RESOLUCIJA EVROPSKEGA PARLAMENTA (EU) 2018/1410

z dne 18. aprila 2018

s pripombami, ki so del sklepa o razrešnici glede izvrševanja proračuna Evropske agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice za proračunsko leto 2016

EVROPSKI PARLAMENT,

—	ob upoštevanju sklepa o razrešnici glede izvrševanja proračuna Evropske agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice za proračunsko leto 2016,

—	ob upoštevanju člena 94 in Priloge IV Poslovnika,

—	ob upoštevanju poročila Odbora za proračunski nadzor ter mnenja Odbora za državljanske svoboščine, pravosodje in notranje zadeve (A8-0111/2018),

ker organ za podelitev razrešnice med postopkom podelitve razrešnice poudarja poseben pomen nadaljnje krepitve demokratične legitimnosti institucij Unije z izboljšanjem preglednosti in odgovornosti, izvajanjem koncepta oblikovanja proračuna glede na uspešnost ter dobrim upravljanjem človeških virov;

ker je iz poročila o prihodkih in odhodkih (1) Evropske agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (v nadaljnjem besedilu: agencija) razvidno, da je končni proračun agencije v proračunskem letu 2016 znašal 82 267 949 EUR, kar je 21,77 % več kot leta 2015, in sicer zaradi novega postopka za oddajo javnih naročil za vizumski informacijski sistem in biometrični sistem; ker proračun agencije izvira predvsem iz proračuna Unije;

ker je Računsko sodišče v poročilu o zaključnem računu agencije za proračunsko leto 2016 (v nadaljnjem besedilu: poročilo Računskega sodišča) navedlo, da je prejelo razumno zagotovilo o zanesljivosti letnih računovodskih izkazov agencije ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij;

Nadaljnji ukrepi v zvezi z razrešnico za leti 2013 in 2015

z zaskrbljenostjo ugotavlja, da ostajajo odprta številna vprašanja in da se izvajajo številni popravni ukrepi v zvezi s pripombami Računskega sodišča za leti 2013 in 2015 v zvezi z okvirno pogodbo za naročanje storitev in odnosom med agencijo in pridruženimi schengenskimi državami; poziva agencijo, naj nemudoma sprejme popravne ukrepe;

Pripombe o zakonitosti in pravilnosti transakcij

obsoja, da je agencija prejela in prevzela blago v skupni vrednosti 2 800 000 EUR, čeprav za to ni imela ne proračunskih ne pravnih obveznosti (pogodb); ugotavlja, da so bile pravne obveznosti urejene retroaktivno, da nakupi ne bi šteli za nepravilne; na podlagi navedb agencije ugotavlja tudi, da je nakupe opravila na ta način, da bi se odzvala na nujne operativne zahteve ter tudi kot odgovor na hitro rastoče potrebe po shranjevanju, ki jih imajo države članice; poziva agencijo, naj občutno izboljša načrtovanje in izvrševanje proračuna; meni, da bi agencija lahko predvidela rastoče potrebe držav članic po shranjevanju; meni, da pravila Unije o javnem naročanju omogočajo nujne postopke in da retroaktivno podpisovanje pogodb za nujen nakup zato ni v skladu s pravom Unije;

Upravljanje proračuna in finančno poslovodenje

ugotavlja, da je stopnja izvrševanja proračuna zaradi proračunskega spremljanja v proračunskem letu 2016 dosegla 97,9 %, stopnja izvrševanja plačil pa 97,6 %;

ugotavlja, da je agencija junija 2015 podpisala gradbeno pogodbo za svoje prostore v Strasbourgu v vrednosti 21 500 000 EUR; ugotavlja tudi, da je bilo za glavni način plačila dogovorjeno obročno odplačevanje; z zaskrbljenostjo ugotavlja, da je agencija pogodbo julija 2015 spremenila in za standardno metodo določila vnaprejšnja plačila, da bi povečala porabo proračuna; je resno zaskrbljen, ker je do novembra 2016 poravnala že celoten pogodbeni znesek, čeprav ni bila opravljena niti polovica del; na podlagi odgovora agencije ugotavlja, da so bila predplačila povezana z ustreznim finančnim jamstvom in petodstotnim jamstvom za izvedbo pogodbenih obveznosti; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o izvajanju te pogodbe;

Obveznosti in prenos v naslednje leto

na podlagi poročila Računskega sodišča ugotavlja, da je bil znesek proračunskih sredstev, prenesenih v naslovu II (upravni odhodki), visok in je znašal 5 000 000 EUR oz. 63 % odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti (za leto 2015 pa je znašal 9 000 000 EUR, to je 50 %); opozarja, da prenosi zadevajo predvsem vzdrževanje stavb in storitve svetovanja, zagotovljene leta 2017;

na podlagi odgovora agencije ugotavlja, da se prenosi proračunskih sredstev v naslovih I in II nenehno pregledujejo in načrtujejo, da bi bili sčasoma zmanjšani na potrebni minimum, in da je bilo od 19,5 milijona EUR nediferenciranih proračunskih sredstev, prenesenih iz leta 2016, storniranih le 474 000 EUR, kar predstavlja 2,42 %;

ugotavlja, da so lahko prenosi v naslednje leto zaradi večletne narave operativnih programov agencij pogosto deloma ali povsem upravičeni in ne pomenijo nujno slabosti pri načrtovanju in izvrševanju proračuna ter tudi niso vedno v nasprotju s proračunskim načelom enoletnosti, zlasti če jih agencija načrtuje in o tem obvesti Računsko sodišče;

Javna naročila in politika zaposlovanja

z zaskrbljenostjo ugotavlja, da je Računsko sodišče ugotovilo primere javnega naročanja, pri katerih agencija ni iskala najbolj gospodarne rešitve, saj ni preverila, ali je okvirni izvajalec našel najugodnejšo ceno; poziva agencijo, naj resno upošteva načelo gospodarnosti in stroškovne učinkovitosti ter izvede vse ustrezne ukrepe, da se to ne bi ponovilo;

ugotavlja, da je agencija maja 2016 s konzorcijem podpisala okvirno pogodbo v višini 194 000 000 EUR za nadaljnji razvoj in vzdrževanje vizumskega informacijskega sistema (VIS) in biometričnega sistema (BMS) za največ šest let; ugotavlja, da je bilo naročilo oddano s postopkom javnega naročanja; ugotavlja tudi, da je bila ena od glavnih zahtev, ki so jo morali ponudniki izpolnjevati, da imajo komercialen dostop do tehnologije biometričnega sistema; izraža zaskrbljenost glede potencialnega tveganja za konkurenčnost postopka; na podlagi odgovora agencije ugotavlja, da je pridobitev trajnih licenc povezana z njihovim nadaljnjim vzdrževanjem in da je dolgoročno privedla do znatnega prihranka, ki je bil v obdobju štirih let ocenjen na 402 243,22 EUR; ugotavlja, da je v členu I.19.1 posebnih pogojev okvirne pogodbe predvidena stranka z največjimi ugodnostmi, kar dodatno ščiti finančne interese agencije pri pridobivanju strojne ali programske opreme od izvajalca;

10.

na podlagi kadrovskega načrta agencije ugotavlja, da je bilo 31. decembra 2016 zasedenih 114 delovnih mest (od 118 delovnih mest, odobrenih v proračunu Unije), medtem ko jih je bilo 31. decembra 2015 zasedenih 117; ugotavlja, da je bilo v agenciji zaposlenih tudi 26 pogodbenih uslužbencev, 47 agencijskih delavcev in 6 napotenih nacionalnih strokovnjakov;

11.

z zaskrbljenostjo opaža, da je vse večje operativno tveganje za dejavnosti agencije povezano s pomanjkanjem osebja v agenciji, da se število nalog, ki so ji dodeljene, stalno povečuje, medtem ko se je število uslužbencev zaradi zahteve po zmanjšanju njihovega števila za 5 % zmanjšalo; opaža, da na številnih položajih v agenciji primanjkuje osebja ali pa ni zagotovljeno neprekinjeno poslovanje (samo en uslužbenec opravlja naloge in ima strokovno znanje o postopkih); z zaskrbljenostjo ugotavlja, da se zmanjševanje osebja in oddajanje dela v zunanje izvajanje povečujeta tveganje za pojav vrtljivih vrat in uhajanje informacij; z zadovoljstvom ugotavlja, da je agencija v svojem kodeksu etičnega ravnanja in vedenja objavila splošna načela v zvezi z obveznostmi po prenehanju službovanja;

12.

opaža, da je agencija vse bolj odvisna od zunanjega osebja, zaposlitev katerega pogosto stane več kot zaposlitev notranjega osebja ter ki lahko vključuje inherentno tveganje za ohranjanje znanja in zmogljivosti v agenciji ter za trajnost njenih dejavnosti;

13.

pozdravlja politiko agencije za zadržanje osebja, ki jo izvaja upravni odbor in omogoča, da se začasnim uslužbencem ob izteku prvega pogodbenega obdobja ponudi pogodba za nedoločen čas, kar agenciji omogoča, da zadrži ključno interno znanje in strokovne izkušnje;

14.

z zaskrbljenostjo ugotavlja, da v zvezi z delovnimi mesti, ki so bila zasedena 31. decembra 2016, spola nista bila uravnoteženo zastopana, saj je delež žensk znašal 28 %, delež moških pa 72 %; obžaluje, da upravni odbor z razmerjem 11 % žensk in 89 % moških še bolj neuravnotežen; poziva agencijo, naj več pozornosti posveča uravnoteženi zastopanosti spolov med uslužbenci;

15.

obžaluje, da niso bili sprejeti posebni ukrepi glede uravnotežene zastopanosti spolov v sestavi upravnega odbora agencije; poziva države članice, naj pri imenovanju svojih članov in nadomestnih članov v upravni odbor agencije poskrbijo za uravnoteženo zastopanost spolov; poziva agencijo, naj države članice proaktivno spominja, kako pomembna je uravnotežena zastopanost spolov;

16.

z zadovoljstvom ugotavlja, da agencija leta 2016 ni prejela pritožb, niti ni bila vpletena v tožbe ali primere, povezane z zaposlovanjem ali odpuščanjem osebja;

17.

opaža, da je leta 2016 število dni bolniške odsotnosti uslužbencev agencije v povprečju znašalo 10,7 dneva; na podlagi odgovorov agencije ugotavlja, da je bilo leta 2016 za dejavnosti za dobro počutje porabljenih dva do tri dni na uslužbenca; ugotavlja, da je agencija organizirala različne dejavnosti za krepitev ekipnega duha, pri čemer je bilo več dni dodeljenih operativnemu osebju in manj administrativnemu osebju; poziva agencijo, naj se z zdravstveno službo posvetuje o načinu, kako zmanjšati odsotnosti z dela zaradi bolezni;

18.

ugotavlja, da je agencija leta 2015 sprejela politiko za zaščito človekovega dostojanstva ter preprečevanje psihičnega in spolnega nadlegovanja ter da so informacije o izvedbenih pravilih vključene v program za uvajanje novih uslužbencev; ugotavlja, da oddelek agencije za človeške vire in usposabljanje uslužbencem zagotavlja odgovore in informacije v zvezi s tem; ugotavlja tudi, da sta bili leta 2016 vloženi dve pritožbi, ki sta bili raziskani in zaključeni s priporočili, ter da noben primer ni bil predložen sodišču;

19.

ugotavlja, da agencija nima službenih vozil;

Preprečevanje in obvladovanje nasprotja interesov, preglednost in demokracija

20.

ugotavlja, da je upravni odbor agencije 23. maja 2016 odobril njene smernice o prijavljanju nepravilnosti ter da je Evropski urad za boj proti goljufijam o besedilu podal pozitivno mnenje; hkrati pa ugotavlja, da jih Generalni direktorat Komisije za človeške vire ni podprl ter je agencijo obvestil, da Komisija pripravlja nove smernice; z zadovoljstvom ugotavlja, da je agencija splošna načela za prijavljanje nepravilnosti medtem objavila v pravilih ravnanja, ki so objavljena na njenem spletnem mestu; ponavlja, da je preglednost osrednjega pomena pri vzpostavljanju in ohranjanju odnosa, ki temelji na zaupanju, med državljani, Unijo in njenimi institucijami;

21.

ugotavlja, da morajo vsi člani upravnega odbora vsako leto podati javno pisno izjavo o interesih, ki se objavi na spletnem mestu agencije; ugotavlja, da sta objavljena in se posodabljata tudi življenjepisa izvršnega direktorja in predsednika upravnega odbora; ugotavlja, da agencija pripravlja nova pravila za preprečevanje in obvladovanje nasprotja interesov; obžaluje, da so člani upravnega odbora in svetovalne skupine objavili izjave o odsotnosti nasprotja interesov in ne izjav o interesih, saj člani ne bi smeli sami izjaviti, da nimajo nasprotja interesov, temveč bi morale tretje osebe neodvisno preveriti izjave o interesih; poziva člane upravnega odbora in svetovalne skupine, naj objavijo svoje izjave o interesih in v njih navedejo svoje članstvo v kateri koli drugi organizaciji; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice do konca julija 2018 poroča o tej zadevi;

22.

ugotavlja, da je prvo letno poročilo o spremljanju izvajanja strategije agencije za boj proti goljufijam (iz aprila 2016) pokazalo, da je stopnja izvajanja s skoraj 60 % nizka, medtem ko je naslednje poročilo o spremljanju (iz novembra 2017) pokazalo, da je stopnja kvantitativnega izvajanja znašala najmanj 80 %; je seznanjen z napredkom v zvezi s tem; poziva agencijo, naj izvajanje svoje strategije za boj proti goljufijam stalno izboljšuje;

23.

z zadovoljstvom ugotavlja, da agencija pripravlja revizijo svoje strategije za boj proti goljufijam; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o sprejemanju in izvajanju novih pravil;

24.

ugotavlja, da je agencija obvestila Parlament, da nima stikov z lobisti;

25.

ugotavlja, da je agencija leta 2016 prejela enajst prošenj za dostop do dokumentov in je v devetih primerih omogočila popoln dostop, dve prošnji pa je zaradi varstva poslovnih interesov ter varstva namena inšpekcij, preiskav in revizij zavrnila; pričakuje, da bo agencija pri odločanju o omejevanju dostopa do dokumentov zaradi varstva poslovnih interesov poleg vseh ustreznih pravil in predpisov resno upoštevala tudi interese državljanov in zavzemanje Unije za večjo preglednost;

26.

ugotavlja, da je bil eden od primerov, v katerem je bil dostop do dokumentov zavrnjen, posredovan evropski varuhinji človekovih pravic, ki je med koncem leta 2016 in začetkom leta 2017 izvedla preiskavo ter zadevo marca 2017 zaključila s poročilom, ki je bilo podpisano 3. marca 2017; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o odločitvi varuhinje človekovih pravic in morebitnem nadaljnjem postopku;

Glavni dosežki

27.

pozdravlja tri glavne dosežke, ki jih za leto 2016 navedla agencija, in sicer:

—	vzpostavila je poslovni sistem vodenja kakovosti,

—	zagotavljala je stabilno in neprekinjeno delovanje sistemov, ki so ji bili zaupani, hkrati pa je Komisijo obsežno podpirala pri pripravi številnih pomembnih zakonodajnih predlogov,

—	imela je pomembno vlogo pri razvoju interoperabilnosti informacijskih sistemov s področja pravosodja in notranjih zadev ter je znatno prispevala k podpori in olajševanju dela delovne skupine na visoki ravni za informacijske sisteme in interoperabilnost pod vodstvom Komisije;

28.

na podlagi poročila Računskega sodišča ugotavlja, da je bila med marcem in decembrom 2015 v imenu Komisije opravljena zunanja ocena agencije in da so bili njeni rezultati predstavljeni marca 2016; ugotavlja, da je bil zaključek ocene, da agencija prispeva k operativnemu upravljanju obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice ter da uspešno opravlja svoje naloge; ugotavlja tudi, da so ocenjevalci za dodatno izboljšanje upravljanja dali 64 priporočil, od katerih jih sedem šteje za kritična, 11 pa za zelo pomembna; pozdravlja, da je agencija pripravila načrt za uresničitev teh priporočil in da se načrt zdaj izvaja; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o izvajanju tega načrta;

29.

pozdravlja, da agencija stalno sodeluje z drugimi agencijami na področju pravosodja in notranjih zadev; ugotavlja, da letno poročilo mreže agencij Unije kaže, da je agencija leta 2016 sodelovala pri več skupnih dejavnostih z drugimi agencijami kot v katerem koli prejšnjem letu;

30.

ugotavlja, da je bilo leto 2016 za agencijo najintenzivnejše in najzahtevnejše leto od njene ustanovitve ter da je agencija kljub temu dobro delovala in v celoti izpolnila svoj letni delovni program, pri čemer je skoraj vse dejavnosti izvedla po načrtu in dosegla svoje operativne cilje; ugotavlja tudi, da je med letom prevzela številne dodatne naloge;

Notranja revizija

31.

na podlagi poročila Računskega sodišča ugotavlja, da je služba za notranjo revizijo v svojem revizijskem poročilu iz julija 2016 prišla do zaključka, da se s splošno zasnovo in praktičnim izvajanjem procesov zagotavlja, da agencija schengenski informacijski sistem II, vizumski informacijski sistem in evropski sistem za primerjavo prstnih odtisov prosilcev za azil upravlja tako, da si nacionalni organi, ki te sisteme uporabljajo, lahko stalno in neprekinjeno izmenjujejo podatke; pozdravlja, da agencija v skladu z zunanjo oceno, izvedeno v imenu Komisije, uspešno deluje in izpolnjuje svoje naloge; ugotavlja tudi, da je služba za notranjo revizijo menila, da je mogoče učinkovitost procesov še izboljšati, in sicer na področjih upravljanja konfiguracije, sprememb, izdaj, testov, obvladovanja težav ter upravljanja storitev in obvladovanja incidentov; ugotavlja, da sta se agencija in služba za notranjo revizijo dogovorili o načrtu za popravne ukrepe; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o izvajanju tega načrta;

32.

ugotavlja, da je služba za notranjo revizijo leta 2016 izvedla dve reviziji za pridobitev zagotovila: revizijo informacijskih postopkov ter revizijo načrtovanja in dodelitve osebja, ocenjevanja uspešnosti, napredovanja in usposabljanja; ugotavlja, da je služba za notranjo revizijo prišla do zaključka, da v postopku agencije za upravljanje človeških virov še vedno obstajajo pomanjkljivosti, zlasti elementi, ki niso povsem skladni s postopkovnimi vidiki izvedbenih pravil in notranjimi smernicami agencije; ugotavlja, da je bil za obravnavo vseh ugotovitev pripravljen akcijski načrt; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o izvajanju tega akcijskega načrta;

33.

ugotavlja, da je skupina za notranjo revizijo izvedla tri revizije zanesljivosti:

—	revizijo zasnove sistema notranje kontrole za sporazum o prenosu pooblastila za pametne meje, pri kateri je skupina za notranjo revizijo menila, da je zasnova sistema notranje kontrole, ki ga je vzpostavila agencija, na dan 23. maja 2016 ustrezna,

—

revizijo projekta prenove v Strasbourgu, pri kateri skupina za notranjo revizijo ni mogla zagotoviti razumnega zagotovila glede učinkovitosti in uspešnosti sistema notranje kontrole, ki je bil uveden za projekt, saj ni bilo potrebne projektne dokumentacije, in je bila zaskrbljena zaradi organizacije vodenja projektov in upravljanja pogodb; ugotavlja, da je bil za obravnavo vseh ugotovitev pripravljen akcijski načrt; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o izvajanju tega akcijskega načrta,

—

končno revizijsko poročilo o upravljanju projektov s področja IT, pri katerem je skupina za notranjo revizijo menila, da je treba postopek upravljanja projektov nujno spremeniti in izboljšati; ugotavlja, da je bil pripravljen akcijski načrt; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o izvajanju tega akcijskega načrta;

34.

ugotavlja, da je imela agencija na dan 31. decembra 2016 22 odprtih revizijskih priporočil, ki so bila označena kot zelo pomembna, vključno z 10 revizijskimi priporočili, ki so bila izdana nedavno; ugotavlja, da ni bilo izdanih priporočil, označenih kot „kritičnih“; poziva agencijo, naj organu za podelitev razrešnice poroča o izvajanju teh revizijskih priporočil;

Druge pripombe

35.

je seznanjen, da je sporazum o tehnični lokaciji z državo članico gostiteljico, Francijo, začel veljati 28. avgusta 2016;

36.

z zadovoljstvom ugotavlja, da so bila za zagotavljanje stroškovno učinkovitega in okolju prijaznega delovnega okolja v tehnične specifikacije javnih naročil agencije vključena merila glede učinkovitosti na področju okolja in podnebja ter da se za stavbe, ki jih neposredno upravlja agencija, uporabljajo pravila o energijski učinkovitosti;

37.

z zadovoljstvom ugotavlja, da želi agencija za dodatno znižanje stopnje CO2 ali njegovo nadomeščanje s pomočjo politik upravljanja potovanj omejiti število letalskih potovanj na nujne, tako da v veliki meri uporablja videokonference med glavnima lokacijama agencije;

38.

ugotavlja, da ni bila povsem zagotovljena stopnja izmenjave informacij med agencijo in Komisijo, ki bi omogočala temeljito pripravo dejavnosti po brexitu, saj bi bilo treba dodatno pojasniti nekatere pravne vidike, kot sta dostop do sistemov, ki jih upravlja agencija, in uporaba podatkov, ki jih bo Združeno kraljestvo vanje vneslo po brexitu; poziva Komisijo, naj agenciji pomaga pri iskanju rešitev, takoj ko bosta v okviru postopka pogajanj z Združenim kraljestvom prejeli dovolj informacij;

39.

pozdravlja, da je agencija zagotavljala stabilno in neprekinjeno delovanje sistemov, ki so ji bili zaupani, in obsežno podporo Komisiji pri pripravi številnih pomembnih zakonodajnih predlogov (sistem vstopa/izstopa (SVI), evropski sistem za potovalne informacije in odobritve (ETIAS), evropski informacijski sistem kazenskih evidenc o državljanih tretjih držav (ECRIS/TCN), evropski sistem za primerjavo prstnih odtisov prosilcev za azil (Eurodac) (prenovitev) in druga generacija schengenskega informacijskega sistema (SIS II) (prenovitev);

40.

sporoča, da so druge ugotovitve horizontalne narave, ki spremljajo sklep o razrešnici, zbrane v resoluciji z dne 18. aprila 2018 (2) o uspešnosti, finančnem upravljanju in nadzoru agencij.

(1) UL C 113, 30.3.2016, str. 191.

(2) Sprejeta besedila, P8_TA(2018)0133 (glej stran 393 tega Uradnega lista).