PRILOGA I

POSLOVNIK SKUPNEGA ODBORA, USTANOVLJENEGA NA PODLAGI SPORAZUMA O GOSPODARSKEM PARTNERSTVU MED EVROPSKO UNIJO IN JAPONSKO

Člen 1

Sestava in predsedovanje

1. Skupni odbor, ki je ustanovljen s prvim odstavkom člena 22.1 Sporazuma o gospodarskem partnerstvu med Evropsko unijo in Japonsko (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 22.1 Sporazuma, in je odgovoren za splošno izvajanje in delovanje Sporazuma.

2. Skupni odbor bo sestavljen iz predstavnikov Evropske unije in Japonske ter mu bosta v skladu z odstavkom 3 člena 22.1 Sporazuma sopredsedovala član Evropske komisije, pristojen za trgovino, in japonski minister za zunanje zadeve.

3. Sopredsednika lahko zastopata njuna delegata, kot je določeno v odstavku 3 člena 22.1 Sporazuma. V tem poslovniku se vsa naknadna sklicevanja na sopredsednika Skupnega odbora razumejo tako, da vključujejo njuna delegata.

4. Sopredsednika lahko spremljajo uradniki. Seznama uradnikov iz vsake pogodbenice, ki se bodo udeležili sestanka, se pred sestankom izmenjata prek kontaktnih točk.

5. Sopredsednika se lahko soglasno odločita, da priložnostno povabita opazovalce ali neodvisne strokovnjake.

Člen 2

Kontaktni točki

1. Kontaktni točki, določeni v skladu z odstavkom 1 člena 22.6 Sporazuma (v nadaljnjem besedilu: kontaktni točki), usklajujeta pripravo in organizacijo sestankov Skupnega odbora.

2. Vsa izmenjava korespondence in komuniciranje med pogodbenicama v zvezi z delom Skupnega odbora in njegovimi sestanki se opravi prek kontaktnih točk v skladu s pododstavkom 2(c) člena 22.6 Sporazuma.

3. Kontaktni točki sta zadolženi za usklajevanje v zvezi s pripravo začasnega dnevnega reda, osnutkov sklepov in osnutkov priporočil Skupnega odbora, pa tudi za korespondenco in komuniciranje med Skupnim odborom in specializiranimi odbori, delovnimi skupinami ter drugimi organi, ustanovljenimi na podlagi Sporazuma.

Člen 3

Dnevni red

1. Kontaktni točki skupaj sestavita začasni dnevni red za vsak sestanek in ga skupaj z ustreznimi dokumenti pošljeta udeležencem Skupnega odbora najpozneje v 15 koledarskih dneh pred datumom sestanka.

2. Vsaka pogodbenica lahko predlaga točke dnevnega reda najpozneje 21 koledarskih dni pred datumom sestanka.

3. Pogodbenici lahko soglasno skrajšata roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih zadev.

4. Skupni odbor na začetku vsakega sestanka sprejme dnevni red. Poleg točk, ki so že na začasnem dnevnem redu, se nanj lahko uvrstijo tudi druge točke, če se pogodbenici s tem strinjata.

Člen 4

Delovni jezik

Če pogodbenici ne skleneta drugače, vsa korespondenca in komuniciranje med pogodbenicama v zvezi z delom Skupnega sveta ter priprava sklepov in priporočil in razprave v zvezi z njimi potekajo v angleščini.

Člen 5

Sklepi in priporočila

1. Sklepi in priporočila Skupnega odbora se v skladu s členom 22.2 Sporazuma sprejmejo soglasno. Lahko se sprejmejo po pisnem postopku z izmenjavo not med sopredsednikoma Odbora.

2. Vsem sklepom in priporočilom skupnega odbora se dodeli serijska številka, datum sprejetja in naslov, ki se nanaša na njihovo vsebino.

Člen 6

Skupni zapisnik

1. Praviloma osnutek skupnega zapisnika vključuje končni dnevni red in povzetek razprav pod vsako točko dnevnega reda.

2. Kontaktni točki pripravita osnutek skupnega zapisnika vsakega sestanka čim prej, vendar najpozneje v 60 dneh od datuma sestanka.

3. Pogodbenici pisno odobrita osnutek skupnega zapisnika čim prej, vendar najpozneje v 70 dneh od datuma sestanka. Po odobritvi kontaktni točki podpišeta dva izvoda zapisnika, vsaka pogodbenica pa prejme po en izvirnik teh dokumentov. Pogodbenici se lahko odločita, da to zahtevo izpolnita s podpisom in izmenjavo elektronskih izvodov.

Člen 7

Obveščanje javnosti in zaupnost

1. Sestanki Skupnega odbora niso odprti za javnost, če ni drugače določeno v Sporazumu ali se tako odločita pogodbenici.

2. Če pogodbenica Skupnemu odboru ali kateremu koli specializiranemu odboru, delovni skupini ali drugemu organu, ustanovljenemu na podlagi Sporazuma, predloži informacije, ki v skladu z njenimi zakoni in predpisi veljajo za zaupne ali zaščitene pred razkritjem, druga pogodbenica te informacije obravnava kot zaupne, kot je določeno v členu 1.6 Sporazuma.

3. Ob upoštevanju odstavka 2 tega člena lahko vsaka pogodbenica v katerem koli ustreznem mediju objavi dokončni dnevni red, ki sta ga pogodbenici pripravili pred sestankom Skupnega odbora, in odobreni skupni zapisnik, pripravljen v skladu s členom 6. Vsaka pogodbenica zagotovi, da se sklepi, priporočila in razlage, ki jih sprejme Skupni odbor, objavijo.

Člen 8

Stroški

Obe pogodbenici krijeta svoje stroške, ki nastanejo zaradi udeležbe na sestankih Skupnega odbora. Stroške v zvezi z organizacijo sestankov krije pogodbenica gostiteljica. Če sestanek poteka zunaj Evropske unije ali Japonske, pogodbenici soglasno določita odgovornost za stroške, ki nastanejo zaradi organizacije sestanka.

PRILOGA II

POSLOVNIK SVETA

V postopkih sveta v skladu z oddelkom C poglavja 21 (Reševanje sporov) Sporazuma se uporabljajo naslednja pravila:

I. Opredelitev pojmov

V tem poslovniku:

(a)	„upravno osebje“ nekega arbitra pomeni osebe, ki delujejo po navodilih in pod nadzorom tega arbitra, razen pomočnikov;

(b)	„svetovalec“ pomeni osebo, ki jo pogodbenica pooblasti za svetovanje ali pomoč za namene postopka sveta, razen predstavnikov te pogodbenice;

(c)	„Sporazum“ pomeni Sporazum o gospodarskem partnerstvu med Evropsko unijo in Japonsko;

(d)	„arbiter“ pomeni člana sveta;

(e)	„pomočnik“ pomeni osebo, ki v okviru mandata arbitra opravlja raziskave ali zagotavlja pomoč arbitru;

(f)	„kodeks ravnanja“ pomeni kodeks ravnanja za arbitre iz člena 21.30 Sporazuma;

(g)	„pogodbenica pritožnica“ pomeni pogodbenico, ki zahteva ustanovitev sveta v skladu s členom 21.7 Sporazuma;

(h)	„dnevi“ pomeni koledarske dneve;

(i)	„svet“ pomeni svet, ustanovljen v skladu s členom 21.7 Sporazuma;

(j)	„pogodbenica, proti kateri je vložena pritožba“ pomeni pogodbenico, proti kateri je bil sprožen spor pred svetom, v skladu s členom 21.7;

(k)	„postopek“ pomeni postopek sveta; ter

(l)	„predstavnik“ v zvezi s pogodbenico pomeni uradnika ali katero koli drugo osebo ministrstva ali agencije ali katerega koli drugega javnega subjekta pogodbenice in drugo osebje, ki ga pogodbenica imenuje za svojega predstavnika v postopkih Sveta.

II. Imenovanje arbitrov

Urad, ki ga je pogodbenica pritožnica določila v skladu z odstavkom 1 člena 21.25 Sporazuma, je odgovoren za organizacijo žreba iz odstavkov 3, 4 in 5 člena 21.8 Sporazuma in dovolj zgodaj obvesti oba sopredsednika Skupnega odbora o datumu, času in kraju žreba. Sopredsednik iz pogodbenice, proti kateri je vložena pritožba, je med žrebom lahko prisoten, lahko pa ga zastopa tudi nekdo drug. Prisotni so lahko tudi predstavniki obeh pogodbenic. V vsakem primeru se žreb opravi s prisotno pogodbenico oziroma prisotnima pogodbenicama.

Pogodbenici vsakega posameznika, ki je bil imenovan, da opravlja nalogo arbitra v skladu s členom 21.8 Sporazuma, pisno obvestita o imenovanju. Posamezniki svojo razpoložljivost potrdijo obema pogodbenicama v petih dneh od dne, ko so bili obveščeni o svojem imenovanju.

III. Organizacijska seja

Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se sestaneta s svetom v sedmih dneh od datuma ustanovitve sveta, da se določijo zadeve, ki se pogodbenicama ali Svetu zdijo primerne, vključno s:

(a)	honorarji in stroški, ki se plačajo arbitrom in so v skladu s standardi in merili STO;

(b)	honorarji za pomočnike. Skupni znesek honorarjev za pomočnika ali pomočnike posameznega arbitra ne sme preseči 50 % honorarja tega arbitra, razen če se pogodbenici dogovorita drugače; ter

(c)	časovnim razporedom za postopek, ki se določi glede na časovni pas pogodbenice, proti kateri je vložena pritožba.

Na tem sestanku lahko osebno ali prek telefonske ali video konference sodelujejo le arbitri in predstavniki pogodbenic, ki so uradniki ali druge osebe ministrstva ali agencije ali katerega koli drugega javnega subjekta.

IV. Uradna obvestila

Vsi zahtevki, obvestila, pisna stališča ali drugi dokumenti, ki jih pošlje:

(a)	svet, se hkrati pošljejo obema pogodbenicama;

(b)	pogodbenica svetu, se v kopiji hkrati pošljejo še drugi pogodbenici; ter

(c)	pogodbenica drugi pogodbenici, se v kopiji hkrati pošljejo še svetu, če je to primerno.

Vsak dokument iz tega odstavka se po potrebi v kopiji hkrati pošlje tudi zunanjemu organu iz odstavka 2 člena 21.25 Sporazuma.

Uradno obvestilo o katerem koli dokumentu iz odstavka 5, ki se pošlje pogodbenici, se naslovi na urad, ki ga določi ta pogodbenica v skladu z odstavkom 1 člena 21.25 Sporazuma.

Vsa uradna obvestila iz točke 5 se pošljejo po elektronski pošti ali, če je ustrezno, po katerem koli drugem telekomunikacijskem sredstvu, s katerim je mogoče dokazati, da je bila pošta poslana. Če ni dokazano nasprotno, se šteje, da je bilo tako uradno obvestilo prejeto na dan pošiljanja.

Manjše pisne napake v zahtevkih, obvestilih, pisnih stališčih ali drugih dokumentih v zvezi s postopki sveta se lahko popravijo s predložitvijo novega dokumenta, v katerem so spremembe jasno razvidne.

Če je zadnji dan za predložitev dokumenta državni praznik Japonske ali Evropske unije ali kateri koli drug dan, ko so uradi vlade ene od pogodbenic uradno ali zaradi višje sile zaprti, se šteje, da je dokument prejet naslednji delovni dan. Na organizacijskem sestanku iz odstavka 4 vsaka pogodbenica predloži seznam svojih državnih praznikov in vseh drugih dni, ko so uradi te pogodbenice uradno zaprti. Vsaka pogodbenica med postopkom sveta posodablja svoj seznam.

V. Pisna stališča

10.

Pogodbenica pritožnica svoja pisna stališča predloži najpozneje 20 dni po ustanovitvi sveta. Pogodbenica, proti kateri je vložena pritožba, predloži pisni odgovor najpozneje 20 dni po datumu prejema pisnega stališča pogodbenice pritožnice.

VI. Delovanje sveta

11.

Predsednik sveta predseduje vsem sestankom sveta. Svet lahko predsednika pooblasti za odločanje o upravnih in postopkovnih zadevah.

12.

Razen če je v poglavju 21 Sporazuma ali v tem poslovniku določeno drugače, lahko svet opravlja svoje dejavnosti z uporabo katerih koli sredstev, tudi telefona, telefaksa ali računalniških povezav.

13.

Kadar se pojavi postopkovno vprašanje, ki ga poglavje 21 Sporazuma, ta poslovnik ali kodeks ravnanja za arbitre iz člena 21.30 ne zajemajo, lahko svet po posvetovanju s pogodbenicama sprejme ustrezen postopek, ki je združljiv s temi določbami.

14.

Svet lahko po posvetovanju s pogodbenicama spremeni kateri koli rok razen roka iz poglavja 21 Sporazuma ter opravi katero koli drugo postopkovno ali upravno prilagoditev postopkov. Kadar se svet posvetuje s pogodbenicama, ju pisno obvesti o predlagani spremembi ali prilagoditvi in razlogih zanjo.

VII. Hearings

15.

Na podlagi časovnega razporeda, določenega v skladu z odstavkom 4, predsednik sveta po posvetovanju s pogodbenicama in drugimi arbitri določi datum in uro obravnave.

16.

Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, pogodbenica, v kateri obravnava poteka, v skladu z odstavkom 2 člena 21.15 Sporazuma:

(a)	določi kraj obravnave in o tem obvesti predsednika sveta; ter

(b)	je zadolžena za logistično upravljanje obravnave.

17.

Če se pogodbenici ne dogovorita drugače in brez poseganja v odstavek 46, si pogodbenici delita stroške, ki izhajajo iz logističnega upravljanja obravnave.

18.

Predsednik sveta pogodbenici in po potrebi zunanji organ iz odstavka 2 člena 21.25 Sporazuma pravočasno pisno uradno obvesti o datumu, času in kraju obravnave. Pogodbenica, v kateri poteka obravnava, ali, kadar je to ustrezno, zunanji organ iz odstavka 2 člena 21.25 Sporazuma javno objavi te informacije, razen če je obravnava zaprta za javnost.

19.

Praviloma se izvede samo ena obravnava. Če spor vključuje vprašanja izjemne kompleksnosti, lahko svet po posvetovanju s pogodbenicama na lastno pobudo ali na zahtevo ene od pogodbenic skliče dodatne obravnave. Za vsako dodatno obravnavo se smiselno uporabljajo odstavki 15 do 18.

20.

Vsi arbitri so navzoči med celotno obravnavo.

21.

Ne glede na to, ali je obravnava odprta za javnost ali ne, se obravnave lahko udeležijo naslednje osebe:

(a)	predstavniki pogodbenic;

(b)	svetovalci;

(c)	pomočniki in upravno osebje;

(d)	tolmači, prevajalci in sodni zapisnikarji sveta; ter

(e)	strokovnjaki, ki jih določi svet v skladu z odstavkom 2 člena 21.17 Sporazuma.

22.

Vsaka pogodbenica najpozneje pet dni pred datumom obravnave svetu predloži seznam imen oseb, ki bodo na obravnavi v imenu zadevne pogodbenice ustno predstavile trditve ali navedbe, ter drugih zastopnikov in svetovalcev, ki bodo navzoči na obravnavi.

23.

Svet vodi obravnavo, kot je navedeno v nadaljevanju, ter zagotovi, da imata pogodbenica pritožnica in pogodbenica, proti kateri je vložena pritožba, na razpolago enako časa pri trditvah in nasprotnih trditvah:

Trditve

(a)	trditev pogodbenice pritožnice; ter

(b)	trditev pogodbenice, proti kateri je vložena pritožba.

Nasprotne trditve

(a)	odgovor pogodbenice pritožnice; ter

(b)	replika pogodbenice, proti kateri je vložena pritožba.

24.

Svet lahko kadar koli med obravnavo naslovi vprašanja neposredno na katero koli pogodbenico.

25.

Svet poskrbi za pripravo zapisnika zaslišanja, ki se čim prej po obravnavi pošlje strankama. Pogodbenici lahko predložita pripombe v zvezi z zapisnikom, svet pa lahko te pripombe preuči.

26.

Vsaka pogodbenica lahko v 10 dneh po datumu obravnave predloži dopolnilno pisno stališče glede katerega koli vprašanja, ki se je pojavilo med obravnavo.

VIII. Posvetovanja

27.

Razprav sveta se lahko udeležijo le arbitri. Ne glede na prejšnji stavek lahko svet dovoli, da so med njegovimi razpravami navzoči pomočniki.

IX. Pisna vprašanja

28.

Svet lahko kadar koli med postopkom predloži pisna vprašanja eni ali obema pogodbenicama. Vsa vprašanja, ki se predložijo eni od pogodbenic, se v kopiji pošljejo tudi drugi pogodbenici.

29.

Vsaka pogodbenica kopijo svojih odgovorov na vprašanja sveta predloži drugi pogodbenici. Vsaka pogodbenica ima možnost, da v petih dneh od prejema take kopije poda pisne pripombe na odgovor druge pogodbenice.

X. Zamenjava arbitrov

30.

Za zamenjavo arbitra v skladu s členom 21.11 Sporazuma se smiselno uporablja člen 21.8.

31.

Če katera od pogodbenic meni, da arbiter ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja in ga je treba zato zamenjati, ta pogodbenica drugo pogodbenico o tem uradno obvesti v 15 dneh od trenutka, ko je pridobila dovolj dokazov o arbitrovem neizpolnjevanju zahtev iz kodeksa ravnanja.

32.

Če katera od pogodbenic meni, da arbiter, ki ni predsednik, ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se pogodbenici posvetujeta in, če se o tem sporazumeta, izbereta novega arbitra v skladu z odstavkom 30.

Če se pogodbenici ne strinjata glede potrebe po zamenjavi arbitra, lahko katera koli od njiju zahteva, da se zadeva predloži predsedniku sveta, ki sprejme končno odločitev.

Če na podlagi te zahteve predsednik ugotovi, da arbiter ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se izbere nov arbiter v skladu z odstavkom 30.

33.

Če katera od pogodbenic meni, da predsednik sveta ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se pogodbenici posvetujeta in, če se o tem sporazumeta, izbereta novega predsednika v skladu z odstavkom 30.

Če se pogodbenici ne strinjata glede potrebe po zamenjavi predsednika, lahko katera koli od njiju zahteva, da se zadeva predloži obema preostalima arbitroma. Arbitra se najpozneje 10 dni po datumu predložitve zahteve odločita, ali obstaja potreba po zamenjavi predsednika sveta. Odločitev arbitrov o potrebi po zamenjavi predsednika je dokončna.

Če se arbitra odločita, da predsednik ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se izbere nov predsednik v skladu z odstavkom 30.

34.

Postopek se začasno ustavi za obdobje, potrebno za izvedbo postopkov iz odstavkov 30 do 33.

XI. Zaupnost

35.

Če pogodbenica svetu predloži zaupno različico svojih pisnih stališč, na zahtevo druge pogodbenice v 20 dneh od datuma zahteve predloži tudi nezaupno različico stališč, ki se lahko razkrije javnosti. Ta pravila pogodbenici v ničemer ne preprečujejo, da javnosti razkrije svoja stališča, če pri tem ne razkrije nobene informacije, ki jo druga pogodbenica označi kot zaupno. Če stališča in trditve pogodbenice vsebujejo zaupne informacije, se svet sestane za zaprtimi vrati. Svet in pogodbenici ohranjajo zaupnost obravnav sveta, kadar obravnave potekajo za zaprtimi vrati.

XII. Enostranski stiki

36.

Svet se ne sestaja oziroma ne stopi v stik s pogodbenico v odsotnosti druge pogodbenice.

37.

Arbiter ne razpravlja o nobenem vidiku zadeve v postopku s pogodbenico oziroma pogodbenicama v odsotnosti drugih arbitrov.

XIII. Stališča amicus curiae

38.

Če se pogodbenici v treh dneh od datuma ustanovitve sveta ne dogovorita drugače, lahko svet prejme nezahtevana pisna stališča oseb iz odstavka 3 člena 21.17 Sporazuma, ki so neodvisne od vlad pogodbenic, če so stališča predložena v 10 dneh od datuma ustanovitve sveta.

39.

Zadevna stališča so jedrnata in v nobenem primeru niso daljša od 15 strani z dvojnim razmikom vrstic ter so neposredno povezana z dejanskim ali pravnim vprašanjem, ki ga obravnava svet. Stališča vsebujejo opis osebe, ki jih predloži, pri čemer ta opis vključuje:

(a)	v primeru fizične osebe, njeno državljanstvo; ter

(b)	v primeru pravne osebe, njen sedež, vrsto njenih dejavnosti, pravni status, splošne cilje in vir financiranja.

Vsaka oseba v svojih stališčih izrazi interes, ki ga ima v postopku. Stališča se pripravijo v jezikih, ki jih izbereta pogodbenici v skladu z odstavkoma 42 in 43 tega poslovnika.

40.

Svet v svojem poročilu navede vsa stališča, ki jih je prejel v skladu z odstavkoma št. 38 in 39. Svet v svojem poročilu ni dolžan obravnavati trditev iz takih stališč. Navedena stališča se predložijo pogodbenicama, da izrazita svoje pripombe. Svet upošteva pripombe pogodbenic, ki so bile predložene Svetu v 10 dneh.

XIV. Nujni primeri

41.

V nujnih primerih iz poglavja 21 Sporazuma svet po posvetovanju s pogodbenicama ustrezno prilagodi roke iz tega poslovnika. Svet o takih prilagoditvah uradno obvesti pogodbenici.

XV. Jezik in prevod

42.

Pogodbenici si med posvetovanji iz člena 21.5 Sporazuma in najpozneje na organizacijskem sestanku iz odstavka 4 prizadevata za dogovor o skupnem delovnem jeziku za postopke pred svetom. Vsaka pogodbenica najpozneje v 90 dneh po tem, ko Skupni odbor sprejme ta poslovnik v skladu s pododstavkom 4(f) člena 22.1 Sporazuma, uradno sporoči drugi pogodbenici seznam jezikov, ki jim daje prednost. Seznam vključuje vsaj en delovni jezik STO.

43.

Če se pogodbenici ne moreta dogovoriti o skupnem delovnem jeziku, vsaka pogodbenica predloži svoje pisne pripombe v svojem izbranem jeziku, pri čemer po potrebi hkrati zagotovi prevod v enega od delovnih jezikov STO, ki ga je v skladu z odstavkom 42 sporočila druga pogodbenica. Pogodbenica, ki je odgovorna za organizacijo ustne obravnave, po potrebi zagotovi tolmačenje ustnih stališč v isti delovni jezik STO.

44.

Vmesno in končno poročilo sveta se izdata v skupnem delovnem jeziku. Če se pogodbenici nista dogovorili o skupnem delovnem jeziku, se vmesno in končno poročilo sveta izdata v delovnih jezikih STO iz odstavka 43.

45.

Pogodbenica lahko predloži pripombe o točnosti prevoda vsake prevedene različice dokumenta, ki je sestavljen v skladu s temi pravili.

46.

Če je potreben prevod ali tolmačenje pisnih in ustnih stališč pogodbenice v ustrezni delovni jezik STO, ta pogodbenica krije s tem povezane stroške.

PRILOGA III

POSTOPEK MEDIACIJE

I. Cilj

Cilj postopka mediacije iz člena 21.6 Sporazuma, kot je določen v tem dokumentu, je s celovitim in hitrim postopkom s pomočjo mediatorja olajšati iskanje sporazumih rešitev.

II. Opredelitev pojmov

V tem dokumentu:

(a)	„Sporazum“ pomeni Sporazum o gospodarskem partnerstvu med Evropsko unijo in Japonsko;

(b)	„kodeks ravnanja“ pomeni kodeks ravnanja za arbitre iz člena 21.30 Sporazuma;

(c)	„dnevi“ pomeni koledarske dneve;

(d)	„Skupni odbor“ pomeni skupni odbor, ustanovljen v skladu s členom 22.1 Sporazuma;

(e)	„pogodbenica, ki prejme zahtevo“ pomeni pogodbenico, na katero je naslovljena zahteva za začetek postopka mediacije v skladu s členom 21.6 Sporazuma;

(f)	„pogodbenica, ki je predložila zahtevo“ pomeni pogodbenico, ki zahteva začetek postopka mediacije v skladu s členom 21.6 Sporazuma; ter

(g)	„poslovnik“ pomeni poslovnik sveta iz člena 21.30 Sporazuma.

III. Začetek postopka mediacije

Pogodbenica lahko kadar koli zahteva, da pogodbenici začneta postopek mediacije. Taka zahteva se v pisni obliki naslovi na drugo pogodbenico. Zahteva mora biti dovolj podrobna, da lahko druga pogodbenica jasno razume pomisleke pogodbenice, ki je zahtevala postopek mediacije. Pogodbenica, ki je predložila zahtevo, v svoji zahtevi opiše sporno zadevo, tako da:

(a)	opredeli specifičen ukrep;

(b)	predloži izjavo o domnevnih škodljivih vplivih, ki jih ima ali jih bo imel ukrep – po mnenju pogodbenice, ki je predložila zahtevo – na trgovino ali naložbe med pogodbenicama; ter

(c)	pojasni vzročno zvezo med ukrepom in škodljivimi učinki na trgovino in naložbe med pogodbenicama.

Običajno se pričakuje, da bo pogodbenica uporabila vse ustrezne določbe o sodelovanju ali posvetovanju iz Sporazuma, preden bo na drugo pogodbenico naslovila pisno zahtevo v skladu z odstavkom 3. Pojasniti je treba, da posvetovanja iz člena 21.5 Sporazuma pred začetkom postopka mediacije niso potrebna.

Postopek mediacije se lahko začne šele na podlagi medsebojnega dogovora pogodbenic o tem, da se preučijo sporazumne rešitve ter upoštevajo vsi nasveti in predlagane rešitve mediatorja. Pogodbenica, ki prejme zahtevo, jo obravnava razumevajoče in jo v pisnem odgovoru sprejme ali zavrne v 10 dneh od njenega prejema. Če pogodbenica, ki prejme zahtevo, ne odgovori v tem roku, se zahteva šteje za zavrnjeno. Za datum začetka postopka mediacije se šteje datum, ko pogodbenica, ki je predložila zahtevo, prejme odgovor o sprejetju pogodbenice, ki je zahtevo prejela.

IV. Izbira mediatorja

Pogodbenici si prizadevata, da se sporazumeta o mediatorju najpozneje v 15 dneh po datumu začetka postopka mediacije.

Če pogodbenici v roku, določenem v odstavku 6, ne dosežeta dogovora o mediatorju, sopredsednik Skupnega odbora iz pogodbenice, ki je predložila zahtevo, ali njegov pooblaščenec na zahtevo katere koli pogodbenice z žrebom v petih dneh od zahteve izbere mediatorja s podseznama predsednikov, sestavljenega v skladu z odstavkom 1 člena 21.9 Sporazuma. Zahteva se v kopiji pošlje drugi pogodbenici.

Urad, ki ga je pogodbenica, ki je predložila zahtevo, določila v skladu z odstavkom 1 člena 21.25 Sporazuma, je odgovoren za organizacijo žreba in dovolj zgodaj obvesti oba sopredsednika Skupnega odbora o datumu, času in kraju žreba. Sopredsednik iz pogodbenice, ki prejme zahtevo, je med žrebom lahko prisoten, lahko pa ga zastopa tudi nekdo drug. Prisotni so lahko tudi predstavniki obeh pogodbenic. V vsakem primeru se žreb opravi s prisotno pogodbenico oziroma prisotnima pogodbenicama.

Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, mediator ni državljan nobene od pogodbenic in ni zaposlen s strani nobene od pogodbenic.

10.

Mediator pogodbenicama na nepristranski in pregleden način pomaga razjasniti sporno zadevo, vključno z možnimi vplivi specifičnega ukrepa na trgovino ali naložbe, ter poiskati sporazumno rešitev.

11.

Za mediatorja se smiselno uporablja kodeks ravnanja za arbitre, ki ga sprejme Skupni odbor v skladu s členom 21.30 Sporazuma.

V. Pravila postopka mediacije

12.

V 10 dneh od datuma, ko je bil o mediatorju dosežen odgovor v skladu z odstavkom 6 ali je bil mediator izbran v skladu z odstavkom 7, pogodbenica, ki je predložila zahtevo, mediatorju in pogodbenici, ki je prejela zahtevo, predloži podroben opis sporne zadeve, vključno s tem, kako se specifični ukrep uporablja ali bi se uporabljal in kako vpliva na trgovino ali naložbe. V 20 dneh od datuma predložitve tega stališča lahko pogodbenica, ki prejme zahtevo, predloži pisne pripombe na opis. Vsaka pogodbenica lahko v opis ali pripombe vključi vse informacije, ki so po njenem mnenju pomembne.

13.

Mediator lahko določi najprimernejši način za razjasnitev sporne zadeve, vključno z možnimi učinki specifičnega ukrepa na trgovino ali naložbe. Zlasti lahko mediator organizira sestanke med pogodbenicama, se posvetuje s pogodbenicama skupaj ali posamezno ter zagotovi vsakršno dodatno podporo, ki jo zahtevata pogodbenici. Mediator lahko po posvetovanju s pogodbenicama prosi za pomoč ali nasvet ustreznih strokovnjakov in zainteresiranih strani.

14.

Mediator si prizadeva pogodbenicama v preučitev ponuditi nasvete in predlagati rešitev. Pogodbenici lahko ponujeno rešitev sprejmeta ali zavrneta ali pa se dogovorita o drugačni rešitvi. Mediator ne daje nasvetov ali pripomb glede skladnosti specifičnega ukrepa s Sporazumom.

15.

Postopek poteka v pogodbenici, ki prejme zahtevo, razen če se pogodbenici dogovorita drugače.

16.

Pogodbenici si v 60 dneh od datuma, ko je bil o mediatorju dosežen dogovor v skladu z odstavkom 6 ali je bil mediator izbran v skladu z odstavkom 7, prizadevata doseči sporazumno rešitev. Na zahtevo pogodbenice se sporazumna rešitev sprejme s sklepom Skupnega odbora. Sporazumne rešitve se javno objavijo, razen če se pogodbenici dogovorita drugače. Različica, ki se razkrije javnosti, ne sme vsebovati informacij, ki jih je pogodbenica označila za zaupne. Do sprejetja dokončne sporazumne rešitve lahko pogodbenici preučujeta možne vmesne rešitve.

17.

Na zahtevo ene od pogodbenic mediator pogodbenicama v pisni obliki predloži osnutek poročila o dejanskem stanju, ki vsebuje kratek povzetek o:

(a)	sporni zadevi, vključno z možnimi učinki specifičnega ukrepa na trgovino ali naložbe;

(b)	izvedenih postopkih;

(c)	stališčih, ki so jih izrazili pogodbenici, strokovnjaki in zainteresirane strani, kadar je to ustrezno; ter

(d)	vseh sporazumnih in vmesnih rešitvah, kadar je to ustrezno,

v 15 dneh od zahteve za to poročilo.

Pogodbenici lahko predložita pripombe na osnutek poročila o dejanskem stanju v 15 dneh od njegove izdaje. Po preučitvi pripomb, ki sta jih predložili pogodbenici, mediator pogodbenicama v 30 dneh od izdaje osnutka poročila o dejanskem stanju predloži končno poročilo o dejanskem stanju v pisni obliki. Poročilo o dejanskem stanju ne vključuje nobene razlage Sporazuma s strani mediatorja.

18.

Postopek mediacije se konča:

(a)	s sprejetjem sporazumne rešitve, dosežene med pogodbenicama, na datum sprejetja;

(b)	s pisno izjavo mediatorja po posvetovanju s pogodbenicama, da nadaljnja prizadevanja v okviru mediacije ne bi bila koristna, na datum predložitve te izjave;

(c)	ko pogodbenici dosežeta sporazumni dogovor v kateri koli fazi postopka, in sicer na datum tega dogovora; ali

(d)	s pisno in utemeljeno izjavo ene od pogodbenic po proučitvi sporazumnih rešitev v okviru postopka mediacije, na datum te izjave.

Zaključek postopka mediacije ne posega v odstavek 17.

19.

Za postopek mediacije se smiselno uporabljajo odstavki 5 do 9, 15 do 26, 33, 34 in 42 do 46 poslovnika sveta.

VI. Zaupnost

20.

Razen če se pogodbenici dogovorita drugače in brez poseganja v odstavek 16, so vse faze postopka mediacije, vključno z vsemi nasveti ali predlaganimi rešitvami, zaupne. Mediator in pogodbenici vse informacije, ki jih ena od pogodbenic predloži mediatorju ali ki so prejete iz katerega koli drugega vira, ki je bil označen kot zaupen, obravnavata kot zaupne. Vendar lahko katera koli od pogodbenic javnosti razkrije, da poteka mediacija.

VII. Razmerje do drugih postopkov reševanja sporov

21.

Postopek mediacije ne posega v pravice in obveznosti, ki jih imata pogodbenici na podlagi poglavja 21 (Reševanje sporov) Sporazuma ali na podlagi postopka reševanja sporov v okviru katerega koli drugega sporazuma.

22.

Pogodbenica se ne sklicuje na navedeno v nadaljevanju in tega ne predlaga kot dokaz v drugih postopkih reševanja sporov iz tega sporazuma ali katerega koli drugega sporazuma, prav tako pa ni dopustno, da navedeno v nadaljevanju upošteva svet:

(a)	stališča, ki jih je zavzela druga pogodbenica v postopku mediacije, ali informacije, ki so bile zbrane v skladu z odstavkom 13;

(b)	dejstvo, da je druga pogodbenica izrazila pripravljenost sprejeti rešitev v zvezi z zadevo, ki je predmet mediacije; ali

(c)	nasveti ali predlogi mediatorja.

23.

Razen če se pogodbenici dogovorita drugače, mediator ne sme biti arbiter ali član sveta v drugih postopkih reševanja sporov v okviru Sporazuma ali katerega koli drugega sporazuma, če je imel v isti zadevi vlogo mediatorja.

VIII. Časovno obdobje

24.

Vsako časovno obdobje iz tega postopka mediacije lahko pogodbenici sporazumno spremenita.

IX. Stroški

25.

Vsaka pogodbenica krije svoje stroške, ki nastanejo pri udeležbi v postopku mediacije.

26.

Organizacijske stroške, vključno s honorarjem in stroški za mediatorja, si pogodbenici enakopravno delita med sabo. Honorar mediatorja je enakovreden honorarju arbitrov iz odstavka 4 poslovnika Sveta.

PRILOGA IV

KODEKS RAVNANJA ZA ARBITRE

I. Opredelitev pojmov

V tem kodeksu ravnanja:

(a)	„upravno osebje“ nekega arbitra pomeni osebe, ki delujejo po navodilih in pod nadzorom tega arbitra, razen pomočnikov;

(b)	„Sporazum“ pomeni Sporazum o gospodarskem partnerstvu med Evropsko unijo in Japonsko;

(c)	„arbiter“ pomeni člana sveta;

(d)	„pomočnik“ pomeni osebo, ki v okviru mandata arbitra opravlja raziskave ali zagotavlja pomoč navedenemu arbitru;

(e)	„kandidat“ pomeni posameznika, čigar ime je na seznamu arbitrov iz člena 21.9 Sporazuma;

(f)	„svet“ pomeni svet, ustanovljen v skladu s členom 21.7 Sporazuma; ter

(g)	„postopek“ pomeni postopek sveta.

II. Predložitev kodeksa ravnanja

Pogodbenici ta kodeks ravnanja predložita vsem kandidatom, ko se njihovo ime uvrsti na seznam iz člena 21.9 Sporazuma.

III. Glavna načela

Vsak kandidat in arbiter spoštuje visoke standarde ravnanja v skladu s tem kodeksom ravnanja, da se ohrani neoporečnost in nepristranskost mehanizma za reševanje sporov.

IV. Obveznosti glede razkritja informacij

Preden kandidat, pozvan k opravljanju funkcije arbitra, sprejme imenovanje za arbitra, mora razkriti vse svoje interese, razmerja ali zadeve, ki bi lahko vplivali na njegovo neodvisnost ali nepristranskost ali ki bi lahko utemeljeno ustvarjali vtis neprimernega ravnanja ali pristranskosti v postopku. V ta namen si čim bolj prizadeva ugotoviti obstoj tovrstnih interesov, razmerij in zadev, vključno s finančnimi, poklicnimi, zaposlitvenimi ali družinskimi interesi.

Obveznost glede razkritja informacij v skladu z odstavkom 4 velja stalno in se uporablja tudi za arbitra po sprejetju imenovanja. Med postopkom arbiter pogodbenicama pisno razkrije vse nove informacije v zvezi z obveznostjo iz odstavka 4 v najkrajšem možnem času, potem ko je izvedel zanje.

Pri izpolnjevanju teh zahtev glede razkritja informacij je treba spoštovati zasebnost posameznika.

V. Izvajanje nalog

Arbiter mora biti po sprejetju imenovanja ves čas trajanja postopka sveta na voljo, da lahko svoje dolžnosti izpolnjuje temeljito in učinkovito ter pošteno in vestno.

Arbiter obravnava le tista vprašanja v zvezi s posameznim postopkom, ki so potrebna za sprejetje odločitve, in nalog v zvezi s preučevanjem ne prenaša na druge osebe.

Arbiter ne vzpostavlja enostranskih stikov v zvezi z zadevami, ki jih preučuje svet v postopkih.

VI. Neodvisnost in nepristranskost

10.

Arbiter je neodvisen in nepristranski, izogiba se neposrednim in posrednim navzkrižjem interesov, nanj ne smejo vplivati lastni interesi, zunanji pritiski, politični pomisleki, zahteve javnosti in zvestoba pogodbenici ali strah pred kritiko ter se izogiba ustvarjanju vtisa neprimernosti ali pristranskosti.

11.

Arbiter ne sprejema, neposredno ali posredno, nobenih obveznosti in ne sprejema ugodnosti, ki bi na kakršen koli način vplivale ali dajale vtis, da vplivajo na ustrezno izpolnjevanje njegovih dolžnosti.

12.

Arbiter ne izrablja svojega položaja v svetu, da bi ugodil lastnim ali zasebnim interesom, in se izogiba vsem dejanjem, ki bi lahko ustvarjala vtis, da so drugi v posebnem položaju, da lahko nanj vplivajo.

13.

Arbiter ne dovoli, da bi pretekla ali obstoječa finančna, poslovna, poklicna, osebna, družinska ali socialna razmerja ali odgovornosti vplivali na njegovo ravnanje ali presojo.

14.

Arbiter se izogiba vzpostavljanju razmerij ali pridobivanju finančnih interesov, ki bi lahko vplivali na njegovo nepristranskost ali utemeljeno ustvarjali vtis neprimernosti ali pristranskosti.

15.

Nekdanji arbiter se izogiba dejavnostim, ki lahko ustvarjajo vtis, da je bil pri opravljanju svojih dolžnosti pristranski ali da se je okoriščal z odločitvijo sveta, v okviru katerega je opravljal svoje naloge.

VII. Zaupnost

16.

Arbiter nikdar ne razkrije nejavnih informacij o postopku sveta, v zvezi s katerim je imenovan, ali informacij, ki jih je v okviru tega postopka pridobil. Arbiter v nobenem primeru ne uporabi tovrstnih informacij za pridobitev osebnih koristi ali koristi za druge ali za škodovanje interesom drugih oseb.

17.

Arbiter ne razkrije odločitve sveta ali njenih delov, razen če je odločitev javno dostopna.

18.

Arbiter nikdar ne razkrije posvetovanj sveta ali stališča katerega od arbitrov in ne daje izjav o postopku sveta, v zvezi s katerim je imenovan, ali o spornih vprašanjih v takem postopku.

19.

Obveznosti iz odstavkov 16 do 18 se še naprej uporabljajo za nekdanjega arbitra.

VIII. Druge obveznosti

20.

Kandidat ali arbiter o zadevah v zvezi z dejanskimi ali morebitnimi kršitvami tega kodeksa ravnanja obvesti obe pogodbenici v najkrajšem možnem času in na zaupni osnovi, da jih lahko preučita.

21.

Arbiter z vsemi razumnimi in ustreznimi ukrepi zagotovi, da njegovi pomočniki in upravno osebje poznajo in upoštevajo obveznosti v okviru funkcije arbitra iz delov III, IV, VI in VII tega kodeksa ravnanja.

22.

Vsak arbiter si beleži ter izstavi končni obračun za čas, ki ga je porabil za postopek sveta, za svoje stroške ter tudi za čas in stroške svojih pomočnikov.