[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 15.6.2005

KOM(2005) 257 končno

SPOROČILO KOMISIJE SVETU IN EVROPSKEMU PARLAMENTU

Letno poročilo organu, ki da razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih v letu 2004 (člen 86.4 Finančne uredbe) (člen 86.4 Finančne uredbe) Celoten tekst je na razpolago samo v FR-DE-EN. {SEK(2005) 782 }

KAZALO

1. Uvod 3

2. Pregled revizijskega dela IAS v letu 2004 3

3. Povzetek glavnih ugotovitev in priporočil 5

4. Sklepi 9

1. UVOD

Namen tega tretjega letnega poročila o notranjih revizijah je seznaniti organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je v letu 2004 opravila Služba Komisije za notranjo revizijo (IAS).

To poročilo je skrajšana različica letnega notranje revizijskega poročila, ki ga notranji revizor pošlje Komisiji (v skladu s členom 86.3 Finančne uredbe). V veliki meri temelji na rezultatih dela, ki ga opravi IAS za dopolnitev ukrepa 87 Bele knjige o reformi[1], upošteva pa tudi druge revizije, dokončane leta 2004, vključno z naknadnimi revizijami predhodnih opravil in drugimi ustreznimi viri, kakor so pregled generalnih direktoratov iz skupine generalnih direktoratov za zunanje odnose[2], prvo zbirno poročilo o delu lastnih služb za notranjo revizijo generalnih direktoratov[3] ter spremljanje sistemskih priporočil, ki jih je podal notranji revizor leta 2003.

Na podlagi temeljitih revizij in naknadnih revizij, ki jih opravlja IAS, so bila pripravljena priporočila , naslovljena ustreznemu generalnemu direktorju, ki je pristojen za ukrepanje. To poročilo je osredotočeno na priporočila, ki so v interesu celotne Komisije, pogosto zadevajo več področij in bi lahko zadevala tudi druge generalne direktorate poleg tistih, ki so predmet revizije.

2. PREGLED REVIZIJSKEGA DELA IAS V LETU 2004

Za opravljanje svojih nalog IAS postopa v skladu s Finančno uredbo in listino o IAS ter s splošno priznanimi načeli in mednarodnimi standardi, ki urejajo notranjo kontrolo in notranjo revizijo, in sicer nadzornim okvirom COSO[4] ter strokovnimi standardi in praktičnimi navodili Inštituta za notranjo revizijo (IIA)[5]. Revizije IAS so osredotočene na štiri glavne kategorije, kakor jih je opredelil IIA: zanesljivost in celovitost finančnih in operativnih informacij, učinkovitost in smotrnost poslovanja, varovanje premoženja in skladnost z zakoni ter drugimi predpisi in pogodbami. Osredotočene so tudi na strateške cilje Komisije in njene cilje na visoki ravni ter na obseg njihove usklajenosti s splošno nalogo Komisije in v kolikšni meri jo podpirajo[6].

Revizije IAS temeljijo na triletnem odprtem strateškem načrtu, sprejetem v začetku leta 2004, ki se letno posodablja tako, da so upoštevane potrebne spremembe. Revizije so bile v letu 2004 osredotočene na dokončanje revizij, ocen tveganja in pregledov dokumentacije, ki so potrebni na podlagi programa iz ukrepa 87 (glej preglednico spodaj), in na predstavitev glavnih ugotovitev v zbirnem poročilu Odbora za spremljanje poteka revizij (OPR) septembra 2004 in januarja 2005[7]. Leta 2004 se je okrepil tudi program IAS za spremljanje revizij, saj so bile zdaj revizije, od začetka njihovega izvajanja, že dovolj pokrite. V tej zvezi je spremljanje revizij IAS Eurostat posebej pomembno in se bo nadaljevalo tudi leta 2005.

IAS je decembra 2004 predstavila tudi svoje prvo polletno zbirno poročilo o delu, ki so ga opravile službe generalnih direktoratov za notranjo revizijo, in Komisijo opozorila na številna ključna področja tveganja[8]. OPR je opomnil, da bi morala prihodnjim poročilom koristiti usklajena merila za poročanje v službah Komisije za notranjo revizijo.

Pregled revizij, opravljenih leta 2004 (in njihova navedba v prilogah):

Revizija | Memorandum revizijskega načrtovanja | Končno poročilo |

Povezovanje, upravni in drugi podporni sistemi |

OPOCE | 2. marca 2004 | 15. oktobra 2004 |

IT lokalni nadzor COMP | 17. julija 2003 | 20. julija 2004 |

IT lokalni nadzor SG | 17. julija 2003 | 31. julija 2004 |

Ocene tveganja in pregledi dokumentacije: SG, SJ, OLAF, ADMIN, ADMIN/DS, EPSO, OIB, PMO, DIGIT, SCIC, OIL, DGT, GOPA, 36 ocen tveganja ITC |

Notranje politike, vključno z raziskavami |

EAC | 15. marca 2004 | 21. septembra 2004 |

ENV | 29. marca 2004 | 17. septembra 2004 |

ESTAT II | 17. novembra 2003 | 19. marca 2004 |

INFSO | 30. aprila 2004 | 20. oktobra 2004 |

JRC | 26. marca 2004 | 21. oktobra 2004 |

Ocene tveganja in pregledi dokumentacije: ECFIN, ENTR, COMP, SANCO, TREN, JAI, MARKT, TAXUD |

Strukturni ukrepi in skupna kmetijska politika |

EMPL | 22. maja 2003 | 22. julija 2004 |

AGRI Spremljanje | 20. oktobra 2004 | 25. februarja 2005. |

REGIO Spremljanje | 24. septembra 2004 | 23. decembra 2004 |

Ocene tveganja in pregledi dokumentacije: FISH |

Zunanje politike, vključno s predpristopno pomočjo |

AIDCO | 31. julija 2003 | 29. aprila 2004 |

ELARG Spremljanje | 20. septembra 2004 | 21. januarja 2005 |

Ocene tveganja in pregledi dokumentacije: TRADE |

Delež sprejemanja revizijskih ugotovitev in priporočil IAS je v revidiranih službah visok, saj je bilo sprejetih 84 % vseh podanih priporočil, dodatnih 10 % pa je bilo sprejetih s pripombami. To kaže na to, da se revizijski nasveti štejejo kot koristni za uvajanje izboljšav, pa tudi na to, da uprave sprejemajo svojo odgovornost in odločajo, ali bodo priporočila upoštevale ali ne in kako jih bodo upoštevale. V enem primeru je revidirana služba zavrnila kritično priporočilo, ker je bilo videti, da spremljanja ni bilo mogoče opravljati na ravni generalnega direktorata.

Sprejemanje priporočil IAS, podanih na podlagi revizij v letu 2004:

Sprejeto | Sprejeto s pripombami | Delno zavrnjeno | Zavrnjeno | Skupaj | % |

Kritično | 39 | 1 | 0 | 1 | 41 | 10 % |

Zelo pomembno | 119 | 21 | 0 | 5 | 145 | 38 % |

Pomembno | 151 | 22 | 7 | 5 | 185 | 48 % |

Zaželeno | 12 | 0 | 1 | 1 | 14 | 4 % |

Skupaj | 321 | 44 | 8 | 12 | 385 | 100 % |

% | 84 % | 11 % | 2 % | 3 % | 100 % |

3. POVZETEK GLAVNIH UGOTOVITEV IN PRIPOROčIL (VEč INFORMACIJ JE V PRILOGI 3)

Priporočilo 1 :

Generalni direktorati naj si po svojih najboljših močeh prizadevajo, da bodo nadgradili kakovost svojih kazalnikov ter razvili celosten pristop za merjenje in ocenjevanje uspešnosti. V tej zvezi bi bilo treba obravnavati uporabo skupnega okvira za ocenjevanje , ki je posebej izdelan za podporo upravljanja kakovosti v organizacijah javnega sektorja. Ključni kazalniki uspešnosti, finančne in tudi poslovne, bi morali biti opredeljeni in navedeni v " tableau de bord ", ki se redno pošilja upravi za podporo sledenju in spremljanju uspešnosti na ključnih področjih. Uporaba orodij/tehnik za skupno upravljanje kakovosti, kakor so primerjalna analiza in raziskave zadovoljstva, bi se morale selektivno uporabljati kot del potrebnih povratnih informacij od prejemnikov sredstev in drugih udeleženih strank.

Priporočilo 2:

Na ravni generalnega direktorata bi moralo biti upravljanje s tveganji del rednega procesa upravljanja in se uporabljati skupaj s procesom strateškega načrtovanja, nato pa vključeno v tekoče poročanje in odločanje uprave. Kritična tveganja in odgovori uprave bi morali biti navedeni v letnem upravnem načrtu in v letnem poročilu o dejavnostih.

Skupine generalnih direktoratov bi morale raziskati učinkovitost zasnove upravljanja s tveganji na ravni celotne skupine za svoje glavne cilje. To bi povzročilo večjo usklajenost in odkrivanje sinergij.

Pripraviti bi bilo treba pregled tveganj v celotni Komisiji na ravni Komisije (ki omogoča izčrpen pregled ključnih tveganj na vseh ravneh) in ga uporabljati za podporo upravljanja s tveganji in odločanja.

Priporočilo 3:

Čeprav so nekateri generalni direktorati sprejeli ukrepe za uskladitev z varnostnimi politikami/smernicami, morajo zdaj uprave zagotoviti razvoj in preskušanje obnovitvenih načrtov in načrtov za ukrepanje ob nepredvidljivih dogodkih. Pomembno je tudi, da se za vse glavne informacijske sisteme sprejmejo previdnostni ukrepi, ki bodo zagotovili varnost podatkov in neprekinjeno delovanje.

Osrednji administrativni procesi (kakor so upravljanje s pogodbami in sredstvi) bi morali biti podprti z bolj celostnimi sistemi upravljanja z informacijami, ker bi to izboljšalo sposobnost uprave za spremljanje izvajanja projektov[9].

Priporočilo 4:

Pri reviziji Finančne uredbe in pravil za izvajanje bi bilo treba posvetiti posebno pozornost poenostavitvi in sorazmernosti, da bi dosegli boljše ravnotežje med možnimi tveganji in stroški kontroliranja. To na primer velja tudi za upravljanje s sredstvi, kjer bi bilo mogoče znatno zmanjšati stroške kontroliranja za Komisijo in tudi za prejemnike tako, da bi uskladili in poenostavili izročitev in/ali načine financiranja.

Poleg revizije Finančne uredbe bi bilo treba enako pozornost posvetiti tudi ustrezni sektorski zakonodaji ter oblikovanju finančnih instrumentov in programov.

Priporočilo 5:

Treba bi bilo določiti finančne postopke in ravni prenosa ter jih redno pregledovati na podlagi ustreznih ocen tveganja, da bi uskladili ravni tveganja in kontrole. Transakcije z majhnim tveganjem bi bilo treba obdelovati s poenostavljenimi postopki, transakcije z večjim tveganjem pa bi morale zahtevati dovoljenje višje uprave ali dodatno predhodno dovoljenje.

Priporočilo 6:

Okrepiti bi bilo treba upravni nadzor učinkovite uporabe notranjih postopkov, med drugim vključno z delitvijo nalog, prenosom ureditev in zadolžitvijo zanje, ter njihovo usklajevanje s Finančno uredbo (FU) in pravili za izvajanje in drugimi ustreznimi uredbami, ter jih redno opravljati.

Okrepiti bi bilo treba naknadne kontrole, da bi zagotovili učinkovito in neprekinjeno delovanje notranjih kontrol, kakor je bilo načrtovano. V tej zvezi bi morala letna izjava generalnih direktoratov posebej obravnavati primernost notranjih kontrol, ki se uporabljajo (zasnovo), in učinkovitost njihovega delovanja v obdobju, zajetem v izjavi[10].

Priporočilo 7:

Treba je izboljšati metodologijo, vključno z ocenjevanjem tveganja, ki se uporablja za opravljanje finančnih revizij. Vsako leto bi se moral objaviti pregled rezultatov, o katerih se poroča AAR in ki so konsolidirani v zbirnem poročilu generalnega direktorata. Navesti bi bilo treba ponavljajoče se ali sistemske zadeve ter ukrepe, ki jih sprejme uprava za preprečevanje njihovega pojavljanja.

Priporočilo 8:

Razviti je treba jasno revizijsko strategijo za zaključne revizije ter pravočasno načrtovati ukrepe in jih vključiti v splošni načrt revizij. Ključni elementi obsegajo: jasen in dokumentiran postopek in model ocenjevanja tveganja, opredeljen za revizije sistemov za izbor zaključnih revizij; vloge in odgovornosti morajo biti jasni in navedeni (vključno s postopki za odobritev poročil in procesom spremljanja); ter primerna sredstva, namenjena nalogi. Za preprečevanje zamud bi moral biti potek dela racionaliziran; treba bi bilo določiti okvirne roke za vsako stopnjo v procesu. Metodologija zaključnih revizij bi morala biti opredeljena v revizijskem priročniku.

Sprejeti je treba ustrezna orodja za poročanje, da se zagotovi ustrezno spremljanje procesa zaključne revizije in postopke vračanja, ki so posledica revizij.

Sedež in delegacije Evropske komisije morajo sprejeti potrebne popravne ukrepe za odpravljanje ugotovljenih težav, zlasti kar zadeva pomanjkljivosti in napake v lastnih sistemih Komisije za upravljanje in kontrolo, ter začeti izterjave, v skladu s Finančno uredbo in izvedbenimi pravili.

Priporočilo 9:

Dvojno financiranje : Spodbujati in krepiti bi bilo treba učinkovitejšo uporabo obstoječih instrumentov v generalnih direktoratih, na primer pisnih izjav, ki v primeru lažnih izjav omogočajo uporabo pravnih sankcij, računovodskih zahtev, ki se uporabljajo za prejemnike sredstev, pa tudi sistematičnega ali selektivnega posvetovanja z drugimi generalnimi direktorati[11]. Orodja na ravni celotne Komisije bi morala vzpostaviti in spodbujati dodatne kontrole za omejevanje tveganja, ki ga vsebuje dvojno financiranje. V tej zvezi bo ustanovitev zbirke pogodb ABAC in osrednjega dosjeja pravnih oseb v zadnjem četrtletju 2004 pozitiven korak, vendar ne more popolnoma zagotavljati učinkovite preventive. V idealnih razmerah bi bilo mogoče sistem izboljšati tako, da bo prikazal primere, ko isti pogodbenik/prejemnik prejema sredstva EU od različnih generalnih direktoratov za isto dejavnost.

Izbira strokovnjakov – možna navzkrižja interesov : Treba je sprejeti izboljšave v zvezi z izborom strokovnjakov, ki sodelujejo v projektu. Izboljšave so povezane s potrebo po zaposlovanju neodvisnih strokovnjakov preko ustreznih razpisnih postopkov. Od izbranih strokovnjakov naj se zahteva, da podpišejo izjavo o navzkrižju interesov (kakor se to že dogaja v nekaterih generalnih direktoratih)[12].

Priporočilo 10:

Ovrednotenje notranjih kontrol : treba je sprejeti ukrepe za izvedbo obveznega ovrednotenja sistemov notranjih kontrol pri nacionalnih agencijah pred novim programskim ciklusom . Od držav članic je treba pridobiti izjave o zanesljivosti uprave. Izboljšati je treba spremljanje zadev, navedenih v certifikacijskih poročilih, ki jih pripravijo neodvisni revizorji.

Izvajanje proračuna : Zaradi popolnejšega pregleda nad izvajanjem programa je treba vzpostaviti vodenje statističnih podatkov, ki bodo upoštevali plačila, ki jih opravijo generalni direktorat iz portfelja in ustrezne nacionalne agencije. Tudi zadevne službe morajo organizirati natančnejše spremljanje predplačil in zasluženih obresti.[13]

Naknadne kontrole, ki jih opravljajo nacionalne agencije : Treba je določiti jasne smernice o minimalnih zahtevah in minimalnem kritju, ki jih morajo zagotoviti nacionalne agencije z naknadnimi kontrolami, ki jih opravljajo. Finančna tveganja in odgovornosti v zvezi s finančnimi izgubami zaradi plačilne nesposobnosti prejemnikov na primer niso zanesljivo ugotovljene.

Priporočilo 11:

Da bi okrepili obstoječe kontrole, namenjene zmanjševanju tveganja tajnega dogovarjanja, navzkrižja interesov in trgovanja na podlagi notranjih informacij, bi bilo treba opraviti analizo, s katero bi odkrili izvajalce ali prejemnike, pri katerih je opaziti znatno koncentracijo proračunskih sredstev zadevnega generalnega direktorata. Posebno pozornost v tej zvezi bi bilo treba posvečati zasebnim in nevladnim organizacijam, ki jih redno financirajo službe Komisije preko pogodb ali nepovratnih sredstev.

Priporočilo 12:

V generalnih direktoratih, ki v daljšem obdobju naročajo številne ključne dejavnosti enemu samemu izvajalcu, bi bilo treba pozorno ovrednotiti tveganja, ki so posledica take odvisnosti, rezultate pa bi morala formalno odobriti višja uprava.

Priporočilo 13:

Nepovratna sredstva nevladnim organizacijam za delovanje ter skladnost s Finančno uredbo in izvedbenimi pravili: zagotoviti bi bilo treba skladnost s Finančno uredbo in izvedbenimi pravili.

Doseči bi bilo treba napredek, vključno s pravilnim načrtovanjem in sporočanjem zadevnim nevladnim organizacijam, da se zagotovi skladnost z zahtevo iz Finančne uredbe glede postopnega zmanjševanja financiranja za tekoče stroške.

4. SKLEPI

Leta 2004 je Komisija dosegla več pomembnih uspehov pri svojem nenehnem prizadevanju za posodobitev in okrepitev upravnih in kontrolnih sistemov. Začeli so veljati novi kadrovski predpisi in generalni direktorati so si še naprej prizadevali za izboljšanje sistemov notranjih kontrol, ki so bili vzpostavljeni z reformo Komisije. Služba za notranjo revizijo (IAS) je zaključila tako imenovani ukrep 87 Bele knjige o reformi[14], ko je opravila revizijo (vključno s pregledi dokumentacije in ocenami tveganja) v triintridesetih službah Komisije.

Z bolj strateške perspektive so revizija in priporočila notranjemu revizorju pomagali do vrste sklepov , kje bi lahko Komisija veliko pridobila z vidika boljšega upravljanja in doseganja rezultatov.

Sistem notranje kontrole

V samooceni[15] so generalni direktorati navedli, da so dosegli visoko stopnjo skladnosti s standardi notranje kontrole (ICS). Večji napredek potrjujejo tudi revizije IAS. Vendar pa so te revizije pokazale tudi, da še vedno obstajajo kritične pomanjkljivosti kontrole in da so na ključnih področjih, kakor so upravljanje z nepovratnimi sredstvi in javni razpisi, upravni nadzor in naknadne kontrole (glede upravljanja s sredstvi v Komisiji in tudi delitve upravljanja z državami članicami) še vedno potrebne pomembne izboljšave in da je Komisija še vedno izpostavljena nevarnosti izostanka kontrole.

Sklep 1 :

Kljub pomembnemu napredku, doseženemu na področju notranje kontrole, še vedno obstajajo pomembne pomanjkljivosti na področjih, kakršna so upravljanje z nepovratnimi sredstvi in javni razpisi, upravni nadzor in naknadne kontrole. Te pomanjkljivosti je treba nujno obravnavati takoj.

Izziv pa je še večji in treba ga je obravnavati z dveh vidikov: prvič, skladnost s standardi notranje kontrole ni sama sebi namen. Pomembno je, da so sistemi notranje kontrole učinkoviti in da ustrezno zagotavljajo doseganje ciljev Komisije, skladnost z zakoni in drugimi predpisi ter zanesljivost finančnih poročil Komisije[16]. Drugič, odgovor ni nujno v številnejših kontrolah, ampak v boljših in stroškovno bolj učinkovitih kontrolah. Novo vzpostavljena pravila in predpisi morajo doseči naravno drugo stopnjo, kar pomeni, da jih je treba prečistiti na podlagi pridobljenih izkušenj, in upoštevati poenostavitev in sorazmernost stroškov in tveganj.

To velja tudi za delitev upravljanja, v primerih, ko morajo učinkovitost zagotavljati predvsem države članice in ne Komisija z več kontrolami na kraju samem. Zato IAS v svojem zadnjem letnem poročilu predlaga uvedbo razkritja in zagotovil uprav držav članic[17].

Treba je nadalje ukrepati, da se kontrole vključijo v standardne procese upravljanja. V redne dejavnosti upravljanja na primer še nista bila dovolj vključena načrtovanje in določanje ciljev, kar pomeni, da so na ravni generalnega direktorata vpliv in pridobitve glede produktivnosti omejeni. Ključnega pomena bo zagotoviti, da se vodje prepričajo, da jim bodo notranje kontrole, če se bodo izvajale pravilno, učinkovito pomagale pri uresničevanju ciljev.

Sklep 2 :

Generalni direktorati si morajo prizadevati, da poleg skladnosti dosežejo tudi učinkovitost svojih kontrolnih sistemov . Pri oblikovanju kontrol je treba upoštevati stroškovno učinkovitost in tveganja; za delitev upravljanja to pomeni, da morajo države članice podati boljša zagotovila.

Horizontalne funkcije

Kolegij ima kolektivno politično in proračunsko odgovornost za proračun Skupnosti (vključno s sredstvi v deljenem upravljanju). Vendar pa je zgradba finančne uprave in kontrole Komisije zlasti osredotočena na posamezne generalne direktorate, ki pošiljajo tudi dokazila in zagotovila. Ker so ti postopki usmerjeni predvsem na raven generalnih direktoratov, obstaja velika možnost, da pomembne zadeve, zlasti tiste, ki zadevajo več področij, ne bodo dovolj pokrite, oziroma da taka tveganja ne bodo dovolj zmanjšana. Sem sodijo na primer neenakomerna uporaba pravil, neenakomerna zasnova in izvajanje politik in težave pri združevanju ključnih podatkov o upravljanju računovodstva in informacij, ki prihajajo iz generalnih direktoratov in so osnova za centralno sporočanje računovodskih in upravnih informacij Komisije. Nekatere izmed teh horizontalnih funkcij so utrjene, npr. določanje proračuna Komisije. Komisija je uvedla številne izboljšave za okrepitev usklajevanja in medsebojne povezanosti politike, kakor so mreže na visoki ravni in ustanovitev DIGIT. Nekatere horizontalne funkcije pa še niso primerno pokrite.

Finančna uredba, kakor je bila spremenjena leta 2002, ne določa izrecno, da mora računovodja potrjevati celovitost, doslednost in zanesljivost („resnična in poštena slika“) računovodskih izkazov. Vendar pa takšen ukrep krepi kontrolni sistem. Ker zagotavlja doslednost in zanesljivost računovodskih izkazov Komisije, predstavlja primerno zavarovanje za kolegij.

Tudi potrjevanje računovodskih izkazov dopolnjuje pristojnost računovodje, da določa računovodske standarde: to, da lahko računovodske izkaze potrdi, na primer pomeni, da je opravil preglede verodostojnosti in medsebojne povezanosti, da bi se razlike v uporabi ali nepravilna uporaba pravil zmanjšali na čim manjšo možno mero. Izkušnje, pridobljene s temi pregledi, lahko računovodja nato po potrebi uporablja za izboljšanje in prilagajanje pravil in postopkov. To ne pomeni ponovno uvajanje predhodnih zaznamkov posameznih transakcij in ne omejuje očitne odgovornosti izvajalca „na kraju samem“ za pravilno uporabo pravil, kakor na vseh drugih področjih dejavnosti Komisije.

Zato IAS priporoča, naj računovodske izkaze potrjuje računovodja. Ta sistemska odgovornost na noben način ne zmanjšuje odgovornosti računovodje za zagotavljanje zanesljivosti informacij, ki so dane na razpolago računovodji. Zdaj je pravi čas, da se uvede ta centralni nadzor, saj novi računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnega dogodka povečuje stopnjo strokovnosti na področju računovodstva, ki se zahteva povsod v Komisiji.

Sklep 3 :

Za zagotavljanje celovitosti, doslednosti in zanesljivosti računovodskih izkazov, naj računovodja potrdi računovodske izkaze Komisije in s tem potrdi, da predstavljajo resnično in pošteno sliko.

Računovodja naj ima ustrezne pristojnosti, da lahko izvaja to nalogo brez spreminjanja pristojnosti generalnih direktorjev za transakcije, ki so podlaga za računovodski izkaz, in zanesljivosti informacij, ki so dane na razpolago računovodji.

Obravnavano je bilo tudi področje upravljanja s tveganji. Če se uporablja učinkovito, upravljanje s tveganji služi pri upravljanju kot proaktivno orodje za prepoznavanje ovir pri doseganju političnih in poslovnih ciljev ter za pomoč pri sprejemanju političnih odločitev, vključno z določanjem prednostnih nalog in razdeljevanjem sredstev.

Kakor je navedeno v tem poročilu, je upravljanje s tveganji v Komisiji še vedno v dokaj začetni fazi. Generalni direktorati se v veliki meri osredotočajo na analizo tveganj, upravljanje s tveganji pa ni del rednih procesov upravljanja. Te razmere obstajajo kljub dejstvu, da je v zadnjem času na tem področju BUDG objavil zelo dobrodošle pobude (natančno so navedene v besedilu tega poročila). Pristop k upravljanju s tveganju, ki bo zajel celotno Komisijo, vključno z metodologijo in orodji, bo šele treba začeti izvajati, rezultat takega pristopa pa naj bi bil konsolidiran pregled nad tveganji na ravni Komisije (ki bo omogočal popoln pregled na ključnimi tveganji). Videti je, da je to nujno za tveganja iz naslova upravljanja, ki so skupna več generalnim direktoratom, ter za boljšo informiranost odločitev Komisije v zvezi z razdeljevanjem sredstev v okviru strateškega načrtovanja in oblikovanja programov, hkrati pa je ta pristop skladen z najboljšo prakso.

Sklep 4 :

Treba bi bilo izvajati proces spremljanja tveganja na ravni celotne Komisije (ki omogoča popoln pregled nad ključnimi tveganji). To bi olajšalo proaktivno upravljanje s tveganji, povezanimi s ključnimi cilji Komisije, in omogočilo bolj informirano odločanje o razdeljevanju sredstev.

[1] Ukrep 87 Bele knjige o reformi zahteva, naj IAS spremlja izboljšave in krepitev sistemov generalnih direktoratov za notranji nadzor ter opravi celoten cikel revizij upravnih in nadzornih sistemov v vseh generalnih direktoratih.

[2]

[3]

[4] Glej www.coso.org; vključno z integriranim okvirom za upravljanje s tveganji v podjetjih ( Enterprise Risk Management – Integrated Framework ), september 2004.

[5] Glej www.theiia.org.

[6] Kakor je opredeljeno v integriranem okviru COSO za upravljanje s tveganji v podjetjih ( Enterprise Risk Management – Integrated Framework ).

[7] OPR je bil obveščen o predhodnih ugotovitvah dne 20. septembra 2004, 14. januarja 2005 pa je razpravljal o končnem pregledu.

[8]

[9] Razume se, da bo nadaljnji razvoj ABAC v letu 2005 zajel nekatere izmed teh zadev, vendar bi v tem primeru to morali zagotoviti lastniki procesov.

[10] Opaziti je mogoče, da je bil glede tega dosežen napredek; Okrožnica za letna poročila o dejavnosti za leto 2004 z dne 3. decembra 2004 (SEC(2004)1562) bolj poudarja potrebo po opisu uporabljenega sistema notranjih kontrol ter obsega, v katerem se šteje za učinkovitega pri obravnavanju ključnih tveganj (zlasti del 3 in 4 AAR).

[11] Glej naslov V: Javna naročila v Finančni uredbi in zlasti člen 133 izvedbenih določb.

[12] Dejstvo je, da v nekaterih generalnih direktoratih obstoječi zakonski okvir lahko predvideva različna pravila.

[13] Ta vprašanja naj bi obravnaval razvoj ABAC.

[14] [navedeno zgoraj]

[15] Posodobitev samoocene pripravljenosti služb, ki mora biti skladna z Izhodišči za notranjo kontrolo, do 31. decembra 2004, SEC(2004)250 z dne 3. marca 2004.

[16] To je poudarjeno tudi v Povzetku letnih poročil o dejavnosti 2003 generalnih direktoratov in služb, COM(2004)418 z dne 9. junija 2004.

[17] Vključno z nacionalnimi agencijami v okviru centraliziranega posrednega upravljanja.