PRILOGA 1

KOLEDAR SESTANKOV NADZORNEGA ODBORA

2008

Mesec	Datum sestanka
JUNIJ	torek, 24. junija – sreda, 25. junija
JULIJ	torek, 8. julija – sreda, 9. julija
SEPTEMBER	četrtek, 18. septembra
OKTOBER	ponedeljek, 6. oktobra – torek, 7. oktobra
NOVEMBER	torek, 11. novembra – sreda, 12. novembra
DECEMBER	torek, 16. decembra – sreda, 17. decembra

2009

Mesec	Datum sestanka
JANUAR	torek, 20. januarja – sreda, 21. januarja
FEBRUAR	torek, 17. februarja – sreda, 18. februarja
MAREC	torek, 24. marca – sreda, 25. marca
APRIL	torek, 21. aprila – sreda, 22. aprila

PRILOGA 2

SEZNAM MNENJ, KI JIH JE NADZORNI ODBOR SPREJEL MED 1. JUNIJEM 2008 IN 31. MAJEM 2009

2008

Mnenje št. 5/2008 Politika de minimis urada OLAF

2009

Mnenje št. 1/2009 Letni načrt upravljanja urada OLAF za leto 2009

Mnenje št. 2/2009 Poročilo urada OLAF o preiskavah,

Mnenje št. 3/2009 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2010

PRILOGA 3

MNENJE št. 5/2008

Politika de minimis urada OLAF

2. decembra 2008

UVOD

OLAF ima glede na število preiskav, ki naj bi jih opravil, omejene preiskovalne vire. Da bi preiskovanje težjih primerov goljufij in nepravilnosti v škodo finančnih interesov EU potekalo z ustrezno hitrostjo in učinkovitostjo, je nujna učinkovita uporaba virov, ki jih ima OLAF na voljo. Nadzorni odbor (NO) je v preteklosti izrazil skrb (1), da OLAF še ni razvil jasne ter dosledne preiskovalne politike in strategije.

Uredbe ES in Sklep Komisije o ustanovitvi OLAF (2) ne navajajo posebej prednostne razvrstitve prejetih informacij ali pritožb, ki vključujejo majhne denarne zneske (primeri „de minimis“). Iz tega izhaja, da bo OLAF načeloma enako obravnaval prejete informacije in preiskave, ki jih izvaja, vključno s primeri de minimis. Prednostne naloge OLAF v zvezi s preiskovanjem so določene v priročniku (3) in tekočem letnem načrtu upravljanja. V obvestilu, ki ga je OLAF junija 2007 (4) naslovil na NO, sta v zvezi z notranjimi preiskavami poudarjena praksa „ničelne tolerance“ in pravilo de minimis.

Zato se je NO odločil raziskati, na kakšen način OLAF obravnava zadeve de minimis, da bi ocenil prakso in učinkovitost sedanje politike de minimis, ki jo izvaja OLAF.

1.   IZBIRA ZADEV

V obdobju od decembra 2005 do novembra 2008 (36 mesecev) je bilo v bazi podatkov sistema za vodenje primerov (CMS) zabeleženih okrog 2 000 zaključenih zadev OLAF. S tega seznama je NO izbral 45 zadev (za več podrobnosti glej Prilogo 1 (5)) z ocenjenim finančnim učinkom manj kot 50 000 EUR. Prag 50 000 EUR je bil izbran na podlagi izračuna stroškovne učinkovitosti najnižjih stroškov povprečne preiskave ob upoštevanju trajanja povprečne preiskave OLAF (28 mesecev) in potrebnih virov (dva preiskovalca s povprečno 15 zadevami na osebo). Finančni učinek izbranih zadev je bil razdeljen, kot sledi:

Finančni učinek v EUR	Število zadev v vzorcu
0–500	6
501–25 000	20
25 001–50 000	19
Skupaj	45

Vzorec predstavlja različne vrste zadev OLAF, od notranjih in zunanjih preiskav do zadev v zvezi s pomočjo, nadzorom in usklajevanjem. NO je pri teh zadevah pregledal ocene, vmesna in končna poročila ter poročila o nadaljnjih ukrepih, da bi ugotovil:

—	ali je bil začetek preiskave pri vseh zadevah v skladu s pravili iz priročnika OLAF,

—	ali je bil OLAF edini ali najprimernejši organ za preiskovanje zadeve (zlasti v zvezi z notranjimi zadevami),

—	trajanje preiskave (v mesecih) in vrsto zadeve,

—	učinek preiskave in nadaljnjih ukrepov nacionalnih organov/institucij in organov EU po zaključku preiskave,

—	oceno uporabljenih virov (število ljudi, vključenih v preiskavo),

—	predajo prejetih informacij ali zaključenih zadev ustreznim službam Komisije.

2.   ANALIZA IN UGOTOVITVE

2.1   Splošne opombe

OLAF je porabil povprečno pet mesecev za oceno prejetih informacij in 15 mesecev za preiskovanje izbranih zadev. V veliki večini zadev sta sodelovala dva preiskovalca in prvotni ocenjevalec jih je razvrstil kot zadeve z nizko prioriteto. V šestih primerih ob koncu preiskave niso bili priporočeni nadaljnji ukrepi.

NO je preučil razloge za začetek preiskave glede na merila iz priročnika in ugotovil, da je bila utemeljitev za začetek preiskave v večini teh primerov slabo opredeljena in ni vključevala jasnih razlogov v obrazcu za začetno oceno, ki bi podprli preiskavo. Obrazec za začetno oceno navaja obtožbe, pravno podlago OLAF in zanesljivost vira, ne pojasnjuje pa razloga za začetek preiskave primera na podlagi meril iz priročnika. Kot merilo za začetek preiskav zadev se uporablja „zadostno resen sum“ (6), ki pa ni opredeljen v priročniku. Očitno je način razlage in izvedbe tega merila v celoti odvisen od odločitve ocenjevalca. Kljub temu, da v obrazcu za začetno oceno niso bili navedeni jasna merila ali razlogi za začetek preiskave in da v spisih zadev ni obstajala nobena druga pisna utemeljitev, ki bi podprla začetek preiskave zadeve, je za veliko zadev začetek preiskave predlagal ocenjevalec, nato pa so ga odobrili vodja enote, direktor in odbor.

Priročnik OLAF, ki je trenutno v veljavi in ga uporabljajo preiskovalci in ocenjevalci, ne daje jasnih navodil ocenjevalcem, ki izvajajo začetno oceno prejetih informacij, potrebnih za presojo, ali naj priporočijo začetek preiskave ali ne. Boljša opredelitev meril za začetek preiskave bi izboljšala preglednost in omogočila doslednejšo, primernejšo in skladnejšo obravnavo prejetih informacij.

Po sedanji praksi oseba, ki opravi začetno oceno prejetih informacij, izvede tudi preiskavo. Ta praksa, ki ni edinstvena za OLAF, lahko prepreči nevtralno in nepristransko oceno informacij, če ni uravnotežena z jasnimi in preglednimi merili za začetek preiskave zadev ter temeljitim upravljavskim nadzorom.

Medtem ko so preiskave razvrščene na preiskave z visoko, srednjo ali nizko prioriteto, pa NO ni mogel ugotoviti posebne obravnave za zadeve z nizko ali povprečno prioriteto. Potrebno je pojasnilo glede obravnavanja zadev z nizko prioriteto, če in kadar se viri sprostijo iz drugih zadev. Zdi se, da so bile vzorčne preiskave obravnavane na enak način kot vse druge preiskave, čeprav so bile prvotno razvrščene kot preiskave z nizko ali povprečno prioriteto.

Zdi se, da je na splošno na voljo zelo malo informacij o ukrepih, sprejetih za načrtovanje preiskave po odločitvi o začetku preiskave. Za vsako preiskavo je bistvenega pomena jasen in jedrnat načrt preiskave (tj. posebni cilji, pričakovani rezultati, analiza tveganj, roki, merila in dodeljevanje virov) za vodenje in organizacijo dela, ki se ga po potrebi posodablja.

Priporočila1.   Oddelek „Operativne prednostne naloge“ priročnika naj se razvije tako, da se vključijo jasne smernice in politika de minimis. Določijo naj se okvirni pragi de minimis za različne vrste preiskav in merila za začetek preiskave zadeve de minimis.2.   Pojasnijo naj se praktične posledice opredelitev preiskav kot preiskav z visoko, srednjo in nizko prioriteto.3.   Pred začetkom preiskave naj se pripravi načrt preiskave, v katerem se navede cilj preiskave.4.   OLAF naj zagotovi, da je funkcija ocenjevalca ločena od funkcije preiskovalca, kadar je to mogoče (če to dovoljujejo jezikovna znanja).

2.2   Notranje preiskave

OLAF vodi politiko ničelne tolerance (7) Komisije na tem področju in kot organ Skupnosti, pooblaščen za varstvo in zaščito finančnih interesov Skupnosti, obravnava vse notranje zadeve kot enako pomembne. Poleg morebitnega finančnega učinka na proračun Skupnosti mora OLAF upoštevati tudi druge dejavnike, vključno s politično težo informacij, ugledom Skupnosti in/ali resnostjo zadeve, zlasti glede poklicnega ravnanja uslužbencev Skupnosti (8). Zato je OLAF navedel (9), da ima malo manevrskega prostora za odločanje o tem, ali naj s preiskavo začne ali ne; preiskovati mora vse zadeve, ki so v njegovi pristojnosti, razen tako imenovanih manjših kršitev, ki se lahko dodelijo drugim službam Komisije, kot sta varnostni urad Komisije ali IDOC (preiskovalni in disciplinski urad Komisije).

Glavna naloga OLAF je zaščita finančnih interesov Skupnosti. V primerih, ko so se obtožbe nanašale na izgubo ali tveganje za izgubo razmeroma majhnih zneskov sredstev Skupnosti zaradi neutemeljenih ali ponarejenih zahtevkov za povračilo, navzkrižja interesov, neupravičene porabe ali nerazkritih zunanjih dejavnosti, bi se po mnenju NO prejete informacije lahko takoj posredovale IDOC. Izjema so zadeve, v katerih so bili udeleženi visoki uradniki ali so vključevali resne in nenehne obtožbe zaradi nepravilnosti ali goljufije, ali pa se je zadeva nanašala na drugo preiskavo OLAF ali službo Skupnosti, v kateri IDOC nima pristojnosti za ukrepanje. Po mnenju NO so potrebna nadaljnja navodila glede vrste informacij, ki bi lahko bile razvrščene kot „manjše kršitve“, in glede tega, kdaj bi se informacije lahko poslale drugim službam.

NO glede sodelovanja z IDOC poudarja, da mora OLAF informacije v zvezi z manjšimi kršitvami in/ali zadevami z zelo majhnim finančnim učinkom predati IDOC na zgodnji stopnji, s čimer se omogoči hiter začetek disciplinskega postopka. Tako bi se zagotovilo učinkovito in hitro sankcioniranje vseh kršitev. Pri 99 % zadev v preverjenem vzorcu so preiskavam OLAF sledile upravne poizvedbe IDOC in nato disciplinski ukrepi.

Po mnenju NO naj bi se disciplinski ukrepi izvajali brez odlašanja, kot navaja Evropsko sodišče (10). Zato bi moral OLAF informacije takoj predati IDOC ali drugim ustreznim službam Komisije, in treba bi se bilo izogibati podvajanju preiskav. To je zlasti pomembno, kadar udeležene osebe niso uradniki ali obstaja nevarnost, da bodo kmalu zapustile službo, kar se je zgodilo v nekaj vzorčnih preiskavah. Po mnenju NO ni bilo razloga, da se v takšnih primerih informacije ne bi takoj posredovale IDOC, brez uvedbe preiskave OLAF.

NO pozdravlja najnovejša prizadevanja OLAF za okrepitev sodelovanja z IDOC in drugimi službami Komisije ter spodbuja še več dejavnosti na tem področju. Tesnejše sodelovanje bo izboljšalo posredovanje prejetih informacij neposredno ustreznim službam, brez potrebe po posredovanju s strani OLAF. OLAF bi moral zlasti poskušati izboljšati postopek izmenjave informacij in sodelovanje s temi službami. Dogovori o sodelovanju pa naj ne bi omejili ključnih pristojnosti OLAF ali njegovega neodvisnega delovanja. NO meni, da bi lahko OLAF z okrepitvijo sodelovanja sprostil več virov za težje primere goljufij in nepravilnosti, kadar je nedvomno edini organ Skupnosti, ki lahko preiskuje te zadeve. Ker je cilj OLAF zagotoviti za Skupnost ekonomsko najugodnejšo ponudbo, bi bila po mnenju NO prednost za OLAF in druge službe, če bi strokovno znanje in poznavanje notranjih zadev delili z redno izmenjavo informacij in razpravljanjem o tekočih zadevah, brez določanja prestrogih in podrobnih pravil.

Sklepna pripomba zadeva sodno spremljanje izvajanja notranjih preiskav. Za večino vzorčnih zadev sodno spremljanje ni bilo predlagano ali izvedeno, in sicer zaradi različnih razlogov, kot sta zastaranje ali pomanjkanje ustreznih dokazov za začetek kazenske preiskave. Sklepna ugotovitev NO je, da nacionalni sodni organi v številnih vzorčnih zadevah niso mogli obravnavati zadev de minimis zaradi delovne obremenitve in hkratnih prednostnih nalog. Po mnenju NO je treba temeljiteje razmisliti o izvedljivosti uspešnega sodnega spremljanja zadev de minimis, preden se preiskave primerov začnejo in posredujejo njim; zelo pomembno je tudi konstruktivno sodelovanje z nacionalnimi sodnimi organi, da se zagotovi učinkovito spremljanje po zaključku zadev.

Priporočila1.   OLAF naj bolje opredeli svojo politiko ničelne tolerance za notranje preiskave in se zlasti odloči, kako bo obravnaval informacije v zvezi s preiskavami z nizkim finančnim učinkom. To mora biti jasno navedeno v priročniku.2.   Kadar so na voljo drugi preiskovalni viri, naj OLAF posreduje prejete informacije o manjših kršitvah in/ali primerih v zvezi z majhnim finančnim učinkom drugim službam Komisije, namesto da se odloči za začetek preiskave OLAF. Treba je razjasniti, kdaj naj bi se informacije posredovale IDOC in drugim službam Komisije, in opredeliti izraz „manjša kršitev“.3.   OLAF naj izboljša postopek izmenjave informacij med ustreznimi službami Komisije v zvezi z notranjimi zadevami de minimis.4.   Splošni operativni prednostni nalogi OLAF naj bi bili osredotočati se na zahtevne in težje zadeve, da bi OLAF bolje uporabil svoje omejene vire, in s tem zagotoviti Skupnosti največjo vrednost za vložena sredstva.

2.3   Zunanje preiskave

Za zunanje preiskave je zaščita finančnih interesov Skupnosti deljena odgovornost s pristojnimi organi držav članic (11). OLAF ima na tem področju na splošno več svobode in prožnosti, da se odloči, ali naj se preiskava začne ali ne. V skladu s priročnikom (12) je treba ob začetku preiskave upoštevati določena merila, kot sta načelo subsidiarnosti in sorazmernosti. Kadar pa v državi članici ne obstaja pristojni organ za začetek preiskave, je OLAF edina organizacija, pooblaščena za preiskavo.

Področja vzorčnih zadev so zadevala manjše nepravilnosti pri izvajanju programov Skupnosti, zlasti pa so predstavljala zadeve, ki so vključevale sum navzkrižja interesov, neupravičena plačila ali slabo upravljanje sredstev projekta. Med spremljanjem teh zadev je NO upošteval zlasti resnost zadev, merila za začetek preiskave teh zadev, ukrepe nacionalnih organov in spremljanje.

Kot pri raziskanih notranjih zadevah de minimis je NO ugotovil, da pri odločanju za začetek preiskav teh zadev niso bila uporabljena nobena jasna merila. NO je zato mnenja, da sedanja strategija in prednostna razvrstitev zunanjih preiskav nista jasni. Treba je nadalje razviti merila za začetek (vključno z okvirnimi najnižjimi pragi) zunanje preiskave in se s tem izogniti začetku preiskav zadev de minimis. Po mnenju NO bi strategija in jasna prednostna razvrstitev zagotovili boljšo uporabo omejenih virov Skupnosti ter omogočili boljšo dodelitev virov, kjer bi bilo to mogoče, za preiskovanje težjih primerov. NO ni prepričan, da so pri rednem izvajanju preiskav zadev z zelo nizkim finančnim učinkom, ki presegajo stroške preiskave, viri OLAF optimalno uporabljeni.

Na podlagi vzorčnih zadev NO ugotavlja, da je med ali pred preiskavo OLAF ustrezna služba ali agencija Skupnosti zelo pogosto uspešno izvedla finančno spremljanje ali izterjavo neupravičeno izplačanih zneskov in/ali disciplinske ukrepe (npr. vključitev imena družbe v sistem zgodnjega opozarjanja), kadar je bilo to primerno, oziroma da so bile navedene dejavnosti že v polnem teku. NO iz poročil ni mogel ugotoviti dodane vrednosti, ki jo je preiskava OLAF teh manjših nepravilnosti prinesla k postopku, zlasti glede finančnega spremljanja, ker je služba, pristojna za izvedbo programa, že izdala nalog za izterjavo in je to lahko storila takoj, ko so bile na voljo informacije o možni goljufiji ali nepravilnosti. NO je prav tako opazil prakso, da je bila po tem, ko je Odbor začel s preiskavo OLAF, ta opravljena do konca in da ukrepi za zaključek preiskave niso bili sprejeti, čeprav so bili predvideni nadaljnji ukrepi zaključeni med preiskavo.

Glede nadaljnjega sodnega ukrepanja je NO ugotovil, da je iz razlogov, na katere OLAF ne more vplivati, zbiranje informacij iz držav nečlanic v zvezi s temi ukrepi za OLAF pogosto težavno. Iz tega razloga informacije večinoma posredujejo delegacije Komisije v zadevnih državah in je zato vložek OLAF omejen.

Priporočilo1.   Razvije/opredeli naj se strategija de minimis za zunanje preiskave in opredelijo naj se najnižji pragi za te preiskave.

2.4   Zadeve v zvezi s pomočjo, nadzorom in usklajevanjem

Pri spremljanju zadev de minimis je bilo v vzorec vključenih več zadev v zvezi s pomočjo, nadzorom in usklajevanjem. Na splošno so pravna podlaga za te dejavnosti Pogodba ES in ustrezni predpisi (13), ki obvezujejo OLAF, da pomaga državam članicam pri organiziranju sodelovanja in usklajevanju njihovih dejavnosti za zaščito finančnih interesov Skupnosti pred goljufijami.

Kot pri zunanjih in notranjih zadevah de minimis je NO ugotovil, da bi bilo izjemno koristno v priročnik vključiti navodila, kako naj OLAF obravnava prejete informacije v zvezi s temi vrstami zadev, zlasti glede prednostne razvrstitve in izbire zadev (merila za začetek preiskave zadeve). V vzorcu zadev je NO ugotovil, da so državni organi vedno predpostavljali, da so sami pristojni za spise zadev (izvedba preiskave in nadaljnji ukrepi) in je bila zato vloga OLAF zelo omejena v primerjavi z zunanjimi in notranjimi preiskavami zadev, kjer je dejanske preiskovalne dejavnosti, kot so inšpekcije, pregledi in preverjanje informacij, izvajal Urad. Zato je imel NO težave pri ugotavljanju morebitne dodane vrednosti, ki naj bi jo OLAF prispeval na tem področju, in bi bilo zato smiselno razmisliti, v kakšnem obsegu naj bi se viri OLAF uporabljali v teh dejavnostih v primeru pomanjkanja virov na področjih zunanjih in notranjih preiskav.

Priporočilo1.   V priročnik OLAF naj se vključijo merila za prednostno razvrstitev in izbiro za zadeve v zvezi s pomočjo, nadzorom in usklajevanjem.

---

(1)  Glej, na primer, sklepe in priporočila letnih poročil o dejavnostih NO za obdobje od decembra 2005 do maja 2007 in od junija 2007 do maja 2008.

(2)  Uredbi (ES) št. 1073/1999 in št. 1074/1999; Sklep Komisije z dne 28. aprila 1999 (UL L 136/20, 31.5.1999).

(3)  Priročnik OLAF z dne 25. februarja 2005, točka 3.2 Operativne prednostne naloge: Na področju notranjih preiskav se upoštevajo naslednja merila: resnost kaznivega dejanja ali disciplinskega prekrška, vpletenost zarote ali posameznega akterja ali visokih uradnikov, vpletenost zlorabe pooblastil, negativen vpliv na ugled/spoštovanje EU in ali je preiskavo zahtevala služba/institucija. Na področju zunanjih preiskav obstaja petnajst meril, kot so pomen finančnega učinka, javni interes itd.

(4)  Interno obvestilo z dne 18. junija 2007 o praksi OLAF v zvezi z ničelno toleranco in pravilom de minimis na področju notranjih preiskav. V obvestilu so opisana glavna načela politike ničelne tolerance Komisije in pravila de minimis na področju notranjih preiskav ob začetku preiskav in pri posredovanju končnih poročil nacionalnim organom. Obvestilo zaključuje določba, da mora OLAF ob začetku preiskave ostati v mejah svojih pristojnosti in da naj manjše kršitve, ki niso povezane s finančnimi interesi Skupnosti, obravnavajo druge službe in ne OLAF.

(5)  Priloga 1: dokument na 12 straneh, ki analizira informacije v zvezi z zadevo, ne bo objavljen.

(6)  SES-11/00 ES/ECB – 10. julij 2003, točka 141 in C-15/00 ES/EIB – 10. julij 2003, točka 164.

(7)  Interno obvestilo z dne 18. junija 2007 o praksi OLAF v zvezi z ničelno toleranco in pravilom de minimis na področju notranjih preiskav.

(8)  Člen 2(1) Sklepa Komisije z dne 28. aprila 1999 (UL L 136, 31.5.1999, str. 20).

(9)  Priročnik, točka 3.2.1.1, o operativnih prednostnih nalogah notranjih preiskav.

(10)  SES, C-270/99, 27. november 2001; Sodišče prve stopnje, T-307/01, 10. junij 2004; mnenje generalnega pravobranilca C-270/99, 22. marec 2001.

(11)  Pogodba ES, člen 280(2).

(12)  Točka 3.2.1.2 Zunanje preiskave – načelo diskretnosti, str. 63.

(13)  Člen 280 Pogodbe ES, člen 1(2) Uredbe št. 1073/99 in člen 9(1) Uredbe št. 2988/95.

PRILOGA 4

MNENJE št. 1/2009

Letni načrt upravljanja urada OLAF za leto 2009

V Bruslju, 19. marca 2008

Nadzorni odbor je pregledal javni del in interne priloge letnega načrta upravljanja urada OLAF za leto 2009. Posebno pozornost je namenil ciljem, kazalnikom in pričakovanim rezultatom preiskav ter njihovim povezavam z drugimi dejavnostmi urada. Nadzorni odbor uradu OLAF čestita za jasen, dobro strukturiran in natančno opredeljen letni načrt upravljanja ter za upoštevanje njegovih priporočil. Nadzorni odbor podaja nekaj misli in opažanj v zvezi z letnim načrtom upravljanja za leto 2009.

1.   Javni del

Nadzorni odbor ugotavlja, da sta bila v primerjavi z letom 2008 kazalnik in splošni cilj „zmanjšanja goljufij na najnižjo možno raven“ spremenjena tako, da je bil poudarjen pomen povratnih informacij uporabnikov. Nadzorni odbor se strinja s tem pristopom in ugotavlja, da je v skladu z njegovim priporočilom iz Mnenja št. 3 iz leta 2006, v katerem je poudaril pomen po udeležbi zainteresiranih strani urada OLAF pri opredeljevanju standardov kakovosti, količinskih standardov in meril uspešnosti za dejavnosti urada. Ob upoštevanju tega nadzorni odbor ponavlja, da mora urad OLAF s svojimi glavnimi zainteresiranimi stranmi vzpostaviti sistem za redno posredovanje povratnih informacij.

V zvezi s kazalnikom splošnega cilja „učinkovite rabe rezultatov raziskav mnenja zainteresiranih strani“ je nadzorni odbor proučil rezultate ter analizo Eurobarometra in raziskave mnenja Komisije, ki jo je pripravil vaš urad. Ugotovil je, da raziskave ne obravnavajo operativne učinkovitosti in uspešnosti urada OLAF, ter o njiju ne dajejo nobenih informacij. Nadzorni odbor zato dvomi, da lahko OLAF te rezultate uporabi pri ocenjevanju izpolnjevanja ciljev letnega načrta upravljanja z operativnega vidika. Poleg tega ima nadzorni odbor pridržke glede teh raziskav, ker se praviloma ne osredotočajo na posameznike, ki neposredno sodelujejo z uradom OLAF. Nadzorni odbor zato predlaga, da OLAF izvede bolj ciljno naravnano in prilagojeno raziskavo mnenja o uradu OLAF ter tako ugotovi, kakšne poglede imajo predstavniki organov držav članic ter institucij in agencij EU, ki vsakodnevno sodelujejo z uradom. Te informacije bi bile uporabnejše za letni načrt upravljanja 2009.

Nadzorni odbor je opazil tudi precej slabo splošno poznavanje urada OLAF, kar bi ga moralo spodbuditi k razmisleku ob načrtovanju prihodnjih dejavnosti. Glavni ugotovitvi raziskave Eurobarometer 2008(25 000 naključno izbranih državljanov EU) sta tako bili, da 59 % vprašanih še nikoli ni slišalo za OLAF, 20 %, ki so za urad že slišali, pa jih ni moglo ali želelo povedati, ali organizaciji zaupajo. Rezultati raziskave Komisije so bili podobni, če osebje ni imelo izkušenj pri sodelovanju z uradom OLAF in zato ni moglo izoblikovati mnenja o njegovih dejavnostih. Na podlagi teh rezultatov želi nadzorni odbor spodbuditi OLAF, da rezultate upošteva v letnem načrtu upravljanja za leto 2010.

Nadzorni odbor pozdravlja „posebni cilj št. 1“, ki poudarja merjenje učinkovitosti in uspešnosti delovanja urada OLAF. Leta 2009 bo cilj osredotočenost na resnejše primere goljufij, kar je v skladu s pripombami nadzornega odbora na letni načrt upravljanja za leto 2008 in z Mnenjem št. 3 o zadevah de minimis. Nadzorni odbor pozdravlja izboljšano strategijo v zvezi s pravilom de minimis o notranjih preiskavah, kot ga razlaga nedavni dopis o politiki de minimis.

Nadzorni odbor želi dodatne informacije zlasti v zvezi z izbirnimi pravili za „resne“ zunanje preiskave in spodbuja OLAF, naj pripravi jasnejšo ter doslednejšo strategijo in smernice o vrstah primerov, ki jih namerava urad OLAF preiskati v letu 2009. Nadzorni odbor tudi poudarja, da bi moral osnutek priročnika za operativne postopke (točka 2.3) vključevati obrazložitev načina oblikovanja operativnih prednostnih nalog.

Nadzorni odbor se pridružuje mnenju urada OLAF, da je učinkovitost njegovih dejavnosti pomemben dejavnik pri izpolnjevanju splošnega cilja in želi pojasnilo, kako bo „skladnost s smernicami o pragovih in merilih za odpiranje nadaljnjih poti za spremljanje (kazalnik 1.1)“ prispevala k doseganju tega cilja v letu 2009.

Nadzorni odbor meni, da bi lahko za merjenje učinkovitosti preiskav poleg meril stopnje reševanja in trajanja uporabljali tudi z vzpostavitvijo sistema ali mehanizma rednega nadzora (vključno z nadzorom kakovosti) preiskav, da bi skrajšali zamude in težave začeli reševati takoj, ko se pojavijo. Nadzorni organ želi več informacij o „18-mesečnem sistemu opozarjanja“, ki je v letnem načrtu upravljanja naveden v posebnem cilju št. 1. V letnem načrtu upravljanja je navedeno, da približno 25 % preiskav še vedno ni opravljenih v zastavljenem obdobju 24 mesecev. Glede na to, da gre za trend, ki se nadaljuje iz prejšnjih let, se nadzorni odbor sprašuje, ali kazalniki učinkovitosti zadoščajo za obravnavo teh zamud in njihovo skrajšanje.

Tako kot pri letnem načrtu upravljanja za leto 2008 nadzorni odbor meni, da je problematično, da naj bi bila stopnja rešenih primerov (kazalnik rezultatov 2.2) približno enaka 1, če se izračuna na podlagi novih primerov, ki se sprožijo v koledarskem letu. Vodstvo urada OLAF mora sprejeti dodatne ukrepe za rešitev obstoječih primerov (decembra 2008 približno 440), saj doseganje tega cilja ne bo prispevalo k zmanjšanju števila obstoječih nerešenih primerov. To potrjuje tudi zapisnik s sestanka direktorjev oktobra 2008, v katerem piše, da se je v prvi polovici leta 2008 stopnja reševanja poslabšala in so nastali novi zaostanki.

Nadzorni odbor poleg tega opaža, da se učinkovitost in uspešnost delovanja merita izključno z vidika preiskav, ter da se pri tem ne upošteva nobenih drugih operativnih dejavnosti in podpornih storitev. Po mnenju nadzornega odbora bi bilo treba v to strategijo vključiti tudi podporne storitve urada OLAF (druge operativne dejavnosti in upravne storitve), tako da bi OLAF postal „vrhunski upravni preiskovalni organ v svetovnem merilu“. V prihodnje bi bilo dobro razmisliti o tem, kako dejavnosti razen preiskav pripomorejo k preiskavam urada OLAF in kako bi to lahko izmerili v letnem načrtu upravljanja.

Nadzorni odbor opaža, da strategija komuniciranja posebnega cilja št. 2 „spodbujanje kulture sodelovanja za boj proti goljufijam in korupciji“ ne zajema jasne politike notranje komunikacije. Glede na nadzor, ki ga nad primeri urada OLAF izvaja odbor, je očitno, da bi lahko izboljšali splošno usklajevanje dejavnosti med enotami in oddelki. Nadzorni odbor zato priporoča vključitev strategije notranje komunikacije v letni načrt upravljanja, da bi s tem izboljšali izmenjavo znanja med osebjem urada OLAF o dejavnostih v njem.

2.   Notranje priloge

Nadzorni odbor pozdravlja posebni kazalnik finančnega vpliva preiskav na področju trgovine in carin ter večjo osredotočenost na primere s predvidenim finančnim vplivom, ki presega 1 milijon EUR.

Nadzorni odbor v zvezi z učinkovitostjo preiskav in delovanja direktoratov A in B zlasti zanima sedanji način spremljanja dolžine preiskav in njihovih morebitnih zamud ter pozdravlja sistematično pregledovanje zadev vsakih 18 mesecev, hkrati pa urad OLAF poziva k razmisleku, ali ta sistem zadošča za nadzorovanje zamud. Nadzorni odbor želi pojasnilo o „novi fazi v teku“. Na splošno nadzorni odbor poudarja potrebo po sistemu strogega nadzora za skrajšanje zamud in ohranjanje kakovosti obravnave zadev.

Nadzorni odbor enako kot pri letnem načrtu upravljanja za leto 2008 dvomi o pomenu in uporabnosti kazalnika „% števila primerov, ki se zaključijo in jim sledi finančno/sodno/upravno nadaljnje ukrepanje“ glede na skupno število primerov, saj je na začetku težko napovedati izid preiskav.

Nadzorni odbor ponavlja, da kazalnik rezultatov 24–mesečnega trajanja primerov v letu 2008 ni bil dosežen, kakor tudi ne v preteklih štirih letih. Iz zapisnika s sestanka direktorjev oktobra 2008 je razvidno, da je bilo v prvi polovici leta 2008 le 49 % primerov rešenih prej kot v 24 mesecih. V prvi polovici leta 2008 je reševanje odprtega primera v povprečju trajalo 27 mesecev. Nadzorni odbor dvomi, da bo cilj mogoče doseči v letu 2009, zlasti če se bo OLAF lotil kompleksnejših primerov, hkrati pa ne bo na voljo dodatnih sredstev.

V letnem načrtu upravljanja (točka 1.2 učinkovitost) piše, da ocenjevanje obsega približno 50 % delovne obremenitve preiskovalcev (48 % v direktoratu A, 54 % v direktoratu B). Nadzorni odbor opaža, da za „neaktivno fazo“ preiskav cilji in naloge niso bili oblikovani, ter da v letnem načrtu upravljanja ni podatkov o povprečni dolžini ocenjevanj. Nadzorni odbor predlaga razmislek o tem, kako neaktivno fazo preiskovanja vključiti v letni načrt upravljanja, saj porablja omejena sredstva in je pomemben dejavnik, na primer pri določanju zastaranja dokaznega gradiva in pri nadaljnjem ukrepanju na podlagi končnih poročil urada OLAF o primerih.

Na koncu nadzorni odbor še ugotavlja, da so nekateri kazalniki rezultatov podpornih dejavnosti (npr. „število organiziranih sestankov“, „dobro sodelovanje“ in „prejete povratne informacije“) preveč splošni, pretežko izmerljivi in/ali ni dovolj natančno določeno, kako naj bi se jih spremljalo glede na zastavljene cilje, ter dvomi, da omogočajo dobro in učinkovito ocenjevanje uspešnosti.

PRILOGA 5

MNENJE št. 2/2009

Poročilo urada OLAF o preiskavah,

V Bruslju, 28. maja 2009

DEL I

UVOD

Generalni direktor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) daje nadzornemu odboru mesečna poročila s povzetkom vseh preiskav, ki do takrat trajajo več kot devet mesecev (v nadaljnjem besedilu: devetmesečna poročila). „Devetmesečna poročila“ navajajo razloge za nedokončanje preiskav in predvideni rok za dokončanje posameznega primera.

Glede na možne negativne posledice zaradi zamud za stranke v preiskavi ter za upravno, sodno in finančno nadaljnje ukrepanje po preiskavah, ki jih opravi OLAF, dolžina preiskav skrbi institucije in tudi sam urad OLAF (1).

Velik zaostanek pri primerih, ki nastaja zaradi velikega števila primerov z zamudami, škodi tudi vsakodnevnemu delu urada OLAF, ker so že samo zaradi upravljanja starih primerov najpomembnejše naloge urada prikrajšane za znatna sredstva.

OLAF ima odlične in obsežne desetletne izkušnje z izvajanjem evropskih in mednarodnih preiskav. Pomen in ugled urada se nenehno povečujeta. Zato je bistvenega pomena, da se čas za preiskavo in dokončanje primera čim bolj skrajša.

Naloga nadzornega odbora

Splošni cilj tega pregleda, ki ga je opravil nadzorni odbor, je oceniti dolžino preiskav in razloge za morebitne neupravičene zamude, da bi zagotovili neprekinjeno izvajanje preiskav v obdobju, sorazmernem glede na okoliščine in kompleksnost primera (2).

Nadzorni odbor z rednim spremljanjem v prvi vrsti krepi neodvisnost urada OLAF s preverjanjem, da ne prihaja do zunanjega vmešavanja v nepristransko vodenje preiskav in da zamude ne preprečujejo načrtovanih rezultatov preiskav, na primer zaradi zastaranja.

To je drugo mnenje nadzornega odbora o „devetmesečnih poročilih“.

Nadzorni odbor je aprila 2007 izdal Mnenje št. 1/2007, potem ko je proučil vseh 150 „devetmesečnih poročil“ za obdobje od januarja do decembra 2006. Cilj mnenja je bil oceniti dva vidika: ali so ta poročila vsebovala zadostne informacije, da odbor lahko opravlja svoje nadzorne naloge, ter v kolikšni meri bi urad OLAF ta poročila lahko uporabil kot upravljavsko orodje za uspešno dokončanje primera v sorazmernem obdobju (3).

Nadzorni odbor je kot prihodnji ukrep navedel proučitev razlogov za nedokončanje preiskav v določenem roku, ki ga navede OLAF.

„Devetmesečna poročila“ urada OLAF

To mnenje je oblikovano na podlagi proučitve 275 „devetmesečnih poročil“ (od 424 odprtih primerov) iz obdobja od januarja 2007 do decembra 2008 in 115 „ocen začetnih informacij“ za prav vsako „devetmesečno poročilo“, ki ga je urad OLAF poslal nadzornemu odboru od marca do decembra 2008 (4). Te „ocene“ preiskovalci urada OLAF pripravijo pred odločitvijo o začetku preiskave in vključujejo tudi „predloge začetnega delovnega načrta“. Opravljen je bil tudi nadzor sistema za vodenje primerov (CMS), namenjen ugotavljanju statusa primera.

Število prejetih poročil po sektorjih (5):

—	47, notranje preiskave: evropske institucije: OLAF ima vodilno vlogo in jasne postopkovne pristojnosti (6);

—	11, notranje/zunanje preiskave: organi EU: OLAF ima vodilno vlogo (7);

—	51, neposredni izdatki in zunanja pomoč: OLAF ima vodilno vlogo, pravila za izvajanje preiskav pa temeljijo tudi „na sporazumih s tretjimi državami“ (8);

—	46, zunanja pomoč: OLAF ima vodilno vlogo, pravila za izvajanje preiskav pa temeljijo tudi „na sporazumih s tretjimi državami“ (9);

—	43, kmetijstvo: OLAF ima velika in dobro uveljavljena pravna pooblastila. Vendar pa ta sektor zajema tudi primere v zvezi s carino, pri katerih gre za kmetijske proizvode in je vloga urada OLAF predvsem usklajevanje in pomoč (10);

—	51, carina I in II: OLAF ima vlogo usklajevanja in pomoči, trajanje primerov pa je zelo odvisno od ukrepov držav članic ali vpletenih tretjih držav (11);

—	26, strukturni ukrepi: OLAF ima trdno pravno podlago za izvajanje preiskav na tem področju (12).

Urad OLAF je uvedel vzorčni obrazec za „devetmesečna poročila“. Preiskovalci so na vzorčnem obrazcu za „devetmesečna poročila“ tako označili ponujene razloge za nedokončanje primerov (13):

—	„dodeljena so bila znatna sredstva, vendar je ne glede na to zaradi obsega operativnega/preiskovalnega dela potrebnega več časa“ v 133 poročilih (50 %);

—	„taktična prekinitev preiskave“ v 16 poročilih (6 %);

—	„nezadostna sredstva“ v 30 poročilih (11 %);

—	„nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“ v 12 poročilih (5 %);

—	„pomanjkanje sodelovanja: držav članic; služb Komisije; druge institucije; posameznika/podjetja“ v 43 poročilih (15 %) in

—	„drugo: glej primer“ v 77 poročilih (27 %).

Vsebino „devetmesečnih poročil“, ki jih sestavijo preiskovalci urada OLAF, uradno sopodpišeta – odobrita – vodja enote za zadevni sektor in direktor posameznega direktorata za preiskave in operativne zadeve.

Od januarja 2008 sta bila po spremembi vzorčnega obrazca za poročilo (14) razloga „taktična prekinitev preiskave“ in „nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“ umaknjena s seznama.

Cilj in metodologija tega pregleda

Za vsak preiskovalni urad je bistvenega pomena, da za zamude in ovire v preiskovalnem procesu lahko navede jasne razloge. To omogoča natančno načrtovanje in strategije preiskovanja, dodelitev ustreznega osebja, natančno oceno zunanjega sodelovanja, prednostno opredelitev primerov in vzpostavitev preiskovalne politike.

Poleg tega lahko nadzorni odbor dolžino preiskav urada OLAF nadzira z namenom, da izključi zunanje vmešavanje ali pristranske odločitve samo, če so za zamude podani objektivni in preverljivi razlogi.

Decembra 2008 je 78 % preiskav urada OLAF potekalo že več kot devet mesecev, 40 % vseh preiskav pa že več kot dve leti. Nadzorni odbor se je odločil, da ne bo le opravil splošne analize informacij iz „devetmesečnih poročil“, ampak tudi preveril skladnost razlogov za nedokončanje primerov, ki so jih preiskovalci urada OLAF označili v „devetmesečnih poročilih“ s podrobno pojasnjenimi razlogi v glavnem delu poročila.

Nadzorni odbor je tudi proučil navedene razloge za zamude, da bi analiziral, v kakšni meri so pripomogli k razumevanju resničnega razloga oziroma najpomembnejših dejavnikov za zamudo pri tekočih preiskavah. Nadzorni odbor je zato analiziral tudi „ocene začetnih informacij“, zlasti predloge začetnega delovnega načrta.

Dodatni cilj nadzornega odbora pri tej analizi je bil razjasniti, ali so za visok delež preiskav, daljših od devetih mesecev, krivi objektivni razlogi, ki se jim ni bilo mogoče izogniti.

Posebno pozornost je posvetil tudi pričakovanim rokom za dokončanje preiskav, ki jih mora urad OLAF nadzornemu odboru navesti v „devetmesečnih poročilih“ (15).

Metodologija

Ob upoštevanju posebne narave posameznih sektorjev ter njihovih različnih pristojnosti in postopkovnih pravil je bila analiza izvedena za vsak sektor posebej (16). Za glavni namen tega mnenja smo poročila urada OLAF tudi razvrstili v skupine na podlagi ponujenih razlogov za nedokončanje primerov v določenem roku, ki so bili označeni v vzorčnem devetmesečnem poročilu.

Za vsak sektor bodo pripravljeni posebni sklepi in priporočila, vendar bodo podani tudi splošni sklepi in priporočila.

DEL 2

ANALIZA RAZLOGOV URADA OLAF ZA NEDOKONČANJE PREISKAV V DEVETIH MESECIH

1.   „DODELJENA SO BILA ZNATNA SREDSTVA, TODA KLJUB TEMU JE ZARADI OBSEGA OPERATIVNEGA/PREISKOVALNEGA DELA POTREBNO VEČ ČASA“

OLAF je ta razlog za zamudo navedel pri skoraj 50 % preiskav, predloženih nadzornemu odboru (17).

Notranje preiskave: evropske institucije

Proučenih je bilo 15 primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (31 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nekateri primeri so bili dobro pojasnjeni, tako da je bilo zlahka mogoče razumeti v poročilih navedeni „obseg preiskovalnega dela“ (18). V mnogih preiskavah so bili razlogi za zamudo kljub temu različni: dolga obdobja neaktivnosti (do 7 mesecev) pred začetkom preiskave, napredovanje primera odvisno od morebitnih informacij iz zunanjih virov in urad OLAF ni dejansko opravil nobenega preiskovalnega ukrepa, ter nepojasnjeni razlogi za zamude (19). Navedeno je bilo tudi pomanjkanje sodelovanja posameznikov, prelaganje razgovorov na poznejše termine in čakanje na odgovore posameznikov ali institucij (20).

Pomemben dejavnik, ki smo ga odkrili, je delo preiskovalcev na drugih primerih in primerih s prednostno obravnavo (21).

Pri nekaterih primerih sta bila med razlogi navedena tako „znatna sredstva“ kot „nezadostna sredstva“, čeprav so bili primeru dodeljeni številni preiskovalci (22). Razlogi za to nasprotje sicer lahko izvirajo iz različne kadrovske razporeditve v različnih fazah preiskave, vendar ob branju samo povzroča zmedo.

Notranje/zunanje preiskave: organi EU

Proučenih je bilo osem primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (72 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Pri številnih primerih je „obseg preiskovalnega dela“ dobro predstavljen in zlahka razumljiv razlog za zamudo v okviru poročila (23).

Nadzorni odbor je pri drugih primerih ugotovil, da je preteklo veliko časa od datuma odprtja primera do imenovanja preiskovalcev ali do datuma začetka preiskave (do 6 mesecev), ter da je v nekaterih primerih razlog za zamudo nepojasnjena in očitna zamenjava odgovornega preiskovalca (24). V primeru z neznatnim gospodarskim vplivom je bilo ugotovljeno tudi počasno sodelovanje posameznikov (25). V dveh različnih „devetmesečnih poročilih“, pri katerih so bila opravljena različna operativna dejanja, so za primera navedeni isti opisi in rezultati (26).

Neposredni odhodki in zunanja pomoč

Proučenih je bilo 21 primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (41 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Pri večini preiskav je omenjeni razlog sicer dobro pojasnjen in ustreza delovni obremenitvi v zvezi s primerom (27), vendar je bilo poleg tega ugotovljeno, da je bila med njimi tretjina primerov pomoči v kazenskih zadevah in urad OLAF ni izvedel nobenih operativnih ukrepov (28) ali pa ostali organi še niso posredovali odgovorov (29).

Zunanja pomoč

Proučenih je bilo 20 primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (43 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V nekaterih primerih je načrtovanje dobro, cilj preiskave je jasno začrtan in natančno opredeljen, preiskave so dobro vodene, zamude pa so jasno obrazložene in utemeljene (30).

Vendar pa se v drugih primerih „obseg preiskovalnega dela“ pogosto ne nanaša na delo, ki ga opravlja urad OLAF, ampak na dejstvo, da OLAF čaka na dokončanje revizij, ki jih izvajajo zunanja podjetja ali strokovnjaki, pri čemer pa OLAF aktivno ne sodeluje niti jih natančno ne spremlja (31). Kot je nadzorni odbor poudaril v prvem mnenju o tem vprašanju, dodana vrednost dela urada OLAF na tem področju v okviru ni izkazana. Nadzorni odbor je ugotovil nekaj nejasnosti pri načrtovanju preiskav po misijah v tretjih državah in nekaj mesecev po izvedbi preiskovalnih ukrepov (32).

Pri nekaterih misijah v tretjih državah je nadzorni odbor opazil pomanjkanje ustreznega načrtovanja (33). Zbiranje ustrezne dokumentacije se ne opravlja po enotnem pristopu. Včasih se za pridobivanje dokumentarnih dokazil organizirajo misije, včasih pa se prenos dokumentov uredi neposredno prek delegacije ES (34) brez predhodnih stikov z zadevnim generalnim direktoratom, kar povzroča zamude pri izvajanju preiskav (35). Poleg tega je ugotovil pomanjkanje ovrednotenja stroškovne učinkovitosti.

V nekaterih primerih je kot razlog zamude navedeno dejstvo, da nacionalni sodni organi niso vložili zahteve (36). Ugotovljeno je bilo tudi, da so bili na obrazcu za poročilo označeni nasprotujoči si razlogi za zamudo, na primer tako „znatna sredstva“ kot „nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“ (37).

Sklepne ugotovitve in priporočila: V več kot polovici proučenih preiskav razlog „dodeljena so bila znatna sredstva, vendar je ne glede na to zaradi obsega operativnega/preiskovalnega dela potrebnega več časa“ ni resnični razlog za zamudo. Nadzorni odbor je zaskrbljen nad dejstvom, da so preiskovalci na obrazcu za poročilo označili ta razlog, čeprav je dejanski razlog drugačen. Nadzorni odbor je opazil, da je bil ta razlog označen vsepovprek (brez razlikovanja) in da so ga različno razlagali tudi preiskovalci, ki so delali v isti enoti. Dejstvo, da je poročila z izbranimi nasprotujočimi si razlogi za nedokončanje primera uradno sopodpisalo – odobrilo – vodstvo (vodja enote in direktor), kaže, da se notranjemu nadzoru preiskav posveča premalo pozornosti. Zaradi nezanesljivega navajanja tega razloga za zamudo lahko urad OLAF napačno sklepa o kadrovskih potrebah, proračunskih zahtevah in sprejetju potrebnih ukrepov za zmanjšanje zamud pri preiskavah. Ta poročila bi morali pri preiskavah uporabljati kot orodje za upravljanje. Nadzorni odbor priporoča, naj urad OLAF opravi revizijo preiskav, pri katerih je na obrazcu za poročilo označen ta razlog, ter tako ponovno oceni preiskovalno strategijo, pri čemer upošteva resnični razlog za nedokončanje primera.

Kmetijstvo

Proučenih je bilo 28 primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (65 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor je ugotovil, da so primeri dobro pojasnjeni in da so preiskovalci urada OLAF svoje delo opravljali neprekinjeno (38). Vendar pa v večini primerov usklajevanja, s katerimi se ukvarja ta sektor, ključni razlog za zamude ni obseg preiskovalnega dela preiskovalcev urada OLAF, ampak počasen odziv nacionalnih organov držav članic, če se ti sploh odzovejo. V teh primerih OLAF čaka na odziv teh organov (39).

V nekaterih primerih zunanjih preiskav je bila ugotovljena enaka težava (40) in v nekaterih primerih se je izkazalo, da informacije o različnih korakih v preiskavi niso bile jasne ali kronološko urejene, tako da je bilo težko oceniti natančen razlog za zamudo (41).

Poleg tega je bilo ugotovljeno, da je bilo zaradi dolgih obdobij neaktivnosti pri „oceni začetnih informacij“ v devetmesečnem obdobju opravljenega malo operativnega dela (42).

Ugotovljeno je bilo tudi, da so bili pri nekaterih od teh primerov prisotni znaki kaznivih dejanj, ki so bili predmet sodnih preiskav v zadevnih državah članicah. V takšnih primerih so bile preiskave urada OLAF začasno ustavljene zaradi omejene izmenjave informacij s sodnimi organi držav članic (43).

Carina I in II

Proučenih je bilo 28 primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (55 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Večina teh primerov je odvisna od sodelovanja z organi držav članic, urad OLAF pa v glavnem podpira organe držav članic pri vodenju njihovih preiskav. V drugih primerih OLAF čaka, da mu država članica ali tretja država predloži informacije (44).

Nadzorni odbor razume pojasnilo urada OLAF v zvezi z zunanjimi preiskavami protidampinških primerov, da zaradi njihove narave, obsega, vpletenosti več držav članic z medsebojno pomočjo in misijami v tretjih državah preiskave ni bilo mogoče dokončati v roku devetih mesecev (45). Omenjene so bile tudi prednostne delovne naloge in ugotovljeno je bilo, da so še vedno odprti nekateri stari primeri, pri katerih se še čaka na odziv držav članic (46).

Prav tako je bilo ugotovljeno, da so bili razlogi za prekoračitev devetmesečnega obdobja v primerih usklajevanja dobro pojasnjeni in utemeljeni. Poleg tega so bili za preiskave že na začetku pripravljeni podrobni delovni načrti (47).

Nekateri primeri so bili opredeljeni kot primeri pomoči v kazenskih zadevah in njihov napredek je bil odvisen od dela nacionalnih sodišč oziroma od obravnave zaprosil (48).

Nadzorni odbor je z zadovoljstvom ugotovil, da so bila „devetmesečna poročila“ izrecno uporabljena kot upravljavsko orodje za ponovno ocenjevanje primera po podrobni analizi razlogov za zamudo, ki se jim ni bilo mogoče izogniti (49).

Strukturni ukrepi

Proučenih je bilo 13 primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (50 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V nekaterih primerih je „obseg preiskovalnega dela“ povezan z zamenjavo odgovornega preiskovalca (50). V drugih primerih je temeljni razlog za zamudo delovna obremenjenost odgovornega preiskovalca (51). Seznam operativnih dejanj razloga „obseg preiskovalnega dela“ ne pojasnjuje v zadostni meri (52).

Nadzorni odbor je ugotovil, da je bilo za „oceno začetnih informacij“ in za operativno delo porabljenega preveč časa, saj je pri posameznem primeru ocena trajala več kot eno leto, operativna dejanja pa so včasih potekala več kot deset mesecev, za kar v poročilu ni pojasnila (53).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Opredelitev in uporaba razloga „obseg operativnega/preiskovalnega dela“ sta na splošno premalo natančna, saj ne razlikujeta med obsegom dela, ki ga opravi urad OLAF, in obsegom dela, za katero so v večini primerov, v katerih urad nudi pomoč ali jih usklajuje, odgovorni nacionalni organi. Zaradi te nenatančnosti ni mogoče oblikovati jasnega pregleda ravni pomoči in sodelovanja z zunanjimi nacionalnimi organi oziroma je izmeriti, kar uradu OLAF otežuje izboljšanje delovanja. Razen v carinskem sektorju so bili resnični razlogi za zamudo v zvezi z zunanjimi preiskavami drugi in različni od navedenih. Za sprejetje ukrepov bi bilo priporočljivo ponovno proučiti opredelitev razloga „obseg dela“ pri vsakem posameznem primeru in ustrezneje opredeliti resnične razloge za zamudo.

2.   „TAKTIČNA PREKINITEV PREISKAVE“

Nadzorni odbor je že v prejšnjem mnenju o tej zadevi zapisal, da bi moral biti izraz „taktična prekinitev preiskave“, ki se uporablja v „devetmesečnih poročilih“, natančno določen ali pa izpuščen. Poleg tega bi morala biti navedba tega razloga za nedokončanje preiskave razumna in natančna.

Z zadovoljstvom ugotavljamo, da v letu 2008 nadzornemu odboru ni bil posredovan noben primer, pri katerem bi bil naveden ta razlog za zamudo, čeprav smo opazili, da je bil v „devetmesečnih poročilih“ uporabljen, kadar je bil omenjen razlog „drugo“ (54). Poleg tega so še vedno odprti številni primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (55).

Notranje preiskave: evropske institucije

Proučeni so bili štirje primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (8 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Ugotovljeno je bilo, da ta razlog ni dobro pojasnjen in utemeljen. V nekaterih primerih je bil uporabljen za začasno prekinitev dveh povezanih preiskav (56) brez posvečanja pozornosti postopkovnim pravicam vpletenih oseb. Ugotovljeni so bili tudi primeri brez gospodarskega učinka, za katere se zdi, da temeljijo na nejasnih navedbah.

Opažena so bila tudi poročila o primerih z misijami v tretjih državah brez jasne preiskovalne strategije. V nekaterih primerih izraz „taktična prekinitev“ spremljajo drugi razlogi: delovna obremenjenost odgovornega preiskovalca in „pomanjkanje sodelovanja drugega posameznika“ (57), pri čemer je resnični razlog za nedokončanje primera ta, da urad OLAF nima pristojnosti za zaslišanje tretjih oseb v državi nečlanici.

Neposredni odhodki in zunanja pomoč

Proučenih je bilo sedem primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (13 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V nekaterih primerih je izraz „taktična prekinitev“ dobro pojasnjen (58). Vendar smo opazili, da urad OLAF včasih ni opravil nobenih dodatnih preiskovalnih dejavnosti, ampak so bile informacije posredovane sodnim organom države članice, urad pa je primere pustil odprte, da bi po potrebi lahko pomagal zadevnim organom (59).

Občasno je temeljni razlog za zamudo povezan s sodelovanjem z drugimi službami Komisije (60).

Zunanja pomoč

Proučenih je bilo pet primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (11 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Ugotovljeno je bilo, da je bila v vseh teh primerih „taktična prekinitev preiskave“ povezana z dejstvom, da je OLAF čakal na dokončanje revizij, ki jih izvajajo zunanja podjetja, ali pa urad ni opravil nobenih dodatnih preiskovalnih dejavnosti (61).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Uporaba razloga „taktična prekinitev preiskave“ za ohranitev aktivnega statusa preiskave bi morala biti razumna in bi jo bilo treba podrobno razložiti, kar bi omogočalo jasen vpogled v preiskovalno strategijo. Še vedno aktivne preiskave, pri katerih je naveden ta razlog, bi bilo treba ponovno proučiti, pri tem pa bi morali posebno pozornost posvetiti preiskavam iz devetmesečnih poročil, prejetih leta 2007.

3.   „NEZADOSTNA SREDSTVA“

Notranje preiskave

Proučenih je bilo devet primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (19 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor je ugotovil, da so bili razlogi za zamudo različni in skupni več primerom: prednost imajo drugi primeri, ki so bili pred tem odprti kdaj v preteklosti; ugotovljena so bila dolga obdobja neaktivnosti (od štirih ali petih do enajstih mesecev) po zbiranju dokumentov na misijah v tretjih državah oziroma po kopiranju podatkov, brez dodatnih preiskovalnih dejanj v primerih z majhnim ali neocenjenim gospodarskim učinkom (62).

V vseh teh primerih je bilo število odgovornih preiskovalcev enako ali večje kot v predlogu kadrovske razporeditve, ki ga je ocenjevalec navedel v „oceni začetnih informacij“.

Pri nekaterih primerih je razlog „nezadostna sredstva“ pojasnjen kot pomanjkanje kadrovskih virov zaradi začasne odsotnosti odgovornega preiskovalca (63).

Neposredni odhodki in zunanja pomoč

Proučeni so bili štirje primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (7 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Pri teh primerih je razlog „nezadostna sredstva“ podrobno razložen in se nanaša na delovno obremenitev odgovornih preiskovalcev v kombinaciji s povprečno pomembnostjo zadevnega primera (64) ali pa je povezan s pomanjkanjem preiskovalcev urada OLAF s potrebnim znanjem jezikov (65).

V nekaterih primerih ni bilo pojasnila za nezadostna sredstva pri pomembnih primerih, pri katerih je bila kadrovska razporeditev načeloma ustrezna (66).

Zunanja pomoč

Proučenih je bilo devet primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (19 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor z zaskrbljenostjo ugotavlja, da od odprtja primera dolgo časa (od devet do trinajst mesecev) ni bilo opravljeno nobeno preiskovalno dejanje in da se delovni načrt ni začel izvajati kljub temu, da število preiskovalcev ustreza številu, ki je bilo predlagano v oceni začetnih informacij (67).

Ponekod so bili v „devetmesečnih poročilih“ označeni nasprotujoči si razlogi: „znatna sredstva“, „kompleksnost primera“ in „nezadostna sredstva“ (68). Nadzorni odbor je poleg tega ugotovil, da je urad OLAF po sprejetju odločitve o odprtju primera včasih na dokončanje zunanjih revizij čakal nekaj mesecev, ne da bi opravljal kakšne preiskovalne dejavnosti, v drugih primerih pa se je skliceval na druge prednostne primere (69).

V drugih primerih sta resnična razloga, navedena v drugih delih obrazca za poročilo, kompleksnost zadeve in obseg preiskovalnega dela (70) oziroma „pomanjkanje časa“, za kar ni navedeno nobeno dodatno pojasnilo (71).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Navedba razloga „nezadostna sredstva“ za nedokončanje preiskave v devetih mesecih v večini proučenih primerov ni utemeljena. Glede na to, da bi zahteve urada OLAF po povečanju števila zaposlenih v letnem proračunu načeloma temeljile na analizi „nezadostnih sredstev“ na področju preiskav in operativnih zadev, je nadzorni odbor zaradi tega vprašanja še zlasti zaskrbljen. Posvetiti bi mu morali posebno pozornost. Za nadzorni odbor je to pomembno tudi zato, ker daje mnenje o predlogu letnega proračuna urada OLAF. Netočnost pri navajanju tega razloga bi lahko povzročila zavajajoče sklepe v zvezi s proračunom urada OLAF. V devetmesečnih poročilih bi moral biti ta razlog podrobno pojasnjen. Poleg tega bi bilo treba predvideti praktične rešitve za izboljšanje stanja, ter jih razložiti v vsakem poročilu, ki omenja ta razlog.

Carina I in II

Proučena sta bila dva primera, pri katerih je bil naveden ta razlog (3 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V enem od primerov (72) so bile omenjene prednostne operativne naloge, razlogi za manj intenzivno delo na primeru so bili dobro pojasnjeni, navedene pa so bile tudi rešitve za odpravo težav z nezadostnimi sredstvi (73).

Strukturni ukrepi

Proučenih je bilo šest primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (23 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V vseh primerih je nedokončanje primera utemeljena z istim razlogom: „nezadostna sredstva in pomemben obseg preiskovalnega dela“ (74), vendar razen pri enem (75) ne prvi ne drugi razlog ni pojasnjen.

Sklepne ugotovitve in priporočila: Razen v carinskem sektorju, v katerem so bila devetmesečna poročila pravilno uporabljena kot upravljavsko orodje za ponovno proučitev preiskovalnih potreb, so potrebna pojasnila o označenih razlogih za nedokončanje primerov.

4.   „NIZKO PREDNOSTNA PREISKAVA, KATERI SO BILA DODELJENA OMEJENA SREDSTVA“

Nadzorni odbor je že v prejšnjem mnenju o tej zadevi izrazil mnenje, da z vidika preiskovalne politike pri „nizko prednostnih“ preiskavah, ki so jim bila „dodeljena omejena sredstva“, ne pričakuje pojasnila za nedokončanje, ampak pojasnilo, zakaj je primer po devetih mesecih še vedno odprt.

Z veseljem ugotavljamo, da je bil leta 2008 ta razlog za nedokončanje primerov umaknjen z obrazca za devetmesečno poročilo. Vseeno je še vedno aktivnih veliko primerov, pri katerih je bil označen ta razlog, in te je treba nujno ponovno proučiti.

Notranje preiskave: institucije EU

Proučenih je bilo pet poročil (10 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor je ugotovil, da je nekaj primerov ostalo odprtih daljše obdobje (tudi po 10 mesecih od „ocene začetnih informacij“) in niso bila opravljena nobena preiskovalna dejanja, ker je preiskovalec čakal na rezultate notranje preiskave (76).

V nekaterih primerih je te razloge spremljal še „obseg preiskovalnega dela“ ali „pomanjkanje sodelovanja posameznika“ (77). Ponekod gospodarski vpliv ni omenjen in ni dosežen noben oprijemljiv rezultat, ampak je le vključena navedba o morebitnih nepravilnostih (78).

V vseh teh primerih je število odgovornih preiskovalcev ustrezno (od dva do štiri), pri čemer so nekatere preiskave še vedno aktivne, druge pa so trajale več kot dve leti.

Zunanja pomoč

Proučeni so bili štirje primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (8 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor je zaskrbljeno ugotovil, da so bile začete preiskave primerov „brez finančne škode za sredstva Evropske komisije“, kot je navedeno v poročilih, in da so bile opravljene misije v tretjih državah v zvezi s primeri z neznatnim gospodarskim vplivom (79).

Prav tako je opazil, da so bili na obrazcu za poročilo pri nekaterih nedokončanih preiskavah označeni nasprotujoči si razlogi: npr. „dodeljena so bila znatna sredstva“ in „nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“, pri čemer so bile pri slednji kljub temu opravljene misije v tretjih državah (80).

Zdi se, da je v vseh navedenih primerih število odgovornih preiskovalcev ustrezno in ni problematično.

Sklepne ugotovitve in priporočila: Razlog „dodeljena omejena sredstva“ ni utemeljen v nobenem od proučenih „devetmesečnih poročil“. V zvezi s kadrovskimi viri se zdi, da je število preiskovalcev ustrezno glede na obseg preiskovalnega dela in na predloge delovnega načrta. To vprašanje ni bilo izpostavljeno v nobenem od primerov. Nekateri izmed teh primerov imajo neznaten finančni vpliv ali celo nimajo nikakršnega finančnega vpliva na sredstva Evropske skupnosti. Dejstvo, da poročila uradno sopodpiše – odobri – vodstvo (vodja enote in direktor), kaže, da se notranjemu nadzoru preiskav posveča premalo pozornosti. Pri navajanju razloga „dodeljena omejena sredstva“ bi moral biti ta jasno razložen, da se preprečijo zavajajoči sklepi glede kadrovske razporeditve in finančnih virov urada OLAF. Ocene, predstavljene odboru urada OLAF, bi morale zajemati tudi oceno stroškovne učinkovitosti in pregled kadrovskih virov v enoti. Navesti bi bilo treba tudi prerazporeditev teh preiskovalcev na druge primere ter število primerov, ki so označeni kot „prednostni“ in so še v teku, ter bi lahko zahtevali dodelitev zadevnih preiskovalcev drugim primerom.

Carina I in II

Proučeni so bili trije primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (5 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Ti primeri so dobro opisani in pojasnjeni, roki za dokončanje primerov so se spoštovali. Posredovanje urada OLAF je natančno (81). V poročilih sta razloga „nizko prednostna preiskava in dodeljena omejena sredstva“ dobro utemeljena.

Strukturni ukrepi

Proučen je bil en primer, pri katerem je bil naveden ta razlog (3 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Začeta ni bila nobena preiskava, ker se nobena ni zdela stroškovno učinkovita. Uporabljene so bile samo „tehnike osnovnega preverjanja, ki kažejo na tveganje nepravilnosti pri financiranju projektov“. Pri „nizko prednostnih“ primerih morda ne bi bilo treba začeti zunanje preiskave (82).

Sklepne ugotovitve: Razlog za nedokončanje primera je bil dobro utemeljen in pojasnjen, prav tako je bila opravljena ocena stroškovne učinkovitosti.

5.   „POMANJKANJE SODELOVANJA“

Pomanjkanje sodelovanja države članice

Nadzorni odbor je leta 2007 prejel sedem, leta 2008 pa šest poročil o primerih.

Notranje preiskave: evropske institucije

Proučen je bil en primer, pri katerem je bil naveden ta razlog (2 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Opazili smo, da je šlo za zunanjo preiskavo, v kateri sta udeleženi dve enoti, in pri kateri se sklicuje na pomanjkanje sodelovanja služb Komisije. Zdi se, da v zvezi s tem pomanjkanjem sodelovanja ni v načrtu noben ukrep (83).

Notranje/zunanje preiskave: organi EU

Proučen je bil en primer, pri katerem je bil naveden ta razlog (9 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor je ugotovil, da razlog za nedokončanje tega primera ni bil pomanjkanje sodelovanja države članice, ampak tretje države, v kateri se je začela kazenska preiskava. OLAF v devetmesečnem obdobju ni opravil nobenega preiskovalnega dejanja in čaka na poročilo zunanjega organa, da bo lahko sprejel „ustrezne ukrepe“ (84).

Zunanja pomoč

Proučena sta bila dva primera, pri katerih je bil naveden ta razlog (9 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor je opazil nekaj zmede v zvezi z datumi obdobja ocenjevanja (do trinajstih mesecev s strani štirih ocenjevalcev) in datumom priprave „ocene začetnih informacij“ (pripravljene samo tri dni pred začetkom preiskave). V devetmesečnem obdobju ni bilo opravljeno nobeno preiskovalno dejanje, ker nacionalni sodni organi države članice niso zaprosili za pomoč urada OLAF (85).

Nadzorni odbor je tudi ugotovil, da urad OLAF ni izvedel ukrepov, naštetih v načrtu preiskave v primeru, v katerem je navedeno pomanjkanje sodelovanja države članice s sklicem na Uredbo št. 2185/96 (35).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Pomanjkanje sodelovanja države članice je bilo v proučenih primerih navedeno napačno. Ponekod se to nanaša na pomanjkanje sodelovanja služb Komisije ali nacionalnih organov tretjih držav. V drugih primerih se lahko nanaša na dejstvo, da nacionalni organi države članice niso vložili zahteve za pomoč urada OLAF. Poleg tega ni predviden noben ukrep za rešitev problema pomanjkanja sodelovanja. Nadzorni odbor priporoča, naj preiskovalci pred uporabo tega razloga za zamudo temeljito premislijo, in zagovarja natančne preglede s strani vodstva.

Kmetijstvo

Proučenih je bilo sedem primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (16 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V proučenih primerih s področja kmetijstva gre za primere zunanjih preiskav ali primere usklajevanja, pri katerih OLAF čaka na odziv organov držav članic, med katerimi je nekaj takih, ki dokazano slabo sodelujejo z uradom OLAF (86). Glede na informacije v devetmesečnih poročilih se zdi, da OLAF ne ni zelo aktiven pri pridobivanju že zahtevanih informacij (87).

Carina I in II

Proučena sta bila dva primera, pri katerih je bil naveden ta razlog (4 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Proučena primera sta primera „usklajevanja“ in „pomoči v kazenskih zadevah“, pri katerih so za pomoč urada OLAF zaprosili nacionalni organi (88).

Strukturni ukrepi

Proučena sta bila dva primera, pri katerih je bil naveden ta razlog (7 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Nadzorni odbor je preveril, da sta v primerih zunanjih preiskav pretekli daljši obdobji (osem mesecev in štirje meseci) brez odziva nacionalnih organov (89).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Pomanjkanje sodelovanja države članice je bilo v vseh proučenih primerih pravilno navedeno. Sodelovanje držav članic in sodelovanje z njimi bi moralo biti učinkovitejše. OLAF bi moral prevzeti aktivnejšo vlogo.

Pomanjkanje sodelovanja služb Komisije

Nadzorni odbor je leta 2007 prejel dve poročili, leta 2008 pa tri poročila o primerih.

Notranje preiskave: evropske institucije

Proučeni so bili trije primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (16 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V teh treh primerih razlog „pomanjkanje sodelovanja služb Komisije“ ni edini označeni razlog za zamudo. Razlog spremljajo druga pojasnila, na primer taktična prekinitev preiskave, prednostne naloge preiskovalcev v drugih primerih, sodelovanje z nacionalnimi sodnimi organi (90).

Ugotovili smo, da „pomanjkanju sodelovanja služb Komisije“, navedenemu v poročilih, ni sledilo proaktivno ukrepanje urada OLAF za odpravo takšnega stanja.

Neposredni odhodki in zunanja pomoč

Proučena sta bila dva primera, pri katerih je bil naveden ta razlog.

Ugotovili smo, da pojem „pomanjkanja sodelovanja služb Komisije“ na preiskavo urada OLAF ni imelo nikakršnega vpliva in je do določene mere povzročal zmedo (91).

Zunanja pomoč

Proučena sta bila dva primera, pri katerih je bil naveden ta razlog (4 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V teh primerih „pomanjkanje sodelovanja služb Komisije“ ni jasno. Pri enem „pomanjkanje sodelovanja“ ni pojasnjeno, pri drugemu pa se zdi, da so službe Komisije zamudo utemeljile z zunanjimi razlogi (92).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Zdi se, da v primerih, kjer je bilo ugotovljeno „pomanjkanje sodelovanja služb Komisije“, OLAF ni sprejel konkretnih ukrepov za odpravo takšnega stanja. OLAF bi moral poiskati način za pospešitev komunikacijskih kanalov na tem področju.

Pomanjkanje sodelovanja drugih institucij

Nadzorni odbor je leta 2007 prejel tri poročila, leta 2008 pa šest poročil o primerih.

Neposredni odhodki in zunanja pomoč

Proučen je bil en primer, pri katerem je bil naveden ta razlog (2 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Razlog je dobro pojasnjen in navedenih je še več drugih razlogov za nedokončanje preiskave (93).

Zunanja pomoč

Proučena sta bila dva primera, pri katerih je bil naveden ta razlog (4 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V obeh primerih je temeljni razlog za zamudo povezan s sodnimi organi in ne z drugimi institucijami: OLAF nacionalnih sodnih organov ni zaprosil za pomoč (85) in nacionalni sodni organi se niso odzvali (94).

Sklepne ugotovitve in priporočila: V nekaterih primerih je ta razlog napačno uporabljen. Nadzorni odbor priporoča ponovno proučitev sklicevanja na ta razlog, da bi se izognili morebitni zmedi.

Kmetijstvo

Proučen je bil en primer, pri katerem je bil naveden ta razlog (2 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Primer je dobro pojasnjen in urad OLAF si je dejavno prizadeval za napredovanje primera in dobivanju pozitivnega odgovora nacionalnih organov tretje države v zunanji preiskavi (95).

Carina I in II

Proučenih je bilo pet primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (10 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Vsi primeri so dobro predstavljeni in temeljito pojasnjeni. Vendar odgovorni preiskovalci kar po vrsti odkljukajo „pomanjkanje sodelovanja druge institucije“, hkrati pa v oklepaju navedejo, da je šlo za pomanjkanje sodelovanja nacionalnih organov tretjih držav, kar je dejanski razlog za nedokončanje vseh teh primerov usklajevanja (96).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Vsi navedeni primeri so dobro pojasnjeni. Vendar je razlog za nedokončanje „pomanjkanje sodelovanja nacionalnih organov tretjih držav“, kar ni isto kot „pomanjkanje sodelovanja drugih institucij“. Na teh področjih nadzornemu odboru ni bilo predloženo nobeno „devetmesečno poročilo“ o pomanjkanju sodelovanja drugih institucij. Zaradi jasnosti bi moral biti razlog „pomanjkanje sodelovanja tretje države“ na obrazcu naveden ločeno.

Pomanjkanje sodelovanja posameznika/podjetja

Nadzorni odbor je leta 2007 prejel 13 poročil, leta 2008 pa tri poročila o primerih.

Notranje preiskave: evropske institucije

Proučeni so bili trije primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (6 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V dveh primerih je razlog dobro pojasnjen in utemeljen (97). V tretjem primeru pa OLAF ni bil pristojen za zaslišanje zadevnega posameznika (57).

Neposredni odhodki in zunanja pomoč

Proučen je bil en primer, pri katerem je bil naveden ta razlog (2 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Razlog je v zadevnem primeru dobro pojasnjen (98).

Zunanja pomoč

Proučenih je bilo pet primerov, pri katerih je bil naveden ta razlog (10 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

V vseh teh primerih ta razlog spremljajo še drugi, ki so dejansko ključni razlogi za nedokončanje primerov. Ti razlogi so različni in skupni več primerom: čakanje na poročila zunanjih revizorjev, kompleksnost primerov in povezanost z drugimi preiskavami urada OLAF, nizka prednostna narava in nedoločljiva finančna škoda (99).

Sklepne ugotovitve in priporočila: V nekaterih proučenih primerih temeljni razlog za zamudo ni bil „pomanjkanje sodelovanja posameznika/družbe“. Treba bi bilo posvetiti natančno pozornost pravilni uporabi tega razloga.

Kmetijstvo

Proučeni so bili trije primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (7 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Vsi ti primeri so dobro pojasnjeni in razlog za zamudo je pravilno naveden: pomanjkanje sodelovanja tretje države.

Carina I in II

Proučeni so bili štirje primeri, pri katerih je bil naveden ta razlog (7 % primerov iz tega sektorja, predloženih nadzornemu odboru).

Primeri so dobro in temeljito pojasnjeni, kljub temu pa je resnični razlog za zamude dejansko pomanjkanje sodelovanja tretje države (100).

Drugi trije primeri so dejansko primeri pomoči v kazenskih zadevah brez udeležbe sodnika iz enote za sodno in pravno svetovanje (101).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Razlog za prekoračitev devetmesečnega obdobja je pomanjkanje sodelovanja tretje države in ne posameznika/družbe. Uvesti bi bilo treba novo kategorijo, ki bi odražala resnični razlog za zamudo, to je „pomanjkanje sodelovanja tretje države“.

6.   „DRUGO: GLEJ PRIMER“

Proučenih je bilo 73 primerov, pri katerih je bilo kot razlog za zamudo označeno „drugo“ (27 %) (102).

Ta razlog je bil naveden v velikem številu poročil o primerih: 16 leta 2007 in 57 leta 2008, tako da je drugi najpogosteje navedeni razlog za zamudo v proučenem obdobju.

Število primerov, v katerih je naveden ta razlog, se je v drugi polovici leta 2008 tudi močno povečalo. Splošna analiza kaže, da se po branju poročila razlog „drugo“ zdi ustrezen pri precejšnem številu (skoraj polovici) poročil (103).

V mnogih primerih so razlogi za zamudo tako: kompleksnost preiskave, zamenjava preiskovalca, drugi prednostni primeri, primer pomoči v kazenskih zadevah (nacionalni sodni organi niso vložili zahteve), taktična prekinitev preiskave itd (104).

Poleg tega so bili ugotovljeni tudi razlogi, da OLAF „čaka na potrditev v državi članici“, „sodelovanje tretje države“ in „dolgoročna preiskava“ (105).

Vendar pa se zdi, da je v mnogih primerih resnični razlog za zamudo drugačen in naveden na seznamu ponujenih razlogov na obrazcu za poročilo (106).

V drugih primerih je bil navedeni razlog za nedokončanje primera težko razumljiv, včasih je bil brez pomena ali pa celo nesprejemljiv. Kot primer slednjega lahko navedemo dva primera, ko je kot razlog za zamudo navedeno: „preiskava še poteka“ (107).

Po mnenju nadzornega odbora posebno skrb vzbuja tudi dejstvo, da je kot razlog za zamudo „drugo“ opredeljena obravnava končnega poročila o primeru po tem, ko je preiskava že končana (dolga obdobja od petih mesecev do več kot enega leta) (108).

Sklepne ugotovitve in priporočila: Glede na to, da je bil razlog „drugo“ označen pri tolikšnem deležu preiskav, bi bilo treba seznam razlogov za nedokončanje primerov dodatno razširiti in razčleniti. Neustrezna izbira razloga „drugo“, ko bi moral biti označen kateri izmed ponujenih razlogov, ter njegova neupravičena raba kažeta, da bi bilo treba temeljito proučiti izbiro tega razloga in zadevne primere.

NI PREDVIDENEGA ROKA ZA DOKONČANJE: PROBLEM KAKOVOSTI

Obrazec za oddajo devetmesečnih poročil nadzornemu odboru zajema del, v katerem OLAF poroča o predvidenem roku za dokončanje primera.

Med vsemi 275 proučenimi poročili v 64 od 275 primerov ni bil navedena nobena približna ocena, kar pomeni, da ni bil določen noben rok za dokončanje. 20 primerov je bilo zaključenih v predvidenem roku za dokončanje, 105 primerov je bilo zaključenih več kot en mesec po predvidenem roku za dokončanje. Pri veliki večini teh primerov je bila zamuda bistveno daljša od enega meseca. V nekaterih primerih je presegala 18 mesecev, 72 primerov pa bo zaključenih en mesec ali več mesecev po predvidenem roku.

Sklepne ugotovitve in priporočila: Že iz tega povzetka statistične analize se je težko izogniti sklepu, da pri tem delu „devetmesečnih poročil“ obstaja resen problem kakovosti. Da bi bil postopek devetmesečnega poročanja za urad OLAF uporaben kot orodje za upravljanje primerov, morajo biti napovedi o predvidenem roku za dokončanje primerov bistveno natančnejše in točnejše.

SKLEPNE UGOTOVITVE IN PRIPOROČILA

Nadzorni odbor ceni informacije, ki so jih preiskovalci urada OLAF zagotovili v „devetmesečnih poročilih“. Prav tako z zadovoljstvom potrjujemo, da novi obrazec za poročilo, ki je bil uveden po Mnenju nadzornega odbora št. 1/2007, odboru zagotavlja jasnejše informacije za izvajanje svojih pooblastil.

Vendar pa so bile pri tem pregledu ugotovljene tri ravni problemov z negativnim učinkom na ustrezno izvajanje naloge spremljanja, ki jo nadzorni odbor izvaja za krepitev neodvisnosti urada OLAF:

I	V mnogih primerih ni doslednega in smiselnega pristopa, zato se pojavljajo dvomi glede utemeljenosti izbranih razlogov za zamudo.

Glede na to, da razlogi, ki so na obrazcu za „devetmesečno poročilo“ označeni kot razlog za nedokončanje primera v tem obdobju, večinoma ne ustrezajo pravemu razlogu, nadzorni odbor ne more zatrditi, da je visoki delež preiskav urada OLAF, daljših od navedenega obdobja, upravičen.

Po proučitvi „devetmesečnih poročil“ so očitne velike pomanjkljivosti pri pravilih, ki jih uprava urada OLAF trenutno določa v zvezi z upravljanjem in nadziranjem postopka preiskave.

Vodstvo in preiskovalci urada OLAF bi morali „devetmesečna poročila“ uporabljati kot upravljavsko orodje za ponovno proučitev strategije in načrtovanja preiskav, ki so v teku.

II   Nezadostna preiskovalna metodologija, premajhna strogost in potreba po izboljšanju notranjih ravni upravljanja ter nadzora preiskav.

Dobro načrtovanje preiskav je ključnega pomena za uspešne in osredotočene preiskave.

Preiskovalna ekipa bi morala na začetku prav vsake preiskave pripraviti podroben načrt preiskave in sicer tako temeljito, da bi lahko predvidela datum končne odločitve. OLAF nima samo pravne obveznosti, da nadzornemu odboru navede „predvideni rok za dokončanje“, ampak je ta rok tudi bistveno orodje za vodenje preiskav in izogibanje negativnim posledicam tega, da trajajo predolgo.

Ta načrt bi moral zajemati vse predvidene preiskovalne korake in bi moral biti povezan s predhodnim časovnim razporedom vsakega posameznega koraka. Načrt bi morali pripraviti v pisni obliki ter ga sistematično prilagati k spisom o primerih, kar bi pomagalo pri njegovem pregledovanju in preverjanju, če se preiskovalci srečajo z zahtevo po odložitvi ali pride do drugačnih zamud.

Vodstvo bi moralo načrte preiskav redno proučevati na ravni enote ter tako spremljati in po potrebi usmerjati njihov potek.

Nadzorni odbor predlaga, da pozneje v letu pripravi dodatno, celovitejše mnenje o načrtovanju preiskav.

III   Ni natančno opredeljenega cilja in preverljivih razlogov za zamude.

Da bi nadzorni odbor svoja pooblastila lahko izvajal v celoti, bi moral biti OLAF sposoben zagotoviti natančnejše in točnejše razloge za to, da preiskave niso bile dokončane v roku, brez neupravičenih zamud.

Nadzorni odbor po temeljiti proučitvi postopka za oceno navedenih razlogov za nedokončanje primerov v devetih mesecih predlaga revizijo celotnega postopka.

Revizija bi uradu OLAF pomagala ugotoviti resnične razloge za zamude in mu omogočila, da sprejme ustrezne ukrepe za skrajšanje preiskav.

Nadzorni odbor daje uradu OLAF naslednja priporočila za podrobnejšo razčlenitev razlogov za nedokončanje preiskav v devetih mesecih:

1.    Obseg operativnega/preiskovalnega dela, ki ga opravijo urad OLAF oziroma drugi akterji ali partnerji

Jasno je treba razločevati med obsegom dela, ki ga opravi urad OLAF, in obsegom dela, ki ga opravljajo zunanji akterji ali partnerji. Nadzorni odbor predlaga, da se „obseg operativnega/preiskovalnega dela“ razdeli v ti dve kategoriji. Na podlagi načrta preiskave bi bilo treba pripraviti podrobno pojasnilo o razlogih za zamudo, in po potrebi tudi pojasnilo, zakaj so bili potrebni dodatni ukrepi, ki prvotno niso bili predvideni.

Vsak velik primer bi morala ekipa po dokončanju pregledati, da bi lahko uporabila izkušnje, pridobljene pri vodenju primera.

2.    Delovna obremenitev preiskovalcev

Splošno delovno obremenitev je treba pojasniti s predložitvijo podrobnosti o tem, katere druge preiskave se vodijo in v kolikšni meri bodo negativno vplivale na preiskavo v teku.

3.    Zamenjava odgovornega preiskovalca

Nadzorni odbor se zaveda, da zamenjava odgovornega preiskovalca včasih lahko povzroči nekajmesečno zamudo. Razloge za takšno zamenjavo je zato treba jasno poudariti, zlasti v primerih, v katerih je prisotno navzkrižje interesov.

4.    Drugi prednostni primeri

Nadzorni odbor se zaveda, da se pomembnost primera med njenim potekom lahko spreminja in bi bilo treba pojasniti, zakaj so bile druge preiskave deležne prednostne obravnave ter kateri preiskovalni ukrepi so bili sprejeti. Preiskovalna politika se ves čas pregleduje: skupne in redne razprave med obema direktoratoma za operativne zadeve/preiskave o preiskavah v teku so bistvenega pomena.

5.    Neaktivnost, daljša od treh mesecev: trimesečni seznam

Vsak preiskovalec bi moral svoje primere pregledovati vsak mesec, do prvega dne v mesecu. Če se v zvezi s primerom v treh mesecih ne zgodi nič, bi ga moral preiskovalec prijaviti svojemu vodji enote. V tem poročilu bi morali biti navedeni razlogi za tako dolgo obdobje neaktivnosti in ponuditi podroben akcijski načrt za ponoven zagon preiskave. Za vsak predviden ukrep je treba določiti natančen datum, akcijske načrte s „trimesečnih seznamov“ pa je treba podrobno spremljati.

6.    Nezadostna sredstva

Treba je jasno razlikovati med nezadostnimi sredstvi znotraj enote in znotraj posamezne preiskovalne ekipe. Če se problem nezadostnih sredstev pojavi v posamezni ekipi, je potrebno pojasnilo, katere ukrepe bi bilo treba sprejeti za zagotovitev dodatnih kadrov v zadevni preiskavi. Nadzorni odbor razume, da se lahko primeri bolj zapletejo, kot je sprva predvideno, in da se lahko pojavijo težave s pomanjkanjem sredstev ali prekomernim številom primerov.

7.    Misije v tretji državi in zbiranje dokumentov: nastajanje problemov

Zaradi mednarodne razsežnosti mnogih preiskav urada OLAF bi bilo treba pred misijo pripraviti temeljit akcijski načrt v pisni obliki.

8.    Pomanjkanje sodelovanja: služb Komisije, institucij EU, organov držav članic, nacionalnih organov tretjih držav, posameznika/podjetja.

Nesodelovanje bi moralo biti natančno pojasnjeno (npr. prepočasen odziv države članice itd.), pri vsakem primeru pa bi bilo treba navesti praktično rešitev za odpravo posameznih ovir.

Nadzorni odbor je v nekaterih primerih ugotovil premajhno proaktivnost, ko je OLAF naletel na nezadostno sodelovanje organov držav članic, institucij, služb Komisije, tretjih držav ali posameznikov. Nadzorni odbor zato priporoča, naj OLAF pregleda primere, pri katerih so navedeni ti razlogi, ter razvije strategijo za proaktivnejši odnos do tistih, ki dokazano ne sodelujejo.

9.    Nacionalni organi države članice niso vložili zahteve za pomoč urada OLAF

Treba je jasno ločiti primere pomoči na zahtevo nacionalnih organov države članice, ker gre pri njih za drugo področje pristojnosti urada OLAF.

10.    Zunanje revizije: nastajanje problemov

V „devetmesečnih poročilih“ je treba navesti spremljanje, ki ga opravi urad OLAF, ter pripombe o revizijah zunanjih podjetij.

PRIHODNJI UKREPI

Nadzorni odbor bo nadaljeval s proučevanjem „devetmesečnih poročil“, ki jih je generalni direktor urada OLAF poslal za leto 2009, ter opravil študijo „ocen začetnih informacij“, ki spremljajo poročila.

Ob upoštevanju resnega problema s kakovostjo, ki je bil ugotovljen pri „devetmesečnih poročilih“, ker pogosto ni bil naveden podatek o predvidenem roku za dokončanje preiskav, bo v prihodnosti natančno pregledana pravna obveznost urada OLAF na tem področju.

---

(1)  Glej letno poročilo o dejavnostih urada OLAF za leto 2007.

(2)  Člen 6(5) Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(3)  Glej letno Poročilo o dejavnostih nadzornega odbora urada OLAF (UL C 123, 20.5.2008, str. 22–23 in/ali prilogo 1).

(4)  Glej Prilogo 2: vzorčni obrazec številka 40.

(5)  Glej Prilogo 3: vzorčni obrazec številka 20.

(6)  Enota A1 (88 odprtih primerov); člen 4 Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(7)  Enota A2 (27 odprtih primerov); člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(8)  Enota A3 (79 odprtih primerov); člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999 in „sporazumi s tretjimi državami“.

(9)  Enota A4 (54 odprtih primerov); člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999 in „sporazumi s tretjimi državami“.

(10)  Enota B1 (68 odprtih primerov); med drugim člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999, Uredba (ES, Euratom) št. 2988/95, Uredba (Euratom, ES) št. 2185/96 in Uredba (ES) št. 515/97.

(11)  Enota B2 carina I (38 odprtih primerov); enota B3 carina II (27 odprtih primerov).

(12)  Enota B4 (43 odprtih primerov); člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999, Uredba (ES, Euratom) št. 2988/95, Uredba (Euratom, ES) št. 2185/96.

(13)  Pri nekaterih primerih je navedenih več razlogov za zamudo, na primer nezadostna sredstva in pomanjkanje sodelovanja.

(14)  Glej Prilogo 2B: prejšnja različica obrazca za poročilo 40.

(15)  Člen 11(4) Uredbe (ES) št. 1073/99.

(16)  Direktorat A Preiskave in operativne zadeve zajema štiri sektorje: enota A1 notranje preiskave: evropske institucije; enota A2 notranje/zunanje preiskave: organi EU; enota A3 neposredni izdatki in zunanja pomoč; enota A4 zunanja pomoč. Direktorat B Preiskave in operativne zadeve prav tako zajema štiri sektorje: enota B1 kmetijstvo; enota B2 carina I; enota B3 carina II; enota B4 strukturni ukrepi.

(17)  48,36 %

(18)  Glej prilogo 4, primera št. 31 in 44.

(19)  Glej prilogo 4, primere št. 17, 14, 19 in 5.

(20)  Glej prilogo 4, primera št. 3 in 19.

(21)  Glej prilogo 4, primere št. 22, 14 in 1.

(22)  Glej prilogo 4, primer št. 26.

(23)  Glej prilogo 4, primer št. 50.

(24)  Glej prilogo 4, primere št. 47, 40 in 48.

(25)  Glej prilogo 4, primer št. 49.

(26)  Glej prilogo 4, primera št. 53 in 54.

(27)  Glej prilogo 4, med drugim primera št. 77 in 68.

(28)  Glej prilogo 4, primere št. 59, 61, 60, 62, 75 in 70.

(29)  Glej prilogo 4, primer št. 64.

(30)  Glej prilogo 4, primere št. 117, 15 in 135.

(31)  Glej prilogo 4, primera št. 112 in 115.

(32)  Glej prilogo 4, primera št. 120 in 123.

(33)  Glej prilogo 4, primer št. 128.

(34)  Glej prilogo 4, primer št. 130.

(35)  Glej prilogo 4, primer št. 147.

(36)  Glej prilogo 4, primer št. 145.

(37)  Glej prilogo 4, primere št. 126, 122, 121 in 150.

(38)  Glej prilogo 4, primere št. 181, 169, 178, 179, 176 in 194.

(39)  Glej prilogo 4, primere št. 159, 161, 162, 167, 165, 166, 175, 191 in 193.

(40)  Glej prilogo 4, primera št. 171 in 177.

(41)  Glej prilogo 4, primer št. 179.

(42)  Glej prilogo 4, primer št. 189.

(43)  Glej prilogo 4, primera št. 186 in 183.

(44)  Glej prilogo 4, med drugim primere št. 201, 207 in 215.

(45)  Glej prilogo 4, primere št. 202, 208, 211, 212, 234, 214, 229 in 237.

(46)  Glej prilogo 4, primera št. 198 in 205.

(47)  Glej prilogo 4, primere št. 240, 241, 242, 245 in 246.

(48)  Glej prilogo 4, primere št. 244, 231 in 238.

(49)  Glej prilogo 4, primer št. 241.

(50)  Glej prilogo 4, npr. primer št. 254.

(51)  Glej prilogo 4, npr. primer št. 168.

(52)  Glej prilogo 4, npr. primer št. 260.

(53)  Glej prilogo 4, npr. primer št. 264.

(54)  Glej prilogo 4, primere št. 79, 38 in 76.

(55)  Glej prilogo 4, primere št. 18, 79, 76, 38 in 36.

(56)  Glej prilogo 4, primera št. 6 in 21.

(57)  Glej prilogo 4, primer št. 21.

(58)  Glej prilogo 4, primera št. 69 in 78.

(59)  Glej prilogo 4, primer št. 63.

(60)  Glej prilogo 4, primer št. 66.

(61)  Glej prilogo 4, primere št. 110, 111, 114, 115 in 125.

(62)  Glej prilogo 4, primere št. 7, 36, 9 in 8.

(63)  Glej prilogo 4, primera št. 45 in 41.

(64)  Glej prilogo 4, primer št. 72.

(65)  Glej prilogo 4, primer št. 94.

(66)  Glej prilogo 4, primer št. 104.

(67)  Glej prilogo 4, primere št. 140, 144 in 131.

(68)  Glej prilogo 4, primer št. 150.

(69)  Glej prilogo 4, primera št. 154 in 119.

(70)  Glej prilogo 4, primer št. 126.

(71)  Glej prilogo 4, primer št. 129.

(72)  Glej prilogo 4, primer št. 204.

(73)  Glej prilogo 4, primer št. 230.

(74)  Glej prilogo 4, primere št. 252, 253, 256, 257, 258 in 259.

(75)  Glej prilogo 4, primer št. 253.

(76)  Glej prilogo 4, primer št. 12.

(77)  Glej prilogo 4, primera št. 13 in 15.

(78)  Glej prilogo 4, primera št. 16 in 18.

(79)  Glej prilogo 4, primera št. 116 in 118.

(80)  Glej prilogo 4, primera št. 121 in 122.

(81)  Glej prilogo 4, primere št. 206, 209 in 210.

(82)  Glej prilogo 4, primer št. 250.

(83)  Glej prilogo 4, primer št. 24.

(84)  Glej prilogo 4, primer št. 55.

(85)  Glej prilogo 4, primer št. 133.

(86)  Glej prilogo 4, primer št. 188.

(87)  Glej prilogo 4, primere št. 157, 163 in 180.

(88)  Glej prilogo 4, primera št. 224 in 225.

(89)  Glej prilogo 4, primera št. 262 in 255.

(90)  Glej prilogo 4, primere št. 2, 24 in 43.

(91)  Glej prilogo 4, primera št. 96 in 100.

(92)  Glej prilogo 4, primera št. 53 in 148.

(93)  Glej prilogo 4, primer št. 100.

(94)  Glej prilogo 4, primer št. 134.

(95)  Glej prilogo 4, primer št. 195.

(96)  Glej prilogo 4, primere št. 233, 235, 201, 203 in 207.

(97)  Glej prilogo 4, primera št. 1 in 15.

(98)  Glej prilogo 4, primer št. 98.

(99)  Glej prilogo 4, primere št. 116, 124 in 150.

(100)  Glej prilogo 4, primer št. 218.

(101)  Glej prilogo 4, primere št. 200, 199 in 217.

(102)  V 17 od teh poročil je razlog „drugo“ spremljal še kakšen.

(103)  Glej prilogo 4, primere št. 153, 106, 89, 86, 94, 139, 151, 42 in 39.

(104)  Glej prilogo 4, med drugim primere št. 147, 152, 102, 100, 109, 80 in 93.

(105)  Glej prilogo 4, med drugim primere št. 173, 174, 232 in 243.

(106)  Glej prilogo 4, med drugim primere št. 95, 100, 94, 137, 138, 140, 144, 148 in 43.

(107)  Glej prilogo 4, med drugim primere št. 97, 82, 105, 25, 29 in 30.

(108)  Glej prilogo 4, primere št. 142, 146, 34 in 28.

PRILOGA 6

MNENJE št. 3/2009

Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2010

Bruselj, 28. maja 2009

V skladu s členom 11 Uredbe št. 1073/99 je naloga nadzornega odbora urada OLAF okrepiti neodvisnost urada OLAF pri izvajanju njegove preiskovalne funkcije. Da bi to zagotovili in omogočili uspešno in učinkovito delo urada OLAF, je bila za OLAF v proračunu Komisije določena posebna proračunska postavka. Glede na to in ob upoštevanju pooblastil, ki jih je Komisija podelila nadzornemu odboru (1), je nadzorni odbor preučil predhodni predlog proračuna urada OLAF in daje naslednje mnenje.

I.   Razporeditev virov za prednostne dejavnosti

Nadzorni odbor ugotavlja, da se je število prostih delovnih mest (splošna stopnja zasedenosti 31. decembra 2008 je bila 94,5 %) od prejšnjega leta še naprej zmanjševalo. Nadzorni odbor se strinja s takšnim gibanjem, zaradi katerega bo lahko OLAF učinkoviteje izvajal svoje dejavnosti. Poleg tega je zadovoljen, ker so bila objavljena nekatera delovna mesta na ravni vodstvenega osebja, ki so jih do zdaj zasedali vršilci dolžnosti. Nadzorni odbor je prepričan, da bo OLAF čim prej zaključil zaposlovanje osebja na ta delovna mesta in dokončno izbral osebje z rezervnih seznamov zunanjih natečajev ter tako zapolnil prosta delovna mesta za nedoločen čas.

Predhodni predlog proračuna za leto 2010 ne vključuje povečanja števila delovnih mest, zato se bo celotni proračun leta 2010 zmanjšal (–1,22 %). Na podlagi statističnih podatkov, ki jih je OLAF predložil nadzornemu odboru, se zdi, da je bila razporeditev osebja konec leta 2008 naslednja:

Direktorat A (preiskave in operacije):	84	(17 %)
Direktorat B (preiskave in operacije):	84	(17 %)
Direktorat C (operativna podpora):	125	(25 %)
Direktorat D (upravljanje in splošne zadeve):	181	(36 %)
Generalni direktor in nadzorni odbor:	25	(5 %)
Osebje – skupaj	499	(100 %)

Po teh informacijah je manjši del skupnih virov (34 %) zdaj razporejen na področje preiskav, pri čemer sta vsakemu preiskovalcu namenjena dva člana podpornega in/ali upravnega osebja. OLAF je pojasnil, da je treba kljub manjšemu deležu osebja, ki izvaja preiskave, za skoraj celotno osebje šteti, da dela znotraj sektorja urada OLAF za operacije, čeprav ni nujno, da je neposredno vključeno v preiskovalne enote.

Zaradi razlikovanja urada OLAF med preiskavami in operacijami se pojavljajo nekatera vprašanja, ki bi jih bilo treba obravnavati pri razporeditvi virov. Nadzornemu odboru niso povsem jasni razlogi za vključitev nekaterih dejavnosti na delovno področje operacij urada OLAF z vidika vrste opravljenega dela ali glede dodane vrednosti vloženega dela urada OLAF na teh področjih. Glede na vedno večjo raznolikost in zapletenost dejavnosti urada OLAF (na pobudo urada OLAF ali na zahtevo Komisije) je zdaj nujno treba opredeliti in preučiti pomembnost navedenih dejavnosti, ki so bile izvedene do zdaj. Po mnenju nadzornega odbora bi lahko OLAF s splošnim vrednotenjem svojih dejavnosti zagotovil boljšo razporeditev in prednostno dodelitev virov in potem postopno zmanjšanje ali okrepitev dejavnosti.

Enako kot pri predhodnih proračunih sporočilo o predhodnem predlogu proračuna, ki ga je OLAF predložil nadzornemu odboru, ne vključuje pojasnila o prednostnih nalogah za leto 2010, načrtovanja virov ali kadrovske politike urada OLAF. Zato ni jasnih podatkov, ki bi omogočali opredelitev prihodnje usmeritve urada OLAF, in ni mogoče ugotoviti, ali je bil pri navedenih dejavnostih proračun urada OLAF najučinkoviteje uporabljen.

Nadzorni odbor priporoča, da bi morale prihodnje dejavnosti urada OLAF temeljiti na njegovih sedanjih prednostih, osnovnih pristojnostih in strokovnih področjih, ki bodo zagotovili uspešnost urada v prihodnosti. Nadzorni odbor dvomi o tem, ali je treba okrepiti področja upravnega dela urada OLAF, za katera ni potrebno specializirano znanje ali strokovnost na področju boja proti goljufijam, saj je njegov dolgoročen obstoj odvisen od strokovnega znanja in izkušenj preiskovalnih skupin in njihove učinkovitosti.

Nadzorni odbor ponovno opozarja na pomembnost strategije o človeških virih, ki temelji na jasno opredeljenih in dejanskih potrebah organizacije in njenih prednostnih nalogah ter je namenjena usmerjanju in najboljši možni uporabi obstoječih virov. Nadzorni odbor je zaskrbljen zaradi zmogljivosti direktoratov A in B, katerih delovna obremenitev naj bi se v prihodnjih letih povečala (kar je potrjeno tudi v poročilih o dejavnostih urada OLAF), čeprav se viri nedvomno ne bodo povečali. Nadzorni odbor je na ta vprašanja opozoril v mnenjih št. 3/2008 in št. 2/2007 ter med številnimi razpravami z vodstvom urada OLAF.

Poleg tega nadzorni odbor opozarja, da je treba najti praktično rešitev za boljše sodelovanje med uradom OLAF in GD za kadrovske zadeve in administracijo ter zagotavljanje stalnega usposabljanja za preiskovalce. Razmisliti bi bilo treba tudi o tem, kako bi lahko OLAF izkoristil prednosti notranje mobilnosti in kroženja osebja, da bi se izboljšal razvoj kadrov. Naložbe v razvoj kadrov so pomembne, ker bodo nekateri preiskovalci, zlasti začasno osebje, ostali v uradu OLAF dolgoročno.

Zaskrbljujoče vprašanje po mnenju nadzornega odbora so tudi težave pri vzpostavitvi sistema napredovanja (ali prerazvrstitve) začasnega osebja. Nadzorni odbor obžaluje, da do zdaj ta težava kljub več razpravam med nadzornim odborom in uradom OLAF še ni rešena.

Priporočila:

—	Urad OLAF mora utemeljiti sedanjo razdelitev osebja na preiskovalne in druge operativne dejavnosti ter opredeliti, kaj v praktičnem smislu pomenijo dejavnosti na področju operacij.

—	Pripraviti je treba strategijo o človeških virih, ki bo temeljila na oceni potreb ali ovrednotenju sedanjih dejavnosti urada OLAF, ter nameniti pozornost zlasti sodelovanju z GD za kadrovske zadeve in administracijo ter usposabljanju in mobilnosti preiskovalcev.

—	Čim prej je treba uveljaviti napredovanje začasnih uslužbencev.

II.   Posamezne odhodkovne postavke

Nadzorni odbor na splošno ugotavlja, da se je proračun urada OLAF za leto 2010 zaradi manjših upravnih odhodkov za različne vrste stroškov dela zmanjšal za 1,22 %. Poleg tega ugotavlja, da naj bi se kljub splošnemu zmanjšanju predhodnega predloga proračuna nekatere postavke odhodkov za poslovodenje leta 2010 povečale, zlasti na področju „raziskovalnih in razvojnih informacijskih sistemov“ (povečanje za 35 % v dveh letih). Na podlagi zgoraj navedenih ugotovitev o nujni okrepitvi usposabljanja za preiskovalce je zaskrbljen tudi zaradi ocenjenega zmanjšanja (12 %) na področju „dodatnega usposabljanja, preusposabljanja in obveščanja osebja“.

Nadzorni odbor meni, da skupni stroški službenih potovanj, potni stroški in nepredvideni izdatki (2,5 milijona EUR), čeprav naj bi se leta 2010 zmanjšali za 2 %, še vedno predstavljajo znaten delež celotnega proračuna, zlasti ker preiskovalno osebje zajema le majhen delež celotnega osebja. To je ugotovljeno na podlagi dokazov spremljanja, ki kažejo, da se lahko upravljavski nadzor nad stroški službenih potovanj izboljša.

Priporočila: Urad OLAF mora pojasniti:

—	večje odhodke na področju raziskovalnih in razvojnih informacijskih sistemov;

—	manjše odhodke za usposabljanje, preusposabljanje in obveščanje osebja;

—	odhodke za skupne stroške službenih potovanj, potne stroške in nepredvidene izdatke.

III.   Sekretariat nadzornega odbora

Nadzorni odbor ponovno zagovarja stališče o minimalni zahtevi glede osmih članov osebja sekretariata, kar ustreza sedanjim potrebam nadzornega odbora, in ponovno opozarja, da je treba to število osebja v kadrovskem načrtu urada OLAF nameniti nadzornemu odboru, in sicer v obliki „opombe“ ali na drug ustrezen način, na katerega se ta delovna mesta namenijo izključno sekretariatu.

Nadzorni odbor je pozval k objavi delovnega mesta za vodjo sekretariata in enega delovnega mesta AD. Poleg tega je predlagal, da bi tesno sodeloval v obeh postopkih izbire.

Na podlagi odločitve Sodišča prve stopnje (2) se bo vloga nadzornega odbora na področju spremljanja razširila, kar bo vplivalo na kadrovsko strukturo sekretariata leta 2010. Ker novi mehanizem še ni vzpostavljen, nadzorni odbor ne more oceniti posebnih potreb po dodatnem osebju, vendar bo to storil na začetku leta 2010.

Nadzorni odbor priznava, da kadrovski predpisi Evropske komisije ter sistem ocenjevanja in napredovanja iz kadrovskih prepisov članom nadzornega odbora trenutno ne omogočajo vrednotenja delovne uspešnosti osebja sekretariata. Kljub temu nadzorni odbor meni, da ni ustrezno, da o letni stopnji delovne uspešnosti osebja sekretariata na koncu odloča generalni direktor urada OLAF in da pri tem ne sodeluje nadzorni odbor, čeprav je sekretariat pod njegovim neposrednim vodstvom.

Priporočila/ugotovitve:

—	Urad OLAF mora za sekretariat nameniti osem članov osebja.

—	Osebje sekretariata nadzornega odbora mora biti imenovano šele po odobritvi nadzornega odbora, da se zagotovi popolna neodvisnost nadzornega odbora pri opravljanju nalog.

—	Sedanji sistem ocenjevanja in napredovanja za osebje sekretariata nadzornega odbora ni ustrezen.

IV.   Sklepna ugotovitev

Nadzorni odbor podpira predlog proračuna urada OLAF za leto 2010, če se upoštevajo zgoraj navedena priporočila.

V skladu s členom 7 (odstavek 2) Sklepa Komisije z dne 28. aprila 1999 mora OLAF mnenje predložiti proračunskemu organu. Poleg tega nadzorni odbor predlaga, da je redno obveščen o ukrepih, ki jih sprejme OLAF za izvajanje priporočil iz mnenja.

---

(1)  Člen 6 Sklepa Komisije z dne 28. aprila 1999.

(2)  Zadeva T-48/05, Franchet in Byk proti Evropski komisiji.