PRILOGA

Poslovnik Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe EU-Republika Moldavija

Člen 1

Splošne določbe

1.   Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe (v nadaljnjem besedilu: Pododbor SFS), ustanovljen v skladu s členom 191(1) Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Republiko Moldavijo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi, kot je določeno v členu 438(4) Sporazuma (v nadaljnjem besedilu: Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi), pri opravljanju njegovih nalog.

2.   Pododbor SFS izvaja naloge, določene v členu 191(2) Sporazuma, glede na cilje iz poglavja 4 naslova V, kot je določeno v členu 176 Sporazuma.

3.   Pododbor SFS sestavljajo predstavniki Evropske komisije in Republike Moldavije, ki so odgovorni za sanitarne in fitosanitarne zadeve.

4.   Predstavnik Evropske komisije ali Republike Moldavije, ki je pristojen za sanitarne in fitosanitarne zadeve, deluje kot predsednik Pododbora SFS v skladu s členom 2.

5.   Pogodbenici v tem poslovniku sta pogodbenici, navedeni v členu 461 Sporazuma.

Člen 2

Predsedovanje

Pogodbenici predsedujeta Pododboru SFS izmenično za obdobje 12 mesecev. Prvo obdobje se začne na datum prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pododbor SFS sestane v treh mesecih po začetku veljavnosti Sporazuma, potem pa bodisi na zahtevo katere koli od pogodbenic bodisi vsaj enkrat na leto.

2.   Vsako zasedanje Pododbora SFS predsednik skliče na kraju in ob času, o katerem se dogovorita pogodbenici. Predsednik Pododbora SFS razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3.   Kadar je mogoče, se redno zasedanje Pododbora SFS skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4.   Zasedanja Pododbora SFS lahko potekajo prek katerega koli dogovorjenega tehnološkega sredstva, npr. kot video ali avdio konferenca.

5.   Pododbor SFS lahko vprašanja obravnava tudi, kadar ne zaseda, in sicer prek korespondence.

Člen 4

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem sekretariat Pododbora SFS pogodbenici obvesti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice, ki se bosta udeležili zasedanja.

Člen 5

Sekretariat

1.   Uradnik Evropske komisije in uradnik Republike Moldavije delujeta skupaj kot sekretarja Pododbora SFS in naloge sekretariata opravljata skupaj ter v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.

2.   Sekretariat Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi je obveščen o vseh sklepih, mnenjih, priporočilih, poročilih in drugih dogovorjenih ukrepih Pododbora SFS.

Člen 6

Korespondenca

1.   Korespondenca, naslovljena na odbor SFS, se naslovi na sekretarja ene od pogodbenic, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretariat Pododbora SFS zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pododbor SFS, posreduje predsedniku Pododbora SFS in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 7.

3.   Korespondenco predsednika pogodbenicama pošlje sekretariat v imenu predsednika. Korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno, kakor določa člen 7.

Člen 7

Dokumentacija

1.   Dokumenti se razpošiljajo prek sekretarja Pododbora SFS.

2.   Pogodbenica pošlje svojo dokumentacijo svojemu sekretarju. Sekretar prejeto dokumentacijo posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3.   Sekretar Unije razpošlje dokumentacijo pristojnim predstavnikom Unije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Republike Moldavije in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4.   Sekretar Republike Moldavije razpošlje dokumentacijo pristojnim predstavnikom Republike Moldavije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

5.   Sekretarji Pododbora SFS delujejo kot kontaktne točke za izmenjavo informacij, kot je določeno v členu 184 Sporazuma.

Člen 8

Zaupnost

Če pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pododbora SFS niso javna. Kadar pogodbenica Pododboru SFS predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1.   Sekretariat Pododbora SFS na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red in operativne sklepe, ki jih določa člen 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2.   Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.

3.   Pododbor SFS sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik Pododbora SFS lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad-hoc osnovi povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo zasedanj Pododbora SFS ali da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5.   Predsednik Pododbora SFS lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1.   Sekretarja Pododbora SFS skupaj pripravita osnutek zapisnika vsake seje.

2.   Praviloma zapisnik za vsako točko na dnevnem redu navaja:

(a)	seznam udeležencev zasedanja, spremljajočih uradnike ter vseh opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja;

(b)	dokumentacijo, predloženo Pododboru SFS;

(c)	izjave, za katere je Pododbor SFS želel, da se zapišejo v zapisnik; ter

(d)	operativne sklepe z zasedanja v skladu z odstavkom 4.

3.   Osnutek zapisnika se predloži Pododboru SFS v odobritev. Odobri se v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju Pododbora SFS. Vsem naslovnikom iz člena 7 se pošlje izvod zapisnika.

4.   Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar Pododbora SFS pogodbenice, ki predseduje Pododboru SFS, in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. Ta osnutek se med zasedanjem posodobi, tako da odbor SFS, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe, o katerih se dogovorita pogodbenici. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med katerim koli naslednjim zasedanjem Pododbora SFS. Pododbor SFS v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja posebnih rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1.   Pododbor SFS je pooblaščen, da sprejme sklepe, mnenja, priporočila, poročila in skupne ukrepe, kot je določeno v členu 191 Sporazuma. Sklepi, mnenja, priporočila, poročila in skupni ukrepi se sprejmejo v soglasju s pogodbenicama po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje. Sprejeti sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje.

2.   Vsak sklep, mnenje, priporočilo ali poročilo podpiše predsednik Pododbora SFS in overita sekretarja Pododbora SFS. Brez poseganja v odstavek 3 predsednik podpiše te dokumente med zasedanjem, na katerem se sprejme zadevni sklep, priporočilo ali poročilo.

3.   Pododbor SFS lahko sprejema sklepe, priporočila in mnenja ali poročila s pisnim postopkom, po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje, če se pogodbenici s tem strinjata. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitni pridržki ali spremembe sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke, da se upoštevajo posebne okoliščine. Ko se o besedilu doseže dogovor, sklep, mnenje, priporočilo ali poročilo podpiše predsednik in overita sekretarja.

4.   Akti Pododbora SFS se naslovijo kot „Sklep“, „Mnenje“, „Priporočilo“ ali „Poročilo“. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če ni v njem določeno drugače.

5.   Sklepi, mnenja, priporočila in poročila se pošljejo pogodbenicama.

6.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov, mnenj in priporočil Pododbora SFS v svojem uradnem glasilu.

Člen 12

Poročila

Pododbor SFS predloži Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi poročilo o svojih dejavnostih in dejavnostih tehničnih delovnih skupin ali ad-hoc skupin, ki jih ustanovi Pododbor SFS. Poročilo je treba predložiti 25 koledarskih dni pred rednim letnim zasedanjem Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 13

Jeziki

1.   Uradna jezika Pododbora SFS sta angleščina in romunščina.

2.   Če ni določeno drugače, se Pododbor SFS pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh dveh jezikih.

Člen 14

Izdatki

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje izdatke v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter stroške v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pododbora SFS.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v angleščino in romunščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(1) krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Pododbora SFS v skladu s členom 191(5) Sporazuma.

Člen 16

Tehnične delovne skupine in ad hoc skupine

1.   Pododbor SFS lahko s sklepom v skladu s členom 191(6) Sporazuma po potrebi ustvarja ali odpravlja tehnične delovne skupine ali ad hoc delovne skupine, vključno z znanstvenimi skupinami in skupinami strokovnjakov.

2.   Članstvo v takih ad hoc delovnih skupinah ni nujno omejeno na predstavnike pogodbenic. Pogodbenici zagotovita, da člani vseh skupin, ki jih ustanovi Pododbor SFS, spoštujejo vse ustrezne zahteve glede zaupnosti.

3.   Če pogodbenici ne določita drugače, skupine, ki jih je ustanovil Pododbor SFS, delujejo pod nadzorom Pododbora SFS, kateremu poročajo.

4.   Zasedanja delovnih skupin lahko po potrebi potekajo osebno ali prek video- ali avdiokonference.

5.   Sekretariat Pododbora SFS prejme izvod vse ustrezne korespondence, dokumentacije in sporočil v zvezi z dejavnostmi delovnih skupin.

6.   Delovne skupine so pooblaščene za dajanje pisnih priporočil Pododboru SFS. Priporočila se sprejmejo na podlagi soglasja in sporočijo predsedniku Pododbora SFS, ki jih razpošlje, kot je določeno v členu 7.

7.   Ta poslovnik se smiselno uporablja za vse tehnične delovne skupine ali ad hoc delovne skupine, ki jih je ustanovil Pododbor SFS, razen če v tem členu ni določeno drugače. Sklicevanje na Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi se razume kot sklicevanje na Pododbor SFS.

PRILOGA

Poslovnik Pododbora za carino EU-Republika Moldavija

Člen 1

Splošne določbe

1.   Pododbor za carino, ustanovljen v skladu s členom 200(1) Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Republiko Moldavijo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 200(2) in (3) Sporazuma.

2.   Pododbor za carino sestavljajo predstavniki Evropske komisije in Republike Moldavije, pristojni za carino in s carino povezane zadeve.

3.   Predstavnik Evropske komisije ali Republike Moldavije, ki je pristojen za carino in s carino povezane zadeve, deluje kot predsednik v skladu s členom 2.

4.   Pogodbenici v tem poslovniku sta pogodbenici, navedeni v členu 461 Sporazuma.

Člen 2

Predsedovanje

Pogodbenici predsedujeta Pododboru za carino izmenično za obdobje 12 mesecev. Prvo obdobje se začne na datum prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pododbor za carino sestane enkrat letno ali na zahtevo katere koli od pogodbenic.

2.   Vsako zasedanje Pododbora za carino skliče njegov predsednik na kraju in ob času, o katerem se dogovorita pogodbenici. Predsednik Pododbora za carino razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3.   Zasedanja Pododbora za carino lahko potekajo prek katerega koli dogovorjenega tehnološkega sredstva, npr. kot video ali avdio konferenca.

4.   Pododbor za carino lahko vprašanja obravnava tudi, kadar ne zaseda, in sicer prek korespondence.

Člen 4

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem sekretariat Pododbora za carino pogodbenici obvesti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice, ki se bosta udeležili zasedanja.

Člen 5

Sekretariat

1.   Uradnik Evropske komisije in uradnik Republike Moldavije, ki sta pristojna za carino in s carino povezane zadeve, delujeta skupaj kot sekretarja Pododbora za carino in naloge sekretariata opravljata skupaj, v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.

2.   Sekretariat Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi, kot je določen v členu 438(4) Sporazuma (v nadaljnjem besedilu: Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi), je obveščen o vseh sklepih, mnenjih, priporočilih, poročilih in drugih dogovorjenih ukrepih Pododbora za carino.

Člen 6

Korespondenca

1.   Korespondenca, naslovljena na Pododbor za carino, se naslovi na sekretarja ene od pogodbenic, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretariat Pododbora za carino zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pododbor za carino, posreduje predsedniku Pododbora za carino in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 7.

3.   Korespondenco predsednika pogodbenicama pošlje sekretariat v imenu predsednika. Korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno, kakor določa člen 7.

Člen 7

Dokumentacija

1.   Dokumenti se razpošiljajo prek sekretarja Pododbora za carino.

2.   Pogodbenica svojo dokumentacijo pošlje svojemu sekretarju. Sekretar prejeto dokumentacijo posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3.   Sekretar Unije dokumentacijo razpošlje pristojnim predstavnikom Unije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Republike Moldavije. Sekretar Unije pošlje izvod končnih dokumentov na sekretarja Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4.   Sekretar Republike Moldavije dokumentacijo razpošlje pristojnim predstavnikom Republike Moldavije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije. Sekretar za Republiko Moldavijo pošlje izvod končnih dokumentov na sekretarja Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 8

Zaupnost

Če Pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pododbora za carino niso javna. Kadar pogodbenica Pododboru za carino predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1.   Sekretariat na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2.   Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.

3.   Pododbor za carino sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik Pododbora za carino lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad hoc osnovi povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj ali da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5.   Predsednik Pododbora za carino lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1.   Sekretar Pododbora za carino pogodbenice, ki mu predseduje, pripravi osnutek zapisnika vsakega zasedanja, vključno z operativnimi sklepi.

2.   Osnutek zapisnika, vključno z operativnimi sklepi, se predloži Pododboru za carino v odobritev. Osnutek zapisnika se odobri se v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju Pododbora za carino. Vsem naslovnikom iz člena 7 se pošlje izvod zapisnika.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1.   Pododbor za carino je pooblaščen, da sprejme praktične rešitve, ukrepe, sklepe in priporočila, kakor je določeno v členu 200 Sporazuma. Te praktične rešitve, ukrepi, sklepi in priporočila se sprejmejo s soglasjem med pogodbenicama po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje. Sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje.

2.   Vsak sklep ali priporočilo podpiše predsednik Pododbora za carino in overita sekretarja Pododbora za carino. Brez poseganja v odstavek 3 predsednik podpiše te dokumente med zasedanjem, na katerem se sprejme zadevni sklep ali priporočilo.

3.   Pododbor za carino lahko sprejema sklepe ali priporočila s pisnim postopkom, po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje, če se pogodbenici s tem strinjata. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitni pridržki ali spremembe sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov. Ko se o besedilu doseže dogovor, sklep ali priporočilo podpiše predsednik in overita sekretarja.

4.   Akti Pododbora za carino se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če ni v njem določeno drugače.

5.   Sklepi in priporočila se pošljejo pogodbenicama.

6.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pododbora za carino v svojem uradnem glasilu.

Člen 12

Poročila

Pododbor za carino poroča Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi na vsakem rednem letnem zasedanju Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 13

Jeziki

1.   Uradna jezika Pododbora za carino sta angleščina in romunščina.

2.   Če ni določeno drugače, se Pododbor za carino pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh dveh jezikih.

Člen 14

Izdatki

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje izdatke v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter stroške v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pododbora za carino.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v angleščino in romunščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(1) krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Pododbora za carino v skladu s členom 200(3)(e) Sporazuma.

PRILOGA

Poslovnik Pododbora za geografske označbe EU-Republika Moldavija

Člen 1

Splošne določbe

1.   Pododbor za geografske označbe, ustanovljen v skladu s členom 306 Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Republiko Moldavijo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi, kot je določen v členu 438(4) Sporazuma (v nadaljnjem besedilu: Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi), pri opravljanju njegovih nalog.

2.   Pododbor za geografske označbe opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 306 Sporazuma.

3.   Pododbor za geografske označbe sestavljajo predstavniki Evropske komisije in Republike Moldavije, ki so pristojni področja v zvezi z geografskimi označbami.

4.   Pogodbenici imenujeta vsaka svojega vodjo delegacije, ki je kontaktna oseba za vse zadeve v zvezi s Pododborom za geografske označbe.

5.   Vodji delegacij delujeta kot predsednik Pododbora za geografske označbe v skladu s členom 2.

6.   Vsak vodja delegacije lahko prenese vse ali nekatere naloge vodje delegacije na imenovanega namestnika in v tem primeru vsa sklicevanja na vodjo delegacije v nadaljnjem besedilu veljajo za imenovanega namestnika.

7.   Pogodbenici v tem poslovniku sta pogodbenici, navedeni v členu 461 Sporazuma.

Člen 2

Predsedovanje

Pogodbenici predsedujeta Pododboru za geografske označbe izmenično za obdobje 12 mesecev. Prvo obdobje se začne na datum prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pododbor za geografske označbe sestane na zahtevo katere koli od pogodbenic, izmenično v Uniji in Republiki Moldaviji, v nobenem primeru pa ne pozneje kot 90 koledarskih dni od zahteve.

2.   Vsako zasedanje Pododbora za geografske označbe skliče njegov predsednik na kraju in ob času, o katerem se dogovorita pogodbenici. Predsednik Pododbora za geografske označbe razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3.   Kadar je mogoče, se redno zasedanje Pododbora za geografske označbe skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4.   Izjemoma lahko zasedanje Pododbora za geografske označbe poteka prek tehnoloških sredstev, o katerih se dogovorita pogodbenici, vključno prek videokonference.

Člen 4

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem sekretariat Pododbora za geografske označbe pogodbenice obvesti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenive, ki se bosta udeležili zasedanja.

Člen 5

Sekretariat

1.   Uradnik Evropske komisije in uradnik Republike Moldavije delujeta skupaj kot sekretarja Pododbora za geografske označbe, kot sta se dogovorili vodji delegacij, ter opravljata naloge sekretariata skupaj, v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.

2.   Sekretariat Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi, mora biti obveščen o vseh sklepih, poročilih in drugih dogovorjenih ukrepih Pododbora za geografske označbe.

Člen 6

Korespondenca

1.   Korespondenca, naslovljena na Pododbor za geografske označbe, se naslovi na sekretarja ene od pogodbenic, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretariat Pododbora za geografske označbe zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pododbor za geografske označbe, posreduje predsedniku Pododbora za geografske označbe in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 7.

3.   Korespondenco predsednika pogodbenicama pošlje sekretariat v imenu predsednika. Korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno, kakor določa člen 7.

Člen 7

Dokumentacija

1.   Dokumenti se razpošiljajo prek sekretarja Pododbora za geografske označbe.

2.   Pogodbenica svojo dokumentacijo pošlje svojemu sekretarju. Sekretar prejeto dokumentacijo posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3.   Sekretar Unije dokumentacijo razpošlje pristojnim predstavnikom Unije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Republike Moldavije in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4.   Sekretar Republike Moldavije dokumentacijo razpošlje pristojnim predstavnikom Republike Moldavije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 8

Zaupnost

Če Pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pododbora za geografske označbe niso javna. Kadar pogodbenica Pododboru za geografske označbe predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1.   Sekretariat Pododbora za geografske označbe na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red in operativne sklepe, ki jih določa člen 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2.   Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.

3.   Predsednik in drugi vodja delegacije sprejmeta dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik Pododbora za geografske označbe lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad-hoc osnovi povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj ali da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5.   Predsednik Pododbora za geografske označbe lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1.   Sekretarja Pododbora za geografske označbe skupaj pripravita osnutek zapisnika vsake seje.

2.   Praviloma zapisnik za vsako točko na dnevnem redu navaja:

(a)	seznam udeležencev zasedanja, spremljajočih uradnikov ter vseh opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja;

(b)	dokumentacijo, predloženo Pododboru za geografske označbe;

(c)	izjave, za katere je Pododbor za geografske označbe želel, da se zapišejo v zapisnik; ter

(d)	po potrebi operativne sklepe z zasedanja v skladu z odstavkom 4.

3.   Osnutek zapisnika se predloži Pododboru za geografske označbe v odobritev. Odobri se v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju Pododbora za geografske označbe. Vsem naslovnikom iz člena 7 se pošlje izvod zapisnika.

4.   Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar Pododbora za geografske označbe pogodbenice, ki predseduje Pododboru za geografske označbe, in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. Ta osnutek se med zasedanjem posodobi, tako da Pododbor za geografske označbe, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe, o katerih se dogovorita pogodbenici. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med katerim koli naslednjim zasedanjem Pododbora za geografske označbe. Pododbor za geografske označbe v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

Člen 11

Sklepi

1.   Odbor za geografske označbe je pooblaščen za sprejemanje sklepov v zadevah, določenih v členu 306(4) Sporazuma. Ti sklepi se prejmejo s soglasjem med pogodbenicama po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje. Sprejeti sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje.

2.   Vsak sklep podpiše predsednik Pododbora za geografske označbe in overita sekretarja Pododbora za geografske označbe. Brez poseganja v odstavek 4 predsednik podpiše te dokumente med zasedanjem, na katerem se sprejme zadevni sklep.

3.   Pododbor za geografske označbe lahko sprejema sklepe ali poročila s pisnim postopkom, po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje, če se pogodbenici s tem strinjata. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitni pridržki ali spremembe sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz tega odstavka, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov. Ko se o besedilu doseže dogovor, sklep ali poročilo podpiše predsednik in overita sekretarja.

4.   Akti Pododbora za geografske označbe se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Poročilo“. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če v njem ni določeno drugače.

5.   Sklepi se pošljejo pogodbenicama.

6.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov Pododbora za geografske označbe v svojem uradnem listu.

Člen 12

Poročila

Pododbor za geografske označbe o svojem delovanju poroča Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi na vsakem rednem zasedanju Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 13

Jeziki

1.   Uradna jezika Pododbora za geografske označbe sta angleščina in romunščina.

2.   Če ni določeno drugače, se Pododbor za geografske označbe pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh dveh jezikih.

Člen 14

Izdatki

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje izdatke v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter stroške v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pododbora za geografske označbe.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v angleščino in romunščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(1) krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Pododbora za geografske označbe v skladu s členom 306(3) Sporazuma.