SKLEP STALNEGA ODBORA DRŽAV EFTE

št. 3/2005/SO

z dne 9. junija 2005

o dostopu javnosti do dokumentov Efte in o razveljavitvi Sklepa Stalnega odbora držav Efte št. 2/2002/SO z dne 30. maja 2002

STALNI ODBOR DRŽAV EFTE JE –

ob upoštevanju Sklepa Stalnega odbora držav Efte št. 2/2002/SO z dne 30. maja 2002 o dostopu javnosti do dokumentov, ki se s tem sklepom razveljavi,

ob priznavanju javnega interesa za prost dostop do dokumentov v jasno določenem pravnem okviru in ob upoštevanju veljavnih nacionalnih zakonov,

ob upoštevanju dejstva, da se med obravnavanjem zahtevkov za dostop do podatkov načelo prostega dostopa uporablja v največji možni meri –

SKLENIL:

Člen 1

Sekretariat Efte s prenosom na spletno stran omogoči javnosti dostop do dokumentov, naštetih v Prilogi k temu sklepu.

Člen 2

1.   Katera koli oseba lahko zahteva dostop do dokumentov, povezanih z EGP (v nadaljnjem besedilu imenovanih „dokumenti“), ki jih je sestavil ali prejel Sekretariat Efte in ki so v lasti Sekretariata Efte.

2.   Dostop do dokumenta se odobri, razen če se uporabljajo omejitve iz naslednjih členov.

Člen 3

1.   Dostop do dokumenta se zavrne, kadar bi razkritje ogrozilo varstvo:

2.   Dostop do dokumenta se zavrne, kadar bi razkritje ogrozilo varstvo:

3.   Dostop do dokumenta, sestavljenega za notranjo uporabo, ki se nanaša na zadevo, o kateri še ni bila sprejeta odločitev, se zavrne, če bi razkritje dokumenta ogrozilo proces odločanja.

4.   Dostop do dokumenta, ki vsebuje mnenja za notranjo uporabo kot del razprav in predhodnih posvetovanj, se zavrne, tudi po sprejetju odločitve, če bi razkritje dokumenta ogrozilo proces odločanja.

5.   Sekretariat Efte se glede dokumentov tretjih oseb, ki so mu bili predloženi, posvetuje z zadevno tretjo osebo, da oceni, ali se lahko uporabi izjema iz odstavka 1 ali 2, razen če je jasno, da dokument bo oziroma ne bo razkrit.

6.   V primerih iz zgoraj navedenih odstavkov 2–4 se dostop vseeno odobri v celoti ali delno, če se države Efte strinjajo, da prevladuje javni interes za razkritje.

Člen 4

Država Efte lahko prosi Sekretariat Efte, naj ne razkrije dokumentov, ki izvirajo iz te države, brez njene predhodne privolitve.

Člen 5

Če velja katera od izjem le za nekatere dele zahtevanega dokumenta, se drugi deli dokumenta objavijo.

Člen 6

1.   Prošnje za dostop do dokumentov se vložijo v kakršni koli pisni obliki, vključno z elektronsko, v angleškem jeziku in na dovolj natančen način, da lahko Sekretariat Efte ugotovi, za kateri dokument gre.

2.   Če prošnja ni dovolj natančna, Sekretariat Efte vlagatelja zaprosi za razjasnitev prošnje in mu pri tem pomaga, npr. s posredovanjem podatkov v skladu s členom 11.

3.   Če se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali na zelo veliko število dokumentov, se lahko Sekretariat Efte z vlagateljem neuradno posvetuje o primerni rešitvi.

Člen 7

1.   Prošnja za dostop do dokumenta se obravnava takoj. Vlagatelju se pošlje potrdilo o prejemu.

2.   Sekretariat Efte predloži državam Efte zahtevo za odobritev, razen če se lahko zagotovi, da države Efte zavrnejo dostop do dokumenta oziroma ga ne zavrnejo. Države Efte se nemudoma odločijo.

3.   Po prejemu odgovora držav Efte Sekretariat Efte obvesti vlagatelja, da je bil dostop do zahtevanega dokumenta odobren in zagotovi dostop v skladu s členom 10, ali pa v pisnem odgovoru navede razloge za popolno ali delno zavrnitev in vlagatelja obvesti o njegovi pravici, da zahtevo predloži Stalnemu odboru držav Efte.

4.   Če Sekretariat Efte vlagatelju ne more poslati pisnega odgovora v 12 delovnih dneh od evidentiranja prošnje, se vlagatelja pisno obvesti o zamudi in o tem, kdaj lahko pričakuje odločitev. Vlagatelja se obvesti o njegovi pravici, da zahtevo predloži Stalnemu odboru držav Efte, če ni prejel odgovora v razumnem času.

5.   V primeru popolne ali delne zavrnitve lahko vlagatelj v 15 delovnih dneh po prejemu odgovora Sekretariata Efte zahtevo predloži Stalnemu odboru držav Efte.

6.   Če Sekretariat Efte ne odgovori v razumnem času od evidentiranja prošnje, lahko vlagatelj zahtevo predloži Stalnemu odboru držav Efte.

Člen 8

Predložitev zahteve Stalnemu odboru držav Efte se obravnava takoj. Če se dostop popolnoma ali delno zavrne, se to vlagatelju pisno sporoči in navede razloge za zavrnitev.

Člen 9

Oznaka zaupnosti (strogo zaupno, zaupno, interno) katerega koli določenega dokumenta sama po sebi ne izključuje tega, da je dokument v poznejši fazi dostopen javnosti.

Člen 10

1.   Vlagatelju se dostop do dokumentov omogoči z vpogledom na kraju samem ali pa se mu kopijo pošlje po pošti, tudi v elektronski obliki, če je ta na voljo. Vlagatelju se lahko zaračunajo stroški izdelave in pošiljanja kopij. Ti stroški ne presegajo realnih stroškov izdelave in pošiljanja kopij. Vpogled na kraju samem, kopije, ki obsegajo manj kot 20 strani formata A4, in neposreden dostop v elektronski obliki, če je ta na voljo, so brezplačni.

2.   Če Sekretariat Efte dokument že objavi in je vlagatelju zlahka dostopen, lahko Sekretariat Efte svojo obveznost glede odobritve dostopa do dokumentov izpolni s tem, da vlagatelja obvesti, kako priti do zahtevanega dokumenta.

Člen 11

1.   Sekretariat Efte vodi register dokumentov. Dostop do seznama dokumentov, ki jih register vsebuje, je zagotovljen na zahtevo. Napotila k dokumentom so nemudoma vpisana v register.

2.   Register za vsak dokument vsebuje referenčno številko, predmet in/ali kratek opis vsebine dokumenta ter datum prejema ali priprave in vpisa v register. Napotila se naredijo na način, ki ne ogrozi varstva interesov iz člena 3.

Člen 12

Sekretariat Efte državljanom zagotavlja podatke in pomoč o tem, kako in kje vložiti prošnje za dostop do dokumentov.

Člen 13

Ta sklep ne posega v obstoječe predpise o avtorskih pravicah, ki lahko omejijo pravico tretje osebe do razmnoževanja ali izkoriščanja objavljenih dokumentov.

Člen 14

Sklep Stalnega odbora držav Efte št. 2/2002/SO z dne 30. maja 2002 se razveljavi.

Člen 15

Ta sklep začne veljati 1. oktobra 2005.

Člen 16

Ta sklep se objavi v oddelku EGP Uradnega lista Evropske unije in Dopolnilu EGP k Uradnemu listu Evropske unije.

Člen 17

Ta sklep bo predmet presoje v roku enega leta od dneva veljave.