Uradni list L 253 , 07/10/2000 str. 0005 - 0014
Uredba komisije (ES) št. 2222/2000 z dne 7. junija 2000 o finančnih pravilih za uporabo Uredbe Sveta (ES) št. 1268/99 o podpori Skupnosti za predpristopne ukrepe za kmetijstvo in razvoj podeželja v državah prosilkah Srednje in Vzhodne Evrope v predpristopnem obdobju KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE – ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 1268/1999 z dne 21. junija 1999 o podpori Skupnosti za predpristopne ukrepe za kmetijstvo in razvoj podeželja v državah prosilkah Srednje in Vzhodne Evrope v predpristopnem obdobju [1] in zlasti členov 9(2) in 12(2) Uredbe, ob upoštevanju naslednjega: (1) Člen 11(1) Uredbe Sveta (ES) št. 1266/1999 [2] o usklajevanju pomoči državam prosilkam v okviru predpristopne strategije določa, da Komisija izvaja pomoč Skupnosti v skladu s pravili finančne uredbe, ki velja za splošni proračun Evropskih skupnosti [3] in zlasti členom 114 Uredbe. Člen 9(1) Uredbe Sveta (ES) št. 1268/1999 določa, da je finančna podpora skladna z načeli, določenimi v Uredbi Sveta (ES) št. 1258/1999 z dne 17. maja 1999 o financiranju skupne kmetijske politike [4]. Ta uredba zadeva tako Jamstveni oddelek kot Usmerjevalni oddelek Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada, vendar zlasti navaja specifične določbe, ki se nanašajo na Jamstveni oddelek, ki sodi v naslov VIII finančne uredbe. (2) Predvideva se, da naj bi izvajanje Saparda vplivalo na institucionalno krepitev v zadevnih državah. Posebni pristopni program za kmetijstvo in razvoj podeželja (Sapard) bo zahteval za vsako od 10 držav prosilk, navedenih v členu 1(1) Uredbe (ES) št. 1268/1999, nadaljnje spremljanje številnih projektov, katerih finančni vidik je v glavnem omejen. Prenos upravljalnih nalog na državo prosilko je zaželen in člen 12(2) Uredbe (ES) št. 1266/1999 predvideva možnost, da se tako upravljanje prenese na državo prosilko. Upravljanje Saparda bi bilo treba organizirati prek agencij v državah prosilkah po decentraliziranem pristopu. (3) Minimalna merila in pogoji za uporabo decentraliziranega upravljanja skladno s členom 12(2) Uredbe 1266/1999 so določeni v Prilogi k tej uredbi. Ta merila in pogoji odražajo tiste, ki jih morajo izpolnjevati plačilne agencije, da bi bile usklajene s pravili Jamstvenega oddelka EKUJS, določenimi v Prilogi k Uredbi Komisije (ES) št. 1663/95 [5], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 2245/1999 [6]. Glede na zgoraj navedeno, bi morala biti agencija, ki jo ustanovi vsaka država prosilka, organizirana skladno z določbami Jamstvenega oddelka EKUJS. (4) Določbe Jamstvenega oddelka EKUJS v Uredbi (ES) št. 1663/95 se nanašajo predvsem na nalogo plačevanja. Agencije in države prosilke pa bodo morale poleg te naloge opravljati tudi nalogo izvajanja. Tudi za to nalogo je treba določiti ustrezna merila. (5) Primerno je, da se lahko akreditacija dodeli začasno ob upoštevanju bistvenih/minimalnih meril. (6) Če naj se Komisija odreče predhodni odobritvi, predpisani v členu 12(1) Uredbe (ES) št. 1266/1999, in prenese upravljanje pomoči na državo prosilko, je treba odobriti nacionalno akreditacijo agencije Sapard v državi prosilki. (7) Primerno je, da se, kadar je mogoče, uporabijo obstoječe strukture v državah prosilkah za določene finančne aktivnosti. V vsaki od teh držav že obstaja nacionalni sklad, prek katerega se prenašajo sredstva Phare in odstavek 2(v) Priloge k Uredbi (ES) št. 1266/1999 določa, da nacionalni odredbodajalec nosi polno finančno odgovornost za upravljanje s temi sredstvi. Zato je primerno, da je za namene Sapard nacionalni sklad v vsaki državi prosilki pristojni organ, ki akreditira agencijo Sapard in nadzoruje nadaljnjo skladnost z akreditacijskimi merili. Nacionalni odredbodajalec je kontaktna oseba za finančne informacije med Komisijo in državo prosilko. (8) Uredba Sveta (ES) št. 1260/1999 z dne 21. junija 1999 o splošnih določbah o strukturnih skladih [7], določa v členu 31(2), da se prva obveznost izvede, ko Komisija sprejme odločbo o odobritvi pomoči. Ta model se lahko pod temi okoliščinami in ob upoštevanju aktiviranja proračunskih obveznosti Skupnosti šteje za ustrezni model, ki naj se uporablja s potrebnimi spremembami za Sapard. (9) Člen 12(2) Uredbe (ES) št. 1266/1999 predvideva, da Komisija opravlja naknadne kontrole. Postopek za potrditev obračunov EKUJS je učinkovit sistem za revizijo plačil decentraliziranih agencij in, če je treba, za povračilo nepravilno ali preveč plačanih zneskov iz držav prosilk. (10) Pravila za izvajanje Saparda je treba oblikovati v dvostranskih sporazumih, ki naj se sklenejo med Komisijo in vsako državo prosilko. Komisija in vsaka država prosilka naj zato pripravita večletne sporazume o financiranju, ki bodo natančno določili pogoje za uporabo Sapardovega prispevka. Finančni prispevek Skupnosti se natančneje določi v letnih sporazumih o financiranju. (11) Da bi zavarovali finančne interese Skupnosti, imajo države prosilke podobne obveznosti kot države članice glede kontrol, ki jih opravljajo uradniki Skupnosti za sredstva Sapard. (12) Ukrepi, predvideni v tej uredbi, so skladni z mnenjem Odbora za Evropski kmetijski usmerjevalni in jamstveni sklad (EKUJS) – SPREJELA NASLEDNJO UREDBO: POGLAVJE I SPLOŠNE DOLOČBE Člen 1 Področje uporabe te uredbe 1. Ta uredba določa pogoje, pod katerimi se upravljanje pomoči, zagotovljeno po Uredbi (ES) št. 1268/1999, prenese na agencije v 10 državah prosilkah iz člena 1(1) te uredbe, skladno s členom 12(2) Uredbe (ES) št. 1266/1999. 2. Komisija namerava zahtevati, da države prosilke spoštujejo te pogoje tako, da jih vključijo v sporazume o financiranju, ki se sklenejo z vsako državo. Člen 2 Opredelitev pojmov V tej uredbi pomeni: (a) "države prosilke" države, navedene v členu 1(1) Uredbe (ES) št. 1268/1999; (b) "nacionalni sklad" organ, ki ga imenuje država prosilka in je pod pristojnostjo nacionalnega odredbodajalca, ki prevzame polno finančno odgovornost in jamstvo za sredstva in deluje kot pristojni organ. Nacionalni odredbodajalec je kontaktna oseba za finančne informacije, ki se izmenjajo med Komisijo in državo prosilko; (c) "pristojni organ" organ v državi prosilki, (i) ki izdaja, spremlja in umakne akreditacijo agencije Sapard za namene člena 1(2) Uredbe (ES) št. 1663/95 in (ii) imenuje certifikacijski organ; (d) "Sapard agencija" organ, ki ga ustanovi država prosilka in ki deluje pod njeno odgovornostjo, in opravlja dve nalogi: nalogo izvajanja in nalogo plačevanja. V vsaki državi prosilki se lahko akreditira le ena agencija Sapard; (e) "certifikacijski organ" organ, ki deluje neodvisno od agencije Sapard in potrjuje obračune, poroča o sistemih upravljanja in nadzora in preverja elemente sofinanciranja; (f) "večletni sporazum o financiranju" sporazum, ki predpisuje ustrezne določbe, ki jih je treba spoštovati pri sofinanciranju Sapard; (g) "letni sporazum o financiranju" sporazum, ki določa finančno dodelitev za zadevno leto na podlagi sredstev, rezerviranih v proračunu Skupnosti. Sporazum dopolnjuje in spreminja, kadar je to primerno, določbe, predpisane v večletnem sporazumu o financiranju; (h) "evro račun Sapard" račun, ki v okviru svoje odgovornosti odpre nacionalni odredbodajalec pri finančni ali zakladniški instituciji, ki se obrestuje po normalnih komercialnih pogojih, je namenjen za sprejem plačil, omenjenih v členu 8, se uporablja izključno za transakcije Sapard in je v evrih; (i) "finančno leto" koledarsko leto od 1. januarja do 31. decembra. POGLAVJE 2 PRENOS UPRAVLJANJA Člen 3 Prenos upravljanja pomoči 1. Komisija preveri skladnost s pogoji člena 12(2) Uredbe (ES) št. 1266/1999, v nadaljnjem besedilu: "pogoji", in določbami členov 4 do 6 te uredbe in Priloge k tej uredbi, preden prenese upravljanje pomoči na države prosilke. Za preverjanje skladnosti s pogoji in določbami, omenjenimi v prvem pododstavku Komisija: - pregleda postopke in strukture nacionalnega sklada, ki se nanašajo na izvajanje programa Sapard in postopke in strukture agencije Sapard ter, kjer je to ustrezno, postopke in strukture drugih organov, na katere so lahko bile prenesene naloge, skladno členi 4(4), 5(3) in 6(2), - opravlja preverjanja na kraju samem. 2. Odločitev o prenosu upravljanja na agencijo se lahko sprejme začasno, če obstaja skladnost s pogoji in nalogami ter merili Priloge k tej uredbi in določbami členov 4 do 6. 3. Komisija spremlja nadaljnjo skladnost s pogoji in določbami te uredbe, vključno s Prilogo. Če se kadarkoli ugotovi, da pogoji niso več izpolnjeni, Komisija nemudoma prekliče svojo odločitev in: - preneha prevzemati nove finančne obveznosti za Skupnost, - preneha s prenosi sredstev na državo prosilko, ter - če je to primerno, uporabi finančne popravke za državo prosilko. Člen 4 Naloge pristojnega organa 1. Naloge pristojnega organa smiselno vključujejo tiste naloge, ki so določene v členu 1(3), (4), (6) in (7) Uredbe (ES) št. 1663/95. Akreditacija se lahko podeli začasno za obdobje, ki se določi glede na resnost težave, do izvedbe potrebnih sprememb upravnih in računovodskih postopkov. 2. Odločitev pristojnega organa o akreditaciji agencije Sapard se sprejme na podlagi pregleda upravnih, plačilnih, revizijskih in računovodskih postopkov in struktur ter pogojev za izbiro projektov, javnih razpisov in oddajo naročil, kot tudi spoštovanja pravil za javna naročila ob upoštevanju meril, določenih v Prilogi. Pregled se izvede skladno z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi. Kadar se predvideva začasna akreditacija, je potrebna zadostna skladnost z določbami Priloge, zlasti v zvezi s postopki v pisni obliki, ločevanjem nalog, predhodno odobritvijo projektov in predhodnim preverjanjem plačil, plačilnimi postopki, računovodskimi postopki, računalniško varnostjo, notranjo revizijo in, kjer je to primerno, z določbami za javna naročila. 3. Pristojni organ spremlja akreditacijo in jo nemudoma umakne, če akreditacijska merila niso več izpolnjena in o tem nemudoma obvesti Komisijo. 4. Pristojni organ lahko prenese naloge v zvezi s pregledom iz odstavka 2, na druge organe. V vseh primerih ohrani nacionalni odredbodajalec odgovornost za vse. Člen 5 Naloge agencije Sapard 1. Naloga agencije Sapard pri izvajanju zajema: - povabilo k oddaji ponudb, - izbiro projektov, - preverjanje, če vloge za odobritev projektov ustrezajo predpisom in pogojem, če so upravičene, in če ustrezajo vsebini odobrenega programa Sapard za kmetijstvo in razvoj podeželja, v nadaljnjem besedilu "program", vštevši, kjer je to primerno, določbam o javnih naročilih, - določanje pogodbenih obveznosti med agencijo in možnimi upravičenci kot tudi podelitev dovoljenja za začetek del, - izvajanje pregledov na kraju samem pred odobritvijo projekta in po njej, - spremljanje aktivnosti za zagotovitev napredovanja projektov, ki se izvajajo, - poročanje o napredku pri izvajanju na podlagi kazalnikov. 2. Naloga agencije Sapard pri plačevanju zajema: - preverjanje zahtevkov za izplačilo, - izvajanje pregledov na kraju samem za ugotavljanje upravičenosti do izplačila, - odobravanje plačil, - izvajanje plačil, - računovodsko evidentiranje obveznosti in plačil, - kjer je to primerno, kontrole upravičencev po plačilu pomoči, da se ugotovi, ali so pogoji za nepovratna sredstva še vedno izpolnjeni. 3. Kadar se naloge izvajanja in plačevanja ne izvajajo v okviru ene same upravne organizacije, ju lahko izvajajo druge službe pod pogojem, da se upoštevajo določbe odstavka 2.3 Priloge. Vendar se v nobenem primeru ne sme prenesti izvajanje plačil in računovodsko evidentiranje obveznosti in plačil. Odobritev projekta, preglede na kraju samem in plačilni postopki morajo temeljiti na ustreznem ločevanju nalog. 4. Pristojni organ predloži Komisiji morebitne predloge sprememb pogojev izvajanja in/ali plačevanja agencije Sapard po njeni akreditaciji. 5. Kadar agencija Sapard ne opravlja nalog organa upravljanja, predvidenih v členu 9 Uredbe Komisije (ES) št. 2759/1999 [8], pošlje temu organu informacije, ki so potrebne za izvajanje teh nalog. Člen 6 Naloge certifikacijskega organa 1. Naloge certifikacijskega organa zajemajo: - izdaja potrdila o letnem računovodskem izkazu agencije Sapard kot tudi o Sapard računu v evrih, - letno poročanje o ustreznosti upravljalnih in kontrolnih sistemov agencije Sapard glede njihove sposobnosti zagotoviti skladnost izdatkov z določbami člena 8(1), - preverjanje obstoja in pravilnosti nacionalnega elementa sofinanciranja, navedenega v členu 9(1). 2. Pri opravljanju teh nalog certifikacijski organ deluje skladno z določbami člena 3 Uredbe (ES) št. 1663/95 in smernicami, ki jih določi Komisija. Kadar je imenovani organ nacionalni revizijski organ ali podoben organ, lahko prenese nekaj nalog ali vse naloge preverjanja iz člena 3(1) Uredbe (ES) št. 1663/95, na druge organe, če se te naloge opravljajo učinkovito. Certifikacijski organ je v vseh primerih odgovoren za vse. 3. Potrdilo o letnih računovodskih izkazih in revizijsko poročilo, omenjena členu 3(1) Uredbe (ES) št. 1663/95 in členu 13(1), se pripravita pred 15. aprilom naslednjega leta in se sporočita Komisiji najkasneje do 30. aprila. POGLAVJE 3 PLAČILO IN KONTROLA Člen 7 Proračunske obveznosti 1. Odločba Komisije o odobritvi podpisa na vsakem letnem sporazumu o financiranju, je podlaga za rezervacijo proračunskih obveznosti Skupnosti. 2. Prvi letni sporazum o financiranju se lahko podpiše v imenu Komisije le, kadar so izpolnjeni naslednji pogoji: - program je odobrila Komisija, in - večletni sporazum o financiranju sta podpisali obe pogodbenici. 3. Komisija opusti katerikoli del obveznosti na podlagi drugega pododstavka člena 31(2) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in ob upoštevanju zahtev člena 10. Člen 8 Plačila Komisije 1. Le pomoč Sapard, dodeljena skladno z določbami programa, ki ga odobri Komisija, o večletnih in letnih sporazumih o financiranju in skladno z odločbo Komisije, omenjeno v členu 3(1), je predmet sofinanciranja Skupnosti. 2. Plačila se izvajajo v evrih na Sapard račun v evrih in skladno z določbami člena 32(1), drugega pododstavka člena 32(2), člena 32(3), razen pododstavkov a), d) in predzadnjega in predpredzadnjega pododstavka in skladno s členom 32(4)(a) in (b) Uredbe (ES) št. 1260/1999. 3. Komisija izvede začetno plačilo na Sapard račun v evrih. To plačilo, ki se lahko izvede v več obrokih, ne presega 49 % prve letne dodelitve zadevni državni prosilki, predvidene v Prilogi k Odločbi Komisije (ES) št. 1999/595/ES [9]. Plačilo se izvede pod pogojem, da je akreditacija Sapard agencije predmet odločbe, omenjene členu 3(1), in po sklenitvi večletnega sporazuma o financiranju in prvega letnega sporazuma o financiranju. Plačilo se povrne, če Komisija v 18 mesecih od datuma tega plačila Komisija ne prejme nobene vloge za plačilo skladno s členom 10. 4. Naknadna plačila se izvedejo skladno s pravili, predvidenimi v členu 10. 5. Stroški preračunavanja, bančni stroški in izgube zaradi tečajne razlike niso predmet sofinanciranja Skupnosti. Člen 9 Plačila agencije Sapard 1. Plačila agencije Sapard upravičencu: - se izvedejo v nacionalni valuti in se pišejo v breme Sapard računa v evrih. Plačilni nalog/-i upravičencu/upravičencem se praviloma izdajo v petih dneh od te bremenitve, - temeljijo na prijavi izdatkov, ki jih predstavi upravičenec. Take prijave zajemajo le izbrane projekte in izdatke, plačane od datuma odločbe Komisije, omenjene v členu 3(1). Prispevek Skupnosti se izvede istočasno kot nacionalni prispevek. Vendar pa je lahko v primeru upravičencev v javnem sektorju nacionalni prispevek pred prispevkom Skupnosti. 2. Skupni javni prispevek posameznim ukrepom in nepovratni pomoči na projektni ravni je dobro razviden na ravni agencije Sapard. 3. Agencija Sapard vodi evidenco vsakega plačila, ki vsebuje vsaj naslednje informacije: - znesek v nacionalni valuti, - ustrezen znesek v evrih. 4. Vsako preplačilo, to je, zneski, ki presegajo dolgovane zneske, ki ga zabeleži agencija Sapard, se nemudoma evidentira v Sapard račun v evrih in odšteje od vlog za plačilo Komisiji skladno s členom 10. 5. Končni saldo pomoči se plača skladno s členom 32(4)(a) in (b) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in potem, ko so bile sprejete odločbe, omenjene v členih 13 in 14. 6. Agencija Sapard zagotovi pravočasno obravnavo zahtevkov za plačilo, ki jih vložijo upravičenci. V primerih, ko je čas od prejema popolne spremne dokumentacije do izdaje plačilnega naloga daljši od treh mesecev, se sofinanciranje Skupnosti lahko zmanjša skladno z določbami člena 4(2) Uredbe (ES) št. 296/96 [10]. Člen 10 Vloga za plačilo, naslovljena na Skupnost 1. Komisija upošteva le vloge za plačilo, ki jih pripravi agencija Sapard vsake tri mesece, ki so predložene skladno z obrazcem, ki ga izdela Komisija in ki ga nacionalni odredbodajalec pošlje Komisiji v enem mesecu po zaključku vsakega četrtletja. Dodatne vloge pa se lahko predložijo le, če so upravičene zaradi tveganja, da bi se neto saldo na Sapard računu v evrih izčrpal, preden se obravnava naslednja četrtletna vloga. 2. Vloge vsebujejo vsaj naslednje informacije: - vsota izdatkov, ki jih plača agencija Sapard upravičencem v prejšnjem četrtletju, razdeljena na nacionalno valuto in evro po ukrepih ter na nacionalni prispevek in prispevek Skupnosti, - saldo sredstev Skupnosti na Sapard računu v evrih po zadnjem knjiženju v breme, - podrobnosti o dolgovih, ki jih je treba izterjati. 3. Komisija preveri vloge za plačila ob upoštevanju pogojev, navedenih v členu 32(3)(b), (c), (e) in (f) Uredbe (ES) št. 1260/1999. 4. Izdatke, prijavljene v vlogah za plačilo, povrne Komisija načeloma v dveh mesecih po prejemu pravilne vloge za plačilo ob upoštevanju preverjanj iz ostavka 3. Člen 11 Menjalni tečaj in obresti 1. Konverzijski količnik med evrom in nacionalno valuto je menjalni tečaj, ki ga objavi Evropska centralna banka: - za plačila agencije Sapard na predzadnji delovni dan Komisije v mesecu pred mesecem, v katerem je bil izdatek evidentiran na računih agencije Sapard. Datum, na katerega se izda plačilni nalog, je datum, ki je prikazan na računih, - za preplačila agencije Sapard na predzadnji delovni dan Komisije v mesecu pred mesecem, v katerem je bilo preplačilo prvič ugotovljeno, - za vsote, ki so določene s potrditvijo obračunov in odločbe o potrditvi skladnosti plačil, na predzadnji delovni dan Komisije v mesecu pred mesecem, v katerem je bila odločba sklep. 2. Kadar se roki iz členov 13(5) in 14(4) ne upoštevajo, vsak dolgovani znesek ustvarja obresti po stopnji, ki je enaka stopnji Euribor za trimesečne vloge, ki jo objavi Evropska centralna banka, plus 1,5 % točke. Ta stopnja je mesečno povprečje meseca, v katerem je bila notificirana odločba iz teh členov. 3. Obresti, pridobljene na Sapard računu v evrih, se uporabljajo izključno za ta program. Take obresti niso podvržene zmanjšanju zaradi naloženih pristojbin razen pristojbin davčnega značaja. Člen 12 Ukrepi na pobudo Komisije Kadar Komisija državi prosilki ne dodeli letne dodelitve, predvidene v členu 7(4) Uredbe (ES) št. 1268/1999, o uporabi tako nedodeljene vsote odloči Komisija na podlagi ad-hoc odločitev. Člen 13 Odločba o potrditvi obračunov 1. Brez poseganja v odločbe iz člena 14, država prosilka pripravi za vsako finančno leto letno poročilo, predloženo skladno z obrazcem, ki ga izdela Komisija, skupaj s potrdilom in revizijskim poročilom, kot to zahtevajo člen 6(1)(b) Uredbe (ES) št. 1258/1999, člen 4 in člen 5(1)(a), (c) in (e) ter člen 5(2) Uredbe (ES) št. 1663/95, in ki ga nacionalni odredbodajalec pošlje Komisiji. 2. Komisija prejme listine iz odstavka 1, do 30. aprila leta, ki sledi zadevnemu finančnemu letu. Uporabljajo se določbe, predvidene v prvem in predzadnjem stavku člena 7(1), člena 7(2)(c) in člena 7(3) in (4) Uredbe (ES) št. 296/96. Za n-to finančno leto se upoštevajo vse transakcije, ki so evidentirane v poslovne knjige agencije Sapard v n-tem finančnem letu. 3. Pred 30. septembrom leta, ki sledi zadevnemu finančnemu letu, Komisija potrdi računovodske izkaze agencije Sapard skladno z določbami člena 7(3) Uredbe (ES) št. 1258/1999 in člena 7 Uredbe (ES) št. 1663/95, v nadaljnjem besedilu "odločba o potrditvi računovodskih izkazov". Odločba o potrditvi računovodskih izkazov zajema tudi potrditev Sapard računa v evrih. Potrdijo se tudi zneski, ki naj se pišejo v dobro Sapard računa v evrih skladno s členom 9(4) in členom 11(3). 4. Komisija obvesti zadevno državo prosilko o rezultatih njenih preverjanj navedenih informacij pred 31. julijem po zaključku finančnega leta. Če zaradi razlogov, ki se lahko pripišejo zadevni državi prosilki, Komisija ne more potrditi računovodskih izkazov države prosilke pred 30. septembrom, Komisija obvesti državo prosilko o nadaljnjih poizvedbah, ki jih predlaga. 5. Znesek, ki je določen z odločbo o potrditvi računovodskih izkazov, se navadno prišteje ali odšteje od enega od naslednjih plačil Komisije državi prosilki. Kadar pa znesek, določen s to odločbo, ki naj se odšteje, presega raven možnih kasnejših plačil, se vsota, ki ni zajeta v saldu, šteje v dobro Komisije v evrih v dveh mesecih od notifikacije odločbe. Komisija lahko v glede na posamezen primer sklene, da se katerikoli znesek, ki je njej v dobro, lahko odšteje od plačil, ki jih mora Komisija izvesti za državo prosilko v okviru katerega koli drugega instrumenta Skupnosti. Člen 14 Odločba o skladnosti 1. Komisija sklene, kateri izdatki se izključijo iz sofinanciranja Skupnosti, kadar ugotovi, da izdatki niso bili izvedeni skladno s pravili iz člena 8(1), v nadaljnjem besedilu "odločba o skladnosti". 2. Preverjanje skladnosti se izvrši skladno z mehanizmi in postopki, veljavnimi za uporabo člena 7(4) Uredbe (ES) št. 1258/1999 in člena 8 Uredbe (ES) št. 1663/95. 3. Finančni popravek lahko vsebuje uporabo popravkov pavšalnih stopenj, kadar agencija Sapard ni pravilno vzpostavila in izvrševala kontrol, in zavrnitev nadomestila predvidenih finančnih popravkov z izdatki za druge projekte. 4. Znesek, ki naj se povrne skladno z odločbo o skladnosti na podlagi odstavka 1, se sporoči nacionalnemu odredbodajalcu, ki zagotovi, da se znesek piše v dobro Komisiji v evrih v dveh mesecih od notifikacije odločbe. Znesek iz odločbe se ne dodeli ponovno programu Sapard. Komisija lahko, glede na posamezen primer sklene, da se katerikoli znesek, ki je njej v dobro, odšteje od plačil, ki jih mora izvesti Komisija za državo prosilko v okviru katerega koli drugega instrumenta Skupnosti. Člen 15 Določbe o evidentiranju in nadzoru 1. Agencija Sapard in nacionalni sklad hranita listine na voljo Komisiji za obdobje pet let po datumu končnega plačila upravičencu. 2. Kadar se kontrole izvajajo skladno s členom 9 Uredbe (ES) št. 1268/1999, se za izvrševanje programa Sapard z smiselno uporabljajo določbe Uredbe (Euratom, ES) št. 2185/96 [11] in člena 8(1) in (2) ter člena 9(1) in (2) Uredbe (ES) št. 1258/1999. 3. Od držav prosilk se bo zahtevalo, da uporabijo pravila, ki jih vsebuje Uredba Komisije (ES) št. 1681/94 [12] glede nepravilnosti in organizacije informacijskega sistema na tem področju. Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, 7. junija 2000 Za Komisijo Franz Fischler Član Komisije [1] UL L 161, 26.6.1999, str. 87. [2] UL L 161, 26.6.1999, str. 68. [3] UL L 356, 31.12.1977, str. 1. [4] UL L 160, 26.6.1999, str. 103. [5] UL L 158, 8.7.1995, str. 6. [6] UL L 273, 23.10.1999, str. 5. [7] UL L 161, 26.6.1999, str. 1. [8] UL L 331, 23.12.1999, str. 51. [9] UL L 226, 27.8.1999, str. 23. [10] UL L 39, 17.2.1996, str. 5. [11] UL L 292, 15.11.1996, str. 2. [12] UL L 178, 12.7.1994, str. 43. -------------------------------------------------- PRILOGA NALOGE IN MERILA ZA AKREDITACIJO AGENCIJE SAPARD 1. NALOGE Agencija Sapard opravlja naslednje glavne naloge v zvezi z izdatki Sapard: 1.1 Odobritev obveznosti in plačil: cilj te naloge je določitev zneska, ki se plača upravičencu ali dobavitelju skladno s pravili sporazuma o financiranju in zlasti tistimi, ki zadevajo upravičenost vlog za odobritev in upravičenost zahtevkov za plačilo, skladnost s prevzetimi obveznostmi glede odobritve projektov, razpisne postopke in postopke oddaje naročil, ter preverjanje opravljenih del ali dobavljenih storitev. 1.2 Izvrševanje plačil: cilj te naloge je izdaja navodil bančnikom agencije ali, v ustreznih primerih, vladni plačilni službi, da plača odobreni znesek upravičencu ali dobavitelju (ali njegovemu pooblaščencu). 1.3 Knjiženje obveznosti in plačil: namen te naloge je evidentiranje obveznosti in plačil v posebne poslovne knjige izdatkov agencije Sapard, ki so običajno v obliki sistema elektronske obdelave podatkov, in priprava periodičnega obračuna izdatkov, vključno s periodičnimi in letnimi poročili Komisiji. V poslovne knjige se tudi evidentirajo podatki o dolgovih, ki jih je treba izterjati. 1.4 Kontrola: namen te naloge je preveriti dejstva, na katerih temeljijo vloge in zahtevki, da bi preverili njihovo skladnost s pravili sporazuma o financiranju in pogoji obveznosti. Ta kontrola vsebuje, kjer je to ustrezno, predhodna preverjanja izbire projektov, ponovne meritve, preverjanja količine in kakovosti dobavljenega blaga ali storitev, analizo vzorčne kontrole, predhodno preverjanje plačil in vse posebne določbe, omenjene v pravilih sporazuma o financiranju glede upravičenosti izdatkov, itd. Da bi ugotovili upravičenost, te kontrole zahtevajo, kjer je to ustrezno, preglede tehničnega značaja, ki lahko zajemajo ekonomsko-finančne ocene in kontrole posebne kmetijske, tehnične ali znanstvene narave. 1.5 Poročanje: namen te naloge je zagotoviti, da se o napredku posameznih projektov in ukrepov poroča na način, ki zagotavlja dejansko in učinkovito izvajanje ukrepa. 2. MERILA 2.1 Upravna struktura agencije Sapard predvideva ločevanje treh nalog odobritve, izvedbe in knjiženja, za vsako od katerih je odgovorna posebna upravna podenota, katere naloge so opredeljene v organizacijski shemi. 2.2 Agencija Sapard sprejme naslednje postopke ali tiste, ki nudijo enakovredna jamstva. 2.2.1 Agencija Sapard določi podrobne pisne postopke za sprejem, evidentiranje in obravnavo vlog za odobritev projektov, zahtevkov, računov in spremne dokumentacije in kontrolnih poročil vključno z opisom vseh listin, ki naj se uporabljajo. Ti postopki naj zagotovijo, da se obravnavajo le zahtevki za plačila ali izbrane projekte, ki izpolnjujejo merila. 2.2.2 Naloge se delijo tako, da za noben projekt noben uradnik ni v nobenem trenutku odgovoren za več kot eno funkcijo glede odobritve projektov, odobritve plačila, plačila ali knjiženja zneskov, in da noben uradnik ne opravlja ene teh nalog, ne da bi njegovo delo nadzoroval drug uradnik. Pristojnosti vsakega uradnika se pisno opredelijo, vključno z določitvijo finančnih omejitev njegove pristojnosti. Zagotoviti je treba ustrezno usposabljanje osebja in politiko kroženja osebja na občutljivih delovnih mestih ali nadomestno povečan nadzor. 2.2.3 Vsak uradnik, ki je odgovoren za odobritev, ima na voljo podroben seznam verifikacij, ki jih je treba opraviti, in vključi v spremno dokumentacijo zahtevka potrdilo, da so bili ti pregledi opravljeni. To potrdilo je lahko v elektronski obliki pod pogoji, omenjenimi v pododstavku 2.2.6. Pregled dela opravi in dokumentira višji uradnik. Analiza, ocena in odobritev projektov morajo biti v pisni obliki. Za analizo projekta je treba uporabiti načela dobrega in učinkovitega upravljanja. 2.2.4 Vloga/zahtevek se odobri le, če je bilo opravljeno zadostno število pregledov, da se preveri skladnost s pravili sporazuma o financiranju in vsebino programa Sapard. Ti pregledi vključujejo preglede, ki jih zahtevajo pravila, ki urejajo poseben ukrep, pod katerim se zahteva pomoč, ter preglede, ki se zahtevajo za preprečevanje in ugotavljanje prevar in nepravilnosti zlasti glede na predstavljena tveganja. Kot del naloge odobritve vlog se opravljajo pregledi, ki ugotavljajo zavezanost pogojem, upravičenost, popolnost listin, pravilnost spremne dokumentacije, datum prejema, itd. Vsi pregledi, ki naj se opravijo, so podrobneje določeni na seznamu, in njihovo izvajanje se potrdi za vsako vlogo/zahtevek, ali za vsako serijo vlog/zahtevkov. Glede dostavljenih storitev/blaga mora kontrola zajemati: - kontrolo dokumentov: da se zagotovi, da so podatki o količini, kakovosti in ceni blaga ali storitev na računu usklajeni z naročenimi, - fizično kontrolo: da se zagotovi, da se količina in kakovost blaga ali storitev ujemata s tistimi ki so naročeni v računu/zahtevku. Ta kontrola se lahko opravlja stalno med dobavo storitev, t.j. kadar se opravljajo začetna ali vmesna plačila. 2.2.5 Postopki naj zagotovijo, da se plačilo opravi le upravičencu na njegov bančni račun ali njegovemu pooblaščencu. Plačilo izvede bančnik agencije ali, če je to primerno, vladna plačilna služba ali s čekom, poslanim v petih delovnih dneh od datuma obremenitve Sapard bančnega računa. Sprejmejo se postopki za odobritev, da se vsa plačila, za katera niso bili opravljeni prenosi ali čeki niso bili unovčeni, pišejo v dobro Sapard računa v evrih. Nobena plačila se ne izvajajo v gotovini. Odredbodajalec in/ali njegov nadrejeni lahko izvede odobritev elektronsko, če se zagotovi ustrezna raven varnosti za ta način plačila in če se identiteta podpisnika zabeleži elektronsko. 2.2.6 Kadar se obravnavajo vloge, zahtevki ali račun z uporabo računalniškega sistema, se zaščiti in kontrolira dostop do računalniškega sistema na tak način: - da se vsi podatki, ki se vpišejo v sistem, validirajo tako, da se lahko napake pri zajetju podatkov lahko ugotovijo in popravijo, - da informacije vpišejo, spremenijo ali validirajo le pristojni uradniki, ki imajo na voljo osebna gesla, - da se identiteta vsakega uradnika, ki vpiše ali spremeni podatke ali programe, evidentira v dnevnik poslovanja. Gesla se redno spreminjajo, da ne bi prišlo do zlorab. Računalniški sistemi se s fizičnimi kontrolami zaščitijo pred nepooblaščenim dostopom in podatki na varnostnih kopijah se hranijo na posebni, varovani lokaciji. Preverja se verodostojnost vnesenih podatkov, da bi ugotovili kontradiktorne ali nenavadne podatke. 2.2.7 Postopki naj zagotovijo, da se spremembe stopnje pomoči ali pogojev za dodelitev pomoči zabeležijo in da se navodila, podatkovne baze in kontrolni seznami pravočasno posodobijo. 2.3 Del pristojnosti ali vsa pristojnost in naloga kontrole se lahko prenesejo na druge organe, če so izpolnjeni naslednji pogoji: 2.3.1 odgovornosti in obveznosti teh organov, zlasti glede kontrole in verifikacije skladnosti s pravili sporazuma o financiranju se jasno definirajo; 2.3.2 organi imajo na voljo učinkovite sisteme za zagotavljanje, da izpolnjujejo svoje odgovornosti na zadovoljiv način; 2.3.3 organi formalno potrdijo agenciji, da dejansko izpolnjujejo svoje odgovornosti, in opišejo način, ki ga uporabljajo. 2.3.4 Agencijo Sapard se redno in pravočasno obvešča o rezultatih izvedenih kontrol, tako da se zadostnost teh kontrol lahko vedno upošteva, preden se zahtevek odobri, poravna ali račun plača. Opravljeno delo je podrobno opisano v poročilu, ki spremlja vsako vlogo in zahtevek, niz vlog in zahtevkov ali, če je to primerno, v poročilu, ki zajema eno leto. Poročilu je priložena potrditev upravičenosti odobrenih vlog in zahtevkov ter narave, obsega in omejitev opravljenega dela. Treba je opredeliti opravljene fizične in/ali administrativne preglede, opisati metodo, poročati o rezultatih vseh inšpekcij in sprejetih ukrepov v zvezi z ugotovljenimi neskladnostmi in nepravilnostmi. Spremna dokumentacija, ki se predloži agenciji, mora v zadostni meri zagotoviti, da so bili opravljeni potrebni pregledi v zvezi z upravičenostjo zahtevkov ali računov, odobrenih za plačilo. 2.3.5 Agenciji Sapard se pred odobritvijo projekta in pred plačilom izdatkov zagotovi, da so drugi organi upoštevali postopke, ki so skladni z merili, navedenimi v tej prilogi. 2.3.6 Merila za vrednotenje vlog in njihovega prednostnega vrstnega reda se jasno opredelijo in dokumentirajo. 2.3.7 Če listine, ki se nanašajo na odobrene zahtevke, nastale izdatke in opravljene kontrole, hranijo drugi organi, lahko ti organi in agencija uvedejo postopke za zagotovitev, da se zabeleži lokacija vseh listin, ki so pomembne za posebna plačila, ki jih opravi agencija, in da so te listine na voljo za inšpekcijo v prostorih agencije na zahtevo oseb in organov, ki imajo običajno pravico, da te listine pregledajo, in ki so: - osebje agencije, ki obravnava zahtevek, - služba notranje revizije agencije, - certifikacijski organ, ki potrdi letno prijavo agencije, - pooblaščeni uradniki Evropske unije. 2.3.8 Med agencijo Sapard in organi, na katere so bile prenesene naloge agencije Sapard, se sklenejo pisni sporazumi. Ti sporazumi jasno opredelijo naloge, ki jih morajo opravljati pooblaščeni organi in tip spremne dokumentacije in poročil, ki se pošljejo agenciji Sapard v določenih rokih. Celoten sistem, vključno s prenesenimi nalogami, ki jih opravljajo drugi organi, se podrobneje določi v organizacijski shemi. V sporazumu je treba predvideti dostop uradnikov Komisije in Računskega sodišča do informacij, ki jih imajo ti organi, in preverjanje vlog, vključno z opravljanjem pregledov v zvezi s projekti in prejemniki pomoči, s strani teh uradnikov. 2.4 Računovodski postopki zagotovijo, da so prijave izdatkov Komisiji popolne, točne (glede projekta ali imetnika računa) in pravočasne ter da se morebitne napake ali izpustitve ugotovijo in popravijo zlasti s preverjanji in uskladitvami, ki se opravljajo v časovnih presledkih, ki niso daljši od treh mesecev. Z računovodskim postopkom agencije Sapard se zagotovi, da računovodski sistem lahko pripravi za vsak regionalni urad, projekt, pogodbo ali ukrep/podukrep pregled v evrih in v nacionalni valuti skupnih stroškov, nastalih izdatkov, delnih plačil in dokončnih plačil. Za preklic obveznosti, za katere delo ni bilo končano v dogovorjenem časovnem okviru, se postavijo skrajni roki. Ti preklici se ustrezno evidentirajo v računovodskem sistemu. 2.5 Agencija Sapard ima na voljo interno revizijsko službo. Cilj te službe ali enakovrednega postopka je zagotoviti, da sistem interne kontrole agencije deluje učinkovito; interna revizijska služba je neodvisna od drugih oddelkov agencije in neposredno poroča vodstvu agencije. Interna revizijska služba preveri, da so postopki, ki jih sprejema agencija, ustrezni, da se zagotovi verifikacija skladnosti s programom in sporazumom o financiranju ter da so računi točni, pravilni in pravočasni. Verifikacije se lahko omejijo na izbrane ukrepe/podukrepe in na vzorce transakcij, če revizijski načrt zagotavlja, da so v obdobju, ki ni daljše od treh let, zajeta vsa pomembna področja, vključno z oddelki/organi, ki so odgovorni za odobritev in oddelki, na katere so bile prenesene naloge. Delo službe se opravlja skladno z mednarodno priznanimi revizijskimi standardi, se evidentira v delovna poročila in ima za posledico poročila in priporočila, naslovljena na vodstvo agencije. Revizijski načrti in poročila so na voljo certifikacijskemu organu in uradnikom Evropske unije, ki imajo pooblastila za opravljanje finančne revizije in z edinimi namenom ovrednotiti učinkovitost naloge notranje revizije. 2.6 Pravila za naročila za storitve, dela in dobavo s strani javnih organov v državi prosilki so skladna s pravili, določenimi v priročniku Komisije [1], naslovljenem "Naročila za storitve, dobave in dela, sklenjene v okviru sodelovanja med Komisijo in tretjimi državami" razen zahteve za predhodno odobritev Komisije. 2.7 Storitve, dela, stroji in dobave, ki jih dobavljajo zasebna podjetja, morajo izvirati iz Skupnosti ali iz držav, omenjenih v členu 1(1) Uredbe (ES) št. 1268/1999. Enako velja za dobave in opremo, ki jo kupi izvajalec za naročila del ali storitev, če so nabave in oprema namenjene temu, da postanejo last projekta, ko je pogodba zaključena. 2.8 Glede zapadlih garancij, povrnjenih plačil, itd., agencija vzpostavi sistem za priznavanje vseh zneskov, ki so zapadli na Sapard računu v evrih, in za evidentiranje v knjigo dolžnikov vseh takih dolgov pred njihovo izterjavo. Knjigo dolžnikov se pregleduje v rednih časovnih presledkih z namenom, da se sprejmejo ukrepi za izterjavo dolgov. 2.9 Agencija Sapard javno objavi, da je na voljo podpora za možne upravljalce/izvajalce projektov, da bi omogočila čim širšo izbiro možnih upravljalcev/izvajalcev projektov. Pred začetkom programa se izdelajo standardni obrazci za vlogo, ki vsebujejo jasna navodila in pogoje za upravičenost. 2.10 Obravnavanje vlog upravičencev je pravočasno. 2.11 Agencija Sapard bo uvedla ustrezen sistem za poročanje o napredku vsakega projekta in ukrepa glede na vnaprej določene kazalnike. Če je to primerno, se ti kazalniki ponovno pregledajo z odobritvijo nadzornega odbora. Ukrepati je treba, kadar se pojavijo zaostanki pri doseganju vnaprej določenih ciljev. Ustrezna evidenca se hrani o vseh sprejetih ukrepih. Uporablja se primeren sistem za upravljanje informacij za hitro pripravo ustreznih poročil o projektih in ukrepih. Ta poročila so na zahtevo na voljo upravljalnemu organu, nadzornemu odboru in Komisiji. [1] SEC(1999) 1801 final "Pogodbe za storitve, dobavo in dela, sklenjene v okviru sodelovanja med Komisijo in tretjimi državami". --------------------------------------------------