Upravljanje proračuna in finančno poslovodenje

je seznanjen, da je organ začel delovati 17. oktobra 2019, da je 26. maja 2021 postal finančno neodvisen in da je septembra 2021 po finalizaciji sporazuma o sedežu s Slovaško republiko začel delovati v svojih prostorih v Bratislavi; pozdravlja začetek delovanja in poudarja, da je to njegov prvi postopek razrešnice;

ugotavlja, da je stopnja izvrševanja odobritev za prevzem obveznosti zaradi proračunskega spremljanja v proračunskem letu 2021 znašala 95,80 % in da je bila stopnja izvrševanja odobritev plačil za tekoče leto 30,38 %;

poudarja dejstvo, da je delo organa v začetni fazi oblikovanja; se zaveda, da sta v prihodnjem obdobju potrebna nadaljnji razvoj in povezovanje notranjih procesov, dokler organ leta 2024 ne bo popolnoma operativen;

želi spomniti, da je treba okrepiti sisteme upravljanja in kontrol, da se zagotovi pravilno delovanje organa; odločno vztraja, da so učinkoviti sistemi upravljanja in kontrol nujni za to, da bi preprečili nasprotja interesov, manjkajoče predhodne ali naknadne kontrole, neustrezno upravljanje proračunskih in pravnih obveznosti ter nevnašanje problematičnih zadev v register izjem;

Uspešnost

je seznanjen, da je bil projekt, namenjen razvoju strukturiranega sistema za upravljanje uspešnosti, ki bo podpiral razvoj skladnih ključnih kazalnikov uspešnosti, prvotno načrtovan za leto 2021, odložen in se trenutno izvaja; poziva organ, naj organu za podelitev razrešnice poroča o napredku v zvezi s tem;

poudarja dosežke organa v zvezi s prvo sektorsko pobudo, ki se osredotoča na pravice mobilnih delavcev in njihovih delodajalcev na področju sezonskega dela, akcijski načrt in z njim povezano kampanjo, ki se izvaja v sodelovanju z državami članicami, socialnimi partnerji in drugimi deležniki ter združuje vse operativne naloge organa;

z zadovoljstvom ugotavlja, da je organ v letu 2021 podprl prvih deset usklajenih in skupnih inšpekcijskih pregledov, v katerih je sodelovalo 11 držav članic; poleg tega ugotavlja, da je bila evropska platforma za neprijavljeno delo leta 2021 uspešno vključena v organ in da je organ v skladu z Uredbo (EU) 2019/1149 Evropskega parlamenta in Sveta (2) od Komisije prevzel nekatere posebne odgovornosti Evropske službe za zaposlovanje (EURES), zlasti njene dejavnosti upravljanja, usposabljanja in komuniciranja ter odgovornost za njen portal;

z zadovoljstvom ugotavlja, da je organ v začetku leta 2022 dokončal okvir, potreben za začetek svoje naloge mediacije, in da je upravni odbor organa decembra 2021 sprejel pravila za postopek mediacije in objavil razpis za zagotovitev imenovanj za različne funkcije mediacije;

z zadovoljstvom ugotavlja, da je organ poglobil sodelovanje z drugimi organi in organizacijami Unije; pozdravlja prve sporazume z mrežo SOLVIT in Upravno komisijo za koordinacijo sistemov socialne varnosti, ki so bili sklenjeni leta 2021; ugotavlja tudi, da je organ začel pogajanja o drugih dogovorih o sodelovanju, vključno z Evropsko fundacijo za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer (Eurofound) ter Evropsko agencijo za varnost in zdravje pri delu (EU-OSHA); ugotavlja tudi, da sta organ in Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (Europol) septembra 2021 podprla prizadevanja držav članic v boju proti izkoriščanju delovne sile pri sezonskem delu; poziva organ, naj dodatno preuči možnosti za razširitev delovnih dogovorov in za skupno rabo virov pri prekrivajočih se nalogah z drugimi organi Unije;

10.

je seznanjen, da so bile izvedene vse dejavnosti, načrtovane v delovnem programu za leto 2021, razen projektov izmenjave osebja in vzajemne pomoči v okviru evropske platforme za ukrepanje proti neprijavljenemu delu; priznava, da je pomanjkanje prijav za te dejavnosti, ki temeljijo na povpraševanju, mogoče pripisati pandemiji covida-19; je seznanjen, da upravni odbor meni, da rezultati, ki jih je organ dosegel v drugem letu delovanja, postavljajo temelje za vzpostavitev popolnoma delujočega in digitaliziranega organa pred letom 2024;

Kadrovska politika

11.

je zaskrbljen, ker je bil kadrovski načrt na dan 31. decembra 2021 uresničen 84,21-odstotno, pri čemer je bilo zaposlenih 32 od 38 začasnih uslužbencev, odobrenih v proračunu Unije; ugotavlja tudi, da je za organ v letu 2021 delalo 11 pogodbenih uslužbencev in 41 napotenih nacionalnih strokovnjakov (vključno s 27 nacionalnimi uradniki za zvezo); je seznanjen, da je organ po intenzivnih prizadevanjih za zaposlovanje v letu 2021 dosegel pomembno rast delovne sile, kar je bila ena od ključnih prednostnih nalog;

12.

vendar opozarja, da ima organ v primerjavi z vsemi decentraliziranimi agencijami Unije največji delež delovnih mest, ki jih zasedajo napoteni nacionalni strokovnjaki (60 od 144 uslužbencev v kadrovskem načrtu za leto 2023); poziva k preoblikovanju 15 delovnih mest napotenih nacionalnih strokovnjakov v delovna mesta za začasne uslužbence, kar bo organu omogočilo, da ima za nadaljnje izvajanje svojih nalog na voljo ustrezne kadrovske vire;

13.

je seznanjen, da spola v višjem vodstvu organa nista uravnoteženo zastopana, saj je 4 od 6 članov (67 %) moških; je seznanjen, da spola v upravnem odboru organa nista uravnoteženo zastopana, saj je 20 od 33 članov (61 %) moških; je seznanjen tudi, da spola med vsemi uslužbenci organa nista uravnoteženo zastopana, saj je 23 od 43 uslužbencev (53 %) žensk; je seznanjen, da sta spola med napotenimi nacionalnimi strokovnjaki (vključno z nacionalnimi uradniki za zvezo) uravnoteženo zastopana, pri čemer je 49 % žensk in 51 % moških; je seznanjen tudi, da je imel organ na podlagi delovnih mest v kadrovskem načrtu (statutarni uslužbenci) ob koncu leta 2021 uslužbence 14 različnih državljanstev in da je v letu 2022 predvidel dodatno povečanje na uslužbence 18 različnih državljanstev; poziva organ, naj pri postopkih zaposlovanja prednostno upošteva geografsko uravnoteženost in organu za podelitev razrešnice poroča o napredku v zvezi s tem; opozarja, kako pomembno je zagotoviti uravnoteženo zastopanost spolov med zaposlenimi, in poziva organ, naj ta vidik upošteva pri prihodnjih imenovanjih v višjem vodstvu; poziva tudi države članice, naj to upoštevajo pri imenovanju članov upravnega odbora ali napotenih nacionalnih strokovnjakov;

14.

je seznanjen, da je organ leta 2021 sprejel svojo prvo organizacijsko strukturo, zasnoval organizacijo ter še naprej sprejemal in razvijal notranja pravila in postopke, ter da je skupaj z vsemi uslužbenci oblikoval izjavo o poslanstvu in vrednotah, ki predstavlja raznolikost in kulturo vseh zaposlenih; je seznanjen tudi, da si organ prizadeva, da bi bil leta 2024 v celoti operativen;

15.

je seznanjen, da je organ marca 2022 sprejel politiko o zaščiti človekovega dostojanstva ter preprečevanju psihološkega in spolnega nadlegovanja, na podlagi katere je začel organizirati obvezne delavnice proti nadlegovanju za vse uslužbence, vključno z zunanjimi izvajalci, ter namenska srečanja za vodstvene delavce; ugotavlja tudi, da je organ junija 2022 objavil razpis za prijavo interesa za zaupne svetovalce; poziva organ, naj organu za podelitev razrešnice poroča o napredku v zvezi s tem;

16.

opozarja, kako pomembno je razviti dolgoročno kadrovsko politiko na področju usklajevanja poklicnega in zasebnega življenja, vseživljenjskega usmerjanja in ponudbe posebnih možnosti usposabljanja za poklicni razvoj, uravnoteženo zastopanost spolov na vseh kadrovskih ravneh, delo na daljavo, pravico do odklopa, izboljšanje geografske uravnoteženosti, da se zagotovi ustrezna zastopanost iz vseh držav članic, ter zaposlovanje in vključevanje invalidov, pa tudi skrb za njihovo enako obravnavo in obsežno spodbujanje možnosti zanje;

Javna naročila

17.

je seznanjen, da je organ v letu 2021 za svoje upravne in operativne dejavnosti kar najbolje uporabil obstoječe medinstitucionalne okvirne pogodbe, hkrati pa po potrebi objavil razpise za zbiranje ponudb (s pogajanji, odprte); je seznanjen tudi, da je organ zaključil 106 postopkov javnih naročil in podpisal šest sporazumov o ravni storitve;

18.

je seznanjen, da je organ leta 2021 vključil module za e-javna naročila ABAC Assets, elektronske javne razpise, e-oddajo ponudb in orodje za upravljanje javnih naročil; je seznanjen, da je organ leta 2022 začel uporabljati navedeno orodje;

Preprečevanje in obvladovanje nasprotij interesov ter preglednost

19.

je seznanjen, da organ pripravlja celovito politiko o nasprotju interesov in da poslovnik organov organa (upravni odbor, skupina deležnikov, delovne skupine organa) vsebuje določbe v zvezi z nasprotjem interesov; poleg tega ugotavlja, da so izjave o nasprotju interesov za člane upravnega odbora objavljene in javne;

20.

je seznanjen, da je organ objavil življenjepis izvršnega direktorja in v letu 2023 pripravlja objavo drugih ustreznih življenjepisov; poziva organ, naj organu za podelitev razrešnice poroča o napredku v zvezi s tem;

21.

je seznanjen, da se je organ leta 2021 sestal z zunanjimi deležniki, kot so predstavniki sindikatov, organizacije delodajalcev in predstavniki podjetij, nacionalni organi in nacionalne institucije; z zaskrbljenostjo ugotavlja, da organ nima centraliziranega registra relevantnih sestankov z zunanjimi deležniki in da njegovo uvedbo načrtuje šele v letu 2023; poziva ga, naj čim prej uvede tak register ter organu za podelitev razrešnice poroča o napredku v zvezi s tem;

22.

z zadovoljstvom ugotavlja, da je organ 25. maja 2021 po analogiji sprejel smernice Komisije o žvižgaštvu;

23.

vztraja, da je treba uvesti sistematična pravila o preglednosti, nezdružljivosti, nasprotju interesov, nezakonitem lobiranju in pojavu vrtljivih vrat; poziva organ, naj okrepi svoje mehanizme notranje kontrole, vključno z vzpostavitvijo notranjega protikorupcijskega mehanizma;

Notranja kontrola

24.

na podlagi poročila Računskega sodišča z zaskrbljenostjo ugotavlja, da čeprav je upravni odbor organa odobril listino službe Komisije za notranjo revizijo (leta 2021) in okvir notranje kontrole organa (leta 2020), organ še ni sprejel ustrezne strategije za obvladovanje tveganj in nadzor nad njimi niti ni sprejel listine odredbodajalca ali listine odredbodajalcev na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil ali listine računovodje ter da te vrzeli ovirajo izvajanje okvira agencije za notranjo kontrolo; na podlagi odgovora organa ugotavlja, da je zaključil proces ocene tveganja in da ima vzpostavljenih več politik in postopkov za izvajanje okvira notranje kontrole ter da si nenehno prizadeva za nadaljnjo krepitev tega okvira in načrtuje sprejetje ustreznih listin; poziva ga, naj organu za podelitev razrešnice poroča o napredku na področju njegovega okvira notranje kontrole in obvladovanja tveganja;

25.

na podlagi poročila Računskega sodišča ugotavlja, da je organ v sistemu ABAC Assets in v evidenci inventarja evidentiral sredstva v skupni vrednosti 73 118 EUR, da so bila ta sredstva večinoma sestavljena iz pisarniškega pohištva in da je organ vsaki postavki dodelil inventarno številko in prihodnjo lokacijo; vendar ugotavlja, da zaradi pandemije covida-19 sredstva v času revizije niso bila označena in še niso bila postavljena na zanje določene lokacije; ugotavlja tudi, da ni bilo popolnih in posodobljenih evidenc inventarja, v katerih bi bila določena lokacija opredmetenih sredstev organa, kar je v nasprotju s členom 87 finančne uredbe in negativno vpliva na zmožnost organa, da zagotovi varovanje svojih sredstev; je seznanjen z odgovorom organa, da so bila zaradi omejevalnih ukrepov zaradi pandemije covida-19 opredmetena sredstva po dostavi nedavno nameščena na določena območja v skladu z načrtom lokacije in številom uslužbencev ter da sta bila postopek označevanja in fizično dokončanje inventarjev zaključena;

26.

na podlagi poročila Računskega sodišča ugotavlja, da je organ 11. decembra 2020 podpisal posebno pogodbo za dejavnosti usposabljanja mreže evropskih služb za zaposlovanje (EURES) za prvo četrtletje leta 2021 v višini 299 437 EUR in da je bila 9. novembra 2021 podpisana nova okvirna pogodba v vrednosti 12 milijonov EUR in s trajanjem največ 48 mesecev za izvajanje dejavnosti usposabljanja mreže EURES ter da v letu 2021 niso bila izvršena nobena plačila, povezana s to okvirno pogodbo; poleg tega na podlagi poročila Računskega sodišča ugotavlja, da organ ni vzpostavil predhodnih ali naknadnih kontrol v zvezi z operativnimi in finančnimi vidiki dejavnosti usposabljanja na podlagi neposrednih dokazov iz izvedenih dejavnosti usposabljanja in se namesto tega zanaša na poročila vodij usposabljanja ter da lahko to pomanjkanje formalnih postopkov na podlagi neposrednih dokazov pomeni tveganje za izvajanje direktiv o upravljanju in doseganje ciljev organa;

27.

je seznanjen, da je organ priznal potrebo po vzpostavitvi ustrezne notranje strukture, da bi v odgovor na ugotovitev Računskega sodišča uvedel formalizirane postopke na podlagi neposrednih dokazov; je seznanjen, da organ uporablja neposredne kontrole za dejavnosti usposabljanja in da bo od leta 2023 vzpostavil mehanizem za neposredne kontrole, v okviru katerega se bodo uslužbenci organa udeležili 10 % usposabljanj vseh vrst in oblik, ki jih organizira mreža EURES, opazovali izvajanje usposabljanja, ocenjenim usposabljanjem pa bo sledila tudi anketa o zadovoljstvu med udeleženci;

28.

je seznanjen, da je organ sprejel in izvedel svojo strategijo za boj proti goljufijam za obdobje 2021–2023 ter da se izvajanje strategije spremlja z namenskim akcijskim načrtom;

Digitalizacija in zeleni prehod

29.

je seznanjen, da je organ oblikoval rešitve IKT na podlagi ponudbe Microsoft 365 in sistemov Komisije, ki so na voljo različnim institucijam in so dostopni prek zavarovane rešitve VPN, ki so jih pregledali neodvisni svetovalci in skupina za odzivanje na računalniške grožnje za evropske institucije, organe in agencije (CERT-EU); poleg tega ugotavlja, da organ uporablja rešitev za spremljanje varnosti IKT, ki skupini CERT-EU omogoča spremljanje na podlagi sporazuma o ravni storitve;

30.

je seznanjen, da bo organ razvil svojo politiko za kibernetsko varnost v letu 2023, in sicer na podlagi strategije na področju IKT in pristopa agencij k novi uredbi o kibernetski varnosti; poziva organ, naj organu za podelitev razrešnice poroča o napredku v zvezi s tem;

31.

poudarja, kako pomembno je dodatno digitalizirati notranje delovanje in upravljanje organa, pa tudi pospešiti digitalizacijo postopkov; poudarja, da mora biti organ na tem področju še naprej proaktiven, da bi preprečili digitalno vrzel med agencijami; opozarja pa, da je treba sprejeti vse potrebne varnostne ukrepe, da bi preprečili tveganje za spletno varnost obdelanih informacij;

32.

spodbuja organ, naj tesno sodeluje z Agencijo Evropske unije za kibernetsko varnost (ENISA); predlaga, naj se za vse uslužbence organa organizirajo programi usposabljanja na področju kibernetske varnosti, ki jih je treba redno posodabljati; poziva organ, naj hitreje razvije politiko kibernetske varnosti, jo predloži pred 31. decembrom 2023 in o tem poroča organu za podelitev razrešnice;

33.

z zadovoljstvom ugotavlja, da je sedež organa na Slovaškem (stavba Landerova 12 ali L12) prejel zlato priznanje programa Leadership in Energy and Environmental Design;

Neprekinjeno poslovanje med krizo zaradi covida-19

34.

na podlagi poročila Računskega sodišča z zaskrbljenostjo ugotavlja, da organ še ni sprejel načrta neprekinjenega poslovanja in da je pomanjkanje uveljavljenega in celovitega načrta neprekinjenega poslovanja velika notranja pomanjkljivost; na podlagi odgovora organa ugotavlja, da je bila zaradi pandemije covida-19 vsakodnevno vzpostavljena rešitev neprekinjenega poslovanja z delom na daljavo in da organ priznava pomen celovitega dokumenta, v katerem bo opisan načrt neprekinjenega poslovanja, ki naj bi bil dokončan leta 2023; poziva organ, naj organu za podelitev razrešnice poroča o napredku v zvezi s tem;

35.

pozdravlja poročilo o učinku dela na daljavo med pandemijo covida-19 na veljavne sisteme socialne varnosti in notranjo oceno učinka pandemije covida-19 na področja delovanja Evropskega organa za delo;

Druge pripombe

36.

je seznanjen, da je organ v letu 2021 nadgradil svoje komunikacijske aktivnosti z vse večjim številom sledilcev v družbenih medijih, ustvarjanjem novih spletnih strani na drugih platformah družbenih medijev ter povečanjem interaktivnih in bolj zanimivih vsebin, kot so videoposnetki, ter še naprej razvijal svoje spletno mesto, vizualno podobo, logotip in druge artefakte, kar bo povečalo prepoznavnost organa in ozaveščenost o njem; poziva organ, naj si bolj prizadeva sporočati ustrezne informacije o uspešnosti državljanom Unije in splošni javnosti v jasnem in dostopnem jeziku; poziva organ, naj z boljšo uporabo medijev in družbenih medijev zagotovi večjo preglednost in javno odgovornost;

37.

pozdravlja, da organ na upravni ravni sodeluje z Eurofoundom, Evropsko agencijo za varnost in zdravje pri delu in Evropskim inštitutom za enakost spolov ter da si z Eurofoundom, Evropsko agencijo za kemikalije in Evropskim inštitutom za enakost spolov izmenjuje osnutke delovnih programov, da bi v zvezi s tem vzpostavil sinergije;

38.

sporoča, da so druge ugotovitve horizontalne narave, ki spremljajo sklep o razrešnici, zbrane v resoluciji z dne 10. maja 2023 (3) o uspešnosti, finančnem poslovodenju in nadzoru agencij.

(2) Uredba (EU) 2019/1149 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. junija 2019 o ustanovitvi Evropskega organa za delo, spremembi uredb (ES) št. 883/2004, (EU) št. 492/2011 in (EU) 2016/589 ter razveljavitvi Odločbe (EU) 2016/344 (UL L 186, 11.7.2019, str. 21).