UREDBA SVETA (ES) št. 485/2008

z dne 26. maja 2008

o pregledu transakcij, ki so del sistema financiranja Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada, s strani držav članic

(Kodificirana različica)

SVET EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, in zlasti člena 37 Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Komisije,

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta (1),

ob upoštevanju naslednjega:

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

1.   Ta uredba velja za pregled trgovinskih dokumentov tistih subjektov ali njihovih predstavnikov (v nadaljnjem besedilu „podjetij“), ki prejemajo ali izvajajo izplačila, neposredno ali posredno povezana s sistemom financiranja Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada (EKJS), da bi preverili, ali so se transakcije, ki so del sistema financiranja EKJS, dejansko in pravilno izvajale.

2.   Ta uredba se ne uporablja za ukrepe, vključene v integrirani upravni in kontrolni sistem, ki ga je uvedla Uredba Sveta (ES) št. 1782/2003 z dne 29. septembra 2003 o skupnih pravilih za sheme neposrednih podpor v okviru skupne kmetijske politike in o uvedbi nekaterih shem podpor za kmete (5). Komisija v skladu s postopkom iz člena 41(2) Uredbe (ES) št. 1290/2005 uvede seznam drugih ukrepov, za katere se ta uredba ne uporablja.

3.   V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:

Člen 2

1.   Države članice sistematično pregledujejo trgovinske dokumente podjetij ob upoštevanju vrste transakcij, ki jih je treba preiskati. Države članice zagotovijo, da izbor podjetij za preiskavo omogoča najboljše jamstvo za učinkovitost ukrepov za preprečevanje in odkrivanje nepravilnosti v okviru sistema financiranja EKJS. Pri izboru se med drugim upošteva finančni pomen podjetij v navedenem sistemu in drugi dejavniki tveganja.

2.   Za vsako obdobje pregledov iz odstavka 7 se pregledovanje iz odstavka 1 uporablja za število podjetij, ki ne sme biti manjše od polovice podjetij, katerih prejemki in plačila ali znesek teh v okviru sistema financiranja EKJS znaša več kakor 150 000 EUR za finančno leto EKJS-a pred začetkom obdobja preiskave.

3.   Za vsako tekoče obdobje pregledov države članice brez poseganja v svoje obveznosti iz odstavka 1 izberejo podjetja, pri katerih je treba opraviti preglede, na podlagi analize tveganja v sektorju za izvozna nadomestila in za vse druge ukrepe, kjer je to izvedljivo. Države članice Komisiji predložijo svoje predloge za uporabo analize tveganja. Predlogi zajemajo vse bistvene podatke v zvezi s pristopom, ki naj bi se uporabljal, tehnikami, merili in načinom izvajanja. Predložijo se najpozneje do 1. decembra v letu pred začetkom obdobja pregledov, v katerem naj bi se uporabljali. Države članice upoštevajo pripombe na predloge, ki jih Komisija poda v osmih tednih od prejema.

4.   Pri ukrepih, za katere država članica meni, da uporaba analize tveganja ni izvedljiva, se obvezno opravi pregled podjetij, pri katerih je vsota prejemkov ali izplačil ali vsota teh dveh zneskov v okviru sistema financiranja EKJS-a presegla 350 000 EUR in pri katerih ni bil opravljen pregled v skladu s to uredbo v nobenem od dveh predhodnih obdobij pregledov.

5.   Podjetja, katerih prejemki ali izplačila so znašali manj kakor 40 000 EUR, bodo pregledana v skladu s to uredbo le iz posebnih razlogov, ki jih navedejo države članice v svojem letnem programu iz člena 10 ali Komisija v kakršni koli predlagani spremembi tega programa.

6.   Po potrebi se pregled iz odstavka 1 razširi na fizične in pravne osebe, s katerimi so povezana podjetja po členu 1, ter druge fizične in pravne osebe, ki so lahko pomembne za doseganje ciljev iz člena 3.

7.   Obdobje pregledov poteka od 1. julija do 30. junija naslednje leto.

Pregled obsega obdobje najmanj 12 mesecev, ki se konča med prejšnjim obdobjem pregleda; lahko se podaljša za obdobja, ki jih določi država članica, pred 12-mesečnim obdobjem ali po njem.

8.   Pregled, opravljen v skladu s to uredbo, ne vpliva na inšpekcijske preglede, opravljene na podlagi členov 36 in 37 Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Člen 3

1.   Pravilnost primarnih podatkov, izpostavljenih pregledu, se preveri z navzkrižnimi kontrolami, vključno s poslovno dokumentacijo tretjih oseb, kjer je to potrebno, glede na stopnjo predstavljenega tveganja, kar med drugim vključuje:

2.   Zlasti kadar morajo podjetja v skladu z nacionalnimi določbami ali določbami Skupnosti voditi posebna knjigovodska poročila o zalogah, preiskava teh poročil v ustreznih primerih vključuje primerjavo s trgovinskimi dokumenti in, kadar je to primerno, z dejanskimi količinami zalog.

3.   Pri izboru transakcij, ki jih je treba preveriti, se v celoti upošteva stopnja potencialnega tveganja.

Člen 4

Podjetja hranijo trgovinske dokumente za obdobje najmanj treh let, ki se začne ob koncu leta njihove izdelave.

Države članice lahko predpišejo daljše obdobje za zadržanje teh dokumentov.

Člen 5

1.   Odgovorne osebe v podjetju ali tretja oseba zagotovijo, da se uradnikom, pristojnim za pregled, ali osebam, ki so za to pooblaščene, predloži vsa poslovna dokumentacija in vse dodatne informacije. Elektronsko shranjeni podatki so na razpolago na primernem nosilcu podatkov.

2.   Uradniki, odgovorni za preglede, ali osebe, pooblaščene za ta namen, lahko zahtevajo, da se jim predložijo izvlečki ali izvodi dokumentov iz odstavka 1.

3.   Če se med pregledom, opravljenim v skladu s to uredbo, ugotovi, da je poslovna dokumentacija, ki jo hrani podjetje, neustrezna za namene pregleda, se podjetju naroči, da v prihodnje dokumentacijo pripravi tako, kot zahteva država članica, zadolžena za pregled, brez vpliva na obveznosti, ki jih za zadevni sektor predpisujejo druge uredbe.

Države članice določijo datum, s katerim morajo ti dokumenti biti izdelani.

Če so vsi ali del trgovinskih dokumentov, ki jih je treba pregledati v skladu s to uredbo, v podjetju, ki pripada isti poslovni skupini, družbi ali združenju podjetij, vodenim na enotni osnovi kot podjetje, pri katerem se opravlja pregled, in ima sedež bodisi na ozemlju Skupnosti ali zunaj njega, podjetje da te trgovinske dokumente na razpolago uradnikom, pristojnim za pregled, na kraju in ob času, ki ga določijo države članice, pristojne za izvajanje pregleda.

Člen 6

1.   Države članice zagotovijo, da imajo uradniki, odgovorni za preglede, pravico zaseči trgovinske dokumente ali naročiti njihov zaseg. Ta pravica se uveljavlja ob upoštevanju ustreznih nacionalnih določb in ne vpliva na uporabo kazensko procesnih predpisov v zvezi z zasego dokumentov.

2.   Države članice sprejmejo ustrezne ukrepe za kaznovanje fizičnih in pravnih oseb, ki ne izpolnjujejo svojih obveznosti na podlagi te uredbe.

Člen 7

1.   Države članice si med seboj pomagajo pri izvajanju pregledov iz členov 2 in 3 v naslednjih primerih:

Komisija lahko uskladi skupne ukrepe, ki zajemajo medsebojno pomoč med dvema ali več državami članicami. Predpisi za tovrstno uskladitev se predpišejo v skladu s postopkom iz člena 41(2) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Kjer dve ali več držav članic v program, posredovan v skladu s členom 10(2), vključijo predlog za skupne ukrepe, ki zahtevajo znatno medsebojno pomoč, lahko Komisija zadevni državi članici na zahtevo dovoli zmanjšanje najmanjšega števila pregledov, določenih v členu 2(2) do (5), za največ 25 %.

2.   V prvih treh mesecih po finančnem letu EKJS, v katerem je bilo opravljeno izplačilo, države članice pošljejo seznam podjetij iz točke (a) odstavka 1 vsaki državi članici, kjer ima tako podjetje sedež. Ta seznam vsebuje vse podatke, ki so potrebni, da namembna država članica lahko identificira podjetja in izvaja svoje obveznosti pregleda. Namembna država članica je zadolžena za pregled takih podjetij v skladu s členom 2. Komisiji se pošlje izvod vsakega seznama.

Država članica, ki prejme ali izvrši izplačilo, lahko zaprosi državo članico, kjer ima podjetje svoj sedež, da pregleda nekatera podjetja z navedenega seznama v skladu s členom 2, pri čemer navede razloge za tako zahtevo in tveganja, povezana z njim.

Država članica, ki je prejela zahtevo, ustrezno upošteva tveganja, povezana s podjetjem, o katerih jo je obvestila država članica, ki je poslala zahtevo.

Zaprošena država članica obvesti državo članico, ki je zahtevo poslala, o nadaljnjih ukrepih. Če je opravljen pregled podjetja s seznama, zaprošena država članica, ki je opravila pregled, obvesti državo članico, ki je zahtevo poslala, o rezultatih pregleda najpoznaje v treh mesecih po koncu obdobja pregleda.

Pregled tovrstnih zahtevkov se Komisiji pošilja četrtletno, in sicer v enem mesecu po koncu vsakega četrtletja. Komisija lahko zahteva izvod posameznih zahtevkov.

3.   V prvih treh mesecih po finančnem letu EKJS, v katerem je bilo opravljeno izplačilo, države članice Komisiji pošljejo seznam podjetij s sedežem v tretji državi, za katere je bil ali bi moral biti zadevni znesek izplačan ali prejet v navedeni državi članici.

4.   Če so za pregled podjetja v skladu s členom 2 v drugi državi članici potrebne dodatne informacije, še zlasti za navzkrižna preverjanja v skladu s členom 3, se lahko ob navedbi razlogov dajo posebni zahtevki za pregled. Pregled teh posebnih zahtevkov se pošilja Komisiji četrtletno, in sicer v enem mesecu po koncu vsakega četrtletja. Komisija lahko zahteva kopije posameznih zahtevkov.

Zahtevek za pregled se izpolni najkasneje v šestih mesecih po njegovem prejetju; rezultati pregleda se takoj predložijo državi, ki je dala zahtevek, in Komisiji. Komisija je obveščena četrtletno, in sicer v enem mesecu po koncu vsakega četrtletja.

5.   V skladu s postopkom iz člena 41(2) Uredbe (ES) št. 1290/2005 Komisija določi najmanjše zahteve v zvezi z vsebino zahtev iz odstavkov 2 in 4 tega člena.

Člen 8

1.   Podatki, zbrani med pregledom, kakor ga predvideva ta uredba, se zavarujejo s poklicno molčečnostjo. Razkrijejo se lahko le osebam, ki se z njimi morajo seznaniti, da bi lahko izvajale dolžnosti v državah članicah ali ustanovah Skupnosti.

2.   Ta člen ne vpliva na nacionalne predpise, ki se nanašajo na pravne postopke.

Člen 9

1.   Pred 1. januarjem, ki sledi obdobju pregledov, države članice predložijo Komisiji podrobno poročilo o uporabi te uredbe.

Poročilo mora vsebovati vse težave, ki so se pojavile, in sprejete ukrepe za odpravljanje teh težav in po potrebi navesti predloge za izboljšave.

2.   Države članice in Komisija si med seboj redno izmenjujejo mnenja o uporabi te uredbe.

3.   V svojem letnem poročilu o upravljanju proračunskih sredstev iz člena 43 Uredbe (ES) št. 1290/2005 Komisija vsako leto ovrednoti doseženi napredek.

Člen 10

1.   Države članice izdelajo programe za preglede, ki se bodo na podlagi člena 2 izvedli v naslednjem obdobju pregledov.

2.   Vsako leto pred 15. aprilom države članice pošljejo Komisiji svoj program iz odstavka 1 in v njem podrobno navedejo:

3.   Programe, ki so jih izdelale države članice in poslale Komisiji, izvajajo države članice, če Komisija v osmih tednih ne izrazi pripomb.

4.   Enak postopek velja za spremembe, ki jih države članice naredijo v svojih programih.

5.   Komisija lahko izjemoma v vsaki fazi zahteva, da se v program ene ali več držav članic vključi določena kategorija podjetij.

Člen 11

1.   V vsaki državi članici se ustanovi poseben oddelek, odgovoren za spremljanje uporabe te uredbe in za:

Države članice lahko prav tako predpišejo, da se pregledi, ki se izvajajo na podlagi te uredbe, dodelijo posebnemu oddelku in drugim nacionalnim oddelkom, če je prvi odgovoren za njihovo medsebojno usklajevanje.

2.   Oddelek ali oddelki, odgovorni za uporabo te uredbe, morajo biti organizirani tako, da niso odvisni od oddelkov ali podružnic oddelkov, odgovornih za plačila in pregled, ki se izvajajo pred plačilom.

3.   Posebni oddelek iz odstavka 1 sprejme vse potrebne ukrepe, da zagotovi pravilno uporabo te uredbe.

4.   Poleg tega je posebni oddelek odgovoren za:

5.   Zadevna država članica izda posebnemu oddelku vsa pooblastila, potrebna za izvajanje nalog iz odstavkov 3 in 4.

Poseben oddelek je sestavljen iz zadostnega števila uradnikov, ki so ustrezno usposobljeni za izvajanje teh nalog.

6.   Ta člen se ne uporablja, če je najmanjše število podjetij za nadzor v skladu s členom 2(2) do (5) manjše od 10.

Člen 12

Zneski v eurih iz te uredbe se, kadar je to primerno, zamenjajo v nacionalne valute po menjalnem tečaju, veljavnem na prvi delavnik v letu, ko se začne obdobje preiskovanja, in objavljenem v seriji C v Uradnem listu Evropske unije.

Člen 13

Podrobna pravila za uporabo te uredbe se po potrebi sprejmejo v skladu s postopkom iz člena 41(2) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Člen 14

Člena 36 in 37 Uredbe (ES) št. 1290/2005 veljata za preglede posebnih izdatkov, ki jih Skupnost financira na podlagi te uredbe.

Člen 15

1.   V skladu z ustreznimi nacionalnimi pravnimi predpisi imajo uslužbenci Komisije dostop do vseh dokumentov, izdelanih bodisi za preiskavo ali po preiskavi, izvedeni na podlagi te uredbe, in podatkov, vključno s tistimi, shranjenimi v sistemih za obdelavo podatkov. Ti podatki se predložijo na prošnjo in na primernem nosilcu podatkov.

2.   Preglede iz člena 2 opravijo uradniki držav članic.

Uradniki Komisije lahko sodelujejo pri teh pregledih. Sami ne smejo izvajati pooblastil za preglede, dodeljene državnim uradnikom; vendar imajo dostop do istih poslovnih prostorov in istih dokumentov kakor uradniki držav članic.

3.   Kadar se izvajajo pregledi v skladu s členom 7, so lahko pri pregledih v zaprošeni državi članici prisotni uradniki države članice, ki je poslala zahtevo, v soglasju z zaprošeno državo članico, ki imajo dostop do istih poslovnih prostorov in istih dokumentov kakor uradniki iz navedene države članice.

Uradniki države članice, ki je poslala zahtevo, prisotni pri pregledih v zaprošeni državi članici, morajo vsakokrat predložiti dokaz o svojem uradnem položaju. Preglede vedno izvajajo uradniki zaprošene države članice.

4.   Kadar nacionalne določbe kazensko procesnega prava določena pravna dejanja pridržujejo za uradnike, pooblaščene po nacionalnem pravu, niti uradniki Komisije niti uradniki države članice iz odstavka 3 pri teh pravnih dejanjih ne sodelujejo. Nikakor se ne udeležijo hišnih preiskav ali uradnih zaslišanj oseb v okviru kazenskega prava države članice. Kljub temu pa imajo dostop do informacij, ki so bile tako pridobljene.

Člen 16

Uredba (EGS) št. 4045/89, kakor je bila spremenjena z Uredbo iz Priloge I, se razveljavi.

Sklici na razveljavljeno uredbo, se upoštevajo kot sklici na to uredbo in se berejo v skladu s primerjalno tabelo v Prilogi II.

Člen 17

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(1)  Mnenje z dne 19. junija 2007 (še ni objavljeno v Uradnem listu).

(2)  UL L 388, 30.12.1989, str. 18. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 2154/2002 (UL L 328, 5.12.2002, str. 4).

(3)  Glej Prilogo I.

(4)  UL L 209, 11.8.2005, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1437/2007 (UL L 322, 7.12.2007, str. 1).

(5)  UL L 270, 21.10.2003, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 293/2008 (UL L 90, 2.4.2008, str. 5).