OBRAZLOŽITVENI MEMORANDUM

Notranji sporazum med predstavniki vlad držav članic, ki so se sestali v okviru Sveta, o financiranju pomoči Evropske unije v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2014–2020 v skladu s Sporazumom o partnerstvu AKP-EU in o dodelitvi finančne pomoči čezmorskim državam in ozemljem, za katere se uporablja četrti del Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Notranji sporazum), je bil podpisan 24. in 26. junija 2013.

Notranji sporazum je začel veljati XX[1] po zaključku postopka ratifikacije, tj. prvi dan drugega meseca po prejemu uradnega obvestila o tem, da ga je ratificirala zadnja država članica.

Člen 8(5) Notranjega sporazuma določa, da mora Svet soglasno sprejeti poslovnik Odbora ERS na predlog Komisije.

Osnutek poslovnika Odbora ERS, ki je priložen predlogu sklepa Sveta, upošteva določbe Uredbe o izvajanju 11. ERS, zlasti člen 14 Uredbe, ter rezultate prizadevanj Komisije za poenostavitev in uskladitev na področju komitologije, vključno s standardnim poslovnikom, ki ga je Komisija odobrila kot del teh prizadevanj[2].

Komisija zato predlaga, da Svet sprejme priloženi sklep.

2014/0310 (NLE)

Predlog

SKLEP SVETA

o sprejetju poslovnika Odbora Evropskega razvojnega sklada (ERS)

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o Evropski uniji in Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Notranjega sporazuma med predstavniki vlad držav članic Evropske unije, ki so se sestali v okviru Sveta, o financiranju pomoči Evropske unije v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2014–2020 v skladu s Sporazumom o partnerstvu AKP-EU in o dodelitvi finančne pomoči čezmorskim državam in ozemljem, za katere se uporablja četrti del Pogodbe o delovanju Evropske unije[3] (v nadaljnjem besedilu: Notranji sporazum),

ob upoštevanju Uredbe Sveta XX o izvajanju 11. Evropskega razvojnega sklada (v nadaljnjem besedilu: Uredba o izvajanju 11. ERS)[4],

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2013/755/EU z dne 25. novembra 2013 o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj Evropski uniji[5] (v nadaljnjem besedilu: Sklep o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj),

ob upoštevanju predloga Evropske komisije,

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Sprejme se poslovnik Odbora Evropskega razvojnega sklada, kakor je naveden v Prilogi.

Člen 2

Ta sklep začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju,

                                                                       Za Svet

                                                                       Predsednik

[1]               Vstavite datum začetka veljavnosti Notranjega sporazuma o 11. ERS.

[2]               Uredba št. 182/2011 z dne 16. februarja 2011 (UL L 55, 28.2.2011, str. 13); standardni poslovnik (UL C 206, 12.7.2011, str. 11).

[3]               UL L 210, 6.8.2013, str. 1.

[4]               Vstavite sklic na Uredbo o izvajanju 11. ERS.

[5]               UL L 344, 19.12.2013, str. 1.

PRILOGA

k

Predlogu za SKLEP SVETA

o sprejetju poslovnika Odbora Evropskega razvojnega sklada (ERS)

POSLOVNIK ODBORA EVROPSKEGA RAZVOJNEGA SKLADA

Člen 1

Sestava

Odbor Evropskega razvojnega sklada (Odbor) sestavljajo delegacije držav članic (delegacije), predseduje pa mu predstavnik Komisije.

Pri delu Odbora, kadar ta obravnava vprašanja, povezana z Evropsko investicijsko banko (EIB), sodeluje opazovalec Banke.

Predstavnik generalnega sekretariata Sveta se sej udeležuje kot opazovalec.

Člen 2

Predložitev zadeve Odboru v obravnavo

Odbor deluje v zadevah in v skladu s postopki, določenimi v Uredbi o izvajanju 11. ERS[1] ter po potrebi v Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj. Odbor se v zvezi s pristojnostmi, ki jih ima na podlagi Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj[2], v nadaljnjem besedilu imenuje „Odbor ERS-ČDO“.

Člen 3

Sklic seje

1.           Sejo Odbora skliče predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo navadne večine članov Odbora.

2.           Skličejo se lahko skupne seje Odbora z drugimi odbori, da se razpravlja o zadevah, za katere so posamezni odbori pristojni.

Člen 4

Dnevni red

1.           Predsednik sestavi osnutek dnevnega reda in ga predloži Odboru.

2.           Dnevni red ločeno obravnava:

(a) (a) osnutek ukrepov, ki naj bi jih sprejela Komisija in v zvezi s katerimi je Odbor zaprošen za mnenje, v skladu s postopkom iz člena 14 Uredbe o izvajanju 11. ERS;

(b) (b) druge zadeve, ki se predložijo Odboru v vednost ali za preprosto izmenjavo mnenj, bodisi na pobudo predsednika bodisi na pisno zahtevo člana Odbora.

3.           Vsaka delegacija lahko zahteva uvrstitev določene točke na dnevni red seje Odbora. Ustrezne informacije o teh točkah se lahko predložijo ustno.

4.           Dnevni red vsebuje odobritev zapisnika prejšnje seje.

Člen 5

Dokumentacija za člane Odbora

1.           Predsednik pošlje vabilo, osnutek dnevnega reda in osnutek ukrepov, v zvezi s katerimi je Odbor zaprošen za mnenje, članom Odbora dovolj časa pred sejo ob upoštevanju nujnosti in kompleksnosti zadeve, najpozneje pa 21 koledarskih dni pred sejo. Kolikor je mogoče, se tudi drugi dokumenti v zvezi s sejo, zlasti dokumenti, priloženi osnutku ukrepov, pošljejo v istem roku.

Vsi dokumenti se pošljejo v skladu s členom 15(2) in (3).

2.           V ustrezno utemeljenih primerih lahko predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo člana Odbora skrajša rok za pošiljanje dokumentov iz odstavka 1. Razen v izjemno nujnih primerih ta rok ne sme biti krajši od sedmih koledarskih dni.

3.           Izjemoma, v ustrezno utemeljenih zelo nujnih primerih (na primer v resnih gospodarskih, družbenih in političnih okoliščinah, ob naravnih nesrečah v državi prejemnici, humanitarnih krizah ali v drugih zunanjih okoliščinah podobne narave, na katere se je treba zelo hitro odzvati), lahko predsednik na zahtevo člana Odbora ali lastno pobudo odstopa od rokov, določenih v odstavkih 1 in 2.

4.           Odstavka 2 in 3 se ne uporabljata za strateške dokumente in večletne okvirne programe ter njihove prilagoditve, ki so posledica vmesnih in končnih pregledov iz člena 7(2) Uredbe o izvajanju 11. ERS.

5.           V primeru osnutka ukrepov, ki se Odboru predloži za mnenje na podlagi ustnega postopka, delegacije sekretariat Odbora najmanj tri delovne dni pred sejo pisno obvestijo, katere ukrepe lahko sprejmejo brez razprave in za katere menijo, da bi bilo treba o njih razpravljati na seji.

Delegacije prav tako pripravijo morebitne pripombe in zahteve po nadaljnjih podatkih v pisni obliki in v istem roku.

Komisija, kadar je to mogoče, pisno in najmanj en dan pred sejo Odbora zagotovi dodatne informacije ter odgovori na morebitne pripombe.

6.           Komisija v ustrezno utemeljenih nujnih primerih lahko uporabi tudi postopek iz člena 14(4) Uredbe o izvajanju 11. ERS. V takih primerih predsednik predloži ukrepe Odboru najpozneje 14 dni po njihovem sprejetju z namenom, da pridobi njegovo mnenje.

Člen 6

Predložitev programskih dokumentov skupni parlamentarni skupščini

Sekretariat Odbora v skladu s členom 7(1) Uredbe o izvajanju 11. ERS predloži programske dokumente v vednost skupni parlamentarni skupščini istočasno pa tudi delegacijam Odbora.

Člen 7

Mnenje Odbora

1.           Kadar se zadeva predloži Odboru, z namenom, da o njej poda svoje mnenje, se o tej zadevi razpravlja pod pogoji in v skladu s postopkom, kakor je določeno v členu 14(3) in (4) Uredbe o izvajanju 11. ERS ter členu 8(2) in (3) Notranjega sporazuma.

2.           Če noben član Odbora temu ne nasprotuje, lahko predsednik brez uradnega glasovanja v Odboru izjavi, da daje Odbor pozitivno mnenje o osnutku ukrepov na podlagi soglasja.

3.           Kadar se uporablja ustni postopek, ob tem pa se med sejo osnutek ukrepov vsebinsko spremeni ali se mu dodajo nova dejstva, lahko predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo države članice odloži glasovanje o določeni točki dnevnega reda do konca seje ali do naslednje seje.

4.           Če se v primeru, opisanem v odstavku 3, predsednik ne odloči za odložitev glasovanja, kot zahteva ena delegacija (ali več delegacij), lahko zadevna delegacija poda pridržek, ki se lahko umakne najpozneje v treh delovnih dneh od dneva, ki sledi seji. Mnenje Odbora se po izteku tega roka zabeleži kot dokončno. Komisija obvesti države članice o dokončnem stališču, ki ga je sprejela država članica, katere delegacija je v Odboru izrazila pridržek.

5.           Na zahtevo delegacije se lahko glasovanje o zadevi odloži, če dokumenti v zvezi z določeno točko dnevnega reda niso bili poslani članom Odbora v roku, določenem v členu 5(1) in (2). V tem primeru se lahko predsednik odloči, da podaljša obdobje posvetovanja, vendar le do konca naslednje seje. Po potrebi se lahko uporabi pisni postopek iz člena 11 tega poslovnika.

Vendar lahko Odbor na predlog predsednika ali na zahtevo člana Odbora z navadno večino članov odloči, da točka zaradi nujnosti zadeve ostane na dnevnem redu.

6.           V okviru pregleda letnih ali večletnih akcijskih programov lahko vsaka delegacija zaprosi za umik projekta ali programa iz akcijskega programa. Če to zahtevo podpre manjšina delegacij, ki lahko prepreči sprejetje, kakor je določeno v členu 8(3) Notranjega sporazuma, v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, Komisija sprejme akcijski program brez zadevnega projekta ali programa. Če pa želi Komisija v skladu z mnenji delegacij iz Odbora umaknjeni projekt ali program nadaljevati, ga pozneje ponovno predloži Odboru ločeno od akcijskega programa, in sicer v obliki posameznega ukrepa, ki ga Komisija nato sprejme v skladu s postopkom iz člena 14 Uredbe o izvajanju 11. ERS.

Člen 8

Izmenjava mnenj

1.           Vsaka delegacija lahko kadar koli pozove Komisijo, da Odboru predloži informacije in pripravi izmenjavo mnenj o vprašanjih v zvezi z nalogami, opisanimi v členu 14(2) Uredbe o izvajanju 11. ERS. Na zahtevo države članice se lahko v skladu s členom 18(2) Uredbe o izvajanju 11. ERS v Odboru ERS razpravlja o vsaki oceni, vključno s priporočili in nadaljnjimi ukrepi.

2.           Na podlagi takšne izmenjave mnenj lahko delegacije oblikujejo priporočila, ki jih Komisija upošteva. V zapisnik Odbora so vključeni izvedeni ukrepi. Ukrep, ki ga podpira kvalificirana večina delegacij, kakor je določeno v členu 8(3) Notranjega sporazuma v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, se evidentira kot priporočilo.

Člen 9

Zastopanje in sklepčnost

1.           Vsaka delegacija se šteje kot en član Odbora. Vsaka država članica določi sestavo svoje delegacije in o tem obvesti predsednika.

2.           Z odobritvijo predsednika lahko delegacije spremljajo nevladni izvedenci na stroške zadevne države članice.

V razumnem času, najpozneje pa pet koledarskih dni pred sejo odbora, se predsedniku sporočijo naslednje informacije:

(a) sestava vsake delegacije, razen kadar je predsednik z njo že seznanjen;

(b) imena in funkcije strokovnjakov, ki bodo spremljali delegacijo, ter obrazložitev, zakaj je njihova prisotnost potrebna.

Če predsednik vnaprej ne nasprotuje udeležbi strokovnjaka na zadevni seji Odbora, se šteje, da je privolitev pridobljena.

3.           Delegacija države članice lahko po potrebi zastopa največ eno drugo državo članico. Zastopana delegacija o tem najpozneje pred začetkom seje uradno pisno obvesti predsednika Odbora.

4.           Zahtevana sklepčnost v razpravah Odbora je dosežena, ko da svoje mnenje kvalificirana večina v skladu s členom 14(3) in (4) Uredbe o izvajanju 11. ERS.

Člen 10

Tretje osebe in strokovnjaki

1.           Predstavniki držav pristopnic so vabljeni, da se udeležijo sej Odbora od dne podpisa pristopne pogodbe.

2.           Predsednik lahko na lastno pobudo ali na zahtevo člana Odbora povabi predstavnike drugih tretjih oseb ali druge strokovnjake, da izrazijo mnenje o posameznih zadevah. Vendar lahko njihovi udeležbi na seji nasprotuje navadna večina držav članic.

3.           Predstavniki tretjih oseb in strokovnjaki iz odstavkov 1 in 2 ter tisti, ki so navedeni v členu 9(2), pri glasovanju Odbora niso prisotni in ne sodelujejo.

Člen 11

Pisni postopek

1.           Predsednik lahko v ustrezno utemeljenih primerih pridobi mnenje Odbora na podlagi pisnega postopka. Predsednik pošlje članom Odbora osnutek ukrepov in glede na nujnost zadeve določi rok, v katerem lahko podajo mnenje.

Načeloma delegacije sprejmejo stališče v roku 21 koledarskih dni od dneva, ko so bili predlogi poslani. Za vsako delegacijo Odbora, ki do izteka roka, določenega v dopisu, ne izrazi svojega nasprotovanja ali namere, da se vzdrži, se šteje, da je dala tiho soglasje k predlogu.

V nujnih ali zelo nujnih primerih se uporabljajo roki, določeni v členu 5(2) in (3). Nujne ali zelo nujne primere mora Komisija ustrezno pisno utemeljiti.

2.           Vendar se, če član Odbora zahteva, da se osnutek ukrepov obravnava na seji Odbora, pisni postopek s tem zaključi, predlagani ukrepi pa se prenesejo na naslednjo sejo Odbora.

3.           Komisija pisno obvesti člane Odbora o izidu pisnega postopka čim prej, najpozneje pa 14 koledarskih dni po izteku roka.

Člen 12

Podpora sekretariata

Storitve sekretariata za Odbor zagotavlja Komisija.

Člen 13

Zapisnik in zbirno poročilo s sej

Za vsako sejo se pod nadzorom predsednika sestavi zapisnik, ki vsebuje mnenja o predlaganih ukrepih in stališča, izražena na seji. Zapisnik se članom Odbora pošlje čim prej, najpozneje pa en mesec po seji.

Delegacije svoje morebitne pripombe na zapisnik pisno sporočijo predsedniku. Odbor se o teh pripombah obvesti; v primeru nesoglasij o predlagani spremembi razpravlja Odbor. Če nesoglasje ni rešeno, se predlagana sprememba priloži zapisniku.

Člen 14

Seznam prisotnih

1.           Predsednik na vsaki seji sestavi seznam prisotnih z navedbo organov ali organizacij, ki jih udeleženci zastopajo. Seznam prisotnih bo udeležencem razdeljen med sejo.

2.           Na začetku vsake seje morajo vse delegacije, ki sodelujejo v Odboru, obvestiti predsednika o vsakršnem navzkrižju interesov v zvezi s posamezno točko dnevnega reda, prav tako vse osebe, ki so jih imenovale države članice, pa tudi strokovnjaki, ki so dobili privolitev predsednika za udeležbo na seji v skladu s členom 9(2) in členom 10(2), ter predstavniki tretjih oseb, ki so bili povabljeni, da se udeležijo seje v skladu s členom 10, obvestijo predsednika o vsakršnem navzkrižju interesov v zvezi s posamezno točko dnevnega reda.

V primeru takšnega navzkrižja interesov se zadevne osebe na zahtevo predsednika umaknejo s seje, ko se obravnavajo relevantne točke dnevnega reda.

Člen 15

Korespondenca

1.           Dopisi za Odbor so naslovljeni na Komisijo, in sicer na sekretariat Odbora.

2.           Dopisi, ki jih na delegacije naslovi sekretariat, se po najhitrejši in najzanesljivejši elektronski poti pošljejo tudi stalnemu predstavniku zadevne države članice. Če stalno predstavništvo sporoči Komisiji poseben osrednji elektronski naslov za korespondenco v zvezi z delom Odborov, se za korespondenco uporablja ta naslov. Poleg tega se lahko korespondenca pošlje neposredno osebam, ki so jih države članice imenovale za svoje predstavnike v Odboru.

3.           Razen v izrednih primerih, se dopisi med Komisijo in delegacijami v obeh smereh pošiljajo z elektronski sredstvi, predvidenimi v ta namen.

Člen 16

Dostop do dokumentov in zaupnost

1.           Zahteve za dostop do dokumentov Odbora se obravnavajo v skladu z Uredbo Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001[3]. O zahtevah za dostop do teh dokumentov odloča Komisija v skladu s svojim poslovnikom, kakor je bil spremenjen s Sklepom 2001/937/ES, ESPJ, Euratom[4]. Če je zahteva naslovljena na državo članico, ta uporabi člen 5 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2.           Razprave Odbora so tajne.

3.           Dokumenti, ki se predložijo članom Odbora, strokovnjakom in predstavnikom tretjih oseb, so zaupni, razen če je dostop do teh dokumentov odobren v skladu z odstavkom 1 ali če jih Komisija ne objavi na drug način.

4.           Člani Odbora, pa tudi strokovnjaki in predstavniki tretjih oseb morajo spoštovati obveznosti v zvezi z zaupnostjo iz tega člena. Predsednik zagotovi, da so strokovnjaki in predstavniki tretjih oseb seznanjeni s svojimi obveznostmi v zvezi z zaupnostjo.

Člen 17

Varstvo osebnih podatkov

Odbor in njegove delovne skupine obdelujejo osebne podatke v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta[5] o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov, in sicer na odgovornost predsednika, ki deluje kot upravljavec v smislu točke (d) člena 2 navedene uredbe.

Člen 18

Stroški delovanja

1.           Stroške delovanja Odbora, vključno s potnimi stroški za enega udeleženca na državo članico, nosi Komisija.

Če je v okviru dodeljenih finančnih sredstev mogoče, Komisija krije potne stroške dveh članov delegacije, ki za to zaprosijo.

2.           Prostor in materialna sredstva, ki jih Odbor potrebuje za svoje delo, zagotovi Komisija.

[1]               Vstavite sklic na Uredbo Sveta o izvajanju 11. Evropskega razvojnega sklada: UL (…)

[2]               Sklep Sveta 2013/755/EU z dne 25. novembra 2013 o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj Evropski uniji (Sklep o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj), UL L 344, 19.12.2013.

[3]               Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

[4]               UL L 345, 29.12.2001, str. 94.

[5]               UL L 8, 12.1.2001, str. 1.