PRILOGA

Navodila za uradno obvestilo, ki ga organom za akreditiranje in licenciranje pošljejo okoljski preveritelji, dejavni v državi članici, ki ni država članica, v kateri je bila podeljena akreditacija ali licenca, v skladu z Uredbo (ES) št. 1221/2009

UVOD

Ta navodila so namenjena uskladitvi postopkov za uradno obvestilo, ki veljajo za okoljske preveritelje, dejavne v državi članici, ki ni država članica, v kateri je bila podeljena akreditacija ali licenca.

1.   Obveznosti pred uradnim obvestilom

1.1   Organ za akreditiranje ali licenciranje omogoči, da so njegovi postopki za uradno obvestilo, namenjeni okoljskim preveriteljem, ki so akreditirani v drugi državi članici, javno in enostavno dostopni. Javno dostopne informacije o teh postopkih vključujejo tudi kakršne koli pristojbine (brez potnih stroškov), ki jih organ za akreditiranje ali licenciranje zaračuna za uradno obvestilo in nadzor.

1.2   Organ za akreditiranje ali licenciranje, ki je podelil akreditacijo ali licenco, od svojih akreditiranih ali licenciranih okoljskih preveriteljev zahteva, da pred začetkom dejavnosti preverjanja ali potrjevanja v državi članici, ki ni država, v kateri je bila podeljena akreditacija ali licenca, izvedejo postopek uradnega obvestila iz člena 24(1). Organ za akreditiranje ali licenciranje mora v okviru nadzora svojih akreditiranih ali licenciranih okoljskih preveriteljev tudi preveriti, ali so bile izpolnjene zahteve glede uradnega obvestila iz Uredbe (ES) št. 1221/2009, če okoljski preveritelj deluje v drugi državi članici.

1.3   Organ za akreditiranje ali licenciranje priporoči svojim akreditiranim ali licenciranim okoljskim preveriteljem, naj obvestijo svoje organizacije stranke, da morajo dovoliti nadzor v skladu s členom 23(6) Uredbe (ES) št. 1221/2009 in da lahko nedovolitev takšnega nadzora onemogoči registracijo organizacije.

2.   Vsebina uradnega obvestila

2.1   Zahteve glede uradnega obvestila, določene v členu 24(1) Uredbe (ES) št. 1221/2009, se štejejo za izpolnjene, če so predložene vse naslednje informacije:

(a)	podrobnosti o akreditaciji ali licenci z dokazilom, da je akreditacija ali licenca še vedno veljavna in da ni zadržana ali odvzeta ter da je ustrezna za posebne dejavnosti organizacije, ki se preverja ali potrjuje;

(b)	sestava skupine in njena strokovna usposobljenost, zlasti poznavanje zakonskih zahtev v zvezi z okoljem in znanje uradnega jezika države članice, kjer bi moralo preverjanje ali potrjevanje potekati;

(c)	evidence osebja, če je potrebno, kot so evidence o ustreznih kvalifikacijah, usposabljanju in izkušnjah, značilnih za gospodarski sektor, ki je predmet preverjanja;

(d)	čas in kraj preverjanja in potrjevanja, vključno z obiskom okoljskih preveriteljev v organizaciji ter vsemi fazami pred obiskom in po njem, kot je določeno v členu 25 Uredbe (ES) št. 1221/2009;

(e)	naslov in kontaktni podatki organizacije, ki se preverja ali potrjuje, vključno z vsemi lokacijami in dejavnostmi v okviru preverjanja ali potrjevanja, ter število zaposlenih.

Dodatne zahteve iz točke (c) morajo biti upravičene glede na posebne okoliščine in ne smejo posegati v pravico okoljskega preveritelja, da opravlja storitve v državi članici, ki ni država članica, v kateri je bila podeljena akreditacija ali licenca.

2.2   Če uradno obvestilo izpolnjuje zahteve glede uradnega obvestila iz člena 24(1) Uredbe (ES) št. 1221/2009, organ za akreditiranje ali licenciranje o tem obvesti okoljskega preveritelja pred začetkom dejavnosti preverjanja ali potrjevanja, kakor je opisano v členu 25 Uredbe (ES) št. 1221/2009. Če je mogoče, se takšne informacije pošljejo dva tedna pred začetkom dejavnosti preverjanja ali potrjevanja. Hkrati organ za akreditiranje ali licenciranje obvesti okoljskega preveritelja o obsegu in vsebini nadzora, ki ga namerava izvesti, in s tem povezanih stroških.

2.3   Če organ za akreditiranje ali licenciranje ugotovi, da naj bi se dejavnosti preverjanja ali potrjevanja izvedle ali se že izvajajo brez uradnega obvestila, organ za akreditiranje ali licenciranje opomni okoljskega preveritelja na zahteve iz Uredbe (ES) št. 1221/2009 glede uradnega obvestila v posameznih državah (glej točko 2.1).

Če informacije iz člena 24(1) Uredbe (ES) št. 1221/2009 niso predložene pravočasno ali če uradno obvestilo ne izpolnjuje zahtev glede uradnega obvestila iz navedenega člena, se uporablja točka 3.1 teh navodil.

2.4   Ker bi izid uradnega obvestila lahko vplival na postopke preverjanja in potrjevanja, organ za akreditiranje ali licenciranje preveritelju priporoči, naj o izidu uradnega obvestila obvesti svojo stranko.

3.   Posledice neupoštevanja postopka za uradno obvestilo

3.1   Kadar uradno obvestilo ne izpolnjuje zahtev glede uradnega obvestila iz člena 24(1) Uredbe (ES) št. 1221/2009, organ za akreditiranje in licenciranje uporabi postopek iz točk 3.1.1 do 3.1.4.

3.1.1   Če informacije o akreditaciji ali licenci, strokovni usposobljenosti, času in kraju preverjanja in potrjevanja, naslovu in kontaktnih podatkih organizacije, poznavanju zakonskih zahtev v zvezi z okoljem ter znanju uradnega jezika države članice, kjer bi moralo potekati preverjanje ali potrjevanje, ali, če je primerno, o sestavi skupine niso predložene ali niso predložene pravočasno, se okoljskega preveritelja čim prej obvesti o manjkajočih informacijah in neupoštevanju roka za uradno obvestilo.

3.1.2   Če organ za akreditiranje ali licenciranje meni, da manjkajoče informacije ne onemogočajo zadovoljivega nadzora okoljskega preveritelja, organ za akreditiranje ali licenciranje šteje uradno obvestilo kot zadovoljivo za izvajanje nadzornih dejavnosti in zahteva, da okoljski preveritelj zagotovi manjkajoče informacije pozneje. Okoljski preveritelj bo o tej odločitvi obveščen pravočasno ter pred preverjanjem ali potrjevanjem.

3.1.3   Če organ za akreditiranje ali licenciranje meni, da ni prejel informacij, ki so bistvene za zadovoljiv nadzor preverjanja ali potrjevanja (npr. čas in kraj preverjanja ali potrjevanja, naslov in kontaktni podatki organizacije, podatki o akreditaciji ali licenci okoljskega preveritelja, sestava skupine ali njena strokovna usposobljenost, zlasti poznavanje zakonskih zahtev ter znanje uradnega jezika države članice, kjer bi moralo preverjanje ali potrjevanje potekati), organ za akreditiranje ali licenciranje obvesti okoljskega preveritelja, da šteje uradno obvestilo za nezadovoljivo, da zadovoljiv nadzor torej ni možen in da bo, če se preverjanje ali potrjevanje izvede pred dopolnitvijo manjkajočih informacij, pristojnemu organu priporočil, naj organizacije ne registrira.

3.1.4   Če se organ za akreditiranje ali licenciranje odloči, da bo pristojnemu organu priporočil, naj organizacije ne registrira, se to sporoči okoljskemu preveritelju, organu za akreditiranje ali licenciranje, ki je podelil akreditacijo ali licenco, organizaciji (če je to mogoče) in pristojnemu organu.