PRILOGA I

OSNUTEK

SKLEP št. 2020/
REGIONALNEGA USMERJEVALNEGA ODBORA PROMETNE SKUPNOSTI

z dne …

o sprejetju pravil o potovanjih, ki se uporabljajo za uslužbence prometne skupnosti

REGIONALNI USMERJEVALNI ODBOR PROMETNE SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi prometne skupnosti ter zlasti člena 24(1) in člena 30 Pogodbe –

SKLENIL:

Člen 1

Sprejmejo se pravila prometne skupnosti o potovanjih.

Za regionalni usmerjevalni odbor

Predsednik

Pravila prometne skupnosti o potovanjih

1.Področje uporabe

1.1.Pravila o potovanjih se uporabljajo za vsa službena potovanja iz kraja zaposlitve v interesu prometne skupnosti.

1.2.Uporabljajo se za vse uslužbence prometne skupnosti, za katere veljajo kadrovski predpisi prometne skupnosti.

2.Potovalne odobritve

2.1.Pred odhodom na službeno potovanje je treba pridobiti odobritev v obliki odobrenega zahtevka za potovanje. Zahtevke za potovanje pisno odobri direktor ali uradnik, ki ga je ta pooblastil. V zahtevi za odobritev morajo biti navedene vse podrobnosti, ki jih direktor potrebuje za informirano odločitev, na primer:

–namen potovanja, njegova lokacija ter začetni in končni čas sestanka(-ov);

–trajanje potovanja glede na uporabljena prevozna sredstva ter urnik in itinerar povratnega potovanja, vključno z lokalnim prevozom, če je ustrezno;

–ureditev nastanitve;

–ocenjeni stroški potovanja glede na optimalno stroškovno učinkovitost.

2.2.Uslužbenec/uradnik mora pridobiti ustrezno dovoljenje pred odhodom na službeno potovanje. Odobreni zahtevek za potovanje mora shraniti in ga po vrnitvi s potovanja skupaj s poročilom o potovanju priložiti zahtevku za povračilo potnih stroškov.

2.3.Za direktorjeva potovanja se na podlagi predloge iz Priloge I vnaprej pripravi opomnik, ki ga podpiše direktor. V opomniku sta navedena razlog za potovanje in njegovo predvideno trajanje. Direktor upošteva skupne postopke, kot so določeni v teh pravilih.

3.Prevoz med krajem zaposlitve in krajem službenega potovanja

3.1.Praviloma se odobri stroškovno najučinkovitejši način prevoza glede na namen in trajanje potovanja.

3.2.Za potovanje z letalom se izbere potovanje z najmanj prestopi po najnižji ceni, ki je na voljo. Kadar bi se tarifa APEX 1 pridobila, če bi datumi potovanja vključevali konec tedna, je uslužbenec upravičen do dodatne dnevnice, če je tarifa APEX najnižja razpoložljiva cena letalske vozovnice in se lahko ob upoštevanju vseh zadevnih stroškov dosežejo prihranki.

3.3.Običajni standard za potovanje z vlakom je drugi razred za razdaljo do 200 km in prvi razred za večjo razdaljo.

3.4.Če prevoz z letalom ali vlakom ni na voljo ali ni stroškovno učinkovit, se odobri potovanje z avtobusom ali avtomobilom.

3.5.Kadar je odobreno potovanje z avtomobilom, je uslužbenec spodbujen k uporabi najema avtomobila, ki ga je organizirala prometna skupnost. Prometna skupnost zagotovi največje možno zavarovalno kritje, ki je na voljo. Če zavarovanje kljub temu vključuje zadržani znesek, ga prometna skupnost krije. Prometna skupnost ni odgovorna v primerih, v katerih zavarovanje ne krije škode, izgube ali tatvine.

3.6.Izjemoma se lahko odobri uporaba zasebnega avtomobila. V tem primeru se uslužbencu stroški povrnejo v znesku, ki je enakovreden stroškom nakupa železniške vozovnice ustreznega razreda v skladu s točko 3.3. Kadar z avtomobilom potuje več uslužbencev, prejme povračilo le lastnik avtomobila. Kadar se uporabi zasebni avtomobil, prometna skupnost ne more prevzeti odgovornosti za zahtevek tretjih oseb, poškodbo avtomobila, izgubo ali tatvino osebnih predmetov iz avtomobila.

3.7.Uslužbenci lahko zasebne namembne kraje v itinerar službenega potovanja vključijo le, če je to direktor ustrezno odobril. Če se zaradi vključitve zasebnega namembnega kraja stroški potovanja zvišajo, mora uslužbenec kriti razliko med ceno prevoza za itinerar službenega potovanja in spremenjeno ceno.

4.Nakup vozovnic

4.1.Rezervacija potovalnih aranžmajev se centralizirano izvaja v upravnem oddelku stalnega sekretariata prometne skupnosti.

4.2.Uslužbenci naj bi čim prej sporočili svoje potrebe glede potovanja, da se lahko kupi najugodnejša vozovnica.

4.3.Upravni oddelek pošlje odobreni zahtevek za potovanje odobreni potovalni agenciji in ga vrne potniku. Prometna skupnost potovalnemu agentu naroči, da vozovnic ne sme izdati in poslati, dokler po telefaksu ne prejme odobrenega zahtevka za potovanje. Enak postopek se uporablja za železniške vozovnice. Če železniških vozovnic ni mogoče kupiti pri potovalnem agentu, jih lahko uslužbenci kupijo sami, stroški pa so jim povrnjeni ob predložitvi ustreznega zahtevka za povračilo potnih stroškov.

5.Potni stroški

Potni stroški, ki jih prometna skupnost plača ali povrne na podlagi dokazil, vključujejo:

–stroške prevoza, vključno s prevozom do/z letališča ali drugega kraja prihoda ali odhoda (tj. hotela, drugega kraja nastanitve, kraja sestanka, prostorov stalnega sekretariata prometne skupnosti);

–dnevnice;

–druge stroške, ki so neposredno povezani s potovanjem in odobreni v okviru zahtevka za potovanje (npr. za dodatno prtljago, stroške vizuma, pristojbine za prijavo na konference, seminarje itd.).

6.Prevoz do/z letališč, pristanišč in postaj v kraju zaposlitve

Praviloma naj bi uslužbenci uporabljali javni prevoz. Vendar lahko direktor odobri prevoz s taksijem, če je utemeljen, zlasti kadar si taksi delita dva ali več uslužbencev, ki se odpravljajo na službeno potovanje, kadar druge možnosti javnega prevoza niso na voljo ali kadar je prevoz potreben pred 8. uro ali po 21. uri. Nastali stroški se povrnejo ob predložitvi dokazil. Uporaba zasebnega avtomobila se lahko odobri, če je utemeljena. V takem primeru se ob predložitvi dokazil povrnejo le stroški za parkirnino (na letališču, postaji ali v pristanišču).

7.Prevoz v kraju službenega potovanja

Praviloma naj se uporablja javni prevoz. Kljub temu je dovoljena uporaba taksija, če javni prevoz ni ustrezna alternativa (npr. iz varnostnih razlogov). Direktor to potrdi s podpisom zahtevka za povračilo stroškov, ki ga predloži zadevni uslužbenec. Stroški se povrnejo ob predložitvi dokazil.

8.Preklic ali sprememba pred odhodom

Če je službeno potovanje preklicano ali spremenjeno, mora uslužbenec:

–takoj obvestiti direktorja in upravni oddelek ter navesti razloge;

–takoj pisno odpovedati ali spremeniti termin za vozovnice in rezervacije, ki jih je izdal pooblaščeni potovalni agent, tudi če vračilo denarja zanje ni mogoče;

–sprejeti potrebne ukrepe, da odpove ali spremeni termin vozovnic, ki jih je neposredno kupil na drug način;

–takoj pisno odpovedati ali spremeniti hotelske rezervacije in rezervacije za najem avtomobila;

–pripraviti izjavo o stroških, ki so nastali zaradi odpovedi/spremembe.

Prometna skupnost krije stroške odpovedi in spremembe termina, ne glede na uporabljen način rezervacije.

9.Podaljšanje

Službeno potovanje je zaradi nepredvidenih okoliščin morda treba podaljšati. Če se trajanje potovanja, kot je prvotno navedeno v potnem nalogu, podaljša, zaradi česar se stroški zvišajo, je treba to navesti v zahtevku za povračilo potnih stroškov (glej točko 15).

10.Prekinitev

Službeno potovanje se lahko prekine zaradi zahtev službe, višje sile ali iz resnih osebnih razlogov, ki jih kot take prizna direktor. Prekinitev mora vnaprej odobriti direktor, razen v zelo nujnih primerih ali če direktor ni dosegljiv. Vse stroške zaradi prekinitve, ki jo direktor odobri na podlagi navedenih razlogov, krije prometna skupnost in jih povrne v okviru službenega potovanja.

11.Spremembe iz osebnih razlogov

Uslužbencem, ki se odpravljajo na službeno potovanje, se lahko odobri prilagoditev urnika, nastanitve ali prevoza iz osebnih razlogov. V takem primeru morajo v zahtevo za odobritev vključiti primerjavo predlaganih stroškov in stroškov, ki bi nastali brez takih sprememb. To primerjavo je treba pripraviti sočasno, in sicer z eno od metod, izbranih za organizacijo potovanja, in na podlagi podobnih pogojev. Oseba, ki se odpravlja na potovanje, neposredno in osebno krije (na način, ki ji ga sporoči upravni oddelek):

–vse dodatne stroške 2 , ki izhajajo iz sprememb iz osebnih razlogov, vključno z odhodom z druge lokacije in/ali vrnitvijo na drugo lokacijo, če je primerjava pokazala, da so se stroški službenega potovanja zato zvišali;

–vse provizije, zaračunane za izvedbo primerjave, če jo je pripravila potovalna agencija.

12.Dnevnica

12.1.Dnevnice vključujejo stroške plačane nastanitve in hrane, nagrade in druge nepredvidene stroške.

12.2.Upošteva se najnovejša višina razredov dnevnice, ki se uporabljajo za pogodbe na področju zunanje pomoči, ki jih financira EU 3 .

Stopnja, ki se uporabi, je stopnja za kraj, v katerem uslužbenec prenoči. Za dan, na katerega se potovanje začne, se plača polna dnevnica. Za dan, na katerega se potovanje konča, se dnevnica ne plača, tj. dnevnice so odvisne od števila nočitev na potovanju.

12.3.Direktor lahko za vsak primer posebej izjemoma odobri večje nadomestilo, če mora potnik prenočevati v vnaprej določenih hotelih, v katerih cena sobe znaša 60 % ali več dnevnice. V takih primerih se stroški nastanitve povrnejo po predložitvi zadevnega računa. V vsakem primeru je treba okoliščine, na katerih temelji zahtevek za večje nadomestilo, opisati v zahtevku za potovanje in odobritev zanje dobiti pred odhodom.

12.4.Znižane stopnje dnevnice se uporabijo, kadar:

12.4.1.potovanje ne vključuje prenočevanja:

–za potovanje, ki traja 8 ur ali več, se plača 50 % dnevnice za zadevni namembni kraj;

–za potovanje, krajše od 8 ur in daljše od 5 ur, se plača 35 % dnevnice;

–za potovanje, ki traja največ 5 ur, se plača 20 % dnevnice;

12.4.2.potniku je zagotovljena brezplačna nastanitev:

–plača se 50 % dnevnice za zadevni namembni kraj;

12.4.3.potovanje vključuje nočne medcelinske lete ali železniške prevoze:

–plača se 50 % dnevnice za zadevni namembni kraj;

12.4.4.potniku so zagotovljeni brezplačni obroki (zajtrk, kosilo in/ali večerja):

–za vsak brezplačen obrok se od dnevnice odšteje 10 %;

12.4.5.potniku so zagotovljeni brezplačna nastanitev in obroki:

–plača se 20 % dnevnice.

12.5.Če potovanje poteka v državi gostiteljici (Srbija), se uporabi dnevnica te države. Za ustrezne odbitke od dnevnice v Srbiji se uporabljajo enake določbe kot za potovanja v tujini.

12.6.Kadar vse stroške krije organizator dogodka, se uporabljajo navedene določbe o izračunu dnevnice.

12.7.Za del potovanja, ki je bil spremenjen v skladu s členom 11 (spremembe iz osebnih razlogov), se dnevnice ne plačajo.

13.Predujmi za potovanje

13.1.Na zahtevo potnika prometna skupnost zagotovi predujem za službeno potovanje v vrednosti do 80 % dnevnice. Zahteve za predujme za potovanje je treba predložiti vsaj štiri delovne dni pred odhodom.

13.2.Vsi vnaprej plačani zneski se odštejejo od povračila, s katerim se pokrijejo stroški službenega potovanja. Če se za predujem izkaže, da je bil večji od dejanskih stroškov službenega potovanja, se presežek osebi, ki je bila na službenem potovanju, v enkratnem znesku odšteje od naslednjega izplačila plače. Če se uslužbencu zagotovi predujem za službeno potovanje, ki je nato odpovedano, se znesek predujma samodejno odšteje od naslednjega izplačila plače.

14.Poročila o potovanju

Uslužbenci na službenem potovanju morajo v enem tednu po vrnitvi v pisarno predložiti kratko poročilo o potovanju. Nadrejeni ga podpiše, nato pa se priloži zahtevku za povračilo stroškov ter pošlje direktorju in zadevnim uslužbencem, če je ustrezno.

15.Povračilo potnih stroškov

15.1.Upravnemu oddelku in direktorju se v enem tednu po vrnitvi v pisarno predloži zahtevek za povračilo potnih stroškov, ki so mu priloženi poročilo o potovanju, odobritev potovanja in dokazila, in to ne glede na to, ali je bil plačan predujem. Računov za hotele in hrano ter druge nepredvidene stroške ni treba priložiti, saj je določena dnevnica pavšalni znesek nadomestila za te stroške.

15.2.Če uslužbenec prejme predujem za potovanje in zadevnega zahtevka za povračilo stroškov v zahtevanem roku ne predloži, se predujem za potovanje odšteje od naslednjega izplačila plače. Odšteti predujem za potovanje se povrne le, če se vloži zahtevek za povračilo stroškov.

16.Odgovornost uslužbencev

Uslužbenci so odgovorni za točnost in popolnost izjav in predstavitev, ki jih pripravijo med načrtovanjem in izvajanjem potovanja ter poročanjem o njem. Brez poseganja v določbe kadrovskih predpisov prometne skupnosti so odgovorni za neupravičeno prikazane zneske ali kršitve.

Uslužbenci morajo službeno potovanje izvesti v skladu z zahtevami glede splošne učinkovitosti iz kadrovskih predpisov prometne skupnosti. Od njih se pričakuje, da upoštevajo najvišje standarde poklicne etike in da so vedno neodvisni.

17.Nadzorni ukrepi

Prometna skupnost pet let hrani evidence, dokumente in dokazila v zvezi z odobritvijo, načrtovanjem in organizacijo potovanj ter poravnavo zapadlih plačil.

Uporabljajo se finančna pravila in revizijski postopki prometne skupnosti.

18.Sklepne opombe

Ta pravila o potovanjih se začnejo uporabljati dan po tem, ko jih sprejme regionalni usmerjevalni odbor.

PRILOGA I – B

OPOMNIK

o službenem potovanju direktorja

stalnega sekretariata prometne skupnosti

Izpolniti in podpisati pred odhodom:

NAMEN POTOVANJA
NAMEMBNI KRAJ
DATUM ODHODA
DATUM VRNITVE
ITINERAR
NASTANITEV
V POVEZAVI Z ZASEBNIM POTOVANJEM	□ ne □ da: □ stroški potovanja skupaj s stroški zasebnega potovanja: ………. □ stroški potovanja brez stroškov zasebnega potovanja ……..
OCENJENI STROŠKI
PRIPOMBE

Podpis:

Datum:

Izpolniti in podpisati ob vrnitvi:

KONČNI STROŠKI

Potni stroški:

Dnevnica:

Drugo:

STROŠKI SKUPAJ:

ALI JE BIL CILJ POTOVANJA DOSEŽEN?

DA/NE

PRIPOMBE:

Podpis:

Datum:

PRILOGA II

OSNUTEK

SKLEP št. 2020/
REGIONALNEGA USMERJEVALNEGA ODBORA PROMETNE SKUPNOSTI

z dne …

o sprejetju pravil o povračilu stroškov oseb, ki niso zaposlene v stalnem sekretariatu prometne skupnosti, ampak so bile na sestanke povabljene kot strokovnjaki

REGIONALNI USMERJEVALNI ODBOR PROMETNE SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi prometne skupnosti ter zlasti člena 24(1) in člena 35 Pogodbe –

SKLENIL:

Člen 1

Sprejmejo se pravila o povračilu stroškov oseb, ki niso zaposlene v stalnem sekretariatu prometne skupnosti, ampak so bile na sestanke prometne skupnosti povabljene kot strokovnjaki.

Za regionalni usmerjevalni odbor

Predsednik

Pravila o povračilu stroškov oseb, ki niso zaposlene v stalnem sekretariatu prometne skupnosti, ampak so bile na sestanke povabljene kot

strokovnjaki

ČLEN 1

1.Ta pravila se uporabljajo za:

(a)vse, ki niso zaposleni v prometni skupnosti in so povabljeni, naj v odboru ali delovni skupini predstavijo specifično strokovno mnenje, ne glede na lokacijo sestanka;

(b)vse, ki so odgovorni za spremljanje invalida, ki ga je prometna skupnost povabila, naj se udeleži sestanka kot strokovnjak.

2.Strokovnjaki so lahko strokovnjaki iz zasebnega sektorja ali vladni strokovnjaki:

(a)strokovnjaki iz zasebnega sektorja so posamezniki, ki zastopajo civilno družbo ali delajo za zasebno organizacijo in so bili povabljeni, naj s prometno skupnostjo delijo svoje osebno strokovno znanje ali na specifičnem področju zastopajo svoje organizacije, ne pa zaradi zagovarjanja interesov določene države;

(b)vladni strokovnjaki so posamezniki, ki so bili povabljeni kot predstavniki nacionalnega, regionalnega ali lokalnega javnega organa države članice EU ali pogodbenice iz jugovzhodne Evrope ali ki jih je tak organ imenoval.

ČLEN 2

Stalni sekretariat prometne skupnosti ni odgovoren za materialno, nematerialno ali fizično škodo, ki jo povabljeni strokovnjaki ali osebe, odgovorne za spremljanje invalidnega strokovnjaka, utrpijo med potovanjem v kraj sestanka ali nastanitvijo v tem kraju, razen če je mogoče to škodo neposredno pripisati stalnemu sekretariatu prometne skupnosti.

Prometna skupnost zlasti ni odgovorna za nesreče, v katere so vpleteni povabljeni strokovnjaki, ki na sestanek pripotujejo z lastnim prevoznim sredstvom.

ČLEN 3

1.Vsi strokovnjaki so upravičeni do povračila potnih stroškov za potovanje od kraja, navedenega v povabilu (službeni ali domači naslov), do kraja sestanka z najprimernejšim prevoznim sredstvom glede na razdaljo. Navadno je pri potovanjih, krajših od 400 km (v eno smer v skladu z uradno razdaljo potovanja z vlakom), to prevoz z vlakom v prvem razredu, pri potovanjih, daljših od 400 km, pa letalski prevoz v ekonomskem razredu. Če potovanje z letalom traja 4 ure ali več, se povrnejo stroški za letalski prevoz v poslovnem razredu.

2.Direktor stalnega sekretariata prometne skupnosti si posebej prizadeva zagotoviti tako organizacijo sestankov, da lahko strokovnjaki izkoristijo najugodnejše cene prevoza. Zlasti pozorno pregleda vse zahtevke za povračilo, ki vključujejo neobičajno drage lete. Pri tem ima pravico, da opravi vsa preverjanja, ki bi lahko bila potrebna, in od strokovnjakov zahteva za to potrebna dokazila. Kadar se to zdi utemeljeno, ima tudi pravico, da znesek za povračilo stroškov omeji na raven, ki se običajno uporablja za običajno potovanje od strokovnjakovega delovnega mesta ali bivališča do kraja sestanka.

3.Potni stroški se povrnejo po predložitvi originalnih dokazil: vozovnic in računov, pri spletnih rezervacijah pa izpisa elektronske rezervacije in vstopnih kuponov za odhodno potovanje. Predložena dokazila morajo prikazovati razred uporabljenega prevoznega sredstva, čas potovanja in plačan znesek.

4.Za potovanje z zasebnim avtomobilom se povrnejo stroški v višini cene prevoza z vlakom v prvem razredu.

5.Če za pot ni železniških povezav, se stroški potovanja z zasebnim avtomobilom povrnejo po stopnji 0,22 EUR na km.

6.Stroški za taksi se ne povrnejo.

ČLEN 4

1.Dnevnica, ki se izplača za vsak dan sestanka, je določena kot pavšalna stopnja in je namenjena pokritju vseh odhodkov v kraju sestanka, na primer vključno s hrano in lokalnimi prevozi (avtobus, tramvaj, podzemna železnica, taksi, parkiranje, cestnine itd.), ter potovalnega in nezgodnega zavarovanja.

2.Dnevnica znaša 92,00 EUR.

3.Če je kraj odhoda, ki je naveden v povabilu, od kraja sestanka oddaljen 100 km ali manj, se dnevnica zmanjša za 50 %.

4.Strokovnjaki, ki morajo eno ali več noči preživeti v kraju sestanka, ker se čas sestankov ne sklada z voznim redom poletov ali vlakov 4 , so upravičeni tudi do nadomestila za namestitev. To nadomestilo znaša 100,00 EUR na noč. Število noči ne sme preseči števila dni, ko potekajo sestanki, + 1 dan.

5.Izjemoma se lahko izplača dodatno nadomestilo za namestitev in/ali dnevnica, če bi se lahko zaradi podaljšanja bivanja strokovnjaka stroški prevoza znižali za več, kot znašajo ta nadomestila.

6.Direktor stalnega sekretariata prometne skupnosti lahko na podlagi utemeljene odločitve strokovnjakom na zelo visoki ravni zviša dnevnico in/ali nadomestilo za nastanitev za 50 %.

ČLEN 5

Kadar so ob upoštevanju stroškov, ki jih imajo invalidni strokovnjaki zaradi invalidnosti ali osebe, ki jih spremlja, povračila iz člena 4 očitno nezadostna, se stroški povrnejo na zahtevo direktorja stalnega sekretariata prometne skupnosti po predložitvi dokazil.

ČLEN 6

1.Če v povabilu in zahtevi za organizacijo sestanka ni navedeno drugače, so strokovnjaki iz zasebnega sektorja upravičeni do dnevnice za vsak dan sestanka, in če je ustrezno, do nadomestila za nastanitev, če predložijo častno izjavo, da podobne dnevnice ali nadomestil za isti obisk ne prejemajo že od druge ustanove. Direktor stalnega sekretariata prometne skupnosti zagotovi, da je vsebina povabila skladna z vsebino zahteve za organizacijo sestanka.

2.Vladni strokovnjaki prejmejo dnevnico za vsak dan sestanka, in če je ustrezno, nadomestilo za nastanitev, če je to določeno v poslovniku odbora ali delovne skupine in če predložijo častno izjavo, da podobne dnevnice ali nadomestil za isti obisk ne prejemajo že od svoje uprave.

3.Direktor stalnega sekretariata prometne skupnosti lahko na podlagi utemeljene odločitve in ob predložitvi dokazil odobri povračilo stroškov, ki so jih povabljeni strokovnjaki imeli zaradi posebnih navodil, ki so jih prejeli v pisni obliki.

4.Vsa povračila potnih stroškov, dnevnic in/ali nadomestil za namestitev se nakažejo na isti bančni račun.

5.Povračila stroškov vladnih strokovnjakov se nakažejo na bančni račun, odprt v imenu vlade, enega od njenih ministrstev ali javnega organa, če za to ne obstaja kakršno koli odstopanje vlade, katerega od njenih ministrstev ali javnega organa.

ČLEN 7

1.Ne glede na to, ali so upravičeni do povračila stroškov, se sestanka udeležijo največ en vladni strokovnjak na pogodbenico iz jugovzhodne Evrope in na državo članico EU ter nekaj strokovnjakov iz zasebnega sektorja, katerih število je enako številu vladnih strokovnjakov.

2.Direktor stalnega sekretariata prometne skupnosti lahko na podlagi utemeljene odločitve odstopa od tega pravila v primeru skupnih sestankov več odborov ali delovnih skupin.

ČLEN 8

1.Nalog za plačilo se pripravi na podlagi zahtevka za povračilo stroškov, ki ga ustrezno izpolnita in podpišeta strokovnjak in tajnik sestanka, ki je odgovoren za potrditev prisotnosti strokovnjaka.

2.Strokovnjaki morajo tajniku sestanka po pošti, telefaksu oziroma elektronski pošti poslati dokumente, potrebne za povračilo stroškov, največ 30 koledarskih dni po zadnjem dnevu sestanka, pri čemer se upošteva poštni žig oziroma datum pošiljanja.

3.Stalni sekretariat prometne skupnosti strokovnjaku povrne stroške v 30 koledarskih dneh.

4.Če strokovnjak ne more zagotoviti ustrezne utemeljitve, ki jo direktor stalnega sekretariata prometne skupnosti sprejme na podlagi utemeljene odločitve, neizpolnitev obveznosti iz odstavka 2 razreši prometno skupnost vseh obveznosti povračila potnih stroškov ali plačila nadomestil.

ČLEN 9

1.Potni stroški se povrnejo v eurih, če je to ustrezno, po menjalnem tečaju, ki je veljal na dan sestanka.

2.Dnevnice, in če je to ustrezno, nadomestilo za namestitev se povrnejo v eurih po pavšalni stopnji, ki je veljala na dan sestanka.

PRILOGA III

OSNUTEK

SKLEP št. 2020/

REGIONALNEGA USMERJEVALNEGA ODBORA PROMETNE SKUPNOSTI

z dne …

o postopku za izvrševanje proračuna ter pripravo in revizijo zaključnih računov, ki se uporablja za prometno skupnost

REGIONALNI USMERJEVALNI ODBOR PROMETNE SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi prometne skupnosti ter zlasti člena 24(1) in člena 35 Pogodbe –

SKLENIL:

Člen 1

Sprejmejo se finančna pravila in revizijski postopki, ki se uporabljajo za prometno skupnost.

Za regionalni usmerjevalni odbor

Predsednik

PRILOGA III

KAZALO

NASLOV I: PREDMET UREJANJA

NASLOV II: OBVEZNOSTI POGODBENIC

NASLOV III: PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVJE 1 NAČELO TOČNOSTI

POGLAVJE 2 NAČELO ENOLETNOSTI

POGLAVJE 3 NAČELO RAVNOTEŽJA

POGLAVJE 4 NAČELO OBRAČUNSKE ENOTE

POGLAVJE 5 NAČELO UNIVERZALNOSTI

POGLAVJE 6 NAČELO SPECIFIKACIJE

POGLAVJE 7 NAČELO DOBREGA FINANČNEGA POSLOVODENJA

POGLAVJE 8 NAČELO PREGLEDNOSTI

POGLAVJE 9 NOTRANJA KONTROLA IZVRŠEVANJA PRORAČUNA

NASLOV IV: ODBOR ZA PRORAČUN

NASLOV V: IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1 SPLOŠNE DOLOČBE

POGLAVJE 2 FINANČNI UDELEŽENCI

POGLAVJE 3 ODGOVORNOST FINANČNIH UDELEŽENCEV

POGLAVJE 4 PRIHODKI

POGLAVJE 5 ODHODKI

NASLOV VI: JAVNO NAROČANJE

NASLOV VII: PRIPRAVA ZAKLJUČNIH RAČUNOV IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1 PRIPRAVA ZAKLJUČNIH RAČUNOV

POGLAVJE 2 RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 3 EVIDENCA PREMOŽENJA

NASLOV VIII: ZUNANJA REVIZIJA IN ZAŠČITA FINANČNIH INTERESOV

POGLAVJE 1 ZUNANJA REVIZIJA

NASLOV IX: PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

NASLOV I

PREDMET UREJANJA

Člen 1

Ta pravila določajo postopke za izvrševanje proračuna prometne skupnosti v skladu s členom 35 Pogodbe o prometni skupnosti (v nadaljnjem besedilu: Pogodba) 5 .

NASLOV II

OBVEZNOSTI POGODBENIC

Člen 2

1.Pogodbenice na prometno skupnost prenesejo 75 % svojih finančnih prispevkov najpozneje 31. marca vsako leto. Preostalih 25 % prispevkov prenesejo najpozneje 30. junija vsako leto.

2.Pogodbenice morajo finančne prispevke prometni skupnosti zagotoviti v eurih.

3.Prometna skupnost krije stroške transakcije, ki jih zaračuna njen ponudnik plačilnih storitev, pogodbenice pa krijejo stroške transakcije, ki jih zaračuna njihov ponudnik plačilnih storitev.

NASLOV III

PRORAČUNSKA NAČELA

Člen 3

Izvrševanje proračuna prometne skupnosti (v nadaljnjem besedilu: proračun) je v skladu z načeli točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti, kakor je določeno v teh pravilih.

POGLAVJE 1

NAČELO TOČNOSTI

Člen 4

Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti zunaj okvira odobritev.

POGLAVJE 2

NAČELO ENOLETNOSTI

Člen 5

Upravni odhodki na podlagi pogodb, ki – bodisi skladno z lokalno prakso bodisi ker se nanašajo na dobavo opreme – zajemajo obdobja, ki so daljša od proračunskega leta, bremenijo proračun za proračunsko leto, v katerem nastanejo.

Člen 6

1.Proračunska sredstva, ki so odobrena za zadevno proračunsko leto, se lahko uporabljajo izključno za poravnavanje odhodkov, odobrenih in plačanih v navedenem proračunskem letu, ter za pokrivanje neporavnanih zneskov za prevzete obveznosti iz preteklih proračunskih let.

2.Odobritve za prevzem obveznosti se v zaključni račun knjižijo za proračunsko leto na podlagi pravnih obveznosti, sklenjenih do 31. decembra navedenega leta.

3.Odobritve plačil se knjižijo v zaključni račun za proračunsko leto na podlagi plačil, ki jih je računovodja izvršil do 31. decembra navedenega leta.

4.Odobritve, prenesene iz prejšnjih proračunskih let, so ustrezno opredeljene v zaključnih računih.

POGLAVJE 3

NAČELO RAVNOTEŽJA

Člen 7

Prometna skupnost ne najema posojil.

POGLAVJE 4

NAČELO OBRAČUNSKE ENOTE

Člen 8

Proračun se izvršuje v eurih, prav tako se v eurih pripravi zaključni račun. Vendar lahko stalni sekretariat prometne skupnosti za namene denarnega toka izvaja posle v drugih valutah.

POGLAVJE 5

NAČELO UNIVERZALNOSTI

Člen 9

1.Naslednji odbitki se lahko odštejejo od zahtevkov za plačilo, faktur ali izkazov, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska:

(a)kazni, naložene strankam naročil ali upravičencem, vključno s pogodbami o javnih naročilih;

(b)popravki za nepravilno plačane zneske, ki se lahko izvedejo tako, da se neposredno odbijejo od novega plačila iste vrste istemu prejemniku na podlagi poglavja, člena in v proračunskem letu, za katero je bilo izvršeno previsoko plačilo in za katero so bila izvršena vmesna plačila ali plačila razlike.

2.Popusti, povračila in znižanja na fakturah in zahtevkih za plačilo se ne evidentirajo kot prihodek prometne skupnosti.

3.Vsako negativno stanje se v proračun knjiži kot odhodek.

POGLAVJE 6

NAČELO SPECIFIKACIJE

Člen 10

1.Direktor lahko proračunska sredstva, dodeljena neki proračunski vrstici, uporabi za namene, ki so v proračunu pripisani drugi proračunski vrstici, če je to dovoljeno s sklepom regionalnega usmerjevalnega odbora, ki sprejema zadevni proračun, in v okviru dovoljenih omejitev.

2.Direktor v sedmih dneh obvesti regionalni usmerjevalni odbor o sprejetju odločitve v skladu z odstavkom 1.

POGLAVJE 7

NAČELO DOBREGA FINANČNEGA POSLOVODENJA

Člen 11

4.Odobritve se uporabljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, ki zajema načela gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

5.V skladu z načelom gospodarnosti se sredstva, ki jih prometna skupnost uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, dajo na razpolago pravočasno, v ustrezni količini in kakovosti ter za najugodnejšo ceno.

6.Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.

7.Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje zadanih specifičnih ciljev in želenih rezultatov. Ti rezultati se ovrednotijo.

POGLAVJE 8

NAČELO PREGLEDNOSTI

Člen 12

8.Proračun se izvršuje in zaključni računi pripravijo v skladu z načelom preglednosti.

9.Dokončno sprejeti proračun in spremembe proračuna se objavijo na spletišču stalnega sekretariata prometne skupnosti.

POGLAVJE 9

NOTRANJA KONTROLA IZVRŠEVANJA PRORAČUNA

Člen 13

1.Proračun prometne skupnosti se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.

2.Za namene izvrševanja proračuna prometne skupnosti je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je dati primerno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:

(a)uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti operacij;

(b)zanesljivosti poročanja;

(c)varovanja sredstev in informacij;

(d)preprečevanja, odkrivanja ter odprave goljufij in nepravilnosti ter nadaljnjega ukrepanja v zvezi z njimi;

(e)ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo osnovnih transakcij ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.

3.Uspešna in učinkovita notranja kontrola temelji na najboljših mednarodnih praksah ter vključuje zlasti elemente iz člena 36(3) in (4) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, pri čemer upošteva strukturo in velikost prometne skupnosti, naravo nalog, za katere je pooblaščena, in zadevne zneske ter finančna in operativna tveganja.

NASLOV IV

ODBOR ZA PRORAČUN

Člen 14

1.Ustanovi se odbor za proračun.

2.Odbor za proračun svetuje direktorju pri finančnem poslovodenju operacij prometne skupnosti.

3.Odbor za proračun lahko poroča regionalnemu usmerjevalnemu odboru in izdaja priporočila o proračunskih zadevah ter vseh zadevah, ki bi lahko vplivale na proračun.

4.Da bi odbor za proračun lahko opravljal svoje naloge iz odstavka 2, se mu zagotovijo vse potrebne informacije ali pojasnila v zvezi s proračunskimi zadevami in zadevami, ki bi lahko vplivale na proračun.

Člen 15

1.Odbor za proračun sestavljajo po en član vsake pogodbenice iz jugovzhodne Evrope in dva člana Evropske unije, ki jo zastopa Evropska komisija.

2.Sejam odbora za proračun predseduje Evropska komisija. Predsednik lahko imenuje sopredsednika.

3.Odbor za proračun ima vsaj dve redni seji na leto. Poleg tega se sestane na zahtevo predsednika ali najmanj tretjine članov odbora.

4.Odbor za proračun sprejme svoj poslovnik. Njegova priporočila se lahko sprejmejo po pisnem postopku. Odbor za proračun ukrepa na podlagi navadne večine glasov, pri čemer se upošteva tudi pozitivni glas Evropske unije. V primeru izenačenega števila glasov je odločilen glas Evropske unije.

5.Stalni sekretariat prometne skupnosti odboru za proračun zagotavlja upravno podporo.

6.Stalni sekretariat se udeležuje sej odbora za proračun brez glasovalnih pravic.

NASLOV V

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 16

Direktor opravlja naloge odredbodajalca.

Člen 17

Direktor lahko prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na uslužbence stalnega sekretariata. Tako pooblaščeni uslužbenci lahko delujejo le v okviru pooblastil, ki so bila nanje izrecno prenesena, zavezuje pa jih ta sklep. Direktor pošlje kopijo vsake odločitve o prenosu pooblastil, sprejete v skladu s tem členom, regionalnemu usmerjevalnemu odboru.

Člen 18

1.Vsem finančnim udeležencem v smislu poglavja 2 tega naslova je prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe za izvrševanje proračuna, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi prometne skupnosti. Če se to zgodi, se mora zadevni udeleženec vzdržati takih ukrepov in zadevo predložiti pristojnemu organu.

2.Navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno opravljanje nalog udeleženca pri izvrševanju proračuna ali revizorja iz družinskih, osebnih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa z upravičencem ali izvajalcem.

3.Pristojni organ iz odstavka 1 je neposredno nadrejen zadevnemu uslužbencu. Če je zadevni uslužbenec direktor, je pristojni organ regionalni usmerjevalni odbor.

Člen 19

Če se izkaže za nujno, se lahko strokovne naloge in upravne, pripravljalne ali pomožne naloge, ki ne zahtevajo niti izvajanja javne oblasti niti uporabe pooblastila za odločanje po lastni presoji, pogodbeno prenesejo na zunanje subjekte ali organe.

POGLAVJE 2

FINANČNI UDELEŽENCI

Oddelek 1

Načelo ločitve nalog

Člen 20

Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.

Oddelek 2

Odredbodajalec

Člen 21

1.Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov.

2.Odredbodajalec pri izvrševanju odhodkov prevzema proračunske in pravne obveznosti, potrjuje odhodke in odobrava plačila v skladu z ustreznimi določbami tega sklepa ter izvršuje odobritve.

3.Izvrševanje prihodkov vključuje pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izdajo nalogov za izterjavo. Po potrebi vključuje odločitev, da se ugotovljeni upravičeni zneski ne izterjajo.

4.Odredbodajalec zagotovi, da se dokazila v zvezi s poslovanjem ustrezno hranijo še pet let.

Člen 22

1.Ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov odredbodajalec vzpostavi organizacijsko strukturo, notranje poslovodenje, kontrolne sisteme in postopke (v nadaljnjem besedilu: Notranja pravila o upravljanju financ prometne skupnosti), ki so primerni za opravljanje njegovih nalog, po potrebi vključno z naknadnimi preverjanji.

2.Pred odobritvijo operacije uslužbenci, ki niso bili udeleženi pri sprožitvi operacije, preverijo operativne in finančne vidike. Začetek ter predhodno in naknadno preverjanje operacije so ločene funkcije.

3.Za preverjanja so odgovorni drugi uslužbenci kot za začetek operacije niti prvi drugim niso podrejeni.

Člen 23

Direktor v vlogi odredbodajalca predloži regionalnemu usmerjevalnemu odboru letno poročilo o dejavnostih (v nadaljnjem besedilu: poročilo odredbodajalca), ki vsebuje finančne informacije in informacije o upravljanju.

Člen 24

Kadar uslužbenec, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju in kontroli transakcij, meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju s temi pravili ali strokovnimi pravili, ki jih mora ta uslužbenec upoštevati, o tem pisno obvesti direktorja. Direktor ukrepa v razumnem roku. Če direktor ne ukrepa, uslužbenec o tem obvesti regionalni usmerjevalni odbor.

Člen 25

Kadar so pooblastila za izvrševanje proračuna prenesena, se člen 21 teh pravil smiselno uporablja za pooblaščene uradne osebe.

Oddelek 3

Računovodja

Člen 26

1.Direktor na predlog Evropske komisije in v skladu s poslovnikom, ki se uporablja za zaposlovanje, delovne pogoje in geografsko uravnoteženost uslužbencev stalnega sekretariata, imenuje računovodjo, ki je v stalnem sekretariatu odgovoren za:

(a)pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo ugotovljenih terjatev;

(b)pripravo in predstavitev zaključnih računov v skladu z naslovom V;

(c)vodenje zaključnih računov v skladu z naslovom V;

(d)izvajanje računovodskih pravil in metod ter kontnega okvira v skladu z naslovom V;

(e)določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij;

(f)upravljanje zakladnice.

2.Ob upoštevanju odstavka 3 je računovodja edini pooblaščeni za upravljanje denarnih in drugih sredstev ter odgovoren za njihovo hrambo.

3.Računovodja lahko po potrebi prenese nekatere naloge, ne da bi posegal v načelo ločitve nalog.

POGLAVJE 3

ODGOVORNOST FINANČNIH UDELEŽENCEV

Oddelek 1
Splošna pravila

Člen 27

1.Odgovornost je na podlagi teh pravil osebna.

2.Finančni udeleženec v primeru nezakonitega ravnanja, goljufije, korupcije ali nepravilnosti, ki lahko škoduje interesom prometne skupnosti, o tem takoj obvesti direktorja ali, če meni, da je to koristno, regionalni usmerjevalni odbor ali Evropski urad za boj proti goljufijam. „Finančni interesi prometne skupnosti“ pomenijo vse prihodke, odhodke in sredstva, ki so zajeti v proračunu prometne skupnosti, s tem proračunom pridobljeni ali mu dolgovani.

3.Kadar so pri dejavnosti ugotovljene nepravilnosti ali goljufije, odgovorni odredbodajalec prekine postopek in lahko sprejme vse potrebne ukrepe, vključno s preklicem katere koli odločitve, sprejete v okviru zadevne dejavnosti. Odgovorni odredbodajalec nemudoma obvesti vse pristojne organe, po potrebi tudi Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) in Evropsko javno tožilstvo (EJT), o sumih goljufije ali nepravilnosti.

Člen 28

1.Odredbodajalec lahko kadarkoli začasno ali dokončno prekliče prenos katerega koli pooblastila. Regionalni usmerjevalni odbor in predsednik odbora za proračun sta o takem ukrepu takoj obveščena, zagotovi pa se jima tudi ustrezna utemeljitev.

2.Direktor lahko ob predhodnem soglasju Evropske komisije kadar koli začasno ali dokončno odstavi računovodjo z njegovega delovnega mesta. Na predlog Evropske komisije imenuje začasnega računovodjo in nato stalnega računovodjo v skladu s pravili prometne skupnosti o zaposlovanju.

Člen 29

1.Določbe tega poglavja ne posegajo v kazenskopravno odgovornost, ki jo odredbodajalec in osebe iz tega poglavja lahko imajo po veljavnem nacionalnem pravu države stalnega prebivališča in veljavnih določbah za zaščito finančnih interesov prometne skupnosti ter za boj proti korupciji uradnikov prometne skupnosti ali uradnikov pogodbenic.

2.V primeru dokazov o nezakonitem ravnanju, goljufiji ali korupciji, ki lahko škoduje interesom prometne skupnosti, se zadeva predloži pristojnim organom in telesom.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalca

Člen 30

1.Od odredbodajalca se lahko zahteva, naj v celoti ali delno poravna škodo, ki jo je imela prometna skupnost zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog, zlasti če določa, katere upravičene zneske je treba izterjati, ali izdaja naloge za izterjavo, prevzema obveznosti za odhodke ali podpisuje naloge za plačilo, ne da bi pri tem upošteval ta sklep. Enako velja, kadar odredbodajalec, ki tako resno krši delovne obveznosti:

(a) ne pripravi dokumenta o ugotovitvi terjatve;

(b)ne izda naloga za izterjavo ali ga brez utemeljitve izda prepozno;

(c)ne izda naloga za plačilo ali ga izda prepozno, zaradi česar lahko tretje strani vložijo civilno tožbo zoper prometno skupnost.

2.Odredbodajalec, ki je to postal na podlagi prenosa pooblastil in ki meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel pooblastila. Če navedeni organ da odredbodajalcu, ki je to postal na podlagi prenosa pooblastil, utemeljeno pisno navodilo, da izvede zadevno odločitev, jo mora odredbodajalec izvesti in zanjo ne odgovarja.

3.V primeru prenosa pooblastil odredbodajalec ostane odgovoren za uspešnost vzpostavljenih notranjih pravil za upravljanje ter za izbiro odredbodajalca, ki to postane na podlagi prenosa pooblastil.

4.Odredbodajalec ni odgovoren za odločitve, ki jih sprejme regionalni usmerjevalni odbor, če jih strogo upošteva. Če se odredbodajalec ne strinja s katero od teh odločitev, lahko o tem pisno obvesti zadevni organ. Kljub temu mora zadevne odločitve upoštevati.

POGLAVJE 4

PRIHODKI

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 31

Natečene obresti na zaključnih računih prometne skupnosti so poleg prispevkov pogodbenic del njenih prihodkov.

Oddelek 2

Ocena terjatev

Člen 32

Oceno terjatev najprej pripravi odredbodajalec, pristojen za ukrep ali stanje, ki ima lahko za posledico terjatev ali spremembo zneska, dolgovanega organu prometne skupnosti.

Oddelek 3

Ugotovitev terjatev do tretjih strani

Člen 33

1.Ugotovitev terjatev je dejanje, s katerim odredbodajalec ali odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil:

(a)preveri, da dolg obstaja;

(b)določi ali preveri nedvoumnost in znesek dolga;

(c)preveri pogoje, pod katerimi dolg zapade v plačilo.

2.Vsako zapadlo terjatev v fiksnem znesku, ki se potrdi kot nedvoumna, je treba ugotoviti z nalogom za izterjavo, ki se predloži računovodji skupaj z zaznamkom o nastanku terjatve, ki je bil poslan dolžniku. Oba dokumenta pripravi in pošlje odgovorni odredbodajalec.

3.V primerno utemeljenih primerih se lahko nekateri rutinski prihodki pripoznajo začasno.

Začasno pripoznanje vključuje izterjavo več posameznih zneskov, ki jih zato ni treba pripoznati posamično.

Pred koncem proračunskega leta odredbodajalec popravi zneske, ki so bili pripoznani začasno, da zagotovi njihovo skladnost z dejansko ugotovljenimi zneski terjatev.

Člen 34

Odobritev izterjave je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, naj izterja terjatev, ki jo je ugotovil ta odgovorni odredbodajalec.

Člen 35

4.Nepravilno izplačani zneski se izterjajo.

5.Računovodja ukrepa na podlagi nalogov za izterjavo terjatev, ki jih je pravilno ugotovil odredbodajalec ali odgovorni odredbodajalec. Pri tem ravna s potrebno skrbnostjo za zagotovitev, da prometna skupnost prejme svoje prihodke in da so njene pravice zaščitene.

6.Kadar namerava odgovorni odredbodajalec odpovedati izterjavo ugotovljene terjatve, zagotovi, da je odpoved pravilna in v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Odločitev o odpovedi terjatve sprejme odredbodajalec in jo mora utemeljiti. Pooblastilo za tako odločitev se ne sme prenesti. V odločitvi o odpovedi terjatve je pojasnjeno, kateri ukrepi so bili sprejeti za zagotovitev izterjatve, navedena pa so tudi pravna in dejanska vprašanja, na podlagi katerih je bila sprejeta.

7.Odgovorni odredbodajalec razveljavi ugotovljeno terjatev, če odkritje napake v zvezi s pravnim ali dejanskim vprašanjem razkrije, da znesek ni bil pravilno ugotovljen. Za tako razveljavitev terjatve se odloči odgovorni odredbodajalec in to odločitev ustrezno utemelji.

8.Odgovorni odredbodajalec znesek ugotovljene terjatve prilagodi navzgor ali navzdol, kadar odkritje dejanske napake pomeni spremembo zneska terjatve, če ta popravek ne pomeni izgube ugotovljene upravičenosti prometne skupnosti. Za tako prilagoditev se odloči odgovorni odredbodajalec in to odločitev ustrezno utemelji.

9.Kadar ima dolžnik terjatev do prometne skupnosti, ki je fiksna in zapadla ter se nanaša na vsoto, ugotovljeno v nalogu za plačilo, računovodja po izteku roka iz zaznamka o nastanku terjatve izterja ugotovljene terjatve s pobotom.

V izjemnih okoliščinah lahko računovodja izvrši izterjavo s pobotom pred iztekom roka iz zaznamka o nastanku terjatve, kadar je treba zaščititi finančne interese prometne skupnosti in kadar lahko računovodja upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan prometni skupnosti, izgubljen.

Prav tako lahko računovodja izterjavo s pobotom izvrši pred iztekom roka iz zaznamka o nastanku terjatve, ko se s tem strinja dolžnik.

10.Pred vsako izterjavo v skladu z odstavkom 9 tega člena se računovodja posvetuje z odredbodajalcem in obvesti zadevne dolžnike.

11.Pobot iz odstavka 9 ima enak učinek kot plačilo ter razreši prometno skupnost zneska dolga, in kadar je to ustrezno, zapadlih obresti.

Člen 36

1.Po dejanski izterjavi neporavnanega zneska računovodja opravi vknjižbo v zaključni račun ter o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.

2.Za vsako gotovinsko plačilo računovodji se izda potrdilo o vplačilu.

Člen 37

1.Če dejanska izterjava ni izvedena do roka plačila iz zaznamka o nastanku terjatve, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izvršitev izterjave z vsemi pravnimi sredstvi, ki so mu na voljo.

2.Računovodja izterja zneske s pobotom enakih terjatev, ki jih ima prometna skupnosti do dolžnika, ki ima sam terjatev do prometne skupnosti v fiksnem znesku, ki je zapadla in se potrdi kot nedvoumna, če je pobot pravno mogoč.

Člen 38

Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a)dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti za celotno obdobje podaljšanja, ki se začne na datum, na katerega je plačilo prvotno zapadlo, po obrestni meri, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja v eurih (referenčna obrestna mera), povečani za osem odstotnih točk. Referenčna obrestna mera je obrestna mera, ki velja na prvi dan meseca, v katerem se izteče rok za plačilo, kot je objavljena v seriji C Uradnega lista Evropske unije;

(b) za zaščito pravic prometne skupnosti dolžnik predloži finančno jamstvo, ki pokriva neporavnani dolg za znesek glavnice in obresti.

POGLAVJE 5

ODHODKI

Člen 39

1.Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost in plačajo.

Oddelek 1

Prevzem obveznosti za odhodke

Člen 40

1.Prevzem proračunske obveznosti je postopek rezervacije proračunskih sredstev, ki je potreben za pokritje poznejših plačil za izpolnitev pravne obveznosti.

2.Pravna obveznost je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec prevzame ali ugotovi obveznost, ki ima za posledico bremenitev proračuna.

Člen 41

1.Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna, mora odgovorni odredbodajalec najprej prevzeti proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.

2.Posamezna pravna obveznost, ki se nanaša na posamezno proračunsko obveznost, se prevzame do 31. decembra tekočega proračunskega leta.

Člen 42

1.Odgovorni odredbodajalec sprosti neporabljene proračunske obveznosti za leto N do 31. marca leta N + 1.

2.Za sklenjene pravne obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kot eno proračunsko leto, in ustrezne proračunske obveznosti, razen v primeru odhodkov za uslužbence, se končni datum za izvršitev določi v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Vsi deli takih obveznosti, ki v šestih mesecih po tem končnem datumu niso bili izvršeni, se sprostijo.

3.Če v treh letih po prevzemu pravne obveznosti plačilo ni izvršeno, odgovorni odredbodajalec to obveznost sprosti.

Člen 43

Odgovorni odredbodajalec pri prevzemanju proračunske obveznosti zagotovi, da:

(a)odhodek bremeni ustrezno proračunsko postavko;

(b)so odobritve na voljo;

(c)so odhodki v skladu z veljavnimi določbami, zlasti določbami Pogodbe, in notranjimi pravili prometne skupnosti za upravljanje;

(a)se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.

Oddelek 2

Potrditev odhodkov

Člen 44

Potrditev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec:

(a)preveri, da je upnik upravičen do zneska;

(b)preveri pogoje, v skladu s katerimi plačilo zapade;

(c)določi ali preveri resničnost in znesek terjatve.

Člen 45

1.Potrjevanje odhodkov temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost upnika glede na dejansko opravljene storitve, dejansko dobavljeno blago ali dejansko izvedeno delo ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo.

2.Odločitev o potrditvi se izrazi kot podpis odgovornega odredbodajalca na knjigovodski listini „predložen za plačilo“.

Oddelek 3

Odobritev odhodkov

Člen 46

1.Odobritev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec z izdajo naloga za plačilo naroči računovodji, naj plača odhodkovno postavko, ki jo je potrdil.

2.Nalog za plačilo datira in podpiše odgovorni odredbodajalec, nato pa se pošlje računovodji. Odgovorni odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 35(4).

3.Po potrebi se nalogu za plačilo, poslanemu računovodji, priloži dokument, ki potrjuje, da je bilo blago vpisano v evidenci iz člena 60.

Oddelek 4

Plačilo odhodkov

Člen 47

1.Plačilo se izvrši na podlagi predložitve potrdila, da je bil ustrezni ukrep izveden v skladu z določbami temeljnega akta, in zajema eno od naslednjih dejanj:

(a)plačilo celotnega zapadlega zneska;

(b)plačilo zapadlega zneska na katerega koli od naslednjih načinov:

–predhodno financiranje, ki se lahko razdeli na več plačil;

–eno ali več vmesnih plačil;

–plačilo razlike, ki se dolguje. Predhodno financiranje se v celoti ali delno poračuna z vmesnimi plačili.

Celotno predhodno financiranje in vmesna plačila se poračunajo s plačilom razlike.

2.V zaključnih računih se pri plačilu razlikuje med različnimi vrstami plačila iz odstavka 1.

Člen 48

Plačilo odhodkov izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.

NASLOV VI

JAVNO NAROČANJE

Člen 49

Uporablja se Direktiva 2014/24/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. februarja 2014 o javnem naročanju in razveljavitvi Direktive 2004/18/ES.

NASLOV VII

PRIPRAVA ZAKLJUČNIH RAČUNOV IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

PRIPRAVA ZAKLJUČNIH RAČUNOV

Člen 50

Letni zaključni računi prometne skupnosti vključujejo:

(a)računovodske izkaze prometne skupnosti in njihove priloge;

(b)poročila o izvrševanju proračuna prometne skupnosti.

Člen 51

Zaključni računi morajo biti v skladu z računovodskimi pravili iz Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 točni in izčrpni ter predstavljati resnično in pošteno sliko:

(a)sredstev in obveznosti do virov, izdatkov in prejemkov, pravic in obveznosti, ki niso prikazane kot sredstva ali obveznosti, ter denarnega toka, kar zadeva računovodske izkaze;

(b)prihodkov in odhodkov, kar zadeva poročilo o izvrševanju proračuna.

Člen 52

Informacije, tudi informacije o računovodskih usmeritvah, so v računovodskih izkazih predstavljene na način, ki zagotavlja, da so ustrezne, zanesljive, primerljive in razumljive. Računovodski izkazi se pripravijo v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, kot so opisana v računovodskih pravilih iz člena 80 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, ali mednarodnimi računovodskimi standardi za javni sektor (IPSAS), ki temeljijo na načelu nastanka poslovnega dogodka.

Člen 53

1.V skladu z načelom računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka so prihodki in odhodki evidentirani v obdobju, v katerem so zasluženi ali nastanejo, ne glede na datum plačila ali izterjave.

2.Vrednost sredstev in obveznosti se določi v skladu s pravili vrednotenja, določenimi z računovodskimi metodami iz mednarodnega računovodskega standarda in po potrebi iz nacionalnih standardov države stalnega prebivališča.

Člen 54

1.Računovodski izkazi se pripravijo v eurih in vključujejo:

(a)bilanco stanja in izkaz finančne uspešnosti, ki predstavljata vsa sredstva in obveznosti ter finančno stanje in poslovni izid na dan 31. decembra predhodnega proračunskega leta; predstavljena sta v skladu z računovodskimi pravili iz člena 80 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ali standardi IPSAS, ki temeljijo na načelu nastanka poslovnega dogodka;

(b)izkaz denarnih tokov, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom, ter končno stanje denarja zakladnice;

(c)izkaz sprememb lastniškega kapitala med proračunskim letom.

2.Priloga k računovodskim izkazom dopolnjuje in pojasnjuje informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, ter daje vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti prometne skupnosti.

POGLAVJE 2
RAČUNOVODSTVO

Oddelek 1

Skupne določbe

Člen 55

1.Računovodski sistem prometne skupnosti je sklop ročnih in računalniško podprtih postopkov in kontrol za identifikacijo zadevnih transakcij ali dogodkov, pripravo točnih izvirnih dokumentov, točen vnos podatkov v računovodske evidence, točno obdelavo transakcij, pravilno posodabljanje glavnih datotek ter oblikovanje točne dokumentacije in poročil.

2.Računovodstvo se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v eurih na osnovi koledarskega leta.

3.Vrednosti v splošnem in proračunskem računovodstvu se sprejmejo ob koncu proračunskega leta, tako da se lahko pripravi zaključni račun iz poglavja 1.

4.Računovodja uporablja računovodska pravila in metode, ki upoštevajo mednarodno sprejete računovodske standarde za javni sektor, po potrebi pa tudi pravila, ki jih uporabljajo javni organi države gostiteljice.

Oddelek 2
Splošno računovodstvo

Člen 56

Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse poslovne dogodke in dejavnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti prometne skupnosti.

Člen 57

1.Gibanja v računovodstvu in bilance se knjižijo v računovodske knjige.

2.Vse knjižbe, vključno s popravki na kontih, temeljijo na dokazilih, na katera se sklicujejo.

3.Računovodski sistem mora biti takšen, da zagotavlja sledenje vseh knjižb.

Člen 58

Od zaključka proračunskega leta in do datuma priprave končnega zaključnega računa računovodja prometne skupnosti izvede vse popravke, ki nimajo za posledico plačil ali izterjave sredstev za navedeno leto, vendar so potrebni za resničen in pošten prikaz zaključnega računa v skladu s temi pravili.

Oddelek 3
Proračunsko računovodstvo

Člen 59

1.Proračunsko računovodstvo omogoča natančen zapis izvrševanja proračuna.

2.Za namene odstavka 1 proračunsko računovodstvo evidentira vse proračunske prihodke in odhodke.

3.Stalni sekretariat pripravi letno poročilo najpozneje 30. marca vsako leto. Poročilo vključuje:

–operativno poročilo, v katerem so pojasnjeni delo, ki ga je opravil stalni sekretariat, in doseženi rezultati. To poročilo vsebuje pregled napredka pri doseganju ciljev, določenih v letnem delovnem programu stalnega sekretariata;

–finančno poročilo o izvrševanju proračuna.

POGLAVJE 3

EVIDENCA PREMOŽENJA

Člen 60

Prometna skupnost vodi evidenco, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev, ki predstavljajo premoženje prometne skupnosti.

NASLOV VIII

ZUNANJA REVIZIJA IN ZAŠČITA FINANČNIH INTERESOV

Člen 61

Računovodja vsako leto najpozneje 31. marca pripravi zaključne račune za predhodno leto. Te zaključne račune potrdi direktor.

Člen 62

Letno revizijo prometne skupnosti opravijo neodvisni zunanji revizorji, ki jih določi regionalni usmerjevalni odbor. Pogoji storitev zunanjih revizorjev se obnovijo vsako leto, razen če ni regionalni usmerjevalni odbor določil drugače.

Člen 63

1.Zunanji revizorji regionalnemu usmerjevalnemu odboru predložijo poročilo, izkaz sredstev in obveznosti ter potrjene zaključne račune najpozneje osem mesecev po koncu obračunskega leta, na katero se nanašajo. Regionalni usmerjevalni odbor lahko proračunskemu odboru predloži informacije, ki se mu zdijo primerne.

2.Direktor pripravi pripombe k poročilu zunanjih revizorjev, ki se mu zdijo primerne.

3.Zunanji revizorji izvedejo revizije, ki se zdijo potrebne, v skladu s svojim odobrenim mandatom. Zlasti pregledajo računovodske evidence in postopke prometne skupnosti, da bi preverili točnost in popolnost evidenc. Pri zunanji reviziji je ugotovljena splošna veljavnost računovodskih izkazov.

4.Zunanji revizorji regionalnemu usmerjevalnemu odboru predložijo revizijsko poročilo in potrjene zaključne račune skupaj z izjavo o zanesljivosti, ki se nanaša na zanesljivost zaključnih računov ter zakonitost in pravilnost osnovnih transakcij, najpozneje osem mesecev po koncu obračunskega leta, na katero se nanašajo zaključni računi. Proračunski odbor na zahtevo regionalnega usmerjevalnega odbora temu v zvezi z dokumenti, ki so jih predložili revizorji, pripravi pripombe, ki se mu zdijo primerne.

Člen 64

1. Odredbodajalec in regionalni usmerjevalni odbor uradu OLAF in Evropski komisiji nemudoma pošljeta vse informacije, pridobljene v skladu s členom 27.

2. Regionalni usmerjevalni odbor in uslužbenci prometne skupnosti pri zaščiti finančnih interesov Unije v celoti sodelujejo zlasti z Evropskim javnim tožilstvom in uradom OLAF ter jima zagotovijo ustrezne informacije in na zahtevo pomoč, ki je potrebna za izvrševanje njunih zadevnih pristojnosti, vključno z izvajanjem preiskav v skladu z Uredbo Sveta (EU) 2017/1939 ter Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta. Odredbodajalec zagotovi tudi, da bo vsaka tretja oseba, vključena v izvrševanje proračuna prometne skupnosti, v celoti sodelovala z Evropskim javnim tožilstvom in uradom OLAF ter jima priznavala enakovredne pravice.

3. Urad OLAF je pooblaščen za izvajanje upravnih preiskav v prostorih prometne skupnosti in ima pravico do dostopa za inšpekcijski pregled v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013.

NASLOV IX

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Člen 65

Regionalni usmerjevalni odbor je pooblaščen za pridobivanje vseh potrebnih informacij ali pojasnil v zvezi z izvrševanjem proračuna.

Člen 66

Po potrebi lahko direktor na podlagi odobritve Evropske komisije sprejme smernice za izvajanje teh pravil.

Člen 67

Do imenovanja članov proračunskega odbora njegove naloge v skladu s členom 14(2) opravlja Evropska komisija.

Člen 68

Ta pravila so za pogodbenice Pogodbe in organe, ustanovljene v skladu s Pogodbo, v celoti zavezujoča.

Veljati začnejo na dan, ko jih sprejme regionalni usmerjevalni odbor.