E-kohezija – elektronsko in brezpapirno upravljanje

KLJUČNE TOČKE

Uredba (EU) št. 1011/2014 določa:

• standardno obliko uradnega obvestila o izbranem velikem projektu, ki ga organ upravljanja predloži Komisiji v skladu s prvim pododstavkom člena 102(1) Uredbe (EU) št. 1303/2013 (v Prilogi I);
• vzorec za predložitev finančnih podatkov v skladu s členom 112 Uredbe (EU) št. 1303/2013 (v Prilogi II);
• vzorec za opis nalog in vzpostavljenih postopkov za organ upravljanja in organ za potrjevanje (v Prilogi III);
• vzorec revizijskega poročila in mnenje neodvisnega revizijskega organa i člena 124(2) Uredbe (EU) št. 1303/2013 (v prilogah IV in V);
• vzorec zahtevka za plačilo, vključno z dodatnimi informacijami o finančnih instrumentih iz členov 41, 131 in 135 Uredbe (EU) št. 1303/2013 (v Prilogi VI);
• vzorec za izkaze iz člena 137 Uredbe (EU) št. 1303/2013 (v Prilogi VII).

Sistemi elektronske izmenjave podatkov¹ med upravičenci in organi upravljanja, organi za potrjevanje, revizijskimi organi in posredniškimi organi (e-kohezija) morajo omogočiti upravno preverjanje vseh zahtevkov za povračilo, ki jih predložijo upravičenci. Dokumenti v papirni obliki se lahko zahtevajo le izjemoma, in sicer po opravljeni analizi tveganja in le v primeru, ko so dokumenti v papirni obliki dejanski vir skeniranih kopij dokumentov, ki so bili naloženi v sisteme elektronske izmenjave podatkov. Izmenjava dokumentov in podatkov vključuje poročanje o napredku, zahtevke za plačilo ter izmenjavo informacij o preverjanjih upravljanja in revizijah.

Sistemi elektronske izmenjave podatkov morajo:

• zagotoviti varnost, celovitost in zaupnost podatkov ter preverjanje istovetnosti pošiljatelja;
• biti ves čas operativni, razen med vzdrževanjem;
• imeti vsaj naslednje funkcije:
  • vnaprej izpolnjene obrazce s podatki, shranjenimi v zaporednih korakih postopkov;
  • samodejne izračune, kjer je primerno;
  • vgrajene samodejne kontrole, ki v največji možni meri zmanjšajo večkratno izmenjavo informacij;
  • opozorila sistema, ki upravičenca obveščajo, da je mogoče izvesti določene ukrepe;
  • sprotno sledenje statusa, ki omogoča spremljanje statusa projekta;
  • razpoložljivost vseh prejšnjih podatkov in dokumentov, ki so bili obdelani v sistemu elektronske izmenjave podatkov.

Uredba (EU) št. 184/2014

V skladu s členom 74(4) Uredbe (EU) št. 1303/2013 se vse uradne izmenjave informacij med državami EU in Komisijo izvedejo s sistemom elektronske izmenjave podatkov. Uredba (EU) št. 184/2014 določa pogoje za navedeni sistem elektronske izmenjave podatkov (SFC2014).

Države EU in Komisija dostopajo do sistema SFC2014 neposredno prek interaktivnega uporabniškega vmesnika (spletne aplikacije) ali prek tehničnega vmesnika na podlagi vnaprej predpisanih protokolov (spletne storitve), ki omogočajo samodejno sinhronizacijo in prenos podatkov med informacijskimi sistemi držav EU in sistemom SFC2014. Uredba določa tudi operativne zahteve in zahteve glede varstva podatkov pri uporabi SFC2014.

V Prilogi določa tudi nomenklaturo za kategorije ukrepov iz člena 8(2) Uredbe (EU) št. 1299/2013 ter druge kode, ki se pripišejo operacijam.