Upravljanje zapisov in arhivov Evropske komisije

POVZETEK:

Sklep (EU) 2021/2121 o upravljanju zapisov in arhivih

KAJ JE NAMEN TEGA SKLEPA?

Sklep določa pravila o hrambi dokumentov, ki se uporabljajo pri poslovanju in vsakodnevnem delu Evropske komisije, ne glede na njihovo obliko, uporabljeni medij, njihovo starost ali kje se nahajajo, zlasti glede:

• upravljanja zapisov in arhivov;
• ohranjanja arhivov in njihovega odpiranja javnosti;
• deponiranja arhivskega gradiva pri Službi za zgodovinski arhiv Evropske unije (EU) na Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah.

Pravila so oblikovana tako, da olajšajo izmenjavo informacij, zagotovijo dokaze o sprejetih ukrepih, izpolnjujejo pravne obveznosti in zaščitijo dediščino Komisije.

KLJUČNE TOČKE

Zapisi

„Zapis“ pomeni prejeto in ustvarjeno informacijo v obliki dokumenta, zbirke podatkov ali drugi obliki, v digitalnem ali analognem mediju, zajeto v uradnem repozitoriju, ter vodeno in vzdrževano kot dokaz in kot sredstvo. Po pravilih mora biti zapis:

• analiziran, da se določi elektronski sistem upravljanja, ki se bo uporabljal, in v katerem sistemu uradnega repozitorija bo shranjen;
• ustvarjen v skladu z zahtevami, določenimi za ustrezno vrsto zapisa;
• sistematično ustvarjen v elektronski obliki, z nekaterimi izjemami, ali digitaliziran, če je bil prvotno v analogni obliki; in
• shranjen v uradnih elektronskih repozitorijih.

Zajem in registracija

Službe Komisije morajo redno pregledovati vrste ustvarjenih informacij ali prejetih informacij, da ugotovijo, katere naj se „zajamejo“ v uradnem elektronskem repozitoriju.

• Zajetih zapisov ni dovoljeno spreminjati, lahko pa se jih odstrani ali zamenja s poznejšimi različicami, dokler datoteka, ki ji pripadajo, ni zaprta.
• Dokumente je treba registrirati, če vsebujejo pomembne informacije, ki niso kratkotrajne, ali če bi lahko vključevale ukrepanje ali nadaljnje ukrepanje.

Pravni učinki elektronskih podpisov, žigov, časovnih žigov in storitve priporočene dostave

• Elektronski podpis je pravno enakovreden lastnoročnemu podpisu.
• Predpostavlja se, da elektronski žig označuje celovitost podatkov in pravilnost njihovega izvora.
• Elektronski časovni žig naj bi označeval njegovo točnost in celovitost.
• Predpostavlja se, da podatki, poslani z uporabo storitve elektronske priporočene dostave, navajajo celovitost podatkov, naslovnika ter datum in čas pošiljanja in prejema.

Veljavnost in dopustnost dokumenta

Šteje se, da dokument izpolnjuje merila veljavnosti ali dopustnosti, če:

• je identificirana oseba, od katere izvira;
• je kontekst dokumenta zanesljiv in izpolnjuje pogoje, ki zagotavljajo njegovo celovitost;
• dokument izpolnjuje zahteve iz veljavne zakonodaje EU ali nacionalne zakonodaje;
• je v primeru elektronskega dokumenta, dokument ustvarjen na način, ki zagotavlja celovitost, zanesljivost in uporabnost njegove vsebine in spremljajočih metapodatkov*.

Souporaba informacij

• Podatki in informacije morajo biti na voljo in se souporabljati v čim večji meri znotraj Komisije, razen če je dostop omejen zaradi pravnih razlogov.
• Generalni direktorati (GD) in enakovredni oddelki morajo poskrbeti za čim širši dostop do datotek, kolikor to dovoljuje občutljivost njihove vsebine.

Shranjevanje in ohranjanje

Shranjevanje in ohranjanje potekata pod naslednjimi pogoji:

• zapisi so shranjeni v obliki, v kateri so bili ustvarjeni, poslani ali prejeti, ali v obliki, ki ohranja verodostojnost, zanesljivost in celovitost njihove vsebine;
• vsebino lahko v celotnem obdobju shranjevanja bere vsakdo s pooblaščenim dostopom;
• izvor ali cilj zapisa ter datum in čas zajema ali registracije elektronskih dokumentov morajo biti razvidni iz spremljajočih metapodatkov.

Hramba, prenos in uničenje

• Kako dolgo se hranijo datoteke za različne kategorije, je za celotno Komisijo določeno z regulativnimi instrumenti.
• Generalni direktorati morajo oceniti, katere kategorije datotek se prenesejo v zgodovinske arhive Komisije ali se uničijo.
• Metapodatki se hranijo kot dokaz o zapisih in datotekah ter njihovem prenosu ali odstranitvi.
• Podatki s stopnjo tajnosti „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ ali višjo se ne prenesejo na Zgodovinski arhiv Komisije.

Zgodovinski arhiv Komisije

Arhiv:

• zagotavlja verodostojnost, zanesljivost in celovitost ter dostop do zapisov, datotek in arhivov;
• zagotavlja materialno zaščito in celovitost metapodatkov;
• generalnim direktoratom in enakovrednim oddelkom na zahtevo omogoča dostop do zapisov in datotek;
• po potrebi v dogovoru z generalnimi direktorati opravi drugi pregled vseh prenesenih dokumentov, datotek in arhivov;
• daje pobude za odpravo tajnosti tajnih dokumentov;
• odpre zgodovinske arhive Komisije za javnost po izteku 30-letne omejitve, z izjemami, povezanimi z zasebnostjo, poslovnimi interesi in intelektualno lastnino;
• deponira arhive Komisije, ki so odprti za javnost, v zgodovinske arhive EU pri EUI.

Zgodovinski arhiv Komisije pri EUI

• EUI je glavna dostopna točka za zgodovinske arhive, ki so odprti za javnost.
• Komisija podeljuje EUI dostop do digitaliziranih kopij zapisov, ki se hranijo v analogni obliki, kjer je to mogoče, in opisov vseh deponiranih arhivov. Spodbuja interoperabilnost med svojimi arhivskimi sistemi in sistemi EUI.

Izvedbena pravila

Vsak generalni direktor ali vodja službe vzpostavi potrebno organizacijske, upravne in fizične strukture ter zagotovi osebje, ki ga službe potrebujejo za izvajanje tega sklepa in izvedbenih pravil, ki se redno posodabljajo, pri čemer se upošteva zlasti:

• razvoj v zvezi z upravljanjem zapisov in arhivov, akademskimi in znanstvenimi raziskavami ter standardi;
• razvoj informacijskih in komunikacijskih tehnologij;
• preglednost, dostop javnosti do dokumentov in odpiranje arhivov javnosti;
• harmonizacija zapisa.

OD KDAJ SE TA SKLEP UPORABLJA?

Uporablja se od 6. julija 2020.

OZADJE

Več informacij je na voljo na straneh:

• Zgodovinski arhivi (Evropska komisija)
• Izvedbena pravila za Sklep C(2020) 4482 o upravljanju dokumentov in arhivov (Evropska komisija).

KLJUČNI POJMI

GLAVNI DOKUMENT

Sklep Komisije (EU) 2021/2121 z dne 6. julija 2020 o upravljanju zapisov in arhivih (UL L 430, 2.12.2021, str. 30–41).

POVEZANI DOKUMENTI

Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39–98).

Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (UL L 145, 31.5.2001, str. 43–48).

Poslovnik Komisije (K(2000) 3614) (UL L 308, 8.12.2000, str. 26–34).

Nadaljnje spremembe pravil so vključene v izvirno besedilo. Ta prečiščena različica ima samo dokumentarno vrednost.

Izvedbena pravila za Sklep C(2020) 4482 o upravljanju dokumentov in arhivov.

Zadnja posodobitev 17.05.2022