ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (1) ter zlasti člena 46(k) Uredbe,

Evropski nadzornik za varstvo podatkov izvaja dolžnosti in pooblastila, določena z Uredbo (ES) št. 45/2001 in drugimi določbami prava Unije.

1. Nadzornik v skladu s členom 44 Uredbe pri izvajanju svojih nalog ravna popolnoma neodvisno.

2. Nadzornik zagotovi pravilno delovanje služb, ki so na voljo za izvajanje nalog iz člena 1, ob upoštevanju načel dobrega upravljanja, dobrega upravnega ravnanja in dobrega vodenja.

1. Nadzornik in pomočnik nadzornika sta kot člana institucije odgovorna za sprejemanje strategij, politik in odločitev ter sodelujeta pri izvajanju nalog iz člena 1. Pomočnik nadzornika navedene naloge izvaja v primeru odsotnosti ali nezmožnosti delovanja nadzornika in obratno.

2. Nadzornik in pomočnik nadzornika si prizadevata doseči soglasje o splošnih strategijah in politikah ter drugih pomembnih zadevah, vključno z zadevami, povezanimi s sekretariatom. Kadar soglasja ni mogoče doseči in je zadeva nujna, odloči nadzornik.

3. Nadzornik, ki ravna v tesnem sodelovanju s pomočnikom nadzornika, določi njuno delitev dela, vključno s tem, kdo je primarno odgovoren za pripravo in sprejetje odločitev ter nadaljnje ukrepanje v zvezi z njimi, in prenos nalog na pomočnika nadzornika, kadar je to ustrezno.

1. V skladu s členom 43(4) Uredbe nadzorniku pomaga sekretariat, katerega naloge in delovne metode opredeli nadzornik.

2. Nadzornik lahko nekatere naloge prenese na posamezne člane osebja, ki jih lahko nadomestijo drugi člani osebja.

3. Nadzornik ustanovi vrsto enot in sektorjev, ki sestavljajo sekretariat ter pomagajo pri pripravi in izvajanju nalog iz člena 1. Vsako enoto ali sektor vodi vodja enote ali sektorja.

1. Sekretariat vodi direktor, ki sprejme vse potrebne ukrepe za zagotovitev pravilnega delovanja sekretariata in učinkovite uporabe virov, vključno z nadomestitvijo direktorja v primeru odsotnosti ali nezmožnosti delovanja.

1. Upravni odbor sestavljajo nadzornik, pomočnik nadzornika in direktor. Sestaja se redno, običajno enkrat tedensko, razpravlja o splošnih strategijah, politikah in drugih pomembnih zadevah ter prispeva k dobremu usklajevanju zadevnih dejavnosti.

Direktor se redno, običajno enkrat tedensko, sestaja z vodji enot in sektorjev, da zagotovi usklajevanje in načrtovanje dejavnosti ter pripravo in izvajanje strategij in politik. Direktor zagotovi pravilno delovanje sekretariata za sestanke z direktorjem.

1. Direktor izvaja pooblastila, podeljena organu za imenovanja, v smislu člena 2 Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije, in pooblastila, podeljena organu, pristojnemu za sklepanje pogodb o zaposlitvi, v smislu člena 6 Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije ter katera koli druga povezana pooblastila, izhajajoča iz drugih internih ali medinstitucionalnih upravnih sklepov, razen če ni s sklepom nadzornika o izvajanju pooblastil, podeljenih organu za imenovanja in organu, pristojnemu za sklepanje pogodb o zaposlitvi, določeno drugače.

2. Direktor lahko izvajanje pooblastil iz odstavka 1 prenese na uradnika, odgovornega za upravljanje človeških virov.

1. Pooblastila odredbodajalca izvaja nadzornik. Pooblastila odredbodajalca na podlagi prenosa in odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa izvajajo osebe, imenovane v listini nalog in odgovornosti odredbodajalcev na podlagi prenosa in listini nalog in odgovornosti odredbodajalcev na podlagi nadaljnjega prenosa.

1. Nadzornik lahko na direktorja prenese pooblastilo za sprejetje in podpis končnega besedila katerega koli sklepa ali mnenja, katerega vsebina je že bila določena.

2. Kadar so bila pooblastila prenesena na direktorja v skladu z odstavkom 1, lahko direktor nadalje prenese pooblastilo za izvajanje navedenih pooblastil v njegovi odsotnosti na vodjo zadevne enote ali sektorja.

3. Odstavka 1 in 2 ne vplivata na pravila o prenosu v zvezi s pooblastili, podeljenimi organu za imenovanja, ali pooblastili v zvezi s finančnimi zadevami, kot je določeno v členih 9 in 10.

1. Kadar sta nadzornik in pomočnik nadzornika odsotna ali ne moreta opravljati svojih funkcij, ju pri zadevah, ki med tako odsotnostjo ali nezmožnostjo delovanja zahtevajo nujno obravnavo, nadomešča direktor, kadar je to ustrezno.

2. Kadar direktor ne more opravljati svojih funkcij ali je delovno mesto prosto in nadzornik ni imenoval nobenega uradnika, funkcije direktorja izvaja prisotni vodja enote ali sektorja z najvišjim nazivom, ali v primeru enakega naziva vodja enote ali sektorja z najdaljšo delovno dobo v nazivu, ali v primeru enake delovne dobe najstarejši vodja enote ali sektorja.

3. Če ni prisoten noben vodja enote ali sektorja in ni bil imenovan noben uradnik, ga nadomešča prisotni uradnik iz navedene enote ali sektorja z najvišjim nazivom, ali v primeru enakega naziva uradnik z najdaljšo delovno dobo v nazivu, ali v primeru enake delovne dobe najstarejši uradnik.

4. Kadar kateri koli drugi nadrejeni ne more opravljati svojih nalog ali je delovno mesto prosto, direktor imenuje uradnika v soglasju z nadzornikom. Če oseba za nadomeščanje ni bila določena, nadomeščanje opravlja prisotni uradnik v zadevni enoti ali sektorju z najvišjim nazivom, ali v primeru enakega naziva podrejeni uradnik z najdaljšo delovno dobo v nazivu, ali v primeru enake delovne dobe najstarejši uradnik.

5. Odstavki od 1 do 4 ne vplivajo na pravila o prenosu v zvezi s pooblastili, podeljenimi organu za imenovanja, ali pooblastili v zvezi s finančnimi zadevami, kot je določeno v členih 9 in 10.

1. ENVP v skladu z načeloma dobrega upravljanja in dobrega finančnega poslovodenja vsako leto pripravi letni načrt upravljanja. V njem je dolgoročna strategija ENVP prenesena v splošne in posebne cilje. Opredelijo se kazalniki uspešnosti in cilji, ki se zaradi spremljanja dosežkov merijo dvakrat letno.

2. V letni načrt upravljanja se vključi analiza tveganj načrtovanih dejavnosti ENVP, ki obsega opredeljena tveganja in načrtovanje zmanjševanja tveganj.

1. V skladu s členom 48 Uredbe ENVP predloži letno poročilo o dejavnostih („letno poročilo“) Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji ter ga posreduje drugim institucijam.

2. Letno poročilo se predloži in objavi na spletni strani ENVP najpozneje do 1. julija naslednjega leta.

3. ENVP razmisli o pripombah, ki jih na podlagi člena 48(2) Uredbe predložijo druge institucije iz odstavka 1 zaradi morebitne nadaljnje obravnave poročila v Evropskem parlamentu.

1. ENVP deluje v javnem interesu kot strokoven, neodvisen, zanesljiv in verodostojen organ na področju varstva podatkov na ravni Unije. Njegova posredovanja temeljijo na nepristranskosti, integriteti, preglednosti in pragmatizmu.

2. ENVP se konstruktivno povezuje z zainteresiranimi stranmi, da bi zagotovil pravično ravnovesje med varstvom podatkov in zasebnostjo ter drugimi interesi in politikami.

3. Nadzor nad institucijami temelji na načelu, da so za skladnost odgovorni predvsem sami upravljavci.

ENVP sprejme strateške dokumente, da bi določil glavne elemente politike ENVP v zvezi s posebnimi dejavnostmi, kadar je to pomembno za pojasnitev stališča ENVP v zvezi s posebno dejavnostjo. Strateški dokumenti se redno posodabljajo.

ENVP izvaja redno spremljanje, da bi zagotovil ustrezen pregled skladnosti z zahtevami o varstvu podatkov v institucijah. Navedeno spremljanje je lahko splošno ali bolj ciljno usmerjeno, temelji pa na znanju in dokazih, zbranih pri izvajanju nadzornih dejavnosti.

ENVP uveljavlja obveznosti varstva podatkov na podlagi pooblastil, podeljenih v členu 47 Uredbe. Navedena pooblastila se v polnem obsegu uporabijo ob resnih, namernih ali ponavljajočih se kršitvah skladnosti.

1. V skladu s členom 27 Uredbe mora postopke obdelave, ki bodo zaradi svoje narave, obsega ali namena verjetno pomenili posebno tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, predhodno preveriti ENVP na podlagi uradnega obvestila uradne osebe za varstvo podatkov v instituciji.

2. V primeru dvoma o potrebi po predhodnem preverjanju ENVP na zahtevo uradne osebe za varstvo podatkov določi, ali postopek obdelave pomeni posebno tveganje, in če ga, pozove uradno osebo za varstvo podatkov, naj ustrezno priglasi zadevo.

3. Če postopek obdelave ne pomeni posebnega tveganja, lahko ENVP kljub temu na institucijo naslovi nekatera priporočila.

4. Uradna obvestila za predhodno preverjanje se pošljejo sekretariatu ENVP po e-pošti na standardnem obrazcu ENVP.

5. Obrazcu uradnega obvestila se lahko priložijo vse ustrezne dodatne informacije v zvezi s priglašenim postopkom obdelave.

1. ENVP sprejme mnenje, v katerem so predstavljeni ustrezni razlogi in sklepne ugotovitve predhodnega preverjanja.

2. Če priglašena obdelava vključuje mogočo kršitev določbe Uredbe, ENVP po potrebi zagotovi predloge za preprečitev take kršitve.

1. V skladu s členom 27(4) Uredbe ENVP izda mnenje o predhodnem preverjanju v dveh mesecih po prejemu uradnega obvestila. Zahteva lahko katere koli dodatne informacije, ki se mu zdijo potrebne. Dvomesečni rok se lahko začasno odloži, dokler ENVP ne dobi informacij, ki jih je zahteval. Ta rok se lahko enkrat podaljša še za dva meseca, če je to potrebno zaradi zapletenosti zadeve.

2. Če mnenje ni izdano do konca dvomesečnega roka ali kakršnega koli podaljšanja tega roka, se šteje, da je pozitivno.

3. Začetni datum za izračun roka je dan po datumu prejema obrazca uradnega obvestila.

4. Če je zadnji dan roka praznik ali drug dan, ko so službe ENVP zaprte, se za zadnji dan za izdajo mnenja šteje naslednji delovni dan.

1. ENVP pred sprejetjem mnenja pošlje instituciji osnutek mnenja, da bi dobil povratne informacije o praktičnih vidikih in netočnostih pri dejstvih. Institucija povratne informacije predloži v 10 dneh od prejema osnutka. To obdobje se lahko podaljša na podlagi utemeljene zahteve upravljavca. Z zahtevo za povratne informacije se začasno odloži rok iz člena 21(1). Če ENVP do roka ne prejme povratnih informacij, sprejme mnenje.

2. ENVP da instituciji na voljo tri mesece od datuma sprejetja mnenja, da zagotovi informacije o izvajanju priporočil, navedenih v mnenju. ENVP sprejme nadaljnje ukrepe na podlagi informacij.

1. V skladu s členom 27(5) Uredbe ENVP vodi katalog vseh postopkov obdelave, o katerih je bil uradno obveščen v skladu s členom 27 Uredbe.

2. Katalog ne vključuje sklicevanja na varnostne ukrepe. Vsebuje povezavo na mnenje ENVP in informacije o roku, ki ga ima institucija za zagotovitev informacij v skladu s členom 22(2). Katalog je na voljo na spletni strani ENVP.

1. V skladu s členom 28(1) Uredbe institucije obvestijo ENVP, kadar pripravljajo upravne ukrepe, ki zadevajo obdelavo osebnih podatkov.

2. ENVP v skladu s členom 46(d) Uredbe v odgovor na posvetovanje svetuje institucijam o vseh zadevah v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, predvsem preden sestavijo notranje pravilnike o varstvu temeljnih pravic in svoboščin pri obdelavi osebnih podatkov.

3. ENVP načeloma upošteva samo posvetovanja, ki so bila najprej predložena za posvetovanje uradni osebi za varstvo podatkov v zadevni instituciji.

1. ENVP načeloma izda mnenje v dveh mesecih po prejemu posvetovanja. Zahteva lahko katere koli dodatne informacije, ki se mu zdijo potrebne. Dvomesečni rok se lahko začasno odloži, dokler ENVP ne dobi informacij, ki jih je zahteval.

2. ENVP da instituciji na voljo tri mesece od datuma sprejetja mnenja, da zagotovi informacije o izvajanju priporočil, navedenih v mnenju. ENVP sprejme nadaljnje ukrepe na podlagi informacij.

1. V skladu s členom 41 in členom 28(2) Uredbe ENVP svetuje o zakonodajnih predlogih na podlagi Pogodb ter o drugih aktih in dokumentih, kot so:

ENVP tako svetovanje zagotovi po posvetovanju s Komisijo na podlagi člena 28(2) Uredbe, po kateri koli drugi zahtevi institucije ali na lastno pobudo.

2. ENVP je zadevnim institucijam na voljo za posvetovanje v vseh fazah zakonodajnega postopka.

1. Po dogovoru s Komisijo se je treba z ENVP posvetovati, preden kolegij komisarjev sprejme končno odločitev o sprejetju ukrepa ali zakonodajnega predloga ali dokumenta o politiki. ENVP v odgovor na tako posvetovanje pristojni službi Komisije predloži neformalne pripombe o osnutku predloga ali povezanega dokumenta.

2. Pri neformalnih pripombah, zagotovljenih v skladu z odstavkom 1, se upošteva zaupnost notranjega postopka odločanja Komisije na podlagi veljavnih pravil iz Pogodb in sekundarne zakonodaje. ENVP si prizadeva upoštevati roke, ki jih predlagajo službe Komisije, če je to razumno in izvedljivo.

1. Svetovanje ENVP o zakonodajnem predlogu ali povezanem dokumentu je lahko v obliki mnenja, formalnih pripomb ali katerega koli drugega instrumenta, ki se šteje za primernega.

2. V mnenju ENVP so analizirani vidiki predloga ali povezanega dokumenta, ki se nanašajo na varstvo podatkov. Mnenje se načeloma izda v treh mesecih od sprejetja predloga ali povezanega dokumenta.

3. Povzetek mnenja se objavi v Uradnem listu Evropske unije (serija C), celotna različica pa na spletni strani ENVP.

4. Formalne pripombe ENVP so osredotočene na posebne vidike predloga ali povezanega dokumenta. Načeloma se izdajo v dveh mesecih po sprejetju dokumenta. Objavijo se na spletni strani ENVP.

2. ENVP trikrat letno na spletni strani objavi seznam z zakonodajnimi predlogi in povezanimi dokumenti, v zvezi s katerimi namerava svetovati. Navedeni dokumenti so na seznamu razvrščeni po prednostnem vrstnem redu.

3. Seznam temelji na letnem delovnem programu Komisije in njegovih posodobljenih prilogah ter vseh ustreznih informacijah, ki so na voljo.

1. ENVP po zagotovitvi nasvetov dejavno spremlja nadaljnje dogajanje v Evropskem parlamentu, Svetu in Komisiji.

2. Nadzornik je na voljo, da ustno predstavi nasvete ENVP in razpravlja o njih na sestanku z zakonodajalcem ali da zagotovi kakršen koli drug prispevek, za katerega je zaprošen.

3. Kadar je obravnavani zakonodajni ukrep bistveno spremenjen, lahko ENVP razmisli o predložitvi dodatnega mnenja, dodatnih pripomb ali katerega koli drugega instrumenta, ki se šteje za primernega.

1. V skladu s členom 46(a) Uredbe ENVP obravnava in v ustreznem obsegu preiskuje pritožbe ter o izidu v razumnem roku obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

2. Pritožbe, predložene ENVP, ne vplivajo na roke za pritožbe v vzporednem upravnem ali sodnem postopku.

2. Pritožba se vloži pisno v katerem koli uradnem jeziku Unije in vsebuje vse informacije, ki so potrebne za razumevanje zadeve.

3. Pritožba se načeloma vloži v dveh letih od datuma, ko se je pritožnik seznanil z dejstvi, na katerih temelji pritožba.

4. Če je bila pritožba v zvezi z istimi dejstvi vložena pri Evropskem varuhu človekovih pravic, ENVP preuči njeno dopustnost na podlagi določb Memoranduma o soglasju med ENVP in Evropskim varuhom človekovih pravic (3).

1. ENVP odloči o najustreznejši obliki in sredstvu za obravnavo pritožbe ob upoštevanju:

2. Ukrepi ENVP lahko vključujejo zlasti pisne zahteve za zagotovitev informacij, razgovore z zadevnimi osebami, inšpekcijske preglede na kraju samem ali forenzične preiskave zadevnih naprav.

3. ENVP razkrije vsebino pritožbe in identiteto pritožnika samo v obsegu, ki je nujen za pravilno izvajanje preiskave. Med preiskavo in po njej tretjim osebam ne razkrije dokumentov, povezanih s pritožbo, vključno s končnim sklepom, razen če zadevne osebe privolijo v tako razkritje ali če je ENVP pravno zavezan k njemu.

4. ENVP informacije o pritožbi objavi samo v obliki, ki ne omogoča opredelitve pritožnika ali drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

2. Če je pritožba razglašena za nedopustno ali je njena obravnava končana, ENVP po potrebi svetuje pritožniku, naj zadevo predloži drugemu organu.

3. V skladu s členom 32(2) Uredbe se pritožba šteje za zavrnjeno, če ENVP ne odgovori v šestih mesecih.

1. Pritožnik in zadevna institucija lahko pisno zahtevata, naj ENVP ponovno presodi odločitev o pritožbi.

2. Zahteva za ponovno presojo se vloži v enem mesecu od datuma prejema odločitve in je omejena na nove elemente ali pravne argumente, ki jih ENVP ni upošteval.

3. Neodvisno od možnosti zahtevati, naj ENVP ponovno presodi odločitev o pritožbi, se lahko odločitev izpodbija pri Sodišču Evropske unije v skladu s pogoji, določenimi v členu 263 Pogodbe o delovanju Evropske unije.

1. ENVP se lahko odloči za izvedbo inšpekcijskega pregleda, kadar koli preverjanje na kraju samem velja za nujno za izvedbo nadzornih nalog ali za skladnost s pravno obveznostjo.

2. Zadevna institucija je o izvedbi inšpekcijskega pregleda pisno obveščena štiri tedne pred načrtovanim datumom inšpekcijskega pregleda. V obvestilu sta opisana namen in obseg inšpekcijskega pregleda ter določena njegov datum in rok, v katerem lahko institucija zahteva spremembo datuma in v katerem mora ta ENVP predložiti vse zahtevane informacije.

3. ENVP nato izda sklep o inšpekcijskem pregledu, v katerem so navedeni namen, obseg, datum(-i) ter čas in kraj(-i) inšpekcijskega pregleda ter pravna podlaga za inšpekcijske dejavnosti. Sklepu so priložena pooblastila za vse člane osebja, ki sodelujejo pri inšpekcijskem pregledu.

4. Člani osebja, ki opravljajo inšpekcijski pregled, selektivno in sorazmerno zberejo kakršne koli listinske dokaze. Vsi listinski dokazi se ustrezno zavarujejo.

5. Razgovori in informacije, pridobljene med inšpekcijskim pregledom, ter izvedeni postopek se zapišejo v zapisnik, ki se pošlje instituciji, da lahko predloži pripombe. Če pripombe niso predložene v predpisanem roku, se zapisnik šteje za potrjenega. Priloži se mu seznam dokazov, zbranih med inšpekcijskim pregledom.

6. ENVP v poročilu o inšpekcijskem pregledu predstavi ugotovitve inšpekcijskega pregleda. Poročilo vključuje vse ukrepe, ki jih mora izvesti institucija, pri kateri je bil opravljen inšpekcijski pregled, in katerih izvajanje bo ENVP spremljal.

1. ENVP izvaja obiske, da bi višje vodstvo institucije pritegnil k spodbujanju skladnosti z Uredbo.

2. Odločitev o obisku načeloma temelji na nezavezanosti ravnanju v skladu z Uredbo, pomanjkanju komunikacije ali izboljšanju ozaveščenosti.

3. Kadar je ustrezno, se obisk zaključi z dogovorom o časovnem programu („načrtu“), s katerim se vodstvo institucije zaveže, da bo v predpisanem roku upoštevalo posebne obveznosti iz Uredbe. ENVP spremlja izvajanje dogovorjenega časovnega programa.

1. V skladu s členom 46(e) Uredbe ENVP spremlja razvoj informacijske in komunikacijske tehnologije. Pri izvajanju te naloge si prizadeva opredeliti nastajajoče trende z morebitnim vplivom na varstvo podatkov, vzpostaviti stike z zainteresiranimi stranmi, izboljšati ozaveščenost o morebitnih vidikih varstva podatkov in svetovati o tem, kako vprašanja varstva podatkov vključiti v zadevne projekte, spodbujati načeli vgrajene zasebnosti in privzete zasebnosti ter po potrebi prilagoditi nadzorne metodologije tehnološkemu razvoju.

2. ENVP prispeva k okvirnim programom Unije, tako da sodeluje v svetovalnih odborih na področju raziskav, pomaga Komisiji pri postopku ocenjevanja predlogov ali katerih koli drugih sredstev, kadar je to ustrezno.

3. ENVP se lahko odloči, da bo prispeval k posameznim dejavnostim raziskav, tehnološkega razvoja in predstavitev, ki se financirajo iz EU, tako da na zahtevo ali lastno pobudo sprejme mnenje o dejavnosti.

V skladu s členom 47(1)(h) Uredbe lahko ENVP pod pogoji, določenimi v Pogodbi, zadevo predloži Sodišču Evropske unije. Po potrebi uporabi navedeno pooblastilo, kadar institucija ne ravna v skladu z Uredbo in če se ne odzove učinkovito na nadaljnji ukrep uveljavljanja, ki ga ENVP sprejme na podlagi člena 47 Uredbe.

V skladu s členom 32(3) Uredbe se tožbe zoper odločitve ENVP vložijo pri Sodišču Evropske unije.

1. V skladu s členom 47(1)(i) Uredbe lahko ENVP intervenira v tožbah, vloženih pri Sodišču Evropske unije.

2. ENVP vloži predlog za intervencijo v postopku, če je zadeva splošnega pomena za varstvo podatkov ali če je bil ENVP pri izvajanju nadzornih nalog neposredno vpleten v dejstva zadeve.

3. Druga elementa, ki lahko vplivata na odločitev o vložitvi predloga za intervencijo, sta, ali je vprašanje varstva podatkov bistven del zadeve in ali lahko intervencija ENVP pomeni dodano vrednost za postopek.

4. Razen če obstajajo dobri razlogi zoper intervencijo, ENVP vloži predlog za intervencijo, če ga k temu formalno pozove Sodišče.

1. ENVP sodeluje z uradnimi osebami za varstvo podatkov na dvostranski podlagi in tudi tako, da sodeluje na sestankih, ki jih organizira mreža uradnih oseb za varstvo podatkov.

2. ENVP uradnim osebam za varstvo podatkov zagotavlja podporo in smernice, kadar je to potrebno za izvajanje njihovih nalog.

V skladu s členom 24(5) Uredbe ENVP vodi register imenovanj uradnih oseb za varstvo podatkov, o katerih je bil uradno obveščen. Register vključuje zlasti informacije o trajanju mandata vsake uradne osebe za varstvo podatkov.

1. V skladu s členom 46(f)(i) Uredbe ENVP sodeluje z nacionalnimi organi za varstvo podatkov in drugimi nadzornimi organi v obsegu, potrebnem za izvajanje njihovih zadevnih dolžnosti.

1. V skladu s členom 46(g) Uredbe ENVP sodeluje pri dejavnostih delovne skupine, ustanovljene s členom 29 Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (4).

2. ENVP dejavno prispeva k razpravam in pripravi osnutkov dokumentov, ki jih objavi delovna skupina in katerih namen je zagotoviti skupno razlago zakonodaje o varstvu podatkov in Evropski komisiji zagotoviti strokovne nasvete. V takih primerih ENVP v ospredje postavi vidik Unije, kadar je to ustrezno.

3. ENVP redno sodeluje na plenarnih sestankih delovne skupine in sestankih njene podskupine.

4. ENVP spodbuja redne razprave, po možnosti vsaj enkrat letno, s predsednikom delovne skupine o njunih prednostnih nalogah, da bi tako v praksi dosegla dobro sodelovanje.

1. ENVP sodeluje z nacionalnimi nadzornimi organi pri usklajenem nadzoru nad obsežnimi informacijskimi sistemi, kot je določeno v pravu Unije.

2. ENVP organizira usklajevalne sestanke in zagotovi sekretariat usklajevalnih skupin.

3. ENVP sodeluje s posameznimi nacionalnimi nadzornimi organi v obsegu, ki je potreben glede na njihove prednostne naloge, da bi zagotovil usklajen nadzor nad nacionalnimi in osrednjimi deli obsežnih informacijskih sistemov.

1. ENVP sodeluje na letni pomladni konferenci evropskih komisarjev za varstvo podatkov, na letni mednarodni konferenci komisarjev za varstvo podatkov in zasebnost ter v mednarodni delovni skupini za varstvo podatkov in telekomunikacije.

3. ENVP organizira redne delavnice s predstavniki mednarodnih organizacij za izmenjavo najboljših praks in razvoj kulture varstva podatkov v navedenih organizacijah.

4. ENVP spodbuja sodelovanje in dialog na mednarodni ravni z drugimi zainteresiranimi stranmi iz tretjih držav.

1. V skladu s členom 45 Uredbe so nadzornik in člani osebja med svojim mandatom in po njem dolžni varovati poklicno tajnost v zvezi z vsemi zaupnimi informacijami, s katerimi so se seznanili pri izvajanju svojih uradnih dolžnosti.

2. ENVP imenuje enega ali več članov osebja s posebno odgovornostjo za varnostna vprašanja, ki se nanašajo na različna področja dejavnosti. Odgovorni so zlasti za varnostna vprašanja, povezana z osebjem, fizično varnost in varnost informacijske tehnologije. Kadar tako imenovani člani osebja menijo, da je to nujno zaradi preprečitve tveganj za varnost ENVP, poročajo neposredno direktorju.

Ustanovi se usmerjevalni odbor za informacijsko tehnologijo, ki svetuje upravnemu odboru o posledicah informacijske tehnologije za varnost in notranji razvoj ENVP.

ENVP vzpostavi ustrezne mehanizme za zagotovitev ustreznega upravljanja kakovosti, kot so standardi notranjega nadzora, letno poročilo o dejavnostih in upravljanje tveganja.

ENVP v skladu s členom 24 Uredbe imenuje uradno osebo za varstvo podatkov, ki poroča neposredno direktorju.

1. ENVP ozavešča o varstvu podatkov ter obvešča posameznike o obstoju in vsebini njihovih pravic. Za to uporablja različna komunikacijska orodja (npr. spletno stran, glasilo, družbene medije in dogodke za ozaveščanje), se povezuje z zainteresiranimi stranmi (npr. študijski obiski urada ENVP, odgovori na prošnje za informacije) ter sodeluje na javnih dogodkih, sestankih in konferencah.

2. ENVP obvešča medije o glavnih dogodkih, povezanih z varstvom podatkov, ter pomembnih mnenjih ali publikacijah s sporočili za javnost, intervjuji in tiskovnimi konferencami.

1. Vodi se natančna in verodostojna evidenca vseh dejavnosti ENVP, ki zagotavlja zanesljiv in pravno preverljiv vir dokazov o odločitvah in ukrepih.

2. Dokumenti, povezani s posameznimi dejavnostmi, so združeni v spise. Spisi so logično dostopni po vrsti dejavnosti v načrtu razvrščanja spisov, ki ga določi ENVP.

3. Obdobje hranjenja različnih vrst spisov je določeno v skladu z načrtom hrambe, ki ga določi ENVP. Po poteku obdobja hrambe se spisi ocenijo in arhivirajo v skladu s politiko arhiviranja, ki jo sprejme ENVP.

1. Načeloma se na spletni strani ENVP objavijo vsi ključni dokumenti politike, tematske smernice, zakonodajna mnenja, formalne pripombe, procesno gradivo za obravnave na Sodišču in mnenja o predhodnem preverjanju.

2. Mnenja po upravnem posvetovanju se na spletni strani ENVP objavijo, če imajo širši pomen, vsebujejo novo razlago ali uporabo prava ali se nanašajo na vpliv novih tehnologij na pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Javnost ima dostop do dokumentov ENVP v skladu z načeli, določenimi v Uredbi Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (5).

1. Verodostojnost odločitev se potrdi s podpisom nadzornika na različici v izvirnem jeziku.

1. Postopek, ki ga opravi ENVP, poteka v enem od jezikov, navedenih v členu 55(1) Pogodbe o Evropski uniji. V primeru pritožbe je to jezik, v katerem je napisana.

2. Poročila, mnenja, listine in drugi dokumenti, ki so namenjeni tudi objavi na spletni strani ENVP, so sestavljeni vsaj v angleščini, francoščini in nemščini.

1. Člani osebja ENVP se zaposlijo v skladu s Kadrovskimi predpisi in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije.

2. Da bi se okrepilo sodelovanje z nacionalnimi organi, zlasti nacionalnimi organi za varstvo podatkov, se pri ENVP uvede program za napotitev osebja.

3. Uvede se program pripravništva, s katerim se svežim univerzitetnim diplomantom omogoči, da pridobijo praktične izkušnje v zvezi z delom ENVP in Unije na splošno.

4. Za pokrivanje začasnih potreb se lahko najame začasno osebje ali druga zunanja pomoč.

1. Z odborom uslužbencev, ki zastopa osebje ENVP, se pravočasno opravi posvetovanje o osnutkih sklepov, ki se nanašajo na izvajanje Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije, posvetovanje z njim pa se lahko opravi tudi v zvezi s katerim koli drugim vprašanjem v splošnem interesu osebja. Odbor uslužbencev je obveščen o katerem koli vprašanju, povezanem z izvajanjem njegovih nalog. Mnenje izda v 15 dneh po posvetovanju.

2. Odbor uslužbencev prispeva k dobremu delovanju ENVP, tako da daje predloge o organizacijskih zadevah in delovnih pogojih.

3. Odbor uslužbencev je sestavljen iz treh članov in treh namestnikov, ki jih generalna skupščina izvoli za dve leti.

1. Direktor kot vodja sekretariata zastopa ENVP na različnih medinstitucionalnih forumih, to zastopanje pa lahko prenese na uradnike, pristojne za človeške vire, proračun in upravo.

2. Glede na velikost ENVP v primerjavi z drugimi institucijami ter zaradi dobrega upravljanja in proračunske varčnosti si ENVP dejavno prizadeva za sporazume o sodelovanju, memorandume o soglasju in dogovore o ravni storitev z drugimi institucijami.

Ta poslovnik začne veljati dan po njegovem podpisu in se objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 17. decembra 2012

Peter HUSTINX

Evropski nadzornik za varstvo podatkov