27.4.2012   

SL

Uradni list Evropske unije

L 115/12

DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 363/2012

z dne 23. februarja 2012

o postopkovnih pravilih za priznanje nadzornih organizacij in njihov preklic iz Uredbe (EU) št. 995/2010 Evropskega parlamenta in Sveta o določitvi obveznosti gospodarskih subjektov, ki dajejo na trg les in lesne proizvode

(Besedilo velja za EGP)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 995/2010 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. oktobra 2010 o določitvi obveznosti gospodarskih subjektov, ki dajejo na trg les in lesne proizvode (1), ter zlasti člena 8(7) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

Cilj Uredbe (EU) št. 995/2010 je zlasti zmanjšanje tveganja dajanja na notranji trg nezakonito pridobljenega lesa in lesnih proizvodov, pridobljenih iz tega lesa. Nadzorne organizacije morajo gospodarskim subjektom pomagati pri izpolnjevanju zahtev te uredbe. Zato morajo razviti sistem potrebne skrbnosti, gospodarskim subjektom dodeliti pravico do njegove uporabe in preverjati njegovo pravilno uporabo.

(2)

Postopek, s katerim Komisija priznava nadzorne organizacije, mora biti pošten, pregleden in neodvisen. Zato je treba prosilce oceniti po posvetovanju s pristojnimi organi držav članic in po zbiranju zadostnih informacij o prosilcu. Zbiranje informacij mora po potrebi zajemati obiske v prostorih prosilca.

(3)

Navesti je treba ustrezno strokovno znanje in zmožnosti, ki jih morajo imeti nadzorne organizacije za določanje skladnosti lesa z ustrezno zakonodajo v državi, kjer je bil les pridobljen, ter za predlaganje ukrepov za oceno tveganja dajanja nezakonito pridobljenega lesa in proizvodov, pridobljenih iz tega lesa, na trg. Kadar ugotovljeno tveganje ni zanemarljivo, morajo imeti poleg tega nadzorne organizacije možnost, da predlagajo ustrezne ukrepe za učinkovito zmanjšanje tveganj.

(4)

Zagotoviti je treba, da nadzorne organizacije svoje dejavnosti opravljajo pregledno in neodvisno, pri čemer preprečijo navzkrižje interesov, ki bi lahko nastalo zaradi opravljanja njihovih dejavnosti, in zagotavljajo storitve gospodarskim subjektom na nediskriminacijski način.

(5)

Komisija mora odločitev o preklicu priznanja sprejeti v skladu s poštenim, preglednim in neodvisnim postopkom. Pred sprejetjem odločitve se mora Komisija posvetovati z zadevnimi pristojnimi organi držav članic ter zbrati zadostne informacije, po potrebi vključno z obiski na kraju samem. Pred sprejetjem odločitve mora imeti nadzorna organizacija možnost za predložitev pripomb.

(6)

V skladu z načelom sorazmernosti mora imeti Komisija možnost, da glede na raven ugotovljenih nepravilnosti začasno in/ali pogojno ali trajno prekliče priznanje, če nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010.

(7)

Zagotoviti je treba, da je raven zaščite posameznikov pri obdelavi njihovih osebnih podatkov na področju uporabe te uredbe, zlasti pri obdelavi osebnih podatkov iz prošenj za priznanje nadzornih organizacij, skladna z zahtevami iz Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (2) in Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (3) –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Opredelitev pojmov

V tej uredbi se poleg opredelitev iz člena 2 Uredbe (EU) št. 995/2010 uporabljajo naslednje opredelitve:

1.

„zadevni pristojni organi“ pomenijo pristojne organe države članice, v kateri imata nadzorna organizacija ali prosilec za priznanje nadzorne organizacije sedež ali v kateri opravljata storitve ali nameravata opravljati storitve v smislu Direktive 2006/123/ES Evropskega parlamenta in Sveta (4);

2.

„dokazila o formalni izobrazbi“ pomenijo diplome, spričevala in druga dokazila, ki jih izda organ v državi, imenovan v skladu z zakonskimi ali upravnimi določbami v tej državi, in ki potrjujejo uspešen zaključek strokovnega usposabljanja;

3.

„poklicne izkušnje“ pomenijo dejansko in zakonito opravljanje zadevnega poklica.

Člen 2

Prošnja za priznanje

1.   Vsaka pravna oseba, javna ali zasebna, ki je družba, korporacija, obrat, podjetje, institucija ali organ s sedežem v Uniji, lahko Komisijo zaprosi, da jo prizna kot nadzorno organizacijo.

Pravna oseba prošnjo predloži v katerem koli od uradnih jezikov Unije skupaj z dokumenti iz priloge.

2.   Da se zagotovi priznanje prosilca kot nadzorne organizacije, mora prosilec dokazati, da izpolnjuje vse zahteve iz člena 8(2) Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8 te uredbe.

3.   Komisija potrdi prejem prošnje in prosilcu v 10 delovnih dneh od prejema izda referenčno številko.

Prosilcu prav tako sporoči okviren rok, v katerem bo sprejela odločitev glede prošnje. Komisija obvesti prosilca o vsaki spremembi okvirnega roka zaradi potrebe po dodatnih informacijah ali dokumentih za oceno prijave.

4.   Če pretečejo trije meseci od prejema prošnje ali od zadnjega pisnega obvestila Komisije prosilcu, kar nastopi pozneje, in Komisija ne sprejme odločitve o priznanju ali zavrnitvi prošnje, Komisija pisno obvesti prosilca o napredovanju presoje prošnje.

Prvi pododstavek se lahko pri obravnavi posamezne prošnje uporabi večkrat.

5.   Komisija pošlje izvod prošnje in dokazil zadevnim pristojnim organom, ki lahko v enem mesecu po datumu posredovanja predložijo pripombe v zvezi s prošnjo.

Člen 3

Dodatni dokumenti in dostop do prostorov

1.   Na zahtevo Komisije prosilec ali zadevni pristojni organi v določenem roku predložijo dodatne informacije ali dokumente, ki jih zahteva Komisija.

2.   Prosilec Komisiji omogoči dostop do svojih prostorov za namene preverjanja, ali so izpolnjene vse zahteve iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8. Komisija prosilca vnaprej obvesti o obisku. Pri obisku lahko sodelujejo zadevni pristojni organi.

Prosilec zagotovi vso potrebno pomoč za lažjo izvedbo obiskov.

Člen 4

Odločitev o priznanju

Ko Komisija sprejme odločitev o priznanju v skladu s členom 8(3) Uredbe (EU) št. 995/2010, zadevnega prosilca o tem obvesti v 10 delovnih dneh od datuma sprejetja odločitve.

Komisija prosilcu prav tako takoj izda potrdilo o priznanju in svojo odločitev sporoči pristojnim organom vseh držav članic v skladu z drugim pododstavkom člena 8(3) Uredbe (EU) št. 995/2010 v roku iz prvega odstavka.

Člen 5

Pravna osebnost in registracija v Uniji

1.   Če ima prosilec sedež v več kot eni državi članici, zagotovi informacije o svojem registriranem sedežu, centralni upravi ali glavnem mestu poslovanja v Uniji ter tudi o vseh svojih agencijah, izpostavah ali podružnicah na ozemlju katere koli države članice. Prosilec prav tako izjavi, v kateri državi članici namerava opravljati storitve.

2.   Prosilcem, ki so organi države članice ali njihov del, ni treba dokazovati pravne osebnosti in sedeža v Uniji.

Člen 6

Ustrezno strokovno znanje

1.   Za zagotavljanje ustreznega izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije v skladu z zahtevami člena 8(2)(b) Uredbe (EU) št. 995/2010 mora tehnično usposobljeno osebje prosilca izpolnjevati naslednja minimalna merila ter njihovo izpolnjevanje potrditi z dokazili o formalni izobrazbi in poklicnih izkušnjah:

(a)

formalno strokovno usposabljanje v stroki, ki je povezana z dejavnostmi nadzorne organizacije;

(b)

za vodilne tehnične položaje vsaj pet let poklicnih izkušenj na delovnem mestu, povezanem z dejavnostmi nadzorne organizacije.

Za namene točke (a) prvega pododstavka se kot povezane stroke upoštevajo stroke na področju gozdarstva, okolja, prava, poslovnega upravljanja, upravljanja tveganj, trgovanja, revizije, finančnega nadzora ali upravljanja dobavne verige.

2.   Prosilec vodi evidenco nalog in odgovornosti svojega osebja. Prosilec vzpostavi postopke za spremljanje učinkovitosti in strokovne usposobljenosti svojega osebja.

Člen 7

Zmožnost izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije

1.   Prosilec dokaže, da ima vzpostavljene vse naslednje sisteme:

(a)

organizacijsko strukturo, ki zagotavlja ustrezno izvajanje dejavnosti nadzorne organizacije;

(b)

sistem potrebne skrbnosti, ki je na voljo gospodarskim subjektom in ga gospodarski subjekti uporabljajo;

(c)

politike in postopke, ki omogočajo vrednotenje in izboljšanje sistema potrebne skrbnosti;

(d)

postopke in procese za preverjanje pravilne uporabe sistema potrebne skrbnosti s strani gospodarskih subjektov;

(e)

postopke za popravne ukrepe, ki jih je treba sprejeti v primeru neustrezne uporabe sistema potrebne skrbnosti s strani gospodarskega subjekta.

2.   Poleg zahtev iz odstavka 1 prosilec dokaže svojo finančno in tehnično zmožnost izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije.

Člen 8

Neobstoj navzkrižja interesov

1.   Prosilec je organiziran tako, da zagotavlja objektivnost in nepristranskost svojih dejavnosti.

2.   Prosilec določi, analizira in vodi evidenco tveganj v zvezi z navzkrižji interesov, ki bi lahko nastala kot posledica njegovega izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije, vključno z navzkrižji, ki izhajajo iz njegovih odnosov s povezanimi organi ali podizvajalci.

3.   Kadar je ugotovljeno tveganje za nastanek navzkrižja interesov, ima prosilec vzpostavljene pisne usmeritve in postopke za preprečevanje navzkrižja interesov na ravni podjetja in posameznikov. Pisne usmeritve in postopki se vodijo in izvajajo. Te usmeritve in postopki lahko vključujejo revizije s strani tretjih oseb.

Člen 9

Informacije o naknadnih spremembah

1.   Nadzorna organizacija Komisijo takoj obvesti o naslednjih primerih, do katerih pride po njenem priznanju:

(a)

spremembi, ki lahko vpliva na zmožnost nadzorne organizacije za ravnanje v skladu z zahtevami iz členov 5 do 8 in ki se zgodi po priznanju nadzorne organizacije;

(b)

ustanovitvi agencij, izpostav ali podružnic s strani nadzorne organizacije v Uniji, ki niso navedene v prošnji;

(c)

odločitvi nadzorne agencije za opravljanje storitev v državah članicah, ki jih ni navedla v prošnji, ali v državi članici, za katero je navedla prenehanje opravljanja storitev v skladu s točko (d);

(d)

prenehanju opravljanja storitev nadzorne organizacije v kateri koli državi članici.

2.   Komisija zadevne pristojne organe obvesti o vseh informacijah, pridobljenih v skladu z odstavkom 1.

Člen 10

Pregled odločitve o priznanju

1.   Komisija lahko odločitev o priznanju nadzorne organizacije kadar koli pregleda.

Komisija odločitev pregleda v naslednjih primerih:

(a)

če zadevni pristojni organ Komisijo obvesti o svoji odločitvi, da nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti iz člena 8(1) Uredbe (EU) št. 995/2010 ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8(2) Uredbe (EU) št. 995/2010, kot je določeno v členih 5 do 8 te uredbe;

(b)

če ima Komisija ustrezne informacije, vključno z utemeljenimi pomisleki tretjih oseb, da nadzorna organizacija ne izpolnjuje več zahtev iz člena 8(1) in (2) Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8 te uredbe;

(c)

če nadzorna organizacija Komisijo obvesti o spremembah iz člena 9(1)(a) te uredbe.

2.   Ko se pregled začne, Komisiji pri izvajanju pregleda in preverjanj pomaga skupina za pregled.

3.   Prosilec skupini za pregled omogoči dostop do svojih prostorov za namen preverjanja, ali so izpolnjene vse zahteve iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8 te uredbe. Pri obisku lahko sodelujejo zadevni pristojni organi.

Prosilec zagotovi vso potrebno pomoč za lažje izvajanje obiskov.

4.   Skupina za pregled pripravi poročilo o svojih ugotovitvah. Poročilu o pregledu se priložijo ustrezna dokazila.

Poročilo o pregledu vsebuje priporočilo, ali je treba priznanje nadzorne organizacije preklicati.

Skupina za pregled pošlje poročilo o pregledu zadevnim pristojnim organom. Ti organi lahko predložijo pripombe v treh tednih od datuma posredovanja poročila.

Skupina za pregled zadevni nadzorni organizaciji predloži povzetek ugotovitev in zaključkov poročila. Organizacija lahko predloži pripombe skupini za pregled v treh tednih od datuma posredovanja povzetka.

5.   Skupina za pregled v svojem poročilu o pregledu predlaga začasen in/ali pogojen ali trajen preklic priznanja glede na raven ugotovljenih nepravilnosti, če ugotovi, da nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010.

Skupina za pregled lahko namesto tega predlaga, da Komisija izda obvestilo o sanacijskih ukrepih ali uradno opozorilo ali da Komisija ne izvaja nadaljnjih ukrepov.

Člen 11

Odločitev za preklic priznanja

1.   Komisija se odloči za začasen in/ali pogojen ali trajen preklic priznanja nadzorne organizacije ob upoštevanju poročila o pregledu iz člena 10.

2.   Komisija lahko izda obvestilo o sanacijskih ukrepih ali uradno opozorilo, če na podlagi ravni ugotovljenih pomanjkljivosti v skladu s členom 8(6) Uredbe (EU) št. 995/2010 ne more odločiti, da nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8(2) navedene uredbe.

3.   Odločitev za preklic priznanja nadzorne organizacije ter obvestilo ali opozorilo v skladu z odstavkom 2 se zadevni nadzorni organizaciji in pristojnim organom vseh držav članic sporočita v skladu s členom 8(6) Uredbe (EU) št. 995/2010 v 10 delovnih dneh od sprejetja.

Člen 12

Varstvo podatkov

Ta uredba ne posega v pravila glede obdelave osebnih podatkov iz Direktive 95/46/ES in Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 13

Končne določbe

Ta delegirana uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 23. februarja 2012

Za Komisijo

Predsednik

José Manuel BARROSO

(1)  UL L 295, 12.11.2010, str. 23.

(2)  UL L 281, 23.11.1995, str. 31.

(3)  UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(4)  UL L 376, 27.12.2006, str. 36.

PRILOGA

Seznam dokazil

 

Pravna osebnost; sedež; opravljanje storitev:

—

overjeni izvodi dokazil v skladu z ustrezno nacionalno zakonodajo,

—

seznam držav članic, v katerih namerava prosilec opravljati storitve.

 

Ustrezno strokovno znanje:

—

opis organizacije in strukture gospodarskega subjekta,

—

seznam tehnično usposobljenega osebja z izvodi življenjepisov,

—

opis nalog in odgovornosti ter njihova razdelitev,

—

podroben opis postopkov za spremljanje učinkovitosti in usposobljenosti tehnično usposobljenega osebja.

 

Zmožnost izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije:

Podroben opis naslednjega:

—

sistem potrebne skrbnosti,

—

politike in postopki za vrednotenje in izboljšanje sistema potrebne skrbnosti,

—

politike in postopki za obravnavanje pritožb, ki jih vložijo gospodarski subjekti ali tretje osebe,

—

postopki in procesi za preverjanje pravilne uporabe sistema potrebne skrbnosti s strani gospodarskih subjektov,

—

postopki za popravne ukrepe v primeru neustrezne uporabe sistema potrebne skrbnosti s strani gospodarskega subjekta,

—

sistem vodenja evidenc.

 

Finančna sposobnost:

—

izvodi računovodskih izkazov za zadnje poslovno leto ali

—

izjava o prihodku od prodaje ali

—

drugi dokumenti, ki to dokazujejo, če prosilec iz utemeljenih razlogov ne more zagotoviti zgoraj navedenih dokumentov,

—

dokazilo o zavarovanju odgovornosti.

 

Neobstoj navzkrižja interesov:

—

izjava o neobstoju navzkrižja interesov,

—

opis pisnih usmeritev in postopkov za izogibanje navzkrižja interesov na ravni podjetja in posameznikov, ki lahko vključujejo revizije s strani tretjih oseb.

 

Oddaja naročil podizvajalcem:

—

opis nalog, oddanih podizvajalcem,

—

dokaz, da vsi podizvajalci ali podružnice, kjer so ustanovljeni, izpolnjujejo ustrezne zahteve, navedene zgoraj.