OBVESTILO KOMISIJE – SMERNICE ZA UPORABO MOŽNOSTI POENOSTAVLJENEGA OBRAČUNAVANJA STROŠKOV V EVROPSKIH STRUKTURNIH IN INVESTICIJSKIH SKLADIH (SKLADI ESI) – REVIDIRANA RAZLIČICA

(2021/C 200/01)

Smernice o možnostih poenostavljenega obračunavanja stroškov: financiranje po pavšalni stopnji, standardne lestvice stroškov na enoto, pavšalni zneski

(v skladu s členi 67, 68, 68a in 68b Uredbe (EU) št. 1303/2013, členom 14 Uredbe (EU) št. 1304/2013 ter členom 19 Uredbe (EU) št. 1299/2013)

Revidirana izdaja po začetku veljavnosti Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046

IZJAVA O OMEJITVI ODGOVORNOSTI:

„To je delovni dokument, ki so ga pripravile službe Komisije. Na podlagi prava EU, ki se uporablja, zagotavlja tehnične smernice za sodelavce in organe, vključene v spremljanje, nadzor ali izvajanje evropskih strukturnih in investicijskih skladov. Te smernice ne vplivajo na razlago Sodišča in Splošnega sodišča.“

KAZALO

Poglavje 1 –

Uvod

1.1

Namen

1.2

Zakaj uporabljati možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov?

Poglavje 2 –

Horizontalna načela in področje uporabe

2.1

Kdaj uporabljati poenostavljene stroške?

2.2

Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

2.2.1

Načelo

2.2.2

Izjema: primeri, v katerih je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna [oddelek je bil revidiran na podlagi uredbe omnibus]

2.2.3

Časovna uporaba in prehodne določbe

2.3

Kombinacija možnosti

2.3.1

Splošna načela

2.3.2

Primeri kombinacij

2.4

Javna naročila in uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

2.4.1

Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v primeru javnih naročil

2.4.2

Uporaba pavšalne stopnje za izračun neposrednih stroškov za osebje pri operacijah, ki se izvajajo preko javnih naročil

2.5

Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s pravili o državni pomoči

2.5.1

Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov z uredbo o splošnih skupinskih izjemah in uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu

2.6

Uporaba poenostavljenih stroškov v operacijah, ki ustvarjajo neto prihodek

2.6.1

Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek po njihovem zaključku (člen 61 uredbe o skupnih določbah)

2.6.2

Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem in za katere se ne uporabljajo odstavki 1 do 6 člena 61 uredbe o skupnih določbah

2.7

Posebej za ESRR in ESS: navzkrižno financiranje

2.7.1

Prijavljanje ukrepov, ki spadajo na področje uporabe člena 98(2) uredbe o skupnih določbah, glede na možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

2.7.2

Primeri

2.8

Posebna pravila za EKSRP in evropsko teritorialno sodelovanje

Poglavje 3 –

Vrste možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

3.1

Financiranje po pavšalni stopnji

3.1.1

Opredelitev kategorij stroškov

3.1.2

Posebni sistemi financiranja po pavšalni stopnji za izračun kategorij stroškov, podrobno določeni v uredbi o skupnih določbah in uredbah za posamezne sklade

3.1.2.1

Metode izračuna posrednih stroškov

3.1.2.2

Pavšalna stopnja za določitev neposrednih stroškov za osebje

3.1.2.3

Pavšalna stopnja za določitev vseh drugih stroškov operacije, ki niso neposredni stroški za osebje

3.1.2.4

Utemeljitev pavšalnih stopenj iz uredbe o skupnih določbah

3.1.2.5

Časovna uporaba

3.2

Standardne lestvice stroškov na enoto

3.2.1

Splošna načela

3.2.2

Stroški za osebje izračunani na podlagi urne postavke (člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah)

3.2.3

Določitev upravičenih stroškov za osebje z uporabo izračunane urne postavke

3.2.4

Osebje, ki v sklopu operacije dela s krajšim, a fiksnim delovnim časom na mesec

3.2.5

Časovna uporaba

3.3

Pavšalni zneski

3.3.1

Splošna načela

3.3.2

Spremembe, uvedene z uredbo omnibus, in časovna uporaba

3.3.3

Primeri pavšalnih zneskov

3.4

Posebni primer pavšalnih stopenj za tehnično pomoč

3.4.1

Področje uporabe

3.4.2

Zahtevki za plačilo in povračila

3.4.3

Vpliv pavšalne stopnje na dodelitev tehnične pomoči v okviru operativnega programa/programa razvoja podeželja

3.4.4

Revizijska sled in vpliv popravkov

Poglavje 4 –

Določitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

4.1

Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je treba določiti vnaprej

4.2

Poštena, pravična in preverljiva metoda izračuna

4.2.1

Splošna načela

4.2.1.1

Izračun mora biti pošten

4.2.1.2

Izračun mora biti pravičen

4.2.1.3

Izračun mora biti preverljiv

4.2.2

Metodologije v praksi

4.2.2.1

Uporaba „statističnih“ podatkov, strokovne presoje ali drugih objektivnih informacij (člen 67(5)(a)(i))

4.2.2.2

Uporaba specifičnih podatkov posameznih upravičencev(člen 67(5)(a)(ii) in (iii) uredbe o skupnih določbah)

4.3

Predlog proračuna

4.3.1

Uporaba predloga proračuna v drugih skladih kot metoda za določitev stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnih stopenj pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus

4.4.

Uporaba standardnih lestvic stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnih stopenj z drugih področij

Iz drugih politik Unije

Člen 67(5)(b) uredbe o skupnih določbah

Točka (c) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah

Iz programov za nepovratna sredstva, ki jih v celoti financirajo države članice

Pavšalne stopnje iz obdobja 2007–2013

Kako presoditi, ali so vrste operacij in upravičencev podobne?

4.5

Uporaba stopenj iz uredbe o skupnih določbah ali pravil za posamezne sklade

4.6

Poznejša prilagoditev pavšalnih stopenj, pavšalnih zneskov in standardnih lestvic stroškov na enoto

4.7

Posebne metode za določanje zneskov, uvedenih v skladu s pravili za posamezne sklade

Poglavje 5 –

Posledice za revizijo in nadzor

5.1

Potreba po skupnem pristopu k reviziji in nadzoru

5.2

Vloga revizijskega organa pri oblikovanju možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

5.3

Splošni pristop k preverjanjem upravljanja in reviziji

5.3.1

Preverjanje pravilne določitve metode izračuna za možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov

5.3.2

Preverjanje pravilne uporabe metode

5.3.2.1

Preverjanje pravilne uporabe pavšalnih stopenj

5.3.2.2

Preverjanje pravilne uporabe standardnih lestvic stroškov na enoto

5.3.2.3

Preverjanje pravilne uporabe pavšalnih zneskov

5.3.2.4

Preverjanje v primeru kombinacije možnosti v okviru iste operacije

5.3.3

Morebitne napake ali nepravilnosti v zvezi z uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

Priloga I –

Primeri možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

Priloga II –

Primer združljivosti možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s pravili o državni pomoči

Priloga III –

Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov in posebni ukrepi v okviru EKSRP

Priloga IV –

Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov in posebni ukrepi v okviru ESPR

POGLAVJE 1

Uvod

1.1 Namen

Ta dokument zagotavlja tehnične smernice o stroških, prijavljenih na podlagi pavšalne stopnje, pavšalnih zneskov in standardnih lestvic stroškov na enoto (v nadaljnjem besedilu: možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov), ki se uporabljajo za sklade ESI, ter je namenjen izmenjavi dobrih praks za spodbujanje držav članic k njihovi uporabi. Zajema možnosti, ki jih pravni okvir za sklade ESI ponuja za programsko obdobje 2014–2020.

Zaradi začetka veljavnosti Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (v nadaljnjem besedilu: uredba omnibus) 2. avgusta 2018 so v tej revidirani izdaji smernic upoštevane spremembe Uredbe (EU) št. 1303/2013 (2) (v nadaljnjem besedilu: uredba o skupnih določbah) in Uredbe (EU) št. 1304/2013 (3) (v nadaljnjem besedilu: uredba o Evropskem socialnem skladu ali uredba o ESS), uvedene z uredbo omnibus. Te spremembe temeljijo na možnostih, uvedenih leta 2014, in jih razširjajo, pri čemer so upoštevana priporočila skupine na visoki ravni za poenostavitev (4). Poleg tega se z njimi več možnosti, ki so bile pred tem določene samo v uredbah za posamezne sklade, razširja na vse sklade ESI.

Ta revizija smernic vključuje tudi dodatna pojasnila na podlagi vprašanj, ki so jih države članice in deležniki predložili v tekočem programskem obdobju.

Te smernice ne zajemajo skupnih akcijskih načrtov, možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki se uporabljajo v okviru člena 14(1) uredbe o ESS (5), ali financiranja, ki ni povezano s stroški, iz člena 67(1)(e) uredbe o skupnih določbah.

1.2 Zakaj uporabljati možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov?

Kadar se uporabljajo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, se upravičeni stroški operacije izračunajo po vnaprej določeni metodi, ki temelji na učinkih, rezultatih ali katerih drugih stroških, ki so vnaprej jasno opredeljeni z navedbo zneska na enoto ali z uporabo odstotnega deleža. Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov so torej alternativna metoda za izračun upravičenih stroškov operacije v nasprotju s tradicionalno metodo, tj. izračunom na podlagi dejansko nastalih in plačanih stroškov (člen 67(1)(a) uredbe o skupnih določbah, v nadaljnjem besedilu: realni stroški). Pri možnostih poenostavljenega obračunavanja stroškov ni več treba vsakega evra sofinanciranih odhodkov povezati s posameznimi dokazili: to je ključni vidik možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, saj se tako precej zmanjša upravno breme.

Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov pomeni tudi, da se lahko človeški viri in upravna prizadevanja, vključena v upravljanje skladov ESI, osredotočijo na izpolnjevanje ciljev politike, saj je manj virov potrebnih za zbiranje in preverjanje (finančnih) dokumentov.

Zaradi poenostavitve procesa upravljanja bodo imeli lažji dostop do skladov ESI (6) (ESS, ESRR, EKSRP, ESPR, KS) tudi mali upravičenci.

Naposled možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov prispevajo k učinkovitejši in pravilnejši uporabi skladov ESI (nižja stopnja napake). Evropsko računsko sodišče Komisiji že več let priporoča, da naj spodbudi in razširi uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, predvsem zato, ker vključujejo manjšo verjetnost napak. Sodišče je v svojem letnem poročilu iz leta 2017 (7) navedlo, da so bile možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v predhodnih petih letih uporabljene pri 135 transakcijah od 1 437 revidiranih transakcij. Pri teh niso bile ugotovljene količinsko določljive napake, zato je Sodišče sklenilo, da je pri projektih, pri katerih se uporabljajo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, verjetnost napak manjša kot pri projektih, pri katerih se uporabljajo realni stroški (8). Poleg tega je Sodišče po posebnem poročilu o novih možnostih za financiranje projektov na področju razvoja podeželja iz leta 2018 sklenilo, da možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov zagotavljajo precejšnjo poenostavitev ter zmanjšanje upravnega bremena za upravičence in organe držav članic (9).

POGLAVJE 2

Horizontalna načela in področje uporabe

2.1 Kdaj uporabljati poenostavljene stroške?

Poenostavljeni stroški se lahko uporabljajo le v primeru operacij, financiranih z nepovratnimi sredstvi in vračljivo podporo (člen 67(1) uredbe o skupnih določbah).

Poleg primerov, v katerih je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna, se uporaba poenostavljenih stroškov priporoča v primeru ene ali več od naslednjih okoliščin:

—	če države članice želijo, da se upravljanje skladov ESI bolj kot na vložke osredotoči na učinke in napredek pri doseganju rezultatov,

—	realne stroške je težko preveriti (številna dokazila za majhne zneske z majhnim vplivom na predvidene učinke operacij ali brez posebnega vpliva nanje, zapleteni porazdelitveni ključi itd.),

—	na voljo so zanesljivi podatki o finančnem in količinskem izvajanju operacij (10),

—	enostavnejše upravljanje dokumentacije,

—	operacije so del standardnega okvira,

—	metode možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov že obstajajo za podobne vrste operacij in upravičencev v okviru sheme, financirane z nacionalnimi sredstvi, ali drugega instrumenta EU.

Opomba:

Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ni mogoče uporabiti, če se podpora operaciji zagotovi v obliki finančnega instrumenta ali nagrade. Če pa se podpora operaciji zagotovi v obliki kombinacije nepovratnih sredstev ali vračljive podpore in finančnega instrumenta ali nagrade, se lahko možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporabijo za del podpore, zagotovljen v obliki nepovratnih sredstev ali vračljive podpore. Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov niso relevantne za operacije, ki jih upravičenci izvajajo preko javnih naročil, pri čemer veljajo nekatere izjeme.

2.2 Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

2.2.1 Načelo

Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ni obvezna za države članice, razen za operacije, ki spadajo na področje uporabe člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah (11). Organ upravljanja ali odbor za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja lahko določi, da je taka uporaba neobvezna ali obvezna za vse ali nekatere kategorije projektov in dejavnosti ter za celotno operacijo ali njen del. Za zagotovitev spoštovanja načel preglednosti in enakega obravnavanja upravičencev je treba v razpisu za zbiranje predlogov navesti in objaviti področje uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki ga je treba uporabiti, tj. kategorije projektov in dejavnosti, za katere bodo navedene možnosti na voljo.

2.2.2 Izjema: primeri, v katerih je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna [oddelek je bil revidiran na podlagi uredbe omnibus]

V skladu s členom 67(2a) uredbe o skupnih določbah imajo za operacije ESS in ESRR nepovratna sredstva in vračljiva podpora, za katere javna podpora ne presega 100 000 EUR, obliko stroškov na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji. Zato je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna.

Namen te določbe je omejiti nadzor realnih stroškov, ki glede na nizko vrednost teh operacij ne bi bil stroškovno učinkovit.

Znesek v višini 100 000 EUR je treba obravnavati kot najvišjo javno podporo, ki jo je treba izplačati upravičencu, kot je opredeljena v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo upravičencu (ESRR in ESS + ustrezna javna nacionalna finančna sredstva, ki jih je treba upravičencu izplačati kot najvišji znesek iz sporazumov ali sklepov o financiranju, če je to primerno). V to ni vključen niti morebitni javni prispevek, ki ga zagotovi upravičenec, niti nadomestila ali plače, ki jih tretja oseba izplača udeležencem operacije. Samo načrtovana javna podpora določa, ali je treba uporabiti člen 67(2a).

Če se podpora za operacijo zagotovi iz ESRR in ESS, se za izračun „javne podpore“ operaciji upošteva znesek podpore, zagotovljen iz obeh skladov. Če skupni znesek javne podpore ni višji od 100 000 EUR, se poleg tega obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporablja za podporo, zagotovljeno iz vsakega sklada (tj. tako ESRR kot ESS).

Primer:

Predlog proračuna javnega organa za operacijo s skupnimi upravičenimi stroški v višini 105 000 EUR je naslednji:

(v EUR)
Javna nacionalna finančna sredstva	20 000
ESS	22 500
ESRR	22 500
Samofinanciranje	25 000
Nadomestila udeležencem, ki jih izplača javna služba za zaposlovanje	15 000
Skupni finančni načrt	105 000

Ta operacija kljub skupnim upravičenim stroškom v višini 105 000 EUR še vedno spada v kategorijo operacij, za katere so poenostavljeni stroški obvezni. Za izračun javne podpore operaciji se upoštevajo podpora, zagotovljena iz obeh skladov, in javna nacionalna finančna sredstva.

Samofinanciranje javnega organa (25 000 EUR) se pri določitvi javne podpore, izplačane upravičencu, ne upošteva.

Nadomestila, ki jih udeležencem usposabljanja izplača javna služba za zaposlovanje (15 000 EUR), se prav tako ne upoštevajo, ker jih udeležencem izplača tretja oseba.

Zato je znesek javne podpore naslednji: 45 000 EUR (ESRR + ESS) + 20 000 EUR = 65 000 EUR, kar ne presega praga v višini 100 000 EUR.

V zvezi s to obveznostjo veljata dve izjemi:

—	kadar se operacija ali projekt, ki je del operacije, izvaja izključno preko javnih naročil gradenj, blaga ali storitev (glej prvi stavek člena 67(4) uredbe o skupnih določbah),

—	kadar operacije prejemajo podporo v okviru državne pomoči, ki ni pomoč de minimis (12) (glej prvi pododstavek člena 67(2a)).

Kadar se uporablja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, se nanaša na skupne upravičene odhodke operacije, pri čemer veljata dve izjemi na podlagi drugega in tretjega pododstavka člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah:

(1)

Kategorije stroškov, za katere se uporablja pavšalna stopnja.

Te kategorije stroškov, za katere se uporablja pavšalna stopnja, se lahko izračunajo na podlagi realnih stroškov (npr. če se uporabi pavšalna stopnja v višini do 15 % za posredne stroške iz točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah, se lahko upravičeni neposredni stroški za osebje prijavijo na podlagi realnih stroškov).

(2)	Nadomestila in plače, izplačani udeležencem, v primeru uporabe pavšalne stopnje v višini do 40 % iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah (13).

V primeru uporabe pavšalne stopnje v višini do 40 % iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah se lahko tudi nadomestila in plače, izplačani udeležencem (ki so dodatni upravičeni stroški, ki niso vključeni v pavšalno stopnjo), povrnejo na osnovi realnih stroškov.

Opomba za ESS:

Pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus je bila uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov že obvezna za majhne operacije, ki jih podpira ESS. V skladu s prejšnjim členom 14(4) uredbe o ESS je bilo treba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporabiti za nepovratna sredstva ali vračljivo podporo za operacije, za katere javna podpora ni presegala 50 000 EUR, pri čemer je veljala izjema za operacije, ki so prejemale podporo v okviru sheme državne pomoči.

Čeprav je bila z uredbo omnibus ta določba črtana, se še naprej uporablja za operacije, podprte v okviru razpisov za zbiranje predlogov, ki so bili objavljeni pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus (14).

Obveznost na podlagi člena 14(4) se od obveznosti iz člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah razlikuje na naslednjih področjih:

(1)	operacije, za katere podpora pomeni pomoč de minimis, so izvzete iz obveznosti uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov (15);

(2)	plač in nadomestil, izplačanih udeležencem, ni mogoče prijaviti na podlagi realnih stroškov, če se uporabi pavšalna stopnja v višini 40 % iz člena 14(2) uredbe o ESS (ker jih ni mogoče prijaviti poleg navedenih stroškov);

(3)	za izračun praga v višini 50 000 EUR se upoštevajo samo podpora ESS in ustrezna nacionalna finančna sredstva, ki jih je treba izplačati upravičencu, kot je določeno v sporazumu (saj se člen 14(4) uredbe o ESS uporablja samo za ESS).

Kratek pregled: ključne spremembe v zvezi z obvezno uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, uvedene z uredbo omnibus:

(1)	obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je razširjena na podporo, ki jo zagotovi ESRR. Zaradi uvedbe novega odstavka 2a v členu 67 uredbe o skupnih določbah, ki se uporablja za ESRR in ESS, člen 14(4) uredbe ESS ni bil več potreben, zato je bil črtan;

(2)	prag se je povišal s 50 000 EUR na 100 000 EUR;

(3)	za operacije, za katere podpora pomeni pomoč de minimis, zdaj velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

2.2.3 Časovna uporaba in prehodne določbe

Člen 67(2a) uredbe o skupnih določbah se uporablja samo za operacije, podprte v okviru razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih od datuma začetka veljavnosti uredbe omnibus (tj. 2. avgusta 2018). Za operacije, podprte v okviru razpisov, objavljenih pred tem datumom, se ne uporablja, niti če je bil dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo (npr. sklep o financiranju/sporazum o nepovratnih sredstvih), izdan po začetku veljavnosti uredbe omnibus. Operacije, podprte zunaj razpisa za zbiranje predlogov (npr. neposredna oddaja), morajo izpolnjevati zahteve iz člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah, če je bil sporazum o nepovratnih sredstvih ali dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo, podpisan po 2. avgustu 2018.

V skladu s členom 152(7) uredbe o skupnih določbah se lahko organ upravljanja ali odbor za spremljanje programa evropskega teritorialnega sodelovanja odloči, da za obdobje največ 12 mesecev od 2. avgusta 2018 ne bo veljala obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. To obdobje se lahko podaljša za obdobje, ki je po mnenju organa upravljanja (odbora za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja) ustrezno, če se šteje, da obvezna uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ustvarja nesorazmerno upravno breme.

Te prehodne določbe iz člena 152(7) uredbe o skupnih določbah se ne uporabljajo za nepovratna sredstva (in vračljivo podporo), financirana iz ESS, za katera javna podpora ne presega 50 000 EUR. Razlog za to je dejstvo, da je obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov veljala za operacije, ki jih podpira ESS in za katere se zagotovi javna podpora, ki ne presega 50 000 EUR, že pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus (člen 14(4) uredbe o ESS).

Zato se člen 67(2a) uredbe o skupnih določbah uporablja za operacije, ki jih podpira ESS in za katere se zagotovi javna podpora, ki ne presega 50 000 EUR, od začetka veljavnosti uredbe omnibus (tj. za razpise za zbiranje predlogov, objavljene po začetku veljavnosti uredbe omnibus).

To ima ključne posledice, če podpora ESS pomeni pomoč de minimis.

V skladu s členom 14(4) uredbe o ESS obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ni veljala za operacije, za katere je podpora pomenila pomoč de minimis. Vendar člen 67(2a) uredbe o skupnih določbah vsebuje izjemo samo za operacije, ki prejemajo podporo v okviru državne pomoči, ki ni pomoč de minimis . To pomeni, da operacije, ki jih podpira ESS in za katere javna podpora pred 2. avgustom 2018 ni presegala 50 000 EUR, po 2. avgustu 2018 pa ne presega 100 000 EUR ter pomeni pomoč de minimis, niso več izvzete iz obveznosti uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Nazadnje, v skladu z zadnjim pododstavkom člena 152(7) uredbe o skupnih določbah možnosti, da se uporaba člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah odloži, ni mogoče uporabiti za operacije ESS, za katere javna podpora ne presega 50 000 EUR.

Za operacije in projekte, izbrane na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, se uporablja člen 14(4) uredbe o ESS. Za operacije, ki jih podpira ESS in prejemajo javno podporo (ki ne presega 50 000 EUR), velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, medtem ko so operacije, ki prejemajo podporo, ki pomeni državno pomoč, vključno s pomočjo de minimis, izvzete iz te obveznosti.

Druge posledice uredbe omnibus

Skupna podpora ESS in ESRR

Kadar je bila operacija, ki jo podpirata ESS in ESRR, izbrana na podlagi razpisa za zbiranje predlogov, objavljenega pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, se pri ugotavljanju, ali je dosežen prag za obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ne upošteva podpora ESRR, ampak samo podpora ESS in ustrezna javna nacionalna podpora. Obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov velja samo za del operacije, ki ga podpira ESS (in ustrezno nacionalno javno podporo), saj se je člen 14(4) uredbe o ESS uporabljal samo za ESS, določbe, v skladu s katero bi morala biti podpora ESRR za tako operacijo v obliki možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, pa ni bilo.

Za operacije in projekte na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih po začetku veljavnosti uredbe omnibus, se za izračun javne podpore upošteva podpora ESS in ESRR, razen če organ upravljanja (ali odbor za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja) ne uporabi prehodnih določb.

Navzkrižno financiranje

V primerih navzkrižnega financiranja v skladu s členom 98(2) uredbe o skupnih določbah, na primer za operacije, ki jih podpira ESS – tj. ESS se uporabi tudi za podporo odhodkom, upravičenim na podlagi ESRR –, se za ugotavljanje, ali za znesek javne podpore velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, upoštevata celotni znesek podpore ESS in ustrezna javna nacionalna podpora (ker pomeni javno podporo operaciji, ki je ne podpira ESRR, ampak samo ESS).

Operacije in projekte na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, je treba oceniti ob upoštevanju člena 14(4) uredbe o ESS (16). Čeprav se za ugotavljanje, ali na podlagi te določbe za operacijo velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, upoštevajo celotni znesek, ki ga zagotovi ESS, in ustrezna javna nacionalna finančna sredstva, se obveznost uporablja samo za del podpore, za katerega veljajo pravila o ESS, tj. za tisti del podpore, za katerega veljajo pravila, ki se uporabljajo za ESRR, obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ne velja.

V primeru operacij in projektov, podprtih na podlagi razpisa za zbiranje predlogov, objavljenega po začetku veljavnosti uredbe omnibus, je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna tudi za del podpore, za katerega veljajo pravila, ki se uporabljajo za ESRR, če organ upravljanja (ali odbor za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja) ni uporabil prehodnih določb iz člena 152(7) uredbe o skupnih določbah.

2.3 Kombinacija možnosti

2.3.1 Splošna načela

V skladu s členom 67(1) uredbe o skupnih določbah lahko organ upravljanja izbira med petimi možnostmi za upravljanje nepovratnih sredstev in vračljive podpore, ki jih sofinancirajo skladi ESI.

Te možnosti se lahko v skladu s členom 67(3) uredbe o skupnih določbah kombinirajo le v naslednjih primerih, da bi se preprečilo dvojno financiranje istih odhodkov:

(1)	vsaka mora zajemati različne kategorije upravičenih stroškov ali

(2)	jih je treba uporabiti za različne projekte v isti operaciji ali

(3)	jih je treba uporabiti za zaporedne faze operacije.

2.3.2 Primeri kombinacij

Primer 1: Financiranje različnih projektov, ki so del iste operacije (ESS)

Primer operacije, v katero je vključen projekt usposabljanja mladih brezposelnih, ki mu sledi seminar za morebitne delodajalce v regiji:

stroški, povezani z usposabljanjem, bi se lahko plačali na podlagi standardnih lestvic stroškov na enoto (npr. 1 000 EUR na dan usposabljanja). Seminar bi se plačal na podlagi pavšalnih zneskov.

Ker gre za dva različna projekta, ki sta del iste operacije, ni nevarnosti dvojnega financiranja, saj so stroški za posamezni projekt jasno ločeni.

Primer 2: Zaporedne faze operacije (ESS) – v skladu s členom 67(3) uredbe o skupnih določbah

Primer operacije, ki se je že začela izvajati in ki se upravlja na podlagi realnih stroškov, organ upravljanja pa jo želi naprej upravljati na podlagi poenostavljenih stroškov. Obe fazi bo treba jasno opredeliti. Prva faza bi se lahko izračunala na podlagi realnih stroškov do določenega datuma. Druga faza za prihodnje odhodke pa bi se lahko izračunala na podlagi standardnih lestvic stroškov na enoto, če strošek na enoto ne krije nobenih prej podprtih odhodkov.

Če se taka možnost uporabi, bi se morala nanašati na vse upravičence v enakem položaju (preglednost in enako obravnavanje). To bi lahko ustvarilo določeno upravno breme zaradi potrebe po spremembi dokumenta, v katerem so določeni pogoji za podporo, če to ni bilo predvideno. Organi držav članic morajo pripraviti jasen in podroben opis operacije za vsako posamezno fazo. Operacijo bi bilo treba razdeliti na vsaj dve posebni, opredeljivi finančni, v najboljšem primeru pa tudi fizični ali razvojni stopnji, ki ustrezata zadevnim fazam. To je treba storiti zaradi preglednega izvajanja in spremljanja ter za olajšanje nadzora.

Primer 3: Različne kategorije upravičenih stroškov (ESS)

Primer usposabljanja, v okviru katerega so kombinirani:

—	standardna lestvica stroškov na enoto za plače inštruktorjev, npr. 450 EUR na dan,

—	realni stroški: najema prostora, ki znašajo 800 EUR na mesec za 12 mesecev v skladu s pogodbo o najemu,

—	pavšalna stopnja za posredne stroške, ki znaša na primer 10 % neposrednih stroškov.

Če je ob zaključku usposabljanja utemeljenih 200 dni dela inštruktorjev, se bodo nepovratna sredstva izplačala na naslednji podlagi:

neposredni stroški (vrsta 1 (17)):

—	plače inštruktorjev za 200 dni × 450 EUR = 90 000 EUR

—	prostor za usposabljanje: 12 mesecev × 800 EUR = 9 600 EUR,

—	vmesni seštevek neposrednih stroškov: 99 600 EUR;

posredni stroški (vrsta 2): 10 % neposrednih stroškov = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR;

upravičeni odhodki: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR.

V tem primeru so zajete različne kategorije stroškov: plače inštruktorjev, stroški najema prostora, posredni stroški. Zaradi preverjanja neobstoja dvojnega financiranja pa morajo organi zagotoviti, da se standardna lestvica stroškov na enoto ne nanaša na nobene stroške, ki so povezani z najemom prostora, ali posredne stroške (npr. plačo upravnega osebja ali računovodje). Recipročno velja enako za opredelitev posrednih stroškov, ki se ne smejo nanašati na stroške, zajete s standardnimi lestvicami stroškov na enoto ali realnimi stroški najema prostora.

Če obstaja nevarnost prekrivanja ali ni mogoče dokazati, da prekrivanj ni, bo moral organ upravljanja izbrati najprimernejšo možnost, da se izogne morebitnemu dvojnemu financiranju oziroma vsakemu tveganju dvojnega financiranja.

2.4 Javna naročila in uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

2.4.1 Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v primeru javnih naročil

V skladu s prvim stavkom člena 67(4) uredbe o skupnih določbah se možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ne smejo uporabiti, kadar upravičenec izvaja operacijo, kot je opredeljena v členu 2(9) uredbe o skupnih določbah, ali projekt, ki je del operacije (ki sama prejme podporo v obliki nepovratnih sredstev ali vračljive podpore), izključno preko javnih naročil gradenj, blaga ali storitev. Kadar pa so javna naročila v okviru operacije ali projekta, ki je del operacije, omejena na nekatere kategorije stroškov, se v skladu z drugim stavkom člena 67(4) možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov lahko uporabijo „za celotno operacijo ali projekt, ki je del operacije“. Ta stavek je bil uveden z uredbo omnibus zaradi pojasnitve prejšnjega besedila člena 67(4) uredbe o skupnih določbah. S tem je pojasnjeno, da se lahko v primerih, kadar se v okviru projekta ali operacije del blaga ali nekatere storitve oddajo v zunanje izvajanje preko javnih naročil, možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporabijo za izračun vseh stroškov operacije, tudi za stroške v okviru javnih naročil.

Komisija obravnava operacije na podlagi pogodb o izvedbi javnega naročila kot operacije, ki se izvajajo z oddajo javnih naročil v skladu z Direktivo 2004/18/ES (vključno z njenimi prilogami), Direktivo 2009/81/ES in Direktivo 2014/24/EU, s katero je bila razveljavljena Direktiva 2004/18/ES, ali oddajo javnih naročil pod pragovi iz navedenih direktiv.

Ali se operacija ali projekt izvaja izključno preko javnih naročil ali ne, je odvisno od obsega operacije ali projekta, kot ga opredelijo države članice.

Za presojo tega je treba opredeliti projekte, ki sestavljajo operacijo, na najnižji možni ravni. Če javna naročila zajemajo vse kategorije stroškov projekta, se možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov za navedeni projekt ne morejo uporabiti.

V nekaterih primerih lahko upravičenec odda skoraj celotno ali veliko večino operacije ali projekta v zunanje izvajanje na podlagi javnega naročila, pri čemer morda sam izvaja samo dejavnosti, povezane z „vodenjem projekta“ ali „komunikacijo“. V takih primerih je jasno, da se operacija ali projekt ne izvaja „izključno“ preko javnih naročil, zato bi se lahko poenostavljeni stroški uporabili za celotni projekt ali operacijo. V praksi pa oblikovanje možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov za kategorije stroškov, zajete z javnim naročilom, morda ne pomeni učinkovite uporabe virov, ko se večina projekta izvaja preko javnih naročil, saj je večina stroškov že zajetih z javnim naročilom. Čeprav se uporaba poenostavljenih stroškov za celotni projekt, ki se ne izvaja izključno preko javnih naročil, ne priporoča, se organi upravljanja o tem sami odločijo.

Primer (ESS): javni službi za zaposlovanje (v nadaljnjem besedilu: upravičenec) se dodelijo nepovratna sredstva v višini 20 000 000 EUR, da v dveh letih organizira ponovno vključitev 5 000 dolgotrajno brezposelnih oseb (v nadaljnjem besedilu: operacija). Ta operacija se bo izvajala z več projekti, pri čemer bo 7 000 000 EUR namenjenih za projekte prilagojene podpore, predvidenih za notranje izvajanje, 5 000 000 EUR za projekte usposabljanja, ki jih bo notranje izvajal upravičenec, 8 000 000 EUR pa za preostali del, ki se bo v celoti oddal v zunanje izvajanje na podlagi pogodb o izvedbi javnega naročila. Ker je upravičenec javni organ, bo treba ustanove za usposabljanje, v katerih se bodo izvedli projekti, oddani v zunanje izvajanje, izbrati izključno po postopkih javnega naročanja, možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov pa za te projekte, ki so del operacije, ni mogoče uporabiti. Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov se lahko uporabijo samo za znesek v višini 12 000 000 EUR. Pri projektih usposabljanja, ki jih upravičenec izvaja z lastnimi sredstvi, je sprejemljivo, da se nekatere odhodkovne postavke oddajo v zunanje izvajanje preko javnih naročil in vključijo v možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov (zunanji strokovnjaki, storitve čiščenja itd.).

Primer (ESRR): občina prejme nepovratna sredstva v najvišjem znesku 1 000 000 EUR upravičenih stroškov za gradnjo ceste. Za to mora oddati javno naročilo gradenj, katerega vrednost po ocenah znaša 700 000 EUR. Poleg tega ima občina določene s tem povezane stroške v višini 300 000 EUR (razlastitve, pravdni stroški (18), spremljanje napredka na terenu, okoljske študije, ki jih opravi lastno osebje, kampanje, preskusi za tehnični prevzem ceste itd.). Za neposredne stroške v znesku 300 000 EUR se lahko uporabljajo poenostavljeni stroški (npr. posredni stroški na podlagi pavšalne stopnje), če so upravičeni v skladu z nacionalnimi določbami in določbami Unije.

Primer (ESRR): upravičenec (občina) prejme nepovratna sredstva v najvišjem znesku 1 000 000 EUR upravičenih stroškov za gradnjo ceste.

Pri tej operaciji, ki se ne izvaja v celoti preko javnih naročil, želi organ upravljanja za izračun posrednih stroškov uporabiti člen 68(b) uredbe o skupnih določbah. Vendar želi organ upravljanja zmanjšati učinek uporabe osebja podizvajalca na višino posrednih stroškov. Odloči se, da bo iz neposrednih stroškov za osebje, za katere se uporablja pavšalna stopnja, izključil neposredne stroške za osebje podizvajalca.

Predlog proračuna za operacijo je naslednji:

Projekt 1: delo (postopek javnega naročanja)	700 000 EUR
Projekt 2: drugi stroški:	298 500 EUR
neposredni stroški za osebje	50 000 EUR
od tega neposredni stroški za osebje podizvajalca	10 000 EUR
drugi neposredni stroški	242 500 EUR
posredni stroški	(neposredni stroški za osebje – neposredni stroški za osebje podizvajalca) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR
Skupni znesek prijavljenih stroškov	998 500 EUR

Kadar se operacije izvajajo s postopki javnega naročanja, je cena, navedena v obvestilu o javnem naročilu, po definiciji strošek na enoto ali pavšalni znesek, na katerem temeljijo plačila upravičenca izvajalcu. Za potrebe člena 67 uredbe o skupnih določbah pa stroški, ki jih določi in plača upravičenec na podlagi zneskov, določenih s postopki javnega naročanja, pomenijo realne stroške, ki dejansko nastanejo in se plačajo v skladu s členom 67(1)(a) uredbe o skupnih določbah (19).

Primer (ESS):

Če upravičenec izvaja tečaj usposabljanja preko javnega naročila, lahko v povabilu k oddaji ponudb ponudnike prosi, da navedejo ponudbo cene na udeleženca usposabljanja, ki po končanem usposabljanju pridobi potrdilo.

Zato je v pogojih naročila lahko navedeno: en udeleženec usposabljanja s potrdilom = 1 000 EUR.

Če je ob koncu tečaja potrdilo prejelo 10 udeležencev usposabljanja, lahko upravičenec organu upravljanja prijavi za 10 000 EUR upravičenih odhodkov.

Štelo se bo, da teh 10 000 EUR temelji na realnih stroških. Zato bo nadzor ali revizija teh odhodkov vključevala preverjanje postopka javnega naročanja in spoštovanja pogojev naročila (v tem primeru se bo preveril obstoj dokaza o udeležencu usposabljanja s potrdilom za vsak posamezni izplačan strošek na enoto). Osnovni stroški usposabljanja (najem prostorov, stroški za osebje itd.) se ne bodo preverjali, ker v naročilu ni določeno povračilo na tej podlagi.

2.4.2 Uporaba pavšalne stopnje za izračun neposrednih stroškov za osebje pri operacijah, ki se izvajajo preko javnih naročil

Kot je določeno v členu 68a uredbe o skupnih določbah, se pri izračunu neposrednih stroškov za osebje pri operaciji po pavšalni stopnji v višini do 20 % neposrednih stroškov, ki niso stroški za osebje, ne zahteva izračun za določitev metodologije, razen če operacija ne vključuje javnih naročil gradenj, katerih vrednost presega prag iz točke (a) člena 4 Direktive 2014/24/EU. Že če so neposredni stroški operacije samo delno zajeti s takim javnim naročilom gradenj, katerega vrednost presega prag iz točke (a) člena 4 Direktive 2014/24/EU, je torej uporaba pavšalne stopnje v višini 20 %, opredeljene v uredbi, sicer možna, vendar je pri tem treba določiti metodologijo za določitev stopnje, ki se uporabi.

2.5 Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s pravili o državni pomoči

Poudariti je treba, da se pravila o državni pomoči iz Pogodbe splošno uporabljajo. Poleg tega je v členu 6 uredbe o skupnih določbah določeno, da so operacije v skladu z veljavnim pravom Unije in nacionalnim pravom v zvezi z njegovo uporabo. To vključuje skladnost s pravili o državni pomoči. Kadar torej financiranje pomeni državno pomoč v smislu člena 107 PDEU, je treba pri izračunu in upravljanju možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, kot so določene v členu 67 uredbe o skupnih določbah, upoštevati navedena pravila. Zato morajo organi upravljanja zagotoviti, da so kategorije stroškov, za katere so določene možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, upravičene tako na podlagi pravil o skladih ESI kot pravil o državni pomoči. Zagotoviti morajo tudi spoštovanje največjih intenzivnosti pomoči, določenih v pravilih o državni pomoči.

Uredbe o skupinskih izjemah, tj. uredba o splošnih skupinskih izjemah (Uredba Komisije (EU) št. 651/2014 (20)), uredba o skupinskih izjemah v kmetijstvu (Uredba (EU) št. 702/2014) in uredba o skupinskih izjemah za ribiške proizvode (Uredba (EU) št. 1388/2014), določajo izvzetja iz obveznosti držav članic, da priglasijo sheme pomoči in ad hoc pomoč, če te izpolnjujejo pogoje, določene v njih.

Opozoriti pa je treba, da se pravila o državni pomoči ne uporabljajo za vsako podporo, ki jo dodelijo javni organi. Prvič, presoditi je treba, ali se podpora, dodeljena za operacijo, šteje za državno pomoč v smislu člena 107(1) PDEU. Več informacij o pojmu državne pomoči je na voljo v obvestilu Komisije (21), v katerem je pojasnjeno, kako Komisija razume člen 107(1) Pogodbe, kakor ga razlagata Sodišče in Splošno sodišče. Upoštevati bi bilo treba tudi določbe uredb (22) o pomoči de minimis. Pomoč, ki pomeni pomoč de minimis, ne pomeni državne pomoči v smislu člena 107 Pogodbe. Kadar torej operacija, ki jo financirajo skladi ESI, spada na področje uporabe ustrezne uredbe o pomoči de minimis, prispevek iz skladov ESI ne pomeni državne pomoči. Zato v primeru pomoči de minimis ni treba presojati skladnosti s pravili o državni pomoči, ampak samo skladnost s pravili v zvezi s skladi ESI in izpolnjevanje pogojev za to, da se podpora šteje za pomoč de minimis.

Da bi se za posamezno operacijo uporabljala ustrezna uredba o pomoči de minimis, morajo biti izpolnjeni pogoji (iz navedene uredbe):

(1)	dodeljena pomoč spada na področje uporabe člena 1 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(2)	dodeljena pomoč ne presega zgornjih meja iz člena 3 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(3)	dodeljena pomoč izpolnjuje zahteve v zvezi z izračunom bruto ekvivalenta nepovratnih sredstev iz člena 4 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(4)	dodeljena pomoč je skladna s pravili o kumulaciji iz člena 5 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(5)	dodeljena pomoč izpolnjuje zahteve za spremljanje iz člena 6 ustrezne uredbe o pomoči de minimis.

2.5.1 Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov z uredbo o splošnih skupinskih izjemah in uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu

Preverjanje skladnosti operacij skladov ESI z uredbo o splošnih skupinskih izjemah ali uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu bi moralo vključevati ukrepe, opisane v nadaljevanju.

—

Upravičenost stroškov na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu in pravil o skladih ESI

Prvič: kadar želi organ upravljanja dodeliti podporo, za katero se šteje, da pomeni državno pomoč, je treba preveriti pogoje za dodelitev pomoči glede na ustrezno kategorijo pomoči/določbo o izvzetju iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu.

Nato mora organ upravljanja preveriti, ali so v okviru te kategorije pomoči stroški, predvideni za operacijo, upravičeni, in to na podlagi upoštevnih določb o izvzetju iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu in pravil o skladih ESI.

V zvezi s tem se lahko v skladu s členom 7(1) uredbe o splošnih skupinskih izjemah in členom 7(1) uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu, kakor sta bili spremenjeni z Uredbo (EU) 2017/1084 z dne 14. junija 2017, upravičeni stroški na podlagi navedenih uredb izračunajo v skladu z možnostmi poenostavljenega obračunavanja stroškov iz uredbe o skupnih določbah, če se operacija vsaj delno financira iz sklada Unije, ki dovoljuje uporabo teh možnosti, in je kategorija stroškov upravičena v skladu z izvzetjem na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu.

Če je v skladu z uredbo o skupnih določbah ali uredbami za posamezne sklade določena možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov, se torej ta znesek praviloma uporabi za namene nadzora skladnosti s pravili o državni pomoči, če je kategorija stroškov kot taka upravičena na podlagi pravil o državni pomoči, pomoč pa izpolnjuje vse pogoje iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu.

Kadar se uporabijo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, je treba v metodologiji, uporabljeni za določitev zneska poenostavljenih stroškov, določiti kategorije stroškov, izračunanih na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Kadar se uporabijo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, opredeljene v uredbi o skupnih določbah ali drugih predpisih za posamezne sklade, bi moral organ upravljanja to zagotoviti ob objavi razpisov za zbiranje predlogov za operacije, za katere morda veljajo pravila o državni pomoči, in sicer tako, da bi določil kategorije stroškov, ki jih bodo za navedeno operacijo financirali skladi ESI in so skladne tudi z uredbo o splošnih skupinskih izjemah ali uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu. V dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo za operacijo, je treba navesti tudi, katere kategorije stroškov veljajo za upravičene za navedeno operacijo.

Za potrebe preverjanja, ali so posredni stroški (v okviru skladov ESI) upravičeni na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah, je treba upoštevati, da posredni stroški pogosto pomenijo operativne stroške, kot so opredeljeni v členu 2(39) uredbe o splošnih skupinskih izjemah („Stroški poslovanja vključujejo stroške, kot so stroški za osebje, materiale, najete storitve, komunikacije, energijo, vzdrževanje, najemnine, administracijo“). Če so torej operativni stroški upravičeni na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah, se lahko tudi posredni stroški v okviru skladov ESI štejejo za upravičene stroške na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah. Za pavšalno stopnjo v višini 40 % (člen 68b(1) uredbe o skupnih določbah) je treba v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, jasno navesti kategorije stroškov, zajete s to pavšalno stopnjo.

—

Preverjanje največje intenzivnosti pomoči

Kadar je v skladu z določbami členov 67, 68, 68a in 68b uredbe o skupnih določbah ali ustreznimi določbami uredb za posamezne sklade določena možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov, se lahko ta znesek uporabi za namene nadzora skladnosti z uredbo o splošnih skupinskih izjemah ali uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu, vključno z intenzivnostjo pomoči. Zato se lahko znesek, dobljen po metodologiji, uporabljeni za izračun možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, uporabi za preverjanje skladnosti z največjo intenzivnostjo pomoči na podlagi ustrezne kategorije državne pomoči, podobno kot je treba to storiti pri uporabi realnih stroškov na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah (ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu).

Pri uporabljeni metodologiji je treba upoštevati načelo dobrega finančnega poslovodenja, zato morajo organi upravljanja uporabiti razumno in preudarno domnevo za zagotovitev, da so poenostavljeni stroški zanesljiv približek realnih stroškov. Tako se lahko znesek, določen na podlagi poenostavljenih stroškov, uporabi za lažje dokazovanje upoštevanja največje intenzivnosti pomoči, najvišjega zneska pomoči ali pragov za priglasitev iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu. Metodologijo bo treba revidirati, da se zagotovi njena skladnost z veljavnimi pravili o skladih ESI in pravili o državni pomoči.

Za primer glej Prilogo II.

2.6 Uporaba poenostavljenih stroškov v operacijah, ki ustvarjajo neto prihodek

Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov so način, kako izračunati stroške, tj. „stran odhodkov“ operacije. Zato bi morala biti uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v teoriji neodvisna od tega, ali operacija ustvarja prihodek ali ne. Vendar je v uredbi o skupnih določbah za ohranitev učinka poenostavitve uvedenih nekaj posebnosti za operacije, ki ustvarjajo prihodek in v katerih se uporabljajo pavšalni zneski ali standardne lestvice stroškov na enoto.

2.6.1 Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek po njihovem zaključku (člen 61 uredbe o skupnih določbah)

Člen 61 uredbe o skupnih določbah se uporablja za operacije, ki ustvarjajo neto prihodek:

(a)	samo po njihovem zaključku ali

(b)	med njihovim izvajanjem in po zaključku.

V skladu s členom 61(7)(f) uredbe o skupnih določbah se odstavki 1 do 6 člena 61 uredbe o skupnih določbah ne uporabljajo za operacije, ki ustvarjajo neto prihodek po njihovem zaključku in za katere se uporabijo pavšalni zneski ali standardne lestvice stroškov na enoto. V primeru operacij, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem in po zaključku, tj. kadar se uporablja člen 61 uredbe o skupnih določbah, neto prihodka ni treba upoštevati v primeru operacij, za katere je javna podpora v obliki pavšalnih zneskov ali standardnih stroškov na enoto, kot je navedeno v členu 61(7)(f) uredbe o skupnih določbah. V primeru uporabe pavšalnih stopenj bi bilo treba neto prihodek, ustvarjen z operacijo, določiti vnaprej in ga odšteti od upravičenih odhodkov projekta.

2.6.2 Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem in za katere se ne uporabljajo odstavki 1 do 6 člena 61 uredbe o skupnih določbah (23)

Za pavšalne zneske ali standardne lestvice stroškov na enoto, uporabljene pri operacijah, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem, tega neto prihodka ni treba odšteti od upravičenih odhodkov, če se je predhodno upošteval pri izračunu pavšalnega zneska ali standardne lestvice stroškov na enoto (v skladu s členom 65(8)(f) uredbe o skupnih določbah).

Če se neto prihodek ni predhodno upošteval pri izračunu pavšalnih zneskov ali standardnih lestvic stroškov na enoto, je treba upravičene odhodke, ki se sofinancirajo iz skladov ESI, najpozneje ob predložitvi končnega zahtevka za izplačilo, ki ga predloži upravičenec, zmanjšati za neto prihodek, ustvarjen med izvajanjem, pri čemer se neto prihodek dodeli sorazmerno upravičenemu in neupravičenemu delu stroškov (drugi pododstavek člena 65(8) uredbe o skupnih določbah).

Kadar se izbere financiranje po pavšalni stopnji, je treba vsak neto prihodek, ki se ne upošteva ob odobritvi operacije in je neposredno ustvarjen med njenim izvajanjem, najpozneje ob predložitvi končnega zahtevka za izplačilo, ki ga predloži upravičenec, odšteti od upravičenih odhodkov, ki se sofinancirajo iz skladov ESI (pri katerih se je uporabila pavšalna stopnja), pri čemer se neto prihodek dodeli sorazmerno upravičenemu in neupravičenemu delu stroškov (drugi pododstavek člena 65(8) uredbe o skupnih določbah).

Primer (ESS)

Organizirana je konferenca za spodbujanje podjetništva. Upravičenec predloži predlog proračuna, v katerem navede, da naj bi skupni upravičeni stroški znašali 70 000 EUR. Na konferenci bodo zaračunavali vstopnino v višini 3 EUR.

Po pričakovanjih organizatorja naj bi se je udeležilo 200 obiskovalcev. Ustvarjeni prihodek naj bi znašal 3 EUR × 200 = 600 EUR.

Konferenca se je izkazala za zelo uspešno in število obiskovalcev je preseglo pričakovanja (300 oseb). Ker se ta operacija sofinancira samo iz ESS, neto prihodek pa se ne ustvari po zaključku, se člen 61 uredbe o skupnih določbah ne uporablja. Uporablja pa se člen 65(8) navedene uredbe.

—	Možnost 1: ustvarjeni prihodek se predhodno upošteva

Pavšalni znesek se določi tako, da bodo v primeru izvedbe konference skupni upravičeni stroški operacije znašali 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR.

Javna podpora tej operaciji ima obliko pavšalnega zneska in pri določitvi tega zneska se je upošteval prihodek. Dejansko število obiskovalcev ne vpliva na upravičeni znesek (pavšalni znesek). Za revizijsko sled sta potrebna dokaz o izvedbi konference in cena vstopnice.

—	Možnost 2: ustvarjeni prihodek se predhodno upošteva, vendar se med izvajanjem operacije spremenijo pogoji

Pavšalni znesek se določi tako, da bodo v primeru izvedbe konference skupni upravičeni stroški operacije znašali 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Javna podpora tej operaciji ima obliko pavšalnega zneska in pri določitvi tega zneska se je upošteval prihodek.

Vendar se organizator na koncu odloči, da bo za vstopnico zaračunal 5 EUR namesto 3 EUR. V tem primeru bi bilo treba odšteti vrzel v financiranju ((5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR).

Skupni upravičeni stroški bodo znašali 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR.

—	Možnost 3: ustvarjeni prihodek se predhodno ne upošteva

Pavšalni znesek se določi tako, da bodo v primeru izvedbe konference skupni upravičeni stroški operacije znašali 70 000 EUR. Javna podpora tej operaciji ima obliko pavšalnega zneska in pri določitvi tega zneska se prihodek ni upošteval.

Ko upravičenec zahteva povračilo (70 000 EUR), bo moral zagotoviti dokaz o izvedbi konference. Poleg tega bo moral odšteti realni prihodek, ustvarjen med izvajanjem operacije (3 EUR × 300 = 900 EUR).

V tem primeru bo pavšalni znesek znašal 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7 Posebej za ESRR in ESS: navzkrižno financiranje

2.7.1 Prijavljanje ukrepov, ki spadajo na področje uporabe člena 98(2) uredbe o skupnih določbah, glede na možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

Kadar se iz ESRR ali ESS zagotovi podpora za del operacije, katere stroški so upravičeni v okviru drugega sklada (v nadaljnjem besedilu: navzkrižno financiranje), se v skladu s členom 98(2) uredbe o skupnih določbah za navedeni del operacije uporabljajo pravila (24), ki veljajo za drugi sklad. Navzkrižno financiranje je omejeno na 10 % financiranja Unije za vsako prednostno os.

V zvezi z odhodki, upravičenimi v okviru enega ali drugega sklada, se lahko uporabi ena možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov, razen pavšalnih stopenj.

Pri uporabi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov morajo države članice še vedno upoštevati zgornjo mejo 10 % za posamezno prednostno os (po skladu in kategoriji regije, kjer je to ustrezno). „Navzkrižno financirani“ znesek je treba evidentirati in spremljati za vsako operacijo posebej na podlagi podatkov, ki so se uporabili za opredelitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

Natančneje, za financiranje po pavšalni stopnji v primerih navzkrižnega financiranja je treba uporabiti dve pavšalni stopnji za vsak del operacije v okviru ESS in ESRR. Pavšalni stopnji v okviru ESS in ESRR za podobne operacije se bosta uporabljali posebej za del v okviru ESS in del v okviru ESRR. Povprečja obeh stopenj ni mogoče uporabiti, saj morajo biti odhodki sledljivi, da se zagotovi upoštevanje splošne zgornje meje 10 % za navzkrižno financiranje. Kadar pri drugem skladu stopnje za podobno vrsto operacije ni (npr. ker se pravilo za drugi sklad ne uporablja (25) ali ker se iz drugega sklada ne financirajo podobne operacije), se mora organ upravljanja odločiti o stopnji, ki se uporabi, v skladu s splošnimi pravnimi načeli iz člena 67(5) in prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah.

2.7.2 Primeri

Primer navzkrižnega financiranja v okviru ESS in ESRR s stroški na enoto ali pavšalnimi zneski

Če za operacijo ESS standardna lestvica 6 EUR na uro, ki se pomnoži s številom udeležencev usposabljanja, vključuje najem infrastrukture za 0,50 EUR na uro, ki je upravičen v okviru ESRR, bo navzkrižno financiran znesek znašal 0,50 EUR, kar se pomnoži s številom izvedenih ur in udeležencev usposabljanja na teh urah.

Enako načelo se uporablja za pavšalne zneske: če so v predlog podrobnega proračuna vključeni nekateri „navzkrižno financirani odhodki“, se bodo obračunali in spremljali ločeno. Na primer pavšalni znesek, ki se financira v okviru programa ESS, znaša 20 000 EUR, od tega pa odhodki v zvezi z ESRR znašajo 5 000 EUR. Ob koncu operacije bo navzkrižno financirani znesek enak predhodno določnemu znesku (5 000 EUR od 20 000 EUR) ali „0“, če se nepovratna sredstva ne izplačajo, ker predhodno določeni učinek ni bil dosežen. Če se ne določijo mejniki, se bo binarno načelo pavšalnih zneskov uporabilo tudi za navzkrižno financirane odhodke.

Primer navzkrižnega financiranja v okviru ESS in ESRR s financiranjem po pavšalni stopnji

V primeru pavšalne stopnje za posredne stroške bo navzkrižno financirani znesek enak vsoti zneska „navzkrižno financiranih neposrednih stroškov“ in posrednih stroškov, izračunanih po pavšalni stopnji, ki se uporablja za te „navzkrižno financirane neposredne stroške“.

Na primer v okviru operacije, katere vrednost znaša 15 000 EUR in ki se financira iz programa ESRR, znašajo neposredni stroški „vrste ESS“3 000 EUR, posredni stroški pa se izračunajo kot 10 % neposrednih stroškov (300 EUR). Navzkrižno financirani znesek bi torej znašal 3 300 EUR. Če bi se neposredni stroški ob koncu operacije znižali, bi se po isti formuli zmanjšal tudi navzkrižno financirani znesek (tudi za posredne stroške).

2.8 Posebna pravila za EKSRP in evropsko teritorialno sodelovanje

Pravila za EKSRP

Seznam ukrepov EKSRP, ki spadajo na področje uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, je na voljo v Prilogi III k tem smernicam.

Pravila za evropsko teritorialno sodelovanje

Posebna pravila o upravičenosti odhodkov za programe sodelovanja v zvezi s stroški za osebje, pisarniškimi in upravnimi odhodki, potnimi stroški in stroški nastanitve, stroški za zunanje strokovnjake in storitve ter odhodki za opremo se določijo na ravni EU.

Brez poseganja v pravila o upravičenosti iz uredbe o skupnih določbah, uredbe o evropskem teritorialnem sodelovanju in posebnih pravil o upravičenosti za program sodelovanja odbor za spremljanje določi dodatna pravila o upravičenosti odhodkov za program sodelovanja kot celoto.

Za zadeve, ki niso zajete z zgoraj navedenimi pravili, se uporabljajo nacionalna pravila države članice, v kateri odhodki nastanejo.

POGLAVJE 3

Vrste možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

3.1 Financiranje po pavšalni stopnji

V primeru financiranja po pavšalni stopnji se posebne kategorije upravičenih stroškov, ki se jasno opredelijo vnaprej, izračunajo z uporabo predhodno določenega odstotka za eno ali več drugih kategorij upravičenih stroškov.

3.1.1 Opredelitev kategorij stroškov

V sistemu financiranja po pavšalni stopnji obstajajo največ tri vrste kategorij stroškov:

—	Vrsta 1: kategorije upravičenih stroškov, na podlagi katerih je treba uporabiti pavšalno stopnjo za izračun upravičenih zneskov.

—	Vrsta 2: kategorije upravičenih stroškov, ki se izračunajo s pavšalno stopnjo.

—	Vrsta 3: po potrebi druge kategorije upravičenih stroškov, za katere se stopnja ne uporabi in ki se ne izračunajo s pavšalno stopnjo.

Organ upravljanja mora pri uporabi sistema financiranja po pavšalni stopnji opredeliti kategorije stroškov, ki spadajo v vsako posamezno vrsto: vsaka kategorija odhodkov je jasno vključena samo v eno od treh vrst. Upoštevati je treba, da se lahko posamezna vrsta v nekaterih primerih opredeli kot nasprotje drugi vrsti ali drugim vrstam (npr. v sistemu, ki zajema le neposredne (vrsta 1) in posredne stroške (vrsta 2), se lahko šteje, da so posredni stroški vsi upravičeni stroški, ki niso upravičeni neposredni stroški).

Uredba o skupnih določbah ne določa omejitev za kategorije upravičenih stroškov, ki se lahko uporabijo za financiranje po pavšalni stopnji. Vendar mora biti glavni cilj uporabe pavšalnih stopenj poenostavitev in znižanje stopnje napak. Zato so pavšalne stopnje najprimernejše za stroške, ki so razmeroma nizki in pri katerih je preverjanje drago.

Kadar operacija (26) zajema več projektov, se lahko pavšalna stopnja uporabi na ravni projekta, če so dejavnosti in stroški posameznih projektov jasno ločeni.

3.1.2 Posebni sistemi financiranja po pavšalni stopnji za izračun kategorij stroškov, podrobno določeni v uredbi o skupnih določbah in uredbah za posamezne sklade

Na zakonodajni ravni so opredeljeni nekateri posebni sistemi financiranja po pavšalni stopnji. Večino jih je mogoče uporabiti, ne da bi moral organ upravljanja določiti metodo izračuna za določitev stopnje, ki se uporabi. Te pavšalne stopnje so določene v členih 68 (razen točke (a), kadar nacionalna metoda za podobne operacije ni na voljo), 68a in 68b. V skladu s temi določbami se pavšalna stopnja uporabi za določeno kategorijo stroškov (neposredni stroški, neposredni stroški, ki niso stroški za osebje, ali neposredni stroški za osebje), da se izračunajo druge kategorije stroškov (posredni stroški, neposredni stroški za osebje oziroma preostali upravičeni stroški operacije).

Pri uporabi katerega koli od zgoraj navedenih sistemov mora organ upravljanja (ali odbor za spremljanje programa evropskega teritorialnega sodelovanja) opredeliti kategorije stroškov, zajete s pavšalno stopnjo, tj. neposredne in posredne stroške ter neposredne stroške za osebje. Države članice so same odgovorne za to, da dosledno, nedvoumno in nediskriminatorno opredelijo različne kategorije stroškov. To je pomembno zlasti za opredelitev neposrednih stroškov za osebje, za katere se uporablja pavšalna stopnja za druge stroške.

To je treba jasno določiti v nacionalnih pravilih o upravičenosti ali pravilih programov evropskega teritorialnega sodelovanja.

Kot splošne smernice so v nadaljevanju navedene naslednje opredelitve:

—	neposredni stroški so stroški, ki so neposredno povezani z izvajanjem operacije ali projekta in pri katerih je mogoče dokazati neposredno povezavo s to posamezno operacijo ali projektom,

—

posredni stroški pa so običajno stroški, ki niso neposredno povezani ali jih ni mogoče neposredno povezati z izvajanjem zadevne operacije. Taki stroški lahko vključujejo upravne stroške, za katere je težko natančno določiti znesek, ki se lahko pripiše posamezni operaciji ali projektu (običajni upravni odhodki/odhodki za osebje, kot so: stroški upravljanja, stroški zaposlovanja, stroški za računovodjo ali čistilca itd.; stroški za telefon, vodo ali elektriko itd.),

—

stroški za osebje (27) so opredeljeni v nacionalnih predpisih in so običajno stroški, ki izhajajo iz pogodbe med delodajalcem in zaposlenim ali pogodbe o storitvah za zunanje osebje (če se lahko taki stroški jasno določijo). Na primer, če upravičenec sklene pogodbo o storitvah z zunanjim inštruktorjem za svoje notranje tečaje usposabljanja, je treba na računu navesti različne vrste stroškov. Plača inštruktorja se bo obravnavala kot strošek za zunanje osebje. Če stroški za inštruktorja niso določljivi kot posebna kategorija, ločena od drugih kategorij stroškov, na primer za učno gradivo, se ne morejo uporabiti kot osnova za pavšalne stopnje, na primer pavšalno stopnjo v višini 40 % iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah. Stroški za osebje so opredeljeni z nacionalnimi predpisi in običajno vključujejo celotno plačilo, vključno s prejemki v naravi v skladu s kolektivno pogodbo, ki se plačajo ljudem za delo, povezano z operacijo. Vključujejo tudi davke in prispevke zaposlenih za socialno varnost (prvi in drugi steber, tretji pa le, če je tako določeno v kolektivni pogodbi ali pogodbi o zaposlitvi) ter obvezne in prostovoljne socialne prispevke delodajalca. Stroški za osebje so lahko neposredni ali posredni stroški, odvisno od analize vsakega posameznega primera.

Zato se lahko za uporabo pavšalnih stopenj iz točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah in člena 68b(1) iste uredbe (ali druge pavšalne stopnje, ki jo organ upravljanja določi na podlagi člena 67(5) uredbe o skupnih določbah in jo je treba uporabiti za neposredne stroške za osebje) za stroške za osebje šteje skupna vrednost plačila, kot je opredeljeno z nacionalnimi predpisi, saj pomeni dejansko plačilo za delo posameznika pri operaciji in ga je zato treba upoštevati pri določanju drugih vrst stroškov operacije (ki se izračunajo tako, da se za neposredne stroške za osebje uporabi pavšalna stopnja). To velja tudi v primerih, kadar plačo (deloma) povrnejo ali financirajo tretje osebe (npr. notranje osebje je bilo zaposleno s subvencijo za zaposlovanje; pavšalna stopnja se uporabi za skupno vrednost plačila tudi, če njegov del plača tretja oseba).

Potni stroški pa se ne štejejo za stroške za osebje, razen stroškov za prevoz na delovno mesto, če je v nacionalnih predpisih določeno, da so del bruto stroškov za zaposlene. Prav tako se za stroške za osebje ne štejejo nadomestila ali plače, izplačane udeležencem operacij ESS.

3.1.2.1 Metode izračuna posrednih stroškov

Kadar z izvajanjem operacije nastajajo posredni stroški, se lahko v skladu s prvim pododstavkom člena 68 uredbe o skupnih določbah izračunajo na podlagi ene od pavšalnih stopenj iz točk (a), (b) in (c). Uporaba teh pavšalnih stopenj za izračun posrednih stroškov je neobvezna, tj. organ upravljanja se sam odloči, ali je treba uporabiti te pavšalne stopnje, realne stroške ali druge možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, določene na podlagi člena 67(5) uredbe o skupnih določbah (npr. posredni stroški se lahko vključijo v pavšalni znesek ali strošek na enoto, določen na podlagi ene od metod iz člena 67(5) uredbe o skupnih določbah).

—

V točki (a) je določen splošni sistem financiranja po pavšalni stopnji za posredne stroške s stopnjo v višini do 25 % upravičenih neposrednih stroškov. Namen te določbe je uvesti zgornjo mejo zneska posrednih stroškov, ki se lahko izračuna na podlagi pavšalne stopnje. V nasprotju s točko (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah je treba stopnjo, ki se uporabi, utemeljiti v skladu z eno od metod izračuna iz člena 67(5)(a) ali (c) uredbe o skupnih določbah (tj. po pošteni, preverljivi in pravični metodi izračuna ali metodi, ki se uporablja v programih za nepovratna sredstva, ki jih država članica v celoti financira za podobno vrsto operacije). Ta sistem je prožen. Lahko temelji:

—	samo na dveh vrstah stroškov – vrsti 1: neposredni stroški (vrsta 2): posredni stroški: ali

—

na treh vrstah stroškov – vrsti 1: „omejeni“ neposredni stroški (tj. podkategorija neposrednih stroškov), vrsti 2: posredni stroški, izračunani na podlagi vrste 1, ter vrsti 3: neposredni stroški, ki niso „omejeni“ neposredni stroški (vrsta 1).

Na primer določiti je mogoče pavšalno stopnjo, ki se bo uporabila za upravičene neposredne stroške za osebje (ki so podkategorija upravičenih neposrednih stroškov). Navedena pavšalna stopnja, ki se uporabi za upravičene neposredne stroške za osebje, je lahko višja od stopnje 15 %, ki je določena v členu 68(b) uredbe o skupnih določbah, če ni višja od 25 % upravičenih neposrednih stroškov (da se upošteva zgornja meja iz člena 68(a) uredbe o skupnih določbah). Ne glede na to, katero(-e) podkategorijo(-e) neposrednih stroškov organ upravljanja uporabi za določitev pavšalne stopnje za izračun posrednih stroškov, se mora torej vselej prepričati, da ta znesek (tj. znesek, izračunan na podlagi navedene pavšalne stopnje) ni višji od 25 % upravičenih neposrednih stroškov.

—

S točko (b) je uvedena pavšalna stopnja v višini do 15 % neposrednih stroškov za osebje za izračun posrednih stroškov. Organ upravljanja lahko uporabi to pavšalno stopnjo neposredno, brez kakršne koli utemeljitve.

To je primer sistema, v katerem so tri kategorije stroškov: (vrsta 1) neposredni stroški za osebje, (vrsta 2) posredni stroški, (vrsta 3) neposredni stroški, ki niso stroški za osebje (za primer glej Prilogo I).

—

V skladu s točko (c) se lahko pavšalna stopnja uporabi za programe s posrednimi stroški v okviru politik Unije, na primer v okviru programov Obzorje 2020, LIFE, itd. V členih 20 in 21 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 480/2014 z dne 3. marca 2014 (28) so določene dopolnilne določbe v zvezi s pavšalnimi stopnjami, ki se uporabljajo za metode posrednih stroškov, uporabljene v drugih politikah Unije, in možnosti njihove uporabe za sklade ESI (glej oddelek 4.4).

3.1.2.2 Pavšalna stopnja za določitev neposrednih stroškov za osebje

V skladu s členom 68a(1) uredbe o skupnih določbah se lahko neposredni stroški za osebje pri operaciji izračunajo po pavšalni stopnji v višini do 20 % neposrednih stroškov, ki niso stroški za osebje pri tej operaciji. To pomeni, da se lahko samo neposredni stroški za osebje izračunajo po pavšalni stopnji (ki se uporabi za neposredne stroške, ki niso stroški za osebje), ne da bi se od države članice zahtevalo, da z izračunom določi stopnjo, ki se uporabi.

Kadar pa neposredni stroški pri operaciji vključujejo javna naročila gradenj, katerih vrednost presega prag iz točke (a) člena 4 Direktive 2014/24/EU, je treba pri uporabi navedene pavšalne stopnje z izračunom določiti stopnjo, ki se uporabi.

Tako določeni neposredni stroški za osebje so lahko osnova za uporabo pavšalne stopnje na podlagi točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah (pavšalna stopnja v višini do 15 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje za izračun posrednih stroškov). Nasprotno pa neposrednih stroškov za osebje, izračunanih na podlagi te pavšalne stopnje, ni mogoče uporabiti kot osnovo za pavšalno stopnjo na podlagi člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah (pavšalna stopnja v višini do 40 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje za izračun preostalih upravičenih stroškov operacije) – glej člen 68b(2) uredbe o skupnih določbah.

Uporaba te pavšalne stopnje za izračun neposrednih stroškov za osebje je neobvezna, tj. organ upravljanja se sam odloči, ali je treba uporabiti to pavšalno stopnjo, realne stroške ali druge možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, določene na podlagi člena 67(5) uredbe o skupnih določbah.

3.1.2.3 Pavšalna stopnja za določitev vseh drugih stroškov operacije, ki niso neposredni stroški za osebje

V skladu s členom 68b(1) uredbe o skupnih določbah se lahko neposredni stroški za osebje uporabijo za izračun vseh preostalih upravičenih stroškov operacije na podlagi pavšalne stopnje v višini do 40 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje. „Vsi preostali upravičeni stroški“ operacije vključujejo vse druge upravičene neposredne stroške (razen neposrednih stroškov za osebje), posredne stroške, za ESRR, ESS in EKSRP pa tudi stroške iz drugega pododstavka člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah.

—

Preostali upravičeni stroški ter nadomestila in plače za udeležence

Člen 68b, ki je bil uveden z uredbo omnibus, temelji na členu 14(2) uredbe o ESS (preden je bila spremenjena z uredbo omnibus), v katerem je že bila določena ta pavšalna stopnja za operacije, ki jih podpira ESS. Z uredbo omnibus se je uporaba te pavšalne stopnje razširila na vse sklade ESI. Vendar med tema določbama obstaja pomembna razlika.

Člen 14(2) uredbe o ESS ni vseboval izjeme za plače in nadomestila, izplačane udeležencem. Zato se je štelo, da so del „preostalih upravičenih stroškov operacij“. To pomeni, da v skladu s členom 14(2) uredbe o ESS upravičenci niso mogli prijaviti plač in nadomestil za upravičence poleg stroškov, izračunanih na podlagi pavšalne stopnje, in neposrednih stroškov za osebje. Uporaba člena 14(2) uredbe o ESS tako ni bila privlačna, saj uporaba 40-odstotne pavšalne stopnje v zvezi z upravičenimi neposrednimi stroški za osebje pogosto ni zadostovala za kritje stroškov nadomestil in plač za udeležence.

Zato uredba omnibus poleg razširitve te pavšalne stopnje na vse sklade ESI omogoča tudi, da se v primeru operacij, ki jih podpira ESS, ESRR ali EKSRP, plače in nadomestila, izplačani udeležencem, štejejo za dodatne upravičene stroške, ki niso vključeni v pavšalno stopnjo (drugi pododstavek člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah). To pomeni, da je mogoče od začetka veljavnosti uredbe omnibus na podlagi člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah poleg neposrednih stroškov za osebje in pavšalne stopnje, uporabljene za operacije, zahtevati plačilo tudi za take plače (tj. (mesečne) bruto plače zaposlenih) in nadomestila (kot so nadomestila za brezposelnost; dnevnice ali nadomestila za potne stroške pa ne).

Opozoriti je treba, da „nadomestila in plače za udeležence“ ne vključujejo zgolj plač in nadomestil, ki jih izplača upravičenec, ampak tudi plače ali nadomestila, ki jih izplača tretja oseba, če se štejejo za upravičene stroške. Pri ESS to velja na primer, ko izpolnjujejo pogoje iz člena 13(5) uredbe o ESS (29).

—

Uporaba 40-odstotne pavšalne stopnje

V skladu s to določbo lahko organ upravljanja uporabi pavšalno stopnjo v višini do 40 %, ne da bi bilo treba s kakršnim koli izračunom določiti stopnjo, ki se uporabi. To pomeni, da lahko organ upravljanja uporabi katero koli stopnjo, ki ni višja od 40 %, ne da bi jo bilo treba utemeljiti. To ne vpliva na potrebo po zagotavljanju enakega obravnavanja upravičencev. Organ upravljanja pa lahko določi stopnjo, višjo od 40 %, na podlagi ene od metod iz člena 67(5) uredbe o skupnih določbah (tj. zunaj področja uporabe člena 68b).

Nazadnje, kot je pojasnjeno v oddelku 3.1.2.2, v skladu s členom 68b(2) te pavšalne stopnje v višini do 40 % ni mogoče uporabiti pri operaciji, če so skupni neposredni stroški za osebje pri navedeni operaciji izračunani na podlagi pavšalne stopnje (npr. pavšalne stopnje na podlagi člena 68a(1) uredbe o skupnih določbah).

Primer

Ocenjeni stroški tečaja usposabljanja so naslednji:

Skupni neposredni stroški	55 000 EUR
Neposredni stroški za osebje	30 000 EUR
Stroški najema prostora	4 000 EUR
Potni stroški	5 000 EUR
Prehrana	1 000 EUR
Obveščanje javnosti	5 000 EUR
Nadomestila, ki jih udeležencem usposabljanja izplača javna služba za zaposlovanje	10 000 EUR
Skupni posredni stroški	5 000 EUR
Posredni stroški za osebje	4 000 EUR
Stroški za elektriko, telefon	1 000 EUR

Organ upravljanja se lahko odloči, da se pri tem projektu uporabi člen 68b(1) uredbe o skupnih določbah. V tem primeru bi bili v sporazum o nepovratnih sredstvih kot najvišji dodeljeni znesek vključeni:

Neposredni stroški za osebje: 30 000 EUR

Drugi stroški: 30 000 EUR × 40 % = 12 000 EUR

Ker se lahko poleg neposrednih stroškov za osebje in pavšalne stopnje prijavijo tudi nadomestila, ki jih udeležencem usposabljanja izplača javna služba za zaposlovanje, bi skupni upravičeni stroški znašali:

Skupni stroški: 30 000 EUR + 12 000 EUR + 10 000 EUR = 52 000 EUR.

3.1.2.4 Utemeljitev pavšalnih stopenj iz uredbe o skupnih določbah

Pavšalne stopnje iz točke (b) prvega pododstavka člena 68, člena 68b(1) in člena 68a(1) uredbe o skupnih določbah je mogoče uporabiti „v višini do“ stopnje, navedene v ustreznem členu, ne da bi morala država članica določiti stopnjo z izračunom. To pomeni, da lahko organ upravljanja uporabi katero koli stopnjo v višini do stopnje, navedene v ustreznem členu, ne da bi moral utemeljiti izbor stopnje, tudi če je nižja od stopnje, navedene v uredbi. Če se izbere nižja stopnja, ni treba opraviti nikakršnega izračuna.

Pri odločanju o pavšalni stopnji, ki se uporabi, je treba upoštevati načelo enakega obravnavanja upravičencev.

3.1.2.5 Časovna uporaba

Spremembe člena 68 uredbe o skupnih določbah, ki so bile uvedene z uredbo omnibus, ter nova člena 68a in 68b uredbe o skupnih določbah se uporabljajo od začetka veljavnosti uredbe, tj. od 2. avgusta 2018 (30).

Te določbe se lahko uporabijo za operacije, pri katerih morebitni upravičenci še niso bili izbrani (tj. razpis še ni bil zaključen ali pa je bil objavljen nov razpis). Ker upravičencem zagotavljajo več koristi, se lahko pod naslednjimi pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, uporabijo tudi za operacije, ki se že izvajajo:

—	pogoji za podporo (na podlagi novih določb) se določijo za prihodnost, tj. za prihodnje izvajanje operacije,

—	upošteva se načelo enakega obravnavanja upravičencev,

—	za operacije, ki se že izvajajo, upravičenec soglaša, da se pogoji spremenijo in da bo povračilo temeljilo na možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov,

—

obdobje povračila na podlagi realnih stroškov (ali prejšnjih določb, povezanih z možnostmi poenostavljenega obračunavanja stroškov) in obdobje povračila na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, uvedenih z uredbo omnibus, sta jasno ločeni. Če se na primer za posredne stroške uvede pavšalna stopnja v višini 15 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje (točka (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah), je treba določiti, da se bodo od določenega datuma („datum x“, ki ni pred 2. avgustom 2018) posredni stroški izračunali in povrnili na podlagi navedene pavšalne stopnje, tj. ta pavšalna stopnja za posredne stroške se bo uporabila za vse stroške za osebje, nastale od navedenega datuma („datuma x“). Isto načelo velja za 40-odstotno pavšalno stopnjo iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah, vključno z možnostjo, da se prijavijo nadomestila in plače, izplačani udeležencem. Na primer za operacije ESS, za katere je bila zagotovljena podpora na podlagi člena 14(2) uredbe o ESS pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, bi se lahko kot dodatni upravičeni stroški prijavili samo nadomestila in plače, izplačani udeležencem od „datuma x“.

Primer

Organ upravljanja želi izračunati vse preostale upravičene stroške operacije z uporabo pavšalne stopnje v zvezi z upravičenimi neposrednimi stroški za osebje pri operaciji, ki znašajo 150 000 EUR. V skladu s členom 68b(1) uredbe o skupnih določbah se organ upravljanja odloči uporabiti stopnjo v višini 35 %. To pomeni, da bodo skupni upravičeni stroški operacije znašali 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Primer (skladi ESI): Lokalni razvoj, ki ga vodi skupnost

Organ upravljanja je na osnovi preteklih izkušenj ocenil običajen delež tekočih stroškov in stroškov animacije določene lokalne akcijske skupine v primerjavi z odhodki, nastalimi pri izvajanju lokalnih operacij v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, ter pripravi in izvajanju dejavnosti sodelovanja te skupine. Čeprav v skladu s členom 35(2) uredbe o skupnih določbah podpora iz skladov ESI za tekoče stroške in stroške animacije ne sme presegati zgornje meje 25 % skupnih javnofinančnih odhodkov, ki nastanejo v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, izkušnje kažejo, da je ta odstotek v večini primerov dejansko manjši.

Organ upravljanja določi pavšalno stopnjo v višini 17 % stroškov (na podlagi poštene, pravične in preverljive metodologije v skladu s členom 67(1)(d) in (5)(a) uredbe o skupnih določbah, ne pa v skladu s členom 68(a) navedene uredbe, saj pavšalna stopnja na podlagi člena 35(2) uredbe o skupnih določbah ne zajema le posrednih stroškov), nastalih pri izvajanju operacij v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, ter pripravi in izvajanju dejavnosti sodelovanja lokalne akcijske skupine, da se zajamejo naslednji stroški:

—	tekoči stroški (operativni stroški, stroški za osebje, stroški usposabljanja, stroški, namenjeni za odnose z javnostmi, finančni stroški ter stroški, povezani s spremljanjem in vrednotenjem strategije – glej člen 35(1)(d) uredbe o skupnih določbah),

—

stroški, povezani z animacijo strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost (za lažjo izmenjavo med deležniki zaradi zagotavljanja informacij in spodbujanja strategije ter za podporo morebitnim upravičencem z namenom oblikovanja operacij in priprave vlog – glej člen 35(1)(e) uredbe o skupnih določbah).

Če torej proračun, dodeljen lokalni akcijski skupini za izvajanje operacij v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, ter pripravo in izvajanje dejavnosti sodelovanja lokalne akcijske skupine, za obdobje 2014–2020 znaša 1,5 milijona EUR (vrsta 1), bi najvišji proračun, ki ustreza tekočim stroškom in stroškom animacije, znašal 1,5 milijona EUR × 17 % = 255 000 EUR (vrsta 2). Torej vsa dodeljena proračunska sredstva za lokalno akcijsko skupino znašajo 1,755 milijona EUR.

To pomeni, da bo lahko lokalna akcijska skupina v fazi izvajanja vsakič, ko bo upravičenec zahteval povračilo odhodkov, nastalih pri projektu, tudi sama zahtevala 17 % tega zneska za svoje tekoče stroške in stroške animacije.

Na primer, če odhodki, nastali pri projektu, znašajo 1 000 EUR (vrsta 1), lahko lokalna akcijska skupina organu upravljanja prijavi 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (vrsta 2) za svoje tekoče stroške in stroške animacije.

Lokalni akcijski skupini za svoje tekoče stroške in stroške animacije, prijavljene na podlagi pavšalne stopnje, ne bo treba predložiti dokazil, vendar mora biti metodologija za določitev stopnje v višini 17 % preverljiva.

Opozoriti je treba, da se lahko pavšalna stopnja določi posebej samo za tekoče stroške ali stroške animacije.

Opomba:

tako kot v zgornjem primeru, ni nujno, da se za določitev pavšalne stopnje uporabi ista metodologija, kot je bila uporabljena za določitev zgornje meje v višini 25 %. Ne glede na metodologijo, ki se uporabi za določitev pavšalne stopnje, pa je treba vseeno upoštevati zgornjo mejo za tekoče stroške in stroške animacije iz člena 35(2) uredbe o skupnih določbah.

3.2 Standardne lestvice stroškov na enoto

3.2.1 Splošna načela

V primeru standardnih lestvic stroškov na enoto se bodo vsi upravičeni stroški operacije ali njihov del izračunali na podlagi količinsko določenih dejavnosti, vložkov, učinkov ali rezultatov, pomnoženih z vnaprej določenimi standardnimi lestvicami stroškov na enoto. Ta možnost se lahko uporabi za katero koli vrsto operacije, projekta ali del projekta, ko se lahko določijo količine, povezane z dejavnostjo, in standardne lestvice stroškov na enoto. Te lestvice se običajno uporabijo za zlahka določljive količine.

Stroški na enoto lahko temeljijo na procesu in so lahko namenjeni temu, da se s čim boljšim približkom zajamejo realni stroški izvedbe operacije. Prav tako lahko temeljijo na rezultatih (učinku ali rezultatu) ali pa se opredelijo na podlagi procesa in rezultata. Poleg tega se lahko za različne dejavnosti pri operaciji opredelijo različni stroški na enoto.

Organi upravljanja morajo pri izbiri med stroški na enoto, ki temeljijo na procesu, in stroški na enoto, ki temeljijo na učinku, upoštevati revizijsko sled.

Primer (ESS)

(a)

Stroški na enoto, ki temeljijo na procesu: za nadaljevalni tečaj usposabljanja na področju IT, ki se izvaja za 20 udeležencev in traja 1 000 ur, se lahko upravičeni stroški izračunajo na podlagi zmnožka stroškov na uro usposabljanja in števila ur, na katerih so bili prisotni udeleženci usposabljanja. Organ upravljanja vnaprej določi stroške na uro in jih navede v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo.

Če se na primer predpostavi, da organ upravljanja določi stroške usposabljanja v višini 7 EUR na uro usposabljanja na udeleženca, je najvišji znesek nepovratnih sredstev, dodeljen projektu, omejen na 1 000 ur × 20 udeležencev usposabljanja × 7 EUR na uro na udeleženca usposabljanja, kar znaša 140 000 EUR.

Ob zaključku operacije se končni upravičeni stroški določijo na podlagi dejanskega števila ur, ki jih je zbral vsak udeleženec (to lahko vključuje nekaj opravičenih odsotnosti) glede na dejansko udeležbo udeležencev in izvedene tečaje usposabljanja. Še vedno pa bodo potrebni natančni seznami prisotnih udeležencev usposabljanja, na katerih bodo podrobno navedene dejavnosti usposabljanja in ki bodo potrjevali dejansko prisotnost udeležencev.

Če bi tečaj usposabljanja na koncu obiskovalo le 18 udeležencev, od tega bi jih šest zbralo 900 ur, pet 950 ur, pet 980 ur, preostala dva pa 1 000 ur, bo skupno število ur, na katerih so bili prisotni udeleženci usposabljanja, enako:

900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050.

Upravičeni odhodki bodo znašali: 17 050 ur usposabljanja × 7 EUR = 119 350 EUR.

(b)

Stroški na enoto, ki temeljijo na rezultatih: nadaljevalno usposabljanje na področju IT, ki traja 1 000 ur, zajema pet modulov po 200 ur. Za določitev skupnih stroškov izvedbe tega usposabljanja na področju IT za 25 udeležencev je bila uporabljena poštena, pravična in preverljiva metodologija v skladu s členom 67(5)(a) uredbe o skupnih določbah. Skupni stroški v višini 140 000 EUR se nato pripišejo uspešnim udeležencem. Ob upoštevanju pretekle stopnje neuspeha v višini 20 % (tj. pet udeležencev) bi stroški na enoto na udeleženca in uspešno zaključen modul znašali 140 000 EUR / 20 udeležencev / 5 modulov = 1 400 EUR (strošek na enoto na udeleženca na uspešno zaključen modul).

Revizijska sled bi vključevala dokument, ki dokazuje upravičenost udeleženca, in potrdilo za uspešno zaključeni modul ali celotni tečaj. Seznami prisotnosti ne bi bili potrebni.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na učinku, za ESRR): upravičenec, ki je regionalna zbornica, organizira svetovanje za MSP v regiji. To storitev zagotavljajo svetovalci regionalne zbornice. Na podlagi preteklih poročil „svetovalnega“ oddelka zbornice je dan svetovanja ocenjen na 350 EUR na dan. Pomoč se izračuna na podlagi naslednje enačbe: število dni × 350 EUR. Še vedno pa bodo potrebni natančni seznami prisotnosti, na katerih bosta podrobno navedeni dejavnost svetovanja in prisotnost svetovalcev.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na rezultatih, za ESS): program pomoči pri iskanju zaposlitve, ki traja šest mesecev (v nadaljnjem besedilu: operacija), se lahko financira na podlagi standardnih lestvic stroškov na enoto (npr. 2 000 EUR/osebo) za vsakega od 20 udeležencev operacije, ki dobi zaposlitev in jo ohrani za vnaprej določeno obdobje, na primer šest mesecev. Strošek na enoto, ki znaša 2 000 EUR na uspešnega udeleženca, je bil določen ob upoštevanju stroškov za vse udeležence. Zato znesek zajema tudi stroške za neuspešne udeležence.

Izračun najvišjega zneska nepovratnih sredstev, dodeljenega operaciji: 20 oseb × 2 000 EUR na zaposlitev = 40 000 EUR.

Končni upravičeni stroški se izračunajo na podlagi realnega učinka operacije: če bi se samo 17 oseb vključilo na trg dela in ohranilo zaposlitev za zahtevano obdobje, bi končni upravičeni stroški, na podlagi katerih se bodo upravičencu izplačala nepovratna sredstva, znašali: 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na učinku, za EKSRP): Naložbe v razvoj gozdnih območij in izboljšanje sposobnosti gozdov za preživetje (člen 21 Uredbe (EU) št. 1305/2013)

Posestnik gozda bo sedem let prejemal podporo za pogozdovanje in vzdrževanje treh hektarov. Stroške (za pogozdovanje in vzdrževanje) je organ upravljanja vnaprej določil glede na vrsto gozda. Ta metodologija bo vključena v program razvoja podeželja. Stroški na enoto so: za pogozditev 2 000 EUR/ha, za vzdrževanje pa 600 EUR/ha za prvo leto in 500 EUR/ha za naslednja leta.

Skupni upravičeni stroški bi torej znašali:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 let = 16 800 EUR.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na procesu, za ESPR): Zbiranje podatkov (stroški plovil)

Dnevne tarife za uporabo plovil se izračunajo na podlagi obstoječih podatkov (povprečja preteklih let). Število dni, dodeljenih projektu, se nato dokaže na podlagi ladijskih dnevnikov.

3.2.2 Stroški za osebje izračunani na podlagi urne postavke (člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah)

Izračun urne postavke

Člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah določa posebno metodo za izračun stroškov za osebje (31). V skladu s tem členom se lahko stroški za osebje določijo na podlagi urne postavke, izračunane, kot sledi:

Formula

Ta metoda izračuna stroškov za osebje je bila že pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus določena v členu 68(2) uredbe o skupnih določbah. Z uredbo omnibus pa so bile uvedene dodatne spremembe te določbe (ki je zdaj vključena v novi člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah), da bi se njena uporaba pojasnila in da bi se lahko uporabljala za osebe, ki delajo s krajšim delovnim časom.

Tako izračunani stroški za osebje se nanašajo na izvajanje operacije. „Izvajanje operacije“ pa je treba razumeti tako, da zajema vse faze operacije. Pri tem naj se ne bi izključili nekateri stroški za osebje, povezani s specifičnimi fazami operacije.

Imenovalec, tj. 1 720 ur, pomeni standardni letni „delovni čas“, ki se lahko uporabi neposredno, ne da bi morala država članica opraviti kakršen koli izračun. Ta podatek temelji povprečnem tedenskem številu delovnih ur v državah članicah, pomnoženem z 52 tedni ter zmanjšanem za plačani letni dopust in povprečno letno število državnih praznikov.

Števec pa mora biti utemeljen. Uredba o skupnih določbah vsebuje sklic na „zadnje evidentirane letne bruto stroške za zaposlene“. Vendar bruto stroški za zaposlene v njej niso opredeljeni. V skladu s členom 65(1) uredbe o skupnih določbah je treba na podlagi nacionalnih pravil o upravičenosti opredeliti, kaj zajemajo letni bruto stroški za zaposlene, pri tem pa upoštevati običajne računovodske prakse (glej oddelek 4.2.2) (32) in nacionalna pravila (npr. nacionalna pravila lahko določajo, da so stroški prevoza na delovno mesto del bruto stroškov za zaposlene).

Uredba se nanaša na izračun urne postavke z uporabo „zadnjih“ evidentiranih letnih bruto stroškov za zaposlene. To pomeni, da je treba uporabiti najnovejše razpoložljive podatke. Zato metoda izračuna na podlagi obstoječih podatkov upravičenca običajno ni ustrezna. Namen izraza „zadnji“ v členu 68a(2) uredbe o skupnih določbah je zagotoviti, da so uporabljeni podatki dovolj novi in tako izražajo realne stroške za osebje.

Ni treba, da se letni bruto stroški za zaposlene nanašajo na koledarsko ali finančno leto (podatki se lahko nanašajo na primer na obdobje od oktobra 2015 do septembra 2016). Pomembno je, da bruto stroški za zaposlene zajemajo celotno 12-mesečno obdobje. To je lahko 12-mesečno obdobje pred koncem obdobja poročanja (v okviru operacije ali programa), 12-mesečno obdobje pred sporazumom o nepovratnih sredstvih ali obdobje 12 mesecev prejšnjega koledarskega leta. V skladu s členom 68a uredbe o skupnih določbah se lahko v primeru nerazpoložljivosti podatkov za celotno 12-mesečno obdobje podatki:

—

pridobijo iz razpoložljivih evidentiranih bruto stroškov za zaposlene (npr. organ upravljanja lahko uporabi podatke za 4-mesečno obdobje, ki so na voljo v zvezi z zaposlenim, in jih ekstrapolira na letne bruto stroške za zaposlene, pri čemer po potrebi upošteva dejavnike, kot so zakonsko določena plačila za dopust in praznike ali tako imenovana 13. plača),

—	ekstrapolirajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi ob upoštevanju upravičenih socialnih prispevkov delodajalcev in vseh drugih obveznih plačil,

—	pridobijo na podlagi kolektivnih pogodb.

Letni bruto stroški za zaposlene lahko temeljilo na realnih stroških za zaposlene, ki se nanašajo na to osebo. V zvezi z meseci z nepopolnimi podatki se lahko uporabijo ekstrapolirane vrednosti, da se dobi ustrezen približek za realne stroške v 12-mesečnem obdobju.

Letni bruto stroški za zaposlene lahko temeljijo tudi na povprečnih stroških za večjo skupino zaposlenih, na primer zaposlenih iz enakega plačnega razreda, ali kakšnih drugih podobnih ukrepov, ki približno ustrezajo višini stroškov za zaposlene.

Zadnji letni bruto stroški za zaposlene morajo biti dokumentirani, na primer z računovodskimi izkazi, poročili o plačah, s sklicevanjem na javno objavljene sporazume ali dokumente itd. Čeprav jih ni treba predhodno revidirati, morajo biti preverljivi z revizijo.

V posebnih okoliščinah se lahko znesek urne postavke določi tudi po začetku projekta. Tako se lahko določi na primer, ko se zaposleni vključi v projekt (s sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi ali premestitvijo zaposlenega) ali ko upravičenec sporoči stroške organu upravljanja. Vendar mora biti v tem primeru v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, navedena tudi uporaba te metodologije.

3.2.3 Določitev upravičenih stroškov za osebje z uporabo izračunane urne postavke

Število opravljenih ur je treba določiti v skladu s pravili o upravičenosti zadevnega operativnega programa. Za izračun in prijavo upravičenih stroškov za osebje je treba uporabiti le opravljene ure. Na primer letni dopust je že vključen v izračun urnih stroškov za osebje. Odsotnost z dela zaradi bolezni se lahko prijavi kot strošek za osebje, če s tem povezane stroške krije upravičenec (tj. če jih ima upravičenec). Če stroške krije tretja oseba (npr. v primeru dolgotrajne odsotnosti z dela zaradi bolezni se stroški krijejo iz sistema socialne varnosti), ali v primeru neplačanega dopusta ali odsotnosti (npr. neupravičene odsotnosti), v zvezi s katero upravičenec nima stroškov, se ustrezne ure/dnevi odsotnosti z dela ne smejo upoštevati za določitev upravičenih stroškov za osebje, ki jih je mogoče prijaviti. V teh primerih namreč upravičenec ni imel stroškov. Če pa stroški za osebje nastanejo za dodatno osebje, ki nadomesti osebo, odsotno z dela zaradi bolezni (ali druge vrste dopusta), so ti stroški za osebje upravičeni (tj. ustrezno število opravljenih ur se upošteva pri izračunu upravičenih stroškov za osebje).

V skladu s členom 68a(3) uredbe o skupnih določbah prijavljeno dejansko število opravljenih ur ne sme presegati števila ur, uporabljenih pri metodi izračuna na podlagi člena 68a(2) uredbe o skupnih določbah. To pomeni, da prijavljeno število ur, kadar se za imenovalec uporabi 1 720 ur, ne sme presegati 1 720 ur. To število ur, tj. 1 720 ur, torej pomeni največje število ur, ki se lahko prijavi za delo pri operaciji za obdobje 12 mesecev. Isto načelo velja, če se za imenovalec uporabi sorazmerni delež 1 720 ur (npr. za osebje s polovičnim delovnim časom bi bil imenovalec enak 860 ur; to bi bilo torej največje število ur, ki se lahko prijavi za zadevno osebje. Za osebje, ki sodeluje pri več operacijah, se zgornja meja uporabi sorazmerno za vsako posamezno operacijo).

Kot je izrecno navedeno v drugem pododstavku člena 68a(3), se to ne uporablja v okviru evropskega teritorialnega sodelovanja za delo v sklopu operacije za krajši delovni čas, saj se lahko v tem primeru urna postavka pomnoži z dejanskim številom opravljenih ur, zgornja meja 1 720 ur pa prekorači.

Kadar se uporabi pravilo o 1 720 urah, je treba dobljeni znesek za urno postavko šteti za strošek na enoto. Ta strošek na enoto se lahko uporabi za povračilo odhodkov za stroške za osebje ali za izračun vseh posrednih stroškov (npr. z uporabo pavšalne stopnje v višini 15 % v skladu s točko (b) prvega pododstavka člena 68) ali celo za izračun vseh preostalih upravičenih stroškov (z uporabo pavšalne stopnje v višini 40 % v skladu s členom 68b(1)). Skupni znesek, dobljen po uporabi takih pavšalnih stopenj, se prav tako šteje za strošek na enoto.

Organ upravljanja se lahko v primeru projekta, ki se izvaja več let, odloči, da bo posodobil urno postavko za stroške za osebje, ko bodo novi podatki na voljo, ali uporabljal iste podatke za celotno obdobje izvajanja. Če je obdobje izvajanja posebej dolgo, bi bila dobra praksa, da se določijo vmesne faze, v katerih bi se lahko urna postavka za stroške za osebje revidirala, in načini revizije.

3.2.4 Osebje, ki v sklopu operacije dela s krajšim, a fiksnim delovnim časom na mesec

V skladu s členom 68a(5) uredbe o skupnih določbah sistem evidentiranja delovnega časa za preverjanje števila opravljenih ur ni potreben za zaposlene, ki v sklopu operacije delajo s krajšim delovnim časom in za katere je določen fiksni odstotek delovnega časa na mesec. Vseeno pa mora delodajalec izdati dokument, v katerem je naveden fiksni odstotek delovnega časa, ki se na mesec porabi za operacijo, ta odstotek pa se lahko uporabi za izračun upravičenih stroškov za osebje. Ta odstotek se lahko določi tudi v pogodbi o zaposlitvi. Če na primer oseba dela 60 % svojega delovnega časa pri projektu, se lahko upravičeni neposredni stroški za osebje v zvezi z navedeno osebo izračunajo tako, da se bruto stroški za zaposlene (na podlagi realnih stroškov ali izračunanega stroška na enoto) pomnožijo s 60 %.

3.2.5 Časovna uporaba

Spremembe metodologije z uporabo 1 720 ur, ki so bile uvedene z uredbo omnibus, se uporabljajo od datuma začetka veljavnosti uredbe, tj. 2. avgusta 2018. Organ upravljanja pa jih lahko uporablja za operacije, ki se izvajajo, če so izpolnjeni določeni pogoji (glej oddelek 3.1.2.5).

Primer (ESRR): pri določenih vrstah projektov, ki so namenjeni MSP na področju raziskav in razvoja ter inovacij, so stroški za osebje pogosto ključni element. Za ta MSP je možnost uporabe standardnih lestvic stroškov na enoto dobrodošla poenostavitev. V tem primeru je strošek na enoto za dejavnosti izražen kot urna postavka, ki se uporabi za dejansko število opravljenih ur osebja. Vnaprej je opredeljen v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo in v katerem je najvišji znesek finančne pomoči določen kot največje dovoljeno število opravljenih ur, pomnoženo s stroškom na enoto (izračunani stroški za udeleženo osebje).

Da bi se zajeli realni stroški s čim boljšim približkom ter upoštevale razlike med regijami in podružnicami, so stroški standardne enote opredeljeni kot urni stroški za osebje v skladu z naslednjo enačbo:

urni stroški za osebje = bruto letna plača (vključno s pravnimi stroški), deljena s povprečnim številom zakonitih delovnih ur (ob upoštevanju letnega dopusta).

Na primer: urni stroški za osebje = 60 000 EUR / (1 980 ur – 190 ur letnega dopusta) = 60 000 / 1 790 = 33,52 EUR/uro.

Finančna podpora za operacijo se izračuna kot urna postavka, pomnožena z dejanskim in preverjenim številom opravljenih ur. Zato morajo MSP hraniti vsa dokazila za opravljene ure osebja pri projektu, organ upravljanja pa mora hraniti vse dokumente, ki utemeljujejo urne stroške za osebje. Načeloma se v primeru zmanjšanja preverjenega števila opravljenih ur zniža končni znesek za plačilo.

Drug primer: Enako kot zgoraj, le da urni stroški za osebje temeljijo na členu 68a(2) uredbe o skupnih določbah.

Urni stroški za osebje = zadnja evidentirana bruto letna plača (vključno s pravnimi stroški), deljena s 1 720 urami.

Na primer: Urna postavka = 60 000 EUR / 1 720 ur = 34,88 EUR/uro.

3.3 Pavšalni zneski

3.3.1 Splošna načela

V primeru pavšalnih zneskov se vsi upravičeni stroški operacije ali projekta ali njihov del izračuna na podlagi vnaprej določenega zneska, ki ga organ upravljanja (33) ustrezno utemelji in ki se izplača, če se zaključijo vnaprej določene dejavnosti in/ali dosežejo vnaprej določeni učinki.

Pavšalni zneski so lahko ustrezni v primeru nepovratnih sredstev, kadar standardne lestvice stroškov na enoto niso primerna rešitev, kot je priprava zbirke orodij, organizacija majhnega lokalnega seminarja itd.

Ker se običajno šteje, da je bil rezultat dosežen ali ni bil dosežen, plačilo pa se izvrši ali ne izvrši glede na to, ali je bil dosežen v celoti, lahko ta dihotomija organe upravljanja v nekaterih primerih odvrne od uporabe pavšalnih zneskov. Pri tem je lahko koristno, da se vključijo postopna plačila, povezana z doseganjem nekaterih vnaprej določenih mejnikov.

3.3.2 Spremembe, uvedene z uredbo omnibus, in časovna uporaba

Pred uredbo omnibus je bila uporaba pavšalnih zneskov omejena na zneske, nižje od 100 000 EUR javnega prispevka. Z uredbo omnibus je bila ta omejitev odpravljena, da bi se olajšala uporaba pavšalnih zneskov. To pomeni, da lahko od začetka veljavnosti uredbe omnibus organ upravljanja določi pavšalne zneske, kadar javna podpora presega 100 000 EUR.

3.3.3 Primeri pavšalnih zneskov

Primer (ESRR): Skupina malih podjetij želi s skupno udeležbo na poslovnem sejmu promovirati lokalne izdelke.

Organ upravljanja se zaradi nizkih stroškov operacije odloči, da bo pri izračunu javne podpore uporabil pavšalni znesek. Zato je skupina podjetij pozvana k predložitvi predloga proračuna za stroške najema, postavitve in vodenja stojnice. Na podlagi tega predloga se določi pavšalni znesek v višini 20 000 EUR. Plačilo upravičencu bo izvršeno na podlagi dokazila o udeležbi na sejmu. Dogovorjeni proračun, ki znaša 20 000 EUR, je treba hraniti zaradi revizij (preverjanje predhodnega izračuna pavšalnega zneska).

Primer (ESS): Nevladna organizacija, ki upravlja storitve otroškega varstva, potrebuje podporo za začetek nove dejavnosti. V svoj predlog vključi pavšalni znesek ter predloži predlog podrobnega proračuna za začetek dejavnosti in njeno izvajanje za obdobje enega leta. Po prvem letu bi se dejavnost izvajala naprej samostojno. Na primer, pavšalni znesek bi zajemal odhodke, povezane s plačo ene osebe, ki je eno leto zadolžena za varstvo otrok, amortizacijo nove opreme, stroške oglaševanja te nove dejavnosti ter posredne stroške, povezane s stroški upravljanja in računovodskimi stroški, stroški za vodo, elektriko, ogrevanje, najem prostora itd.

Organ upravljanja na podlagi predloga podrobnega proračuna odobri pavšalni znesek v višini 47 500 EUR za pokritje vseh teh stroškov. Ta znesek bi se ob zaključku operacije izplačal nevladni organizaciji na podlagi učinka; če bi se v varstvo vključilo običajno število dodatnih (deset) otrok. Zato ne bi bilo treba utemeljiti realnih stroškov, nastalih v zvezi s to dejavnostjo.

Če pa bi se v varstvo vključilo le devet otrok, bi bili upravičeni stroški enaki nič in pavšalni znesek ne bi bil izplačan. Da bi to ublažili, bi se lahko v dokumentu s pogoji za podporo določil mejnik, v skladu s katerim se izplača polovica skupnega zneska (23 750 EUR), če se v varstvo vključi pet otrok.

Primer (ESS): nevladna organizacija želi organizirati lokalni seminar in pripraviti zbirko orodij o socialno-ekonomskem položaju romske skupnosti v regiji države članice. Dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo, bo vseboval predlog podrobnega proračuna in cilje nepovratnih sredstev, in sicer (1) organizacijo seminarja in (2) pripravo zbirke orodij, da bi delodajalce v regiji opozorili na posebne težave, s katerimi se srečujejo Romi.

Zaradi obsega in cilja operacije (majhna operacija s stroški, ki jih s standardnimi lestvicami stroškov na enoto ni enostavno količinsko opredeliti) ter narave upravičenca (lokalna nevladna organizacija) se organ upravljanja odloči za uporabo sistema pavšalnega zneska.

Da bi organ upravljanja izračunal pavšalni znesek, potrebuje predlog podrobnega proračuna za vsako posamezno operacijo: po pogajanjih o predlogu podrobnega proračuna se določi pavšalni znesek v višini 45 000 EUR, kar se razdeli med dva projekta, tj. 25 000 EUR za seminar, 20 000 EUR pa za zbirko orodij.

Če bodo izpolnjeni pogoji iz dokumenta, v katerem so določeni pogoji za podporo (organizacija seminarja, priprava zbirke orodij), se bo znesek v višini 45 000 EUR ob zaključku štel za upravičene stroške. Dokazilo, potrebno za izplačilo nepovratnih sredstev (ki ga je treba nato arhivirati), bo dokaz, da je bil seminar organiziran, končna popolna zbirka orodij pa pripravljena.

Če se bo izvedel le eden od projektov (npr. seminar), se bo znesek nepovratnih sredstev omejil le na ta del (25 000 EUR), in sicer glede na dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo.

Primer (EKSRP): sheme kakovosti za kmetijske proizvode in živila (člen 16 Uredbe (EU) št. 1305/2013).

Skupina kmetov, ki so prejeli podporo za novo sodelovanje v priznani shemi kakovosti, želi organizirati promocijsko dejavnost za svoje proizvode. Organ upravljanja je stroške dejavnosti izračunal kot pavšalni znesek (npr. 15 000 EUR na seminar z vsaj 50 udeleženci). Skupina kmetov mora zagotoviti dokaz o izvedbi dejavnosti in številu udeležencev (ki je enako vsaj 50).

Primer (ESPR): podpora organizacijam proizvajalcev za pripravo načrtov proizvodnje in trženja.

Pavšalni znesek (ki se izplača po odobritvi načrta) temelji na obstoječih podatkih (dokumentih o urah in drugih stroških, ki so jih nedavno predložile organizacije proizvajalcev). Priprava programa je razdeljena na različne dejavnosti, da se dobijo povprečni stroški, ki se nato pomnožijo z intenzivnostjo pomoči, ki se uporablja.

3.4 Posebni primer pavšalnih stopenj za tehnično pomoč

3.4.1 Področje uporabe

Komisija je po začetku veljavnosti uredbe omnibus uporabila novo pooblastilo na podlagi člena 67(5a) uredbe o skupnih določbah za opredelitev financiranja po pavšalni stopnji za povračilo stroškov operacij, financiranih v okviru prednostne osi za tehnično pomoč, s strani organov upravljanja enemu ali več upravičencem. Zadevna Delegirana uredba Komisije (EU) 2019/1867 (34) je začela veljati 9. novembra 2019.

Za ESS, ESRR, Kohezijski sklad in EKSRP je pavšalna stopnja za izračun odhodkov, povezanih s tehnično pomočjo, določena na 4 % drugih vrst odhodkov. Za programe ESRR v okviru evropskega teritorialnega sodelovanja in programe ESPR je določena pavšalna stopnja 6 %. Ti pavšalni stopnji se lahko uporabita le za odhodke za operacije v okviru prednostnih osi programa, razen za operacijo v zvezi s tehnično pomočjo, pri čemer morajo biti odhodki predmet preverjanja upravljanja, v primeru EKSRP pa za odhodke za operacije v okviru ukrepov za razvoj podeželja, ki niso tehnična pomoč in so bili predmet ustreznih upravnih pregledov ter se prijavijo od kmetijskega proračunskega leta, ki se začne 16. oktobra 2019, ali katerega koli naslednjega kmetijskega proračunskega leta. Na podlagi tega so operativni programi, ki zajemajo izključno tehnično pomoč, izključeni s področja uporabe navedene delegirane uredbe.

Opozoriti je treba, da se odhodki, ki se lahko vključijo v osnovo za izračun pavšalne stopnje, nanašajo na skupno vrednost upravičenih zahtevkov za plačilo, tudi če z upravnimi preverjanji niso bili zajeti vsi računi, saj se lahko v skladu s točko 1.7 Smernic za države članice o preverjanju upravljanja (EGESIF_14-0012_02) zahtevek upravičenca za povračilo preveri na podlagi vzorca odhodkovnih postavk.

Pavšalna stopnja se lahko uporabi od obračunskega leta, ki se začne 1. julija 2019, v primeru EKSRP pa v kmetijskem proračunskem letu, ki se začne 16. oktobra 2019, ali katerem koli naslednjem kmetijskem proračunskem letu. Za uporabo pavšalne stopnje ni potrebna sprememba programa, razen v primeru EKSRP, v katerem je treba te informacije vključiti v vsako poznejšo spremembo programa.

O uporabi financiranja po pavšalni stopnji odločajo države članice. Ko pa se ta metoda uporabi, je do zaključka programa edina metoda za povračilo tehnične pomoči, da bi se preprečilo tveganje dvojnega financiranja istih odhodkov (35). Zato bi morale države članice Komisijo obvestiti o svoji odločitvi o uporabi te oblike povračila in ji po potrebi predložiti prvi zahtevek za plačilo, v zvezi s katerim je bila uporabljena ta pavšalna stopnja.

3.4.2 Zahtevki za plačilo in povračila

Od obračunskega leta, ki se je začelo 1. julija 2019, so podlaga za uporabo te pavšalne stopnje odhodki, v zvezi s katerimi so bila opravljena preverjanja upravljanja po začetku veljavnosti Delegirane uredbe (EU) 2019/1867 (tj. po 9. novembru 2019). odhodki, v zvezi s katerimi so bila preverjanja upravljanja končana pred 9. novembrom 2019, so izključeni iz te podlage. Ta presečni datum (9. november 2019) se ne nanaša na datum za predložitev zahtevka za plačilo Komisiji. V primeru EKSRP so podlaga za uporabo te pavšalne stopnje odhodki, v zvezi s katerimi so bili opravljeni upravni pregledi in ki so bili Komisiji prijavljeni od kmetijskega proračunskega leta, ki se je začelo 16. oktobra 2019, ali od katerega koli naslednjega kmetijskega proračunskega leta.

Če so bili zneski v skladu s členom 137(2) uredbe o skupnih določbah izključeni iz računovodskih izkazov, ker so se še ocenjevali, se lahko vključijo v poznejši zahtevek za plačilo in v podlago za izračun pavšalne stopnje, če je ocena pozitivna, (dodatna) preverjanja opravljanja pa so bila opravljena po 9. novembru 2019.

Države članice morajo biti zmožne dokazati, da se pavšalna stopnja uporablja le za odhodke, ki izpolnjujejo te pogoje. To bi lahko storile v informacijskem sistemu organa upravljanja in/ali plačilne agencije.

Lahko se zgodi, da en zahtevek za plačilo vsebuje odhodke, v zvezi s katerimi so bila preverjanja upravljanja opravljena po 9. novembru 2019 (podlaga za uporabo pavšalne stopnje za tehnično pomoč), in odhodke, v zvezi s katerimi so bila preverjanja upravljanja do tega datuma že zaključena. V sistemu SFC se ne razlikuje med takimi odhodki. Države članice so odgovorne, da zagotovijo, da se pavšalna stopnja uporablja samo za pravilno določeno osnovo, da spremljajo zneske tehnične pomoči, vključene v zahtevek za plačilo, in da preprečijo dvojno financiranje. Ena od možnih rešitev je, da se predložita dva ločena zahtevka za plačilo, da se zagotovi jasna revizijska sled.

Komisija bo povrnila zneske iz zahtevkov za plačilo, vključno z zneski, ki jih je organ upravljanja ali plačilna agencija izračunala z uporabo določene stopnje (4 % oziroma 6 %), enako kot vse druge zneske iz zahtevkov za plačilo.

Skupni znesek se lahko izplača enemu samemu upravičencu ali razdeli med več upravičencev v skladu z ureditvami na nacionalni ravni. Ne sme pa presegati praga v višini 4 % (oziroma 6 %). Pravila Unije ne vključujejo zahteve po utemeljitvi razdelitve.

Metoda povračila se lahko uporabi tudi pri programih, financiranih iz več skladov, tudi če se za prednostno nalogo ali prednostne naloge, na katerih temeljijo odhodki, zagotovi podpora iz sklada, ki ni sklad, ki podpira prednostno nalogo tehnične pomoči.

3.4.3 Vpliv pavšalne stopnje na dodelitev tehnične pomoči v okviru operativnega programa/programa razvoja podeželja

Stopnja, določena v Delegirani uredbi Komisije (EU) 2019/1867, se bo uporabljala v okviru meja dodelitve za tehnično pomoč v programu. To pomeni, da uporaba povračila tehnične pomoči na podlagi pavšalne stopnje ne vpliva na dodelitve za tehnično pomoč, določene v programih. V zvezi s tem morajo organi, pristojni za programe, pri odločanju o primernosti povračila tehnične pomoči na podlagi pavšalne stopnje za svoj program ustrezno upoštevati razpoložljivo dodelitev prednostnih nalog, ki niso prednostne naloge tehnične pomoči, na kateri temelji uporaba pavšalne stopnje, in razpoložljivo dodelitev prednostne naloge tehnične pomoči. Iz tega sledi:

—

če znesek tehnične pomoči, ki je bil dodeljen in še ni bil vključen v zahtevek za plačilo v okviru programa, znaša manj kot 4 % (oziroma 6 %) preostale dodelitve v programu, ki ni dodelitev tehnične pomoči:

—	se odhodki za tehnično pomoč povrnejo, dokler se ne izčrpa skupni znesek tehnične pomoči, dodeljen za operativni program. Povračil za tehnično pomoč, ki presega to dodelitev, ni;

—

če znesek tehnične pomoči, ki je bil dodeljen in še ni bil vključen v zahtevek za plačilo v okviru programa, znaša več kot 4 % (oziroma 6 %) preostale dodelitve v programu, ki ni dodelitev tehnične pomoči:

—

povračilo na podlagi pavšalne stopnje ne zagotavlja črpanja celotne dodelitve tehnične pomoči, saj bi se za povračilo odhodkov za tehnično pomoč uporabila samo pavšalna stopnja iz Delegirane uredbe (EU) 2019/1867 (te oblike povračila na podlagi pavšalne stopnje ni mogoče združiti s povračilom tehnične pomoči na podlagi realnih stroškov).

3.4.4 Revizijska sled in vpliv popravkov

Uporabljata se člen 125(4)(a) uredbe o skupnih določbah in člen 59 Uredbe (EU) št. 1306/2013. Organ upravljanja ali (v primeru EKSRP) plačilna agencija mora:

—	zagotoviti, da so bili vsi odhodki, ki niso odhodki za tehnično pomoč in se upoštevajo pri uporabi pavšalne stopnje, predmet preverjanj upravljanja po 9. novembru 2019, v primeru EKSRP pa, da so bili odhodki predmet upravnih pregledov in pred tem niso bili prijavljeni Komisiji, ter

—	zagotoviti pravilno uporabo pavšalne stopnje.

V primeru EKSRP je treba upravičenost upravičenca do tehnične pomoči vselej preveriti na podlagi člena 48(2)(a) Izvedbene uredbe (EU) št. 809/2014, da se zagotovi tudi skladnost z drugim pododstavkom člena 51(2) Uredbe (EU) št. 1305/2013.

Pri preverjanjih upravljanja in revizijah se ne preverjajo odhodki, ki jih je upravičenec imel ali plačal med izvajanjem operacij in so bili povrnjeni na podlagi te metode.

Da bi lahko organi upravljanja s spremljanjem preverjali, ali se tehnična pomoč izvaja v skladu s pravili programa in izpolnjuje kazalnike, vključene v program, se bodo v letna poročila o izvajanju še naprej vključevale informacije o izvajanju tehnične pomoči, o katerih se lahko razpravlja v odborih za spremljanje.

Znižanja odhodkov, ki so podlaga za izračun pavšalne stopnje, po uporabi finančnih popravkov bodo vplivala na izračun pavšalne stopnje, zaradi česar se bo podpora za tehnično pomoč sorazmerno zmanjšala.

POGLAVJE 4

Določitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

V členu 67(5) uredbe o skupnih določbah je določenih več metod za izračun poenostavljenih stroškov: nekatere od njih temeljijo na statističnih ali obstoječih podatkih, druge pa na podatkih o upravičencih ali elementih, vključenih v uredbo. Po spremembi uredbe o skupnih določbah v skladu z uredbo omnibus je bil uveden nov način za določitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov za sklade ESI: predlog proračuna. Ta metoda temelji na členu 14(3) uredbe o ESS, v skladu s katerim so lahko organi upravljanja že pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus za vsak primer posebej (za posamezno operacijo, ki jo podpira ESS) določili možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s sklicevanjem na predlog proračuna (36).

Pri določanju možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je pomembno, da se zagotovi ustrezno dokumentiranje uporabljene metodologije.

4.1 Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je treba določiti vnaprej (37)

V skladu s členom 125(3)(c) uredbe o skupnih določbah mora organ upravljanja zagotoviti, da se upravičencu da na voljo dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo za vsako operacijo. V tem dokumentu je treba navesti natančne zahteve za utemeljitev prijavljenih odhodkov ter specifične učinke ali rezultate, ki jih je treba doseči.

Zato je treba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov opredeliti vnaprej. Kot je navedeno v členu 67(6) uredbe o skupnih določbah, je treba metodo, ki se uporablja za določanje poenostavljenih stroškov, vključiti najpozneje v dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo. Ustrezne metode in pogoje je treba vključiti v pravila programa o upravičenosti.

Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je treba opredeliti vnaprej, njihovo uporabo pa navesti v razpisih za zbiranje predlogov, naslovljenih na morebitne upravičence, da se zagotovi spoštovanje načela preglednosti in enakega obravnavanja. Poleg tega se je treba izogibati retroaktivni uporabi za operacije, ki se že izvajajo na podlagi realnih stroškov, saj ob taki uporabi morda ni mogoče zagotoviti enakega obravnavanja upravičencev.

Po določitvi standardnih lestvic stroškov na enoto in pavšalne stopnje ali zneska (v primeru pavšalnih zneskov) se zneski ne smejo spremeniti med izvajanjem operacije ali po njej zaradi povišanja stroškov ali premajhne uporabe razpoložljivega proračuna, razen če ni v razpisu za zbiranje predlogov izrecno navedena prilagoditev po določenem času (38) (npr. pri večletnih operacijah je lahko predvidena prilagoditev po določenem času, povezana z inflacijo).

V primeru večletnih operacij je račune in ustrezne dejavnosti operacije izjemoma mogoče poravnati po izvedbi prvega dela operacije, nato pa za preostali del/obdobje operacije uvesti možnost financiranja po pavšalni stopnji, standardnih lestvic stroškov na enoto ali pavšalnih zneskov. V takih primerih bi bilo treba obdobje, za katero se prijavijo realni stroški, jasno ločiti od obdobja, za katero se stroški prijavijo na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, da se prepreči dvakratno prijavljanje stroškov projekta.

4.2 Poštena, pravična in preverljiva metoda izračuna (39)

4.2.1 Splošna načela

4.2.1.1 Izračun mora biti pošten

Izračun mora biti razumen, tj. temeljiti mora na resničnosti, ne sme biti pretiran ali previsok. Če je izračun določene standardne lestvice stroškov na enoto v preteklosti znašal med 1 EUR in 2 EUR, Komisija ne pričakuje lestvice v višini 7 EUR. S tega stališča bo zelo pomembna metoda, uporabljena za določitev stroška na enoto, pavšalne stopnje ali pavšalnega zneska. Organ upravljanja mora biti sposoben pojasniti in utemeljiti svoje odločitve. V „idealno“ pošteni metodi izračuna bi se lahko stopnje prilagodile posebnim pogojem ali potrebam. Na primer izvedba projekta v bolj oddaljeni regiji je lahko zaradi višjih stroškov prevoza dražja kot v osrednji regiji; ta element bi bilo treba upoštevati pri odločanju o pavšalnem znesku ali stopnji, ki naj bi se uporabila za podobna projekta v takih dveh regijah.

4.2.1.2 Izračun mora biti pravičen

Bistvo pojma „pravičen“ je, da nekateri upravičenci ali operacije nimajo prednosti pred drugimi. Z izračunom standardnih lestvic stroškov na enoto, pavšalnega zneska ali pavšalne stopnje je treba zagotoviti enako obravnavo upravičencev in/ali operacij. Morebitne razlike v zneskih ali stopnjah morajo biti objektivno utemeljene, tj. temeljiti morajo na objektivnih značilnostih upravičencev ali operacij.

4.2.1.3 Izračun mora biti preverljiv:

Določitev pavšalnih stopenj, standardnih lestvic stroškov na enoto ali pavšalnih zneskov mora temeljiti na dokumentarnih dokazilih, ki jih je mogoče preveriti (40). Organ upravljanja mora biti sposoben dokazati podlago, na kateri so se določile možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Ključno je, da se zagotovi spoštovanje načela dobrega finančnega poslovodenja.

Organ, ki določi možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov, mora dokumentirati vsaj:

—	opis metode izračuna, vključno s ključnimi koraki izračuna,

—	vire podatkov, ki so se uporabili pri analizi in izračunih, vključno z oceno ustreznosti podatkov za predvidene operacije in oceno kakovosti podatkov,

—	sam izračun za določitev vrednosti možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

4.2.2 Metodologije v praksi

Uredba o skupnih določbah določa več možnosti, ki izpolnjujejo merila poštenosti, pravičnosti in preverljivosti.

4.2.2.1 Uporaba „statističnih“ podatkov, strokovne presoje ali drugih objektivnih informacij (člen 67(5)(a)(i))

—	Statistični podatki se lahko pridobijo od nacionalnih statističnih uradov, Eurostata ali drugih zanesljivih virov.

—	Pogost vir statističnih podatkov je tudi statistična analiza podatkov iz preteklosti (o projektih ali operacijah, financiranih iz sklada ESI ali različnih virov).

—

Druge objektivne informacije so lahko na primer:

—	raziskave, tržne raziskave itd. (zagotoviti je treba ustrezno dokumentiranje),

—	stopnje povračil, ki se za potne stroške uporabljajo v državah članicah,

—	stopnje, določene na nacionalni/regionalni ravni (npr. cena šolskega kosila),

—	urne postavke, določene v nacionalni pogodbi o zaposlitvi,

—	podatki o plačilu za enakovredno delo.

—

Strokovna presoja temelji na specifičnem naboru meril in/ali strokovnem znanju na specifičnem področju znanja, uporabe ali proizvoda, posamezne discipline, panoge itd. Strokovno presojo, ki mora ustrezati specifičnim okoliščinam posameznega primera, je treba ustrezno dokumentirati. Strokovna presoja v uredbi o skupnih določbah ni opredeljena. Organi upravljanja določijo zahteve, ki morajo biti izpolnjene, da se lahko presoja šteje za strokovno, in preprečijo navzkrižje interesov.

—

Najvišjih vrednosti, kot so pragovi ali zgornje meje, določeni v nacionalnih pravilih, načeloma ni mogoče uporabiti pri določanju metode na podlagi člena 67(5)(a) uredbe o skupnih določbah (ali pri pripravi predloga proračuna – glej poglavje 4.3), razen če je mogoče dokazati, da pomenijo pošteno vrednost.

Rezultat teh metodologij se lahko uporabi za skupino operacij in upravičencev.

4.2.2.2 Uporaba specifičnih podatkov posameznih upravičencev (41) (člen 67(5)(a)(ii) in (iii) uredbe o skupnih določbah)

Metodologije, predstavljene v nadaljevanju, se uporabljajo za posamezne upravičence. Vendar so te metodologije za upravičence, ki bodo v programskem obdobju izvajali več projektov, poenostavljene, pri čemer se upoštevajo zahteve, povezane z uporabo specifičnih podatkov upravičencev.

(a)

Preverjeni obstoječi podatki posameznih upravičencev

Ta metoda temelji na zbiranju preteklih računovodskih podatkov upravičenca za dejanske nastale stroške za kategorije upravičenih stroškov, zajete z določeno možnostjo poenostavljenega obračunavanja stroškov. Ti podatki bi morali po potrebi zajemati samo stroškovni center ali oddelek upravičenca, povezan z operacijo. Pri tem se dejansko domneva, da na ravni upravičenca obstaja analitični računovodski sistem. Poleg tega to pomeni, da se vsak neupravičen odhodek izloči iz vsakega izračuna, ki podpira možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

Ko se organ upravljanja odloči uporabiti to metodo, mora opisati:

—	zajete kategorije stroškov,

—	uporabljeno metodo izračuna,

—

trajanje niza, ki naj bi se pridobil: pridobiti je treba računovodske podatke za obdobje vsaj treh let, da se lahko ugotovijo kakršne koli možne izjemne okoliščine, ki bi lahko vplivale na dejanske stroške v določenem letu, ter gibanja v zneskih stroškov. Triletno referenčno obdobje je treba uporabiti zaradi upoštevanja letnih nihanj. Uporaba podatkov, ki zajemajo obdobje, krajše od treh let, je lahko sprejemljiva, če lahko organ upravljanja dokaže, da je utemeljena. Na primer, če je bil vzpostavljen nov program in so na voljo samo podatki za dve leti, lahko ti podatki zadostujejo; če podatkov za obdobje treh let ni, so morda sprejemljivi podatki za obdobje dveh let, odvisno od okoliščin primera. Vendar je treba to oceniti za vsak primer posebej,

—	referenčni znesek, ki naj bi se uporabil, na primer povprečni stroški v referenčnem obdobju ali stroški, kot so evidentirani v zadnjih letih,

—	morebitne prilagoditve, potrebne za posodobitev referenčnega zneska. Prilagoditve se lahko uporabijo, da se stroški iz preteklih let posodobijo glede na sedanje cene.

(b)

Uporaba običajnih praks stroškovnega računovodstva posameznih upravičencev

Običajne prakse stroškovnega računovodstva so prakse, ki jih upravičenec uporabi za obračun vseh svojih običajnih vsakodnevnih dejavnosti in finančnih sredstev (vključno s tistimi, ki niso povezane s podporo EU). Te metode morajo biti skladne z nacionalnimi računovodskimi pravili in standardi. Pri tem trajanje njihove uporabe ni odločilno. Računovodska metoda ni „običajna“, če je bila prilagojena posamezni operaciji ali skupini operacij, na primer tistih, za katere se zagotavlja podpora EU, in se razlikuje od računovodskih metod, ki se uporabljajo v drugih primerih.

Pomembno je, da se razlikuje med dejanskimi stroški in stroški, določenimi glede na običajne prakse stroškovnega računovodstva posameznih upravičencev.

Dejanski stroški torej pomenijo čim natančneje izračunane stroške („dejanski stroški upravičenca“) v času trajanja operacije. Na primer za urne stroške za osebje se lahko kot imenovalec uporabijo standardne ure (glej na primer 1 720 ur v oddelku 3.2.2), medtem ko se za števec za izračun „dejanskih stroškov“ uporabijo skupni upravičeni stroški za osebje za vsako posamezno osebo, dodeljeno ukrepu.

Urni strošek, ki temelji na praksah stroškovnega računovodstva upravičenca, bi se lahko izračunal na podlagi povprečja stroškov plačila za delo večje skupine zaposlenih. To povprečje je običajno plačni razred ali kakšen podoben ukrep, ki približno ustreza bruto stroškom za zaposlene, lahko pa se opravi tudi primerjava v stroškovnem centru ali oddelku (povezanem z operacijo), v katerem so lahko bruto stroški za zaposlene v skupini zaposlenih precej različni.

Da bi se zagotovilo enako obravnavanje upravičencev in da nepovratna sredstva ne bi zajemala neupravičenih stroškov, je treba v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo in v skladu s katerim lahko upravičenci uporabijo svoje prakse stroškovnega računovodstva, določiti minimalne pogoje. Z navedenimi pogoji naj bi se zagotovilo, da se s praksami stroškovnega računovodstva v teoriji in praksi omogoči pošten in pravičen sistem. To pomeni, da na ravni upravičenca obstaja sprejemljiv analitični računovodski sistem. Poleg tega to pomeni, da se vsak neupravičen odhodek izloči iz izračuna.

(c)

Skupne zahteve za uporabo specifičnih podatkov posameznih upravičencev

Organ upravljanja mora preveriti specifične podatke posameznih upravičencev za vsak primer posebej. To je treba storiti najpozneje ob pripravi dokumenta, v katerem so določeni pogoji za podporo upravičencu. Glede na zagotovilo, ki ga organ upravljanja pridobi iz sistema notranjega upravljanja in nadzora upravičenca, je morda potrebno, da specifične podatke upravičenca potrdi zunanji revizor ali – v primeru javnih organov – pristojni in neodvisen računovodja, da bi se zagotovila zanesljivost referenčnih podatkov, ki jih uporabi organ upravljanja. Obstoječi podatki se lahko potrdijo v okviru obvezne revizije ali pogodbenih revizij. Zunanji revizor ali neodvisni računovodja bi za vsako tako potrjevanje potreboval poglobljeno znanje o uredbah o skladih ESI, na primer v zvezi z revizijsko sledjo, upravičenostjo osnovnih stroškov in pravom, ki se uporablja. Zato se lahko za pomoč v tem postopku k sodelovanju povabi revizijski organ.

Kadar se na primer šteje, da je tveganje napak ali nepravilnosti v obstoječih računovodskih podatkih majhno, lahko metoda izračuna temelji tudi na podatkih, ki jih ni predhodno potrdil revizor. Organ upravljanja bi moral biti sposoben objektivno dokazati, da je tveganje dejansko majhno, ter pojasniti, zakaj meni, da je računovodski sistem upravičenca zanesljiv, popoln in točen.

4.3 Predlog proračuna

Kot je navedeno v členu 67(5)(aa) uredbe o skupnih določbah od začetka veljavnosti uredbe omnibus in členu 14(3) različice uredbe o ESS, ki se je uporabljala do začetka veljavnosti uredbe omnibus, se lahko možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov določijo tudi v predlogu proračuna. Organ upravljanja ali odbor za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja lahko uporabi predlog proračuna, da določi stroške na enoto, pavšalne zneske ali pavšalne stopnje za povračilo upravičencem.

Predlog proračuna je treba pripraviti za vsak primer posebej, organ upravljanja pa ga mora predhodno odobriti za operacije, pri katerih javna podpora ne presega 100 000 EUR. Ta znesek je treba obravnavati kot največjo javno podporo, ki se bo upravičencu izplačala za celotno operacijo, kot je določeno v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo upravičencu.

Ta možnost je namenjena olajšanju obvezne uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov za majhne operacije (glej tudi člen 67(2a) uredbe o skupnih določbah). Ta metoda dejansko omogoča, da se izračunajo nekateri poenostavljeni stroški, če je operacija zelo specifična. Predlog proračuna se uporabi tudi za izračun posebnih možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, povezanih s to operacijo ali projektom. Organ upravljanja mora dokument, ki vsebuje proračun, arhivirati kot dokazilo za utemeljitev uporabljenih možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Preverjanje upravljanja operacije ali projekta bo temeljilo le na vrsti uporabljenih možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ne na samem proračunu.

Organ upravljanja mora predhodno oceniti proračun na isti podlagi, kot se uporabi za oceno proračuna ob uporabi realnih stroškov. V zvezi s tem je zelo priporočljivo, da organi upravljanja določijo parametre ali najvišje ravni stroškov, s katerimi se primerjajo vsaj najpomembnejši načrtovani stroški. Če takih parametrov ali najvišjih ravni stroškov ne bi bilo, bi organi upravljanja težko zagotavljali enako obravnavanje in spoštovanje načela dobrega finančnega poslovodenja. Organu upravljanja pri oceni proračuna ne bo treba primerjati predloga podrobnega proračuna, ki ga je predlagal morebitni upravičenec, s primerljivimi operacijami, čeprav se to priporoča.

Organ upravljanja lahko določi tudi minimalne referenčne vrednosti za kakovost pričakovanih rezultatov.

Organ upravljanja mora dokazati svojo oceno predloga proračuna ter jo arhivirati skupaj s povezanimi dokazili. Predlog proračuna ni del dokumenta, ki ga sestavita organ upravljanja in upravičenec ter v katerem so določeni pogoji za podporo (sporazum o nepovratnih sredstvih).

Če isti upravičenec večkrat prejme podporo, je priporočljivo primerjati predlog podrobnega proračuna in prejšnje podprte operacije.

Primer uporabe predloga proračuna: upravičenec namerava zaradi predstavitve novih orodij izvajanja organizirati seminar za 50 udeležencev.

Osebje porabi čas za načrtovanje in organizacijo seminarja, najame se prostor za seminar, nekaj govornikov je iz tujine, zapisnik seminarja pa je treba objaviti. Nastanejo pa tudi posredni stroški za osebje (za računovodstvo, direktorja itd.) ter stroški za elektriko, telefon, podporo IT itd.

Predlog proračuna je naslednji (42):

Skupni neposredni stroški	45 000 EUR
Neposredni stroški za osebje	30 000 EUR
Stroški najema prostora	4 000 EUR
Potni stroški	5 000 EUR
Prehrana	1 000 EUR
Obveščanje javnosti	5 000 EUR
Skupni posredni stroški	7 000 EUR
Posredni stroški za osebje	4 000 EUR
Stroški za elektriko, telefon	3 000 EUR

O tem predlogu proračuna razpravljata in se o njem dogovorita organ upravljanja in upravičenec. Izračun možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov bo temeljil na teh podatkih.

Organ upravljanja bi se lahko odločil, da bo znesek nepovratnih sredstev izračunal na podlagi stroškov na enoto, ki temeljijo na številu udeležencev seminarja: strošek na enoto = 52 000 EUR / 50 = 1 040 EUR na udeleženca.

V dokumentu, ki ga sestavita organ upravljanja in upravičenec ter v katerem so določeni pogoji za podporo, je treba opredeliti standardno lestvico stroškov na enoto (kaj je udeleženec), največje (najmanjše) število udeležencev, način, kako bi moralo biti utemeljeno, in povezani strošek na enoto (1 040 EUR).

Poleg tega se lahko pavšalne stopnje iz členov 68, 68a in 68b uredbe o skupnih določbah uporabijo za določitev ustreznih kategorij stroškov v predlogu proračuna.

Dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo, vsebuje sklic na člen 14(3) uredbe o ESS (za sporazume o nepovratnih sredstvih, podpisane pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus) ali člen 67(5)(aa) uredbe o skupnih določbah (za sporazume o nepovratnih sredstvih, podpisane po začetku veljavnosti uredbe omnibus).

Primer (EKSRP): uporaba predloga proračuna v primeru LEADER

Lokalna akcijska skupina izbere projekt na področju biogospodarstva, ki ga je predložila NVO in katerega cilj je uporaba lesnih odpadkov za proizvodnjo energije v zgradbah.

Z nepovratnimi sredstvi se bodo krili naslednji ukrepi: (1) ozaveščanje (kot so sestanki, promocijsko gradivo), (2) študija izvedljivosti, (3) pilotni projekt, vključno z naložbo v naprave za bioplin, ter (4) usklajevanje projekta.

Lokalna akcijska skupina se zaradi narave operacije (integriran projekt, ki obsega najrazličnejše dejavnosti in pri katerem stroškov ni enostavno količinsko opredeliti na podlagi standardnih lestvic stroškov na enoto) odloči, da bo uporabila ureditev pavšalnega zneska. Da bi izračunala pavšalni znesek, bo preverila podrobni predlog proračuna, ki ga je skupaj z vlogo predložila NVO. V tem predlogu proračuna so prikazani ocenjeni stroški za vse kategorije stroškov, potrebnih za izvedbo štirih ukrepov projekta. Pred določitvijo pavšalnega zneska (v tem primeru zneska v višini 45 000 EUR) bo lokalna akcijska skupina ocenila razumnost teh zneskov (ali skupnih zneskov) na podlagi razpoložljivih metod (npr. primerjave s podatki iz preteklosti o programu ali upravičencu, tržne raziskave, strokovne presoje lokalne akcijske skupine) in jih bo po potrebi prilagodila. Lokalna akcijska skupina se lahko odloči, da bo vključila mejnik in tako razdelila plačilo na dva dela: 25 000 EUR za ukrepe za ozaveščanje in študijo ter 20 000 EUR za pilotni projekt.

V dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, je treba jasno navesti ukrepe, potrebne za posamezno plačilo, in dokazila (npr. seznami udeležencev, rezultati študije, fotografija naprave za bioplin itd.). Če bodo ukrepi izvedeni, dokazila pa predložena, se bo znesek v višini 45 000 EUR ob zaključku štel za upravičene stroške. Dokazilo, potrebno za izplačilo nepovratnih sredstev (ki ga je treba nato arhivirati), bo dokaz, da so bili ukrepi za ozaveščanje, študija in pilotni projekt izvedeni.

Če se bo izvedla le ena od faz projekta (npr. ozaveščanje in študija), se bo znesek nepovratnih sredstev omejil le na ta del (25 000 EUR), in sicer glede na dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo.

4.3.1 Uporaba predloga proračuna v drugih skladih kot metoda za določitev stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnih stopenj pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus

Pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus je bila uporaba predloga proračuna kot specifična metoda določena le za ESS za operacije, pri katerih javna podpora ne presega 100 000 EUR (člen 14(3) uredbe o ESS).

Drugi skladi ESI pa so lahko uporabili predlog proračuna za utemeljitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, če se je predlog proračuna štel za objektivno informacijo za namene člena 67(5)(a)(i) uredbe o skupnih določbah in če so bila upoštevana ustrezna pravila za posamezne sklade.

Od začetka veljavnosti uredbe omnibus se lahko predlog proračuna v skladu s členom 67(5)(aa) uporablja za vse sklade ESI kot metoda za operacije, pri katerih javna podpora ne presega 100 000 EUR.

4.4 Uporaba standardnih lestvic stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnih stopenj z drugih področij

Iz drugih politik Unije

Člen 67(5)(b) uredbe o skupnih določbah

Glavni cilj te metode je uskladiti pravila med politikami Unije. S tem naj bi se pojasnilo, da državi članici v primeru, da je Komisija v okviru politike EU že razvila poenostavljene stroške za določeno vrsto upravičenca in operacije, ni treba podvojiti teh prizadevanj v okviru politik skladov ESI, temveč lahko ponovno uporabi metodo in njene rezultate v zvezi z možnostmi poenostavljenega obračunavanja stroškov v okviru drugih politik Unije.

Vse veljavne metode v okviru drugih politik Unije bi se lahko uporabile za podobne operacije in upravičence. Metode, ki so se uporabljale v preteklosti in so bile opuščene, niso sprejemljive. Če se metoda v okviru drugih politik Unije med programskim obdobjem spremeni, je treba enako spremembo uporabiti pri projektih, ki jih podpirajo skladi ESI in so bili izbrani po spremembi.

Organ upravljanja mora pri uporabi obstoječe metode EU zagotoviti in dokumentirati:

—	da se ponovno uporabi celotna metoda (npr. opredelitev neposrednih/posrednih stroškov, upravičeni odhodki, področje uporabe, posodobitve) in ne le njeni rezultati (stopnja v višini X %),

—	da se metoda uporablja za podobne vrste operacij in upravičencev,

—	sklic na metodo, ki se uporablja v drugih politikah EU.

Točka (c) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah

V členih 20 in 21 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 480/2014 (43) so določena dodatna pravila o uporabi pavšalnih stopenj za izračun posrednih stroškov na podlagi metod, ki se uporabljajo v okviru drugih politik Unije, in področje njihove uporabe v skladih ESI na podlagi uredbe o skupnih določbah:

—

Za operacije na področju raziskav in inovacij: V delegirani uredbi so opredeljene operacije, za katere se lahko uporabi pavšalna stopnja v višini 25 % za posredne stroške iz programa Obzorje 2020 (44). To pomeni, da je treba uporabiti vse ustrezne elemente metodologije za uporabo pavšalne stopnje za program Obzorje 2020. Iz stroškov, na podlagi katerih se uporabi stopnja za izračun upravičenih zneskov (izključenih iz stroškov vrste 1), je treba izključiti neposredne stroške za oddajanje naročil podizvajalcem in stroške sredstev, ki so jih zagotovile tretje osebe in se ne uporabljajo v prostorih upravičenca, ter finančno podporo tretjim osebam. Ker je za program Obzorje 2020 določena pavšalna stopnja v višini 25 % (ne do 25 %), organ upravljanja na podlagi točke (c) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah ne more uporabiti pavšalne stopnje, nižje (ali višje) od 25 %.

—	V delegirani uredbi so navedene tudi operacije, podobne tistim v okviru programa LIFE, pri katerih bi se lahko uporabila pavšalna stopnja v višini 7 % neposrednih stroškov, kot je določena v členu 124(4) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (45).

V obeh primerih je treba v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, navesti sklic na delegirano uredbo in ustrezni člen. Poleg tega bi se lahko kot podlaga za uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v skladu s členom 68(c) uredbe o skupnih določbah uporabile tudi druge politike Unije, ki niso navedene v delegirani uredbi.

Iz programov za nepovratna sredstva, ki jih v celoti financirajo države članice (46)

Načelo je enako kot pri možnostih, ki se uporabljajo v politikah Unije (glej besedilo zgoraj). Namesto metod v okviru politik Unije pa se uporabijo nacionalne metode za možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki se uporabljajo v okviru nacionalnih programov podpore (kot so šolnine, dnevnice), se lahko uporabijo brez dodatnih izračunov. Uporabljene nacionalne metode ne bodo predmet revizije; pri revizijah se oceni le, ali je izbrana metoda ustrezno utemeljena in kako se uporablja

Vse veljavne nacionalne metode se lahko uporabljajo za podobne operacije in upravičence, ki jih podpirajo skladi ESI, če se te metode uporabljajo tudi za operacije, ki se v celoti podpirajo z nacionalnimi sredstvi. Na primer operacija v podporo vajeništvom, ki se v celoti financira z nacionalnimi/regionalnimi sredstvi, se lahko šteje za nacionalno shemo.

Če se metoda med programskim obdobjem spremeni, je treba uporabiti enako spremembo, vendar le za projekte, ki jih podpirajo skladi ESI in so bili izbrani na podlagi razpisov, objavljenih po spremembi.

Poleg tega se nacionalne metode, ki so bile opuščene, ne smejo uporabljati. Če se metoda med programskim obdobjem spremeni/opusti, je treba uporabiti enako spremembo, vendar le za projekte, ki jih podpirajo skladi ESI in so bili izbrani na podlagi razpisov, objavljenih po spremembi/opustitvi. Če pa se metoda med programskim obdobjem opusti, se lahko uporabi le za projekte, ki jih podpirajo skladi ESI in so bili izbrani na podlagi razpisov, objavljenih pred opustitvijo.

Uporabijo se lahko tudi regionalne ali druge lokalne metode izračuna, vendar jih je običajno treba uporabiti za geografsko območje, na katerem se že uporabljajo.

Ob ponovni uporabi obstoječe nacionalne metode mora organ upravljanja zagotoviti in dokumentirati iste informacije, kot se zahtevajo ob ponovni uporabi metode EU, in sicer:

—	da se ponovno uporabi celotna metoda (npr. upravičeni odhodki, področje, kadar je primerno) in ne le njeni rezultati (pavšalni znesek v višini X EUR),

—	da se običajno uporablja za isto ali manjše geografsko območje (če se metodologija uporablja samo v eni regiji, se lahko v skladu s tem ponovno uporabi v zadevni regiji, ne pa v drugi regiji te države članice, v kateri se nacionalna metodologija ne uporablja),

—	da se metoda uporablja za podobne vrste operacij in upravičencev,

—	sklic na metodo in utemeljitev, da se ta metoda uporablja za operacije, podprte z nacionalnimi viri.

Pavšalne stopnje iz obdobja 2007–2013

Pavšalne stopnje za izračun posrednih stroškov, določene v obdobju 2007–2013, ki so jih ocenile in odobrile službe Komisije, se lahko še naprej uporabljajo v obdobju 2014–2020. Kadar tekoči program ESS ali ESRR uporablja enak sistem in še naprej podpira enake vrste operacij na istem geografskem območju, bodo službe Komisije štele, da je predhodna odobritev za obdobje 2007–2013 z dopisom, ki ga podpiše ustrezni generalni direktorat, veljavna tudi za obdobje 2014–2020. Za vsako spremembo odobrene metodologije bi bila pristojna država članica.

Kako presoditi, ali so vrste operacij in upravičencev podobne?

V skladu s členom 67(5)(b) in (c) uredbe o skupnih določbah lahko država članica ponovno uporabi obstoječe metode izračuna ter ustrezne stroške na enoto, pavšalne zneske in pavšalne stopnje, ki se uporabljajo za podobne vrste operacij in upravičencev. Kaj pomeni podobnost operacij in/ali upravičencev, v uredbi o skupnih določbah ni navedeno. Organ upravljanja mora presoditi, ali je pogoj podobnosti v posameznem primeru izpolnjen. Na primer neka operacija in z njo povezan upravičenec, ki sta že upravičena v okviru nekega programa, se lahko štejeta za podobna zadevnima operaciji in upravičencu, metoda izračuna in ustrezni stroški na enoto/pavšalne stopnje/pavšalni zneski iz navedenega programa pa se lahko ponovno uporabijo pri zadevni operaciji. Splošno načelo je, da je treba upoštevati vse elemente metode, ki bi lahko vplivali na strošek na enoto/pavšalni znesek/pavšalno stopnjo. Preučiti je treba vsak primer posebej.

4.5 Uporaba stopenj iz uredbe o skupnih določbah ali pravil za posamezne sklade

Člen 67(5)(d) uredbe o skupnih določbah

V uredbi o skupnih določbah in uredbah za posamezne sklade so določene številne specifične pavšalne stopnje. Namen je zagotoviti pravno varnost in zmanjšati začetno delovno obremenitev ali potrebo po razpoložljivih podatkih za vzpostavitev sistema pavšalnih stopenj, saj izračun za določitev stopenj, ki se uporabljajo, ni potreben. Vendar take metode niso primerne za vse vrste operacij.

Pavšalna stopnja iz točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah, ki se uporablja za pet skladov ESI, je najvišja stopnja. Države članice lahko to ali nižjo stopnjo uporabijo brez posebnega izračuna. Če pa se organ upravljanja odloči, da ne bo uporabil iste stopnje za vse upravičence v okviru razpisa za zbiranje predlogov, mora biti sposoben dokazati, da je spoštoval načelo enakega obravnavanja in nediskriminacije.

4.6 Poznejša prilagoditev pavšalnih stopenj, pavšalnih zneskov in standardnih lestvic stroškov na enoto

Člen 67 uredbe o skupnih določbah ne vsebuje nobene določbe o prilagoditvi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Prilagoditev torej ni obvezna. Vseeno pa se priporoča, da organ upravljanja prilagodi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ob začetku novega razpisa za zbiranje predlogov ali jih prilagaja v rednih presledkih zaradi upoštevanja indeksacije ali ekonomskih sprememb, npr. stroškov energije, višin plač itd. Komisija predlaga, da se v metodologijo vključijo nekatere samodejne prilagoditve (npr. na podlagi inflacije ali gibanja plač). Tako možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov ostane zanesljiv približek realnih stroškov.

Prilagojene zneske je treba uporabljati le za projekte ali faze projektov, ki se bodo izvajali v prihodnosti, ne pa za nazaj. Za večletne operacije se lahko v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, predvidi letna prilagoditev.

Organ upravljanja za vsako revizijo potrebuje ustrezna dokazila za utemeljitev prilagojenih stopenj ali zneskov.

4.7 Posebne metode za določanje zneskov, uvedenih v skladu s pravili za posamezne sklade

Člen 67(5)(e) uredbe o skupnih določbah

Uredbe za posamezne sklade lahko določajo dodatne metode. Pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus je bila v skladu s členom 14(2) uredbe o ESS določena pavšalna stopnja v višini do 40 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje za kritje preostalih upravičenih stroškov operacije. Z uredbo omnibus je bil ta člen črtan in nadomeščen s členom 68b uredbe o skupnih določbah (glej oddelek 3.1.2.3).

POGLAVJE 5

Posledice za revizijo in nadzor

5.1 Potreba po skupnem pristopu k reviziji in nadzoru

Za možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je treba predhodno določiti približek stroškov, na primer na podlagi preteklih ali statističnih podatkov. Ker so možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov povprečni ali srednji zneski ali rezultat drugih statistično zanesljivih metodologij, je zanje značilno, da lahko v omejenem obsegu pomenijo čezmerno ali prenizko nadomestilo za stroške, ki so jih upravičenci dejansko imeli in plačali. Vendar je to v skladu s pravili, ki se uporabljajo, sprejemljivo, saj se šteje, da so možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, določene s pravilno metodologijo, zanesljiv približek realnih stroškov; kakršno koli tako čezmerno nadomestilo ne pomeni dobička.

Kadar se uporabijo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, nadzor in revizije ne vključujejo naknadnega pregleda računov in zneskov, ki so jih plačali upravičenci, ampak pregled skladnosti metodologije za predhodno določitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s pravili, ki se uporabljajo, in njene pravilne uporabe.

V tem poglavju je opisan pristop za preverjanja upravljanja in revizije možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Države članice so pozvane tudi k upoštevanju ključnih zahtev, ki so jih skupaj oblikovali ERS in službe Komisije, pristojne za sklade ESI, ter ki veljajo za vse organe, ki uporabljajo in pregledujejo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov (47).

Nacionalni organi so pozvani, da pri preverjanju in reviziji možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporabljajo skupen pristop, da se zagotovi enotna obravnava pri oblikovanju sklepov o zakonitosti in pravilnosti prijavljenih odhodkov.

5.2 Vloga revizijskega organa pri oblikovanju možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

Zelo priporočljivo je, da nacionalni revizorji opravijo predhodno oceno zasnove možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov in zagotovijo rezultat svoje ocene pred izvajanjem. Za opredelitev metodologije možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov in njenih parametrov je izključno pristojen organ upravljanja, vendar se s predhodno oceno in potrditvijo te metodologije ter povezanega izračuna, ki ju opravi revizijski organ ali (za EKSRP) certifikacijski organ, precej poveča kakovost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, pri čemer je treba upoštevati načelo ločevanja nalog iz člena 72(b) uredbe o skupnih določbah.

Revizorji z zagotovitvijo take ocene opravljajo svetovalno storitev, ki ne ovira njihove nepristranskosti, ko pozneje opravljajo revizijo stroškov, prijavljenih med izvajanjem na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Če je predhodna ocena skladnosti dovolj podrobna in vpeta v ustrezno opredeljen okvir, sklep revizijskega ali certifikacijskega organa pa pozitiven (tj. uradna potrditev metodologije možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov), lahko revizijski ali certifikacijski organ uporabi rezultat svoje ocene pri prihodnjih revizijah (za zagotovilo), ko se opravi vzorčenje operacij v primeru uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

Prednost tega pristopa za program je, da zagotavlja zaželeno pravno varnost in pomaga preprečiti sistemske napake, ki bi lahko imele finančne posledice, če bi se odkrile šele med izvajanjem.

5.3 Splošni pristop k preverjanjem upravljanja in reviziji

V primeru uporabe poenostavljenih stroškov se pri revizijah in nadzoru, ki jih izvaja Komisija, ter nacionalnih revizijah in nadzoru zaradi ugotavljanja zakonitosti in pravilnosti odhodkov pregledajo pravilna zasnova metodologije, izračun stopenj ali zneskov (po potrebi) in njihova pravilna uporaba.

V uredbi omnibus je bil v delu, ki se nanaša na spremembe člena 125(4)(a) uredbe o skupnih določbah, pojasnjen obseg preverjanj, ki jih mora organ upravljanja opraviti v zvezi s stroški, povrnjenimi v skladu z možnostmi poenostavljenega obračunavanja stroškov. Tako je v členu 125(4)(a) uredbe o skupnih določbah navedeno, da organ upravljanja preveri, ali so bili sofinancirani proizvodi in storitve zagotovljeni in ali je operacija skladna z veljavnim pravom, z operativnim programom in s pogoji za njej namenjeno podporo.

Poleg tega je v členu 125(4)(a)(ii) uredbe o skupnih določbah navedeno, da so v primeru stroškov, povrnjenih na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, preverjanja upravljanja (in posledično revizije) usmerjena v preverjanje, ali so bili izpolnjeni pogoji za povračilo odhodkov upravičencu (npr. kot je določeno v sporazumu o nepovratnih sredstvih).

Za odhodke, povrnjene na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, zahteva po zagotovitvi sofinanciranih proizvodov in storitev iz člena 125(4) uredbe o skupnih določbah ne pomeni, da je treba pri revizijah preveriti ali zahtevati dokumentacijo o osnovnih stroških.

Za EKSRP je v členu 48(2)(d) Izvedbene uredbe (EU) št. 809/2014 določeno, da se pri upravnih pregledih preveri upravičenost stroškov operacije, vključno s skladnostjo s kategorijo stroškov ali metodo izračuna, ki se uporabi, če operacija ali njen del spada v člen 67(1)(b), (c) in (d) uredbe o skupnih določbah. Poleg tega v skladu z odstavkom 3(b) navedenega člena nastalih stroškov in izvedenih plačil ni treba preveriti, kadar se uporablja oblika ali metoda iz člena 67(1)(b), (c) in (d) uredbe o skupnih določbah.

Zato obseg preverjanj upravljanja in revizij v zvezi z odhodki za povračilo na podlagi metodologije možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov zajema učinke/rezultate za stroške na enoto in pavšalne zneske ter osnovne stroške v primeru financiranja po pavšalni stopnji. Preverjanja upravljanja in revizije ne zajemajo posameznih računov in specifičnih postopkov javnega naročanja, na katerih temeljijo odhodki, povrnjeni na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Zato se ti osnovni finančni dokumenti ali dokumenti o javnem naročilu ne bodo zahtevali za pregled zneskov (odhodkov), ki jih je imel in plačal upravičenec.

Revizija in nadzor se izvajata na dveh ravneh:

(1)	preverjanje pravilne določitve metode izračuna za določitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ter

(2)	preverjanje pravilne uporabe določenih stopenj in zneskov.

5.3.1 Preverjanje pravilne določitve metode izračuna za možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov

Na splošno se preverjanje metode izračuna opravi za program (ali dele programa) ali več programov v pristojnosti organa upravljanja ali posredniškega organa. Za možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki temeljijo na lastnih podatkih upravičencev v skladu s členom 67(5)(a)(ii) in (iii) ter (aa) uredbe o skupnih določbah, se navedeno preverjanje opravi za specifične upravičence.

V praksi revizijski organ preveri, ali je bila možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov določena v skladu z zahtevami za metode izračuna, določenimi v členu 67(5) uredbe o skupnih določbah, in ustreznimi določbami, ki so jih za tako možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov opredelili organi, pristojni za programe.

Ocena, ali je organ upravljanja metodologijo razvil na podlagi skrbno izvedenega analitičnega postopka, vključuje:

—	pregled, ali so informacije o metodi izračuna ustrezno dokumentirane, enostavno sledljive in se dosledno uporabljajo,

—	preverjanje, ali so stroški, vključeni v izračune, ustrezni in upravičeni,

—	preverjanje zanesljivosti/točnosti podatkov,

—	preverjanje obstoja vseh kategorij stroškov, zajetih z možnostjo poenostavljenega obračunavanja stroškov, ter

—	oceno podrobnega opisa korakov, izvedenih pri določanju možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

Revizija metode izračuna je osredotočena na preverjanje izpolnjevanja pogojev za določitev metodologije, ne na preučitev razlogov za izbiro ene metodologije namesto druge. Za izbiro metode je še naprej izključno pristojen organ upravljanja. Organ upravljanja mora voditi ustrezne evidence o določeni metodi izračuna in biti sposoben prikazati podlago, na kateri so bile določene pavšalne stopnje, standardne lestvice stroškov na enoto ali pavšalni zneski. Za evidence, ki se vodijo za dokumentiranje metode izračuna, se uporabljajo zahteve iz veljavnih uredb (členov 82, 87 in 88 Uredbe (EU) št. 1306/2013 za EKSRP ter člena 140 uredbe o skupnih določbah za druge sklade ESI).

V zvezi s pavšalnimi stopnjami, pavšalnimi zneski in stroški na enoto, ki so določeni v uredbi o skupnih določbah ali uredbah za posamezne sklade in pri katerih ni treba z izračunom določiti stopnje, ki se uporabi, so revizije osredotočene na opredelitev kategorij stroškov (npr. neposredni stroški, posredni stroški, neposredni stroški za osebje). Pravne podlage za to, da bi se zahtevali osnovni dokumenti za možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, določene v uredbi o skupnih določbah, ni (npr. v primeru uporabe točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah revizorji od upravičencev ne smejo zahtevati računov za realne stroške, da bi preverili, ali je upravičenec dejansko imel posredne stroške v višini 15 %).

5.3.2. Preverjanje pravilne uporabe metode

—

Pri uporabi pavšalne stopnje, stroška na enoto ali pavšalnega zneska ni treba utemeljiti realnih stroškov za kategorije odhodkov, ki jih zajemajo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, vključno z amortizacijo in prispevki v naravi, kadar je ustrezno. Prispevki v naravi iz člena 69(1) uredbe o skupnih določbah se lahko upoštevajo za izračun vrednosti pavšalne stopnje, standardne lestvice stroška na enoto ali pavšalnega zneska. Vendar pri uporabi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ni treba preveriti obstoja prispevkov v naravi in posledično niti tega, ali so izpolnjene določbe člena 69(1) uredbe o skupnih določbah.

—	Kot je navedeno zgoraj, se preverjanja metode izračuna na splošno opravijo na ravni organa upravljanja (odvisno od uporabljenih metod) ali posredniškega organa, medtem ko se pravilna uporaba določene metode preverja na ravni upravičenca.

5.3.2.1 Preverjanje pravilne uporabe pavšalnih stopenj

Preverjanje pravilne uporabe sistema financiranja po pavšalni stopnji vključuje preverjanje kategorij stroškov operacije, v zvezi s katerimi se uporabi pavšalna stopnja, tj. tako imenovanih „osnovnih stroškov“, ali njihovega izračuna, kadar se za njihovo določitev uporabijo druge možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Po potrebi vključuje tudi preverjanje drugih kategorij upravičenih stroškov, ki se ne upoštevajo v sistemu financiranja po pavšalni stopnji (tj. upravičenih stroškov, v zvezi s katerimi se ne uporabi pavšalna stopnja). Stroški, ki jih je upravičenec dejansko imel, ali povezana (finančna) dokazila za zneske, povrnjene na podlagi pavšalne stopnje, pa se ne pregledajo.

Nacionalni sistemi morajo zagotoviti jasno in nedvoumno opredelitev kategorij stroškov ali vnaprej določen seznam vseh kategorij upravičenih stroškov, na katerih temelji pavšalna stopnja (ter po potrebi drugih kategorij upravičenih stroškov).

Naloga revizorjev pri preverjanju pravilne uporabe pavšalnih stopenj je:

—

preučiti pravila programov v zvezi s to možnostjo in dogovore, sklenjene z upravičencem, da se preveri:

—	ali se pri pavšalni stopnji upoštevajo pravilne kategorije stroškov, tj. ali se nanaša na pravilno kategorijo in uporablja pravilno(-e) kategorijo(-e) upravičenih stroškov, na katerih temelji pavšalna stopnja,

—	ali je bil pavšalni odstotek pravilno uporabljen;

—

nadzorovati „osnovne stroške“, na primer odhodke, prijavljene na podlagi realnih stroškov, v zvezi s katerimi se uporabi pavšalna stopnja, da se preveri:

—	ali „osnovni stroški“ vključujejo neupravičene odhodke,

—

ali so katere postavke stroškov prijavljene dvakrat, tj. ali „osnovni stroški“ ali kateri koli drugi realni stroški vključujejo postavko stroškov, ki je običajno zajeta s pavšalno stopnjo. Na primer upravni stroški, zajeti s pavšalno stopnjo za posredne stroške, se ne smejo vključiti v drugo kategorijo stroškov, kot so neposredni realni stroški za zunanje strokovnjake, če vsebujejo tudi posredne upravne stroške, da se prepreči tveganje dvojnega financiranja,

—

ali se znesek, izračunan z uporabo pavšalne stopnje, sorazmerno prilagodi v primeru spremembe vrednosti osnovnih stroškov, v zvezi s katerimi se uporabi pavšalna stopnja. Vsako znižanje upravičenega zneska „osnovnih stroškov“, odobrenega po teh preverjanjih kategorij upravičenih stroškov, v zvezi s katerimi se uporabi pavšalna stopnja (tj. v povezavi z oceno proračuna ali po finančnem popravku), bo sorazmerno vplivalo na znesek, odobren za kategorije stroškov, izračunane z uporabo pavšalne stopnje za „osnovne stroške“.

5.3.2.2 Preverjanje pravilne uporabe standardnih lestvic stroškov na enoto

Preverjanje pravilne uporabe standardnih lestvic stroškov na enoto vključuje oceno za ugotovitev, ali so bili izpolnjeni pogoji za povračilo stroškov, določeni v zvezi s postopkom, učinki in/ali rezultati.

Naloga revizorja zajema naslednje preglede:

—	ali so enote, zagotovljene pri projektu, v smislu količinsko opredeljenih vložkov, učinkov ali rezultatov, zajetih s stroškom na enoto, dokumentirane ter tako preverljive in dejanske ter

—	ali je prijavljeni znesek enak zmnožku določenega stroška na enoto in dejanskih enot, zagotovljenih pri projektu.

—	Če so v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, določeni drugi pogoji, revizorji preverijo tudi, ali so ti izpolnjeni.

Revizorji in nadzorniki ne smejo odobriti stroškov na enoto, ki so bili vnaprej plačani in prijavljeni Komisiji, ne da bi bil pred tem izveden ustrezni del projekta. Upravičenec mora zgolj sporočiti in dokazati število zagotovljenih enot, ne osnovnih dejanskih stroškov.

5.3.2.3 Preverjanje pravilne uporabe pavšalnih zneskov

V primeru pavšalnih zneskov je izvedba operacije ključna za izvršitev plačila. Zato je ključno, da se pridobi zagotovilo, da so sporočeni učinki/rezultati dejanski. Nadzor tako zajema pregled, ali so bile dogovorjene faze (mejniki, kadar je ustrezno) projekta izvedene v celoti in ali so bili učinki/rezultati doseženi v skladu s pogoji, ki so jih določili organi, pristojni za programe (učinke/rezultate je treba dokumentirati). Dejanski stroški, ki jih je upravičenec imel v zvezi z doseženimi učinki/rezultati, se ne pregledajo.

5.3.2.4 Preverjanje v primeru kombinacije možnosti v okviru iste operacije

V primeru kombinacije možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je treba pri reviziji in nadzoru poleg pregledov, potrebnih za posamezne vrste poenostavljenih stroškov, opisane zgoraj, preveriti tudi, ali so vsi stroški operacije prijavljeni le enkrat. To vključuje preverjanje, ali se z uporabljenimi metodologijami zagotovi, da se odhodki operacije ne morejo zaračunati na podlagi več vrst možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, po potrebi pa tudi neposrednih stroškov (dvojno prijavljanje stroškov, na primer kot neposrednih in posrednih stroškov).

5.3.3. Morebitne napake ali nepravilnosti v zvezi z uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

Kot napake ali nepravilnosti bi se lahko štele naslednje ugotovitve:

—	pri metodologiji, uporabljeni za izračun možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, se ne upoštevajo regulativni pogoji,

—	rezultati metode izračuna se niso upoštevali pri določanju in uporabi stopenj,

—	upravičenec ni upošteval določenih stopenj ali je prijavil neupravičene stroške, ki niso vključeni v kategorije upravičenih stroškov, ki jih je določil organ upravljanja,

—	ista postavka stroškov je bila prijavljena dvakrat: kot „osnovni“ strošek (izračunan na podlagi načela realnih stroškov, pavšalnega zneska ali stroška na enoto) in kot „izračunani“ upravičeni stroški (vključeni v pavšalno stopnjo),

—	znižanje „osnovnih stroškov“ brez sorazmernega znižanja „izračunanih“ upravičenih stroškov (vključenih v pavšalno stopnjo),

—	pomanjkanje dokazil za utemeljitev učinkov ali pa so učinki le delno utemeljeni, vendar v celoti plačani.

Če se pri reviziji ali preverjanju upravljanja odkrije nepravilnost v zvezi s kategorijami upravičenih stroškov, za katere se uporabi pavšalna stopnja, je treba znižati tudi izračunane upravičene stroške.

Primer (ESRR): občina prejme nepovratna sredstva v najvišjem znesku 1 000 000 EUR upravičenih stroškov za gradnjo ceste.

Zahtevek za plačilo za projekt je naslednji:

Projekt 1: delo (postopek javnega naročanja)	700 000 EUR
Projekt 2: drugi stroški:	300 000 EUR
Neposredni stroški za osebje (vrsta 1)	50 000 EUR
Drugi neposredni stroški (vrsta 3)	242 500 EUR
Posredni stroški (vrsta 2)	Neposredni stroški za osebje × 15 % = 7 500 EUR
Skupni znesek prijavljenih stroškov	1 000 000 EUR

Organ upravljanja pregleda odhodke, ki jih je prijavil upravičenec. Pri prijavljenih neposrednih stroških za osebje odkrije neupravičene odhodke.

Sprejeti zahtevek za plačilo je naslednji:

Projekt 1: delo (postopek javnega naročanja)	700 000 EUR
Projekt 2: drugi stroški:	300 000 288 500 EUR
Neposredni stroški za osebje (vrsta 1)	50 000 40 000 EUR
Drugi neposredni stroški (vrsta 3)	242 500 EUR
Posredni stroški (vrsta 2)	Neposredni stroški za osebje × 15 % = 7 500 6 000 EUR
Skupni znesek upravičenih stroškov po sorazmernem znižanju:	1 000 000 988 500 EUR

Primer (ESS): strošek na enoto v višini 5 000 EUR je izplačan za vsakega udeleženca, ki zaključi usposabljanje.

Usposabljanje se začne januarja in konča junija, obiskovalo pa naj bi ga 20 udeležencev. Znesek predvidenih upravičenih odhodkov: 20 × 5 000 EUR = 100 000 EUR. Izvajalec usposabljanja bo mesečno poslal račun, ki ustreza 10 % nepovratnih sredstev: 10 000 EUR na koncu januarja, 10 000 EUR na koncu februarja itd.

Ker pa noben udeleženec ne zaključi usposabljanja pred koncem junija, se vsa ta plačila obravnavajo kot predplačila in se ne smejo prijaviti Komisiji. Znesek se lahko Komisiji potrdi šele, ko se dokaže, da so nekatere osebe zaključile usposabljanje; na primer, če je 15 oseb zaključilo usposabljanje, potem se lahko Komisiji potrdi naslednji znesek: 15 × 5 000 EUR = 75 000 EUR

(1) Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije.

(2) Uredba (EU) št. 1303/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. decembra 2013 o skupnih določbah o Evropskem skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu, Evropskem kmetijskem skladu za razvoj podeželja in Evropskem skladu za pomorstvo in ribištvo, o splošnih določbah o Evropskem skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu in Evropskem skladu za pomorstvo in ribištvo ter o razveljavitvi Uredbe Sveta (ES) št. 1083/2006.

(3) Uredba (EU) št. 1304/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. decembra 2013 o Evropskem socialnem skladu in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES) št. 1081/2006.

(4) Druga seja skupine na visoki ravni za spremljanje poenostavitve za upravičence skladov ESI.

(5) Ta dva instrumenta sta obravnavana v namenskih smernicah.

(6) Evropski socialni sklad (ESS), Evropski sklad za regionalni razvoj (ESRR), Evropski kmetijski sklad za razvoj podeželja (EKSRP), Evropski sklad za pomorstvo in ribištvo (ESPR), Kohezijski sklad (KS).

(7) Na voljo na spletnem naslovu https://www.eca.europa.eu/sl/Pages/DocItem.aspx?did=46515.

(8) Letno poročilo o izvrševanju proračuna, 2017/C 332/01, Evropsko računsko sodišče.

(9) Na voljo na spletnem naslovu https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_SL.pdf.

(10) Opozoriti je treba, da uredba o skupnih določbah določa tudi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki jih lahko organ upravljanja uporabi, ne da bi bil potreben izračun. Zato se lahko v teh primerih uporabijo tudi, če za določeno vrsto operacije niso na voljo zanesljivi podatki.

(11) In člena 14(4) uredbe o ESS pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus.

(12) Za ESS je to pomembna sprememba v primerjavi s pravilom iz člena 14(4) uredbe o ESS, ki je veljalo pred uredbo omnibus.

(13) Ta pavšalna stopnja, ki se zdaj uporablja za vse sklade ESI, temelji na prejšnjem členu 14(2) uredbe o ESS, ki se je uporabljal samo za ESS, z uredbo omnibus pa je bil črtan. V nasprotju s členom 14(2) uredbe o ESS se v skladu s členom 68b(1) uredbe o skupnih določbah, ki se zdaj uporablja za vse sklade ESI, za operacije, ki jih podpirajo ESS, ESRR in EKSRP, nadomestila in plače, izplačani udeležencem, štejejo za dodatne upravičene stroške poleg stroškov, izračunanih na podlagi pavšalne stopnje. Tako niso vključeni v „preostale upravičene stroške“, izračunane na podlagi pavšalne stopnje v višini 40 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje iz člena 68b (glej oddelek 3.1.2.3 o členu 68b).

(14) Glej oddelek 2.2.3, ki vsebuje dodatne smernice o časovni uporabi sprememb, uvedenih z uredbo omnibus.

(15) V členu 2(13) uredbe o skupnih določbah je „državna pomoč“ opredeljena kot pomoč iz člena 107(1) PDEU, za katero se za namene te uredbe šteje, da vključuje tudi pomoč de minimis v smislu Uredbe Komisije (ES) št. 1998/2006, Uredbe Komisije (ES) št. 1535/2007 in Uredbe Komisije (ES) št. 875/2007. Navedbo državne pomoči v uredbi o ESS je treba razumeti kot državno pomoč, kot je opredeljena v uredbi o skupnih določbah.

(16) V različici, spremenjeni z Uredbo (EU) 2015/779 Evropskega parlamenta in Sveta.

(17) Za pojasnilo glede različnih vrst stroškov v zvezi s financiranjem po pavšalni stopnji glej oddelek 3.1.1.

(18) V skladu s členom 2(2) Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 481/2014 pravdni stroški v okviru programov evropskega teritorialnega sodelovanja niso upravičeni.

(19) Glej skupno izjavo Sveta in Komisije o členu 67 uredbe o skupnih določbah (iz dokumenta COREPER/Svet št. 8207/12, ADD7 REV 1).

(20) Uredba Komisije (EU) št. 651/2014 z dne 17. junija 2014 o razglasitvi nekaterih vrst pomoči za združljive z notranjim trgom pri uporabi členov 107 in 108 Pogodbe (UL L 187, 26.6.2014, str. 1).

(21) Obvestilo Komisije o pojmu državne pomoči po členu 107(1) Pogodbe o delovanju Evropske unije (UL C 262, 19.7.2016, str. 1).

(22) Uredba Komisije (EU) št. 1407/2013 z dne 18. decembra 2013 o uporabi členov 107 in 108 Pogodbe o delovanju Evropske unije pri pomoči de minimis, Uredba Komisije (EU) št. 1408/2013 z dne 18. decembra 2013 o uporabi členov 107 in 108 Pogodbe o delovanju Evropske unije pri pomoči de minimis v kmetijskem sektorju ter Uredba Komisije (EU) št. 717/2014 z dne 27. junija 2014 o uporabi členov 107 in 108 Pogodbe o delovanju Evropske unije pri pomoči de minimis v sektorju ribištva in akvakulture.

(23) Člen 65(8) uredbe o skupnih določbah.

(24) Člen 98(2) uredbe o skupnih določbah je bil spremenjen z uredbo omnibus, da bi se pojasnilo, da se v primeru uporabe navzkrižnega financiranja vsa pravila, ki se uporabljajo za drugi sklad, uporabljajo za ESS ali ESRR.

(25) To je bilo pomembno zlasti pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, saj je člen 14(2) in (3) uredbe o ESS vseboval posebne določbe o možnostih poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki so se uporabljale samo za ESS (in ki bi se lahko v skladu s členom 98(2) uredbe o skupnih določbah uporabile tudi za del operacije, ki ga podpira ESRR, tj. v primeru, ko se iz ESRR zagotovi podpora dejavnostim ESS). Z uredbo omnibus so bile te določbe prenesene v uredbo o skupnih določbah in se zdaj uporabljajo tudi za ESRR.

(26) V skladu s členom 2(9) uredbe o skupnih določbah operacija pomeni projekt, pogodbo, ukrep ali skupino projektov, ki jih izberejo organi upravljanja.

(27) Ta opredelitev se ne uporablja za evropsko teritorialno sodelovanje. Za opredelitev stroškov za osebje v okviru evropskega teritorialnega sodelovanja glej Delegirano uredbo Komisije (EU) št. 481/2014.

(28) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 480/2014 z dne 3. marca 2014 o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 1303/2013 (UL L 138, 13.5.2014, str. 5).

(29) Prispevki v naravi v obliki nadomestil ali plač, ki jih izplača tretja oseba (udeležencem operacije), so upravičeni do prispevka iz ESS, pod pogojem, da so izpolnjeni pogoji iz navedene določbe, tj. če so prispevki v naravi nastali v skladu z nacionalnimi pravili, vključno z računovodskimi pravili, in ne presegajo stroškov, ki jih krije tretja oseba.

(30) Člen 282(1) in (2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.

(31) Stroški za osebje se lahko določijo tudi na podlagi druge metodologije iz uredbe o skupnih določbah. Na primer na podlagi člena 67(1)(b) in (5) uredbe o skupnih določbah bi se lahko določili stroški na enoto z drugačnim imenovalcem kot 1 720 ur.

(32) V skladu s členom 18(1) uredbe o evropskem teritorialnem sodelovanju (Uredba (EU) št. 1299/2013) so v členu 3 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 481/2014 določena posebna pravila o upravičenosti odhodkov za stroške osebja, da se razmeji, kaj vključujejo bruto stroški za osebje, zaposleno pri upravičencu.

(33) V primeru evropskega teritorialnega sodelovanja pa odbor za spremljanje.

(34) Delegirana uredba Komisije (EU) 2019/1867 z dne 28. avgusta 2019 o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 1303/2013 Evropskega parlamenta in Sveta v zvezi z določitvijo pavšalnega financiranja, na voljo na spletnem naslovu https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX:32019R1867.

(35) V primeru EKSRP je treba metodologijo uporabljati celo zadevno finančno leto.

(36) Ta možnost je bila na voljo za operacije, pri katerih javna podpora ni presegala 100 000 EUR.

(37) Člen 67(6) uredbe o skupnih določbah.

(38) Za podporo, ki se ne dodeli na podlagi razpisa za zbiranje predlogov, je treba to navesti v splošnem dokumentu, v katerem je navedena metodologija podpore.

(39) Člen 67(5)(a) uredbe o skupnih določbah.

(40) Metodologija mora biti preverljiva, dokler se uporablja, ne glede na to, kdaj je bila vzpostavljena v skladu s členom 67(5)(a) uredbe o skupnih določbah.

(41) Metode iz tega oddelka so določene v členu 67(5)(a)(ii) in (iii) uredbe o skupnih določbah. Te zahteve se ne nanašajo na predlog proračuna iz člena 14(3) uredbe o ESS (pred uredbo omnibus) in člena 67(5)(aa) uredbe o skupnih določbah.

(42) Ta predlog proračuna je namenjen zgolj ponazoritvi. Ne sme se šteti za dovolj podroben predlog proračuna.

(43) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 480/2014 z dne 3. marca 2014 o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 1303/2013 (UL L 138, 13.5.2014, str. 5).

(44) Člen 29(1) Uredbe (EU) št. 1290/2013 o pravilih za sodelovanje v okvirnem programu za raziskave in inovacije (2014–2020) – Obzorje 2020 ter za razširjanje njegovih rezultatov.

(45) Člen 124 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 je bil nadomeščen s členom 181 uredbe omnibus:

„6. Odgovorni odredbodajalec lahko odobri ali naloži financiranje posrednih stroškov upravičenca v obliki financiranja po pavšalni stopnji, in sicer do največ 7 % skupnih upravičenih neposrednih stroškov za ukrep. Višja pavšalna stopnja se lahko odobri z obrazloženim sklepom Komisije. […].“

(46) Člen 67(5)(c) uredbe o skupnih določbah.

(47) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR18_11/SR_SCO_sl.pdf (Priloga II – 1. Zagotovilo v zvezi s poenostavljenimi možnostmi obračunavanja stroškov in 2. Smotrnost pri poenostavljenih možnostih obračunavanja stroškov).

Kategorije upravičenih stroškov, za katere se uporabi stopnja za izračun zneskov za druge upravičene stroške (vrsta 1)	Stroški za osebje = 90 000 EUR + 12 000 EUR = 102 000 EUR
Sama pavšalna stopnja	47 %
Druge kategorije upravičenih stroškov, ki se bodo izračunali s pavšalno stopnjo (vrsta 2)	Drugi stroški = 47 % stroškov za osebje = 47 % × 102 000 EUR = 47 940 EUR
Druge kategorije upravičenih stroškov, za katere se ne uporabi stopnja in ki se ne izračunajo s pavšalno stopnjo (vrsta 3)	Ni relevantno

Stroški za osebje (vrsta 1)	102 000 EUR	Drugi stroški (vrsta 2) = 47 % stroškov za osebje	47 940 EUR
Neposredni stroški za osebje	90 000 EUR	(izračunano)
Posredni stroški za osebje	12 000 EUR	Skupni upravičeni stroški	149 940 EUR
(običajno na podlagi realnih stroškov)

Kategorije upravičenih stroškov, za katere se uporabi stopnja za izračun zneskov za upravičene posredne stroške (vrsta 1)	Upravičeni neposredni stroški = 135 000 EUR
Pavšalna stopnja	11,1 % (ne sme biti višja od 25 % in jo je treba utemeljiti)
Kategorije upravičenih stroškov, ki se bodo izračunali s pavšalno stopnjo (vrsta 2)	Posredni stroški (izračunani) = 11,1 % upravičenih neposrednih stroškov = 11,1 % × 135 000 EUR = 14 500 EUR
Kategorije upravičenih stroškov, za katere se ne uporabi stopnja in ki se ne izračunajo s pavšalno stopnjo (vrsta 3)	Ni relevantno, ker drugih upravičenih stroškov ni.

Kategorije upravičenih stroškov, za katere se uporabi pavšalna stopnja za izračun upravičenih zneskov (vrsta 1)	Neposredni stroški za osebje = 90 000 EUR
Pavšalna stopnja	15 % (utemeljitev ni potrebna)
Kategorije upravičenih stroškov, ki se bodo izračunali s pavšalno stopnjo (vrsta 2)	Posredni stroški (izračunani) = 15 % neposrednih stroškov = 15 % × 90 000 EUR = 13 500 EUR
Kategorije upravičenih stroškov, za katere se ne uporabi stopnja in ki se ne izračunajo s pavšalno stopnjo (vrsta 3)	Drugi neposredni stroški (stroški najema prostora, potni stroški, stroški za prehrano, obveščanje javnosti) = 45 000 EUR

Kategorije upravičenih stroškov, za katere se uporabi pavšalna stopnja za izračun upravičenih zneskov (vrsta 1)	Upravičeni neposredni stroški za osebje = 90 000 EUR
Pavšalna stopnja	40 % (utemeljitev ni potrebna)
Kategorije upravičenih stroškov, ki se bodo izračunali s pavšalno stopnjo (vrsta 2)	Vsi drugi stroški = 40 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje = 40 % × 90 000 EUR = 36 000 EUR
Kategorije upravičenih stroškov, za katere se ne uporabi stopnja in ki se ne izračunajo s pavšalno stopnjo (vrsta 3)	Od začetka veljavnosti uredbe omnibus se lahko poleg pavšalne stopnje v višini 40 % in neposrednih stroškov za osebje prijavijo tudi plače in nadomestila za udeležence (člen 68b(2) uredbe o skupnih določbah).

Skupni neposredni stroški	135 000 EUR	Skupni posredni stroški	15 000 EUR
Neposredni stroški za osebje	90 000 EUR	Posredni stroški za osebje	12 000 EUR
Stroški najema prostora	12 000 EUR	Stroški za elektriko, telefon itd.	3 000 EUR
Potni stroški	15 000 EUR
Prehrana	3 000 EUR
Obveščanje javnosti	15 000 EUR

Neposredni stroški (vrsta 1)	135 000 EUR	Posredni stroški (vrsta 2) = 11,1 % neposrednih stroškov	14 500 EUR
Neposredni stroški za osebje	90 000 EUR	(izračunano)
Stroški najema prostora	12 000 EUR
Potni stroški	15 000 EUR	Skupni upravičeni stroški	149 500 EUR
Prehrana	3 000 EUR
Obveščanje javnosti	15 000 EUR
(običajno na podlagi realnih stroškov)

Neposredni stroški za osebje (vrsta 1)	90 000 EUR	=>	Posredni stroški (vrsta 2) = 15 % neposrednih stroškov za osebje	13 500 EUR
			(izračunano)
Drugi neposredni stroški (vrsta 3)
Stroški najema prostora	12 000 EUR
Potni stroški	15 000 EUR		Skupni upravičeni stroški	148 500 EUR
Hrana	3 000 EUR
Obveščanje javnosti	15 000 EUR
(običajno na podlagi realnih stroškov)

Neposredni stroški za osebje (vrsta 1)	90 000 EUR	=>	Vsi drugi stroški (vrsta 2) = 40 % neposrednih stroškov za osebje	36 000 EUR
(običajno na podlagi realnih stroškov)
			(izračunano)
			Skupni upravičeni stroški	126 000 EUR

(v EUR)		(v EUR)
Neposredni stroški		Posredni stroški
Inštruktor – plačilo	100 000	Upravni stroški	17 500
Inštruktor – potni stroški	10 000	Najemnina	15 000
Udeleženci – plačilo	140 000	Režijski stroški	12 500
Udeleženci – nastanitev	55 000	Skupni posredni stroški	45 000
Udeleženci – potni stroški	25 000
Potrošno blago, ki se ne amortizira	5 000
Obveščanje javnosti	2 000
Stroški organizacije	5 000
Skupni neposredni stroški	342 000

Javno financiranje (nacionalna sredstva + sredstva ESS)	193 500 EUR
Zasebno financiranje (samofinanciranje)	193 500 EUR
Intenzivnost državne pomoči	50 %

Skupni upravičeni stroški, ki jih je treba prijaviti Komisiji	1 290 EUR × 200 = 258 000 EUR
Javno financiranje (nacionalna sredstva + sredstva ESS)	129 000 EUR
Zasebno financiranje (samofinanciranje)	129 000 EUR
Intenzivnost državne pomoči	50 %

Ukrep na podlagi Uredbe (EU) št. 1305/2013 ali Uredbe (EU) št. 1303/2013		Oznaka	Podukrep zaradi načrtovanja (če je to ustrezno)	Mož. poenost. obrač. str. (da/ne)	Opombe
Člen 14	prenos znanja in dejavnosti informiranja	1	podpora za poklicno usposabljanje in pridobivanje strokovnih znanj	da	ni dovoljeno v primeru izvedbe ukrepa preko javnega naročila; dovoljeno v primeru notranjega izvajalca
			podpora za demonstracijske aktivnosti in ukrepe informiranja	da
			podpora za kratkoročne izmenjave za upravljanje kmetij in gozdov ter obiske kmetij in gozdov	da
Člen 15	službe za svetovanje, službe za pomoč pri upravljanju kmetij in službe za zagotavljanje nadomeščanja na kmetijah	2	pomoč pri uporabi storitev svetovanja	ne
			podpora za vzpostavljanje služb za pomoč pri upravljanju kmetij, služb za zagotavljanje nadomeščanja na kmetijah ter služb za kmetijsko in gozdarsko svetovanje	ne
			podpora za usposabljanje svetovalcev	ne
Člen 16	sheme kakovosti za kmetijske proizvode in živila	3	podpora za novo sodelovanje v shemah kakovosti	da
Člen 16	sheme kakovosti za kmetijske proizvode in živila	3	podpora za dejavnosti informiranja in promocije, ki jih izvajajo skupine proizvajalcev na notranjem trgu	da
Člen 17	naložbe v osnovna sredstva	4	podpora za naložbe v kmetijska gospodarstva	da
			podpora za naložbe v predelavo/trženje in/ali razvoj kmetijskih proizvodov	da
			podpora za naložbe v infrastrukturo, povezano z razvojem, posodabljanjem ali prilagoditvijo kmetijstva in gozdarstva	da
			podpora za neproizvodne naložbe, povezane z doseganjem kmetijsko-okoljskih-podnebnih ciljev	da
Člen 18	obnova potenciala kmetijske proizvodnje, prizadetega zaradi naravnih nesreč, in uvajanje ustreznih preventivnih ukrepov	5	podpora za naložbe v preventivne ukrepe, katerih cilj je zmanjšati posledice verjetnih naravnih nesreč, slabih vremenskih razmer in katastrofičnih dogodkov	da
Člen 18		5	podpora za naložbe za obnovo kmetijskega zemljišča in potenciala kmetijske proizvodnje, ki sta bila prizadeta zaradi naravnih nesreč, slabih vremenskih razmer in katastrofičnih dogodkov	da
Člen 19	razvoj kmetij in podjetij	6	pomoč za zagon dejavnosti za mlade kmete	ne
			pomoč za zagon dejavnosti za nekmetijske dejavnosti na podeželskih območjih	ne
			pomoč za zagon dejavnosti za razvoj majhnih kmetij	ne
			podpora za naložbe v vzpostavitev in razvoj nekmetijskih dejavnosti	da
			plačila kmetom, ki so upravičeni do sodelovanja v shemi za male kmete in ki trajno prenesejo svoje kmetijsko gospodarstvo na drugega kmeta	ne
Člen 20	osnovne storitve in obnova vasi na podeželskih območjih	7	podpora za pripravo in posodabljanje načrtov za razvoj občin in vasi na podeželskih območjih in njihovih osnovnih storitev ter načrtov za varstvo in upravljanje območij Natura 2000 in drugih območij visoke naravne vrednosti	da
			podpora za naložbe za vzpostavitev, izboljšanje ali razširitev vseh vrst male infrastrukture, vključno z naložbami v energijo iz obnovljivih virov in v varčevanje z energijo	da
			podpora za širokopasovno infrastrukturo, vključno z njeno vzpostavitvijo, izboljšanjem in razširitvijo, pasivno širokopasovno infrastrukturo ter zagotavljanje dostopa do širokopasovnega interneta in rešitev v zvezi z e-upravo	da
			podpora za naložbe za vzpostavitev, izboljšanje ali razširitev lokalnih osnovnih storitev za podeželsko prebivalstvo, vključno z dejavnostmi za prosti čas in kulturnimi dejavnostmi, in z njimi povezano infrastrukturo	da
			podpora za naložbe v rekreacijsko infrastrukturo za javno uporabo, turistične informacije in malo turistično infrastrukturo	da
			podpora za študije/naložbe, povezane z ohranjanjem, obnovo in izboljšanjem kulturne in naravne dediščine vasi, podeželskih krajin in območij z veliko naravno vrednostjo, vključno s povezanimi družbeno-gospodarskimi vidiki, ter dejavnosti okoljskega ozaveščanja	da
			podpora za naložbe, namenjene selitvi dejavnosti in spremembi namembnosti zgradb ali drugih objektov, ki so v podeželskih naseljih ali blizu njih, da se izboljša kakovost življenja ali poveča okoljska učinkovitost naselja	da
			drugo	da
Člen 21	naložbe v razvoj gozdnih območij in izboljšanje sposobnosti gozdov za preživetje	8	podpora za pogozdovanje/osnovanje in vzdrževanje drugih gozdnih zemljišč	da	razen za vzdrževanje
			podpora za vzpostavitev in vzdrževanje kmetijsko-gozdarskih sistemov	da	razen za vzdrževanje
			podpora za preprečevanje škode v gozdovih zaradi gozdnih požarov, naravnih nesreč in katastrofičnih dogodkov	da
			podpora za odpravo škode v gozdovih zaradi gozdnih požarov, naravnih nesreč in katastrofičnih dogodkov	da
			podpora za naložbe za izboljšanje odpornosti in okoljske vrednosti gozdnih ekosistemov	da
			podpora za naložbe v gozdarske tehnologije ter predelavo, mobilizacijo in trženje gozdnih proizvodov	da
Člen 27	ustanovitev skupin in organizacij proizvajalcev	9	ustanavljanje skupin in organizacij proizvajalcev v kmetijskem in gozdarskem sektorju	ne
Člen 28	kmetijsko-okoljska-podnebna plačila	10	plačilo za kmetijsko-okoljske-podnebne obveznosti	ne
Člen 28	kmetijsko-okoljska-podnebna plačila	10	podpora za ohranjanje, trajnostno rabo in razvoj genskih virov v kmetijstvu	da
Člen 29	ekološko kmetovanje	11	plačilo za preusmeritev v prakse in metode ekološkega kmetovanja	ne
Člen 29	ekološko kmetovanje	11	plačilo za ohranitev praks in metod ekološkega kmetovanja	ne
Člen 30	plačila v okviru območij Natura 2000 in na podlagi okvirne direktive o vodah	12	izplačilo nadomestil za kmetijska območja Natura 2000	ne
			izplačilo nadomestil za gozdna območja Natura 2000	ne
			izplačilo nadomestila za kmetijske površine, vključene v načrte upravljanja povodja	ne
Člen 31	plačila območjem z naravnimi ali drugimi posebnimi omejitvami	13	izplačilo nadomestila na gorskih območjih	ne
			izplačilo nadomestila za druga območja s pomembnimi naravnimi omejitvami	ne
			izplačilo nadomestila za druga območja s posebnimi omejitvami	ne
Člen 33	dobrobit živali	14	plačilo za dobrobit živali	ne
Člen 34	gozdarsko-okoljske in podnebne storitve ter ohranjanje gozdov	15	plačilo za gozdarsko-okoljske obveznosti	ne
Člen 34		15	podpora za ohranjanje in krepitev gozdnih genskih virov	da
Člen 35	sodelovanje	16	podpora za ustanovitev operativnih skupin evropskega partnerstva za inovacije na področju kmetijske produktivnosti in trajnosti	da
			podpora za pilotne projekte ter razvoj novih proizvodov, praks, procesov in tehnologij	da
			sodelovanje med malimi izvajalci pri organiziranju skupnih delovnih procesov, skupni uporabi objektov in naprav ter virov, pa tudi pri razvoju in trženju turističnih storitev	da
			podpora za horizontalno in vertikalno sodelovanje med udeleženci v dobavni verigi za vzpostavitev in razvoj kratkih dobavnih verig in lokalnih trgov ter za promocijske dejavnosti na lokalni ravni, ki so povezane z razvojem kratkih dobavnih verig in lokalnih trgov	da
			podpora za skupno ukrepanje za blažitev podnebnih sprememb ali prilagajanje nanje ter za skupne pristope k okoljskim projektom in stalnim okoljskim praksam	da
			podpora za sodelovanje med udeleženci v dobavni verigi pri trajnostnem zagotavljanju biomase za uporabo v pridelavi hrane in proizvodnji energije ter v industrijskih procesih	da
			podpora za strategije, ki niso strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost	da
			podpora za pripravo načrtov za upravljanje gozdov ali enakovrednih načrtov	da
			podpora za diverzifikacijo kmetijskih dejavnosti v dejavnosti v zvezi z zdravstvenim varstvom, socialnim vključevanjem, kmetijstvom, ki ga podpira skupnost, ter izobraževanjem o okolju in hrani	da
			drugo	da
Člen 36	obvladovanje tveganj	17	premije za zavarovanje pridelka, živali in rastlin	ne	poenostavitve ni (zgolj upravni stroški za ustanovitev vzajemnega sklada)
			vzajemni skladi za slabe vremenske razmere, bolezni živali in rastlin, napade škodljivcev ter okoljske nesreče	ne
			instrument za stabilizacijo dohodka	ne
Člen 40	financiranje dopolnilnih nacionalnih neposrednih plačil za Hrvaško	18	financiranje dopolnilnih nacionalnih neposrednih plačil za Hrvaško	ne
Člen 35	podpora za lokalni razvoj v okviru pristopa LEADER (lokalni razvoj, ki ga vodi skupnost)	19	pripravljalna podpora	da
			podpora za izvajanje operacij v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost	da
			priprava in izvajanje dejavnosti sodelovanja lokalne akcijske skupine	da
			podpora za tekoče stroške in animacijo	da
Členi 51 do 54	tehnična pomoč	20	podpora za tehnično pomoč (ki ni nacionalna mreža za podeželje)	da
Členi 51 do 54	tehnična pomoč	20	podpora za vzpostavitev in delovanje nacionalne mreže za podeželje	da

Člen	Shema nadomestil	Možne vrste možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov
33 in 34(3)	začasno in trajno prenehanje ribolovnih dejavnosti	pavšalni znesek/stroški na enoto
40(1)(h)	za škodo pri ulovu zaradi zaščitenih sesalcev in ptic	stroški na enoto
53(3)	preusmeritev v ekološko akvakulturo (nadomestilo za dodatne stroške/izgubo prihodka)	stroški na enoto
54(2)	posebne zahteve za akvakulturo v zvezi z omrežjem Natura 2000 (nadomestilo za dodatne stroške/izgubo prihodka)	stroški na enoto
55	javno zdravje – začasna ustavitev pridobivanja gojenih mehkužcev	pavšalna stopnja (% prometa v skladu s členom 55(2)(b))
70–72	nadomestilo za dodatne stroške v najbolj oddaljenih regijah	določeno v načrtu nadomestil, ki ga odobri Komisija (člen 72)