28.12.2005   

SL

Uradni list Evropske unije

C 332/15

POROČILO

o letnih računovodskih izkazih Evropske agencije za obnovo za proračunsko leto 2004 z odgovori Agencije

(2005/C 332/03)

KAZALO

1–2

 UVOD

3–6

 MNENJE SODIŠČA

7–14

 UGOTOVITVE

Tabele 1–4

Odgovori Agencije

UVOD

1.

Evropska agencija za obnovo (v nadaljnjem besedilu „Agencija“) je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (ES) št. 1628/96 (1). To uredbo je nadomestila Uredba Sveta (ES) št. 2068/2004 (2). Agencija, dejansko ustanovljena februarja 2000, je bila prvotno odgovorna za upravljanje programov pomoči EU na Kosovu. Potem ko so bila v letih 2001, 2002 in 2004 njena pooblastila trikrat razširjena, njene dejavnosti zdaj pokrivajo tudi Srbijo in Črno goro ter Nekdanjo jugoslovansko republiko Makedonijo. Sedež Agencije je v Solunu, operativne centre pa ima v Beogradu, Podgorici, Prištini in Skopju. Agencija izvaja programe za krepitev institucionalne izgradnje in dobre uprave, za spodbujanje razvoja tržnega gospodarstva in osnovne infrastrukture ter za utrjevanje civilne družbe. V tabeli 1 je povzetek pooblastil in dejavnosti Agencije, pripravljen na podlagi podatkov, ki jih je zagotovila.

2.

Letni računovodski izkazi, ki jih je Agencija pripravila za proračunsko leto 2004, so v informativne namene povzeti v tabelah 2, 3 in 4.

MNENJE SODIŠČA

3.

Mnenje Sodišča je naslovljeno na Evropski parlament in Svet EU v skladu s členom 185(2) Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (3) in je bilo oblikovano po pregledu računovodskih izkazov Agencije, kot določa člen 248 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti.

4.

Izkaze Agencije za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2004 (4), je v skladu s členom 8(2) Uredbe Sveta (ES) št. 2667/2000 (5) pripravil njen direktor, nato pa so bili poslani Sodišču, ki mora podati svoje mnenje o njihovi zanesljivosti ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij.

5.

Sodišče je revizijo opravilo v skladu s svojimi usmeritvami in standardi, ki temeljijo na mednarodnih revizijskih standardih, prilagojenih posebnemu značaju Skupnosti. Revizija je bila načrtovana in opravljena tako, da je bilo mogoče pridobiti razumno zagotovilo o zanesljivosti izkazov ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij.

6.

Sodišče je pridobilo razumno osnovo za spodaj podano mnenje.

Zanesljivost računovodskih izkazovRazen zadeve iz odstavka 9 so računovodski izkazi Agencije za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2004, v vseh pomembnih vidikih zanesljivi.Zakonitost in pravilnost z njimi povezanih transakcijRazen zadeve iz odstavka 11 so transakcije, povezane z letnimi računovodskimi izkazi Agencije, kot celota zakonite in pravilne.

UGOTOVITVE

7.

Čeprav so bila skozi vse leto (6) ohranjena precejšnja sredstva, Agencija nima aktivne politike vodenja zakladnice; precejšnji zneski se pogosto vodijo na tekočih bančnih računih, ne da bi Agencija preverjala njihove prihodke.

8.

Bančni računi in računovodska evidenca Agencije niso redno usklajevani. Zaradi uvedbe računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka v letu 2005 je še pomembneje, da so bančni računi vsak mesec usklajeni z računovodskimi evidencami.

9.

Ker ni učinkovitih postopkov notranje kontrole za dolgoročne terjatve, Sodišče ne more biti prepričano, da so bile transakcije v zvezi s partnerskimi skladi, programi kreditnih linij in posebnimi sredstvi v celoti zabeležene.

10.

Agencija ima težave pri zaposlovanju osebja, usposobljenega za izvajanje zahtevnih nalog, ki so ji zaupane, kar je ena največjih težav, s katerimi se sooča. Politika podaljševanja mandata Agencije za kratka obdobja še prispeva k temu problemu, saj se je zelo malo ustrezno usposobljenih posameznikov pripravljenih preseliti v takšnih okoliščinah.

11.

Sodišče je v svojem poročilu za leto 2003 (7) opozorilo na odstopanja, ki so vplivala na odločitve o dodelitvi naročil. Takšno stanje je bilo opaženo tudi v letu 2004. Ponudbe so predmet formalnih postopkov, ki predstavljajo glavno jamstvo proti neenakopravnemu obravnavanju ponudnikov. Zato je bistvenega pomena, da se zagotovi strogo izvajanje postopkov. Številne ugotovljene težave so bile posledica dejstva, da si je bilo mogoče merila, določena v razpisu, različno razlagati, saj niso bila prilagojena dejanskemu stanju. Agencija bi morala biti pri določanju meril za izbiro zato še posebej pazljiva, da bi se izognila nerealnim zahtevam, ki bi pozneje privedle do razlag in neučinkovitih postopkov.

12.

Opravljen je bil pregled operacij, za katere je bila pooblaščena Misija Združenih narodov na Kosovu (UNMIK). Pregled je zajel vseh 16 operacij, ki so še odprte na računih Agencije, v skupni vrednosti 30,7 milijona EUR (plačila v letu 2004 v višini 2,5 milijona EUR). V primerih, kjer UNMIK neposredno upravlja pogodbe, je Agencija izvajala plačila brez ustreznega finančnega nadzora. Ker pogosto ni revizijske sledi, je treba temeljito pregledati uporabo sporazuma (8), podpisanega med Komisijo in Združenimi narodi.

13.

V primerih, kjer je UNMIK delovala v imenu oddelkov lokalne uprave, je bilo upravljanje teh operacij v celoti prepuščeno tem oddelkom. Agencija ni posvečala dovolj pozornosti pravilni finančni organiziranosti upravičencev, saj je menila, da je za to pravno odgovorna UNMIK in se je nato soočala z resnimi težavami pri zaključevanju operacij, do katerih je večinoma prihajalo zato, ker ni bilo ustreznih računov za projekte in ker odhodki niso bili dovolj utemeljeni.

14.

Glede dokazil za plačila je treba sprejeti standardizirani sistem za obdelavo zahtevkov za plačilo in določiti merila glede vrste dokazil, potrebnih za izvedbo plačila.

To poročilo je sprejelo Računsko sodišče v Luxembourgu na svojem zasedanju 10. novembra 2005.

Za Računsko sodišče

Hubert WEBER

Predsednik

(1)  UL L 204, 14.8.1996, str. 1.

(2)  UL L 358, 3.12.2004, str. 2.

(3)  UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(4)  Ti izkazi so bili pripravljeni 13. oktobra 2005, Sodišče pa jih je prejelo 18. oktobra 2005.

(5)  UL L 306, 7.12.2000, str. 7.

(6)  Stanje na bančnem računu je 31. decembra 2004 znašalo 158 milijonov EUR – glej tabelo 4.

(7)  Izdano 10. decembra 2004.

(8)  Okvirni finančni in upravni sporazum (FAFA), podpisan med Evropsko komisijo in Združenimi narodi dne 29.4.2003.

Tabela 1

Evropska agencija za obnovo (Solun)

Področja pristojnosti Skupnosti, ki izhajajo iz Pogodbe

Pristojnosti Agencije, kot so opredeljene v Uredbi Sveta (ES) št. 2667/2000 z dne 5. decembra 2000

Vodenje Agencije

Viri, ki so bili na voljo Agenciji

(podatki za leto 2003)

Izdelki in storitve, pripravljeni v letu 2004

 

Cilji

Izvajanje

Naloge

Upravni odbor sestavljajo po en predstavnik iz vsake države članice, dva predstavnika Komisije in opazovalec iz Evropske investicijske banke.

Direktor

Imenuje ga upravni odbor na predlog Komisije.

Operativni centri v Beogradu, Prištini, Podgorici in Skopju z visoko stopnjo upravljavske avtonomije.

Zunanja revizija Evropsko računsko sodišče

Organ za razrešnico Parlament na priporočilo Sveta.

Končni proračun

Skupni zneski

Skupnost v okviru svojih pristojnosti izvaja ukrepe, ki se nanašajo na gospodarsko, finančno in tehnično sodelovanje s tretjimi državami. Takšni ukrepi dopolnjujejo ukrepe, ki jih izvajajo države članice in so skladni z razvojno politiko Skupnosti.

(Člen 181 A)

EU pomagati pri

(i)

obnovi, vračanju beguncev in razseljenih oseb;

(ii)

spodbujanju dobre uprave, močnejših institucij in vladavine prava;

(iii)

podpiranju razvoja tržnega gospodarstva in naložb v osnovno infrastrukturo ter okoljske ukrepe;

(iv)

podpiranju socialnega razvoja in utrjevanju civilne družbe.

Agencija upravlja glavne programe pomoči v Srbiji in Črni gori (Republika Srbija, Kosovo in Republika Črna gora) ter v Nekdanji jugoslovanski republiki Makedoniji (FYROM). Upravičenci so lahko države, organi, ki jih upravljajo ZN, zvezni, regionalni in lokalni organi, javni in poljavni organi, obe veji industrije, organizacije za podporo poslovanju, zadruge, vzajemne družbe, dobrodelne organizacije, fundacije in nevladne organizacije.

—

Svetovanje Komisiji glede prednostnih nalog,

—

priprava programov za obnovo, vračanje beguncev in razseljenih oseb,

—

izvajanje vseh ukrepov za izvajanje pomoči EU.

374,6 milijona EUR (358,6 milijona EUR), skupaj s prispevkom Skupnosti v višini 96,7 % (97,4 %).

Število zaposlenih 31. decembra 2004:

114 (120) delovnih mest, navedenih v kadrovskem načrtu

Število zasedenih delovnih mest: 88 (94)

Druga delovna mesta – lokalno osebje: 195 (201) delovnih mest, od tega 173 (173) zasedenih

Skupno število uslužbencev: 261 (267)

ki opravljajo naslednje naloge:

operativne: 184

upravne: 77

Odobrena sredstva:

Pogodbeno vezana:

Plačana:

374,6 milijona EUR.

299 milijonov EUR.

292,8 milijona EUR.

Po operativnih centrih:

KOSOVO: (a) zagonske donacije, posojila, usposabljanje in poslovno svetovanje za mala podjetja; (b) pravna pomoč ranljivim osebam; (c) posojila iz kreditnih programov Evropske agencije za obnovo; (d) obsežna in zapletena popravila termoelektrarne Kosovo B, ki jo je poškodoval požar; (e) obnova toplotne postaje za ogrevanje v četrti „Sončni hrib“ v Prištini; (f) ponovno odprtje 6 mostov med Prištino in mejnim prehodom z Nekdanjo jugoslovansko republiko Makedonijo.

SRBIJA: (a) osnutki zakonov v okviru reforme javne uprave; (b) izobraževalni programi za posebne policijske organe; (c) program sanacije za bolnišnice; (d) nova delovna mesta, zahvaljujoč posojilom iz sklada za kredite obratnih sredstev; (e) izobraževanje za podjetja; (f) generalno popravilo termoelektrarn; (g) regionalni izobraževalni centri za odrasle; obnovljene pilotne šole in opremljene z informacijsko tehnologijo; (h) dela na mostu „Svoboda“ in mejnem prehodu Horgoš z Madžarsko.

ČRNA GORA: (a) posebno usposabljanje za mejno policijo in javne uradnike; (b) osrednja informacijska podatkovna zbirka Ministrstva za notranje zadeve; (c) Agencija za upravljanje človeških virov, regionalni centri za poklicno izobraževanje in usposabljanje; (d) veterinarski laboratorij; (e) nova direkcija za ceste in prometni zakoni; (f) glavni načrti za odpadne vode in trdne odpadke; (g) razdelitev/prestrukturiranje podjetja za dobavo električne energije, strategija za energetsko učinkovitost.

NEKDANJA JUGOSLOVANSKA REPUBLIKA MAKEDONIJA: (a) 90 % oseb, razseljenih znotraj Republike, se je vrnilo na domove, kjer so živeli pred sporom; (b) usposabljanje predvsem etničnih Albancev za državne uradnike; (c) ohranitev delovnih mest in ustvarjanje novih zahvaljujoč posojilom malim in srednjim podjetjem iz sklada za kredite obratnih sredstev; ustanovitev Agencije za spodbujanje podjetništva in Centra za mala in srednja podjetja; (d) ustanovitev treh novih inštitutov in usposabljanje za njihove uslužbence.

Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.


Tabela 2

Evropska agencija za obnovo – Izvrševanje proračuna v proračunskem letu 2004

(v milijonih EUR)

Prihodki

Odhodki

Vir prihodkov

Prihodki, določeni v končnem proračunu za proračunsko leto

Realizirani prihodki

Dodelitev odhodkov

Razpoložljiva sredstva

Sredstva, prenesena iz prejšnjega proračunskega leta

določena

prevzete obveznosti

plačana

prenesena

razveljavljena

saldo za prevzem obveznosti

Prenesene obveznosti

plačana

razveljavljena

neporavnane obveznosti

Subvencije Skupnosti

362,3

232,3

Naslov I

Zaposleni

18,8

17,6

17,3

0,3

1,3

—

0,3

0,2

0,1

—

Druga nepovratna sredstva in partnerski skladi

0,4

5,6

Naslov II

Administracija

7,1

6,2

5,1

1,1

0,9

—

1,2

1,1

0,1

—

Sredstva iz prejšnjih let (C5) za ponovno uporabo

0,0

0,0

Sredstva iz prejšnjih let (C5) za ponovno uporabo

0,4

0,1

0,1

0,0

0,2

0,0

—

—

—

—

Preostala sredstva

11,9

0,0

Naslov III

Poslovanje

348,7

139,4

23,2

116,2

0,0

209,2

345,4

200,3

6,7

138,4

Razni prihodki (za ponovno uporabo)

p.m.

1,1

Vmesni seštevek

375,0

163,3

45,7

117,6

2,4

209,2

346,9

201,6

6,8

138,4

 

 

 

Sredstva, prenesena iz 2003

239,1

135,7

45,5

90,3

4,1

99,4

—

—

—

—

Skupaj

374,6

239,0

Skupaj

614,1

299,0

91,2

207,9

6,5

308,6

346,9

201,6

6,8

138,4

NB: Razlike v skupnih vrednostih so posledica zaokroževanja.

Vir: Podatki Agencije – v tej tabeli so povzeti podatki, ki jih je Agencija navedla v svojih letnih računovodskih izkazih.


Tabela 3

Evropska agencija za obnovo – Izkaz prihodkov in odhodkov za proračunski leti 2004 in 2003 (1)

(1000 EUR)

 

2004

2003

Prihodki

Subvencija ES

231 909

274 221

Izterjava stroškov (ponovna uporaba Naslov III)

1 229

1 318

Prihodki iz upravnih operacij (ponovna uporaba N. I in N. II)

181

199

Drugi prihodki iz poslovanja

6 113

28 413

Prihodki iz poslovanja skupaj

239 432

304 151

Odhodki

Upravni stroški

— Stroški za uslužbence

17 575

17 333

— Drugi upravni stroški

6 290

6 475

Stroški poslovanja

— Centralizirano neposredno upravljanje

268 965

297 168

Skupni administrativni in operativni odhodki

292 830

320 976

Presežek/(primanjkljaj) iz poslovanja

–53 398

–16 825

Izredni dobiček

738

0

Izredna izguba

–1 269

–4 118

Ekonomski rezultat leta

–53 929

–20 943

NB: Razlike v skupnih vrednostih so posledica zaokroževanja.

Vir: Podatki Agencije – v tej tabeli so povzeti podatki, ki jih je Agencija navedla v svojih letnih računovodskih izkazih.


Tabela 4

Evropska agencija za obnovo – Bilanca stanja dne 31. decembra 2004 in 31. decembra 2003 (2)

(1000 EUR)

Sredstva

2004

2003

Obveznosti

2004

2003

Osnovna sredstva

 

 

Osnovni kapital

 

 

Osnovna sredstva po neto knjižni vrednosti

1 652

1 771

Lastni kapital (3)

63 270

1 771

Vmesni seštevek

1 652

1 771

Akumuliran presežek

150 332

204 261

Dolgoročne terjatve

 

 

Vmesni seštevek

213 602

206 032

Partnerski skladi, programi kreditnih linij in posebni skladi

61 619

0

Kratkoročne obveznosti

 

 

Vmesni seštevek

61 619

0

Dajatve za zaposlene

28

0

Kratkoročne terjatve

 

 

Tekoče obveznosti

9 619

6 067

Kratkoročne terjatve

1 761

135

Druge obveznosti

37

515

Vmesni seštevek

1 761

135

 

 

 

Gotovina

 

 

Vmesni seštevek

9 684

6 582

Gotovina in enakovredna sredstva

158 254

210 708

 

 

 

Vmesni seštevek

158 254

210 708

 

 

 

Skupaj

223 286

212 614

Skupaj

223 286

212 614

NB: Razlike v skupnih vrednostih so posledica zaokroževanja.

Vir: Podatki Agencije – v tej tabeli so povzeti podatki, ki jih je Agencija navedla v svojih letnih računovodskih izkazih.

(1)  Podatki za proračunsko leto 2003 so bili ponovno obdelani, tako da odražajo spremembo računovodske metodologije.

NB: Razlike v skupnih vrednostih so posledica zaokroževanja.

Vir: Podatki Agencije – v tej tabeli so povzeti podatki, ki jih je Agencija navedla v svojih letnih računovodskih izkazih.

(2)  Podatki za proračunsko leto 2003 so bili ponovno obdelani, tako da odražajo spremembo računovodske metodologije.

(3)  Lastni kapital se izračuna kot vsota osnovnih sredstev in dolgoročnih terjatev.

NB: Razlike v skupnih vrednostih so posledica zaokroževanja.

Vir: Podatki Agencije – v tej tabeli so povzeti podatki, ki jih je Agencija navedla v svojih letnih računovodskih izkazih.

ODGOVORI AGENCIJE

7.

Sredstva, ki so na voljo na tekočih bančnih računih Agencije, so sorazmerna z njenimi potrebami po črpanju, ob upoštevanju, da plačila lahko dosežejo viške 45 milijonov EUR v enem mesecu in da je bilo decembra 2004 treba plačati 345 milijonov EUR neporavnanih sredstev po pogodbi. Izogibati se je treba tudi finančnim motnjam zaradi zamud pri prejemanju delov subvencije ES, za katere se zaprosi. Agencija vodi politiko zakladnice v skladu s prakso Komisije. Ob upoštevanju pripomb Sodišča bo zaprosila za navodila Generalnega direktorata za proračun. Izdani so bil nalogi za izterjavo, da bi zagotovili pravilno vodenje računovodskih izkazov. V letu 2004 je bilo na tekočih bančnih računih Evropske agencije za obnovo 2,9 milijona EUR prihodkov.

8.

Agencija je pogosto računovodsko usklajevala bančne izpiske pred uvedbo novega računalniškega orodja za dvojno knjigovodstvo sredi leta 2004. Agencija se strinja, da bo to opravljala vsak mesec.

9.

Agencija je v skladu s svojimi zavezami v okviru postopka razrešnice za leto 2003 v končne računovodske izkaze za leto 2004 vnesla originalno vrednost naložbe z odbitkom provizije za neizterljive terjatve za vse protipostavke in programov posojilnih linij in neporabljenih zneskov za posebne sklade. Za vse te dejavnosti se v letu 2005 opravljajo ali so se opravile zunanje revizije. Agencija meni, da računovodski izkazi zagotavljajo pravilen in celosten pregled nad dolgoročnimi terjatvami Evropske agencije za obnovo. V bilanci za leto 2005 bo treba opraviti manjšo prilagoditev.

11.

Agencija deluje v težavnih okoliščinah in v zahtevnem okolju in se popolnoma zaveda tveganja, ki ga prinaša upravljanje precejšnjih zneskov pomoči v takih razmerah. Zato je vzpostavila in pripravila zapleten sistem javnega naročanja z jasno delitvijo nalog med osebjem, ki je zadolženo za operativo, javno naročanje in finance. Evropska agencija za obnovo je sprejela ustrezne ukrepe za obravnavo vprašanj, ki jih je Sodišče izpostavilo v svojem dokončnem letnem poročilu za leto 2003, objavljenem na koncu leta 2004; tako v letu 2004 še ni bilo mogoče zaslediti izboljšav, a se bodo lahko presojale pri reviziji v letu 2005. Evropska agencija za obnovo je zlasti zagotovila osrednje smernice za akterje, vključene v javne razpise v vsej Agenciji, in izboljšala je skladnost uporabljenih standardov in pristopov. Ta prizadevanja se bodo nadaljevala, da bi zagotovili skladnost z ustreznimi priporočili Sodišča.

12.

Agencija si z vsemi sredstvi prizadeva zagotoviti, da Misija Združenih narodov na Kosovu (UNMK) upošteva svoje dolžnosti. Evropska agencija za obnovo vodi politiko, pri kateri zlasti vztraja, da poročila, predvidena v pogodbah, dobi pravočasno in v ustrezni obliki in da neustrezna poročila zavrača. Nadaljnja plačila se ne opravijo brez preverjanja finančnih podatkov in zahtevanih dokumentov. Evropska agencija za obnovo tudi financira revizije na najprimernejši stopnji izvajanja, običajno pred zaključkom operacije ali takoj po njem. Za te revizije „veljajo notranji in zunanji revizijski postopki, določeni v finančnih uredbah, pravilih in direktivah Združenih narodov“, kot so predvideni v členu 1(a) FAFA.

13.

Pogoji sporazumov o dodeljevanju med Evropsko agencijo za obnovo in UNMK jasno razporejajo odgovornosti. UNMK je odgovoren za vladne oddelke. Ker se Agencija zaveda omenjenih težav, je v okviru določenih sporazumov o dodeljevanju zagotovila tehnično in finančno svetovanje. Ta praksa se bo v prihodnje še razširila. Končna plačila Agencije UNMK so odvisna od finančnih zahtev, ki temeljijo na poročilih neodvisnih revizorjev.

14.

Agencija uporablja delovni proces (finančni krog) z dvema preverjanjema pred odobritvijo in standardne kontrolne sezname. Sporočilo z navodili, ki vsebuje natančen postopek za obdelavo računov, je bilo posodobljeno sredi leta 2004. Nadaljevala se bodo prizadevanja za dodatno krepitev in standardizacijo teh pravil.