[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI | Bruselj, 30.5.2007 COM(2007) 280 konč. LETNO POROčILO organu, ki da razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih leta 2006 (predložila Komisija){SEC(2007) 708} KAZALO 1. Uvod 3 2. Delovno okolje in revizijski načrt 3 2.1. Delovno okolje 3 2.2. Razvoj na področju postopka notranje revizije 4 2.3. Izvajanje revizijskega načrta Službe za notranjo revizijo 5 2.4. Sprejetje priporočil in stališč revidirancev ter zainteresiranih strani 7 3. Ugotovitve 8 3.1. Pregled kakovosti vseh lastnih služb za notranjo revizijo 8 3.2. Vodenje, načrtovanje in organizacija 8 3.3. Upravljanje sredstev EU 9 3.4. Upravljanje človeškh virov 10 3.5. ABAC 11 3.6. Spremljanje 11 4. Sklepi 12 1. UVOD To poročilo seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je v letu 2006 opravila Služba Komisije za notranjo revizijo v skladu s členom 86(4) finančne uredbe. Poročilo temelji na poročilu Službe za notranjo revizijo (IAS) v skladu s členom 86(3) finančne uredbe o ključnih revizijskih ugotovitvah in v skladu s strokovnimi standardi o vprašanjih glede izpostavljenosti velikim tveganjem, vprašanjih glede kontrole in vprašanjih glede vodenja podjetij. Zadevno poročilo temelji na revizijskem delu in svetovalnih dejavnostih Službe za notranjo revizijo v letu 2006. Prav tako upošteva delo lastnih služb za notranjo revizijo generalnih direktoratov prek poročil, ki jih dvakrat letno pripravi Služba za notranjo revizijo o delu lastnih služb za notranjo revizijo. Ne zajema revizijskega dela Službe za notranjo revizijo za agencije Skupnosti, razen podatkov o izvajanju programa dela[1]. Odzivi Komisije na ugotovitve in sklepe notranjega revizorja so zajeti v zbirnem poročilu o letnih poročilih generalnih direktorjev o dejavnosti. V tem zbirnem poročilu, ki je bilo sprejeto istočasno, je Komisija zavzela stališče do medsektorskih vprašanj, ki so jih sprožili notranji revizor, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico, oziroma ki sta jih v svojem preglednem poročilu opredelila Odbor za spremljanje poteka revizije in generalni direktor za proračun. To pomeni, da se Komisija z nekaterimi pogledi ali mnenji v tem poročilu ne strinja nujno. Ta razlika v pogledih kaže na normalen potek dialoga med institucijo in njenim notranjim revizorjem. 2. DELOVNO OKOLJE IN REVIZIJSKI NAčRT 2.1. Delovno okolje Akcijski načrt glede časovnega načrta za oblikovanje okvira celovite notranje kontrole je bil predstavljen januarja 2006 z vrsto 16 posebnih predlogov. Komisija je povečala odgovornost, na primer s posameznimi izjavami o zanesljivosti in pridržki, ki so jih izdali generalni direktorji, ter na tej osnovi prvič upoštevala tudi zbirno poročilo, da bi izrecno prevzela svojo politično odgovornost za upravljanje. Računovodja Komisije je Evropskemu računskemu sodišču predložil finančne izkaze za leto 2005, ki so prvi finančni izkazi, pripravljeni v celoti po načelu nastanka poslovnih dogodkov v skladu z mednarodno sprejetimi računovodskimi standardi. Sodišče je ugotovilo, da je bil dosežen pomemben napredek. Doseganje popolne skladnosti z vsemi računovodskimi standardi v celotni Komisiji je dolgotrajen proces. Prenos sredstev ABAC na SAP in vključitev pogodb ABAC v potek dela ABAC so še vedno v začetni fazi proučitve. Glavne tekoče naloge so postopno izvajanje novega računovodskega sistema tudi pri Evropskem razvojnem skladu, pa tudi agencijah, Evropskem ekonomsko-socialnem odboru in Odboru regij ter delegacijah Komisije. Potrjevanje računov s strani računovodje je vključeno v spremenjeno finančno uredbo[2], ki je začela veljati 1. maja 2007, in vključuje možnost pregleda prejetih podatkov. Ustanavljanje izvajalskih agencij, in tudi, v določenih primerih, njihovih funkcij notranje revizije, se je nadaljevalo, pripravljenost ene od njih, da prevzame naloge izvajanja programa od njenega starševskega generalnega direktorata, pa je revidirala lastna služba za notranjo revizijo. Posebno pozornost je treba nameniti jasni in organizirani primopredaji nalog generalnih direktoratov njihovim izvajalskim agencijam. Komisija je okrepila svoje upravljanje neprekinjenega poslovanja in izdala okvirno sporočilo o pripravah na morebitne večje prekinitve, ki bi vplivale na njene dejavnosti, osebje, stavbe, informacije in druga sredstva, da bi v največji možni meri zagotovila nadaljnje delovanje Komisije. Komisija je svoj prvi dan etike pripravila v obliki enodnevnega usposabljanja, razdeljenega na štiri delavnice, ki so bile dobro obiskane in na katerih so se odvijale živahne razprave osebja. Cilj je bil povečati ozaveščenost osebja glede etičnih vprašanj in začeti razprave o vprašanjih etike ter poštenosti znotraj različnih generalnih direktoratov in služb. Medtem ko so ti dosežki vsekakor vzpodbudni, Komisija še vedno deli izvrševanje približno 80 % proračuna EU z državami članicami. Zato je splošni uspeh prizadevanj, da bi ustvarili okvir celovite kontrole, v veliki meri odvisen od odločenosti in zmožnosti držav članic, da izvajajo uspešne in učinkovite sisteme kontrol, ki zmanjšujejo tveganje na sprejemljivo raven, ter da zagotovijo izjave o zanesljivosti glede teh sistemov. 2.2. Razvoj na področju postopka notranje revizije V letu 2006 je Služba za notranjo revizijo prvič izvedla pregled kakovosti vseh 32 lastnih služb Komisije za notranjo revizijo. To je utrlo pot usklajenemu strateškemu načrtovanju revizij (pri katerih sodeluje večina lastnih služb za notranjo revizijo) in popravljenim poslovnikom o delovanju notranje revizije (na katerih se je delo pričelo). Sodelovanje med Službo za notranjo revizijo in lastnimi službami za notranjo revizijo se je v letu 2006 dodatno okrepilo, med drugim z novimi skupnimi revizijami. Usklajevanje revizijskih načrtov, skupna prizadevanja za usposabljanje in sodelovanje pri revizijah ABAC so primer delovnega odnosa z Evropskim računskim sodiščem. Nove predloge za revizijska poročila in naknadna poročila o revizijah so bile oblikovane ter uvedene, da bi omogočile revizorjem pripravo natančnejših revizijskih poročil. Izvedeno je bilo pripravljalno delo za uvedbo nove, uporabnikom prijaznejše spletne različice sistema za izvajanje revizij, ki je načrtovano za prvo četrtletje 2007. Glede poenostavitvenih predlogov se bodo prizadevanja za določitev zadevnih vprašanj v letu 2007 okrepila. 2.3. Izvajanje revizijskega načrta Službe za notranjo revizijo Revizijski načrt Službe za notranjo revizijo za leto 2006 je 5. decembra 2005 potrdil Odbor Komisije za spremljanje poteka revizije in ga med letom prilagajal. Da bi se izognili podvajanju z revizijami, ki jih je izvedlo Evropsko računsko sodišče, je bila večina revizij ABAC Službe za notranjo revizijo v operativnih generalnih direktoratih in revizija o razvoju podeželja odpovedanih in nadomeščenih z večinoma novimi dejavnostmi za spremljanje, delom na strateškem revizijskem načrtu za obdobje 2007–2009 in povečanjem sredstev za preglede kakovosti lastnih služb za notranjo revizijo. Delovni program je bil izveden 88-odstotno: 69 poročil Komisije (23 revizijskih poročil, 8 naknadnih poročil o revizijah in 38 poročil o pregledu) ter 8 poročil o revizijah agencij je bilo zaključenih leta 2006. Povzetki revizij in pregledov Komisije so na voljo v prilogi. Seznam zaključenih revizij in pregledov Komisije: GD/Služba | Dejavnost | Izdano | Pregledi, upravni in drugi podporni sistemi | 32 lastnih služb za notranjo revizijo | 32 pregledov kakovosti in eno pregledno poročilo o lastnih službah za notranjo revizijo | 12. oktober | ADMIN | Upravljanje človeških virov I | 7. april | ADMIN | Upravljanje človeških virov II | 27. oktober | COMM | Spremljanje poglobljene revizije iz leta 2003 | 24. oktober | DIGIT | Delovanje Podatkovnega centra in varnost podatkov | 8. december | EPSO | Izbirni postopek Evropskega urada za izbor osebja (EPSO) | 7. april | OPOCE | Spremljanje poglobljene revizije iz leta 2004 | 18. december | PMO | Pravilnost finančnega upravljanja, izvajanje finančnih tokov | 8. december | SCIC | Finančno poslovodenje in javno naročanje | 22. september | Notranje politike | ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | Ciklus SPP/ABM pri Komisiji | 27. november | COMP | Uspešnost in učinkovitost ciklusa SPP/ABM | 20. julij | SANCO | Uspešnost in učinkovitost ciklusa SPP/ABM | 7. april | TREN | Uspešnost in učinkovitost ciklusa SPP/ABM – dodeljevanje sredstev | 10. april | SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Pregledno poročilo: Spremljanje izvajanja zakonodaje ES | 22. december | ENTR | Spremljanje izvajanja zakonodaje ES | 5. december | MARKT | Spremljanje izvajanja zakonodaje ES | 7. november | TREN | Pregled spremljanja izvajanja zakonodaje ES | 14. december | JLS | Upravljanje velikih projektov IT | 8. junij | MARKT | Lokalni IT | 10. november | SANCO | Upravljanje IT | 8. december | TAXUD | Veliki sistemi IT | 24. januar | COMM | Upravljanje pogodb | 11. oktober | EAC | Izvajanje ABAC | 30. junij | ENTR* | Finančno poslovodenje omrežja IRC | 6. april | ENV | Spremljanje poglobljene revizije | 9. februar | INFSO | Spremljanje poglobljene revizije iz leta 2004 | 7. december | JRC | Vmesno revizijsko poročilo o spremljanju | 9. februar | RTD | Naknadne kontrole | 21. december | Strukturni ukrepi in skupna kmetijska politika | AGRI,EMPL,FISH,REGIO | Pregledno poročilo o strukturnih skladih (člen 38) | 8. marec | REGIO | ESRR | 21. februar | FISH | Spremljanje poglobljene revizije iz leta 2004 | 18. december | REGIO | Finančni popravki pri Kohezijskem skladu | 22. november | Zunanje politike | AIDCO | Vmesno revizijsko poročilo o spremljanju | 22. februar | AIDCO, ECHO | Izvajanje okvirnega sporazuma z agencijami ZN, skupaj s sistemom poročanja glede spremljanja in upravljanja, ki ga ima GD ECHO – preliv revizije 2005 | 28. julij | ELARG | Dejavnosti naknadne kontrole | 20. december | RELEX** | Dejavnosti naknadne kontrole | 22. december | RELEX | Obvestilo o spremljanju | 31. oktober | *Skupna revizija z GD ENTR, **Skupna revizija z GD RELEX. 2.4. Sprejetje priporočil in stališč revidirancev ter zainteresiranih strani Leta 2006 je bila stopnja sprejetja revizijskih priporočil s strani revidirancev 89,4 %; 7,9 % jih je bilo zavrnjenih in 2,7 % v teku[3]. Revizije Komisije (brez pregleda kakovosti lastnih služb za notranjo revizijo) | Priporočila | Sprejeta | Zavrnjena | V teku* | % | Skupaj | Nujna | 11 | 1 | 0 | 2,9 | 12 | Zelo pomembna | 182 | 6 | 8 | 48,3 | 196 | Pomembna | 162 | 25 | 3 | 46,8 | 190 | Zaželena | 8 | 0 | 0 | 2,0 | 8 | % | 89,4 |7,9 |2,7 | | | | Skupaj |363 |32 |11 | | 406 | | * Upoštevano v smislu sklepa Komisije. V zvezi s pregledom kakovosti lastnih služb za revizijo je bilo izdanih 241 priporočil, od katerih je bilo 228 sprejetih in 13 zavrnjenih. Povratne informacije revidirancev o obsegu in izvedbi revizije so dale povprečni rezultat 1,95 (prejšnje leto: 1,82) na lestvici od 1 (najvišje) do 4 (najnižje). Konec leta 2006 je bilo v novi anketi zainteresiranih strani 75 % vprašanih mnenja, da ima Služba za notranjo revizijo jasno revizijsko strategijo (v primerjavi z rezultatom iz prejšnjega leta – 79 %), 86 % jih je menilo, da so bile revizije opravljene pošteno, objektivno in pravično (padec iz 93 %), 61 % (prej 63 %) pa jih je menilo, da so priporočila Službe za notranjo revizijo koristna. Skupaj jih je bilo 80 % (povišanje iz 71 %) mnenja, da so naloge Službe za notranjo revizijo dobro razumljive. 3. UGOTOVITVE 3.1. Pregled kakovosti vseh lastnih služb za notranjo revizijo Ta pregled kakovosti lastnih služb za notranjo revizijo je imel obliko poročil o potrjevanju, ki jih je izdala Služba za notranjo revizijo na podlagi individualnih samoocenitev 32 lastnih služb za notranjo revizijo in posledično preglednega poročila. Cilj je bil oceniti skladnost lastnih služb za notranjo revizijo s standardi za strokovno prakso za notranjo revizijo Inštituta notranjih revizorjev (IIA) in etičnim kodeksom. Za enajst od 32 lastnih služb za notranjo revizijo je bilo ugotovljeno, da na splošno ustrezajo standardom kakovosti in poslovanja, 17 jih delno ustreza, 30 jih deluje v skladu z etičnim kodeksom. To jasno kaže, da morajo biti prizadevanja za izboljšanje strokovnosti in skladnosti z revizijskimi standardi ohranjena. Ta pregled je sprožil razprave in razmislek o vlogi ter organizaciji notranje revizije znotraj Komisije. Glede na to, da je za lastne službe za notranjo revizijo delalo približno 120 revizorjev in za Službo za notranjo revizijo okoli 60 revizorjev, obstaja jasna potreba po skupni opredelitvi izvajanja revizij, oceni tveganja in usklajenem načrtovanju revizij. Brez poseganja v nadaljnje sklepe Komisije se nekateri predlogi Službe za notranjo revizijo, povezani z neodvisnostjo lastnih služb za notranjo revizijo in možnostjo, da se vodja lastne službe za notranjo revizijo posvetuje s stranko izven generalnega direktorata, trenutno proučujejo skupaj z lastnimi službami za notranjo revizijo. Odbor za spremljanje poteka revizije bo pregledal izvajanje predlogov Službe za notranjo revizijo julija 2007. 3.2. Vodenje, načrtovanje in organizacija Spremljanje izvajanja zakonodaje ES Za pravočasno in pravilno izvajanje zakonodaje ES so prvenstveno odgovorne države članice, vendar ima kot „varuh Pogodbe“ Komisija nalogo spremljanja. Da bi izboljšali spremljanje izvajanja zakonodaje ES, je Služba za notranjo revizijo predlagala načrt na podlagi tveganja za prenos direktiv ES, sistematičen pristop k preverjanju izvedbenih ukrepov na ravni držav članic, merila za določanje prednosti za pritožbe in primere kršitev ter najdaljše roke za najpomembnejše zadeve. Sporočilo Komisije o spremljanju zakonodaje ES je trenutno v pripravi in pričakuje se, da bo sprejeto do konca leta 2007. Izvajanje procesa SPP/ABM Generalni direktorati, znotraj katerih je bila izvedena revizija, sicer uradno delujejo v skladu s pravili Komisije glede SPP/ABM in ustreznimi standardi Komisije za notranjo kontrolo, vendar Služba za notranjo revizijo meni, da je potreben nadaljnji napredek pri uspešnosti in učinkovitosti ciklusa SPP/ABM, da se bodo lahko generalni direktorati premaknili iz formalne skladnosti k pravemu lastništvu in s tem koristi prenesle na notranje upravljanje. Nekatera priporočila Službe za notranjo revizijo so že bila izvedena, kot sta potreba po večletnem strateškem načrtovanju in upoštevanje osnovne dejavnosti namesto osredotočanja izključno na nove pobude pri letnem strateškem načrtovanju. Služba za notranjo revizijo je predlagala tudi preverjanje (screening). Kot odgovor na zahtevo Evropskega parlamenta je Komisija pripravila oceno svojih srednjeročnih potreb po osebju in natančno poročilo o osebju, ki opravlja naloge podpore in usklajevanja. Prav tako je bil dosežen napredek pri vključitvi obvladovanja tveganj v proces oblikovanja politik. Druga priporočila, kot na primer razvijanje strategije za podporo ciklusa SPP/ABM z IT in celovito spremljanje razporejanja človeških virov, niso bila izpolnjena. Upravljanje IT/sistemi IT Služba za notranjo revizijo je revidirala Podatkovni center Komisije in upravljanje IT v štirih operativnih generalnih direktoratih, pri čemer je analizo tveganj potrdilo pet (od skupno dvanajstih) iz tega izhajajočih nujnih priporočil. Dve nujni priporočili se nanašata na fizično varnost v zgradbah JMO in BECH v Luxembourgu. Naslednje zelo pomembno priporočilo je bilo, da bi se pripravil celovit obnovitveni načrt za primer katastrofe, ki bi obsegal vse kritične informacijske sisteme iz Podatkovnega centra. To je povezano z dejstvom, da generalni direktorati morda ne bi bili dovolj pripravljeni, da zagotovijo nadaljevanje svojih dejavnosti, saj zanesljive informacije o njihovih kritičnih sistemih ne bi bile na razpolago. Za schengenski informacijski sistem (SIS II) je bilo ugotovljeno, da je nanj negativno vplivalo neustrezno projektno upravljanje, še posebej nezadostno spremljanje delovanja pogodbenikov zaradi pomanjkanja strokovnega osebja in neoptimalne uporabe osebja, zaradi česar se je Komisija močno zanašala na kakovost in zanesljivost pogodbenika. Prav tako je treba sprejeti ukrepe, ki bodo zagotovili, da bodo vsi generalni direktorati v celoti delovali skladno z Uredbo (ES) št. 45/2001 o varstvu osebnih podatkov in da bo lokalni uradnik za varstvo podatkov opravljal dovolj kontrol ter deloval neodvisno. Revizije v zvezi z IT so prav tako izvedle tri lastne službe za notranjo revizijo. Vprašanja, ki so bila opredeljena na lokalni ravni, so vključevala potrebo po natančnem procesu načrtovanja aplikacije IT, po opredelitvi vloge lastnikov projektov in po celovitem popisu lokalne IT. 3.3. Upravljanje sredstev EU Strukturni skladi Cilj je bil ugotoviti, ali je Komisija vzpostavila sistem, s katerim se je preverilo, ali sistemi za kontrolo, ki so jih predstavile države članice, ustrezajo zahtevanim standardom, oceniti, ali so kontrole pripravljene na ravni generalnih direktoratov, vključno z oceno sodelovanja z državami članicami, in oceniti naknadne kontrole, ki so jih izvedli generalni direktorati, ki upravljajo strukturne sklade. Služba za notranjo revizijo je priporočila, da bi morale biti zahteve glede poročanja za odredbodajalce na podlagi nadaljnjega prenosa bolj natančno opredeljene. Generalni direktorati, ki upravljajo strukturne sklade, bi morali vzpostaviti skupno revizijsko strategijo, ki temelji na usklajevanju že storjenega dela. Boljše usklajevanje z državami članicami, vključno s „pogodbo o zaupanju“, izboljšana skladnost z minimalnimi revizijskimi standardi, jasno in natančno revizijsko mnenje ali odklonitev mnenja pa bi izboljšali postopek preverjanja zanesljivosti. Glavni rezultati revizij bi morali biti jasno prikazani v letnih poročilih generalnih direktoratov o dejavnosti, da bi dobili bolj nazorno sliko stopnje in vrste zanesljivosti glede upravljanja ter kontrolnih sistemov, ki so jih vzpostavile države članice. Služba za notranjo revizijo meni, da se mora postopek finančnih popravkov za Kohezijski sklad znatno izboljšati, da se zmanjša njegovo celotno trajanje. Da bi se izognili tveganju neskladnosti s finančno uredbo in drugimi pravili, se mora razjasniti razlaga načela „neto znižanja“ in uporaba merila za popravek „pavšala“. Okrepiti se mora tudi finančno poročanje, zlasti v zvezi z napovedmi prihodkov. FAFA (okvirni finančni in upravni sporazum z ZN) Cilj revizije je bil oceniti skladnost s FAFA in zmožnost pridobiti zanesljivost o porabi sredstev EU. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da obstaja tveganje, da sredstva EU niso bila porabljena za predvidene namene, zlasti zaradi tega, ker poročanje o posrednih stroških ni bilo pregledno. Revizija je pokazala uporabnost FAFA, ki je zagotovil nadvse potrebni referenčni okvir za sodelovanje med zelo različnimi partnerji obeh strani partnerstva ES/ZN. Odbor za spremljanje poteka revizije je zaprosil Službo za notranjo revizijo, da oceni pomembnost preostalega tveganja, zlasti glede posrednih stroškov, v zvezi s celovitimi kontrolami finančnih sredstev ES/ZN v okviru FAFA in sistema finančne kontrole ZN. Naknadne kontrole glede raziskovalnih dejavnosti Te revizije so bile izvedene, da se je ocenilo skladnost, učinkovitost in uspešnost naknadnih kontrol glede raziskovalnih dejavnosti, ki so ključne za pozitivno izjavo o zanesljivosti. V skladu z zadnjim letnim poročilom Evropskega računskega sodišča je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da so bile naknadne kontrole nezadovoljive in da je s tem v zvezi potrebno usklajeno načrtovanje naknadnih kontrol na podlagi tveganj. Služba za notranjo revizijo je priporočila, da se cilji naknadnih kontrol in s tem povezana strategija bolj jasno opredelijo ter rezultati bolj nazorno dokumentirajo v letnih poročilih generalnih direktoratov o dejavnosti. Zagotoviti bi bilo treba dovolj veliko pokritje programov za revizijo in upravičencev. Zahteve finančne uredbe bi morale biti izpolnjene glede napovedi prihodkov od zahtevkov za povračilo stroškov po naknadnih kontrolah. Pokritje naknadnih kontrol je očitno nezadostno v primerjavi s cilji kontrole, kar je vodilo do pridržka, ki je bil vpisan v letno poročilo o dejavnosti. 3.4. Upravljanje človeškh virov Ti pregledi so zajemali načrtovanje, zaposlovanje, mobilnost, delovno neučinkovitost, odsotnost z dela in sistem notranjih kontrol v postopku izbora osebja, zaposlenega za nedoločen čas. Služba za notranjo revizijo je opozorila na potrebo GD ADMIN, da igra večjo vlogo pri usklajevanju in spremljanju, z namenom zagotavljanja skladne uporabe politik upravljanja človeških virov v celotni Komisiji. Služba za notranjo revizijo je predlagala tudi, da upravljanje človeških virov postane sestavni del procesa strateškega načrtovanja/upravljanja Komisije, s čimer bi izboljšali skladnost med potrebami generalnih direktoratov in razpoložljivostjo človeških virov ter razvili dologoročno vizijo za učinkovito upravljanje človeških virov. Služba za notranjo revizijo je v svoje predloge vključila razvoj kazalcev delovne obremenitve, določanje ciljev za stopnjo prostih delovnih mest in rok za zaposlovanje, doseganje boljšega upravljanja obvezne mobilnosti, proučitev razmerja med stalnim in začasnim osebjem ter zagotovitev boljšega upravljanja delovne neučinkovitosti s tem, da bi izboljšali veščine vodij na področju upravljanja človeških virov. Uvedba vrste dejavnosti kontrole in spremljanja v procesu zaposlovanja lahko olajša organizacijo ustreznega števila natečajev na ustreznih področjih in poveča število uspešnih kandidatov, ki se zaposlijo. Služba za notranjo revizijo je v revizijah v zvezi s procesom SPP/ABM ugotovila tudi pomanjkanje dolgoročne strategije za človeške vire oziroma potrebo po izboljšanem načrtovanju razporejanja človeških virov. Upravljanje človeških virov je bilo v letu 2006 tudi predmet revizij dveh lastnih služb za notranjo revizijo, pri katerih sta bila strateško načrtovanje in učinkovita razporeditev virov glavni priporočili. Zelo pomembna priporočila v številnih drugih revizijskih poročilih lastnih služb za notranjo revizijo so se prav tako nanašala na vprašanja glede človeških virov. 3.5. ABAC Izvajanje novega računovodskega sistema na podlagi nastanka poslovnega dogodka (ABAC) je velik izziv za Komisijo. V letu 2006 sta Služba za notranjo revizijo in tudi Evropsko računsko sodišče v svoj revizijski načrt vključila revizije ABAC v različnih generalnih direktoratih. Glede na to, da je ena izmed glavnih obveznosti Evropskega računskega sodišča kot zunanjega revizorja dajanje mnenj o konsolidiranih finančnih izkazih, se je Služba za notranjo revizijo odločila odpovedati načrtovane revizije ABAC v več generalnih direktoratih, ki jih je pokrivalo Evropsko računsko sodišče, ter se v tesnem sodelovanju z Evropskim računskim sodiščem odločila izvesti revizijo izvajanja računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka v GD EAC, ki je zajela proces prehoda na računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka, pa tudi zapiranje računov v GD EAC ob koncu leta 2005. Glede na rezultate revizije Službe notranjo revizijo so se sistemi računovodske kontrole GD EAC izkazali za neustrezne pri zagotavljanju popolnosti, natančnosti in zanesljivosti računovodskih podatkov. Zato vknjižbe ob koncu leta, ki so jih sporočili iz GD EAC, niso dale prave in jasne slike finančnega stanja ter delovanja GD EAC. Mnenje Službe za notranjo revizijo je večinoma temeljilo na nezadostnem dokumentiranju postopkov zapiranja računov ob koncu leta, na pomanjkanju popolne uskladitve med lokalnimi sistemi in centralnimi računovodskimi sistemi ter na pomembnih računovodskih napakah v izračunih nastanka poslovnih dogodkov z bistvenim vplivom na stanje računov. 3.6. Spremljanje Z nadaljevanjem izvajanja revizij je postalo spremljanje nadvse pomembno vprašanje in je zdaj del sistematičnega pristopa ter ločenih poročil. V poročilu Službe za notranjo revizijo ob koncu leta 2006, ki je bilo izdano februar 2007, je bilo ugotovljeno, da število odprtih priporočil sicer upada, da pa še vedno obstajajo precejšnje zamude: 50 % odprtih nujnih in zelo pomembnih priporočil zamuja več kot šest mesecev. Zato še vedno obstajajo pomembne pomanjkljivosti v izvedbi akcijskih načrtov s strani vodstva. V dveh primerih je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da je raven izvajanja priporočil v teku nezadostna, da bi se lahko izvedla polna revizija o spremljanju. Priporočila iz prejšnjih letnih poročil Službe za notranjo revizijo, ki jih je pripravil notranji revizor, se morajo prav tako spremljati. Primeri priporočil, ki niso bila v zadostni meri spremljana v letu 2006, zajemajo predloge o upravljanju IT in konsolidacijo infrastrukture IT. 4. SKLEPI Na podlagi revizij in pregledov ter s tem povezanim delom Komisije je notranji revizor Komisije sprejel spodnje sklepe (stališče Komisije je vključeno v zbirnem poročilu o letnih poročilih generalnih direktorjev o dejavnosti). Sklep 1 Službe za notranjo revizijo: Nadaljevanje prizadevanj za izboljšave Revizijsko delo Službe za notranjo revizijo je našlo jasne izboljšave sistemov notranje kontrole na veliko področjih. Komisija je naredila veliko za izboljšanje kontrolnega okolja, na primer sporočilo o neprekinjenem poslovanju, dan etike in delovanje skupine na visoki ravni, ki se ukvarja s pregledom izvajanja zakonodaje ES. Vendar še vedno obstajajo znatne pomanjkljivosti, zato so potrebna nadaljnja prizadevanja, kar je razvidno iz številnih nujnih priporočil Službe za notranjo revizijo (dvanajst) in števila revizij z negativnim mnenjem (devet). Področja za izboljšave vključujejo naknadne kontrole, IT (stavbe, varstvo podatkov, ustrezno osebje in proces načrtovanja projektov IT ter neprekinjeno delovanje služb), izvajanje novih računovodskih pravil ter upravljanje pogodb[4] (pregled uporabe okvirnih pogodb ter spremljanje podizvajanja in mnogoterih vlog enega ponudnika storitev). Sklep 2 Službe za notranjo revizijo: Spremljanje, ponavljajoče se vprašanje Pregledna poročila o spremljanju kažejo, da kultura spremljanja, ki je bila predlagana v poročilu iz leta 2005, še ni v celoti vzpostavljena. Potrebna bodo dodatna prizadevanja s strani Komisije, da se zagotovi ustrezno, sistematično in hitro spremljanje revizijskih priporočil. Izvajanje priporočil notranje in zunanje revizije je nujno za doseganje strateškega cilja Komisije – pozitivne izjave o zanesljivosti (DAS). Sklep 3 Službe za notranjo revizijo: Celostna strategija za človeške vire Poleg pregledov upravljanja človeških virov so tudi revizije procesa SPP/ABM, spremljanja izvajanja zakonodaje ES in upravljanja IT pokazale, da je dolgoročna strategija za upravljanje človeških virov pomemben dejavnik pri uspešnosti in da lahko ima neustrezno razporejanje človeških virov pomemben negativen vpliv na delovanje in ugled Komisije. GD ADMIN bi moral kot osrednja služba za upravljanjen človeških virov, skupaj z decentraliziranimi enotami za človeške vire v generalnih direktoratih in službah, razviti strategijo, ki bo v celoti usklajena s procesom strateškega načrtovanja. Sklep 4 Službe za notranjo revizijo: Izboljšati učinkovitost in trdnost strukture notranje revizije Komisija ima dvotirni sistem notranje revizije, to je lastne službe za notranjo revizijo in Službo za notranjo revizijo, ki močno odseva strukturo vodenja Komisije. Pregled kakovosti je pokazal, da velika večina lastnih služb za notranjo revizijo delno ali na splošno ustreza standardom. Vendar se morajo prizadevanja za povečanje strokovnosti nadaljevati, pred kratkim uvedeni proces usklajenega načrtovanja pa uveljaviti, da se nadalje izboljša splošna učinkovitost dela notranje revizije v Komisiji. Brez poseganja v nadaljnje sklepe Komisije se je odprto razpravljalo o nekaterih vprašanjih, ki pa še niso dorečena, kot na primer o okrepitvi neodvisnosti lastnih služb za notranjo revizijo s tem, da se jim omogoči, da vprašanja naslovijo na vodstvo Komisije; Odbor za spremljanje poteka revizije se bo s tem ukvarjal v letu 2007. Sklep 5 Službe za notranjo revizijo: Letno poročilo o vodenju V revizijah, zaključenih leta 2006 (SPP/ABM, spremljanje zakonodaje ES itd.), in v pregledu kakovosti lastnih služb za notranjo revizijo so bila obravnavana številna vprašanja, povezana z vodenjem; prav tako so vprašanja v zvezi z vodenjem obravnavali na konferenci Službe za notranjo revizijo leta 2006. Komisija je postavila trdne temelje za svoje vodenje. Da bi dosegla popolno zrelost in seznanila zainteresirane strani s svojo strukturo vodenja ter najnovejšimi spremembami, mora Komisija opisati svojo politiko upravljanja in ravnanja, po možnosti v zbirnem poročilu, v katerem bodo povzeta letna poročila generalnih direktoratov o dejavnosti, to objaviti na svoji spletni strani in poskrbeti za redna posodabljanja[5]. Tak opis lahko vsebuje razlage glede sistema obvladovanja tveganj Komisije, strateškega načrtovanja, etičnega kodeksa, vloge računovodje, sistemov notranje kontrole, notranje revizije in Odbora za spremljanje revizije. Na tak način lahko Komisija poveča svojo verodostojnost in zaupanje zainteresiranih strani ter državljanov EU. [1] V nekaterih primerih so revizije agencij vodile do priporočil v zvezi s Komisijo; upoštevane so v statističnih podatkih v oddelku 2.4. [2] Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1995/2006 z dne 13. decembra 2006 o spremembah Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (UL L 390, 30.12.2006, str. 1). [3] Samo revizije Komisije, brez pregleda kakovosti lastnih služb za notranjo revizijo. [4] Številna revizijska poročila lastnih služb za notranjo revizijo so bila povezana z upravljanjem pogodb pri javnem naročanju. [5] Direktiva 2006/46/ES (UL L 224, 16.8.2006, str. 1) nalaga družbam, katerih vrednostni papirji so sprejeti v trgovanje na reguliranih trgih in imajo statutarni sedež v Skupnosti, da razkrijejo letno izjavo o sodelovanju pri upravljanju v obliki posebnega in jasno razpoznavnega dela letnega poročila.