21.9.2004   

SL

Uradni list Evropske unije

L 296/16

ODLOČBA SVETA

z dne 13. septembra 2004

o sprejetju izvedbenih pravil za Uredbo Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 45/2001 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov

(2004/644/ES)

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 286 Pogodbe,

ob upoštevanju Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 45/2001 z dne 18. decembra 2000 (1), zlasti člena 24(8) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

Uredba (ES) št. 45/2001, v nadaljnjem besedilu „Uredba“, določa načela in pravila, ki se uporabljajo za vse institucije in organe Skupnosti, in predvideva imenovanje uradne osebe za varstvo podatkov s strani vsake institucije in vsakega organa Skupnosti.

(2)

Člen 24(8) Uredbe zahteva, da posamezna institucija ali organ Skupnosti v skladu z določbami iz Priloge sprejme nadaljnja izvedbena pravila v zvezi z uradno osebo za varstvo podatkov. Izvedbena pravila se nanašajo predvsem na naloge, dolžnosti in pooblastila uradne osebe za varstvo podatkov.

(3)

Z izvedbenimi pravili je treba določiti postopke za uveljavljanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, in za izpolnjevanje dolžnosti vseh ustreznih subjektov znotraj institucij ali organov Skupnosti v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

(4)

Izvedbena pravila Uredbe ne posegajo v Uredbo (ES) št. 1049/2001 (2), niti v Sklep Sveta 2004/338/ES, Euratom (3), in zlasti ne v Prilogo II Sklepa, v Sklep Sveta 2001/264/ES (4), in zlasti Oddelek VI Dela II Priloge, in v Sklep generalnega sekretarja Sveta/visokega predstavnika za skupno zunanjo in varnostno politiko z dne 25. junija 2001 (5) –

SPREJEL NASLEDNJO ODLOČBO:

ODDELEK 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Predmet in področje uporabe

S to odločbo se določijo nadaljnja izvedbena pravila za Uredbo Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 45/2001 (v nadaljnjem besedilu „Uredba“) glede Sveta Evropske unije.

Člen 2

Opredelitve pojmov

V tej odločbi in brez poseganja v opredelitve pojmov iz Uredbe:

(a)

„upravljavec“ pomeni institucijo, generalni direktorat, direktorat, oddelek, enoto ali kateri koli drugi organizacijski subjekt, ki sam ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov, kakor je določeno v uradnem obvestilu, ki mora biti poslano uradni osebi za varstvo podatkov (v nadaljnjem besedilu „OVP“) v skladu s členom 25 Uredbe;

(b)

„kontaktna oseba“ pomeni administrativni delavec(ci) generalnega direktorata ali kateri koli član osebja, ki ga je njegov generalni direktorat po posvetovanju z OVP imenoval za svojega predstavnika zato, da v tesnem sodelovanju z OVP obravnava vprašanja v zvezi z varstvom podatkov;

(c)

„osebje GSS“ pomeni vsi uradniki generalnega sekretariata Sveta (v nadaljnjem besedilu „GSS“) in katera koli druga oseba, ki je zajeta v Kadrovskih predpisih za uradnike Evropskih skupnosti in pogojih za zaposlovanje drugih uradnikov Evropskih skupnosti, določenih v Uredbi (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (v nadaljnjem besedilu „kadrovski predpisi“) (6), ali pogodbeno dela za GSS (pripravniki, svetovalci, pogodbeniki, uradniki, dodeljeni s strani držav članic).

ODDELEK 2

URADNA OSEBA ZA VARSTVO PODATKOV

Člen 3

Imenovanje in pravni položaj uradne osebe za varstvo podatkov

1.   Namestnik generalnega sekretarja Sveta imenuje OVP in ga vpiše pri evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (v nadaljnjem besedilu „ENVP“). OVP je neposredno podrejen namestniku generalnega sekretarja Sveta.

2.   Mandat OVP traja tri leta in se lahko dvakrat podaljša.

3.   OVP pri izvajanju svojih nalog ravna neodvisno in sodeluje z ENVP. Predvsem pa OVP ne sme prejeti s strani organa za imenovanja GSS ali kogar koli drugega nobenih navodil glede notranje uporabe določb Uredbe ali njenega sodelovanja z ENVP.

4.   Ocena izvajanja nalog in dolžnosti OVP se opravi po predhodnem posvetovanju z ENVP. OVP je lahko razrešena s položaja samo s privolitvijo ENVP, če ne izpolnjuje več pogojev, potrebnih za opravljanje njenih dolžnosti.

5.   Brez poseganja v postopek, predviden za imenovanje OVP, je OVP obveščen o vseh stikih z zunanjimi strankami v zvezi z uporabo Uredbe, predvsem glede sodelovanja z ENVP.

6.   Brez poseganja v zadevne določbe Uredbe za OVP in njeno osebje veljajo pravila in predpisi, ki se uporabljajo za uradnike in druge uslužbence Evropskih skupnosti.

Člen 4

Naloge

OVP:

(a)

zagotavlja, da so upravljavci in posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, obveščeni o svojih pravicah in dolžnostih skladno z Uredbo. Pri opravljanju svoje naloge sestavi informativne obrazce in obrazce za priglasitev, se posvetuje z zainteresiranimi strankami in na splošno osvešča o vprašanjih v zvezi z varstvom podatkov;

(b)

odgovarja na zahteve ENVP in na področju svoje pristojnosti sodeluje z ENVP na zahtevo le-tega ali na svojo lastno pobudo;

(c)

zagotavlja notranjo uporabo določb Uredbe v GSS na neodvisen način;

(d)

vodi katalog postopkov obdelave, ki jih izvajajo upravljavci, in zagotavlja dostop do le-tega kateri koli osebi neposredno ali posredno prek ENVP;

(e)

obvešča ENVP o postopkih obdelave, ki verjetno predstavljajo določeno tveganje, navedeno v členu 27(2) Uredbe;

(f)

tako zagotavlja, da postopki obdelave zelo verjetno ne bodo škodljivo vplivali na pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Člen 5

Dolžnosti

1.   OVP, poleg splošnih nalog, ki jih mora izpolnjevati:

(a)

nastopa kot svetovalec organa za imenovanja GSS in upravljavcev o zadevah v zvezi z uporabo določb za varstvo podatkov. Z OVP se lahko posvetujejo organ za imenovanja, zadevni upravljavci, kadrovski odbor in kateri koli posameznik brez zatekanja k uradnim potem o vsaki zadevi v zvezi z razlago ali uporabo Uredbe;

(b)

na lastno pobudo ali na pobudo organa za imenovanja, upravljavcev, kadrovskega odbora ali katerega koli posameznika, preiskuje zadeve in dogodke, ki se neposredno nanašajo na njene naloge in za katere izve, ter poroča organu za imenovanja ali osebi, ki je naročila preiskavo. Če se zdi primerno, je treba o tem obvestiti vse druge zadevne stranke. Če je pritožnik posameznik ali v primeru, da pritožnik zastopa posameznika, mora OVP, kolikor je to mogoče, zagotoviti zaupnost zahteve, razen če zadevni posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nedvoumno privoli v drugačno obravnavanje zahteve;

(c)

pri opravljanju svojih nalog sodeluje z uradnimi osebami za varstvo podatkov iz drugih institucij in organov Skupnosti, zlasti pri izmenjavi izkušenj in najboljše prakse;

(d)

zastopa GSS v vseh zadevah, povezanih z varstvom podatkov; brez poseganja v Odločbo 2004/338/ES, Euratom lahko to vključuje udeležbo OVP v ustreznih odborih ali forumih na mednarodni ravni;

(e)

predloži namestniku generalnega sekretarja Sveta letno poročilo o svojih dejavnostih in omogoča osebju dostop do njega.

2.   Brez poseganja v člene 4(b), 5(1)(b), (c) in 15 OVP in njeno osebje ne objavljajo informacij ali dokumentov, ki jih pridobijo v času opravljanja svojih dolžnosti.

Člen 6

Pristojnosti

OVP pri opravljanju svojih nalog in dolžnosti:

(a)

ima ves čas dostop do podatkov, ki so predmet postopkov obdelave, in do vseh pisarn, namestitev za obdelavo podatkov in prenosnikov podatkov;

(b)

lahko zahteva pravna mnenja od Pravne službe Sveta;

(c)

lahko prosi za storitve zunanjih strokovnjakov s področja informacijskih tehnologij na podlagi predhodnega soglasja odredbodajalca v skladu z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (7) in z njenimi izvedbenimi pravili;

(d)

lahko brez poseganja v dolžnosti in pooblastila ENVP predlaga GSS upravne ukrepe in izdaja splošna priporočila o ustrezni uporabi Uredbe;

(e)

v posebnih primerih lahko GSS ali vsem drugim zadevnim strankam izda kakršno koli drugo priporočilo za praktično izboljšanje varstva podatkov;

(f)

lahko opozori organ za imenovanja GSS o katerem koli neizpolnjevanju obveznosti iz Uredbe s strani člana osebja in predlaga administrativno preiskavo, ki se sproži zaradi morebitne uporabe člena 49 Uredbe.

Člen 7

Sredstva

OVP se zagotovi ustrezno osebje in sredstva, potrebna za opravljanje njenih dolžnosti.

ODDELEK 3

PRAVICE IN DOLŽNOSTI SUBJEKTOV NA PODROČJU VARSTVA PODATKOV

Člen 8

Organ za imenovanja

1.   V primeru pritožbe po členu 90 kadrovskih predpisov v zvezi s kršitvijo Uredbe se organ za imenovanja posvetuje z OVP, ki mora predložiti svoje mnenje v pisni obliki najkasneje v petnajstih dneh po prejemu zahtevka. Če v tem času OVP ni predložila svojega mnenja organu za imenovanja, to ni več potrebno. Organ za imenovanja ni vezan na mnenje OVP.

2.   OVP je obveščena vsakič, ko se obravnava zadeva, ki ima ali bi lahko imela zvezo z varstvom podatkov.

Člen 9

Upravljavci

1.   Upravljavci so odgovorni za zagotovitev, da so vsi postopki obdelave pod njihovim vodstvom skladni z Uredbo.

2.   Zlasti pa upravljavci:

(a)

vnaprej obvestijo OVP o vsakem postopku obdelave ali nizu takih postopkov, ki so namenjeni enemu samemu cilju ali več povezanim ciljem, in o vsaki bistveni spremembi obstoječega postopka obdelave. Upravljavec brez odlašanja obvesti o postopkih obdelave, izvedenih pred začetkom veljavnosti Uredbe dne 1. februarja 2001;

b)

pomagajo OVP in ENVP pri opravljanju njihovih dolžnosti, predvsem s posredovanjem informacij v odgovor na njihove zahteve najkasneje v tridesetih dneh;

(c)

izvedejo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe ter dajo ustrezna navodila osebju GSS, da bi zagotovili zaupnost obdelave in raven zavarovanja, primerno tveganju, ki ga predstavlja obdelava;

(d)

se po potrebi posvetujejo z OVP glede skladnosti postopkov obdelave z Uredbo, in zlasti ko utemeljeno domnevajo, da nekateri postopki obdelave niso skladni s členi 4 do 10 Uredbe. Posvetujejo se lahko tudi z OVP in/ali strokovnjaki s področja varnosti informacijskih tehnologij v generalnem direktoratu A, Varnostnim uradom in Uradom za varovanje tajnosti (INFOSEC) o vprašanjih v zvezi z zaupnostjo postopkov obdelave in o varnostnih ukrepih, sprejetih v skladu s členom 22 Uredbe.

Člen 10

Kontaktne osebe

1.   Brez poseganja v pristojnosti OVP kontaktna oseba:

(a)

pomaga svojemu generalnemu direktoratu ali enoti pri vodenju seznama vsakršne obstoječe obdelave osebnih podatkov;

(b)

pomaga svojemu generalnemu sekretariatu ali enoti pri določanju njihovih upravljavcev;

(c)

ima pravico pridobiti od upravljavcev in osebja ustrezne in potrebne informacije za izpolnitev svojih administrativnih nalog v svojem generalnem direktoratu ali enoti. To ne vključuje pravice dostopa do osebnih podatkov, obdelanih v pristojnosti upravljavca.

2.   Brez poseganja v pristojnosti upravljavcev kontaktne osebe:

(a)

pomagajo upravljavcem pri izpolnjevanju njihovih obveznosti;

(b)

kjer je to primerno, olajšajo komuniciranje med OVP in upravljavci.

Člen 11

Osebje GSS

1.   Celotno osebje GSS zlasti pripomore k uporabi pravil o zaupnosti in varnosti za obdelavo osebnih podatkov, kot je določeno v členih 21 in 22 Uredbe. Nihče od članov osebja GSS z dostopom do osebnih podatkov le-teh ne sme obdelovati brez navodil upravljavca, razen če tega ne zahteva nacionalna zakonodaja ali zakonodaja Skupnosti.

2.   Vsak član osebja GSS lahko vloži pritožbo pri ENVP v zvezi z domnevno kršitvijo določb Uredbe, ki ureja obdelavo osebnih podatkov, brez ukrepanja po uradni poti, kakor določajo pravila, postavljena s strani ENVP.

Člen 12

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki

1.   Glede pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da so v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe ustrezno obveščeni o vsakršni obdelavi osebnih podatkov, ki se nanašajo nanje, se lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, obrnejo na upravljavce, da uveljavijo svoje pravice v skladu s členi 13 do 19 Uredbe, kakor določa Oddelek 5 te odločbe.

2.   Brez vpliva na kakršna koli pravna sredstva lahko vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, vloži pritožbo pri ENVP, če meni, da so bile kršene njegove pravice iz Uredbe kot posledica obdelave njegovih osebnih podatkov v Svetu, kakor določajo pravila, postavljena s strani ENVP.

3.   Zaradi pritožbe, vložene pri ENVP, ali zaradi zadeve, predložene OVP, ki očita kršitev določb Uredbe, nihče ne sme utrpeti škode.

ODDELEK 4

KATALOG PRIGLAŠENIH POSTOPKOV OBDELAVE

Člen 13

Postopek priglasitve

1.   Upravljavce uradno obvesti OVP o vsakršnem postopku obdelave osebnih podatkov z obrazcem za priglasitev, ki je na voljo na intranetni strani GSS (Varstvo podatkov). Uradno obvestilo se posreduje OVP v elektronski obliki. V desetih delovnih dneh se OVP v pisnem sporočilu pošlje potrdilno uradno obvestilo. Ko OVP prejme potrdilno uradno obvestilo, ga objavi v katalogu.

2.   Uradno obvestilo zajema vse informacije, navedene v členu 25(2) Uredbe. O vsaki spremembi, ki vpliva na te informacije, je treba takoj uradno obvestiti OVP.

3.   Nadaljnja pravila in postopki v zvezi s postopkom priglasitve, ki jih morajo upoštevati upravljavci, so del splošnih priporočil, izdanih s strani OVP.

Člen 14

Vsebina in namen kataloga

1.   OVP vodi katalog postopkov obdelave osebnih podatkov, ki se sestavi na podlagi uradnih obvestil, prejetih s strani upravljavcev.

2.   Katalog vsebuje vsaj tiste informacije, ki so navedene v členu 25(2)(a) do (g) Uredbe. Vendar so lahko informacije, ki jih OVP vnese v katalog, izjemoma omejene, ko je treba zaščititi varnost določenega postopka obdelave.

3.   Katalog služi kot kazalo postopkov obdelave osebnih podatkov, izvedenih v Svetu. Zagotavlja informacije posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in olajša uveljavljanje njihovih pravic, določenih v členih 13 do 19 Uredbe.

Člen 15

Dostop do kataloga

1.   OVP sprejme ustrezne ukrepe, ki zagotavljajo, da ima vsaka oseba dostop do kataloga bodisi neposredno ali posredno prek ENVP. Zlasti pa OVP zagotavlja informacije in pomoč zainteresiranim osebam glede tega, kako in kje se lahko predložijo vloge za dostop do kataloga.

2.   Razen v primeru, da je zagotovljen mrežni dostop, se vloge za dostop do kataloga predložijo v kateri koli pisni obliki, vključno v elektronski obliki, v enem od jezikov iz člena 314 Pogodbe, in sicer na dovolj natančen način, ki OVP omogoča, da določi zadevne postopke obdelave. Potrdilo o prejemu se brez odlašanja pošlje vložniku.

3.   Če vloga ni dovolj natančna, OVP prosi vložnika, da pojasni vlogo, in mu pri tem pomaga. V primeru, da vloga zadeva veliko število postopkov obdelave, se lahko OVP neuradno posvetuje z vložnikom z namenom poiskati pravično rešitev.

4.   Katera koli oseba lahko od OVP zahteva izvod z informacijami, ki so na voljo v katalogu o katerem koli priglašenem postopku obdelave.

ODDELEK 5

POSTOPEK ZA UVELJAVLJANJE PRAVIC POSAMEZNIKOV, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI

Člen 16

Splošne določbe

1.   Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, določene v tem oddelku, lahko uveljavljajo samo zadevni posamezniki ali se lahko izjemoma uveljavljajo v njihovem imenu z ustreznim pooblastilom. Zahtevki se pisno naslovijo na zadevnega upravljavca, en izvod se naslovi na OVP. Po potrebi OVP pomaga posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, pri določanju zadevnega upravljavca. OVP zagotovi posebne obrazce. Upravljavci odobrijo zahtevek samo, če je bil obrazec v celoti izpolnjen in je bila istovetnost pritožnika ustrezno preverjena. Uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, je brezplačno.

2.   Upravljavec pošlje vložniku potrdilo o prejemu v petih delovnih dneh od prijave vloge. Če ni drugače določeno, upravljavec odgovori na zahtevek najkasneje v petnajstih delovnih dneh od prijave zahtevka in bodisi ugodi ali pisno navede razloge za delno ali popolno zavrnitev, zlasti v primerih, ko vložnik ni obravnavan kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki.

3.   V primeru nepravilnosti ali očitne zlorabe s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pri uveljavljanju svojih pravic in v primeru domneve o nezakonitosti obdelave s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, se mora upravljavec o zahtevku posvetovati z OVP in/ali napotiti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, k OVP, ki bo odločil o upravičenosti zahtevka in ustreznih nadaljnjih ukrepih.

4.   Z OVP se lahko posvetuje katera koli zadevna oseba v zvezi z uveljavljanjem svojih pravic v določenem primeru. Brez vpliva na kakršna koli pravna sredstva lahko vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, vloži pritožbo pri ENVP, če meni, da so bile kršene njegove pravice iz Uredbe kot posledica obdelave njegovih osebnih podatkov.

Člen 17

Pravica dostopa

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca neomejeno pridobiti kadar koli v roku treh mesecev od prejema zahtevka informacije iz točk (a) do (d) člena 13 Uredbe, bodisi z vpogledom v podatke na kraju samem bodisi s prejemom izvoda, vključno, kjer je to primerno, z izvodom v elektronski obliki, v skladu z željo vložnika.

Člen 18

Pravica popravka

V vsakem zahtevku posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, za popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov se opredelijo zadevni podatki in potrebni popravek. To naredi upravljavec brez odlašanja.

Člen 19

Pravica blokiranja

Upravljavec obravnava brez odlašanja vsak zahtevek za blokiranje podatkov v skladu s členom 15 Uredbe. V zahtevku se opredelijo zadevni podatki in razlogi za njihovo blokiranje. Posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki in ki je zahteval blokiranje, upravljavec pred deblokiranjem podatkov obvesti o tem.

Člen 20

Pravica izbrisa

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko zahteva od upravljavca, da se brez odlašanja izbrišejo podatki, zlasti v primeru kršitve določb iz členov 4 do 10 Uredbe. V zahtevku se opredelijo zadevni podatki in podajo razlogi ali dokazi o nezakonitosti obdelave. Pri avtomatiziranih zbirkah se izbris načeloma zagotovi z vsemi ustreznimi tehničnimi sredstvi, kar izključi možnost kakršne koli nadaljnje obdelave izbrisanih podatkov. Če izbris iz tehničnih razlogov ni možen, upravljavec po posvetovanju z OVP in z zainteresirano osebo nemudoma blokira takšne podatke.

Člen 21

Uradno obvestilo tretjim strankam

V primeru kakršnega koli popravka, blokiranja ali izbrisa zaradi zahtevka s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ta posameznik pravico doseči pri upravljavcu uradno obvestilo tretjim strankam, ki so jim bili posredovani njegovi osebni podatki, razen če se to izkaže za nemogoče ali če vključuje nesorazmerne napore.

Člen 22

Pravica do ugovora

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko ugovarja obdelavi podatkov, ki se nanašajo nanj, in posredovanju ali uporabi njegovih osebnih podatkov v skladu s členom 18 Uredbe. V zahtevku se opredelijo zadevni podatki in podajo razlogi, ki utemeljujejo zahtevek. Kadar je ugovor utemeljen, zadevna obdelava ne vključuje več teh podatkov.

Člen 23

Avtomatizirane posamezne odločitve

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da se o njem ne bodo sprejele avtomatizirane posamezne odločitve, kakor predvideva člen 19 Uredbe, razen če je odločitev izrecno odobrena skladno z nacionalno zakonodajo ali zakonodajo Skupnosti ali z odločitvijo ENVP, pri čemer se zaščiti zakonite interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. V vsakem primeru ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, možnost, da vnaprej izrazi svoje stališče in se posvetuje z OVP.

Člen 24

Izjeme in omejitve

1.   Kolikor zakoniti razlogi, kakor so določeni v členu 20 Uredbe, to izrecno utemeljujejo, lahko upravljavec omeji pravice iz členov 17 do 21 te odločbe. Razen, če je to nujno potrebno, se upravljavec najprej posvetuje z OVP, čigar mnenje ne zavezuje institucije. Upravljavec brez odlašanja odgovori na zahtevke v zvezi z uporabo izjem ali omejitev pri uveljavljanju pravic in utemelji to odločitev.

2.   Vsaka zadevna oseba lahko zahteva od ENVP, da uporabi člen 47(1)(c) Uredbe.

ODDELEK 6

PREISKOVALNI POSTOPEK

Člen 25

Praktične podrobnosti

1.   Zahtevki za kakršne koli preiskave se naslovijo na OVP v pisni obliki na posebnem obrazcu, ki se dobi pri OVP. V primeru očitne zlorabe pravice do zahteve za preiskavo, na primer, če je isti posameznik šele pred kratkim predložil identičen zahtevek, OVP ni obvezan poročati prosilcu.

2.   V petnajstih dneh po prejemu pošlje OVP potrdilo o prejemu organu za imenovanja ali osebi, ki je naročila preiskavo, in preveri, ali je treba zahtevek obravnavati kot zaupen.

3.   OVP zahteva od upravljavca, ki je odgovoren za zadevni postopek obdelave podatkov, pisno izjavo o zadevi. Upravljavec poda svoj odgovor OVP v roku petnajstih dni. OVP morda želi prejeti dodatne informacije od drugih strank, kot na primer Varnostnega urada in Urada za varovanje tajnosti (INFOSEC) GSS. Po potrebi lahko zahteva od Pravne službe Sveta mnenje o zadevi. OVP prejme informacije ali mnenje v roku tridesetih dni.

4.   OVP poroča organu za imenovanja ali osebi, ki je vložila zahtevek, najkasneje tri mesece po prejemu le-tega.

ODDELEK 7

KONČNE DOLOČBE

Člen 26

Uveljavitev

Ta odločba se uveljavi dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 13. septembra 2004

Za Svet

Predsednik

B. R. BOT

(1)  UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(2)  Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (UL L 145, 31.5.2001, str. 43).

(3)  Sklep Sveta 2004/338/ES, Euratom z dne 22. marca 2004 o sprejetju poslovnika Sveta (UL L 106, 15.4.2004, str. 22).

(4)  Sklep Sveta 2001/264/ES z dne 19. marca 2001 o sprejetju predpisov Sveta o varovanju tajnosti (UL L 101, 11.4.2001, str. 1). Sklep, kakor je bil nazadnje spremenjen s Sklepom 2004/194/ES (UL L 63, 28.2.2004, str. 48).

(5)  Sklep generalnega sekretarja/visokega predstavnika za skupno zunanjo in varnostno politiko z dne 25. junija 2001 o kodeksu dobrega upravnega obnašanja Generalnega sekretariata Sveta Evropske unije in njegovega osebja v poklicnih odnosih z javnostjo (UL C 189, 5.7.2001, str. 1).

(6)  UL L 56, 4.3.1968, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES, Euratom) št. 723/2004 (UL L 124, 27.4.2004, str. 1).

(7)  UL L 248, 16.9.2002, str. 1.