IZVEDBENI SKLEP KOMISIJE (EU) 2021/627

z dne 15. aprila 2021

o določitvi pravil za vodenje in dostop do dnevnikov v Evropskem sistemu za potovalne informacije in odobritve (ETIAS) v skladu z Uredbo (EU) 2018/1240 Evropskega parlamenta in Sveta

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1240 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. septembra 2018 o vzpostavitvi Evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve (ETIAS) ter spremembi uredb (EU) št. 1077/2011, (EU) št. 515/2014, (EU) 2016/399, (EU) 2016/1624 in (EU) 2017/2226 (1) ter zlasti točke (b)(iii) tretjega pododstavka člena 73(3) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)	Uredba (EU) 2018/1240 vzpostavlja Evropski sistem za potovalne informacije in odobritve (v nadaljnjem besedilu: ETIAS) za državljane tretjih držav, ki so izvzeti iz zahteve po vizumu za vstop na ozemlje držav članic in bivanje na njem.

(2)	Za delovanje Evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve sta potrebna razvoj in tehnična izvedba informacijskega sistema ETIAS. Sistem bi moral vsebovati dnevnike, v katerih bi bili evidentirani vsi opravljeni postopki obdelave podatkov.

(3)	Določiti je treba pravila o vodenju dnevnikov in dostopu do njih. Dnevniki bi se morali uporabljati izključno za preverjanje izpolnjevanja obveznosti pri obdelavi podatkov ter za zagotavljanje celovitosti in varnosti operativnih osebnih podatkov.

(4)

Kar zadeva vodenje dnevnikov, je treba določiti lokacijo, na kateri se hranijo, način njihovega tehničnega evidentiranja, tudi kadar izhajajo iz različnih komponent Evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve, ter pravila, ki se uporabljajo za izbris dnevnikov po koncu njihovega obdobja hrambe.

(5)

Kar zadeva dostop do dnevnikov, je treba določiti pristojne organe, po potrebi vključno z osebami znotraj teh organov, ki bi jim bilo treba odobriti dostop do dnevnikov, in namene, za katere se lahko dostopa do dnevnikov. Za zagotovitev, da lahko pristojni organi opravljajo svoje naloge v okviru spremljanja dopustnosti obdelave podatkov ter zagotavljanja varnosti in celovitosti podatkov, bi bilo treba identifikacijo dnevnikov olajšati z učinkovito funkcijo iskanja.

(6)	Dnevnike o dostopu ustrezno pooblaščenega osebja nacionalnih organov vsake države članice in ustrezno pooblaščenega osebja agencij Unije za namene iz člena 13(4a) Uredbe (EU) 2018/1240 bi bilo treba voditi v skladu z zahtevami iz člena 24(2) in (3) Uredbe (EU) 2019/817.

(7)

Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) je odgovorna za fazo zasnove in razvojno fazo informacijskega sistema ETIAS. Ukrepi iz tega sklepa bi morali Agenciji Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice omogočiti, da določi zasnovo fizične arhitekture Evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve, vključno z njegovo komunikacijsko infrastrukturo, ter tehnične specifikacije sistema in razvije Evropski sistem za potovalne informacije in odobritve. Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice bi morala te ukrepe dopolniti s tehničnimi specifikacijami in kontrolnim dokumentom vmesnika Evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve.

(8)

V skladu s členoma 1 in 2 Protokola št. 22 o stališču Danske, ki je priložen Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije, Danska ni sodelovala pri sprejetju Uredbe (EU) 2018/1240, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja. Ker pa Uredba (EU) 2018/1240 nadgrajuje schengenski pravni red, je Danska v skladu s členom 4 navedenega protokola 21. decembra 2018 uradno sporočila svojo odločitev o prenosu Uredbe (EU) 2018/1240 v svoje nacionalno pravo.

(9)	Ta sklep predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda, v katerem Irska v skladu s Sklepom Sveta 2002/192/ES (2) ne sodeluje. Irska torej ne sodeluje pri sprejetju tega sklepa, ki zato zanjo ni zavezujoč in se v njej ne uporablja.

(10)

Ta sklep za Islandijo in Norveško predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (3), ki spadajo na področje iz točke A člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES (4).

(11)

Ta sklep za Švico predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (5) ki spadajo na področje iz točke A člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/146/ES (6).

(12)

Ta sklep za Lihtenštajn predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (7), ki spadajo na področje iz točke A člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2011/350/EU (8).

(13)	Ta sklep za Ciper, Bolgarijo in Romunijo ter Hrvaško predstavlja akt, ki nadgrajuje schengenski pravni red ali je z njim kako drugače povezan v smislu člena 3(1) Akta o pristopu iz leta 2003, člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2005 oziroma člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2011.

(14)	Opravljeno je bilo posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov v skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (9), ki je mnenje poda 4. septembra 2020.

(15)	Ukrepi iz tega sklepa so v skladu z mnenjem Odbora za pametne meje (ETIAS) –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Vodenje dnevnikov o postopkih obdelave podatkov

1. Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice evidentira in hrani v centralnem sistemu ETIAS dnevnike vseh postopkov obdelave podatkov v okviru informacijskega sistema ETIAS, ki jih je treba voditi v skladu s členom 69(1) Uredbe (EU) 2018/1240, vključno z dnevniki, ki vključujejo dostop prevoznikov, kot je določeno v členu 45(7), dostop mejnih organov in organov, pristojnih za priseljevanje, kot je določeno v členu 69(3) Uredbe (EU) 2018/1240, ter dostop centralnih točk dostopa, kot je določeno v členu 70(1) Uredbe (EU) 2018/1240.

2. Vsak postopek obdelave podatkov v okviru informacijskega sistema ETIAS se evidentira kot ločen vpis v dnevnik.

Vpis v dnevnik ima posebno polje, ki omogoča identifikacijo podrobnosti v zvezi z opravljenim postopkom.

3. Vpis v dnevnik se evidentira s časom in datumom vsakega postopka obdelave podatkov („časovni žig“).

4. Vsak vpis v dnevnik shrani edinstveno identifikacijsko oznako organa ter uradnika ali uslužbenca, ki dostopa do podatkov, shranjenih v centralnem sistemu ETIAS, jih spremeni ali izbriše.

5. Centralni sistem ETIAS dnevno izbriše vpise v dnevnike v skladu z obdobji hrambe iz člena 45(7), člena 69(4) in člena 70(4) Uredbe (EU) 2018/1240.

Za identifikacijo vpisov v dnevnik, ki jih je treba na koncu ustreznega obdobja hrambe za vsako vrsto dnevnika izbrisati, se uporabi časovni žig.

Člen 2

Dostop do dnevnikov o postopkih obdelave podatkov

1. Dostop do dnevnikov, ki jih vodi Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice v skladu z Uredbo (EU) 2018/1240, je omejen na:

(a)

ustrezno pooblaščene administratorje sistema ETIAS na Agenciji Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice ter pooblaščeno osebo za varstvo podatkov za namene iz člena 58(2) Uredbe (EU) 2018/1240 in zlasti za zagotavljanje skladnosti s členom 69(4) navedene uredbe;

(b)	ustrezno pooblaščeno osebje in pooblaščeno osebo za varstvo podatkov na Evropski agenciji za mejno in obalno stražo za namene iz člena 7(2)(e) in člena 61 Uredbe (EU) 2018/1240 ter za zagotavljanje zakonitosti obdelave celovitosti in varnosti podatkov;

(c)	ustrezno pooblaščeno osebje in pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v nacionalnih enotah ETIAS za namene iz člena 57(2).

2. Evropski nadzornik za varstvo podatkov in pristojni nacionalni nadzorni organi, ki opravljajo nadzorne funkcije iz členov 66 in 67 Uredbe (EU) 2018/1240, imajo dostop do dnevnikov na podlagi zahteve, ki jo naslovijo na eu-LISA ali nacionalne enote ETIAS.

3. Vpise v dnevnike in posebna polja, ki se zabeležijo v centralnem sistemu ETIAS v skladu s členom 1, je mogoče iskati vsaj po avtorju, datumu dostopa ali vrsti postopka obdelave.

4. Za namene člena 45(5) in (7) Uredbe (EU) 2018/1240 lahko Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice nacionalnim enotam ETIAS pošlje dnevnike, potrebne za rešitev spora, ki izhaja iz uporabe navedenega člena, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)	zadevna nacionalna enota ETIAS je Evropski agenciji za mejno in obalno stražo kot upravljavcu podatkov v smislu prvega stavka člena 57(1) navedene uredbe predložila izrecno obrazloženo zahtevo za take dnevnike;

(b)	Evropska agencija za mejno in obalno stražo je zahtevo preverila in odobrila.

5. Dnevniki o dostopu do dnevnikov, opravljenem v skladu z odstavkom 1, so sledljivi vsaj glede na avtorja ali datum dostopa.

6. Dnevnike o dostopu do dnevnikov, opravljenem v skladu z odstavkom 1, je mogoče iskati vsaj po avtorju, datumu dostopa ali vrsti postopka obdelave.

Člen 3

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 15. aprila 2021

Za Komisijo

predsednica

Ursula VON DER LEYEN

(1) UL L 236, 19.9.2018, str. 1.

(2) Sklep Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (UL L 64, 7.3.2002, str. 20).

(3) UL L 176, 10.7.1999, str. 36.

(4) Sklep Sveta 1999/437/ES z dne 17. maja 1999 o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo Sporazuma, sklenjenega med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško, v zvezi s pridružitvijo teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (UL L 176, 10.7.1999, str. 31).

(5) UL L 53, 27.2.2008, str. 52.

(6) Sklep Sveta 2008/146/ES z dne 28. januarja 2008 o sklenitvi Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda v imenu Evropske skupnosti (UL L 53, 27.2.2008, str. 1).

(7) UL L 160, 18.6.2011, str. 21.

(8) Sklep Sveta 2011/350/EU z dne 7. marca 2011 o sklenitvi Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, v zvezi z odpravo kontrol na notranjih mejah in prostim gibanjem oseb, v imenu Evropske unije (UL L 160, 18.6.2011, str. 19).

(9) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).