11.6.2021   

SL

Uradni list Evropske unije

L 207/1

MEDINSTITUCIONALNI SPORAZUM

z dne 20. maja 2021

med Evropskim parlamentom, Svetom Evropske unije in Evropsko komisijo o obveznem registru za preglednost

EVROPSKI PARLAMENT, SVET EVROPSKE UNIJE IN EVROPSKA KOMISIJA SO SE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 295 Pogodbe,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo in zlasti člena 106a Pogodbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

Evropski parlament, Svet Evropske unije in Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: institucije podpisnice) vzdržujejo odprt, pregleden in reden dialog s predstavniškimi združenji in civilno družbo v skladu s Pogodbo o Evropski uniji (PEU) in zlasti členom 11(1) in (2) Pogodbe.

(2)

Ta dialog deležnikom omogoča, da predstavijo svoja stališča o odločitvah, ki bi lahko vplivale nanje, in tako učinkovito prispevajo k podlagi predlogov politik, utemeljeni z dokazi. Sodelovanje z deležniki izboljšuje kakovost odločanja, saj omogoča prispevanje zunanjih stališč in strokovnega znanja.

(3)

Preglednost in odgovornost sta bistveni za ohranjanje zaupanja državljanov Unije v legitimnost političnih, zakonodajnih in upravnih postopkov Unije.

(4)

Institucije podpisnice se zavedajo, kako pomembno je, da s sprejetjem skupnega okvira za sodelovanje uskladijo svoj pristop z namenom nadaljnjega spodbujanja preglednega in etičnega zastopanja interesov.

(5)

Preglednost v zvezi z zastopanjem interesov je zlasti pomembna, da se državljanom omogoči spremljanje dejavnosti in zavedanje morebitnega vpliva zastopnikov interesov, vključno z vplivom, ki se izvaja s finančno podporo in sponzorstvom. Taka preglednost se najbolje zagotovi s kodeksom ravnanja, ki vsebuje pravila in načela, ki jih morajo upoštevati zastopniki interesov, vpisani v register za preglednost (v nadaljnjem besedilu: register).

(6)

Glede na pozitivne izkušnje z registrom za preglednost za organizacije in samozaposlene osebe, ki sodelujejo pri oblikovanju in izvajanju politik EU, vzpostavljenim s sporazumom z dne 16. aprila 2014 med Evropskim parlamentom in Evropsko komisijo (1) (v nadaljnjem besedilu: sporazum iz leta 2014), institucije podpisnice menijo, da bi bilo treba področje uporabe sporazuma iz leta 2014 razširiti.

(7)

Register mora postati obvezen, tako da se s posameznimi odločitvami, ki jih sprejme vsaka institucija podpisnica, vzpostavijo ukrepi z enakovrednim učinkom, s katerimi vpis zastopnikov interesov v register postane pogoj za izvajanje nekaterih vrst zastopanja interesov.

(8)

Za nadaljnjo krepitev skupnega okvira in nadgradnjo na podlagi napredka, doseženega pri vzpostavitvi skupne kulture preglednosti, bi morale institucije podpisnice na spletišču registra objaviti ukrepe glede pogojenosti in dopolnilne ukrepe glede preglednosti, ki so jih vzpostavile za spodbujanje registracije, na primer namenske sezname prejemnikov e-pošte, priporočilo, naj se nekateri nosilci odločitev sestajajo samo z registriranimi zastopniki interesov, ali objavo informacij o sestankih med določenimi nosilci odločitev in zastopniki interesov.

(9)

Da bi spodbudili uporabo tega sporazuma zunaj institucij podpisnic, bi bilo treba predvideti ureditve, ki bi institucijam, organom, uradom in agencijam Unije, ki niso institucije podpisnice, in stalnim predstavništvom držav članic, ki želijo prostovoljno uporabljati načela delovanja skupnega okvira, omogočile, da izkoristijo pomoč sekretariata registra in podpore njegove službe za pomoč uporabnikom.

(10)

Za preprečevanje nepotrebnega upravnega bremena in v skladu s sedanjo prakso v zvezi z registracijo bi bilo treba dejavnosti, ki jih zastopniki interesov izvajajo izključno v imenu združenja ali mreže, kateri pripadajo, šteti za dejavnosti te mreže ali združenja.

(11)

Ta sporazum ne bi smel zajemati dejavnosti javnih organov držav članic, pa tudi ne dejavnosti združenj ali mrež takih javnih organov, ki delujejo v njihovem imenu na ravni Unije, nacionalni ali podnacionalni ravni, čeprav bi bilo treba združenjem in mrežam javnih organov na ravni Unije, nacionalni ali podnacionalni ravni, ki se ukvarjajo z dejavnostmi zastopanja interesov, omogočiti registracijo.

(12)

Prakso sprejemanja letnega poročila o delovanju registra bi bilo treba ohraniti kot orodje za zagotovitev ustrezne prepoznavnosti usklajenega pristopa institucij podpisnic in za krepitev zaupanja državljanov. Vsebino letnega poročila bi bilo treba razširiti na ukrepe glede pogojenosti in na dopolnilne ukrepe glede preglednosti, ki jih uvedejo institucije podpisnice.

(13)

Delovanje registra ne bi smelo posegati v pristojnosti nobene institucije podpisnice oziroma ne bi smelo vplivati na njene ustrezne pristojnosti glede notranje organizacije.

(14)

Kar zadeva izvajanje njihovih ustreznih pristojnosti glede notranje organizacije, bi morale institucije podpisnice sekretariat in upravni odbor registra pooblastiti, da v njihovem imenu sprejemata posamezne odločitve v zvezi s prosilci in registracijskimi zavezanci v skladu s tem sporazumom. Institucije podpisnice bi morale biti sotožene stranke v vseh postopkih pred Sodiščem Evropske unije, uvedenih zoper končne odločitve upravnega odbora registra, ki škodujejo prosilcem ali registracijskim zavezancem.

(15)

Institucije podpisnice bi morale lojalno sodelovati med seboj pri izvajanju tega sporazuma.

(16)

Vsaka institucija podpisnica bi morala imeti možnost izvajati druge politike dobrega upravljanja in preglednosti zunaj okvira tega sporazuma, če te politike ne posegajo v izvajanje in cilje tega sporazuma.

(17)

Ta sporazum ne posega v uveljavljanje pravic iz člena 11(4) PEU v zvezi z evropsko državljansko pobudo in člena 227 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) v zvezi s pravico do naslovitve peticije na Evropski parlament –

DOGOVORILI O NASLEDNJEM:

Člen 1

Namen in področje uporabe

Ta sporazum določa okvir in načela delovanja za usklajen pristop institucij podpisnic v zvezi s preglednim in etičnim zastopanjem interesov.

Institucije podpisnice s posameznimi odločitvami, ki jih sprejmejo na podlagi svojih pristojnosti za notranjo organizacijo, soglašajo, da bodo izvajale usklajen pristop iz prvega odstavka glede dejavnosti, zajetih v tem sporazumu (v nadaljnjem besedilu: zajete dejavnosti), in določile te zajete dejavnosti, za katere bodo odločile, da bodo pogojene z vpisom v register.

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tem sporazumu se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:

(a)

„zastopnik interesov“ pomeni vsako fizično ali pravno osebo ali formalno ali neformalno skupino, združenje ali mrežo, ki se ukvarja z zajetimi dejavnostmi;

(b)

„prosilec“ pomeni vsakega zastopnika interesov, ki je zaprosil za vpis v register;

(c)

„registracijski zavezanec“ pomeni vsakega zastopnika interesov, ki je vpisan v register;

(d)

„stranka“ pomeni vsakega zastopnika interesov, ki je sklenil pogodbeno razmerje s posrednikom, da bi ta posrednik uveljavljal njegove interese z izvajanjem zajetih dejavnosti;

(e)

„posrednik“ pomeni vsakega zastopnika interesov, ki uveljavlja interese stranke z izvajanjem zajetih dejavnosti;

(f)

„razmerje stranka-posrednik“ pomeni vsako pogodbeno razmerje med stranko in posrednikom v zvezi z izvajanjem zajetih dejavnosti;

(g)

„osebje“ pomeni osebje, za katero veljajo Kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določeni v Uredbi Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (2), in so zaposleni v eni od institucij podpisnic, ne glede na kategorijo, v katero spadajo;

(h)

„pogojenost“ pomeni načelo, po katerem je vpis v register pogoj, da lahko zastopniki interesov izvajajo določene zajete dejavnosti.

Člen 3

Zajete dejavnosti

1.   Ta sporazum zajema dejavnosti, ki jih izvajajo zastopniki interesov, da bi vplivali na oblikovanje ali izvajanje politike ali zakonodaje ali na postopke odločanja institucij podpisnic ali drugih institucij, organov, uradov in agencij Unije (v nadaljnjem besedilu skupaj: institucije Unije), brez poseganja v člen 4.

2.   Zajete dejavnosti iz odstavka 1 med drugim vključujejo zlasti:

(a)

organizacijo ali sodelovanje na srečanjih, konferencah ali dogodkih ter navezovanje podobnih stikov z institucijami Unije;

(b)

prispevanje k posvetovanjem, obravnavam ali drugim podobnim pobudam ali sodelovanje pri njih;

(c)

organiziranje komunikacijskih kampanj, platform, mrež in civilnih pobud;

(d)

pripravo ali naročanje dokumentov o politikah in stališčih, predlogov sprememb, javnomnenjskih raziskav in anket, odprtih pisem in drugega komunikacijskega ali informativnega gradiva ter naročanje in izvajanje raziskav.

Člen 4

Dejavnosti, ki niso zajete

1.   Ta sporazum ne zajema naslednjih dejavnosti:

(a)

zagotavljanja pravnih in drugih strokovnih nasvetov, kadar:

(i)

vključuje zastopanje strank v okviru spravnih postopkov ali postopkov mediacije, namenjenih reševanju spora brez pravosodnih ali upravnih organov;

(ii)

se svetuje strankam za pomoč pri zagotavljanju skladnosti njihovih dejavnosti z obstoječim pravnim okvirom ali

(iii)

zajema zastopanje strank in varovanje njihovih temeljnih ali procesnih pravic, kot so pravica do izjave, pravica do poštenega sojenja in pravica do obrambe v upravnem postopku, in vključuje dejavnosti odvetnikov ali drugih strokovnjakov, ki sodelujejo pri zastopanju strank in varovanju njihovih temeljnih ali procesnih pravic;

(b)

predložitve trditev kot stranka ali tretja oseba v okviru pravnega ali upravnega postopka, določenega s pravom Unije ali mednarodnim pravom, ki velja za Unijo, in trditev na podlagi pogodbenega razmerja s katero koli institucijo podpisnico ali na podlagi sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki se financira iz sredstev Unije;

(c)

dejavnosti socialnih partnerjev, ki delujejo kot udeleženci socialnega dialoga v skladu s členom 152 PDEU;

(d)

predložitve stališč v odgovor na neposredne in specifične zahteve katere koli od institucij Unije, njihovih predstavnikov ali osebja za posredovanje stvarnih informacij, podatkov ali strokovnega znanja;

(e)

dejavnosti, ki jih fizične osebe izvajajo izključno v svojem imenu in ne v povezavi z drugimi;

(f)

spontanih srečanj, srečanj izključno zasebnega ali družabnega značaja in srečanj, ki potekajo v okviru upravnega postopka, določenega s PEU, PDEU ali pravnimi akti Unije.

2.   Ta sporazum ne zajema dejavnosti, ki jih izvajajo naslednji organi:

(a)

javni organi držav članic, vključno z njihovimi stalnimi predstavništvi in veleposlaništvi, na nacionalni in podnacionalni ravni;

(b)

združenja in mreže javnih organov na ravni Unije, na nacionalni ali podnacionalni ravni, pod pogojem, da delujejo izključno v imenu ustreznih javnih organov;

(c)

medvladne organizacije, vključno z agencijami in organi, ki izhajajo iz njih;

(d)

javni organi tretjih držav, vključno z njihovimi diplomatskimi predstavništvi in veleposlaništvi, razen kadar take organe zastopajo pravni subjekti, uradi ali mreže brez diplomatskega statusa ali jih zastopa posrednik;

(e)

politične stranke, razen organizacij, ki jih ustanovijo politične stranke ali so povezane z njimi;

(f)

cerkve in verska združenja ali skupnosti ter svetovnonazorske in nekonfesionalne organizacije iz člena 17 PDEU, razen uradov, pravnih subjektov ali mrež, vzpostavljenih za zastopanje cerkva, verskih skupnosti ali svetovnonazorskih in nekonfesionalnih organizacij v njihovih odnosih z institucijami Unije, ter njihovih združenj.

Člen 5

Ukrepi glede pogojenosti in dopolnilni ukrepi glede preglednosti

1.   Institucije podpisnice se zavežejo načelu pogojenosti, ki ga bodo izvajale s posameznimi odločitvami na podlagi svojih pristojnosti za notranjo organizacijo.

2.   Institucije podpisnice pri sprejemanju ukrepov glede pogojenosti ali dopolnilnih ukrepov glede preglednosti za spodbujanje registracije in krepitev skupnega okvira, vzpostavljenega s tem sporazumom, zagotovijo, da so taki ukrepi v skladu s tem sporazumom in da krepijo cilj usklajenega pristopa iz člena 1, in sicer vzpostavitev visokega standarda preglednega in etičnega zastopanja interesov na ravni Unije.

3.   Ukrepi glede pogojenosti in dopolnilni ukrepi glede preglednosti, ki jih sprejmejo institucije podpisnice, se objavijo na spletišču registra, ki se redno posodablja.

Člen 6

Upravičenost in kodeks ravnanja

1.   Prosilci, ki predložijo popolno vlogo za registracijo, so upravičeni do vpisa v register, če izvajajo zajete dejavnosti in upoštevajo kodeks ravnanja iz Priloge I (v nadaljnjem besedilu: kodeks ravnanja).

2.   Prosilci v vlogo za registracijo vključijo informacije, navedene v Prilogi II, in soglašajo, da so te informacije javno dostopne.

3.   Od prosilcev se lahko zahteva utemeljitev, da so upravičeni do vpisa v register in da so predložene informacije točne.

4.   Sekretariat registra (v nadaljnjem besedilu: sekretariat) aktivira registracijo prosilca, ko se ugotovi njegova upravičenost in ko registracija izpolnjuje zahteve iz Priloge II.

5.   Ko je registracija prosilca aktivirana, prosilec postane registracijski zavezanec.

6.   Sekretariat spremlja registracije in ocenjuje, ali so registracijski zavezanci še vedno upravičeni in upoštevajo kodeks ravnanja, v skladu s postopki iz Priloge III.

7.   Sekretariat lahko izvaja preiskave na podlagi pritožbe, da registracijski zavezanec ni ravnal v skladu s kodeksom ravnanja, pa tudi na lastno pobudo na podlagi informacij, da registracijski zavezanec morda ne izpolnjuje več zahtev za upravičenost iz odstavka 1.

8.   Registracijski zavezanci v okviru spremljanja ali preiskave, ki ju izvaja sekretariat, zlasti:

(a)

na zahtevo predložijo dokazno gradivo, ki izkazuje, da so informacije v zvezi z njihovo registracijo še vedno točne, ter

(b)

lojalno in konstruktivno sodelujejo v skladu s postopki iz Priloge III.

Člen 7

Upravni odbor

1.   Upravni odbor registra (v nadaljnjem besedilu: upravni odbor) sestavljajo generalni sekretarji institucij podpisnic, ki mu predsedujejo po načelu enoletne rotacije.

2.   Upravni odbor:

(a)

nadzoruje splošno izvajanje tega sporazuma;

(b)

določi letne prednostne naloge registra ter oceno proračunskih sredstev in delež, potreben za izvajanje teh prednostnih nalog;

(c)

izdaja splošna navodila sekretariatu;

(d)

sprejme letno poročilo iz člena 13;

(e)

preučuje obrazložene zahteve za pregled odločitev sekretariata in odloča o njih v skladu s točko 9 Priloge III.

3.   Upravni odbor se sestane vsaj enkrat letno na pobudo svojega predsednika. Lahko se sestane tudi na zahtevo enega od članov.

4.   Upravni odbor odloča s soglasjem.

Člen 8

Sekretariat

1.   Sekretariat je skupna operativna struktura, ustanovljena za upravljanje delovanja registra. Sestavljajo ga vodje enot ali posamezniki na enakovrednih položajih, odgovorni za vprašanja preglednosti v vsaki instituciji podpisnici (v nadaljnjem besedilu: vodje enot), in njihovo osebje.

2.   Upravni odbor imenuje enega od vodij enot za koordinatorja, pri čemer mandat traja eno leto in ga je mogoče podaljšati. Koordinator usklajuje delovanje sekretariata.

Koordinator zastopa sekretariat in nadzira njegovo vsakodnevno delo v skupnem interesu institucij podpisnic.

3.   Sekretariat:

(a)

poroča upravnemu odboru, pripravlja njegove sestanke in mu pomaga pri njegovih nalogah;

(b)

določi smernice za registracijske zavezance, da se zagotovi dosledna uporaba tega sporazuma;

(c)

odloča o upravičenosti prosilcev in spremlja vsebino registra, da se doseže optimalna raven kakovosti podatkov v registru, pri čemer pa se razume, da so za točnost predloženih informacij na koncu odgovorni registracijski zavezanci;

(d)

zagotavlja službo za pomoč uporabnikom za prosilce in registracijske zavezance;

(e)

izvaja preiskave in izvaja ukrepe v skladu s Prilogo III;

(f)

izvaja komunikacijske ukrepe in ukrepe za ozaveščanje, namenjene deležnikom;

(g)

pripravi letno poročilo iz člena 13;

(h)

je odgovoren za razvoj informacijske tehnologije in vzdrževanje registra;

(i)

izmenjuje primere dobre prakse in izkušnje s podobnimi organi v zvezi s preglednostjo zastopanja interesov;

(j)

izvaja vse druge dejavnosti, potrebne za izvajanje tega sporazuma.

4.   Sekretariat odloča s soglasjem vodij enot.

Člen 9

Pooblastitev

Upravni odbor in sekretariat izvajata naloge, ki so jima dodeljene v skladu s členoma 7 in 8, ter sta pri izvajanju teh nalog pooblaščena za sprejemanje odločitev v imenu institucij podpisnic.

Člen 10

Viri

1.   Institucije podpisnice zagotovijo, da so na voljo potrebni človeški, upravni, tehnični in finančni viri, vključno z ustreznim osebjem za sekretariat, da se zagotovi učinkovito izvajanje tega sporazuma.

2.   Institucije podpisnice brez poseganja v točko (b) člena 7(2) in ob ustreznem upoštevanju različnega obsega kadrovskih načrtov institucij sprejmejo potrebne ukrepe za financiranje vzdrževanja, razvoja in promocije registra.

Člen 11

Prostovoljno sodelovanje institucij, organov, uradov in agencij Unije, ki niso institucije podpisnice

1.   Institucije, organi, uradi in agencije Unije, ki niso institucije podpisnice, lahko upravni odbor uradno obvestijo o ukrepih, s katerimi določijo, da bodo nekatere dejavnosti pogojevale z vpisom v register, ali o vseh dopolnilnih ukrepih glede preglednosti, ki jih sprejmejo.

2.   Kadar upravni odbor meni, da so ukrepi iz odstavka 1 skladni s cilji tega sporazuma, se lahko z zadevno institucijo, organom, uradom ali agencijo Unije dogovori o pogojih, pod katerimi lahko ta institucija, organ, urad ali agencija izkoristi pomoč sekretariata in podporo službe za pomoč uporabnikom. Vsi ukrepi, ki so bili predmet uradnega obvestila na podlagi odstavka 1, se objavijo na spletišču registra.

Člen 12

Prostovoljno sodelovanje stalnih predstavništev držav članic

Države članice lahko upravni odbor uradno obvestijo o sprejetih ukrepih, v skladu z nacionalnim pravom, s katerimi določijo, da bodo nekatere dejavnosti, usmerjene v njihova stalna predstavništva, pogojevale z vpisom v register, ali o vseh sprejetih dopolnilnih ukrepih glede preglednosti. Vsi ukrepi, ki so bili predmet takega uradnega obvestila, se objavijo na spletišču registra.

Člen 13

Letno poročilo

1.   Upravni odbor sprejme letno poročilo o delovanju registra v preteklem letu.

2.   Letno poročilo vključuje:

(a)

poglavje o stvarnih informacijah o registru, njegovi vsebini in vseh spremembah v zvezi z registrom;

(b)

poglavje o veljavnih ukrepih v zvezi s pogojenostjo in dopolnilnimi ukrepi glede preglednosti iz člena 5.

3.   Upravni odbor predloži letno poročilo institucijam podpisnicam in zagotovi njegovo objavo na spletišču registra.

Člen 14

Pregled

1.   Institucije podpisnice ocenijo izvajanje ukrepov, sprejetih v skladu s členom 5, do 2. julija 2022 in nato redno, pri čemer po potrebi podajo priporočila za izboljšanje in okrepitev takih ukrepov.

2.   Ta sporazum se pregleda najpozneje do 2. julija 2025.

Člen 15

Končne in prehodne določbe

1.   Ta sporazum je za institucije podpisnice zavezujoč.

2.   Za namene člena 9 se vsaka institucija podpisnica zaveže, da bo sprejela sklep, ki se glasi:

„Upravni odbor in sekretariat sta pooblaščena, da v imenu [ime institucije] sprejemata posamezne odločitve v zvezi s prosilci in registracijskimi zavezanci v skladu z Medinstitucionalnim sporazumom z dne 20. maja 2021 o obveznem registru za preglednost (UL L 207, 11.6.2021, str.1)“.

Navedeni sklepi začnejo veljati na dan začetka veljavnosti tega sporazuma.

3.   Ta sporazum nadomešča sporazum iz leta 2014, ki se preneha uporabljati na dan začetka veljavnosti tega sporazuma.

4.   Ta sporazum začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

5.   Registracijski zavezanci, ki so vpisani v register pred začetkom veljavnosti tega sporazuma, so v obdobju šestih mesecev od dne začetka veljavnosti tega sporazuma upravičeni do spremembe svoje registracije, da izpolnijo nove zahteve, ki izhajajo iz tega sporazuma, in ostanejo vpisani v register.

6.   Vse preiskave zaradi opozoril ali pritožb, ki so se začele na podlagi sporazuma iz leta 2014, se izvedejo v skladu s postopkom iz navedenega sporazuma.

V Bruslju, 20. maja 2021

Za Evropski parlament

predsednik

David Maria SASSOLI

Za Svet

predsednica

Ana Paula ZACARIAS

Za Komisijo

v imenu predsednice

Věra JOUROVÁ

(1)  Sporazum med Evropskim parlamentom in Evropsko komisijo o registru za preglednost za organizacije in samozaposlene osebe, ki sodelujejo pri oblikovanju in izvajanju politik EU (UL L 277, 19.9.2014, str. 11).

(2)  UL L 56, 4.3.1968, str. 1.

PRILOGA I

KODEKS RAVNANJA

Registracijski zavezanci delujejo v skladu s pravili in načeli iz te priloge. Registracijski zavezanci zlasti upoštevajo naslednje:

(a)

v svojih odnosih s katero koli institucijo podpisnico in drugimi institucijami, organi, uradi ali agencijami Unije (v nadaljnjem besedilu skupaj: institucije Unije) vedno navedejo svoje ime in registracijsko številko ter subjekt ali subjekte, za katere delajo ali jih zastopajo;

(b)

navedejo interese in cilje, ki jih spodbujajo, ter stranke ali člane, ki jih zastopajo, po potrebi pa tudi registracijsko številko teh strank ali članov;

(c)

informacij ali odločitev ne smejo pridobiti ali poskušati pridobiti nepošteno, z izvajanjem neupravičenega pritiska, neprimernim vedenjem ali žaljivim govorom;

(d)

ne zlorabljajo svoje registracije v poslovno korist in ne izkrivljajo ali zavajajoče predstavljajo učinka registracije;

(e)

ne škodujejo ugledu registra ali institucijam Unije in ne uporabljajo njihovih logotipov brez izrecnega dovoljenja;

(f)

zagotovijo, da so informacije, ki jih navedejo ob registraciji in jih nato upravljajo v okviru svojih zajetih dejavnosti, popolne, posodobljene, natančne in nezavajajoče, ter soglašajo, da so te informacije javno dostopne;

(g)

spoštujejo ustrezna javno dostopna pravila, kodekse in smernice, ki so jih uvedle institucije Unije, ter ne ovirajo njihovega izvajanja in uporabe;

(h)

poslancev Evropskega parlamenta, članov Komisije ali osebja institucij Unije ne napeljujejo k nespoštovanju pravil in standardov ravnanja, ki se zanje uporabljajo;

(i)

pri zaposlitvi nekdanjih poslancev Evropskega parlamenta, članov Komisije ali osebja institucij Unije upoštevajo zahteve glede zaupnosti in pravila, ki veljajo za te posameznike po njihovem odhodu iz zadevne institucije, da bi preprečili nasprotje interesov;

(j)

kadar so v razmerju stranka-posrednik:

(i)

zagotovijo, da so stranke v takem razmerju vpisane v register, in

(ii)

kot stranke ali posredniki zagotovijo, da so ustrezne informacije o razmerju, vpisane v register v skladu s Prilogo II, tudi objavljene;

(k)

kadar zaradi izvajanja zajetih dejavnosti nekatere naloge oddajo tretjim osebam, ki niso vpisane v register, zagotovijo, da take osebe upoštevajo etične standarde, ki so vsaj enakovredni tistim, ki veljajo za registracijske zavezance;

(l)

sekretariatu na zahtevo predložijo dokazila o svoji upravičenosti in o točnosti predloženih informacij, ter lojalno in konstruktivno sodelujejo s sekretariatom;

(m)

se zavedajo, da so lahko predmet preiskovalnih postopkov in po potrebi ukrepov iz Priloge III;

(n)

sprejmejo ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovijo, da so vsi njihovi zaposleni, vključeni v zajete dejavnosti, seznanjeni z zavezo registracijskih zavezancev o upoštevanju tega kodeksa ravnanja;

(o)

obvestijo stranke ali člane, ki jih zastopajo v okviru zajetih dejavnosti, o zavezi registracijskih zavezancev o upoštevanju tega kodeksa ravnanja;

(p)

spoštujejo posebna pravila in ureditve glede dostopa in varnosti, ki jih vzpostavijo institucije podpisnice, ter ne ovirajo njihovega izvajanja.

PRILOGA II

INFORMACIJE, KI SE VPIŠEJO V REGISTER

Ta priloga določa informacije, ki so na voljo v registru. Te informacije zagotovijo prosilci ali po potrebi registracijski zavezanci, razen kadar se vpišejo samodejno.

I.   SPLOŠNE INFORMACIJE

(a)

Naziv subjekta; naslov sedeža in izpostave, ki je pristojna za odnose z Unijo, če se razlikuje od sedeža; telefonska številka; elektronski naslov (1); spletišče;

(b)

oblika subjekta;

(c)

zastopani interesi;

(d)

potrditev, da prosilec deluje v skladu s kodeksom ravnanja;

(e)

ime osebe, ki je pravno odgovorna za subjekt, in osebe, ki je odgovorna za odnose z Unijo;

(f)

letna ocena ekvivalentov polnega delovnega časa za osebe, vključene v zajete dejavnosti, glede na naslednje odstotke za polni delovni čas: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % ali 100 %;

(g)

cilji, naloge, interesna področja in geografska raven sodelovanja;

(h)

organizacije, katerih član je registracijski zavezanec, in subjekti, s katerimi je registracijski zavezanec povezan;

(i)

člani registracijskega zavezanca in/ali povezanost registracijskega zavezanca z ustreznimi mrežami in združenj.

II.   POVEZAVE Z INSTITUCIJAMI UNIJE

(a)

Zakonodajni predlogi, politike ali pobude Unije, na katere se nanašajo zajete dejavnosti;

(b)

članstvo v strokovnih skupinah Komisije (2) ter drugih forumih in platformah, ki jih podpira Unija;

(c)

članstvo ali podpora ali sodelovanje v medskupinah in dejavnostih drugih neuradnih združenj, organiziranih v prostorih Evropskega parlamenta;

(d)

imena oseb, ki jim je dovoljen vstop v prostore Evropskega parlamenta (3).

III.   FINANČNE INFORMACIJE

Registracijski zavezanci, vključno s posredniki, navedejo znesek in vir nepovratnih sredstev Unije, ki prispevajo h kritju njihovih operativnih stroškov. Prijavljeni zneski so izraženi v eurih.

(a)

Registracijski zavezanci, ki zastopajo svoje lastne interese ali kolektivne interese svojih članov v razmerju do katere koli institucije podpisnice, predložijo posodobljeno oceno letnih stroškov, povezanih z zajetimi dejavnostmi, v skladu s spodnjo lestvico. Ocenjeni letni stroški zajemajo celoletno obdobje delovanja in se nanašajo na zadnje zaključeno poslovno leto na datum registracije ali datum letne posodobitve podatkov o registraciji.

Kategorije letnih stroškov v eurih:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

1 000 000 – 1 249 999

1 250 000 – 1 499 999

1 500 000 – 1 749 999

1 750 000 – 1 999 999

2 000 000 – 2 249 999

2 250 000 – 2 499 999

2 500 000 – 2 749 999

2 750 000 – 2 999 999

3 000 000 – 3 499 999

3 500 000 – 3 999 999

4 000 000 – 4 499 999

4 500 000 – 4 999 999

5 000 000 – 5 499 999

5 500 000 – 5 999 999

6 000 000 – 6 499 999

6 500 000 – 6 999 999

7 000 000 – 7 999 999

8 000 000 – 8 999 999

9 000 000 – 9 999 999

≥ 10 000 000

Stranke prijavijo posrednike, ki v njihovem imenu izvajajo zajete dejavnosti, in stroške za vsakega posameznega posrednika v skladu s spodnjo lestvico. Ocenjeni letni stroški zajemajo celoletno obdobje delovanja in se nanašajo na zadnje zaključeno poslovno leto na datum registracije ali datum letne posodobitve podatkov o registraciji.

Vsi trenutni posredniki, ki niso zajeti v zadnjem zaključenem poslovnem letu, se ločeno prijavijo poimensko.

Kategorije stroškov zastopanja na posrednika v eurih:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

≥ 1 000 000

(b)

Posredniki prijavijo ocenjene skupne letne prihodke, ustvarjene z zajetimi dejavnostmi, ki so v skladu s spodnjo lestvico. Ocenjeni skupni letni ustvarjeni prihodki zajemajo celoletno obdobje delovanja in se nanašajo na zadnje zaključeno poslovno leto na datum registracije ali datum letne posodobitve podatkov o registraciji.

Prihodki od posameznih strank iz zajetih dejavnosti se prav tako navedejo v skladu s spodnjo lestvico, skupaj z navedbo zakonodajnih predlogov, politik ali pobud Unije, na katere se nanašajo zajete dejavnosti.

Kategorije ustvarjenih prihodkov na stranko v eurih:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

≥ 1 000 000

Register samodejno izračuna ocenjene skupne letne prihodke, ustvarjene iz zajetih dejavnosti, na podlagi skupnih ocenjenih prihodkov, ustvarjenih na stranko.

Posredniki v register prijavijo stranke, v imenu katerih se izvajajo zajete dejavnosti.

Vse trenutne stranke, ki niso zajete v zadnjem zaključenem poslovnem letu, se v registru ločeno prijavijo poimensko.

(c)

Registracijski zavezanci, ki ne zastopajo poslovnih interesov, predložijo naslednje finančne podatke:

(i)

svoj skupni proračun za zadnje zaključeno poslovno leto;

(ii)

svoje glavne vire financiranja po kategorijah: sredstva Unije, javno financiranje, nepovratna sredstva, donacije, prispevki njihovih članov itd.;

(iii)

znesek vsakega prejetega prispevka, ki presega 10 % njihovega celotnega proračuna, če prispevek presega 10 000 EUR, in ime osebe, ki ga je prispevala.

(1)  E-naslov ne bo objavljen.

(2)  Članstvo v strokovnih skupinah se samodejno vpiše v register. Registracija pa ne pomeni samodejne pravice do takega članstva.

(3)  Registracijski zavezanci lahko ob koncu registracijskega postopka zaprosijo za dovoljenje za vstop v prostore Evropskega parlamenta. Imena posameznikov, ki prejmejo izkaznice za vstop v prostore Evropskega parlamenta, se samodejno vpišejo v register. Registracija pa ne pomeni samodejne pravice do izkaznice za vstop.

PRILOGA III

SPREMLJANJE, PREISKAVE IN UKREPI

1.   Splošna načela

1.1

 Sekretariat lahko začne preiskavo na podlagi pritožbe, da registracijski zavezanec ni ravnal v skladu s kodeksom ravnanja (v nadaljnjem besedilu: neupoštevanje), pa tudi na lastno pobudo glede na informacije, da registracijski zavezanec morda ni upravičen do vpisa v register .

1.2

 Preiskava je upravni postopek, ki vključuje sekretariat in zadevnega registracijskega zavezanca, pa tudi tretjo osebo, ki je vložila pritožbo (v nadaljnjem besedilu: pritožnik), kadar preiskava ni bila začeta na pobudo sekretariata.

1.3

 Ko se preiskava začne, lahko sekretariat kot previdnostni ukrep začasno prekliče zadevno registracijo. Sekretariat o svoji odločitvi, da začasno prekliče registracijo, takoj obvesti zadevnega registracijskega zavezanca in utemeljeno obrazloži svojo odločitev.

2.   Dopustnost pritožb

2.1

 Vsaka fizična ali pravna oseba lahko pri sekretariatu vloži pritožbo v zvezi z domnevnim neupoštevanjem kodeksa ravnanja s strani registracijskega zavezanca. Pritožbe se predložijo pisno. Pritožba je dopustna, če:

(a)

je v njej opredeljen zadevni registracijski zavezanec in so jasno predstavljene podrobnosti pritožbe;

(b)

vsebuje ime in kontaktne podatke pritožnika;

(c)

je vložena v enem letu od domnevnega neupoštevanja;

(d)

je podprta z dokazi, ki izkazujejo razumno verjetnost neupoštevanja.

2.2

 Kadar je pritožba nedopustna, sekretariat o tem ustrezno uradno obvesti pritožnika in utemeljeno obrazloži svojo odločitev.

3.   Pritožbeni postopek

3.1

 Sekretariat po prejemu dopustne pritožbe začne preiskavo ter o tem uradno obvesti pritožnika in zadevnega registracijskega zavezanca.

3.2

 Zadevni registracijski zavezanec prejme kopijo pritožbe, vključno z vsemi prilogami, in je pozvan, naj v 20 delovnih dneh predloži obrazložen odgovor.

3.3

 Sekretariat upošteva obrazložen odgovor, ki ga je prejel na podlagi točke 3.2, zbere vse ustrezne informacije in pripravi poročilo s svojimi ugotovitvami.

3.4

 Kadar je v poročilu ugotovljeno, da zadevni registracijski zavezanec ni ravnal v skladu s kodeksom ravnanja, sekretariat o tem uradno obvesti registracijskega zavezanca. Navedeno uradno obvestilo lahko vsebuje tudi:

(a)

zahteve za odpravo neupoštevanja v 20 delovnih dneh po prejemu uradnega obvestila in

(b)

uradno opozorilo, da se lahko sprejmejo ukrepi, če neupoštevanje ni odpravljeno ali se ponovi.

3.5

 Sekretariat ugotovi, da je zadevni registracijski zavezanec upravičen, da ostane vpisan v register, in zaključi preiskavo, kadar velja eno od naslednjega:

(a)

domnevno neupoštevanje zadeva predvsem točko (f) kodeksa ravnanja in je odpravljeno v 20 delovnih dneh po posredovanju uradnega obvestila registracijskemu zavezancu v skladu s točko 3.1;

(b)

v poročilu je ugotovljeno, da je registracijski zavezanec ravnal v skladu s kodeksom ravnanja;

(c)

registracijski zavezanec odpravi neupoštevanje, potem ko je bil uradno obveščen o njem v skladu s točko (a) točke 3.4;

(d)

uradno opozorilo iz točke (b) točke 3.4 se šteje za zadostno.

3.6

 Sekretariat ugotovi, da zadevni registracijski zavezanec ni upravičen do vpisa v register, in zaključi preiskavo, kadar je v poročilu ugotovljeno, da registracijski zavezanec ni ravnal v skladu s kodeksom ravnanja in velja eno od naslednjega:

(a)

registracijski zavezanec ni odpravil neupoštevanja, potem ko je bil uradno obveščen o njem v skladu s točko (a) točke 3.4;

(b)

uradno opozorilo iz točke (b) točke 3.4 se ne šteje za zadostno.

3.7

 Ko sekretariat pripravi svoje poročilo, zadevnemu registracijskemu zavezancu na njegovo zahtevo predloži kopijo tega poročila.

4.   Spremljanje in preiskave na lastno pobudo

4.1

 Sekretariat lahko od registracijskih zavezancev zahteva, da spremenijo svojo registracijo, kadar utemeljeno domneva, da ta registracija ne zagotavlja točnih informacij, določenih v Prilogi II.

4.2

 V primeru zahteve iz točke 4.1 lahko sekretariat kot previdnostni ukrep začasno prekliče zadevno registracijo.

4.3

 Kadar zadevni registracijski zavezanec ne sodeluje lojalno in konstruktivno, lahko sekretariat iz registra izbriše registracijo, na katero se nanaša zahteva iz točke 4.1.

4.4

 Sekretariat lahko na lastno pobudo začne preiskavo na podlagi informacij, iz katerih izhaja, da registracijski zavezanec morda ni upravičen do vpisa v register.

4.5

 Kadar sekretariat začne preiskavo na lastno pobudo, o tem uradno obvesti zadevnega registracijskega zavezanca, in ga pozove, naj v 20 delovnih dneh predloži obrazložen odgovor.

4.6

 Sekretariat upošteva obrazložen odgovor, ki ga je prejel na podlagi točke 4.5, zbere vse ustrezne informacije in pripravi poročilo s svojimi ugotovitvami.

4.7

 Kadar je v poročilu ugotovljeno, da zadevni registracijski zavezanec ni upravičen do vpisa v register, sekretariat o tem ustrezno uradno obvesti registracijskega zavezanca. Navedeno uradno obvestilo lahko vsebuje tudi:

(a)

zahteve za odpravo neupravičenosti v 20 delovnih dneh po prejemu uradnega obvestila in

(b)

uradno opozorilo, da se lahko sprejmejo ukrepi, če neupravičenost ni odpravljena ali se ponovi.

4.8

 Sekretariat ugotovi, da je zadevni registracijski zavezanec upravičen do vpisa v register, in zaključi preiskavo, kadar velja eno od naslednjega:

(a)

preiskava se nanaša predvsem na domnevni neobstoj zajetih dejavnosti, zadevni registracijski zavezanec pa v 20 delovnih dneh po prejemu uradnega obvestila iz točke 4.5 dokaže, da izvaja zajete dejavnosti;

(b)

v poročilu je ugotovljeno, da je registracijski zavezanec upravičen do vpisa v register;

(c)

registracijski zavezanec odpravi neupravičenost, potem ko je bil o njej uradno obveščen v skladu s točko (a) točke 4.7;

(d)

uradno opozorilo iz točke (b) točke 4.7 se šteje za zadostno.

4.9

 Sekretariat ugotovi, da zadevni registracijski zavezanec ni upravičen do vpisa v register, in zaključi preiskavo, kadar se preiskava nanaša predvsem na domnevni neobstoj zajetih dejavnosti in zadevni registracijski zavezanec v 20 delovnih dneh po prejemu uradnega obvestila iz točke 4.5 ne dokaže, da izvaja te dejavnosti.

4.10

 Sekretariat ugotovi, da zadevni registracijski zavezanec ni upravičen do vpisa v register, in zaključi preiskavo, kadar je v poročilu iz točke 4.6 ugotovljeno, da registracijski zavezanec ni upravičen in velja eno od naslednjega:

(a)

registracijski zavezanec ne odpravi neupravičenosti, potem ko je bil o njej uradno obveščen v skladu s točko (a) točke 4.7;

(b)

uradno opozorilo iz točke (b) točke 4.7 se ne šteje za zadostno.

4.11

 Ko sekretariat pripravi svoje poročilo, zadevnemu registracijskemu zavezancu na njegovo zahtevo predloži kopijo tega poročila.

5.   Sodelovanje s sekretariatom med preiskavami

5.1

 Sekretariat po potrebi od strank, udeleženih v preiskavi, zahteva, da v 20 delovnih dneh od zahteve predložijo informacije, relevantne za preiskavo. Zadevne stranke lahko navedejo, katere predložene informacije bi bilo treba obravnavati kot občutljive.

5.2

 Sekretariat se lahko odloči, da bo zaslišal stranke, udeležene v preiskavi.

5.3

 Sekretariat se lahko odloči, da na prošnjo registracijskih zavezancev in na podlagi utemeljenih razlogov podaljša roke, določene v skladu s to prilogo. Ta odločitev lahko vključuje tudi začasni preklic zadevne registracije med trajanjem preiskave.

5.4

 Če sekretariat meni, da registracijski zavezanec, ki ga preiskava zadeva, ne sodeluje lojalno in konstruktivno v preiskavi, lahko, potem ko registracijskemu zavezancu omogoči, da pisno izrazi svoja stališča, zaključi preiskavo in izbriše zadevno registracijo iz registra.

6.   Pravica do izjave

Registracijski zavezanec ima možnost, da pisno izrazi svoja stališča, preden se sprejme kakršna koli odločitev o neupravičenosti.

7.   Odločitev

7.1

 Sekretariat preiskavo zaključi z obrazloženo odločitvijo. O navedeni odločitvi uradno in pisno obvesti zadevne stranke. V odločitvi je navedeno, ali je bila ugotovljena neupravičenost. V odločitvi se po potrebi navedejo tudi oblika neupravičenosti, in ukrep, ki ga je sprejel sekretariat, ter ustrezna pravna sredstva.

7.2

 Kadar sekretariat v skladu s točko 7.1 ugotovi, da registracijski zavezanec ni upravičen do vpisa v register, izbriše zadevno registracijo iz registra.

7.3

 Sekretariat lahko preuči zahtevo za ponovno uvedbo preiskave v roku 20 delovnih dni po tem, ko so bile zadevne stranke obveščene o njegovi odločitvi.

7.4

 Preiskavo je mogoče ponovno uvesti le, kadar sekretariat pri sprejetju odločitve ni upošteval informacij, ki so bile na voljo pred sprejetjem odločitve, pri čemer za to ni kriva ali odgovorna stranka, ki je vložila zahtevo v skladu s točko 7.3.

8.   Ukrepi

8.1

 Kadar sekretariat izbriše registracijo v skladu s točko 7.2, ker je ugotovil, da se neupravičenost nanaša na neupoštevanje, lahko, kadar je to ustrezno glede na resnost neupoštevanja, tudi:

(a)

zadevnemu zastopniku interesov prepove ponovno registracijo za obdobje od 20 delovnih dni do dveh let in

(b)

objavi sprejeti ukrep na spletišču registra.

8.2

 Sekretariat pri odločanju o resnosti ukrepa, sprejetega v skladu s točko 8.1, ustrezno upošteva relevantne okoliščine preiskave glede na cilje tega sporazuma.

8.3

 Zastopniki interesov, za katere velja prepoved iz točke (a) točke 8.1, se ne morejo ponovno registrirati, dokler ne poteče obdobje izbrisa in dokler registracijski zavezanec zadovoljivo ne odpravi razlogov, ki so privedli do izbrisa.

9.   Pregled

9.1

 Registracijski zavezanci, ki so jim naloženi ukrepi iz točke 8.1, lahko vložijo obrazloženo zahtevo za pregled pri upravnem odboru.

9.2

 Zahteva za pregled se pošlje sekretariatu v 20 delovnih dneh od prejema uradnega obvestila o ukrepu, ki ga je sprejel sekretariat.

9.3

 Zahteve za pregled, predložene v skladu s točkama 9.1 in 9.2, se pošljejo predsedniku upravnega odbora, ki lahko primer predloži celotnemu upravnemu odboru, kadar je to primerno ali kadar to zahteva eden od drugih članov upravnega odbora.

9.4

 Zahteva za pregled ne odloži ukrepa, ki ga je sprejel sekretariat, razen če upravni odbor odloči drugače na podlagi posebnih razlogov, določenih v zahtevi za pregled.

9.5

 Predsednik upravnega odbora uradno obvesti zadevne registracijske zavezance o odločitvi upravnega odbora o pregledu v 40 delovnih dneh po prejemu zahteve za pregled.

10.   Pravna sredstva

Registracijski zavezanci, ki niso zadovoljni z odločitvijo upravnega odbora iz točke 9, lahko vložijo tožbo pri Sodišču Evropske unije v skladu s členom 263 PDEU ali pritožbo pri evropskem varuhu človekovih pravic v skladu s členom 228 PDEU.