SKLEP EVROPSKEGA NADZORNIKA ZA VARSTVO PODATKOV (ENVP)

z dne 14. oktobra 2022

o spremembi poslovnika ENVP z dne 15. maja 2020

EVROPSKI NADZORNIK ZA VARSTVO PODATKOV JE –

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (1) (v nadaljevanju: Uredba) ter zlasti členov 54(4) in 57(1)(q),

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

V skladu s členom 54(4) Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov pomaga sekretariat, katerega uradnike in druge člane osebja imenuje nadzornik. Poslovnik ENVP z dne 15. maja 2020 (2), sprejet v skladu s členom 57(1)(q) Uredbe, v poglavju III vsebuje nekatere določbe, potrebne za organizacijo dela sekretariata. Vendar je primerno jasno razlikovati med bistvenimi postopkovnimi določbami, ki urejajo izvajanje nalog ENVP, in določbami v zvezi z organizacijsko strukturo sekretariata ENVP; slednje naj ne bi bile vključene v poslovnik.

(2)

V poslovnik ni treba vključiti zlasti naslednjih določb, saj ne zadevajo postopkov, ki jih mora izvajati ENVP: posebna opredelitev delovnih mest na vodstvenih funkcijah, zlasti glede vloge in nalog direktorja; določitev organa za imenovanja v smislu Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije, določenih z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (3); določitev osebe, ki je pooblaščena za izvajanje pooblastil za sklepanje pogodb o zaposlitvi v smislu člena 6 Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določenih z Uredbo (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68.

(3)

Vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico vložiti pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov, če meni, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z njim s strani institucij, uradov, organov ali agencij Unije ni v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 in drugimi veljavnimi pravnimi akti. Člen 57(1)(e) Uredbe (EU) 2018/1725 določa, da ENVP obravnava take pritožbe in v ustreznem obsegu prouči njihovo vsebino. Pri tem ENVP med drugim upošteva točen datum nastanka določenih dogodkov, ali so učinki zadevnega ravnanja prenehali, ali so bili učinki odstranjeni oziroma ali je bilo zagotovljeno ustrezno jamstvo za njihovo odpravo. Glede na to, da se verjetnost ugotovitve, da je prišlo do kršitve, in pomembnost njenega vpliva na posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, s časom zmanjšujeta, je primerno opredeliti rok za vložitev pritožb pri ENVP. ENVP zato pritožbo, vloženo več kot dve leti po tem, ko je pritožnik izvedel za domnevno kršitev, razglasi za nedopustno in je ne obravnava, razen v ustrezno utemeljenih in izjemnih okoliščinah, npr. če so obstajali upravičeni razlogi za to, da pritožnik ni ukrepal pravočasno.

(4)	po posvetovanju z odborom uslužbencev –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Poslovnik ENVP z dne 15. maja 2020 se spremeni, kot sledi:

(1)	Člen 9 se razveljavi.

(2)

Člen 10 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 10

Sestanki vodstva

1. Sestanki vodstva zagotavljajo strateški nadzor nad delom ENVP. Udeležijo se jih evropski nadzornik za varstvo podatkov, vodja sekretariata ENVP, višji in srednji vodstveni uslužbenci ter drugi uradniki, ki prispevajo k strateškemu nadzoru dela ENVP, kot ga določi evropski nadzornik za varstvo podatkov.

2. Kadar sestanek vodstva zadeva vprašanja v zvezi s človeškimi viri, proračunom, finančnimi ali upravnimi zadevami, ki so pomembne za EOVP ali sekretariat EOVP, se ga udeleži tudi vodja sekretariata EOVP.

3. Sestankom vodstva predseduje evropski nadzornik za varstvo podatkov, če pa se ta sestanka ne more udeležiti, ga nadomešča vodja sekretariata ENVP.

4. Vodja sekretariata ENVP zagotovi pravilno delovanje sekretariata za sestanke vodstva.

5. Sestanki niso javni. Razprave so zaupne.“.

(3)

Člen 11 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 11

Prenos nalog in nadomeščanje

1. Evropski nadzornik za varstvo podatkov lahko na vodjo sekretariata ENVP, kadar je ustrezno, v skladu z Uredbo prenese pooblastilo za sprejemanje in podpisovanje pravno zavezujočih sklepov, katerih vsebino je že določil evropski nadzornik za varstvo podatkov.

2. Evropski nadzornik za varstvo podatkov lahko poleg tega, kadar je ustrezno, v skladu z Uredbo na vodjo sekretariata ENVP ali vodjo zadevne enote ali sektorja prenese pooblastilo za sprejemanje in podpisovanje drugih dokumentov.

3. Kadar so pooblastila prenesena na vodjo sekretariata ENVP v skladu z odstavkoma 1 ali 2, jih ta lahko nadalje prenese na zadevnega vodjo enote ali vodjo neodvisnega sektorja, ki neposredno poroča vodji sekretariata ENVP.

4. Kadar evropski nadzornik za varstvo podatkov ne more opravljati svojih funkcij ali je delovno mesto prosto, vodja sekretariata ENVP, kadar je primerno, v skladu z Uredbo opravlja naloge in dolžnosti evropskega nadzornika za varstvo podatkov, ki so potrebne in nujne za zagotovitev neprekinjenega poslovanja.

5. Kadar vodja sekretariata ENVP ne more opravljati svojih funkcij ali je delovno mesto prosto in evropski nadzornik za varstvo podatkov ni imenoval nobenega uradnika, funkcije vodje sekretariata ENVP izvaja vodja enote ali neodvisnega sektorja, ki neposredno poroča vodji sekretariata ENVP, z najvišjim nazivom, ali v primeru enakega naziva vodja enote ali neodvisnega sektorja, ki poroča neposredno vodji sekretariata ENVP, z najdaljšo delovno dobo v nazivu, ali v primeru enake delovne dobe najstarejši vodja enote ali sektorja. Vodja sekretariata Evropskega odbora za varstvo podatkov (EOVP) ne sme nadomeščati vodje sekretariata ENVP.

6. Če ni na voljo nobenega vodje enote ali neodvisnega sektorja, ki neposredno poroča vodji sekretariata ENVP za opravljanje dolžnosti vodje sekretariata ENVP, kot je opredeljeno v odstavku 5, in evropski nadzornik za varstvo podatkov ni imenoval nobenega uradnika, ga nadomešča uradnik z najvišjim nazivom, ali v primeru enakega naziva uradnik z najdaljšo delovno dobo v nazivu, ali v primeru enake delovne dobe najstarejši uradnik. Člani osebja v sekretariatu ENVP ne smejo nadomeščati vodje sekretariata ENVP.“.

(4)	Člen 12 se razveljavi.

(5)	V členu 16 se odstavku 4 doda naslednji pododstavek: „ENVP pritožbe, vložene več kot dve leti po tem, ko je pritožnik izvedel za domnevno kršitev, razglasi za nedopustne in jih ne obravnava, razen v ustrezno utemeljenih in izjemnih okoliščinah.“.

(6)

V členu 20 se odstavek 1 nadomesti z naslednjim:

„1. Kot odziv na zahteve Komisije v skladu s členom 42(1) Uredbe ENVP izda mnenje, če se zahteva nanaša na predlog zakonodajnega akta ali priporočilo ali predlog Svetu v skladu s členom 218 PDEU. Če se zahteva nanaša na osnutek delegiranega ali izvedbenega akta, ENVP izda uradne pripombe.“.

(7)

V členu 28 se odstavek 1 nadomesti z naslednjim:

„1. Z odborom uslužbencev, ki zastopa uslužbence ENVP, vključno s sekretariatom EOVP, se opravi posvetovanje o osnutkih sklepov, ki se nanašajo na izvajanje Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, ki so določeni z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68, posvetovanje z njim pa se lahko opravi tudi v zvezi s katerim koli drugim vprašanjem v splošnem interesu uslužbencev. Odbor uslužbencev je obveščen o katerem koli vprašanju, povezanem z izvajanjem njegovih nalog.“

in odstavek 3 se razveljavi.

(8)	V členu 33 se odstavek 1 nadomesti z naslednjim: „1. Odločitve ENVP se overijo s podpisom evropskega nadzornika za varstvo podatkov ali vodje sekretariata ENVP, kot je določeno v tem sklepu. Tak podpis je lahko lastnoročen ali v elektronski obliki.“.

Člen 2

Ta sklep začne veljati 20 dni po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 14. oktobra 2022

Za ENVP

Wojciech Rafał WIEWIÓROWSKI

evropski nadzornik za varstvo podatkov

(1) UL L 295, 21.11.2018, str. 39.

(2) UL L 204, 26.6.2020, str. 49.

(3) Uredba Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 z dne 29. februarja 1968 o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti ter uvedbi posebnih ukrepov, ki se začasno uporabljajo za uslužbence Komisije (Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije) (UL L 56, 4.3.1968, str. 1), konsolidirano besedilo dostopno na https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20220101.