1.   Ta sklep določa pravila, ki jih je treba upoštevati pri vložitvi in obravnavi pritožb, vloženih pri nadzorniku v skladu s členom 9b uredbe o uradu OLAF, ter nadaljnjem ukrepanju v zvezi s pritožbami.

2.   Nadzornik obravnava pritožbe neodvisno, tudi od urada OLAF in nadzornega odbora, ter brez poseganja v izvajanje tekočih preiskav urada OLAF.

3.   Nadzornika zavezujejo splošna načela prava EU, vključno z načeloma pravičnosti in dobrega upravljanja.

4.   Sekretariat nadzornega odbora (v nadaljnjem besedilu: sekretariat) nadzorniku zagotavlja vso potrebno upravno in pravno podporo za namene pritožbenega mehanizma. Sekretariat opravlja zlasti upravne naloge v zvezi s postopkom obravnavanja pritožb, kot so evidentiranje pritožb in povezanih dokumentov, upravna korespondenca in izmenjava dokumentov s strankami.

1.   Pritožbe se vložijo v pisni obliki, bodisi elektronsko bodisi po pošti. Pritožnikom se močno priporoča uporaba obrazca za pritožbe, ki je na voljo na spletnem mestu nadzornika. Pritožniki imajo pravico, da jih zastopa in/ali jim pomaga oseba po lastni izbiri.

2.   Pritožnik lahko uporablja katerega koli od uradnih jezikov EU. Nadzornik komunicira s pritožnikom v tem jeziku. Zaradi pospešitve postopka se lahko nadzornik s pritožnikom po potrebi dogovori, da bosta do prevoda potrebnih dokumentov v jezik pritožbe komunicirala v drugem jeziku EU.

3.   Iz pritožbe so jasno razvidni (i) identiteta pritožnika, (ii) predmet pritožbe in, če je mogoče, (iii) sklic na preiskavo urada OLAF, na katero se pritožba nanaša. Pritožba vsebuje zlasti: (i) jasen in jedrnat opis relevantnih dejstev ter (ii) jasen in jedrnat opis domnevnih kršitev procesnih jamstev in/ali pravil, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF. Zgoraj navedene informacije morajo biti zadostne, da lahko nadzornik določi obseg pritožbe. Pritožnik lahko pritožbi po potrebi priloži ustrezna dokazila.

4.   Pritožbe, vložene pri nadzorniku, ne vplivajo na roke za sodne postopke. Prav tako nimajo odložilnega učinka na potek preiskave, na katero se pritožba nanaša.

1.   Pritožbe se evidentirajo najpozneje naslednji delovni dan po datumu prejema pritožbe in dodeli se jim edinstvena številka pritožbe.

2.   Po evidentiranju nadzornik pošlje pritožniku potrdilo o prejemu in hkrati pritožbo posreduje generalnemu direktorju urada OLAF.

1.   Nadzornik v 10 delovnih dneh od datuma prejema odloči, ali je pritožba dopustna.

2.   Nadzornik zavrže pritožbo kot nedopustno, če:

3.   Nadzornik za nedopustne razglasi tudi vse pritožbe v zvezi z vprašanji, ki spadajo v pristojnost Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP), tj. pritožbe v zvezi z uporabo Uredbe (EU) 2018/1725 (6) in spoštovanjem temeljne pravice do varstva osebnih podatkov.

4.   Nadzornik v istem roku prouči tudi, ali je pritožba očitno neutemeljena, ponavljajoča se ali predstavlja zlorabo.

5.   Če nadzornik ugotovi, da je pritožba nedopustna, očitno neutemeljena, ponavljajoča se predstavlja zlorabo, zadevo zaključi ter o razlogih za to brez odlašanja obvesti pritožnika in generalnega direktorja urada OLAF.

1.   Nadzornik ne zaključi ocene pritožbe, dokler ne zasliši pritožnika in urada OLAF. Obema strankama se omogoči, da izrazita svoje stališče in predložita morebitna dokazila. Prav tako se vsako stranko obvesti o stališčih druge stranke in se ji omogoči, da v roku, ki ga določi nadzornik, nanje predloži pripombe.

2.   V ustrezno utemeljenih okoliščinah se lahko nadzornik odloči, da stranki ne bo posredoval informacij ali gradiva, ki so relevantni za oceno pritožbe, če je druga stranka zahtevala zaupno obravnavo. Nadzornik pri tej odločitvi med drugim pretehta potrebo po varovanju zaupnosti in učinkovitosti preiskave urada OLAF ter upoštevanje načela kontradiktornosti. Pritožnik ne pridobi dokumentov iz spisa zadeve urada OLAF, do katerih v skladu z drugimi predpisi nima pravice dostopa ali do katerih je urad OLAF že zavrnil dostop.

1.   Urad OLAF zagotovi, da ima nadzornik pravočasen in ustrezen dostop do dokumentov v zvezi z zadevami, ki so potrebni za oceno pritožbe.

2.   Nadzornik pozove urad OLAF, naj v določenem roku, ki običajno ni daljši od 10 delovnih dni, predloži svoje stališče o pritožbi ali njenih posebnih vidikih. Urad OLAF lahko zaprosi za podaljšanje tega roka. Nadzornik lahko urad OLAF zaprosi, da zagotovi dodatne informacije in/ali dostop do spisa zadeve (ali njegovega dela). Nadzornik lahko urad OLAF tudi zaprosi, da zagotovi prevod svojih pripomb v jezik pritožbe.

3.   Nadzornik pozove pritožnika, naj v petih delovnih dneh predloži pripombe na pripombe urada OLAF. Pritožnik lahko zaprosi za podaljšanje tega roka. Nadzornik lahko pritožnika tudi pozove, naj predloži dodatne informacije ali dokumente ali pojasni informacije oziroma dokumente, ki so bili nadzorniku že predloženi.

4.   Nadzornik lahko priče zaprosi za informacije ob upoštevanju njihovega prispevka, ki ga lahko dajo za pojasnitev relevantnih dejstev, če to ne vpliva na zaupnost in učinkovitost tekoče preiskave urada OLAF ter na pravice preiskovancev. Nadzornik posreduje izvod vseh izjav prič, ki so relevantne za pritožbo, pritožniku in uradu OLAF.

5.   Nadzornik lahko za informacije iz odstavkov 2–4 zaprosi pisno ali z ustnim zaslišanjem.

1.   Nadzornik lahko organizira in izvaja zaslišanja. Namen zaslišanj je (i) pridobiti informacije, relevantne za pritožbo, in/ali (ii) poiskati hitro rešitev pritožbe. Nadzornik ne more izvajati zaslišanj brez navzočnosti urada OLAF in pritožnika. Priče pa nadzornik zasliši brez navzočnosti javnosti ter urada OLAF in pritožnika.

2.   Zaslišanja lahko potekajo v prostorih nadzornika ali virtualno prek videokonference. Zaslišanja niso javna.

3.   Nadzornik določi datum, trajanje in način zaslišanja. Nadzornik pravočasno povabi udeležence in navede glavne točke zaslišanja. Pritožnika lahko zastopa in/ali mu pomaga njegov zakoniti zastopnik. Nadzorniku pomagajo vodja sekretariata in njegovo osebje, ki se udeleži zaslišanja.

4.   Nadzornik pripravi zapisnik ali povzetek zaslišanja ter ga da na voljo pritožniku in uradu OLAF. Oba lahko v dveh delovnih dneh predložita svoje pripombe. Zapisnik se vključi v spis pritožbe.

1.   Če nadzornik ugotovi, da urad OLAF ni ravnal v skladu s pravili iz člena 9b(1) uredbe o uradu OLAF, pozove urad OLAF, naj sprejme ukrepe za rešitev pritožbe. Nadzornik lahko predlaga posebne ukrepe, ki jih je treba sprejeti.

2.   Urad OLAF v 15 delovnih dneh obvesti nadzornika o vseh ukrepih, ki so bili ali bodo sprejeti v zvezi s tem.

3.   Nadzornik pritožniku v petih delovnih dneh zagotovi izvod odgovora urada OLAF z zahtevo za predložitev pripomb.

4.   Če nadzornik meni, da je rešitev, ki jo je zagotovil urad OLAF, zadovoljiva, zadevo zaključi ter o tem ustrezno obvesti urad OLAF in pritožnika.

1.   Če nadzornik meni, da rešitev, ki jo je zagotovil urad OLAF, ni zadovoljiva in da je pritožbo mogoče rešiti, v rokih iz člena 9b(5) uredbe o uradu OLAF izda priporočilo, kako rešiti pritožbo.

2.   Če nadzornik v rokih iz člena 9b(5) uredbe o uradu OLAF ne izda priporočila ali sklepa o zaključku zadeve, se šteje, da je pritožbo zavrnil brez priporočila.

3.   Nadzornik se pred izdajo priporočila posvetuje z nadzornim odborom, da pridobi njegovo mnenje. V ta namen nadzornik pripravi poročilo z vsemi informacijami, ki jih nadzorni odbor potrebuje za izdajo mnenja. Poročilo, kolikor je to mogoče, ne vsebuje osebnih podatkov ali drugih informacij, ki bi lahko privedle do identifikacije pritožnika ali ogrozile zaupnost preiskav urada OLAF. Nadzorni odbor odgovori v roku, ki ga določi nadzornik in ki ne sme biti krajši od petih delovnih dni.

4.   Nadzornik uradu OLAF priporoči, naj v določenem roku sprejme konkretne ukrepe za rešitev pritožbe, ki med drugim vključujejo spremembo ali razveljavitev njegovih priporočil ali poročil, ponovitev preiskovalnih dejavnosti ali uvedbo izboljšav v postopkih v zvezi z zadevami, ki so predmet pritožbe. Nadzornik obvesti pritožnika o izdanem priporočilu.

1.   Generalni direktor urada OLAF nadzornika v roku, določenem v priporočilu oziroma priporočilih, obvesti o ukrepih, sprejetih za izvedbo priporočila oziroma priporočil. V ustrezno utemeljenih primerih lahko generalni direktor urada OLAF zaprosi za podaljšanje roka. Nadzornik zaključi zadevo ter o tem ustrezno obvesti urad OLAF in pritožnika.

2.   Če se generalni direktor urada OLAF odloči, da priporočila ne bo upošteval, o tem obvesti nadzornika in navede glavne razloge za svojo odločitev. Generalni direktor obvesti tudi pritožnika, in sicer v obsegu, v katerem takšno obvestilo ne vpliva na tekočo preiskavo. Pritožnik lahko v petih delovnih dneh predloži pripombe. Po analizi odločitve generalnega direktorja in morebitnih pripomb pritožnika nadzornik zaključi zadevo z dokončnimi ugotovitvami.

3.   Generalni direktor urada OLAF se lahko odloči za odstopanje od priporočila, če medtem izve za okoliščine, ki se nanašajo na:

1.   Nadzornika pri opravljanju njegovih nalog zavezuje obveznost varovanja poslovne skrivnosti in nadzornik zagotovi, da se informacije in dokumenti, ki jih predloži urad OLAF, obravnavajo zaupno. Nadzornik zagotovi zaupnost preiskav tudi po njihovem zaključku.

2.   Nadzornik zagotovi uporabo Uredbe (EU) 2018/1725. Pri tem mu pomaga sekretariat nadzornega odbora, ki ga zastopa vodja sekretariata, ki deluje kot „upravljavec podatkov“ za namene Uredbe (EU) 2018/1725. Nadzornik sodeluje tudi s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v uradu OLAF.

1.   Nadzornik je neodvisen od nadzornega odbora in z njim vzpostavi delovne odnose, ki temeljijo na medsebojnem zaupanju in dobrem sodelovanju.

2.   Nadzornik se pred izdajo priporočila posvetuje z nadzornim odborom v skladu s členom 12(3) teh pravil.

3.   Brez poseganja v obveznost zagotavljanja zaupnosti preiskav urada OLAF tudi po njihovem zaključku nadzornik obvesti odbor o: