10.12.2014   

SL

Uradni list Evropske unije

C 442/332

POROČILO

o zaključnem računu Urada za usklajevanje na notranjem trgu za proračunsko leto 2013 z odgovori Urada

(2014/C 442/39)

UVOD

1.

Urad za usklajevanje na notranjem trgu (v nadaljnjem besedilu: Urad ali OHIM) s sedežem v Alicanteju je bil ustanovljen z Uredbo Sveta (ES) št. 40/94 (1), ki je bila razveljavljena in nadomeščena z Uredbo (ES) št. 207/2009 (2). Njegova naloga je izvajanje zakonodaje Unije o blagovnih znamkah in modelih, kar daje podjetjem enotno varstvo na celotnem območju Evropske unije (3).

INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAVE O ZANESLJIVOSTI

2.

Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Urada. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev (kadar je smiselno) in analizo poslovodskih predstavitev.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI

3.

Sodišče je v skladu z določbami člena 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) revidiralo:

(a)

zaključni račun Urada, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (4) in poročila o izvrševanju proračuna (5) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, ter

(b)

zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s temi izkazi.

Odgovornost poslovodstva

4.

Poslovodstvo je odgovorno za pripravo in pošteno predstavitev zaključnega računa Urada ter za zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij (6):

(a)

naloge poslovodstva v zvezi z zaključnim računom Urada vključujejo zasnovo, izvajanje in vzdrževanje sistema notranje kontrole, ki se uporablja za pripravo in pošteno predstavitev računovodskih izkazov brez pomembno napačne navedbe zaradi goljufije ali napake, izbiro in uporabo ustreznih računovodskih usmeritev na podlagi računovodskih pravil, ki jih je sprejel računovodja Komisije (7), in pripravo okoliščinam primernih računovodskih ocen. Direktor odobri zaključni račun Urada, potem ko ga računovodja Urada pripravi na podlagi vseh razpoložljivih informacij in napiše pojasnilo, priloženo računovodskim izkazom, v katerem med drugim izjavlja, da je pridobil razumno zagotovilo, da so informacije v vseh pomembnih pogledih resničen in pošten prikaz finančnega položaja Urada;

(b)

naloge poslovodstva v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, in skladnostjo z načelom dobrega finančnega poslovodenja vključujejo zasnovo, izvajanje in vzdrževanje uspešnega in učinkovitega sistema notranje kontrole, ki zajema ustrezen nadzor in primerne ukrepe za preprečevanje nepravilnosti in goljufij ter po potrebi sodne postopke za izterjavo nepravilno plačanih ali porabljenih sredstev.

Revizorjeva odgovornost

5.

Sodišče je odgovorno, da na podlagi svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu predloži izjavo o zanesljivosti letnih računovodskih izkazov ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij (8). Sodišče izvede revizijo v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja in etičnim kodeksom MZRS ter mednarodnimi standardi za vrhovne revizijske institucije INTOSAI. Ti standardi določajo, da mora Sodišče revizijo načrtovati in opraviti tako, da pridobi razumno zagotovilo, da je zaključni račun Urada brez pomembno napačnih navedb in da so z njim povezane transakcije zakonite in pravilne.

6.

Revizija zajema izvajanje postopkov za pridobitev revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v računovodskih izkazih ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Postopki so odvisni od revizorjeve presoje, ki temelji na oceni tveganja pomembno napačne navedbe v računovodskih izkazih in pomembne neskladnosti med transakcijami, povezanimi z izkazi, ter zahtevami pravnega okvira Evropske unije, ne glede na to, ali gre za goljufijo ali napako. Pri oceni tega tveganja revizor upošteva vse notranje kontrole, ki se izvajajo za pripravo in pošteno predstavitev računovodskih izkazov, ter nadzorne in kontrolne sisteme, s katerimi se zagotavljata zakonitost in pravilnost z njimi povezanih transakcij, da se pripravijo okoliščinam primerni revizijski postopki. Med revizijo se tudi ovrednotijo primernost računovodskih usmeritev, sprejemljivost računovodskih ocen in celotna predstavitev računovodskih izkazov.

7.

Sodišče meni, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostna in ustrezna osnova za njegovo izjavo o zanesljivosti.

Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov

8.

Po mnenju Sodišča letni računovodski izkazi Urada v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavljajo njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2013 ter njegov poslovni izid in denarne tokove za tedaj končano leto v skladu z določbami njegove finančne uredbe in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije.

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij

9.

Po mnenju Sodišča so transakcije, povezane z letnimi računovodskimi izkazi za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, v vseh pomembnih pogledih zakonite in pravilne.

10.

Zaradi naslednjih pripomb mnenji Sodišča nista vprašljivi.

PRIPOMBI O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

11.

Znesek razveljavljenih prenosov iz prejšnjih let se je v letu 2013 povečal s 4,2 milijona EUR (13 %), kolikor je znašal v letu 2012, na 6,0 milijona EUR (16 %). V obeh letih je bilo to zlasti posledica nižjih stroškov, ki jih je bilo treba povrniti v zvezi s sporazumi o sodelovanju z nacionalnimi uradi držav članic, kot je bilo predvideno (1,9 milijona EUR v letu 2012 in 3,8 milijona EUR v letu 2013), kar kaže, da je treba ob koncu leta od nacionalnih uradov dobiti bolj točne informacije o dejanskih stroških.

12.

Stopnja odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, iz leta 2013 za različne naslove se je gibala med 98 % in 89 % vseh odobrenih proračunskih sredstev, kar kaže, da so bile pravne obveznosti pravočasno prevzete. Stopnja odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti in so bila prenesena v leto 2014, je bila za naslov II (upravni odhodki) v znesku 23,9 milijona EUR (28 %) in za naslov III v znesku 13,3 milijona EUR (38 %) visoka. V naslovu II je bilo to posledica večletnih pogodb, ki so se nanašale zlasti na izgradnjo nove stavbe ter na razvoj in storitve/material IT, ki so bili naročeni, kot je bilo načrtovano, konec leta 2013 in katerih plačilo je zapadlo šele leta 2014. Znesek v naslovu III se nanaša predvsem na sporazume o sodelovanju z nacionalnimi uradi, v zvezi s katerimi nacionalnim uradom ni bilo treba pošiljati zahtevkov za povračilo stroškov pred letom 2014, ter na običajna naročila prevajalskih storitev v zadnjih mesecih leta 2013, katerih rok plačila je bil šele v letu 2014.

DRUGE PRIPOMBE

13.

Urad je uvedel načrt neprekinjenega delovanja in kriznega upravljanja, v katerem je določeno, da morajo biti za približno 25 funkcij stalno določeni delavci v pripravljenosti. Čeprav odobrena proračunska sredstva za dodatke za pripravljenost letno odobri proračunski odbor Urada, pa znesek, plačan v letu 2013 (4 02  458 EUR) znatno presega tovrstne dodatke, ki so jih izplačale druge agencije, ki morajo zagotavljati stalne storitve.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA PRIPOMB IZ PREJŠNJIH LET

14.

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi pripomb Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi I.

To poročilo je sprejel senat IV, ki ga vodi g. Milan Martin CVIKL, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 8. julija 2014.

Za Računsko sodišče

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsednik

(1)  UL L 11, 14.1.1994, str. 1.

(2)  UL L 78, 24.3.2009, str. 1.

(3)  V Prilogi II, ki je predstavljena v informativne namene, so povzete pristojnosti in dejavnosti Urada.

(4)  Ti zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(5)  Ta vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.

(6)  Člena 38 in 43 Uredbe CB-3-09 proračunskega odbora Urada za usklajevanje na notranjem trgu.

(7)  Računovodska pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, so izpeljana iz mednarodnih računovodskih standardov za javni sektor (MRSJS), ki jih je izdala Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov, ali, kadar je smiselno, iz mednarodnih računovodskih standardov (MRS)/mednarodnih standardov računovodskega poročanja (MSRP), ki jih je izdal Odbor za mednarodne računovodske standarde.

(8)  Členi od 91 do 95 Uredbe CB-3-09 proračunskega odbora Urada za usklajevanje na notranjem trgu.

PRILOGA I

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let

Leto

Pripomba Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen/se izvaja/neizveden/ni relevantno)

2011

Sodišče je odkrilo več pomanjkljivosti v zvezi s sporazumom o ravni storitev za leto 2011, sklenjenim med Uradom in Prevajalskim centrom za organe EU (v nadaljnjem besedilu: CDT). Urad je sporazum, ki naj bi v skladu s členom 10 veljal od 1. januarja 2011, podpisal 20. junija 2011. Pogodba se je začela izvrševati, preden je bila podpisana. Urad je na zahtevo CDT izvršil plačilo kompenzacije v višini 1,8 milijona EUR (1). Poleg tega je bilo to plačilo odobreno brez prevzete proračunske obveznosti in brez razpoložljivih odobrenih proračunskih sredstev (2).

ni relevantno

2011

Urad mora izboljšati svoje upravljanje osnovnih sredstev. Računovodski postopki in informacije o stroških za neopredmetena sredstva, ki jih je razvil Urad, niso bili zanesljivi.

zaključen

2011

Skupni znesek gotovine Urada je 31. decembra 2011 znašal 520 milijonov EUR (495 milijonov EUR leta 2010). V skladu z zakladniško politiko, ki jo je proračunski odbor odobril leta 2010, je bila gotovina naložena na bančnih računih v 9 bankah v petih državah članicah.

zaključen

Sodišče kljub temu ugotavlja, da je znesek gotovine še vedno visok.

2012

Od 31,9 milijona EUR odobrenih proračunskih sredstev, ki so bila iz leta 2011 prenesena v leto 2012, je leta 2012 zapadlo 4,16 milijona EUR (13 %). Od tega zneska se je 1,93 milijona EUR nanašalo na sporazume o sodelovanju z državami članicami, za katere niso bili izkoriščeni celotni zneski, ki so bili dodeljeni zanje.

ni relevantno

2012

Leta 2012 je skupna stopnja odobrenih proračunskih sredstev znašala 93 %, kar kaže, da so bile obveznosti sprejete pravočasno. Po drugi strani je bila stopnja odobrenih proračunskih sredstev, prenesenih v leto 2013, s 36,7 milijona EUR (19 % skupnih odobrenih proračunskih sredstev) visoka. Od tega zneska se je 21,7 milijona EUR nanašalo na naslov II (upravni odhodki), 14,1 milijona EUR pa na naslov III (operativni odhodki). Glavni razlog za visoko stopnjo prenosov je bil pozen prejem faktur za blago in storitve v letu 2012. Natančneje, za naslov II so bile razlog za visoko stopnjo prenosov tudi številne večletne pogodbe, povezane z gradnjo nove stavbe Urada (6,09 milijona EUR) in javnimi naročili informacijskotehnoloških novosti (7,67 milijona EUR). Prenosi pri naslovu III so v veliki meri povezani s sporazumi o sodelovanju, podpisanimi z državami članicami, za katere je treba zahtevke za povračilo stroškov predložiti šele leta 2013 (8,13 milijona EUR). Poleg tega so bile v zadnjih mesecih leta 2012 naročene prevajalske storitve (5,43 milijona EUR), ki jih je treba plačati šele leta 2013.

ni relevantno

(1)  V sporazumu je bila določena minimalna vrednost v višini 16,3 milijona EUR. Skupna vrednost storitev, zagotovljenih v letu 2011, je bila 14,5 milijona EUR.

(2)  To plačilo je bilo izvršeno iz proračuna za leto 2012.

PRILOGA II

Urad za usklajevanje na notranjem trgu (Alicante)

Pristojnosti in dejavnosti

Področja pristojnosti Unije, ki izhajajo iz Pogodbe

(člena 36 in 56 Pogodbe o delovanju Evropske unije)

Prost pretok blaga

[...] prepovedi ali omejit[ve] [...] utemeljene [...] z varstvom industrijske in poslovne lastnine [...] ne smejo biti sredstvo za samovoljno diskriminacijo ali prikrito omejevanje trgovine med državami članicami.

[...] omejitve svobode opravljanja storitev v Uniji [se] prepovejo za državljane držav članic, ki imajo sedež v eni od držav članic, vendar ne v državi osebe, ki so ji storitve namenjene. [...]

Pristojnosti Urada

(Uredba Sveta (ES) št. 207/2009)

(Uredba (EU) št. 386/2012 Evropskega parlamenta in Sveta)

Cilji

Izvajanje zakonodaje Unije v zvezi z blagovnimi znamkami in modeli, kar daje podjetjem pravico do enotnega varstva na celotnem območju Evropske unije.

Spodbujanje razprave, raziskav, usposabljanja, komuniciranja, razvoja naprednih orodij informacijske tehnologije in razširjanje najboljše prakse v zvezi z intelektualno lastnino.

Naloge

—

Sprejemanje in vnos prijav za registracijo,

—

preverjanje pogojev za vpis v register in združljivosti z zakonodajo Unije,

—

poizvedbe o obstoječih nacionalnih blagovnih znamkah pri uradih držav članic za industrijsko lastnino,

—

objava prijav,

—

preučitev morebitnih ugovorov tretjih oseb,

—

registracija ali zavrnitev prijav,

—

preučitev zahtev za razveljavitev ali za ugotovitev ničnosti,

—

obravnavanje pritožb na odločbe,

—

izboljševanje razumevanja vrednosti intelektualne lastnine,

—

izboljševanje razumevanja obsega in učinka kršitev pravic intelektualne lastnine,

—

izboljšanje poznavanja najboljših praks javnega in zasebnega sektorja za varstvo pravic intelektualne lastnine,

—

pomoč pri ozaveščanju državljanov o vplivu kršitev pravic intelektualne lastnine,

—

izboljšanje strokovnega znanja in izkušenj oseb, ki so vključene v uveljavljanje pravic intelektualne lastnine,

—

izboljšanje poznavanja tehničnih orodij za preprečevanje kršitev pravic intelektualne lastnine ter boj proti njim, vključno s sistemi prepoznavanja in sledenja, ki pripomorejo k razločevanju pristnih izdelkov od ponarejenih,

—

vzpostavitev mehanizmov, ki pripomorejo k izboljšanju spletne izmenjave informacij v zvezi z uveljavljanjem pravic intelektualne lastnine med organi držav članic, ki delujejo na področju teh pravic, ter spodbujanje sodelovanja z in med temi organi,

—

prizadevanje, ob posvetovanju z državami članicami, za spodbujanje mednarodnega sodelovanja z uradi za intelektualno lastnino v tretjih državah, da se oblikujejo strategije ter razvijejo tehnike, spretnosti in orodja za uveljavljanje pravic intelektualne lastnine.

Vodenje

Upravni odbor

Sestava

—

Po en predstavnik vsake države članice in predstavnik Komisije ter njihovi namestniki.

Naloge

—

Predstojniku svetuje o zadevah, za katere je pristojen Urad,

—

pripravi sezname kandidatov (člen 125) za predsednika, namestnike ter predsednike in člane odborov za pritožbe.

Predstojnik Urada

—

Imenuje ga Svet s seznama z največ tremi kandidati, ki ga je pripravil upravni odbor.

Proračunski odbor

Sestava

—

Po en predstavnik vsake države članice in predstavnik Komisije ter njihovi namestniki.

Naloge

—

Sprejetje proračuna in finančne uredbe, podelitev razrešnice predsedniku in določitev stroškov za poročila o poizvedbi.

Odločitve o prijavah

Odločitve sprejemajo:

(a)

preizkuševalci;

(b)

oddelki za ugovore;

(c)

oddelki za upravljanje znamk in pravne zadeve;

(d)

oddelki za izbris;

(e)

odbori za pritožbe.

Zunanja revizija

Evropsko računsko sodišče.

Organ za razrešnico

Proračunski odbor Urada.

Viri, ki so bili Uradu na voljo v letu 2013 (2012)

Proračun

418 milijonov EUR (429 milijonov EUR)

Število zaposlenih 31. decembra 2013

861 (775) mest, predvidenih v načrtu delovnih mest, od tega zasedenih: 731 (680) + 171 (138) drugih uslužbencev (pomožni uslužbenci, napoteni nacionalni strokovnjaki, lokalni uslužbenci in uslužbenci, zaposleni prek agencij za zaposlovanje, posebni svetovalci)

Skupno število zaposlenih: 902 (818)

Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2013 (2012)

Blagovne znamke

Število prijav: 1 14  421 (1 07  924)

Število registriranih znamk: 98  092 (95  645)

Število ugovorov: 17  006 (16  634)

Število pritožb pred odbori za pritožbe: 2  602 (2  339)

Število nerešenih pritožb: 2  361 (2  352)

Modeli

Število prejetih modelov: 95  429 (92  175)

Število registriranih modelov: 84  056 (78  658)

Vir: Priloga, ki jo je posredoval Urad.

ODGOVORI URADA

11.

Urad UUNT v sodelovanju z nacionalnimi uradi trenutno pripravlja ukrepe za zmanjšanje velikega števila razveljavljenih prenosov. Pripravljen je bil pilotni projekt za 6-mesečna vmesna poročila o izvajanju. Namen je razširiti te pilotne projekte na druge pomembne skupne projekte Urada in nacionalnih uradov po tem, ko se bo udeležba v pričujočem pilotnem projektu povečala. Urad bo tudi proučil morebitne prilagoditve pogodb z nacionalnimi uradi za leto 2015, da bi zmanjšal nepotrebne prenose.

12.

Poleg zgoraj omenjenih ukrepov, ki bodo znižali veliko število prenosov predvsem iz Naslova III, a tudi iz Naslova II, Urad v sodelovanju s Prevajalskim centrom trenutno pripravlja sistem za zmanjšanje števila prenosov ob koncu leta. Poleg tega širjenje sedeža Urada in razvoj na področju informacijske tehnologije opravičujeta visoke prenose iz Naslova II, kot je že ugotovilo Sodišče.

Urad uvaja nove ukrepe za boljši nadzor nad zneski, ki se prenesejo vsako leto.

13.

Urad je pripravil načrt neprekinjenega poslovanja v skladu z zahtevami mednarodnih standardov kakovosti (ISO 27001) in standardov notranjega kontroliranja (ICS 10), ki jih je sprejel proračunski odbor Urada (BCP). To je predvideno tudi z okvirno finančno uredbo za leto 2013.

Novembra 2006 sta bila vodilna odbora Urada, tj. upravni in proračunski odbor, obveščena o strategiji Urada, ki temelji na tristopenjskem scenariju (stopnja 0: skupina za obvladovanje kriz; stopnja 1: skupine za IT in logistiko, usklajevanje ponovne oživitve dejavnosti ter splošno komunikacijo; stopnja 2: skupine, ki bodo delale na ponovni oživitvi dejavnosti) in sta jo tudi podprla. Plačilo zaposlenih, ki so v pripravljenosti, je določeno v kadrovskih predpisih. Vpliv tega plačila na proračun je vključen v posebno proračunsko postavko, posodobljeno v skladu s potrebami organizacije in sprejeto kot del vsakoletnega proračuna.

Načrt neprekinjenega poslovanja je bil pripravljen po izčrpni analizi vpliva, opravljeni v sodelovanju z zunanjimi svetovalci, in zajema VSE dejavnosti Urada.

Plačila za petindvajset funkcij, za katere so bili stalno določeni delavci v pripravljenosti, so za leto 2013 znašala 4 02  458 EUR. Razlogi, zaradi katerih je bila predvidena tako obsežna shema v načrtu neprekinjenega poslovanja, so:

Urad je močno izpostavljen in prepoznaven interesnim skupinam ter mora zagotavljati službo za e-poslovanje, ki deluje neprekinjeno, in takojšnjo odzivnost na potrebe uporabnikov. Nezanesljivost sistema IT bi zelo negativno vplivala na neprekinjenost poslovanja. Nenehno poslovanje je torej bistveno za ves Urad, zato so vanj vključeni vsi oddelki (preglednost dejavnosti, kot so sodelovanje z državami članicami in na področju opazovalnega urada, izmenjava z uradom v Bruslju, podpora osebju, ki dela na daljavo, zagotavljanje učinkovitega delovanja sistema za plačevanje pristojbin (ki je avtomatiziran in ga uporablja ves Urad) in nenazadnje tudi sodelovanje osebja, ki skrbi za javna naročila, saj ima bistveno centralizirano vlogo pri ukrepanju (upravljanju vseh spisov) v primeru nesreče). Naša uradna dokumentacija je zelo obsežna in zelo odvisna od sistema IT zaradi števila in mednarodnega ozadja naših dobaviteljev.

Ti razlogi po našem mnenju opravičujejo razlikovanje od drugih agencij.

Urad se je v od svojega nastanka že dvakrat zatekel k delu v izmenah, zadnjič pri uvajanju svojega novega spletnega mesta.

Plačila za delo v pripravljenosti v letu 2013 prestavljajo manj kot 0,5 % skupnih odhodkov iz Naslova I. Ti odhodki znašajo manj od prihodka za spletne storitve Urada na en delovni dan.

Urad bo upošteval pripombo Računskega sodišča v svojem letnem pregledu procesov, postopkov in načrtov ter jih bo poskusil izboljšati.

14.

Urad se je seznanil s sklepom Računskega sodišča, da so bile vse ugotovitve iz predhodnega leta zaključene ali niso več relevantne.