1.   Organ določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov ter zato v zvezi s temi podatki deluje kot upravljavec v smislu člena 3(8) Uredbe (EU) 2018/1725 in člena 25(2)(e) navedene uredbe.

2.   Kadar organ in vsaj en drug subjekt, vključno z institucijami in organi Unije, določita namene in sredstva določenega postopka obdelave, se pristojni akterji štejejo za skupne upravljavce v smislu člena 28(1) Uredbe (EU) 2018/1725.

3.   Upravljavec je odgovoren, da je postopek obdelave izveden v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, ter mora po potrebi dokazati, da so izpolnjene zahteve navedene uredbe.

Upravljavec je zlasti odgovoren za:

1.   Upravljavec pred uporabo omejitve v skladu z oddelkom 2 tega poglavja preuči, ali se uporablja katera od izjem iz Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti tiste v skladu s členi 15(4), 16(5), 19(3) in 35(3) navedene uredbe.

2.   Upravljavec pri obdelavi za namene arhiviranja v javnem interesu ter obdelavi v znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene preuči, ali se uporablja katera od izjem iz točke (b) člena 16(5) in točke (d) člena 19(3) Uredbe (EU) 2018/1725.

1.   Pri obdelavi za namene arhiviranja v javnem interesu lahko upravljavec uporabi odstopanja v skladu s členom 25(4) Uredbe (EU) 2018/1725. Upravljavec lahko v ta namen uporabi odstopanje od pravic iz členov 17, 18, 20, 21, 22 in 23 Uredbe (EU) 2018/1725 v skladu s pogoji iz člena 25(4) navedene uredbe.

2.   Pri obdelavi v znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene lahko upravljavec uporabi odstopanja v skladu s členom 25(3) Uredbe (EU) 2018/1725. Upravljavec lahko v ta namen uporabi odstopanje od pravic iz členov 17, 18, 20 in 23 Uredbe (EU) 2018/1725 v skladu s pogoji iz člena 25(3) navedene uredbe.

3.   V primeru takšnega odstopanja se uporabijo ustrezni zaščitni ukrepi v skladu s členom 13 Uredbe (EU) 2018/1725 ter členom 6(1) in (2) tega sklepa. Sprejmejo se tehnični in organizacijski ukrepi za zagotovitev spoštovanja načela najmanjšega obsega podatkov in po potrebi psevdonimizacije.

1.   V tem oddelku so določeni splošni pogoji, pod katerimi lahko upravljavec omeji uporabo členov 14 do 21 ter členov 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725, pa tudi člena 4 te uredbe, v kolikor se njegove določbe nanašajo na pravice in obveznosti iz členov 14 do 21 navedene uredbe, v skladu z njenim členom 25.

Splošni pogoji iz prvega pododstavka so dopolnjeni z določbami iz prilog k temu sklepu, v katerih so določeni pogoji, pod katerimi lahko organ omeji pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, pri vsaki dejavnosti in postopku, v okviru katerih se obdelujejo osebni podatki in v okviru katerih so lahko omejitve nujne.

2.   Ta oddelek se uporablja za obdelavo osebnih podatkov za namene dejavnosti in postopkov, ki jih izvaja organ, kakor je določeno v prilogah k temu sklepu.

1.   Osebni podatki, na katere se nanaša omejitev, se hranijo v varnem fizičnem ali elektronskem okolju, ki preprečuje nezakonit dostop ali prenos podatkov osebam, ki jim teh podatkov ni treba poznati.

2.   Preden se uporabi omejitev, se izvede ocena, ali je omejitev nujna in sorazmerna, ter ocena tveganja za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 12 tega sklepa.

1.   Ob upoštevanju členov 8 do 13 in specifikacij, določenih v ustreznih prilogah k temu sklepu, lahko upravljavec uporabi omejitve v zvezi s tistimi pravicami posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ki so izrecno navedene v ustreznih prilogah, če bi uveljavljanje teh pravic ogrozilo namen ene od dejavnosti ali postopkov iz teh prilog.

2.   Kadar upravljavec uporabi omejitev in zlasti kadar v celoti ali delno preloži, opusti ali zavrne uveljavljanje pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ravna v skladu s členom 12 tega sklepa.

1.   Kadar upravljavec omeji pravico do obveščenosti iz členov 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725, posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 25(6) navedene uredbe obvesti o glavnih razlogih za uporabo omejitve in o njihovi pravici, da vložijo pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov.

2.   To obveščanje pa lahko v skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 preloži, opusti ali zavrne, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Takoj ko obveščanje ne bi več izničilo učinka omejitve, organ posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotovi navedene informacije.

1.   Kadar upravljavec v celoti ali delno omeji pravico dostopa posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, pravico do popravka, pravico do izbrisa ali pravico do omejitve obdelave iz členov 17, 18, 19 in 20 Uredbe (EU) 2018/1725 ter obveznost obveščanja v skladu s členom 21 navedene uredbe, mora zadevnega posameznika v odgovoru na njegovo prošnjo za dostop, popravek, izbris ali omejitev obdelave obvestiti o uporabljeni omejitvi in glavnih razlogih zanjo ter o možnosti pritožbe pri Evropskem nadzorniku za varstvo osebnih podatkov ali uporabe pravnih sredstev pri Sodišču Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Sodišče).

2.   Obveščanje o razlogih za omejitev iz odstavka 1 se lahko po proučitvi vsakega posameznega primera preloži, opusti ali zavrne, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Takoj ko obveščanje ne bi več izničilo učinka omejitve, organ posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotovi navedene informacije.

3.   Če je pravica dostopa v celoti ali delno omejena in je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, uveljavil svojo pravico do vložitve pritožbe pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov, Evropski nadzornik za varstvo podatkov v skladu s členom 25(7) Uredbe (EU) 2018/1725 tega posameznika in nikogar drugega obvesti, ali so bili podatki pravilno obdelani, in če niso bili, ali so bili opravljeni kakšni popravki.

1.   Upravljavec pred uporabo omejitve za vsak posamezni primer oceni, ali je omejitev nujna in sorazmerna, pri tem pa upošteva člen 25(2) in (8) Uredbe (EU) 2018/1725.

2.   V tej oceni so pisno navedeni razlogi za vsako uporabljeno omejitev v skladu s tem sklepom, vsebuje pa tudi analizo tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, ki jih omejitev zadeva, zlasti tveganja, da se njihovi osebni podatki lahko nadalje obdelujejo brez njihove vednosti in da se jim lahko prepreči uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, ter kako bi uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ogrozilo namen posamezne dejavnosti ali postopka, ki jih izvaja organ, kot je opredeljeno v prilogah k temu sklepu.

3.   Ocene se shranijo v centralnem registru in na zahtevo dajo na voljo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.

4.   Kadar upravljavec na podlagi tega člena omeji pravico do zaupnosti elektronskih sporočil iz člena 36 Uredbe (EU) 2018/1725, posameznika, ki ga zadeva omejitev, v odgovoru na morebitno posameznikovo zahtevo obvesti o glavnih razlogih za uporabo omejitve in o pravici posameznika, da vloži pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov.

5.   Obveščanje iz odstavka 4 se lahko po proučitvi vsakega posameznega primera preloži, opusti ali zavrne, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Takoj ko obveščanje ne bi več izničilo učinka omejitve, organ posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotovi navedene informacije.

1.   Omejitve iz tega sklepa, kakor se razlagajo v povezavi z ustreznimi prilogami k temu sklepu, se uporabljajo, dokler veljajo razlogi, ki jih upravičujejo.

2.   Ko razlogi za omejitev iz tega sklepa, kakor se razlagajo v povezavi z ustreznimi prilogami k temu sklepu, ne obstajajo več, upravljavec odpravi omejitev. Hkrati upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, posreduje glavne razloge za omejitev in ga obvesti, da ima kadarkoli možnost vložiti pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavljati pravna sredstva pri Sodišču.

3.   Upravljavec pregleda uporabo omejitev iz tega sklepa, kakor se razlagajo v povezavi z ustreznimi prilogami k temu sklepu, vsakih šest mesecev od uvedbe posamezne omejitve in ob zaključku ustreznega postopka. Po tem upravljavec za namene dejavnosti in postopkov iz prilog I, II, III, IV, V, VI, VII in VIII k temu sklepu vsakoletno spremlja potrebo po ohranitvi morebitnih omejitev.

1.   Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov se brez nepotrebnega odlašanja obvesti, kadar so pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejene v skladu s tem oddelkom. S pooblaščeno osebo za varstvo podatkov se je treba, kolikor je mogoče, posvetovati že pred uvedbo omejitve in skozi celoten postopek, povezan z omejitvijo, ter jo vključiti v ocenjevanje. Vključitev pooblaščene osebe za varstvo podatkov se dokumentira v obvestilu, ki ga pripravi upravljavec. V obvestilu se navedejo informacije, ki so bile posredovane pooblaščeni osebi za varstvo podatkov.

Na zahtevo se pooblaščeni osebi za varstvo podatkov zagotovi dostop do vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko od upravljavca zahteva pregled omejitev. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov se pisno obvesti o rezultatu zahtevanega pregleda.