Objava prostega delovnega mesta CONS/AD/176/22

(2022/C 70 A/01)

 

SPLOŠNE INFORMACIJE

Oddelek	ORG.2.A
Kraj dela	Bruselj, stavba Justus Lipsius
Naziv delovnega mesta	Vodja enote – Namestnik ali namestnica vodje protokola
Funkcionalna skupina in razred	AD 9
Zahtevana stopnja varnostnega preverjanja	EU SECRET
ROK ZA ODDAJO PRIJAV	28. februar 2022 do 12.00 (po bruseljskem času)

Kdo smo

Generalni sekretariat Sveta (GSS) zagotavlja pomoč Evropskemu svetu, Svetu EU in njunim pripravljalnim telesom na vseh področjih njihovih dejavnosti. Njegove naloge vključujejo svetovanje in zagotavljanje podpore članicam in članom Evropskega sveta in Sveta ter njunima predsednikoma, vključno s svetovanjem o pravnih in političnih vprašanjih, usklajevanjem z drugimi institucijami, oblikovanjem kompromisov in pripravo dokumentov ter vsemi praktičnimi vidiki, ki so potrebni za dobro pripravo in izvedbo sej in zasedanj Evropskega sveta in Sveta.

Generalni direktorat za organizacijski razvoj in storitve (GD ORG) je odgovoren za splošno strateško upravljanje organizacijskega razvoja in storitev v GSS. Trenutno ga sestavlja pet direktoratov (človeški viri, protokol in seje, stavbe in logistika, finance ter varnost in zaščita).

Direktorat za protokol in seje (ORG.2) zagotavlja prvovrstne storitve (upravljanje dogodkov, protokol, ustrezne sejne sobe in tehnologija, priprava in dostava hrane, upravljanje potnih stroškov delegatov), ki so potrebne za organizacijo srečanj na visoki ravni v Bruslju, Luxembourgu in drugod po svetu. Njegova naloga je, da se hitro in prožno odziva ter zagotavlja storitve, potrebne za organizacijo uradnih srečanj in dogodkov.

Direktorat je odgovoren tudi za protokol, logistiko in organizacijo potovanj predsednika Evropskega sveta in njegovega kabineta v Belgiji in tujini.

Trenutno ima direktorat približno 200 zaposlenih, sestavljen je iz štirih enot, in sicer „Protokol“, „Seje“, „Priprava in dostava hrane“ ter „Podpora“, njegov letni proračun pa presega 100 milijonov EUR.

Enota „Protokol“ je v današnjih edinstvenih geopolitičnih razmerah, polnih izzivov, odgovorna za celotni protokol Evropskega sveta in Sveta, tj. za dvostranska vrhunska srečanja v Bruslju, slovesnosti ob akreditaciji veleposlanikov in veleposlanic tretjih držav, obroke na ravni veleposlanikov in veleposlanic ter voditeljev in voditeljic držav ali vlad v Bruslju in drugod, pa tudi za udeležbo EU na dogodkih na visoki ravni v tujini. Enoto sestavljajo tri ekipe za protokol, ki se ukvarjajo s: prihodnjimi obiski in dogodki na visoki ravni; protokolarnimi obroki in sprejemi; ter misijami predsednika Evropskega sveta in njegovega kabineta zunaj prostorov GSS. V enoti je tudi pisarna, ki je zadolžena za recepcijo in telefonsko centralo.

Kaj ponujamo

Pod vodstvom direktorice ORG.2 (Protokol in seje) in hkrati vodje protokola boste vodili, podpirali in motivirali predano enoto s približno 30 zaposlenimi, ki delajo v dinamičnem in zanimivem okolju.

Enoto boste upravljali ter njene dejavnosti in vire organizirali tako, da ji boste omogočali, da bo odzivna in prožna ter da bo lahko izvajala zahtevane storitve, po potrebi zunaj običajnih delovnega časa.

Pričakuje se, da boste vlagali v razvoj človeških virov in sprejemali ukrepe, s katerimi boste osebju omogočali, da bo odlično opravljalo svoje delo.

Zagotavljali boste učinkovito komuniciranje in sodelovanje znotraj enote ter z drugimi službami GSS in zunanjimi partnerji.

Odgovorni boste za organizacijo dvostranskih vrhunskih srečanj, za slovesnosti ob akreditaciji veleposlanikov in veleposlanic tretjih držav ter slovesne podpise in tudi protokolarna darila. Zadolženi boste za upravljanje vseh prihodnjih protokolarnih obiskov (na ravni veleposlanikov in veleposlanic ali na višji ravni) v Evropskem svetu in Svetu ter pri višjih uradnikih in uradnicah GSS. Poleg tega boste odgovorni za protokol v zvezi z večstranskimi vrhunskimi srečanji, obroki na visoki ravni, sprejemi in slovesnostmi. Odgovorni boste tudi za organizacijo misij predsednika Evropskega sveta in njegovega kabineta zunaj prostorov GSS.

Upravljali boste pisarno, ki je zadolžena za recepcijo in telefonsko centralo GSS.

Zadolženi boste za upravljanje proračunskih vrstic, povezanih s protokolarnimi izdelki, npr. darili, cvetjem in medaljami, ter nekaterimi storitvami priprave in dostave hrane; obenem boste zagotavljali izvajanje pogodb na tem področju.

Skrbeli boste, da bo imel GSS na voljo ustrezne in posodobljene podatke o svojih protokolarnih dejavnostih ter po potrebi o državah članicah in tretjih državah. Zagotavljali boste, da se bodo v zvezi s protokolarnimi dogodki hranili popolni in urejeni spisi skladno z evidencami o varstvu podatkov.

Kot namestnik ali namestnica vodje protokola boste po potrebi pomagali vodji protokola in/ali ga/jo nadomeščali pri zagotavljanju protokolarne podpore predsedniku Evropskega sveta ali Evropskemu svetu kjer koli po svetu, odvisno od dogodka.

Delo boste lahko načrtovali in organizirali prožno v skladu z delovnim časom in potrebami službe. Za prirejanje kompleksnih dogodkov ali dogodkov na visoki ravni bo redno veljal netipičen delovni čas. Načrtovanje dopustov in odsotnosti mora biti usklajeno s koledarjem dogodkov. Operativna narava delovnega mesta terja pogosto fizično prisotnost in ni združljiva z rednim delom na daljavo. Vi in vaše osebje boste sicer lahko delali v skladu s prožno ureditvijo dela v GSS, tudi kar zadeva občasno delo na daljavo.

Na tem delovnem mestu boste morali redno potovati v okviru misij, ponavadi zunaj EU. Lahko ste poklicani v zadnjem trenutku in zunaj običajnega delovnega časa.

Kakšnega kandidata ali kandidatko iščemo

Iščemo managerja ali managerko z močnim občutkom za diplomacijo in solidnim geopolitičnim znanjem, ki sta ključni kompetenci za to delovno mesto.

Potrebna sta izrazit čut za medosebne odnose in medkulturna občutljivost, tudi sposobnost za vzpostavljanje in ohranjanje profesionalnih odnosov z vrsto notranjih in zunanjih partnerjev z vsega sveta.

Dobro je treba poznati politike in institucije EU. Izkušnje kot nacionalni diplomat ali diplomatka, tudi na položajih v tujini, pomenijo prednost.

Izkušnje na področju organizacije večjih dogodkov, ki se jih udeležujejo visoki politični predstavniki in predstavnice, ter poznavanje protokolarnih pravil pomenijo prav tako prednost.

Storitvena naravnanost, anticipiranje, takojšnja odzivnost in ustvarjalnost pri reševanju problemov so na tem delovnem mestu ključnega pomena in to velja za celotno osebje direktorata.

Bodoči vodja enote mora pokazati vzdržljivost, hkrati pa prožnost in sposobnost prilaganja na kratek rok. Nujno so potrebne dobre organizacijske in komunikacijske sposobnosti.

Od celotnega vodstvenega osebja GSS se pričakuje, da bo svetovalo svojim nadrejenim in partnerjem, skrbelo za osebje in finančne vire ter zastopalo GSS. Ta pričakovanja so predstavljena v Horizontalnem vodstvenem profilu GSS (1).

Poleg tega mora oseba na tem delovnem mestu:

—	imeti vodstvene kompetence ter znati usmerjati, motivirati in opolnomočiti osebje v večkulturnem in raznolikem okolju, s posebnim poudarkom na razvoju človeških virov, ter promovirati raznolikost in vključevanje;

—	biti sposobna dejavno prisluhniti mnenjem in potrebam partnerjev ter se nanje dejavno odzvati in tudi usmerjati h konstruktivnim rezultatom;

—	biti sposobna sodelovati v odprtem dialogu z osebjem, s tem pa ustvarjati konstruktivno in pozitivno delovno ozračje, dejavno spodbujati inovacije ter prisluhniti zamislim osebja o novih pristopih, novih delovnih metodah in uporabi najnovejših tehnologij;

—	biti sposobna omogočati sodelovanje pri medsektorskih projektih in vprašanjih, tudi z osebjem iz drugih enot, ter zagotavljati doslednost na različnih področjih dela, ki zajemajo celotno organizacijo;

—	biti sposobna proaktivnega načrtovanja, tudi glede zaposlovanja, financ, proračuna in logistike, ter prednostnega razvrščanja, usklajevanja in organizacije dela v kontekstu številnih vzporednih dejavnosti;

—	biti sposobna prevzeti odgovornost za lastno uspešnost in uspešnost svoje ekipe ter za sprejete odločitve z dajanjem zgleda in upravljanjem lastnega razvoja;

—	znati spoprijeti se s spremembami in osebju pri tem zagotavljati ustrezno podporo;

—

biti sposobna zastopati enoto na zunaj, GSS pa v medinstitucionalnih razpravah. V GSS se v zvezi z vodstvenim osebjem, ki naj bi imelo raznovrstne izkušnje, izvaja politika mobilnosti, zato morajo biti kandidati in kandidatke v času, ko bodo zaposleni v GSS, pripravljeni in sposobni delati na različnih področjih dejavnosti.

POLITIKA ZAPOSLOVANJA

Kandidati in kandidatke (v nadaljnjem besedilu: kandidati) morajo ob prijavi izpolnjevati naslednje zahteve:

(a)	splošni pogoji — državljanstvo države članice Evropske unije; — uživanje vseh državljanskih pravic; — izpolnjene vse obveznosti glede služenja vojaškega roka v skladu z zakonodajo.

(b)

posebni pogoji — univerzitetna diploma (2); — najmanj dvanajst let ustreznih poklicnih izkušenj. Zahtevajo se tudi dokazane izkušnje z vodenjem ekip; — v komunikaciji znotraj GSS in z drugimi institucijami prevladujeta francoščina in angleščina, zato se zahteva odlično znanje enega od teh dveh jezikov in dobro znanje drugega. Znanje drugih uradnih jezikov EU in jezikov, ki niso jeziki EU, pomeni prednost.

Opomba:

(1)

Za to delovno mesto je potrebno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, ki omogoča dostop do tajnih dokumentov (stopnja EU SECRET). Kandidati, ki vložijo prijavo za delovno mesto, morajo soglašati z varnostnim preverjanjem v skladu s Sklepom Sveta 2013/488/EU (3). Imenovanje na delovno mesto bo začelo učinkovati le pod pogojem, da ima izbrani kandidat veljavno potrdilo za dostop do tajnih podatkov. Kandidatu brez opravljenega varnostnega preverjanja bo ponujena začasna pogodba, dokler ne bo zaključen postopek varnostnega preverjanja.

(2)	Izbrani kandidat mora biti pripravljen, da po potrebi opravi usposabljanje za vodstveno osebje GSS.

IZBIRNI POSTOPEK

Organu za imenovanje bo pri izbiri uspešnega kandidata pomagal svetovalni izbirni odbor. Slednjega bo podpiral ocenjevalni center, ki ga vodijo zunanji svetovalci in svetovalke za zaposlovanje. Poročila, ki jih pripravi ocenjevalni center za oceno kandidata za isto vrsto delovnega mesta, prenehajo veljati dve leti po datumu zadevnih preverjanj ali po prenehanju veljavnosti okvirne pogodbe med GSS in zadevnim ocenjevalnim centrom, kar je prej.

Svetovalni izbirni odbor bo na podlagi prijav najprej ocenil in primerjal kvalifikacije, izkušnje in motivacijo vseh kandidatov, ki se prijavijo na isto delovno mesto. Na podlagi te primerjalne ocene bo sestavil ožji seznam tistih kandidatov, ki so po njegovem mnenju najprimernejši, da se povabijo na prvi razgovor. Ta prvi izbor temelji na primerjalni oceni prijav, zato izpolnjevanje zahtev za zadevno prosto delovno mesto ne zagotavlja povabila na prvi razgovor. Na podlagi razgovorov bo svetovalni izbirni odbor opravil izbor kandidatov, ki jih bodo preverili v ocenjevalnem centru, temu pa bo sledil drugi razgovor s svetovalnim izbirnim odborom.

Predvideni potek izbirnega postopka:

—	kandidati, ki bodo povabljeni na razgovore, bodo o tem obveščeni predvidoma v prvi polovici marca 2022;

—	prvi krog razgovorov bo predvidoma potekal sredi marca 2022;

—	preverjanje v ocenjevalnem centru bo predvidoma v drugi polovici marca 2022;

—	drugi krog razgovorov bo predvidoma v prvi polovici aprila 2022.

Opomba: Predvidena časovnica je zgolj okvirna, predvsem pa je odvisna od posledic omejevalnih ukrepov, ki so bili uvedeni v okviru boja proti pandemiji covida-19.

PRAVNA PODLAGA

To delovno mesto je objavljeno v vseh institucijah Evropske unije in zunaj teh institucij v skladu z odstavkoma 1 in 2 člena 29 Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije (4).

OPOMBA

Glede na to, da je to delovno mesto opredeljeno kot občutljivo, se lahko zgodi, da ga bo uslužbenec, ki ga zaseda, po petih letih moral zamenjati.

PRIJAVNI POSTOPEK

Rok za oddajo prijav je 28. februar 2022 do 12.00 (opoldne po bruseljskem času).

Prijave sprejemamo samo po elektronski pošti na naslov: applications.management@consilium.europa.eu (5) najpozneje do izteka navedenega roka. Prepozne prijave ne bodo upoštevane.

Navedeni elektronski naslov uporabljajte za vso korespondenco v zvezi z izbirnim postopkom (elektronsko sporočilo mora imeti v naslovu naslednje besedilo: CONS/AD/176/22).

Pred prijavo morajo kandidati skrbno preveriti, ali izpolnjujejo vse pogoje, naštete zgoraj v oddelku „Politika zaposlovanja“, da bi preprečili samodejno izključitev iz izbirnega postopka.

Veljavna prijava mora vključevati naslednje dokumente v formatu PDF (opomba: zaklenjeni, z geslom zaščiteni ali elektronsko podpisani dokumenti niso dovoljeni):

(a)

pravilno izpolnjen in datiran prijavni obrazec (datoteko je treba poimenovati „XXX (VAŠ PRIIMEK) – Application form.pdf“); za prenos elektronskega obrazca (v angleščini ali francoščini), kliknite na ustrezno povezavo spodaj ali jo kopirajte in prilepite v brskalnik (6): https://www.consilium.europa.eu/media/53249/gsc-application_form_senior_management_en.docx https://www.consilium.europa.eu/media/53248/gsc-application_form_senior_management_fr.docx

(b)

podroben življenjepis (7) v angleškem ali francoskem jeziku, po možnosti v obliki Europass (http://europass.cedefop.europa.eu), v katerem je opisana celotna poklicna pot vlagatelja in so med drugim navedeni njegova izobrazba, znanje jezikov, izkušnje in sedanje naloge (datoteko je treba poimenovati „XXX (VAŠ PRIIMEK) – CV.pdf“);

(c)	motivacijsko pismo v angleškem ali francoskem jeziku (datoteko je treba poimenovati „XXX (VAŠ PRIIMEK) – Motivation letter.pdf“);

(d)	fotokopije diplom o izobrazbi ter fotokopije dokumentov in potrdil v zvezi s poklicnimi izkušnjami, združene v en dokument v formatu PDF. Samo življenjepis iz točke (b) ne zadostuje. Dokazila mora izdati tretja oseba (datoteko je treba poimenovati „XXX (VAŠ PRIIMEK) – Supporting documents.pdf“).

Če ti dokumenti ne bodo vključeni, prijava ne bo veljavna.

Vsa dokazila iz točke (d) morajo biti zaporedno oštevilčena (priloga 1, 2 itd.) in združena v enem dokumentu, kot je navedeno zgoraj.

Prijave, poslane po pošti ali prek sistemov za shranjevanje podatkov v oblaku ali prek portalov datotek za skupno rabo, ne bodo upoštevane.

Izbrani kandidati bodo morali predložiti izvirnike navedenih dokumentov.

Kandidati bodo prejeli elektronsko pošto s potrditvijo prejema njihove prijave. Kljub vsemu tehničnih težav, povezanih s prenosom elektronske pošte, nikoli ni mogoče v celoti odpraviti. Če torej kandidati ne prejmejo elektronske pošte, s katero se potrjuje prejem njihove prijave, naj kontaktirajo applications.management@consilium.europa.eu. Ker bo svetovalni izbirni odbor delo začel kmalu po izteku roka za prijavo, je treba vsa potrebna preverjanja glede prejema prijave opraviti v tednu po tem datumu.

RAZNOLIKOST IN VKLJUČEVANJE

GSS je zavezan raznolikosti in vključevanju. Več informacij je v ustrezni izjavi na https://www.consilium.europa.eu/sl/general-secretariat/jobs/diversity-and-inclusion/.

PONOVNI PREGLED PRIJAV

Postopki v zvezi z zahtevki za pritožbe, pritožbami in predložitvijo zadeve Evropskemu varuhu človekovih pravic so navedeni v Prilogi I k tej objavi prostega delovnega mesta.

VARSTVO PODATKOV

Pravila o obdelavi osebnih podatkov v povezavi s tem izbirnim postopkom so določena v Prilogi II k tej objavi prostega delovnega mesta.

---

(1)  https://www.consilium.europa.eu/media/53271/gsc-manager-profile-sl.pdf

(2)  V členu 5(3)(c) Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije (kadrovski predpisi) je določeno, da morajo imeti kandidati najmanj:

(i)	raven izobrazbe, ki ustreza z diplomo potrjenemu zaključenemu univerzitetnemu študiju, ki običajno traja štiri leta ali več, ali

(ii)	raven izobrazbe, ki ustreza z diplomo potrjenemu zaključenemu univerzitetnemu študiju, in ustrezne najmanj enoletne poklicne izkušnje, če študij običajno traja najmanj tri leta.

(3)  Sklep Sveta 2013/488/EU z dne 23. septembra 2013 o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU (UL L 274, 15.10.2013, str. 1).

(4)  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

(5)  Ta elektronski naslov je povezan z namenskim poštnim predalom in lahko obdeluje le sporočila z nastavitvijo občutljivosti „običajno“; elektronske pošte, poslane z drugačnimi nastavitvami (npr. „osebni podatki“, „zasebno“, „zaupno“), ni mogoče obdelati. Zato prosimo, da izberete nastavitev „običajno“. Velikost elektronske pošte ne sme presegati 25 MB. Če je vaše elektronsko sporočilo skupaj s prilogami večje od te največje dovoljene velikosti, prosimo, da svoje priloge razdelite v več elektronskih sporočil.

(6)  Če potrebujete več informacij oziroma naletite na tehnične težave, pišite na e-naslov: applications.management@consilium.europa.eu

(7)  Kandidate naprošamo, naj v življenjepise ne pripenjajo slik.