UREDBA KOMISIJE (ES) št. 1653/2004

z dne 21. septembra 2004

o standardni finančni uredbi za izvajalske agencije v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Uredbe Sveta št. 58/2003 z dne 19. decembra 2002 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti (1), in zlasti člena 15 Uredbe,

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta,

ob upoštevanju mnenja Sveta,

ob upoštevanju mnenja Računskega sodišča,

ob upoštevanju naslednjega:

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

NASLOV I

PREDMET

Člen 1

Ta uredba določa pravila za določitev in izvrševanje operativnega proračuna (v nadaljnjem besedilu „proračun“) agencij iz Uredbe (ES) št. 58/2003 (v nadaljnjem besedilu „agencije“ ali „agencija“).

Člen 2

Za vsak vidik v zvezi z delovanjem izvajalskih agencij, ki ni izrecno opredeljen v tej uredbi, smiselno veljajo določbe Uredbe (ES; Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu „splošna finančna uredba“) in Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

Člen 3

Proračun se določi in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti proračuna, kakor določa ta uredba.

POGLAVJE 1

Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Člen 4

Proračun je instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo vsi prihodki in odhodki, ki se štejejo za potrebne za agencijo.

Člen 5

Prihodki agencije zajemajo donacijo, ki jo dodelijo Skupnosti, ter katere koli druge prihodke, vključno z namenskimi prejemki v smislu člena 15.

Odhodki obsegajo upravne stroške agencije in, če je primerno, odhodke, ki jih pokrivajo namenski prejemki v skladu s prvim odstavkom.

Člen 6

Noben prihodek se ne sme pobrati in noben odhodek izvršiti, če ni evidentiran na postavki v proračunu.

Proračunskih sredstev ni mogoče vključiti v proračun, če niso namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.

Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti izven okvira odobrenih proračunskih sredstev.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 7

Proračun se sprejme za eno proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.

Odobrena proračunska sredstva, vpisana v proračun, so nediferencirana sredstva.

Upravni stroški na podlagi pogodb, ki zajemajo daljše obdobje od proračunskega leta bodisi v skladu z lokalno prakso bodisi se nanašajo na dobavo opreme, se plačajo v breme proračuna za proračunsko leto, v katerem nastanejo.

Člen 8

Prihodki agencije v proračunskem letu se knjižijo v poslovne knjige za proračunsko leto v dejanskih zneskih, pobranih v proračunskem letu. Temu ustrezna je stopnja razpoložljivih odobrenih proračunskih sredstev.

Proračunska sredstva, ki so odobrena za določeno proračunsko leto, se lahko uporabljajo izključno za poravnavanje izdatkov, odobrenih in plačanih v navedenem proračunskem letu, ter za pokrivanje neporavnanih zneskov za prevzete obveznosti iz preteklih proračunskih let.

Člen 9

Sredstva proračuna, ki ostanejo neporabljena na koncu proračunskega leta, za katerega so bila odobrena, zapadejo.

Odobrena proračunska sredstva v višini obveznosti, za katere so bile pravilno sklenjene pogodbe ob zaključku proračunskega leta, se avtomatično prenesejo samo v naslednje proračunsko leto. Prenesena odobrena proračunska sredstva, ki niso porabljena do 31. marca proračunskega leta N+1 avtomatično zapadejo. Tako prenesena odobrena proračunska sredstva so razvidna iz računovodskih izkazov.

Sredstva za plače se ne smejo prenašati v naslednje obdobje.

Sredstva proračuna iz namenskih prejemkov iz člena 15, ki 31. decembra ostanejo neporabljena, se avtomatsko prenesejo v naslednje obdobje. Razpoložljiva sredstva proračuna iz prenesenih namenskih prejemkov je treba porabiti najprej.

Člen 10

Ko je proračun dokončno sprejet, se lahko obveznosti za sredstva, določena v proračunu, začnejo prevzemati s 1. januarjem.

Vsako leto od 15. novembra dalje se lahko prevzemajo obveznosti za rutinske upravne stroške v breme proračunskih sredstev za naslednjo proračunsko leto. Take obveznosti pa ne smejo presegati ene četrtine proračunskih sredstev na ustrezni proračunski postavki za tekoče proračunsko leto. Ne morejo se uporabljati za nove stroške, ki niso bili vnaprej odobreni v zadnjem proračunu, ki je bil pravilno sprejet.

Izdatki, ki jih je treba plačati vnaprej v skladu s pravnimi ali pogodbenimi določbami, na primer najemnine, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto.

Če proračun ni sprejet do začetka proračunskega leta, se smiselno uporablja sistem začasnih dvanajstin, določenih v splošni finančni uredbi.

POGLAVJE 3

Načelo ravnotežja

Člen 11

Proračun mora biti uravnotežen v prejemkih in odhodkih. Agencija ne sme vpisati posojil.

Odobrena proračunska sredstva ne smejo preseči zneska subvencije Komisije iz člena 5 ter namenskih prejemkov in katerih koli drugih prihodkov iz člena 5.

Člen 12

Če sta bilanca in izkaz poslovnega izida v smislu člena 56 pozitivna, se znesek vrne Komisiji v višini subvencije v tekočem proračunskem letu.

Razlika med subvencijo iz člena 5 in dejansko izplačano subvencijo zapade.

POGLAVJE 4

Načelo obračunske enote

Člen 13

Proračun se pripravi in izvršuje v evrih, prav tako se v evrih pripravijo računovodski izkazi.

Za namene denarnega toka lahko računovodja izvajalske agencije izvaja posle v nacionalnih valutah in, če je primerno, v valutah tretjih držav.

POGLAVJE 5

Načelo univerzalnosti

Člen 14

Skupni prihodki pokrivajo skupne odhodke. Izvzeti so le prihodki za določene postavke izdatkov. V skladu s členom 16 se vsi prihodki in odhodki izkazujejo v celoti brez neto izravnave.

Člen 15

Namenski prejemki, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila, ter prihodki od držav članic, držav nečlanic ali raznovrstnih organov za izvajanje programov, ki se financirajo iz drugih virov in ne iz splošnega proračuna Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu „splošni proračun“), predstavlja prejemke, namenjene posebnim odhodkovnim postavkam.

Vsi namenski prejemki morajo pokriti vse neposredne ali posredne stroške, ki izhajajo iz dejavnosti ali zadevnega namena. Proračun vsebuje postavke, v katere se uvrščajo kategorije namenskih prejemkov, po možnosti pa se navede tudi znesek.

Uprava potem, ko je prejela soglasje Komisije, odloči, ali se lahko sprejme subvencije, darila ter volila od drugih virov razen Skupnosti.

Člen 16

Stroški proizvodov ali storitev za agencijo, ki vključujejo davke, ki jih vrnejo države članice v skladu s Protokolom o privilegijih in imunitetah Evropskih skupnosti ali država članica ali država nečlanica na podlagi ustreznih sporazumov, bremenijo proračun za znesek brez davka.

Morebitne državne davke, ki jih začasno plačuje agencija v skladu s prvim odstavkom, se vpiše pod prehodno postavko, dokler jih zadevna država ne povrne. Kakršna koli negativna bilanca se v proračun vpiše kot odhodek.

POGLAVJE 6

Načelo specifikacije

Člen 17

Proračunska sredstva se določijo za posebne namene po naslovih in poglavjih; poglavja se naprej delijo na člene in postavke.

Člen 18

O prenosu proračunskih sredstev znotraj operativnega proračuna odloča direktor. O tem predhodno obvesti Komisijo in upravo, ki imata za pritožbo v zvezi s takšnimi prenosi na voljo mesec dni. Po tem obdobju se prenosi štejejo za sprejete.

Odobrena sredstva v višini namenskih prejemkov se lahko prerazporedijo samo, če se takšni prejemki porabijo za namene, za katere so določeni.

POGLAVJE 7

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 19

1.   Odobrena proračunska sredstva morajo biti uporabljena v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, in sicer z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

2.   Načelo gospodarnosti zahteva, da morajo biti sredstva, ki jih institucija uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, na voljo pravočasno, v primerni količini in primerni kakovosti ter za najprimernejšo ceno.

Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.

Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje specifičnih ciljev in rezultatov, za katere so bila sredstva namenjena.

3.   Letni delovni načrt izvajalske agencije, ki ga sprejme uprava, vsebuje natančno opredeljene cilje in kazalce uspešnosti.

POGLAVJE 8

Načelo preglednosti

Člen 20

Proračun se pripravi in izvršuje v skladu z načeli preglednosti, prav tako se v skladu z načeli preglednosti pripravijo računovodski izkazi.

Dokončno sprejeti proračun in spremembe proračuna se objavijo v Uradnem listu Evropske unije v dveh mesecih po njihovem sprejetju.

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Člen 21

Izvajalska agencija Komisiji vsako leto najkasneje do 31. marca skupaj s svojim delovnim načrtom predloži oceno svojih prejemkov in odhodkov, ki jo pripravi direktor agencije in sprejme uprava, ter splošne smernice, ki so služile kot podlaga zanjo.

Ocena prejemkov in odhodkov agencije vključuje:

Člen 22

Komisija v okviru postopka sprejemanja splošnega proračuna proračunskemu organu pošlje izjavo o finančnem načrtu ter predlaga višino subvencije, namenjene agenciji, ter število zaposlenih, za katerega meni, da je potrebno za njeno delovanje.

Operativni proračun agencije ne sme biti dokončno sprejet pred sprejetjem splošnega proračuna Evropske unije, v skladu s postopkom, ki ga predvideva člen 13 Uredbe (ES) št. 58/2003.

Proračunski organ sprejme načrte delovnih mest vseh agencij ter vsa nadaljnje pa tudi naknadne spremembe k njem v skladu z določbami člena 24.

Vsaka sprememba proračuna, vključno z načrtom delovnih mest, je v skladu s členoma 18 in 24 predmet dopolnilnega proračuna, sprejetega po enakem postopkom kot prvotni proračun.

Člen 23

Proračun vključuje izkaz prihodkov in odhodkov. Prikazuje:

Člen 24

1.   Seznam zaposlenih, omenjen v členu 21, zajema, glede na število odobrenih zaposlitev za proračunsko leto, število odobrenih zaposlitev za prejšnje proračunsko leto, pa tudi število dejansko zaposlenih. Za agencijo velja določena omejitev; nobena zaposlitev ni mogoča zunaj te omejitve.

Vsekakor lahko upravni odbor določi spremembe števila zaposlenih, in sicer do 10 % dovoljenih mest razreda A3, če to ne vpliva na kredite za ustrezno osebje ter če ostane v mejah skupnega dovoljenega števila zaposlenih.

2.   Z odstopanjem od prvega odstavka se lahko v skladu s kadrovskimi predpisi in pogoji za zaposlitev drugih zaposlenih v Evropskih skupnostih (v nadaljnjem besedilu „kadrovski predpisi“) učinki dela s skrajšanim delovnim časom, ki ga odobri organ za imenovanje, izravnajo z drugimi zaposlitvami.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 25

Direktor opravlja dolžnosti odredbodajalca. Zanj veljajo kadrovski predpisi. Prihodke in odhodke proračuna izvršuje v skladu s to uredbo na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev.

Člen 26

Direktor lahko prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na osebje agencije, za katero veljajo kadrovski predpisi. To osebje lahko ukrepa le v okviru izrecno poverjenih pristojnosti.

Člen 27

Vsem finančnim udeležencem je v smislu poglavja 2 tega naslova prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe za izvrševanje proračuna, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi agencije ali Skupnosti. Če bi nastal tak primer, mora zadevni udeleženec prenehati uporabljati take ukrepe in zadevo prepustiti nadrejenemu. Direktor mora zadevo prepustiti upravi.

Navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca pri izvrševanju proračuna ali notranjega revizorja zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa z upravičencem.

POGLAVJE 2

Finančni udeleženci

Člen 28

Dolžnosti odredbodajalca in računovodje so ločene in so med seboj nezdružljive.

Člen 29

Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in izdatkov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja in za zagotavljanje, da se upoštevajo zahteve po zakonitosti in pravilnosti. Hraniti mora vsa dokazila v zvezi z dejavnostmi, opravljenimi v obdobju petih let od dneva odločitve o razrešnici v zvezi z izvršitvijo proračuna.

Odredbodajalec na podlagi prenosa vzpostavi v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme Komisija za svoje oddelke, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s svojim poslovodnim okoljem, organizacijsko strukturo in notranjimi postopki za poslovodenje in kontrolo, ki so primerni za opravljanje njegovih nalog, po potrebi vključno z naknadnim preverjanjem.

Glede na naravo in obseg dolžnosti lahko odredbodajalec znotraj svojih oddelkov vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki naj bi mu pomagala pri nadzoru tveganj pri njegovem delu.

Pred odobritvijo postopka osebje, razen delavca, ki je začel postopek, preveri operativne in finančne vidike. Začetek ter predhodno in naknadno preverjanje postopka so ločene funkcije.

Odredbodajalec v skladu s členom 9(7) Uredbe (ES) št. 58/2003 do 15. marca v zadevnem proračunskem letu upravi poroča o izvajanju svojih nalog v obliki letnega poročila o delu.

Člen 30

Uprava imenuje računovodjo, za katerega veljajo kadrovski predpisi in ki je odgovoren za:

Računovodja pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki daje resnično sliko sredstev agencije in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči za njihovo zanesljivost.

Le računovodja je pooblaščen za upravljanje z denarnimi in drugimi sredstvi. Odgovoren je tudi za njihovo hrambo.

POGLAVJE 3

Odgovornost finančnih udeležencev

Člen 31

Vsak delavec, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju in kontroli transakcij ter meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega delavca izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovanja ali strokovnimi pravili, ki jih mora upoštevati, mora o tem pisno obvestiti direktorja in če ta v doglednem času ne ukrepa, komisijo iz člena 35 ter upravo. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi škodovala interesom Skupnosti, mora obvestiti organe in telesa, imenovana na podlagi ustrezne zakonodaje.

Člen 32

Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko prenos ali nadaljnji prenos nalog na odredbodajalca na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa kadar koli z utemeljeno odločitvijo po zaslišanju začasno ali dokončno prekliče organ, ki jih je imenoval. Direktor lahko kadar koli odstopi od sporazuma z določenim pooblaščencem.

Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko računovodjo kadar koli za utemeljeno odločitvijo po zaslišanju začasno ali dokončno odstavi uprava. Uprava imenuje začasnega računovodjo.

Člen 33

Določbe tega poglavja ne vplivajo na kazensko odgovornost, ki jo ima lahko odredbodajalec in pooblaščenci po veljavni nacionalni zakonodaji in določbah za zaščito finančnih interesov Skupnosti ter za boj proti korupciji uradnikov Skupnosti ali uradnikov držav članic.

Vsak odredbodajalec in računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom Skupnosti, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi ustrezne zakonodaje.

Člen 34

1.   Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi, ki določajo, da se od uradnika lahko zahteva, da v celoti ali delno poravna kakršno koli škodo, ki so jo imele Skupnosti zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog, zlasti če določa, katere upravičene zneske je treba izterjati, ali izdaja naloge za izterjavo, prevzema obveznosti, odobrava izdatke ali podpisuje odredbe za plačilo, ne da bi pri tem upošteval finančno uredbo in pravila za njeno izvajanje.

Isto velja kadar zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti ne pripravi dokumenta o ugotovitvi dolga ali ne izda naloga za izterjavo ali ga brez utemeljitve izda prepozno, ker izdaja odredbe za plačilo lahko vključuje odgovornost agencije do tretjih oseb.

2.   Odredbodajalec na podlagi prenosa, ki meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel naloge. Če organ, ki je nanj prenesel naloge, da odredbodajalcu na podlagi prenosa utemeljeno pisno navodilo, da sprejme zadevno odločitev, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja.

Člen 35

1.   Komisija, ki jo Komisija ustanovi v skladu s členom 66(4) splošne finančne uredbe za ugotavljanje finančnih nepravilnosti in morebitnih posledic, ima v zvezi z agencijo enaka pooblastila kot v zvezi z oddelki Komisije.

Na podlagi mnenja te komisije se direktor odloči, ali bo sprožil disciplinski postopek ali postopek za plačilo odškodnine. Če komisija ugotovi sistemske probleme, pošlje poročilo s priporočili odredbodajalcu in notranjemu revizorju Komisije. Če poročilo zadeva direktorja, Komisija poročilo pošlje upravi in notranjemu revizorju Komisije.

2.   Od vsakega delavca se lahko zahteva, da v celoti ali delno poravna kakršno koli škodo, ki jo jo imela agencija zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog. Pristojni organ za imenovanja po opravljenih formalnostih, določenih v kadrovskih predpisih glede disciplinskih zadev, sprejme utemeljeno odločitev.

Člen 36

Računovodja disciplinsko in odškodninsko odgovarja, kakor je določeno v kadrovskih predpisih zlasti odgovarja zaradi katere od naslednjih oblik kršitev:

POGLAVJE 4

Prihodki

Člen 37

Oceno terjatev najprej pripravi odredbodajalec, ki je odgovoren za ukrep ali stanje, ki ima lahko za posledico terjatev ali spremembo zneska, ki se dolguje agenciji.

Člen 38

Ugotavljanje terjatev je akt, s katerim odredbodajalec:

Vsako terjatev v fiksnem znesku in zapadlo, ki se potrdi kot resnična, je treba ugotoviti z nalogom za izterjavo računovodji, ki mu sledi opomin dolžniku, oba pa pripravi odgovorni odredbodajalec.

Brez poseganja v določbe veljavnih predpisov, pogodbe ali sporazuma se za terjatve, ki niso plačane do datuma, določenega v opominu, v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 zaračunajo obresti.

Člen 39

Odobritev izterjave je akt, s katerim odgovorni odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, da izterja ugotovljene terjatve.

Računovodja ukrepa na podlagi naloga za izterjavo terjatev, ki jih je pravilno ugotovil odgovorni odredbodajalec. Pri tem ravna s potrebno skrbnostjo, da zagotovi, da agencija prejme svoje prihodke in da so njene pravice varovane.

Nepravilno plačani zneski se izterjajo.

Člen 40

Kadar se odgovorni odredbodajalec namerava odpovedati izterjavi ugotovljenega zneska terjatev, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja. O svoji nameri glede odpovedi terjatve mora poročati upravi. Za odpoved terjatve se odloči odredbodajalec. Njegova odločitev mora biti utemeljena. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 evrov. Odločba o odpovedi terjatve pojasni tudi, kakšni ukrepi so bili sprejeti za zagotovitev izterjatve ter pravna in dejanska vprašanja, na podlagi katerih je bila sprejeta.

Odgovorni odredbodajalec prekliče terjatev, če odkritje napake v zvezi s pravnim ali dejanskim vprašanjem razkrije, da znesek ni bil pravilno ugotovljen. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 evrov. Za odpoved terjatve se odloči odredbodajalec. Njegova odločitev mora biti utemeljena.

Odgovorni odredbodajalec znesek ugotovljene terjatve prilagodi navzgor ali navzdol, če odkritje dejanske napake pomeni spremembo zneska terjatve, pod pogojem da ta popravek ne pomeni izgube ugotovljene upravičenosti.

Člen 41

Po izterjavi neporavnanega zneska računovodja naredi vknjižbo v računovodski izkaz ter o tem obvesti odgovornega odredbodajalca. Za vsako gotovinsko plačilo računovodji se izda potrdilo o vplačilu.

Če do izterjave ni prišlo do roka, navedenega v opominu dolžniku, računovodja o tem obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma sproži postopek za izvedbo izterjave na kateri koli način, ki ga omogoča zakonodaja, in, kjer je to primerno, s pobotom in, kjer to ni mogoče, s prisilno izterjavo.

Računovodja izterja zneske s pobotom z enakimi zahtevki, ki jih ima agencija do dolžnika, ki ima sam zahtevek do agencije, ki je resničen, v fiksnem znesku in zapadel.

Člen 42

Računovodja in odgovorni odredbodajalec lahko na pisno zahtevo z ustrezno utemeljitvijo odobrita dodaten rok za plačilo, če se dolžnik obveže, da bo plačal tudi obresti, ki tečejo od začetnega roka plačila, ter da bo kot varstvo pravic agencije zagotovil finančno jamstvo, ki bo pokrilo tako glavnico kot obresti.

POGLAVJE 5

Izdatki

Člen 43

Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.

Člen 44

Za vsak ukrep, ki lahko povzroči izdatek v breme proračuna, mora odgovorni odredbodajalec najprej rezervirati proračunska sredstva, preden pravno prevzame obveznost do tretjih oseb.

Posamezna pravna obveznost, ki se nanaša na posamezno ali začasno odobritev proračunskih sredstev, se prevzame najkasneje do 31. decembra leta N. Neporabljene pravice porabe razveljavi odgovorni odredbodajalec.

Člen 45

Ko se sprejme obveznost v breme proračuna, odgovorni odredbodajalec zagotovi, da izdatek bremeni pravo proračunsko postavko, da so proračunska sredstva na voljo in da je izdatek v skladu z ustreznimi določbami, vključno z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Člen 46

Potrditev izdatka je dejanje, ko odgovorni odredbodajalec potrdi, da je upnik upravičen do zneska, preveri pogoje, pod katerimi plačilo zapade, ter določi ali preveri resničnost in znesek zahtevka.

Odločitev o potrditvi pomeni podpis knjigovodske listine „predložen za plačilo“ s strani odgovornega odredbodajalca. V neinformatiziranem sistemu „predložen za plačilo“ pomeni žig s podpisom odgovornega odredbodajalca. V informatiziranem sistemu „predložen za plačilo“ pomeni potrditev osebnega gesla odgovornega odredbodajalca.

Člen 47

Odobritev izdatka je dejanje, ko odgovorni odredbodajalec, ki je preveril, da so proračunska sredstva na voljo, z izdajo odredbe za plačilo da navodilo računovodji, da plača izdatek, ki ga je potrdil. Odredbo za plačilo datira in podpiše odgovorni odredbodajalec in ji – kjer je primerno – priloži potrdilo o vpisu blaga v evidence iz člena 64.

Plačilo izdatka izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.

Člen 48

Potrjevanje, odobravanje in plačilo izdatkov morajo biti izvedeni v rokih, določenih v in v skladu z določbami splošne finančne uredbe in v njenih izvedbenih pravilih.

POGLAVJE 6

Notranji revizor

Člen 49

Funkcijo notranjega revizorja v izvajalskih agencijah izvaja notranji revizor Komisije.

Notranji revizor Komisije ima v skladu s členoma 85 in 86 splošne finančne uredbe v zvezi z izvajalskimi agencijami enaka pooblastila kot v zvezi z oddelki Komisije. O svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravi in direktorju. Ta zagotovita sprejetje ukrepov na podlagi priporočil, ki izhajajo iz revizij, ter o tem obvestita Komisijo. Notranji revizor agenciji predloži letno poročilo o številu in tipu opravljenih revizij, priporočil in ukrepov na podlagi priporočil, ki ga v vednost pošlje tudi Komisiji.

Odgovornost notranjega revizorja pri izvajanju svojih nalog se določi v skladu s členom 87 splošne finančne uredbe.

Agencija vsako leto organu, ki da za razrešnico, in Komisiji pošlje poročilo, ki ga pripravi direktor agencije, v katerem navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, opravljenih s strani notranjega revizorja, priporočila in sprejete ukrepe na podlagi teh priporočil.

NASLOV V

JAVNA NAROČILA

Člen 50

1.   V zvezi z javnimi naročili za delovanje agencije se uporabljajo določbe splošne finančne uredbe in Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

2.   Izvajalske agencije lahko zaprosijo da se jih kot naročnika poveže z oddajo medinstitucionalnih naročil in naročil Komisije.

3.   Z odstopanjem od prvega odstavka agencije najprej uporabijo urade Komisije ali medinstitucionalne urade, ki zanje lahko dobavijo blago ali opravijo dela in storitve, in se šele nato zatečejo k izpeljavi postopka javnih naročil.

NASLOV VI

PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

Priprava zaključnega računa

Člen 51

Zaključni račun agencije zajema finančne izkaze in poročila o izvrševanju proračuna. Priloženo mu je poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom.

Člen 52

Zaključni račun mora biti pripravljen v skladu s pravili, biti točen in izčrpen ter predstavljati resnično in pošteno sliko

Člen 53

Finančni izkazi se pripravijo v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, podrobno opredeljenimi v Uredbi (ES, Euratom) št. 2342/2002, ki so: kontinuirana dejavnost, varno poslovanje, doslednost uporabe računovodskih metod, primerljivost podatkov, pomembnost, nikakršna neto izravnava, vsebina nad obliko, računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov.

Člen 54

V skladu z načelom računovodskega evidentiranja na podlagi nastanka poslovnih dogodkov finančni izkazi prikazujejo odhodke in prihodke za proračunsko leto, ne glede na datum plačila ali izterjave.

Vrednost sredstev in obveznosti se določi v skladu s pravili vrednotenja iz člena 59.

Člen 55

Finančni izkazi se pripravijo v evrih in zajemajo:

Priloga k finančnim izkazom dopolnjuje in pojasnjuje predstavljene podatke in daje vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti agencije.

Člen 56

Poročila o izvrševanju proračuna so predstavljena v evrih in zajemajo:

Člen 57

Zaključni račun agencije se konsolidira z zaključnim računom Komisije v skladu s postopkom iz člena 14 Uredbe (ES) št. 58/2003 in v skladu z naslednjimi določbami:

POGLAVJE 2

Računovodstvo

Člen 58

1.   Računovodski sistem agencije je sistem, ki omogoča tako organizacijo proračunskih in finančnih informacij, da se lahko številke knjižijo, arhivirajo in evidentirajo.

Računovodstvo se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v evrih na osnovi koledarskega leta.

Vrednosti v splošnem in proračunskem knjigovodstvu se zaključijo ob koncu proračunskega leta, tako da se lahko pripravi zaključni račun iz poglavja 1.

2.   Ne glede na odstavek 1 odredbodajalec na podlagi prenosa nalog lahko vodi tudi analitične konte.

Člen 59

Računovodja Komisije v skladu s členom 133 splošne finančne uredbe sprejme računovodska pravila in metode ter usklajeni kontni okvir, ki ga uporablja agencija.

Člen 60

Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse poslovne dogodke in aktivnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti agencije.

Člen 61

Promet na računih in stanja se evidentirajo v računovodskih knjigah.

Vse vknjižbe, vključno s popravki na kontih, morajo biti utemeljene z listinami, na katere se nanašajo. Računovodski sistem mora biti takšen, da zagotavlja sledenje.

Člen 62

Ob zaključku proračunskega leta in do datuma priprave zaključnega računa računovodja izvede vse popravke, ki nimajo za posledico plačil ali izterjave sredstev za navedeno leto, vendar so potrebni za resnično in pošteno predstavitev zaključnega računa v skladu s pravili.

Člen 63

Proračunsko računovodstvo omogoča natančen zapis izvrševanja proračuna Proračunsko računovodstvo evidentira proračunske prihodke in odhodke iz naslova IV.

Člen 64

Računovodja agencije vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev Skupnosti v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije. Računovodja agencije preveri, ali so vknjižbe v evidenco ustrezajo dejanskemu stanju.

Prodaja premičnin se ustrezno objavi.

NASLOV VII

ZUNANJA REVIZIJA IN RAZREŠNICA

Člen 65

Računsko sodišče nadzoruje zaključni račun agencij v skladu s členom 248 Pogodbe ES.

Nadzor, ki ga izvaja Računsko sodišče, je urejen s členi od 139 do 144 splošne finančne uredbe.

Uprava Računskemu sodišču pošlje dokončno sprejeti proračun. Računsko sodišče je takoj, ko je mogoče, obveščeno o vseh odločitvah in vseh aktih, sprejetih v skladu s členi 15, 18, 26 in 31.

Člen 66

Evropski parlament na predlog Sveta, ki odloča s kvalificirano večino, da direktorju razrešnico v zvezi z izvajanjem operativnega proračuna za proračunsko leto N najkasneje do 29. aprila leta N+2.

Odločitev o razrešnici zajema obračune vseh prihodkov in odhodkov agencije, končno bilanco ter sredstva in obveznosti agencije, prikazane v bilanci stanja. Razrešnica se da hkrati z razrešnico o izvrševanju splošnega proračuna Evropske unije.

Za sprejetje odločitve o razrešnici Evropski parlament, potem ko je to storil tudi Svet, pregleda poročila in izkaze stanja o izvrševanju proračuna agencije. Pregleda tudi poročilo Računskega sodišča iz člena 14(3) Uredbe (ES) št. 58/2003 skupaj z odgovori direktorja.

Direktor Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo na enak način, kot je določen v členu 146(3) splošne finančne uredbe predloži vse potrebne informacije za nemoteno uporabo postopka za razrešnico za zadevno proračunsko.

Člen 67

Direktor in Komisija sprejmeta potrebne ukrepe na podlagi ugotovitev, izraženih v odločitvi o razrešnici Evropskega parlamenta, ter pripomb, priloženih priporočilom Sveta, ki se nanašajo na razrešnico.

Na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta direktor poroča o ukrepih, sprejetih na podlagi navedenih ugotovitev in pojasnil. Potem, ko pošlje poročilo Komisiji, pošlje en izvod še na Računsko sodišče.

NASLOV VIII

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Člen 68

Roki iz člena 57 se prvič uporabljajo za proračunsko leto 2005.

Za predhodna leta so ti roki:

Določbe naslova VI se začnejo uporabljati postopoma glede na tehnične možnosti, v celoti pa se uporabljajo za proračunsko leto 2005.

Člen 69

Evropski parlament, Svet in Komisija so pooblaščeni za pridobivanje vseh podatkov ali pojasnil v zvezi s proračunskimi zadevami v njuni pristojnosti.

Člen 70

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropskie unije.

(1)  UL L 11, 16.1.2003, str. 1.

(2)  UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(3)  UL L 357, 31.12.2002, str. 1.