30.12.2004   

SL

Uradni list Evropske unije

C 324/30

1

2–5

6–14

1.

Evropska agencija za zdravila (v nadaljnjem besedilu „Agencija“) je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (EGS) št. 2309/93 z dne 22. julija 1993 (1). Agencija deluje prek mreže in usklajuje obstoječe znanstvene vire, ki jih ji dajo na razpolago pristojni organi držav članic za vrednotenje in nadzor zdravil za uporabo v humani medicini in v veterini. V tabeli 1 je povzetek pristojnosti in odgovornosti Agencije, pripravljen na podlagi podatkov, ki jih je posredovala.

2.

To mnenje je naslovljeno na Evropski parlament in Svet, v skladu s členom 185(2) Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (2).

3.

Sodišče je pregledalo letne računovodske izkaze Agencije za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2003. V skladu s členom 57a(1) Uredbe Sveta (EGS) št. 2309/93 je bil za izvrševanje proračuna odgovoren izvršni direktor. V okviru tega je prav tako odgovoren, da v skladu z notranjimi finančnimi določbami, sprejetimi na podlagi istega člena, pripravi in predstavi letne računovodske izkaze (3). Računsko sodišče mora v skladu s členom 248 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti te računovodske izkaze pregledati.

4.

Sodišče je opravilo revizijo v skladu s svojimi revizijskimi usmeritvami in standardi, ki temeljijo na splošno sprejetih mednarodnih revizijskih standardih in so prilagojeni tako, da odražajo posebni značaj Skupnosti. Sodišče je pregledalo računovodsko dokumentacijo in uporabilo revizijske postopke, za katere je menilo, da so v danih razmerah potrebni.

5.

Na ta način je Sodišče pridobilo razumno zagotovilo, da so letni računovodski izkazi za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2003, zanesljivi. Sodišče želi kljub temu opozoriti na stanje, opisano v odstavku 10. Z izjemo razmer, opisanih v odstavkih 7 in 12, je Sodišče pridobilo razumno zagotovilo, da so transakcije, povezane z letnimi računovodskimi izkazi, kot celota zakonite in pravilne.

6.

Poraba proračunskih sredstev, odobrenih za proračunsko leto 2003 in sredstev, prenesenih iz prejšnjega proračunskega leta, je prikazana v tabeli 2. Izkaz prihodkov in odhodkov ter bilanca stanja Agencije za proračunsko leto 2003 sta v povzeti obliki prikazana v tabelah 3 in 4.

7.

Upravni svet Agencije je 5. junija 2003, po odobritvi Komisije, sprejel novo finančno uredbo in ustrezna izvedbena pravila, ki so začela veljati od druge polovice proračunskega leta 2003 (4). Sodišče je v svojem Mnenju št. 6/2003 z dne 17. julija 2003 opozorilo na razlike med finančno uredbo Agencije in okvirno finančno uredbo, ki se uporablja za agencije na splošno. Sodišče je v odstavku 7 tega mnenja zlasti poudarilo, da morajo biti izvedbena pravila za oddajanje naročil, ki jih je pripravila Agencija, skladna s splošno finančno uredbo in splošnimi izvedbenimi pravili. Tako na primer splošna pravila predpisujejo ustanovitev odbora za ocenjevanje ponudb za vsako naročilo, ki presega vrednost 13 800 EUR, Agencija pa je kot mejno vrednost določila znesek 75 000 EUR (ugotovljene razlike so navedene v tabeli 5).

8.

Računovodski izkazi Agencije za leto 2003 so bili pripravljeni na podlagi računovodskih načel, določenih v njeni novi finančni uredbi (5). Računovodski podatki, ki se nanašajo na leto 2002, niso bili na novo obdelani v skladu z računovodskimi pravili, uporabljenimi pri pripravi izkazov za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2003.

9.

Člen 43(1)(e) finančne uredbe Agencije določa, da mora računovodja potrditi sisteme, ki jih predpiše odredbodajalec in katerih namen je zagotavljati ali utemeljiti računovodske informacije. Ti sistemi niso bili potrjeni.

10.

Leta 2003 je Agencija popisala fizični inventar osnovnih sredstev in sicer glede na vrsto sredstev, čeprav se knjiga osnovnih sredstev vodi glede na leto, v katerem so bila ta sredstva pridobljena. Zaradi takšnega stanja je težko uskladiti fizične podatke z računovodskimi podatki. Razen tega nekatera sredstva niso zajeta niti v popisu inventarja niti v knjigi osnovnih sredstev. Njihova skupna vrednost po amortizaciji je bila ocenjena na 4 188 000 EUR (6) in je bila zajeta v bilanco stanja pod postavko „osnovna sredstva“. Agencija bi morala vzpostaviti sistem za upravljanje osnovnih sredstev, ki zagotavlja, da so podatki o inventarju izčrpni in hkrati skladni z računovodskimi podatki.

11.

Pri uporabi nekaterih ukrepov notranje kontrole ni zagotovljene kontinuitete. Tako na primer nekateri spisi ne vsebujejo vseh spremljevalnih listin, potrebnih za nastanek obveznosti ali izdajo plačilnega naloga.

12.

Pri nekaterih postopkih s pogajanji temelji izbira dobavitelja na merilu „predhodnih izkušenj z izvajalcem“, kar v izvedbenih pravilih (7) za finančno uredbo ni predpisano.

13.

Pregled spisov v zvezi z zaposlovanjem je pokazal precejšnje število pomanjkljivosti pri formalizaciji in dokumentaciji: razlogi za izbor kandidatov, povabljenih na razgovor, niso navedeni ali v seznamih, po katerih se preverja, ali kandidati izpolnjujejo predpisane pogoje, pa niso navedena vsa izbirna merila, določena v razpisih prostih delovnih mest.

14.

Enota Agencije za „zagotavljanje kakovosti“ hkrati izvaja tudi naloge notranjega revizorja. Dve od revizij, opravljenih v letu 2002 v zvezi z organizacijo elektronskega dokumentacijskega sistema, sta pokazali, da je prišlo zaradi nezadostnega spremljanja projekta do precejšnjega povečanja stroškov in porabljenega časa. Naknadna revizija, ki jo je v letu 2003 opravil zunanji svetovalec, je potrdila pomanjkljivosti, ki jih je odkril notranji revizor. Projekt, začet ob koncu leta 2000, bi moral začeti delovati na začetku leta 2002, stroški pa so bili ocenjeni na 1,2 milijona EUR. Sistem v letu 2003 še vedno ni deloval, nastali stroški pa so znašali že 1,7 milijona EUR.