EVROPSKA KOMISIJA
Bruselj, 14.8.2023
COM(2023) 487 final
PRILOGA
k
Predlogu
SKLEPA SVETA
o stališču, ki se v imenu Evropske unije zastopa v skupnem odboru, ustanovljenem s Sporazumom med Evropsko unijo in Islandijo o zaščiti geografskih označb za kmetijske proizvode in živila, glede sprejetja njegovega poslovnika
PRILOGA
SKLEP ŠT. 1 SKUPNEGA ODBORA
z dne DD. MM. 2023
o sprejetju svojega poslovnika
SKUPNI ODBOR JE –
ob upoštevanju Sporazuma med Evropsko unijo in Islandijo o zaščiti geografskih označb za kmetijske proizvode in živila (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) ter zlasti člena 10 Sporazuma,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
V skladu s členom 10(2) Sporazuma skupni odbor določi svoj poslovnik.
(2)
Določiti bi bilo treba poslovnik skupnega odbora Sporazuma –
SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:
Člen 1
Sprejme se poslovnik skupnega odbora, določen v Prilogi.
Člen 2
Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.
V …, dne …
Za skupni odbor
|
[položaj]
Ministrstvo za industrijo in inovacije Islandije
sopredsednik/sopredsednica skupnega odbora
|
vodja enote
Generalni direktorat Evropske komisije za kmetijstvo in razvoj podeželja
sopredsednik/sopredsednica skupnega odbora
|
PRILOGA
POSLOVNIK SKUPNEGA ODBORA
Člen 1
Vodje delegacij
(1)Evropska unija in Islandija (v nadaljnjem besedilu: pogodbenici) imenujeta vsaka svojega vodjo delegacije, ki je kontaktna oseba za vse zadeve v zvezi z odborom.
(2)Vsak vodja delegacije lahko prenese vse ali nekatere naloge vodje delegacije na imenovanega namestnika in v tem primeru vsa sklicevanja na vodjo delegacije v nadaljnjem besedilu enako veljajo za imenovanega namestnika.
Člen 2
Predsednik
Funkcijo predsednika odbora opravljata izmenoma vodji delegacije vsake pogodbenice, in sicer za dobo enega koledarskega leta.
Člen 3
Sestanki
(1)Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se odbor sestane izmenično v Uniji in na Islandiji na zahtevo katere koli od pogodbenic, najpozneje 90 dni od zahteve.
(2)Vsako zasedanje odbora skliče predsednik ob času in na kraju, o katerem se dogovorita pogodbenici. Predsednik razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.
(3)Če se obe pogodbenici strinjata, se lahko sestankov odbora udeležijo strokovnjaki, ki lahko predložijo zahtevane posebne informacije.
(4)Če skupno ni dogovorjeno drugače, sestanki odbora niso javni.
(5)Izjemoma lahko zasedanje odbora poteka prek tehnoloških sredstev, o katerih se dogovorita pogodbenici, vključno prek videokonference.
Člen 4
Delegacije
Pred vsakim zasedanjem vsaka pogodbenica prek sekretariata odbora iz člena 5 obvesti drugo pogodbenico o predvideni sestavi njene delegacije.
Člen 5
Sekretariat
Predstavnika Evropske komisije in predstavnika Islandije imenuje zadevni vodja delegacije, da delujeta skupaj kot sekretarja odbora ter opravljata naloge sekretariata skupaj in v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.
Člen 6
Korespondenca
(1)Korespondenca, naslovljena na odbor, se naslovi na sekretarja ene od pogodbenic, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.
(2)Sekretariat zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na odbor, posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje.
(3)Korespondenca med pogodbenicama je lahko v kakršni koli pisni obliki, vključno z elektronsko pošto.
Člen 7
Dnevni red sestankov
(1)Sekretariat odbora pripravi začasni dnevni red vsakega sestanka na podlagi predlogov pogodbenic. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat odbora najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.
(2)Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.
(3)Predsednik in drugi vodja delegacije sprejmeta dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.
(4)Predsednik lahko po posvetovanju s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo posebne okoliščine.
Člen 8
Sprejetje instrumentov
(1)Sklepi odbora v smislu člena 10, odstavka (2) in (3), Sporazuma se sprejmejo soglasno in so naslovljeni na pogodbenici. Sklepe podpišeta predsednik in drugi vodja delegacije.
(2)Sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če je v njem določeno drugače.
(3)Vsaka pogodbenica se lahko odloči, da bo objavila kateri koli sklep, ki ga sprejme odbor.
Člen 9
Pisni postopek
Če se pogodbenici strinjata, lahko odbor sprejema sklepe s pisnim postopkom, po zaključku ustreznih notranjih postopkov. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Pogodbenica, ki predlaga uporabo pisnega postopka, predloži osnutek sklepa drugi pogodbenici, ki odgovori in navede, ali osnutek sprejema ali ne, predlaga kakršne koli spremembe ali zahteva dodaten čas za razmislek. Če se osnutek sprejme, se zaključi v skladu s členom 8(1).
Člen 10
Zapisnik
(1)Predsednik sestavi osnutek zapisnika vsakega sestanka in ga predloži drugemu vodji delegacije v 20 delovnih dneh po sestanku. V osnutku zapisnika se navedejo priporočila in lahko tudi vsi drugi sprejeti sklepi. Drugi vodja delegacije se strinja z osnutkom ali navede predloge za spremembe. Ko se predsednik in drugi vodja delegacije z osnutkom zapisnika strinjata, podpišeta dva izvirnika. En izvirnik zapisnika shrani predsednik, drugega pa drugi vodja delegacije.
(2)Če ne dosežeta soglasja o zapisniku pred sklicem naslednjega sestanka, se v zapisnik vnese osnutek, ki ga je sestavil predsednik, v prilogi pa se navedejo predlagane spremembe, ki jih je navedel drugi vodja delegacije.
Člen 11
Stroški
(1)Vsaka pogodbenica krije stroške, ki nastanejo pri njeni udeležbi na sestankih odbora.
(2)Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.
Člen 12
Zaupnost
Posvetovanja odbora so zaupna.