SKLEP ODBORA REGIJ št. 18/2020

o dostopu javnosti do dokumentov

PREDSEDSTVO ODBORA REGIJ JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije, zlasti člena 15(3);

ob upoštevanju Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (1),

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (2),

ob upoštevanju Poslovnika Odbora regij, zlasti člena 78,

ob upoštevanju Sklepa predsedstva Odbora regij št. 64/2003 z dne 11. februarja 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij (3),

ob upoštevanju Sklepa predsedstva Odbora regij št. 128/2003 z dne 17. junija 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij preko elektronskega registra dokumentov,

ob upoštevanju naslednjega: Evropski parlament, Svet in Komisija so v skupni izjavi v zvezi z Uredbo (ES) št. 1049/2001 pozvali druge institucije, naj sprejmejo notranja pravila za dostop javnosti do dokumentov, ob upoštevanju načel in omejitev, določenih s to uredbo (4).

ob upoštevanju naslednjega: Zaradi večje transparentnosti z vidika državljanov je treba seznam neposredno dostopnih dokumentov v skladu s členom 78(2) Poslovnika Odbora regij in določbami Odbora glede uresničevanja pravice državljanov do dostopa do dokumentov združiti v en sam sklep –

SPREJELO NASLEDNJI SKLEP:

POGLAVJE I

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Upravičenci, obseg in vrsta dostopa

1. Vsi državljani Unije in vse fizične in pravne osebe s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic imajo pravico do dostopa do dokumentov Odbora regij (v nadaljnjem besedilu: Odbor) ob upoštevanju načel, pogojev in omejitev, določenih z Uredbo (ES) št. 1049/2001, ter posebnih določb tega sklepa.

2. Za namene tega sklepa izraz „dokumenti Odbora“ pomeni vse dokumente v smislu člena 3(a) Uredbe (ES) št. 1049/2001, ki jih je pripravil ali prejel eden od organov Odbora ali generalni sekretariat Odbora.

3. Odbor javnosti zagotovi dostop do svojih dokumentov preko registra, določenega v poglavju II, ali na zahtevo v skladu s postopkom, opisanim v poglavju III.

POGLAVJE II

Člen 2

1. Odbor vzpostavi svoj register dokumentov v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. Dokumenti Odbora s seznama, priloženega temu sklepu, in dokumenti, do katerih je bil dostop odobren v skladu s poglavjem III tega sklepa, so državljanom neposredno dostopni v elektronski obliki v registru.

3. Odbor se lahko odloči, da v register vključi tudi dokumente, ki niso navedeni v odstavku 2. V tem primeru na podlagi narave vsakega dokumenta odloči, da je dokument bodisi neposredno dostopen državljanom v elektronski obliki v registru bodisi da se v register zapišejo le referenčna številka dokumenta, tema ali kratek opis njegove vsebine ter datum njegovega prejema ali priprave in vpisa v register.

POGLAVJE III

POSTOPEK ZA DOSTOP NA ZAHTEVO

Člen 3

Dokumenti, ki so dostopni na zahtevo

Dokumenti Odbora, ki niso navedeni na seznamu, priloženemu temu sklepu, so po možnosti državljanom dostopni na zahtevo, ob upoštevanju omejitev iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 4

Začetna prošnja

1. Vložitev prošnje:

1.1	Pisna prošnja za dostop do dokumenta se pošlje generalnemu sekretariatu Odbora, v elektronski ali drugi obliki, v enem od jezikov, navedenih v členu 1 Uredbe št. 1/1958 o določitvi jezikov, ki se uporabljajo v Evropski gospodarski skupnosti (5).

1.2	Prošnja mora biti dovolj natančna in vsebovati informacije, ki instituciji omogočajo prepoznati zahtevani(-e) dokument(e), ter ime in kontaktne podatke prosilca.

1.3	Če prošnja ni dovolj natančna, Odbor prosi prosilca, naj jo razjasni, pri čemer mu pomaga; v tem primeru se rok za odgovor odloži, dokler Odbor ne prejme vseh teh informacij.

1.4	V primeru ponavljajočih se ali zaporednih prošenj, ki se nanašajo na zelo obsežne dokumente ali na veliko število dokumentov, se lahko Odbor neformalno posvetuje s prosilcem, da bi našla primerno rešitev.

1.5	Prosilec ni dolžan navesti razlogov za prošnjo.

2. Obdelava prošnje:

2.1	Prošnja za dostop do dokumenta, ki ga hrani Odbor, se še isti dan, ko je registrirana, pošlje službi, pristojni za obravnavo prošenj za dostop do dokumentov, ki mora potrditi prejem prošnje, sestaviti odgovor in dostaviti dokument v predpisanem roku.

2.2	Če se prošnja nanaša na dokument, ki ga je pripravil Odbor in za katerega velja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se služba, pristojna za register, obrne na avtorja dokumenta, ki v roku petih delovnih dni pripravi predlog za nadaljnjo obravnavo prošnje.

2.3	Če obstaja dvom glede razkritja dokumentov tretje strani, se Odbor s slednjo posvetuje in prosi, da mu v roku najmanj petih delovnih dni posreduje svoje stališče, da se preveri, ali velja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2.4	Če Odbor prejme prošnjo, ki se nanaša na dokument druge institucije, ki ga slednja še ni objavila, to institucijo prosi, da mu v roku najmanj petih delovnih dni sporoči morebitne pridržke glede razkritja dokumenta.

2.5	Če tretja stran ali institucija, ki je dokument pripravila, ne odgovori v predpisanem roku, Odbor nadaljuje s postopkom.

3. Sklep:

3.1	Če se dostop do zahtevanega dokumenta odobri, Odbor prosilcu v 15 delovnih dneh od registriranja prošnje predloži zahtevani dokument. Za odgovore, s katerimi se dovoli dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen direktor direkcije A.

3.2

Če se dostop do zahtevanega dokumenta zavrne, Odbor prosilca v 15 delovnih dneh od registriranja njegove prošnje pisno obvesti o razlogih za popolno ali delno zavrnitev dostopa do dokumenta ter ga pouči o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje. Če Odbor ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec pravico do vložitve potrdilne prošnje. Za odgovore, s katerimi se v celoti ali delno zavrne dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen generalni sekretar.

3.3	V izjemnih primerih, na primer ko se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok, določen v odstavkih 3.1 in 3.2, podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da Odbor prosilca o tem predhodno obvesti in navede podrobne razloge za to.

3.4	Direktor direkcije A in generalni sekretar lahko preneseta svoja pooblastila iz odstavkov 3.1 in 3.2.

Člen 5

Potrdilne prošnje

1. Vložitev prošnje:

1.1	Potrdilna prošnja se pošlje Odboru v 15 delovnih dneh od prejema popolne ali delne zavrnitve dostopa do zahtevanega dokumenta, v primeru, da prosilec na začetno prošnjo ni prejel odgovora, pa od poteka roka, določenega za odgovor.

1.2	Za sestavo potrdilne prošnje veljajo enake formalne zahteve kot za začetno prošnjo.

2. Obdelava prošnje:

Določbe iz člena 4(2) tega sklepa se smiselno uporabljajo tudi za obravnavo potrdilnih prošenj, vendar pa Odbor ni obvezan potrditi prejema potrdilne prošnje.

3. Sklep:

3.1	Če se dostop do zahtevanega dokumenta odobri, Odbor prosilcu v 15 delovnih dneh od registriranja potrdilne prošnje predloži zahtevani dokument. Za odgovore, s katerimi se dovoli dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen predsednik Odbora.

3.2

Če se dostop do zahtevanega dokumenta zavrne, Odbor v 15 delovnih dneh od registriranja potrdilne prošnje prosilca pisno obvesti o razlogih za popolno ali delno zavrnitev in o pravnih sredstvih, ki so mu na voljo. Za odgovore, s katerimi se v celoti ali delno zavrne dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen predsednik Odbora.

3.3	V izjemnih primerih, na primer ko se potrdilna prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok, določen v odstavkih 3.1 in 3.2, podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da Odbor prosilca o tem predhodno obvesti in navede podrobne razloge za to.

3.4	Predsednik lahko prenese pooblastila iz odstavkov 3.1 in 3.2.

Člen 6

Pravna sredstva

Če Odbor v celoti ali delno zavrne dostop do dokumenta, ki je predmet potrdilne prošnje, ali ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec možnost, da proti Odboru sproži sodni postopek in/ali vloži pritožbo pri Evropskem varuhu človekovih pravic v skladu s pogoji, določenimi v členu 263 oziroma 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije.

Člen 7

Izdaja dokumentov in stroški odgovora

1. Izdaja dokumentov

1.1	Dokumenti se zagotovijo v papirni ali elektronski obliki ob upoštevanju vseh želja prosilca.

1.2	Če je Odbor ali druga institucija že objavil zadevni dokument in je zlahka dostopen, lahko Odbor prosilcu olajša dostop do dokumenta s tem, da ga obvesti, kako priti do zahtevanega dokumenta.

2. Stroški odgovora

Stroški izdelave in pošiljanja 20 ali več kopij formata A4 se lahko prosilcu zaračunajo. Zaračunani stroški ne smejo prekoračiti dejanskih stroškov postopka. Dokumenti v elektronski obliki so brezplačni.

POGLAVJE IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 8

Izvedbeni ukrepi

Generalni sekretar sprejme potrebne ukrepe za izvajanje teh določb.

Člen 9

Razveljavitev Sklepa št. 64/2003 in Sklepa št. 128/2003

Ta sklep razveljavlja Sklep predsedstva Odbora regij št. 64/2003 z dne 11. februarja 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij in Sklep predsedstva Odbora regij št. 128/2003 z dne 17. junija 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij preko elektronskega registra dokumentov.

Člen 10

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 9. oktobra 2020

Za predsedstvo Odbora regij

Apostolos TZITZIKOSTAS

Predsednik

(1) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

(2) UL L 295, 21.11.2018, str. 39.

(3) UL L 160, 28.6.2003, str. 96.

(4) UL L 173, 27.6.2001, str. 5.

(5) UL 017, 6.10.1958, str. 385.

PRILOGA

Seznam dokumentov Odbora regij, ki so neposredno dostopni javnosti

1. Dokumenti v zvezi s političnim delom

Zahtevki in razlogi za pripravo mnenj na lastno pobudo

Dodelitve zaprosil

Osnutki mnenj komisij

Osnutki predhodnih mnenj komisij

Osnutki poročil komisij

Osnutki predhodnih poročil komisij

Osnutki resolucij komisij

Informativna obvestila članom za seje komisij

Amandmaji k osnutkom mnenj komisij

Amandmaji k osnutkom predhodnih mnenj komisij

Amandmaji k osnutkom poročil komisij

Amandmaji k osnutkom predhodnih poročil komisij

Amandmaji k osnutkom resolucij komisij

Osnutki mnenj za plenarna zasedanja

Osnutki predhodnih mnenj za plenarna zasedanja

Osnutki poročil za plenarna zasedanja

Osnutki predhodnih poročil za plenarna zasedanja

Osnutki resolucij za plenarna zasedanja

Obvestila/informativna gradiva za plenarna zasedanja

Amandmaji k osnutkom mnenj za plenarna zasedanja

Amandmaji k osnutkom predhodnih mnenj za plenarna zasedanja

Amandmaji k osnutkom poročil za plenarna zasedanja

Amandmaji k osnutkom predhodnih poročil za plenarna zasedanja

Amandmaji k osnutkom resolucij za plenarna zasedanja

Poročila o razpravah na plenarnih zasedanjih

Mnenja Odbora regij

Predhodna mnenja Odbora regij

Poročila komisij o razlogih za vložitev tožbe zaradi kršitve načela subsidiarnosti ali neizvedbe obveznega posvetovanja z Odborom

Poročila Odbora regij

Predhodna poročila Odbora regij

Resolucije Odbora regij

Sklepi, da se mnenja ne pripravijo

2. Dokumenti v zvezi z organizacijo in delovanjem organov odločanja Odbora

Osnutki poslovnika

Amandmaji k osnutkom poslovnika

Poslovnik

Poročila o reviziji poslovnika

Sklepi s plenarnih zasedanj o izvolitvi članov predsedstva

Sklepi s plenarnih zasedanj o ustanovitvi komisij

Sklepi predsedstva o ustanovitvi delovnih skupin, skupnih posvetovalnih odborov, medregionalnih skupin, projektnih skupin in drugih političnih teles

Sklepi s plenarnih zasedanj o imenovanju predsednika

Sklepi s plenarnih zasedanj o imenovanju prvega podpredsednika

3. Dokumenti v zvezi s politično strategijo OR

Osnutki izjav

Izjave

Letna poročila o oceni

Poročila o oceni ob koncu mandata

Povzetki in poročila o učinku mnenj Odbora

Letna poročila o dejavnostih in povzetki

Politične prednostne naloge

Politični programi ob začetku mandata

Delovni programi komisij OR

4. Dokumenti v zvezi z delom organov Odbora

Dokumenti za seje predsedstva

Sestave

Vabila

Osnutki dnevnih redov

Seznami prisotnih

Obvestila predsedstvu

Koledarji sej

Zapisnik

Konferenca predsednikov

Dnevni redi

Dokumenti za plenarno zasedanje

Vabila

Osnutki dnevnih redov

Zapisnik

Seznami prisotnih

Izjave in govori gostov

Dokumenti komisij Odbora (poleg dokumentov iz točke 1), skupnih posvetovalnih odborov, delovnih skupin, medregionalnih skupin, projektnih skupin in drugih političnih teles Odbora

Politične prednostne naloge (vključene v akcijske načrte in delovne programe)

Politični programi ob začetku mandata

Poročila o dejavnostih in tematska poročila

Priporočila

Sestave

Vabila

Osnutki dnevnih redov

Zapisnik

Seznami prisotnih

Predlogi dejavnosti zunaj sedeža

Predstavitve v zvezi s tematskimi razpravami ali mnenji

Ožje predsedstvo

Izjave in govori predsednika

Izjave in govori podpredsednikov

Člani

Imenovanja članov

Odstopna pisma članov

Konec mandata članov

Izjave o finančnih interesih članov

Stroški in nadomestila

Pravila o povračilu potnih stroškov in plačilu pavšalnih nadomestil za potne stroške in sejnin članom

Dokumenti političnih skupin

Ustanovitev skupin

Srečanja predsednikov komisij in predsednika Odbora

Vabila

Dnevni redi

Seminarji in konference

Vabila na seje, seminarje in konference

Dokumenti o spremljanju

5. Dokumenti mrež in platform OR

Evropsko združenje za teritorialno sodelovanje (EZTS)

Nacionalni sklepi

Mreža za spremljanje subsidiarnosti

Delovni programi za subsidiarnost

Letna poročila o subsidiarnosti

Študije

Dnevni redi konference o subsidiarnosti

Brošure

Poročila o posvetovanjih

Prispevki partnerjev mreže za nadzor subsidiarnosti

Platforma Evropa 2020

Poročila o spremljanju

Seznami članov

Platforma o delitvi pristojnosti

Študije o delitvi pristojnosti

6. Dokumenti v zvezi s komuniciranjem in raziskavami

Strateški dokumenti

Komunikacijske strategije Odbora

Letni akcijski načrti na področju komuniciranja

Letna poročila o komuniciranju (o dejavnostih iz predhodnega leta)

Drugi dokumenti

Sporočila za javnost

Elektronski bilteni (na voljo naročnikom, ki se prijavijo na domači strani spletišča)

Organizacija dogodkov (konferenc, okroglih miz, javnih predstavitev, delavnic itd.)

Vabila na seje (konference, okrogle mize, javne predstavitve, delavnice itd.), odprte za javnost

Obveščanje članov o dogodkih, ki jih organizira Odbor

Programi dogodkov, ki jih organizira Odbor

Povzetki/analize/ocene dogodkov, ki jih organizira Odbor

Študije, ki jih izvaja Odbor

Študije

Raziskovalni programi predsedstva

Navodila za člane

Smernice za poročevalce

Vodnik za člane

7. Dokumenti v zvezi z odnosi z drugimi

Sporazumi o sodelovanju

Korespondenca z evropskimi in mednarodnimi institucijami in organi

Korespondenca z državami članicami

Korespondenca z lokalnimi in regionalnimi oblastmi

Korespondenca z mednarodnimi organizacijami

Korespondenca z združenji

Evropska združenja za teritorialno sodelovanje

8. Dokumenti v zvezi z upravo, načrtovanjem in poročanjem Odbora

Zaposlovanje in pripravništva

Razpisi prostih delovnih mest

Izjave o varstvu osebnih podatkov, ki se nanašajo na zaposlovanje uradnikov, napotitev napotenih nacionalnih strokovnjakov in pripravništva

Pravila, ki veljajo za nacionalne strokovnjake, napotene v Odbor

Pravila v zvezi s pripravništvi v Odboru

Pravila v zvezi s finančnim prispevkom za dejanske potne stroške standardnih pripravnikov Odbora na začetku in koncu njihovega pripravništva

Javna naročila

Splošni pogoji za naročila nizke vrednosti

Izjave o varstvu osebnih podatkov v zvezi z javnim naročanjem

Obvestila o javnih naročilih, objavljena v Uradnem listu

Obvestila o oddaji javnih naročil, objavljena v Uradnem listu

Predhodne objave prihodnjih naročil nizke in srednje vrednosti

Seznami pogodb nizke in srednje vrednosti, ki jih je Odbor sklenil v predhodnem letu

Seznami posebnih pogodb in naročilnic na podlagi okvirnih pogodb, ki jih je OR sklenil v predhodnem letu

Pravila o prijavljanju nepravilnosti in izjave o zunanjih dejavnostih visokih uradnikov

Izjave o varstvu osebnih podatkov v zvezi z varstvom podatkov med postopki prijave nepravilnosti

Pravila o prijavljanju nepravilnosti

Upravni dogovori med Odborom in OLAF

Letna poročila o poklicnih dejavnostih nekdanjih visokih uradnikov