ODLOČBA UPRAVNEGA ODBORA EVROPSKE AGENCIJE ZA VARNOST IN ZDRAVJE PRI DELU

z dne 4. marca 2004

o izvajanju Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta glede dostopa javnosti do dokumentov

(2004/508/ES)

UPRAVNI ODBOR JE

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 1654/2003 z dne 18. junija 2003, ki spreminja Uredbo (ES) št. 2062/94 o ustanovitvi Evropske agencije za varnost in zdravje pri delu (1),

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Upravičenci do dostopa

1.   Pravica do dostopa se nanaša na vse dokumente Agencije, to je za dokumente, ki jih je pripravila, prejela in so v njeni lasti.

2.   Državljani Unije in fizične ter pravne osebe s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic lahko uveljavljajo pravico do dostopa do dokumentov Agencije za varnost in zdravje pri delu (v nadaljevanju „Agencija“) na podlagi člena 2(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001 skladno s temi podrobnimi pravili.

3.   Na podlagi člena 2(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001 se lahko dostop do dokumentov pod istimi pogoji kot upravičencem omenjenim v členu 2(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001 odobri vsem državljanom tretjih držav ali pravnim osebam, ki nimajo prebivališča ali statutarnega sedeža v eni od držav članic.

Člen 2

Prošnje za dostop

1.   Prošnje za dostop do dokumentov Agencije, ki niso javno dostopni, se pošljejo v pisni obliki po elektronski (docrequest@osha.eu.int) ali navadni pošti (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Vía, 33, E-48009 Bilbao) ali po faksu [(0034) 944794383]. Agencija bo na začetne in potrdilne prošnje odgovorila v roku 15 delovnih dni od datuma vpisa prošnje v register. V primerih, ko gre za zapletene ali obsežne prošnje, se rok lahko podaljša za 15 delovnih dni. Za podaljšanje roka morajo biti podani razlogi, prosilec pa vnaprej obveščen.

2.   Če prošnja ni dovolj natančna, kot je navedeno v členu 6(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, Agencija prosi prosilca, da navede dodatna pojasnila, s pomočjo katerih lahko ugotovi, za kateri dokument gre. Rok za odgovor začne teči, ko Agencija dobi te podatke.

3.   Vsaka odločba, tudi če je le delno negativna, navaja razloge za zavrnitev, ki morajo temeljiti na eni od izjem, navedenih v členu 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, ter seznanja prosilca s sredstvi, ki jih ima na voljo.

Člen 3

Obravnava začetnih prošenj

1.   Brez poseganja v člen 8 te odločbe, se prosilcu takoj, ko je njegova prošnja vpisana v register, pošlje potrdilo o prejemu, razen če je odgovor mogoče poslati s povratno pošto.

Potrdilo o prejemu in odgovor se pošljeta v pisni obliki, kjer je primerno, preko elektronskih sredstev.

2.   Odgovor na prošnjo prosilcu posreduje vodja zadevne enote.

3.   Vsak odgovor, tudi če je le delno negativen, seznanja prosilca s pravico, da v roku 15 dni od prejema odgovora vloži pri Agenciji potrdilno prošnjo, v kateri jo prosi, da svoje stališče ponovno preuči.

4.   Če Agencija ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec pravico do vložitve potrdilne prošnje.

Člen 4

Obravnava potrdilnih prošenj

1.   Odločitve v zvezi z zavrnitvijo potrdilnih prošenj za dostop sprejema direktor Agencije. O vsaki taki odločitvi obvesti upravni odbor Agencije.

2.   Prosilca se o odločitvi pisno obvesti, kjer je primerno, z elektronskimi sredstvi, hkrati pa se ga seznani s pravico, da prične sodni postopek pri Sodišču prve stopnje ali pošlje pritožbo varuhu človekovih pravic.

Člen 5

Posveti

1.   Če dobi Agencija prošnjo za dostop do dokumenta, ki ga sicer ima, vendar izhaja iz tretje stranke, Agencija preveri, če zanj veljajo izjeme opredeljene v členu 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2.   Če po pregledu Agencija meni, da je treba dostop zavrniti v skladu z eno od izjem navedenih v členu 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se prosilcu pošlje negativen odgovor brez posveta s tretjo stranko.

3.   Agencija bo odobrila prošnjo brez posveta s tretjo stranko-avtorjem, kadar:

4.   V vseh drugih primerih se posvetuje s tretjo stranko- avtorjem. Agencija se bo posvetovala z izvornim pristojnim organom še posebno, kadar se prošnja tiče dokumenta, ki izhaja iz države članice, če:

5.   Tretja stranka, ki je zaprošena za posvetovanje, odgovori v določenem roku, ki ni krajši od petih delovnih dni, vendar mora omogočiti Agenciji, da se drži svojega roka za odgovor. Če v določenem roku tretja stranka ne posreduje odgovora ali če se tretje stranke ne da najti ali ni razpoznavna, se Agencija odloči v skladu s pravili o izjemah iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, upoštevajoč zakonite interese tretje stranke na podlagi podatkov, ki so ji na voljo.

6.   Če Agencija namerava razkriti dokument kljub izrecnemu mnenju avtorja, o svoji nameri o razkritju dokumenta po preteku desetih delovnih dni obvesti avtorja in ga opozori na sredstva, ki jih ima na voljo, da nasprotuje razkritju.

Člen 6

Uresničevanje pravice do dostopa

1.   Dokument se pošlje po pošti, faksu ali, kadar je mogoče, po elektronski pošti. Če je dokument obsežen ali neroden za rokovanje, se prosilca povabi, naj si ga ogleda na kraju samem. Tak ogled je brezplačen.

2.   Če je bil dokument objavljen, se v odgovoru navede podatke o objavi in/ali kraj, kjer je dokument na voljo, ter se, kjer je ustrezno, na spletni strani Agencije www.agency.osha.eu.int navede njegov spletni naslov.

3.   Če obseg zahtevanega dokumenta presega 20 strani, se lahko prosilcu zaračuna znesek 0,10 EUR na stran in poštne stroške. O stroških za druge medije se odloča v vsakem primeru posebej glede na primer sam, vendar ne presegajo upravičene vsote.

Člen 7

Ukrepi, ki olajšujejo dostop do dokumentov

1.   Da se zagotovi uveljavljanje pravic državljanov iz Uredbe (ES) št. 1049/2001, Agencija zagotovi dostop do registra dokumentov. Register je dostopen v elektronski obliki.

2.   Register vsebuje naslov dokumenta (v jezikih, v katerih je na voljo) in druge koristne referenčne podatke za prepoznavo dokumenta.

3.   Stran pomoči (v uradnih jezikih) obvešča javnost, kako dobiti dokument. Če je dokument objavljen, je na voljo povezava do originalnega teksta.

Člen 8

Dokumenti, neposredno dostopni javnosti

1.   Ta člen se nanaša samo na dokumente, pripravljene ali prejete po datumu začetka veljavnosti Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2.   Dokumenti, navedeni v nadaljevanju, so na zahtevo avtomatično na voljo, in sicer, kolikor le mogoče, dostopni neposredno v elektronski obliki:

Člen 9

Poročila

Agencija bo letno, kot del letnega poročila, objavila informacije v zvezi z izvajanjem te odločbe, še posebno statistične podatke o številu prošenj za dostop do dokumentov Agencije, število zavrnitev in razloge zanje, v skladu s členom 17 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 10

Začetek veljavnosti

Ta odločba začne veljati na dan, ko je sprejeta in se objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(1)  UL L 245, 29.9.2003, str. 38.

(2)  UL L 145, 31.5.2001, str. 43.