DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1268/2012

z dne 29. oktobra 2012

o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

Ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (1), zlasti členov 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 in 209 Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

PRVI DEL

SKUPNE DOLOČBE

NASLOV I

VSEBINA

Člen 1

Vsebina

Ta uredba določa pravila uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba).

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVJE 1

Načeli enotnosti in točnosti proračuna

Člen 2

Obračunavanje obresti iz predhodnega financiranja

(člen 8(4) finančne uredbe)

Če je treba plačati obresti v proračun, se v sporazumu, sklenjenem s subjekti ali osebami iz točk (ii) do (viii) člena 58(1)(c) finančne uredbe, določi, da se predhodno financiranje izplača na bančne račune ali podračune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev in povezanih obresti. V nasprotnem primeru morajo računovodski postopki prejemnikov ali posrednikov omogočati prepoznavanje sredstev, ki jih je izplačala Unija, in obresti ali drugih koristi iz teh sredstev.

Določbe te uredbe glede obresti iz predhodnega financiranja ne posegajo v vknjižbo predhodnega financiranja na strani sredstev v računovodskih izkazih, kakor je določeno v računovodskih pravilih iz člena 143 finančne uredbe.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 3

Odobritve za tekoče proračunsko leto

(člen 11(3) finančne uredbe)

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, odobrene za tekoče proračunsko leto, sestavljajo:

Člen 4

Razveljavitev in prenos odobritev

(člen 13(2) finančne uredbe)

1.   Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva v zvezi s projekti gradenj iz člena 13(2)(a) finančne uredbe se lahko prenesejo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v tekočem proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca v naslednjem letu oziroma – za projekte gradenj – do 31. decembra v naslednjem letu.

2.   Pripravljalne faze iz člena 13(2)(a) finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:

3.   Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(a) finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu ali – za zneske, povezane s projekti gradnje – do 31. decembra v naslednjem letu, se avtomatsko razveljavijo.

Komisija obvesti Evropski parlament in Svet o odobritvah, ki so bile tako razveljavljene, v enem mesecu po razveljavitvi v skladu s prvim pododstavkom.

4.   Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(b) finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra v naslednjem proračunskem letu.

5.   Računovodstvo omogoča prepoznavanje odobritev, ki so prenesene v skladu z odstavki 1 do 4.

POGLAVJE 3

Načelo obračunske enote

Člen 5

Devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, odgovorni odredbodajalec izvede preračun po dnevnem tečaju eura, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije.

Kadar preračun med eurom in drugimi valutami izvedejo izvajalci ali upravičenci, se uporabi posebna ureditev za preračun, ki se določi v pogodbah o izvedbi javnega naročila, sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sporazumih o financiranju.

2.   Za preprečitev znatnega vpliva preračunov valut na raven sofinanciranja Unije ali škodljivega vpliva preračunov valut na proračun Unije se v posebni ureditvi za preračun iz odstavka 1 navede, če je primerno, devizni tečaj med eurom in drugimi valutami, ki se izračuna z uporabo povprečja dnevnih deviznih tečajev v določenem obdobju.

3.   Če dnevni tečaj eura v Uradnem listu Evropske unije za zadevno valuto ni objavljen, odgovorni odredbodajalec uporabi računovodski tečaj iz odstavka 4.

4.   Za namene računovodstva iz členov 151 do 156 finančne uredbe in ob upoštevanju člena 240 te uredbe se preračun med eurom in drugo valuto izvede na podlagi mesečnega računovodskega tečaja eura. Ta računovodski devizni tečaj določi računovodja Komisije iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi deviznega tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa devizni tečaj.

5.   Rezultati preračunov valut iz odstavka 4 tega člena se prikažejo v ločeni postavki v računovodskih izkazih zadevne institucije.

Prvi pododstavek tega odstavka smiselno velja za organe iz člena 208 finančne uredbe.

Člen 6

Devizni tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor ali iz posebnih pogodb o izvedbi javnega naročila, sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev ter sporazumov o financiranju, se za devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami, če preračun izvede odgovorni odredbodajalec, uporabi tečaj na dan, na katerega služba za odobravanje pripravi nalog za plačilo ali nalog za izterjavo.

2.   Za transakcije na računu izločenih sredstev v eurih se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.

3.   Za obračun sredstev na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 19 finančne uredbe se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja devizni tečaj, ki velja v mesecu odhodkov z zadevnega računa izločenih sredstev.

4.   Za povračilo pavšalnih odhodkov ali odhodkov, ki izhajajo iz kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi), za katero je določena zgornja meja in ki se izplačuje v drugih valutah in ne v eurih, je tečaj, ki se uporablja, tisti, ki velja ob nastanku upravičenosti.

POGLAVJE 4

Načelo univerzalnosti

Člen 7

Struktura namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih odobritev

(člen 21 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v člena 9 in 10 struktura, v katero se uvrščajo namenski prejemki v proračunu, obsega:

V primeru iz točke (a) prvega pododstavka se vpiše zaznamek pro memoria, znesek ocenjenega prejemka pa se navede samo kot informacija v pripombah.

2.   Ko institucija prejme prejemek, se odobritve v višini namenskih prejemkov avtomatsko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve plačil, razen v naslednjih primerih:

V primeru iz točke (b) prvega pododstavka se odobritve za prevzem obveznosti lahko dajo na voljo po tem, ko država članica podpiše sporazum o finančnem prispevku.

Člen 8

Prispevki držav članic za raziskovalne programe

(člen 21(2)(a) finančne uredbe)

1.   Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 (8) se plačajo tako:

2.   Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.

3.   Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v 30 dneh po vpoklicu sredstev.

4.   Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.

Člen 9

Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav Efte v določenih programih Unije

(člen 21(2)(e) finančne uredbe)

1.   Struktura proračuna, za vključitev sodelovanja držav članic Evropskega združenja za prosto trgovino (v nadaljnjem besedilu: države Efte) v določenih programih Unije je taka:

Za namene točke (a) prvega pododstavka se ocenjeni znesek navede v pripombah k proračunu.

Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža strukturo, ki omogoča vključitev odobritev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje odhodkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.

2.   Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (v nadaljnjem besedilu: Sporazum EGP) so zneski letnega prispevka držav Efte, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor Evropskega gospodarskega prostora v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi k Sporazumu EGP, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.

3.   Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatne odobritve na proračunskih postavkah, ki vključujejo sodelovanje držav Efte, države Efte pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja „sorazmernostnega faktorja“ iz člena 82 Sporazuma EGP, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za predhodno financiranje deleža držav Efte. Kadar se zagotovijo take dodatne odobritve, Komisija čim prej vpokliče ustrezne prispevke iz držav Efte. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti Evropski parlament in Svet.

Predhodno financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto obračuna čim prej.

4.   V skladu s členom 21(2)(e) finančne uredbe finančni prispevki držav Efte predstavljajo zunanje namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih odobritev.

V poročilu iz člena 150(2) finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in odhodkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav Efte.

Člen 10

Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj

(člen 21(2)(c) finančne uredbe)

Struktura proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 (9) je taka:

Odobritve iz točke (b) prvega pododstavka, se izvršujejo v skladu s členom 20 finančne uredbe.

Člen 11

Obremenitve zaradi donacij, ki jih prejme Unija

(člen 22 finančne uredbe)

Komisija za namene odobritve Evropskega parlamenta in Sveta iz člena 22(2) finančne uredbe oceni in primerno pojasni finančne obremenitve, vključno z nadaljnjimi stroški, povezanimi z donacijami, ki jih prejme Unija.

Člen 12

Konti za vračljive davke

(člen 23(3) finančne uredbe)

Vsi davki, ki jih plača Unija v skladu s členom 23(2) in (3)(a) finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.

POGLAVJE 5

Načelo specifikacije

Člen 13

Pravila za izračun deležev prerazporeditev za institucije razen Komisije

(člen 25 finančne uredbe)

1.   Deleži iz člena 25 finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2.   Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko zadevna institucija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 14

Pravila za izračun deležev prerazporeditev Komisije

(člen 26 finančne uredbe)

1.   Deleži iz člena 26(1) finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2.   Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere ali na katero se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko Komisija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 15

Upravni odhodki

(člen 26 finančne uredbe)

Odhodki iz točke (b) prvega pododstavka člena 26(1) finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 44(3) finančne uredbe.

Člen 16

Razlog za zahtevek za prerazporeditev odobritev

(člena 25 in 26 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev in vsem informacijam za Evropski parlament in Svet v zvezi s prerazporejanjem po členih 25 in 26 finančne uredbe se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.

Člen 17

Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za nujno pomoč

(člen 29 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz člena 29 finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:

POGLAVJE 6

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 18

Ocenjevanje

(člen 30 finančne uredbe)

1.   Za vse predloge za programe ali dejavnosti, ki povzročajo proračunske odhodke, se izvede predhodna ocena, ki obravnava:

2.   Predlog določa ureditve za spremljanje, poročanje in ocenjevanje, ob tehtnem upoštevanju odgovornosti vseh ravni vlade, ki bodo sodelovale pri izvajanju predlaganega programa ali dejavnosti.

3.   Za vse programe ali dejavnosti, vključno s pilotnimi projekti in pripravljalnimi ukrepi, pri katerih zbrana sredstva presegajo 5 000 000 EUR, se izvede vmesna in/ali naknadna ocena z vidika dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:

Točki (a) in (b) prvega pododstavka se ne uporabljata za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru tistih dejavnosti, pri katerih se zahteva lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.

4.   Ocene iz odstavkov 1 in 3 so sorazmerne z zbranimi sredstvi ter učinkom zadevnega programa in dejavnosti.

Člen 19

Ocena finančnih posledic

(člen 31 finančne uredbe)

Ocena finančnih posledic vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Unije. Ocena finančnih posledic vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi dejavnostmi Unije in vseh možnosti sinergije.

V primeru večletnih dejavnosti ocena finančnih posledic vsebuje načrt letnih potreb v smislu odobritev in delovnih mest, vključno za zunanje sodelavce, ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.

POGLAVJE 7

Načelo preglednosti

Člen 20

Začasna objava proračuna

(člen 34 finančne uredbe)

Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropske unije se končni podrobni zneski proračuna na pobudo Komisije objavijo v vseh jezikih čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.

Člen 21

Objava informacij o vrednosti in prejemnikih sredstev Unije

(člen 35 finančne uredbe)

1.   Informacije o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru neposrednega upravljanja, se objavijo na internetni strani institucij Unije najpozneje do 30. junija leta po proračunskem letu, v katerem so bila sredstva dodeljena.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na drug ustrezen način.

2.   Objavijo se naslednje informacije, razen če v tej uredbi in predpisih za posamezni sektor ni navedeno drugače, pri tem pa se upoštevajo merila iz člena 35(3) finančne uredbe:

Za namene točke (b) izraz „lokacija“ pomeni:

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo dve leti po koncu proračunskega leta, v katerem so bila sredstva dodeljena. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

3.   Informacije iz odstavka 2 se objavijo samo za nagrade, podeljene na podlagi natečajev, nepovratna sredstva, dodeljena na podlagi postopkov za dodelitev nepovratnih sredstev, in pogodbe, oddane na podlagi postopkov za oddajo javnih naročil. Informacije se ne objavijo za:

4.   Objava se opusti, če takšno razkritje ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot jih varuje Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom prejemnikov.

Člen 22

Povezava na objavo informacij o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru posrednega upravljanja

(člen 35 finančne uredbe)

Kadar se upravljanje sredstev Unije prenese na organe in službe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, se v sporazumih o prenosu pooblastil zahteva, da ti pooblaščeni organi in službe informacije iz člena 21(2) in (3) ob upoštevanju standardne predloge objavijo na svojih spletnih straneh.

Internetna stran institucij Unije vsebuje vsaj naslov spletne strani, na kateri so informacije, če te niso objavljene neposredno na za to namenjeni internetni strani institucij Unije.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na kakršen koli drug ustrezen način.

Za objave iz prvega odstavka tega člena se uporablja člen 21(2) do (4).

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Člen 23

Finančno načrtovanje

(člen 38 finančne uredbe)

Finančno načrtovanje iz člena 38 finančne uredbe je strukturirano po kategoriji odhodkov, področju politike in proračunski postavki. Celotno finančno načrtovanje zajema vse kategorije odhodkov razen kmetijstva, kohezijske politike in uprave, za katere se navedejo le povzetki podatkov.

Člen 24

Predlogi za spremembo proračuna

(člen 41(1) finančne uredbe)

Predlogom za spremembo proračuna se priloži izjava o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.

Člen 25

Proračunska nomenklatura

(člen 44 finančne uredbe)

Proračunska nomenklatura je skladna z načeli specifikacije, preglednosti in dobrega finančnega poslovodenja. Zagotavlja jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek, hkrati pa lajša prepoznavanje glavnih ciljev, kot izhajajo iz ustreznih pravnih podlag, kar omogoča izbiro političnih prednostnih nalog ter učinkovito in smotrno izvrševanje.

Člen 26

Dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun

(člen 49(1)(a)(v) finančne uredbe)

Za namene določitve proračuna se dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:

Člen 27

Pripombe k proračunu

(člen 49(1)(a)(vi) finančne uredbe)

Pripombe k proračunu vključujejo:

Člen 28

Kadrovski načrt

(člen 49(1)(c)(i) finančne uredbe)

Zaposleni v Agenciji za oskrbo so v kadrovskem načrtu Komisije prikazani ločeno.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 29

Informacije o prenosu osebnih podatkov za namene revizije

(člen 53 finančne uredbe)

Potencialni upravičenci, kandidati, ponudniki in udeleženci se v vseh razpisih v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnimi naročili ali nagradami, ki se izvajajo v okviru neposrednega upravljanja, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (10) obvestijo, da se lahko za namene zaščite finančnih interesov Unije njihovi osebni podatki prenašajo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču, komisiji za finančne nepravilnosti ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (v nadaljnjem besedilu: urad OLAF) ter med odredbodajalci Komisije in izvajalskimi agencijami.

Člen 30

Pripravljalni ukrepi na področju skupne zunanje in varnostne politike

(člen 54(2)(c) finančne uredbe)

Financiranje ukrepov, s katerimi se je strinjal Svet, za pripravo operacij Unije za krizno upravljanje v skladu z naslovom V Pogodbe o Evropski uniji krije dodatne stroške, ki so neposredno potrebni za posebne misije ali ekipe na terenu z osebjem iz institucij Unije, vključno z zavarovanjem za visoko stopnjo tveganja, potnimi in nastanitvenimi stroški ter dnevnicami.

Člen 31

Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb

(člen 54(2)(d) finančne uredbe)

1.   Členi Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

2.   Členi Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu: pogodba Euratom), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

3.   Pri pripravi predloga proračuna se lahko k seznamoma iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.

Člen 32

Dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov, in postopek

(člen 57 finančne uredbe)

1.   Dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov v smislu člena 57(2) finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik, brez poseganja v njihovo opredelitev kot nezakonite dejavnosti iz člena 141:

Druga dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov, so dejanja, ki lahko vplivajo na nepristransko in objektivno opravljanje dolžnosti osebe, kot so med drugim sodelovanje v komisiji za ocenjevane v postopkih za oddajo javnih naročilih ali dodelitev nepovratnih sredstev, če bi ta oseba lahko neposredno ali posredno imela finančne koristi od izida teh postopkov.

2.   Če je vložnik, kandidat ali ponudnik zaposleni, za katerega veljajo kadrovski predpisi, se domneva, da obstaja navzkrižje interesov, razen če nadrejeni vnaprej odobri njegovo udeležbo v postopku.

3.   Kadar pride do navzkrižja interesov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ustrezne ukrepe, da bi se bilo mogoče izogniti neupravičenemu vplivu zadevne osebe na zadevni postopek.

POGLAVJE 2

Načini izvrševanja

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 33

Način upravljanja

(člen 58 finančne uredbe)

Računovodski sistem Komisije opredeli način upravljanja in v okviru vsakega načina upravljanja vrsto subjekta ali osebe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna.

Kar zadeva neposredno upravljanje Komisije v skladu s členom 58(1)(a) finančne uredbe računovodski sistem razlikuje upravljanje s strani:

Oddelek 2

Neposredno upravljanje

Člen 34

Neposredno upravljanje

(člen 58(1)(a) finančne uredbe)

Kadar Komisija izvršuje proračun neposredno v svojih službah, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 64 do 75 finančne uredbe v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.

Člen 35

Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije

(člen 58(1)(a) in člen 62 finančne uredbe)

1.   Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil za izvrševanje odobritev v zvezi s programom Unije, katerega upravljanje jim je poverjeno.

2.   Listina Komisije o prenosu pooblastil vsebuje vsaj določbe iz točk (a) do (d) in (h) člena 40. Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.

Člen 36

Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil

(člen 63 finančne uredbe)

Če Komisija poveri naloge zasebnim subjektom iz člena 63(2) finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela in poglavja III naslova IV drugega dela finančne uredbe.

Oddelek 3

Deljeno upravljanje z državami članicami

Člen 37

Posebne določbe za deljeno upravljanje z državami članicami – ukrepi za spodbujanje najboljših praks

(člen 59 finančne uredbe)

Komisija pripravi register organov, odgovornih za dejavnosti upravljanja, certificiranja in revizije v okviru predpisov za posamezni sektor.

Komisija lahko v namene spodbujanja najboljših praks pri izvajanju strukturnih skladov, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja, Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada in Evropskega sklada za ribištvo pripravi metodološki priročnik, v katerem določi lastno strategijo kontrole in s tem povezani pristop, vključno s kontrolnimi seznami ter primeri najboljših praks, in ga v informativne namene da na voljo organom, odgovornim za dejavnosti upravljanja in kontrole. Kadar koli se to izkaže za potrebno, se priročnik posodobi.

Oddelek 4

Posredno upravljanje

Člen 38

Enakovrednost sistemov, pravil in postopkov pri posrednem upravljanju

(člen 60 finančne uredbe)

1.   Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za oddajo javnih naročil enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

Nacionalna zakonodaja držav članic ali tretjih držav, s katero je prenesena Direktiva 2004/18/ES, šteje za enakovredno pravilom, ki jih uporabljajo institucije v skladu s finančno uredbo.

2.   Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za dodelitev nepovratnih sredstev enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

3.   Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranje kontrole, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, ki naj bi se jim poverile naloge izvrševanja proračuna v imenu Komisije, zagotavljajo enakovredno raven zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotavljajo doseganje ciljev upravljanja, če so skladni z načeli iz člena 32 finančne uredbe.

Člen 39

Predhodno preverjanje pravil in postopkov subjektov in oseb v okviru posrednega upravljanja

(člen 61(1) finančne uredbe)

Za namene predhodnega preverjanja v skladu s členom 61(1) finančne uredbe se odgovorni odredbodajalec lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki gaje opravil drug odredbodajalec, če so sklepne ugotovitve ustrezne za posebna tveganja nalog, ki naj bi se poverile, zlasti glede njihove narave in zadevnih zneskov.

Odgovorni odredbodajalec se lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki so ga opravili drugi donatorji, če je bilo to preverjanje opravljeno v skladu s pogoji, ki so enakovredni pogojem za posredno upravljanje iz člena 60 finančne uredbe.

Člen 40

Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil za opravljanje nalog izvrševanja proračuna na subjekte in osebe

(člen 61(3) finančne uredbe)

Sporazumi o prenosu pooblastil vključujejo podrobne ureditve, ki zagotavljajo zaščito finančnih interesov Unije in preglednost opravljenih postopkov. Vključujejo najmanj naslednje:

Člen 41

Izjava o upravljanju in izjava o skladnosti

(člen 60(5) finančne uredbe)

V primeru ukrepov, ki se zaključijo pred koncem zadevnega proračunskega leta, lahko končno poročilo pooblaščenega subjekta ali osebe za ta ukrep nadomesti izjavo o upravljanju iz člena 60(5)(b) finančne uredbe, če se predloži pred 15. februarjem leta, ki sledi zadevnemu proračunskemu letu.

Kadar mednarodne organizacije in tretje države izvajajo ukrepe, ki niso večletni in so omejeni na 18 mesecev, se lahko v končno poročilo vključi izjava o skladnosti iz člena 60(5) finančne uredbe.

Člen 42

Postopki pregleda in potrditve obračunov ter izključitve odhodkov, ki niso bili izvršeni v skladu s pravili, ki se uporabljajo v okviru posrednega upravljanja, iz financiranja s sredstvi Unije

(člen 60(6)(b) in (c) finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo predpisi za posamezni sektor, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavljajo:

Za namene točke (d) prvega pododstavka Komisija izterja zapadle zneske po možnosti s pobotom iz člena 87.

2.   Kadar se naloge izvrševanja proračuna poverijo subjektu, ki izvaja ukrep z več donatorji, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavlja preverjanje, da je subjekt za zadevni ukrep porabil znesek, enak tistemu, ki ga je za ta ukrep plačala Komisija, ter da so odhodki nastali v skladu z obveznostmi iz sporazuma, ki ga je podpisal subjekt.

V tej uredbi ukrep z več donatorji pomeni vse ukrepe, kadar so sredstva Unije združena s sredstvi vsaj še enega donatorja.

Člen 43

Posebne določbe o posrednem upravljanju z mednarodnimi organizacijami

(člen 58(1)(c)(ii) in člen 188 finančne uredbe)

1.   Mednarodne organizacije iz točke (ii) člena 58(1)(c) finančne uredbe so:

2.   Kadar Komisija izvršuje proračun v okviru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami, se uporabljajo sporazumi o preverjanju, sklenjeni z njimi.

Člen 44

Imenovanje subjektov javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve

(člen 58(1)(c)(v) in (vi) finančne uredbe)

1.   Za subjekte javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.

2.   V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da zadevna država članica ali država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali država imenuje organ ali subjekt v skladu s temeljnim aktom.

V vseh drugih primerih Komisija imenuje takšne organe ali subjekte v dogovoru z zadevnimi državami članicami ali državami.

POGLAVJE 3

Finančni udeleženci

Oddelek 1

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Člen 45

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

(člen 64 finančne uredbe)

1.   Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih dolžnosti, in pripravi akt, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.

2.   Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja akt, ki ga pripravi Komisija.

Oddelek 2

odredbodajalec

Člen 46

Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci, ki so jim bile v okviru njegove pristojnosti dodeljene določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za uslužbence, ki pomagajo odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Vodjem delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci Komisije.

Člen 47

Notranje določbe o prenosu pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

V skladu s finančno uredbo in s to uredbo vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi takšne ukrepe za upravljanje odobritev, za kakršne meni, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega oddelka proračuna.

Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, veljajo notranja pravila, ki jih pripravi Komisija.

Člen 48

Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci

(člen 66(2) finančne uredbe)

Odredbodajalec vzpostavi sisteme na papirju ali elektronske sisteme za hranjenje izvirnikov dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja proračuna ali ukrepov za izvrševanje proračuna. Ti sistemi določajo:

Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določeno v točki (d) prvega odstavka, tj. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 49

Predhodne in naknadne kontrole

(člen 66(5) in (6) finančne uredbe)

1.   Začetek dejavnosti pomeni vse postopke, ki jih običajno izvajajo uslužbenci iz člena 46 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.

2.   Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.

3.   S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.

Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.

Namen predhodnih kontrol je preveriti:

Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.

4.   Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.

S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz odstavka 3.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ukrepe za rešitev teh težav.

Analiza tveganja iz člena 66(6) finančne uredbe se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.

V primeru večletnih programov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.

Člen 50

Kodeks strokovnega ravnanja

(člen 66(7) in člen 73(5) finančne uredbe)

1.   Zaposleni, ki jih imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izberejo na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

2.   Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja določa:

3.   Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja kodeks strokovnega ravnanja Komisije iz odstavka 2 tega člena.

4.   Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, ter ki te informacije redno dopolnjujejo.

Člen 51

Neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil

(člen 66(8) finančne uredbe)

Za neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil iz člena 66(8) finančne uredbe šteje, če odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.

Člen 52

Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za opravljanje dolžnosti računovodje.

Odredbodajalec redno in vsaj pred pripravo zaključnega računa obvesti računovodjo o ustreznih finančnih podatkih o fiduciarnem računu, da se omogoči prikaz uporabe sredstev Unije v zaključnem računu Unije.

Člen 53

Poročila o postopkih s pogajanji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih po postopkih s pogajanji iz točk (a) do (g) člena 134(1), točk (a) do (d) člena 135(1) ter členov 266, 268 in 270 te uredbe. Če se delež pogodb, sklenjenih po postopkih s pogajanji, glede na število javnih naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

Oddelek 3

Računovodja

Člen 54

Imenovanje računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije.

Institucija računovodjo izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali enakovrednimi strokovnimi izkušnjami.

2.   Dve ali več institucij ali organov lahko za računovodjo imenuje isto osebo.

V tem primeru sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.

Člen 55

Razrešitev računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1.   V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi bruto bilanca.

2.   Računovodja, ki je razrešen, ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe novemu računovodji predloži bruto bilanco, ki ji priloži poročilo o prevzemu nalog.

Novi računovodja v enem mesecu od datuma predložitve pisno potrdi, da sprejema bruto bilanco, lahko pa izrazi pridržke.

Poročilo o prevzemu nalog vsebuje tudi rezultat bruto bilance in morebitne pridržke.

3.   Vsaka institucija ali organ iz člena 208 finančne uredbe v dveh tednih obvesti Evropski parlament, Svet in računovodjo Komisije o imenovanju ali razrešitvi svojega računovodje.

Člen 56

Preverjanje računovodskega sistema in sistema za vodenje evidence premoženja

(člen 68 finančne uredbe)

Odgovorni odredbodajalec uradno obvesti računovodjo o vseh dogodkih ali pomembnih spremembah sistema za finančno poslovodenje, sistema za vodenje evidence premoženja ali sistema za vrednotenje sredstev in obveznosti, če zagotavlja podatke za računovodstvo institucije ali se ti uporabijo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, zato da računovodja lahko preveri skladnost z merili potrjevanja.

Računovodja lahko kadar koli ponovno preveri že potrjeni sistem za finančno poslovodenje. Kadar sistem za finančno poslovodenje, ki ga je vzpostavil odgovorni odredbodajalec, ni ali ni več potrjen s strani računovodje, odgovorni odredbodajalec oblikuje akcijski načrt, zato da se pravočasno odpravijo pomanjkljivosti, zaradi katerih sistem ni bil potrjen.

Odgovorni odredbodajalec je odgovoren za popolnost informacij, posredovanih računovodji.

Člen 57

Vodenje zakladništva

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.

2.   Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnih tokov.

3.   Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.

Člen 58

Vodenje bančnih računov

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Za potrebe vodenja zakladništva lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko računovodja odpre račune tudi v valuti, ki ni euro.

2.   Računovodja je odgovoren za zaprtje računov iz odstavka 1 ali za zagotovitev, da so taki računi zaprti.

3.   Računovodja s finančnimi institucijami določi pogoje vodenja računov iz odstavka 1 v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.

4.   Računovodja vsaj na vsakih pet let ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so v skladu z odstavkom 1 lahko odprti računi.

Kadar pogoji lokalnih bank to omogočajo, se za bančne račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, redno opravljajo primerjalne analize pogojev pri različnih bankah. Taka analiza se izvede vsaj na vsakih pet let na pobudo imetnika računa izločenih sredstev, ki nato računovodji predloži utemeljen predlog za izbiro banke za obdobje, ki ni daljše od petih let.

5.   Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah v skladu z odstavkom 1.

Za račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, imetnik računa prevzame to odgovornost v skladu z veljavno zakonodajo države, v kateri opravlja svoj mandat.

6.   Računovodja Komisije obvesti računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe o pogojih vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah. Računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe uskladijo pogoje vodenja računov, ki jih odprejo, s temi pogoji.

Člen 59

Pooblastilo za podpisovanje

(člen 68 finančne uredbe)

Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov, določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančnih poslov podpisati eden ali več ustrezno pooblaščenih zaposlenih. Ustrezno navodilo na papirju podpišeta vsaj dva ustrezno pooblaščena zaposlena ali računovodja osebno.

Za namene prvega odstavka računovodja vsake institucije sporoči vsem finančnim institucijam, pri katerih je zadevna institucija odprla račune, imena pooblaščenih zaposlenih in njihove vzorce podpisov.

Člen 60

Vodenje stanj na računih

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih iz člena 58 ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 57(2) in v vsakem primeru:

2.   Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.

Člen 61

Prenosi in preračuni

(člen 68 finančne uredbe)

Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja preračune valut.

Člen 62

Način plačila

(člen 68 finančne uredbe)

Plačila se izvršujejo z bančnim nakazilom, s čekom ali – z računa izločenih sredstev – s plačilno kartico v skladu s členom 67(4).

Člen 63

Dokumenti pravnega subjekta

(člen 68 finančne uredbe)

1.   Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko institucija v skupen dokument vnese podatke o bančnem računu prejemnika plačila in podatke, ki potrjujejo njegovo identiteto, ali kakršno koli spremembo navedenih podatkov.

Vsak takšen vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila in njegovih pravnih podatkov v navedeni dokument ali spremembe navedenih podatkov se izvede na podlagi ustreznih dokazil, katerih obliko določi računovodja.

2.   Za namen plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v navedeni dokument.

Odredbodajalci obvestijo računovodjo o vseh spremembah podatkov o bančnem računu in pravnih podatkov, ki jim jih je sporočil prejemnik plačila, ter pred izvršitvijo plačila preverijo, da so navedeni podatki veljavni.

V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v dokument o prejemniku plačil. V takih primerih odredbodajalec stori vse, kar je v njegovi moči, da zagotovi čimprejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.

Člen 64

Dokazila, ki jih hrani računovodja

(člen 68 finančne uredbe)

Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 141 finančne uredbe se hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.

Člen 65

Osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov

(člen 69 finančne uredbe)

Vsaka institucija določi pogoje, pod katerimi so zaposleni, ki jih določi in pooblasti za vodenje računov v lokalnih enotah iz člena 72, pooblaščeni za sporočanje imen in vzorcev podpisov lokalnim finančnim institucijam.

Oddelek 4

Skrbnik računa izločenih sredstev

Člen 66

Pogoji za uporabo računov izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki zaradi majhnih zneskov materialno nemogoče ali neučinkovito, se lahko za plačila takih odhodkov vzpostavijo računi izločenih sredstev.

2.   Skrbnik računa izločenih sredstev lahko na podlagi podrobnega okvira, določenega v navodilih odgovornega odredbodajalca, začasno potrjuje in plačuje odhodke. Ta navodila podrobno določajo pravila in pogoje, ki veljajo za začasno potrditev in plačila, in, kadar je primerno, pogoje za sklenitev pravnih obveznosti v smislu člena 97(1)(e).

3.   Račun izločenih sredstev se vzpostavi in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.

Tudi za spremembo pogojev vodenja računa izločenih sredstev je potreben sklep računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.

4.   V delegacijah Unije se računi izločenih sredstev vzpostavijo za plačilo odhodkov oddelka proračuna za Komisijo in oddelka proračuna za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) ter zagotavljajo popolno sledljivost odhodkov.

Člen 67

Pogoji za oblikovanje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Sklep o vzpostavitvi računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev vodenja računa izločenih sredstev določata zlasti:

2.   V predlogih za sklepe o vzpostavitvi računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:

Najvišji znesek, ki ga lahko za posamezno odhodkovno postavko izplača skrbnik računa izločenih sredstev, kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki materialno nemogoče ali neučinkovito, ne presega 60 000 EUR.

3.   Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:

4.   Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 89 finančne uredbe, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, vključno s plačilnimi karticami, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.

5.   Plačilom sledi sprejetje sklepov o formalni dokončni potrditvi in/ali nalogov za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.

Člen 68

Izbira skrbnika računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere med uradniki ali, če je potrebno in samo v ustrezno utemeljenih primerih, med drugimi zaposlenimi. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

Člen 69

Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Računovodja izvršuje plačila za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenos nalog podpisnika ter kontrol na kraju samem in v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja zagotavlja sredstva na računu izločenih sredstev. Izločena sredstva se plačajo na bančni račun, ki se odpre za izločena sredstva.

Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki od:

Izločena sredstva se obračunajo na podlagi odhodkov ali raznih prihodkov ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o vzpostavitvi računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami finančne uredbe. Odredbodajalec odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.

2.   Skrbnik računa izločenih sredstev lahko prenaša sredstva med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isti račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.

Člen 70

Preverjanja, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja

(člen 70 finančne uredbe)

1.   Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega računa so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbnik računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij, ki se pripravi vsaj enkrat na mesec, naslednji mesec skupaj z dokazili odgovornemu odredbodajalcu, ki obračuna transakcije na računu izločenih sredstev.

2.   Računovodja izvaja preverjanja, ki se morajo praviloma izvajati na kraju samem in brez predhodne napovedi ter s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, da so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da taka preverjanja izvaja zaposleni v njegovi službi ali službi za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh preverjanj odgovornemu odredbodajalcu.

Člen 71

Postopek za oddajo javnih naročil

(člen 70 finančne uredbe)

Plačila stroškov z računa izločenih sredstev se lahko v mejah iz člena 137(3) izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Člen 72

Oblikovanje računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Za plačila določenih kategorij odhodkov se v skladu s členom 70 finančne uredbe vzpostavi eden ali več računov izločenih sredstev v vsaki lokalni enoti zunaj Unije. Lokalna enota je na primer delegacija, urad ali podružnica Unije v tretji državi.

Sklep o vzpostavitvi takega računa izločenih sredstev vsebuje pogoje za vodenje takega računa v skladu s členom 70 finančne uredbe ter glede na posebne potrebe vsake lokalne enote.

Člen 73

Skrbniki računa izločenih sredstev in osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov v delegacijah Unije

(člen 70 finančne uredbe)

V izjemnih okoliščinah in za namene neprekinjenega dela lahko dolžnosti skrbnika računa izločenih sredstev pri ESZD v delegacijah Unije izvajajo zaposleni na Komisiji. Pod enakimi pogoji se lahko zaposleni v ESZD imenujejo kot skrbniki računov izločenih sredstev za Komisijo v delegacijah Unije.

V delegacijah Unije se za imenovane osebe, ki jih računovodja pooblasti za izvajanje bančnih poslov, uporabljajo pravila in pogoji iz prvega odstavka.

POGLAVJE 4

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 74

Organi, odgovorni za boj proti goljufijam

(člen 66(8) in člen 72(2) finančne uredbe)

Organi in telesa iz člena 66(8) in člena 72(2) finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani v kadrovskih predpisih in sklepih institucij Unije o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in kakršnega koli drugega nezakonitega ravnanja, ki škoduje interesom Unije.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil in nadaljnjega prenosa pooblastil

Člen 75

Finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

Brez poseganja v pristojnosti urada OLAF je v zvezi s kršitvami katere koli določbe finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja, zaradi dejanja ali opustitve dejanja zaposlenega pristojna komisija za finančne nepravilnosti iz člena 29 (v nadaljnjem besedilu: komisija).

Člen 76

Komisija za finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

1.   Organ za imenovanje predloži primere finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe komisiji, ki da mnenje v skladu z drugim pododstavkom člena 73(6) finančne uredbe.

Če delujejo vodje delegacij Unije kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, se lahko odgovorni odredbodajalec za mnenje o primerih finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe obrne neposredno na komisijo.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil lahko komisiji predloži zadevo, če meni, da se je zgodila finančna nepravilnost. Komisija pripravi mnenje, v katerem oceni, ali so se zgodile nepravilnosti v smislu člena 75, kako resne so bile in kakšne so lahko njihove posledice. Kadar analiza komisije pokaže, da zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost urada OLAF, spis nemudoma vrne organu za imenovanje in takoj obvesti urad OLAF.

Kadar komisijo o zadevi obvesti neposredno zaposleni v skladu s členom 66(8) finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje in o tem ustrezno obvesti zaposlenega. Organ za imenovanje lahko komisijo zaprosi za mnenje o zadevi.

2.   Institucija ali, v primeru skupne komisije, sodelujoče institucije glede na svojo notranjo organiziranost določijo način delovanja komisije in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjega udeleženca z zahtevano usposobljenostjo in izkušnjami.

Člen 77

Potrditev navodil

(člen 73(3) finančne uredbe)

1.   Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel pooblastila. Če se navodilo pisno potrdi, potrditev pa je prejeta pravočasno ter je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja. Navodilu sledi, razen če ni očitno nezakonito ali pomeni kršitev veljavnih varnostnih standardov.

2.   Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih, kadar odredbodajalec med izvajanjem zavezujočega navodila ugotovi, da bi zaradi okoliščin zadeve lahko nastala nepravilnost.

Vsa navodila, potrjena na način, opisan v členu 73(3) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil evidentira in jih tudi navede v letnem poročilu o dejavnostih.

POGLAVJE 5

Prihodki

Oddelek 1

Lastna sredstva

Člen 78

Pravila, ki se uporabljajo za lastna sredstva

(člen 76 finančne uredbe)

Odredbodajalec pripravi terminski načrt, ki prikazuje, kdaj bodo lastna sredstva, opredeljena v Sklepu o sistemu virov lastnih sredstev Unije, dana na voljo Komisiji.

Lastna sredstva se določijo in izterjajo v skladu s pravili, ki se sprejmejo na podlagi sklepa iz prvega odstavka.

Oddelek 2

Ocena terjatev

Člen 79

Ocena terjatev

(člen 77 finančne uredbe)

1.   Ocene terjatev vsebujejo vrsto prihodka in proračunsko postavko, na katero naj bi se knjižile, in po možnosti podatke o dolžniku ter ocenjeni znesek terjatve.

Pri pripravi ocene terjatev odgovorni odredbodajalec preveri predvsem, da:

2.   Ob upoštevanju člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe ter člena 7(2) te uredbe ocena terjatev ne pomeni, da so odobritve za prevzem obveznosti na voljo. V primerih iz člena 21 finančne uredbe se lahko odobritve dajo na voljo šele, ko Unija dejansko izterja dolgovane zneske.

Oddelek 3

Ugotovitev terjatev

Člen 80

Postopek

(člen 78 finančne uredbe)

1.   Ko odgovorni odredbodajalec ugotovi terjatev, to pomeni priznanje pravice Unije do dolžnika in ugotovitev upravičenosti do zahteve, da dolžnik dolg plača.

2.   Nalog za izterjavo je postopek, s katerim odgovorni odredbodajalec da navodilo računovodji, da izterja ugotovljeni znesek terjatve.

3.   Z opominom dolžniku se dolžnik obvesti o naslednjem:

Odredbodajalec opomin natisne in ga pošlje dolžniku. Računovodja se o posredovanju obvesti prek finančnega informacijskega sistema.

Člen 81

Ugotovitev terjatev

(člen 78 finančne uredbe)

Da se terjatev lahko ugotovi, odgovorni odredbodajalec zagotovi:

Člen 82

Dokazila za ugotovitev terjatev

(člen 78 finančne uredbe)

1.   Ugotovitev terjatve temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost Unije.

2.   Pred ugotovitvijo terjatve odgovorni odredbodajalec osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.

3.   Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.

Člen 83

Zamudne obresti

(člen 78 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, se za vsako terjatev, ki ni poplačana v roku iz člena 80(3)(b), zaračunajo obresti v skladu z odstavkoma 2 in 3 tega člena.

2.   Obrestna mera za terjatve, ki niso poplačane v roku iz člena 80(3)(b), je obrestna mera, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja, objavljena v seriji C Uradnega lista Evropske unije, in ki velja na prvi koledarski dan meseca, v katerem terjatev zapade v plačilo, povečana za:

3.   Obresti se zaračunavajo od koledarskega dne po roku iz člena 80(3)(b), določenem v opominu, do koledarskega dne, ko je dolg v celoti poplačan.

Nalog za izterjavo za znesek zamudnih obresti se izda, kadar se te obresti dejansko prejmejo.

4.   V primeru glob, kadar dolžnik predloži finančno jamstvo, ki ga računovodja sprejme namesto plačila, je obrestna mera, ki se uporablja od roka iz člena 80(3)(b), obrestna mera iz odstavka 2 tega člena, ki velja na prvi dan meseca, v katerem je bil sprejet sklep o naložitvi globe, povečana za samo eno odstotno točko in pol.

Oddelek 4

Odobritev izterjave

Člen 84

Izdaja naloga za izterjavo

(člen 79 finančne uredbe)

1.   V nalogu za izterjavo se navedejo:

2.   Nalog za izterjavo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.

3.   Računovodja vsake institucije pripravlja seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti Unije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Ta seznam pošlje računovodji Komisije.

Računovodja Komisije pripravi prečiščen seznam in dolgovane zneske razvrsti po institucijah in datumu izdaje nalogov za izterjavo. Seznam se priloži poročilu Komisije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.

4.   Kadar je dolžniku vračilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega vračila v enem letu od njenega izreka, Komisija za večjo zaščito finančnih interesov Unije pripravi seznam upravičenosti Unije z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju varstva osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo po tem, ko je bil znesek dolga v celoti povrnjen. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

Sklep o vključitvi dolžnika na seznam upravičenosti Unije se sprejme ob upoštevanju načela sorazmernosti, predvsem pa se pri tem upošteva višina zneska.

Člen 85

Izvršljiv sklep v imenu drugih institucij

(člen 79(2) finančne uredbe)

1.   Izjemne okoliščine iz člena 79(2) finančne uredbe so izpolnjene, ko so zadevne institucije izčrpale možnost prostovoljnega plačila in izterjave dolga s pobotom iz člena 80(1) finančne uredbe, dolg pa je precejšen.

2.   V primeru iz odstavka 1 lahko zadevne institucije, razen institucij iz člena 299 PDEU, zahtevajo od Komisije, da sprejme izvršljiv sklep.

3.   Izvršljiv sklep v vsakem primeru določa, da se zahtevani zneski vključijo v oddelek proračuna za zadevno institucijo, ki deluje kot odredbodajalec. Prihodki se vključijo kot splošni prihodki, razen kadar spadajo med navedene primere namenskih prejemkov iz člena 21(3) finančne uredbe.

4.   Institucija, ki zahteva sprejetje izvršljivega sklepa, Komisijo seznani z vsemi dogodki, ki bi lahko vplivali na izterjavo, hkrati pa intervenira v podporo Komisiji v primeru pritožbe na izvršljivi sklep.

5.   Komisija in zadevna institucija se dogovorita o praktičnih načinih za izvajanje tega člena.

Oddelek 5

Izterjava

Člen 86

Formalnosti pri izterjavi

(člen 80 finančne uredbe)

1.   Ob izterjavi računovodja terjatev zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.

2.   Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji ali skrbniku računa izločenih sredstev izda potrdilo o plačilu.

3.   Delno vračilo s strani dolžnika, ki zadeva več nalogov za izterjavo, se najprej knjiži na najstarejšo terjatev, razen če dolžnik ne določi drugače.

Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti.

Člen 87

Izterjava s pobotom

(člen 80 finančne uredbe)

1.   Kadar ima dolžnik terjatev do Unije, ki je nedvoumna, kot je določeno v točki (a) člena 81, v fiksnem znesku in zapadla, ter se nanaša na vsoto v višini naloga za plačilo, računovodja po izteku roka iz člena 80(3)(b) izterja ugotovljene terjatve s pobotom.

V izjemnih okoliščinah računovodja izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker računovodja lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Uniji, izgubljen.

Računovodja prav tako izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), ko se s tem strinja dolžnik.

2.   Pred vsako izterjavo v skladu z odstavkom 1 se računovodja posvetuje z odgovornim odredbodajalcem in obvesti zadevne dolžnike.

Če je dolžnik nacionalni organ ali eden od njegovih upravnih organov, računovodja o svojem namenu izterjave s pobotom obvesti tudi zadevno državo članico, in sicer najmanj 10 delovnih dni vnaprej. Vendar lahko računovodja v dogovoru z zadevno državo članico ali zadevnim upravnim organom izvrši izterjavo s pobotom pred iztekom roka.

3.   Pobot iz odstavka 1 ima isti učinek kot plačilo ter razreši Unijo zneska dolga in, če je primerno, dolgovanih obresti.

Člen 88

Postopek izterjave, če dolžnik dolga ne plača prostovoljno

(člena 79 in 80 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v člen 87, če do roka iz člena 80(3)(b) in določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, vključno, kadar je to primerno, z unovčenjem jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej.

2.   Brez poseganja v člen 87, kadar ni mogoče uporabiti načina izterjave iz odstavka 1 tega člena in dolžnik ne plača dolga na podlagi formalnega opomina, ki mu ga je poslal računovodja, računovodja izvrši sklep o izterjavi, izdan bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Člen 89

Podaljšanje plačilnega roka

(člen 80 finančne uredbe)

Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:

Jamstvo iz točke (b) prvega odstavka se lahko nadomesti s solidarnim poroštvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja institucije sprejme.

V izjemnih okoliščinah lahko računovodja na prošnjo dolžnika odstopi od zahteve po predložitvi jamstva iz točke (b) prvega odstavka, kadar je dolžnik po oceni računovodje pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva in ima težave.

Člen 90

Izterjava glob ali drugih kazni

(člena 80 in 83 finančne uredbe)

1.   Ko se vloži tožba na sodišče Evropske unije proti sklepu Komisije o naložitvi globe ali drugih kazni v skladu s PDEU ali Pogodbo Euratom in dokler niso bila izčrpana vsa pravna sredstva, dolžnik ali začasno plača zadevne zneske na bančni račun, ki ga določi računovodja, ali predloži finančno jamstvo, ki je sprejemljivo za računovodjo. Jamstvo je neodvisno od obveznosti plačila globe ali denarne kazni ali drugih kazni in je plačljivo na prvi poziv. Pokriva zahtevek v višini glavnice in zapadlih obresti, kot je določeno v členu 83(4).

2.   Komisija zavaruje začasno plačane zneske tako, da jih naloži v finančna sredstva in na ta način zagotovi varnost in likvidnost denarnih sredstev, hkrati pa si prizadeva tudi za pozitiven donos.

3.   Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa potrjena, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:

Kadar je znesek globe ali denarne kazni Sodišče povečalo, se točki (a) in (b) prvega pododstavka uporabljata do zneskov iz sklepa Komisije, računovodja pa pobere znesek povečanja, ki se vpiše v proračun.

4.   Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa umaknjena ali zmanjšana, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:

Člen 91

Odpoved izterjavi ugotovljene terjatve

(člen 80 finančne uredbe)

1.   Odgovorni odredbodajalec se lahko odpove izterjavi celotne ali dela ugotovljene terjatve samo v naslednjih primerih:

2.   V primeru iz odstavka 1(c) odgovorni odredbodajalec ukrepa v skladu z vnaprej določenimi postopki v posamezni instituciji in uporablja naslednji merili, ki sta obvezni in se uporabljata v vseh primerih:

Glede na okoliščine zadeve lahko odgovorni odredbodajalec upošteva tudi naslednji dodatni merili:

3.   Odločitev o odpovedi izterjavi iz člena 80(2) finančne uredbe se obrazloži in v njej se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena. Odgovorni odredbodajalec se odpove izterjavi v skladu s členom 84.

4.   Institucija ne sme prenesti pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljene terjatve v nobenem izmed naslednjih primerov:

Za terjatve pod mejnima vrednostma iz prvega pododstavka vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljenega dolga.

5.   Vsaka institucija vsako leto pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu poročilo o odpovedih izterjavam iz odstavkov 1 do 4 tega člena za zneske v višini 100 000 EUR ali več. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

Člen 92

Razveljavitev ugotovljene terjatve

(člen 80 finančne uredbe)

1.   V primeru napake odgovorni odredbodajalec v celoti ali delno razveljavi ugotovljeno terjatev v skladu s členoma 82 in 84 ter navede ustrezne razloge.

2.   Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za razveljavitev ugotovljene terjatve.

Člen 93

Pravila za zastaralne roke

(člen 81 finančne uredbe)

1.   Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb začne teči po izteku roka, ki se je dolžniku sporočil v opominu, kot je določeno v členu 80(3)(b).

Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije začne teči na dan, na katerega je treba izplačati upravičenost tretje osebe v skladu z ustrezno pravno obveznostjo.

2.   Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb se prekine s kakršnim koli aktom institucije ali države članice v imenu institucije, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem se obvesti tretja oseba.

Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije se prekine s kakršnim koli aktom, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem Unijo obvestijo upniki ali osebe, ki delujejo v njihovem imenu.

3.   Dan po prekinitvah iz odstavka 2 začne teči nov zastaralni rok petih let.

4.   Vsak sodni postopek, povezan s terjatvijo iz odstavka 1, vključno s postopki, predloženimi sodišču, ki pozneje izjavi, da nima pristojnosti, prekine zastaralni rok. Novi zastaralni rok petih let ne začne teči, dokler ni izdana pravnomočna sodba ali dokler ni zunajsodne poravnave med istimi strankami o istem postopku.

5.   Če računovodja dolžniku v skladu s členom 89 odobri upniku podaljšanje plačilnega roka, se to šteje kot prekinitev zastaralnega roka. Nov zastaralni rok petih let začne teči na dan po izteku podaljšanega plačilnega roka.

6.   Upravičenosti se ne izterjajo po izteku zastaralnega roka, kot je določen v odstavkih 1 do 5.

POGLAVJE 6

Odhodki

Člen 94

Sklep o financiranju

(člen 84 finančne uredbe)

1.   Sklep o financiranju določi bistvene sestavine ukrepa, ki zahteva odhodke v breme proračuna.

2.   Sklep o financiranju določa zlasti naslednje:

3.   Če program dela iz člena 128 finančne uredbe za nepovratna sredstva, financirana z odobritvami, odobrenimi za zadevno proračunsko leto, vsebuje informacije iz odstavka 2(a) tega člena, sklep, s katerim je bil ta program sprejet, šteje kot sklep o financiranju teh nepovratnih sredstev.

V zvezi z javnimi naročili, skrbniškimi skladi, nagradami in finančnimi instrumenti, če je izvrševanje ustreznih odobritev, odobrenih za zadevno proračunsko leto, zagotovljeno s programom dela, ki vsebuje informacije iz odstavka 2(b), (c), (d) in (e) tega člena, sklep, s katerim je bil sprejet ta program dela, prav tako šteje kot sklep o financiranju zadevnih javnih naročil, skrbniških skladov, nagrad in finančnih instrumentov.

Če program dela takšnih informacij ne vsebuje za enega ali več ukrepov, ga je treba ustrezno spremeniti ali pa je treba za te ukrepe sprejeti poseben sklep o financiranju.

4.   Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe temeljnega akta za vsako večjo spremembo v že sprejetem sklepu o financiranju velja isti postopek kot za prvotni sklep.

Oddelek 1

Prevzem obveznosti za odhodke

Člen 95

Celotne in začasne obveznosti

(člen 85 finančne uredbe)

1.   Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo sporazumov o financiranju, ki sami predvidevajo poznejšo sklenitev ene ali več pravnih obveznosti, bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti.

Sporazumi o financiranju na področju neposredne finančne pomoči tretjim državam, vključno s proračunsko podporo, ki pomenijo pravno obveznost, so lahko podlaga za plačilo brez sklenitve drugih pravnih obveznosti.

2.   Začasne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil, bodisi v primerih odhodkov za zaposlene ali odhodkov za komuniciranje, ki jih imajo institucije za obveščanje javnosti o dogodkih Unije, neposredno s plačili.

Člen 96

Prevzem celotne obveznosti

(člen 85 finančne uredbe)

1.   Celotna obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.

Celotna obveznost se prevzame najpozneje pred sprejetjem sklepa o izbiri prejemnikov in, kadar je za izvrševanje zadevnih odobritev potrebno sprejetje programa dela v smislu člena 188, po tem, ko je tak program sprejet.

2.   Kadar se celotna obveznost izvršuje s sklenitvijo sporazuma o financiranju, se drugi pododstavek odstavka 1 ne uporablja.

Člen 97

En podpisnik

(člen 85 finančne uredbe)

1.   Izjema od pravila, da mora biti podpisnik za proračunsko obveznost in za ustrezno pravno obveznost isti, je mogoča samo v naslednjih primerih:

2.   Če je odgovorni odredbodajalec, ki je podpisal proračunsko obveznost, odsoten in bo odsoten v obdobju, ki je daljše od roka za sklenitev pravne obveznosti, to pravno obveznost sklene oseba, ki je imenovana za njegovo nadomeščanje v skladu s pravili o nadomeščanju, ki jih sprejme vsaka institucija, pod pogojem, da ima ta oseba status odredbodajalca v skladu s členom 65(3) finančne uredbe.

Člen 98

Upravni odhodki, ki se pokrivajo z začasnimi obveznostmi

(člen 85 finančne uredbe)

Med postavke, ki se štejejo za rutinske upravne odhodke in ki lahko zahtevajo začasen prevzem obveznosti, spadajo:

Člen 99

Evidentiranje posameznih pravnih obveznosti

(člen 86 finančne uredbe)

V primeru celotne proračunske obveznosti, ki ji sledi ena ali več posameznih pravnih obveznosti, odgovorni odredbodajalec zneske teh zaporednih posameznih pravnih obveznosti evidentira v centralni računovodski evidenci.

Evidentiranje v računovodski evidenci vsebuje sklicevanje na celotno obveznost, na podlagi katere se knjižijo posamezne obveznosti.

Odgovorni odredbodajalec evidentira zneske v računovodski evidenci, preden podpiše ustrezne posamezne pravne obveznosti, razen v primerih iz četrtega pododstavka člena 86(4) finančne uredbe.

Odgovorni odredbodajalec v vseh primerih preveri, da skupni znesek ne preseže zneska celotne obveznosti, ki jih pokriva.

Oddelek 2

Potrditev odhodkov

Člen 100

Potrjevanje in zaznamek „odobreno za plačilo“

(člen 88 finančne uredbe)

1.   Potrditev odhodkov temelji na dokazilih v smislu člena 110, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedeni gradnji ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo, vključno s ponavljajočimi se plačili naročnin ali tečajev usposabljanja.

2.   Odgovorni odredbodajalec pred sprejetjem odločitve o potrditvi odhodkov osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.

3.   Odločitev o potrditvi se izrazi tako, da odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil s formalnim sklepom in na svojo odgovornost v skladu s členom 65(5) finančne uredbe, podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“. Takšni sklepi o pooblastilu se hranijo za morebitne potrebe v prihodnje.

Člen 101

Zaznamek „potrjujem pravilnost“ pri predhodnem financiranju

(člen 88 finančne uredbe)

Za plačila predhodnega financiranja odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ potrdi, da so izpolnjeni pogoji iz pravne obveznosti za plačilo predhodnega financiranja.

Člen 102

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri pogodbah o izvedbi javnega naročila za vmesna plačila in plačila razlike

(člen 88 finančne uredbe)

Za vmesna plačila in plačila razlike po pogodbah o izvedbi javnega naročila zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:

Zaznamek „potrjujem pravilnost“ iz točke (b) prvega odstavka potrjuje, da so bile storitve, predvidene v pogodbi, pravilno opravljene ali da je bilo blago, predvideno v pogodbi, pravilno dobavljeno ali da so bile gradnje, predvidene v pogodbi, pravilno izvedene. Za blago in gradnje uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen, pripravi začasno potrdilo o prevzemu in na koncu garancijske dobe, določene v pogodbi, končno potrdilo o prevzemu. Ti dve potrdili štejeta kot zaznamek „potrjujem pravilnost“.

Za ponavljajoča se plačila naročnin ali tečajev usposabljanja zaznamek „potrjujem pravilnost“ potrjuje, da je upravičenost upnika skladna z zadevnimi dokumenti, ki utemeljujejo plačilo.

Člen 103

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri nepovratnih sredstvih za vmesna plačila in plačila razlike

(člen 88 finančne uredbe)

Za vmesna plačila in plačila razlike pri nepovratnih sredstvih zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:

Uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom iz točke (b) prvega odstavka potrdi, da je ukrep ali program dela, ki ga izvaja upravičenec, v vseh vidikih v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev, vključno s tem, kadar je to ustrezno, da so stroški, ki jih je prijavil upravičenec, utemeljeni.

Člen 104

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri odhodkih za zaposlene

(člen 88 finančne uredbe)

Za plačila odhodkov za zaposlene zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje, da obstajajo naslednja dokazila:

V obračunu stroškov službenega potovanja iz točke (d)(ii) prvega odstavka so navedeni kraj službenega potovanja, datumi in ure odhoda in prihoda v kraj službenega potovanja, stroški prevoza, dnevnice in drugi stroški, primerno odobreni na osnovi predloženih dokazil.

Člen 105

Materialna oblika zaznamka „odobreno za plačilo“

(člen 88 finančne uredbe)

V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 100. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko elektronsko zaščitene potrditve odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.

Člen 106

Materialna oblika zaznamka „potrjujem pravilnost“

(člen 88 finančne uredbe)

V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 101. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko elektronsko zaščitene potrditve strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.

Oddelek 3

Odobritev plačil

Člen 107

Preverjanja plačil, ki jih izvede odredbodajalec

(člen 89 finančne uredbe)

Pri pripravi naloga za plačilo odgovorni odredbodajalec zagotovi:

Člen 108

Obvezni podatki na nalogu za plačilo in predložitev računovodji

(člen 89 finančne uredbe)

1.   V nalogu za plačilo se navedejo:

2.   Nalog za izplačilo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.

Oddelek 4

Plačilo odhodkov

Člen 109

Vrste plačil

(člen 90 finančne uredbe)

1.   Predhodno financiranje zagotavlja likvidnostna sredstva. Lahko se razdeli na več plačil v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2.   Vmesno plačilo, ki se lahko ponovi, je lahko namenjeno za kritje odhodkov zaradi izvajanja sporazuma ali sklepa ali za plačilo storitev, blaga ali gradenj, končanih in/ali dostavljenih v vmesnih fazah izvajanja naročila. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna predhodno financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta.

3.   Zaključevanje odhodkov ima obliko plačila razlike, ki ga ni mogoče ponoviti in s katerim se obračunajo vsa predhodna plačila, ali obliko naloga za izterjavo.

Člen 110

Dokazila

(člen 90 finančne uredbe)

1.   Predhodno financiranje se plača na podlagi pogodbe, sklepa, sporazuma ali temeljnega akta ali na podlagi dokazil, ki omogočajo, da se preveri, ali se upoštevajo pogoji iz zadevne pogodbe, sklepa ali sporazuma, in sicer tudi takrat, ko je razdeljeno na več plačil. Če je datum plačila za predhodno financiranje določen v navedenih instrumentih, plačilo dolgovanega zneska ni odvisno od nadaljnjih zahtev.

2.   Vmesna plačila in plačila razlike temeljijo na dokazilih, ki omogočajo, da se preveri, ali se financirani ukrep izvaja v skladu s temeljnim aktom ali sklepom ali v skladu s pogoji iz pogodbe ali sporazuma.

3.   Odgovorni odredbodajalec v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja določi vrsto dokazil iz tega člena v skladu s temeljnim aktom, sklepi, pogodbami in sporazumi. Vmesna in končna poročila o tehničnem in finančnem izvajanju štejejo za dokazila za namene odstavka 2.

4.   Odgovorni odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.

Oddelek 5

Roki za izvrševanje odhodkov

Člen 111

Roki za plačila in zamudne obresti

(člen 92 finančne uredbe)

1.   Rok za izvršitev plačil vključuje potrjevanje, odobravanje in plačilo odhodkov.

Teči začne od dne prejema zahtevka za plačilo.

Služba, ki jo je pooblastil odgovorni odredbodajalec, zahtevek za plačilo čim prej evidentira in šteje se, da je bil zahtevek za plačilo prejet na datum evidentiranja.

Za datum plačila šteje datum, na katerega je bremenjen račun institucije.

2.   Zahtevek za plačilo vključuje naslednje bistvene elemente:

Če manjka eden ali več bistvenih elementov, se zahtevek za plačilo zavrne.

Upnik se o zavrnitvi in razlogih zanjo čim prej pisno obvesti, najpozneje pa v 30 koledarskih dneh od datuma, ko je bil prejet zahtevek za plačilo.

3.   V primeru začasne prekinitve iz člena 92(2) finančne uredbe začne preostali čas za plačilo ponovno teči od dne prejema zahtevanih informacij ali popravljene dokumentacije ali po tem, ko je opravljeno potrebno naknadno preverjanje, vključno s pregledi na kraju samem.

4.   Po izteku rokov iz člena 92(1) finančne uredbe je upnik upravičen do obresti v skladu z naslednjima pogojema:

Kadar so izračunane obresti v skladu s prvim pododstavkom enake ali manjše od 200 EUR, se plačajo upniku samo na zahtevo, predloženo v dveh mesecih po prejemu zapoznelega plačila.

5.   Vsaka institucija Evropskemu parlamentu in Svetu predloži poročilo o upoštevanju rokov in o prekinitvi rokov iz člena 92 finančne uredbe. Poročilo Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

POGLAVJE 7

Informacijski sistemi

Člen 112

Opis informacijskih sistemov

(člen 93 finančne uredbe)

Kadar se v procesu izvrševanja proračuna uporabljajo računalniški sistemi in podsistemi, je potreben popoln opis zadnjega stanja vsakega sistema ali podsistema.

Vsak opis vsebuje vsebino vseh podatkovnih polj in opis, kako sistem obravnava vsako posamezno operacijo. Opis podrobno prikazuje, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo.

Člen 113

Redno izdelovanje varnostnih kopij

(člen 93 finančne uredbe)

Podatki v računalniških sistemih in podsistemih se redno shranjujejo na varnostne kopije in hranijo na varnem mestu.

POGLAVJE 8

Notranji revizor

Člen 114

Imenovanje notranjega revizorja

(člen 98 finančne uredbe)

1.   Vsaka institucija imenuje svojega notranjega revizorja v skladu z ureditvijo, ki jo prilagodi svojim posebnostim in potrebam. Institucija o imenovanju notranjega revizorja obvesti Evropski parlament in Svet.

2.   Vsaka institucija v skladu s svojimi posebnostmi in potrebami določi obseg nalog notranjega revizorja ter podrobno določi cilje in postopke za izvajanje notranjerevizijske funkcije, pri čemer ustrezno upošteva mednarodne standarde notranjega revidiranja.

3.   Institucija lahko na podlagi svojih posebnih pristojnosti za notranjega revizorja imenuje uradnika ali drugega uslužbenca, za katerega veljajo kadrovski predpisi in ki je državljan države članice.

4.   Če dve ali več institucij imenuje istega notranjega revizorja, se dogovorita oz. dogovorijo o potrebni ureditvi, da revizor odgovarja za svoja dejanja v skladu s členom 119.

5.   Ko notranji revizor preneha opravljati svoje dolžnosti, institucija o tem obvesti Evropski parlament in Svet.

Člen 115

Sredstva notranjega revizorja

(člen 99 finančne uredbe)

Institucija zagotovi notranjemu revizorju potrebna sredstva, da lahko ta ustrezno izvaja svojo revizijsko funkcijo, in listino o delu notranjega revizorja, ki podrobno določa njegove naloge, dolžnosti in obveznosti.

Člen 116

Program dela

(člen 99 finančne uredbe)

1.   Notranji revizor sprejme svoj program dela in ga predloži instituciji.

2.   Institucija lahko zaprosi notranjega revizorja, da izvaja tudi revizije, ki niso vključene v program dela iz odstavka 1.

Člen 117

Poročila notranjega revizorja

(člen 99 finančne uredbe)

1.   Notranji revizor instituciji predloži letno notranjerevizijsko poročilo iz člena 99(3) finančne uredbe, v katerem navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, glavna priporočila, ki jih je dal, ter ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil.

V tem letnem poročilu navede tudi kakršne koli sistemske težave, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 73(6) finančne uredbe.

2.   Vsaka institucija prouči, ali so priporočila, dana v poročilih njenega notranjega revizorja, primerna za izmenjavo najboljših praks z drugimi institucijami.

3.   Notranji revizor se pri pripravi poročila osredotoči zlasti na splošno spoštovanje načela dobrega finančnega poslovodenja in zagotovi, da se sprejmejo ustrezni ukrepi za stalno izboljševanje in krepitev njegove uporabe.

Člen 118

Neodvisnost

(člen 100 finančne uredbe)

Notranji revizor je pri izvajanju svojih revizijskih nalog popolnoma neodvisen. Ne smejo se mu dajati navodila niti se ne sme na kakršen koli način omejevati pri izvajanju funkcij, ki so mu na podlagi njegovega imenovanja dodeljene v skladu s finančno uredbo.

Člen 119

Odgovornost notranjega revizorja

(člen 100 finančne uredbe)

Sama institucija lahko v skladu s postopkom iz tega člena ukrepa tako, da njen notranji revizor kot uradnik ali drug uslužbenec, za katerega veljajo kadrovski predpisi, odgovarja za svoja dejanja.

Institucija sprejme utemeljen sklep za začetek preiskave. Ta sklep se pošlje zadevni osebi. Institucija lahko na svojo neposredno odgovornost za izvajanje preiskave zadolži enega ali več uradnikov iz razreda, ki je enak ali višji od razreda zadevnega zaposlenega. Med preiskavo ima zadevna oseba pravico izraziti svoja stališča.

Poročilo o preiskavi se pošlje zadevni osebi, ki jo nato institucija zasliši o predmetu tega poročila.

Na podlagi poročila in zaslišanja institucija sprejme obrazložen sklep, s katero konča postopek, ali pa obrazložen sklep v skladu s členoma 22 in 86 kadrovskih predpisov ter Priloge IX h kadrovskim predpisom. Sklepi, s katerimi se izrečejo disciplinski ukrepi ali denarne kazni, se uradno pošljejo zadevni osebi ter v vednost drugim institucijam Računskemu sodišču.

V zvezi s takšnimi sklepi lahko zadevna oseba v skladu z določbami kadrovskih predpisov začne postopek pred Sodiščem Evropske unije.

Člen 120

Postopek pred Sodiščem Evropske unije

(člen 100 finančne uredbe)

Brez poseganja v pravna sredstva, ki jih predvidevajo kadrovski predpisi, lahko notranji revizor neposredno začne postopek pred Sodiščem Evropske unije glede vsakega dejanja, ki se nanaša na opravljanje njegovih dolžnosti notranjega revizorja. Takšen postopek je treba začeti v treh mesecih od datuma uradnega obvestila o zadevnem dejanju.

Preiskave in zaslišanja v takšnih postopkih se izvedejo v skladu s členom 91(5) kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije.

NASLOV V

JAVNA NAROČILA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Oddelek 1

Področje uporabe in načela za oddajo javnih naročil

Člen 121

Opredelitev pojmov in področje uporabe

(člen 101 finančne uredbe)

1.   Pogodbe o nepremičninah zajemajo nakup, dolgoročni zakup, užitek, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za zemljišča, že zgrajene zgradbe ali druge nepremičnine.

2.   Naročila blaga zajemajo nakup, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za blago. Naročilo, ki zajema dobavo proizvodov ter vključujejo namestitvena in inštalacijska dela, se šteje kot naročilo blaga.

3.   Naročila gradenj zajemajo bodisi izvedbo bodisi izvedbo in projektiranje gradenj ali gradnje, povezanih z eno izmed dejavnosti iz Priloge I k Direktivi 2004/18/ES, ali izvedba neke gradnje s katerimi koli sredstvi, ki ustreza zahtevam naročnika. „Gradnja“ pomeni zaključeno visoko ali nizko gradnjo kot celoto, ki je samozadostna pri izpolnjevanju svoje gospodarske in tehnične funkcije.

4.   Naročila storitev zajemajo vse intelektualne in neintelektualne storitve, razen storitev, ki jih pokrivajo naročila blaga, naročila gradenj in pogodbe o nepremičninah.

Javno naročilo, ki zajema dve ali več vrst naročil (gradenj, storitev ali blaga), se odda v skladu z določbami, ki se uporabljajo za vrsto naročil, značilno za glavni predmet zadevnega naročila.

V primeru mešanih naročil, ki vključujejo storitve in blago, se glavni predmet določi s primerjavo vrednosti zadevnih storitev ali blaga.

Vsi sklici na nomenklature v okviru javnih naročil temeljijo na enotnem besednjaku javnih naročil (CPV) iz Uredbe (ES) št. 2195/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (11).

5.   Izrazi „izvajalec gradenj“, „dobavitelj blaga“ in „izvajalec storitev“ zajemajo katero koli fizično ali pravno osebo ali javni subjekt ali skupino teh oseb in/ali organov, ki na trgu ponuja izvedbo gradenj, dobavo proizvodov in opravljanje storitev. Izraz „gospodarski subjekt“ se uporablja hkrati za „izvajalce gradenj“, „dobavitelje“ in „izvajalce storitev“. „Ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, ki so predložili ponudbo. „Kandidati“ pomenijo tiste, ki so zaprosili za sodelovanje v omejenem postopku, konkurenčnem dialogu ali postopku s pogajanji. „Potencialni ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, vpisane na seznam potencialnih ponudnikov v skladu s členom 136(1)(b).

Skupine gospodarskih subjektov smejo nastopati kot ponudniki ali kandidati. Za predložitev ponudbe ali prijave za sodelovanje naročniki ne smejo zahtevati, da imajo skupine gospodarskih subjektov dano pravno obliko, vendar se lahko od izbrane skupine zahteva, da pridobi dano pravno obliko, potem ko ji je bilo oddano naročilo, če je ta sprememba potrebna za dobro izvedbo naročila.

6.   Za naročnike se štejejo službe institucij Unije, razen kadar med sabo sklenejo upravne dogovore o opravljanju storitev, dobavi proizvodov, izvedbi gradenj ali izvajanju pogodb o nepremičninah.

7.   Tehnična pomoč pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.

8.   Vse izmenjave z izvajalci, vključno s sklepanjem pogodb in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi naročnik.

9.   Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:

10.   Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.

Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.

Elektronski podpisi iz odstavka 9(b) imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.

Člen 122

Okvirne pogodbe in posebne pogodbe

(člen 101 finančne uredbe)

1.   Trajanje okvirnih pogodb ne sme bite daljši od štirih let, razen v izjemnih primerih, utemeljenih zlasti s predmetom okvirne pogodbe.

Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, se sklenejo v skladu s pogoji iz okvirnih pogodb le med naročniki in izvajalci okvirne pogodbe.

Pri sklepanju posebnih pogodb stranke ne smejo bistveno spreminjati okvirne pogodbe.

2.   Kadar se okvirna pogodba sklene z enim samim gospodarskim subjektom, se posebne pogodbe sklenejo v okviru pogojev, določenih v okvirni pogodbi.

V ustrezno utemeljenih okoliščinah se lahko naročniki pisno posvetujejo z izvajalcem ter od njega po potrebi zahtevajo dopolnitev njegove ponudbe.

3.   Kadar se okvirna pogodba sklepa z več gospodarskimi subjekti, se sklene z najmanj tremi subjekti, pod pogojem, da zadostno število gospodarskih subjektov izpolnjuje merila za izbor ali da obstaja zadostno število dopustnih ponudb, ki izpolnjujejo merila za oddajo.

Okvirna pogodba z več gospodarskimi subjekti je lahko v obliki ločenih pogodb, za katere veljajo enaki pogoji.

Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, sklenjenih z več gospodarskimi subjekti, se sklenejo v skladu z naslednjo ureditvijo:

Za vsako posebno pogodbo, ki se sklene v skladu z ureditvijo iz točke (b) tretjega pododstavka, se naročniki pisno posvetujejo z izvajalci okvirne pogodbe ter jim določijo zadosti dolg rok za predložitev ponudb. Ponudbe se predložijo pisno. Naročniki vsako posebno pogodbo sklenejo s ponudnikom, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v specifikacijah okvirne pogodbe, predložil najboljšo ponudbo.

4.   V sektorjih, v katerih se cene hitro spreminjajo in tehnologija hitro razvija, okvirne pogodbe, ki se sklenejo brez ponovnega javnega zbiranja ponudb, vsebujejo določbo o vmesnem pregledu ali sistemu primerjalne analize. Če pogoji, ki so bili najprej določeni, po vmesnem pregledu ne ustrezajo več gibanjem cen ali tehnološkemu razvoju, naročnik ne sme uporabiti zadevne okvirne pogodbe in sprejme ustrezne ukrepe, da bi jo odpovedal.

5.   Proračunske obveznosti se prevzamejo samo za posebne pogodbe, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb.

Oddelek 2

Objava

Člen 123

Oglaševanje naročil, ki jih pokriva Direktiva 2004/18/ES

(člen 103 finančne uredbe)

1.   V zvezi z naročili, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se objavita obvestilo o javnem naročilu, brez poseganja v člen 134, in obvestilo o oddaji javnega naročila. Predhodno informativno obvestilo je obvezno samo v primerih, ko namerava naročnik uporabiti možnost skrajšanja rokov za prejem ponudb v skladu s členom 152(4).

2.   Predhodno informativno obvestilo je obvestilo, s katerim naročniki okvirno objavijo ocenjeno skupno vrednost in predmet naročil in okvirnih pogodb, ki jih nameravajo oddati oz. skleniti v določenem proračunskem letu, kar pa ne vključuje naročil v postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.

Predhodno informativno obvestilo objavi Urad za publikacije Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Urad za publikacije) ali sami naročniki v svojem „profilu kupca“.

Obvezno predhodno informativno obvestilo se pošlje Uradu za publikacije ali objavi v profilu kupca v vsakem proračunskem letu čim prej, a najpozneje do 31. marca.

Naročniki, ki objavijo predhodno informativno obvestilo v svojem profilu kupca, pošljejo Uradu za publikacije po elektronski poti v skladu s formatom in postopki pošiljanja iz točke 3 Priloge VIII k Direktivi 2004/18/ES obvestilo o objavi predhodnega informativnega obvestila v profilu kupca.

3.   Obvestilo o javnem naročilu naročnikom omogoča objavo svoje namere o začetku postopka za oddajo javnega naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavitvi dinamičnega nabavnega sistema v skladu s členom 131. Brez poseganja v naročila, oddana po postopku s pogajanji iz člena 134, je obvestilo o javnem naročilu obvezno za naročila, katerih ocenjena vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1).

Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o javnem naročilu ni obvezno.

V odprtem postopku se v obvestilu o javnem naročilu navedejo datum, uro in, kadar je to potrebno, kraj sestanka komisije za odpiranje, na katerem so lahko prisotni ponudniki.

Naročniki navedejo, ali dovoljujejo variantne ponudbe, in določijo minimalne stopnje sposobnosti, ki jih zahtevajo, če uporabijo možnost iz drugega pododstavka člena 146(2). Naročniki navedejo merila za izbor iz člena 146, ki jih nameravajo uporabiti, najmanjše število kandidatov, ki jih nameravajo povabiti k predložitvi ponudb, in, kadar je to ustrezno, njihovo največje število ter objektivna in nediskriminatorna merila, ki jih nameravajo uporabiti za omejitev tega števila, v skladu z drugim pododstavkom člena 128(1).

Če je do razpisa za zbiranje predlogov, zlasti v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131, mogoč neomejen, neposreden in popoln elektronski dostop, je internetni naslov, na katerem so ti dokumenti na voljo, objavljen v obvestilu o javnem naročilu.

Naročniki, ki želijo organizirati natečaj, objavijo obvestilo o svoji nameri.

Naročniki, kadar je to ustrezno, v obvestilu o javnem naročilu določijo, da je postopek za oddajo javnega naročila medinstitucionalni postopek za oddajo javnega naročila. V takih primerih se v obvestilu o javnem naročilu navedejo institucije, izvajalske agencije ali organi iz člena 208 finančne uredbe, ki sodelujejo v postopku za oddajo javnega naročila, institucija, odgovorna za postopek za oddajo javnega naročila, in celotni znesek javnih naročil za vse navedene institucije, izvajalske agencije ali organe.

4.   V obvestilu o oddaji javnega naročila se objavi izid postopka za oddajo javnega naročila, okvirne pogodbe ali naročila, ki temelji na dinamičnem nabavnem sistemu. V primeru naročil, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), je obvestilo o oddaji javnega naročila obvezno. Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o oddaji javnega naročila ni obvezno.

Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije najpozneje 48 koledarskih dni od datuma, na katerega je bila podpisana pogodba ali okvirna pogodba. Obvestila v zvezi z naročili, ki temeljijo na dinamičnem nabavnem sistemu, se lahko združijo na trimesečni osnovi. Ta obvestila se Uradu za publikacije v tem primeru pošljejo najpozneje 48 dni po koncu vsakega trimesečja.

Naročniki, ki so organizirali natečaj, Uradu za publikacije pošljejo obvestilo v zvezi z njegovim izidom.

V primeru medinstitucionalnih postopkov obvestilo o oddaji javnega naročila pošlje naročnik, odgovoren za postopek.

Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije tudi v primeru pogodbe ali okvirne pogodbe, katere vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki je bila oddana po postopkom s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, in sicer pravočasno, da se lahko obvestilo objavi pred podpisom pogodbe v skladu s pogoji iz člena 171(1).

Če se kot posledica sklenitve posebne pogodbe ali skupnega obsega posebnih pogodb presežejo mejne vrednosti iz člena 170(1), se brez poseganja v člen 21 podatki v zvezi z vrednostjo in izvajalci posebnih pogodb, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb med določenim proračunskim letom, objavijo na spletni strani naročnika najpozneje 30. junija po izteku zadevnega proračunskega leta.

5.   Obvestila se pripravijo v skladu s standardnimi obrazci, ki jih Komisija sprejme na podlagi Direktive 2004/18/ES.

Člen 124

Oglaševanje naročil, ki jih ne pokriva Direktiva 2004/18/ES

(člen 103 finančne uredbe)

1.   Naročila, katerih vrednost je nižja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se oglašujejo na ustrezen način, da se omogoči konkurenca med ponudbami in nepristranskost postopka za oddajo javnega naročila. Tako oglaševanje zajema:

2.   Seznam izvajalcev, ki se jim oddajo pogodbe o nepremičninah in naročila, ki so razglašena za tajna, iz člena 134(1)(j) te uredbe, se objavi samo enkrat letno ter vsebuje navedbo predmeta in vrednosti oddanih naročil. Ta seznam se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

3.   Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(1), za katera ni bilo objavljeno posamezno obvestilo o oddaji javnega naročila, se pošljejo Uradu za publikacije. Letni seznami izvajalcev se pošljejo najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.

4.   Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(2), se objavijo na spletni strani institucije najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.

Člen 125

Objava obvestil

(člen 103 finančne uredbe)

1.   Urad za publikacije objavi obvestila iz členov 123 in 124 v Uradnem listu Evropske unije najpozneje 12 koledarskih dni od dne, ko so bila odposlana.

Rok iz prvega pododstavka se pri pospešenih postopkih iz člena 154 skrajša na pet koledarskih dni.

2.   Naročniki morajo obvestila poslati tako, da lahko predložijo dokazilo o datumu, ko so bila odposlana.

Člen 126

Druge oblike oglaševanja

(člen 103 finančne uredbe)

Poleg oglaševanja iz členov 123, 124 in 125 se lahko naročila oglašujejo tudi na druge načine, predvsem v elektronski obliki. Vsako tako oglaševanje se sklicuje na obvestilo, objavljeno v Uradnem listu Evropske unije v skladu s členom 125, če je bilo objavljeno, in se ne sme pojaviti pred objavo tega obvestila, ki je edino verodostojno.

Takšno oglaševanje ne sme povzročiti diskriminacije med kandidati ali ponudniki ali vsebovati drugih podatkov, kot so podatki, ki jih je vsebovalo obvestilo o javnem naročilu, če je bilo objavljeno.

Oddelek 3

Postopki za oddajo javnih naročil

Člen 127

Vrste postopkov za oddajo javnih naročil

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Naročila se oddajo z razpisom za zbiranje predlogov v odprtem postopku, omejenem postopku ali postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu ali postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu in na podlagi natečaja, kadar je to primerno.

2.   Postopki za oddajo javnih naročil so odprti, kadar lahko vsi zainteresirani gospodarski subjekti predložijo ponudbe. To velja tudi v primeru dinamičnih nabavnih sistemov iz člena 131.

Postopki za oddajo javnih naročil so omejeni, kadar se lahko vsi gospodarski subjekti prijavijo za sodelovanje, ponudbe oz. rešitve pa lahko predložijo samo kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146 ter jih naročnik hkrati in pisno povabi k predložitvi ponudb ali rešitev v okviru postopka konkurenčnega dialoga iz člena 132.

Faza izbire se lahko ponovi za vsako posamezno naročilo, tudi v primeru konkurenčnega dialoga, ali pa se pripravi seznam potencialnih kandidatov po postopku iz člena 136(1)(a).

3.   V postopku s pogajanji se naročnik posvetuje s ponudniki po svoji izbiri, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, in se z enim ali več pogaja o pogojih njihove ponudbe.

V postopku s pogajanji, kadar se objavi obvestilo o javnem naročilu v skladu s členom 135, naročnik hkrati in pisno povabi izbrane kandidate k pogajanjem.

4.   Natečaji so postopki, ki predvsem na področju arhitekture in gradbeništva ali obdelave podatkov naročniku omogočajo, da pridobi načrt ali dizajn, ki ga izbere izbirna komisija na podlagi javnega zbiranja ponudb, in sicer s podelitvijo nagrade ali brez.

Člen 128

Število kandidatov v omejenem postopku in postopku s pogajanji

(člen 104 finančne uredbe)

1.   V omejenem postopku in v postopkih iz točk (a) in (b) člena 136(1) število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od pet, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.

Naročnik lahko predvidi tudi največje število kandidatov glede na predmet naročila ter na podlagi objektivnih in nediskriminatornih meril za izbor. V takih primerih se število in merila navedejo v obvestilu o javnem naročilu ali v razpisu za prijavo interesa iz členov 123 in 124.

V vsakem primeru mora biti število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

2.   V postopku s pogajanji in po konkurenčnem dialogu število kandidatov, povabljenih k pogajanjem ali k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od tri, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.

Število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

Prvi in drugi pododstavek se ne uporabljata za:

3.   Če je število kandidatov, ki izpolnjujejo merila za izbor in minimalne stopnje sposobnosti, nižje od števila iz odstavkov 1 in 2, lahko naročnik nadaljuje postopek tako, da povabi kandidata ali kandidate, ki imajo zahtevane zmožnosti. Pri tem ne sme vključiti drugih gospodarskih subjektov, ki od začetka niso bili povabljeni k sodelovanju v postopku, ali kandidatov, ki nimajo zahtevanih zmožnosti.

Člen 129

Način izvedbe postopkov s pogajanji

(člen 104 finančne uredbe)

Naročniki se pogajajo s ponudniki o ponudbah, ki so jih ti predložili, da bi prilagodili ponudbe zahtevam, navedenim v obvestilu o javnem naročilu iz člena 123 ali v specifikacijah in v katerih koli dodatnih dokumentih, ter da bi lahko izbrali ekonomsko najugodnejšo ponudbo.

Med pogajanji naročniki zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov.

Kadar naročniki lahko oddajo naročila po postopku s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu v skladu s členom 135, lahko določijo, da se postopek s pogajanji odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število ponudb, ki so predmet pogajanj, na podlagi uporabe meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali specifikacij. V obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah se navede, da je treba izkoristiti to možnost.

Člen 130

Natečaji

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Pravila za organizacijo natečaja se sporočijo zainteresiranim za sodelovanje.

Število kandidatov, povabljenih k sodelovanju, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.

2.   Izbirno komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec. Sestavljajo jo izključno fizične osebe, ki so neodvisne od udeležencev natečaja. Če se za sodelovanje v natečaju zahtevajo posebne poklicne kvalifikacije, mora imeti vsaj tretjina članov izbirne komisije enake ali enakovredne kvalifikacije.

Izbirna komisija je pri sprejemanju mnenj samostojna. Mnenja sprejema na podlagi projektov, ki jih predložijo anonimno kandidati, in izključno na podlagi meril iz obvestila o natečaju.

3.   Predlogi izbirne komisije na podlagi vsebine posameznega projekta in njene ugotovitve se evidentirajo v poročilu, ki ga podpišejo vsi člani izbirne komisije.

Kandidati ostanejo anonimni, dokler izbirna komisija ne da svojega mnenja.

Kandidate so lahko pozvani, da zaradi pojasnitve projekta odgovorijo na vprašanja, navedena v poročilu. Sestavi se popolno poročilo o nastalem dialogu.

4.   Naročnik nato sprejme sklep, v katerem navede ime in naslov izbranega kandidata ter razloge za izbiro, pri čemer se sklicuje na merila iz obvestila o natečaju, zlasti če ne upošteva predloga iz mnenja izbirne komisije.

Člen 131

Dinamični nabavni sistem

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Dinamični nabavni sistem je popolnoma elektronski postopek za nabavo pogosto uporabljenih postavk, ki je v celotnem času svoje veljavnosti odprt za vsak gospodarski subjekt, ki izpolnjuje merila za izbor in predloži okvirno ponudbo, skladno s specifikacijami in morebitnimi dodatnimi dokumenti. Okvirne ponudbe se lahko kadar koli popravijo, če so še naprej skladne s specifikacijami.

2.   Za namene vzpostavitve dinamičnega nabavnega sistema naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, ki pojasnjuje, da gre za dinamični nabavni sistem, in ki vsebuje internetni naslov, na katerem je od objave obvestila do poteka veljavnosti sistema mogoč neomejen, neposreden in popoln dostop do specifikacij in vseh dodatnih dokumentov.

Naročniki v specifikacijah med drugim določijo naravo nabav, predvidenih v okviru tega sistema, pa tudi vse potrebne informacije o nabavnem sistemu, uporabljeni elektronski opremi ter tehnični ureditvi in specifikacijah povezave.

3.   Naročniki v celotnem času veljavnosti dinamičnega nabavnega sistema vsakemu gospodarskemu subjektu omogočijo predložitev okvirne ponudbe za sprejem v sistem pod pogoji iz odstavka 1. Oceno pripravijo v največ 15 dneh od predložitve okvirne ponudbe. Obdobje ocenjevanja lahko podaljšajo, če v vmesnem času ni objavljen razpis za zbiranje ponudb.

Naročnik ponudnika čim prej obvesti o sprejemu v dinamični nabavni sistem ali o zavrnitvi njegove ponudbe.

4.   Za vsako posebno naročilo se objavi razpis za zbiranje ponudb. Pred objavo razpisa naročniki objavijo poenostavljeno obvestilo o javnem naročilu, v katerem povabijo vse zainteresirane gospodarske subjekte k predložitvi okvirnih ponudb v roku, ki ne sme biti krajši od 15 dni od datuma, ko je bilo poenostavljeno obvestilo odposlano v objavo. Naročniki izvedejo javno zbiranje ponudb šele po zaključku ocenjevanja vseh okvirnih ponudb, prejetih v tem roku.

Naročniki nato povabijo vse ponudnike, sprejete v sistem, da v razumnem roku predložijo svojo ponudbo. Naročilo oddajo ponudniku, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v obvestilu o javnem naročilu za vzpostavitev dinamičnega nabavnega sistema, predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo. Ta merila je po potrebi mogoče podrobneje določiti v razpisu za zbiranje ponudb.

5.   Dinamični nabavni sistem ne sme trajati dlje kot štiri leta, razen v ustrezno utemeljenih izjemnih primerih.

Naročniki tega sistema ne smejo uporabljati tako, da bi preprečevali, omejevali ali izkrivljali konkurenco.

Zainteresiranim gospodarskim subjektom ali udeležencem sistema se ne smejo zaračunati nobene dajatve.

Člen 132

Konkurenčni dialog

(člen 104 finančne uredbe)

1.   V primeru posebno kompleksnega naročila lahko naročnik, kadar meni, da neposredna uporaba odprtega postopka ali obstoječe ureditve, ki velja za omejeni postopek, ne bo omogočila oddaje naročila ponudniku, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, uporabi konkurenčni dialog iz člena 29 Direktive 2004/18/ES.

Naročilo se šteje kot „posebno kompleksno“, kadar naročnik ne more objektivno opredeliti tehničnih sredstev, ki bi najbolje ustrezala njegovim potrebam ali ciljem, ali določiti pravne ali finančne strukture projekta.

2.   Naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, v katerem navedejo svoje potrebe in zahteve, ki jih opredelijo v tem istem obvestilu in/ali v dokumentu z opisom.

3.   Naročniki začnejo dialog s kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, da bi prepoznali in opredelili najprimernejša sredstva za izpolnitev svojih potreb.

Naročniki med dialogom zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov ter zaupnost predlaganih rešitev ali drugih informacij, ki jih navedejo udeleženci v dialogu, razen če udeleženci pristanejo na njihovo objavo.

Naročniki lahko določijo, da se postopek odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število rešitev, ki so predmet razprav med fazo dialoga, z uporabo meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali dokumenta z opisom, če je ta možnost predvidena v obvestilu o javnem naročilu ali v dokumentu z opisom.

4.   Potem ko naročniki udeležence obvestijo o zaključku dialoga, jih povabijo k predložitvi končnih ponudb na podlagi rešitve ali rešitev, ki so bile predstavljene in določene med dialogom. Te ponudbe vsebujejo vse elemente, ki se zahtevajo in so potrebni za izvedbo projekta.

Na zahtevo naročnika se lahko te ponudbe pojasnijo, podrobneje opredelijo in izpopolnijo, toda pri tem se ne smejo spremeniti temeljni elementi ponudbe ali razpisa za zbiranje ponudb, katerih spreminjanje bi lahko povzročilo izkrivljanje konkurence ali imelo diskriminacijski učinek.

Na zahtevo naročnika se lahko ponudnik, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, povabi, da pojasni vidike svoje ponudbe ali potrdi v njej navedene obveze, pod pogojem, da to ne povzroči spreminjanja bistvenih elementov ponudbe ali razpisa za zbiranje predlogov, izkrivljanja konkurence ali nastanka diskriminacije.

5.   Naročniki lahko določijo nagrade ali plačila za udeležence v dialogu.

Člen 133

Skupni postopek za oddajo javnih naročil

(člen 104 finančne uredbe)

V primeru skupnega postopka za oddajo naročil med eno od institucij in naročnikom iz ene ali več držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji se uporabljajo postopkovne določbe, ki jih uporablja institucija.

Institucija se lahko, kadar je delež, ki pripada naročniku iz države članice ali ki ga ta upravlja, glede na skupno ocenjeno vrednost naročila enak ali višji od 50 %, ali v drugih ustrezno utemeljenih primerih odloči, da se uporabljajo postopkovna pravila, ki jih uporablja naročnik iz države članice, če se lahko obravnavajo kot enakovredna tistim, ki jih uporablja institucija.

Pri skupnem postopku za oddajo naročil se institucija in naročnik iz držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji dogovorita zlasti o praktičnih vidikih ocenjevanja prijav za sodelovanje ali ponudb in oddaje naročila, o pravu, ki se uporablja za naročilo, ter o pristojnemu sodišču za reševanje sporov.

Člen 134

Uporaba postopka s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:

2.   Za dodatne storitve in gradnje iz odstavka 1(e) lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, če naročilo odda izvajalcu, ki izvaja prvotno naročilo, v katerem koli od naslednjih primerov:

Skupna vrednost dodatnih naročil ne sme presegati 50 % zneska prvotnega naročila.

3.   V primerih iz odstavka 1(f) se možnost uporabe postopka s pogajanji navede ob javnem zbiranju ponudb za prvotno naročilo, skupni znesek za nadaljnje storitve ali gradnje pa se upošteva za izračun mejnih vrednosti iz člena 170(1). Ta postopek se lahko uporablja med izvajanjem prvotnega naročila in največ v treh letih od podpisa prvotnega naročila.

Člen 135

Uporaba postopka s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:

2.   V primerih iz odstavka 1(a) lahko naročniki ne objavijo obvestila o javnem naročilu, če v postopek s pogajanji vključijo vse in samo tiste ponudnike, ki izpolnjujejo merila za izbor in ki so pri prejšnjem postopku predložili ponudbe v skladu s formalnimi zahtevami postopka za oddajo naročil.

Člen 136

Postopek z razpisom za prijavo interesa

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Za naročila v vrednosti, ki ne presega navedene iz člena 170(1), in brez poseganja v člena 134 in 135 naročniki lahko uporabijo razpis za prijavo interesa za eno od naslednjega:

2.   Seznam, ki se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa, velja za naslednje obdobje:

Seznam, naveden v prvem pododstavku, lahko vsebuje podsezname.

Vsaka zainteresirana oseba lahko vloži vlogo kadar koli v času veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja.

3.   Kadar naj bi se oddalo naročilo, naročnik povabi vse kandidate oz. potencialne ponudnike na ustreznem seznamu ali podseznamu, da naredijo naslednje:

Člen 137

Naročila nizke vrednosti

(člen 104 finančne uredbe)

1.   Za naročila nizke vrednosti, ki ne presega 60 000 EUR, se lahko uporablja postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, pri čemer morajo potekati posvetovanja z najmanj tremi kandidati.

Če po posvetovanju s kandidati naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena merila za oddajo.

2.   Naročila zelo nizke vrednosti, ki ne presega 15 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.

3.   Plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 1 000 EUR, se lahko izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Člen 138

Razpisna dokumentacija

(člen 105 finančne uredbe)

1.   Razpisna dokumentacija vsebuje najmanj:

Točka (c) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in ustrezno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.

Razpisna dokumentacija vsebuje sklicevanje na način oglaševanja na podlagi členov 123 do 126.

2.   Razpis za zbiranje ponudb ali povabilo k pogajanjem ali udeležbi v dialogu najmanj:

3.   Specifikacije najmanj:

4.   Vzorec pogodbe zlasti:

Za namene točke (c) prvega pododstavka tega odstavka se lahko v primeru pogodb iz člena 121(1) vzorec pogodbe sklicuje izključno na nacionalno pravo.

5.   Naročniki lahko od ponudnika zahtevajo informacije o katerem koli delu naročila, ki bi ga ponudnik lahko nameraval dati v podizvajanje tretjim osebam, in o identiteti podizvajalcev. Poleg informacij iz člena 143 lahko naročnik od kandidata ali ponudnika tudi zahteva, da predloži informacije o finančni, ekonomski, tehnični in kadrovski sposobnosti iz členov 146, 147 in 148 za predvidenega podizvajalca, zlasti ko podizvajanje pomeni pomemben delež naročila.

Člen 139

Tehnične specifikacije

(člen 105 finančne uredbe)

1.   Tehnične specifikacije morajo omogočati enakopraven dostop vsem kandidatom in ponudnikom ter ne smejo ustvariti neupravičenih ovir za predložitev konkurenčnih ponudb.

Tehnične specifikacije opredeljujejo zahtevane lastnosti za posamezne proizvode, storitve ali material ali gradnje glede na namen, za katerega jih namerava naročnik uporabiti.

2.   Lastnosti iz odstavka 1 vključujejo:

3.   Tehnične specifikacije se oblikujejo:

4.   Kadar naročnik uporabi možnost sklicevanja na specifikacije iz odstavka 3(a), ne sme zavrniti ponudbe iz razloga, da ponudba ni skladna s temi specifikacijami, če ponudnik ali kandidat na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokaže, da ponudba na enakovreden način izpolnjuje zahteve, kakor so bile določene.

Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.

5.   Kadar naročnik uporabi možnost določitve specifikacij z opisom pričakovanega delovanja ali funkcionalnih zahtev iz odstavka 3(b), ne sme zavrniti ponudbe, ki je v skladu z nacionalnimi standardi, s katerim je bil prevzet evropski standard, evropskim tehničnim soglasjem ali skupnimi tehničnimi specifikacijami, mednarodnim standardom ali tehničnimi referenčnimi sistemi, ki so jih vzpostavili evropski organi za standardizacijo, če se te specifikacije nanašajo na pričakovano delovanje ali funkcionalne zahteve.

Ponudnik mora na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokazati, da njegova ponudba ustreza pričakovanemu delovanju ali funkcionalnim zahtevam, ki jih je določil naročnik. Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.

6.   Kadar naročnik glede pričakovanega delovanja in funkcionalnih zahtev določi okoljske značilnosti, lahko uporabi podrobne specifikacije, ali po potrebi tudi dele teh specifikacij, kot jih opredeljujejo evropski, večnacionalni, nacionalni ali kateri koli drugi znaki za okolje, kadar so izpolnjeni naslednji pogoji:

7.   Naročniki lahko navedejo, da za proizvode ali storitve z znakom za okolje velja, da ustrezajo tehničnim specifikacijam, ki so opredeljene v pogodbeni dokumentaciji. Naročniki sprejmejo vsako drugo ustrezno sredstvo dokazovanja, kot je tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ. Priznan organ za namene odstavkov 4, 5 in 6 je preskusni ali umerjevalni laboratorij ali certifikacijski in inšpekcijski organ, ki je skladen z veljavnimi evropskimi standardi.

8.   Razen v izjemnih primerih, ko je to potrebno zaradi predmeta naročila, se v teh specifikacijah ne smejo navajati določen proizvod, vir, postopek, blagovne znamke, patenti, tipi ali posebno poreklo ali proizvodnja, če bi s takim navajanjem naročnik dajal določenim proizvodom ali gospodarskim subjektom prednost ali če bi jih s takim navajanjem izločil.

Če predmeta naročila ni mogoče dovolj podrobno in razumljivo opisati, se za opisom doda navedba „ali enakovredno“.

Člen 140

Sprememba cen

(člen 105 finančne uredbe)

1.   V razpisni dokumentaciji se jasno navede, če mora biti ponujena cena dokončna in je ne bo mogoče prilagajati.

2.   Če cena ni dokončna, se v razpisni dokumentaciji določijo pogoji in/ali formule za prilagajanje cen v času veljavnosti pogodbe. V takih primerih naročnik zlasti upošteva:

Člen 141

Nezakonite dejavnosti, ki privedejo do izključitve

(člen 106 finančne uredbe)

Primeri iz člena 106(1)(e) finančne uredbe vključujejo vse nezakonite dejavnosti, ki škodujejo finančnim interesom Unije, in zlasti naslednje:

Člen 142

Uporaba meril za izključitev in trajanje izključitve

(členi 106, 107, 108 in 109 finančne uredbe)

1.   Za določitev trajanja izključitve in zagotovitev spoštovanja načela sorazmernosti odgovorna institucija zlasti upošteva resnost dejstev, vključno z njihovim vplivom na finančne interese Unije in njeno podobo, ter čas, ki je pretekel, trajanje in ponavljanje prekrška, namen ali stopnjo malomarnosti zadevnega subjekta ter ukrepe, ki jih je zadevni subjekt sprejel za odpravo te situacije.

Odgovorna institucija da pri določanju obdobja izključitve zadevnemu kandidatu ali ponudniku možnost, da izrazi svoje mnenje.

Če trajanje obdobja izključitve v skladu s pravom, ki se uporablja, določijo organi ali telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe, Komisija to izključitev izvršuje do najdaljšega možnega obdobja iz člena 106(4) finančne uredbe. Obdobje iz člena 106(4) finančne uredbe se določi na največ pet let in začne teči od naslednjih datumov:

Za namene točke (b) tretjega pododstavka, če se hujša kršitev poklicnih pravil dokaže s sklepom javnega organa ali mednarodne organizacije, velja datum sklepa.

To obdobje izključitve se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka ob upoštevanju prvega pododstavka.

2.   Kandidati in ponudniki se izključijo iz postopka za oddajo naročila in dodelitev nepovratnih sredstev, dokler so v kateri od situacij iz točk (a) in (d) člena 106(1) finančne uredbe.

Člen 143

Dokazila

(člena 106 in 107 finančne uredbe)

1.   Kandidati in ponudniki predložijo častno izjavo, podpisano in opremljeno z datumom, v kateri navedejo, da niso v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.

Vendar v primeru omejenega postopka, konkurenčnega dialoga ali postopka s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, ko naročnik omeji število kandidatov, ki so povabljeni k pogajanjem ali predložitvi ponudbe, vsi kandidati predložijo dokazila iz odstavka 3.

Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja vzdrži zahteve po predložitvi izjave iz prvega pododstavka za naročila iz člena 137(2). Poleg tega se lahko naročnik vzdrži zahteve po predložitvi te izjave za naročila iz člena 265(1), člena 267(1) in člena 269(1), katerih vrednost ne presega 20 000 EUR.

2.   Ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v roku, ki ga določi naročnik, in pred podpisom pogodbe predloži dokazila iz odstavka 3 tega člena, ki potrjujejo izjavo iz odstavka 1 tega člena, v naslednjih primerih:

Za naročila v vrednosti, ki je nižja od mejnih vrednosti iz točk (a) in (b) prvega pododstavka tega odstavka, lahko naročnik, če dvomi, ali je ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v kateri od situacij za izključitev, od ponudnika zahteva, naj predloži dokazila iz odstavka 3.

3.   Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, ni v kateri od situacij, opisanih v točkah (a), (b) ali (e) člena 106(1) finančne uredbe, izpisek iz sodnega registra novejšega datuma ali, če to ni mogoče, enakovreden dokument novejšega datuma, ki ga je izdal sodni ali upravni organ matične države ali države porekla, ki dokazuje, da so pogoji izpolnjeni. Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik ni v situaciji, opisani v točkah (a) ali (d) člena 106(1) finančne uredbe, potrdilo novejšega datuma, ki ga izda pristojni organ zadevne države.

Kadar zadevna država ne izda dokumenta ali potrdila iz prvega pododstavka tega odstavka in za druge primere izključitve iz člena 106 finančne uredbe, se ta lahko nadomesti z izjavo pod prisego ali, če to ni mogoče, slovesno izjavo zainteresirane osebe pred sodnim ali upravnim organom, notarjem ali usposobljenim strokovnim organom v njeni matični državi ali državi porekla.

4.   Odvisno od notranje zakonodaje države, v kateri ima kandidat ali ponudnik sedež, se dokumenti iz odstavkov 1 in 3 nanašajo na pravne osebe in/ali fizične osebe, vključno, kadar naročnik meni, da je to potrebno, z direktorji družb ali katero koli osebo, ki je pooblaščena za zastopanje kandidata ali ponudnika, odločanje o njem ali ima nadzor nad njim.

5.   Kadar naročniki dvomijo, ali so kandidati ali ponudniki v kateri od situacij za izključitev, lahko stopijo v stik s pristojnimi organi iz odstavka 3, da bi prejeli kakršno koli informacijo, za katero menijo, da je potrebna v teh okoliščinah.

6.   Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 3, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila ter pod pogojem, da od datuma izdaje teh dokumentov ni preteklo več kot eno leto in da so še vedno veljavni.

V takšnem primeru kandidat ali ponudnik častno izjavi, da so bila dokumentarna dokazila že predložena v prejšnjem postopku za oddajo javnega naročila, in potrdi, da v tem času ni bilo nobenih sprememb.

7.   Kandidat ali ponudnik na zahtevo naročnika predloži častno izjavo svojega predvidenega podizvajalca, da ni v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.

Če naročnik dvomi v to častno izjavo, zahteva dokazila iz odstavkov 3 in 4. Če je primerno, se uporablja odstavek 5.

Člen 144

Centralna baza podatkov

(člen 108 finančne uredbe)

1.   Institucije, izvajalske agencije in organi iz člena 108(1) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe, ter navedejo razloge za izključitev in obdobje trajanja izključitve.

Prav tako pošljejo informacije o osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti ter so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe.

Organi in telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106(1)(e) finančne uredbe, kadar je njihovo dejanje škodilo finančnim interesom Unije, ter osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti, kot sta:

2.   Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 imenujejo osebe, pooblaščene, da Komisiji pošiljajo in od nje prejemajo informacije, vsebovane v bazi podatkov.

V primeru institucij, agencij in organov iz člena 108(1) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo informacije čim prej računovodji Komisije in po potrebi zahtevajo vnos, spremembo ali odstranitev podatkov v bazi podatkov.

V primeru organov in teles iz člena 108(2) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo zahtevane informacije v treh mesecih po izdaji ustrezne sodbe odredbodajalcu Komisije, odgovornemu za zadevni program ali ukrep.

Računovodja Komisije vnaša, spreminja ali odstranjuje podatke v bazi podatkov. Mesečno po varnostnem protokolu zagotavlja potrjene podatke iz baze podatkov imenovanim osebam.

3.   Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 Komisiji potrdijo, da so informacije, ki so jih poslali, pripravljene in predložene v skladu z načeli glede varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 in Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta (17).

Zlasti vnaprej obvestijo vse tretje osebe ali druge osebe iz odstavka 1, da so lahko njihovi podatki vključeni v bazo podatkov in jih lahko Komisija pošlje imenovanim osebam iz odstavka 2. Če je primerno, se poslane informacije zaradi popravkov, izbrisa ali kakršne koli spremembe posodobijo.

Vsaka oseba, vključena v bazo podatkov, ima pravico, da se na zahtevo, predloženo računovodji Komisije, obvesti o shranjenih podatkih, ki jo zadevajo.

4.   Države članice v skladu z Direktivo 95/46/ES sprejmejo ustrezne ukrepe, ki Komisiji pomagajo pri učinkovitem upravljanju baze podatkov.

V sporazumih z organi tretjih držav in vsemi telesi iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe se določijo ustrezne ureditve, da se zagotovi skladnost s temi določbami in z načeli glede varstva osebnih podatkov.

Člen 145

Upravne in denarne kazni

(člena 109 in 131 finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v uporabo kazni, ki so določene v pogodbi, se kandidati ali ponudniki in izvajalci, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti in goljufije oziroma za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, lahko izključijo iz vseh oddaj naročil in dodelitev nepovratnih sredstev, ki se financirajo iz proračuna Unije, za največ pet let od potrditve ugotovljene kršitve v kontradiktornem postopku s kandidatom, ponudnikom ali izvajalcem.

To obdobje se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka.

2.   Ponudnikom ali kandidatom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije, se lahko izrečejo tudi denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne ocenjene vrednosti naročila, ki se oddaja.

Izvajalcem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, se lahko izrečejo denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne vrednosti zadevnega naročila.

Ta delež se lahko poveča na od 4 % do 20 % v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka odstavka 1.

3.   Institucija določi upravne ali denarne kazni zlasti ob upoštevanju elementov iz člena 142(1).

Člen 146

Merila za izbor

(člen 110(1) finančne uredbe)

1.   Naročniki pripravijo jasna in nediskriminatorna merila za izbor.

2.   Merila za izbor se uporabijo v vsakem postopku za oddajo javnega naročila za ocenjevanje finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika.

Naročnik lahko določi minimalne stopnje sposobnosti, pod katero kandidati ne morejo biti izbrani.

3.   Od vsakega ponudnika ali kandidata se lahko zahteva dokazilo, da je pooblaščen za izvajanje naročila po nacionalnem pravu, kar dokazuje z vpisom v trgovinski ali poslovni register, z izjavo pod prisego ali potrdilom, članstvom v določeni organizaciji, izrecnim pooblastilom ali vpisom v register zavezancev za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV).

4.   Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali razpisu za prijavo interesa ali razpisu za zbiranje ponudb navede izbrana dokazila za preizkušanje statusa in pravne sposobnosti ponudnikov ali kandidatov.

5.   Informacije, ki jih zahteva naročnik kot dokazilo finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika ter minimalnih stopenj sposobnosti v skladu z odstavkom 2, ne smejo presegati okvira predmeta naročila in upoštevajo zakonite interese gospodarskih subjektov, zlasti glede varstva tehničnih in poslovnih skrivnosti podjetja.

6.   Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja odloči, da ne bo zahteval dokazila finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov v primeru naslednjih naročil:

Kadar se naročnik odloči, da ne bo zahteval dokazil finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov, se ne sme izvršiti nobeno predhodno financiranje, razen če ni predloženo finančno jamstvo v enakovrednem znesku.

Člen 147

Ekonomska in finančna sposobnost

(člen 110(1) finančne uredbe)

1.   Dokazilo o ekonomski in finančni sposobnosti se lahko predloži zlasti v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:

2.   Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 1, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila in so še v skladu z odstavkom 1.

Če zaradi izjemnega razloga, za katerega naročnik meni, da je upravičen, ponudnik ali kandidat ne more predložiti dokazil, ki jih zahteva naročnik, lahko svojo ekonomsko in finančno sposobnost dokazuje na kateri koli drug način, za katerega naročnik meni, da je ustrezen.

3.   Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno,in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.

Naročnik lahko zahteva, da gospodarski subjekt in subjekti iz prvega pododstavka solidarno odgovarjajo za izvedbo naročila.

Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.

Člen 148

Tehnična in kadrovska sposobnost

(člen 110(1) finančne uredbe)

1.   Tehnična in kadrovska sposobnost gospodarskih subjektov se ocenjuje in preverja v skladu z odstavkoma 2 in 3. V postopkih za oddajo javnih naročil blaga, ki zahtevajo namestitvena in inštalacijska dela, storitev in/ali gradenj, se taka sposobnost ocenjuje predvsem glede na njihovo znanje, učinkovitost, izkušnje in zanesljivost.

2.   Dokazila o tehnični in kadrovski sposobnosti gospodarskega subjekta se lahko glede na naravo, količino ali obseg in namen blaga, storitev ali gradenj, ki se naročajo, predložijo v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:

Če se naročnikom zagotovijo storitve ali blago iz točke (b)(i) prvega pododstavka, se dokazilo o izvedbi ali dobavi izda v obliki potrdila, ki ga izda ali sopodpiše pristojni organ.

Za namene točke (b)(ii) prvega pododstavka se seznamu najpomembnejših gradenj priloži potrdilo o ustrezni izvedbi, v katerem je navedeno, ali je bila gradnja izvedena strokovno in ali je bila v celoti končana.

3.   Če so naročene storitve zahtevne ali proizvodi zapleteni ali izjemoma, če se naročajo za posebne namene, se tehnična in kadrovska sposobnost lahko dokaže s preverjanjem, ki ga izvede naročnik ali v njegovem imenu pristojni uradni organ države, v kateri ima izvajalec storitev ali dobavitelj blaga sedež, s soglasjem tega organa. Pri takšnem preverjanju se pregleda tehnična sposobnost dobavitelja in njegove proizvodne zmogljivosti ter po potrebi njegove študijske in raziskovalne zmogljivosti ter način nadzora kakovosti.

4.   Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi standardi za zagotavljanje kakovosti, se sklicuje na sisteme za zagotavljanje kakovosti, ki temeljijo na ustrezni seriji evropskih standardov, ki jih potrdijo pooblaščeni organi. Vendar pa naročniki sprejmejo tudi druga dokazila o enakovrednih ukrepih za zagotavljanje kakovosti, ki jih predložijo gospodarski subjekti, ki nimajo dostopa do takih certifikatov ali nimajo možnosti, da bi jih pridobili v ustreznem roku.

5.   Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi sistemi ali standardi okoljskega ravnanja, se sklicuje na Sistem Unije za okoljsko ravnanje in presojo ali na druge sisteme okoljskega ravnanja, priznane v skladu s členom 45 Uredbe (ES) št. 1221/2009 Evropskega parlamenta in Sveta (18), ali na druge standarde okoljskega ravnanja, ki temeljijo na ustreznih evropskih ali mednarodnih standardih pooblaščenih organov. Naročniki priznajo enakovredne certifikate organov, ustanovljenih v drugih državah članicah. Prav tako sprejmejo druga dokazila o enakovrednih ukrepih okoljskega ravnanja, ki jih predložijo gospodarski subjekti.

6.   Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno, in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.

Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.

7.   V zvezi z naročili gradenj, naročili storitev ter namestitvenimi in inštalacijskimi deli v okviru naročil blaga lahko naročnik zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno ponudnik sam ali, če ponudbo predloži skupina gospodarskih subjektov v skladu s členom 121(6), sodelujoči v tej skupini.

8.   Naročniki lahko sklepajo, da gospodarski subjekti ne bodo izvedli naročila v skladu z ustreznim standardom kakovosti, če ugotovijo navzkrižje interesov, ki lahko negativno vpliva na izvajanje naročila.

Člen 149

Določbe in merila za oddajo javnih naročil

(člen 110(2) finančne uredbe)

1.   Brez poseganja v člen 107 finančne uredbe se naročila oddajo na enega od naslednjih dveh načinov:

2.   Naročnik pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe upošteva ponujeno ceno in merila kakovosti, ki so odvisna od predmeta naročila, kot so tehnične prednosti, estetske in funkcionalne lastnosti, okoljske lastnosti, tekoči stroški, donosnost, datum dobave ali končanja del, poprodajne storitve in tehnična pomoč. Naročnik lahko določi najnižje ravni kakovosti. Ponudbe, ki ne dosegajo teh ravni, se zavrnejo.

3.   Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah ali v dokumentu z opisom določi, kako se vrednotijo posamezna merila pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe. To vrednotenje se lahko izrazi kot razpon s primernim maksimalnim obsegom.

Vrednotenje cene glede na druga merila ne sme povzročiti, da cena ne bi vplivala na izbiro izvajalca, brez poseganja v lestvice stroškov, ki jih institucija določi kot plačilo za nekatere storitve, na primer storitve, ki jih opravijo izkušeni ocenjevalci.

Če je v izjemnih primerih vrednotenje tehnično nemogoče, zlasti zaradi predmeta naročila, naročnik samo navede merila, ki se bodo uporabljala, v vrstnem redu od najbolj do najmanj pomembnega.

Člen 150

Uporaba elektronskih dražb

(člen 110(2) finančne uredbe)

1.   Naročniki lahko uporabljajo elektronske dražbe, v katerih se predstavijo nove cene, popravljene navzdol, in/ali nove vrednosti za nekatere sestavne dele ponudb.

Za namene prvega pododstavka naročniki uporabijo ponavljajoč se elektronski postopek (elektronska dražba), ki poteka po začetni celostni oceni ponudb, po kateri je ponudbe mogoče razvrstiti z uporabo metod za avtomatsko ocenjevanje.

2.   Če je mogoče natančno določiti specifikacije za ponudbe, se pri odprtih in omejenih postopkih ali postopkih s pogajanji v primeru iz člena 135(1)(a) naročniki lahko odločijo, da se pred oddajo javnega naročila izvede elektronska dražba.

Pod temi istimi pogoji je elektronsko dražbo mogoče izvesti med ponovnim javnim zbiranjem ponudb za stranke okvirne pogodbe iz točke (b) tretjega pododstavka člena 122(3) ter javnim zbiranjem ponudb za naročila, ki se oddajo v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131.

Elektronska dražba temelji bodisi samo na cenah, če se naročilo odda ponudniku z najnižjo ceno, bodisi na cenah in/ali vrednostih elementov ponudb, navedenih v specifikacijah, če se naročilo odda ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.

3.   Naročniki, ki se odločijo za uporabo elektronske dražbe, to navedejo v obvestilu o javnem naročilu.

Specifikacije med drugim vsebujejo naslednje podrobnosti:

4.   Naročniki pred začetkom elektronske dražbe izvedejo celostno začetno oceno ponudb v skladu z merili za oddajo ter vrednotenjem, ki so ga določili zanje.

Vsi ponudniki, ki so predložili dopustne ponudbe, se po elektronski poti hkrati povabijo k predložitvi novih cen in/ali novih vrednosti; povabilo vsebuje vse ustrezne informacije za povezavo z uporabljeno elektronsko opremo ter določa datum in uro začetka elektronske dražbe. Elektronska dražba lahko poteka v več zaporednih fazah. Začeti se ne sme prej kot dva delovna dneva po datumu, ko so bila povabila poslana.

5.   Kadar se naročilo oddaja ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, je povabilu priložen rezultat celostne ocene zadevne ponudbe, ki je bila izvedena v skladu z vrednotenjem iz prvega pododstavka člena 149(3).

V povabilu je prav tako navedena matematična formula, s katero se bo med potekom elektronske dražbe določalo avtomatsko ponovno razvrščanje ponudb v skladu z novimi predloženimi cenami in/ali vrednostmi. Ta formula vključuje vrednotenje vseh meril, opredeljenih za določitev ekonomsko najugodnejše ponudbe, kot je navedeno v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah. Vendar se za ta namen vsi razponi vnaprej zmanjšajo na določeno vrednost.

Če so dovoljene variantne ponudbe, se za vsako variantno ponudbo pripravi ločena formula.

6.   Med vsako fazo elektronske dražbe naročniki vsem ponudnikom nemudoma sporočijo vsaj informacije, ki jim v vsakem trenutku omogočajo seznanitev s svojo uvrstitvijo. Prav tako lahko sporočajo tudi druge informacije v zvezi z ostalimi predloženimi cenami ali vrednostmi, če je to navedeno v specifikacijah. Lahko tudi kadar koli objavijo število udeležencev v zadevni fazi dražbe. Vendar v nobenem primeru med katero koli fazo elektronske dražbe ne smejo razkriti imen ponudnikov.

7.   Naročniki zaključijo elektronsko dražbo na enega ali več naslednjih načinov:

Za namene točke (b) prvega pododstavka naročniki v povabilu k udeležbi na dražbi določijo čas, ki mora preteči od prejema zadnje ponudbe, preden zaključijo elektronsko dražbo.

Kadar se naročniki odločijo, da zaključijo elektronsko dražbo v skladu s točko (c) prvega pododstavka in po potrebi v kombinaciji z ureditvijo iz točke (b) prvega pododstavka, se v povabilu k udeležbi na dražbi navede časovni razpored vsake faze dražbe.

8.   Po zaključku elektronske dražbe naročniki glede na rezultate elektronske dražbe oddajo naročilo v skladu s členom 149.

Naročniki ne smejo zlorabljati elektronskih dražb ali jih uporabljati z namenom preprečevanja, omejevanja ali izkrivljanja konkurence ali z namenom spreminjanja predmeta naročila, ki z objavo obvestila o javnem naročilu postane predmet javnega zbiranja ponudb in je opredeljen v specifikacijah.

Člen 151

Neobičajno nizka cena

(člen 110(2) finančne uredbe)

1.   Če so v ponudbi za dano naročilo ponujene neobičajno nizke cene, naročnik, preden tako ponudbo zavrne samo iz tega razloga, pisno zahteva podrobno obrazložitev vseh postavk ponudbe, za katere meni, da so relevantne, in jih preveri v ustreznem pogovoru z vsemi udeleženimi in ob upoštevanju prejete obrazložitve. Ta podrobna obrazložitev se lahko nanaša zlasti na skladnost z določbami o zaščiti zaposlitve in delovnih pogojih, ki veljajo na kraju, kjer naj bi se gradnja, storitev ali dobava izvajala.

Naročnik lahko upošteva predvsem obrazložitve, ki se nanašajo na:

2.   Kadar naročnik ugotovi, da je cena neobičajno nizka zaradi dobljene državne pomoči, lahko zavrne ponudbo samo na podlagi tega razloga, če ponudnik v razumnem roku, ki mu ga določi naročnik, ne more dokazati, da je bila zadevna pomoč dodeljena dokončno ter v skladu s postopki in odločitvami, določenimi v pravilih Unije o državni pomoči.

Člen 152

Roki za prejem ponudb in prijav za sodelovanje

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   Naročnik v koledarskih dneh določi dokončne in obvezne roke za prejem ponudb in prijav za sodelovanje. Roki morajo biti dovolj dolgi, da imajo zainteresirane osebe na voljo razumno in ustrezno obdobje za pripravo in predložitev ponudb, zlasti ob upoštevanju zapletenosti naročila ali potrebe po ogledu lokacije ali pregledu dokumentov, priloženih specifikacijam, na kraju samem.

2.   V odprtim postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 52 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.

3.   V omejenih postopkih, v primerih uporabe konkurenčnega dialoga iz člena 132 in v postopkih s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) rok za prejem prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od 37 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.

V omejenih postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 40 dni od dne, ko je odposlan razpis za zbiranje ponudb.

V postopkih po razpisu za prijavo interesa iz člena 136(1) pa rok:

4.   Če je naročnik za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) v skladu s členom 123(2) poslal v objavo predhodno informativno obvestilo ali predhodno informativno obvestilo sam objavil v profilu kupca, se lahko rok za prejem ponudb na splošno skrajša na 36 dni, vendar v nobenem primeru ne sme biti krajši od 22 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu ali razpis za zbiranje ponudb.

Skrajšanje roka iz prvega pododstavka je mogoče le, če predhodno informativno obvestilo izpolnjuje naslednja pogoja:

5.   Roki za prejem ponudb se lahko skrajšajo za pet dni, če je od dne objave obvestila o javnem naročilu ali razpisa za prijavo interesa do celotne razpisne dokumentacije mogoč neomejen in neposreden elektronski dostop.

Člen 153

Rok za dvig razpisne dokumentacije

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se, ob upoštevanju odstavka 4, specifikacije ali dokumenti z opisom v postopku iz člena 132 in dodatni dokumenti pošljejo vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, v petih delovnih dneh po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dokumentacijo, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.

2.   Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se dodatne informacije v zvezi s specifikacijami ali dokumenti z opisom ali dodatnimi dokumenti pošljejo hkrati vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, najpozneje šest koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, če pa naročnik zahtevo za informacije prejme manj kot osem koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, pa dodatne informacije pošlje čim prej po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dodatne informacije, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.

3.   Če specifikacij in dodatnih dokumentov ali informacij iz kakršnega koli razloga ni mogoče poslati v rokih iz odstavkov 1 in 2 tega člena ali če je ponudbe mogoče pripraviti šele na podlagi ogleda lokacije ali pregleda dokumentacije, priložene specifikacijam, na kraju samem, se roki za prejem ponudb iz člena 152 podaljšajo, da se lahko vsi gospodarski subjekti seznanijo z vsemi potrebnimi informacijami za pripravo ponudb. To podaljšanje se ustrezno oglašuje v skladu z določbami iz členov 123 do 126.

4.   Če je v odprtem postopku, vključno z dinamičnimi nabavnimi sistemi iz člena 131, do celotne razpisne dokumentacije in dodatnih dokumentov mogoč neomejen, popoln in neposreden elektronski dostop, se odstavek 1 tega člena ne uporablja. V obvestilu o javnem naročilu iz člena 123(3) se navede internetni naslov, na katerem je mogoče najti to dokumentacijo.

Člen 154

Roki v nujnih primerih

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   V primeru, da ustrezno utemeljeni nujni razlogi onemogočijo uporabo najkrajših rokov iz člena 152(3) za omejene postopke in postopke s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, lahko naročniki določijo naslednja roka, izražena v koledarskih dneh:

2.   V omejenih postopkih in pospešenih postopkih s pogajanji se dodatne informacije o specifikacijah, če so bile zahtevane pravočasno, sporočijo vsem kandidatom ali ponudnikom najpozneje štiri koledarske dni pred rokom za prejem ponudb.

Člen 155

Načini pošiljanja

(člen 111(1) finančne uredbe)

1.   Ureditev za predložitev ponudb in prijav za sodelovanje določijo naročniki, ki lahko izberejo izključni način predložitve. Ponudbe in prijave za sodelovanje se lahko predložijo s pismom ali v elektronski obliki. Poleg tega je mogoče prijave za sodelovanje predložiti tudi s telefaksom.

Izbrani načini pošiljanja so splošno dostopni in gospodarskim subjektom ne omejujejo dostopa do postopka za oddajo javnih naročil.

Izbrani načini pošiljanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

Kadar je to potrebno zaradi pravnih dokazil, lahko naročniki zahtevajo, da je treba predložitve prijav za sodelovanje, ki so bile poslane s telefaksom, potrditi s pismom ali elektronsko, in sicer kar najhitreje in v vsakem primeru pred rokom iz člena 152.

2.   Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi in ne omejujejo gospodarskih subjektov pri dostopu do postopka za oddajo javnih naročil.

3.   Razen za naročila pod mejno vrednostjo iz člena 170(1), naprave za elektronsko sprejemanje ponudb in prijav za sodelovanje s tehničnimi sredstvi in ustreznimi postopki zagotavljajo, da:

4.   Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, predloženi dokumenti v elektronski obliki štejejo kot izvirniki in kot da so jih podpisali pooblaščeni zastopniki gospodarskih subjektov.

5.   V primeru predložitve s pismom lahko ponudniki ali kandidati predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje:

6.   Zaradi varovanja tajnosti in za preprečitev morebitnih težav, kadar se ponudbe pošiljajo s pošto, mora razpis za zbiranje ponudb vsebovati naslednjo določbo:

Ponudbe je treba predložiti v zaprti kuverti, ki je vložena v še eno zaprto kuverto. Na notranji kuverti morajo biti poleg imena službe, na katero je naslovljena in ki je bila navedena v razpisu za zbiranje ponudb, navedene naslednje besede „Razpis za zbiranje ponudb – ne odpiraj“. Če se uporabijo samolepilne kuverte, morajo biti zalepljene z lepilnim trakom, pošiljatelj pa se mora čezenj podpisati.

Člen 156

Jamstva za resnost ponudbe

(člen 111(3) finančne uredbe)

Naročnik lahko zahteva jamstvo za resnost ponudbe, ki se predloži v skladu s členom 163 in predstavlja od 1 % do 2 % skupne vrednosti naročila.

Jamstvo za resnost ponudbe se sprosti ob oddaji naročila. Če do roka ni predložena nobena ponudba ali ponudnik ponudbo naknadno umakne, se jamstvo zadrži.

Člen 157

Odpiranje ponudb in prijav za sodelovanje

(člen 111(4) finančne uredbe)

1.   Odprejo se vse prijave za sodelovanje in ponudbe, ki izpolnjujejo zahteve iz člena 155.

2.   Kadar vrednost naročila presega mejno vrednost iz člena 137(1) odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za odpiranje ponudb.

Komisijo za odpiranje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti zadevne institucije, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za te osebe veljajo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe. Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.

Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za odpiranje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za odpiranje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.

3.   Če se ponudbe predložijo s pismom, eden ali več članov komisije za odpiranje ponudb parafira dokumente, ki dokazujejo datum in uro, ko je bila vsaka ponudba odposlana.

Prav tudi parafirajo:

Kadar se naročilo odda po avtomatskem postopku oddaje v skladu s točko (a) člena 149(1), se cene iz ponudb, ki izpolnjujejo pogoje, objavijo.

Člani komisije podpišejo zapisnik o odpiranju prejetih ponudb, v katerem so navedene ponudbe, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 155, in ponudbe, ki teh pogojev ne izpolnjujejo, ter razlogi, zaradi katerih so bile ponudbe zavrnjene, pri čemer se sklicujejo na načine za predložitev ponudb iz člena 155. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.

Člen 158

Komisija za ocenjevanje ponudb in prijav za sodelovanje

(člen 111(5) finančne uredbe)

1.   Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje iz člena 155, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb, ki se na podlagi predhodno objavljenih meril za izključitev in izbor na eni strani oziroma meril za dodelitev na drugi strani imenuje za vsako od teh dveh stopenj.

Komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec, ki je dolžan dati svetovalno mnenje za naročila, katerih vrednost presega mejno vrednost iz člena 137(1).

Vendar pa lahko odgovorni odredbodajalec odloči, naj komisija za ocenjevanje ponudb oceni in razvrsti ponudbe samo na podlagi meril za oddajo ter da se merila za izključitev in izbor ocenijo na druge ustrezne načine, ki zagotavljajo odsotnost navzkrižja interesov.

2.   Komisijo za ocenjevanje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov iz člena 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da te osebe spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.

Komisijo za ocenjevanje ponudb lahko sestavljajo isti člani kot komisijo za odpiranje ponudb.

Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da ti strokovnjaki spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za ocenjevanje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za ocenjevanje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.

3.   Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki ne izpolnjujejo vseh bistvenih zahtev, določenih v razpisni dokumentaciji, se izločijo.

Komisija za ocenjevanje ponudb ali naročnik pa lahko zaprosi kandidate ali ponudnike, da v roku, ki ga določi, predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila dokazil, predloženih v zvezi z merili za izključitev in izbor.

Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki niso izključene in ki izpolnjujejo merila za izbor, štejejo kot dopustne.

4.   V primeru neobičajno nizke cene iz člena 151 komisija za ocenjevanje ponudb zahteva ustrezne informacije o postavkah ponudbe.

Člen 159

Rezultati ocenjevanja

(člen 112 finančne uredbe)

1.   Sestavi se poročilo, opremljeno z datumom, o oceni in razvrstitvi prijav za sodelovanje in ponudb, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje.

Poročilo podpišejo vsi člani komisije za ocenjevanje ponudb. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.

Če komisija za ocenjevanje ponudb ni imela pristojnosti za preverjanje ponudb na podlagi meril za izključitev in meril za izbor, poročilo podpišejo tudi osebe, ki jim je odgovorni odredbodajalec dodelil to pristojnost. Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.

2.   Poročilo iz odstavka 1 vsebuje najmanj:

3.   Naročnik nato sprejme sklep o oddaji naročila, v katerem navede vsaj naslednje:

Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, sklep iz prvega pododstavka sprejme naročnik, odgovoren za postopek za oddajo naročila.

Člen 160

Stiki med naročnikom in ponudniki

(člen 112 finančne uredbe)

1.   Stiki med naročnikom in ponudniki med postopkom za oddajo naročila so dovoljeni izjemoma, in sicer pod pogoji iz odstavkov 2 in 3.

2.   Pred rokom za predložitev ponudb lahko naročnik v zvezi z dodatnimi dokumenti in informacijami iz člena 153:

3.   Če je po odpiranju ponudb potrebno kakšno pojasnilo v zvezi s ponudbo ali če je treba v ponudbi popraviti očitne administrativne napake, se lahko naročnik obrne neposredno na ponudnika, pri čemer pa zaradi takih stikov pogoji ponudbe ne smejo biti na noben način spremenjeni.

4.   Za vsak primer, ko je bil vzpostavljen stik, in za ustrezno utemeljene primere, ko stik ni bil vzpostavljen, kot je navedeno v členu 96 finančne uredbe, se hrani zaznamek v dokumentaciji o zadevnem javnem naročilu.

Člen 161

Obveščanje kandidatov in ponudnikov

(členi 113, 114 in 118 finančne uredbe)

1.   Naročniki čim prej obvestijo kandidate in ponudnike o sprejetih odločitvah v zvezi z oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vstopu v dinamični nabavni sistem, vključno z razlogi za odločitev, da ne oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavijo dinamičnega nabavnega sistema, v zvezi s katerimi je potekalo javno zbiranje ponudb, ali da ponovno začnejo postopek.

2.   Naročnik sporoči informacije iz člena 113(2) finančne uredbe v največ 15 koledarskih dneh od dne, na katerega je prejel pisno zahtevo.

3.   Za naročila, ki so jih za svoj račun oddale institucije Unije, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki niso izključena iz področja uporabe Direktive 2004/18/ES, naročniki z elektronskimi sredstvi obvestijo hkrati in posamično vsakega neuspešnega ponudnika ali kandidata, da njegova ponudba ali vloga ni bila sprejeta, v kateri koli od naslednjih faz:

V vsakem primeru naročnik navede razloge, zakaj ponudba ali vloga ni bila sprejeta, in razpoložljiva pravna sredstva.

Neuspešni ponudniki ali kandidati lahko po pošti, telefaksu ali elektronski pošti pisno zahtevajo dodatne informacije glede razlogov za zavrnitev, vsi izbrani ponudniki, katerih ponudbe niso izločene, pa lahko pridobijo informacije o značilnostih in relativnih prednostih sprejete ponudbe ter ime uspešnega izvajalca, brez poseganja v določbe drugega pododstavka člena 113(2) finančne uredbe. Naročniki odgovorijo najpozneje 15 koledarskih dni po prejemu zahtevka.

Člen 162

Podpis pogodbe

(člena 113 in 118 finančne uredbe)

Pogodba se lahko začne izvajati, ko je podpisana, in ne pred tem.

Oddelek 4

Jamstva in korektivni ukrepi

Člen 163

Jamstva

(člen 115 finančne uredbe)

1.   Kadar morajo izvajalci jamstvo predložiti vnaprej, mora biti to izdano za dovolj visok znesek in veljati dovolj dolgo, da ga naročnik lahko unovči.

2.   Jamstvo da banka ali pooblaščena finančna institucija. Jamstvo lahko nadomesti solidarno poroštvo tretje osebe, če se naročnik s tem strinja.

Jamstvo je izraženo v eurih.

Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba nepreklicno zavezuje, da bo na prvi poziv poravnala obveznosti izvajalca.

Člen 164

Jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti

(člen 115 finančne uredbe)

1.   Za zagotavljanje, da so bili gradnja, blago ali storitve v celoti zagotovljeni, in kadar pri končnem plačilu ni mogoče opraviti dokončnega prevzema v skladu s pogoji pogodbe, lahko odredbodajalec pri posameznih primerih in ob upoštevanju predhodne analize tveganja zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti.

2.   Jamstvo v višini 10 % celotne vrednosti naročila se lahko zagotovi tako, da se pri plačilih vsakič odšteje ustrezen znesek.

Jamstvo lahko nadomesti znesek, za katerega se zmanjša zadnje plačilo in ki predstavlja jamstvo do končnega prevzema storitev, blaga ali gradenj. Znesek določi odredbodajalec in je sorazmeren tveganju, ki je bilo ugotovljeno za izvajanje naročila, pri tem pa upošteva predmet naročila in običajne poslovne pogoje za zadevni sektor.

Pogoji za takšno jamstvo so objavljeni v razpisni dokumentaciji.

3.   Po dokončnem prevzemu gradnje, storitev ali blaga se jamstvo sprosti v skladu s pogoji naročila.

Člen 165

Jamstvo za predhodno financiranje

(člen 115 finančne uredbe)

1.   Ko naročnik ugotovi potrebo po predhodnem financiranju, pred izvedbo postopka za oddajo javnega naročila oceni tveganja, povezana s takšnim financiranjem, pri tem pa upošteva zlasti naslednja merila:

2.   Jamstvo se zahteva za plačilo predhodnega financiranja v primeru iz drugega pododstavka člena 146(6) ali kadar se odredbodajalec odloči zahtevati jamstvo v skladu z odstavkom 1 tega člena.

Za naročila nizke vrednosti iz člena 137(1) jamstvo ni potrebno.

Jamstvo se sprosti, ko se predhodno financiranje odšteje od vmesnih plačil ali plačil razlike izvajalcu v skladu s pogoji naročila.

Člen 166

Zadržanje izvajanja v primeru napak ali nepravilnosti

(člen 116 finančne uredbe)

1.   V skladu s členom 116 finančne uredbe se izvajanje naročil lahko zadrži zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje naročil čim prej nadaljuje.

2.   Resna napaka ali nepravilnost je kakršna koli kršitev določbe pogodbe ali predpisa, ki je posledica dejanja ali opustitve dejanja, ki povzroči ali bi lahko povzročila izgubo za proračun Unije.

POGLAVJE 2

Določbe, ki se uporabljajo za naročila, ki jih institucije Unije oddajo za svoj račun

Člen 167

Določitev ustrezne ravni za izračun mejnih vrednosti

(člena 117 in 118 finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa znotraj institucije oceni ali so bile dosežene mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe.

Člen 168

Ločena naročila in naročila po sklopih

(člena 104 in 118 finančne uredbe)

1.   Ocenjene vrednosti naročila se ne sme določiti z namenom izogniti se zahtevam iz te uredbe, prav tako se s tem namenom ne sme naročila razdeliti na manjše dele.

Kadar koli je primerno, tehnično izvedljivo in stroškovno učinkovito, se naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), oddajo hkrati v obliki ločenih sklopov.

2.   Kadar se predmet naročila blaga, storitev ali gradenj razdeli na več sklopov, od katerih je vsak predmet posameznega naročila, se pri celotni oceni uporabljene mejne vrednosti upošteva skupna vrednost vseh sklopov.

Kadar je skupna vrednost vseh sklopov enaka ali višja od mejne vrednosti iz člena 170(1), se za vsak sklop uporabljajo člen 97(1) in odstavka 1 in 2 člena 104 finančne uredbe.

3.   Kadar se naročilo odda v obliki ločenih sklopov, se ponudbe ocenijo ločeno za vsak sklop. Če se istemu ponudniku dodeli več sklopov, se lahko podpiše ena pogodba, ki zajema vse te sklope.

Člen 169

Osnova za ocenjevanje vrednosti določenih naročil

(člen 118 finančne uredbe)

1.   Pri izračunu ocenjene vrednosti naročila naročnik upošteva celotno ocenjeno plačilo izvajalca.

Kadar naročilo dopušča opcije ali možnost podaljšanja, je osnova za izračun najvišja odobrena vrednost, vključno z uporabo opcijskih klavzul in podaljšanja.

Ta ocena se pripravi, ko se obvestilo o javnem naročilu pošlje v objavo, ali, kadar takšna objava ni predvidena, ko naročnik začne s postopkom oddaje.

2.   Za okvirne pogodbe in dinamične nabavne sisteme se upošteva najvišja vrednost vseh naročil, predvidenih v celotnem obdobju veljavnosti okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema.

3.   Pri naročilih storitev se upošteva:

4.   Pri naročilih storitev, pri katerih ni mogoče oceniti skupne cene, ali pri naročilih blaga na podlagi zakupa, najema ali nakupa na obroke, se kot osnova za izračun ocenjene vrednosti naročila upošteva:

5.   Pri rednih naročilih storitev ali blaga ali pri naročilih, ki se po določenem času podaljšajo, se vrednost naročila oceni:

6.   Pri naročilih gradenj se poleg same vrednosti gradnje upošteva tudi ocenjena skupna vrednost blaga, potrebnega za izvedbo gradnje, ki ga naročnik da na voljo izvajalcu.

Člen 170

Mejne vrednosti za uporabo postopkov iz Direktive 2004/18/ES

(člen 118 finančne uredbe)

1.   Mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe so mejne vrednosti iz Direktive 2004/18/ES za naročila storitev, blaga in gradnje.

2.   Roki iz člena 118 finančne uredbe so roki, določeni v členih 152, 153 in 154.

Člen 171

Obdobje mirovanja pred podpisom pogodbe

(člen 118 finančne uredbe)

1.   Naročnik z uspešnim ponudnikom ne podpiše pogodbe ali okvirne pogodbe iz Direktiva 2004/18/ES dokler ne preteče 14 koledarskih dni.

To obdobje začne teči z enim od naslednjih datumov:

Kadar se obvestilo iz točke (a) drugega pododstavka pošlje prek telefaksa ali elektronsko, je obdobje mirovanja 10 koledarskih dni.

Po potrebi lahko naročnik odloži podpis pogodbe zaradi dodatnega pregleda, če to opravičujejo zahtevki ali pripombe, ki so jih predložili neuspešni ali oškodovani ponudniki ali kandidati, ali kakršni koli drugi ustrezni prejeti podatki. Zahtevki, pripombe ali podatki morajo prispeti v obdobju iz prvega pododstavka. V primeru odložitve se o tem obvesti vse kandidate ali ponudnike v treh delovnih dneh po sklepu o odložitvi.

Razen v primerih iz odstavka 2 je vsaka pogodba, ki se podpiše pred iztekom obdobja iz prvega pododstavka, nična in neveljavna.

Kadar se naročilo ali okvirno naročilo ne more podeliti predvidenemu uspešnemu ponudniku, ga lahko naročnik podeli naslednjemu najboljšemu ponudniku.

2.   Obdobje iz odstavka 1 se ne uporablja v naslednjih primerih:

Člen 172

Dokazilo o dostopu do naročil

(člen 119 finančne uredbe)

V specifikacijah se zahteva, da ponudniki navedejo, v kateri državi imajo svoj sedež ali stalno prebivališče, in da predložijo dokazila, ki so običajno sprejemljiva po njihovem lastnem pravu.

NASLOV VI

NEPOVRATNA SREDSTVA

POGLAVJE 1

Področje uporabe in oblika nepovratnih sredstev

Člen 173

Članarine

(člen 121 finančne uredbe)

Članarine iz člena 121(2)(d) finančne uredbe so vsote, ki se plačajo organom, katerih članica je Unija, v skladu s proračunskimi odločitvami in pogoji plačila, ki jih določi zadevni organ.

Člen 174

Sporazumi in sklepi o dodelitvi nepovratnih sredstev

(člen 121(1) finančne uredbe)

1.   Nepovratna sredstva se dodelijo s sklepom ali pisnim sporazumom.

2.   Za določitev ustreznega instrumenta se upošteva naslednje:

Člen 175

Odhodki za člane institucij

(člen 121 finančne uredbe)

Odhodki za člane institucij iz člena 121(2)(a) finančne uredbe vključujejo prispevke združenjem sedanjih ali nekdanjih poslancev Evropskega parlamenta. Plačevanje teh prispevkov poteka v skladu z notranjimi upravnimi pravili Evropskega parlamenta.

Člen 176

Ukrepi, za katere se lahko odobrijo nepovratna sredstva

(člen 121 finančne uredbe)

Ukrep, za katerega se lahko odobrijo nepovratna sredstva v smislu člena 121 finančne uredbe, mora biti jasno opredeljen.

Nobenega ukrepa ni mogoče razdeliti na različne ukrepe, da bi se izognili finančnim pravilom iz te uredbe.

Člen 177

Organi, ki si prizadevajo za dosego cilja v splošnem interesu Unije

(člen 121 finančne uredbe)

Organ, ki si prizadeva za dosego cilja v splošnem interesu Unije, je:

Člen 178

Partnerstva

(člen 121 finančne uredbe)

1.   Posamezna nepovratna sredstva za ukrepe in za poslovanje so lahko sestavni del okvirnih partnerstev.

2.   Okvirno partnerstvo se lahko vzpostavi kot dolgoročni mehanizem sodelovanja med Komisijo in upravičenci do nepovratnih sredstev. Lahko je v obliki okvirnega sporazuma ali okvirnega sklepa o partnerstvu.

Okvirni sporazum ali sklep o partnerstvu določa skupne cilje, naravo načrtovanih enkratnih ukrepov ali ukrepov, ki so del odobrenega letnega programa dela, postopek dodeljevanja posameznih nepovratnih sredstev v skladu z načeli in postopkovnimi pravili iz tega naslova ter splošne pravice in obveznosti vsake pogodbenice po posameznih sporazumih ali sklepih.

Trajanje partnerstva ne sme biti daljše od štirih let, razen v izrednih primerih, upravičenih predvsem zaradi predmeta okvirnega partnerstva.

Odredbodajalci ne smejo neupravičeno uporabljati okvirnih sporazumov ali sklepov o partnerstvih ali jih uporabljati tako, da bi bil namen ali učinek v nasprotju z načeli preglednosti ali enakega obravnavanja vložnikov.

3.   Kar zadeva načrtovanje programov, predhodno objavo in dodeljevanje, se okvirna partnerstva obravnavajo kot nepovratna sredstva.

4.   Posamezna nepovratna sredstva, ki temeljijo na okvirnih sporazumih ali sklepih o partnerstvu, se dodelijo v skladu s postopki, določenimi v teh sporazumih ali sklepih, in v skladu s tem naslovom.

Za posamezna nepovratna sredstva veljajo postopki za naknadno objavo iz člena 191.

Člen 179

Sistemi za elektronsko izmenjavo

(člen 121(1) finančne uredbe)

1.   Vse izmenjave z upravičenci, vključno s sklepanjem sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev, objavo sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi Komisija.

2.   Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:

3.   Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.

Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.

Elektronski podpisi iz točke (b) odstavka 2 imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.

Člen 180

Vsebina sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev

(člen 122 finančne uredbe)

1.   Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa najmanj naslednje:

Splošni pogoji iz točke (f) prvega pododstavka določajo vsaj:

2.   Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev lahko določa ureditve in roke za začasno ustavitev ali prekinitev izplačil nepovratnih sredstev v skladu s členom 135 finančne uredbe.

3.   V primerih iz člena 178 okvirni sporazum o partnerstvu ali okvirni sklep o partnerstvu določa informacije iz točk (a), (b), (c)(i), (f) in (h) do (j) in (l) iz prvega pododstavka odstavka 1 tega člena.

Posamezen sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje informacije iz točk (a) do (e), (g) in (k) prvega pododstavka odstavka 1 in po potrebi tudi iz točke (i) prvega pododstavka odstavka 1.

4.   Sprememba sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev je možna le v pisni obliki. Namen ali učinek takšnih sprememb, vključno s tistimi, s katerimi se doda ali odstrani upravičenec, ne sme vzbujati dvomov o sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev ali biti v nasprotju z enakim obravnavanjem vložnikov.

5.   Odstavki 1, 2, 3 in 4 se smiselno uporabljajo za sklepe o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Nekatere informacije iz odstavka 1 se lahko navedejo v razpisu za zbiranje predlogov ali katerem koli, s tem povezanem dokumentu, in ne v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 181

Oblike nepovratnih sredstev

(člen 123 finančne uredbe)

1.   Nepovratna sredstva v obliki iz točke (a) člena 123(1) finančne uredbe se izračunajo na podlagi upravičenih stroškov, ki so določeni kot dejansko nastali stroški upravičenca in za katere velja predhodni finančni načrt, predložen skupaj s predlogom in vključen v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.

2.   Stroški na enoto iz točke (b) člena 123(1) finančne uredbe vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni s sklicevanjem na znesek na enoto.

3.   Pavšalni zneski iz točke (c) člena 123(1) finančne uredbe na splošno vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni.

4.   Pavšalno financiranje iz točke (d) člena 123(1) finančne uredbe krije posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so jasno določeni vnaprej s pomočjo odstotnega deleža.

Člen 182

Pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje

(člen 124 finančne uredbe)

1.   Pooblastilo za uporabo pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja iz člena 124(1) finančne uredbe velja v času izvajanja programa. Če so potrebne bistvene spremembe, se lahko to pooblastilo spremeni. Podatki in zneski se redno ocenjujejo in po potrebi se pavšalni zneski, stroški na enoto ali pavšalno financiranje prilagodijo.

V primeru sporazuma med Komisijo in različnimi upravičenci, za vsakega upravičenca velja zgornja meja iz drugega pododstavka člena 124(1) finančne uredbe.

2.   Sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje vsa potrebna določila za preverjanje, ali so bili upoštevani pogoji za izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.

3.   Izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja ne posega v pravico dostopanja do zakonsko predpisanih evidenc upravičencev za namene iz prvega pododstavka odstavka 1 in člena 137(2) finančne uredbe.

4.   Kadar naknadni nadzor razkrije, da se financirani dogodek ni zgodil in da je upravičenec prejel neupravičeno izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja, je Komisija upravičena do izterjave sredstev do višine nepovratnih sredstev, ne da bi to vplivalo na denarne kazni iz člena 109 finančne uredbe.

POGLAVJE 2

Načela

Člen 183

Načelo sofinanciranja

(člen 125(3) finančne uredbe)

1.   V skladu z načelom sofinanciranja se sredstva, potrebna za izvedbo ukrepa ali programa dela, ne zagotovijo v celoti s prispevkom Unije.

Sofinanciranje je lahko v obliki lastnih sredstev upravičenca, prihodka iz ukrepa ali programa dela ali finančnih prispevkov ali prispevkov v naravi tretjih oseb.

2.   Prispevki v naravi pomenijo nefinančna sredstva, ki jih tretje osebe brezplačno zagotovijo upravičencu.

Člen 184

Načelo neprofitnosti

(člen 125(5) finančne uredbe)

Finančni prispevki tretjih oseb, ki jih lahko upravičenec porabi za kritje stroškov, ki niso stroški, upravičeni iz naslova nepovratnih sredstev Unije, ali ki niso dolgovani tretji osebi, kadar niso porabljeni ob koncu ukrepa ali programa dela, se ne štejejo kot finančni prispevki, ki jih donatorji posebej namenijo za financiranje upravičenih stroškov v smislu člena 125(5) finančne uredbe.

Člen 185

Nepovratna sredstva nizke vrednosti

(člen 125(4) finančne uredbe)

Nepovratna sredstva nizke vrednosti so nepovratna sredstva, ki ne presegajo 60 000 EUR.

Člen 186

Tehnična pomoč

(člena 101 in 125 finančne uredbe)

„Tehnična pomoč“ pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.

Člen 187

Upravičeni stroški

(člen 126(3)(c) finančne uredbe)

DDV se šteje za davek, ki ga ni mogoče povrniti v skladu z nacionalno zakonodajo o DDV, če se po nacionalni zakonodaji pripiše kateri koli izmed naslednjih dejavnosti:

DDV, povezan z dejavnostmi iz člena 13(2) Direktive 2006/112/ES, se šteje kot plačan s strani upravičenca, ki ni davčni zavezanec, kot je opredeljeno v prvem pododstavku člena 13(1) te direktive, ne glede na to, ali zadevna država članica te dejavnosti obravnava kot dejavnosti, ki jih izvajajo organizacije javnega prava v vlogi javnega organa.

Člen 188

Načrtovanje

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nepovratna sredstva. Ta program dela sprejme institucija in se čim prej in najpozneje do 31. marca v letu izvajanja objavi na spletni strani institucije, namenjeni nepovratnim sredstvom.

Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede za razpise za zbiranje predlogov z okvirnim zneskom in najvišjo stopnjo sofinanciranja.

Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94, da se sklep, s katerim bo sprejet, šteje za sklep o financiranju nepovratnih sredstev za zadevno leto.

2.   Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.

Člen 189

Vsebina razpisov za zbiranje predlogov

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Razpisi za zbiranje predlogov vsebujejo:

2.   Razpisi za zbiranje predlogov se objavijo na spletni strani institucij Unije in po možnosti v katerem koli drugem ustreznem mediju, vključno z Uradnim listom Evropske unije, da se zagotovi čim boljša obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v predhodnem letu izvrševanja proračuna. Vse spremembe vsebine razpisov za zbiranje predlogov se prav tako objavijo v skladu s pogoji, ki veljajo za razpise za zbiranje predlogov.

Člen 190

Izjeme glede objave razpisov za zbiranje predlogov

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Nepovratna sredstva se lahko dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov samo v naslednjih primerih:

Takšni primeri iz točke (f) prvega pododstavka se primerno utemeljijo v sklepu o dodelitvi.

2.   Krizne razmere v tretjih državah pomenijo razmere neposredne ali neizogibne nevarnosti, ki bi lahko prerasle v oborožen spopad ali destabilizirale državo. Kot krizne razmere lahko štejejo tudi razmere, ki nastanejo zaradi naravnih nesreč, kriz, ki jih povzroči človek, kot so vojne in drugi konflikti, ali izredne okoliščine s primerljivimi posledicami, povezane med drugim s podnebnimi spremembami, propadanjem okolja, odvzemom dostopa do energije in naravnih surovin ali hudo revščino.

Člen 191

Naknadna objava

(člen 128 finančne uredbe)

1.   Informacije o nepovratnih sredstvih, dodeljenih med proračunskim letom, se objavijo v skladu s členom 21.

2.   Komisija po objavi iz odstavka 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:

Člen 192

Obveščanje vložnikov

(člen 128 finančne uredbe)

Komisija vložnikom zagotovi informacije in navodila:

Člen 193

Financiranje iz ločenih proračunskih postavk

(člen 129 finančne uredbe)

Ukrep se lahko skupno financira iz različnih proračunskih postavk več odgovornih odredbodajalcev.

Člen 194

Retroaktivni učinek financiranja v primerih skrajne nuje in pri preprečevanju konfliktov

(člen 130 finančne uredbe)

Na področju uporabe člena 130(1) finančne uredbe so odhodki, ki jih je imel upravičenec pred datumom vložitve vloge, upravičeni do financiranja Unije pod naslednjima pogojema:

Člen 195

Predložitev vlog za nepovratna sredstva

(člen 131 finančne uredbe)

1.   Ureditve za vložitev vlog za nepovratna sredstva določi odgovorni odredbodajalec, ki lahko izbere način vložitve. Vloge za nepovratna sredstva se lahko vložijo s pismom ali v elektronski obliki.

Izbrani načini sporočanja so nediskriminatorni in vložnikom ne omejujejo dostopa do postopka za dodelitev.

Izbrani načini sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

Za namene točke (c) tretjega pododstavka, odgovorni odredbodajalec preuči vsebino vlog šele po izteku roka, ki je bil določen za njihovo predložitev.

Odgovorni odredbodajalec lahko zahteva, da se elektronsko vloženim vlogam doda napredni elektronski podpis v smislu Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 1999/93/ES (19).

2.   Kadar odgovorni odredbodajalec dovoli elektronsko vložitev vlog, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno in javno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi. Informacije o specifikacijah za vložitev vlog, vključno s šifriranjem, so na voljo vložnikom.

Poleg tega morajo naprave za elektronsko sprejemanje vlog jamčiti varnost in zaupnost. Prav tako pa morajo zagotoviti, da je mogoče točno določiti uro in datum prejema vloge.

3.   V primeru vložitve s pismom lahko vložniki vloge vložijo na enega od naslednjih načinov:

POGLAVJE 3

Postopek oddaje javnega naročila

Člen 196

Vsebina vlog za nepovratna sredstva

(člen 131 finančne uredbe)

1.   Vloge se vložijo na obrazcu, določenem v skladu s skupnimi standardi iz člena 192(a), ki ga dajo na voljo odgovorni odredbodajalci in v skladu z merili iz temeljnega akta in razpisa za zbiranje predlogov.

Dokazila iz drugega pododstavka člena 131(3) finančne uredbe lahko vsebujejo zlasti izkaz uspeha in bilanco stanja za zadnje proračunsko leto, za katero je bil pripravljen zaključni račun.

2.   Ocena proračuna za ukrep ali program dela, ki se priloži vlogi, ima ob upoštevanju rezervacij za nepredvidene dogodke ali morebitnih nihanj deviznih tečajev, ki so lahko odobreni v ustrezno utemeljenih primerih, uravnotežene prihodke in odhodke, hkrati pa podaja oceno upravičenih stroškov ukrepa ali programa dela.

3.   Kadar vloga zadeva nepovratna sredstva za ukrep, za katerega znesek presega 750 000 EUR, ali nepovratna sredstva za poslovanje, ki presegajo 100 000 EUR, se predloži revizijsko poročilo, ki ga pripravi pooblaščeni zunanji revizor. V poročilu so potrjeni računi za zadnje proračunsko leto, za katero so podatki na voljo.

Določbe prvega pododstavka tega odstavka se uporabljajo samo za prvo vlogo, ki jo upravičenec vloži pri odgovornem odredbodajalcu v katerem koli proračunskem letu.

V primeru sporazumov med Komisijo in več upravičenci ti mejni zneski, določeni v prvem pododstavku, veljajo za vsakega upravičenca.

V primeru partnerstva iz člena 178 mora biti pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu pripravljeno poročilo o reviziji iz prvega pododstavka tega odstavka, ki zajema zadnji dve proračunski leti, za kateri so podatki na voljo.

Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja odstopi od obveznosti do poročila o reviziji iz prvega pododstavka za izobraževalne ustanove in v primeru sporazumov z različnimi upravičenci za upravičence, ki so sprejeli solidarno odgovornost, ali ki ne prevzemajo nobene finančne odgovornosti.

Prvi pododstavek tega odstavka se ne uporablja za javne organe in mednarodne organizacije iz člena 43.

4.   Vložnik navede vire in zneske financiranja Unije, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil, za isti ukrep, del ukrepa ali za njegovo izvajanje v istem proračunskem letu, kot tudi vsa druga sredstva za isti ukrep, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil.

Člen 197

Dokazila za odsotnost situacije, ki bi povzročala izključitev

(člen 131 finančne uredbe)

Vložniki dajo častno izjavo, da niso v kateri od situacij iz členov 106(1) in 107 finančne uredbe, razen kot je navedeno v točkah (a) in (b) člena 131(4) finančne uredbe. Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja zahteva, da uspešni vložniki predložijo dokazila iz člena 143. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, uspešni vložniki takšna dokazila predložijo, razen če dokažejo, da to ni mogoče in odgovorni odredbodajalec to prizna, ali če so bila taka dokazila že predložena v drugem postopku za nepovratna sredstva ali postopku za oddajo javnega naročila, če zadevni dokumenti niso starejši od enega leta od datuma izdaje in so še veljavni.

Člen 198

Vložniki, ki niso pravne osebe

(člen 131 finančne uredbe)

Kadar vložnik, ki ni pravna oseba, vloži vlogo za nepovratna sredstva v skladu s členom 131(2) finančne uredbe, zastopniki tega vložnika dokažejo, da so pooblaščeni za prevzem pravnih obveznosti v imenu vložnika ter da ima ta finančno in poslovno sposobnost, enako tistim pravnih oseb.

Člen 199

Vložnik, ki ga sestavlja več pravnih subjektov

(člen 131 finančne uredbe)

Če več pravnih subjektov izpolnjuje pogoje za prijavo za nepovratna sredstva in skupaj sestavljajo en pravni subjekt, lahko odgovorni odredbodajalec obravnava ta subjekt kot izključnega vložnika, če so na vlogi navedenega subjekta, ki sodelujejo pri predlaganem ukrepu ali programu dela navedeni kot del vložnika.

Člen 200

Denarne in upravne kazni

(člen 131 finančne uredbe)

Denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko v skladu s pogoji iz člena 145 izrečejo vložnikom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije.

Takšne denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko izrečejo tudi upravičencem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti.

Člen 201

Merila za upravičenost

(člen 131 finančne uredbe)

1.   Merila za upravičenost se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.

2.   Merila za upravičenost določajo pogoje za sodelovanje v razpisu za zbiranje predlogov. Ta merila so določena ob primernem upoštevanju ciljev ukrepa in spoštujejo načeli preglednosti in nediskriminacije.

Člen 202

Merila za izbor

(člen 132(1) finančne uredbe)

1.   Merila za izbor se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov in so takšna, da omogočajo oceno finančne in poslovne sposobnosti vložnika za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela.

2.   Vložnik mora imeti stalna in zadostna finančna sredstva za izvajanje svoje dejavnosti v celotnem obdobju, v katerem se izvaja ukrep, ali v letu, za katerega se dodelijo nepovratna sredstva, in mora prispevati k njegovemu financiranju. Vložnik mora biti strokovno usposobljen in imeti izobrazbo, ki je potrebna za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela, razen če ni posebej drugače določeno v temeljnem aktu.

3.   Finančna in poslovna sposobnost se preverjata zlasti na podlagi analize dokazil iz člena 196, ki jih je zahteval odgovorni odredbodajalec v razpisu za zbiranje predlogov.

Če v razpisu za zbiranje predlogov niso bila zahtevana nobena dokazila in če odgovorni odredbodajalec dvomi o finančni ali poslovni sposobnosti vložnikov, od njih zahteva, da predložijo vsa ustrezna dokazila.

V primeru partnerstev iz člena 178 se tako preverjanje opravi pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu.

Člen 203

Merila za dodelitev

(člen 132(2) finančne uredbe)

1.   Merila za dodelitev se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.

2.   Merila za dodelitev so takšna, da omogočajo dodeljevanje nepovratnih sredstev za ukrepe, ki čim bolj povečajo učinkovitost programa Unije, ki ga izvajajo, ali dodeljevanje nepovratnih sredstev organom, katerih program dela je namenjen za doseganje istega rezultata. Ta merila se opredelijo tako, da zagotavljajo tudi pravilno upravljanje sredstev Unije.

Merila za dodelitev se uporabljajo tako, da omogočajo izbiro načrtovanih ukrepov ali programov dela, za katere je Komisija lahko prepričana, da bodo v skladu z njenimi cilji in prednostnimi nalogami ter da bo zagotovljena prepoznavnost financiranja Unije.

3.   Merila za dodelitev se opredelijo tako, da je pozneje mogoče izvesti ocenjevanje.

Člen 204

Ocena vlog in dodeljevanje nepovratnih sredstev

(člen 133 finančne uredbe)

1.   Odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za ocenjevanje predlogov, razen če se Komisija v okviru posebnega sektorskega programa odloči drugače.

Komisijo sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za te osebe obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe in organi, na katere se prenesejo naloge, iz členov 62 in 208 finančne uredbe nimajo ločenih enot, zahteva glede organizacijskih enot, ki niso hierarhično povezane med seboj, ne velja.

Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec se prepriča, da ti strokovnjaki izpolnjujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

2.   Odgovorni odredbodajalec po potrebi razdeli postopek na več stopenj. Pravila, ki veljajo za postopek, se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.

Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se na drugi stopnji predložitev celotnega predloga zahteva samo od tistih vložnikov, ki so predložili predloge, ki izpolnjujejo merila za ocenjevanje na prvi stopnji.

Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se v nadaljnje ocenjevanje uvrstijo samo tisti predlogi, ki so na prvi stopnji izpolnili določeno vrsto meril.

Vložniki, katerih predlogi se zavrnejo na prvi ali drugi stopnji, se obvestijo v skladu s členom 133(3) finančne uredbe.

Vsaka naslednja stopnja postopka se mora jasno razlikovati od prejšnje.

V istem postopku se istih dokumentov in informacij ne zahteva več kot enkrat.

3.   Komisija za ocenjevanje ali, če je primerno, odgovorni odredbodajalec lahko zahteva od vložnika, da predloži dodatne informacije ali pojasni dokazila, predložena v zvezi z vlogo, če takšne informacije ali pojasnila predloga ne spreminjajo znatno. V skladu s členom 96 finančne uredbe komisija za ocenjevanje ali odredbodajalec, v primeru očitnih napak pri pisanju, tega ne zahteva le v ustrezno utemeljenih primerih. Odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.

4.   Po zaključku svojega dela člani komisije za ocenjevanje podpišejo poročilo o vseh pregledanih predlogih, v katerem ocenijo kakovost posameznega predloga in seznam predlogov, ki lahko prejmejo financiranje. Ta poročila so lahko podpisana v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno overjanje podpisnika.

Po potrebi se v tem poročilu določi vrstni red pregledanih predlogov ter navedejo priporočila o najvišjem dodeljenem znesku in morebitnih nebistvenih prilagoditvah vloge za nepovratna sredstva.

Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.

5.   Odgovorni odredbodajalec lahko pozove vložnika, da prilagodi predlog v skladu s priporočili komisije za ocenjevanje. Odgovorni odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.

Odgovorni odredbodajalec po oceni sprejme odločitev, pri čemer navede vsaj naslednje:

6.   Odstavki 1, 2 in 4 tega člena niso obvezni za dodelitev nepovratnih sredstev v skladu s členom 190 te uredbe in členom 125(7) finančne uredbe.

Člen 205

Obveščanje vložnikov

(člen 133 finančne uredbe)

Zavrnjeni vložniki se čim prej seznanijo o oceni njihove vloge, v vsakem primeru pa v roku 15 koledarskih dni po tem, ko so bile informacije poslane uspešnim vložnikom.

POGLAVJE 4

Plačilo in nadzor

Člen 206

Jamstvo za predhodno financiranje

(člen 134 finančne uredbe)

1.   Za omejitev finančnih tveganj, povezanih s plačilom predhodnega financiranja, lahko odgovorni odredbodajalec na podlagi ocene tveganja zahteva, da upravičenec vnaprej predloži jamstvo v višini do vrednosti zneska predhodnega financiranja, razen za nepovratna sredstva malih vrednosti, ali plačila razdeli na več obrokov.

2.   Kadar se zahteva jamstvo, ga mora oceniti in sprejeti odgovorni odredbodajalec.

Jamstvo velja dovolj dolgo, da se lahko aktivira.

3.   Jamstvo izda pooblaščena banka ali finančna institucija s sedežem v eni od držav članic. Kadar ima upravičenec sedež v tretji državi, lahko odgovorni odredbodajalec privoli, da takšno jamstvo predloži banka ali finančna institucija s sedežem v tej tretji državi, če meni, da to jamstvo nudi varnost in značilnosti, primerljive s tistimi, ki jih nudijo banke ali finančne institucije s sedežem v državi članici.

Na zahtevo upravičenca in po odobritvi odgovornega odredbodajalca se jamstvo iz prvega pododstavka lahko nadomesti s solidarnim poroštvom tretje osebe ali nepreklicnim in brezpogojnim solidarnim poroštvom upravičencev ukrepa, ki so pogodbeniki istega sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Jamstvo je izraženo v eurih.

Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba ali drugi upravičenci nepreklicno zavezujejo, da bodo na prvi poziv poravnali obveznosti upravičenca.

4.   Jamstvo se lahko sprosti, ko se predhodno financiranje postopoma poračuna z vmesnimi plačili ali plačili razlike upravičencu v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 207

Dokazila, ki se priložijo zahtevku za plačilo

(člen 135 finančne uredbe)

1.   Za vsa nepovratna sredstva se lahko predhodno financiranje razdeli na več obrokov v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Celotno plačilo novega zneska predhodnega financiranja se lahko izvede šele, ko se porabi najmanj 70 % skupnega zneska prejšnjega predhodnega financiranja.

Kadar je poraba prejšnjega predhodnega financiranja manjša od 70 %, se znesek nadaljnjega plačila v okviru predhodnega financiranja zmanjša za neporabljeni znesek prejšnjega predhodnega financiranja.

Vsakemu zahtevku za novo plačilo mora upravičenec priložiti poročilo o odhodkih.

2.   Upravičenec brez poseganja v člen 110 da častno izjavo, s katero potrdi, da so informacije v njegovih zahtevkih za plačilo popolne, zanesljive in resnične. Potrdi tudi, da se lahko stroški, ki jih je imel, štejejo za upravičene v skladu z določbami sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ter da so zahtevki za plačilo potrjeni z ustreznimi dokazili, ki se lahko preverijo.

3.   Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva potrdilo o računovodskih izkazih ukrepa ali programa dela in z njimi povezanih računih, ki ga izda odobreni zunanji revizor ali, v primeru javnih organov, strokovno usposobljeni in neodvisni javni uslužbenec. Potrdilo se priloži zahtevku za plačilo. Potrdilo v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in na podlagi dogovorjenih postopkov, skladnih z mednarodnimi standardi, potrjuje, da so stroški, ki jih prijavi upravičenec v računovodskih izkazih, na katerih temelji izjava o stroških, dejansko nastali, so točni in upravičeni v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev.

V posameznih in primerno utemeljenih primerih lahko odgovorni odredbodajalec zahteva potrdilo v obliki mnenja ali v drugi obliki, skladni z mednarodnimi standardi.

Potrdilo o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi je za vmesna plačila in plačila razlike obvezno v naslednjih primerih:

Odgovorni odredbodajalec lahko glede na svojo oceno tveganja tudi odstopi od obveznosti predložitve takšnega potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi, v primeru:

Odgovorni odredbodajalec lahko prav tako odstopi od obveznosti predložitve potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanih računov, če so ali bodo revizijo opravili neposredno zaposleni Komisije ali v njenem imenu pooblaščen organ, ki daje enaka zagotovila o prijavljenih stroških.

V primeru sporazuma med Komisijo in več upravičenci mejni zneski iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka veljajo za vsakega od upravičencev.

4.   Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva poročilo o operativnem preverjanju rezultatov, ki ga pripravi neodvisna tretja oseba, ki jo za to pooblasti odgovorni odredbodajalec. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, se zahtevku za plačilo priloži poročilo o preverjanju, zadevni stroški pa so upravičeni pod enakimi pogoji kot stroški, povezani s potrdili o reviziji, kot je določeno v členu 126 finančne uredbe. V poročilu o preverjanju mora biti navedeno, da je bilo preverjanje rezultatov opravljeno v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in ali je bil ukrep ali program dela dejansko izveden v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 208

Začasna ustavitev in zmanjšanje nepovratnih sredstev

(člen 135 finančne uredbe)

1.   Izvajanje sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sodelovanje upravičenca pri njunem izvajanju ali plačilih se lahko začasno ustavi zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije ali kršitve obveznosti dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje čim prej nadaljuje.

2.   Če dogovorjeni ukrep ali program dela sploh ni bil izveden ali ni bil pravilno izveden, odgovorni odredbodajalec, če ima upravičencu možnost, da poda svoje ugotovitve, odvisno od faze v postopku sorazmerno zmanjša ali izterja nepovratna sredstva.

POGLAVJE 5

Izvajanje

Člen 209

Pogodbe o izvajanju

(člen 137 finančne uredbe)

1.   Če je za izvajanje ukrepa ali programa dela potrebna oddaja javnega naročila, upravičenec brez poseganja v Direktivo 2004/18/ES odda naročilo ponudniku, ki predloži najugodnejšo ponudbo ali, kadar je primerno, ponudniku, ki ponuja najnižjo ceno, pri čemer se izogne vsakemu navzkrižju interesov.

2.   Kadar izvajanje ukrepov ali programa dela zahteva oddajo javnega naročila v vrednosti več kot 60 000 EUR, lahko odgovorni odredbodajalec od upravičenca zahteva, da spoštuje posebna pravila poleg tistih iz odstavka 1.

Ta posebna pravila temeljijo na pravilih iz finančne uredbe in so določena ob upoštevanju vrednosti zadevnih naročil, sorazmerne velikosti prispevka Unije glede na celoten strošek ukrepa in tveganja. Takšna posebna pravila se vključijo v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Člen 210

Finančna podpora tretjim osebam

(člen 137 finančne uredbe)

Če so cilji ali rezultati, ki naj bi se dosegli, dovolj podrobno opredeljeni v pogojih iz člena 137(1) finančne uredbe, se šteje, da je možnost prostega preudarka izčrpana le, če sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa tudi naslednje:

NASLOV VII

NAGRADE

Člen 211

Načrtovanje

(člen 138(2) finančne uredbe)

1.   Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nagrade. Zadevna institucija sprejme program dela in ga čim prej, najpozneje do 31. marca v letu izvajanja, objavi na internetni strani institucije.

Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede natečajev z okvirnim zneskom nagrad.

Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94 za sklep, s katerim bo sprejet in bo veljal kot sklep o financiranju nagrad za zadevno leto.

2.   Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.

Člen 212

Pravila natečaja

(člen 138(2) finančne uredbe)

1.   Pravila natečaja določajo naslednje:

Za namene točke (a)(i) prvega pododstavka so upravičenci do nepovratnih sredstev Unije upravičeni, razen če ni drugače navedeno v pravilih natečaja.

Za namene točke (a)(vi) prvega pododstavka lahko pri sodelovanju mednarodnih organizacij pride do odstopanj.

2.   Odgovorni odredbodajalec izbere sredstva sporočanja, ki so nediskriminatorna glede predložitve natečajnih del in ki udeležencem ne omejujejo dostopa do natečaja.

Izbrana sredstva sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

3.   Pravila natečaja lahko določajo pogoje za preklic natečaja, zlasti če ciljev ni mogoče izpolniti ali če bi lahko na tečaju zmagala pravna ali fizična oseba, ki ne izpolnjuje pogojev za sodelovanje.

4.   Pravila natečajev se objavijo na internetni strani institucij Unije. Poleg objave na spletni strani se lahko objavijo tudi v kateri koli drugi ustrezni publikaciji, vključno z Uradnim listom Evropske unije, če je treba zagotoviti čim boljšo obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v letu pred izvršitvijo proračuna. Vsako spremembo pravil natečajev je treba prav tako objaviti pod istimi pogoji.

Člen 213

Naknadna objava

(člen 138(2) finančne uredbe)

1.   Informacije o nagradah, dodeljenih v proračunskem letu, se objavijo v skladu s členom 21.

2.   Komisija po objavi v skladu z odstavkom 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:

Člen 214

Ocenjevanje

(člen 138(3) finančne uredbe)

1.   Odgovorni odredbodajalec za ocenjevanje natečajnih del imenuje komisijo, ki jo sestavljajo najmanj trije strokovnjaki, ki so lahko zunanji strokovnjaki ali osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj, razen v predstavništvih ali lokalnih organih iz člena 72 te Uredbe in pooblaščenih organih iz členov 62 in 208 finančne uredbe, če ni ločenih subjektov.

Za strokovnjake iz prvega pododstavka veljajo zahteve glede navzkrižja interesov iz člena 57 finančne uredbe.

Zunanji strokovnjaki izjavijo, da v času imenovanja niso v navzkrižju interesov, in se zavezujejo, da bodo obvestili odredbodajalca, če bo v postopku ocenjevanja prišlo do kakršnega koli navzkrižja interesov.

2.   Po zaključku svojega dela člani komisije podpišejo poročilo o vseh pregledanih natečajnih delih, v katerem navedejo oceno njihove kakovosti in seznam prejemnikov nagrad. Poročilo je lahko podpisano v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.

Poročilo iz prvega pododstavka se hrani za morebitne prihodnje potrebe.

3.   Odgovorni odredbodajalec se odloči, ali bo podelil nagrade ali ne. V tej odločitvi prav tako navede naslednje:

Člen 215

Informacije in obvestila

(člen 138(3) finančne uredbe)

1.   Udeleženci se čim prej seznanijo o izidu ocenjevanja njihovega natečajnega dela, v vsakem primeru pa v 15 koledarskih dneh po tem, ko odredbodajalec sprejme odločitev o dodelitvi.

2.   Zmagovalni udeleženci se obvestijo o odločitvi o podelitvi nagrade, ta odločitev pa šteje kot pravna obveznost v smislu člena 86 finančne uredbe.

NASLOV VIII

FINANČNI INSTRUMENTI

Člen 216

Izbira subjektov, pooblaščenih za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja

(člen 139 finančne uredbe)

1.   Komisija za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja pridobi dokazilo, da pooblaščeni subjekt izpolnjuje zahteve iz člena 60(2) finančne uredbe. Ko to dokazilo pridobi, velja za vse finančne instrumente, ki jih ustrezni subjekt izvaja v prihodnje, razen če pride do znatnih sprememb sistemov, pravil in postopkov pooblaščenih subjektov, za katere veljajo te zahteve.

2.   Za izbiro subjektov, ki so pooblaščeni za izvajanje finančnih instrumentov v skladu s členom 61(2) finančne uredbe, Komisija objavi razpis za pooblaščene subjekte. Ta razpis vsebuje merila za izbor in oddajo.

Razpis iz prvega pododstavka prav tako navaja, ali mora pooblaščeni subjekt zagotoviti lastna sredstva za posamezni finančni instrument ali pa prevzeti del tveganja. Kadar je zabeležena takšna navedba in kadar je treba omejiti morebitno navzkrižje interesov, razpis prav tako navaja, da mora pooblaščeni subjekt predlagati ukrepe za usklajevanju interesov, kot je določeno v členu 140(2) finančne uredbe. Ukrepi o usklajevanju interesov so vključeni v sporazum o posameznem finančnem instrumentu.

Komisija začne dialog s subjekti, ki izpolnjujejo merila za izbor, na pregleden in objektiven način, ne da bi s tem sprožala navzkrižje interesov. Komisija po dialogu podpiše sporazume o prenosu pooblastil s subjektom ali subjekti, ki so predložili najugodnejše ponudbe, vključno z zagotovitvijo lastnih finančnih sredstev ali s prevzemom dela tveganja, kadar je to primerno.

3.   Komisija lahko pred sklenitvijo sporazumov o prenosu pooblastil začne neposredna pogajanja z morebitnimi pooblaščenimi subjekti, če je pooblaščeni subjekt naveden v ustreznem temeljnem aktu ali členu 58(1)(c)(iii) finančne uredbe, ali v ustrezno utemeljenih in primerno dokumentiranih izjemnih primerih, zlasti kadar:

Člen 217

Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja

(člen 139 finančne uredbe)

Poleg zahtev iz člena 40 sporazum o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov, vključuje ustrezne ureditve za zagotavljanje skladnosti z načeli in pogoji iz člena 140 finančne uredbe. Sporazumi o prenosu pooblastil vsebujejo: