10.12.2014 |
SL |
Uradni list Evropske unije |
C 442/326 |
POROČILO
o zaključnem računu Evropske agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) za proračunsko leto 2013 z odgovori Agencije
(2014/C 442/38)
UVOD
1. |
Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) (v nadaljnjem besedilu: Agencija) s prostori v Talinu, Strasbourgu in v kraju Sankt Johann im Pongau (glej odstavek 18) je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 1077/2011 Evropskega parlamenta in Sveta (1). Glavna naloga Agencije je operativno upravljanje druge generacije schengenskega informacijskega sistema (SIS II), vizumskega informacijskega sistema (VIS) in EURODAC (2). |
2. |
Komisija je Agenciji podelila finančno avtonomijo 22. maja 2013. Za proračunsko leto 2013 je bilo torej revidirano obdobje od 22. maja 2013 do 31. decembra 2013. |
INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAVE O ZANESLJIVOSTI
3. |
Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Agencije. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev (kadar je smiselno) in analizo poslovodskih predstavitev. |
IZJAVA O ZANESLJIVOSTI
Odgovornost poslovodstva
Revizorjeva odgovornost
Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov
Mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij
Poudarjena zadeva v zvezi z zanesljivostjo računovodskih izkazov
|
12. |
Zaradi naslednjih pripomb mnenje Sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov in mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij nista vprašljiva. Omeniti je treba, da je bilo leto 2013 prvo leto finančne avtonomije Agencije in da so njeni postopki še v fazi uvajanja. |
PRIPOMBI O NOTRANJIH KONTROLAH
13. |
Razvoj standardov notranje kontrole je ob koncu leta še potekal. Upravni odbor jih je potrdil junija 2014. |
14. |
Opredmetena osnovna sredstva niso zavarovana, razen prostorov v Talinu, za katere obstaja požarno zavarovanje za več nevarnosti. |
PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA
15. |
Glede na uredbo o ustanovitvi Agencije (8) je bila Komisija odgovorna za ustanovitev in začetek dejavnosti Agencije, dokler ta 22. maja 2013 ni postala finančno avtonomna. Migracija podatkov o odobritvah za prevzem obveznosti in odobritvah plačil s Komisije na Agencijo je bila zapleten proces in uskladitev podatkov v računovodskih sistemih Komisije in Agencije je bila dokončana šele junija 2014. To je vplivalo na načrtovanje plačil Agencije in pripravo njenega začasnega zaključnega računa. |
16. |
Glede na zaključni račun Agencije je stopnja izvrševanja proračuna za odobritve za prevzem obveznosti znašala 96 %, za odobritve plačil pa 67 %. Ker je del celotnega letnega proračuna Agencije izvršila Komisija in ker v proračunskih strukturah Komisije in Agencije obstajajo razlike, podrobnejše analize po proračunskih naslovih v letu 2013 ni bilo mogoče opraviti. |
17. |
Glede na uredbo o ustanovitvi Agencije (9) morajo države, ki so se pridružile izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z Eurodac, prispevati v proračun Agencije. Čeprav so pridružene schengenske države leta 2013 uporabljale sistem, ki ga upravlja Agencija, se Komisija še vedno pogaja. |
DRUGE PRIPOMBE
18. |
Sedež Agencije je sicer v Talinu (46 zasedenih delovnih mest), operativne dejavnosti pa se izvajajo v Strasbourgu (79 zasedenih delovnih mest) (10). Če bi bili vsi zaposleni na eni lokaciji, bi se uspešnost poslovodenja verjetno izboljšala, upravni stroški pa zmanjšali. |
19. |
Sporazum o sedežu, s katerim bi se pojasnili pogoji za delo Agencije in njenih zaposlenih, z Estonijo, ki je država članica gostiteljica, še ni bil podpisan. Pogajanja o njem so v času revizije še potekala. |
To poročilo je sprejel senat IV, ki ga je vodil g. Pietro RUSSO, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 16. septembra 2014.
Za Računsko sodišče
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Predsednik
(1) UL L 286, 1.11.2011, str. 1.
(2) V Prilogi I, ki je predstavljena v informativne namene, so povzete pristojnosti in dejavnosti Agencije.
(3) Ti zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.
(4) Ta vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.
(5) Člena 39 in 50 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013 (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).
(6) Računovodska pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, so izpeljana iz mednarodnih računovodskih standardov za javni sektor (MRSJS), ki jih je izdala Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov, ali, kadar je smiselno, iz mednarodnih računovodskih standardov (MRS)/mednarodnih standardov računovodskega poročanja (MSRP), ki jih je izdal Odbor za mednarodne računovodske standarde.
(7) Člen 107 Uredbe (EU) št. 1271/2013.
(8) Člen 32 Uredbe (EU) št. 1077/2011.
(9) Člen 32 Uredbe (EU) št. 1077/2011.
(10) Podporni center Agencije je v kraju Sankt Johann im Pongau, kjer ni zaposlenih.
PRILOGA
Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (Talin)
Pristojnosti in dejavnosti
Področja pristojnosti Unije, ki izhajajo iz Pogodbe (členi 74, 77(2)(a) in (b), 78(2)(e), 79(2)(c), 82(1)(d), 85(1), 87(2)(a) in člen 88(2) Pogodbe o delovanju Evropske unije) |
Prispevanje k oblikovanju območja prostega gibanja ljudi s krepitvijo sodelovanja pri čezmejnih vprašanjih, kot so azil, priseljevanje, mejne kontrole, ter pravosodnega in policijskega sodelovanja v kazenskih zadevah. |
||||||||||||||||||
Pristojnosti Agencije (Uredba (ES) št. 1077/2011 Evropskega parlamenta in Sveta) |
Glede na ustanovno uredbo Agencije (Uredba (EU) št. 1077/2011) in brez poseganja v odgovornosti Komisije in držav članic na podlagi zakonodajnih instrumentov, ki urejajo obsežne informacijske sisteme, so cilji Agencije:
|
||||||||||||||||||
Vodenje |
|
||||||||||||||||||
Viri, ki so bili Agenciji na voljo v letu 2013 |
Končni proračun (1) 61,35 milijona EUR (odobritve za prevzem obveznosti) 34,38 milijona EUR (odobritve plačil) Število zaposlenih 31. decembra 2013 Mesta, odobrena v načrtu delovnih mest:
Zasedena delovna mesta:
|
||||||||||||||||||
Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2013 |
Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2013:
|
||||||||||||||||||
(1) Za obdobje od 22. maja 2013, ko je postala Agencija finančno samostojna, do 31. decembra 2013.
Vir: Priloga, ki jo je posredovala Agencija.
ODGOVORI AGENCIJE
11. |
Agencija se strinja s pripombo Sodišča, na katero se sklicuje v opombah k bilanci stanja, 6.3.1 „Nekratkoročna sredstva“, razdelek „Materialni prenos opredmetenih in neopredmetenih osnovnih sredstev, prejetih od drugih subjektov, ki so vključeni v konsolidacijo“. |
13. |
Agencija se strinja s pripombo Sodišča in si bo še naprej prizadevala za nadaljnje izboljševanje svojih že vzpostavljenih učinkovitih procesov in postopkov, da bo tako zagotovila popolno skladnost z zahtevami standardov notranje kontrole. |
14. |
Trenutno so v pripravi tehnične specifikacije, javna naročila pa so načrtovana za drugo polovico leta s ciljem začetka izvajanja pogodbenih obveznosti v zadnjem četrtletju leta 2014. |
15. |
Med prenosom odgovornosti Evropske komisije v zvezi z operativnim upravljanjem sistemov na Agencijo je prišlo do obsežne izmenjave informacij na delovni ravni. Kot je Komisija obvestila Agencijo:
Agencija je v podporo pri prenosu dejavnosti prejela obsežen sklop dokumentov v zvezi s tehnično dokumentacijo ali podpisanimi pogodbami v elektronski ali papirnati obliki; nekatere izvirne dokumente je Komisija zadržala za kontrolne in revizijske namene. Čeprav se Agencija strinja, da je postopek uskladitve zapleten in dolg, je bila na koncu dosežena popolna uskladitev proračunskih podatkov, ki predstavlja celovit pregled proračuna za leto 2013, tj. združeno izvrševanje proračuna s strani Generalnega direktorata za notranje zadeve in Agencije. Ker je prenos odobrenih proračunskih sredstev po finančni avtonomiji enkratno dejanje, se pričakuje, da bodo prihodnja poročila o izvrševanju proračuna zagotovila podlago za podrobnejšo analizo. |
17. |
Postopek za sprejetje v Svetu bo sprožen takoj, ko bodo končana pogajanja s Komisijo. Po sprejetju sklepa Sveta bodo pridružene države morale sporazum ratificirati v skladu s svojo nacionalno zakonodajo. Opozoriti je treba, da besedilo sporazuma trenutno vsebuje določbo, ki vključuje retroaktivno plačilo prispevkov Agenciji od decembra 2012 naprej. |
18. |
Organizacijsko zgradbo Agencije ureja uredba o njeni ustanovitvi, zato Agencija ne more komentirati te pripombe. |
19. |
Agencija se strinja z opažanjem. Edina še nerešena zadeva, o kateri še potekajo pogajanja z estonsko vlado, je ureditev DDV, ki bo veljala za osebje Agencije. |