še treh primerih pa zaposleni s kratkoročnimi pogodbami. Čeprav teh šest uslužbencev dela v različnih ekipah za človeške vire, odobritev dostopa zunanjim uslužbencem in uslužbencem s kratkoročnimi pogodbami povečuje tveganje, da občutljivi osebni podatki ne bodo ostali zaupni. V štirih primerih so imeli uslužbenci, ki so odšli z ECB, še vedno dodeljene pravice do dostopa v ISIS.

56.

Uslužbenci so kapital institucije in upravljanje človeških virov bo ostalo glavna skrb Izvršilnega odbora (17). Informacijski sistemi za človeške vire bi morali biti zanesljivo orodje za pripravo poročil, ki pomagajo vodstvu pri strateškem in taktičnem načrtovanju ter operativnem odločanju. Poročanje o zadevah, povezanih z upravljanjem človeških virov, bi bilo treba opraviti redno in pravočasno. Sporočene informacije bi morale biti izčrpne in točne.

57.

Uvedba sistema ISIS je močno izboljšala pretok informacij v ECB, saj si lahko vodstvo in uslužbenci kadar koli ogledajo podatke o človeških virih v istem sistemu. Ta izboljšava odpravlja slabosti z ročnim potrjevanjem podatkov o človeških virih, ki jih je Sodišče ugotovilo pri reviziji za leto 2004.

58.

V skladu z decentraliziranim upravljanjem človeških virov, ki se uporablja v ECB, so za nadzorovanje zadev, povezanih s človeškimi viri na posameznem poslovnem področju, odgovorni predvsem vodstveni kadri za to poslovno področje. Sodeč po povratnih informacijah od predstavnikov poslovnih področij je na voljo dovolj informacij za tekoče upravljanje človeških virov, podatki iz sistema ISIS pa so ustrezne kakovosti. Vendar se zaposlovanje in decentralizirano usposabljanje še vedno ne upravljata prek sistema ISIS. V njem so na voljo tudi standardna poročila. Poleg tega poročila s poslovnimi informacijami omogočajo pripravo poročil o poslovnih procesih in njihovih rezultatih ter analizo in razlago informacij.

59.

Sistem formalnega poročanja Izvršilnemu odboru o zadevah, povezanih z upravljanjem človeških virov, se od revizije Sodišča za leto 2004 ni spremenil. Izvršilnemu odboru in višjemu vodstvu se predloži obširno poročilo o zaposlovanju in mobilnosti osebja (čeprav se je število novozaposlenih močno zmanjšalo), izvajanja drugih politik pa se s formalnim poročanjem ne spremlja v tolikšnem obsegu.

60.

Aprila 2008 je bila za višje vodstvo opravljena predstavitev teme bolniškega dopusta v ECB (za leti 2006 in 2007), v DG-H pa je bila izvedena notranja predstavitev iste teme za leto 2008. Količina bolniškega dopusta uslužbencev se je od leta 2006 do 2008 povečala. Nekatere ključne spremembe od leta 2007 do 2008 so zajemale povečanje celotnega števila delovnih dni, izgubljenih zaradi bolniških dopustov, za 13,3 % in povečanje števila dni, izgubljenih zaradi dolgotrajnih bolniških dopustov, za 37 %. Leta 2009 se je skupno število delovnih dni, izgubljenih zaradi bolniških dopustov, zmanjšalo za 9,9 %, skupno število delovnih dni, izgubljenih zaradi dolgotrajnih bolniških dopustov, pa za 42,3 %. Izvršilnemu odboru ni bilo formalno predloženo nobeno poročilo s statističnimi podatki o bolniških dopustih.

61.

ECB je v zadnjih letih izvajala politike, ki so za organizacijo strateškega pomena, kot je politika o raznolikosti in niz ukrepov za blažitev „demografskega izziva“. Čeprav je bilo leta 2007 pripravljeno poročilo o raznolikosti v zvezi z uslužbenci ECB, ki je bilo predloženo Izvršilnemu odboru, ni rednega formalnega poročanja, s katerim bi spremljali izvajanje teh politik in zadeve, ki izhajajo iz njih. Podobno se Izvršilnemu odboru ne poroča formalno ali redno o večini izvedenih politik DG-H. Vendar je bilo opaženo, da je bil ustanovljen upravljavski odbor, ki med drugim razpravlja o kadrovskih zadevah.

62.

Razpoložljivost in dostopnost informacij sta pomembni za zagotavljanje preglednosti in doslednosti pravil za uslužbence. Zato bi morale biti vse ustrezne informacije o kadrovskih pravilih in politikah na voljo in zlahka dostopne vsem uslužbencem ECB.

63.

Glavni in najizčrpnejši vir informacij za uslužbence so notranje spletne strani ECB. Notranja spletna stran „v zvezi s službo“ (around my job) vsebuje vsa glavna pravila za zaposlene, kadrovske politike in smernice ter povezave na osnovne dokumente. Na njej objavljajo tudi kadrovske novice in posodobitve.

64.

DG-H je na notranjih spletnih straneh tudi objavil operativne smernice, v katerih je še podrobneje navedeno, kako si DG-H razlaga in kako uporablja pravila za zaposlene. To je bilo storjeno zaradi izboljšanja preglednosti v celotni organizaciji in razjasnitve kadrovskih procesov. Operativne smernice so v obliki „podatkovnih polj“ v obrazloženi različici pravil za zaposlene.

65.

Leta 2007 je začel veljati Priročnik o poslovnih praksah, v katerem so strnjena številna organizacijska pravila (upravne okrožnice), ki se jih morajo držati uslužbenci ECB. V Priročnik za uslužbence, ki dopolnjuje Priročnik o poslovnih praksah, še niso bili vneseni etična priporočila, pogoji za zaposlitev in pravila za zaposlene (kot so pravila za začasno napotitev na drugo delovno mesto, napredovanja, zaposlovanje itd.).

66.

Notranja anketa o zadovoljstvu strank iz leta 2008 je pokazala, da anketiranci na splošno vedo, kje na notranjih spletnih straneh lahko najdejo kadrovske informacije, da se večini kadrovske novice na teh straneh zdijo relevantne, približno 40 % anketirancev pa tudi jasne in zgoščene.

67.

ECB je uvedla podrobna pravila za zaposlitev, ki podrobno zajemajo vse glavne vidike človeških virov. Banka je redno ocenjevala, ali so njeni pogoji za zaposlitev primerljivi s pogoji drugih institucij EU in drugih primerljivih finančnih institucij.

68.

ECB je vzpostavila niz podrobnih in jasnih pogojev in postopkov za izbiranje osebja, ki zajemajo vse ključne faze procesa. Pri zaposlitvenih kampanjah:

Priporočilo

69.

ECB je izdala jasne smernice, ki zajemajo vse vidike njenega sistema za ocenjevanje uspešnosti uslužbencev. V sistemu za ocenjevanje uslužbencev so jasno opredeljene vloge in jasno je določeno, kaj se pričakuje od ocenjevalcev in ocenjevancev. Toda:

70.

ECB je na splošno razvila ustrezne politike in postopke za poklicni razvoj. Vendar ohranjanje števila zaposlenih in demografski izziv, s katerim se sooča ECB, pomenita veliko omejitev za poklicno napredovanje uslužbencev. Čeprav so bile odločitve o nagrajevanju uslužbencev za uspešnost na splošno dobro dokumentirane, s posebnimi odločitvami v zvezi z letnim pregledom plač in bonusov ni bilo tako.

2.

Obrazci za ocenjevanje uslužbencev bi morali biti izpolnjeni v zastavljenih rokih, njihovo kakovost pa bi bilo treba povečati z določitvijo ciljev SMART (18) in povezavo poklicnega napredovanja s posebnimi potrebami po usposabljanju.

71.

Čeprav so bili deli programske opreme ISIS, ki se uporabljajo za človeške vire, operativni od leta 2008, lastništvo sistema ni bilo dodeljeno specifičnemu direktoratu, pa tudi dogovor o ravni storitev ni bil podpisan.

72.

Razpoložljivost in dostopnost zanesljivih informacij o kadrovskih zadevah sta se za vodstvo in uslužbence od revizije Sodišča za leto 2004 močno izboljšali. Vendar pa se od takrat ni spremenil sistem formalnega poročanja Izvršilnemu odboru.

3.

Oceniti bi bilo treba kadrovske elemente programske opreme sistema ISIS, da se preveri, ali je sistem izpolnil svoje prvotne cilje in ali so bile vzpostavljene ustrezne kontrole.