25.3.2015   

SL

Uradni list Evropske unije

L 79/1

UREDBA SVETA (EU) 2015/496

z dne 17. marca 2015

o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 352 Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Evropske Komisije,

po posredovanju osnutka zakonodajnega akta nacionalnim parlamentom,

ob upoštevanju odobritve Evropskega parlamenta,

v skladu s posebnim zakonodajnim postopkom,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

V skladu z Uredbo Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 z dne 1. februarja 1983 o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (1) se arhivsko gradivo Unije ohrani in po izteku 30-letnega obdobja da na voljo javnosti, kadar koli je to mogoče.

(2)

Obveznost ustanovitve arhivskega gradiva in njihovega odpiranja za javnost, kadar koli je to mogoče, velja za vsako izmed institucij iz Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 (v nadaljnjem besedilu: institucije), v skladu s pogoji iz navedene uredbe.

(3)

Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 določa, da lahko vsaka institucija hrani svoje arhivsko gradivo na katerem koli mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno.

(4)

Leta 1984 so se Evropski parlament, Svet in Komisija odločili, da bodo deponirali svoje arhivsko gradivo pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah, kjer je na voljo javnosti. V ta namen je bila 17. decembra 1984 podpisana pogodba med Evropskimi skupnostmi, ki jih je zastopala Komisija, in EUI (v nadaljnjem besedilu: pogodba o deponiranju).

(5)

Evropski ekonomsko-socialni odbor in Evropsko računsko sodišče sta pozneje pristopila k pogodbi o deponiranju. Evropska investicijska banka svoje arhivsko gradivo deponira pri EUI na podlagi ločene konvencije z EUI, podpisane 1. julija 2005, in Pravilnika o zgodovinskih arhivih, ki ga je sprejel Upravni odbor banke 7. oktobra 2005 (2).

(6)

Italijanska vlada je EUI dala na voljo ustrezne prostore na trajni osnovi in brezplačno, da se zagotovi, da se deponirani arhivi hranijo in varujejo v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi ter da jih je mogoče v teh prostorih tudi uporabljati.

(7)

Namen deponiranja arhivskega gradiva institucij pri EUI je zagotavljanje dostopa do tega gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove uporabe ter raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in evropskih institucij. EUI je priznano središče za akademske raziskave in izobraževanje s poudarkom na Evropi in evropskem povezovanju. Ima skoraj 30 let izkušenj z upravljanjem arhivskega gradiva Unije, zagotavlja najsodobnejše prostore za hrambo in raziskovanje gradiva, ki so bili zgrajeni izključno za hranjenje in uporabo tega gradiva, ter je mednarodno priznan kot center za te arhive.

(8)

Nadaljnje deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI bi bilo treba vključiti v zakonodajo Unije, tako da bo upoštevana vloga EUI kot partnerja institucij pri upravljanju njihovega arhivskega gradiva.

(9)

To uredbo bi bilo treba uporabljati za vse institucije in ta uredba ne bi smela vplivati na njihovo odgovornost, da dajo svoje arhivsko gradivo na voljo javnosti, niti na lastninsko pravico posamezne institucije na njihovem arhivskem gradivu.

(10)

Posebna narava dejavnosti Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB) upravičuje njuno izvzetje iz obveznosti iz te uredbe, da deponira arhivsko gradivo pri EUI. Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.

(11)

Kadar je to mogoče, bi morali dati institucije in EUI arhivsko gradivo javnosti na voljo v digitalizirani in digitalni obliki ter tako olajšati njegovo uporabo na spletu.

(12)

Osebne podatke iz arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI, bi bilo treba obdelovati v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (3).

(13)

V skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 se je Komisija v zvezi z zakonodajnim predlogom, ki je bil podlaga tej uredbi, posvetovala z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je o tem podal mnenje 10. oktobra 2012 (4).

(14)

Podrobne določbe o upravljanju arhivskega gradiva pri EUI, vključno o njegovem deponiranju, dostopnosti in javni uporabi, ter vzajemnih vlogah in odgovornostih institucij in EUI bi morale biti vsebovane v okvirnem sporazumu o partnerstvu.

(15)

Stroške EUI iz upravljanja arhivskega gradiva Unije, bi bilo treba kriti iz splošnega proračuna Unije, krijejo pa jih vse institucije, ki deponirajo gradivo.

(16)

Uredbo (EGS, Euratom) št. 354/83 bi bilo zato treba ustrezno spremeniti –

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 se spremeni:

(1)

Člen 8 se spremeni:

(a)

odstavek 1 se nadomesti z naslednjim:

„1.   Vsaka institucija, razen Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB), deponira dokumente, ki so del njenega arhivskega gradiva in ga je v skladu s to uredbo dala na voljo javnosti, pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah. Gradivo se deponira v skladu s Prilogo.

Institucije, ki deponirajo gradivo, se lahko ne glede na prvi podostavek iz pravnih ali upravnih razlogov odločijo, da nekaterih izvirnih dokumentov ne bodo deponirale pri EUI. V tem primeru deponirajo kopijo takih dokumentov v mikroobliki ali digitalni obliki.“

(b)

dodajo se naslednji odstavki:

„3.   Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.

4.   Institucije, ki deponirajo gradivo, ohranijo lastninsko pravico na svojem arhivskem gradivu ter izključno odgovornost za sestavo dokumentov in spisov, ki jih deponirajo ali drugače dajo na voljo EUI.

5.   Deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI ne vpliva na varstvo tega gradiva, kot je določeno v členu 2 Protokola št. 7 o privilegijih in imunitetah Evropske unije, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije.

6.   EUI zagotavlja hranjenje in varstvo deponiranega gradiva. Gradivo se hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi za fizično varstvo gradiva ter v skladu vsaj s tehničnimi in varnostnimi pravili, ki ustrezajo pravilom, ki se uporabljajo za hranjenje in upravljanje javnih arhivov v Italiji. V ta namen se deponirani dokumenti hranijo v namensko zgrajenih prostorih za hrambo.

7.   Samo EUI je odgovorna za osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI. EUI zagotovi, da je osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva, ustrezno strokovno usposobljeno za delo na tem področju.

8.   Vsaka institucija, ki deponira gradivo, ima pravico dobivati informacije o tem, kako EUI upravlja njeno arhivsko gradivo, in pregledati gradivo, ki ga je deponirala.

9.   EUI da arhivsko gradivo, ki ga prejme na podlagi odstavkov 1 in 3, na voljo javnosti. Institucije lahko javnosti tudi dajo na voljo kopijo istega arhivskega gradiva.

10.   Stroški upravljanja arhivskega gradiva Unije se financirajo s prispevki, ki jih vse institucije, ki deponirajo gradivo, vplačajo v ustrezno proračunsko vrstico, v mejah letnih odobritev, ki jih da na voljo proračunski organ v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (5). S takimi finančnimi prispevki se ne krijejo stroški za zagotavljanje in prenovitev zgradb in prostorov za hrambo za arhive in osebje.

Obseg prispevkov iz prvega pododstavka je sorazmerna velikosti načrtovanega arhiva vsake institucije, ki deponira arhivsko gradivo.Vsak prispevek se ponovno izračuna, kadar koli začne pri EUI svoje arhivsko gradivo deponirati še kakšna dodatna institucija oziroma vsaj vsakih pet let.

11.   EUI deluje kot obdelovalec podatkov v skladu s členom 2 Uredbe (ES) št. 45/2001 po navodilih institucij, ki deponirajo gradivo. EUI obdeluje vse osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij, v skladu z jamstvi iz navedene uredbe.

12.   Evropski nadzornik za varstvo podatkov ima še naprej pooblastila za nadzor nad institucijami v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz arhivskega gradiva, deponiranega pri EUI.

(2)

Člen 9 se spremeni:

(a)

odstavek 1 se nadomesti z naslednjim:

„1.   Vsaka institucija sprejme notranja pravila za uporabo te uredbe. Med njimi so pravila za hranjenje arhivskega gradiva in omogočanje dostopa javnosti do njega ter za varstvo osebnih podatkov, ki so v njem vsebovani. Kadar je mogoče, dajo institucije javnosti svoje arhive na voljo v elektronski obliki, vključno z digitaliziranimi in digitalno generiranimi arhivi, ter lajšajo njihovo uporabo prek spleta. Ohranijo tudi dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (kot so Braillova pisava, povečano besedilo ali posnetki).“

(b)

doda se naslednji odstavek:

„3.   Komisija v imenu institucij, ki deponirajo gradivo, sklene okvirni sporazum o partnerstvu z EUI. Ta okvirni sporazum o partnerstvu vsebuje podrobne določbe o vzajemni vlogi in odgovornostih institucij in EUI za upravljanje arhivskega gradiva Unije, vključno o njegovem deponiranju, dostopnosti in javni uporabi.“

(3)

Besedilo iz Priloge se kot priloga doda Uredbi (EGS, Euratom) št. 354/83.

Člen 2

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 17. marca 2015

Za Svet

Predsednik

E. RINKĒVIČS

(1)  UL L 43, 15.2.1983, str. 1.

(2)  UL C 289, 22.11.2005, str. 12.

(3)  UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(4)  UL C 28, 30.1.2013, str. 9.

(5)  UL L 298, 26.10.2012, str. 1.“

PRILOGA

„PRILOGA

DOLOČBE O DEPONIRANJU ARHIVSKEGA GRADIVA INSTITUCIJ PRI EVROPSKEM UNIVERZITETNEM INŠTITUTU V FIRENCAH

1.

V primeru arhivskega gradiva v nedigitalni obliki se izvirni dokumenti deponirajo pri EUI v trajno hranjenje skupaj s kopijo izvirnih dokumentov v mikroobliki in/ali digitalno kopijo.

V primeru arhivskega gradiva v digitalni obliki ima EUI stalen dostop do dokumentov na tak način, da lahko izpolnjuje svojo obveznost dajanja arhivskega gradiva na voljo javnosti na enem mestu in spodbujanja njegove uporabe. Matične institucije so še naprej odgovorne za trajno hranjenje svojega arhivskega gradiva v digitalni obliki.

2.

Gradivo se deponira enkrat letno in, kolikor je mogoče, v skladu z običajnimi postopki institucij za obdelavo arhivskega gradiva.

3.

EUI ne spreminja klasifikacije arhivskega gradiva, ki so jo vzpostavile institucije, ki deponirajo gradivo, niti ne izloča ali spreminja dokumentov ali spisov.

4.

Če institucije, ki deponirajo gradivo, zahtevajo izvirnike kakršnih koli deponiranih dokumentov in spisov, jim EUI take izvirnike vrne. Institucije, ki deponirajo gradivo, vrnejo izvirnike EUI takoj, ko jih ne potrebujejo več.

5.

EUI nemudoma obvesti institucije, ki deponirajo gradivo, o kakršnih koli okoliščinah, ki bi lahko ogrozile nedotakljivost arhivskega gradiva, ki so ga deponirale.“