ODLOČBA KOMISIJE

z dne 5. marca 2008

o določitvi pravil za izvajanje Odločbe št. 575/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropskega sklada za vračanje za obdobje 2008–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ glede sistemov upravljanja in nadzora držav članic, pravil za upravno in finančno upravljanje ter upravičenosti izdatkov za projekte, ki jih sofinancira Sklad

(notificirano pod dokumentarno številko C(2008) 796)

(Besedilo v angleškem, bolgarskem, češkem, estonskem, finskem, francoskem, grškem, italijanskem, latvijskem, litovskem, madžarskem, malteškem, nemškem, nizozemskem, poljskem, portugalskem, romunskem, slovaškem, slovenskem, španskem in švedskem jeziku je edino verodostojno)

(2008/458/ES)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske Skupnosti,

ob upoštevanju Odločbe št. 575/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropskega sklada za vračanje za obdobje 2008–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ (1) in zlasti člena 23, člena 31(5), člena 36(6) in člena 35(4) Odločbe,

ob upoštevanju naslednjega:

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

KAZALO

DEL I

UVOD

POGLAVJE I

Predmet in opredelitev pojmov

Člen 1

Predmet

1.   Ta odločba določa pravila za izvajanje Sklada glede:

2.   Spodaj navedene določbe se uporabljajo brez poseganja v Uredbo Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi (4).

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tej odločbi se uporabljajo naslednje opredelitve:

DEL II

SKUPNE DOLOČBE ZA ŠTIRI SKLADE

POGLAVJE 1

Imenovani organi

Člen 3

Skupni organi

Države članice lahko imenujejo isti odgovorni organ, revizijski organ ali organ za potrjevanje za dva ali več od štirih skladov.

Člen 4

Pooblaščeni organ

1.   Vsak prenos nalog mora biti skladen z načelom dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo ter zagotavlja skladnost z načelom nediskriminacije in prepoznavnost financiranja Skupnosti. Nobena naloga izvajanja, ki se prenese, ne sme povzročiti navzkrižja interesov.

2.   Obseg nalog, ki jih odgovorni organ prenese na pooblaščeni organ, in podrobno določeni postopki za izvajanje prenesenih nalog se pisno zabeležijo.

V aktu o prenosu mora biti navedeno vsaj:

3.   Skrb za komunikacijo s Komisijo iz člena 25(1)(a) temeljnega akta se ne prenese. Pooblaščeni organ komunicira s Komisijo preko odgovornega organa.

4.   Če pooblaščeni organ ni javna uprava ali organ, urejen z zasebnim pravom države članice, ki opravlja javne storitve, odgovorni organ na ta organ ne sme prenesti nobenih izvršilnih pristojnosti, ki vključujejo precejšnjo diskrecijo glede političnih odločitev.

5.   Prenos nalog na pooblaščene organe ne vpliva na odgovornost odgovornega organa, ki ostaja odgovoren za prenesene naloge.

6.   Ko je odgovorni organ prenesel naloge na pooblaščeni organ, se vse določbe te odločbe, ki se nanašajo na odgovorni organ, smiselno uporabljajo za pooblaščeni organ.

Člen 5

Zunanje izvajanje nalog

Imenovani organi lahko izvajanje nekaterih svojih nalog prenesejo na zunanje izvajalce, vendar ostajajo odgovorni za te prenesene naloge v skladu z odgovornostmi, določenimi v členih 27, 29 in 30 temeljnega akta.

POGLAVJE 2

Sistemi upravljanja in nadzora

Člen 6

Priročnik postopkov

V skladu s členom 31(2) temeljnega akta in ob upoštevanju načela sorazmernosti države članice oblikujejo priročnik, v katerem so navedeni postopki in praktične ureditve glede:

Člen 7

Izvajanje Sklada s strani odgovornega organa

1.   Za izvajanje Sklada lahko odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev in/ali kot izvršilni organ.

2.   Odgovorni organ na splošno deluje kot organ za dodelitev v primerih, ko izvaja projekte na podlagi letnih odprtih razpisov za zbiranje predlogov.

Niti odgovorni organ niti kateri koli pooblaščeni organ se ne sme prijaviti na te razpise za zbiranje predlogov.

V ustrezno utemeljenih primerih, ki vključujejo nadaljevanje večletnih projektov v skladu s členom 15(6) temeljnega akta, ki so bili izbrani po predhodnem razpisu za zbiranje predlogov ali v nujnih primerih, se lahko donacije dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov.

3.   Odgovorni organ deluje kot izvršilni organ v primerih, ko se odloči za neposredno izvajanje projektov, ker zaradi narave projektov ni druge možnosti za izvajanje, kot so primeri de jure monopola ali varnostni razlogi. V teh primerih se pravila, ki zadevajo končnega upravičenca, smiselno uporabljajo za odgovorni organ.

Člen 8

Pogoji, v skladu s katerimi odgovorni organ deluje kot izvršilni organ

1.   Razlogi, zaradi katerih odgovorni organ deluje kot izvršilni organ za izvajanje projektov, se ugotovijo in sporočijo Komisiji v okviru zadevnega letnega programa.

2.   Pri izvajanju projektov odgovorni organ zagotovi načelo cenovne primernosti in prepreči navzkrižja interesov.

3.   Odgovorni organ lahko izvede projekte iz člena 7(3) neposredno in/ali v sodelovanju s katerim koli nacionalnim organom, pristojnim na podlagi njegovega tehničnega strokovnega znanja, visoke stopnje specializacije ali njegovih upravnih pristojnosti. V zadevnem letnem programu se navedejo tudi glavni nacionalni organi, vključeni v izvajanje.

4.   Upravna odločitev za sofinanciranje projekta v okviru Sklada vsebuje informacije, potrebne za spremljanje sofinanciranih proizvodov in storitev ter za preverjanje nastalih izdatkov. Vse zadevne določbe v zvezi s sporazumom o donacijah iz člena 10(2) so podrobno določene v enakovrednem pravnem instrumentu.

5.   Končno poročilo o izvajanju letnega programa vključuje informacije o postopkih in praksah, ki se uporabljajo za zagotovitev ustreznega ločevanja nalog, učinkovite kontrole in zadovoljive zaščite finančnih interesov Evropskih skupnosti, ter zagotavlja razlage o načinih preprečevanja navzkrižij interesov.

6.   Kadar je mogoče pričakovati, da bo odgovorni organ redno opravljal naloge izvršilnega organa za projekte, sofinancirane v okviru Sklada:

7.   Kadar je mogoče pričakovati, da bo pooblaščeni organ opravljal naloge izvršilnega organa za projekte, sofinancirane v okviru Sklada, ta pooblaščeni organ ne sme biti edini končni upravičenec do sredstev, za upravljanje katerih je bil imenovan.

Člen 9

Postopek izbire in dodelitve, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

1.   Razpisi za zbiranje predlogov, določeni v členu 7(2), se objavijo na način, ki zagotavlja čim boljšo obveščenost med možnimi upravičenci. Kakršna koli sprememba vsebine razpisov za zbiranje predlogov se objavi pod enakimi pogoji.

V razpisu za zbiranje predlogov se navedejo:

2.   Za namene izbire projektov in dodelitve donacij odgovorni organ zagotovi, da so možni upravičenci obveščeni o naslednjih posebnih pogojih glede projektov, ki jih je treba izvesti:

Pred sklepom o dodelitvi odgovorni organ preveri, ali lahko končni upravičenec in/ali partnerji v projektu izpolnjujejo te pogoje.

3.   Odgovorni organ zagotovi, da so bili projekti, katerim so bile dodeljene donacije, predmet formalne, tehnične in proračunske analize ter kvalitativne ocene z uporabo meril, določenih v razpisu za zbiranje predlogov. Razlogi za zavrnitev drugih projektov se zabeležijo.

4.   Države članice določijo, kdo je pristojen za dodelitev sredstev projektom, in zagotovijo, da v nobenem primeru ne pride do navzkrižij interesov, zlasti ko so prosilci nacionalni organi.

5.   V sklepu o dodelitvi mora biti naveden vsaj naziv končnega upravičenca in/ali partnerjev v projektu, osnovni podatki projekta in njegovi operativni cilji, najvišji znesek sofinanciranja v okviru Sklada in najvišja stopnja sofinanciranja skupnih upravičenih stroškov.

6.   Vsakemu prosilcu se pošljejo pisne informacije o rezultatih izbirnega postopka, ki vsebujejo obrazložitev sklepov o izbiri. Pritožbeni postopek se navede, če tako določa nacionalna zakonodaja.

Člen 10

Sporazumi o donacijah s končnimi upravičenci, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

1.   Odgovorni organ podrobno navede postopke upravljanja projektov, ki zajemajo med drugim:

2.   Sporazumi o donacijah določajo med drugim:

3.   Končni upravičenci zagotovijo, da za vse partnerje v projektu veljajo iste obveznosti, kot jih imajo sami, če je to potrebno. Partnerji svoje pristojnosti izvajajo preko končnega upravičenca, ki nosi končno odgovornost za spoštovanje pogodbenih pogojev in za spoštovanje slednjih s strani vseh partnerjev v projektu.

Končni upravičenci shranijo potrjene kopije računovodskih listin, ki upravičujejo prihodke in izdatke, ki jih imajo partnerji v zvezi z zadevnim projektom.

4.   Sporazumi o donacijah izrecno določajo, da Komisija in Računsko sodišče izvajata svoje pristojnosti nadzora nad vsemi končnimi upravičenci, partnerji v projektu in podizvajalci, in sicer na podlagi listin in na kraju samem.

Člen 11

Pogodbe o izvajanju

Brez poseganja v veljavna pravila Skupnosti in nacionalna pravila o javnih naročilih, sporazumi o donacijah določajo, da končni upravičenci in/ali partnerji v projektih pri izvajanju projektov sklenejo pogodbo o javnem naročilu po postopku javnega razpisa z najugodnejšim ponudnikom in da je treba preprečiti kakršno koli navzkrižje interesov. Vendar je brez poseganja v veljavna pravila Skupnosti in nacionalna pravila o javnih naročilih mogoče skleniti pogodbe v vrednosti manj kot 5 000 EUR na podlagi ene same ponudbe brez javnega razpisa.

Člen 12

Določitev končnega prispevka Skupnosti

Za izračun končnega plačila končnemu upravičencu je skupni prispevek Skupnosti za posamezen projekt najnižji izmed naslednjih treh zneskov:

Člen 13

Tehnična pomoč

1.   Tehnična pomoč na pobudo Komisije, kakor je določena v členu 16 temeljnega akta, se lahko iz Sklada financira do 100 %.

2.   Tehnična pomoč na pobudo držav članic, kakor je določena v členu 17 temeljnega akta, se lahko iz Sklada financira do 100 %.

3.   Tehnična pomoč na pobudo Komisije ali držav članic je lahko v obliki pogodbe o javnem naročilu, plačil strokovnjakov in/ali kakršnih koli upravnih izdatkov v skladu s pravili o upravičenosti, določenimi v delu III poglavja 1.

Člen 14

Izdatki za tehnično pomoč v primeru skupnega organa

1.   Ko je en ali več imenovanih organov skupnih za dva ali več od štirih skladov, se lahko sredstva za izdatke za tehnično pomoč za vsak letni program v celoti ali delno združijo.

2.   Izdatki za tehnično pomoč se razdelijo med zadevne sklade po možnosti na podlagi preproste in reprezentativne formule za razdelitev. Uporaba te formule ne bo povzročila povečanja najvišjega zneska izdatkov za tehnično pomoč za vsak zadevni letni program.

Člen 15

Preverjanja s strani odgovornega organa

1.   Preverjanja, opravljena s strani odgovornega organa ali pod njegovo pristojnostjo v skladu s členom 27(1)(g) temeljnega akta, zajemajo upravne, finančne, tehnične in fizične vidike projektov, kakor je primerno.

Preverjanja zagotovijo, da so prijavljeni izdatki dejanski in upravičeni za namen projekta, da so bili odobreni projekti izvedeni v skladu s sporazumi o donacijah, da je prispevek Skupnosti skladen s pravili zlasti glede finančne strukture iz člena 15 temeljnega akta, da so zahtevki za povračilo končnih upravičencev pravilni ter da so projekti in izdatki skladni s pravili Skupnosti in nacionalnimi pravili ter preprečujejo dvojno financiranje izdatkov z drugimi shemami Skupnosti ali nacionalnimi shemami ter z drugimi programskimi obdobji.

Poleg tega preverjanja vključujejo:

Preverjanj, navedenih v točkah (a) in (b), ni treba izvesti, če je za končnega upravičenca določena obveznost, da mora zagotoviti revizijsko potrdilo neodvisnega revizorja, ki zajema vse vidike, navedene v točkah (a) in (b).

2.   Za vsako preverjanje se hrani evidenca, v kateri je navedeno opravljeno delo, datum, rezultati in ukrepi, ki so bili sprejeti kot odgovor na ugotovljene napake. Pristojni organ zagotovi, da so vsi spremni dokumenti glede opravljenih preverjanj na voljo Komisiji in Računskemu sodišču za obdobje petih let po zaključku projekta. To obdobje se prekine ali v primeru sodnih postopkov ali na ustrezno utemeljeno zahtevo Komisije.

3.   Ko odgovorni organ deluje kot izvršilni organ v okviru letnega programa, kakor je določeno v členu 7(3), se preverjanja iz odstavka 1 izvajajo v skladu z načelom ustreznega ločevanja nalog.

Člen 16

Revizijska sled

1.   Za namene člena 27(1)(k) temeljnega akta je revizijska sled ustrezna, če izpolnjuje naslednja merila:

2.   Odgovorni organ zagotovi, da se vodi evidenca o lokaciji vseh dokumentov, ki se nanašajo na določena plačila, izvedena v okviru Sklada.

Člen 17

Revizije sistemov in revizije projektov

1.   Revizije iz člena 30(1)(a) in (b) temeljnega akta se izvedejo na sistemih upravljanja in nadzora, ki jih vzpostavijo države članice, ter na vzorcu projektov, izbranih na podlagi metode, ki jo je odobril revizijski organ.

Metoda vzorčenja:

Vzorec vsaj sorazmerno vključuje tudi projekte, ki jih izvaja odgovorni organ, ki deluje kot izvršilni organ.

Metoda, ki je bila uporabljena za izbiro vzorca, se zabeleži.

2.   Revizija sistemov upravljanja in nadzora zajema vsakega od naslednjih postopkov vsaj enkrat pred letom 2013: programiranje, prenos nalog, izbira in dodelitev, spremljanje projektov, plačilo, potrjevanje izdatkov, poročanje Komisiji, odkrivanje in obravnavanje možnih nepravilnosti ter ocenjevanje programov.

3.   Revizije projektov se opravijo na kraju samem na podlagi dokumentacije in evidenc, ki jih vodi končni upravičenec in/ali partnerji v projektu. Z revizijami se preveri, ali:

4.   Samo izdatki v okviru revizije, opravljene v skladu z odstavkom 3, se upoštevajo v znesku izdatkov, revidiranih za namene člena 30(1)(b) temeljnega akta. Če je revizija izvedena, preden je projekt zaključen, se pri izračunu stopnje kritja upoštevajo samo izdatki, ki so bili dejansko revidirani.

5.   Kadar se zdi, da so ugotovljene težave po naravi sistemske in lahko zato pomenijo tveganje za druge projekte, revizijski organ zagotovi, da se opravi nadaljnje preglede, vključno z dodatnimi revizijami, kadar je to potrebno, in ugotovi obseg takšnih težav. Zadevni organi sprejmejo potrebne preventivne in popravne ukrepe.

6.   Revizijski organ sprejme sklepe na podlagi rezultatov revizij glede izdatkov, prijavljenih Komisiji, in ugotovitve sporoči Komisiji v letnem revizijskem poročilu. V letnih programih, za katere je stopnja napak višja od meje pomembnosti, ki je 2 % prispevka Skupnosti, revizijski organ analizira pomen te napake in sprejme potrebne ukrepe, vključno z dajanjem ustreznih priporočil, ki se navedejo vsaj v letnem revizijskem poročilu.

Člen 18

Preverjanja s strani organa za potrjevanje

1.   V primerih, ko revizijski organ izrazi mnenje s pridržkom ali odklonilno mnenje o delovanju sistema upravljanja in nadzora, organ za potrjevanje preveri, ali so bile te informacije poslane Komisiji. Zagotovi tudi, da je odgovorni organ izvedel ustrezen akcijski načrt za učinkovito ponovno vzpostavitev delovanja sistemov upravljanja in nadzora ter za oceno učinka, ki ga imajo napake pri delovanju na izjavo o izdatkih.

2.   Če revizijski organ ne potrdi zahteve za plačilo ali izjave o povračilu za končno poročilo o izvajanju letnega programa, organ za potrjevanje zagotovi, da se nemudoma pripravi pravilna zahteva za plačilo ali izjava o povračilu.

POGLAVJE 3

Informacije, ki jih je treba posredovati glede uporabe Sklada

Člen 19

Načelo sorazmernosti

1.   V skladu s členom 10(2) temeljnega akta je obseg, v katerem se informacije, ki so na voljo državi članici o uporabi Sklada, posredujejo Komisiji v dokumentih, navedenih v tem poglavju, lahko sorazmeren z zneskom prispevka Skupnosti, dodeljenim zadevnim državam članicam in, kadar je primerno, se lahko zagotovi povzetek teh informacij.

2.   Vendar države članice na zahtevo Komisije kljub temu zagotovijo podrobnejše informacije. Komisija lahko zahteva te informacije, če se zdi potrebno, da učinkovito izpolni svoje obveznosti v skladu s temeljnim aktom in finančno uredbo.

Člen 20

Opis sistemov upravljanja in nadzora

1.   Opis sistemov upravljanja in nadzora iz člena 31(4) in člena 32(2) temeljnega akta se predloži v skladu z obrazcem iz Priloge I.

2.   Odgovorni organ potrdi opis sistemov, ki jih izvaja kateri koli pooblaščeni organ. Vsak imenovani organ potrdi pravilnost opisa zadevnih sistemov upravljanja in nadzora. Poleg tega revizijski organ potrdi tudi popolnost opisa.

3.   Pri pregledu opisa lahko Komisija zahteva pojasnila in predlaga ukrepe za spoštovanje določb iz temeljnega akta. Če je potrebno, lahko uradniki Komisije ali pooblaščeni predstavniki Komisije izvedejo obiske na kraju samem.

4.   Če je odgovorni organ isti za dva ali več od štirih skladov ali če se uporabljajo skupni sistemi za dva ali več Skladov, se lahko predloži opis skupnih sistemov upravljanja in nadzora s poudarkom na kakršnih koli posebnostih, kadar je to primerno.

Člen 21

Revizija opisa sistemov upravljanja in nadzora

1.   Odgovorni organ:

2.   Bistvene spremembe so spremembe, ki bodo po vsej verjetnosti vplivale na ločevanje nalog, učinkovitost izbire, dodelitev, mehanizme nadzora in plačil ter na komunikacijo s Komisijo. Vključujejo zlasti spremembe v enem od imenovanih organov, v računovodskem sistemu in v postopkih plačil in potrjevanja.

3.   Revizija sistemov upravljanja in nadzora poteka v skladu z istim postopkom, kakor je določen v členu 20.

Člen 22

Programski dokumenti

1.   Države članice predložijo Komisiji večletni program, kakor je naveden v členu 19 temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge II.

2.   Države članice predložijo Komisiji letne programe, kakor so navedeni v členu 21 temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge III.

3.   V finančnih načrtih, povezanih z večletnim programom, je prikazana razdelitev proračunskih zneskov glede na prednostne naloge, kakor je določeno v strateških smernicah.

V finančnih načrtih, povezanih z letnimi programi, je prikazana razdelitev proračunskih zneskov glede na kategorijo ukrepa, kakor je določeno v členu 4 temeljnega akta, s sklicevanjem na prednostne naloge.

Člen 23

Revizija finančne razdelitve v letnih programih

1.   Da bi se lahko izvedla revizija letnega programa, ki ga je Komisija potrdila v skladu s členom 21(5) temeljnega akta, zadevne države članice predložijo Komisiji revidiran osnutek letnega programa pred 1. majem leta, ki sledi referenčnemu letu. Komisija pregleda in čim prej odobri revidiran letni program v skladu s postopkom, določenim v členu 21(5) temeljnega akta.

2.   Spremembe finančne razdelitve brez revizije letnega programa v skladu z odstavkom 1 ne smejo preseči 10 % skupnega prispevka Sklada in so dovoljene samo v okoliščinah, upravičenih z razlogi, na katere odgovorni organ ne more vplivati. V poročilu o napredku in/ali v končnem poročilu o izvajanju letnega programa se zagotovi ustrezna razlaga kakršnih koli takšnih sprememb.

Člen 24

Napredek in končna poročila o izvajanju letnih programov

1.   Države članice predložijo Komisiji poročila o napredku pri izvajanju letnega programa in zahtevke za plačilo, kakor je navedeno v členu 39(4) temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge IV.

2.   Države članice predložijo Komisiji končna poročila o izvajanju letnega programa in zahtevke za plačilo, kakor je navedeno v členu 40(1)(b) temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge V.

3.   V finančnih tabelah, povezanih s poročili o napredku in končnimi poročili, je prikazana razdelitev zneskov po prednostnih nalogah, kakor je določeno v strateških smernicah, in po projektih za vsako kategorijo ukrepov, kakor je določeno v členu 4 temeljnega akta.

Člen 25

Dokumenti, ki jih izda revizijski organ

1.   Revizijsko strategijo iz člena 30(1)(c) temeljnega akta se oblikuje v skladu z obrazcem iz Priloge VI.

2.   Razen v primerih, ko je letni prispevek Komisije za vsakega od zadnjih dveh letnih programov, ki jih je sprejela Komisija, nižji od 1 milijona EUR, revizijski organ predloži letni revizijski načrt pred 15. februarjem vsako leto od leta 2009. Revizijski načrt se oblikuje kot priloga k revizijski strategiji v skladu z obrazcem iz Priloge VI. V primeru združene revizijske strategije, kakor je določeno v členu 30(2) temeljnega akta, se lahko predloži združeni letni revizijski načrt.

3.   Revizijsko poročilo in mnenja iz člena 30(3)(a) in (b) temeljnega akta temeljijo na revizijah sistemov in revizijah projektov, izvedenih v skladu z revizijsko strategijo, ter se oblikujejo v skladu z obrazci v delih A in B Priloge VII.

4.   Izjava o veljavnosti iz člena 30(3)(c) temeljnega akta temelji na celotnem revizijskem delu, ki ga opravi revizijski organ, in na dodatnih kontrolah, če je to potrebno. Izjavo o veljavnosti se oblikuje v skladu z obrazcem iz dela C Priloge VII.

5.   Če obstaja kakršna koli omejitev glede obsega pregleda ali če ugotovljena stopnja nepravilnih izdatkov ne omogoča zagotovitve mnenja brez pridržka za letno mnenje iz člena 30(3)(b) temeljnega akta ali v izjavi iz točke (c) istega člena, revizijski organ navede razlog in oceni resnost težave ter njen finančni vpliv.

Člen 26

Dokumenti, ki jih izda organ za potrjevanje

1.   Potrjena izjava o izdatkih, povezana z zahtevkom za drugo plačilo iz naslova predfinanciranja iz člena 39(4) temeljnega akta, se oblikuje in posreduje Komisiji na obrazcu iz Priloge VIII.

2.   Potrjena izjava o izdatkih, povezana z zahtevkom za končno plačilo iz člena 40(1)(a) temeljnega akta, se oblikuje in posreduje Komisiji na obrazcu iz Priloge IX.

POGLAVJE 4

Poročanje o nepravilnostih

Člen 27

Prvo poročanje – odstopanja

1.   V skladu z obrazci iz prilog IV in V države članice Komisiji sporočijo kakršne koli nepravilnosti, ki so bile prvič upravno ali sodno ugotovljene v postopku oblikovanja končnih poročil o izvajanju letnih programov.

V poročilu se navede:

Vendar naslednjih primerov ni treba prijaviti, razen v primeru suma goljufije:

2.   Države članice na zahtevo Komisije v vseh primerih navedejo dodatne podatke glede:

3.   Kadar posamezne informacije iz odstavka 2, zlasti v zvezi z uporabljenimi postopki pri storjeni nepravilnosti in načinom njenega odkritja, niso na voljo, države članice, kolikor je mogoče, pošljejo Komisiji manjkajoče informacije pri naslednji predložitvi poročil o nepravilnostih.

Člen 28

Poročanje o spremljanju – neizterjava

1.   Države članice obvestijo Komisijo s sklicevanjem na katero koli predhodno poročilo, oblikovano v skladu s členom 27, o postopkih, sproženih glede vseh predhodno prijavljenih nepravilnosti in glede znatnih sprememb, ki iz njih izhajajo. Te informacije se navedejo v poročilih o napredku ali končnih poročilih o izvajanju letnih programov v skladu z obrazci iz prilog IV in V.

V poročilu se navedejo zneski, ki so bili ali se bodo izterjali.

2.   Države članice na zahtevo Komisije v vseh primerih navedejo dodatne podatke glede:

Države članice obvestijo Komisijo o vseh upravnih ali sodnih odločbah v zvezi s koncem teh postopkov ali njihovih glavnih točkah in zlasti navedejo, ali ugotovitve razkrivajo sum goljufije ali ne.

Člen 29

Stiki z državami članicami

1.   Komisija ohranja ustrezne stike z zadevnimi državami članicami zaradi dopolnjevanja prejetih informacij o nepravilnostih iz člena 27 in o postopkih iz člena 28 glede možnosti za izterjavo.

2.   Ne glede na stike iz odstavka 1 Komisija obvesti države članice, če je narava nepravilnosti takšna, da kaže, da bi bili enaki ali podobni postopki lahko uporabljeni v drugih državah članicah.

Člen 30

Uporaba informacij

1.   Komisija lahko za izvedbo ocene tveganja uporabi katere koli informacije splošne ali operativne narave, ki so jih v skladu s to odločbo sporočile države članice, ter na podlagi pridobljenih informacij izdela poročila in razvije sisteme zgodnjega opozarjanja za učinkovitejše ugotavljanje tveganj.

2.   Komisija redno obvešča zadevne države članice o uporabi informacij iz odstavka 1.

POGLAVJE 5

Informacije in obveščanje javnosti

Člen 31

Informacije za možne končne upravičence

1.   Odgovorni organ zagotovi, da so ključne navedbe glede večletnih in letnih programov razširjene v javnosti, vključno s podatki glede zadevnih finančnih prispevkov, in so na voljo vsem zainteresiranim stranem.

Vendar lahko odgovorni organ sprejme odločitev, da morajo notranje ureditve glede upravljanja, določene v večletnem programu ali v letnih programih, in tudi katere koli informacije glede izvajanja Sklada zaradi javne varnosti ostati zaupne.

2.   Odgovorni organ zagotovi možnim končnim upravičencem vsaj naslednje informacije:

Poleg tega odgovorni organ obvesti možne končne upravičence o objavi iz člena 33(2)(b).

Člen 32

Informacije za končne upravičence

Odgovorni organ obvesti končne upravičence, da sprejetje sredstev pomeni tudi dovoljenje, da se jih vključi na seznam končnih upravičencev, objavljen v skladu s členom 33(2)(b).

Člen 33

Pristojnosti odgovornega organa glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

1.   Odgovorni organ zagotovi, da se izvedejo ukrepi glede informiranja in obveščanja javnosti, s čimer se doseže največja možna medijska pokritost z uporabo različnih vrst in načinov komunikacije na ustrezni teritorialni ravni.

2.   Odgovorni organ glede informiranja in obveščanja javnosti poskrbi vsaj za naslednje:

Člen 34

Odgovornosti končnih upravičencev glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

1.   Končni upravičenec mora z ukrepi, določenimi v odstavkih 2, 3 in 4, obveščati javnost o pomoči, ki jo je dobil iz Sklada.

2.   Končni upravičenec namesti dovolj veliko trajno in vidno tablo najpozneje v treh mesecih po dokončanju katerega koli projekta, ki izpolnjuje naslednje pogoje:

Na tabli se navedeta vrsta in naziv projekta. Poleg tega informacije iz člena 35 obsegajo najmanj 25 % table.

3.   Če projekt dobi sredstva v okviru letnega programa, sofinanciranega iz Sklada, končni upravičenec zagotovi, da so vsi udeleženci v projektu o tem financiranju obveščeni.

4.   Vsak dokument, vključno z udeležbo ali drugim potrdilom glede takšnih projektov, vključuje izjavo, da je projekt sofinanciran iz Sklada.

Člen 35

Tehnične značilnosti informiranja in obveščanja javnosti o projektu

Vsi ukrepi glede informiranja in obveščanja javnosti, namenjeni končnim upravičencem, možnim končnim upravičencem in splošni javnosti vključujejo:

Za manjše promocijske izdelke ali za promocijske izdelke, povezane z dvema ali več od štirih skladov, se točki 1 in 3 ne uporabljata.

POGLAVJE 6

Osebni podatki

Člen 36

Varstvo osebnih podatkov

1.   Države članice in Komisija sprejmejo vse potrebne ukrepe, da preprečijo kakršno koli nedovoljeno razkritje ali dostop do podatkov iz člena 27(1)(h) temeljnega akta, informacij, ki jih je zbrala Komisija pri pregledih na kraju samem, in informacij iz poglavja 4.

2.   Informacije iz poglavja 4 se smejo sporočiti le osebam v državah članicah ali znotraj institucij Skupnosti, ki morajo biti o tem obveščene zaradi svojih nalog, razen če se je država članica, ki je podatke sporočila, izrecno strinjala s posredovanjem takšnih informacij drugim osebam.

POGLAVJE 7

Elektronska izmenjava dokumentov

Člen 37

Elektronska izmenjava dokumentov

Poleg pravilno podpisanih dokumentov iz poglavja 3 v papirni obliki se informacije pošljejo, kadar koli je to mogoče, elektronsko.

Člen 38

Računalniški sistem za izmenjavo dokumentov

1.   Č se Komisija odloči, da bo razvila računalniški sistem za varno izmenjavo podatkov med Komisijo in vsako državo članico za izvajanje Sklada, bodo države članice obveščene in na svojo zahtevo vključene v razvoj kakršnega koli takšnega računalniškega sistema.

2.   Komisija in imenovani organi skupaj z organi, na katere je bilo preneseno izvajanje nalog, vnašajo dokumente iz poglavja 3 v računalniški sistem, naveden v odstavku 1.

3.   Poleg tega se države članice lahko povabi, naj prostovoljno zagotovijo informacije iz členov 27 in 28 z uporabo obstoječih posebnih sistemov, ki jih upravlja Komisija za zbiranje nepravilnosti, ugotovljenih v okviru strukturnih skladov.

4.   Vsi stroški povezovanja med skupnim računalniškim sistemom in nacionalnimi, regionalnimi in lokalnimi računalniškimi sistemi ter vsi stroški za prilagoditev nacionalnih, regionalnih in lokalnih sistemov tehničnim zahtevam skupnega sistema so upravičeni v skladu s členom 17 temeljnega akta.

DEL III

POSEBNE DOLOČBE EVROPSKEGA SKLADA ZA VRAČANJE

POGLAVJE 1

Pravila o upravičenosti

Člen 39

Pravila o upravičenosti

1.   Pravila iz Priloge XI se uporabljajo za opredelitev upravičenosti izdatkov za ukrepe, financirane v okviru letnih programov iz člena 35(4) temeljnega akta.

2.   Pravila se uporabljajo za izdatke, ki jih imajo končni uporabniki, in se smiselno uporabljajo za izdatke, ki jih imajo partnerji v projektu.

3.   Države članice lahko uporabljajo nacionalna pravila o upravičenosti, ki so strožja od pravil, določenih v tej odločbi.

Komisija oceni, ali veljavna nacionalna pravila o upravičenosti izpolnjujejo ta pogoj.

DEL IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 40

Naslovniki

Ta odločba je naslovljena na Kraljevino Belgijo, Republiko Bolgarijo, Češko republiko, Zvezno republiko Nemčijo, Republiko Estonijo, Irsko, Helensko republiko, Kraljevino Španijo, Francosko republiko, Italijansko republiko, Republiko Ciper, Republiko Latvijo, Republiko Litvo, Veliko vojvodstvo Luksemburg, Republiko Madžarsko, Republiko Malto, Kraljevino Nizozemsko, Republiko Avstrijo, Republiko Poljsko, Portugalsko republiko, Romunijo, Republiko Slovenijo, Slovaško republiko, Republiko Finsko, Kraljevino Švedsko ter Združeno kraljestvo Velika Britanija in Severna Irska.

(1)  UL L 144, 6.6.2007, str. 45.

(2)  UL L 281, 23.11.1995, str. 31. Direktiva, kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES) št. 1882/2003 (UL L 284, 31.10.2003, str. 1).

(3)  UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(4)  UL L 292, 15.11.1996, str. 2.

(5)  UL L 144, 6.6.2007, str. 1.

(6)  UL L 144, 6.6.2007, str. 22.

(7)  UL L 168, 28.6.2007, str. 18.

(8)  UL L 330, 15.12.2007, str. 48.

(9)  UL C 316, 27.11.1995, str. 49.

(10)  UL L 160, 30.6.2000, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 681/2007 (UL L 159, 20.6.2007, str. 1).