10.12.2014   

SL

Uradni list Evropske unije

C 442/326

POROČILO

o zaključnem računu Evropske agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) za proračunsko leto 2013 z odgovori Agencije

(2014/C 442/38)

UVOD

1.

Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) (v nadaljnjem besedilu: Agencija) s prostori v Talinu, Strasbourgu in v kraju Sankt Johann im Pongau (glej odstavek 18) je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 1077/2011 Evropskega parlamenta in Sveta (1). Glavna naloga Agencije je operativno upravljanje druge generacije schengenskega informacijskega sistema (SIS II), vizumskega informacijskega sistema (VIS) in EURODAC (2).

2.

Komisija je Agenciji podelila finančno avtonomijo 22. maja 2013. Za proračunsko leto 2013 je bilo torej revidirano obdobje od 22. maja 2013 do 31. decembra 2013.

INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAVE O ZANESLJIVOSTI

3.

Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Agencije. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev (kadar je smiselno) in analizo poslovodskih predstavitev.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI

4.

Sodišče je v skladu z določbami člena 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) revidiralo:

(a)

zaključni račun Agencije, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (3) in poročila o izvrševanju proračuna (4) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, ter

(b)

zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s temi izkazi.

Odgovornost poslovodstva

5.

Poslovodstvo je odgovorno za pripravo in pošteno predstavitev zaključnega računa Agencije ter za zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij (5):

(a)

naloge poslovodstva v zvezi z zaključnim računom Agencije vključujejo zasnovo, izvajanje in vzdrževanje sistema notranje kontrole, ki se uporablja za pripravo in pošteno predstavitev računovodskih izkazov brez pomembno napačne navedbe zaradi goljufije ali napake, izbiro in uporabo ustreznih računovodskih usmeritev na podlagi računovodskih pravil, ki jih je sprejel računovodja Komisije (6), in pripravo okoliščinam primernih računovodskih ocen. Izvršni direktor odobri zaključni račun Agencije, potem ko ga računovodja Agencije pripravi na podlagi vseh razpoložljivih informacij in napiše pojasnilo, priloženo računovodskim izkazom, v katerem med drugim izjavlja, da je pridobil razumno zagotovilo, da so informacije v vseh pomembnih pogledih resničen in pošten prikaz finančnega položaja Agencije;

(b)

naloge poslovodstva v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, in skladnostjo z načelom dobrega finančnega poslovodenja vključujejo zasnovo, izvajanje in vzdrževanje uspešnega in učinkovitega sistema notranje kontrole, ki zajema ustrezen nadzor in primerne ukrepe za preprečevanje nepravilnosti in goljufij ter po potrebi sodne postopke za izterjavo nepravilno plačanih ali porabljenih sredstev.

Revizorjeva odgovornost

6.

Sodišče je odgovorno, da na podlagi svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu predloži izjavo o zanesljivosti letnih računovodskih izkazov ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij (7). Sodišče izvede revizijo v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja in etičnim kodeksom MZRS ter mednarodnimi standardi za vrhovne revizijske institucije INTOSAI. Ti standardi določajo, da mora Sodišče revizijo načrtovati in opraviti tako, da pridobi razumno zagotovilo, da je zaključni račun Agencije brez pomembno napačnih navedb in da so z njim povezane transakcije zakonite in pravilne.

7.

Revizija zajema izvajanje postopkov za pridobitev revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v računovodskih izkazih ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Postopki so odvisni od revizorjeve presoje, ki temelji na oceni tveganja pomembno napačne navedbe v računovodskih izkazih ter pomembne neskladnosti med transakcijami, povezanimi z izkazi, in zahtevami pravnega okvira Evropske unije, ne glede na to, ali gre za goljufijo ali napako. Pri oceni tega tveganja revizor upošteva vse notranje kontrole, ki se izvajajo za pripravo in pošteno predstavitev računovodskih izkazov, ter nadzorne in kontrolne sisteme, s katerimi se zagotavljata zakonitost in pravilnost z njimi povezanih transakcij, da se pripravijo okoliščinam primerni revizijski postopki. Med revizijo se tudi ovrednotijo primernost računovodskih usmeritev, sprejemljivost računovodskih ocen in celotna predstavitev računovodskih izkazov.

8.

Sodišče meni, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostna in ustrezna osnova za izjavo o zanesljivosti.

Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov

9.

Sodišče meni, da letni računovodski izkazi Agencije v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavljajo njen finančni položaj na dan 31. decembra 2013 ter njen poslovni izid in denarne tokove za tedaj končano leto v skladu z določbami njene finančne uredbe in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije.

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij

10.

Po mnenju Sodišča so transakcije, povezane z letnimi računovodskimi izkazi za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, v vseh pomembnih pogledih zakonite in pravilne.

Poudarjena zadeva v zvezi z zanesljivostjo računovodskih izkazov

11.

Ne da bi bilo s tem vprašljivo mnenje iz odstavka 9, Sodišče opozarja na vrednotenje schengenskega informacijskega sistema (SIS II), vizumskega informacijskega sistema (VIS) in (sistemov) EURODAC v računovodskih izkazih Agencije. Maja 2013 je bilo operativno upravljanje teh sistemov s postopkom brez izmenjave preneseno s Komisije na Agencijo in je zdaj njena glavna naloga. Brez zanesljivih in popolnih informacij o celotnih stroških za razvoj se ti zdaj v računovodskih izkazih Agencije evidentirajo v njihovi čisti knjigovodski vrednosti skladno s poslovnimi knjigami Komisije in posodabljajo ob koncu leta. Te vrednosti se nanašajo predvsem na strojno opremo in standardne komponente programske opreme in ne vključujejo stroškov razvoja programske opreme (glej opombo 6.3.1 k zaključnemu računu Agencije).

12.

Zaradi naslednjih pripomb mnenje Sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov in mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij nista vprašljiva. Omeniti je treba, da je bilo leto 2013 prvo leto finančne avtonomije Agencije in da so njeni postopki še v fazi uvajanja.

PRIPOMBI O NOTRANJIH KONTROLAH

13.

Razvoj standardov notranje kontrole je ob koncu leta še potekal. Upravni odbor jih je potrdil junija 2014.

14.

Opredmetena osnovna sredstva niso zavarovana, razen prostorov v Talinu, za katere obstaja požarno zavarovanje za več nevarnosti.

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

15.

Glede na uredbo o ustanovitvi Agencije (8) je bila Komisija odgovorna za ustanovitev in začetek dejavnosti Agencije, dokler ta 22. maja 2013 ni postala finančno avtonomna. Migracija podatkov o odobritvah za prevzem obveznosti in odobritvah plačil s Komisije na Agencijo je bila zapleten proces in uskladitev podatkov v računovodskih sistemih Komisije in Agencije je bila dokončana šele junija 2014. To je vplivalo na načrtovanje plačil Agencije in pripravo njenega začasnega zaključnega računa.

16.

Glede na zaključni račun Agencije je stopnja izvrševanja proračuna za odobritve za prevzem obveznosti znašala 96 %, za odobritve plačil pa 67 %. Ker je del celotnega letnega proračuna Agencije izvršila Komisija in ker v proračunskih strukturah Komisije in Agencije obstajajo razlike, podrobnejše analize po proračunskih naslovih v letu 2013 ni bilo mogoče opraviti.

17.

Glede na uredbo o ustanovitvi Agencije (9) morajo države, ki so se pridružile izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z Eurodac, prispevati v proračun Agencije. Čeprav so pridružene schengenske države leta 2013 uporabljale sistem, ki ga upravlja Agencija, se Komisija še vedno pogaja.

DRUGE PRIPOMBE

18.

Sedež Agencije je sicer v Talinu (46 zasedenih delovnih mest), operativne dejavnosti pa se izvajajo v Strasbourgu (79 zasedenih delovnih mest) (10). Če bi bili vsi zaposleni na eni lokaciji, bi se uspešnost poslovodenja verjetno izboljšala, upravni stroški pa zmanjšali.

19.

Sporazum o sedežu, s katerim bi se pojasnili pogoji za delo Agencije in njenih zaposlenih, z Estonijo, ki je država članica gostiteljica, še ni bil podpisan. Pogajanja o njem so v času revizije še potekala.

To poročilo je sprejel senat IV, ki ga je vodil g. Pietro RUSSO, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 16. septembra 2014.

Za Računsko sodišče

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsednik

(1)  UL L 286, 1.11.2011, str. 1.

(2)  V Prilogi I, ki je predstavljena v informativne namene, so povzete pristojnosti in dejavnosti Agencije.

(3)  Ti zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(4)  Ta vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.

(5)  Člena 39 in 50 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013 (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).

(6)  Računovodska pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, so izpeljana iz mednarodnih računovodskih standardov za javni sektor (MRSJS), ki jih je izdala Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov, ali, kadar je smiselno, iz mednarodnih računovodskih standardov (MRS)/mednarodnih standardov računovodskega poročanja (MSRP), ki jih je izdal Odbor za mednarodne računovodske standarde.

(7)  Člen 107 Uredbe (EU) št. 1271/2013.

(8)  Člen 32 Uredbe (EU) št. 1077/2011.

(9)  Člen 32 Uredbe (EU) št. 1077/2011.

(10)  Podporni center Agencije je v kraju Sankt Johann im Pongau, kjer ni zaposlenih.

PRILOGA

Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (Talin)

Pristojnosti in dejavnosti

Področja pristojnosti Unije, ki izhajajo iz Pogodbe

(členi 74, 77(2)(a) in (b), 78(2)(e), 79(2)(c), 82(1)(d), 85(1), 87(2)(a) in člen 88(2) Pogodbe o delovanju Evropske unije)

Prispevanje k oblikovanju območja prostega gibanja ljudi s krepitvijo sodelovanja pri čezmejnih vprašanjih, kot so azil, priseljevanje, mejne kontrole, ter pravosodnega in policijskega sodelovanja v kazenskih zadevah.

Pristojnosti Agencije

(Uredba (ES) št. 1077/2011 Evropskega parlamenta in Sveta)

Glede na ustanovno uredbo Agencije (Uredba (EU) št. 1077/2011) in brez poseganja v odgovornosti Komisije in držav članic na podlagi zakonodajnih instrumentov, ki urejajo obsežne informacijske sisteme, so cilji Agencije:

(a)

učinkovito, varno in neprekinjeno delovanje obsežnih IT sistemov (trenutno so to druga generacija schengenskega informacijskega sistema (SIS II), vizumski informacijski sistem (VIS) in obsežna podatkovna zbirka za primerjavo prstnih odtisov za uspešno uporabo Dublinske konvencije (EURODAC));

(b)

učinkovito in finančno pregledno upravljanje obsežnih IT sistemov;

(c)

ustrezno visoka kakovost storitev za uporabnike obsežnih IT sistemov;

(d)

kontinuiteta in neprekinjene storitve;

(e)

visoka raven varovanja podatkov v skladu z veljavnimi pravili, vključno s specifičnimi določbami za posamezne obsežne IT sisteme;

(f)

ustrezna raven varnosti podatkov in fizične varnosti v skladu z veljavnimi pravili, med drugim določbami, ki se uporabljajo za posamezne obsežne IT sisteme;

(g)

ustrezna struktura za upravljanje projekta, da bi zagotovili učinkovit razvoj obsežnih IT sistemov.

Vodenje

1.

 Upravni odbor

Upravni odbor Agencije sestavljajo po en predstavnik vsake države članice, dva predstavnika Evropske komisije in po en član iz vsake države, ki se je pridružila izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda in ukrepov, povezanih z Eurodac. Njegova naloga je zagotoviti, da Agencija opravlja svoje naloge, vključno z imenovanjem in, če je to potrebno, razrešitvijo izvršnega direktorja.

2.

 Izvršni direktor

Izvršnega direktorja imenuje upravni odbor izmed primernih kandidatov, prijavljenih na javni razpis, ki ga organizira Komisija. Izvršni direktor vodi in zastopa Agencijo. V ta namen je v celoti odgovoren za naloge, prenesene na agencijo, zanj pa se uporablja postopek letne razrešnice Evropskega parlamenta za izvrševanje proračuna.

3.

 Svetovalne skupine: svetovalna skupina za SIS II, svetovalna skupina za VIS in svetovalna skupina za Eurodac

Svetovalne skupine sestavljajo po en predstavnik vsake države članice, predstavnik Komisije in po en član iz vsake države, ki se je pridružila izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda in ukrepov, povezanih z Eurodac. Upravnemu odboru pomagajo s strokovnimi nasveti, povezanimi z obsežnimi IT sistemi, in zlasti s pripravo letnega delovnega programa in letnega poročila o dejavnostih.

Viri, ki so bili Agenciji na voljo v letu 2013

Končni proračun  (1)

61,35 milijona EUR (odobritve za prevzem obveznosti)

34,38 milijona EUR (odobritve plačil)

Število zaposlenih 31. decembra 2013

Mesta, odobrena v načrtu delovnih mest:

—

120 začasnih uslužbencev,

—

6 pogodbenih uslužbencev,

—

6 napotenih nacionalnih strokovnjakov.

Zasedena delovna mesta:

—

120 začasnih uslužbencev,

—

5 pogodbenih uslužbencev,

—

3 napoteni nacionalni strokovnjaki.

Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2013

Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2013:

—

Operativno upravljanje in razvoj SIS II, VIS in EURODAC,

—

služba za pomoč uporabnikom: zagotovitev podpornih storitev prve stopnje za uporabnike vseh sistemov, ki jih upravlja Agencija;

—

spremljanje in razvoj ustreznih sporazumov o ravni storitev za take sisteme, ki jih upravlja Agencija;

—

zagotavljanje usklajevanja, varnosti in nadzora odnosov med državami članicami in ponudnikom omrežja za komunikacijsko infrastrukturo za SIS II, EURODAC in VIS (omrežje sTESTA);

—

sodelovanje v procesih priprav zasnove, razvoja in izvajanja novih sistemov;

—

statistika: pravočasno in točno zagotavljanje statističnih podatkov in informacij o uspešnosti sistemov, kot je določeno v zadevni pravni podlagi;

—

poročanje: izpolnjevanje vseh obveznosti poročanja, določenih v ustanovni uredbi in pravni podlagi za informacijske sisteme, ki jih upravlja Agencija;

—

spremljanje novih tehnologij in rešitev, pomembnih za operativno upravljanje in razvoj SIS II, VIS, EURODAC in drugih obsežnih informacijskih sistemov;

—

usposabljanje: zagotavljanje posebej prilagojenih načrtov za usposabljanje o informacijskih sistemih, ki jih upravlja Agencija, za nacionalne organe.

(1)  Za obdobje od 22. maja 2013, ko je postala Agencija finančno samostojna, do 31. decembra 2013.

Vir: Priloga, ki jo je posredovala Agencija.

ODGOVORI AGENCIJE

11.

Agencija se strinja s pripombo Sodišča, na katero se sklicuje v opombah k bilanci stanja, 6.3.1 „Nekratkoročna sredstva“, razdelek „Materialni prenos opredmetenih in neopredmetenih osnovnih sredstev, prejetih od drugih subjektov, ki so vključeni v konsolidacijo“.

13.

Agencija se strinja s pripombo Sodišča in si bo še naprej prizadevala za nadaljnje izboljševanje svojih že vzpostavljenih učinkovitih procesov in postopkov, da bo tako zagotovila popolno skladnost z zahtevami standardov notranje kontrole.

14.

Trenutno so v pripravi tehnične specifikacije, javna naročila pa so načrtovana za drugo polovico leta s ciljem začetka izvajanja pogodbenih obveznosti v zadnjem četrtletju leta 2014.

15.

Med prenosom odgovornosti Evropske komisije v zvezi z operativnim upravljanjem sistemov na Agencijo je prišlo do obsežne izmenjave informacij na delovni ravni. Kot je Komisija obvestila Agencijo:

—

je prenos dejavnosti potekal po ustaljenem postopku, kot je že bil uporabljen pri drugih agencijah, ki so postale neodvisne,

—

so bile opravljene kontrole skladnosti, ki jih je izvedla neodvisna tretja oseba, za zagotovitev varnega in popolnega prenosa dejavnosti.

Agencija je v podporo pri prenosu dejavnosti prejela obsežen sklop dokumentov v zvezi s tehnično dokumentacijo ali podpisanimi pogodbami v elektronski ali papirnati obliki; nekatere izvirne dokumente je Komisija zadržala za kontrolne in revizijske namene.

Čeprav se Agencija strinja, da je postopek uskladitve zapleten in dolg, je bila na koncu dosežena popolna uskladitev proračunskih podatkov, ki predstavlja celovit pregled proračuna za leto 2013, tj. združeno izvrševanje proračuna s strani Generalnega direktorata za notranje zadeve in Agencije. Ker je prenos odobrenih proračunskih sredstev po finančni avtonomiji enkratno dejanje, se pričakuje, da bodo prihodnja poročila o izvrševanju proračuna zagotovila podlago za podrobnejšo analizo.

17.

Postopek za sprejetje v Svetu bo sprožen takoj, ko bodo končana pogajanja s Komisijo. Po sprejetju sklepa Sveta bodo pridružene države morale sporazum ratificirati v skladu s svojo nacionalno zakonodajo. Opozoriti je treba, da besedilo sporazuma trenutno vsebuje določbo, ki vključuje retroaktivno plačilo prispevkov Agenciji od decembra 2012 naprej.

18.

Organizacijsko zgradbo Agencije ureja uredba o njeni ustanovitvi, zato Agencija ne more komentirati te pripombe.

19.

Agencija se strinja z opažanjem. Edina še nerešena zadeva, o kateri še potekajo pogajanja z estonsko vlado, je ureditev DDV, ki bo veljala za osebje Agencije.